HiAnt. Hoofdkantoorfunctionaliteit. Batch Mail. Prato Services nv

HiAnt

Hoofdkantoorfunctionaliteit Batch Mail

Prato Services nv [email protected] www.prato.be

Aanmaakdatum: 8-6-2010

1 INHOUD 1 Inhoud....................................................................................................................................2 2 Voorwoord..............................................................................................................................3 3 Algemeen ...............................................................................................................................4 4 Batchmail overzichtsscherm.....................................................................................................4 5 Aanmaak nieuwe mailing .........................................................................................................8 5.1. Tabblad ‘Algemeen’ .............................................................................................................9 5.2. Tabblad ‘Detail Nederlands’ ................................................................................................ 13 5.3. Tabblad ‘Detail Frans’ ........................................................................................................ 14 5.4. Tabblad ‘Lijst geadresseerden’ ........................................................................................... 15 6 Controles bij Bewaren mailing ................................................................................................ 17 7 Sjablonen ............................................................................................................................. 19 7.1.1. Uploaden nieuwe sjablonen............................................................................................. 19 7.1.2. Wijzigen van een sjabloon ............................................................................................... 20 7.1.3. Verwijderen van een sjabloon .......................................................................................... 20 8 Technische appendix............................................................................................................. 22 8.1. HTML Batch Mail ............................................................................................................... 22 8.2. In te stellen parameters ...................................................................................................... 25 8.3. SQL-uitdrukkingen ............................................................................................................. 26 8.3.1. Veld ‘Geadresseerden’.................................................................................................... 26 8.3.2. Veld ‘Beschikbare geg’.................................................................................................... 27 8.4. Gegevens die worden weggeschreven bij bewaren van een mailing ...................................... 28 8.5. Knop ‘Vernieuw ontvangerlijst’ ............................................................................................ 28 8.5.1. Controles ....................................................................................................................... 28 8.5.2. Gegevens die worden weggeschreven bij druk op knop ‘Vernieuw ontvangerlijst’................ 29

Gebruikershandleiding: Hi-Ant Hoofdkantoorfunctionaliteit: Batch Mail Aanmaakdatum: 8-6-2010 www.prato.be

2/29

2 VOORWOORD Prato behoudt zich het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato.


3/29

3 ALGEMEEN Batch mail is een manier in HiAnt om op een snelle en eenvoudige manier mailings te kunnen versturen naar een hele groep van geadresseerden. Je kan deze formule dus gebruiken om mailings maar een (grote) groep geadresseerden te versturen. Deze geadresseerden kunnen zowel klanten, uitzendkrachten als eigen personeelsleden zijn. De mail bevat een zelf gekozen sjabloon en je kan instellen in welk tijdsbestek HiAnt de mailings mag versturen, dit om het systeem niet te zwaar te belasten.

4 BATCHMAIL VANUIT OVERZICHTSSCHERM Een manier om batchmails te versturen is vanuit het hoofdscherm. Je kan hier het submenu ‘Batch Mailing’ kiezen in het menu ‘Acties’.

Je krijgt nu het overzichtsscherm van alle mailings te zien.


4/29

Op dit scherm heb je de mogelijkheid om een nieuwe mailing aan te maken door op de + knop te klikken. Je kan een bestaande mailing openen door te dubbelklikken op de gewenste mailinglijn in de overzichtslijst.


5/29

5 BATCHMAIL VANUIT KLANTENSCHERM Indien je voor bepaalde klanten een batchmail wenst te versturen, kan je dat ook via het klanten overzichtscherm (F2) of via het klanten prospecten overzichtscherm (Shift F2). Op die manier kan je een batchmail versturen naar geselecteerde, gemarkeerde of alle klanten uit de overzichtlijst. Indien de juiste parameters zijn ingesteld (zie verder), zal het menu-item ‘Batch mailing’ in beide klant overzichtschermen verschijnen:

Indien je dan op dit menu-item klikt, krijg je volgende keuzemogelijkheid:

Je kan dus kiezen om een mail te versturen naar de geselecteerde klant, of naar alle gemarkeerde klanten. Keuzemogelijkheid 3 laat toe om alle klanten die in de overzichtlijst verschijnen, een batchmail te versturen. Zo kan je dus eerst via de filtervelden een bepaalde selectie doen en dan naar alle resultaten in het overzicht een batchmail versturen. Indien je een keuze hebt gemaakt en vervolgens op ‘OK’ klikt, verschijnt volgend schermpje:


6/29

Hier dien je dan een omschrijving aan je mailing mee te geven. Via een vaste keuzelijst kan je kiezen wie de afzender is.:

Indien je hier voor ‘Vast adres’ kiest, dien je bij het vrije tekstveld ‘Afzender Vast’ een emailadres van de afzender in te vullen. Op het tabblad ‘Contactpersonen’ dien je dan een type contactpersoon te kiezen. Deze status kan, afhankelijk hoe dit is ingesteld in HiAnt, volgende waarden bevatten:

Vervolgens kom je in het batchmail detailscherm terecht zoals staat beschreven in hoofdstuk 6.


7/29

6 AANMAAK NIEUWE MAILING Bij toevoegen van een nieuwe mailing komen we in volgend scherm terecht:

Indien je de mail aanmaakt via het klanten overzichtscherm (F2) of het klanten- en prospecten overzichtscherm (Shift F2), zullen de velden ‘Ontvanger type’ en ‘Geadresseerden’ al ingevuld zijn en geblokkeerd zijn. Bovendien verschijnt er nu extra het veld ‘Status ontvanger’:


8/29

6.1. TABBLAD ‘ALGEMEEN’ Bij de aanmaak van een nieuwe mailing zal enkel het eerste tabblad ‘Algemeen’ geactiveerd zijn. De tabbladen ‘Detail Nederlands’, ‘Detail Frans’ en ‘Lijst geadresseerden’ zullen na het bewaren van de mailing geactiveerd worden.

Omschrijving

Je dient in dit veld een omschrijving of benaming toe te voegen die je aan de mailing wenst te geven

Goedgekeurd

Enkel indien je de optie ‘Goedgekeurd’ aanvinkt, zal de mail de status ‘Planned’ kunnen verkrijgen. Zolang je ‘Goedgekeurd’ niet aanvinkt, zal de mail niet kunnen verstuurd worden. De status zal automatisch door het systeem worden toegevoegd. Volgende mogelijkheden kunnen zich voordoen: o Incomplete: de mailing is aangemaakt maar er is nog niet aan alle voorwaarden voldaan om de mail te kunnen versturen.

Status


9/29

o o o

Ontvanger type

Planned: de mailing is klaar om verstuurd te worden Sending: deze status wordt toegekend indien er begonnen werd met verzenden. De mailing zal deze status krijgen vanaf het moment dat de eerste mail vertrokken is. Completed: deze status wordt toegekend als alle mails verwerkt zijn, ook als er een fout is opgetreden bij het verzenden van een individuele mail

Er zijn 3 mogelijkheden:

Afhankelijk van het geselecteerde ‘Ontvanger type’, zal de keuzelijst bij het veld ‘Geadresseerden’ anders worden ingevuld Geadresseerden

Afzender type

Afhankelijk van je keuze bij ‘Ontvanger Type’ zal je in de keuzelijst van ‘Geadresseerden’ een aantal voorgedefinieerde mogelijkheden terugvinden en een mogelijkheid om ‘SQL-uitdrukking’ te selecteren. Meer info over de SQL-uitdrukkingen vind je verder in deze handleiding (hoofdstuk Technische appendix) Volgende zijn de keuzemogelijkheden:

Met ‘Kantoor contact’ wordt het kantoor bedoeld waartoe de klant, uitzendkracht of het vast personeelslid (al naargelang de keuze bij ‘Ontvanger type’) behoort. Indien je ‘Vast adres’ selecteert, dan wordt het veld ‘Afzender vast’ een verplicht in te vullen veld waarin je het gewenste e-mailadres dient in te vullen.

Beschikbare gegevens

Je kan een keuze maken uit het voorgedefinieerde ‘Naam en voornaam’ te kiezen of door een SQL-uitdrukking in te vullen. ( meer info over SQL-uitdrukking zie verder in handleiding, hoofdstuk ‘Technische appendix’)

Sjabloon

De gekozen sjabloon zal de lay-out van de mail bepalen. De sjabloon is steeds een HTML bestand.

Zenden vanaf

Standaard staat achter dit veld de huidige datum ingevuld. Indien je wenst dat de batch mail op een andere datum verzonden wordt, kan je deze aanpassen.

Window start

In dit veld wordt aangegeven vanaf welk tijdstip de mailing zal plaatsvinden. Dit tijdstip kan enkel door een co-medewerker aangepast worden. Indien hij het ‘Window start’-uur dan aanpast zal dit enkel betrekking hebben op deze te versturen mail. De nieuwe waarden zullen dus NIET in de parametertabel worden overschreven!

Window eind

In dit veld wordt aangegeven tot welk tijdstip de mailing zal plaatsvinden. Dit tijdstip kan enkel door een co-medewerker aangepast worden. Indien hij het ‘Window eind’-uur dan aanpast zal dit enkel


10/29

betrekking hebben op deze te versturen mail. De nieuwe waarden zullen dus NIET in de parametertabel worden overschreven!

In het frame ‘Bijlage’ kan je d.m.v. de plus knop, gewenste bijlagen gaan toevoegen aan de mail. Indien het eerste tabblad (volledig) is ingevuld, dien je op de knop ‘Bewaren’ te klikken. De mailgegevens worden nu klaargezet en de lijst van de geadresseerden zal gegenereerd worden. De tabbladen ‘Opvolging’, ‘Detail Nederlands’, ‘Detail Frans’ en ‘Lijst geadresseerden’ zijn nu ook zichtbaar.


11/29

6.2. TABBLAD ‘OPVOLGING’

Indien gewenst, kan je een automatische opvolging toevoegen bij het versturen van een batch mail. Kies je een bepaald type van opvolging, dan zal de inhoud van ‘Detail type’ hiervan afhangen. Bij ‘Consulent’ wordt standaard de naam van de medewerker ingevuld die in het systeem is ingelogd. De opvolging kan niet enkel gelinkt worden aan een werknemer, maar ook aan een bepaalde klant en een bepaalde bestelling. Je kan tevens aanduiden of de opvolging al dan niet afgehandeld is door de optie aan of af te vinken.


12/29

6.3. TABBLAD ‘DETAIL NEDERLANDS’

In het item ‘Te selecteren velden’ zullen naast het veld ‘Id’ de waarden getoond worden die je in het tabblad ‘Algemeen’ bij ‘Beschikbare gegevens’ geselecteerd hebt. Je kan de velden door de linkermuisknop in te houden, slepen naar de tekstboxen ‘Onderwerp’, ‘Hoofding’ en ‘Mail inhoud’. De velden zullen dan per geadresseerde automatisch worden ingevuld. De velden ‘Onderwerp’, ‘Hoofding’ en ‘Mail inhoud’ zijn dezelfde velden die je terugvindt in de sjabloon.


13/29

6.4.

TABBLAD ‘DETAIL FRANS’

Dit tabblad dient idem te worden ingevuld zoals het tabblad ‘Detail Nederlands’. De taal/talen van de geadresseerden zal bepalen of het tabblad ‘Detail Nederlands’, ‘Detail Frans’ of beiden moeten worden ingevuld. In het geval er tussen de geadresseerden zowel Nederlands- als Franstalige personen bevinden, moet je dus beide tabbladen vervolledigen. Bij enkel Nederlandstalige geadresseerden moet je het tabblad ‘Detail Frans’ dus niet invullen.


14/29

6.5. TABBLAD ‘LIJST GEADRESSEERDEN’

Bovenaan het tabblad vind je een filterlijn waardoor je op de velden ‘Geadresseerde’, ‘Emailadres’ en ‘Taal’ kan zoeken. Mailinhoud


Je krijgt in dit veld de verzonden mailinhoud te zien, met de ingegeven parameters. Indien je de tekst wenst te zien waarbij de parameters door de reële waarden zijn vervangen, kan je de optie ‘Vervang parameters in bericht’ aanvinken.

15/29

Indien je de cursor stilhoudt op een bepaalde lijn, kan je de volledige mail inhoud lezen. Afzender

E-mailadres zoals bepaald in tabblad ‘Algemeen’

Geadresseerde

Naam en voornaam van de persoon voor wie de mail bestemd is

Emailadres

E-mailadres van geadresseerde

Taal

Taal van de geadresseerde

Status

Bij ‘status’ kunnen volgende waarden voorkomen: o Sent: de mail is verzonden, is verstuurd (we weten hiermee niet zeker of de mail ook is toegekomen bij de geadresseerde) o Err: het verzenden van de mail is mislukt. Je krijgt tevens de melding ‘Err’ indien er geen e-mailadres ingevuld is o Het tijdstip wordt getoond wanneer de mail verzonden is

Tijdstip verzonden

Het is mogelijk om geadresseerden te deleten uit deze overzichtlijst. Je dient dan de lijn te selecteren en op de delete toets te drukken. Indien er bepaalde regels verwijderd werden, kunnen deze opnieuw verschijnen indien je op de knop ‘Vernieuw ontvangerlijst’ drukt. Indien er op het tabblad ‘Algemeen’ iets gewijzigd wordt in het veld ‘Geadresseerden’ of in het tekstveld die de SQL-omschrijving bevat, zal de geadresseerdenlijst ook volledig opnieuw geladen worden en zullen de contactpersonen die je gedelete had, opnieuw in de lijst verschijnen.


16/29

7 CONTROLES BIJ BEWAREN MAILING Om de mailing te bewaren kan je eenvoudigweg op de knop ‘Bewaar’ klikken. Vooraleer de mail kan bewaard worden zijn er echter een aantal velden die verplicht ingevuld moeten worden: Omschrijving, ontvanger type, geadresseerden, geadresseerden Query (indien er bij geadresseerden voor ‘SQL uitdrukking’ gekozen is), afzender type, afzender vast (indien er bij afzender type voor ‘vast adres’ gekozen is). Bij het bewaren van de gegevens zal een kladblok worden getoond met eventuele waarschuwingen en foutmeldingen:

Bij waarschuwingen zal de mailing niet geblokkeerd worden en zal de status op het tabblad ‘Algemeen’ op ‘planned’ worden gezet. Zolang er echter foutmeldingen verschijnen, zal de status van de mailing op het tabblad ‘Algemeen’ op ‘incomplete’ blijven staan.

Volgende meldingen worden door HiAnt beschouwd als meldingen en fouten: MELDING ‘Omschrijving’ is niet ingevuld ‘Verzenden vanaf’ is niet ingevuld Er is geen sjabloon geselecteerd Er zijn geen geadresseerden Er zijn e-mailadressen van geadresseerden die niet zijn ingevuld Indien er geen ‘afzender vast’ is ingevuld in geval je bij ‘afzender type’ ‘vast adres’ aangeeft Er is geen taal ingesteld voor (een) bepaalde geadresseerde(n) Indien er voor bepaalde geadresseerden niet alle gegevens die gekozen zijn bij ‘Beschikbare gegevens’ zijn ingevuld Indien er Nederlandstalige geadresseerden zijn, en het onderwerp + de inhoud op het tabblad ‘Nederlands’ zijn niet ingevuld Indien er Franstalige geadresseerden zijn, en het onderwerp + de inhoud op het tabblad ‘Frans’ zijn niet ingevuld


FOUT X X X X

X X X X X

X

17/29

Indien de mail bewaard is en de status op ‘Sending’ of ‘Completed’ staat, kan je hem vanuit het overzichtsscherm enkel nog openen en raadplegen. Je kan niets meer aanpassen in de velden van de mail. Indien de mailing bewaard is, zal ook de status ervan worden bepaald (terug te vinden op tabblad algemeen). Status Incomplete

Planned Sending Completed


Overschrijving Mailing is aangemaakt maar er is nog niet aan alle voorwaarden voldaan om de mail te kunnen versturen Mailing is klaar om verstuurd te worden Deze status wordt toegekend van zodra er wordt begonnen met verzenden Deze status wordt toegekend als alle mails verwerkt zijn. Ook als er een fout is opgetreden bij het verzenden van een individuele mail

18/29

8 SJABLONEN 8.1.1.

TOEVOEGEN NIEUWE SJABLONEN

Via het batch mail overzichtsscherm kan je in het menu ‘Gegevens’ het item ‘Sjabloon’ aanklikken:

Om een sjabloon toe te voegen, druk je op de ‘+’ toets. Alle velden zijn hier verplicht in te vullen. Enkel de inhoud van de bestanden wordt weggeschreven. De link naar het bestand wordt niet bewaard. Het kan dus geen kwaad dat het bestand verwijderd wordt.


19/29

8.1.2.

WIJZIGEN VAN EEN SJABLOON

Als je dubbelklikt op een sjabloon wordt rechts de omschrijving getoond. De paden van de bestanden kunnen niet getoond worden aangezien deze niet bewaard werden. Indien je nu een nieuw bestand selecteert, zal de inhoud van het vorige bestand in de database worden overschreven. Indien je niets invult voor de bestanden en het veld leeg blijft, zal er niets veranderd worden aan de sjabloon in de database.

8.1.3.

VERWIJDEREN VAN EEN SJABLOON

Enkel indien de sjabloon nog niet gebruikt werd in een mailing, kan deze verwijderd worden door de lijn te selecteren en op het ‘-‘ teken te klikken.


20/29

9 VERWIJDEREN MAILINGS Via het menu ‘Acties’ -> ‘Verwijder mailings’ kan je het mailbestand gaan opkuisen. Je kan via een parameter (zie verder) een aantal dagen instellen hoelang de mailings moeten worden bewaard. Indien je dan echter op ‘Verwijder mailings’ klikt, zullen alle mailings die ouder zijn dan het ingesteld aantal dagen, verwijderd worden.


21/29

10 TECHNISCHE APPENDIX 10.1. HTML BATCH MAIL HTML Batch Mail is een service dat achter de schermen draait om de mailings te versturen. Dit programma zal automatisch geactiveerd worden als de PC wordt opgestart. Elke x-aantal minuten zal dit programma controleren of er mailings klaarstaan om te verzenden. Enkel de mailings met status ‘planned’ en ‘sending’ zullen worden verzonden. Indien status ‘planned’, gaat het om mailings die klaarstaan om verzonden te worden. De mailing kan status ‘sending’ hebben als er bijvoorbeeld al een gedeelte van de mails verzonden is, maar niet alle mails ineens konden verstuurd worden. In de volgende ‘window’ (tijdsbestek waar aangegeven wordt waartussen de mails mogen verstuurd worden) zullen de rest van de mails, de nog te verzenden mails, de status ‘sending’ krijgen. HTML Batch Mail zal dus alle mails met bovenstaande statussen verzenden die op dat moment een verzendtijd (datum en uur) hebben die in de periode ligt dat het systeem de mailing uitvoert. Een heel aantal gegevens zullen worden gelogd in de LogTable bij type 88: o Id van de mail o Datum en tijdstip waarop het verzenden van mailing is begonnen o Window start o Window end o E-mailadres waarnaar de laatste mail verzonden is binnen het window o Aantal verzonden mails o Datum en tijdstip waarop de laatste mail verzonden is Het e-mailadres waarnaar de laatste mail verzonden is, het aantal verzonden mails en datum en tijdstip van de laatst verzonden mail, wordt steeds geüpdate. Dit betekent dat bij het verzenden van de volgende mails steeds het laatste e-mailadres, het aantal verzonden mails en datum en tijdstip zullen worden aangepast. De service HTML Batch Mail zal ook zorgen voor het ophalen van de sjablonen, de bijlagen, het onderwerp en de inhoud van de mail. De teksten die bepaald werden via parameters (vb. [naam] en [voornaam]) zullen ook door dit programma worden ingevuld door de overeenstemmende teksten. Indien er in het frame ‘Opvolging’ het type van de opvolging en eventueel een detailtype en of de opvolging afgehandeld is, wordt aangegeven, zal HTML Batch Mail de opvolgingen ook aanmaken in HiAnt. Al naar gelang de geadresseerden klanten of uitzendkrachten zijn, zal het in de respectievelijke fiches in de opvolging worden geplaatst. Indien de mailing volledig verstuurd is, zal de status veranderen van ‘planned’ of ‘sending’ in ‘completed’.


22/29

10.2. VEREISTEN OM VIA SERVICE AUTOMATISCH TE VERSTUREN Hiervoor dient programma srvHtmlBatchMail.exe voor te komen op de HiAnt-directory en ntsvc.ocx. Deze beiden worden automatisch samen met HiAnt geïnstalleerd. Voor dit programma srvHtmlBatchMail.exe is er een ini-file srvHtmlBatchMail.ini nodig, eveneens op de HiAnt -directory. Uit deze ini-file kunnen volgende settings uitgelezen worden: - LOCALPATH - LOGONINI: er wordt aangeraden om binnen srvHtmlBatchMail.ini te verwijzen naar de logonini-file die ook door HiAnt wordt gebruikt. Je kan echter ook niet naar een logonini verwijzen en de connectie-instellingen rechtstreeks binnen srvHtmlBatchMail.ini te maken, via volgende settings: - DATABASEONSERVER - SERVERNAME - USERNAME - PASSWORD - SAUSER - SAPWD De installatie van de service dient te gebeuren door in een command prompt “<pad>\ srvHtmlBatchMail.exe –install” aan te roepen. ! Je dient erop te letten dat je deze service slechts op 1 server installeert. Zoniet kunnen er problemen optreden ivm gelijktijdig behandelen van mailings. De service wordt geïnstalleerd met de eigenschap “autostart” (wordt dus automatisch mee opgestart als je de server herstart). Echter de eerste maal na installatie, dien je wel de service zelf op te starten (noemt “HtmlBatchMail” binnen de services). Via parameter "HtmlMail", "SendService", "TimerInterval_Minuten" kan je ingeven om de hoeveel minuten de service loopt.

10.3. MANUEEL VERSTUREN VAN BATCH MAILS Behalve het versturen van Batch Mails via de HTML Batch Mail service, kan je de mails ook manueel versturen. In de mailing zal je er eerst voor moeten zorgen dat ‘Goedgekeurd’ staat aangevinkt:


23/29

Je dient de mailing dan te selecteren in de mailinglijst en in het menu ‘Acties’ voor ‘Verzend mailing nu’ te kiezen:

De verzending zal hierbij onmiddellijk gebeuren.


24/29

10.4. IN TE STELLEN PARAMETERS * Controle of volgende parameters zijn ingevuld bij het maken van een nieuwe mailing of openen van een bestaande mailing. Deze parameter dienen namelijk aanwezig te zijn wanneer een mail wordt verzonden. Param1

Param2

Param3

HtmlMail

SMTPServer

*

HtmlMail

SMTPPort

*

codeboekcode OpvolgingsContactType Auto

Waarde IP-adres van de smtpserver die gebruikt wordt om de smtp-mails te versturen. Smtp-poort gebruikt voor mail-verzending. Als de parameter niet aanwezig is, wordt er standaard 25 genomen. Nummer van het opvolgings -contacttype dat gebruikt wordt om automatisch aangemaakte opvolgingen aan te duiden.

* Het tijdstip dat standaard reeds staat ingevuld bij Window Start wordt bepaald in volgende parameter: Param1 Param2 frmHtmlBatchMail SendWindow

Param3 WindowStart

* Het tijdstip dat standaard reeds staat ingevuld bij Window Start wordt bepaald in volgende parameter: Param1 Param2 frmHtmlBatchMail SendWindow

Param3 WindowEnd

De waarden van de parameters voor ‘Window start’ en ‘Window eind’ te bepalen, moeten verschillend zijn. •

Om in te stellen om de hoeveel minuten de service dient te lopen om de batch mail automatisch te versturen, dien je onderstaande parameter in te stellen met het gewenst aantal minuten als waarde:

Param1 MtmlMail •

Param2 SendService

Param3 TimerInterval_Minuten

Waarde

Om het menu-item ‘Batch Mailing’ zichtbaar te maken binnen het menu ‘Acties’ in het klanten overzichtscherm (F2) en het klanten- en prospecten overzichtscherm (Shift F2), dien je onderstaande parameters in te stellen met waarde 1 (standaard is de waarde 0 en zullen de menu-items dus niet zichtbaar zijn):

Param1 Changecontrols

Param2 Frmkllst

Param3 mnuBatchMailing.visible

Waarde 0

Param1 Changecontrols

Param2 Frmkllst1

Param3 mnuBatchMailing.visible

Waarde 0

Deze parameters dienen om de menu-items zichtbaar te maken. Om deze functionaliteit te activeren, dien je Prato te contacteren. Gebruikershandleiding: Hi-Ant Hoofdkantoorfunctionaliteit: Batch Mail Aanmaakdatum: 8-6-2010 www.prato.be

25/29

• Om het aantal dagen te definiëren hoelang de mails moeten bewaard worden, stel je in als waarde bij onderstaande parameter. Indien je dan op het menu ‘Acties’ -> ‘Verwijder mailings’ klikt, zullen alle mails die ouder zijn dan dat aantal dagen verwijderd worden: Param1 Batchmail

Param2 VerwijderInfo

Param3 AantalDagen

Waarde

‘Batchmail’, ‘VerwijderInfo’, ‘AantalDagen’, < Aantal dagen dat mailings bewaard moeten worden>

10.5. SQL-UITDRUKKINGEN In het tabblad ‘Algemeen’ kan je bij het maken van een nieuwe mailing bij de velden ‘Geadresseerden’ en ‘Beschikbare geg’ zowel opteren voor een aantal vaste keuzemogelijkheden, maar kan je ook zelf een SQL-uitdrukking gaan ingeven.

10.5.1. VELD ‘GEADRESSEERDEN’ Indien je bij ‘Geadresseerden’ ‘SQL-uitdrukking’ geselecteerd hebt, kan je in een vrij tekstveld onder het veld ‘Ontvanger type’ de SQL uitdrukking bepalen:

Deze query(s) moet(en) aan een aantal voorwaarden voldoen: Ontvanger Type Werknemers Vast personeel Contactpersonen

Query bevat: wn.koppelid personeel.id Contactpersonen.id

HiAnt zal hierop een controle uitvoeren en zal ook nagaan of de ingegeven query(‘s) bestaa(t)(n). Gebruikershandleiding: Hi-Ant Hoofdkantoorfunctionaliteit: Batch Mail Aanmaakdatum: 8-6-2010 www.prato.be

26/29

In de SQL uitdrukking kan je volgende parameters toepassen: Voorgedefinieerde parameters #CURYEAR# : deze parameter wordt vervangen door het huidige jaar #CURMONTH# : wordt vervangen door de huidige maandag #CURWEEK# : wordt vervangen door de huidige week #CURDAY# : wordt vervangen door de huidige dag #CURDATE# : wordt vervangen door de huidige datum Variabele parameters Voorbeeld: #GeefStatus;’2 ’# Het stuk voor de ‘;’ wordt gebruikt om de vertaling te gaan lezen in de vertaaltabel bij de query analyser. Dus indien het stuk voor de ‘;’ in de vertaaltabel gedefinieerd staat onder een andere benaming, wordt deze benaming hier ingevuld. De waarde achter de ‘;’ is de standaardwaarde.

Na het drukken op de knop ‘Bewaar’:

Je mag eventueel het stuk vanaf ‘;’ weglaten, er zal dan geen standaardwaarde worden ingevuld.

10.5.2. VELD ‘BESCHIKBARE GEG’ Indien je ‘SQL Uitdrukking’ selecteert zal je onder dit veld opnieuw een veld te zien krijgen waar de SQL uitdrukking in gedefinieerd moet worden:


27/29

10.6. GEGEVENS DIE WORDEN WEGGESCHREVEN BIJ BEWAREN VAN EEN MAILING Eerst en vooral worden de ingegeven velden bewaard of aangepast. Indien er iets veranderd is aan de query voor het ophalen van de geadresseerden, moeten er een aantal gegevens opnieuw aangemaakt worden. Dit wil zeggen dat de bestaande gegevens eerst verwijderd worden en daarna worden de nieuwe geadresseerden opgehaald en weggeschreven (dubbele worden er uit gehaald). Als dit gelukt is, worden het verzender-emailadres, het email adres en de taal van elke geadresseerde opgehaald. Indien een geadresseerde meerdere email-adressen heeft, wordt er voor elk adres een record gegenereerd. In de laatste stap worden de gegevens opgehaald en weggeschreven die geselecteerd zijn bij de ‘Beschikbare gegevens’. Indien er een van de gegevens niet gevonden wordt, wordt er een lege waarde bijgehouden. En wordt de variabele in de mail dan ook vervangen door deze lege waarde. Bij het controleren van de status wordt er in de logfile wel vermeld voor welke personen en gegevens er niets gevonden is. Indien er niets veranderd is aan de query voor het ophalen van de geadresseerden maar er is iets veranderd aan de afzender, moeten de verzend emailadressen terug worden opgehaald en weggeschreven. We gebruiken hiervoor dezelfde procedure als hierboven dus ook het emailadres en de taal van de geadresseerde wordt eerst verwijderd en opnieuw opgehaald. Indien er iets veranderd is in de ‘Beschikbare gegevens’ (maar geen verandering van de query voor het ophalen van de geadresseerden), moeten de gegevens die als zijn weggeschreven terug verwijderd worden en opnieuw worden weggeschreven op dezelfde manier als hierboven beschreven in de laatste stap. Heel op het einde worden de gegevens op de tabbladen ‘Detail Nederlands’ en ‘Detail Frans’ bewaard.

10.7. KNOP ‘VERNIEUW ONTVANGERLIJST’ Bij een druk op deze knop zullen de gegevens van de geadresseerden opnieuw worden opgehaald nadat je wijzigingen hebt aangebracht bij de geadresseerden. Om de nieuwe lijst te kunnen bewaren zijn er opnieuw een aantal velden verplicht in te vullen: ontvanger type, geadresseerden, geadresseerden query (indien er bij geadresseerden voor ‘SQL uitdrukking’ gekozen is), afzender type, afzender vast (indien er bij afzender type voor ‘vast adres’ gekozen is).

10.7.1. CONTROLES Ook nu zullen er een aantal controles plaatsvinden. Zo zal er indien bij ‘Geadresseerden’ voor een SQL uitdrukking gekozen is en/of indien er bij ‘Beschikbare geg’ voor een SQL uitdrukking gekozen is, een query moeten ingegeven worden. Deze query(s) moet(en) dan aan een aantal voorwaarden voldoen: Ontvanger Type Werknemers Vast personeel Contactpersonen Gebruikershandleiding: Hi-Ant Hoofdkantoorfunctionaliteit: Batch Mail Aanmaakdatum: 8-6-2010 www.prato.be

Query bevat: wn.koppelid personeel.id Contactpersonen.id

28/29

10.7.2. GEGEVENS DIE WORDEN WEGGESCHREVEN BIJ DRUK OP KNOP ‘VERNIEUW ONTVANGERLIJST’ Eerste worden al de bestaande gegevens van de geadresseerden verwijderd. Daarna worden de geadresseerden opnieuw opgehaald en weggeschreven (dubbele worden er uit gehaald). Als dit gelukt is, worden het verzender-emailadres, het email adres en de taal van elke geadresseerde opgehaald. Indien een geadresseerde meerdere email-adressen heeft, wordt er voor elk adres een record gegenereerd. In de laatste stap worden de gegevens opgehaald en weggeschreven die geselecteerd zijn bij de ‘Beschikbare gegevens’. Indien er een van de gegevens niet gevonden wordt, wordt er een lege waarde bijgehouden. En wordt de variabele in de mail dan ook vervangen door deze lege waarde. Bij het controleren van de status wordt er in de logfile wel vermeld voor welke personen en gegevens er niets gevonden is.


29/29

HiAnt. Hoofdkantoorfunctionaliteit. Batch Mail. Prato Services nv

Recommend Documents