Uitgebreid Aankoopbeheer. < > TML bvba

Uitgebreid Aankoopbeheer

© <2007-2010> TML bvba

25/02/2010

Uitgebreid Aankoopbeheer © <2007-2010> TML bvba All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: februari 2010 in Ternat

Nog even het volgende... We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk . Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie. Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren. Veel succes met DBFACTw.

Contents

3

Table of Contents Foreword

Part I Uitgebreid Aankoopbeheer

0

4

1 Enkele ................................................................................................................................... richtlijnen 4 2 Orderboek ................................................................................................................................... uitgebreid 5 Orderboek......................................................................................................................................................... Item 11 Orderboek......................................................................................................................................................... item selectie 12

3 Stock ................................................................................................................................... optimalisatiewerklijst 14 Artikel stock ......................................................................................................................................................... globaal w ijzigen 16

4 Aankoopprijzen ................................................................................................................................... beoordelingswerklijst 18 5 Aankoopcondities ................................................................................................................................... werklijst 19 Aankoopconditie ......................................................................................................................................................... 20

6 Orderboeken ................................................................................................................................... werklijst 23 Orderboek......................................................................................................................................................... 23

Index

© <2007-2010> TML bvba

0

4

1


Uitgebreid Aankoopbeheer In de basisversie van DBFACTw is reeds een mogelijkheid voorzien om met orderboeken te werken. Uw organisatie verhandelt een assortiment van producten die bij meerdere leveranciers aangekocht kunnen worden. De prijzen kunnen daarbij ook regelmatig wijzigen, en ook het productassortiment evolueert regelmatig. U moet op basis van uw verkopen nieuwe aankopen genereren, snel wijzigingen in aankooppolitiek instellen. In dat geval is deze module voor u uitermate interessant. Met orderboeken simuleert u welke producten met welke aantallen u zou willen bestellen. De prijzen kunnen (eventueel met de online XML-modules) geraadpleegd worden, en er wordt automatisch toegewezen waar u de producten zou kunnen bestellen. Deze toewijzingen kunt u nog naar eigen idee wijzigen, totdat u definitief de bestelling plaatst met de spreekwoordelijke 'druk op de knop'. Het gebruik van orderboeken laat bovendien toe dat meerdere productverantwoordelijken suggesties kunnen maken rond wat ze besteld willen zien. U neemt als aankoper deze voorstellen over, waarbij u definitief de bestelling plaatst.

1.1

Enkele richtlijnen Met de komst van de uitgebreide orderboeken hebben we een reeks functies gecombineerd in een systeem dat de aankoper de mogelijkheid biedt om vanuit één scherm alle aankoopinformatie op een transparante manier te beheren. Vanuit de orderboeken is het mogelijk informatie op te vragen over de producten, de verschillende leveranciers, de leveringsvoorwaarden, de backorders van de klanten, stocksituaties en historische verkopen. Waar in het standaard aankoopbeheer bij automatische bestellingen eerst bepaald wordt bij welke leverancier men gaat bestellen, kijkt men in het uitgebreid aankoopbeheer veeleer eerst welke artikelen met welke hoeveelheid we wensen te bestellen. Orderboeken zijn een heel flexibel gegeven. Ze zorgen niet alleen voor een optimale simulatie van de keuze van leveranciers, maar zijn tevens een zeer handig communicatiemiddel tussen de verkoop en aankoop. Immers, verkopers kunnen in (eventueel een apart) orderboek hun artikelen invullen die ze graag aangekocht wensen te zien. Zo is er een DBFACTw klant die volgend onderscheid maakt in zijn orderboeken Automatisc h

Manueel

Voorstel

23

:

De automatische orderboeken maken 'volautomatisch' een selectie van de te bestellen artikelen bij een bepaalde leverancier of een paar leveranciers, waarbij voor de artikelen de juiste minimum en nominale stock ingevuld zijn. Zo kunnen regelmatig te bestellen artikelen héél snel in de lijst worden opgenomen. Voorbeeld: - regelmatig te bestellen wisselstukken - cartridges in de IT Als een verkoper vindt dat een bepaald artikel best opnieuw wordt besteld, maar dat daar geen minimum of nominale hoeveelheid ingevuld is, zal het artikel misschien niet automatisch herbesteld worden (behalve als er een bestelbon klant van is natuurlijk). Daarom beslist de verkoper om zelf een artikel in een manueel orderboek te plaatsen. Deze artikelen worden dan door de verantwoordelijke aankoper overgenomen naar het orderboek dat hij/zij gebruikt om te bestellen. Bij nieuwe assortimenten of aankondiging van nieuwe artikelen, is soms veel

© <2007-2010> TML bvba


5

voorbereiding nodig om klaar te zetten wat besteld moet worden. Iedere verantwoordelijke van zijn afdeling heeft daarom een eigen orderboek waar hij/zij naar believen zijn bestelvoorstel kan invullen. Verdere informatie vindt men bij de orderboeken en het beheer van het uitgebreid orderboek. Voor een efficiënt gebruik van het uitgebreid aankoopbeheer, is het ook belangrijk de parameters volgens uw behoeften in te stellen. Zie daarvoor veranderen variabelen - aankoopgedrag.

1.2

Orderboek uitgebreid Vooraleer we het uitgebreid orderboek kunnen gebruikt worden. Om deze informatie bij te kunnen houden, moet men eerst orderboeken definiëren. Zie daarvoor de orderboeken 23 . Dit is de kernfunctie van de uitgebreide orderboeken. We zien een overzicht van de artikelen die in het orderboek zitten, en kunnen een simulatie uitvoeren voor wat besteld moet worden. We beschrijven de verschillende zones van het scherm in detail:

Volgende zones worden onderscheiden: Bestellijst

Artikelinformatie

© <2007-2010> TML bvba

geel

groen

De artikelen worden er in de vorm van de werklijst weergegeven, met alle functionaliteit van een werklijst. Er kan niet rechtstreeks op de lijst gewerkt worden, maar de knoppen zijn handig gekozen om snel aanpassingen uit te voeren. De belangrijkste informatie van het aangeduide artikel in de werklijst wordt hier onmiddellijk weergegeven. zo kan men heel snel ëren of de bestelhoeveelheid voldoet aan de wensen.

6

Uitgebreid Aankoopbeheer Maandhistoriek

blauw

Historiek jaar / receptie

paars

Aankoopinformatie

cyaan

Bestelinfo

oranje

Dit stuk kan al dan niet aangevinkt zijn. We zien van de laatste 12 maanden de hoeveelheid artikelen die verkocht zijn (gefactureerd of in kasverkopen) De verkochte aantallen van de laatste drie jaar, alsook eventueel wanneer het artikel de laatste keer ontvangen is, staan hier weergegeven. Afhankelijk van het gekozen artikel in de werklijst staat hier de basisinformatie (bv. bij 'aankoop op artikel') of een lijst van mogelijke kandidaten waar het artikel besteld kan worden. Indien de artikelen toegewezen zijn aan hun respectievelijke leveranciers, wordt hier gesimuleerd hoe groot de bestelling zou zijn, indien de bestelling zou doorgaan.

De kolommen in de bestellijst De meeste kolommen spreken voor zichzelf, maar enkele behoeven toch iets meer uitleg: Artikel Gewenst

Te bestellen

Toegewezen aan

Netto

Dit is zo'n flexibele artikel-kolom. Afhankelijk van de parameter, staat hier ofwel de Uit de berekeningen, of door manueel toe te voegen, hebben we ingegeven welke aantallen we eigenlijk zouden willen bestellen. Gezien het mogelijk aankoopgedrag, kan dit echter verschillen van de hoeveelheden die we kùnnen bestellen. Indien bij een leverancier een minimum bestelhoeveelheid (of bestelaantal) ingevuld is, wordt hier automatisch het aantal ingevuld dat we kunnen gebruiken om te bestellen. Artikelen waar geen keuze voor bestaat, worden automatisch toegewezen. Voor andere artikelen (multi-leverancier artikelen), zal dit normaal blanco blijven. Pas na de definitieve toewijzing, zal ook hier de naam van de gekozen leverancier ingevuld zijn. afhankelijk van de toewijzing wordt hier dan de netto aankoopprijs ingevuld.

Kleurencodering van de lijst: · zwart: normale lijn · grijs: backorderlijn

Artikelinformatie Door het vinkje aan of uit te zetten bij 'Artikel', wordt deze informatie al dan niet getoond. De informatie die getoond wordt is van het aangeduide artikel in de lijst. Protip

Handig is dat men op veel van deze informatie kan dubbelklikken om extra informatie te verkrijgen. zo klikt men op B.O. Klant, en men verkrijgt de lijst van de backorders klant van het artikel.

© <2007-2010> TML bvba


7

Maandhistoriek Door het vinkje aan of uit te zetten bij 'Historiek/maand', worden de laatste 12 maanden historiek automatisch getoond. Indien deze periode jaar-overschrijdend is, worden bij de oudste maanden (die staan dan onderaan), het jaartal vermeld.

Historiek /jaar en receptie Ook hier krijgen we heel snel een overzicht van de verkopen van deze producten, dit getotaliseerd over de laatste drie kalenderjaren. Opgelet: het huidige jaar is nooit compleet, dus de drie getallen zo vergelijken is iets voorbarig. Indien receptie aangevinkt, staat ook de laatste receptie en datum ingevuld. Opmerking: als men al deze zaken aanvinkt, vertraagt het systeem een beetje. Bij niet performante systemen kan men daarom beter deze topics uitschakelen in het courante gebruik.

Aankoopinformatie artikel In één oogopslag zien we hier waar we het artikel kunnen bestellen. Bij artikelen onder 'aankoop op artikel' of 'valuta op artikel', of zelfs 'één leverancier', wordt hier de informatie gewoon getoond. Het wordt pas interessant bij meerdere leveranciers, aangezien hier de lijst met alternatieven wordt getoond. Meer nog, indien de informatie van het artikel nog niet up to date is, kan men zelfs hier ook onmiddellijk het aankoopgedrag voor het artikel wijzigen, bij voorbeeld van 'aankoop op artikel' naar 'multileverancier'. Met de rechtermuisklik op de linker kolom (leverancier) kan men: · · · · · · · ·

de gekozen leverancier toewijzen. de toewijzing verwijderen een nieuwe leverancier toevoegen een bestaande leverancier wijzigen een bestaande leverancier verwijderen een overzicht van de diverse leveranciers opvragen Online informatie opvragen voor het artikel (dus alle leveranciers in één keer van hetzelfde artikel) Online informatie opvragen voor de geselecteerde leverancier.

Het gekozen alternatief komt automatisch in het groen te staan.

Bestelinformatie Om de simulatie te vervolledigen, kan hier realtime berekend worden, wat het resultaat van de bestelling zal zijn indien men deze zou uitvoeren volgens de op dat moment toegewezen criteria. Dubbelklik op een leverancier toont automatisch de leveranciersfiche met de mogelijkheid er de alarm-niveaus voor bestellingen in te geven Met de rechtermuisklik kan men de bestelling van een leverancier aanmaken.

© <2007-2010> TML bvba

8


Opmerking: aangezien bij iedere toewijzing de herberekening van de mogelijke orders dient te gebeuren, kan dit op tragere systemen wat tijd in beslag nemen. Vandaar dat bij het 'ruwe' werk in het begin, 'onmiddellijk bijwerken' uitgeschakeld kan worden.

Knoppen Nieuw

Nieuw item

om een nieuw item manueel toe te voegen tot de lijst. Afhankelijk. Indien geen orderboek gekozen is (zie orderitem selectie 12 ), zal geen nieuw item toegevoegd kunnen worden. Nieuwe leverancier voor Indien het artikel 'multileverancier' ondersteunt, kan men artikel hier onmiddellijk een nieuwe leverancier toevoegen. Maak bestelling Na keuze van een bepaalde leverancier, kan hier onmiddellijk de bestelbon gemaakt worden, en de items uit het orderboek verwijderd.

Opvragen

Item Verleden relatie Relatiegegevens Artikel Leverancier Rechtermuisklik

Wijzigen Inlezen

Het item wordt getoond om te wijzigen De F12 functie zoals we die overal in DBFACTw gewoon zijn, wordt hiermee geactiveerd De artikelfiche van het gekozen artikel wordt getoond.

Laat toe het gedrag van de <Enter> toets in de lijst aan te passen: ofwel wijzigen we dan het order item, ofwel wordt automatisch de artikelfiche getoond. Men krijgt onmiddellijk het order-item detail te zien.

Artikelen inlezen

Backorders inlezen Bestelbon inlezen

Suborderboeken inlezen

Andere orderboeken

Met de bestelvoorstelselector wordt een lijst van artikelen opgesteld, met de respectievelijke aantallen, zoals die besteld moeten worden. Juist zoals bij de bestelbon leverancier, kunnen hier rechtstreeks backorders van klanten ingelezen. Als men alle artikelen van een specifieke bestelbon wenst in te lezen, wordt deze functie gebruikt. Een bestelbon nummer of klant kan gekozen worden, waarna men het overzicht van de verschillende artikelen ziet. Een orderboek kan verwijzen naar een ander orderboek. Zie daarvoor de definitie van een orderboek 23 . Bedoeling is met deze werkwijze dat verschillende mensen (bij voorbeeld assortimentverantwoordelijken of product managers of ook winkelverantwoordelijken), hun eigen orderboek gebruiken om voor te stellen te creëren. De artikelen kunnen daarna automatisch samengebracht worden in één orderboek (en worden automatisch uit de suborderboeken overgebracht Als iemand verantwoordelijk is voor de aankoop van

© <2007-2010> TML bvba


9

artikelen, kan deze uit de andere orderboeken 'overnemen' wat besteld moet worden. Hier is geen indirecte koppeling aanwezig, zoals bij 'suborderboeken inlezen'. Het is de bedoeling dat er items van andere orderboeken overgenomen worden om de bestellingen uit te voeren. Zo is het perfect mogelijk dat de andere orderboeken uit tal van diverse artikelen bestaan, bv. omdat iedere verkoper zijn besteladviezen kan ingeven, maar dat de aankoper bepaalt in welke orderboeken de items overgenomen worden, om ze dan te bestellen. De items (artikelen) die overgenomen worden, zijn verwijderd uit het oorspronkelijk orderboek. ze worden als het ware verplaatst van het ene naar het andere orderboek. Opgelet: soms kan het voorkomen dat dit geweigerd wordt. Eén mogelijkheid is dat een artikel niet meer dan één keer mag voorkomen in een orderboek. Dit kan ingesteld worden in de parameters en/of de definitie van het orderboek. 'refresh' knop of

Zeer krachtige functie! als er een orderboek 23 gekozen is en als van het gekozen orderboek er een bestelvoorstelselectie bewaard is, zal DBFACTw hiermee de lijst van items in het orderobek automatisch leegmaken. Daarna wordt de bestelvoorstelselectie automatisch berekend, en worden de items in de lijst ingevuld.

Markeren

Standaard gedrag van een werklijst

Verwijderen Item

Het item wordt uit het orderboek verwijderd. De lijst schuift op. Indien meerdere items gemarkeerd, dan zullen deze allemaal verwijderd worden. De toewijzingen van de multileverancier artikelen zullen verwijderd worden. Indien meerdere items geselecteerd, zal dit voor al die items tegelijkertijd gebeuren. Het volledige orderboek wordt leeggemaakt. De items hoeven niet geselecteerd te zijn.

Toewijzing

Orderboek leegmaken

Zoeken

Indien men werkt met eerder lange lijsten, kan men het artikel heel snel terugvinden door op zoeken te klikken, en het artikel in te voeren of zelfs te scannen. De lijst wordt daarna gepositioneerd op het artikel dat men wenst terug te vinden. Als het artikel niet in de lijst voorkomt, wordt dit gemeld.

Toewijzen

Volgens verschillende methodes voorrangsregels wordt hier de toewijzing gedaan. Indien meerdere items gemarkeerd, worden deze allemaal (automatisch) toegewezen, indien mogelijk. Indien 'nulprijs' aangevinkt, wordt ook rekening gehouden met leveranciers waarvan

© <2007-2010> TML bvba

10

Uitgebreid Aankoopbeheer de prijs niet ingevuld is. Online

Afdrukken

Voor leveranciers die een online verbinding hebben met DBFACTw, wordt hier automatisch een verbinding gemaakt naar de server(s) van de leverancier, en de gewenste informatie real-time opgevraagd. Deze informatie wordt automatisch ingevuld bij de leveranciersinformatie van het artikel. Opmerking: deze optie is alleen actief als de module 'online XML module' in het dossier geactiveerd is. Overzicht Prijsaanvraag

Sluiten

Een overzicht van de items die zich in de lijst, het orderboek bevinden. Vooraleer te beslissen om te bestellen, kan men vragen aan leveranciers of ze voor deze referenties eerst nog hun aangepaste prijs kunnen laten weten. Deze prijzen kunnen dan gecheckt worden en op basis daarvan kan definitief de keuze van bestelling gemaakt worden. Prijsaanvragen kunnen zowel via fax, printer of email verstuurd worden. Standaard werklijst gedrag.

© <2007-2010> TML bvba


1.2.1

11

Orderboek Item Per item van een orderboek kunnen een aantal zaken ingesteld worden. Het belangrijkste is vanzelfsprekend het aantal dat besteld wordt.

Indien het item is ontstaan vanuit een backorder (bv. inlezen backorders, of via doorboeken vanuit een bestelbon klant), zal ook de extra informatie links onder vermeld staan: zowel het document nummer, de klantnummer, en (voor interne informatie): het backorder nummer. De volgende velden kunnen hier gewijzigd worden: Artikel Aantal

Memo

Protip

© <2007-2010> TML bvba

Een artikel kan alleen gekozen worden bij creatie (bij toevoegen van een item) Het aantal artikelen dat men wenst te bestellen. Aangezien dit nagenoeg het enige is dat normaal gewijzigd wordt, springt de cursor na de ingave van het aantal automatisch naar de knop 'opslaan'. Tweemaal enter zorgt daardoor voor een snelle aanpassing van het aantal Extra informatie kan hier ingevoerd worden. Indien een item toegevoegd is via backorder informatie, wordt deze informatie ook hier vermeld. Bij het activeren van dit venster, staat de cursor standaard al op het aantal. Het volstaat meestal gewoon dit aantal te wijzigen. Als je daarna op <Enter> klikt, dan springt de cursor onmiddellijk naar de knop 'opslaan'. Een extra <Enter> volstaat om te bewaren. Indien men toch iets in de memo wil aanpassen, kunnen de pijltjestoetsen snel soelaas brengen.

12

1.2.2


Orderboek item selectie Terwijl men werkt met de uitgebreide orderboeken zijn heel krachtige opzoekmogelijkheden voorzien. De bedoeling wordt hieronder in 't kort uitgelegd.

Orderboek

Orderboek divisie

Normaal werkt men altijd met één orderboek tegelijkertijd. Het kan echter voorkomen dat men alle 'te bestellen artikelen' onder mekaar wilt zien, in één lijst. Door dit uit te schakleen kan men de volledige lijst raadplegen. Soms kan het gebeuren dat men verschillende orderboeken per divisie heeft. Via deze divisieselectie kan men alles wat te bestellen is in één lijst bekijken, ook al zijn ze in verschillende orderboeken ondergebracht. Protip

Orderboek aankoper

Orderboek sublijst

Een organisatie die werkt met meerdere winkels, kan zo per winkel één of meerdere orderboeken implementeren. Zo bestaat er zelfs een parameter dat een artikel niet meer dan één keer mag voorkomen over dezelfde divisie heen.

Aangezien er per orderboek een aankoper verantwoordelijk gesteld kan worden, geldt hier een analoge redenering als bij de orderboek divisie. Met één en dezelfde werklijst kan deze aankoper zien welke artikelen hij/zij moet bestellen. Een heel krachtige functie: we verwijzen naar de orderboek definitie 23 voor de uitleg van de sublijst. Feit is dat, zonder de items over te brengen, op voorhand al kan gezien worden welke artikelen allemaal voorkomen in de verschillende orderboeken die

© <2007-2010> TML bvba


13

afhangen van één bepaald orderboek. Aantal gewenst

Soms kan het gebeuren dat artikelen gewoon ingelezen zijn zonder aantallen. Om snel deze items uit de lijst te filteren, is dit filtercriterium toegevoegd. Aankoopgedrag Op een artikel kan men verschillende 'aankoopgedragingen' definiëren. Dit orderboek werkt voornamelijk met de artikelen waar een keuze mogelijk is. De andere artikelen worden immers automatisch bij één en dezelfde leverancier besteld. Om de aankoper specifiek op die artikelen te laten concentreren waar een keuze moet gemaakt worden, is het aankoopgedrag rechtstreeks te kiezen als criterium. Toegewezen een beetje gelijkaardig als bij 'aankoopgedrag'. We willen ons concentreren op de artikelen waar we nog een toewijzing van leverancier moeten doen. Voor de andere artikelen hebben we immers geen keuze. Minimum bestelling groter Een heel belangrijke optie, indien men bij de aankoop over dan gewenst aantal minimum bestelhoeveelheden spreekt. Indien bij toewijzing blijkt dat daardoor het aantal te bestellen aangepast wordt, zal dit vanzelfsprekend invloed hebben op de totaliteit van de bestelling. Daarom kan men deze artikelen heel snel in de lijst apart verkrijgen, zodat bij grote afwijkingen snel vergeleken kan worden. Protip

Voor aankoopadministraties met veel verscheidenheid in minimum bestelhoeveelheden of aankoopverpakkingen is dit een handige optie. Men ziet onmiddellijk welke artikelen in grotere hoeveelheden zullen besteld worden dan volgens de berekening nodig is. Daardoor kan men voor deze artikelen een aparte beslissing nemen

Toegewezen aan

Om te weten welke artikelen toegewezen zijn aan een leverancier. Hierbij worden de artikelen die automatisch aan een leverancier zijn toegewezen, zoals deze met aankoopgedrag 'aankoop op artikel' of 'één leverancier', automatisch erbij gezet. In combinatie met het selectiecriterium 'aankoopgedrag', kan men uitsluitend op zoek gaan naar de aan één bepaalde leverancier toegewezen artikelen, waar ook een keuze van andere leveranciers mogelijk is (dus aankoopgedrag is 'multileverancier').

Artikel

om één bepaald artikel te kiezen. Het kan gebeuren dat dit artikel meerdere keren over verschillende orderboeken voorkomt. In die situatie krijgen we een overzicht van de aantallen en in welke orderboeken dit bepaald artikel terug te vinden is. Om aan te duiden dat het order item een artikel is dat toegevoegd is via een backorder klant. Immers, op dat moment bevat het item meer informatie dan alleen maar het aantal dat besteld moet worden. Er blijft op deze manier ook een link tussen de backorder klant en het order in het orderboek.

Backorder item

De knoppen volgen vanzelfsprekend de standaard werkwijze van een werklijst selectiemethode.

© <2007-2010> TML bvba

14

1.3


Stock optimalisatiewerklijst U wenst uw aankoopproces op een eenvoudige manier te automatiseren. Daarvoor wenst u de zogenaamde 'zaagtandcurve' van het stockbeheer te benutten. Dit houdt in dat u (liefst op een eenvoudige manier) de minimum en nominale stock moet kunnen bepalen. Met de stockoptimalisatiewerklijst wordt dit op een doelmatige manier bekomen.

Deze werklijst kan op drie manieren gebruikt worden: Manueel

Om heel snel van een reeks artikelen manueel de nieuwe minimum en nominale stock in te geven. Daarvoor heeft u een paar kolommen waarvan de kolomtitel met een # aangeduid is. U kunt rustig de gewenste waarden ingeven. De artikelen die u gewijzigd heeft staan netjes gemarkeerd, zodat, als u op 'opslaan' drukt, de informatie in de artikelen opgeslaan wordt. U ziet daardoor de ingevulde waarden in de kolom 'huidige min. stock' en 'huidige nom. stock' ingevuld Pr ot ip

Semi-automatisch

U beslist meestal om de minimum stock en de nominale stock te doen afhangen van de aantallen van een artikel verkocht gedurende een bepaalde periode. Om juist die informatie snel te kunnen zien, kunt u steeds op de kolom met hoofding 'artikel' met de rechtermuisklik de 'jaaromzet aantallen' te zien krijgen. Maar er is nog een snellere manier: door te klikken met de rechtermuisknop op de knop 'opvragen', kunt u het gedrag van de <enter> knop in de lijst zelf gaan aanpassen. Als u dan in de lijst op enter drukt, dan krijgt u onmiddellijk de jaaromzet in aantallen te zien. Dit werkt echter niet in de kolom waar de nieuwe minimum en nominale stock ingevuld worden. Hetzelfde wordt ook bekomen met de dubbelklik op hetzelfde artikel.

U heeft al heel wat verkoopshistoriek in DBFACTw en wenst daar gebruik van te maken om automatisch een minimum en nominale stock te berekenen. U markeert de artikelen uit de lijst (of allemaal)

© <2007-2010> TML bvba


Volautomatisch

15

waarvan u de minimum en nominale stock wenst te berekenen. DBFACTw controleert de 'gemiddelde' verkoop per maand, en u past daar factoren op toe om de minimum en nominale stock te berekenen. Dit kunt u te allen tijde opnieuw doen, zodat DBFACTw erg nuttig uw stockpeil kan bepalen. zie daarvoor extra uitleg over 'artikel stock globaal wijzigen' 16 , onder de knop 'wijzigen. DBFACTw beschikt tenslotte over een zeer krachtige methode van berekenen, namelijk het automatische stockprofiel. Daarbij koppelt u aan een artikel zelf hoe u het artikel gaat bestellen, en als u het bestelt, voor welke hoeveelheid. Met de knop 'wijzigen' kunt u de juiste profielen instellen, en als u daarna op 'optimaliseren' klikt, zal DBFACTw voor de aangeduide artikelen - volgens de bijhorende profielen, de minimum en nominale stock automatisch aanpassen. Krachtiger dan dit kan ongetwijfeld niet.

Deze optimalisatiewerklijst bevindt zich in de menu van de orderboeken, omdat het een zeer handige voorbereiding vormt voor het geautomatiseerde gebruik van de uitgebreide orderboeken. Immers, indien u de minimum en nominale stock goed instelt, zult u zien dat uw aankoopproces in zeer grote mate geautomatiseerd werd. Enkele knoppen worden ook wat meer in detail besproken. Nieuw

Opvragen

Wijzigen

Markeren Zoeken

Het is hier niet de bedoeling om een artikel bji te creëren, maar veeleer om bij gebruik van de volautomatische werkwijze, snel een stockprofiel bij te maken. Dit juist gemaakt profiel kan daarna ook toegewezen worden aan tal van artikelen. Heel wat zaken kunnen hier direct opgevraagd worden. Klik op deze knop, en een menu verschijnt met tal van opvraagmogelijkheden, vooral naar het artikel toe. Gebruikt om globaal te wijzigen. Deze methode is nodig voor de semiautomatische en volautomatische werkwijze. Het schermpje om de gegevens te wijzigen 16 wordt getoond. Normaal werklijstgedrag. Mogelijkheid om een artikel uit de lijst te zoeken. Pr oti p

Status

Optimaliseren

© <2007-2010> TML bvba

Indien u een artikel niet terugvindt, dan mag u het steeds zoeken. Indien het niet gevonden is, zal het artikel automatisch aan deze lijst toegevoegd worden. De cursor komt zelfs automatisch in de lijst te staan op het desbetreffende artikel.

Aangezien de status heel handig werkt in het gebruik van DBFACTw, kan men (letterlijk) met een druk op de knop de status van een artikel wijzigen. Ofwel heeft u geen enkel artikel gemarkeerd, en wordt alleen het aangeduide artikel gewijzigd, ofwel heeft u één of meerdere artikelen gemarkeerd, en worden deze allemaal van status gewijzigd. Opgelet: indien een status gewijzigd is, zal het artikel automatisch gedemarkeerd worden. De artikelen die niet van status gewijzigd konden worden, zullen gemarkeerd blijven. Deze knop wordt gebruikt om de artikelen met een stockprofiel herin te vullen. De artikelen die een ingevuld stockprofiel hebben, worden aan de

16


Opslaan

Sluiten

1.3.1

hand van dit stockprofiel herberekend. De nieuwe minimum en nominale stock waarde worden ingevuld in de daarvoor bedoelde kolommen, zodat deze manueel nog bijgestuurd kunnen worden, bijvoorbeeld om uitzonderlijke waarden bij te sturen. De aangepaste artikelen biljven gemarkeerd, en daardoor kunt u, met de knop 'opslaan' de nieuwe, voorgestelde waarden overbrengen naar de artikelfiche zelf. Zolang de nieuwe waarden voor minimum en nominale stock in de kolommen 'nieuwe min. stock' en 'nieuwe nom. stock' ingevuld zijn, zullen zijn deze niet geregistreerd in de artikelfiche. Door op opslaan te klikken, wordt de informatie overgebracht naar de artikelfiche. De waarden worden daarna uitgeveegd in de aanpasbare kolommen (i.e. nieuwe minimum en nominale stock). Standaard gedrag

Artikel stock globaal wijzigen Zowel voor de semi-automatische werkwijze, als voor de automatische werkwijze zijn hier functies ingebouwd. Voor uitleg over deze manier van werken, zie 'stock optimalisatiewerklijst 14 '. We zien op deze form twee gedeeltes: · Het gedeelte om een voorstel te berekenen: dit heeft rechtstreeks verband met de semiautomatische werkwijze · Het gedeelte om aanpassingen in de artikelfiche door te voeren: dit heeft rechtstreeks verband met de volautomatische werkwijze.

Voorstel berekenen Deze functie is een onderdeel van de 'semi-automatische' werkwijze. We baseren ons op de verkoopshistoriek van x maanden op voorhand, bv. de laatste 12 maanden, om de gemiddelde verkoop per maand te berekenen.

© <2007-2010> TML bvba


17

Klungelalarm

Selecteer geen historiek die in de toekomst ligt, of waarvan de maanden nog niet compleet voorbij zijn. DBFACTw gaat die trouwens zelf zo veel mogelijk uitfilteren. Indien u op 15 augustus deze berekening uitvoert, houdt u best geen rekening met de maand augustus. Deze maand zou automatisch voor een lager gemiddelde zorgen (nog maar halve maand verkocht).

Protip

DBFACTw berekent in dit geval de maandelijke aantallen, die verkocht zijn. Nochtans, door 'one shots' of uitzonderlijke bestellingen kan het voorkomen dat de gemiddelde verkopen uit die periode uitzonderlijk hoog zijn. Omgekeerd, kan het ook voorkomen dat een bepaalde maand, bv. omwille van jaarlijks verlof, uitzonderlijk lage resultaten weergeeft. DBFACTw past in deze berekening automatisch het principe van de 'Gauss Curve' toe. Dit wil zeggen dat, na berekening van de gemiddelden, ook de standaard deviatie berekend wordt. In de statistiek is gekend dat de gemiddelden die buiten het bereik van het gemiddelde plus/min twemaal de standaard deviatie, de 5 % uitzonderingen omvatten. Op deze manier worden automatisch de uitzonderlijke waarden eruit gefilterd. De maanden laten we vallen, en Echter, als er te weinig maanden overblijven, bv. door een té grote schommeling (70 % uitval van maanden), zal DBFACTw toch rekening bljiven houden met àlle maandelijkse gemiddelden.

Het is niet makkelijk om in detail te begrijpen hoe de minimum en nominale stock gebruikt moet worden. Het idee is dat het stockpeil evolueert in de vorm van een zaagtand, en dat we een maximale stock hebben (in DBFACTw nominale stock genoemd), en een 'alarmpeil', meestal 'bestelpunt' genoemd. Een voobeeld: we bestellen één keer per maand. Dit houdt voor de stock eigenlijk in dat we voldoende stock moeten hebben om de verkoop van één maand te dekken. Onze nominale (maximale) stock moet daarom (minstens) de verkoop van één maand bedragen. Indien we van een artikel 50 stuks per maand verkopen (gemiddeld), dan moeten we minstens 50 stuks in stock nemen, of bij bestelling, onze stock aanvullen tot 50 stuks, zodat we een 'normale' maand met de stock kunnen dekken. Wanneer moeten we echter (her)bestellen? Er van uit gaand dat onze stock tijdens de maand gestaag daalt door de verkopen, moeten we op een bepaald moment beslissen om opnieuw te bestellen. In principe kan dit op het moment dat er geen stock meer is, maar in vele gevallen is het dan te laat om te bestellen: er gaan verschillende dagen over, tegen dat het bestelde materiaal binnenkomt, zodat we al die dagen zonder stock zitten. Er moet daarom besteld worden op het moment dat we weten dat er, tegen dat de artikelen binnenkomen er ver geen stock meer is. Vertaald: de minimum stock moet een signaal geven als er juist nog stock is om de leveringstermijn van de leverancier te dekken. Er van uit gaand dat de meeste leveranciers binnen de week (1/4de van een maand, of factor 0,25) leveren, zetten we daarom de minimum stock op 0,25 x de gemiddelde verkoop van een maand. Bij afronden wordt een truukje gebruikt bij 'kleine assortimenten'. Immers, we willen te allen tijde vermijden dat we zonder stock vallen van een artikel. In dat geval zal, indien we bv. slechts één artikel verkopen per maand, toch de minimum stock op 1 zien staan. Voorbeeld: In normale berekeningen zou DBFACTw tellen: gemiddelde verkoop 1 maand, nominale stock = gemiddelde * factor 1, dus 1, minimum stock = gemiddelde verkoop * factor 0,25, dus ...

© <2007-2010> TML bvba

18

Uitgebreid Aankoopbeheer 0,25, afgerond naar beneden: 0. Door 'minimum naar eenheid' aan te vinken bij afrondingen, zal de 0,25 automatisch overgezet worden naar 1, zodat bij verkoop van het ene stuk, onmiddellijk een voorstel gemaakt wordt voor de bestelling van het artikel. Vergeet niet dat het al dan niet in bestelling plaatsen van een artikel uitsluitend afhangt van het minimum bestelpunt. Vandaar dat de minimum stock ook nog bestelpunt of 'alarmpeil' of 'bestelpeil' genoemd wordt. Als de (economische) stock beneden dit peil komt, wordt het artikel kandidaat om opnieuw te worden besteld.

Aanpassing in artikel Met deze functie wordt informatie in de artikelfiche gewijzigd. Deze informatie is noodzakelijk voor het automatisch berekenen van de minimum en nominale stock bij de 'volautomatische' werkwijze. we bepalen hier: Minimum stock periode

Nominale stock periode Extra bufferstock

Stockprofiel

1.4

Het aantal dagen dat er verkocht moet worden uit één bestelling. indien dit gaat over één maand, kunt u best herberekenen over hoeveel dagen dit gaat. Hou er rekening mee dat in het stockprofiel het aantal veronderstelde dagen per week ingevuld is. Indien u er van uit gaat dat de levering binnen de 5 dagen gebeurt, vult u hier gewoon 5 in. De periode die gebruikt wordt om één zaagtand van de curve te dekken (zie elders). De stock wordt aangevuld tot op dit peil, en gedurende deze ganse nominale periode wordt er verder verkocht. Indien u safe wenst te spelen, kunt u automatisch een extra aantal toevoegen aan de hoeveelheid te bestellen. Dit wordt toegevoegd bij de stocks, zodat sneller herbesteld wordt, en ook meer herbesteld wordt. Functie om globaal het stockprofiel toe te wijzen aan bepaalde artikelen.

Aankoopprijzen beoordelingswerklijst Via deze functie kunnen verschillende leveranciers op zicht naast elkaar geplaatst worden om te zien hoe de prijzen zich over meerdere artikelen vergelijken. Door gebruik van kleurcodes wordt heel snel ontdekt welke leveranciers de beste condities heeft. Deze evaluatie gebeurt steeds en alleen voor multi-leverancier, aangezien artikelen waar slechts één leverancier voor gekozen kan worden hier niet van belang zijn. Deze artikelen kunnen immers slechts bij één en dezelfde leverancier besteld worden. De kolommen

· · · · ·

Het flexibel artikelnummer De omschrijving van het artikel De eerste leverancier ... De vijfde leverancier (als er zo veel zijn)

Om duidelijk te zien waar de beste prijzen staan, wordt een kleurencodering toegepast: · Donkergroen = beste prijs · Bleekgroen = betere prijs

© <2007-2010> TML bvba


19

· Oranje = gemiddelde prijs · Bleekrood = minder goede prijs · Donkerrood = slechtste prijs Onderaan deze form staat telkens per artikel de detail vermeld van de leveranciersinformatie van het gekozen artikel, zoals dit ook op een aantal andere werklijsten beschikbaar is. De selectie

In de selectie kan men de evaluatie nog lichtjes wijzigen Zo kan men een reeks artikelen kiezen, bv. van een bepaald merk.

Prot ip

Via de artikelselectie kunt u op het tabje aankoop één of twee leveranciers kiezen. Daar kunt u instellen of u enkel de artikelen wenst waar beide leveranciers voor gekend zijn, of waar slechts één van beide leveranciers gekend is.

De knoppen Naast de knoppen geldt dat de nodige aanpassingen worden doorgevoerd zoals het hoort. Via de knop 'afdrukken' kan men een overzicht krijgen van de aankoop informatie van de leverancier Opvragen Afdrukken

Prot ip

1.5

De aankoopinformatie wordt getoond. Een overzichtelijke afdruk kan gemaakt worden Extra informatie kan hier ingevoerd worden. Indien een item toegevoegd is via backorder informatie, wordt deze informatie ook hier vermeld. Sommige gebruikers exporteren liever deze informatie naar Excel. Dit is mogelijk door met de rechtermuis te klikken op de hoofding boven de selectie-kolom.

Aankoopcondities werklijst Een overzicht van de verschillende aankoopcondities is verkrijgbaar via een werklijst. Voor verdere informatie over de functionaliteit van een werklijst, zie werklijsten. Voor meer informatie over de condities, zie verder bij aankoopconditie 20 .

© <2007-2010> TML bvba

20


Deze werklijst gedraagt zich perfect als een gewone werklijst. Via de knop 'nieuw' kunt u een nieuwe conditie aanmaken. Standaard krijgt u automatisch alleen de 'actieve' condities te zien.

U kunt apart alle aankoopcondities zien van een bepaalde leverancier, welke door een bepaalde aankoper beheerd worden, wanneer de condities de laatste keer aangepast zijn, of indien ze nog actief (in gebruik) zijn.

1.5.1

Aankoopconditie De aankoopconditiefiche laat toe heel wat informatie te registreren (en achteraf terug te vinden) over afspraken met uw leveranciers. Deze optie is alleen beschikbaar bij het uitgebreid aankoopbeheer (onder Aankoopbeheer versie III).

© <2007-2010> TML bvba


21

De informatie wordt beschreven: Interne ID Omschrijving

Leverancier Aankoper Kortingsgedrag

Interne nummer, louter informatief (ter controle van de verwjizing bv. bij foutmelding). Korte beschrijving van de conditie, bv. 'Gardena 2007'. U kunt trouwens te allen tijde deze omschrijving aanpassen, bv. als u nieuwe condities heeft bedongen, en u wenst niet de artikelen allemaal te overlopen om de nieuwe condities te koppelen. De leverancier waarop de conditie betrekking heeft. Deze informatie is optioneel (niet verplicht) De aankoper die zich verantwoordelijk stelt voor deze aankoopconditie. Ook deze informatie is 'optioneel'. De manier hoe de aankoopconditie in rekening wordt gebracht. Er zijn verschillende mogelijkheden: Bijkomend

© <2007-2010> TML bvba

In dit geval wordt de bruto prijs gebruikt, de ingevulde korting wordt daarop berekend, waardoor een 'tussenuitkomst' bekomen wordt, een 'tussen-nettoprijs'. Deze prijs wordt gebruikt om de bijkomende aankoopconditie op los te laten, bv. een

22


Overslaan

Goedkoopste

Actief

Berekening

Tabel

Formule Opmerking

bijkomende 4 % Indien voor een artikel de aankoopconditie ingegeven is, wordt de gewone korting automatisch overgeslagen. Die is niet meer van belang dan. Dit is een speciaal geval: er worden twee alternatieven berekend, waarna de goedkoopste als netto prijs wordt weerhouden. In het eerste geval wordt de nettoprijs berekend uit de brutoprijs min de ingevulde korting. Daarna wordt de tweede nettoprijs berekend uit de brutoprijs min de aankoopconditie. De goedkoopste nettoprijs van beide berekeningsmethoden wordt daarna weerhouden.

Wordt deze aankoopconditie nog gebruikt of niet. Aankoopcondities die ooit al in gebruik zijn genomen, kunnen niet automatisch verwijderd worden, dit om historische verwijzingen in het systeem. Twee mogelijkheden bestaan er voor de berekening: · ofwel maakt u gebruik van een tabel, waarin u de kortingen als het ware opsomt. · ofwel maakt u gebruik van een algebraïsche formule. Deze formule moet dan minutieus ingevuld worden, maar kan in principe alle door Microsoft Foxpro (r) en DBFACTw ondersteunde functies bevatten. Hier zijn zeven (!!!) verschillende kortingen cumuleerbaar. Per korting bepaalt u: · Het type: Basis = op het brutobedrag wordt korting gegeven. Procent is het principe van 'korting op korting'. Constante staat tenslotte voor een vast bedrag dat van de brutoprijs wordt afgehouden (heel uitzonderlijk) · De waarde van de korting of bedrag etc. · Een opmerking, bv. 'eindejaarskorting', 'korting contant', 'groothandelskorting', 'kwartaalbonus' U geeft een algebraïsche formule in die via het woordje [Bruto] (vergeet de haakjes niet!) verwijst naar de brutoprijs. Eventuele commentaar of uitzonderingen die betrekking hebben op deze aankoopconditie

De knop 'Berekening test': Door al deze mogelijkheden is het wellicht niet altijd duidelijk of u de juiste informatie gekozen heeft. Daarom kunt u met deze knop een simulatie doen van een prijs met de ingegeven korting. Afhankelijk van het kortingsgedrag en de rest van de ingave, zal automatisch de berekening van de nettoprijs gebeuren.

© <2007-2010> TML bvba


1.6

23

Orderboeken werklijst De werklijst functionaliteit wordt gebruikt om snel een overzicht te verkrijgen van de verschillende gedefiniëerde orderboeken. Zie ook orderboeken 23 voor een detail over de informatie.

De knoppen gedragen zich volgens het standaard gedrag van een werklijst. Een orderboek kan slechts verwijderd worden als er geen artikelen meer in het orderboek zitten. Bij het openen van de werklijst krijgt men standaard de volledige ljist te zien. Via selectie kan men filteren op: · op korte naam · op aankoper · op divisie Zo kan men alle orderboeken apart voor een bepaalde winkel gaan raadplegen of in opmerkingen gaan selecteren.

1.6.1

Orderboek De informatie dat we over een orderboek kunnen bijhouden wordt hier geregistreerd. De orderboeken moeten eerst gedefinieerd worden vooraleer men het uitgebreid aankoopbeheer kan gebruiken. In eerste instantie definiëren we een orderboek. Verschillende orderboeken kunnen worden aangemaakt. Het idee dat er achter zit is dat een soort artikel een ander soort behandeling moet krijgen. Bijvoorbeeld in het geval van consumables hebben we artikelen die wekelijks moeten worden aangevuld in de rekken en waar het aspect BO's en minder grote rol speelt aangezien we er naar streven zoveel mogelijk van de modellen op voorraad te hebben. Voor andere artikelen kan het dan weer zijn dat telkenmale de aantallen manueel moeten worden kunnen aangepast, artikelen kunnen al dan niet van een unieke leverancier komen, enz. De definitie van het orderboek ziet er als volgt uit:

© <2007-2010> TML bvba

24


De velden worden beschreven: Korte naam Lange naam

Sublijst -> orderboek

De korte naam kun je zo kiezen, dat in de drop-down list makkelijk uitgelegd wordt wat bedoeld wordt. Eerder lange beschrijvende naam van het orderboek, bv. verwijzend naar de aankoper, naar de artikelen die erin vervat zijn. Dit orderboek is een sub-orderboek. Dit is handige informatie om de sub-orderboeken in één keer te verzamelen naar een 'hoofd'-orderboek. Voorbeeld:

© <2007-2010> TML bvba


Standaard selectie

Artikelen automatisch samenvoegen

Artikelen moeten uniek zijn

Stockplaats alleen orderboek Divisie Aankoper

Memo

25

De aankoper moet van de verschillende voorstellen (bv. verschillende winkels) één grote bestelling plaatsen. De individuele aankopers/verkopers hebben hun voorstellen in hun respectievelijke orderboeken geplaatst, Met de 'voorstel bestelling leverancier', kan men de criteria vastleggen van de artikelen die besteld moeten worden, met hun respectievelijke aantallen. Om een orderboek nagenoeg volledig te automatiseren, kan men deze criteria als een 'filterdefinitie' vast gaan leggen, zodat met de 'refresh' knop het orderboek onmiddellijk opnieuw aangemaakt wordt. Super krachtig en handig. Voorbeeld: Ik definieer een bestelselectie, die alle artikelen die bij leverancier x moeten besteld worden, waarvan de volgens de backorders moet gebeuren binnen de 14 dagen. Backorders van klanten die verder liggen, moeten nu nog niet in rekening worden gebracht. Indien artikelen meerdere keren worden toegevoegd in een orderboek, zal het artikel niet als een apart item worden toegevoegd, maar wordt het bestaande item (dat verwijst naar dat artikel) in aantal vermeerderd. Indien een artikel reeds in een orderboek zit, mag het niet toegevoegd worden. De uitzondering is echter indien het artikel bijgemaakt is uit het orderbeheer. Informatief, om aan te duiden dat we eigenlijk alleen artikelen voo deze stockplaats wensen. Informatief, orderboek is vooral bedoeld voor deze divisie Informatief: de aankoper voor dit orderboek. Deze informatie kan daarna ook gebruikt worden om over alle orderboeken heen te weten welke artikelen door een bepaalde aankoper aangekocht moeten worden. Zie daarvoor 'orderboek uitgebreid - item selectie 12 ' Opmerking, bv. commentaar over waarom een orderboek gemaakt is.

Het is niet de bedoeilng dat er heel regelmatig orderboeken aangemaakt en/of gewijzigd moeten worden. Eens deze goed en doordacht aangemaakt, moet hier nog maar weinig aan gewijzigd worden. Voor enkele richtlijnen over de aanmaak van de typische orderboeken. Zie daarvoor 'enkele richtlijnen' 4 .

© <2007-2010> TML bvba

Uitgebreid Aankoopbeheer. < > TML bvba

Recommend Documents