e-sonet Module Werknemersfiche Prato Services nv Hoogstraat Genk T ++32 (0) F ++32 (0)

e-Sonet

Module

Werknemersfiche

Prato Services nv Hoogstraat 69 3600 Genk T ++32 (0) 89 518670 F ++32 (0) 89 355339 [email protected] www.prato.be

Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche www.prato.be

1/25

1 WERKNEMERSFICHE 1.1. INHOUDSTABEL 1

Werknemersfiche ............................................................................................................................................................... 2 1.1. Inhoudstabel ............................................................................................................................................................. 2 1.2. Overzichtscherm ....................................................................................................................................................... 3 1.2.1. Overzichtscherm werknemers.......................................................................................................................... 3 1.2.1.1. Zoeklijn: Wnnummer/Wnnaam; Straat; Stad; Persoonnummer; Geboortedatum ....................................... 3 1.2.1.1.1. Letters .............................................................................................................................................. 4 1.2.1.1.2. Cijfers ............................................................................................................................................... 4 1.2.1.1.3. Tekens.............................................................................................................................................. 4 1.2.1.2. Gegevenslijst .............................................................................................................................................. 5 1.2.1.2.1. Sorteervolgorde ................................................................................................................................ 5 1.2.1.2.2. Kleuren ............................................................................................................................................. 5 1.2.1.2.3. Verplaatsen van kolommen .............................................................................................................. 5 1.2.1.2.4. Export naar Excel ............................................................................................................................. 6 1.2.1.2.5. Actieve contracten ............................................................................................................................ 6 1.2.1.2.6. Nieuw, Detail .................................................................................................................................... 6 1.2.1.2.7. Aantal werknemers........................................................................................................................... 6 1.2.1.3. Snelingave, sectie, historiek, prestaties, planning, tellers........................................................................... 6 1.2.2. Detailscherm werknemer ................................................................................................................................. 6 1.2.2.1. Werknemer-werkbalk .................................................................................................................................. 8 1.2.2.1.1. Nieuw, opslaan, verwijder, annuleer, zoekscherm contracten. ........................................................ 8 1.2.2.1.2. Dimona aangifte ............................................................................................................................... 8 1.2.2.1.3. Bedrijfsvoertuigen ............................................................................................................................. 9 1.2.2.1.4. Eerste contract; Vorig contract; Volgende contract; Laatste contract ............................................ 10 1.2.2.2. Toonvelden ............................................................................................................................................... 10 1.2.2.3. Tabblad ALGEMEEN ................................................................................................................................ 11 1.2.2.4. Tabblad WERKNEMER INFO.................................................................................................................. 14 1.2.2.5. Tabblad CONTRACT ................................................................................................................................ 15 1.2.2.6. Tabblad CYCLUS ..................................................................................................................................... 20 1.2.2.6.1. Cyclus & Cyclus : ‘10286’ & Cyclus Info......................................................................................... 21 1.2.2.6.2. Nieuwe cyclus aanmaken ............................................................................................................... 22 1.2.2.6.3. Cyclus bewaren .............................................................................................................................. 22 1.2.2.6.4. Cyclus verwijderen ......................................................................................................................... 22 1.2.2.7. Tabblad LOON INFO ................................................................................................................................ 22 1.2.2.7.1. Waarde, eenheid, geldig van, geldig tot ......................................................................................... 22 1.2.2.7.2. Type en referentie .......................................................................................................................... 23 1.2.2.7.3. Omschrijving ................................................................................................................................... 23 1.2.2.7.4. Ander overzicht .............................................................................................................................. 23 1.2.2.8. Tabblad RSZ INFO ................................................................................................................................... 23 1.2.2.9. Tabblad EXTRA INFO .............................................................................................................................. 24 1.2.2.10. Tabblad ATTESTEN ............................................................................................................................ 25


2/25

1.2. OVERZICHTSCHERM Klik in het hoofdscherm op de knop WERKNEMER of klik in het overzichtscherm van de werkgever op de knop WERKNEMERS of beweeg via de menubalk.

1.2.1.

OVERZICHTSCHERM WERKNEMERS

1.2.1.1.

Zoeklijn: Wnnummer/Wnnaam; Persoonnummer; Geboortedatum

Straat;

Stad;

In de zoeklijn vind je vijf zoekvelden terug. Dankzij deze zoekvelden kan je de lange lijst gegevens filteren op basis van de criteria die je in deze zoekvelden invult. Het resultaat is een gefilterde lijst die voldoet aan alle ingegeven voorwaarden. Als voorwaarde bij nummer moet je het volledige werknemernummer ingeven dat je wil selecteren. Als voorwaarde bij naam mag je de volledige naam ingeven, maar kan je je ook beperken tot de beginletters. Het systeem geeft je dan een overzicht van alle namen die beginnen met de letters die je in je voorwaarde gedefinieerd hebt. Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche www.prato.be

3/25

Geef in één of meerdere zoekvelden een voorwaarde in. Om van het ene zoekveld naar het andere voorwaarts te springen gebruik je de Tab-toets. Wil je terug achteruit springen, gebruik dan Shift-Tab. Je zal wellicht opmerken dat boven sommige zoekvelden twee veldbenamingen staan, gescheiden door een slash (/), en boven andere slechts één. Daar waar twee benamingen bovenstaan kan je een keuze maken tussen één van deze twee veldbenamingen. Op basis van de gekozen veldnaam vul je in het zoekveld een voorwaarde in die betrekking heeft op de veldbenaming die je gekozen hebt. Meer specifiek: geef je een getal in, dan is dit altijd van toepassing op de eerste veldnaam, geef je daarentegen tekst in, dan heeft dit automatisch betrekking op de tweede veldnaam. Bijvoorbeeld, in een zoekveld met als label ‘Nr/Naam’ kan je zowel de werknemernummer als de naam van de werknemer ingeven om de lijst te filteren. Een voorwaarde ingeven in een zoekveld kan je vergelijken met een trefwoord zoeken in een indextabel. 1.2.1.1.1. Letters Gaat het om een zoekveld waar letters ingegeven worden, kan je een volledig woord ingeven of enkel de eerste letters. De letters die je invult in een zoekveld vertegenwoordigen steeds het begin van het veld. Voorbeeld: Als je in het zoekveld ‘Naam’ de letters bo ingeeft, zullen alle records weergegeven worden waarvan de achternaam begint met de letters bo, zoals boats, bollen, bogaerts, … 1.2.1.1.2. Cijfers Gaat het om een zoekveld waar cijfers ingegeven worden, dient steeds het volledige cijfer ingegeven te worden en dus niet enkel de begincijfers. Voorbeeld: Als je in het zoekveld ‘Nr’ het cijfer 9 ingeeft, wordt enkel de record weergegeven waarvan het wnnr = 9 en niet wnnrs zoals 99, 901,… 1.2.1.1.3. Tekens Een voorwaarde kan buiten letters en cijfers ook tekens bevatten waarmee je het zoekresultaat kan verfijnen.

-

,

Je kan in een zoekveld (op tekst of getal en niet in gecombineerde velden of datumvelden) gebruik maken van een minteken om een “van-tot en met” waarde in te geven. Bijvoorbeeld: nr 1-100 : betekent van werknemer 1 tot en met werknemer 100. Je kan in een zoekveld (op tekst of getal en niet in gecombineerde velden of datumvelden) gebruik maken van een komma om een lijst van mogelijke velden op te geven. Bijvoorbeeld: nr 1,5,10 : betekent toon de gegevens van werknemer 1, 5 en 10 en dus niet van bijvoorbeeld werknemer 9.


4/25

%

1.2.1.2.

Je kan in een zoekveld gebruik maken van het percentageteken. Met behulp van dit teken kan je zoeken op een gedeelte van het veld. Bijvoorbeeld: %ae betekent: toon de gegevens waarbij in het veld ergens ‘ae’ voorkomt

Gegevenslijst

De inhoud van de gegevenslijst wordt bepaald door de voorwaarden die je in de zoeklijn ingegeven hebt.

1.2.1.2.1. Sorteervolgorde Standaard wordt de lijst gesorteerd op het veld Sectie. De werknemers die uit dienst zijn worden standaard verborgen. De gegevenslijst kan op verschillende velden gesorteerd worden. Klik daarvoor gewoon op de kolomnaam van de kolom waarop je wenst te sorteren en kies via de sorteerknoppen rechts bovenaan het scherm of je op- of aflopend wenst te sorteren.

1.2.1.2.2. Kleuren Records (rijtjes) worden afwisselend geel en wit getoond, dit vergemakkelijkt het lezen van een record. Sommige records kunnen blauw gekleurd zijn. Dit betekent dat het gaat om een beschermde werknemer, ingesteld in het tabblad EXTRA INFO binnen het detailscherm van de werknemer. Sommige records kunnen in het veld ‘DIM’ rood of geel gekleurd zijn. Rood betekent dat het gaat om een werknemer waarvan de dimona-aangifte nog niet ok is1. Geel betekent dat het gaat om een werknemer waarvan de dimona-aangifte in behandeling is.

1.2.1.2.3. Verplaatsen van kolommen Je kan zelf de plaats van de kolommen bepalen in de gegevenslijst. Klik op een kolomnaam en via een keuzelijst bij de kolomnaam kan je de gewenste kolomnaam selecteren die je op deze plaats wil positioneren.

1 Als een record rood kleurt betekent dit niet altijd dat de dimona-aangifte niet ok is. Pas na een volgende import/export actie zal dit record terug zijn juiste kleur aannemen. Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche

www.prato.be

5/25

1.2.1.2.4. Export naar Excel Standaard kan de al dan niet gefilterde lijst geëxporteerd worden naar Excel. Zorg dat je de juiste gegevenslijst voor je hebt staan en klik vervolgens op de Excel-knop die je rechts bovenaan je scherm vindt.

1.2.1.2.5. Actieve contracten Standaard zijn enkel die personen zichtbaar in de gegevenslijst die momenteel in dienst zijn. Je kan ook alle contracten tonen (werknemers indienst, uitdienst en toekomstige werknemers) door de keuze ‘Alle contracten’ te selecteren op de knop links onderaan het scherm.

1.2.1.2.6. Nieuw, Detail Via de knop NIEUW kan je een nieuwe werknemer aanmaken en via de knop DETAIL kan je de detailfiche van een bestaand werknemerscontract openen.

1.2.1.2.7. Aantal werknemers Rechts bovenaan een gegevenslijst wordt steeds het aantal werknemers weergegeven.

1.2.1.3.

Snelingave, sectie, historiek, prestaties, planning, tellers

Deze rubrieken worden in volgende modules verder toegelicht. De mogelijkheid bestaat om vanuit dit scherm rechtstreeks naar de betrokken rubrieken te gaan.

1.2.2.

DETAILSCHERM WERKNEMER

Als je een bepaalde werknemer in het overzichtsscherm geselecteerd hebt, kan je de details van deze werknemer opvragen. Dubbelklik op de betrokken werknemer of klik onder aan het scherm op de knop


6/25

Het scherm dat de detailgegevens van de werknemer toont, bestaat uit een aantal toonvelden die de werknemer identificeren en uniek maken. Het detailscherm bestaat uit 8 tabbladen: Algemeen, Werknemer Info, Contract, Cyclus, Loon Info, RSZ Info, Extra Info, Attesten. Verder kan je in de rechter bovenhoek van het scherm de Werknemer-werkbalk terugvinden.


7/25

1.2.2.1.

Werknemer-werkbalk

1.2.2.1.1.

Nieuw, opslaan, verwijder, annuleer, zoekscherm contracten.

Nieuw

Opslaan Verwijder Annuleer Zoekscherm contracten

Je kan een nieuwe werknemer aanmaken vanuit het werknemer-overzichtscherm of vanuit het werknemer-detailscherm. Let wel dat je de werknemerschermen raadpleegt via het werkgeverscherm. Als je het werknemerscherm vanuit het hoofdscherm opent, zal de knop NIEUW niet actief zijn! Je kan wijzigingen die je in een bestaande werknemersfiche aangebracht hebt, opslaan. Je kan een werknemersfiche, waarvoor nog geen lonen berekend werden, verwijderen. Je kan een handeling ongedaan maken. Uiteraard mag je de wijziging nog niet bewaard hebben. Met deze knop kan je terug naar je werknemeroverzichtscherm springen

1.2.2.1.2. Dimona aangifte Meestal als je een nieuw werknemerscontract aanmaakt, een bestaand wijzigt of verwijdert, moet een dimona aangifte gebeuren. Klik je op deze knop, dan kom je in volgend scherm terecht: In volgend scherm kunnen gegevens geraadpleegd en / of eventueel gewijzigd worden, op voorwaarde dat in het tabblad [Contract] binnen het veld [Dimona code] de waarde ‘manueel’ vermeld staat.

Het scherm toont heel wat belangrijke informatie. Het merendeel van de velden wordt door het systeem ingevuld. Belangrijk om weten is dat in het veld ‘Datum verzonden (Sonet)’ de datum genoteerd staat van wanneer de aangifte van de klant naar SAP gestuurd werd. In het veld ‘Datum verzonden (RSZ)’ staat de datum wanneer de aangifte van SAP naar de RSZ vertrokken is.


8/25

Onderaan het scherm vind je een historiek terug van alle gebeurtenissen. Denk maar aan ‘klaar’, ‘naar RSZ’, ‘gelukt’, ‘nummer terug’,… . Bovenaan het scherm staat enkel de laatste status vermeld.

1.2.2.1.3. Bedrijfsvoertuigen Achter deze knop schuilt een module voor het beheren van bedrijfsvoertuigen. Dit scherm kan zowel vanuit de werkgeversfiche als vanuit de werknemersfiche geopend worden. Het eerste scherm waar je in terecht komt, toont een overzicht van alle firmawagens (als je via de werkgeversfiche deze module opent) en toont de firmawagen waar de betrokken werknemer mee rijdt (als je via de werknemersfiche deze module opent):

Door te dubbelklikken op één van de firmawagens, kom je terecht in het detailscherm. Dit ziet er als volgt uit:

Het scherm bestaat uit twee delen: Bovenaan wordt in detail de geselecteerde koppeling firmawagen/werknemer weergegeven en beneden wordt een lijst van alle beschikbare firmawagens binnen het bedrijf getoond. Bij het aanmaken van een nieuwe koppeling kan je door te dubbelklikken in deze lijst een firmawagen selecteren. Gegevens worden dan uit de lijst gekopieerd naar het detailgedeelte en kunnen daar verder aangepast/aangevuld worden.


9/25

Volgende info wordt momenteel bijgehouden: Merk, model, bouwjaar Brandstoftype Deze 3 gegevens zijn van belang voor het Nummerplaat bepalen van de RSZ CO2 emissie werkgeversbijdrage/RSZ-aangifte. Indien een van deze gegevens niet is ingevuld, kan er geen aangifte DMFA gebeuren, wordt niet aanvaard! Fiscale PK Voor het bepalen van de Afstand woonwerk werknemersbijdrage, de fiche 281. In gebruikname Effectieve data waarop het bedrijfsvoertuig Einde gebruik in gebruik genomen is. Geldig van Data waartussen rekening gehouden moet loonperiode worden met de loonberekening. Maw Geldig tot indien iemand uit dienst gaat, dient hier loonperiode een einddatum ingegeven te worden. Zoniet, wordt de patronale RSZ op de wagen gewoon verder berekend en aangegeven aan de RSZ. Commentaar Vrij te gebruiken invoerveld.

1.2.2.1.4.

Eerste contract; Vorig contract; Volgende contract; Laatste contract Interessant om weten is dat bij het bewegen van de ene naar de andere werknemer, het systeem het tabblad dat vooraan stond, blijft tonen.

1.2.2.2.

Toonvelden

WerknemerNr

Sectie Naam Begin contract Eind contract Anciënniteit

Persoonnr

Het werknemernummer is eigenlijk het contractnummer. Eén persoon kan meerdere werknemernummers (ook wel contractnummers genoemd) hebben. Het contractnummer wordt gekoppeld aan de tikklok indien dit van toepassing is. In dit veld staat de sectie waartoe de werknemer behoort. Naam en voornaam van de werknemer. De datum waarop het contract start. De datum waarop het contract eindigt. Aan de hand van deze datum wordt de anciënniteit berekend. Deze datum kan gelijk zijn aan de datum waarop het contract start. Deze datum kan eveneens gelijk zijn aan een eerdere datum dan de begindatum van dit contract. De werknemer kan namelijk al langer in de firma actief zijn, maar onder een ander contract. Deze datum dient steeds manueel ingegeven te worden. Het persoonnummer is het nummer van de werknemer. Belangrijk om weten is dat één


10/25

persoonnummer verschillende werknemernummers kan hebben. Zowel persoonnummers als werknemernummers (ook wel contractnummers genoemd) zijn uniek binnen de firma. Type contract. De datum in dienst.

Type Indienst

1.2.2.3.

Tabblad ALGEMEEN

Een aantal invulvelden vragen wat meer uitleg: Initialen

Adres Postcode

Geboortedatum

Geboorteplaats

Burgerlijke staat

Hier dient de eerste letter van de tweede voornaam ingevuld te worden als het INSZ nummer niet gekend is. Dit is van belang voor een juiste dimona-aangifte. Straatnaam Er zijn twee invulvelden voorzien voor het ingeven van de postcode. In het eerste veld wordt de numerieke code ingegeven. Voor een Belgische postcode wordt ook enkel dit eerste invulveld gebruikt. Het tweede veld dient voor het alfanumerieke gedeelte, bijvoorbeeld de zone bij Nederlandse postcodes. Je kan de geboortedatum zelf intypen in de vorm DD/MM/JJJJ. Het is belangrijk ook de voorloopnul mee te geven. Je kan de geboortedatum eveneens selecteren in de kalender die verschijnt als je het uitschuifbalkje aanklikt. Benaming geboorteplaats. Indien geen rijksregisternr, moet dit ingevuld worden. Zonder rijksregisternr is er zelfs geen dimona-aangifte mogelijk. Zodra bij burgerlijke staat ‘Gehuwd’, ‘Feitelijk gescheiden’ of ‘wettelijk samenwonend’ ingevuld staat, kan je de gegevens van de echtgeno(o)t(e) raadplegen. Bij alle andere mogelijkheden worden de gegevens van de echtgeno(o)t(e) geblokkeerd. Dit veld is van belang voor het berekenen van de


11/25

Taal Rijbewijs Anciënniteit

Communicatie type Communicatie Info

Betalingsvorm Rekeningnummer

Landrek Echtgenoot

Naam echtgenoot

Geboortedatum echtgenoot

Beroep echtgenoot

bedrijfsvoorheffing. Ook even vermeldenswaardig: ‘feitelijk gescheiden’ mag hier pas ingevuld worden in het volgende kalenderjaar, volgend op de datum van de feitelijke scheiding. Dient voor het afdrukken van een Franstalig of Nederlandstalig loonbriefje. Hier kan ingegeven worden of de werknemer al dan niet beschikt over welk type rijbewijs. Aan de hand van deze datum wordt de anciënniteit berekend. Deze datum kan gelijk zijn aan de datum waarop het contract start. Deze datum kan eveneens gelijk zijn aan een eerdere datum dan de begindatum van dit contract. De werknemer kan namelijk al langer in de firma actief zijn, maar onder een ander contract. Deze datum dient steeds manueel ingegeven te worden. In de communicatie-grid kan je alle mogelijke communicatiemiddelen bundelen, waarop je de persoon in kwestie kan bereiken. Volgende mogelijkheden biedt het systeem aan:

Bij Info kan je extra informatie invullen (bijvoorbeeld: telefoonnummer ouder) Bij de betalingsmethode wordt gevraagd naar de betalingsvorm van lonen en voorschotten (via bank, contant) en naar een rekeningnummer. Het rekeningnummer wordt gecontroleerd op geldigheid. Altijd ‘via bank’ kiezen (ook al zorgt de klant zelf voor de betalingen), indien een gedetailleerde banklijst gewenst wordt. Er wordt voorts ook geen betalingsbestand aangemaakt als een rekeningnr de betalingsvorm ‘contant’ toegewezen kreeg. Nvb Zodra in het veld ‘Burgerlijke Staat’ de mogelijkheid ‘Gehuwd’, ‘Feitelijk gescheiden’ of ‘Wettelijk samenwonend’ ingevuld is, zijn de gegevens van de echtgenoot beschikbaar. De naam en voornaam van de echtgeno(o)t(e). Ter info: bij getrouwde vrouwelijke werknemers verschijnt de naam van de man op de fiscale fiche. Je kan de geboortedatum zelf intypen in de vorm DD/MM/JJJJ. Het is belangrijk ook de voorloopnul mee te geven. Je kan de geboortedatum eveneens selecteren in de kalender die verschijnt als je het uitschuifbalkje aanklikt. Je kan kiezen tussen volgende mogelijkheden: ambtenaren, andere, dienstbode, handarbeider


12/25

Fiscale code echtgenoot

Minder valide echtgenoot

Aantal kinderen

Aantal kinderen ten laste Anderen ten laste

Aantal minder valide kinderen

Recht op kinderbijslag KinderbijslagfondsNr Belasting

INSZ ZiekenfondsNr

SIS Cao 263 Beslag of Overdracht4

Kas5

(=arbeider), hoofdarbeider (=bediende), mijnwerker, zeeman ter koopvaardij, zelfstandige, zonder beroep. In dit veld kan een keuze gemaakt worden tussen: alleenstaande, beperkt beroepsinkomen, niet ten laste, ten laste (zonder inkomen) of weduwe-weduwnaar. Verder kan ingegeven worden of het al dan niet om een minder valide echtgeno(o)t(e) gaat. Let op: de vermindering van bedrijfsvoorheffing voor alleenstaanden wordt slechts toegepast wanneer onder fiscale code ‘alleenstaande’ of ‘weduwe-weduwnaar’ staat. Er wordt niet getest op de burgerlijke staat Dit gegeven is belangrijk voor fiscale aspecten en geeft recht op een bijkomende bedrijfsvoorheffingskorting (vergelijkbaar met kinderen te laste). Hierin mag het totaal aantal kinderen ingegeven worden (valide ten laste, valide niet ten laste en minder valide) In dit invulveld geef je het aantal valide kinderen ten laste in Andere personen ten laste. Dit kan invloed hebben op de berekening van de bedrijfsvoorheffing. In dit veld geef je het aantal minder valide kinderen in (achterliggend wordt dit aantal dan automatisch verdubbeld voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing). Je kan een keuze maken tussen ‘Ja’, ‘Ja, in aanvraag’ en ‘Nee’. Dient voorlopig nog ingevuld te worden. Het percentage (normaal 100) van het belastbaar inkomen dat als basis dient om de belastingen te berekenen. Indien het veld op 0 staat (bijvoorbeeld bij studenten, grensarbeiders of gedetacheerde werknemers) wordt er geen bedrijfsvoorheffing afgehouden.2 In dit veld wordt het rijksregisternummer ingevuld. Dit wordt gecontroleerd op juistheid. Hier kan het nummer van het ziekenfonds ingevuld worden, om te weten bij welk fonds de persoon aangesloten is. Het nummer in de linker benedenhoek van de SIS Kaart, m.a.w. het Siskaartnummer, dient in dit veld ingevuld te worden. (enkel ter informatie) Indien er loonbeslag of loonoverdracht van toepassing is, dient dit veld aangevinkt te worden en het bedrag ingevuld te worden in het tabblad LOON INFO. Gelieve altijd eerst te kijken of de gewenste kascode bestaat vooraleer een nieuwe aan te

2

Is niet van belang op de exceptionele. Niet meer van belang, wordt bij attesten ingevuld. 4 Dit wordt beheerd door de dossierbeheerder. 5 Wordt beheerd door de dossierbeheerder. Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche 3

www.prato.be

13/25

Referentie nummer

1.2.2.4.

Info

maken. Nummer verwijzend naar het beslag of de overdracht.

Tabblad WERKNEMER INFO

Tekst loonbriefje

Ervaring

6

De tekst die hier ingevuld wordt, wordt onderaan het loonbriefje afgedrukt. Let wel, deze tekst verschijnt enkel op het loonbriefje van deze werknemer en elke maand weer totdat jij deze tekst hier verwijdert of wijzigt. In dit veld kan je ervaringen van de werknemer wegschrijven. Bijvoorbeeld: diploma, vorige werkgever, … . Hierin kan je algemene info wegschrijven over de werknemer. Bijvoorbeeld: resultaat functioneringsgesprek.

6

Wordt beheerd door de dossierbeheerder. Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche www.prato.be

14/25

1.2.2.5.

Tabblad CONTRACT

Werknemernummer Sectie Type contract

Stelsel

Type leerling

Leercontract Nr Uren/Week deeltijds

Contract Kan je aanpassen zolang je niet bewaard hebt. Kies in dit veld de sectie waartoe deze werknemer behoort. Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: - (onbekend), bepaalde tijd, betaalcontract niet automatisch naar RSZ, eenvolgende van bepaalde tijd, onbepaalde tijd, verbreking, vervangingsovereenkomst, wel omschreven werk. Opmerking: Gebruik een betaalcontract enkel bij een loonberekening met belastbare codes. Vermijdt de mogelijkheid – (onbekend), aangezien de inhoud van dit veld gebruikt wordt voor bepaalde statistieken zoals bijvoorbeeld de sociale balans. Dit veld moet ingevuld worden en mag niet leeggelaten worden. In dit veld wordt het aantal effectief gewerkte dagen ingegeven. Bijvoorbeeld iemand werkt in de ene week 3 dagen en in de andere 2 dagen. Deze werknemer werkt effectief 2,5 dagen per week. Dit is belangrijk voor de DMFA aangifte, de loonberekeningen, de berekening sociaal abonnement … Je kan een keuze maken tussen volgende vier mogelijkheden: erkende leerling industrieel leercontract, erkende leerling van de middenstand, leerling in opleiding tot, leerling socio professionele inpassing. Dit veld is van belang bij een leercontract. Dit nummer kan je terugvinden op het leercontract. Vul in dit veld het aantal uren in dat een deeltijds werknemer werkt of vul in dit veld ‘0’ in om te tonen dat het om een voltijdse werknemer gaat. (Geef het cijfer 50 in voor extra’s in de horeca en


15/25

Uren/Week maatman

Uren/Week voltijds (werkelijke uren) Uren/Week voltijds (zonder compensatie)

gelegenheidsarbeiders) Het gemiddeld aantal uren per week dat iemand gewerkt moet hebben verhoogd met het aantal uren betaalde compensatie. Dit veld wordt ook gebruikt bij het uitvoeren van de indexaties. Het is dus van belang om dit correct in te vullen Hoeveel uren een voltijdse werknemer werkelijk werkt (incl. compensatie). Hoeveel uren iemand werkt, zonder rekening te houden met de compensatie. Dit aantal moet altijd kleiner of gelijk zijn aan 38u. Het is de arbeidsduur die geldig is per sector. De arbeidsduur van het Par. Com. zonder compensatie.

In bovenstaand voorbeeld gaat het over een voltijdse werknemer. Deze werknemer moet gemiddeld 38 uren per week werken, inclusief betaalde compensatie. In werkelijkheid werkt deze werknemer 39 uren. Aangezien het aantal uren per week maatman en het aantal uren per week voltijds gelijk zijn, betekent dit dat er geen betaalde compensatie is. Toch is het verschil met het werkelijk aantal uren gewerkt één uur (3938). Dit gaat dan om onbetaalde compensatie. 0 40 40 37 In het tweede voorbeeld zien we dat er twee uren compensatie zijn (40u maatman – 37u voltijds = 3u). De drie uren zijn betaalde compensatie (40u werkelijk voltijds – 37u voltijds = 3u). 0 39 40 37 In het derde voorbeeld zien we dat er één uur compensatie is (39u maatman – 37u voltijds = 2u). Toch zien we dat er in werkelijkheid niet één maar drie uren meer gewerkt wordt (40u werkelijk voltijds – 37u voltijds = 3u), waarvan één betaalde compensatie is en de andere twee onbetaalde compensatie.


16/25

Functie forfaitair

Functie

Activiteit t.o.v. risico

Looncategorie

Functie codes Enkel voor diegenen waarbij de RSZ forfaitair berekend wordt. Volgende mogelijkheden kunnen gekozen worden: - (niet van toepassing), kelner/barman, seizoensarbeider, gelegenheidsarbeider horeca(zijn de piekdagen) Deze dienen niet met een uurloon betaald te worden. Let op! Indien dit veld ingevuld wordt bij een verkeerde persoon, wordt de loonberekening verkeerd berekend. Nooit invullen voor een werknemerskengetal 015, 495, … . Enkel invullen voor de werknemerskengetallen 010 of 011. Korte omschrijving van de functie ingeven (max. 40 karakters). Dit verschijnt onder andere op het loonbriefje. Toont een lijst van alle mogelijke codes waaruit een keuze gemaakt kan worden. Dit veld is van belang voor inschatting risico bij de arbeidsongevallen verzekering. Toont een lijst van alle looncategorieën (afhankelijk van het Par. Com.), waaruit een keuze gemaakt kan worden. Beperkte keuzemogelijkheid en verplicht in te vullen. Van belang voor de individuele rekening.


17/25

In en uit dienst van dit contract Begindatum van het contract. Kan verschillen van de datum indienst. Begindatum dimona Datum officieel in dienst bij dimona zonder onderbreking. In geval voltijds naar deeltijds zonder onderbreking : geen nieuwe begindatum en eenzelfde dimonanummer. Einddatum dimona Datum officieel uit dienst. Einddatum Einddatum van het contract. Reden ontslag In dit veld vind je een lijst met mogelijke redenen van ontslag. Wordt vermeld op de c4 en op de sociale balans, gegroepeerd per type Begindatum

Gepensioneerd

Grensarbeider

Kenmerken In dit veld kan je ingeven of een werknemer al dan niet gepensioneerd is. Zo ja, dient dit opgenomen te worden bij de DMFA aangifte. Alle codes (niet alleen brutocodes onderworpen aan RSZ) dienen opgenomen. Enkel nog van belang voor Frankrijk. Indien Ja,


18/25

Proeftijd Einddatum proeftijd Info Scholing

Directie

C131B

Info Dimona code !!

wordt er geen bedrijfsvoorheffing berekend. In dit veld kan vrije tekst ingegeven worden. Deze datum kan van belang zijn als je iemand in zijn proeftijd wil ontslaan. In dit veld kan vrije tekst ingegeven worden. Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: onbekend, lager onderwijs, secundair onderwijs, hoger niet universitair onderwijs, universitair onderwijs. Dit wordt gebruikt voor de sociale balans, dus onbekend best niet gebruiken. Hier kan je aangeven of de werknemer al dan niet tot de directie behoort. Is van belang voor de sociale balans. In dit veld kan aangegeven worden of al dan niet een C131B document aangemaakt moet worden, bij afdruk van de loonrun. Vrij veld. Zowel bij de aanvang als bij het beëindigen van de tewerkstelling dient een dimona-aangifte te gebeuren. Je kan de aangifte zelf doen, via de website van de RSZ of je kan kiezen voor een automatische dimona-aangifte. Opgelet: indien je een fiche wijzigt naar bijvoorbeeld een bepaalde datum uit dienst en er staat manueel dien je eerst hier automatisch aan te duiden, dan te bewaren en dan de datum uit dienst te vermelden. Anders zal er geen automatische dimona-aangifte gebeuren.

Maatregel reorg. arbeidstijd

Personeelsregister NBr

Statuut

Contractlijn

Er mag altijd bij de klant gesynchroniseerd worden. Het systeem kijkt of er iets klaarstaat om over te halen tussentijds en niet enkel bij een import of export. Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: aangepaste arbeid met loonverlies, arbeidsduurvermindering, gedeeltelijke LBO, halftijds brugpensioen, nieuwe arbeidsregeling, volledige LBO. Dit is van belang bij de DMFA aangifte. Staat dit niet ingevuld bij een LBO, deeltijds brugpensioen, .. dan wordt deze aangifte niet correct aangegeven met alle gevolgen aandien. Indien het nummer van de werknemer niet overeenstemt met het nummer in het personeelsregister, kan dit laatste nummer hier worden ingegeven. Volgende mogelijkheden kunnen gekozen worden: artiest, militair kandidaat, seizoensarbeider, thuiswerker. Bij extra’s in de horeca en tuinbouw is dit een verplicht veld. Overzicht voorgaande contracten van de geselecteerde werknemer binnen de huidige firma.


19/25

Vanuit een bestaand contract kan een nieuw contract aangemaakt worden voor de huidige werknemer. Uiteraard dient het huidige contract een einddatum te bevatten, vooraleer een nieuw contract aangemaakt kan worden. Bij het aanmaken van een nieuw contract geeft het systeem je de mogelijkheid om de gegevens van andere tabbladen al dan niet mee over te nemen. Tevens kan een contract verwijderd worden, zolang er geen gegevens op historiek beschikbaar zijn.

1.2.2.6.

Tabblad CYCLUS

In het tabblad CYCLUS kunnen twee cycli genoteerd worden. De cyclus aan de linker kant dient voor het aanmaken van de standaardkalender en dient niet ingevuld te worden indien gebruik gemaakt wordt van een tikkloksysteem dat met het pakket e-Sonet gekoppeld is. De cyclus aan de rechter kant dient als informatie voor sociale documenten. Beide cycli worden volledig getoond in dit scherm. Je kan het dagnummer, de dagcode, het aantal uren, de ploegencode, de kostenplaats en de afdeling aflezen. Met de keuzemogelijkheid ‘Toon begin/eindtijd’ worden de getoonde velden in het cyclusoverzicht uitgebreid met de begin- en eindtijd van een dagcode. Boven elke cyclus heb je de mogelijkheid om het cyclusnummer te raadplegen en eventueel te veranderen, indien gewenst. De knop ernaast brengt je naar het detailscherm van de betreffende cyclus.


20/25

Het detailscherm bestaat uit een drietal onderdelen: 1.2.2.6.1. Cyclus & Cyclus : ‘10286’ & Cyclus Info Linksboven worden alle cycli opgelijst die bij de klant voorkomen. Als je de keuze mogelijkheid ‘toon alle cyclussen’ aanvinkt, zullen alle cycli van alle dossiers van een klant getoond worden. Dit overzicht geeft een cyclusnummer weer, het aantal malen dat deze cyclus bij de klant voorkomt, de startdag van de cyclus en de duur van de cyclus uitgedrukt in aantal dagen. In bovenstaand voorbeeld zien we dat cyclusnummer 10286 1x voorkomt bij deze klant, dat de startdag niet gewijzigd/opgeschoven is en dat de cyclus 7 dagen duurt. Zodra in het scherm linksboven een cyclus geselecteerd wordt, zal deze cyclus onderaan links in detail getoond worden. Aan de rechterzijde zal een uitgewerkt voorbeeld getoond worden. Standaard wordt aan de rechterkant de huidige maand voorgesteld bij Cyclus Info van/tot. Uiteraard kan je deze data wijzigen en het bereik vergroten. Je kan dan in detail een voorbeeld van het volledige datumbereik bekijken. Rechtsboven vind je twee pijltjesknoppen terug. Met de pijl naar rechts kan je de cyclus een dag later laten starten, met de pijl naar links start je de cyclus een dag vroeger. Dag 1 in de maand juni start normaalgezien op donderdag. Als je de pijl naar rechts indrukt, zal dag 1 vrijdag worden en zal de cyclus telkens op vrijdag starten. Maw de cyclus schuift een dag vooruit. Dit zal merkbaar zijn in het cyclusoverzicht linksboven, waar bij StartDag ‘1’ zal komen te staan. Het cyclusnummer zelf zal niet gewijzigd worden. Schuif je twee dagen vooruit, zal bij StartDag ‘2’ komen te staan. Schuif je een dag terug, zal bij StartDag ‘6’ komen te staan (bij een cyclus van 7 dagen) of ‘13’ (bij een cyclus van 14 dagen).


21/25

1.2.2.6.2. Nieuwe cyclus aanmaken Een nieuwe cyclus aanmaken kan door op de knop met het ‘witte blaadje’ te klikken. Vervolgens kan je het scherm linksonder invullen. Informatie kan een begin- en einduur ingevuld worden en er kunnen meerdere dagcodes op éénzelfde dagnummer ingegeven worden.

1.2.2.6.3. Cyclus bewaren Bestaat de cyclus nog niet, dan zal een nieuw nummer toegekend worden. Bestaat de cyclus reeds, zal het bestaande nummer voorgesteld worden. 1.2.2.6.4. Cyclus verwijderen Je kan enkel cycli verwijderen die nog niet gebruikt werden.

1.2.2.7.

Tabblad LOON INFO

In dit tabblad kunnen op werknemersniveau loonformules aangemaakt worden. Loonformules zorgen ervoor dat de loonberekening grotendeels automatisch kan verlopen. Loonformules kunnen op verschillende niveaus ingesteld worden. In dit tabblad kunnen we de gedefinieerde looncodes op werknemerniveau raadplegen en zelf aanmaken. 1.2.2.7.1. Waarde, eenheid, geldig van, geldig tot Aan elke looncode kan een waarde en een eenheid toegekend worden die geldig is van een zelf in te geven datum tot een zelf te bepalen datum. Deze geldigheid zorgt ervoor dat je per looncode een historiek kan opbouwen in het systeem en op elk ogenblik kan opvragen wie wanneer welke looncode uitbetaald gekregen heeft. Zowel de ‘geldig van’ als ‘geldig tot’ datum dienen te voldoen aan enkele ingave-regels. De ‘geldig van’ datum van een bepaalde code kan niet midden in een bepaalde maand zijn, maar dient e steeds de 1 van de maand te zijn. Het systeem houdt dus geen rekening met bijvoorbeeld een loonsverhoging met ingang van Gebruikershandleiding: E-sonet Module: Werknemersfiche www.prato.be

22/25

15/05/05. De ‘geldig tot’ datum van een bepaalde code dient steeds de laatste dag van de maand te zijn. Om correct een historiek van een bepaalde looncode op te bouwen, namelijk de code correct afsluiten en correct terug laten starten, dien je als volgt te werk te gaan: Sluit de code af met een juiste ‘geldig tot’ datum, houdt hierbij de laatste dag van de maand in acht. Herdefinieer de code op een nieuwe lijn, met een juiste ‘geldig van’ datum, rekening houdende met de e 1 dag van de maand. 1.2.2.7.2. Type en referentie Je kan aan elke looncode een type en referentie (bijhorende omschrijving) toekennen. Stel dat je medewerker een loonsverhoging kreeg door indexatie of door opslag. 1.2.2.7.3. Omschrijving Zowel bij de looncode als bij de eenheid, kunnen omschrijvingen getoond worden. Duidt daarvoor de mogelijkheid ‘Toon omschrijvingen’ aan. Je komt dan in onderstaand scherm terecht:

1.2.2.7.4. Ander overzicht Het bijhouden van alle looncodes met hun verloop zorgt voor een overzichtelijke historiek. Een duidelijk overzicht van deze historiek zie je als je op de knop ANDER OVERZICHT klikt. Let wel dat je de correcte begindatum ingeeft in het veld ‘Van Actieve datum’. Standaard wordt de systeemdatum in dit veld geplaatst en zal je weinig van de historiek kunnen zien. Ter info: Looncodes 683, 766 en 680 worden alle drie negatief berekend met een positief bedrag. Bij alle andere codes is negatief negatief en positief positief. Een correctie van een looncode kan eventueel bij de ingave van de manuele premies in de snelingave.

1.2.2.8.

Tabblad RSZ INFO

In dit tabblad kunnen RSZ verminderingen bijgehouden worden. Het tabblad wordt voornamelijk gebruikt en beheerd door de SAP dossierbeheerder.


23/25

Waarde Geldig van / Geldig tot / Oorsprong INSZ nr verv. / INSZ nr oorspr.

Datum

Uur/week na Uur/week voor

1.2.2.9.

De waarde van de RSZ korting kan gekozen worden uit een lijst. Van wanneer tot wanneer deze RSZ korting geldig is en de oorsprong van deze korting. Het INSZnr (oorspr.) voor de persoon waarop de korting aangevraagd is is nodig voor bepaalde kortingen en het INSZnr (verv.) voor de persoon waarop de korting momenteel op van toepassing is. Hier dient de datum van het arbeidsreglement ingegeven te worden enkel bij de korting arbeidsduurvermindering. Voor een korting in het kader van arbeidsduurvermindering, dienen voor of na die periode de uren/week kenbaar gemaakt te worden.

Tabblad EXTRA INFO

Dit tabblad kan gebruikt worden om bijvoorbeeld een werknemer aan een bepaalde kostenplaats of aan een bepaalde teamleader toe te kennen. Ook kan je in dit tabblad bijvoorbeeld aangeven dat de anciënniteitdatum afgedrukt moet worden op een loonbriefje, of kan je een persoon toekennen aan een bepaalde tewerkstellingsplaats. Je kan hier eveneens de code ‘beschermde werknemer’ kiezen voor de betreffende werknemer. Zodra deze code gedefinieerd is, zal de record van deze werknemer in het werknemeroverzichtscherm blauw kleuren. Ook in dit tabblad kan van elke code een historiek bijgehouden worden, door het gebruik van de ‘geldig van’ en ‘geldig tot’ datum. Afhankelijk van de code die je kiest, kan uit een lijst van waarden een keuze gemaakt worden. Dit hangt af van de noden van het bedrijf.


24/25

1.2.2.10. Tabblad ATTESTEN

C32A CAO26

Wordt een C32A document niet ingevuld, dan kan er geen dimona aangifte gebeuren. Bij personen die in aanmerking komen voor CAO 26 dient de beginperiode en het inschrijvingsnummer vermeld te worden. Dit is verder van belang, indien deze persoon ook nog een startbaanovereenkomst heeft. Deze persoon telt in dat geval dubbel mee voor de aangifte DMFA (cfr. Wetgeving indienstname startbaanovereenkomst).


25/25

e-sonet Module Werknemersfiche Prato Services nv Hoogstraat Genk T ++32 (0) F ++32 (0)

Recommend Documents