HiAnt. Module. Klantenopties. Prato Services nv

HiAnt

Module

Klantenopties

Prato Services nv [email protected] www.prato.be

Aanmaakdatum: 2-8-2013

1 INHOUD 1 2

Inhoud .............................................................................................................................................. 2 Voorwoord ........................................................................................................................................ 3 2.1. Het pakket ................................................................................................................................. 3 2.2. Afspraken .................................................................................................................................. 3 3 Algemene klantenopties ................................................................................................................... 4 4 Opties ivm contracten....................................................................................................................... 6 5 Opties ivm facturen .......................................................................................................................... 7

Gebruikershandleiding: HiAnt Module: Klantenopties Aanmaakdatum: 2-8-2013 www.prato.be

2/9

2 VOORWOORD 2.1. HET PAKKET HiAnt is een gebruiksvriendelijk softwareprogramma waarmee de moderne bedrijfsleider zijn of haar HRM- en CRM-beleid perfect kan aansturen. Het programma is geschreven vanuit de vrij ingewikkelde praktijksituatie van een interim-kantoor en vervolgens verfijnd om toepasbaar te zijn voor alle KMO’s uit alle sectoren.

2.2. AFSPRAKEN Prato behoudt zich het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato.


3/9

3 ALGEMENE KLANTENOPTIES Hieronder worden alle mogelijke klantenopties in HiAnt opgelijst, eventueel toegelicht met een voorbeeld. Indien de klantenoptie betrekking heeft op het afdrukken van documenten, wordt er eveneens aangeduid of de optie betrekking heeft op de oude en/of nieuwe afdrukmodule (kolom O= oud, N= nieuw)

Optie Voorbeeld

O

N

BIN

BN

GBN

GKT

GPA

X

GPP GUP KAPP

X X X

KCD

X

KCD=QBZ

KKPP

X

MIU

X


X

Verklaring BTW nummer in aanvraag. Je kan m.b.v. een parameter instellen dat indien je geen BTW nummer invult in een klantenfiche en er is geen optie BIN of GBN (geen BTW nummer) aanwezig, HiAnt zal vragen of dan toch de optie GBN wenst in te stellen (zie parameters) Niet BTW plichtig, kan ingevuld worden bij klanten waarbij geen BTW moet aangerekend zijn (BTW moet dan natuurlijk wel op N staan) Geen btw nummer – klant heeft geen BTW nummer - bij de export van klanten (standaard module) wordt er dan op de plaats van het BTW nummer NB (niet bekend) geplaatst. Je kan via een parameter (zie verder) een controlelijst laten maken voor alle klanten met optie GBN die toch facturen hebben ontvangen. Indien je een afwijkende kilometertabel bij een bepaalde klant wenst te gebruiken, dien je dit aan te geven in de optiebalk: GKT: gebruik km tabel Momenteel zijn er de volgende mogelijkheden: Optie niet ingegeven: key = ALG, keywaarde = 0 GKT = ALG, algemeen niveau (identiek aan optie niet ingegeven), key = ALG, keywaarde = 0 GKT = PC, paritiar comité niveau, key = PCSUB, de keywaarde is de integer van het pca of pcb van de klant, afhankelijk van de sektie van de uitzendkracht GKT = PCSUB : subparitair comité niveau, key = PCSUB, keywaarde het pca of pcb van de klant afhankelijk van de sektie van de uitzendkracht (zonder af te ronden) GKT = FI : klantniveau, key = FI, de keywaarde is de id van de klant (Opgelet : niet de klnr, maar de id van de klant Geen prestatieblad afdrukken – deze optie kan men gebruiken bij klanten die hun prestaties op een andere manier doorgeven. Geen pc op prestatieformulier afdrukken Geen uurloon op prestatieformulier Kopieer afdelingID naar prestaties en premies: indien je de afdelingID van het contract naar de prestaties en premies wenst te kopiëren. KLANT CODE : Bepaalt de code van de klant tijdens de procedure van het inlezen van de tikklok gegevens. Wordt gebruikt om de naam van het tikklok bestand te bepalen. Kopieer kostenplaatsid van het contract naar de prestaties en premies na de tikklok import Metaalpremie in uurloon : bij uitzendbedrijven die de

4/9

NKP

PIM

STR

SYND

TIK

TIK=GPS

TTP

VWB

VUT


X

metaalpremie in het uurloon opnemen kan men deze melding op de laser factuur tonen. Indien je deze klantenoptie invult, zal de klant als “nationale klant” worden beschouwd en zal deze dus over de verschillende kantoren heen te zien zijn. Zo kunnen alle kantoren dan bijvoorbeeld een bestelling aanmaken met deze klant, contracten enz. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat je een parameter (zie verder) activeert. Prestatie ingave in minuten; indien men deze optie ingeeft, kan men de prestatie ingave in de Shift-F5 in minuten ingeven en raadplegen. Intern blijft alles in honderdsten opgeslagen zodat er geen problemen optreden met lijsten en overzichten. (Premie ingave blijft in honderdsten) (zie meer info handleiding ‘Operations’) Met deze optie wordt de mogelijkheid geboden om per klant een apart bestelkantoor te definiëren, dit kan bijvoorbeeld om alle maaltijdcheques van een inhouse klant samen in een enveloppe te ontvangen (en dus apart van de maaltijdcheques van het volledige kantoor). Deze optie heeft voorrang op het afhaalkantoormaaltijdcheques Deze optie moet je invullen bij klanten waar een vakbondsafgevaardigde is. Het is van belang bij het opstellen van de CAO58 in het hoofdkantoor. TIKKLOK TYPE : Geeft het tikklok type dat de klant gebruikt. Noodzakelijk om te weten volgens welke procedure de tikklok gegevens moeten ingelezen worden. Met deze optie kan je instellen dat het tikkloknummer, dat kan ingegeven worden in de werknemerfiche, op het prestatieformulier verschijnt Vervang werknemernummer door batchnummer. Deze optie dient gebruikt te worden voor Prato tikklok bestanden waarbij in het tikklok bestand andere werknemernummers dan de HiAnt werknemer nummers zijn opgenomen. HiAnt veronderstelt namelijk dat indien er werknemernummers worden ingegeven dit steeds de HiAnt werknemernummers zijn. Indien dit niet het geval is, kan men volledig met de batchnummers werken door deze optie in te geven. Voorschot uitbetalen toegestaan

5/9

4 OPTIES IVM CONTRACTEN Optie

Voorbeeld

BCGAS

BGGZ

O

BGGZ BGGZ = 12

CRN GGC

X

IAV

IKV

KGM

PRC

N

X

PRC=0 PRC=1


X

X

Verklaring In je het menu ‘klantcontract’ gebruikt, kunnen de contracten van een bepaalde klant gezamenlijk afgedrukt worden (ipv afzonderlijk) in de vorm van een samenvattend document. Dit geeft een duidelijk overzicht voor de betreffende klant. Uiteraard wordt ook een gedetailleerde bijlage aangemaakt bij het klantencontract, gegroepeerd per afdeling. Via de klantoptie BCGAS kan ingesteld worden dat er geen bijlage per afdeling aangemaakt moet worden. Bepaalt of men tijdens het bewaren van een contract moet controleren of de uzk in het bezit is van een blanco BGGZ. Indien men een parameter meegeeft, mag deze datum maximaal zoveel maanden verstreken zijn. Controleer rooster bij parttimers NIET Voor deze klant geen gezamenlijk contract afdrukken, maar afzonderlijke contracten Met deze optie zal bij het toevoegen van prestaties worden gecontroleerd of de contracten afdelingen bevatten. Deze controle gebeurt zowel bij: Week- en maandingave Manuele ingave Automatische ingave via de knop ‘Prestaties’ Bij het klaarzetten van de prestaties. De controle bij het klaarzetten van de prestaties staat standaard op en is blokkerend, maar dit kan door parameters aangepast worden (zie verder). Met deze optie zal bij het toevoegen van prestaties worden gecontroleerd of de contracten kostenplaatsen bevatten. Deze controle gebeurt zowel bij: Week- en maandingave Manuele ingave Automatische ingave via de knop ‘Prestaties’ Bij het klaarzetten van de prestaties. De controle bij het klaarzetten van de prestaties staat standaard op en is blokkerend, maar dit kan door parameters aangepast worden (zie verder). Standaard telt het systeem de AD en KOM uren te samen om het de maaltijdcheques in het shift-F5 scherm te bepalen. Door echter de optie KGM (Kompensatie uren Geen Maaltijdcheques) in de optie van de klant op te nemen. Zal het systeem de compensatie-uren niet mee tellen voor het berekenden van het aantal maaltijdcheques.) Met deze optie kan men per klant bepalen of het ingegeven rooster al dan niet op het uitzendkracht contract wordt afgeprint. Bij jobstudenten en parttimers wordt het rooster steeds afgeprint.

6/9

5 OPTIES IVM FACTUREN Optie

Voorbeeld O N

Verklaring

AEF

AEF=2

Standaard wordt voor alle facturen 1 kopie geprint. Met deze optie kan je aangeven dat er meerdere exemplaren dienen afgedrukt te worden. In dit voorbeeld geef je aan dat de factuur bij deze klant 2 maal achter elkaar afgedrukt dient te worden. Je ziet dan de afdelingsgegevens op de factuur Indien deze optie vermeld is, verschijnt de volgende tekst automatisch op de faktuur : KB1/ART20:BTW te voldoen dr medecontractant Met deze optie geef je aan dat je graag een voorblad bij alle facturen wenst met daarop volgende bedragen: nettobedrag, BTW en het totaal van de factuur Hiermee wordt een statistiek afgedrukt op het einde van een factuur. Standaard zullen de velden afdeling, sektie, week en code getoond worden. Je kan echter ook nog een optie FTTYPE ingeven, dan kan je zelf aanduiden welke waardes getoond worden. Indien je gebruik maakt van de optie FTTYPE zullen de velden werknemernaam, aantal en netto sowieso ook getoond worden Deze optie kan je instellen in combinatie met de optie FTOT om een aantal extra waarden te kunnen zien. Je beslist dus zelf hoe de statistiek van de factuur er moet uitzien:

AOF BM

X

X

EFT

X

FTOT

FTTYPE

X

FTTYPE=2

X

X

X

X

Met FTTYPE=2 bepaal je in dit voorbeeld dat naast de standaard waarden werknemernaam, aantal en netto, ook de velden datum, afdeling, kostenplaats en werknemernummer getoond worden, en dat in de volgorde zoals beschreven. Je kan zo vaak je wil een FTTYPE aanmaken (of een maximum aantal types??), maar je kan enkel selecteren uit volgende waarden (gescheiden door een komma): (Code NL, Code FR: veldnaam) AFD, DEP Afdeling KP, CP Kostenplaats Ploeg, Equipe Ploeg Week, Sem Week Code Omschrijving Stat Sektie Wnnr, empnr Naam Gebruikershandleiding: HiAnt Module: Klantenopties Aanmaakdatum: 2-8-2013 www.prato.be

7/9

FZD

X

GAF

SFB

X X

SFB=25000

SFK

SPWA


X

X

X

Datum, Date Datum Bestelbon Bestelbon Indien men deze optie instelt, zullen de facturen zonder detaillijnen afgedrukt worden. Door de optie GAF (gebruik aparte factuurnummer) kan men voor een bepaalde klant instellen om de tweede reeks van factuurnummers te gebruiken. (Dit is enkel mogelijk indien men gebruik maakt van de doorlopende nummering en niet van de aparete nummering per kantoor, jaar, en type factuur. Om dit correct te doen verlopen dient in de globalvar een ingave voor de ManFaktuurNr waarde te zijn. Indien deze ingave niet correct is gebeurd, zou het dus kunnen gebeuren dat er een dubbele factuurnummer wordt geboekt. Daarom controleert hiant steeds of een manueel faktuurnummer reeds bestaat in de facturentabel. De parameter manuele factuurnummer zoals in de vorige versies van HiAnt komt hierdoor ook te vervallen. Men kan aangeven wat het maximale bedrag is dat een bepaalde klant op zijn factuur wenst te ontvangen. Indien een bepaalde factuur boven dit bedrag komt, zal ze automatisch opgesplitst worden in 2 facturen. In dit voorbeeld zal de factuur opgesplitst worden indien ze meer dan € 25000 bedraagt. Deze module dient geactiveerd te worden met een parameter: ‘facturatie’, ‘maxbedragperfactuur’, ‘controle’ (standaard waarde 0, om te activeren, waarde 1 geven) Speciale factuur klant: de facturen van klanten met deze optie zullen eerst afgedrukt worden. Je kan tevens een parameter instellen zodat de bundel gesorteerd worden op het aantal pagina’s die een factuur bezit: ‘AfdrukFactuur’, ‘Optie’, ‘SorteerOpAantalPaginas’ stel je dan in met waarde 1. Het splitsen van facturen wordt gestuurd door de optie SPWA die ingevuld kan worden in de klantenopties. Standaard wordt geen splitsing toegepast. De facturen worden gesplitst tijdens het toevoegen van de facturen aan de facturatierun (dus voor de eigenlijke berekening van de facturen) o 1 = per afdeling. Indien bij sommigen geen afdeling ingevuld werd, zal dit gegroepeerd worden onder ‘geen afdeling’. o 2 = per werknemer o 3 = per werknemer en afdeling o 4 = per splitscode (splitscode is manueel in te vullen) o 5 = per afdeling en splitscode Indien je SPWA = 5 gebruikt, dien je ook aan te geven of HiAnt automatisch de splitscode in het contract dient aan te passen. Indien je dit niet aangeeft, zal je geen facturen kunnen toevoegen aan de facturatierun. Volgende mogelijkheden zijn er voor de code USC (update splits code) 1 = geen automatisch update, de gebruiker vult zelf de splitscode in

8/9

2 = de splitscode bevat de sektiecode (15, 115, 195,…) 3 = de splitscode bevat het feit of het een jobstudent is of niet 4 = de splitscode scheidt arbeiders van bedienden (arbeiders op één factuur, bedienden op een andere factuur, ongeacht of het jobstudent is of niet) 5 = de splitscode bevat het kantoornummer Een andere splitscode dan 1 tot en met 5 is op dit moment niet toegelaten.

TAK

X

TOF

X

X

TOFALWAYS

X

X

VAF

X

Optie TAK toegevoegd, op de factuur worden dan ook de totalen per afdeling per kode afgedrukt (Totalen per Afdeling en Kode) Met behulp van de opties TOF (tekst op factuur) is het mogelijk om extra teksten op factuur te plaatsen. De tekst dienen eerst ingegeven te worden in de vertaal of vertaalUZB tabel met een bepaalde code. Hierbij dien je dan ook de Nederlands- en de Franstalige omschrijving bij in te geven. Let op : de gebruikte code in de vertaaltabel mag geen komma bevatten. In de klant fiche geeft je dan de optie TOF=in, waarbij de code gelijk is aan de gebruikte code in de vertaal of vertaalUZB tabel. De tekst die hierbij gedefinieerd komt op elke factuur te staan en heeft voorrang op elke andere TOF optie Indien een klant de optie VAF (Verberg afdeling op faktuur) heeft, wordt er bij de afdruk van fakturen via Word, geen afdeling en ook geen sektie getoond op de faktuur. Er wordt in dit geval puur gesorteerd op uitzendkrachtnaam. De factuurafdruk dient per uitzendbedrijf bekeken te worden. Onderstaande klantopties zorgen voor een specifieke sorteervolgorde van de detaillijnen van een factuur SFN week, isnull(klafd.naam,’-‘), wektie, naam, wn.naam, wn.voornaam, faktuurd.wnnr, volgordefac, netto desc VAF week, wn.naam, wn.voornaam, volgordefac, netto DESC KLBB week, isnull(klkostenplaats.code,’-‘) + ‘:’ + isnull(contactpersonen.naam,”) + ‘ ‘ + isnull(contactpersonen.voornaam,”), isnull(klafd.naam,’-‘), sektie.naam, isnull(volgordefac,’1000’), ebedrag, coef, specs IBV GKC Gebruikershandleiding: HiAnt Module: Klantenopties Aanmaakdatum: 2-8-2013 www.prato.be Interim bij volmacht: de klantencontracten en bijlagen zullen niet meer afgedrukt worden. Deze optie kan gebruikt worden voor zowel de oude als de nieuwe afdrukmodule in HiAnt Ook bij deze optie zullen de klantencontracten en bijlagen niet afgedrukt worden, maar je kan deze optie enkel gebruiken bij de nieuwe afdrukmodule 9/9

HiAnt. Module. Klantenopties. Prato Services nv

Recommend Documents