SUMATRA DS REPORT WIZARD

SUMATRA DS REPORT WIZARD

Inhoudsopgave Hoofdstuk

Pagina

1 Inleiding

1

2 Opening

3

3 Report Settings

4

4 Select Table

5

5 Select Fields

7

6 Doorpunten

8

7 Sort 8 Layout

9

9 Filter

11

10 Having

14

11 Finish

15

12 Get Data

16

13 Rechtenbeheer

18

Bijlage I – Powerpoint presentatie

Sumatra DS Report Wizard

1. Inleiding De Sumatra DS Report Wizard stelt u in staat om op ieder moment overzichtelijke Excel overzichten uit de database te produceren. Door het opgeven van een query-definitie worden de gegevens uit de database gelezen. U kunt vervolgens opgeven op welke manier deze gegevens getoond dienen te worden. De query-definitie zelf omvat dus geen gegevens, het is ‘slechts’ een beschrijving daarvan. De Report Wizard is een handige tool die u, door middel van overzichtelijke vensters, hierin assisteert. Uiteindelijk dient u zelf hierin de juiste opdrachten op te geven. Om goed te weten of een query-definitie überhaupt zinvolle informatie zal bevatten is het van belang dat u goed weet welke stappen zullen leiden naar een bruikbare tabel. “Oefening baart kunst”, geldt ook voor de Report Wizard. Sumatra raadt u aan om veelvuldig met de Report Wizard te oefenen om zodoende op eenvoudige wijze overzichtelijke rapportages te maken. De Report Wizard is een Excel Add-in. Deze moet op het werkstation worden geïnstalleerd en binnen Excel worden geregistreerd. Dit wordt door de installatieprocedure van Sumatra DS uitgevoerd wanneer daarvoor is gekozen. De Report Wizard is zowel binnen de DS Basic, DS Professional als binnen de DS Universal Edition beschikbaar.

1


Wat is een definitie Een query definitie bevat alle informatie om de Sumatra DS Server in staat te stellen de gewenste gegevens in de gewenste volgorde uit de database op te halen en deze op de gewenste plaats in Excel te zetten. De definitie bevat dus geen gegevens maar slechts een beschrijving daarvan. De gegevens komen altijd regelrecht uit de database. Hoe worden definities bewaard De definities worden opgeslagen op de Sumatra DS Server. Hierdoor zijn, desgewenst, deze definities ook beschikbaar voor andere gebruikers die toegang hebben tot de Sumatra DS Server en die beschikken over de Sumatra DS Report Wizard. Bij het opslaan van de definitie kan aangegeven worden of andere gebruikers de definitie mogen gebruiken en of andere gebruikers de definitie mogen wijzigen. Starten en inloggen Wanneer Excel voor de eerste maal wordt gestart nadat de DS Report Wizard is geïnstalleerd, wordt er een nieuw item op de commando-balk geplaatst. Om gegevens vanaf een Sumatra DS Server op te kunnen halen moet er een verbinding met die server worden gelegd en moet er een gebruikersnaam met bijbehorend password bekend zijn. Wanneer dit nog niet eerder is opgegeven of wanneer de eerder gebruikte gegevens niet zijn vastgelegd, wordt bij het starten van een functie van de DS Report Wizard het dialoogvenster getoond waarmee de verbinding met de Sumatra server gelegd kan worden. Zorg ervoor dat een volledig geconfigureerde Sumatra DS Server actief en bereikbaar is en dat op de Sumatra DS Server een database beschikbaar is.

2


2. Opening In het openingsscherm van de wizard zijn de volgende componenten beschikbaar: - Folderlijst - Reportlijst - Knoppen om definities te kopiëren, importeren, exporteren en te verwijderen - Voortgangsknoppen - Connect knop In de folderlijst treft de gebruiker de indeling aan van reeds gemaakte definities. Hier kunnen verschillende indelingen in aangemaakt worden: My reports; als de ingelogde gebruiker de eigenaar van een overzicht is worden deze getoond onder My Reports Company Reports; Deze reports zijn door de SA (System Administrator) of de company report beheerder aangewezen als cruciale, gedeelde rapporten (dit wordt aangegeven bij de optie Run Query > Rights) Shared reports; deze overzichten zijn gedeeld door de maker van het report. Reportlijst Hierin staan de overzichten van de geselecteerde folder. De kolommen in dit overzicht zijn: Description; omschrijving van het report Name; korte code naam van het report, deze kan gebruikt worden bij de GETDATA functionaliteit Created; datum aanmaak Modified; datum wijzigen Accessed; datum laatste keer opgevraagd Report type; soort report (GRP - Grouped report, LST - List report, GDT - GetData datasource) Report Id; Id van het report, deze kan gebruikt worden in een macro aanroep of een GETDATA overzicht

3


3. Report Settings In de reportsettings worden twee instellingen gedaan: -

Report type; het report type bepaalt het soort rapport dat gemaakt wordt en beïnvloedt de wizard. Sommige wizard schermen en opties zijn in rapportages niet beschikbaar. Wizard level; er zijn twee levels: Beginner of Expert. Het beginner niveau heeft minder opties dan het expert niveau. Eenmaal voor expertniveau gekozen zal dit blijven vaststaan en kan de gebruiker niet terug naar beginner.

De Report Wizard geeft de gebruiker de keuze uit drie verschillende typen overzichten. Ieder type overzicht heeft zijn eigen toepassing. De verschillende typen zijn: -

-

Grouped report; een overzicht met groepen en (sub)totalen. De gebruiker kan zelf aangeven welke velden gegroepeerd worden en waar het (sub)totaal van gegeven dient te worden. List; eenvoudig overzicht in lijstopmaak zonder groepen. Deze functie kent weinig opmaak en is derhalve bijvoorbeeld geschikt om de Excel functionaliteit (zoals onder andere een draaitabel) op los te laten. GetData; is niet specifiek een overzicht maar een databron voor de GetData functionaliteit.

4


4. Select Table Wanneer het scherm, om de tabellen te selecteren, wordt geopend wordt er een query uitgevoerd op de Sumatra DS Server. Deze query haalt de naam en de omschrijving op van alle tabellen die beschikbaar zijn binnen de stadaard databron. Tevens wordt de naam en de omschrijving van alle beschikbare databronnen opgehaald. Dit kan soms enige tijd in beslag nemen, zeker wanneer de Sumatra DS Server deze gegevens nog niet eerder heeft opgehaald en deze dus niet vanuit cachegeheugen kan presenteren. Table assist In de table assist stand zijn een beperkte groep tabellen beschikbaar voor een beperkte groep gebieden; Financieel, Logistiek en Project. De beschikbare tabellen worden verder opgedeeld in 3 type tabellen; - Stamtabellen; basis gegevens van de administratie - Mutatie tabellen; de feitelijke mutaties van de administratie - Totaal tabellen; tabellen met samengestelde data om gemakkelijk te rapporteren op samengestelde data In de assist modus kan op eenvoudige wijze gezocht worden naar de gewenste tabel door de twee typeringen aan te wijzen wat de basis van de rapportage moet zijn. Hierdoor ziet de eindgebruiker slechts enkele tabellen, en is het maken van de keuze gemakkelijker. De op dat moment getoonde tabellen zijn een deel van alle beschikbare tabellen. Het is mogelijk, dat niet alles via de assist mode gemaakt kan worden. In dat geval zal de gebruiker moeten veranderen naar de expert modus, indien deze beschikbaar is. Daarin zijn een aantal specifieke views beschikbaar, die het rapporteren evenwel gemakkelijker moeten maken. In de expert modus worden alle tabellen getoond die beschikbaar zijn. De selectie mogelijkheden in de twee groepen zijn op basis van datasource en type tabel. Bij type tabel wordt de herkomst van de tabel getoond dit kunnen zijn; SQL tabel of view, Sumatra system table, Sumatra server view (de meegeleverde views), User.XML view, User manager view.

5


Preview De preview knop geeft de gebruiker de mogelijkheid een tabel te bekijken. Standaard worden 20 regels getoond, dit kan aangepast worden. Er is tevens een mogelijkheid om een voorwaarde aan te leggen. Knoppen omhoog-omlaag Hiermee kan de geselecteerde tabel aan de definitie worden toegevoegd of worden verwijderd. Er is maar één tabel mogelijk per rapport. De achterliggende gedachte hiervoor is dat het in de meeste gevallen niet nodig is om extra tabellen te gebruiken. Om gegevens uit andere tabellen op te halen is de doorpunt mogelijkheid het meest geschikt en eenvoudig. Doorpunten kan door zelf de doorpunt formule te maken of met de doorpunt wizard (zie Select Fields)

6


5. Select Fields Hierin staan de beschikbare velden van de geselecteerde tabel. Met behulp van de selecteer knop (>) kan een veld geselecteerd worden voor het overzicht. In het filterveld is het mogelijk om (een deel van) de veldnaam of omschrijving daarvan in te voeren. De wizard zal de velden tonen die aan de opgegeven filter voldoen. De geselecteerde velden vormen de inhoud van het rapport. Wanneer een veld niet meer in het rapport opgenomen moet worden kan met de ‘deselecteer’(<) knop het veld verwijderd worden. In het kader achter Field (Itemcode in dit voorbeeld) staat de veldnaam of een formule van het veld. Een formule kan hier rechtstreeks bewerkt worden door deze in te typen. Ook kan de formule bewerkt worden via de ‘Formula Editor’ (+). In het kader achter ‘Description’ staat de omschrijving van het veld. Deze is hetzelfde als de kolomheader is het overzicht. Group Met deze optie geeft de gebruiker aan welk veld als basis dient voor een groep. Een groep is een niveau in een rapport en op basis van een groep worden groepstotalen aangemaakt. Deze optie is alleen zichtbaar indien de gebruiker de optie ‘Grouped Report’ heeft aangegeven bij de report settings. Verdichten/Compress Met verdichten worden de waardes behorende bij gelijke records uit de verdichte kolom, weergegeven op één regel. Er kunnen meerdere velden verdicht worden weergegeven, in dat geval zal voor iedere combinatie van velden één regel ontstaan. In principe zal het rapport automatisch de instellingen voor niet-verdichte velden regelen (numerieke waardes zullen bij elkaar opgeteld worden). De gebruiker kan deze aggregatie instellingen aanpassen in het tabblad Layout (alleen in de expert modus). Sel. field Een selectieveld wordt niet in het rapport getoond maar kan worden gebruikt als filter op de data. Knoppen omhoog/omlaag Met de knoppen omhoog/omlaag kan de gebruiker de primaire volgorde van het overzicht instellen. Dit is tevens de volgorde van de kolommen zoals deze in het overzicht weergegeven zullen worden.

7


6. Doorpunten Met de (D) doorpuntknop kunnen gegevens uit gerelateerde tabellen worden opgehaald. Sumatra noemt dit “Doorpunten”. De relaties tussen de verschillende tabellen worden door de Sumatra DS Server vastgesteld op basis van de datadictionary van Exact. Druk op de (D) knop, in het scherm Select Fields, om het scherm te openen waarmee de gerelateerde data geselecteerd kan worden. Op basis van de aanwezige referenties geeft de Report Wizard de tabellen aan die op basis van het doorpunten benaderd kunnen worden. Zodra de gebruiker één van deze tabellen aanklikt worden rechts hiervan de velden van deze tabel getoond. De formule (in dit voorbeeld [email protected]) geeft aan welk pad de doorpuntwizard doorloopt om de gerelateerde informatie op te halen. De gebruiker kan dubbelklikken op een veld om zodoende nieuwe gerelateerde tabellen aan te spreken.

7. Sort Bij sorteren kan de gebruiker de sorteervolgorde van de velden aangeven. Gegroepeerde velden zullen automatisch in dezelfde volgorde gesorteerd zijn. De volgorde van sorteervelden is alleen te wijzigen door bij de veldselectie de volgorde van de velden aan te passen. Voor elk veld kan de gebruiker aangeven of de volgorde aflopend is (Sort order descending), standaard is de volgorde oplopend.

8


8. Layout (Grouped Report en Expert level) In het layout scherm kan de gebruiker het uiterlijk van het overzicht verder configureren. Hierbij staan de volgende opties ter beschikking: Grand total; indien deze optie is ingeschakeld kan de gebruiker aangeven welke kolommen in de tabel een eindtotaal onderaan de kolom dienen te geven. De Report Wizard zal automatisch de numerieke velden toewijzen. New sheet; indien deze optie is ingeschakeld zal er voor ieder record van het gegroepeerde veld een nieuw werkblad in Excel worden aangemaakt. Hierbij gaat de server uit van de sortering van de kolommen zoals deze bij Select Fields is aangegeven. De records uit de eerste kolom worden in dat geval de namen van de nieuwe werkbladen. Indien Grand Total is ingeschakeld is optie New Sheet echter niet zichtbaar. Layout groepen Iedere groep die is aangemaakt krijgt een tabblad waarbinnen de groepen te configureren zijn. De opties zijn hier: - Create header; geeft een waarde in de header - Create footer; geeft een waarde in de footer - Keep fields default; hier kan aangegeven worden welke subtotalen bij welk veld horen Algemeen Indien de ‘Keep fields default’ aangevinkt is, is het niet mogelijk iets aan de inrichting te wijzigen. In dat geval wordt de gehele indeling van deze groep automatisch ingeregeld. Indien ‘Keep fields default’ uit staat: Het is mogelijk velden toe te voegen (+) of te verwijderen (-). Van iedere veld kan het kolomnummer en de kolom breedte worden ingesteld. Indien twee kolommen in verschillende groepen in verschillende breedtes opgegeven krijgen, zal de eerst voorkomende veld de kolombreedte bepalen. Aggregatie typen In verdichte overzichten of overzichten met groepen moet voor alle niet-gegroepeerde velden of nietverdichte velden opgegeven worden op welke wijze het groepstotaal bepaald moet worden. Aggregatie typen zijn; Sum (som), Min (minimum), Max (maximum), Count (aantal) en Avg (gemiddelde). Detail groep Ieder report heeft een detail groep. De detailgroep is het laagste niveau en heeft geen header of footer mogelijkheid. Indien een of meerdere velden verdicht zijn, dan zullen de niet-verdichte velden aggregatie typen ingesteld kunnen worden. In deze groep komen niet-gegroepeerde velden en velden die niet aan groepen gerelateerd kunnen worden (zie gewone groepen voor verdere toelichting) 9


Gewone groepen Groepen ontstaan door het aanvinken van het groepsvinkje in de veld-selectie tab. Indien de groeps indeling automatisch gebeurd zal dat als volgt gebeuren. De velden komen in principe in de volgorde zoals aangegeven in de veldenselectie in het rapport. De volgende velden worden automatisch in deze groep geplaatst: 1. Het groepsveld zelf. Deze krijgt een veldbreedte van -1 (automatische breedte bepaling door excel) 2. Aan het groepsveld gerelateerd veld. Deze wordt automatisch op max gezet. (voorbeeld: Indien het debiteurnummer (debnr) het groepsveld is, en de debiteurnaam (debnr.naam of [email protected]) zit doorgepunt in het overzicht, dan wordt deze er automatisch bijgeplaatst) 3. Numerieke velden, deze worden automatisch op sommeren gezet. Outline In iedere groep kan aangegeven of de groep in Excel outline haken moet krijgen. Met outline haken kunnen regels achteraf verdicht worden in Excel. Eindtotaal groep De eindtotaal groep is een speciale groep. In deze groep komen alleen de numerieke velden (sommeren) automatisch

10


9. Filter De filter maakt de condities aan voor het report. De condities kunnen vaste voorwaarden zijn of variabele voorwaarden. De variabele voorwaarden worden tijdens het starten van het rapport gevraagd. Overzicht van de filter Wanneer u een filter onderdeel geselecteerd heeft, zullen de elementen aan de rechterkant van de pagina gevuld worden met de eigenschappen van de filter. Veldenlijst Hier kiest u het veld waarop de filter betrekking heeft. De veldenlijst laat de geselecteerde velden van het rapport zien. Operator lijst Hier kiest u de gewenste operator. De volgende operators zijn beschikbaar - Is gelijk (=) - Groter dan(>) - Groter dan of gelijk (>=) - Kleiner dan (<) - Kleiner dan of gelijk (<=) - Ongelijk (<>) - Bevat (like '%..%') - Begint met ( like '%..) - Eindigt op (like '..%') - Bevat niet ( not like '%..%') - Begint niet met (not like '%..) - Eindigt niet op (not like '..%') Zodra de operatoren zijn ingesteld kan de gebruiker de waarde van de filter aangeven. Dit kan op verschillende manieren: -

Value; waarde van de filter. Indien de filter een vaste waarde heeft, kan deze hier worden ingevuld. Ask; met ask wordt de filter pas ingevuld op het moment dat het rapport wordt opgestart, door de gebruiker. Optioneel; in combinatie met Ask. Met optioneel kan aangegeven worden dat de opgevraagde voorwaarde niet verplicht moet worden gevuld. In dat geval kan de eindgebruiker tijdens het invullen van de gewenste filterwaarden aangeven dat deze filter niet gebruikt wordt.

11


Parameter Parameters zijn variabelen die tijdens het starten van een rapport opgevraagd worden. Parameters kunnen handmatig aangemaakt worden (bijvoorbeeld in de formule editor of tabbladfilter) en kunnen gebruikt worden voor filteren of in een formule. Parameters worden automatisch aangemaakt tijdens het starten van een rapport, indien een filter op opvragen staat en er geen specifieke parameter toegewezen wordt. Een parameter naam moet altijd beginnen met een @ en mag niet dezelfde naam hebben als een tabel.

Naam De naam is de code, die gebruikt wordt in de formules Omschrijving De omschrijving wordt op twee plaatsen gebruikt: Tijdens het uitvragen en in het traject indien dat afgedrukt wordt. De omschrijving is bedoeld om de eindgebruiker duidelijk te maken wat deze moet invullen: boekjaar is gelijk aan, periode groter of gelijk aan. Type Met het type wordt de afstemming in de voorwaarde geregeld, per type verschijnt een andere voorwaarde mogelijkheid (datum heeft bijvoorbeeld een kalender object) Optioneel De opgevraagde parameter is optioneel, bij het uitvragen kan de eindgebruiker een vinkje zetten waardoor deze parameter leeg zal blijven. Indien de parameter gekoppeld is aan een voorwaarde, zal die voorwaarde niet meegenomen worden in de filter. Lijst, Query Met lijst / Query kunt u een combo lijst maken met beschikbare mogelijkheden voor de eindgebruiker. U kunt de eindgebruiker bijvoorbeeld laten kiezen uit de beschikbare boekjaren. De twee mogelijkheden waarmee u dit kunt regelen zijn een handmatige lijst (lijst) of op basis van een query uit de database(query)

12


Lijst Er zijn twee vakken waarin u uw lijst kunt opbouwen: Titles en value Alles wat in titles komt wordt aan de gebruiker getoond, alles wat in values komt wordt gebruikt om als waarde door te geven. Indien een value leeg gelaten wordt, zal er geen waarde verschijnen. Bijvoorbeeld: Er kan gekozen worden op basis van een status, in de database is dit een letter. Aan de eindgebruiker tonen we een woord: Titles Values Actief A Geblokkeerd B Alle Value is constraint U kunt ook een kant en klare voorwaarde plaatsen. Dit is echter alleen effectief als de parameter wordt gebruikt in combinatie met een filter. U vult in dat geval geen kant-en-klare waarde in maar een voorwaarde als 'status='A'. Query Met de query bouwt u een automatische combolijst. Titles Tabel /Table Titel/Title Waarde/Value Geselecteerd /Selected

Begin Tekst /Initial Text

Extra voorwaarde /Constraint Groeperen /Group by Sorteren/Order by Bevat/Having

Values welke tabel moet gebruikt worden de veldwaarde die getoond gaat worden de veldwaarde die gebruikt gaat worden De waarde die standaard getoond gaat worden. Hier hoort een voorwaarde ingezet te worden die tot de juiste geselecteerde waarde komt: bkjrcode=Year(@today) De begin tekst wordt gebruikt om geen voorwaarde op te bouwen. Hier komt typisch iets als "Alle waarden". Dit kan alleen gebruikt worden indien de parameter ook in een voorwaarde wordt gebruikt. een standaard voorwaarde De query wordt verdicht op het hier opgegeven veld De query wordt gesorteerd op het hier opgegeven veld Bevat is een voorwaarde op een samengesteld veld, kan alleen indien er verdicht wordt.

13


10. Having De having pagina is vrijwel identiek aan de filter pagina. Er zijn echter enkele bijzonderheden: - De having mogelijkheid is alleen beschikbaar voor rapporten met verdichte velden - De having kan alleen werken op geaggregeerde waarden Wat is een having? Een having is een voorwaarde op basis van een geaggregeerde waarde. Een geaggregeerde waarde ontstaat wanneer er op basis van een of meerdere velden wordt verdicht, en deze waarde met een aggregatie functie oproept. Aggregatie functies zijn Sum, Min, Max, Count, Agv. De having voorwaarde ziet er dan als volgt uit: sum(bdr_hfl) > 0, max(debnr) < '60000'

14


11. Finish Het laatste scherm van de Report Wizard is het Finish tabblad. Hier kunnen de laatste instellingen voor het opslaan en uitvoeren van de definitie aangegeven worden. Hier zijn de opties: Report Name Folder

Title Sub title Ask database Fixed database Sheet name

Target cell New workbook

User Database name Selection

Report date

Naam van de definitie zoals deze opgeslagen wordt. Plaats waar het report zichtbaar wordt. Er kunnen diepere niveaus aangelegd worden door een backslash (\) in de folder te gebruiker. (financieel\balans = hoofdfolder financieel, subfolder balans) . Een folder verdwijnt op het moment dat er geen rapport meer is die naar die folder verwijst. Een rapport kan een andere folder krijgen door op deze plaats een andere folder in te vullen. Deze worden in het rapport op iedere sheet vermeld in de header. Deze worden in het rapport op iedere sheet vermeld in de header. Indien deze aangevinkt staat, zal iedere keer wanneer het rapport opgestart wordt een selectie gemaakt kunnen worden uit de beschikbare databases. Wanneer hier een database wordt ingevuld, zal het rapport altijd uitgevoerd worden op deze database. Het rapport wordt in deze sheet geplaatst. Als deze sheet niet bestaat, wordt deze aangemaakt. Indien bij layout (expert) is ingesteld, dat een nieuwe sheet per hoofdgroep wordt aangelegd kan hier niets ingevuld worden. Het rapport begint op deze cel. Voor het rapport start wordt een nieuw werkboek aangemaakt. Hierdoor kunt u voorkomen dat een rapport per ongeluk wordt opgebouwd in een worksheet met data. Toon de userid. Toon de database code. Indien het rapport selectie vragen heeft (zie filter) die tijdens het draaien van het rapport worden opgevraagd, zal hier de omschrijving van de velden en de antwoorden getoond worden. Datum van uitvoeren van de definitie.

15


12. Get Data Met de Report Wizard kan de gebruiker rapportage maken die automatisch in een bepaalde layout in een werkblad geplaatst wordt. Er zijn echter situaties waarin de gebruiker zelf de volledige layout wil sturen, en dat de data op een specifieke plaats terecht moet komen. Daarvoor is GetData de geschikte methode. Met GetData kan de gebruiker met een formule gegevens uit de database ophalen. Deze formule is meestal gerelateerd aan parameters die in het rapport opgenomen worden; een rekeningnummer, boekjaar, periode etc. Het werken met de GetData functie kent de volgende stappen: - Met de Report Wizard wordt een dataset aangemaakt. - De Formula Editor verwijst naar die dataset en zal het rapport vullen met data - Door het inrichten van een sheet kan de gebruiker de data setgebruiken en aangeven waar de informatie getoond dient te worden. Algemeen principe Het algemene principe van de GetData functionaliteit is dat er middels een formule gevraagd wordt om een bepaald gegeven met behulp van een sleutelwaarde. De voorwaarde voor dat opvragen is dat er per vraag maar 1 antwoord mogelijk kan zijn. Dat betekent dat er per sleutelwaarde maar één regel kan zijn in de dataset, zodat er ook maar 1 antwoord kan volgen. De manier om er voor te zorgen dat er per sleutelwaarde één antwoord kan zijn is door de sleutel te verdichten. Wanneer een rapport verdicht weergegeven wordt zal er per verdichte combinatie maar één (unieke) regel ontstaan. Voorbeeld 1 We willen van een artikelcode de omschrijving opvragen. Daarvoor moet dus een dataset worden opgebouwd, en deze verdichten we op artikelcode. Doordat we verdichten op artikelcode weten we zeker dat er per artikelcode maar 1 regel is, en er dus maar 1 antwoord uit de database kan komen. Voorbeeld 2 We willen de omzet van een klant in een overzicht opvragen. Dat betekent dus dat we per klant het omzet saldo willen zien, en dat we dus in de dataset op klant verdichten. Voorbeeld 3 Een sleutel hoeft niet te bestaan uit een enkel element. We willen van een klant de omzet per jaar zien. In dit geval is er sprake van een dubbele sleutel: klant en jaar. In de dataset moeten we dus beiden verdichten, en bij het opvragen moeten we dus beide sleutels geven om 1 gegeven terug te ontvangen Als we in dit geval 1 sleutel geven, dan krijgen we mogelijk meerdere resultaten terug en mislukt het opvragen. Daarom is het dus noodzakelijk om iedere sleutel te gebruiken die ook in de dataset is opgenomen.

16


In de Report Wizard wordt de sleutel aangemaakt door de juiste velden te verdichten. Als de Report Wizard een GetData dataset aanmaakt, is het noodzakelijk om tenminste één veld te verdichten. De Report Wizard waarschuwt wanneer er geen verdichting is. In de Formula Editor zijn de verdichte velden terug te zien als sleutelvelden in de juiste volgorde. De onderlinge volgorde staat vast door de dataset constructie (veldvolgorde) in de Wizard. Aanmaken van een dataset via de Report Wizard In principe is het aanmaken van de dataset vergelijkbaar met het aanmaken van een rapport. Enkele onderdelen die afwijken worden hieronder besproken. - Het is niet mogelijk te groeperen - Er moet minstens 1 veld verdicht zijn. - In het laatste scherm is het niet mogelijk een sheetnaam op te geven. In plaats daarvan is het mogelijk een dataset naam op te geven. Vervolgens wordt deze dataset naam gebruikt in de GetData formule. De dataset naam mag maar één keer voorkomen in de definitielijst. (De GetData formule kan anders natuurlijk niet de goede dataset vinden) - Er moet minsten 1 veld verdicht zijn in een dataset, ook al is de dataset van nature uniek (zoals bijvoorbeeld een tabel met stamgegevens als artikelbestand). - Het is mogelijk een waarschuwingsaantal instellen. Deze functionaliteit is bedoeld om u inzicht te geven in de omvang van de dataset. Het is niet efficiënt een heel grote dataset te gebruiken. -

Met de GetData Formula Editor kan een formule gemaakt worden, maar dat is niet noodzakelijk. De Formula Editor geeft inzicht welke sleutels de gekozen dataset heeft, en welke velden beschikbaar zijn om op te vragen. In deze fase wordt het rapport opgebouwd, totdat er een compleet resultaat is.

-

Als laatste de controle. Deze controle is belangrijk omdat er met deze wijze van werken een beperking ontstaat: waar niet om gevraagd wordt, zal niet worden getoond. Om dit inzichtelijk te krijgen is er de mogelijkheid de dataset in geheugen naar een Excel sheet te schrijven. (Merk op, dat oudere Excel versies een maximale regellimiet hebben van ongeveer 65000 regels.)

-

Met de dataset in de sheet kan de gebruiker nalopen welke gegevens opgevraagd zijn geweest, en welke niet. De kolom Queried geeft een getal (of meerdere) aan, welke velden van die regel al zijn opgevraagd in deze sessie. Indien de gebruiker een volledigheidscontrole uitvoert is het verstandig maar één (recent) rapport in Excel te hebben. Hierdoor worden vergissingen voorkomen.

17


13. Rechtenbeheer Het beheer van de rechten voor de definities vindt plaats in de Report Manager. Deze is te vinden onder de ‘Rights’ button in het ‘Run Report’ scherm. Naast het uitvoeren van beschikbare definities is het in dit scherm dus mogelijk om de rechten per definitie aan te passen. De Report List toont een overzicht van de definities waar de gebruiker mee kan werken.

Met een druk op de definitie en de ‘Rights’ button is de Report Manager van de desbetreffende definitie beschikbaar. Per gebruiker kunnen individuele rechten worden aangepast. De Report Wizard onderscheidt drie verschillende niveau’s: My reports; als de ingelogde gebruiker de eigenaar van een overzicht is worden deze hier getoond. Shared reports; deze overzichten zijn gedeeld door de maker van het report. Company Reports; Hier staan de door de company report beheerder aangewezen als cruciale, gedeelde rapporten. Indien de gebruiker een definitie maakt zal deze ingedeeld worden in de folder My reports. Worden de rechten van diezelfde definitie aangepast (Execute only, Export, Modify) ziet diezelfde gebruiker de definitie in de folders My reports én Shared reports. Door het verwijderen van de definitie uit de My reports folder zal ook de definitie uit de Shared reports folder verwijderd worden. Dit geldt alleen indien de maker van de definitie hier de rechten van heeft aangepast.

18


Voorbeelden

19

1/28/2009

Agenda Intro Sumatra Software b.v. DS Report Wizard Eigenschappen Oefeningen

Sumatra Software B.V. Wie zijn wij? Sumatra en Exact

Eenvoud -> Snelheid -> Flexibiliteit

Sumatra gaat verder >> waar exact ophoudt |

1

1/28/2009

Referenten

Het concept Bronnen

Rapportages / Add on’s

Sumatra Server

Lezen

Exact Globe

Schrijven

e Synergy e-Synergy

Visualiseren

MS SQL Exact voor Windows

Documenteren

Exact voor Dos

Real time

De producten

Fusion

W bU WebUren

Professional

Ad dd on’s

Rapportag ges

Basic

WebShop

Universal

PocketOrder

2

1/28/2009

Kennis van Sumatra?

Het doel van deze training?

Waarom een Excel add in? Eenvoud van Excel Snelheid van de applicatie Volledige Excel functionaliteit Gebruikersgraad

Wat is de Report Wizard? Beschrijving van de data Vraagt de data op via query Geheel vernieuwd sinds de VT versie

3

1/28/2009

Tabellen zoeken Stam tabellen Mutatie tabellen Afgeleide tabellen

Stam tabellen Bevatten alle basisgegevens Doorgaans statisch, d.w.z. de gegevens worden relatief weinig gewijzigd Debiteurgegevens, btw codes

Mutatie tabellen Bevatten alle mutatiegegevens Alleen verwijzingen naar stamgegevens met sleutel aangevuld met: Numerieke gegevens: periode, bedrag Alfanumerieke gegevens: Omschrijving

PROJMUT, GBKMUT

4

1/28/2009

Afgeleide tabellen Zijn afgeleid van de mutatiegegevens Bevatten samenvattingen (=verdicht) van mutatietabellen (snelheid!) Openstaande posten, Omzetstatistieken

DS Report Wizard Opening Report Settings Select table Select fields Sort Layout (Expert mode) Filter Having Finish

Opening Start van de configuratie Knoppen om definities te beheren Connect button voor de juiste database

5

1/28/2009

Report settings Keuze uit drie type reports Beginner en Expert Wizard level

Grouped vs List

Select table D.m.v. Assist eenvoudig juiste tabel zoeken Preview beidt inzicht in dataset Selecteer één gewenste tabel

6

1/28/2009

Select fields Selectie van velden uit eerder gekozen tabel Volgorde kolommen aanpassen Opties groeperen, verdichten en selectie veld

Sort Sortering van het overzicht Meerdere sorteervelden mogelijk Default is oplopend (optie ‘Sort order descending’)

Layout Alleen in Expert level Groepstotalen, Grand total en aggregaties Header en Footer voor gegroepeerde overzichten

7

1/28/2009

Filter/Having Toekennen filters op de dataset Ask optie in combinatie met drop-down box Having > een aggregatie binnen een verdichting

Finish Opslaan definitie Uitvoeren definitie Gegevens in het overzicht

Doorpunten Informatie ophalen uit gerelateerde tabellen Report Wizard geeft opties voor doorpunten Dubbelklik op veld om verder in te zoomen

8

1/28/2009

Formula Editor Werken met formules Aanmaken kolommen met formules Voorbeeld notitie

Werken met formules Formules @today-vervdatfak Bdr_na_bkn>0 Year(@today)

If-Then-Else Conditie?resultaat-als-waar:resultaat-als-onwaar VB1: boekjr=2003?omzet:0 VB2: (boekjr=2003 AND debnr=60014)?omzet:0 VB3: (boekjr=2003 AND naam Like ‘%fiets%’)?omzet:0

Filter Via vaste waarde Drop-down box List

9

1/28/2009

Get Data Matrix weergave van gegevens Eigen definitievorm Sumatra DS Formula Editor Via unieke sleutel wordt waarde gekoppeld

Get Data

Foutmeldingen

10

SUMATRA DS REPORT WIZARD

Recommend Documents