Module Artikelimport Wizard
© <2006-2013> Sage TML nv
27/12/2012
Contents
3
Table of Contents Foreword
Artikelimportwizard
0
4
1 Het ................................................................................................................................... nut van artikelimport 5 2 Stappen ................................................................................................................................... van de importwizard 7 3 Stap ................................................................................................................................... 1: Template 8 4 Stap ................................................................................................................................... 2: Bestand 10 5 Stap ................................................................................................................................... 3: Creatie/Update 13 Nieuw e codes ......................................................................................................................................................... in artikelim port 18 Welke updatesleutel ......................................................................................................................................................... kiezen 19 Veranderen ......................................................................................................................................................... status niet geïm porteerde artikelen 20
6 Stap ................................................................................................................................... 4: Koppelingen 21 Toon w aarden ......................................................................................................................................................... 25 Bew erk koppeling ......................................................................................................................................................... 26 Functies voor .................................................................................................................................................. import 29 Matching tabel ......................................................................................................................................................... 32 Aankoop leveranciers ......................................................................................................................................................... im porteren 34 Extra inform ......................................................................................................................................................... atie im porteren 36
7 Step ................................................................................................................................... 5: Resultaat 37 8 FAQ ................................................................................................................................... 38
© <2006-2013> Sage TML nv
4
1
ArtikelimportWizard
Artikelimportwizard
Het aanmaken van artikelen, het uitdokteren van een zinvolle nummering, het up-to-date houden van de prijzen, het koppelen van technische informatie: het zijn stuk voor stuk dagelijkse kopzorgen in een flexibele onderneming. Met de Artikel Import Wizard is deze zorg voorgoed verholpen: u leest aan de hand van een template of filter een Excelspreadsheet zo in. De importwizard zorgt ervoor dat alles netjes op de juiste plaats wordt gezet in uw artikelbestand, en de bijhorende bestanden. De artikelimport wordt gebruikt voor tientallen functies. In het geen volgt wordt daar verder op in gegaan. De artikelimportwizard module gaat bovendien verder dan alleen maar het importeren van artikelen. DBFACTw beschikt over een prijscatalogus, en ook deze module wordt gebruikt om artikelen in te lezen, zowel in de prijscatalogus, maar zelfs om artikelen uit de prijscatalogus over te brengen naar het artikelbestand. In hetgeen volgt Klungelalarm
5
gaan we dieper in over de interessante mogelijkheden van deze module. De artikelimportwizard is een uitermate krachtige en handige module. Het is belangrijk te begrjipen wat deze module doet. Zonder opleiding of kennis van zaken kunt u even snel uw artikelbestand onoverzichtelijk maken. Laat u daarom in de start begeleiden door mensen die goed op de hoogte zijn van deze module. Zij zullen u helpen de juiste templates te maken. Deze templates maken u duidelijk hoe u deze module kunt gebruiken, en vormen tevens de basis voor het zelf uitproberen van nieuwe importmogelijkheden.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.1
5
Het nut van artikelimport
Uw rapportage en informatie staat en valt met een goede artikelnummering. U wilt te allen tijde er voor zorgen dat uw artikelen en prijzen up to date zijn. Om één en ander te kunnen bewerkstelligen is er een methode nodig, waarmee de artikelen snel geïmporteerd kunnen worden. Leveranciers stellen lijsten ter beschikking waarmee u automatisch uw artikelen ofwel kunt bijmaken, ofwel kunt aanpassen. Enkele scenario's waarvoor de artikelimportwizard uiterst geschikt is: 1. Uw leverancier brengt regelmatig nieuwe producten uit. Deze worden aangeleverd in een gestructureerde spreadsheet. De artikelen die niet meer beschikbaar zijn, worden automatisch 'einde reeks' gezet, bestaande krijgen een eventuele prijsaanpassing, en nieuwe worden automatisch toegevoegd. 2. Wekelijks krijgt u een referentie-bestand van uw leverancier, waarbij de nieuwste (dag-)prijzen beschikbaar worden gezet naast de referentie van het artikel. Met de artikelimportwizard kunt u bliksemsnel de informatie à jour brengen. 3. U krijgt een aparte spreadsheet van een tweede leverancier. U wenst deze te gebruiken om snel de leveranciersinformatie toe te voegen aan de bestaande artikelen, zodat u bij bestellingen makkelijk kunt kiezen uit beide leveranciers, afhankelijk van hoe hun prijs en beschikbaarheid zit. 4. Uw leverancier bezorgt dagelijks stockinformatie, die u ook intern in uw systeem wenst bij te houden. Ook dit is mogelijk met de artikelimportwizard 5. U heeft een bestand met een tiental kolommen, telkens de referentie van de leverancier, samen met de overeenstemmende prijs. U kunt deze informatie automatisch invoegen, en DBFACTw maakt automatisch de leveranciers per artikel aan. 6. Een leverancier beslist om met staffels te werken, ook kwantiteitskorting genoemd. U ontvangt een bestand met de verschillende prijzen, afhankelijk van de minimum bestelhoeveelheid 7. Een leverancier heeft een bestand met tal van extra informatie over zijn producten. U beslist om dit bestand te gebruiken om snel deze interessante extra informatie in uw DBFACTw dossier te integreren. Daarmee kunt u makkelijk showroometiketten afdrukken, of deze informatie automatisch afdrukken op de prijsoffertes of bestelbons.
Ervaring en praktijk leren ons dat het aanleveren van dergelijke lijsten door uw leverancier geen sinecure is. Verschillende struikelblokken liggen op onze weg: Bestanden worden aangeleverd in formaten die niet leesbaar zijn: het is verwonderlijk te zien dat er nog steeds bedrijven zijn die hun artikelinformatie leveren in de vorm van een programmaatje dat je moet installeren. DBFACTw kan "alleen" met txt, dbf en xls – documenten overweg. Met dit soort documenten heeft u zowat het hele scala aan standaardformaten. Bestanden zijn digitale catalogussen: nog een oud zeer waarbij de leverancier zijn bestanden in Excel aanlevert als een document waarin allerlei stijlinformatie wordt gebruikt zoals foto's, hoofdingen, verschillende sheets. DBFACTw kan hiermee niet overweg en u moet de spreadsheets eerst opkuisen en er overtollige informatie uit verwijderen. Bestanden beantwoorden niet aan de structuur die moet worden gebruikt: een bestand kan op het eerste gezicht wel inleesbaar zijn maar soms werden macro's gebruikt, werden verwijzingen gebruikt en zijn cijfers weergegeven als velden zonder waarde. Een deugdelijke controle is aan de orde! De structuur van de database verschilt bij een volgende editie: als uw leverancier een wijziging aanbrengt aan de lay-out van de bestanden dan bent u gezien. De template zal opnieuw moeten worden aangemaakt De leverancier brengt geen structuur in de database waardoor een indeling naar groep en soort bijna onmogelijk wordt. Er zijn wel in de wizard een aantal instrumenten voorhanden om toch een indeling te maken maar het is een titanenwerk om dit op een 100% correcte manier te gaan controleren. Van het assortiment van de leverancier wordt slechts een klein gedeelte gebruikt maar de leverancier levert de bestanden als één geheel en geeft u geen prijslijst met de door u gekochte artikelen. Het is aan u om te overwegen of het de moeite loont om de artikelen in te lezen, alles in acht nemend. Anderzijds moet u weten dat u in DBFACTw ook beschikt over een catalogusbestand, een bestand dat wordt gebruikt om artikelen
© <2006-2013> Sage TML nv
6
ArtikelimportWizard
in te lezen in een bestand dat los staat van uw artikelbestand. U kunt dan artikelen vanuit de catalogus automatisch laten overzetten in het artikelbestand. En het ergste is dat er geen verbetering te verwachten is: meer nog, u zult waarschijnlijk alles telkenmale opnieuw moeten opkuisen en corrigeren want leveranciers zijn niet onmiddellijk geneigd om voor iedere klant een aparte prijslijst aan te maken. Maar niet getreurd, met het overgrote deel van de bestanden valt wel degelijk te werken. Met de tools die we in de wizard hebben voorzien kan u straks hele bestanden inlezen in uw artikelbestand. Klungelalarm
Soms gebeurt het dat de prijzen van de artikelen die worden geïmporteerd allemaal worden afgerond naar decimalen (cijfers na de komma verdwijnen). Dit heeft te maken met de landinstellingen in Windows. Dit is op te lossen door de optie in de "Veranderen VariabelenArtikelen-import-Decimaalteken voor import" op hetzelfde teken te zetten zoals dit ingesteld in de landinstellingen in Windows. Zie hier.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.2
7
Stappen van de importwizard
Een wizard... Er wordt gesproken van een "Wizard", omdat het importproces een 'stap voor stap' proces is. De verschillende stappen bij de import worden hieronder beschreven:
Template
Bestand
Create/update
Koppelingen Resultaat
Hier wordt een bestaand template gekozen of een nieuw template aangemaakt. Zo kunt u zich baseren op een bestaande template om snel een template aan te maken, of zelfs templates uit andere dossiers overnemen (ideaal als u een test in een kopie van een dossier had gemaakt) Waar halen we de informatie vandaan? Er zijn twee soorten bestanden bruikbaar voor import: XLS: excel spreadsheets DBF: dBase of Foxpro bestanden U bepaalt hier belangrijke zaken over het 'gedrag' van de template: Soort import: gaat u artikelen bijmaken, of alleen wijzigen (updaten)? Updatesleutel: een heel belangrijk concept in de artikel import: u bepaalt hoe de artikelimportwizard op zoek moet gaan naar een artikel. De updatesleutel die u gekozen heeft, moet terug te vinden zijn op de spreadsheet, en DBFACTw gaat op zoek naar het artikel in het dossier, dat over die waarde beschikt. De informatie, teruggevonden in de bron, moet hier gekoppeld worden aan de velden die in DBFACTw terug te vinden zijn. Een eerste 'simulatie' wordt uitgevoerd, waarbij aangetoond wordt of artikelen zullen gecreëerd worden, gewijzigd, of juist overgeslagen worden. Op dat moment is nog niets 'definitief' gebeurd. Het is pas als hier op 'import' geklikt wordt dat de definitieve import zal starten.
De verschillende stappen worden verder in detail besproken. Zie hiervoor stap 1: Templatekeuze
© <2006-2013> Sage TML nv
8
8
1.3
ArtikelimportWizard
Stap 1: Template
In de eerste stap wordt een template aangemaakt. Een template zorgt voor een 'naamgeving' van alle informatie dat voor de rest bijgehouden wordt: welke bron wordt gebruikt hoe is het importgedrag bepaald welke opties zijn bepaald bij het importeren? Welke koppelingen zijn gemaakt?
Volgende functies zijn beschikbaar:
Nieuwe Wijzigen Verwijderen Dupliceren Auto-Script
Een nieuwe 'blanco' template wordt aangemaakt U kunt de omschrijving en de aanduiding van systeem template wijzigen. Het template wordt volledig gewijzigd. Ook de koppelingen en matching tabellen (zie verder) worden volledig verwijderd. Hiermee kunt u snel een bestaande template kopiëren. Alle informatie over bronnen, koppelingen, importgedrag, matching tabellen wordt in het nieuwe template bewaard. Door gebruik te maken van deze button kan u een snelkoppeling genereren die voor de
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
9
gekozen template de import-wizard automatisch laat lopen. Deze snelkoppeling kan u dan manueel of d.m.v. de Taakplanner in Windows getimed laten lopen. In uw map met tijdelijke bestanden (c:\foxwt...) komt er na elke uitvoering een LOG-bestand ("LogAutoImp_Template.txt") te staan waaraan u kan zien of alles goed is verlopen.
Volgende gegevens kunt u ingeven:
Naam template Beschrijving Systeem template
Een verkorte naam (maximaal 10 tekens), verwijzend naar wat een template precies is Een uitgebreidere omschrijving van de template Aanduiding dat deze template niet zomaar door iedereen gewijzigd kan worden. Bepaalde functies in DBFACTw maken zelfs automatisch dergelijke 'systeem'templates aan. De gebruiker met de 'hoogste' rechten (administratie, gebruikers maken en wijzigen), kunnen een systeemtemplate wel aanvinken en/of wijzigen. Andere gebruikers kunnen deze templates desgewenst wel gebruiken, maar nooit wijzigen.
Nadat u een nieuwe template aangemaakt en bewaard hebt, kunt u met de knop 'volgende' naar de tweede stap: Bestand (bron 10 ).
© <2006-2013> Sage TML nv
10
1.4
ArtikelimportWizard
Stap 2: Bestand
Hier bepalen we waar we de gegevens vandaan halen. Er zjin twee mogelijkheden: ofwel hebben we een rekenblad, een spreadsheet waar de gegevens kolomsgewijs in terug te vinden zijn ofwel hebben we een DBF (dBase of Foxpro) bestand met de gegevens in verschillende velden ondergebracht. DBFACTw herkent de keuze automatisch aan de extensie van de bestandsnaam: XLS of DBF.
Om een bestand te kiezen, kunt u het volledige pad met bestand intikken, of op de knop 'selecteer bestand' klikken. Indien u kiest voor een spreadsheet, kunt u een aantal extra zaken uitvoeren: Regelnummer met veldnamen
Sheet naam
Knop 'spreasheet tonen'
Hier kunt u de rij van het rekenblad ingeven waar de veldnamen in vermeld staan. In nagenoeg alle gevallen is dit rij 1, maar het kan gebeuren dat u daar voor bepaalde spreadsheets heeft voor afgeweken. Een spreadsheet kan uit verschillende werkbladen bestaan. Indien u de gegevens op een andere plaats heeft gezet, dan kunt u de naam van de spreadsheet hier ingeven. Standaard is dit leeg. Automatisch wordt verondersteld dat het eerste werkblad van een spreadsheet gebruikt wordt. Er is een spreadsheet gekozen. Indien Microsoft Excel op uw computer geïnstalleerd is, klikt u op deze knop, en automatisch wordt Excel geopend mét de gekozen spreadsheet. Handig om in detail de informatie te zien
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
11
Een spreadsheet inlezen: addertjes onder het gras Een spreadsheet is handig om te visualiseren, maar voor de import kan dit leiden tot verwarring. Hier volgen een aantal tips waar u best kunt op letten om het importeren tot een goed einde te brengen: Kolomnamen: De eerste rij van een spreadsheet bevat de namen die gebruikt worden om te verwijzen naar de kolommen bij de koppelingen. Deze kolomnamen kunt u best zo eenvoudig mogelijk houden: maximaal 10 karakters lang gebruik geen spaties in kolomnamen gebruik alleen letters, cijfers en het onderstrepingsteken iedere kolom moet een unieke naam krijgen. maak de kolommen breed genoeg, zodat alle informatie zichtbaar is. Immers, in bepaalde gevallen van import zal alleen het 'zichtbare' gedeelte geïmporteerd worden. Niet handig voor omschrijvingen en dergelijke. De gegevens zelf: de inhoud van de kolommen Buiten de zone: zorg ervoor dat buiten de plaats waar informatie in terug te vinden is, voor de rest niets op de spreadsheet is aangeduid. Zo kan het gebeuren dat er tientallen kolommen verder ergens nog een getalletje ingevuld is. Verwijder dit. zorg ervoor dat er geen grafische informatie of titels of iets dergelijks op de spreadsheet terug te vinden is. Indien u dergelijke spreadsheets ontvangt, zult u deze eerst moeten herwerken tot een 'tabel'-spreadsheet. Ieder artikel komt overeen met één rij op de spreadsheet Beperk het aantal kolommen, niet in het minst om het zootje overzichtelijk te houden probeer steeds een aparte kolom voor groep, soort en volgnummer te krijgen, indien u deze wenst te gebruiken tijdens het importeren. Zorg dat de informatie in de kolommen overeenkomt met echt importeerbare informatie. Een kolom met prijzen bevat nergens waarden zoals 'gratis' of ' niet bekend'. De importwizard kan hier onverwacht op reageren. Numerieke kolommen kunnen echt best numerieke informatie bevatten. Zo niet, zou het best kunnen dat DBFACTw automatisch alle waarden op nul zet.
Protip
Twijfelt u aan de "oprechtheid" van de bestanden, sla dan de xls-bestanden op als een dBASE IVformaat. Op deze manier wordt het gedeelte dat niet door de wizard wordt aanvaard, reeds in de conversie eruit gewipt. Indien u ziet dat bij het uiteindelijke bestand bepaalde zaken 'afgekort' zijn, zoals omschrijvingen, maak dan eerst in de spreadsheet die kolom breed genoeg. Automatisch zal Excel bij het bewaren in dBase formaat het veld groot genoeg maken om dan alle informatie te omvatten. Er is echter steeds een beperking van maximaal 250 karakters.
Toon Import Met de knop 'Toon Import', worden de gegevens als 'test' ingelezen. U ziet daardoor de informatie onderaan staan. Dit is een handige test om een eerste interpretatie krijgen hoe DBFACTw de informatie uit de spreadsheet zal binnenhalen.
Protip
U doet er goed aan om bij het bewaren van uw prijslijsten deze op te slaan op een centrale map (bvb. prijslijsten) op de server. Deze files kunt u benaderen van elk werkstation. Zo ondervindt u geen problemen indien u tijdelijk op een andere computer in het netwerk moet werken. Bovendien zullen uw gegevens wellicht automatisch gebackupped worden.
Opmerking: als u een bestaande template kiest, en het bestand wordt door de template niet meer gevonden, zal de
© <2006-2013> Sage TML nv
12
ArtikelimportWizard
bestandsnaam automatisch uitgeveegd zijn. U moet dan opnieuw de keuze maken welk bestand u wenst te importeren. Eens de bron van de informatie gekozen, bent u klaar voor stap 3: het importgedrag bepalen
13 .
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.5
13
Stap 3: Creatie/Update
In deze stap bepaalt u het importgedrag. Een aantal zaken worden bepaald, die verregaande gevolgen hebben voor de manier hoe de importwizard zich zal gedragen. Wees voorzichtig in het bepalen welke zaken u hier verandert. De derde stap ziet er als volgt uit:
U ziet hier drie grote zones op het scherm: De soort import Het soort import laat u toe te kiezen. U kan een creatie en een update tegelijkertijd laten uitvoeren zodat: 1. Onbestaande artikelen worden gecreëerd 2. Bestaande artikelen worden gewijzigd 3. En zelfs artikelen die niet meer in het bronbestand van de leverancier te vinden zijn, automatisch als 'einde reeks' te zetten. Voor de update kunt u kiezen uit meerdere 'categoriën'. Deze vindt ut erug bij de vierde stap, de koppelingen. Dit is handig, omdat u dezelfde template op andere momenten dan kunt gebruiken, bv. om alleen de prjizen aan te passen, of andere zaken.
De updatesleutel kiezen uitermate belangrijk ! Deze stap is van heel erg veel belang. DBFACTw kan één template gebruiken om tegelijkertijd artikelen te creëren én ook aan te passen. Dit houdt in dat DBFACTw op een of andere manier op zoek moet gaan of een artikel reeds in het
© <2006-2013> Sage TML nv
14
ArtikelimportWizard
artikelbestand terug te vinden is. Daarvoor wordt de 'updatesleutel' bepaald. Deze sleutel heeft daarom niet alleen iets te maken met het wijzigen (updaten) van artikelen, maar moet ook gesteld worden voor de creatie (het aanmaken) van artikelen. Het systeem werkt als volgt: u duidt een bepaalde updatesleutel aan. Deze koppelt u in de volgende stap ook aan de velden van DBFACTw (zie volgende stap). De importwizard zal dan rij per rij nakijken of die sleutel reeds bestaat. Het programma zoekt àltijd deze waarde op. Indien de waarde (bv. de referentie) teruggevonden wordt, is dat voor DBFACTw een signaal dat het gevonden artikel gewijzigd moet worden ipv gecreëerd. Indien het wijzigen niet aangevinkt is, zal DBFACTw automatisch het artikel overslaan. Deze 'simulatie' zien we pas gebeuren in stap 5, waar het resultaat voorgesteld wordt. Complexe sleutels zijn vandaag mogelijk, en deze breiden nu en dan nog uit. We geven enkele voorbeelden om dit nog beter te begrijpen: U heeft aangevinkt: creatie en update, en kiest voor updatesleutel 'relatie referentie op artikel'. U zult zien dat bij de koppelingen u verplicht wordt de koppeling te maken voor de relatie op artikel én de referentie, naast nog een aantal andere zaken (zoals groep, soort, omschrijving, stockbeheer etc.). Het import systeem zal rij per rij de leverancier en de referentie bepalen, en nazien of deze 'combinatie' leverancier én referentie in het dossier aanwezig is. Vindt het programma de combinatie terug, dan weet het dat dit artikel bedoeld wordt, en zal automatisch voorgesteld worden om dit artikel te wijzigen. Indien het niet gevonden wordt, dan zal DBFACTw automatisch voorstellen om het te creëren. Het kan echter ook voorkomen dat DBFACTw méérdere artikelen terugvindt die beide de combinatie van leverancier én die referentie heeft. In dat geval wordt het nog moeilijker. DBFACTw zal u dan informeren dat er 'dubbels' zijn van de referentie. Het wordt daarna uw taak om de referentie te verwijderen op de dubbele artikelen, zodat er uiteindelijk slechts één artikel met de combinatie leverancier + referentie overblijft. Het programma hanteert m.a.w. het voorzichtigheidsprincipe: als het niet 'eenduidig' kan bepalen welk artikel het moet wijzigen, zal het liever niét wijzigen. U wenst prijzen aan te passen, en heeft daarvoor een rekenblad met slechts 3 kolommen: een kolom met de ean-13 codes van de artikelen, de omschrijving die door de leverancier wordt gehanteerd (en die niet overeenkomt met uw gehanteerde omschrijving), en tenslotte de nieuwe prijzen. Oplossing: gebruik als updatesleutel 'stuknummer op artikelfiche'. We gaan er van uit dat daar de ean13 codes van de leverancier ingevuld staan. Als soor timport, vinkt u alleen 'update' aan (meestal 'update prijzen'). U zult zien dat dit de enige 'verplichte' koppeling is, aangezien DBFACTw adhv deze informatie preciés op zoek kan gaan naar het artikel dat aangepast moet worden. Daarnaast maakt u de noodzakelijke koppelingen van de prijzen. Dit wordt later uitgelegd.
Standaard staat de updatesleutel op 'referentie relatie op artikel'. Deze wordt immers het meest gebruikt, en is vooral ook wijzigbaar (iets wat niet gezegd kan worden van een artikelnummer of een volgnummer).
Klungelalarm
Als u vroeger niét werkte met de artikelimport, zorg dan dat de informatie van de gekozen updatesleutel op de artikelfiches terug te vinden is. Zoniet kan DBFACTw niet weten dat het artikel toch al bestaat. Het programma zal automatisch voorstellen om het artikel (opnieuw) te creëren.
Klungelalarm
Indien u deze stap niet goed begrijpt, kunt u tijdens de import onaangename resultaten verkrijgen, zoals het dubbel creëren van uw artikelen. Begrijp daarom goed wat hiermee bedoeld wordt.
Er wordt nog wat extra uitleg gegeven over de updatesleutels zelf Volledig artikelnummer
De combinatie groep, soort én volgnummer moeten precies overeenkomen, opdat DBFACTw het overeenkomende artikelnummer terugvindt. In de koppelingen kan men echter het artikelnummer zelf
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
Alleen volgnummer
15
niet koppelen, maar moeten de groepen, de soorten én de volgnummers apart gekoppeld worden. In dit geval gaat DBFACTw nagaan of een bepaald volgnummer teruggevonden wordt. Indien het niet teruggevonden wordt, dan zal DBFACTw automatisch er van uit gaan dat het artikel aangemaakt moet worden. Opgelet: het kan ook gebeuren dat een volgnummer meerdere keren voorkomt in een dossier! Immers, de basisvoorwaarde in een artikel is alleen dat het (volledig) artikelnummer uniek moet zijn. Aangezien de importwizard het 'voorzichtigheidsprincipe' toepast, d.w.z. in geval van twijfel liever niets doen, zal DBFACTw de aanpassing niet doorvoeren. Immers, er is geen zekerheid welk artikel precies bedoeld wordt door de aanduiding van het volgnummer alleen. Indien u meerdere keren dergelijke updates wenst uit te voeren, dan is het belangrijk om ook de parameter aan te zetten dat DBFACTw telkens controleert of het volgnummer uniek is.
Referentie relatie
Hierbij gaat DBFACTw telkens op zoek naar artikelen waar de combinatie leverancier + de referentie van het artikel (vermeld op de artikelfiche zelf) terug te vinden is. Ook hier geldt hetzelfde voorzichtigheidsprincipe: indien dergelijke combinatie meerdere keren voorkomt, dan zal DBFACTw weigeren om het artikel toe te wijzen. Het is dan eerst zaak om de artikelen goed in te stellen, vooraleer u deze import tot een goed einde kunt brengen. m Aangezien leveranciers de nodige punten, komma's, spaties, regelmatig van plaats veranderen, is het zaak om deze eerst er uit te filteren tijdens de bepaling van het artikel. Het kan echter voorkomen dat DBFACTw daardoor effectief toch meerdere artikelen terugvinden met dezelfde 'gefilterde' referentie. In dit geval zal DBFACTw automatisch opnieuw zoeken of toevallig geen enkele van deze referenties precies overeenkomt met de geïmporteerde waarde. Een voorbeeld: stel dat eenzelfde leverancier een referentie 11-11 heeft, en daarnaast ook een 111.1, maar dat het eigenlijk over twee verschillende artikelen gaat, dan zal DBFACTw, indien er meerdere artikelen gevonden worden, nogmaals zoeken of juist deze waarde wordt teruggevonden. Indien de waarde niét wordt teruggevonden, bv. 111-1, dan zal DBFACTw automatisch voorstellen om het artikel te creëren. Als echter de parameter bepaalt dat dubbele referenties niet toegelaten zijn, zit men met een conflict... Deze gevallen komen gelukkig maar zéér uitzonderlijk voor, en vormen alléén een probleem bij creatie van het artikel. Klungelalarm
© <2006-2013> Sage TML nv
Sommige gebruikers willen bij de start vlug hun artikelen aanmaken, en vergeten dan veelal de referenties in te vullen. Indien u echter later de import laat lopen, moet u op voorhand de lege referenties controleren. Immers, DBFACTw gaat er van uit dat deze referenties niet in aanmerking komen, en zal automatisch nieuwe artikelen willen aanmaken, terwijl misschien één van die artikelen zonder ingevulde referentie overeenkomt met één van de te importeren artikelen.
16
ArtikelimportWizard
Referentie leverancier
Stuknummer
Stuknummer en andere barcodes
Artikelcode
Stuknummer, merkcode en referentie
Protip
In dit geval wordt niét alleen gekeken naar de referentie die terug te vinden is op het artikel zelf, maar eveneens de combinatie van leverancier van een artikel + de bijhorende referenties, dit in geval we spreken over een multileverancier-artikel. Als DBFACTw slechts één artikel terugvindt dat voldoet aan de combinatie leverancier + referentie, dan weet het programma dat het deze mag kiezen om aan te passen of te creëren. Voor de volledigheid, een combinatie referentie leverancier + leverancier kan op één en hetzelfde artikel wél meerdere keren voorkomen. De barcode op de artikelfiche hoeft niet uniek te zijn, maar is dit vanzelfsprekend in veel gevallen wel. Het is daarom een ideale kandidaat om als updatesleutel gebruikt te worden. Voor verdere opmerkingen omtrent de keuze van updatesleutel, zie daarvoor ook 'welke updatesleutel kiezen 19 '. Indien het stuknummer niet voldoende is, kan men bij een artikel ook extra barcodes toevoegen. Ook hier geldt dat deze allemaal 'uniek' moeten zijn per artikel. Indien DBFACTw meerdere artikelen terugvindt met dezeflde barcode, zal DBFACTw ervan uit gaan, dat het enerzijds het artikel toch niet moet creëren (omdat het wellicht één van de dubbele artikelen is), en anderzijds zal DBFACTw automatisch er voor zorgen dat artikelen waarvan de barcode noch op de fiche, nog in de apart barcodes gevonden wordt, automatisch kandidaat is om gecreëerd te worden. Dit is wellicht een van de meest eenvoudige codes: hier wordt automatisch gezocht naar een bestaande code, en als die niét bestaat, wordt automatisch een artikel aangemaakt. Afhankelijk van het gebruik, zal bij deze laatste echter géén garantie gelden dat de aangeleverde artikelcode ook effectief gebruikt zal worden. zie daarvoor ook 'welke updatesleutel kiezen 19 ' Sommige leveranciers leveren weliswaar informatie aan, met artikelen waarvan niét altijd de barcode gekend is. In dit geval wordt eerst gezocht op barcode, indien deze ingevuld is. Indien deze niet gekend is, wordt de combinatie merk + referentie gezocht. Als deze ook niet gevonden wordt, dan wordt het artikel niét gevonden.
Wilt u veel gebruik maken van deze prachtige module, dan wordt aangeraden een aantal parameters ook aan te zetten. Immers, alles draait hier om de kwaliteit van de gegevens van uw artikel. Zorg daarom dat de parameters aan staan om Unieke volgnummers te verkrijgen Unieke referenties (d.w.z. combinatie dus van leverancier + referentie) Unieke barcodes Als u deze parameters aanvinkt, kunt u zelfs via 'controle relaties en artikelen' nagaan welke velden toch dubbele waarden hebben. Dit is zeker een handige manier om de dubbele waarden netjes weg te werken.
Opties voor import Daarnaast kunt u een aantal extra zaken instellen. We leggen ze hier in 't kort uit: De niet ingelezen artikelen automatisch EOL
Als we er van uit kunnen gaan dat artikelen die niet meer in het bronbestand voorkomen, niet meer verkrijgbaar zijn, mogen we hier een vinkje zetten.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
De status alleen wijzigen voor de ingelezen groepen van de leveranciers
Artikel op 'historiek' zetten ipv einde reeks
Automatisch creëren van groepen
Automatisch creëren van soorten
© <2006-2013> Sage TML nv
17
Automatisch zal de importwizard de artikelen opzoeken van de geïmporteerde leverancier, die wel bestaan in DBFACTw, maar niét in het bronbestand. Na de import krijgt men automatisch een overzicht van deze artikelen 20 . Men kan daardoor met één druk op de knop deze artikelen einde reeks of als historiek zetten. Het kan voorkomen dat u het veranderen van de status alléén wenst voor de groepen die op het rekenblad terug te vinden zijn. Immers, bepaalde leveranciers leveren soms aparte spreadsheets aan voor verschillende groepen artikelen. Zo vermijdt u dat bij het inlezen van één spreadsheet van een leverancier àlle andere artikelen van de leverancier op 'einde reeks' komen te staan. Hiermee gaan we nog verder: indien een artikel niet ingelezen wordt én er is geen voorraad noch backorders van het artikel, dan mag het zelfs automatisch verdwijnen. Dit is wat bedoeld wordt met de status 'historiek'. Artikelen in DBFACTw kunnen slechts aangemaakt worden als er een groep bestaat. Indien deze groep niet bestaat, zal DBFACTw, tijdens de simulatie van de import nakijken of er voor een succesvolle import groepen aangemaakt moeten worden. Indien DBFACTw dergelijke groepen vindt, zal het een apart schermpje tonen met een overzicht van de kandidaten. Voor verdere uitleg hierover, zie 'nieuwe codes in artikelimport 18 '. Deze optie volgt dezelfde redenering als de automatische creatie van groepen.
18
1.5.1
ArtikelimportWizard
Nieuwe codes in artikelimport
U heeft bij het template aangevinkt dat u automatisch groepen of soorten wenst aan te maken tijdens de import. Het is vanzelfsprekend heel makkelijk om op deze manier snel de groepen en soorten bij te maken, maar misschien is dit niet de bedoeling. Indien u echter uit de spreadsheet de groepen en groepsnamen kunt afleiden, dan zal DBFACTw deze netjes voorstellen. Om een zo aangepast mogelijke naam te kiezen voor de groep (of soort), zal DBFACTw automatisch op zoek gaan naar een kolom in het bronbestand, dat heet: Voor een groep: GROEPNAAM of GROUPNAME of NOMGROUPE
Als het programma deze kolom terugvindt, zal het automatisch de omschrijving voorstellen uit deze kolom. Indien de groepcode (of soortcode) meerdere keren voorkomt, zal de omschrijving van de eerste tekst in de kolom voor die groep voorgesteld worden. Indien er echter geen omschrijving gevonden wordt, dan komt er automatisch 'Groep ' + <de code> te staan. Veel minder elegant. Dezelfde manier van werken geldt voor de soort. DBFACTw gaat echter in dit geval op zoek naar een kolom in het bronbestand met de naam: SOORTNAAM of SORTNAME of NOMSORTE Het aanmaken van een groep of soort is aan bepaalde voorwaarden onderworpen. We beschrijven er hier enkele De code moet steeds even lang zijn (hoe lang wordt bepaald in de parameters) Bevat alleen hoofdletters bevat alleen letters, cijfers of het min (-) teken, of het onderstrepings (_) teken.
Klungelalarm
Controleer de lijst. Klik niet zomaar op 'creëer codes'. De lijst wordt voorgesteld omdat u met de nodige omzichtigheid de aanmaak van de codes controleert. Het kan immers voorkomen dat u, door een verkeerde koppeling, de verkeerde groepen zult aanmaken. Het corrigeren achteraf is veel meer werk.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.5.2
19
Welke updatesleutel kiezen
Wellicht één van de moeilijkste fazes in het importproces is te bepalen welke updatesleutel er gebruikt moet worden. Immers, de keuze van een verkeerde sleutel kan er toe leiden dat artikelen meerdere keren worden toegevoegd. Enkele vuistregels kunnen u op weg helpen. Indien uw leveranciers nagenoeg allemaal over bestanden beschikken met volledige (ean13-) barcodes, dan is dit uiteraard leuk, op voorwaarde dat u weet dat deze barcode niet zo snel wijzigt. Immers, bepaalde leveranciers en/of fabrikanten maken er de gewoonte van bij producties in andere landen, ook een andere barcode te kiezen. In dat geval is een barcode geen zo'n goede keuze uiteraard. In veel gevallen echter zal dit tot een goed resultaat leiden. In veel gevallen beschikt uw leverancier echter niét over een compleet (zeg maar, voor àlle artikelen) overzicht met voor àlle artikelen een barcode. Een referentie is dan het meest voor de hand liggend, en het is duidelijk dat dit al niet zo snel meer wijzgit
Het gebruik van het volgnummer en/of het artikel compleet wordt eerder afgeraden. De reden is eenvoudig: in DBFACTw kan men echt niet 'met de druk op de knop' de groep, soort, of volgnummer wijzigen. Indien u eerst de gegevens uit DBFACTw exporteert, en daarna importeert met een aantal aangepaste gegevens, ligt het voor de hand dat u de artikelcode mee exporteert, en deze gebruikt als updatesleutel om te importeren.
© <2006-2013> Sage TML nv
20
1.5.3
ArtikelimportWizard
Veranderen status niet geïmporteerde artikelen
U heeft in het importgedrag aangeduid dat u artikelen die van een leverancier niet meer op het bronbestand vermeld zijn, wenst te veranderen van status. Na de import heeft DBFACTw gedetecteerd dat dergelijke artikelen wel degelijk bestaan, vandaar dat deze in een lijst worden voorgesteld. Deze lijst wordt na het importeren automatisch voorgesteld. Markeren Opvragen Uitvoeren Sluiten
U duidt aan welke van deze artikelen u wenst te veranderen naar de status einde reeks (of zelfs 'historiek'). Om het artikel met één druk op de knop op te vragen. Zo kunt u zich er van vergewissen of het voorstel van de importwizard correct is. De artikelen waarvan u de status wenst te wijzigen worden overlopen en gewijzigd van status. Deze lijst wordt gesloten. Indien u nog niet op uitvoeren had geklikt, zijn de statussen niét aangepast.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.6
21
Stap 4: Koppelingen
In het template moet nu duidelijk gemaakt worden naar welke velden in DBFACTw de informatie van het bronbestand gestuurd moet worden. Dit is een minutieus werk, waarbij u zult zien dat de mogelijkheden om gegevens te importeren wel zéér ver gaan.
Dit scherm is onderverdeeld in drie belangrijke zones: De veldselectie: Bovenaan bepaalt u welke velden u wenst te zien Lijst: In de lijst ziet u een overzicht van de velden van het artikel, en hoe deze gekoppeld zijn Knoppen: met de knoppen bepaalt u wat u omtrent de knoppen wenst te doen. De veldselectie Met de functie artikelimport zijn onwaarschijnlijk veel velden te koppelen. Daardoor is het niet eenvoudig om nog een overzicht te houden, en moet men soms de volledige lijst doorscrollen om terug te vinden wat bedoeld wordt. Daarom hebben we een paar handige functies ingebouwd om snel de juiste velden te vinden. De uitklapbare lijst
© <2006-2013> Sage TML nv
De velden zijn gegroepeerd volgens een aantal belangrijke thema's. Zo vinden we als volgende categorieën terug: Veel gebruikte velden: de meest courante koppelingen die gemaakt worden bij de import Prijzen: alle prijzen Stockbeheer: de velden die verwijzen naar het stockbeheer
22
ArtikelimportWizard
Zoek
Aankopen Verkopen Boekhouding Extra informatie: extra informatie, zoals de memo! U klikt op de knop 'zoeken', of met Alt-Z raakt u zo in het veld waar u iets kunt intikken. De tekst die u daarin tikt, zal gezocht worden in de veldnaam. Het is voldoende dat die daarin voorkomt, om automatisch in de lijst worden beperkt. Het programma springt wel automatisch naar het eerste veld dat voldoet aan de ingegeven tekst. Voorbeeld: U tikt in 'bruto'. DBFACTw zal na het indrukken van <enter> automatisch de lijst beperken tot de gekoppelde velden én de velden waar in de veldnaam het woordje 'bruto' voorkomt. Bovendien wordt de gele balk automatisch geplaatst op het veld waar het woordje 'bruto' als eerste voorkomt.
Opgelet: de velden die reeds gekoppeld zijn, worden àltijd zichtbaar gehouden in de lijst.
De lijst met velden Het belangrijkste deel van de wizard is het koppelen van de informatie die we in het te importeren bestand terugvinden met de verschillende velden in DBFACTw. Zoals u misschien al heeft ondervonden kan je in de artikelfiche van DBFACTw heel wat zaken koppelen en zijn mogelijkse tientallen verwijzingen naar allerlei informatie beschikbaar. We gaan niet alle velden overlopen in de artikelfiche, laat ons er van uit gaan dat de beschrijving van de verschillende velden voor zich spreken. Veldnaam
De namen van de artikelfiche van DBFACTw worden hier weergegeven, in een volgorde die intern bepaald is. De volgorde kunt u niet wijzigen, maar er wordt verwezen naar de bovenliggende zoekfunctie om snel het juiste veld terug te vinden. Protip
In één importbeweging kunt u gigantisch veel informatie mee importeren. Zo kunt u meerdere leveranciers (tot 9) in één keer inlezen bij de artikelimport, evenals meerdere kosten (recupel, bebat etc), of zelfs de extra informatie van een artikel, die misschien over verschillende kolommen terug te vinden is op het bronbestand.
De velden van deze informatie worden duidelijk apart aangeduid, met specifieke voorletters. Deze worden hier apart herhaald: BRC
ARI
ALV
CST
BaRCodes: Verwijst naar de (extra) barcodes. Deze functie wordt nog niet in alle versies ondersteund. U kunt hiermee tot 9 extra barcodes tijdens het inlezen aan een artikel koppelen. ARtikel Informatie: De extra teksten van een artikel kunnen hiermee geïmporteerd worden. We verwijzen naar een apart hoofdstukje 36 dat hier verder uitleg over heeft. Alternatieve LeVeranciers: Dit zijn speciale velden die worden aangepast bij gebruik van verschillende instanties waardoor alternatieve leveranciers kunnen worden bijgewerkt. In een apart hoofdstukje wordt hier verder op ingegaan. Zie daarvoor 'aankoop leveranciers importeren 34 '. Aanvullende kosten: Recupel, Reprobel of andere aanvullende kosten kunnen hiermee in één beweging met de artikelimport mee ingelezen
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
23
worden. Herhaling
Voor een aantal bijkomende bestanden kan men meerdere 'instanties' inlezen. Zo kan het voorkomen dat men op één spreadsheet meerdere kolommen terugvindt. Zo kan men voor CST, ALV of BRC tot 9 extra blokken informatie inlezen.
Veldtype
Aanduiding hoe de informatie in DBFACTw zelf opgslagen wordt. Zo kunt u nagaan of deze voorstelling ook met uw gegevens overeenkomt, en of u nood heeft aan conversiefuncties bij uw koppelingen. We onderscheiden: N(nr1, nr2)
numerieke waarde, met nr1 = lengte en nr2 = aantal posities na de komma
I(4)
Integer, numerieke waarde zonder cijfers na de komma. Is steeds 4 posities lang. Karakterreeks, van maximaal
aantal karakters. Indien uw bronbestand langere karakterreeksen heeft, weet u hiermee automatisch dat DBFACTw de laatste karakters zal laten vallen. Datumveld, is steeds 8 posities lang
C(nr1)
D(8) L(1)
M(10) T
Verplicht
Keuze Koppeling
Matching UpdateType Status
Staat voor 'logical', ook soms 'boolean' genoemd. Deze logische waarde kan slechts 'waar' of 'onwaar' zijn, of in het Engels: .T. = true en .F. = false Staat voor 'Memo'. Hier kan men meestal zo veel tekst in kwijt als men wenst. DateTime. Een speciale vorm van een datum, waar ook een tijd kan meegegeven worden.
Afhankelijk van de gekozen opties bij stap 3, staan hier vinkjes ten opzichte van bepaalde velden. Vooraleer men verder kan gaan met de import moéten deze gekoppeld zijn aan (valabele) velden. U heeft een koppeling gemaakt, en het type koppeling wordt hier vermeld. Deze informatie vindt u verder terug onder 'bewerk koppeling 26 ' Afhankelijk van de keuze wordt hier de standaard waarde getoond, het veld waaraan de koppeling rechtstreeks is gemaakt of de formule die gebruikt wordt om de waarde voor het veld te berekenen. Indien een matching tabel gebruikt is, wordt hier het type gedrag voor de matching tabel bepaald. Zie daarvoor verder bij 'tabel voor koppeling 32 '. Per koppeling kunt u onthouden wanneer de koppeling gebruikt moet worden. Zie ook hiervoor bij de tabel voor koppeling 32 voor verdere uitleg. Gebruikt indien er problemen zijn bij de koppeling.
De Knoppen
Op dit scherm zijn verschilende acties mogelijk. We beschrijven ze in 't kort, omdat ze meestal leiden tot andere belangrijke functies in de artikelimportwizard. Vorige Bewerk koppeling Matching tabel Controleer veld
Toon waarden
© <2006-2013> Sage TML nv
U keer terug naar stap 3, om bv. de updatesleutel te wijzigen, of te bepalen dat u toch niet wenst artikelen te creëren. Indien er aan de koppeling een matching tabel gebruikt werd, kunt u met deze knop rechtstreeks de tabel raadplegen. Het programma gaat specifiek voor deze koppeling nagaan of deze wel goed werkt. Indien er (op dit moment) problemen worden gedetecteerd, zal het programma dit ook melden. Zo kan het voorkomen dat bij een nieuw importbestand, bepaalde waarden worden teruggevonden die door de importwizard niet toegelaten worden. De waarden die geïnterpreteerd worden voor dit veld worden in een aparte lijst 25
24
ArtikelimportWizard
Nieuwe instantie
voorgesteld. Voor de 'bijkomende' bestanden, kunt u hier snel een bijkomende instantie aanmaken. Deze knop werkt niét indien u op een veld staat van het artikel zelf. Ze werkt wel voor een ALV (leverancier), of een CST (kost). Voor extra informatie worden geen extra instanties bijgemaakt.
Volgende
U gaat de simulatie via stap 5 tegemoet.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.6.1
25
Toon waarden
Door op de knop 'waarden' te klikken, krijgt u een overzicht van de waarden die met de wizard geanalyseerd werden. Dit zijn alle mogelijke 'verschillende' waarden. Indien bij voorbeeld de waarde 1 tientallen keer voorkomt in het bronbestand, zal dit slechts eenmaal hier getoond worden. Om verder te gaan, klikt u op sluiten, en kunt u bv. koppelingen wijzigen.
© <2006-2013> Sage TML nv
26
1.6.2
ArtikelimportWizard
Bewerk koppeling
Het veld van DBFACTw moet gekoppeld worden aan de informatie van het importbestand. Daarvoor zijn veel mogelijkheden voorzien. Via het scherm 'bewerk koppeling' worden deze zaken gegroepeerd. Verder wordt beschreven hoe we dergelijke koppelingen tot stand brengen. Aangezien we werken met externe bronnen, waarvan de gegevens niet altijd nauwkeurig zijn, kan het gebeuren dat de importwizard daardoor in de knoop raakt. Daarom is voorzien dat alles wat u in deze importwizard voorstelt automatisch bewaard wordt. Als het programma ongekende foutmeldingen genereert, volstaat het om DBFACTw eventjes af te sluiten en daarna opnieuw te starten. U kiest aansluitend de artikelimport, de template waar u mee bezig was, en u zult zien dat alles netjes bewaard is gebleven. Het scherm ziet er als volgt uit:
Dit scherm bestaat uit verschillende zones: De type koppeling Het gebruik van de matchtabel, en wel type van matchtabel gebruikt wordt Het type update: deze koppeling gebruiken voor creatie én/of update De bibliotheek met veel voorkomende functies. Voor verdere uitleg over een aantal functies, zie 'functies voor de import' 29 . De type koppeling Verschillende type koppelingen zijn mogelijk. Deze zijn ondergebracht in drie grote categoriën. Standaard waarde
Voor alle artikelen die geïmporteerd worden, zal dezelfde waarde gehanteerd worden. In dat geval is in het bronbestand veelal geen informatie over dit veld aanwezig. Enkele voorbeelden: - alle artikelen wordt bepaald dat we stockcontrole aan zetten - alle artikelen worden geïmporteerd voor leverancier 'Van Import International' - alle artikelen gebruiken dezelfde grootboekrekening
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
27
- alle artikelen gebruiken dezelfde btw-code Directe koppeling aan importveld
De informatie van het artikel in het dossier is rechtstreeks verbonden aan een kolom, te vinden in het importbestand. Deze mogelijkheden zijn niet altijd voorhanden. Zo is het raadzaam dat het type veld overeenkomt. Immers, een karakterveld kan ik niet importeren in een numeriek veld. DBFACTw probeert u hier echter te helpen door een formule voor te stellen die wellicht voor de conversie zorgt van het type uit uw importbestand en het veld type dat door DBFACTw gehanteerd wordt. In de combobox naast 'directe koppeling', kunt u uit een lijst kiezen van de kolommen die in het bronbestand teruggevonden zijn. Enkele voorbeelden: - in het importbestand staat een kolom met de te hanteren verkoopprijzen - in het importbestand vindt u een kolom terug met de referenties van de leverancier - in het importbestand staat een kolom met de omschrijving die we wensen te gebruiken Klungelalarm
Gebruik formule
Als u een volgende keer uw template gebruikt, en de kolom (met die naam) bestaat niet meer, zal DBFACTw automatisch een foutmelding genereren. Als u daarna bij de directe koppeling kijkt, zult u zien dat het oorspronkelijk veld automatisch verdwenen is.
Deze mogelijkheid gaat nog veel verder. Hier kunt u de nodige functies gaan gebruiken, juist zoals u dat wellicht vroeger deed in uw cursus algebra of moderne wiskunde. Voor een verregaande uitleg over een aantal handige functise, zie 'functies voor import 29 '. Een formule verwijst steeds naar een kolom of aantal kolommen uit het bronbestand. Door de juiste combinatie van verschillende functies wordt de uitkomst verkregen, gewenst voor het veld van de artikelfiche van DBFACTw. Deze formule wordt pér rij van het importbestand opnieuw geëvalueerd om de waarde te kennen dat men op de artikelfiche moet invullen. Protip
Kennis van formules kunt u opdoen, door een goed boek te leren over de basis van programmatie, of ervaring op te doen in Microsoft Excel. Immers, het principe van het gebruik van deze formules is analoog.
Voorbeeld: Verkoopprijs = Prijs1 * 1.4 (waarbij Prijs1 een kolom van mijn rekenblad is) Een geavanceerd voorbeeld: als de prijs groter is dan 50 euro, moet afgerond worden op 1 euro, terwijl de prijs beneden de 50 euro gewoon op 5 eurocent wordt afgerond... IF( VKPPRIJS > 50, ROUND(VKPPRIJS,0), ROUND(VKPPRIJS*20,0/20 )
Het gebruik van een matching tabel
Het kan voorkomen dat de gegevens van het importbestand totaal niet overeenkomen met de inhoud die DBFACTw
© <2006-2013> Sage TML nv
28
ArtikelimportWizard
wenst. We kunnen een matching tabel niet beter vergelijken met een vertaling. Door het importbestand wordt een bepaalde waarde aangerekend, aangeduid via een directe koppeling of zelfs via een formule. We plaatsen hier zelf één per één een gewenste waarde tegenover. Gebruik matching-tabel
Als dit aangevinkt is, wordt duidelijk gemaakt dat de (berekende) importwaarde niet rechtstreeks aan het veld van DBFACtw moet aangereikt worden, maar gematcht moet worden aan een bepaalde waarde. Deze waarde wordt bepaald in de 'matching tabel' 32 .
Type matching-tabel
De import zal anders reageren, afhankelijk van welk type matching tabel bepaald is. Per import-beweging zal DBFACTw deze controle opnieuw uitvoeren, zodat ook bij een volgende keer geen verkeerde resultaten in het systeem terechtkomen. Geen informatie=Overslaan: De importwizard zoekt in de matching tabel of er voor de verkregen import-waarde een waarde voor het artikel tegenoverstaat. Indien deze niét aanwezig is, wordt het artikel automatisch overgeslagen. U krijgt hier echter geen foutmelding over. Informatie verplicht, anders fout : Vooraleer de import gestart wordt, zal DBFACTw alle waarden uit de import controleren of er een doelwaarde voor DBFACTw tegenover staat. Dit gebruiken we voor cruciale velden waar informatie eigenlijk verplicht is. Vindt het programma geen gematchte waarde, zal het niet overgaan tot de import. Geen informatie geeft standaard waarde: Stel dat in de meeste gevallen steeds dezelfde waarde gebruikt wordt, maar in slechts uitzonderlijke gevallen een afwijkende waarde geldt. In dat geval zorg u ervoor dat bij de 'stanaard waarde (zie hoger)' de meest voorkomende waarde ingevuld is. Alle andere, afwijkende waarden vult u in bij de matching tabel. Protip
Kies liever voor 'informatie verplicht, anders fout'. Zo hebt u zekerheid dat er geen verkeerde gegevens in het systeem terechtkomen.
Volgende functies zijn mogelijk: Toon Matching Tabel Toon waarden
Als u gekozen heeft voor het gebruik van een matching tabel én er is een keuze gemaakt welk type matching tabel u gaat gebruiken, kunt u via deze weg de tabel opbouwen. De volgens de koppeling berekende resultaten worden in een eenvoudig lijstje voorgesteld. Voorbeeld: u wenst na te gaan of prijzen juist berekend worden.
Controleer koppeling Verwijder koppeling Opslaan
Indien u zeker wenst te zijn of de formule correct ingevuld is, of dat de matching tabel compleet ingevuld is waar nodig, kunt u met een klik op deze knop de controle uitvoeren. De koppeling is overbodig, en u wenst deze te verwijderen. U klikt op deze knop, en het programma controleert eerst of de bewerkte koppeling gerealiseerd kan worden. Indien alle controles wijzen op een goede koppeling, wordt de koppeling onmiddellijk bewaard bij de template.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard 1.6.2.1
29
Functies voor import
In principe zijn alle in Foxpro (DBFACTw is ontwikkeld in Microsoft Foxpro) gebruikt worden. Hier worden een aantal frequent gebruikte formules gedocumenteerd.
String (karakter) functies Eenvoudige functies om karakterreeksen (strings) te manipuleren: ALLTRIM(str) UPPER(str) LOWER(str) LEFT(str,n1)
Wordt gebruikt om er zeker van te zijn dat alle 'blancs' of spaties verwijderd zijn uit een bepaalde string. Wordt gebruikt om kleiner karakters om te zetten naar grote karakters ( a à A ) Wordt gebruikt om grote karakters om te zetten naar kleine karakters ( A à a ) Verkleint een bepaalde string zoals hij gedefinieerd wordt. Voorbeeld: LEFT("wasmachine",4) = "wasm"
RIGHT(str,n1)
SUBSTR(str,n1,n2)
STRTRAN(str1, str2, Str3)
ALLTRIM(str)
REMTXT(str1)
RemoveLeadingZeros(str1) RemoveTrailingZeros(str1)
© <2006-2013> Sage TML nv
Geeft de meest rechtse karakters weer van een bepaalde string. Opgelet: bij het inlezen komt voor dat de rechtse karakters eigenlijk alleen maar 'spaties' zijn. Deze kunt u best eerst verwijderen met de functie 'alltrim' Stelt dat ARTIKEL = wasmachine Dus RIGHT(wasmachine van Whirlpool, 4) à pool (geeft enkel de laatste 4 karakters weer) Hier kan de lengte van een bepaalde string mee bepaald worden. Stelt dat ARTIKEL = wasmachine Dus SUBSTR(artikel, 1, 5) à wasma (wordt verkleind tot 5 karakters) OF SUBSTR(artikel,6) à chine (wordt weergegeven vanaf 6de karakter) Hiermee kan je bepaalde onderdelen van of volledige stringen laten veranderen naar een vooraf gedefinieerde string of onderdeel daarvan. Voorbeeld: ARTIKEL = abracadabra Dus STRTRAN(artikel, 'a', 'z') à zbrzczdzbrz (alle a's zijn veranderd in z) Verwijdert alle spaties voor én achteraan een bepaalde karakterreeks Voorbeeld: Stelt dat ARTIKEL = WH710PLOP & OMSCHRIJVING = WASMACHINE Dus artikel+omschrijving à WH710PLOP WASMACHINE (spaties voor wasmachine blijven weergegeven) Dus artikel+LTRIM(omschrijving) à WH710PLOPWASMACHINE (spaties voor wasmachine zijn verdwenen) Verwijder alle leestekens, zet alles om naar grote karakters en verwijdert alle spaties. Voorbeeld: Stelt dat ARTIKEL = DBFACTw is praktisch, polyvalent en enorm uitgebreid ! Dus REMTXT(artikel) à DBFACTWISPRAKTISCHPOLYVALENTENENORMUITGEBREID (je ziet hier duidelijk dat alle leestekens, spaties verwijderd zijn en dat alles is omgezet naar grote karakters. verwijderen alle 'nullen' vooraan een karakterreeks. verwijderen alle 'nullen' achteraan een karakterreeks.
30
ArtikelimportWizard
Functies combineren: door gebruik van haakjes, kan men zelfs functies combineren. Een voorbeeld: upper(left("Wasmachine",4)) geeft "WASM"
Numerieke functies + / - * en ()
int(n1) ceiling(n1)
round(n1, n2)
DBFACTw kan perfect een combinatie van de standaard rekeningfuncties gebruiken, evenals het gebruik van haakjes om de nodige prioriteiten in berekeningen toe te laten. Verwijdert alle cijfers na de komma van een bepaald getal Indien een getal cijfers na de komma heeft, zal het programma automatisch het getal afronden naar het juist hoger gelegen geheel getal. Bij voorbeeld: ceiling(3) = 3 ceiling(15.3) = 16 ceiling(-13.4) = 13 Deze handige functie rondt een getal af volgens het principe van 4/5den. Het tweede getal duidt aan op hoeveel cijfers men wenst af te ronden. Voorbeeld: staat daar 0, dan zal DBFACTw het getal afronden op de eenheid. Om te weten of er afgerond moet worden naar boven of beneden, wordt gekeken naar het eerst volgende cijfer, in dit geval het eerste cijfer na de komma. Een ander typisch gebruik is met n2 = 2, om af te ronden op de eurocent. In dat geval wordt gekeken naar het derde cijfer om te evalueren of er naar boven of naar beneden moet afgerond worden. Enkele voorbeelden: round(134.3, 0) = 134 round(134.5, 0) = 135 round(134.6, 0) = 135 round(134.3343433 , 2 ) = 134.33 round(134,3351001, 2 ) = 134.34
Protip
Stel dat je een bedrag wilt laten afdronden op een éénheid, dan gebruik je de formule: Round (bedrag, 0) Dan wordt het bedrag afgerond op 0 cijfers na de komma (en wel afronden, dit is bij 4 naar beneden, bij 5 naar boven) Dit truukje kun je ook gebruiken voor afronding op 1/20ste! Deel het bedrag bijgevolg eerst door 20, en daarna weer vermenigvuldigen. Round (bedrag *20, 0) / 20 Afronden op 1/4, dus een getal zal eindigen op .00, .25, .50 of .75: Round (bedrag * 4, 0) / 4
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
31
Conversiefuncties Moeilijker is het als de geïmporteerde gegevens niet overeenstemmen qua type variabele. Daarvoor bestaan conversiefuncties. Hier worden er enkele besproken. val(str)
str(n1, n2, n3)
padr(n1,n2)
Een karakterreeks wordt omgezet naar een numerieke waarde. DBFACTw scant positie per positie (eerste spaties worden overgeslagen), en tot dat er een 'puntje' staat, wordt de waarde 'opgebouwd'. De cijfers na het puntje worden automatisch gebruikt voor de decimalen. Opgelet: bij gebruik van deze functie kunt u best controleren of de cijfers na de komma ook netjes meegenomen worden in de import. Indien niet, kunt u best de tip gebruiken om een spreadsheet te bewaren als Foxpro/dBase bestand Doet juist het omgekeerde: zal van een waarde een karakterreeks maken. De waarde is n1, de lengte van de karakterreeks is n2, en het aantal decimalen te gebruiken vindt men in n3 terug. Deze laatste is bovendien een 'optionele' argument. U hoeft deze niet te gebruiken. 'Padding' betekent eigenlijk het aanvullen van spaties. Het getal wordt 'aangevuld' met spaties totdat het de lengte van n2 karakters bevat.
Krachtige controlerende structuren Opgelet: het gebruik van deze functies veronderstelt minstens een degelijke kennis van geavanceerde Excel functies, of enige programmeerkennis. Verdere uitleg, vindt u ook onder foxpro bij de website van microsoft terug. IIF(conditie, wrde1, wrde2)
Bekend als 'Inline' if, of 'IIF' bij Excel. Bij Nederlandse versies van Excel, spreekt men over de 'ALS'-functie. Deze functie bevat drie argumenten: 1. de conditie: een evaluatie wordt gedaan, bv. bedrag> 13. Dergelijke evaluatie heeft slechts twee mogelijke uitkomsten: waar of onwaar. Indien de uitkomst war is, wordt wrde1 verkregen, indien de uitkomst onwaar is, wordt de wrde2 bekomen 2. wrde1: een uitdrukking, als resultaat verkregen indien de berekende conditie 'waar' blijkt te zijn. 3. wrde2: een uitdrukking, als resultaat wordt verkregen indien de berekende conditie 'onwaar' krijgt. Voorbeeld van een verkoopprijs, die afhankelijk van een groep anders wordt berekend: IIF( groep = "LC", inkoop * 1.4, inkoop * 1.3) Ingeval de ingelezen rij tot de groep 'LC' behoort, wordt de verkoopprijs berekend, met een markup van 40 %, in àlle andere gevallen wordt 30 % gebruikt.
© <2006-2013> Sage TML nv
32
1.6.3
ArtikelimportWizard
Matching tabel
U heeft ervoor gekozen om een bronwaarde te vertalen naar een doelwaarde. Deze laatste wordt gebruikt om in het veld bij DBFACTw in te vullen. Op het moment dat dit scherm geopend wordt, heeft het programma automatisch alle mogelijke import-waarden (nu bronwaarden genoemd), in de lijst geplaatst. Het volstaat nu om per bronwaarde het gewenste resultaat er tegenover te zetten. Het koppelen van de verschillende waarden is gelukkig maar een éénmalig werk. Ook deze informatie wordt onmiddellijk bewaard bij het template waarvoor het gemaakt wordt.
Het invullen van de lijst gebeurt als volgt: u klikt op de lijst, en drukt op <enter>. Automatisch verschijnt uw cursor onderaan de lijst, waar het programma klaar staat om u de juiste waarde te vragen. U geeft de waarde in, en drukt weer op <enter>. Het programma springt automatisch naar het vinkje 'niet importeren'. Normaal drukt u gewoon opnieuw <enter>, waardoor het systeem u terugbrengt naar de lijst. Stel dat u een bepaalde waarde niét wenst te importeren, hoeft u ook geen waarde in te geven. Het volstaat dan om eerst op <enter> te drukken (om de waarde uit de lijst te halen), nogmaals op <enter> om op het vinkje te komen van 'niet importeren', de spatiebalk aan te slaan en nogmaals <enter>. Het vinkje staat in de lijst vermeld bij 'geen import'.
Bijkomende opdrachten:
Volledig leegmaken
Maakt de matching tabel volledig leeg. Echter, nadat u op deze knop heeft geklikt, worden wel
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
Verifieer tabel Auto match
33
de doelwaarden verwijderd, maar de 'bronwaarden', die teruggevonden zijn in de importtabel, zijn nog steeds zichtbaar. Kijkt na of de gemaakte koppelingen kloppen. De controle is anders, afhankelijk van het in de koppeling vastgelegde 'type matching tabel'.
De matching tabel wordt veel gebruikt, voor typische velden als groepen, soorten en relaties. Het kan ook voorkomen dat deze lijst vrji uitgebreid is. Om de matchingtabel snel in te vullen, is deze knop voorzien. Hoe deze automatische matching gebeurt, wordt hier in 't kort beschreven: Groep: als het bronveld precies overeenkomt met een bestaande groep, wordt deze onmiddellijk ingevuld. Indien blijkt dat er geen groep bestaat met precies dezelfde groepcode, wordt nagezien of er een groep is met dezelfde groepsomschrijving. Daarbij wordt geen rekening gehouden met grote of kleine letters. Als dat tenslotte ook niet lukt, wordt nagekeken of er een groep is waarvan de eerste letters van de groep beginnen met de karakterreeks uit het bronveld. Soort: Dezelfde redenering wordt gevolgd als bij de groep: eerst wordt gezocht of de code van een bestaande groep in DBFACTw precies overeenkomt met het bronveld, daarna wordt de omschrijving gezocht, en als dat niet lukt, wordt gezocht naar een soort waarvan de omschrijving begint met de ontvangen bronwaarde. Merk: Eerst zoeken we een merk dat volledig en precies overeenkomt met de ontvangen bronwaarde. Vinden we geen merk, dan zien we of de referentie overeenkomt (in de merken-fiche kunnen we een referentie ingeven. Het is daarom raadzaam om bij 'startconversies' de oude code hierin onder te brengen). Vindt men nog geen overeenkomst, wordt gekeken naar de tweede referentie, en tenslotte wordt gezocht wordt of er één merk is waarvan de brontekst IN een merknaam voorkomt met minimaal 3 tekens lang. Relatie (vooral voor leverancier): Er wordt eerst gezocht of we één relatie vinden, waarvan de naam precies overeenkomt met wat ontvangen wordt in de bronwaarde. Daarvoor wordt deze zoektocht eerst gedaan zonder rekening te houden met spaties en andere tekens. Indien er blijkbaar meerdere zijn, wordt daarna deze gekozen die toch overeenkomt met de juist tekens (spaties, hoofdletters etc). Daarna wordt gezocht bij het 'alternatief klantnummer'. Zeker bij startconversies is deze optie van groot belang. Tenslotte wordt ook weer gezocht naar één relatie met minimaal 3 karakters waarvan de naam overeenkomt. De kans is echter klein in dit laatste geval dat er nog slechts maar één relatie gevonden is.
Protip
Vertrouw niet zomaar op de automatch. Het is een truukje om snel een aantal evidente koppelingen te maken, en zo tijd uit te sparen. Het is raadzaam deze lijst altijd manueel te controleren vooraleer de import te starten.
© <2006-2013> Sage TML nv
34
1.6.4
ArtikelimportWizard
Aankoop leveranciers importeren
Het is een uitermate krachtige functie dat u, terwijl er artikelen worden aangepast of zelfs gecreëerd, automatisch ook (een aantal) leveranciers worden gecreëerd. De koppelingen leggen voor het importeren gebeurt op dezelfde manier als gelijk welke andere koppeling. Het verschil zit echter in de feedback dat u krijgt bij de import. Immers, DBFACTw concentreert zich op het artikel, en 'probeert' deze informatie ook aan te passen. Zo zult u nooit een foutmelding krijgen omdat een extra leverancier als aankoopinformatie aan een artikel niet toegevoegd kon worden. Aangezien het aankoopbeheer versie 3 veel beter gestructureerd werd, zullen we deze werkwijze van aanpassen of creatie toelichten: Wat moet u koppelen? Indien u extra leveranciers wenst toe te voegen, zijn volgende velden verplicht te koppelen: De leverancier De referentie De minimum bestelling Werkt u ook met vreemde valuta, dan is de verplichte koppeling ook nodig voor: de valutacode Werkt u zelfs met promoties, dan zijn volgende velden 'verplicht': promotie (ja/nee) promotie: datum van / tot Het spreekt voor zichzelf dat de prijzen en andere informatie gekoppeld moet worden, opdat deze informatie in DBFACTw zou bijgewerkt worden. Wat als ik meerdere leveranciers tegelijkertijd wens te koppelen? Het kan voorkomen dat uw leverancier in één spreadsheet per artikel (op één regel) meerdere prijzen heeft gezet. Dat kan te maken hebben met staffelprijzen (een prijs per stuk, prijs per tien stuks etc.), of zelfs een tijdelijke promotie. Deze informatie kan zelfs in één importbeweging ingelezen worden. Daarvoor gebruikt u de knop 'nieuwe instantie'. Per 'extra prijsinformatie' dat u wenst in te lezen, drukt u één keer op 'nieuwe instantie'. Zo kunt u tot 9 leveranciers in één beweging inlezen, en telkens de noodzakelijke informatie inlezen. Hoe weet DBFACTw nu of een leverancier voor het artikel gecreëerd of gewijzigd moet worden? Het programma zoekt in de eerste plaats op of het artikel wel degelijk over aankoopgedrag 'multileverancier' beschikt. Anders zal het niét overgaan tot het importeren van deze informatie! Eén uitzondering is als aankoopgedrag op 'aankoop op artikel' staat. In dat geval zal het programma toch nazien of de informatie op de artikelfiche geen kandidaat is om daar toch bij te werken, maar de kans is eerder klein. DBFACTw houdt rekening met de verplichte koppelingen om na te gaan of een leverancier voor het artikel gecreëerd moet worden, of dat een bestaande leverancier van het artikel gewijzigd wordt. Ter verduidelijking, een 'leverancier voor artikel' kan meerdere keren voorkomen. We verwijzen daarvoor naar de uitgebreide uitleg over deze leveranciers voor artikel. Zo kan één artikel tientallen keren dezelfde leverancier gebruiken voor een 'leverancier voor artikel', terwjil alleen de minimum bestelling verschilt of aangeduid is of het al dan niet over een promotie gaat. DBFACTw gaat als volgt op zoek: De zoekmachine gaat voor het artikel eerst nakijken of er voor deze leverancier reeds informatie bij het artikel is voorzien. Indien niet, zal het automatisch de leverancier automatisch aanmaken bij het artikel. Stel dat deze leverancier
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
35
bij het artikel toch bestaat, wordt gecontroleerd of de informatie precies overeenkomt, d.w.z. of de minimum bestelling, de referentie, de valutacode (als die al ingevuld zou zijn), en eventueel de informatie rond de promotie overeenkomt. Is dit niet het geval, zal DBFACTw er automatisch van uit gaan dat het om een extra leveranciersinformatie voor het artikel gaat. Een tweede item wordt dan gecreëerd. De enige uitzondering op deze zoektocht is als er een leverancier voor artikel gevonden wordt, waarvan eigenlijk ook alles overeenkomt behalve de referentie. In dit laatste geval gaat men er van uit dat bij deze nieuwe import de referentie ingevuld werd, en dat deze bij de bestaande leverancier voor artikel als juiste referentie ingevuld kan worden.
Klungelalarm
Ondanks alle correcte koppelingen en dergelijke meer, kan het toch noet voorkomen dat DBFACTw weigert (zonder foutmelding) om de leverancier aan te maken. Controleer in dat geval of er al geen andere artikelen zijn die identiek dezelfde referentie voor een artikel hebben. Mits de juiste parameters verbiedt DBFACTw immers de aanmaak van deze leverancier.
© <2006-2013> Sage TML nv
36
1.6.5
ArtikelimportWizard
Extra informatie importeren
U kunt de extra informatie van een artikelfiche inlezen. Hier zijn zelfs twee mogelijkheden voorhanden. Ofwel heeft u in uw bronbestand meerdere kolommen waar al deze informatie uit verzameld moet worden, ofwel beschikt u over één kolom waar zeer uitgebreid alle informatie in vermeld is. In dat laatste geval is de kans dat u een spreadsheet gebruikt vrij klein, gezien de maximale lengte van 250 karakters per regel. Opgelet: Voor de eerste taal heeft u de keuze om ofwel regel per regel te koppelen, dit tot vijftien regels ver. Daarvoor gebruikt u de veldnamen: 'ARI: Extra tekst regel ' ofwel het totale tekstblok door de koppeling te maken met 'ARI: Extra tekst Taal 1, wat in dat geval een memo is. U kunt ook beide items koppelen. De 'memo' koppeling zal in dat geval prioriteit krijgen boven de koppeling van de individuele velden. Voor de andere velden is deze mogelijkheid niet beschikbaar. Daar moet u steeds koppelen via de memo.
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
1.7
37
Step 5: Resultaat
Het resultaatscherm bestaat uit twee stadia. Bovenaan wordt vermeld, vooraleer de definitieve import is gebeurd, wat verm oedelijk het aantal artikelen is dat zal gecreëerd of gewijzigd worden. Indien via matching of andere methodes een aantal artikelen automatisch overgeslagen zal worden, staat dit bij 'Geen Import', en artikelen die niet geïmporteerd kùnnen worden, staan onder 'Fout' geteld.
Onderaan vindt u 'Resultaat import'. Zolang u niet op importeren heeft geklikt, staat daar n.v.t. bij. Het is pas als de definitieve import is gebeurd, dat daar vermeld staat hoeveel artikelen gecreëerd, gewijzigd, overgeslagen of fout zijn.
© <2006-2013> Sage TML nv
38
1.8
ArtikelimportWizard
FAQ
Aangezien de artikelimport een zeer krachtige module is, vormt deze veelal een vorm tot het stellen van veel vragen naar de helpdesk toe. Het is daarom handig om deze veel gestelde vragen eventjes door te nemen. Ik slaag er niet in meerdere leveranciers mee te importeren Het beste is in dit geval al zeker te werken met artikelaankoopbeheer versie 3. Belangrijk is dat daar DBFACTw op zoek gaat per artikel om te zien of de referentie aangemaakt mag worden op het artikel of niet. DBFACTw geeft alleen maar een foutmelding op het artikel (indien het dat niet kon bijmaken), maar niét bij de extra leveranciersinformatie. In de tekst bij de koppelingen vindt u hierover nog extra informatie terug. Het programma stelt mij voor dat alle artikelen gecreëerd zullen worden, terwijl deze reeds bestaan In dat geval heeft u ongetwijfeld een verkeerde 'updatesleutel' gekozen. Immers, DBFACTw gaat via uw informatie op zoek of het artikel reeds bestaat, en vindt deze referentie niet terug. Klik in dit geval zeker niet op 'importeren', of uw artikelen zitten er meerdere keren in, maar ga op zoek wat de juiste updatesleutel moet zijn. Ik wil alleen prijzen aanpassen, en toch vraagt DBFACTw mij om tal van velden te koppelen U heeft wellicht bij stap 3 ook aangeduid dat er eventueel artikelen aangemaakt moeten worden. In dat geval vraagt DBFACTw om ook alle velden die er 'eventueel' voor zullen zorgen dat een artikel aangemaakt moet worden, gekoppeld worden. Dit ziet u aan de vinkjes in de kolom 'verplicht'. Het volstaat in stap 3 het vinkje dan uit te zetten bij 'creatie', en u zult zien dat er heel wat minder informatie verplicht wordt. Bij het definitief importeren, krijg ik vooral te zien dat er een fout is, wat kan de oorzaak zijn? Tijdens de simulatie gaat DBFACTw van een aantal veronderstellingen uit. Echter, deze kunnen reeds gewijzigd zijn tijdens de definitieve import. Zo kan het voorkomen dat DBFACTw eerst zegt dat het een artikel wilt bijmaken, terwijl het bij de definitieve import daar niet in slaagt. Vergeet niet dat andere gebruikers tijdens het importeren ook nog kunnen werken, en dat DBFACTw in de simulatie niet kan weten of een bepaald artikel wel kàn aangemaakt worden. Zo komt het regelmatig voor dat het programma tijdens de import met een updatesleutel 'leverancier + referentie leverancier', eerst bepaalde dat het artikel gecreëerd moet worden, maar dat met de in de import voorgestelde combinatie groep, soort en volgnummer (het artikelnummer dus) toch al bij een ander artikel bestaat. Aangezien een artikelnummer steeds uniek moet zijn, kan DBFACTw het artikel niét aanmaken. Protip
Gebruik daarom liefst voor het volgnummer een unieke nummering, die door DBFACTw zelf automatisch oploopt. Op die manier is de kans dat DBFACTw uiteindelijk het gewenste artikel niet kan bijmaken veel kleiner. Dit kunt u doen bij de juiste parameters.
Ik probeer hetzelfde template te gebruiken met een bestaande template, maar krijg foutmeldingen Bij het gebruik van een bestaande template zal DBFACTw telkens àlle koppelingen met uw nieuw importbestand opnieuw evaluere. Indien er één koppeling niet volledig in orde is, zal de import niet doorgaan. Deze manier van denken valt onder het 'voorzichtigheidsprincipe'. Enkele (veel voorkomende) oorzaken van foutmeldingen: u heeft andere namen gekozen voor de kolommen, waardoor DBFACTw deze niet meer terugvindt. Het volstaat de koppeling te bewerken en de koppeling opnieuw te voorzien, zodat alles opgelost is. voor 'verplichte' matching tabellen zijn in het nieuwe importbestand nieuwe bronwaarden gevonden. een kolom in het importbestand is plotseling van een nieuw type. Waar het vroeger bij voorbeeld een karakterreeks was, is het nu numeriek. Moet ik voor alles wat ik importeer een kolom in mijn spreadsheet hebben? Helemaal niet. Het kan voorkomen dat voor alle te importeren artikelen steeds dezelfde waarde gehanteerd wordt. In dat geval kunt u een 'standaard koppeling' forceren. Ik importeer mijn artikelbestand met de nieuwe prijzen. Al mijn omschrijvingen zijn opnieuw aangepast, terwijl ik deze in DBFACTw gewijzigd had U heeft een vinkje te veel gezet bij de koppeling van uw omschrijving. Bij het 'update type', kunt u daar de omschrijving invullen bij creatie en/of update. Aangezien u ook een vinkje heeft geplaatst bij 'update', kiest de importwizard er voor
© <2006-2013> Sage TML nv
Artikelimportwizard
39
om ook bij de wijziging uw omschrijving aan te passen. Kan ik zogenaamde 'psychologische prijzen' importeren in DBFACTw? Psychologische prijzen zijn de typische prijzen die gebruikt worden in handelsondernemingen. Klanten zien liever een prijs aan 99 € ipv 101. Stel dat u alle prijzen wenst af te ronden met 9 op het einde, dan volstaat volgende formule, er van uitgaand dat VKPINCL de (niet psychologische) prijs is uit uw spreadsheet: ROUND(VKPINCL/10,0)*10 -1 Redenering: de prijs wordt eerst gedeelt door tien, zodat eigenlijk afgerond wordt op het tiental. 97 wordt 100, 94 wordt 90, 199 wordt 200. Als we daar één eenheid in mindering brengen, wordt 97 daardoor 99, 94 wordt 89, 199 blijft... 199. Als we echter steeds naar boven willen afgerond zien, vervangen we de functie ROUND door CEILING: CEILING(VKPINCL/10)*10-1 Hoe kan ik meerdere kostencodes importeren? Voor verschillende velden kan u meerdere dingen importeren. U duidt hiervoor het gewenste veld aan, dit is in ons geval CST: Kostencode en druk vervolgens op de button . Er wordt dan een 2de veld aangemaakt met deze naam zodanig dat u dit kan koppelen aan uw 2de kost die u wenst te importeren.
© <2006-2013> Sage TML nv
