Inventarisbeheer
© <2008-2011> TML bvba
17/12/2010
Contents
3
Table of Contents Foreword
Inventarisprocedure
0
4
1 Werkwijze ................................................................................................................................... 6 2 Nieuwe ................................................................................................................................... inventarisprocedure 8 3 Artikelen ................................................................................................................................... tellen 14 4 Inlezen ................................................................................................................................... tellingen inventaris 17 Inventaris......................................................................................................................................................... im port selectie 20
5 Inventaris ................................................................................................................................... controle 21 Selecties van ......................................................................................................................................................... artikelen in inventaris 26 Dynam iek ......................................................................................................................................................... en controle in inventaris 28
6 Inventaris ................................................................................................................................... waardering 30 7 Inventarislijsten ................................................................................................................................... 32 8 Correcties ................................................................................................................................... in inventaris 33 9 Inventarisprocedures ................................................................................................................................... werklijst 34 10 Historiek ................................................................................................................................... artikelen in inventaris 35 11 Geteste ................................................................................................................................... PDA-toestellen 36 12 Instellen ................................................................................................................................... 38 13 FAQ ................................................................................................................................... 39
© <2008-2011> TML bvba
4
1
Inventarisbeheer
Inventarisprocedure
Iedereen weet dat het tussentijds opnemen van de voorraden een tijdrovende en organisatorisch zeer omslachtige bezigheid is. Deze module omzeilt deze problematiek. Niet alleen bij afsluiting van het boekjaar, maar gedurende het jaar zelf, organiseert u op regelmatige tijdstippen een ‘procedure’. De stock wordt vliegensvlug geteld, of een selectie van producten (vb. van een bepaald merk, groep, stockplaats of soort). Een PDA uitgerust met een scanner zorgt voor deze heel snelle opname. Terwijl medewerkers nog bezig zijn met de opname, kan men de tellingen vergelijken op het scherm tussen de in DBFACTw geregistreerde stock ten opzichte van wat geteld is. Daarmee wordt zelfs rekening gehouden met de transacties die sinds de start van de procedure gebeurd zijn, zoals een levering of een receptie van goederen. Met een druk op de knop worden correcties uitgevoerd. Historieken m.b.t. hoe de correcties gebeurd zijn kunnen opgevraagd worden en dit zonder dat de normale verkoopsprocedure verstoord wordt. Een aanrader voor iedereen die het nauwkeurig bijhouden van zijn stock kritisch vindt in zijn organisatie. Wat zijn de voordelen van de inventarisprocedure ten opzichte van een manuele aanpak? Tijdswinst
Kostenefficiënt
Nauwkeurigheid
Probleemdetectie
Het doorbladeren van tientallen pagina's met codes, waarbij moet bijgeschreven worden wat ingevuld is. Daarna moet men deze informatie bovendien nog invoeren in DBFACTw. U wint letterlijk tientallen seconden pér artikel dat geïnventariseerd moet worden. Het spreekt voor zichzelf dat deze tijdswinst omgerekend veel kosten uitspaart. Maar u vergeet ook niet de tijd dat u 'gesloten bent wegens inventaris', de noodzakelijke mobilisatie van uw personeel voor de tellingen, en achteraf voor de controle heeft u ook snel veel tijd gewonnen. Bovendien kunt u makkelijk met veel meer gebruikers tegelijkertijd de stock tellen. Deze inventaris-opname-functie zorgt dat de gescande aantallen automatisch samengeteld worden. Uw stock wordt veel nauwkeuriger bijgehouden. Niet alleen worden fouten vermeden tijdens de opname, maar ook de vergelijking tussen de administratie in DBFACTw en de reële situatie kan snel en makkelijk vergeleken worden. Als u bovendien tijdens het werken permanent met een veel nauwkeurig stock kunt werken, zult u uw servicekwaliteit sterk kunnen verbeteren. Geen loze beloftes naar klanten toe dat een artikel in voorrraad is, terwijl dit eigenlijk niet (meer) het geval blijkt te zijn. U ontdekt veel sneller situaties die mislopen. Als u correcties uitvoert, kunt u te allen tijde daar een overzicht van krijgen, ook naar de toekomst. zo kunt vragen stellen in welke mate een systematische afwijking van de stock van bepaalde artikelen geen andere oorzaken heeft. Indien u een artikel heeft met een verkeerd aantal, kunt u met een druk op de knop terugvinden in welke mate daar in een vorige telling eveneens geen (omgekeerde) telling van is gebeurd. Per correctie kunt u zelfs ingeven wat de (vermoedelijke) oorzaak is waarom het aantal in DBFACTw ten opzichte van de reële situatie niet klopte. Ook hier kunt u historieken van raadplegen.
Wat is er nodig? Deze module is geoptimaliseerd om in de eerste plaats héél veel tijd te winnen. Dit houdt in dat ook de infrastructuur daarvoor aangepast moet zijn. Op het vlak van uw informaticasysteem moet u over volgende zaken beschikken:
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Server
Terminal services of Citrix
Draadloze verbinding
De server moet snel en efficiënt de nodige gegevens kunnen aanleveren. Immers, u scant, en vliegensvlug moet DBFACTw in de database kunnen terugvinden welk artikel u bedoelt. De PDA gebruikt deze technologie om zichzelf in verbinding te stellen met de server. Het schermpje wordt automatisch opgebouwd, en u bljift realtime in verbinding met DBFACTw. De PDA wordt in verbinding gesteld via een draadloze verbinding. In de praktijk zal dit nagenoeg altijd een WiFi verbinding zijn, maar via GPRS, Edge, UMTS of HSDPA is dit ook mogelijk, mits daarbij over het internet wordt gewerkt. Protip
PDA met scanner Barcodes
© <2008-2011> TML bvba
5
Aangezien
Laat u begeleiden door een professionele installateur. Immers, al vlug heeft u nood aan meerdere antennes in uw stockplaatsen. Deze antennes moeten goed geïnstalleerd zijn, de juiste ontvangst verzorgen, en bovendien automatisch met mekaar kunnen communiceren.
6
1.1
Inventarisbeheer
Werkwijze
Een inventarisprocedure wordt in verschillende stappen uitgevoerd. Voor de duidelijkheid vermelden we hier deze stappen onder mekaar: Stap 1.
Taak Nieuwe procedure
2.
Telling / scanning
3.
Controle
Uitleg We leggen de procedure vast via een ‘nieuwe inventarisprocedure’. Meerdere procedures kunnen simultaan opgestart worden. Zo kunnen een paar mensen in het magazijn bezig zijn met enkele rekken te controleren, terwijl een verkoper de stock controleert in de winkel. Zo kan het ook voorkomen dat iemand de stock in de ene winkel controleert, en iemand anders in een andere winkel. we registreren de fysieke telling van artikelen. Dit kan op verschillende wijzen: De snelste en meest efficiënte manier is ongetwijfeld door het gebruik van een Pocket-PC PDA die via terminal services (of Citrix) verbonden is met het netwerk. Met de (ingebouwde) scanner wordt de barcode van het product gelezen, en onmiddellijk geafficheerd op de pda. Voor een aantal geteste en compatible toestellen, wordt naar een addendum verwezen van geteste toestellen 36 . In de inventarisprocedure kan ook nog een manuele tellijst afgedrukt worden, waarbij de keuze is uit een lijst met de vooraf gedrukte aantallen (zodat die gewoon maar hoeven afgevinkt te worden), of een lijst zonder aantallen, zodat deze ingevuld moeten worden. Via het inlezen van een spreadsheet. In een vooraf bepaald formaat zullen de gescande aantallen automatisch bijgewerkt kunnen worden (deze optie is nog niet in de huidige versie) Via het controlescherm wordt nagegaan welke artikels... Correct zijn wat de stock (dus geen verschil tussen registratie in DBFACTw en de fysische situatie) Een afwijking hebben ten opzichte van de reële situatie. Daarvoor kunnen verschillende oorzaken aan de basis liggen, waar we later enkele voorbeelden van geven Niet gescand worden, wat wellicht kan betekenen dat deze producten niet meer in voorraad zijn
4.
Afsluiting
Eens alle producten gecontroleerd zijn, kan men de inventarisprocedure afsluiten. Dit is tevens een aanduiding dat de procedure volledig afgewerkt is, of dat er tenminste niets meer aan hoeft gedaan te worden.
Het registratiesysteem laat echter meer toe. We kunnen inventarisprocedures over de volledige inventaris laten lopen, over een selectie, nazien welke artikelen nog niet gescand zijn, dus of zij al dan niet nog in voorraad zijn en vele andere mogelijkheden. Deze worden verder toegelicht.
Multistock of geen multistock Er moet een onderscheid gemaakt worden in het gebruik van de inventarisprocedure in geval uw dossier werkt
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
7
met multistock of niet. Geen multistock Wel multistock
Indien uw dossier geen multistock ondersteunt, dan kunt u met één inventarisprocedure zowel de stocktelling uitvoeren én de inventariswaarde bepalen. Bij multistock is het verhaal anders. In dat geval wordt pér stockplaats een aparte inventarisprocedure gemaakt. Bovendien wordt een procedure gemaakt Inventaris
Stocktelling
Hier wordt de waarde bepaald. Deze procedure wordt ook gebruikt om de inventaris 'samen te tellen'. Deze procedure is als het ware de 'hoofdprocedure', waar de stocktellingen onderdeel van maken. Per stockplaats wordt een procedure gemaakt van het type 'stocktelling'. Daar wordt de informatie in bewaard van één bepaalde stockplaats, waar ook de telling in kan gebeuren.
Voorbeeld: een winkel met 3 magazijnen, wil een eindinventaris maken. Een nieuwe inventaris wordt gecreëerd, en automatisch wordt de vraag gesteld of de procedures voor de stockplaatsen aangemaakt moeten worden (allemaal). Deze vraag wordt positief beantwoord, en het resultaat is dat - proc. 14 = inventaris zelf (waar de waarde bepaald wordt, en de som van de verschillende tellingen gebeurt) - proc. 15 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 1 - proc. 16 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 2 - proc. 17 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 3
Deze procedure is nog niet bruikbaar met dynamische stockplaatsen. Het gedrag van de inventarisprocedure kan deels aangepast worden. Dit gebeurt in de parameters van de modules, bij het tab-blad van de inventarisprocedure.
© <2008-2011> TML bvba
8
1.2
Inventarisbeheer
Nieuwe inventarisprocedure
Met deze functie leggen we de nieuwe inventarisprocedure vast. Niet alleen wordt er een naam aan gegeven, maar ook de status en het verdere gedrag van de procedure wordt met verschillende velden vastgelegd. Deze zaken hebben zowel belang bij het creëren van de inventaris, als bij verdere stappen in de inventarisprocedure. Voor wat meer uitleg over hoe de procedure in zijn werk gaat, zie 'werkwijze inventarisprocedure '
6
.
De verschillende velden worden stap na stap besproken.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Inventaris Omschrijving Status
9
Intern zal DBFACTw automatisch een nummer voorzien. Voor de rest heeft deze nummering eigenlijk geen enkele invloed. Bij de creatie van een inventarisprocedure zal DBFACTw automatisch als omschrijving invullen 'Inventaris' + de datum van vandaag. De verschillende stappen van de inventaris zijn in de status terug te vinden. Zo kan u als gebruiker te allen tijde terugvinden welke inventarisprocedures nog lopende zijn (ten opzichte van de welke afgesloten zijn). Het is trouwens mogelijk zelf (tussen)statussen toe te voegen, die meer uitleg kunnen geven over deze statusinstellingen. 1. In uitvoering 2. Controle 3. Afgewerkt Er wordt verwezen naar het statusbeheer om te weten hoe statussen nog bijgemaakt kunnen worden (of gewijzigd). In 't kort kan gesteld worden dat statussen met een 'waarde' meer dan 70, automatisch onder de groep 'afgewerkt' vallen. Protip
Startdatum
Einddatum
De datum waarop de inventarisprocedure wordt gestart. Deze datum is vrij belangrijk, aangezien DBFACTw er rekening mee houdt, bij de vergelijking, om te controleren of er sedert dit tijdstip reeds verrichtingen gebeurd zijn. Opgelet: DBFACTw gaat niet 'per tijdstip' gaan kijken, maar gaat er van uit dat u de procedure steeds 's morgens start. Alle artikelen waar er (sedert) die dag verrichtingen (zeg maar stocktransacties) op gebeurd zijn, kunnen dus gevallen zijn die nader - en opnieuw - bekeken moeten worden. De (vermoedelijke) afsluitdatum van de inventaris. Klungelalarm
© <2008-2011> TML bvba
Indien u meer informatie wenst bij te houden, kunt u daar handig gebruik maken van de statussen. Zo kunt u een status bijhouden waarbij duidelijk is dat de scanning al bezig is, of dat men het scannen bijna heeft gedaan, of dat er naast de controle nog een aantal 'twistpunten' in detail moeten bekeken worden, vooraleer de status op 'afgewerkt' komt te staan. Een andere mogelijkheid is dat u de ene status 'afgewerkt' vervangt door : - Afgewerkt - en alles ok bevonden - Afgewerkt - problemen ontdekt met minimale afwijkingen - Afgewerkt - problemen ontdekt met serieuze afwijkingen
Het spreekt voor zichzelf dat u de inventarisprocedure steeds zo kort mogelijk dient te houden. Niet alleen moet u er voor zorgen dat de procedure zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt, maar vooral, hoe langer de procedure duurt, hoe
10
Inventarisbeheer
meer kans dat er ondertussen stock-verrichtingen gebeuren. Deze artikelen moeten telkens bij de controle meer in detail bekeken worden. Hoe meer verrichtingen, hoe trager de controle daardoor gebeurt. Verantwoordelijke Opnemers
Type procedure
De medewerker die intern de eindverantwoordelijkheid draagt van de inventarisprocedure. Er kunnen een drietal opnemers vermeld worden bij de inventaris. Dit is handig, aangezien later hierop teruggekomen kan worden. Immers, bij het afsluiten van de inventaris kunt u eventueel een inventarisblad afdrukken, waar ieder opnemer verklaart de juiste opnameprocedures te hebben gevolgd, en akkoord gaat met de verschillen die opgemeten zijn. Dit is uitsluitend van belang voor de gebruikers van multistock dossiers, dus gebruikers die in het dossier meerdere stockplaatsen gebruiken. In een gewoon dossier, met slechts één stockplaats, m.a.w. per artikel wordt eenvoudigweg bijgehouden wat het aantal is, backorders etc, zonder vermelding van specifieke stockplaatsen (met hun respectievelijke aantallen), is een inventarisprocedure automatisch zowel dienst doend voor inventaris én stocktelling. Bij multistock heeft men echter de keuze. Ofwel kiest men voor een stocktelling, d.w.z. voor een bepaalde stockplaats wordt geteld wat de aantallen zijn, en specifiek voor dié stockplaats worden de aanpassingen ook doorgevoerd. Protip
Start
DBFACTw is netjes geoptimaliseerd om met de inventarisprocedure snel meerdere stocktellingen te maken. Indien u kiest voor 'inventarisprocedure', zal het programma bij 'opslaan' automatisch de vraag stellen of er ook aparte procedures moeten gemaakt worden voor de stocktellingen. Indien u daar positief op antwoordt, zal automatisch DBFACTw, na aanmaak van de inventarisprocedure, ook de bijkomende stocktelling-procedures gemaakt worden, één extra procedure per bestaande stockplaats. Indien de soorten artikelen per stockplaats echter te verschillend zijn, zal DBFACTw niét automatisch de procedure aanmaken.
Bij de start van de inventaris kunnen we een aantal strategiën definiëren. Startsituatie opnemen in inventaris: Bij de creatie van de inventarisprocedure wordt daarbij onmiddellijk een ‘snapshot’ genomen van de huidige stocksituatie. Dit is zeker handig voor DBFACTw, en wel om verschillende redenen: 1. we kunnen een stockwaardering uitvoeren op dit moment, zodat we die kunnen vergelijken met de situatie na de stockcorrecties 2. DBFACTw heeft een bijkomende controlemogelijkheid om te zien of er tijdens de inventarisprocedure stockbewegingen zijn geregistreerd. © <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
11
3. We kunnen later de situatie vergelijken tussen de start en het einde van de procedure Waardebepaling: De meeste DBFACTw gebruikers, registreren de kostprijs van hun goederen in de ‘inkoopprijs’ op de artikelfiche. Sommige gebruikers willen wellicht hiervan afwijken, en krijgen daarom de keuze uit Inkoopwaarde Laatste inkoopprijs Inventarisprijs Inventarisprijs, anders inkoop: in dit laatste geval wordt eerst gezien of de inventarisprijs ingevuld is, zoniet wordt de inkoopprijs genomen. Tip: gebruikers die werken met de inventarisprijs, kunnen hier best kiezen voor 'inventarisprijs, anders inkoop'. Gebruikers die liever niet met de inventarisprijs werken, maar beter met de inkoopprijs werken, zullen voor 'inkoopwaarde' kiezen. Artikelselectie: Enerzijds kan men kiezen voor àlle artikels, of filteren via de artikelselector. We verwijzen naar de uitleg over de krachtige artikelselector zoals die gebruikt wordt bij de artikelwerklijst. Uiteraard worden alleen maar de artikels, waar stock controle aan staat, opgenomen in de inventarisprocedure. Minimum waarde: Indien een artikel beneden een bepaalde waarde zit, wordt het automatisch niet opgenomen in de procedure (bv. vijsjes, plastic rollen etc.) Opvolging Opname Tijdens de opname gaan we er van uit dat de artikels die geteld worden in de inventaris aanwezig zijn. Hoe dit gebeurt, daar komen we laterop terug, maar in deze faze bepalen we in zekere mate hoe de controles voor toevoeging gebeuren: Automatisch uitbreiden artikels in inventaris Indien een artikel niet teruggevonden wordt in de inventaris, wordt het artikel automatisch toegevoegd tot de procedure. Waarom is dit nodig? Bij de creatie van de inventarisprocedure, gaat DBFACTw na of alle artikels reeds in de inventaris opgenomen moeten worden. Dit is afhankelijk van : Het al dan niet definiëren van een filter die bepaalt welke artikels in een invetaris opgenomen kunnen worden Het al dan niet wenselijk is om ook de begin-waardering van de artikels in de inventaris op te nemen. VB: sinds de start van de inventarisprocedure zijn er juist een aantal nieuwe producten bijgekomen. Deze zijn wellicht gerecepteerd, en staan klaar om geteld te worden in de stock. Deze zijn in dat geval nog niet beschikbaar in de inventarisprocedure, maar kunnen snel en automatisch (via de barcode bv.) toegevoegd worden tot de inventaris.
© <2008-2011> TML bvba
12
Inventarisbeheer
Toevoegen beperkt tot Als een artikel niet gevonden wordt, mag het wel toegevoegd worden, maar in dit geval alléén indien het ook voldoet aan de criteria die in de artikelfilter vastgelegd zijn. Waarom is dit handig? Je wenst bv. alleen bepaalde producten te controleren. In dat geval kun je de filter definiëren, en gebruiken in de inventarisprocedure. Alleen als (nieuwe) producten dan voldoen aan de filtercriteria, wordt het product toegevoegd. Immers, het is goed mogelijk dat men slechts een inventaris wenst met alleen bepaalde producten, en geen andere (ook al bevinden die zich bv. op dezelfde locatie of schap of rek). Klungelalarm
Indien men werkt met een manuele selectie, en geen voorgedefiniëerde filter, kan DBFACTw achteraf niet bepalen of een aritkel tot een filter behoort of niet. Daarom moet men steeds een artikelfilter definiëren, en deze moet ingevuld zijn, opdat de filtercriteria kunnen gebruikt worden.
Correctiedatum Deze datum wordt typisch gebruikt bij een eindinventaris. Immers, men controleert vb. op 3 januari de eindinventaris van het boekjaar, maar de correcties wil men eigenlijk doorvoeren op 31 december. In dit laatste geval registreren we hier de datum 31 december (van het vorige boekjaar), en bij iedere registratie van een correctie, gaat DBFACTw de correctie doorvoeren op die datum, ook al ligt die (een paar dagen) in het verleden. Men kan daarna een gewone stocklijst drukken in DBFACTw, en deze zal volledig overeenkomen met het resultaat dat men voor de eindinventaris wenst te bereiken. Afsluiting
Niet gescande artikels interpreteren als stock = 0 bij het ‘automatisch afsluiten’, worden normaal niet gescande artikels automatisch overgeslagen. Het kan echter voorkomen dat niet gescande artikels gewoon niet meer in stock zijn. Deze niet aanwezige artikelen mogen daardoor gelijk gesteld worden met gescande artikels zonder stock, en aldus toch automatisch afgesloten worden. Na het klikken op de knop opslaan, worden de nodige aanpassingen uitgevoerd om de procedure op te starten. Opgelet: dit kan enige minuten in beslag nemen, afhankelijk van de grootte van het dossier of het aantal artikels.
Opmerking
Enig commentaar dat eventueel op het afsluitblad kan afgedrukt worden, kan hierin getikt worden.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
© <2008-2011> TML bvba
13
14
1.3
Inventarisbeheer
Artikelen tellen
De inventarisprocedure, zeker voor de telling van de artikelen, is pas echt efficiënt als u gebruik kunt maken van de handige PDA's (personal digital assistant). Met deze werkwijze heeft u als opnemer (teller dus) onmiddellijke feedback over het artikel. Andere inleesmethodes kunt u via 'inlezen tellingen in inventaris' - manueel: artikel per artikel in DBFACTw ingeven - inlezen met een 'portable scanner' - inlezen via een spreadsheet of ander bestand
17
laten gebeuren:
Deze methode is echter veel efficiënter: U krijgt op het schermpje onmiddellijk te zien of u het juiste artikel gekozen heeft. Indien een barcode niet gekend is, zult u daar onmiddellijk van gewaarschuwd worden. Indien u al een artikel gescand heeft, kunt u, door het artikel opnieuw te scannen, onmiddellijk nagaan wat de ingevulde waarde van de telling is Terwijl u aan het scannen bent, kan de persoon die controleert de gescande artikelen al gaan checken in de 'inventaris controle' 21 . In plaats van te moeten wachten totdat alles geteld is, wordt zo veel sneller nagegaan of de getelde aantallen overeenkomen met wat in de administratie geregistreerd is Deze informatie wordt onmiddellijk in DBFACTw bijgewerkt, zodat het ook door een foute manipulatie van de offline scanner niet verloren gaat. Indien u nog niet beschikt over de juiste PDA en een wireless toegang op uw netwerk, kunt u voorlopig werken met een draagbare computer, met een gekoppelde scanner. Met een goede netwerk-verlengkabel kunt u op een redelijk mobiele manier uw inventaristelling uitvoeren.
Indien meerder mensen tegelijkertijd aan het scannen zijn, worden de aantallen automatisch samengeteld. Enkele opmerkingen over de informatie op het scherm: Artikel invulveld
Als u start met scannen komt u automatisch in dit veld terecht. U kunt nu een barcode scannen of met het toetsenbord, het numeriek klaviertje de numerieke code intikken. DBFACTw zal automatisch op zoek gaan naar het artikel dat die barcode bevat. Indien DBFACTw meerdere artikelen terugvindt die dezelfde barcode kunnen hebben, wordt géén artikel gekozen, uit veiligheid.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Klungelalarm
Artikel informatie Inventaris Geteld
Aantal
15
Zorg dat uw artikeldatabase netjes up to date is. Er zijn trouwens parameters waarbij u ervoor kunt zorgen dat een barcode nooit meer dan één keer in het systeem aanwezig is. Deze relatief recente parameters kunt u best activeren, als dat in uw dossier nog niet gebeurd zou zijn.
U krijgt de artikelcode, het artikelnummer, en daaronder de omschrijving te zien. Rechts boven krijgt u de naam van de inventarisprocedure te zien. Handig om zeker te zijn dat u de telling voor de juiste inventarisprocedure kiest U kunt een artikel meerdere keren tellen. Zo kan het voorkomen dat een artikel één keer in de showroom terug te vinden is en meerdere keren in de stock. U telt, desnoods apart, de hoeveelheid van beide lokaties, en deze worden automatisch en netjes samengeteld. Het aantal dat u juist geteld heeft. Dat aantal wordt automatisch bijgeteld bij het vakje 'geteld'. Indien u een verkeerd aantal heeft ingegeven, kunt u dit corrigeren met een negatief getal (bv. -3 als u er 3 te veel zou geteld hebben). Opgelet: indien u toevallig een héél groot getal zou ingeven, waardoor de telling absurde aantallen zou bevatten, kunt u gewaarschuwd worden. Daarvoor zijn in de parameters van de inventarisprocedures een waarschuwingspeil en een 'verbods'-peil voorzien. Zie daarvoor de inventarisparameters.
Zoeken
Sluiten
Indien u werkt vanuit een gewone computer, kunt u ook de standaard zoekfunctie van DBFACTw gebruiken. De ultrasearch wordt dan geactiveerd. Gezien het beperkte scherm, is dit voor een PDA uitgeschakeld. U verlaat de functie 'inventaris invoeren'
Enkele handige tips over het scannen: Protip 1
Indien u iets verkeerd heeft gescand, kunt u dit makkelijk corrigeren, door hetzelfde artikel opnieuw te scannen en een getal met een min-teken in te geven, om de correctie van het gescande aantal in te geven.
Protip 2
Wenst u gewoon te zien hoeveel u geteld heeft van een artikel? Eenvoudig: scan het artikel, en je ziet bij ‘geteld’ het aantal staan. Geef dan juist bij het vakje ‘aantal’ niets in (nul dus), en er wordt geen aanpassing aan het aantal doorgevoerd.
Protip 3
Om makkelijk terug te vinden waar u op lokatie bezig was, blijft de omschrijving van het laatst gescande artikel steeds staan. Dit wordt een klein beetje kleiner getoond, om te informeren dat het artikel juist opgeslagen is.
Protip 4
Om snel te scannen kunt u een sneltoets koppelen op de PDA om de scanner te activeren. Gebruik steeds een laser-scanner ipv een LED scanner, gezien de veel hogere snelheid van dergelijke toestellen.
Klungelalarm
Deze inventarisprocedure werkt volgens stock-eenheden. Indien u de stock bijhoudt in
© <2008-2011> TML bvba
16
Inventarisbeheer
stuks, moet u ook het aantal stuks ingeven, en niet bv. het aantal vierkante meter of kilogram.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
1.4
17
Inlezen tellingen inventaris
Met deze functie kan men vanuit verschillende bronnen de scan- of telinformatie inlezen. De bron kan een scanner, een tekstbestand of zelfs een excel bestand zijn. Deze functie is eveneens gebouwd op het concept van een werklijst. Indien meerdere procedures 'in uitvoering' zijn, wordt eerst een lijst voorgesteld om de keuze te maken. U werkt daarna steeds in deze bepaalde inventarisprocedure. Handig is dat u deze lijst bovendien kunt bewaren. Op deze manier kunt u rustig nakijken of alle gescande waarden aan de juiste artikelen gehangen zijn. Indien DBFACTw bepaalde gescande codes niet direct kon toewijzen, wordt daarvoor zelfs een aparte status voorzien. Zo kunt u via de gebruikelijke selecties deze artikelen snel terugvinden, en met de knop 'wijzigen' het juiste artikel toewijzen. De aantallen kunt u rechtstreeks in de lijst aanpassen. Zo gaat u snel ontdekken of bepaalde waarden buiten een 'normaal' bereik vallen.
Heel wat bronnen zijn mogelijk. Deze kunnen we inlezen via de knop 'Import'. De ingelezen waarden worden afgebeeld in de kolom 'scancode'. DBFACTw zal volautomatisch op zoek gaan naar het artikel dat voor deze gescande code (meestal een barcode) moet gebruikt worden.
Import
Met deze knop heeft u de keuze om een aantal gescande / getelde waarden snel in deze werklijst in te lezenU heeft de keuze uit: Scanner
Indien in de parameters geen scanner is gekozen, zal deze optie niet werken. Zie daarvoor de inventarisprocedure parameters voor meer uitleg. Het bestand wordt ingelezen in de lijst, en daarna automatisch uitgeveegd. Protip
© <2008-2011> TML bvba
Gebruik de standaard voorgedefiniëerde modellen. Zo zult u geen tijd (en geld) verliezen met het aansluiten en testen van een
18
Inventarisbeheer aangekochte scanner. Ook als u een computer in uw netwerk vervangt, bent u heel snel (onmiddellijk) weer aan de slag.
Scan interface
Tekstbestand
Excel bestand
dBASE bestand
Stock Import bestand
Import rightclick Nieuw Wijzigen
Sommige scanners laten niet toe om op een eenvoudige manier ingelezen te worden. Daarvoor wordt telkens een apart programa'tje voor gebruikt. Dit programma'tje kan meestal ingebouwd worden in DBFACTw, zodat via deze optie de keuze toch snel kan gebeuren. Als type interface dient u hier te gebruiken: Event: INVENTARISIMPORT Document: SCANNER (normaal kunt u hetzelfde programma'tje gebruiken als op vele andere plaatsen waar u de scanner aanspreekt met een interface. Een 'tab'delimited' bestand wordt automatisch ingelezen. Concreet houdt dit in dat het tekstbestand één artikel per lijn bevat (een lijn is een reeks karakters, beëindigd met een 'Carriage Return' of een 'Carriage Return' en een 'Line Feed', soms afgekort met CRLF). De gescande code en het aantal zelf wordt gescheiden door een 'Tab'-waarde, of het karakter met ascii-Waarde 9. Ook vanuit Excel kunt u gegevens importeren. Het volstaat om in de eerste kolom van de spreadsheet de scancodes terug te vinden, en in de tweede kolom de aantallen, en de gegevens worden ingelezen. Even handig kan de import uit dBase / Foxpro bestanden zijn (zogenaamde DBF bestanden). Eerste kolom = scancode (kan zowel numeriek of karakterveld zijn) Tweede kolom = aantallen Gebruikt zelfde inleesmethode als de import van een stockbestand zoals dit vroeger rechtstreeks gebeurde. Daarmee kan u een tekstbestand, een DBF-bestand of een XML bestand inlezen. In de parameters onder veranderen variabelen kunt u de instellingen hiervan wijzigen.
Hiermee kunt u het gedrag van de knop 'import' snel wijzigen. Als u alleen maar gebruikt maakt van scanners, kunt u instellen dat deze knop automatisch alleen reageert op de optie 'scanner'. Dit wordt per werkstation automatisch onthouden. Een artikel heeft u per abuis nog niet in de lijst van gescande waarden toegevoegd. Hiermee kunt u dit manueel gaan doen. Deze knop wordt voor twee mogelijkheden gebruikt: ofwel is het artikel 'niet gevonden', en wilt u manueel het juiste artikel gaan kiezen. Als u een artikel gekozen hebt, zal het systeem automatisch de status wijzigen van 'niet gevonden' naar 'gevonden'. Een artikel dat reeds doorgestuurd is naar de inventaris, kan niet meer gewijzigd worden. ofwel is het artikel wel gevonden, maar blijkt u na controle te zien dat de gescande waarde aan het verkeerde artikel gekoppeld is. In dat geval kunt u het artikel met
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Markeren Verwijderen Zoeken
Opslaan
dezelfde knop wijzigen. Standaard werklijst gedrag Een lijn (bv. blanco lijn of commentaar) is overbodig. Met de knop 'verwijderen' kunt u deze informatie onmiddellijk verwijderen. U bent niet zeker of een bepaald artikel in de werklijst terug te vinden is. Met de knop 'zoeken', kunt u automatisch gaan positioneren op een artikel. Indien het artikel niet voorkomt in de werklijst, wordt deze automatisch toegevoegd. Opgelet: indien een 'beperkte' selectie heeft gemaakt, zal het artikel desondanks toch nog toegevoegd worden. Daarna kunt u in de kolom 'geteld' het gewenste aantal invullen. De lijnen met artikelen worden 'doorgeboekt' naar de gekozen inventaris. Klungelalarm
Sluiten
19
Het ligt voor de hand dat 'niet gevonden' lijnen niet doorgeboekt kunnen worden naar de inventaris.
Standaard werklijst gedrag
In de kolom #Geteld kunt u rechtstreeks het getelde aantal wjizigen. Het is dan dié waarde die doorgestuurd wordt naar de inventaris zelf. Protip
Wees consequent in het scannen. Indien u artikelen met een eigen prijsetiket met barcode voorziet, kunt u best steeds deze barcode gebruiken in het scannen. De kans dat u met deze werkwijze op het juiste artikel terechtkomt is daardoor heel groot.
© <2008-2011> TML bvba
20
1.4.1
Inventarisbeheer
Inventaris import selectie
Om snel een keuze te maken naar de geîmporteerde lijnen (artikelen + aantallen), die voor problemen zorgen, bv. omdat ze niet herkend worden, of omdat aantallen extreem groot zijn, zijn een aantal zeer handige selectiemogelijkheden voorzien. Status
Aantal
Van een inventarisprocedure kunt u die lijnen terugvinden die een aparte status hebben: Gevonden: deze lijnen bevinden zich in de lijst, zijn gevonden (aritkel gevonden in DBFACTw met deze scancode), maar deze waarden zijn nog niét doorgeboekt naar de inventaris zefl Niet gevonden: de scancode is geïmporteerd, maar DBFACTw is er niet in geslaagd om er een juiste artikel tegenover te plaatsen. Dit kan omwille van meerdere redenen zijn. Bij voorbeeld kan het voorkomen dat DBFACTw meerdere artikelen heeft gevonden die aan deze scancode zouden gekoppeld kunnen worden. In dat geval geeft DBFACTw er de voorkeur aan niét te koppelen Opgeslagen in inventaris: de telling is doorgestuurd, en kan daardoor achteraf ook niet meer gewijzigd worden Niet opgeslagen in inventaris: is eigenlijk de combinatie van 'gevonden' en 'niet gevonden'. Om na te zien of bepaalde aantallen niet ingelezen zijn, of heel grote aantallen ingevuld zijn, kan men hier een selectie op zetten.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
1.5
21
Inventaris controle
Deze keuze laat toe om de artikels te controleren die in een inventaris aanwezig zijn. Eerst kiezen we weer de inventarisprocedure die actief is, waarna we een overzicht krijgen van de verschillende artikels. Deze functie is eveneens gebouwd op het concept van een werklijst. Verschillende 'zones' worden onderscheiden op deze form: Lijst Artikelinformatie Actie
© <2008-2011> TML bvba
Hier is het overzicht van de artikelen, met onmiddellijke weergave van informatie rond de telling van de artikelen. Terwijl we artikel per artikel bekijken, wordt hier informatie getoond dat ons kan leiden tot een juiste conclusie omtrent de mogelijke veranderingen van het artikel In deze zone wordt bepaald wat we met het artikel willen doen. Misschien is een 'bijkomende' telling/scan nodig, ofwel willen we een echte correctie op het artikel doorvoeren, ofwel willen we de artikelen gewoon 'afsluiten'.
22
Inventarisbeheer
De lijst Per regel wordt een artikel getoond dat in de inventaris ondergebracht is. Om snel de 'probleemgevallen' terug te vinden, is een verschillende kleurcodering toegepast. Zwart Rood Grijs
Dit zijn gewone, standaard artikel regels Deze artikelen hebben een verschil tussen de huidige stock (+ reservatie) en het aantal dat geteld is Grijze regels zijn afgevinkt met het vinkje van 'afgewerkt'.
Met de selectie-knop kunnen tal van selectiecriteria gebruikt worden om de belangrijkste artikelen terug te vinden. Zie hiervoor 'selecties van artikelen in inventaris 26 Volgende kolommen staan in de lijst. Een aantal daarvan worden in detail toegelicht:
Artikel Omschrijving Huidige stock Geteld Verschil
De gewenste artikelcode. Met de rechtermuisklik kunt u heel wat informatie onmiddellijk opvragen. De standaard omschrijving van het artikel De stock, zoals die op dit moment in het systeem terug te vinden is in het dossier. Het aantal dat voor dat artikel op dat moment geteld is. Het verschil tussen de huidige stock en de getelde hoeveelheid
De artikelinformatie Het artikel dat in de lijst aangeduid is, wordt in de zone 'artikelinformatie' in detail getoond. Deze informatie wordt dynamisch bijgewerkt, terwijl men artikel per artikel aanklikt.
In dit vak staat informatie over: Stock
Het aantal artikelen in stock bij start van de inventarisprocedure (indien startsituatie bewaard werd). Indien u werkt met een multistock-dossier, zal hier de informatie van de stockplaats zelf te zien zijn.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Reservatie Te tellen
Correctie BO klant BO Leverancier Consignatie Extra informatie
Uitgaand
Inkomend
Manueel
Startsit
23
Daarnaast ziet u de huidige situatie van het artikel. Ook de telling is er vermeld. Eens het artikel afgesloten, wordt ook die situatie nog bewaard. Indien u later wenst dubbel te controleren of er 'twijfelgevallen' waren tussen de gecorrigeerde artikelen, kunt u wellicht van deze informatie gebruik maken. is er een verandering van het aantal reservaties op het artikel? Dit kan ongetwijfeld wijzen op een aantal stuks geleverd (indien niet, zijn bv. reservaties geannuleerd) DBFACTw gaat in deze procedure er van uit dat we telkens de stock willen tellen van de fysisch aanwezige stock + hetgeen in reservatie is (aangezien dit ook in het magazijn aanwezig is) De in deze inventarisprocedure doorgevoerde correcties. Manuele correcties buiten de inventaris om, vindt men hier niet in terug. Ook hier kan een wijziging wijzen op een dynamiek in de stockbeweging. de backorders klant worden ook weergegeven bij start en sluiten (en de huidige). Zelfde redenering als bij de BO klant Zelfde redenering als bij de BO klant Deze extra informatie wordt onmiddellijk berekend bij het aanduiden van een bepaald artikel, indien aangevinkt. de basis-informatie van het artikel wordt getoond, met de overeenkomende kolommen, maar de extra informatie wordt pas berekend indien dit vinkje aan staat. Of het vinkje aan of uit staat, wordt ook voor de gebruiker en/of het werkstation onthouden. Indien de datum van correctie ingevoerd is, wordt als referentiedatum deze gebruikt. In het andere geval wordt de startdatum van de inventaris gebruikt om deze getallen te berekenen. Volgende stock transacties worden hier samengeteld: Reservaties: waarbij stock van het artikel verminderd wordt Credit Facturen Kasverkoop Levering Productie: grondstoffen / halffabrikanten die uit stock worden genomen Consignatie: stock wordt overgezet op consignatiebon Servicerapporten Stock transferten (bij multistock alleen): artikelen worden uit een bepaalde stockplaats genomen Als er tijdens deze periode inkomende transacties zijn gebeurd, worden deze hier vermeld: Receptie van artikelen Transferten naar een stockplaats Productie: het afsluiten van een productieopdracht waarbij een eindproduct gecreëerd is Stockaanpassingen die niets met uitgaand of inkomend verkeer te maken hebben, dus meestal manuele correcties (ook de correcties, voor zover die binnen de datum vallen, zoals vermeld, zult u hier ook terugvinden Rekening houdend met de huidige stock, wordt berekend wat de stock normaal was/ geweest zou zijn op datum van correctie van de inventarisprocedure of indien niet gekend, op de startdatum van de inventaris. Gezien ook de transacties van die dag zelf bijgeteld zijn, gaat men eigenlijk van het begin van die dag uit.
© <2008-2011> TML bvba
24
Inventarisbeheer
De actie Op een aangeduid artikel in de lijst, kunt u verschillende acties ondernemen. Door het juiste vinkje aan te zetten, zal het programma automatisch de juiste actie kiezen.
Scan/Tel
Correctie
Afsluiten
Bij Scan/tel kunt u een correctie van de telling uitvoeren, op identiek dezelfde manier zoals u een artikel via 'artikelen tellen' 14 doet. Na het invoeren van het aantal (of negatieve aantal), klikt u telkens op opslaan, om de registratie van het aantal door te voeren. Bij Correctie voert u voor het artikel effectief een correctie door. Daarbij moetu het aantal ingeven, de type correctie, en ook de datum waarop de correctie in de stock moet geregistreerd zijn. Vooral voor boekhoudkundige inventarissen (bv. inventaris wordt opgenomen op 2 januari, maar slaat eigenlijk op 31 december van het vorige jaar). Als een artikel aangeduid is, kan men rechtstreeks een correctie doorvoeren. Daarvoor doorlopen we volgende stappen: 1. Aantal: bij een positief getal, zal de stock stijgen, bij een negatief getal, wordt de stock verminderd 2. Type correctie: we geven de reden aan van de correctie. Deze redenen vind u terug bij het statusbeheer (Inventaris: redenen correctie) 3. Datum correctie: zie beschrijving van correctiedatum. 4. Opslaan: de correctie wordt doorgevoerd, dit tegelijkertijd in de inventarisprocedure én in de DBFACTw stock zelf. Afsluiten zorgt ervoor dat u virtueel een 'vinkje' zet naast het artikel, m.a.w. dat u op dat artikel niet meer hoeft terug te komen. Na iedere aangeduide actie dient u zeker op de knop 'opslaan' te klikken, anders worden de aanpassingen niet doorgevoerd.
Ook de knoppen moeten beschreven worden, aangezien hieronder ook nog andere snelle manieren van werken beschreven zijn.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Nieuw
Opvragen
Wijzigen
25
U plant een nieuwe actie. Deze knop reageert anders, afhankelijk van hoe het gedrag ingesteld is via rechtermuisklik. Bv: Door rechts te klikken op de knop ‘Nieuw’, kan men instellen dat deze knop automatisch een correctie voorstelt. Het aantal, de type correctie en de datum wordt ingevuld. U kunt daarna deze waarden wijzigen, en op opslaan klikken. Met deze knop kunt u snel de artikelfiche zelf opvragen, of een historiek van de correcties die op dat artikel gebeurd zijn, ofwel in deze inventarisprocedure ofwel op àlle inventarisprocedures. Handig indien u twijfel heeft of het gekozen artikel de vorige keer geen (omgekeerde) correctie heeft gehad. Dit is een heel belangrijke knop. Met deze knop kan men heel snel véél artikelen in één keer aanpassen. Het volstaat de juiste artikelen te markeren, en de aanpassing wordt doorgevoerd. De mogelijke acties zijn in groepen onderverdeeld. U vindt er: Scannen/telling: - status -> gescand - status -> niet gescand Correctie - correctie met verschil: per artikel wordt het verschil tussen telling en huidige situatie gecorrigeerd. Afsluiten - afsluiten met correctie - status -> afgewerkt - status -> niet afgewerkt Protip
Markeren Verwijderen Zoeken Afdrukken Sluiten
© <2008-2011> TML bvba
In combinatie met de knop 'markeren' kunt u echter supersnel de inventaris controleren, en u concentreren op de velden waar er problemen in terug te vinden zijn.
Deze knop gedraagt zit niet geheel volgens de standaard manier van deze werklijstknop. Deze keuzes liggen echter voor de hand. Indien bepaalde artikelen niet in een inventaris thuishoren, kunt u deze verwijderen. hiermee kan men in de lange lijst van artikels het gewenst artikel terugvinden. Indien het artikel niet in de voorkomt, krijgt u daar een melding van. Laat toe een overzicht te verkrijgen van de geregistreerde informatie per artikel
26
1.5.1
Inventarisbeheer
Selecties van artikelen in inventaris
Uitgebreide en handige selecties zijn mogelijk, met maar één doel: ervoor zorgen dat de 'probleemartikelen', de artikelen die nader onderzocht moeten worden, uit de lange lijst van artikelen geselecteerd kunnen worden. Zo kunnen we uit een lijst van spreekwoordelijk tientallen of zelfs honderden bladzijden, dié artikelen halen die wellicht nader onderzoek vergen.
In plaats van fysiek een zeer lange lijst te moeten overlopen, kan men de artikellijst beperken tot degene die we snel willen zien: Gescand/geteld
Aantal geteld Verschil
Afgewerkt
vanaf dat DBFACTw een registratie doet van een telling (via scanner of ingelezen, wordt aangeduid in de inventaris dat het artikel gescand is. Dit is handig, aangezien de controleur daardoor snel kan weten welke artikelen reeds verwerkt zijn, zodat hij/zij, terwijl men nog aan het tellen is, reeds artikelen kan controleren op hun juiste stocksituatie. De som van de (verschillende) aantallen, geteld voor dat artikel hierbij wordt gezocht of er een verschil is tussen de gescande/getelde aantallen en de volgens DBFACTw huidige stock. We benadrukken hier het feit dat het over de huidige stock gaat, want dit kan effectief nog verschillen van de startsituatie van de inventarisprocedure. vergelijk het een beetje met het afvinken van een regel op een papieren inventaris. Eens een artikel gecontroleerd is, plaatst men een vinkje naast het artikel. Aangezien we meestal alleen maar de artikelen willen bekijken die nog niét gecontroleerd zijn (afgewerkt zijn), is dit een handige bijkomende selectie.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
Correcties
De correcties die in deze stocktelling uitgevoerd zijn op dit artikel
Artikel Huidige stock
controle of artikels nog in voorraad zijn, of verschillend zijn van voorraad.
Stock op stockplaats
Stockwijziging artikel
Protip
27
Voorbeeld: we willen snel alle artikels terugvinden met een negatieve stock. Dit wijst meestal op een inefficiënte stockcontrole vooraleer de inventarisprocedure in gebruik werd genomen. Met één selectie kunnen we deze artikelen er uit halen en vb. op nul zetten. Dezelfde selectie als van de huidige stock, maar dan specifiek alleen voor een bepaalde stockplaats. Deze optie is alleen beschikbaar indien multistock in uw dossier actief is. Tal van controles zijn hiervoor mogelijk. De redenering achter deze selectiecriteria is niet altijd voor de hand liggend, maar zorgen voor uitermate snelle toegang tot de juiste informatie. Deze criteria zorgen vooral een snelle selectie naar de artikelen waar er ondertussen stockbewegingen op gebeurd zijn.
Terwijl men telt, kan men snel Gescand = ja en afgewerkt = nee kiezen. Bewaar daarom deze filter, zodat deze keuze van artikelen snel weergegeven kan worden.
Enkele voorbeelden die zich kunnen voordoen a) Een leveringsbon is gemaakt op maandagmorgen, terwijl juist dan de inventarisprocedure ook gestart is. De telling gebeurt, maar we weten op dat moment niet precies of de aantallen van de leveringsbon bijgeteld zijn in de stock (bij de telling dus), of dat de goederen reeds uit de rekken apart gelegd zijn voor de levering. Resultaat: de goederen zijn in DBFACTw reeds uit stock, terwijl we bij de telling de geleverde aantallen nog steeds bijtellen. b) DBFACTw kan uiteraard niet instaan voor het verkeerd téllen van de artikels. c) De zogenaamde alfa-fout: een verkeerde situatie wordt (zonder bovenstaande extra controles), toch als een correcte situatie aanvaard. In onderstaand schema stellen we chronologisch voor hoe dergelijk situatie zich kan voordoen d) De zogenaamde beta-fout: een juiste situatie wordt eigenlijk geïnterpreteerd als fout.
Protip
Wilt u snel ontdekken welke artikelen geteld zijn, en blijkbaar toch wel wat problemen kunnen bezorgen, bekijk daarom volgende selectie: gescand = ja Afgewerkt = nee Correcties = 0 Stockwijziging: huidige stock is niet veranderd sinds de start van de inventarisprocedure, ondanks correcties in deze inventaris Als u dergelijke 'selectiecriteria' goed begrijpt, zult u heel goed met de inventarisprocedure overweg kunnen.
welke fouten zich kunnen voordoen, leest u in 'dynamiek en controle in inventaris
© <2008-2011> TML bvba
28
'.
28
1.5.2
Inventarisbeheer
Dynamiek en controle in inventaris
Een belangrijk gegeven is dat de inventarisprocedure ondertussen verderwerken toelaat.
De "Alfa-fout" Een Alfa-fout, ook Type I-fout genoemd. Men komt uit de procedure tot de conclusie dat de stock eigenlijk correct is, terwijl dit in realiteit niet het geval blijkt te zijn. Tijdstip
DBFACTw stock
Geteld of gescand
Reële situatie
Start met situatie DBFACTw verkeerd tov stock
5
-
4
De stock wordt in de procedure geteld
5
4
4
Daarna wordt een verkoop gerealiseerd (kasverkoop bv.)
4
4
3
De magazijnverantwoordelijke controleert de situatie en ziet dat het aantal gescand overeenkomt met het aantal dat DBFACTw registreert. Je zou hier dus kunnen afleiden dat de stock correct is, terwijl dit niet het geval is.
4
4
3
De "Beta-fout" Een beta-fout, ook type II-fout genoemd: we komen uit de procedure tot de conclusie dat er wellicht een fout is, maar eigenlijk blijkt dit in de realiteit zelfs niet te zijn. Tijdstip
DBFACTw stock
Geteld of gescand
Reële situatie
Start met correctie situatie
5
-
5
De stock wordt in de procedure geteld
5
5
5
Receptie van enkele goederen (3 stuks)
8
5
8
8–3=5
5
8
Zonder na te kijken of er ondertussen stockbewegingen gebeurd zijn, denken we dat de stock verkeerd is, en corrigeren we -3
Opmerking: we mogen deze afwijkingen niet dramatiseren. Immers, de kans dat ze zich voordoen blijft uitermate klein. De enige bepalende factor daarin is de tijd tussen opname en controle. Als u bovendien regelmatig inventarisprocedures inlast, is de kans dat heel toevallig dezelfde fout de volgende keer voorkomt, nagenoeg onbestaand. U zult daarom, na meerdere inventarisprocedures, heel snel uw stock accurater kunnen bijhouden dan u ooit heeft kunnen dromen. Klungelalarm
Het is wellicht duidelijk dat de tussentijdse inventarisprocedure heel snel kan verlopen, maar de enige achillespees blijft het feit dat ondertussen andere stockbewegingen de situatie kunnen doen wijzigen ten opzichte van de opname. © <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
29
Enkele tips: Houd het tijdstip tussen opname van de stock en de controle in DBFACTw zo kort mogelijk. Zo zal het aantal artikelen met stockbewegingen tot een minimum herleid zijn Het is beter van meerdere inventarisprocedures te maken met kleinere artikelselecties, dan één grote procedure op te starten. Uiteindelijk zullen verkeerde interpretaties door de meerdere procedures afgevlakt worden door positieve en negatieve correcties over het jaar.
© <2008-2011> TML bvba
30
1.6
Inventarisbeheer
Inventaris waardering
Met deze functie kunt u de artikelen in de inventaris snel overlopen om na te kijken of de kostprijs waardering in lijn ligt met de realiteit. U kunt artikelen die verkeerd gewaardeerd zijn hier onmiddellijk aanpassen. U krijgt een lijst gepresenteerd van de inventarisprocedures die nog lopende zijn. Bij een multi-stock dossier worden alléén de inventarisprocedures gepresenteerd die beschikken van het type 'inventaris' zijn.
De kolommen worden uitgelegd Artikel Omschrijving Geteld aantal
Start waarde
Nieuwe waarde
Totaal Afgewerkt
Artikel code. Met de rechtermuisklik kunt u hier heel wat informatie van het artikel verkrijgen. Omschrijving zoals die op de artikelfiche vermeld staat. Dit aantal is rechtstreeks het getelde aantal, zoals in de inventaris geteld / gescand. Stel dat u vooralsnog ziet dat deze aantallen niet precies zijn, dan kunt u deze hier toch nog wijzigen. De inventariswaarde zoals die overgenomen is uit de artikelfiche. zo kunt u deze informatie later terughalen om te weten aan welke waarde het artikel zich in uw stock bevond rond de datum van de opname van de inventaris. Het kan echter voorkomen dat bepaalde artikelen in waarde gewijzigd zijn. U heeft dan de mogelijkheid om de nieuwe waarde in te geven. Deze nieuwe waarde kunt u intikken in de kolom ernaast, dit om de totalen op basis daarvan te berekenen. Indien u wenst deze waarde terug te zetten op de artikelfiche, dan kan dit door de nieuwe waarden door te sturen naar de artikelfiche, dit met de knop 'opslaan'. De 'nieuwe' waarde vermenigvuldigd met de telling Is het artikel afgewerkt of niet.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
31
De knoppen zijn al even belangrijk Nieuw Wijzigen Markeren Inlezen
Opslaan
Export Afdrukken
Artikel code. Met de rechtermuisklik kunt u hier heel wat informatie van het artikel verkrijgen. Omschrijving zoals die op de artikelfiche vermeld staat. Standaard werklijst gedrag Deze knop heeft alleen betekenis bij 'multistock'. Hiermee sommeert u de verschillende tellingen van de onderliggende stocktellingsprocedures samen. Normaal worden àlle artikelen zo samengeteld, en indien artikelen nog niet in de inventaris voorkomen, die toch bij een stocktelling zijn toegevoegd, zal DBFACTw automatisch vragen om ook die artikelen toe te voegen in deze inventaris. De waarde van de stock wordt dan, gezien deze bij de start niet opgenomen is, op dat moment overgenomen uit de artikelfiche. Als u een nieuwe waarde ingeeft, zal DBFACTw automatisch de gekozen regel markeren. Met deze knop kunt u de inkoopprijs of inventarisprijs op de artikelfiche in één keer bijwerken van alle gemarkeerde artikelen. Sommige gebruikers willen misschien nog meer uittesten hoe hun inventaris in mekaar zit, door deze te exporteren, meestal naar Excel. U kunt een eenvoudig overzicht afdrukken, maar ook vooral totaliseren wat van deze inventaris van belang is.
Sluiten
© <2008-2011> TML bvba
32
1.7
Inventarisbeheer
Inventarislijsten
Een veelvoud van lijsten is verkrijgbaar uit de inventarisprocedure. Deze lijsten vormen een handige basis die ongetwijfeld nog aangepast kan worden, afhankelijk van de wensen van de gebruiker.
Enkele lijsten in het systeem: Opnamelijst om aantallen in te vullen. Opnamelijst met ingevulde aantallen (om af te vinken) Verschillenlijst tussen startstock en telling Overzicht van nog niet getelde of gescande artikelen Inventaris volgens opname Inventaris volgens bijgewerkte stockstituatie in het dossier
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
1.8
33
Correcties in inventaris
Een overzicht kan getoond worden in de vorm van een werklijst. Deze correcties kunnen zich voordoen in verschillende inventarissen. Een lijst kan ook afgedrukt worden, dit ter verantwoording van de aanpassingen die aan de stock gebeurd zijn. Protip
in bepaalde ondernemingen zoekt men een methode om logistieke managers op hun verantwoordelijkheid te wijzen. Veelal dient dit document als draaiboek om deze verantwoordelijkheid te officialiseren.
© <2008-2011> TML bvba
34
1.9
Inventarisbeheer
Inventarisprocedures werklijst
Geeft een eenvoudig overzicht van de (al dan niet lopende) inventarisprocedures. Ook de afsluiting van een inventarisprocedure gebeurt op deze plaats.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
1.10
35
Historiek artikelen in inventaris
Met deze functie kunt u de oude opnamesituaties terugvinden van de inventarisprocedure. Het is een raadplegende functie. Voor verdere informatie over het gebruik van deze werklijst, zie daarvoor 'inventaris controle' 21 .
© <2008-2011> TML bvba
36
1.11
Inventarisbeheer
Geteste PDA-toestellen
In theorie is iedere PDA geschikt om te werken met deze inventarisprocedure. Enkele toestellen lijken ons echter meer geschikt.
HP 4700 + Socket.com
Dit toestel is ideaal omdat: het beschikt over een uitermate goed zichtbaar VGA scherm (4 x scherper dan de andere PDA's) over een metalen chassis beschikt een compacte en krachtige batterij heeft (en zelfs uitgebreide batterij mogelijk heeft over een handig insteekslot beschikt waar een barcodescanner precies in past. standaard uitgerust is met Wifi en bluetooth, (via Bluetooth kunt u dan met uw GSM het internet op, dus naar de server) via HP over de juiste terminal server client beschikt, zodat deze ook geen licentie conflicten geeft (wat helaas niet bij alle PDA's het geval is)
Symbol MC50
Dit toestel is ideaal omdat het zeer compact is (en dus goed in de hand ligt) een reflecterend scherm heeft, zodat het in daglicht ook beter zichtbaar is een makkelijk verwisselbare batterij heeft een goede, 'industriële' lader heeft zelfs (latere) SIP Telefoon integratie heeft standaard uitgerust is met Wifi
In principe is gelijk welke PDA geschikt op voorwaarde dat de schermkwailteit goed is de resolutie QVGA (wat staat voor Quarter VGA: 240 x 320), maar liefst VGA is (VGA is dan 480 x 640) een sterke autonomie heeft dankzij een krachtige li-Ion batterij over een metalen chassis beschikt een barcode (laser-) scanner ingebouwd is, of makkelijk via een insteekslot uitbreidbaar er een hotkey definiëerbaar is waarop de scanner toets vastgelegd kan worden. Klungelalarm
Indien u twijfelt of uw PDA geschikt is om hiermee te werken, kunt u dit altijd laten testen op voorhand op een bestaand systeem. Dit neemt wat tijd in beslag (en kost wellicht een beetje), maar zo heeft u wel de zekerheid dat het achteraf kan werken.
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
37
Naarmate andere interessante modellen zich voordoen, zullen deze aan de lijst toegevoegd worden. Op dit moment garanderen we echter alleen de werking met deze twee toestellen.
© <2008-2011> TML bvba
38
1.12
Inventarisbeheer
Instellen
U wenst een PDA in te stellen voor gebruik van de inventarisprocedure. Volgende punten moeten daarvoor in acht genomen worden: Terminal services - U configureert een terminal server sessie voor de PDA. - Omgevingsvariabele: DBFWSCREEN = VGA of QVGA - U configureert zo dat DBFACTw automatisch opstart in die sessie - Omgevingsvariabele: wmachine = xx (met xx een eigen nummer specifiek voor deze sessie) DBFACTw - u creëert een werkstation configuratie bij met nummer xx (zie hoger) - daarin vinkt u 'pda layout' aan
© <2008-2011> TML bvba
Inventarisprocedure
1.13
39
FAQ
Ik heb een scanner type MC50 maar deze blijkt niet te scannen? De MC50 is leverbaar in 3 configuraties, en slechts 1 type hiervan bevat een scanner. De overige zijn uitgerust met ofwel een camera ofwel een infrarood lezer. Uiteraard scannen deze laatste 2 geen barcodes. Daarnaast dient u de optie voor het scannen te activeren in de configuratie van het toestel via Start --> Settings --> Input. Tenslotte is er nog een optie om de types van barcodes die moeten worden gelezen in te stellen. Je kan dit doen via Start --> Programs --> MC50 demo --> Scan --> Codes. Om de functionaliteit van de scanner in een applicatie te ondervangen kan je een specifiek programma downloaden van de site van Symbol. Het gaat hier over een programma met de naam DataWedge. Doorloop volgende stappen voor de installatie 1. UnZip het DataWedge programma naar een tijdelijke folder op je harde schijf 2. Indien je dit installeert op een Pocket PC Device dien je de "\Bin\PPC\DataWedge.exe" de kopieren van je harde schijf naar de Windows-directory op de PDA 3. Kopieer "\Application\Startup\DataWedge.run" van je PC naar de "\Application\Startup" folder van je PDA 4. Doe een Cold Boot van je device (knopje onder de release battery knop) Ik heb een HP Ipaq met scanner. Moet hier nog iets extra voor gebeuren? Van onze site kan je een bestandje downloaden dat je moet unzippen en in de windows directory moet kopiëren. Daarna dien je nog een cold-boot te doen van het toestel.
© <2008-2011> TML bvba
