WMS met DBFACT Warehouse Management. < > TML bvba DRAFT

WMS met DBFACT Warehouse Management © <2008-2012> TML bvba

DRAFT

13/12/2012

Stock V3 © <2008-2012> TML bvba All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: december 2012 in Ternat

Nog even het volgende... We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk . Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie. Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren. Veel succes met DBFACTw.

Contents

3

Table of Contents Foreword

Part I WMS

0

6

1 Basisprincipe ................................................................................................................................... stockbeheer 6 2 Basisbegrippen ................................................................................................................................... stockbeheer 11 3 WMS ................................................................................................................................... Modules 15 4 Module ................................................................................................................................... WMS Magazijnbeheer 15 Param eters ......................................................................................................................................................... WMS Magazijnbeheer 15

5 Module ................................................................................................................................... WMS Locatiebeheer 18 Param eters ......................................................................................................................................................... WMS Locatiebeheer 19 Autom atische ......................................................................................................................................................... keuze van locaties 20 Autokeuze.................................................................................................................................................. binnenkomende bew egingen 20 Autokeuze.................................................................................................................................................. uitgaande bew egingen 21 Hoe een m......................................................................................................................................................... agazijn om vorm en m et locaties 22

6 Module ................................................................................................................................... WMS Magazijntransferten 22 Param eters ......................................................................................................................................................... WMS Transferten 24

7 Module ................................................................................................................................... WMS Picking & put away 25 Param eters ......................................................................................................................................................... WMS Picking & Putaw ay 27 Autokeuze......................................................................................................................................................... Put Aw ay 28 Autokeuze......................................................................................................................................................... Picking 29 Hoe im plem ......................................................................................................................................................... enteert m en Picking & Put-aw ay 30

8 Module ................................................................................................................................... WMS Inventaris 30 Param eters ......................................................................................................................................................... WMS Inventaris 31

9 Artikelbeheer ................................................................................................................................... en WMS 32 Artikel zoeken ......................................................................................................................................................... 32 Artikelfiche ......................................................................................................................................................... 33 Artikelen globaal ......................................................................................................................................................... w ijzigen 35 Artikelw erklijst ......................................................................................................................................................... 36 Stockbeheer ......................................................................................................................................................... 36 Wijzigen stock .................................................................................................................................................. 36 Stocklijsten.................................................................................................................................................. 37 Stocklijst ........................................................................................................................................... 38 Stock w erklijst ........................................................................................................................................... - Artikel stockoverzicht w erklijst 38 Artikel magazijn ........................................................................................................................................... stock w erklijst 39 Artikel magazijn ...................................................................................................................................... stock selectie 40 Artikel magazijnstock ...................................................................................................................................... afdrukken 40 Artikel stock(plaats) ........................................................................................................................................... w erklijst 41 Magazijntransferten .................................................................................................................................................. 42 Magazijntransfert ........................................................................................................................................... 42 Magazijntransfert ........................................................................................................................................... w erklijst 47 Magazijntransfert ...................................................................................................................................... selectie 49 Lijst openstaande ........................................................................................................................................... magazijntransferten 49 Magazijn transfert ........................................................................................................................................... detail w erklijst 49 Magazijntransfert ...................................................................................................................................... detail selectie 50 Overzicht .................................................................................................................................................. stockmucaties 50 Artikel stock .................................................................................................................................................. correctie w erklijst 51

© <2008-2012> TML bvba

4

Stock V3 Lijst verw achte .................................................................................................................................................. voorraad 52 Stockvariatiew .................................................................................................................................................. erklijst 52 Aging lijst artikelen .................................................................................................................................................. 52 Stock rotatie .................................................................................................................................................. 52 Voorraadw.................................................................................................................................................. aarde 53 Gemiddelde .................................................................................................................................................. leveringstermijn 53 Leegmaken .................................................................................................................................................. stock 53 Uitvegen stock .................................................................................................................................................. historiek 53 Overzicht .................................................................................................................................................. stock 53 Importeren.................................................................................................................................................. stock via scanner 53 Optimalisatie .................................................................................................................................................. minimum & nominale voorraad 53 Inventarisprocedure ......................................................................................................................................................... 53 Nieuw e inventarisprocedure .................................................................................................................................................. 54 Artikelen tellen .................................................................................................................................................. 54 Inlezen telling .................................................................................................................................................. in inventaris 54 Inventaris .................................................................................................................................................. controle 54 Inventaris .................................................................................................................................................. locatie controle 54 Inventaris .................................................................................................................................................. totalen w erklijst 55 Inventaris .................................................................................................................................................. procedure w erklijst 55 Lotbeheer......................................................................................................................................................... 55

10 Commerciëel ................................................................................................................................... beheer met WMS 56 Prijsoffertes ......................................................................................................................................................... 56 Nieuw e / w.................................................................................................................................................. ijzigen prijsofferte 56 Prijsoffertew .................................................................................................................................................. erklijst 57 Bestelbon......................................................................................................................................................... klant 57 Nieuw e / w.................................................................................................................................................. ijzigen bestelbon klant 57 Bestelbon .................................................................................................................................................. klant w erklijst 59 Import XML.................................................................................................................................................. Bestelbon klant 59 Backorders ......................................................................................................................................................... klant 60 Backorders .................................................................................................................................................. klant w erklijst 60 Lijsten backorders .................................................................................................................................................. 60 Klant toew.................................................................................................................................................. ijzingsw erklijst 60 Bestelbon .................................................................................................................................................. klant toew ijzingsw erklijst 61 Globaal w ijzigen ........................................................................................................................................... bestelbon klant toew ijzing 67 Backorder.................................................................................................................................................. klant toew ijzingsw erklijst 67 Artikel toew .................................................................................................................................................. ijzingsw erklijst 67 Toew ijzingen ........................................................................................................................................... van artikel 67 Toew ijzingen .................................................................................................................................................. w erklijst 67 Leveringsbon ......................................................................................................................................................... 67 Aankoopbeheer ......................................................................................................................................................... en WMS 67 Minimum en .................................................................................................................................................. nominale stock 67 Artikel minimum ........................................................................................................................................... / nominale voorraad 69 Artikel behoefte ........................................................................................................................................... w erklijst 72 Bestelbon...................................................................................................................................... genereren uit artikel behoefte 74 Transfertvoorstel ...................................................................................................................................... genereren uit artikelbehoefte w erklijst 75 Minimum en nominale stock w erklijst (artminnomw erklijst) - zie ook artstockoptw ........................................................................................................................................... erklijst 75 Artikel minimum ...................................................................................................................................... / nominale stock 77 Artikel minimum en nominale stock optimalisatie (artikelartminnomw ........................................................................................................................................... erklijst) 77 Stockbew ......................................................................................................................................................... eging in docum ent 80 Realtime stock .................................................................................................................................................. 81 Keuze van.................................................................................................................................................. stockplaats in document 81 WMS en de ......................................................................................................................................................... voorrraad 82

© <2008-2012> TML bvba

Contents

5

Stock correcties .................................................................................................................................................. 82 Stock correctie ........................................................................................................................................... manueel (stockcorrectie) 82 Stock correctie ........................................................................................................................................... raadplegen (stockcorrectiefiche) 82 Aanmaken ........................................................................................................................................... serienummers (vanaf faze 3) 82 Aanmaken ........................................................................................................................................... loten op stocklocatie (vanaf faze 3) 83 Artikel w ordt ........................................................................................................................................... lot actief 84

11 Filebeheer ................................................................................................................................... 85 Artikel stockplaatsen ......................................................................................................................................................... 85 Magazijn / .................................................................................................................................................. submagazijn / locaties 86 Artikel stockplaats .................................................................................................................................................. w erklijst 87 Artikel Stockplaats .................................................................................................................................................. fiche 87

12 Stock ................................................................................................................................... van artikel werklijst 88 13 Opvragen ................................................................................................................................... stockbeweging (hisartstocktrxwerklijst) 88 14 Implementatie ................................................................................................................................... van WMS 89 WMS opstarten ......................................................................................................................................................... vanuit bestaand dossier 89 Conversie.................................................................................................................................................. van voorraad naar WMS 90 Conversie monostock ........................................................................................................................................... naar WMS 90 Conversie multistock ........................................................................................................................................... naar WMS 91 Conversie dynamische ........................................................................................................................................... stock naar WMS 92 Conversie loten ........................................................................................................................................... 93 Loten in de ...................................................................................................................................... toekomst: de module WMS Loten / serienummers 93 Conversie serienummers ........................................................................................................................................... 94 Werking modules .................................................................................................................................................. 94 Assemblage ........................................................................................................................................... en samengestelde artikelen 97 Module WMS ...................................................................................................................................... Samengestelde artikelen 97 Module mini-productie ........................................................................................................................................... 99 Module WMS ...................................................................................................................................... mini productie 100 Module inventarisprocedure ........................................................................................................................................... 100 Module consignatiemodule ........................................................................................................................................... 101 Module WMS ...................................................................................................................................... Consignatie 102 Module backorder ........................................................................................................................................... toew ijzingsmodule 103 Module uitgebreid ........................................................................................................................................... aankoopbeheer 103 Aankoopbeheer ...................................................................................................................................... met verdeling 104 Module projectopvolging ........................................................................................................................................... 105 Module artikelimportw ........................................................................................................................................... izard 105 Aanpassingen ........................................................................................................................................... RMA module 105 Aanpassingen ........................................................................................................................................... backorder module 106 Aanpassingen ........................................................................................................................................... serienummers 106 Aanpassingen ........................................................................................................................................... lotbeheer 106 Loten snelcreatie ...................................................................................................................................... (lotsnelcreatie) 107 Lot (Lot)...................................................................................................................................... 107 Loten in ...................................................................................................................................... documenten 108 Loten w ...................................................................................................................................... erklijst 108 Aanpassingen ........................................................................................................................................... reservatiemodule 108 Aanpassingen ........................................................................................................................................... PDA module 108 Opstart van ......................................................................................................................................................... WMS dossier 109

Index

© <2008-2012> TML bvba

0

6

1

Stock V3

WMS WMS staat voor "Warehouse Management System". Bedrijven die door hun groei ondertussen beschikken over een belangrijk magazijn, hebben er alle belang mee om deze aparte specialiteit in DBFACTw te onderzoeken. Het staat immers vast dat "Warehouse Management System" in uw organisatie leidt tot - tot 20 % besparing op de totale logistieke kosten - tot het verhogen van de productiviteit van de magazijniers - de administratieve kosten verlaagt - een verhoging van de logistieke kwaliteit door de waarborging van de tracking van de goederen Voorraadbeheer is op zich een complex gegeven. Heel wat factoren hebben invloed op de efficiënte werking van het voorraadbeheer. Om de DBFACTw gebruikers daarin te ondersteunen is een compleet nieuw 'hoofdstuk' in DBFACTw geïntegreerd. Verschillende facetten rond WMS zijn daarbij ondergebracht in een aantal modules. Voor een goed begrip van stockbeheer, wordt verder dieper ingegaan op typische uitdagingen in een efficiënte aanpak van stockbeheer.

1.1

Basisprincipe stockbeheer Stockbeheer (of voorraadbeheer) omvat een hele reeks administratieve en logistieke processen. Deze moeten er voor zorgen dat de artikelen via de beste weg op de juiste plaats terechtkomen. Een aantal basisbegrippen rond stockbeheer worden verder uitgelegd. Het basisprincipe van stockbeheer Een onderneming houdt voorraad bij als een buffer tussen aankoop en verkoopproces. De verkoop verwacht een levering van de goederen. Om een vlotte levering van de verkoop te garanderen, zorgt de buffer dat niet afgewacht moet worden tot de goederen binnenkomen om de levering uit te voeren.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

7

Men kan de voorraad aldus voorstellen als een 'stuwmeer', dat gevoed wordt via de bergrivieren (de aankoop), en die volloopt volgens de plaats dat er voor is. Anderzijds wordt door de verkoop de uitgaande flow geregeld. De uitdaging zit in het feit dat we het stuwmeer steeds voldoende hoog willen houden, en liefst zo 'continu' mogelijk, d.w.z. dat de 'vloed' (Engels: Flow) zo stabiel mogelijk blijft. WMS omvat verschillende deelgebieden. Deze hebben telkens uiteindelijk als doel de behandeling van het verkoopsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We willen immers de gemaakte beloftes naar onze klanten op een correcte manier naleven. We stellen ons daarom volgende vragen: Wanneer en hoeveel bestellen we? Immers, het voorraadpeil zorgt ervoor dat de gewenste service naar de klant uitgedrukt is zoals het moet. De hamvraag hier is hoeveel procent van de orders binnen de vooropgestelde leveringstermijn uitgeleverd moeten worden. Hoe verwerken we de orders? De orders worden ingegeven in de verkoopsafdeling, en deze mensen moeten zo veel mogelijk informatie ingeven (zoals leveringswijze, manier van levering, manier van betaling), zodat het uitleverproces gebeurt volgens de gemaakte afspraken met de klant. Welke interne controles moeten er gebeuren om een order te verwerken? Hoe wordt de bestelling in de goederenstroom aangepakt? Zijn er aparte controles op correctheid van de order, moet de klant een bevestiging krijgen rond de leverbaarheid van de producten? Wat kunnen we doen om de goederenstroom te optimaliseren? Hebben we goed zicht op de plaats van de artikelen in het magazijn, staan de goederen die we veel verkopen

© <2008-2012> TML bvba

8

Stock V3

gegroepeerd? In welke mate is de voorraad van het magazijn correct? Waarom dan WMS? Het Warehouse Management System gaat van deze vragen uit, om de manier van werken gestructureerd en gedocumenteerd aan te pakken. We leggen de gewenste eisen en verwachtingen van de klant vast, en zien of deze door het systeem ingewilligd worden. We zien na in het logistiek proces waar we efficiënter te werk kunnen gaan, bv. door extra controles of door voorstellen van het systeem rond optimalisering van de aankopen.

Optimalisatie van de voorraad Het is steeds een uitdaging om de voorraad op een optimaal peil te houden. Een lagere voorraad kost minder (minder plaats), en houdt minder risico's in (verouderde producten, vervallen producten). Maar daartegenover kan zijn dat volume-aankopen tot betere aankoopprijzen leiden, waar we dan weer meer plaats voor nodig hebben. Het is een strategische keuze om de voor- en nadelen van een kleine of hoge voorraad af te wegen. Het voorraadpeil van de artikelen hangt uitsluitend af van de servicegraad dat we willen hanteren in onze verkoop. De servicegraad beschrijft hoeveel procent van de orders uit voorraad uitgeleverd kan worden. Stel dat 95 % van de bestellingen uit voorraad moet geleverd worden, dan moet een buffer berekend worden, die dit niveau kan halen.

Protip

In DBFACTw zitten tal van 'truukjes' hoe we deze optimale voorraadposities kunnen berekenen. Het is daarom zaak om u te laten begeleiden door de DBFACTw WMS specialisten, die u met raad en advies kunnen bijstaan in deze optimalisatie.

De evolutie van de voorraad in de tijd Als we de voorraad van een artikel bekijken, dan evolueert die steeds in de vorm van een zogenaamde 'zaagtandcurve'.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

9

Voorraad in de tijd 140

120

100

80

60

40

20

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Naarmate er goederen besteld zijn, worden deze uitgeleverd (of afgehaald). Daardoor daalt de voorraad. Op een bepaald moment komen we aan de minimum voorraad, waardoor het signaal wordt gegeven om de voorraad aan te vullen. Vandaar de zaagtand-structuur. Normaal ontvangen we de goederen steeds in grotere hoeveelheden, dan de verkoop, vandaar steeds de 'sprong' naar boven. Daarbij zien we twee extra lijnen: de minimum en de nominale voorraad. Heel simplistisch gesteld: de 'nominale' voorraad is het niveau waar we 'maximaal' naar streven. Als we bij bestellen, is dat de voorraad waar we naartoe willen bestellen.

© <2008-2012> TML bvba

10

Stock V3

de 'minimale voorraad' is de voorraad die een signaal geeft om dit artikel te bestellen. Als de voorraad van een artikel beneden dit peil komt, dan moet dit artikel bijbesteld worden.

Efficiënte goederenstroom WMS houdt een goede organisatie in. Aangezien we een duidelijk onderscheid moeten maken tussen de verkoop (en "order processing"), en wat in de logistiek en het magazijn gebeurt, en daarnaast veel informatie bijgehouden wordt in het WMS systeem, zal voor een aantal bedrijven de werking wat aangepast moeten worden. De introductie van WMS houdt meestal in dat er een aantal administratieve taken en/of processen aangepast zullen worden. Concreet stellen we er hier een aantal zaken op die wellicht aangepast zullen worden in uw organisatie: Er wordt met bestelbonnen gewerkt ipv met rechtstreekse verkopen (kasverkopen, facturen, leveringen). Immer, de bestelbon is een aanduiding van de 'intentie' van de verkoop. Het is de verantwoordelijkheid van de order verwerking, om deze zaken netjes in te vullen, zodat de verdere afhandeling in het magazijn vlekkeloos verloopt. Meerdere locaties: per artikel kan men nu bijhouden of het zich over meerdere magazijnen en/of meerdere locaties in een magazijn bevindt. Dit wordt vergeleken met de reële structuur van uw voorraad, en hoe deze georganiseerd is. Toewijzingen of reservaties: eens een bestelbon gemaakt, kunnen we aanduiden of de bestelling van de klant toegewezen (of gereserveerd) wordt aan de aanwezige stock, of dat we de bestelling van de klant toewijzen aan het geen nog zal binnenkomen (bv. via leverancier) in het magazijn. In dat laatste geval moeten we kunnen berekenen of de bestellingen die verwacht worden van de leverancier, de verwachte leveringen voor de klanten zullen dekken. Prognoses: efficiëntie heeft veel te maken met informatiedoorstroming. Hoe meer men bv. in de aankoop weet hoe de verkoop in mekaar zit, hoe beter men kan aankopen. Ook al is de verkoop nog niet 'uitgevoerd' (dwz. geleverd), we houden rekening met de informatie in de tijd, om te bestellen en het magazijn zo te organiseren. Met een geplande transactie bedoelen we dat iets 'gaat' gebeuren. Bv. een bestelbon leverancier leidt tot het feit dat er goederen zullen binnenkomen op een bepaald moment. Daarvoor is de tijd ook kritisch. We verwachten dat artikelen op een bepaald ogenblik zullen binnenkomen. Rekening houdend met deze tijdslijn, kunnen we prognoses naar toekomstige voorraad invoeren. Realtime stock (ook 'gevraagd' genoemd): bij sommige ondernemingen is de verkoop heel kritisch. Men wil te allen tijde aan de klant kunnen duidelijk stellen in welke mate de verkoop wel degelijk tot een directe levering zal leiden. Zo kan het voorkomen dat meerdere interne verkopers tegelijkertijd dezelfde artikelen op een bestelbon zetten. Daarvoor maakt DBFACTw gebruik van het 'realtime' stock concept. Door tijdens de invoer van het document al een tijdelijke afscherming te gebruiken, wordt een gebruiker tijdens de invoer van zijn document al gewaarschuwd van mogelijke voorraadproblemen op het artikel. Loten: voor sommige artikelen willen we de stock in loten bijhouden. Bij voorbeeld per ontvangst van goederen wordt een uniek nummer toegewezen, zodat we bij de verkoop

© <2008-2012> TML bvba

WMS

11

kunnen bijhouden hoeveel we nog van elke lot hebben. In combinatie met de meerdere stocklocaties gaan we dan bijhouden welk lot voor welke hoeveelheid in welke locatie ligt. Serienummers: indien van artikelen het toestel apart bijgehouden moet worden, wordt op het artikel serienummerbeheer geactiveerd. Iedere stockverrichting zal dan automatisch leiden tot het aanduiden van de stockverrichting met aanduiding van het serienummer voor dewelke de transactie plaatsvindt. Op die manier kan men op unit-niveau terugvinden wanneer het is binnengekomen, wanneer en hoe het getransfereerd is van één naar een andere stocklocatie etc. Gezond verstand Met het WMS hoofdstuk in DBFACTw hebben we gepoogd om vele WMS technieken in DBFACTw in te bouwen, zonder dat u als gebruiker daarvan eigenlijk alle notie van dient te hebben. De kracht zit in het WMS concept zelf.

1.2

Basisbegrippen stockbeheer Om het stockbeheer te stroomlijnen zijn een aantal termen geïntroduceerd.

Gebruikte definities in stockbeheer Stock

Vrije stock

© <2008-2012> TML bvba

De fysiek aanwezige voorraad van een artikel. Dit kan de som van de totale (fysische) stock zijn voor een bepaald artikel, of kan zich ook beperken tot één bepaalde stockplaats. Aangezien stockplaatsen hiërarchisch kunnen werken, kunnen we ook de stock berekenen van een reeks stockplaatsen samen, dit typisch om bv. de stock te berekenen van een magazijn, incluis zijn onderliggende stock locaties . De vrije stock is een eenvoudige wiskundige bewerking. Het aantal dat fysiek aanwezig is min het aantal uit te leveren. Zo kunnen we heel snel zien of er nog artikelen uit voorraad vrij zijn. Dit is echter de 'eenvoudige' benadering. Aangezien dit een puur wiskundige berekening is, wordt hier geen rekening gehouden met het feit of bestellingen effectief in mindering moeten genomen worden van de fysische stock. Enkele voorbeelden zullen dit illustreren: Vb 1: stel dat ik 5 stuks van een artikel in voorraad heb. Een klant bestelt 8 stuks. Mijn fysische stock blijft 5 stuks (want die staan er), maar mijn vrije stock wordt... -3 (min drie). Nu blijkt dat ik deze 8 stuks doorbestel naar mijn leverancier. De bestelling van de klant zal dus niet in mindering worden genomen van de 5 stuks in voorraad,

12

Stock V3

maar we wachten tot dat die goederen binnenkomen. In dit geval zullen we via de vrije stock niét kunnen zien dat we van die 5 stuks nog mogen uitleveren. Daarvoor dient de 'beschikbare stock'. Via de toewijzing wordt dan bepaald of de bestelbon klant van 8 stuks 'gekoppeld' wordt aan de stock of aan de bestelling van de leverancier. Aangezien in dit voorbeeld geldt dat de bestelbon van de klant gekoppeld moet zijn aan de bestelbon leverancier, blijven de artikelen in voorraad vrij voor verkooop, onder andere voor andere klanten. (Artikel) stock plaats Een plaats waar stock in ondergebracht is. Een stockplaats kan van een verschillend type zijn. De twee belangrijkste groepen stockplaatsen zijn: - een magazijn - een locatie (in een magazijn) Het onderscheid tussen beide wordt verder uitgelegd. Magazijn In het WMS systeem kunnen we magazijnen definiëren. Dit zijn meestal fysieke gebouwen die als één geheel beschouwd worden, waar stock wordt bijgehouden. We wilen de stock van een magazijn als een geheel apart beschouwen, en mensen verantwoordelijk kunnen stellen voor het correct beheren van de voorraad van deze entiteit. Locatie In een magazijn kunnen één of meerdere locaties gedefiniëerd worden. Een locatie is typisch een gang, een rek, een schap, een vak. We willen in een magazijn dan per locatie bijhouden wat de voorraad van een artikel is. Onder de module 'locatiebeheer' wordt hierover meer in detail uitleg gegeven. Lot / serienummer Een lot is een verzameling van artikelen van één en eenzelfde artikel. Een lot is typisch een aantal van één artikel dat op één moment binnenkomt in het magazijn. Omdat we willen verder kunnen opvolgen wat met deze verzameling gebeurt, wordt een lot gedefiniëerd. Zo kunnen we met WMS gaan opvolgen waar welke loten terechtgekomen zijn. Economische stock De economische stock is een wiskundige bewerking van de aanwezige voorraad (fysische stock) min de artikelen die zullen vertrekken (UIT) verhoogd met de hoeveelheid artikelen die binnen zullen komen (IN). Deze berekening is essentieel voor onder andere de aankoop. Met de economische stock ziet men of er voldoende stock is om de lopende bestellingen te voldoen. Toewijzing Met de toewijzingsmodule kan voor een bestelling voorraad geblokkeerd worden. Dit vormt de basis voor een goed picking beleid in een magazijn. We duiden immers aan welke voorraad voor welke

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Beschikbaar

klant op welke locatie ligt. Een voorbeeld: als een artikel op meerdere locaties ligt in een magazijn, weten we met de toewijzing expliciet welke voorraad voor een bepaalde klant is toegewezen. Ook de verkopers weten expliciet in een magazijn hoeveel voorraad nog beschikbaar is voor (onmiddellijke) levering. Naast de wiskundige bewerkingen rond vrije stock en economische stock, bestaat er ook de concrete aanpak van reservaties (toewijzingen). De voorraad die niet is toegewezen, is dan heel makkelijk te begrijpen als beschikbare voorraad. Op heel veel plaatsen wordt deze beschikbare voorraad getoond, zodat bij verkoop, men onmiddellijk kan weten hoeveel voorraad onmiddellijk klaar is voor uitlevering. Protip

(Verwacht) IN

(Verwacht) UIT

Backorders klant

Backorders leverancier Minimum stock

© <2008-2012> TML bvba

13

Dit begrip is enorm belangrijk binnen het WMS. Immers, het geeft een duidelijke indicatie aan de gebruiker / verkoper / klant wat er uitgeleverd kan worden.

Alle geplande inkomende bewerkingen. Waar dit vooral gaat over backorders leverancier, die zorgen voor de nodige leveringen, wordt dit in uitgebreide omgevingen uitgebreid met a) geplande inkomende transferten: goederen komen van een andere locatie en worden via deze weg in de stocklocatie binnengebracht b) geplande productie: aangezien een geproduceerd eindproduct leidt tot een verhoging van de stock in een stock locatie, wordt ook dit bij "Verwacht IN" gezet. Omgekeerd zijn uitgaande bewerkingen evenzeer gepland. Waar het gros van de uitgaande bewegingen veelal bestaan uit uit te leveren backorders klant, kunnen hier ook geplande stocktransferten en geplande producties op terug te vinden zijn, met de nadruk op 'gepland', dwz. het is nog niet uitgevoerd. Bij het plaatsen van een bestelling, komen automatisch de artikelen met stockbeheer in backorder. Bij het plaatsen van een bestelling wordt ook aangeduid over welke stockplaats deze bestelling loopt. Concreet betekent dit dat het gekozen magazijn in een bestelbon klant, verwijst naar het magazijn dat gebruikt zal worden om de goederen uit te leveren (of af te laten halen). De gelijkaardige redenering als bij backorder klant, wordt opgebouwd rond backorders leverancier. Per artikel (eventueel per artikel per stockplaats) kan men een minimum stock ingeven. Algemeen in voorraadbeheer wordt ook gesproken over bestelpunt of bestelniveau gesproken. Als de voorraad plotseling naar het peil van de minimum stock terugvalt, is

14

Stock V3

dit het signaal voor DBFACTw om bij te bestellen. Als een artikel beneden het minimum valt, dan is dit voor DBFACTw een signaal om het artikel bij te bestellen. Bij het opvragen van de behoefte van een artikel (bv. voorstel bestelling leverancier), zal het artikel automatisch in de lijst komen van artikelen die bijbesteld (of bijgeproduceerd) moeten worden. Bij artikel minimum en nominaal 67 vindt men terug wat de optimale minimum en nominale waarden zijn in uw voorraadbeheer. Nominale stock

De nominale stock is de maximale voorraad naar waar men streeft. Veelal is die hoeveelheid bepaald door - de snelheid van herbestellen - de plaats dat het artikel inneemt, is er een stockplaats beperking? - de kost gekoppeld aan iedere bestelling.

Schematische voorstelling van WMS Locatie Het WMS systeem is granulair. Dit betekent dat we op gelijk welk niveau in de WMS artikel stockplaatsen structuur, volgende onderliggend schema kunnen toepassen. Hierbij het schema met de drie stappen: de aanwezige stock staat in het midden, het geen verwacht wordt staat links, het geen zal vertrekken, staat rechts.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

15

Dit schema kan toegepast worden op de totale organisatie, de 'totale stock' dus, of op een magazijn of zelfs een stock locatie binnen in een magazijn.

1.3

WMS Modules Het WMS concept is ingedeeld in een aantal modules. Voor WMS starten we àltijd in eerste plaats met de toewijzingsmodule. Deze module vindt u nog terug onder de oude 'stockbeheer' modules. Daarnaast beschikken we over de volgende modules WMS Magazijnbeheer WMS Locatiebeheer WMS Transferten WMS Picking & Putaway

1.4

Module WMS Magazijnbeheer Deze module vormt de basis van de WMS modules. Het laat toe om Het WMS te activeren. In dat geval zullen in een bestaande dossier automatisch heel wat informaties geconverteerd worden. Zie hiervoor extra informatie in 'conversie van voorraad naar WMS' 90 Meerdere magazijnen aan te maken Inkomende in en uitgaande bewegingen uit een magazijn te creëren Voorraadwijzigingen uit te voeren in de magazijnen

1.4.1

Parameters WMS Magazijnbeheer De parameters worden hier in detail beschreven. Deze parameters kunnen vanzelfsprekend alléén maar geactiveerd worden, indien de licentie dit toelaat. Magzijnbeheer actief in dossier Door dit aan te vinken, zal DBFACTw het volledige dossier nakijken, en een conversie starten. Het is aan te raden (cfr. conversie) om eerst een backup van het dossier bij de hand te hebben. Eens deze parameter in een dossier is geactiveerd, kan het nooit meer uitgezet worden. Bestelbon klant

© <2008-2012> TML bvba

16

Stock V3

Waarschuwing bij ingave / wijziging van detailregel

Bo klant uitvegen toelaten

Bij ingave van een artikel in een bestelbon, zal DBFACTw : waarschuwen indien er te weinig beschikbare voorraad is in het gekozen magazijn waarschuwen indien er te weinig voorraad is in het gekozen magazijn (al dan niet beschikbaar!) Geen enkele waarschuwing genereren . Deze waarschuwing is steeds louter informatief. Bij het bewaren van het document worden steeds alle controles uitgevoerd, zodat een artikel in een locatie nooit negatief kan gaan. In het dossier kunt u instellen in hoeverre men een backorder van een bestelbon klant kan uitvegen: Altijd: het is te allen tijde mogelijk om een backorder (of gedeelte van een backorder) te annuleren. Daarbij wordt automatisch eventueel lopende locatie bewegingen geannuleerd en wordt de toewijzing automatisch verwijderd. Indien het niet mogelijk is om een lopende locatie beweging te annuleren (bv. omdat ze in een lopende magazijnopdracht zit), dan zal het niet mogelijk zijn om de backorder te annuleren. Als er geen toewijzingen zijn: een backorder kan alleen uitgeveegd worden indien er op de backorder geen toewijzingen (aan voorraad) meer zijn. Dit is een handige controle om ook te weten wat de status van de backorder is. Men kan dan via het toewijzingsscherm nakijken hoever het staat met de backorder van de klant. Zo kan men nazien of er reeds toewijzingen zijn die aan UIT locaties gekoppeld zijn (en dus heel dicht bij de uitlevering staan). Als er geen lopende locatie bewegingen zijn (standaard): In dit geval wordt naast de toewijzing ook gecontroleerd of er geen locatie bewegingen in uitvoering zijn. Dit betekent immers dat er opdrachten gegeven werden om de artikelen in de voorraad te bewegingen, juist omwille van de gekozen backorder. Dit is de beste beveiliging. Immers, zo controleert men met zekerheid dat er geen lopende bewegingen kunnen leiden tot fouten in de voorraad per locatie

Artikel WMS defaults In het artikel zoekscherm

Hiermee kan je een apart magazijn zichtbaar maken, als een aparte kolom in het artikel zoekscherm (ook bekend

© <2008-2012> TML bvba

WMS

17

als de F7 zoekfunctie). Men kan hier uitsluitend een magazijn kiezen. Indien een magazijn ingegeven is, dan zal automatisch de kolom op het einde van de reeks kolommen zichtbaar worden gemaakt. Indien er géén keuze is gemaakt, dan blijft de extra kolom onzichtbaar. Default minimum stockperiode

Standaard minimum stockperiode te gebruiken op een artikelfiche. Het aantal dagen dat gebruikt wordt om uit de historiek het minimum stock peil te berekenen. Protip

Default nominale stockperiode

Standaard nominale stockperiode te gebruiken op een artikelfiche Protip

Controles in uitgaande documenten Waarschuwing bij ingave / wijziging van detailregel (niet een BO)

Vraag tijdens de installatie van de WMS hoeveel tijd het gemiddeld duurt vooraleer een leverancier uw bestelling levert. Zo zal het zijn dat in uw onderneming normaal een leverancier binnen de 14 dagen levert. Geef hier dan het aantal dagen van deze leveringstijd, met 30 % verhoogd. Dit is een goede richtlijn om een vrij hoge servicegraad te hebben van deze artikelen.

Hier houden we als indicatie de grootte van de bestelling bij. Als men dus voor één maand ver bestelt, dan zal men hier best 30 dagen ingeven. Indien men pas om de 2 maanden wenst te bestellen, bedraagt dit 60.

Bij de rechtstreekse ingave van een artikel in een 'verkoopdocument', zal DBFACTw op regelniveau u waarschuwen. U kunt deze controle instellen op Nooit: u kunt de artikelen zomaar ingeven, zonder dat tijdens de ingave enige controle (en dus eventuele waarschuwing) gebeurt

© <2008-2012> TML bvba

18

Stock V3

Indien te weinig voorraad: vanaf dat voor een artikel er niet voldoende voorraad (al dan niet toegewezen!) is, krijgt u een waarschuwing. Indien te weinig beschikbare voorraad: dit is de meest logische oplossing. er wordt nagekeken of er voldoende voorraad beschikbaar is in het gekozen magazijn, en zo niet, krijgt u daar een waarschuwing van.

Berekening minimum / nominaal Stockprofielberekening

Zonder WMS bestond er geen andere mogelijkheid: u kon uitsluitend minimum en nominale berekeningen maken op basis van de gefactureerde artikelen. Via WMS kan men dit op verschillende andere manieren uitvoeren: Verkoop Leveringen Historiek stockbewegingen: dit laatste is het meest logische, aangezien dan louter naar de uitgaande aantallen kijkt van de totale stock of een magazijn

1.5

Module WMS Locatiebeheer Indien uw onderneming beschikt over een magazijn met heel wat goederen in voorrraad, dan wenst u te weten waar uw goederen binnen het magazijn te vinden zijn. Met de module WMS Locatiebeheer definiëren we meerdere locaties binnen in een magazijn. Men is trouwens niet verplicht om dit voor àlle magazijn aldus te doen. Iedere artikel locatie heeft zijn eigen code en/of omschrijvig en deze is uniek voor de totale organisatie. Praktisch gezien zult u, bij het in gebruik nemen van deze module, in ieder document een magazijn kiezen, en binnen het magazijn waar locaties zijn gedefiniëerd, automatisch per artikel detailregel een locatie (of meerdere locaties) gaan kiezen. Soorten locaties Binnen in een magazijn kun je verschillende soorten locatie definiëren. In de paragraaf over artikel stockplaatsen 86 vindt u hier een beschrijving van.

Verplaatsingen binnen het magazijn Bij in gebruikname van de module WMS Locaitebeheer alleen, is het niét de bedoeling dat u

© <2008-2012> TML bvba

WMS

19

binnen het magazijn veel goederen gaan verhuizen van locatie. Indien u dat verder wenst te organiseren, is de module "module WMS Picking en Putaway 25 " bedoeld.

Door de module WMS Locatiebeheer in gebruik te nemen, zal u binnen in het magazijn veel efficiënter gaan werken: u weet welk artikel op welke locatie in het magazijn ligt u kunt instellen waar u een artikel wénst te leggen u kan makkelijk een individuele locatie controleren als inventariscontrole u vindt véél sneller uw goederen terug binnen in het magazijn u kan efficiënt artikelen op meerdere locaties binnen uw magazijn onderbrengen, zonder dat u het overzicht kwijt raakt. u kan precies weten voor een klant welke artikelen op welke locaties toegewezen zijn voor de betrokken klant.

Protip

1.5.1

Om uw magazijn goed in te delen, zijn een aantal handige truuks voorhanden. Laat u daarom best door een WMS expert begeleiden indien u uw magazijn op een efficiënte manier wenst in te delen.

Parameters WMS Locatiebeheer WMS Locatiebeheer actief in dossier

Stocklocaties afdrukken

Af te drukken gegevens

© <2008-2012> TML bvba

Indien in uw licentie deze module aangevinkt is, en het WMS staat in dit dossier reeds actief, dan zal u deze module hiermee kunnen activeren. Eens geactiveerd kan deze module niet meer uitgeschakeld worden. Men kan de keuze van een locatie waaruit de voorraad wordt gehaald (binnen het magazijn van het document) afdrukken op het document. Zo kan men dit instellen om de locaties waaruit geput wordt apart af te drukken op een factuur, een creditnota, leveringsbon of kasverkoop. Bij het aanvinken worden bij het afdrukken automatisch extra regels tussengevoegd. Indien het aantal uit meerdere locaties wordt geplukt voor één regel, dan zullen meerdere regels tussengevoegd worden met de afdruk waaruit de aantallen worden gehaald. U kunt zelf bepalen of u eerst de locatie en daarna de aantallen wenst af te drukken of omgekeerd.

20

1.5.2

Stock V3

Automatische keuze van locaties Er is hard aan gewerkt om veel 'intelligentie' in te bouwen bij de keuzes van de locaties. Bij het gebruik van deze module, zal DBFACTw in een magazijn automatisch (zo veel mogelijk) de juiste locaties kiezen, waarin de goederen ondergebracht moeten worden. Standaard zijn bij locaties meerdere types mogelijk, maar als men WMS Locatiebeheer gebruikt en (nog) niét de module WMS picking en putaway, dan raden we aan om uitsluitend volgende locaties aan te maken: - picking locaties - overstock locaties DBFACTw zal in het bepalen van de locaties twee 'automatische keuzes' gebruiken: Automatische keuze van locaties bij binnenkomende bewegingen: bij receptie van goederen of bij negatieve leveringen Automatische keuze van locaties bij uitgaande bewegingen: bij kasverkopen, leveringen etc. en negatieve recepties

1.5.2.1

Autokeuze binnenkomende bewegingen

De standaard autokeuze bij de receptie is bij deze module beperkter. Indien er in een magazijn geen locaties zijn, dan zal de voorraad automatisch binnenkomen op 'magazijn' niveau zelf. Indien een IN locatie bestaat in het magazijn, dan zal automatisch alles in deze locatie terechtkomen. We raden dit echter niet aan. Immers, dan moet u zelf manueel daarna de verschillende locatie bewegingen uitvoeren. Bestaat er géén IN locatie, dan maken we een onderscheid tussen de inkomende artikelen die toegewezen zijn en deze die vrij zijn om in voorraad te worden geplaatst. Vrije ontvangen artikelen worden in volgorde van belang in volgende locaties ondergebracht 1. Pick locaties met een ingevuld minimum / nominaal voor het ontvangen artikel worden eerst gebruikt. Daarbij wordt de volgorde van de prioriteiten gebruikt, en telkens aangevuld tot de locatie nominaal vol zit. 2. Overstock locaties met een ingevuld minimum / nominaal voor het ontvangen artikel. 3. Pick locaties met een minimum / nominaal voor het ontvangen artikel, maar aantal niet ingevuld, dan wordt hier automatisch de rest van de voorraad geplaatst. 4. Overstock locaties met een minimum / nominaal voor het ontvangen artikel, maar aantal niet ingevuld. 5. Pick locaties waar géén min/nom voor het artikel bestaat, maar dat wel voorraad voor het artikel heeft. Indien meerdere, dan wordt hier gekeken welke locatie het minst voorraad

© <2008-2012> TML bvba

WMS

21

heeft. 6. Pick locaties waar het artikel ooit aanwezig is geweest, maar nu er niet meer ligt. Indien er meerdere locaties zijn, zal DBFACTw automatisch de kleinste zoekcode gebruiken. 7. Pick locaties die volledig leeg zijn, ook hier kleinste zoekcode te gebruiken. 8. Overstock locaties die leeg zijn, in volgorde van zoekcode. Uiteraard alleen van toepassing indien er overstock locaties zijn. 9. Pick locaties die zo weinig mogelijk voorraad bevatten, en volgens hun instellingen nog toelaten om voorraad te ontvangen (zie artikel stockplaats locatie fiche) 10.Indien deze mogelijkheden uitgeput zijn, dan zal het autokeuze systeem automatisch de lijst voorstellen opdat u voor het artikel zélf een keuze kunt maken

Toegewezen ontvangen artikelen worden, in volgorde van belang, op volgende locaties ondergebracht: 1. UIT locatie met zelfde transportwijze als toewijzing, waar er reeds goederen klaarliggen voor dezelfde klant 2. UIT locatie met zelfde transportwijze als toewijzing, maar die leeg is. 3. UIT locatie zonder gedefiniëerde transportwijze, waar er reeds goederen klaarliggen voor dezelfde klant 4. UIT locatie zonder gedefiniëerde transportwijze, dat als locatie nog leeg is. 5. Keuzelijst van UIT locaties, om te bepalen waar u het wenst te leggen. Dit uitsluitend indien er UIT locaties voorhanden zijn. 6. Indien er géén UIT locaties voor handen zijn, dan zal automatisch het zelfde principe toegepast worden als dat van de 'vrije ontvangen artikelen'.

1.5.2.2

Autokeuze uitgaande bewegingen

Bij het creëren van een uitgaand document, waarbij de goederen uit voorraad zullen genomen worden, maken we in grote lijnen een eenvoudig onderscheid tussen de verschillende situaties: Bij het overnemen van backorders, gaan we er van uit dat de aantallen toegewezen zijn. Indien goederen niét of slechts gedeeltelijk toegewezen zijn, dan kan men nooit meer uitleveren van de backorder dan dat er toegewezen zijn. De keuze van de locaties is daarom bij backorders eenvoudig. DBFACTw onderzoekt aan welke locaties de backorder is toegewezen, en het is uit deze locatie dat de voorraad gehaald wordt voor het uitgaand document. Voor de vrije artikelen die toegevoegd worden op het uitgaand document (en niét via backorder overname ingevoerd worden), gaat DBFACTw in het magazijn op zoek naar 1. de pick locatie met de hoogste prioriteit (een minimum / nominaal gekend met prioriteit) 2. De pick locaties met voorraad van het artikel, maar zonder gekende prioriteit

© <2008-2012> TML bvba

22

Stock V3

Er wordt nooit gepicked uit overstock locaties, aangezien dit juist inherent is aan het design concept van een overstock locatie.

1.5.3

Hoe een magazijn omvormen met locaties U beheert meerdere magazijnen, en op één magazijn wenst u de locaties in te delen. Dan zult u volgende stappen moeten ondernemen om dit zo ver te realiseren: 1. U brengt de logica in kaart hoe u uw magazijn wenst te organiseren. Hierbij houdt u rekening met enkele vuistregels (alternerende letters en cijfers, volgorde volgens de gewenste routering). Het beste is dat u deze informatie onderbrengt in een rekenblad. 2. U importeert het rekenblad, zodat alle locaties in één beweging aangemaakt zijn. 3. U drukt locatie-etiketten af en kleeft die in het magazijn. 4. U duidt aan op 'magazijn' niveau dat u daar geen voorraad meeer wenst te ontvangen. 5. U brengt de voorraden onder in de verschillende locaties. Dit kan u door correcties uit te voeren op locatie niveau (en zelfs te importeren voor het artikel), of door manueel locatie bewegingen te registreren.

1.6

Module WMS Magazijntransferten Voor organisaties die de onderlinge goederenstroom tussen verschillende magazijnen willen stroomlijnen, is deze module ontwikkeld. Deze module draait rond een bijkomend document: de 'magazijn transfert'. Dit document bevat informatie over de transfert opdracht, en wordt afgewerkt a.d.h.v. een cyclus. Deze situatie waarin een bepaalde magazijn transfert zich bevindt, heeft te maken met de status van het magazijntransfert document. Volgende functionaliteit is met deze module beschikbaar: Een magazijntransfert document kan aangemaakt worden, en duidt aan welke artikelen zullen verhuizen van het vertrekmagazijn naar het aankomstmagazijn. Een magazijntransfert heeft meerdere statussen (zie verder) Men ziet per artikel welk aantal van een artikel er in een magazijn nog verwacht worden via de transferten. Tegelijkertijd ziet men welke hoeveelheid er ook het vertrekmagazijn zullen vertrekken. U kunt beter communiceren in uw organisatie, door magazijntransferten aan te maken met de status 'voorstel', zodat anderen kunnen vragen aan magazijnverantwoordelijken dat ze bepaalde artikelen overgebracht willen zien. U ziet te allen tijde welke goederen er nog onder weg zijn, door een 'tussenmagazijn' te gebruiken.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

23

Mogelijke statussen van een magazijn transfert

Voorstel

Gepland

Vertrokken

Een gebruiker (bv. van een filiaal) wenst een aantal artikelen in voorraad te verhogen. Daarbij geeft men de nodige gewenste aantallen in (bv. via inlezen scanbuffer). Met deze status wordt nog totaal niets aangepast. De stock transfert wordt als een 'kladlijst' geregistreerd, en de status staat als voorstel vermeld. Als een stocktransfert gepland wordt, dan wordt ook duidelijk op het artikel dat men aantallen kan verwachten. Bij de locatie waaruit de artikelen vertrekken staat bij 'Transfert uit' het aantal vermeld. Bij de locatie waar de artikelen zullen toekomen staat bij 'Transfert in' het aantal vermeld. Door de status van een stock transfert te wijzigen naar 'vertrokken', dan zal de stockplaats van waaruit men vertrekt aangepast worden. Indien de vorige status 'voorstel' was, of bij creatie van de stock transfert wordt onmiddellijk deze status gekozen, dan zal de voorraad van de vertrekstockplaats onmiddellijk verminderd worden met het aantal. Indien de vorige status 'gepland' was, dan zal de 'transfert uit' verminderd worden met het aantal van de transfert. De voorraad van deze stockplaats wordt verminderd met het aantal dat vertrekt. Bovendien wordt het aantal van de artikelen dat vertrokken is, in de stockplaats 'transfertstock' verhoogd. Zo kan men te allen tijde terugvinden welke artikelen nog in transfert staan. Opgelet: indien 'tussenfiliaal' niet bestaat, dan zal de optie 'vertrokken' ook niet als keuze mogelijk zijn. Immers, in dat geval wordt een stocktransfert in één beweging en onmiddellijk uitgevoerd. Zie daarvoor de parameters om te bepalen welke transfertstockplaats gebruikt wordt.

Afgewerkt

© <2008-2012> TML bvba

In dit geval wordt de transfert volledig uitgevoerd. Als het om een nieuwe stocktransfert gaat, of de vorige status was 'voorstel', dan zal DBFACTw automatisch en onmiddellijk de vertrekstockplaats verminderen met de voorraad, en de doelstockplaats verhogen met het transfertaantal. Als de stock transfert gepland was, dan zal niet alleen de respectievelijke vertrekstock en aankomstvoorraad aangepast worden, maar tevens zullen de 'transfert in' en 'transfert uit'

24

Stock V3

Geannuleerd

aangepast worden. Immers, bij afwerking zijn deze waarden onmiddellijk leeg. Indien de vorige status 'vertrokken' was, zal alléén de aankomstvoorraad verhoogd worden met het transfertaantal, en tevens de 'transfert in' naar de nieuwe locatie verminderd worden. Deze optie is alleen mogelijk indien een stock transfert nog in 'voorstel' of op 'gepland' stond. In alle andere gevallen wordt de stock transfert uitgevoerd. Als het om een voorstel ging, dan wordt er niets verder aangepast. Bij het annuleren van een geplande stocktransfert, worden de 'tranfert in' en 'transfert uit' aangepast. Bij het annuleren van een vertrokken stocktransfert, wordt deze keuze niet meer mogelijk. Immers, de goederen zijn vertrokken en worden verondersteld van aan te komen. Vanzelfsprekend kan ook een afgewerkte stock transfert niet meer geannuleerd worden.

Magazijn transferten worden gebruikt om van het ene magazijn naar het andere transferten te genereren. Voor goederenbewegingen binnen in een magazijn hebben we locatiebewegingen. Zie daarvoor de modules WMS Locatiebeheer en WMS Picking en Putaway.

1.6.1

Parameters WMS Transferten Volgende parameters zijn mogelijk in WMS transferten Transferten actief in dossier

Magazijntransfert documentnummering

Transfert / transport magazijn

Toewijzing in transferten

Met deze parameter maakt u de magazijn transferten actief in het dossier. Daarvoor moet dit in de licentie activeerbaar zijn, en moet WMS Magazijnbeheer ook reeds actief zijn. Met deze optie kan men instellen hoe een magazijntransfert als document genummerd wordt. Standaard is dit ingesteld op jaartal + vier opeenvolgende cijfers. Het magazijn dat gebruikt wordt om de goederen te registreren 'uit' het vertrekkende magazijn, maar nog niet toegekomen zijn in het 'aankomst' magazijn. Transfertmagazijn wordt ook nog 'transportmagazijn' of 'tussenmagazijn' genoemd. Aangezien geplande transferten eveneens uitgaande en inkomende transfert bewegingen genereren, komen deze in de toewijzingen ook er bij te staan, en zijn daardoor toewijzingen mogelijk.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

25

Zo is de 'uitgaande' (vertrek) kant van een magazijntransfert het equivalent van een backorder klant. zo is de 'inkomende' (aankomst) kant van een magazijn transfert het equivalent van een backorder leverancier.

1.7

Module WMS Picking & put away In de verdere optimalisatie van een magazijn, worden de interne bewegingen van het magazijn beheerd. Binnen DBFACTw spreken we dan van 'locatie bewegingen'. Vooraleer we op deze stap zitten, dient u reeds a) uw artikelbeheer goed op punt te hebben b) uw locaties reeds goed gedefiniëerd te hebben. In faze 3 gaan we de routes vastleggen, hoe de magazijniers binnen in het magazijn de goederen in voorraad gaan plaatsen, of uit voorraad halen om uit te leveren. De module WMS Picking & put away genereert al dan niet automatisch de locatie bewegingen binnen een magazijn.

Een locatie beweging Een locatie beweging legt vast dat een artikel wordt verplaatst van één locatie binnen een magazijn naar een andere locatie. Een locatie beweging bevat daarom informatie over - het artikel - de vertreklocatie - de aankomstlocatie - het aantal artikelen - of de verplaatsing te maken heeft met een toewijzing of niet

Soorten locatie bewegingen De locatie bewegingen binnen een magazijn zijn typisch in te delen in volgende categoriën. Deze benamingen worden ook binnen in DBFACTw gebruikt. Put-Away Cross Dock Picking

© <2008-2012> TML bvba

Deze locatie beweging zorgt ervoor dat goederen die zich op de IN locatie bevinden, worden 'weggelegd' (put away) op overstock en picking locaties. Goederen op de IN locatie, die bedoeld zijn voor klanten, worden voorgesteld om op UIT locaties geplaatst te worden. Om een bestelbon klant uit te kunnen leveren, worden goederen uit de

26

Stock V3

Let Down

picking locaties van het magazijn naar de UIT locaties gebracht. Als picking locaties leeg lopen, wordt een Let Down opdracht gemaakt. De betekenis komt van het feit dat meestal de hoogste 'verdiepingen' op rekken gebruikt worden om de overstock te plaatsen. Een let down opdracht, brengt dan de overstock naar de picking locaties

Manueel of automatisch Locatie bewegingen kan men te allen tijde manueel invoeren. Men geeft in dat men voorraad van een artikel op één locatie wil verplaatsen naar een andere locatie. DBFACTw heeft met deze module bovendien de mogelijkheid om dit automatisch te genereren. Dit houdt in dat DBFACTw zélf de nodige locatie bewegingen genereert. Een voorbeeld: als er goederen binnengekomen zijn, en deze bevinden zich op de IN locatie, dan zal DBFACTw automatisch locatie bewegingen genereren om deze goederen naar hun respectievelijke picking locaties te brengen. Daar voor zit een bepaalde logica ingebouwd, die verder beschreven staat als 'autokeuze'. Magazijnopdrachten Een verzameling van locatie bewegingen heten we een 'magazijnopdracht'. De locatiebewegingen kunnen gegroepeerd worden op tal van verschillende manieren. Echter, de makkelijkste manier is ongetwijfeld

Automatische keuze van locaties binnen het gebruik van locatie bewegingen Om het werken met locaties administratief zo weinig mogelijk te verzwaren, is heel wat intelligentie ingebouwd in DBFACTw. DBFACTw probeert volautomatisch een voorstel te maken van welke locatiebewegingen, met daarin een voorkeur voor welke locatie er gewerkt moet worden. Daarbij wordt een bepaalde logica gevolgd. Binnen DBFACTw spreken over het "autokeuze" systeem. Het principe is eenvoudig: als DBFACTw WMS zelf kan achterhalen welke locatie gebruikt kan worden, zal het keuzescherm niet getoond worden. Protip

Voor het opstarten van het Picking & Putaway systeem in een magazijn, maak alvast één IN locatie en meerdere UIT locaties aan, zodat het systeem snel en automatisch de wegzetbewegingen en picking bewegingen kan genereren.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

1.7.1

27

Parameters WMS Picking & Putaway Volgende parameters kunnen ingesteld worden bij de WMS picking & putaway module. Picking & put-away actief in dossier Status van toewijzing bij locatie

Als de licentie het toelaat, en de module WMS magazijnbeheer is reeds actief, dan kan men deze module activeren. Een toewijzing kan ook een status hebben. Dit was van zeer groot belang bij vroegere implementaties van het backorder toewijzingssysteem. Als de goederen in de picking & put away module verplaatst worden van locatie, dan zal automatisch ook de status gewijzigd worden in de toewijzing. Bv: als goederen in een 'UIT' locatie komen te staan, komen ze automatisch op de status 'Klaar op locatie' te staan. Deze parameters zijn niet zo zeer meer van belang voor de WMS module op zich, maar zeker wel voor het gebruik van bv. de verwittingsmodule, waar de status van de toewijzingen zeker gebruikt wordt.

Kasverkopen / levering / factuur Bij inlezen van magazijnopdracht, controle op andere klaargelegde artikelen

Als men kiest via de knop 'inlezen document' voor het inlezen van een magazijnopdracht, worden alle artikelen die in de magazijnopdracht staan nagekeken. Indien ze niet meer beschikbaar zijn, dan krijgt u een waarschuwing. Met deze optie gaat zelfs tegelijkertijd nagekeken worden of nog àndere artikelen buiten de gekozen magazijnopdracht, uitgeleverd kunnen worden. Dan krijgt u daar automatisch een waarschuwing van.

Bij receptie Actie bij bewaren van Nadat de receptie geregistreerd is, zullen de goederen de receptie automatisch op de IN locatie komen te staan. De 'wegzet' locatie bewegingen proberen alles uit de IN locatie op picking locaties en op UIT locaties te plaatsen. Hier kunnen we bij het bewaren van de receptie alvast verschillende acties verkrijgen: Geen actie voor locatiebewegingen Vragen aanmaak locatie bewegingen en tonen: er wordt gevraagd of de locatie bewegingen mogen aangemaakt worden, en zo ja, dan worden deze automatisch aangemaakt en in de pickingwerklijst getoond. Vragen aanmaak magazijnopdracht en tonen: dezelfde optie als 'aanmaak locatie beweging', maar tegelijkertijd worden alle locatie bewegingen in een nieuwe magazijnopdarcht geplaatst.

© <2008-2012> TML bvba

28

Stock V3

Automatische aanmaak locatie bewegingen en tonen Automatische aanmaak magazijnopdracht en tonen

Bestelbon klant Standaard pick gedrag In een standaard dossier wordt crossdock steeds toegelaten, en bij bestelbon klant aldus geactiveerd. Sommige klanten willen voor projecten en dergelijke bv. nog niet dat goederen automatisch op UIT locaties worden gezet, maar eigenlijk nog op de standaard pick locaties. Door deze parameter aan te passen, zal bij de bestelbon in het 'sluitscherm' ingesteld kan worden hoe de picking / cross dock op de bestelbon dient te gebeuren.

1.7.2

Autokeuze Put Away DBFACTw zoekt op een intelligente manier op welke locaties de goederen weggezet moeten worden. De autokeuze bij de WMS Picking & Put Away module. De goederen zijn bij de receptie automatisch op de IN locatie terechtgekomen. We kunnen door DBFACTw locatie bewegingen laten genereren om de goederen op de juiste locaties onder te brengen. Daarbij zal DBFACTw een belangrijk onderscheid maken tussen de artikelen op de IN locatie die toegewezen zijn, en deze die vrij zijn om in de 'normale' voorraad onder te brengen. Inkomende goederen die toegewezen zijn aan klanten (crossdock) Toegewezen goederen zijn normaal gelinkt aan een bestelbon klant. In een bestelbon klant staat ingesteld dat goederen in een normaal dossier rechtstreeks naar UIT locaties mogen gebracht worden. Men kan dit echter aanpassen. Zie daarvoor in de parameter modules van de module WMS Picking & Put Away, de optie die instelbaar is in de bestelbon klant. Als crossdock toegelaten is, zal DBFACTw eerst op zoek gaan naar UIT locaties waar al iets staat van dezelfde bestelbon. Als crossdock niet toegelaten is voor de bestelbon, wordt de 'gewone' manier van put away gebruikt, zoals dit ook voor vrijje artikelen geldt. Als er geen goederen klaar staan voor de bestelling klant, dan zal de Autokeuze UIT locaties voorstellen met dezelfde transportwijze als de bestelbon klant, en die leeg zijn. Als er ook daar geen UIT locaties voor gevonden worden, zal de Autokeuze UIT locaties zoeken waar de transportwijze niet op voorhand vastgelegd werd. Als Autokeuze uiteindelijk geen keuze kan maken, dan zal de locatie beweging als voorstel wel gecreëerd worden, maar zal de doel locatie niet ingevuld worden.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

29

Inkomende goederen die voor de voorraad bedoeld zijn Inkomende goederen die niet voor klanten bedoeld zijn, moeten op picking en/of overstock locaties terechtkomen. Ook daar wilt DBFACTw automatisch keuzes gaan maken. Verschillende locaties worden gescreend, en aantallen worden daar op geplaatst tot alle plaatsen verwerkt zijn. 1. Pick locaties met minimum / nominaal voor het gekozen artikel, aan te vullen - volgens prioriteit - tot de maximale voorraad 2.

1. Pick locaties met minimum / nominaal voor het gekozen artikel, worden aangevuld, in volgorde van prioriteit, tot aan de nominale voorraad 2. Overstock locaties met minimum / nominaal voor het gekozen artikel, worden aangevuld, in volgorde van prioriteit, tot de nominale voorraad van het artikel in die locatie 3. Pick locaties met minimum / nominaal voor het gekozen artikel, maar zonder nominale waarde (= 0), worden daarin geplaatst 4. Overstock locaties met minimum / nominale voorraad voor het gekozen artikel 5. Pick locaties waar het artikel reeds aanwezig is. Indien meerdere, de locatie met het minste aantal 6. Overstock locaties waar het artikel aanwezig is. Indien meerdere, de locatie met het minste aantal 7. Pick locaties waar het artikel vroeger nog heeft gestaan, maar nu niet aanwezig is. Indien meerdere, de locatie met de minste voorraad (van alle artikelen die er eventueel staan) 8. Overstock locaties waar het artikel vroeger nog heeft gestaan. 9. Pick locaties die gewoon leeg zijn. Indien er meerdere zijn, dan zoeken we in het magazijn naar de kleinste zoekcode

1.7.3

Autokeuze Picking Als een bestelbon klant is gemaakt, dan wordt automatisch voorraad toegewezen aan deze bestelbon. De volgorde van toewijzing gebruikt hetzelfde principe als de autokeuze van de picking. Immers, het is door de toewijzingen dat de picking gebeurt. Alle logica gebeurt steeds binnen één en hetzelfde magazijn. 1. Eerst wordt gezocht naar beschikbare voorraad op de picking locaties. Indien meerdere, wordt in volgorde van de vastgelegde prioriteiten gekozen. Een prioriteit wordt vastgelegd via de minimum / nominale voorraad. 2. Daarna zoekt men naar picking locaties waar geen prioriteit op bepaald is, maar toch beschikbare voorraad van het artikel aanwezig is.

Opgelet: er wordt nooit automatisch toegewezen aan overstock locaties, aangezien er geen picking mag gebeuren vanuit deze locaties. Indien men deze locaties vooralsnog toch wenst te gebruiken om automatisch te picken, is het van belang dat u de codering logisch in mekaar

© <2008-2012> TML bvba

30

Stock V3

steekt, en zeker minimum /nominale waarden toewijst aan de artikelen op de courante pick locaties. De andere locaties zijn dan automatisch picking locatie, zogezegd van de tweede lijn.

1.7.4

Hoe implementeert men Picking & Put-away Belangrijk is dat men hier steeds kijkt naar de effectieve layout van het magazijn zelf. Enkele vuistregels zijn daarbij van toepassing. 1. Een typisch magazijn heeft 70 % van zijn locaties vast. De rest zijn overstocklocaties. 2. Er wordt nooit rechtstreeks gepicked uit overstock locaties. Daarvoor diénen deze locaties 3. Gebruik de pareto regel (iederen kent de 80/20 regel): 80 % van uw locatiebewegingen worden door 20 % van uw artikelen gegenereerd. Plaats deze artikelen indien mogelijk samen op de belangrijkste picking locaties. 4. Implementeer één methode, en gebruik die minstens een maand, zodat u daaruit kunt leren. 5. Documenteer uw werkwijze. De beste manier om te testen of uw magazijn organisatie in orde is, is door iemand extern te laten testen in welke mate hij/zij a.d.h.v. de documenten de magazijnopdrachten kan uitvoeren. 6. Gebruik de zoek-codes om een logische volgorde in de routering te steken. Zorg daarbij dat de kleinste zoekcodes steeds de belangrijkste picking locaties vertegenwoordigen.

1.8

Module WMS Inventaris Aangezien voorraad nu nog belangrijker is, zijn daarom verschillende voorraad controlesystemen in het WMS ingebouwd. De drie elementen in deze procedure zijn 1. De inventarisprocedure 2. De locatie controle 3. De historiek waardering magazijn De inventarisprocedure De inventarisprocedure zorgt er voor dat we in een bepaald magazijn in verschillende stappen de voorraad tot in detail gaan controleren. De stappen zijn dan:

© <2008-2012> TML bvba

WMS

31

Deze stappen vinden we heel overzichtelijk terug in het menu-overzicht zelf. De locatiecontrole De locatiecontrole is een stuk eenvoudiger: daar gaan we met een scanner op een bepaalde locatie gaan controleren wat de voorraad van een artikel is. Komt dit niet overeen, dan gaan we onmiddellijk een correctie doorvoeren. Deze optie wordt daarom typisch uitgevoerd door de magazijnverantwoordelijke zelf.

De inventariswaarde historiek Via een 'druk op de knop' onthouden we de waarde van de stock op dat moment. Daardoor kunnen we later terugkomen om de evolutie van de voorraad te kennen. Dit kan per magazijn, per artikelgroep, per verdichting...

1.8.1

Parameters WMS Inventaris WMS Inventaris actief De module Inventarisprocedure is actief Alarmpeil bij opname Maximale waarde telling Scanner interface Standaard scanner bestand

© <2008-2012> TML bvba

32

1.9

Stock V3

Artikelbeheer en WMS Hieronder wordt beschreven wat er aangepast is aan het artikelmenu door het gebruik van de WMS modules.

1.9.1

Artikel zoeken Bij het zoeken van een artikel, beschikt men standaard over de gewone kolommen zoals vroeger. Kolommen Er zijn volgende aanpassingen actief bij WMS: De kolom 'stockplaats' verwijst naar de informatieve locatie op de artikelfiche. Dit verwijst daarom niét naar een of andere locatie waar het artikel zou kunnen op liggen. De kolommen stock, economische stock, B.O. klant, B.O. Lev, Vrije stock gelijk gebleven. De kolom 'gevraagd' doelt op het aantal dat in realtime stock op alle computers op dat moment gevraagd wordt (op uitgaande documenten gevraagd) De kolom 'multistock' is vervangen door de kolom "stock " + het magazijn dat gedefiniêerd is in de parameters modules. Daarnaast zijn volgende kolommen toegevoegd: 1. Beschikbaar: de totale beschikbaarheid van een artikel over de ganse organisatie 2. Stock <magazijn>: de fysische stock van het magazijn, dat gekozen is in de werkstation instellingen 3. Beschikbaar <magazijn>: de beschikbaarheid van de stock in het magazijn, gekozen in de werkstation instellingen 4. Transfert In: som van inkomende aantallen van een artikel 5. Transfert UIT: uitgaande aantallen van een artikel

Opvragingen Onder de knop 'Prijs/stock' zijn volgende aanpassingen gebeurd: De menu-optie 'stock' verwijst nu naar het 'artikel stock scherm'. De menu-optie 'multistock' verwijst naar hetzelfde 'artikel stock scherm'; De menu-optie 'prognose' is gewijzigd naar de nieuwe stockprognosewerklijst dat de verwachte aanpassingen van een artikel (eventueel binnen in een magazijn) weergeeft. De menu-optie 'Min/nom voorstel' start nu de stockoptimalisatie werklijst op voor het gekozen artikel, en stelt de berekening voor. De menu-optie 'Wijzigen' laat het toe om een 'manuele stock corretie' uit te voeren. De menu-optie 'toewijzingen' toont het WMS artikel toewijzingsscherm De menu-optie 'stock-overzicht' verwijst naar het 'artikel stock scherm' De menu-optie 'min/nom' toont alle minimum en nominale waarden die ingesteld zijn voor het gekozen artikel De menu-optie 'realtime stock' toont alle realtime verrichtingen die op dat moment voor

© <2008-2012> TML bvba

WMS

33

het artikel gangbaar zijn. De knop Filter Ook onder de knop 'filter' vinden we aanpassingen Alleen <magazijn> betekent alle artikelen die in <magazijn> in voorraad zijn. Daarbij is het niet van belang over welke locatie het gaat. Daarbij verwijst <magazijn> naar het in het werkstation ingestelde magazijn. Beschikbaar <magazijn> toont alleen alle artikelen waar nog beschikbare voorraad voor het artikel in het magazijn voorhanden is. Onder minimum / nominaal / economische stock: houdt ook hier rekening met het vooropgestelde magazijn in de werkstation instellingen De knop backorders Backorders klant verwijst nu naar de backorder klant werklijst, met overzicht van voorraad, beschikbaarheid en detail van magazijn voor de backorders. Vanuit dit scherm kan men backorders verwijderen, of de leveringsdatum wijzigen. De artikel toewijzing is ook hier gewijzigd naar het nieuwe artikel toewijzingsscherm

1.9.2

Artikelfiche Op de artikelfiche zijn een aantal zaken voor WMS gewijzigd. We overlopen de verschillende tab pagina's waar aanpassingen gebeurd zijn.

Tab algemeen Op het tab 'algemeen' staat informatie rond de stock. Deze is aangepast als volgt: Stock

B.O. Klant

B.O. Leverancier

© <2008-2012> TML bvba

De totale fysieke stock van het artikel over het volledige dossier. Dubbelklikken op het aantal toont automatisch een overzicht van het artikel met de aantallen die per stock locatie terug te vinden zijn voor de ganse onderneming. Een totaal overzicht van de openstaande bestellingen van de klant wordt getoond. Dubbelklikken op het aantal, zorgt voor een overzicht van de lijst van openstaande backorders van de klanten Naar analogie van B.O. klant wordt een overzicht van de backorders leverancier getoond. Dubbelklikken en we bekomen de lijst van openstaande bestellingen van leverancier, voor het betreffende artikel. Het overzicht wordt gepresenteerd in de vorm van een werklijst.

34

Stock V3

Consignatiestock

Reservatiestock wordt 'beschikbaar'

Knop 'multistock' wordt knop 'stock'

Openstaande consignatiestock wordt hier getoond, maar is niet van belang. Dit kan gebruikt worden bij een toekomstige consignatiemodule, om te berekenen welk aantal van het artikel in consignatie in magazijnen staat (bv. bij klantenmagazijnen). Aangezien reservatiestock geen zin heeft in WMS, is dit vervangen door 'Totaal beschikbaar' Dubbelklikken op het artikel, toont automatisch de artikel toewijzing. Deze knop toont het overzicht in detail van de stock van het artikel.

Tab prijzen Hier is geen aanpassing nodig. Tab stock Stock is vanzelfsprekend grondig veranderd bij WMS. Controle

Stockcontrole betekent nog steeds dat van een artikel voorraadbeheer wordt bijgehouden of niet. Eens dat voor een artikel deze functie is ingeschakeld, kan het niet meer uitgeschakeld worden. Indien er voor het artikel bovendien backorders (zowel voor klant als leverancier) aanwezig zijn, kan men stock controle niét activeren. Protip

Stock Minimum stock Nominale stock

Overzicht

Het is veel beter dat u voor alle artikelen die de supply chain (aankoop, voorraad, verkoop) volgen, stockbeheer activeert.

Dubbelklik op de stock toont het stock overzicht per locatie. De minimum stock wordt berekend voor de totale organisatie en getoond. De nominale stock wordt berekend voor de totale organisatie en getoond. Een stockoverzicht wordt rechtstreeks weergegeven met stocklocaties, loten etc.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Knop stock Knop min/nom Knop Prognose Knop 'min/nom voorstel

35

Deze knop voorziet in het artikel stock overzicht. Deze knop toont het overzicht van de minimum / nominale waarden voor het artikel Toont de verwachte wijzigingen in voorraadsituatie Met deze werklijst kan men voor het artikel nieuwe minimum en nominale waarden gaan berekenen.

Tab samengesteld De samenstelling wordt hier getoond. Sommige berekeningen gebeuren anders onder WMS, maar leiden tot hetzelfde resultaat. belangrijk is dat WMS alleen 'assemblage' artikelen toelaat en geen samengestelde artikelen.

Knoppen De knop 'verwijderen' wordt uitgeschakeld. In de plaats kunt u even makkelijk artikelen op status 'historiek' plaatsen.

1.9.3

Artikelen globaal wijzigen Globaal wijzigen heeft ook invloed op stock parameters. Tab stock Stockcontrole

Nominale stock Minimum stock Stockplaats (algemeen) Nominale stock

Minimum stock

© <2008-2012> TML bvba

Zie ook artikelfiche: globaal wijzigen zal proberen de stockcontrole te activeren (of te desactiveren), maar zal dit slechts kunnen onder de voorwaarden, zoals ook in de artikelfiche 33 gedefiniëerd. Is voor de nominale stock op het 'totale niveau' Is voor de minimale stock op het 'totale niveau' verwijst naar de informatieve stockplaats op de artikelfiche Mogelijkheid om de 'vrije velden' te gebruiken om een nominale stock te berekenen. In dit geval gaan we de nominale waarde aanpassen voor de totale stock. Mogelijkheid om de 'vrije velden' te gebruiken om een minimale stock te berekenen. Ook hier passen we de minimum waarde voor de totale stock aan.

36

Stock V3

Tab Extra Type samenstelling Minimum stock

1.9.4

Hier is nu alleen maar assemblage mogelijk Mogelijkheid om de 'vrije velden' te gebruiken om een minimale stock te berekenen. Ook hier passen we de minimum waarde voor de totale stock aan.

Artikelwerklijst De artikelwerklijst werkt anders onder WMS. Vooral de selectiemogelijkheden zijn zeer grondig uitgebreid. Selectie tab stock - Selectie op totale stock - Selectie op stock magazijn mogelijk "Magazijn" + keuze magazijn heeft stock/vrije stock ... - Selectie op stock locatie - Selectie op backorders leverancier beperkt tot een magazijn mogelijk - Selectie op samenstelling alléén voor assemblage - Selectie op stockbeweging aangepast naar historiek stockbewegingen

1.9.5

Stockbeheer Door WMS zijn opties in het stockbeheer grondig gewijzigd. Hierbij een overzicht.

1.9.5.1

Wijzigen stock

Via het stock correctiescherm past men de voorraad van een artikel op één locatie aan. Dit scherm is eenvoudig, en bevat uitsluitend de informatie om stock correcties door te voeren. Volgende zaken worden ingegeven om de correctie door te voeren. Datum correctie

Standaard de datum van vandaag, maar als u de correctie vanaf een andere datum wenst door te voeren, past u deze datum aan. Voorbeeld: de correcties voor de eindinventaris heeft u liever op 31/12/20.. ipv de 5de januari van het jaar erop.

Opmerking

Standaard staat ingevuld "Manuele wijziging stock". U kunt deze tekst te allen tijde aanpassen.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

37

Artikel Stockplaats

Het artikel waarvan men de voorraad wenst te corrigeren Kies hier in welke stockplaats men de voorraad wenst te wijzigen. Er wordt gevraagd naar een 'stockplaats', aangezien men de correctie kan maken op magazijn niveau of voor een locatie.

Huidige stock / beschikbare stock

Eens u een stockplaats heeft gekozen, wordt van deze stockplaats de fysieke stock en de beschikbare stock van de stockplaats getoond. Het aantal dat men wenst te wijzigen (dus bv. -1 = eentje in mindering brengen). Hetzelfde scherm kan gebruikt worden om een nieuw aantal in te geven in plaats van een correctie aantal. Juist zoals bij de inventarisprocedure kunnen we hier een reden geven waarom de correctie heeft plaatsgevonden. Standaard is er een bepaalde keuze (zie keuzelijst in statusbeheer), die naar behoren kan gewijzigd worden.

Correctie aantal Nieuw aantal Correctie type

Controles Om een stock correctie uit te voeren, zijn heel wat controles voorhanden: De voorraad mag in de locatie nooit negatief worden. De vermindering van de voorraad kan slechts gebeuren als er voldoende beschikbare voorraad is. De voorraad in een locatie kan niet lager worden dan de voorraad die in die locatie is toegewezen.

Registraties Voor iedere uitgevoerde correctie kan men nagaan wie, wanneer, en op welk werkstation deze stock correctie doorgevoerd werd.

Knoppen De knop 'opvragen' dient om de artikelfiche van het artikel op te vragen, het artikel stock overzicht te verkrijgen of de historiek van de manuele stock correcties op te vragen. De knop 'opslaan', kan men met de rechtermuisklik wijzigen, zodat het scherm van de manuele correctie steeds blijft staan. 1.9.5.2

Stocklijsten

Het is meer dan logisch dat de stocklijsten in WMS uitgebreid werden.

© <2008-2012> TML bvba

38

Stock V3

1.9.5.2.1 Stocklijst

Deze lijst genereert dezelfde informatie als vroeger, maar is aangepast om de informatie uit de WMS te halen.

1.9.5.2.2 Stock w erklijst - Artikel stockoverzicht w erklijst

Deze werklijst biedt een handig overzicht van de gekozen artikelen, met hun respectievelijke locaties.

Bovenste lijst: de artikelen De werklijst bevat de informatie van het artikel, gegroepeerd voor de totale organisatie. Het artikel Omschrijving Status van het artikel Stock: som van de voorraad in alle stock locaties In: de inkomende voorraad Uit: de uitgaande voorraad Economische stock: de aangepaste berekening van economische stock: de stock + totaal inkomend - totaal uitgaand Beschikbaar: de totale beschikbaarheid voor het artikel over de ganse onderneming.

Onderste lijst: het detail per locatie

Tonen: de detail van de lijst kan aangepast worden naar 'totaal', 'per magazijn' of 'magazijnen en locaties' We zien per detail het magazijn (of de locatie indien op dat niveau van detail) de stock in de artikel stockplaats In Uit beschikbaar Backorders klant (dit alléén maar op magazijn niveau) Backorders leverancier (dit alléén maar op magazijn niveau)

De knoppen

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Nieuw Opvragen

39

Een nieuw artikel of een nieuwe stockplaats aanmaken Artikel Backorders klant Backorders leverancier

Markeren Sluiten

1.9.5.2.3 Artikel magazijn stock w erklijst

Met deze werklijst krijgen we een snel overzicht van de voorraad per artikel, per magazijn. Per artikel krijgt men horizontaal de verschillende magazijnen met hun respectievelijke voorraad. Deze lisjt is beperkt tot maximaal 10 magazijnen naast mekaar.

De selectie Meer detail over de selectie, is te vinden op "artikel magazijn stock selectie

40

"

De lijst: de artikelen met de magazijnen Artikel Omschrijving Stock Magazijn 1 ... Magazijn n

Flexibele artikelcode, met rechtermuisklik voor quickmenu van artikel Standaard omschrijving van artikel Totale fysieke stock voor het volledige dossier Zoals in de selectie bepaald automatisch het aantal kolommen met de magazijnen gedefinieerd. De kolom bevat dan per stockplaats automatisch de fysieke stock van deze stockplaats (type magazijn) uiteraard met de eventuerel onderliggende stockplaatsen van het magazijn

Tweede lijst : de detail Bevat van het gekozen artikel, afhankelijk vand e detail het stockplaats overzicht in detail. (artstockartwerklijst) Knoppen Nieuw Opvragen Wijzigen Markeren Transfert

© <2008-2012> TML bvba

Om een nieuw transfertvoorstel te creëren Detail overzicht stock Lopende transfertvoorstellen Standaard Door deze optie te kiezen, kan men een artikel snel toevoegen aan

40

Stock V3

Afdrukken

Export Sluiten

een magazijntransfertvoorstel. Indien er reeds een magazijntransfert met als status 'voorstel' bestaat, dan zal het artikel automatisch toegevoegd worden tot deze transfert. Een tussenscherm wordt getoond om de afdruk te realiseren van de magazijnstocks. Indien het aantal magazijnstockplaatsen beperkt is tot maximaal 5, dan wordt de afdruk "staand" gerealiseerd. Indien er meer dan vijf zijn, dan wordt automatisch liggend afgedrukt, met een maximum van 20 stockplaatsen. Indien er meer dan 20 stockplaatsen zijn, dan wordt automatisch de afdruk gerealiseerd met de eerste 20 stockplaatsen. De rest wordt niet afgedrukt. Indien er minder dan 20 zijn, worden de laatste kolommen als 'leeg' afgedrukt. Meer uitleg is beschikbar via artikel magazijnstock afdrukken 40 De bestaande werklijst met het corresponderende aantal kolommen wordt geconverteerd naar Excel en getoond. Standaard

1.9.5.2.3.1 Artikel magazijn stock selectie

Een aantal mogelijkheden zijn in deze selectie voorzien. Artikel selectie Niveau stockplaats: standaard op niveau 2, d.w.z. op het niveau van de magazijnen. Beperken tot economische stock kleiner dan minimum stock (en dit voor gelijk welk magazijn in de lijst) De stock in magazijn is groter / kleiner dan een gekozen waarde Een tweede mogelijkheid

Zo kunnen we met deze twee laatste opties alle artikelen verkrijgen die voorraad hebben in één magazijn, en géén voorraad in een andere.

1.9.5.2.3.2 Artikel magazijnstock afdrukken

Voor magazijniers is het soms handig een gedetailleerde lijst te verkrijgen rond de stock, gespreid over meerdere stockplaatsen. Hierbij krijgen we de keuze uit: Staande magazijnstocklijst Deze lijst geeft een overzicht van de artikelen met daarnaast de respectievelijke stocks per

© <2008-2012> TML bvba

WMS

41

magazijn. Indien er niet te veel magazijnen zijn (typisch maximal 5), kan deze lijst als een staande A4 (portret) gebruikt worden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid omvolgende keuzes te maken: Eerste groepering: Groep, Soort, Relatie van artikel, Groep verdichting 1, Groep verdichting 2 Tweede groepering: Groep, Soort, Relatie van artikel, Groep verdichting 1, Groep verdichting 2 Volgorde van artikelen (in de groepering): artikelnummer, volgnummer, Artikelcode, Stuknummer

Liggende magazijnstocklijst Hier bestaan dezelfde mogelijkheden als bij de staande magazijnstocklijst, maar aangezien het aantal stockplaatsen uitgebreider is, wordt hier de layout standaard liggend voorzien.

Gedetailleerde magazijnstockljist Deze lijst is gegroepeerd op de diverse niveaus, zoals teruggevonden wordt in de structuur van de stockplaatsen. De lijst ziet er dan als volgt uit: 1. Artikel / omschrijving / totale stock / totaal uit / totaal in / 2. Per artikel staan de respectievelijke stocklocaties van de magazijnen hun respectievelijke stocks, totaal in, totaal uit, backorders klant / backorders leverancier 3. Per magazijn vinden we daaronder de respectievelijke stocklocaties terug waar deze zaken in ondegebracht zijn.

1.9.5.2.4 Artikel stock(plaats) w erklijst

Deze werklijst laat toe een snel overzicht in tabelvorm te verkrijgen van alle artikelen die in voorraad zijn, met hun respectievelijke plaatsen.

Selectie De selectie laat toe om te filteren op: 1. Eén artikel of zelfs een artikel selectie 2. Een magazijn of zelfs één magazijn locatie 3. Alleen de locaties met een bepaalde stock

© <2008-2012> TML bvba

42

Stock V3

Standaard worden alleen de locaties getoond waar stock aanwezig is, of in of uitgaande transacties klaarstaan. Lijst Volgende kolommen zijn beschikbaar Artikel: via rechtermuisklik kun je nagenoeg alles opvragen rond het artikel Artikel omschrijving Artikel status Artikel stock locatie: dit kan zowel een magazijn als een artikel locatie zijn. (Opgelet: deze worden in deze lijst nooit gegroepeerd) Stock: dit is de stock die zich in de gekozen artikel stock plaats (magazijn of locatie) bevindt. In: totaal aan verwachte inkomende aantallen in deze artikel plaats (magazijn of locatie) Uit: totaal aan verwachte uitgaande aantallen uit deze artikel plaats (magazijn of locatie) BO Klant: verwachte uitgaande bewegingen alleen van bestellingen klant BO Leverancier: verwachte inkomende bewegingen alleen van bestellingen leverancier Knoppen Nieuw Opvragen Wijzigen Markeren Verwijderen Afdrukken Sluiten 1.9.5.3

Artikel Stockplaats

Men kan hier een lijst afdrukken van alle artikelen

Magazijntransferten

Magazijntransferten worden gebruikt om voorraad van één naar een ander magazijn te brengen. Deze functie wordt actief bij gebruik van de module WMS Magazijntransferten.

1.9.5.3.1 Magazijntransfert

Een magazijntransfert is een opdracht waarin één of meerdere artikelen van het ene magazijn naar het andere worden overgebracht. In een magazijntransfert registreren we in de eerste plaats bepaalde basis informatie, daarnaast de artikelen die getransfereerd moeten worden.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

43

Basis informatie De algemene informatie over een magazijntransfert wordt hier ingegeven. daarnaast worden de artikelen die getransfereerd moeten worden bijkomend ingegeven. Document nummer

Datum Verantwoordelijke

Opmerking

Status

Automatisch wordt een magazijn transfert document nummer door DBFACTw gegenereerd. Dit is een oplopend nummer van het type JJJJ9999 waarbij JJJJ het kalenderjaar is waarin de stock transfert wordt aangemaakt. Dit nummer wordt voorgesteld bij de creatie, maar bij het bewaren wordt nagekeken in welke mate deze nummer ondertussen niet in gebruik is. Indien iemand anders ondertussen een stock transfert heeft gemaakt met eenzelfde nummer, dan wordt deze nummer automatisch verhoogd. Meer informatie vindt u in de parameter modules 24 . De datum van het document. De verantwoordelijke die de transfert heeft gemaakt. Deze lijst is aan te passen aan de logistiek verantwoordelijken (of magazijnverantwoordelijken). Eventuele opmerkingen (reden van aanvraag) etc kan hier vermeld worden. Status van de magazijntransfert. De status wordt steeds als een geheel op het magazijntransfert document vastgelegd. Volgende statussen zijn mogelijk: Voorstel: de magazijntransfert is ingegeven, maar is eerder als een kladlijst te bezien. In de artikelen of magazijnen heeft het geen enkele invloed. Gepland: in de artikelen is geregistreerd dat de voorraad van het vertrekmagazijn verminderd zal worden en dat het aankomstmagazijn verhoogd zal worden met de hoeveelheid in transfert. Vertrokken: de artikelen zijn uit het vertrekmagazijn verwijderd, en staan tijdelijk 'geparkeerd' op een transportmagazijn. Deze optie is uitsluitend mogelijk indien in de parameters het transportmagazijn ingevuld is. Bovendien moet dit transportmagazijn verschillend zijn van het vertrek- en aankomstmagazijn. Afgewerkt: de magazijntransfert is uitgevoerd. De voorraaad is verminderd in het vertrekmagazijn, en de voorraad in het aankomstmagazijn is verhoogd. Geannuleerd: Er is niets aangepast, eventueel geplande transferten werden geannuleerd.

© <2008-2012> TML bvba

44

Stock V3

Van magazijn Naar magazijn Transportwijze

Transportmagazijn

Het vertrekmagazijn. Het magazijn waar de goederen uit vertrekken. Het aankomstmagazijn. Het magazijn waar de goederen zullen aankomen. De transportwijze hoe de goederen van het ene magazijn naar het andere worden verplaatst. Dit kan bv. met eigen transport zijn, of met een externe transporteur. Als een transportmagazijn gedefiniëerd is, kan men de status 'vertrokken' gebruiken, en wordt hier getoond welk magazijn dat gebruikt wordt om de goederen eerst in dit magazijn te plaatsen tijdens het transport, en bij de verwerking van het eindmagazijn, wordt de voorraad uit dit magazijn gehaald en in het aankomstmagazijn overgeplaatst.

Artikelen Verschillende artikelen worden ingegeven in de magazijntransfert. Artikel Omschrijving Aantal

Beschikbaar

Opmerking

Het artikel dat we toevoegen De omschrijving van het artikel Het aantal dat we wensen van het ene magazijn naar het andere over te brengen. Dit aantal dient steeds groter dan nul te zijn. Anders is het de bedoeling dat u een 'omgekeerde' magazijntransfert genereert. De beschikbare voorraad van het artikel in het vertrekmagazijn wordt hier getoond. Het is die hoeveelheid die getransfereerd kan worden. Per regel heeft u de mogelijkheid om een bijkomende opmerking te registreren. Deze opmerking is niet verplicht.

Om een artikel toe te voegen, volstaat het te klikken in het veld 'artikel', of op de knop 'nieuw' te klikken. Om een item in de magazijntransfert te wijzigen, volstaat het te klikken in de lijst, zodat u onderaan de regel overgenomen krijgt.

De knoppen bij het artikel Nieuw

Om een artikel toe te kunnen voegen aan de magazijntransfert. Indien het vertrek- en aankomstmagazijn niet gedefiniëerd zijn, werkt deze knop niet.

Opvragen

U kunt hier het artikel zelf opvragen, of de realtime stock van het artikel of zelfs van deze transactie apart.

Wijzigen

Het volstaat om te klikken in de lijst om een artikel over te brengen

© <2008-2012> TML bvba

WMS

45

om te wijzigen. Ook met de knop 'wijzigen' kunt u de aanpassing forceren. Automatisch komt u op het aantal terecht, om de aanpassing door te voeren. Verwijderen

Het aangeduide, of indien meerdere gemarkeerde, de gemarkeerde items worden uit de lijst verwijderd. Indien er geen items meer overblijven, dan verwacht DBFACTw automatisch een bijkomend artikel. Artikelen kunnen alleen maar uit de lijst verwijderd worden als de status op 'voorstel' of' gepland' staat.

Opslaan

Om het artikel in de bon te bewaren is deze knop aanwezig. Echter, vooral het gedrag van opslaan wordt hier bepaald. Door te klikken met de rechtermuisknop, ziet men - Bij toevoegen: na aantal (default), na opmerking of geen automatische opslag - Bij wijzigen: na aantal, na opmerking (default) of geen automatische opslag. Indien géén automatische opslag, moet u zelf op de knop opslaan klikken om op te slaan.

De knoppen bij het document

Inlezen

Verschillende voorstellen kunnen gegenereerd worden om transferten uit te voeren. Deze worden hieronder verder in detail besproken.

Afdrukke Om een afdruk te vragen, wordt het document eerst bewaard. Daarna krijgt men n het voorstel om het magazijn transfert document af te drukken. Opslaan Het magazijntransfert document wordt bewaard, en het document wordt gesloten. Sluiten

Soorten inleesopdrachten voor artikelen Voorstel aanvulling magazijn Deze optie wordt typisch gebruikt om een winkel aan te vullen vanuit een centraal magazijn. Een scherm met "magazijn transfert voorstel" wordt gebruikt om de behoefte van het magazijn te berekenen. Door aan te vinken dat men deze informatie 'interactief' wenst, wordt de behoefte interactief berekend. Deze wordt eerst berekend, en daarna wordt nagekeken wat

© <2008-2012> TML bvba

46

Stock V3

de beschikbare voorraad is in het magazijn waaruit de aanvulling wordt gehaald. Opgelet: u zult twee kolommen terugvinden: De kolom 'berekende behoefte' gaat na volgens de economische voorraad, minimum en nominale waarde, wat het gewenste aantal is. De kolom 'Ingevulde behoefte' houdt daarbij rekening met de voorraad die beschikbaar is in het bronmagazijn. Indien er geen voorraad is in het bronmagazijn, zal in de kolom 'ingevulde behoefte' geen aantal ingevuld zijn.

Klungelalar Er bestaat ook de mogelijkheid om de m hoeveelheid te beperken tot de beschikbare hoeveelheid mits de minimum voorraad van het bronmagazijn in mindering wordt gebracht. Deze optie is speciaal bedoeld voor ondernemingen die een

Voorstel aanvulling showroom

Er wordt gezocht naar de artikelen die niet op voorraad zijn in de showroom, maar die wél terug te vinden zijn in het bronmagazijn. Er wordt voor alle artikelen met voorraad in het bronmagazijn nagekeken of er voorraad in de showroom is. Voor een artikel waar geen voorraad in de showroom staat, wordt automatisch voorgesteld om een aantal van één te transfereren. Als we 'interactief' aanvinken, staan alle artikelen in de lijst, gemarkeerd, en met aantal gewenst = 1, en 'ingevulde behoefte' ook = 1. Als we het vinkje interactief niet hebben aangevinkt, worden automatisch alle artikelen ingelezen in de lijst, met aantal = 1.

Scanbuffer

Door gebruik te maken van een scanner, kan men in de rekken van het aankomstmagazijn gaan oplijsten welke artikelen we aangevuld willen zien. Dit voorstel kan dan ingepland worden, en de magazijnier van het bronmagazijn kan zijn goedkeuring geven om allle artikelen te transfereren.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Totale transfert

47

Alle voorraad van één magazijn wordt overgedragen naar een andere locatie. Protip

Indien u van 'totale stock' overstapt naar multimagazijn, dan kan u ook via deze optie uw volledige voorraad van 'totale stock' overzetten naar een bepaald magazijn. Dezelfde manier van werken kunt u gebruiken om voorraad op magazijn niveau over te brengen naar een ander magazijn.

Van locatie naar locatie

Deze speciale optie is voor gebruikers die vroeger al enkele aparte locaties gebruikten, en deze nu in een apart magazijn wensen te brengen. Op deze manier kunt u van één locatie van een bronmagazijn, alle voorraad overzetten naar een andere locatie in een aankomstmagazijn. U bent wel verplicht om de status onmiddellijk op 'afgewerkt' te zetten, aangezien in dit geval, de keuzes van de locaties in het magazijntransfert document niet de het systeem van de 'autokeuze' kan volgen.

1.9.5.3.2 Magazijntransfert w erklijst

Met deze werklijst kan men een overzicht krijgen van alle magazijntransferten. Bij het opstarten van de magazijntransfert werklijst, krijgen we uitsluitend de magazijntransferten die nog in uitvoering zijn. We beschrijven hoe de werklijst opgebouwd is. De kolommen Magazijntransfert documentnummer Datum Status Vertrekmagazijn Aankomstmagazijn Transportwijze

© <2008-2012> TML bvba

48

Stock V3

Verantwoordelijke Aantal artikelen in de magazijntransfert Laatste gebruiker De knoppen Nieuw

Een nieuwe stock transfert wordt aangemaakt. Met de menu-optie 'omgekeerde transfert' kan men een aangeduide magazijntransfert automatisch aanmaken in omgekeerde zin: het bronmagazijn wordt doelmagazijn en omgekeerd. Dezelfde aantallen van artikelen worden automatisch ingevuld.

Opvragen Wijzigen Markeren Zoeken

De magazijntransfert wordt opgevraagd. De magazijntransfert wordt opgevraagd. Bij gebruik van deze functie, wordt een tekst box getoond waarin men het documentnummer van de magzijntransfert kan invoeren. Dit doet u door het nummer in te tikken of met een scanner in te lezen. Als het document nummer bestaat, dan wordt deze getoond in de lijst. Afhankelijk van de status van het magazijntransfert document, wordt er anders gereageerd. Is de

kan kan scannen of invoeren. Deze bon wordt opgezocht, en als deze nummer bestaat, dan wordt nagekeken wat de status is. Indien de status 'voorstel' of 'afgewerkt' of 'geannuleerd' is, dan gaat DBFACTw in de werklijst op de magazijntrasnfertbon gaan staan. Indien de status op 'gepland' staat, dan wordt een vraag gesteld. Als er een transportmagazijn is gedefiniëerd, dan wordt gevraagd of de status van het magazijntransfert document mag gewijzigd worden naar 'vertrokken'. Indien er geen transportmagazijn is gedefiniëerd, vraagt DBFACTw of de status op 'afgewerkt' mag gezet worden. Indien de status op 'vertrokken' staat, dan wordt gevraagd om de status te wijzigen naar 'afgewerkt'. Afdrukken

Afdrukken van een lijst van magazijntransferten. Anderzijds kunnen we hier de magazijntransfert documenten collectief afdrukken.

Sluiten

© <2008-2012> TML bvba

WMS

49

1.9.5.3.2.1 Magazijntransfert selectie

In de magazijntransfert werklijst, kunnen we selecteren op: De magazijntransfert status. Meerdere opties kunnen aan of afgevinkt worden. De datum van het document Het vertrekmagazijn Het aankomstmagazijn De opmerking Een artikel: om te zien of een bepaald artikel zich in het document bevindt De artikelselectie: de documenten waar één van de gekozen artikelen in de lijst op voorkomt.

1.9.5.3.3 Lijst openstaande magazijntransferten

Deze menu-optie komt overeen met de werklijst van magazijntransferten. Standaard ziet men de lijst van de nog niet afgewerkte magazijntransferten.

1.9.5.3.4 Magazijn transfert detail w erklijst

De magazijn transfert detail werklijst bevat alle artikelen "in detail" die in de magazijntransferten verwerkt zijn. We krijgen een overzicht van alle artikelen met hun respectievelijke aantallen die op een bepaalde magazijntransfert document staan. Zo kunnen we in deze werklijst snel weten welke artikelen overgebracht worden van magazijn A naar magazijn B en eventueel omgekeerd. Per detail wordt vermeld: Het artikel De omschrijving van het artikel Het aantal Het bronmagazijn Het aankomstmagazijn De datum van het magazijntransfertt document De magazijntransfert datum De status van het document De laatste gebruiker van het document Het werkstation waar het laatst gewijzigd is.

© <2008-2012> TML bvba

50

Stock V3

1.9.5.3.4.1 Magazijntransfert detail selectie

U kunt via deze werklijst selecteren op: De datum van het document De status van het magazijntransfert document Het vertrekmagazijn Het aankomstmagazijn Een specifiek artikel Een selectie reeks van artikelen

1.9.5.4

Overzicht stockmucaties

De overzicht stockmutaties wordt onder WMS automatisch verwezen naar de 'historiek artikel stockbewegingen'-werklijst. Deze werklijst biedt heel wat meer selectiemogelijkheden dan de stockmuties van vroeger.

Selectie Selecties zijn mogelijk per artikel per datumbereik Type beweging: o Stockbeweging: de fysieke bewegingen van een artikel o Stock in: registratie van stock dat verwacht wordt binnen te komen Via Bestelling klant Via Transfert In o Stock uit: registratie van stock dat verwacht wordt te vertrekken uit voorraad Via Bestelling leverancier Via Transfert uit Artikel stockplaats o Magazijn o Locatie Een transactie is een verwijzing naar één detailregel in een document, of een manueel toegevoegde regel, zoals bv. een correctie, die manueel ingegeven is. De mogelijkheid bestaat dat de historiek van alle bewegingen van één transactie ook groepeerd kunnen worden. Een voorbeeld: in een leveringsbon staat een artikel, met bij aantal 3 ingevuld. Daarna wordt

© <2008-2012> TML bvba

WMS

1.9.5.5

51

Artikel stock correctie werklijst

Bij het opstart van een dossier wenst men meerdere artikelen in één beweging aan te passen. Ten einde snel deze zaken in te geven en/of te corrigeren, is de stock correctie werklijst ingevoerd. Via deze werklijst zien we boven de 'algemene' stocksituatie, dwz. per artikel wat er in voorraad is (voor de ganse organisatie). Gelijkaardig als de stockwerklijst zien we bovenaan de stock. In de tweede grid onderaan zien we de uitsplitsing van de artikelen volgens stockplaats (faze 3: met loten/units). Rechtstreeks kunnen er stock aanpassingen gedaan worden, die dan via de knop 'opslaan' onmiddellijk als correctie doorgeboekt worden.

De lijst artikel omschrijving totale stock totale in totale uit gevraagd (realtime)

Tweede lijst stockplaats (lot) (unit) stock #correctie: het aantal dat men voor de stockplaat en/of loten en dergelijke wenst in te geven, wordt in ingevoerd. Automatisch zal het voorstel voor de nieuwe stock aangepast worden. #nieuwe stock: het aantal dat in stock komt, wordt automatisch ingevuld. Hier kan men deze waarde ook rechtstreeks ingeven. In dat geval zal de correctie automatisch aangepast worden. Bij de knop 'opslaan', wordt voor het gekozen artikel, de wijziging via correctie doorgevoerd. Als men verandert van artikel, wordt steeds nagezien of er correcties ingevoerd zijn, en wordt gevraagd om deze ook door te voeren voor het gekozen artikel. De knoppen De functies onder de knoppen zijn als volgt:

© <2008-2012> TML bvba

52

Stock V3

Nieuw

Een nieuwe manuele correctie kan hier toegevoegd worden voor het gekozen artikel. Daardoor heeft men niet alleen de mogelijkheid om uitgebreidere informatie in de memo mee te geven omtrent de doorgevoerde stock correctie Van een aangeduid artikel worden de desbetreffende (manuele) stock correcties getoond. Deze staan in volgorde van tijd (de recentste staan bovenaan) Om de artikelfiche te wijzigen via deze knop kunnen we aan de hand van een bestand stockcorrecties doorvoeren. Dit gebeurt op dezelfde manier als vroeger (zie menu-optie stock importeren).

Opvragen

Wijzigen Importeren

Markeren Verwijderen Opslaan Sluiten

Protip

1.9.5.6

n.v.t. De aanpassingen voor het artikel worden onmiddellijk doorgevoerd.

Sommige gebruikers willen spreadsheets aanleveren om de stock in aantallen of in correcties te presenteren aan DBFACTw. Dit is mogelijk met de module 'inventarisprocedure'.

Lijst verwachte voorraad

Deze lijst genereert de verwachte voorraad op een bepaalde datum, dit voor de totale voorraad, en volgens de verwachtingen van bestellingen klant, rekening houdend met alle bestellingen leverancier. Deze lijst kan men ook genereren bij de artikel behoeftewerklijst, of de prognosewerklijst. 1.9.5.7

Stockvariatiewerklijst

Deze lijst is ongewijzigd, en geeft een lijst van de ingaande en uitgaande bewegingen met het saldo. 1.9.5.8

Aging lijst artikelen

Dit is niet aangepast voor WMS. Er wordt verwezen naar de standaard beschrijving in de helpfile. 1.9.5.9

Stock rotatie

Op basis van een jaar, of twee jaren, wordt de stockrotatie berekend. De uitgaande aantallen worden vergeleken met het huidige voorraadpeil, om aldus de rotatie te berekenen. De rotatie = totale verkoop in aantallen / voorraad in aantallen. Voorbeeld: een rotatie van 4 betekent dat uw voorraad 4 keer per jaar vernieuwd is, m.a.w. dat uw voorraad gemiddeld iedere drie maanden verkocht werd.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

53

1.9.5.10 Voorraadwaarde

Ten einde uw investering in voorraad in te schatten, kan men de waarde van de voorraad op basis van economische voorraad berekenen. De berekening is aangepast, zodat rekening gehouden wordt met de WMS waarden. 1.9.5.11 Gemiddelde leveringstermijn

Om de gemiddelde leveringstermijn naar de klant te berekenen. Men vertrekt van de bestelbon klant, en resulteert in de levering of de factuur. Men kan dit berekenen voor alle klanten of één specifieke klant, voor alle artikelen of een groep van artikelen. Per gekozen artikel wordt de gemiddelde leveringstermijn dan berekend.

1.9.5.12 Leegmaken stock

Deze functionaliteit mag niet meer gebruikt worden in DBFACTw WMS.

1.9.5.13 Uitvegen stock historiek

Enter topic text here. 1.9.5.14 Overzicht stock

Enter topic text here. 1.9.5.15 Importeren stock via scanner

Enter topic text here. 1.9.5.16 Optimalisatie minimum & nominale voorraad

1.9.6

Inventarisprocedure De inventarisprocedure is grondig herwerkt. Immers, waar vroeger, door het gemis aan permanente controle, de (periodieke / eind) inventaris zorgde voor een doorgedreven herberekening van de voorraad, geldt hier het principe van steekproeven. Een aantal opties in de menu zijn daarom uitgeschakeld. Hieronder wordt beschreven wat er gewijzigd is door het WMS.

© <2008-2012> TML bvba

54

1.9.6.1

Stock V3

Nieuwe inventarisprocedure

Een nieuwe inventarisprocedure kan uitgevoerd worden. Waar deze vroeger vooral bedoeld was om de tellingen / scanning door te voeren, wordt deze nu vooral gebruikt om de situatie eenmalig te 'bevriezen'. Zo kan men later beter terugvinden wat de waardebepaling was van de inventaris op dat moment, rekening houdend met het voorraadpeil én de waarde van de voorraad.

1.9.6.2

Artikelen tellen

Deze functie is niet meer van toepassing, gezien WMS doelt op het principe van permanente inventaris. Door de intensief doorgedreven controles bij iedere verrichting, is de kans op fouten tussentijds vele malen kleiner. Er is daarom geen nood aan dergelijke functie.

1.9.6.3

Inlezen telling in inventaris

Dezelfde opmerking geldt hier als voor de functie 'artikelen tellen' inventarisprocedure. 1.9.6.4

54

in de

Inventaris controle

De inventariscontrole heeft in WMS geen doel op zich meer. Immers, de werkwijze bij WMS is grondig veranderd. Door de vele controles, en ook de noodzaak om onmiddellijk, bij ontdekte fouten, correcties door te voeren, heeft deze 'bulk controle' geen zin. Vandaar dat deze functie uitgeschakeld is voor WMS.

1.9.6.5

Inventaris locatie controle

Het gebruik van de WMS sluit niet vollédig uit dat controles van voorraad op locatie-niveau dienen te gebeuren. Via deze bijkomende optie 'WMS Locatie controle' is een ultrasnelle mogelijkheid ingebouwd, om ook via scanner de controles uit te voeren. Bij het opstarten van deze functie, wordt een magazijn gekozen. Daarna kan men binnen in het magazijn gelijk welke locatie kiezen waar voorraad op gezet kan worden. Na keuze van het magazijn scant men een aritkel in, dit door een artikelnummer, uniek volgnummer, de barcode van het volgnummer of de andere ingegeven barcodes te kiezen.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

55

Na keuze van het artikel verkrijgt men - de omschrijving van het artikel - de fysiek voorraad van de locatie - de beschikbaarheid van het artikel Deze functie is zeer krachtig, aangezien het aanpassen van deze voorraad onmiddellijk leidt tot de aanpassing in de voorraad database. Als de stock wordt aangepast, zal DBFACTw nog vragen of u de correctie van x aantal stuks wenst door te voeren. Zo ja, dan wordt onmiddellijk de aanpassing doorgevoerd. Het verhogen van het aantal in stock is altijd mogelijk. Indien men het aantal wenst te verminderen, moet men rekening houden met de niet toegewezen voorraad. Deze controle kan men simultaan uitvoeren, aangezien tegelijkertijd de

1.9.6.6

Inventaris totalen werklijst

De inventarisprocedure wordt nog steeds aangemaakt in DBFACTw, maar (cfr. opmerking bij 'nieuwe inventarisprocedure' 54 ), vooral voor het berekenen van de waarde. Dit vinden we daarom hierin terug.

1.9.6.7

Inventaris procedure werklijst

De WMS inventaris procedure werklijst wordt op dezelfde manier gebruikt als vroeger.

1.9.7

Lotbeheer Het lotbeheer zal vervangen worden door WMS Lotbeheer. Lotbeheer is compatible met WMS, waarbij men per artikel telkens lotverrichtingen moet registreren, maar nog niet intern. Voor starters die geen absolute noodzaak aan Lotbeheer hebben, raden we het gebruik hiervan voorlopig af, in afwachting van de volledig geïntegreerde WMS Lot module.

© <2008-2012> TML bvba

56

1.10

Stock V3

Commerciëel beheer met WMS

1.10.1 Prijsoffertes Ook prijsoffertes worden beïnvloed door WMS. Verder wordt beschreven wat de veranderingen zijn.

1.10.1.1 Nieuwe / wijzigen prijsofferte

Het ingeven van een prijsofferte is gewijzigd door WMS. Een magazijn kiezen in de prijsofferte Dit magazijn geeft aan DBFACTw als informatie, dat men de goederen bij bestelling vanuit dit magazijn wil zien vertrekken. Het magazijn wordt automatisch ingevuld, indien bij de werkstation instellingen er een magazijn gekozen is. Indien in de werkstation instellingen ingevuld staat 'uitsluitend magazijn', kunt u zelfs het magazijn niet meer wijzigen. Als u, als gebruiker, toch de rechten heeft om het magazijn te wijzigen, dan is het zelfs zo dat, ondanks het 'uitsluitend magazijn', u het magazijn kunt wijzigen. In een prijsofferte is er, naast het geen hierboven beschreven, geen enkele andere beperking om het magazijn te wijzigen. Ingave van artikelen Bij de ingave van artikelen wordt geen extra controle meegegeven. Knoppen Onder de knop "Globale informatie", vindt men de optie "stockoverzicht". Deze functie is gewijzigd, aangezien er nu rekening gehouden wordt met het gekozen magazijn in het document. Meer nog, men ziet tegelijkertijd de beschikbaarheid van de artikelen in het gekozen magazijn én de totale beschikbaarheid in de volledige organisatie.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

57

1.10.1.2 Prijsoffertewerklijst

Hier zijn geen aanpassingen gebeurd.

1.10.2 Bestelbon klant Aangezien WMS toelaat om in uw organisatie een duidelijk onderscheid te maken tussen de verkoop (order processing) en de logistiek (het WMS), spreekt het voor zichzelf dat hier verregaande aanpassingen zijn doorgedreven.

1.10.2.1 Nieuwe / wijzigen bestelbon klant

De ingave blijft grotendeels hetzelfde. De controles erachter zijn heel wat uitgebreider.

De bestelbon Het magazijn moet gekozen worden. Op dezelfde manier zoals in de prijsofferte, wordt automatisch het magazijn gekozen. Dit magazijn kan te allen tijde gewijzigd worden, behalve als er reeds toewijzingen bestaan die verband hebben met deze bestelbon klant. als er reeds iets uitgeleverd is van deze bestelbon als de gebruiker geen recht heeft om dit te wijzigen en 'uitsluitend magazijn' aangevinkt staat in de werkstation instellingen. Bij het wijzigen van het magazijn, zal DBFACTw de vraag stellen of u dit ook wenst.

De artikelen toevoegen Bij ingave van een artikel in een bestelbon klant, zijn tal van controles mogelijk. Deze worden in de parameters van de WMS modules ingesteld. Zie hiervoor Parameters WMS Magazijnbeheer 15 . Bij ingave van een artikel, zal DBFACTw automatisch waarschuwen als er te weinig beschikbare voorraad is in het gekozen magazijn.

De artikelen wijzigen Als men de regel wijzigt (nadat het document opgeslagen is), zal DBFACTw opnieuw waarschuwen, indien de wijziging leidt tot een tekort aan beschikbare voorraad om de bestelbon uit te kunnen leveren. Voorbeeld: u heeft een bestelbon gemaakt met één artikel met 4 stuks, en deze zijn toegewezen aan

© <2008-2012> TML bvba

58

Stock V3

locaties in het magazijn. In het magazijn zijn er nog locaties vrij met extra beschikbare voorraad. U wijzigt het document, door de regel te verhogen naar 6 stuks. Dan zal DBFACTw alleen op zoek gaan naar 2 extra beschikbare stuks in voorraad in het magazijn. Voor de keuze van de toewijzingen, zie daarvoor 'autokeuze voor uitgaande bewegingen 21 '. Daar wordt aangeduid welke locaties automatisch gekozen worden bij toewijzing binnen een magazijn. De artikelen verwijderen Artikelen waar een toewijzing op staat, kunnen op een bestelbon niet verwijderd worden. Dit is logisch. Immers, een toewijzing wijst op een reservatie van de voorraad, en bovendien kan het gebeuren dat er reeds een locatiebeweging in uitvoering is. Protip

Aangezien WMS gebruikt wordt in een beter gecontroleerde omgeving én een bestelbon een officiëel document is, wordt aangeraden om een regel nooit te verwijderen van een document. Het is beter, als de klant een bestelling wijzigt, om dit als volgt uit te voeren - u voegt een regel toe met vermelding "annulatie artikel" (eventueel met de datum erbij): - u voegt een regel toe van hetzelfde artikel, met dezelfde hoeveelheid in 'min' gezet - na het opslaan van beide documenten annuleert u beide backorders. Als u het document dan afdrukt, kunt u (en iedereen in de organisatie) makkelijk terugvinden wanneer en waarom er een wijziging van de bestelbon doorgevoerd werd.

Het verwijderen van een artikel op een bestelbon is ook onderheving aan de parameters. Zo kun je toch nog forceren dat een artikel op een bestelbon uitgeveegd kan worden, ondanks lopende bewegingen en dergelijke. We raden deze praktijk ten stelligste af, aangezien het kan leiden tot onduidelijke afspraken tussen verkoop en magazijn. Vb: een bestelbon heeft geleid tot een magazijnopdracht in uitvoering. Als men tijdens het uitvoeren van de magazijnopdracht (het picken dus) de backorder annulleert, dan zal de magazijnier artikelen picken die eigenlijk niet meer thuis horen op de bestelbon. Men kan ook instellen dat er geen toewijzingen meer mogen zijn. Ook hier geldt hetzelfde principe: als iemand het recht heeft om dan de toewijzing te annuleren, is men zeker dat dit ook sowieso eerst gecontroleerd zal worden, vooraleer men zomaar een backorder annuleert. De knoppen / functies

© <2008-2012> TML bvba

WMS

59

Bij het inlezen uit een prijsofferte zal automatisch het magazijn overgenomen worden. Tijdens het inlezen wordt geen waarschuwing gegeven, maar als artikelen te weinig voorraad zouden hebben, zal DBFACTw daar, na het inlezen van de artikelen, een waarschuwing geven. Andere inleesprocedures werken op dezelfde manier als vroeger. Bij Regels Leegmaken worden alle artikel regels uitgeveegd. Dit is slechts mogelijk, indien geen enkele regel een probleem heeft voor het verwijderen. Zie daarvoor de opmerkingen van het annuleren van de backorders of het uitvegen van een regel. Bij 'Globale informatie' kan men opnieuw de beschikbaarheid van de artikelen controleren. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 1. de nieuwe bestelbon waar men artikelen op toevoegt 2. de nieuwe bestelbon waar men artikelen op wijzigt 3. het wijzigen van een bestelbon, waar men artikelen op wijzigt De reden hiervoor is dat artikelen op een bestaande bestelbon mogelijks reeds een stuk van de voorraad toegewezen hebben gekregen. Voorbeeld: Een artikel heeft 6 stuks in een magazijn. Ik maak een bestelbon van 8 stuks. De bestelbon wordt bewaard, en 6 stuks worden toegewezen in het magazijn. Nog altijd 6 stuks in voorraad. Er komen nog 6 stuks binnen. De voorraad wordt daardoor 12 stuks, en nog steeds 6 toegewezen, dus ook 6 beschikbaar. Als ik daarna de bestelbon wijzig en ik verander het aantal van 8 naar 12, dan moet DBFACTw controleren dat er nog 4 meer worden gevraagd, maar zien van de totale 12, dat er nog 6 niet toegewezen zijn. Het is immers de toewijsbaarheid die de uitleverbaarheid bepaalt. DBFACTw kijkt na of er nog 6 extra beschikbaar zijn, om de leverbaarheid te controleren.

1.10.2.2 Bestelbon klant werklijst

Deze functie is ongewijzigd. 1.10.2.3 Import XML Bestelbon klant

Als WMS actief is, dient ook het magazijn toegevoegd zijn aan de XML. Indien deze niet gekend is, dan zal DBFACTw automatisch de werkstationinstellingen nagaan om het magazijn te kiezen.

© <2008-2012> TML bvba

60

Stock V3

1.10.3 Backorders klant Enter topic text here. 1.10.3.1 Backorders klant werklijst

Deze functie bevat extra mogelijkheden De filter De selectiefilter is uitgebreid met het magazijn waaruit de backorder geleverd wordt. De lijst Een kolom met 'magazijn' is toegevoegd. Daarnaast krijgt de regel in de lijst een kleur. Donkergroen = de volledige backorder is toegewezen aan de voorraad (en kan dus uitgeleverd worden) Bleekgroen = een gedeeltelijke toewijzing is gebeurd Oranje = er is nog geen toewijzing gebeurd Rood = er is nog geen toewijzing gebeurd aan voorraad (wel aan backorder leverancier) De kolom 'aantal' krijgt nog een aparte kleurcodering Groen = er is voldoende beschikbaar om te leveren Blauw = er is 'juist' voldoende voorraad beschikbaar Rood = er is geen voldoende voorraad beschikbaar

De knoppen Bij de knop 'verwijderen', zijn de extra controles beschikbaar die al dan niet toelaten om backorders te verwijderen.

1.10.3.2 Lijsten backorders

Deze zijn nog aanwezig wegens backwards compatible. Er wordt aangeraden om de juiste selecties via de werklijsten te bekomen.

1.10.3.3 Klant toewijzingswerklijst

De werkwijze in deze werklijst is niet gewijzigd door WMS. De kolom 'totaal', geeft de totale waarde van de backorders weer op de getoonde regel.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

61

1.10.3.4 Bestelbon klant toewijzingswerklijst

Deze werklijst is grondig uitgebreid voor WMS.

De selectie De selectie is grondig herwerkt, en is opgedeeld in vier 'stappen'. Deze komen grotendeels overeen met de stappen in het logistiek proces dat door WMS mogelijk wordt gemaakt: 1. De bestelbon klant: de afspraak met de klant, het order zelf. a. Keuze bestelbons b. Bonstatus c. Verwachte leveringsdatum op document niveau d. Verwachte leveringsdatum op detail niveau (één of meerdere artikelen heeft als verwachte leveringsdatum .. tussen .. en ...) e. Verwittigingstype 2. De afgesproken leveringsmodaliteiten : a. Afgesproken tansportwijze b. De route te gebruiken voor de levering c. De dagen van de routes die gekozen zijn 3. De toewijzing aan de voorraad a. Bestelbon heeft artikelen die ... : dit betekent dat als één of meerdere artikelen op de bestelbon volgens onderliggende criteria in aanmerking komen, de bestelbon weerhouden wordt in de lijst i. toegewezen zijn 1. ja : minstens één artikel heeft een toewijzing 2. neen: dit is de omgekeerde logica : geen énkel artikel van deze bestelbon heeft dan een toewijzing ii. toegewezen zijn aan BO Lev: 1. ja: minstens één artikel van deze bestelbon heeft een toewijzing aan een bestelbon leverancier 2. neen: geen énkel artikel is toegewezen aan een bestelbon leverancier iii.toegewezen zijn aan voorraad 1. ja: minstens één artikel is toegewezen aan voorraad 2. neen: geen énkel artikel heeft een toewijzing aan voorraad 3. via receptie: de bestelbon heeft een toewijzing aan voorraad, die ontstaan is door een bepaalde receptie b. Kan men nog toewijzen i. Artikelen nog toewijsbaar aan voorraad: 1. ja: op de bestelbon staat een artikel waarvan het aantal niet volledig is toegewezen. Bovendien blijkt van dit artikel (in het magazijn van de bestelbon klant) er nog beschikbare voorraad te zijn. Men kan daardoor gaan zien voor de bestelbon of er nog toewijzingen mogelijk zijn om de bestelbon daardoor (gedeeltelijk of volledig) uit te leveren. 2. neen: geen enkel artikel van de bestelbon kan nog (bijkomende) toewijzingen hebben 4. De picking en leveringsmogelijkheden

© <2008-2012> TML bvba

62

Stock V3

a. Bestelbon klant volledig leverbaar i. Ja: alle nog niet uitgeleverde artikelen van de bestelbon zijn toegewezen aan de voorraad. Daardoor is de bestelbon volledig leverbaar. ii. Nee: minimum één artikel is niet (volledig) toegewezen aan de voorraad. iii.Artikelen zijn gepicked: via deze optie gaan we nog een stukje verder. Toegewezen in voorraad is niét noodzakelijkerwijze ook volledig leverbaar, aangezien sommige goederen wellicht nog op voorraad in pick locaties staan. 1. Volledig: de bestelbon is dan volledig toegewezen aan voorraad én gepicked, dus onmiddellijk klaar voor levering 2. Niets: de bestelbon is wel in voorraad toegewezen, maar moet nog volledig gepicked worden 3. Gedeeltelijk: alle artikelen van de bestelbon zijn weliswaar in voorraad, maar liggen nog niét allemaal op de UIT locaties in het magazijn. b. Levering mogelijk (volgens levergedrag van bestelbon) i. Ja: afhankelijk van het levergedrag van de bestelbon (deellevering, regellevering, bestelbon volledig, ..) wordt nagekeken of er voor de betrokken bestelbon iéts geleverd kan worden. Er wordt daarom gekeken of voor de bestelbon er toewijzingen aan voorraad zijn, zodat daardoor de bestelbon volgens levergedrag leverbaar is. Een bestelbon met bv. deellevering, zal reeds in de lijst komen, vanaf dat één artikel toewijzingen heeft aan artikel en leverbaar is. Een bestelbon dat op 'volledig levergedrag' staat, moet eerst voor àlle artikelen toegewezen zijn aan voorraad om uitgeleverd te kunnen worden. ii. Neen: De leveringsbon komt niét in aanmerking. iii.Leverbare artikelen zijn gepicked: De artikelen die toegewezen zijn aan voorraad, zijn bovendien reeds op de UIT locaties aanwezig. c. Magazijnopdracht : de bestelbon is verbonden aan een bepaalde magazijnopdracht. Klungelala rm

Wees voorzicht met het gebruik van selecties op magazijnopdrachten. Immers, magazijnopdrachten zorgen voor bewegingen in het magazijn, maar afhankelijk van uw organisatie, is het mogelijk dat ondertussen daar veranderingen aan gebeurd zijn. Zo kan een magazijnopdracht de nodig picking bewegingen hebben gegenereerd naar de UIT locaties, maar heeft iemand beslist om daarna de toewijzingen aan UIT locaties aan een andere backorder (van een andere klant) toe te wijzen. Het is dan niét omdat de magazijnopdracht het artikel bevat, dat dit überhaupt ook zo beschikbaar zal zijn.

De lijst De standaard kolommen zijn voorzien zoals nummer, klantnaam, divisie, bonstatus, transportwijze, route, vertegenwoordiger, bedrag, document datum, referentie, project, referentie derden Enkele kolommen vragen meer verduidelijking: Levergedrag: hoe de bestelbon klant 'in zijn totaliteit' uitgeleverd kan worden. Hiermee heb je de keuze tussen

© <2008-2012> TML bvba

WMS

63

o Deellevering: gelijk welke aparte levering is mogelijk. Geen enkele controle is nodig om een stukje van de bestelling uit te leveren. o Regellevering : de bestelling kan slechts regel per regel uitgeleverd worden. Dus een regel moet in zijn totaliteit aan voorraad zijn toegewezen om overgezet te kunnen worden op een leveringsbon. o Bestelbon klant: de bestelbon moet in zijn volledigheid toegewezen zijn aan de voorraad, vooraleer DBFACTw er van uit gaat dat ze leverbaar is. o Ref. derden : meerdere bestelbonnen kunnen verwijzen naar dezelfde referentie. In dat geval worden deze bestellingen samengebracht om te zien of ze alle volledig uitleverbaar zijn. Het is pas als dit het geval is, dat DBFACTw er van uit gaat dat de levering een feit mag zijn. Volledig lev. mogelijk: als deze kolom aangevinkt is, betekent dit dat alle backorders van de bestelbon klant volledig toegewezen zijn aan voorraad. Daardoor is de bestelling volledig leverbaar. Dit staat los van de locaties waar de artikelen staan. Het is dus zeker mogelijk dat de artikelen nog naar de UIT locaties gebracht moeten worden om de levering te kunnen realiseren. Status: toewijzingen beschikken over een status. In het WMS systeem wordt de status bepaald afhankelijk van de toewijzing aan automatisch gewijzigd, afhankelijk van de locatiebewegingen die gebruikt worden. o Status pick: toewijzingen zijn aan IN of aan PICK locaties. Als aantallen in deze kolom vermeld staan, is dit een indicatie van het feit dat er nog voorbereiding nodig is vooraleer de bestelling uitgeleverd kan worden. Het is trouwens zo dat DBFACTw WMS automatisch de status van een toewijzing zal wijzigen, eens de goederen overgebracht worden naar een UIT locatie. o Status klaar: toewijzingen zijn aan UIT locaties, en staan klaar om op leveringsbon gezet te worden. o Status receptie: toewijzingen zijn aan IN locatie, en zijn door een receptie gegenereerd. Aantal: het aantal dat nog uit te leveren is. Leverdatum: De verwachte leveringsdatum dat op het document is afgesproken. Het spreekt voor zichzelf dat de effectieve leveringsdatum de leveringsdatum(s) zijn die op het gebruikte verkoopdocument verschijnen. Toewijzing BOLV: er zijn voor deze bestelbon nog backorder aantallen toegewezen aan inkomende bestelbons leverancier. Niet toegewezen: er zijn nog artikelen op deze bestelbon klant die geen toewijzing hebben Toew stock: het aantal van de artikelen van de bestelbon dat aan stock is toegewezen. Lev. mogelijk: er is nog een artikel toegewezen aan voorraad, en daardoor is er 'iets' leverbaar. Deze kolom houdt bovendien rekening met het ingestelde levergedrag van het document. Indien bv. ingesteld staat dat de bestelling volledig moet zijn, vooraleer uitgeleverd te kunnen worden, dan zal WMS hier ook rekening mee houden. Bedrag uitleverbaar: het bedrag dat in voorraad is toegewezen en dat uitgeleverd kan worden. Dit kan zeer belangrijk zijn om keuzes te maken welke picking opdrachten het eerst moeten gegenereerd worden, alsook welke bestellingen voorrang moeten krijgen. Deel geleverd: er is van deze bestelbon al een eerdere leveringsbon gemaakt. Voor sommige ondernemingen is dit een indicatie dat de rest prioritair geleverd moet worden (bv. voor de facturatie). Maak gebruik van deze kolommen indien naleveringen een onderdeel van uw serviceplan naar de klanten toe is.

© <2008-2012> TML bvba

64

Stock V3

Pick gedrag: Deze speciale instelling heeft te maken met crossdock bewegingen. Als artikelen van een bestelling klant toegewezen zijn aan een BO Leverancier, zal bij ontvangst van de goederen, automatisch de toewijzing aan voorraad bij de receptie-locatie (IN) komen te staan. Als crossdock is toegelaten (wat standaard gedrag is), dan zal DBFACTw automatisch locatie bewegingen genereren naar de UIT locaties. Indien echter in de bestelbon zelf ingesteld is, dat dit niét zo mag, dan wordt automatisch het standaard principe van 'wegzetten' gebruikt. Zie ook in de parameters van picking & putaway 27 . Protip

Gebruik van in het begin van WMS zo veel mogelijk ook de instelling voor het levergedrag. Deze werklijst bevat zo veel informatie, dat u makkelijk manueel of semi-automatisch de picking uit uw magazijn kunt sturen. Vooral de kolom rond 'levering mogelijk' speelt daar uitermate handig op in.

Onderste lijst: de detail Het onderste gedeelte van deze form is op verschillende manieren instelbaar. 1. Het leveradres 2. Detail: alle detail worden getoond. Ook tekstlijnen of artikelen zonder stockcontrole staan hier tussen. De kleuren volgen de toewijzingsprincipes. a. Donkergroen: (volledig) aan voorraad toegewezen, b. Bleekgroen: (gedeeltelijk) aan backorders leverancier toegewezen c. Oranje: nog niet toegewezen 3. Stockartikelen : gelijkaardig met detail, maar hier worden de niet-stockartikelen uit gefilterd. Dit is vooral handig indien u veel tekstuele informatie toevoegt in uw bestelbon. 4. Geen magazijnopdracht : deze optie gaat nog een stukje verder: alle artikelen met toewijzingen die nog niét op een magazijnopdracht staan, komen we dan hier te zien. In de voorstelling met detail / stockartikelen of geen magazijnopdracht zijn interessante kolommen beschikbaar: Aantal: aantal (nog) in bestelling Niet toegewezen / toew BOLV / toew stock Status pick / status klaar / status receptie Aantal geleverd: het aantal van dit artikel in de bestelbon dat reeds geleverd IS. Verwachte beschikbaarheid: indien een artikel niet in voorraad is, maar toegewezen is aan één of meerdere BO leverancier, dan zal DBFACTw automatisch de maximum leveringstermijn hiervoor berekenen. Een toewijzing van 3 stuks voor volgende maand, en van 2 stuks voor twee weken daarop, zal automatisch deze laatste als datum tonen Probleem: eventuele informatie rond problemen in de toewijzing (bv. leveringsdatum voorbij, leveringsdatum van leverancier groter dan leveringsdatum van klant). Stockeenheid: welke eenheid is er gebruikt Stock: Magazijn: het magazijn voor de backorder Plaats / info: locatie-informatie op de artikelfiche (louter informatief)

© <2008-2012> TML bvba

WMS

65

Aantal aan het picken: dit is het aantal dat voor deze backorder in openstaande locatiebewegingen nog te verwerken is. Meestal zal dit in magazijnopdrachten zijn, maar dit is niet noodzakelijk. De som van de pick opdrachten staan hier samengeteld, zodat men weet dat dat artikel nog in een 'picking' stadium staat. Aantal gepicked: het aantal van deze backorder dat reeds op een UIT locatie is terug te vinden. Protip

Voor drukke magazijnen is het heel handig deze twee laatste kolommen naar voor te schuiven. Zo heeft u altijd zicht op welke bestelbonnen nog in 'verwerking' zijn.

De knoppen Heel wat bijkomende functionaliteit is in deze werklijst aanwezig. Nieuw

Om een nieuwe magazijnopdracht te maken: picking bewegingen picking en crossdock bewegingen crossdock bewegingen Via de rechtermuisklik, kan men standaard het gedrag van deze knop instellen.

Opvragen

We kunnen hier kiezen uit: De bestelbon Backorder toewijzingen van de bestelbon Backorder toewijzingen van de klant Artikel toewijzingen van de klant Alle toewijzingen van de bestelbon Toewijzingen aan stock van de bestelbon Magazijnopdrachten van de bestelbon Locatiebewegingen van de bestelbon

Wijzigen

We kunnen hier onmiddelllijk de bestelbon wijzigen, of globaal wijzigen. Voor meer detail over globaal wijzigen, zie 'globaal wijzigen bestelbon klant toewijzing' 67 . Via deze optie kunnen we ook de toewijzingen automatisch uitvoeren. Volgens de parameters van de toewijzing wordt dan voor de ene of meerdere bestelbonnen klant, de toewijzingen uitgevoerd waar mogelijk.

Markeren

© <2008-2012> TML bvba

Standaard gedrag

66

Stock V3

Zoeken

Levering

Men kan snel zoeken naar een bestelbon document. Door een nummer in te geven, springt DBFACTw automatisch naar de betreffende bestelbon. Indien deze niet in de lijst voorkomt, wordt deze toegevoegd in de lijst. Van gemarkeerde bestelbonnen kan men automatisch of interactief leveringen maken. Leveringsbon automatisch Leveringsbon interactief Leveringsbon automatisch van bestelbonnen met status 'Alles klaar' Leveringsbon interactief van bestelbonnen met status 'Alles klaar' Leveringsbon interactief van geselecteerde artikelen: van de artikelen gemarkeerd in de onderste lijst, wordt een leveringsbon gemaakt, voor zover deze in voorraad zijn toegewezen. Ofwel zijn geen bestelbonnen gemarkeerd, ofwel zijn er meerdere gemarkeerd. De leveringsbonnen worden automatisch of interactief aangemaakt, en voor de optie met status 'alles klaar', worden de bestelbonnen die deze status niét hebben automatisch overgeslagen (ondanks dat ze gemarkeerd zijn).

Verwijderen

Export Arch / Doc Afdrukken

Het is hier niet mogelijk om bestelbonnen zelf uit te vegen. Daarbij wordt verwezen naar het principe dat dit in WMS sterk ontraden wordt. Van het aangeduide document (de gele lijn), worden de gekoppelde documenten getoond. Mogelijkheid tot afdruk van de bestelbonnen of magazijnbonnen

Sluiten

Protip

Een werklijst is een uitermate handige en krachtige tool. Via de rechtermuisklik op de knop selectie kunt u bepalen of u vooral de bovenste of vooral de onderste lijst groter wenst te maken. Heeft u bestelbonnen met vooral heel veel artikelen, dan is het handig om vooral de onderste lijst te zien groeien. Heeft u eerder veel bestelbonnen met weinig artikelen, dan kan het standaard gedrag voldoening schenken.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

67

1.10.3.4.1 Globaal w ijzigen bestelbon klant toew ijzing

De eigenschappen van een bestelbon, specifiek gelinkt aan WMS toewijzingen, kunnen hier rechtstreeks gewijzigd worden, en dit zonder dat de bestelbon zélf geopend moet worden. Als er geen bestelbonnen gemarkeerd zijn, dan wordt automatisch de ene bestelbon gewijzigd die aangeduid staat met de gele balk. Als er meerdere gemarkeerd zijn, dan zullen deze allemaal gewijzigd worden. Afhankelijk van de wijzigingen, wordt de lijst ook automatisch heringesteld (bv. aanpassingen op levergedrag, hebben ook automatisch invloed op de leverbaarheid van een bestelbon). Volgende eigenschappen kunnen we rechtstreeks aanpassen: De verwachte leveringsdatum De bonstatus Het levergedrag Het pick gedrag

1.10.3.5 Backorder klant toewijzingswerklijst

1.10.3.6 Artikel toewijzingswerklijst

1.10.3.6.1 Toew ijzingen van artikel

1.10.3.7 Toewijzingen werklijst

1.10.4 Leveringsbon Enter topic text here.

1.10.5 Aankoopbeheer en WMS Enter topic text here. 1.10.5.1 Minimum en nominale stock

Het registreren van de minimum en nominale stock in DBFACTw heeft als doel voor een bepaald artikel de gewenste voorraad te registreren. Voor een uitgebreide uitleg over 'minimum' en 'nominale' stock, zie daarvoor bij definities stockbeheer 11 .

© <2008-2012> TML bvba

68

Stock V3

Hoe bepalen we optimaal de minimum voorraad? De minimum voorraad is die voorraad die dient om de verkoop van het artikel tijdens de leveringsperiode van de leverancier te overbruggen. Eventueel wordt dit verhoogd met een buffer, om eventuele uitzonderlijke bestellingen gedurende deze periode te compenseren. Een voorbeeld: Stel dat een leverancier gemiddeld één week nodig heeft om te leveren, dan volstaat het de minimum stock te plaatsen op één vierde van de gemiddelde verkoop van één maand, eventueel verhoogd met een kleine buffer. Via de werklijst Artikel minimum / nominale voorraad werklijst, kan men deze waarden zelfs automatisch laten voorstellen. De minimum voorraad is daarom hoofdzakelijk afhankelijk van de leveringstermijn van de leverancier. Andere criteria zijn hier nooit van doorslaggevend belang. Hoe bepalen we de optimale nominale voorraad? De optimalisering van de nominale voorraad is minder eenduidig. Waar de minimum voorraad nagenoeg uitsluitend afhangt van de verkoop tijdens de leveringstermijn van de leverancier, geldt dat de nominale voorraad van andere factoren afhangt: Frequentie van bestelling Plaats beschikbaar voor het plaatsen in voorraad Voorraadwaardering (waardevermindering van voorraad) Deze drie punten hangen onlosmakelijk aan mekaar vast. Zo zullen artikelen die in waarde weinig schommelen, waar veel plaats voor beschikbaar is, en waarvan de kostprijs voor de bestelling per bestelling vrij groot is, beter in grote hoeveelheden besteld worden (bovendien kan het gebeuren dat we dan zeker nog een betere prijs bedingen). Daarnaast zijn artikelen die helemaal niét veel verkocht worden, liever zelfs niét in voorraad worden genomen. Daartussen bestaan de normale artikelen, waarvan we een gemiddelde, bv. maand-voorraad willen aanleggen, zodat ongeveer 10 keer per jaar deze artikelen worden besteld. Protip

Gebruik de status van een artikel om de nominale voorraad in te geven. Zo kunnen we bij 'courante' artikelen (met artikelstatus = "C", meestal groen gekleurd in de lijst) grote minimum en nominale waarden voorzien, bij bestelartikelen (met artikel status = "B", "bestelartikel), zetten we de minimum en nominale waarde op nul. De 'normale' artikelen beschikken als vuistregel over een minimum voorraad van één week, afgerond naar boven (afhankelijk van de verwachte leveringstermijn, in dit geval één week dus) een nominale voorraad die gemiddeld één maand overbrugt (afgerond naar boven, als kleine extra buffer)

© <2008-2012> TML bvba

WMS

69

Bij een eindereeks-artikel ("E" of "End of Life") kan ingesteld worden dat de minimum en nominale voorraadwaarden automatisch op nul worden gezet. Immers, we willen niet dat dit artikel nog voorgesteld wordt om bij te bestellen, niet in het minst, omdat het ook niet meer mogelijk is om de voorraad aan te vullen met dit artikel.

Klungelalarm

Plaats nooit de minimum en nominale voorraad gelijk. Immers, dit betekent dat bij het minste dat een stuk verkocht is (uit voorraad gaat), DBFACTw zal voorstellen om dit toe te voegen. Immers, het is van groot belang om bestellingen te groeperen. De enige uitzondering is vanzelfsprekend de 'eenheid', dwz. een artikel waar men telkens slechts één van in voorraad wilt.

Het registreren van de minimum en nominale voorraad kan volledig manueel (per artikel), maar kan ook via de werklijst. In deze werklijst worden dan voorstellen utigewerkt om de minimum en nominale voorraad automatisch voor te stellen. Daarbij gaan we er van uit dat we uitsluitend de frequentie van bestelling kennen. In het geen volgt, wordt dit meer in detail besproken.

1.10.5.1.1 Artikel minimum / nominale voorraad

Met deze functie kunt u per artikel per stockplaats aanduiden wat de minimum en nominale voorraad is. We kunnen hier dus ingeven: per artikel per stockplaats (of we kiezen de 'hoogste' stockplaats, wat overeenkomt met de volledige organisatie de minimum voorraad de nominale voorraad Deze informatie kan te allen tijde veranderd worden. Hoe berekent DBFACTw nu de minimum en nominale voorraad? Immers, er kan op gelijk welk niveau in de boomstructuur van de stockplaatsen een minimum en nominale stock gekoppeld worden. Klungelala rm

© <2008-2012> TML bvba

70

Stock V3

Enkele principes worden gehanteerd: als er informatie aanwezig is van minimum/nominaal voor een bepaalde stockplaats, dan worden deze waarden gehanteerd. als er géén informatie aanwezig is, dan wordt nagekeken wat de minimum/nominale waarden voor het artikel is voor de onderliggende stockplaatsen. Enkele scenario's: Alle aankopen in mijn organisatie worden centraal uitgevoerd. ? Bij stockbeheer versie 3 wordt steeds een 'algemene stockplaats' aangemaakt. Het is dan voldoende om alle minimum/nominale stockwaarden daaraan te koppelen.

Ik wil de minimum aantallen voor mijn servicewagens op punt houden ? Naast de algemene minimum en nominale waarden, die ingegeven zijn bij de hoogste stockplaats, geef ik hier per servicewagen voor de artikelen de minimum en nominale waarde in. Zo kan ik transfertvoorstellen genereren om de voorraad van een servicewagen op punt te houden. In onze organisatie zijn er drie winkels die elk hun eigen bestellingen plaatsen bij de leverancier(s) ? De stockplaats structuur zal op het tweede niveau de drie winkels bevatten, wellicht nog met een vierde 'bufferstock', een centraal magazijn. In dit geval zullen we de minimum en nominale voorraden telkens op de individuele winkels instellen. De bestelvoorstellen (behoeftes) worden dan per winkel berekend.

In onze organisatie wordt per winkel de minimum en nominale voorraad bijgehouden, maar de bestellingen gebeuren eigenlijk centraal. Indien grotere bestellingen geplaatst worden, zal het centraal magazijn gebruikt worden als buffer voor de hogere hoeveelheid die besteld wordt. ? De stockplaats structuur zal op het tweede niveau de de winkels bevatten, wellicht nog met een vierde 'bufferstock', een centraal magazijn. In dit geval zullen we de minimum en nominale voorraden telkens op de individuele winkels instellen. De bestelvoorstellen (behoeftes) worden dan per winkel berekend.

Per winkel houden we ook nog een aparte stockplaats bij voor enerzijds de showroom en anderzijds het magazijn zelf. ? Dit is van groot belang, omdat we bv. voor de stock wel willen weten hoeveel er in een winkel aanwezig is, maar de stock in de showroom niet direct kiezen. In dit geval zullen we op winkel niveau de minimum en nominale voorraad bijhouden, omdat we voor de totale winkel (showroom én magazijn) de minimum en nominale voorraden wensen bij te houden.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

71

Als we dan voor de totale organisatie het voorstel genereren, zal DBFACTw de som van de magazijnen nemen. Aangezien we de minimum en nominale voorraad ook voor de showroom apart kunnen ingeven, wordt daar apart berekend wat de minimum en nominale voorraad is, om transferten te genereren uit het magazijn.

Een uitgebreid voorbeeld: voor eenzelfde artikel wordt ingegeven in winkel 1 wat de aantallen zijn die we in een showroom en en het magazijn willen. Voor het tweede magazijn wordt berekend wat de aantallen zijn die daar mogelijk zijn voor het artikel. In de onderliggende tabel worden de 'berekende' waarden toegevoegd. Stockplaats Totale organisatie

Winkel (Site)

Showroom of Magazijn

Minimum

Nominaal

1 0 5 1

2 10 20 3 20

W1 W1_showroom W2_magazijn W2 W2_showroom W2_magazijn W2_magazijn2

Bemerk duidelijk het verschil tussen ingave voor winkel 1 en winkel 2. In winkel W1 wordt de minimum en nominale voorraad berekend uit alle subplaatsen, in winkel W2, wetend dat daar op winkel W2 niveau minimum en nominale waarden ingevuld zijn, worden automatisch alleen deze gebruikt. De berekende waarden staan cursief vermeld. Stockplaats Totale organisatie

Winkel (Site)

Showroom of Magazijn

W1 W1_showroom W2_magazijn W2 W2_showroom W2_magazijn W2_magazijn2

© <2008-2012> TML bvba

Minimum 6 1 1 0 5 1

Nominaal 32 12 2 10 20 3 20

72

Stock V3

Voor winkel 1 zijn geen waarden 'gekend' (geregistreerd). Om de minimum en nominale voorraad van winkel W1 te kennen, moet een berekening op het onderliggend niveau plaatsvinden. In dit geval wordt per showroom en per magazijn de minimum en nominale waarde berekend en gebruikt om de behoefte te berekenen. Voor winkel 2 is standaard de minimum en nominale waarde respectievelijk 5 en 20 ingegeven. Deze worden automatisch gebruikt om de behoefte van winkel 2 te berekenen.

1.10.5.1.2 Artikel behoefte w erklijst

DBFACTw gebruikt een bepaalde methodiek om de behoefte te berekenen van een artikel. Er wordt hier duidelijk vastgelegd wat met 'behoefte' bedoeld wordt. De behoeftebepaling gebeurt aan de hand van drie stappen: Welke artikelen hebben we nodig? Voor welke plaats hebben we deze artikelen nodig? Hoeveel hebben we van deze artikelen nodig (op de gekozen stockplaats). Protip

Het basisprincipe om de behoefte van een artikel te berekenen is zeer eenduidig: We hebben behoefte aan een bepaald artikel, indien de economische stock van het artikel beneden de minimum stock van het artikel is gevallen. De hoeveelheid van het artikel dat we nodig hebben, is dan het verschil tussen de economische stock en de nominale stock. Deze opmerking kunnen we telkens herhalen per stockplaats, eventueel ook beperkt tot de tijd.

Een behoefte kan ingevuld worden op 3 verschillende wijzen. In het uitgebreid stockbeheer heeft men de keuze om dit te organiseren, zoals gewenst:

Aankopen

Productie

Transfert

om artikelen te verkopen, kunnen ze het makkelijkst aangekocht worden. Tip: de oude lijst van 'bestelvoorstel' wordt daarom vervangen door de artikel behoefte werklijst. Op deze manier krijgen we een veel handiger voorstel die ook bewerkt kan worden. een samengesteld artikel (met een samenstellingslijst) kan in plaats van aangekocht, ook gewoon 'geproduceerd' (synoniem: samengesteld, geassembleerd) worden. Indien men de behoefte van een bepaalde sub-stockplaats wenst te berekenen, dan is er nog de mogelijkheid om stock uit andere

© <2008-2012> TML bvba

WMS

73

stockplaatsen te laten overkomen. In multi-site of multi-magazijn omgevingen is dit vanzelfsprekend. Vanuit deze werklijst kunnen we ingeven welke aantallen we uit andere plaatsen wensen te halen, en rechtstreeks een stock transfert genereren.

De selectie Hier stellen we in 1. welke artikelen in de lijst moeten voorgesteld worden: alle artikelen of een artikelselectie 2. rekening houdend met de 'totale organisatie', of met een bepaalde stockplaats (eventueel met de onderliggende stockplaatsen) 3. welke behoefte berekend moet worden berekend (economische voorraad op stockplaats beneden minimum etc, .. en dan aantal: aanvullen tot minimum, aanvullen tot nominaal) De kolommen Het artikel De omschrijving van het artikel De status van het artikel De berekende behoefte (kan ook 0 zijn, indien deze artikelen ook in de lijst voorkomen) De ingevulde behoefte. Deze kolom is aanpasbaar, zodat daaruit een bestelbon leverancier, transfertbon of productie gegenereerd kan worden. De (berekende) minimum en (berekende) nominale waarde De economische stock van het artikel op gekozen stockplaats niveau De tweede lijst In deze tweede lijst onderaan krijgt men een gedetailleerd overzicht van de stocksituatie van het artikel. De knoppen De functionaliteit van deze werklijst wordt hieronder beschreven. Nieuw

Opvragen

© <2008-2012> TML bvba

Indien aantallen ingevuld zijn, dan kan men vanuit deze lijst standaard a) een bestelbon leverancier genereren 74 b) een transfertbon(voorstel) genereren 75 Verschillende zaken kunnen opgevraagd worden: het artikel de stockplaats de minimum / nominale stock voor deze stockplaats (en/of onderliggende stockplaatsen), voor het gekozen artikel De jaaromzet (in aantallen) van het artikel. Dit is handig om bv. de minimum en nominale aantallen aan te passen waar mogelijk.

74

Stock V3

Via de rechtermuisklik kan men deze keuze 'bevriezen'. Wijzigen

Markeren Verwijderen

Afdrukken Sluiten

Het gewenste aantal kan rechtstreeks in de lijst aangepast worden. Volgende zaken kunnen gewijzigd worden: Aantal: het aantal wordt in de lijst gewijzigd Minimum / nominaal wijzigen. Indien de artikelbehoefte berekend is voor het ganse dossier, wordt de minimum / nominale stock voor de 'totale stock' (stockplaats 1) gewijzigd. Als deze nog niet bestaat, dan wordt gevraagd of de minimum / nominale stock voor dat artikel op stockplaats 1 moet toegevoegd worden. Indien dit positief wordt beantwoord, dan wordt voorgesteld om dit aan te maken. Indien een artikelbehoefte is berekend op een subniveau, d.w.z. een 'sub'-magazijn, d.w.z. niet van het hoogste niveau, dan zal DBFACTw automatisch zoeken om de minimum / nominale stock van het artikel zoeken voor de gekozen stockplaats in de artikelbehoefteberekening. Ook hier, indien deze niet bestaat, wordt gevraagd om deze aan te maken. Standaard werklijstgedrag Deze lijst wordt dynamisch opgebouwd. Verwijderen van artikelen heeft daarom geen zin. Meerdere regels die gemarkeerd zijn, kan men via verwijderen automatisch op 'nul' zetten. Deze artikelen zullen dan automatisch uit de lijst verdwijnen. Standaard werklijstgedrag

1.10.5.1.2.1 Bestelbon genereren uit artikel behoefte

In de artikel behoeftewerklijst wordt voorgesteld welke aantallen van artikelen gewenst zijn. Door deze artkelen te markeren, met hun respectievelijke aantallen. Indien in de artikel-behoefte-selectie een leverancier gekozen is, dan wordt deze automatisch gebruikt om de bestelbon leverancier aan te maken. Deze mogelijkheid kan niet gebruikt worden indien geen leverancier gekozen is in het basissysteem. We verwijzen dan naar het 'uitgebreid aankoopbeheer', zodat deze behoefteberekening naar de orderboeken kan doorgestuurd worden. Via het aankooporderboek wordt dan gezorgd voor de eventuele keuze van leverancier én de mogelijkheid om de juiste bestelbonnen te genereren.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

75

1.10.5.1.2.2 Transfertvoorstel genereren uit artikelbehoefte w erklijst

Om eerst vanuit een centraal magazijn stock toe te voegen, wordt vanuit deze behoefte werklijst, alleen indien een magazijn gekozen is, de mogelijkheid gemaakt om een stock transfert voorstel te genereren. In dat geval moet men eerst een 'centraal magazijn' kiezen, van waaruit men wil putten om de stock te verhogen. DBFACTw gaat daarbij per artikel waar er gewenste hoeveelheden ingevuld zijn, gekeken of er voorraad is in het centraal magazijn. De behoefte (gewenste hoeveelheid) wordt daarom vergeleken met wat er in het centraal magazijn beschikbaar is. Als de behoefte kleiner is dan de beschikbare centrale voorraad, wordt de behoefte in het transfertvoorstel ingevuld. Indien de behoefte groter is dan de beschikbare hoeveelheid centraal, wordt de voorraad van het centrale magazijn overgenomen. Nadat het transfertvoorstel gegenereerd is, wordt deze onmiddellijk opgeslagen, en daarna wordt de vraag gesteld om deze te zien. Zo kan men dan omiddellijk het transfertvoorstel omvormen tot een gepland voorstel (zie verdere uitleg over transferten bij stock transferten 22 ).

1.10.5.1.3 Minimum en nominale stock w erklijst (artminnomw erklijst) - zie ook artstockoptw erklijst

Deze werklijst geeft op de meest eenvoudige tabelvorm-achtige manier weer voor welk artikel in welke stockplaats een minimum en nominale hoeveelheid ingegeven is. Dit is zeker handig voor gebruikers die gegevens extern berekenen om snel hun minimum en nominale hoeveelheid in te voeren in DBFACTw. Selectie Als werklijst zijn een aantal selectiemogelijkheden voorzien: zo kan men: alle artikelen of via een artikelselector een beperkt aantal artikelen raadplegen een stockplaats kiezen om alleen de minimum en nominale waarden te zien van deze stockplaats voor de stockplaats te kunnen kiezen voor deze stockplaats en alle onderliggende stockplaatsen een minimum stock met een waarde tussen ... en ... een nominale stock met een waarde tussen .. en ... een stockprofiel van een bepaald type Kolommen Artikel Artikel omschrijving Artikel status Stockplaats

© <2008-2012> TML bvba

Artikel referentie (met snelmenu artikel) Omschrijving artikel Artikel status De stockplaats voor het artikel waarvoor de minimum en nominale waarde voor bepaald worden.

76

Stock V3

Minimale waarde Nominale waarde

Knoppen Nieuw Opvragen Wijzigen Inlezen

Om een nieuwe combinatie artikel en stockplaats in te vullen voor minimum en nominale waarden Om een artikel op te vragen of de stockplaats De minimum en nominale waarde voor de aangeduide artikel/ stockplaats combinatie wordt hiermee gewijzigd Door gebruik te maken van een gestandardiseerde spreadsheet kan men artikelen met hun respectievelijke stockplaatsen inlezen voor de minimum en nominale waarden. Deze worden automatisch gewijzigd of toegevoegd. Bij het klikken op de knop 'inlezen', wordt het bestand gevraagd. Dit Excel bestand moet volgende kolommen bevatten: - Artikel (of article) - Stockplaats (of stpl) - Minimum - Nominaal Als deze kolommen teruggevonden worden, zal DBFACTw alle rijen overlopen en automatisch de aanpassingen doorvoeren waar mogelijk. Dit betekent dat bestaande combinaties automatisch qua minimum en nominaal aangepast worden en dat onbestaande combinaties automatisch aangemaakt worden.

Verwijderen

Export

De combinatie artikel/stockplaats met de respectievelijke minimum en nominale waarden worden hier verwijderd. Indien géén enkel item gemarkeerd, wordt het aangeduide item verwijderd (de lijn aangeduid met de gele balk). Indien meerdere items aangeduid, worden ze stuk voor stuk verwijderd. De lijst met minimum en nominale waarden per artikel per stockplaats kan hiermee naar een excel spreadsheet worden geëxporteerd. Na het aanmaak van de lijst wordt automatisch excel opgestart en de lijst getoond. Indien Excel op de computer niet aangetroffen is, wordt een melding gegeven waar het Excel bestand zich bevindt.

Sluiten

© <2008-2012> TML bvba

WMS

77

1.10.5.1.3.1 Artikel minimum / nominale stock

Op dit kleine scherm kunnen we voor een bepaald artikel, voor een bepaalde stockplaats een minmum en/of nominale stock ingeven. Volgende zaken worden ingegeven op het scherm, om te bewaren: Artikel Stockplaats Minimum Nominale

Het artikel waarvoor de nieuwe minimum en/of nominale voorraad zal bijgehouden worden. De stockplaats waarvoor deze voorraadwaarden bijgehouden worden De minimum voorraad van het artikel voor de gekozen stockplaats De nominale voorraad van het artikel voor de gekozen stockplaats

Aangezien minimum en nominale bestellingen gebruikt worden om artikelen snel en automatisch te (her)bestellen, wordt bij het bewaren van de status van minimum en nominale waarden ook gekeken naar de status van het artikel. Het is weliswaar mogelijk om een minimum en nominale waarde in te geven, maar als gebruiker wordt u gewaarschuwd als de keuze niet logisch lijkt. Klungelala rm

Voor artikelen met een status 'einde reeks' (end of life) wordt, bij het invoeren of wijzigen van de minimum of nominale stock, steeds gevraagd of u dat zeker wenst.

Klungelala rm

Voor artikelen met een status 'bestelartikel' geldt hetzelfde: een artikel dat u slechts gaat bestellen als er nood aan is (d.w.z. als de economische stock negatief is), is het meer dan onlogisch dat u een minimum of nominale waarde zou instellen.

1.10.5.1.4 Artikel minimum en nominale stock optimalisatie (artikelartminnomw erklijst)

In vorige versies van DBFACTw kon men een minimum en nominale stock ingeven voor één artikel of voor een multistockplaats. Deze manier van werken is in stock versie 3 veel uitgebreider. Om deze kracht en functie te bevatten, is deze werklijst ontwikkeld. Deze werklijst is dus een uitbreiding van de artikel stock optimalisatiewerklijst (artstockoptwerklijst)

Selectie De selectie omvat dezelfde selectiemogelijkheden als de standaard artikelselector. Kolommen

Artikel Omschrijving

© <2008-2012> TML bvba

78

Stock V3

Artikel status Artikel stockprofiel Minimum stock periode Maximum stock periode (Extra) bufferstock Totale minimum stock Totale nominale stock Melding

Gewijzigd

Het profiel qua berekening, zoals het in het artikel is gekoppeld. De periode dat men wenst te overbruggen in (werk)dagen voor de berekening van de gewenste stock. De periode die men met één periode gemiddeld wenst te overbruggen. Het aantal stuks dat men als bijkomende correctie in het voorstel wenst op te nemen bij de bestelling. De berekende totale minimum stock volgens de ingegeven waarden De berekende totale nominale waarde volgens de ingegeevn waarden Indien er eigenaardigheden op het vlak van de definiëring aanwezig zijn op het artikel, dan wordt dit hier vermeld. Volgende meldingen komen voor: Bestelartikel: het artikel heeft als status 'bestelartikel', en toch is er een minimum en nominale hoeveelheid gedefiniëerd Einde reeks artikel: het artikel heeft als status 'einde reeks', en toch zijn er nog minimum en nominale hoeveelheden gedefiniëerd. Indien het artikel via de minimum of nominale waarden gewijzigd is, wordt dit hier met een vinkje aangeduid.

Kolommen in tweede lijst Hier wordt een overzicht gegenereerd van de stockplaatsen met hun respectievelijke hoeveelheden. Daarbij worden volgende kolommen voorzien. De volgorde van de stockplaatsen wordt weergegeven zoals voorgesteld in de voorbeelden bij de uitleg rond de minimum en nominale voorraad van artikelen. Zie hiervoor minimum / nominale voorraad 69 . Stockplaats Minimum Nominaal Berekend

#Minimum nieuw #Nominaal nieuw

De stockplaats waar de minimum en nominale waarden aan gekoppeld zijn

Hier staat een vinkje, indien de waarde voor deze stockplaats berekend is, ipv. ingegeven. Een berekende waarde kan niét gewijzigd worden. Voor de berekening: zie uitleg minimum / nominale voorraad 69 Het voorstel voor de nieuwe minimum voorraad Het voorstel voor denieuwe nominale voorraad

Functies

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Nieuw

Opvragen

Wijzigen

79

Door hier te klikken krijgen we de mogelijkheid - nieuw stockprofiel aan te maken - een nieuwe artikel stock minimum / nominaal aan te maken Met rechtermuisklik kan men uit dezelfde menu als de 'quickmenu' van het artikel opvragen. Daardoor kan u met enter in de lijst of door op de knop 'opvragen' te klikken onmiddellijk deze gewenste functie opvragen. Via wijzigen kan men snel een aantal gegevens in artikelen wijzigen: stockprofiel minimum stockperiode nominale stockperiode extra bufferstock Daarnaast wordt globaal wijzigen ook gebruikt om snel voor een reeks gemarkeerde artikelen een minimum / nominale stockplaats bij te maken. Men vinkt aan 'aanmaken min/ nominale stock' en vult de stockplaats de gewenste minimum de gewenste nominale waarde in. Bij 'doorgaan' zal DBFACTw voor al deze artikelen nagaan of de combinatie artikel en stockplaats nog niet bestaat. Indien zo, wordt deze automatisch aangemaakt voor het desbetreffende artikel.

Status

Verwijderen

Berekenen

Opslaan

© <2008-2012> TML bvba

Via deze knop kan men de gemarkeerde artikelen snel van status aanpassen. Indien een artikel wordt gewijzigd anar status 'Bestelartikel' of 'Einde reeks' of 'historiek', wordt gevraagd of de minimum en nominale waarden automatisch uitgeveegd mogen worden. Indien items in de onderste lijst zijn aangeduid, zullen deze één voor één verwijderd worden (alleen deze die in artikel minimum / nominaal geregistreerd zijn). De knop 'berekenen' kan men op twee manieren gebruiken Bij artikelen met een stockprofiel kan men een voorstel berekenen. Dit voorstel kan alléén uitgewerkt worden voor het hoogste niveau van artikelen (dus op stockplaats nr. 1, 'totale stock' genoemd) Een ander voorstel kan op 'stockplaats' niveau gebeuren. In dat geval kan men vanuit de 'verkoopshistoriek' gaan nakijken welke hoeveelheid artikelen gemiddeld gedurende een bepaalde periode via een bepaalde stockplaats (en sublocaties') zijn buitengegaan. Op basis daarvan wordt een minimum stock en nominale stock voorgesetld voor deze stockplaats. Nadat men via de knop 'berekenen' een voorstel voor de minimum en nominale waarden heeft uitgewerkt, kan men makkelijk

80

Stock V3

1.10.6 Stockbeweging in document Via dit ene scherm worden de stockbewegingen van een detail in een document weergegeven. Het scherm biedt heel wat krachtige mogelijkheden om de juiste selecties rond stocklocatie, units of loten bij te houden. Ook de realtime informatie wordt te allen tijde via dit scherm zichtbaar gemaakt.

Artikel Stockplaats Loten

Unit

#Aantal

Stock

Beschikbaar

IN UIT Backorder klant Backorder leverancier Gevraagd

De basis informatie van het artikel is bovenaan het scherm zichtbaar Per stockplaats worden de gegevens weergegeven. Onderaan het scherm vindt u ook de totale stock en dergelijke meer terug. Indien het artikel uit loten bestaat, worden deze hier in detail ook getoond, zodat de juiste keuze gemaakt kan worden van welk lot er verkocht wordt. Ook voor units wordt dezelfde situatie toegepast: indien een artikel over een serienummer (unit) beschikt, wordt dit hier eveneens getoond In deze kolom wordt het aantal ingevuld dat men voor de stockbeweging zal gebruiken. Dit kan in bepaalde documenten over meerdere lijnen gespreid zijn, bij andere (zoals bestelbonnen) juist niet.

Dit is de fysische stock voor het artikel op een bepaalde stockplaats. Deze stock moet aanwezig zijn op deze stockplaats (of de onderliggende stockplaatsen) Dit is de fysische stock aanwezig op de stockplaats mits in mindering het aantal uitgaande bewegingen die gereserveerd zijn in mindering van de stock van deze stockplaats. Voorbeeld: Er zijn van dit artikel 189 stuks op voorraad op stockplaats 1, maar een klant wenst er via stockplaats 1 19 te kopen. De fysische 'stock' zal dan 189 aanduiden, maar de beschikbaarheid zal slechts 170 stuks zijn. Alle verwachte aantallen die zullen binnenkomen. Alle verwachte aantallen die zullen vertrekken uit de stockplaats (of lot of unit) Het aantal stuks in bestelling door een klant om vanuit die locatie te beleveren.

Terwijl men bezig is documenten aan het ingeven, kan het voorkomen dat ook andere gebruikers daarmee bezig zijn. Om dit op te lossen,

© <2008-2012> TML bvba

WMS

81

Opvragen Via deze knop kan ik heel wat zaken opvraegn - het artikel - de realtime verrichtingen op het artikel - de reservaties op het artikel - de backorders klant voor het artikel - de backorders leverancier voor het artikel

1.10.6.1 Realtime stock

Via deze werklijst krijgt men, indien in een stockbeweging realtime artikelen gevraagd staan, te zien wie wat waar gevraagd heeft. Zo heeft men hier zicht op - per stockplaats - per lot - per unit - de hoeveelheid gevraagde stock(wijziging) - de datum en het uur erbij - en vooral ook de gebruiker die de wijzigingen aan het vragen en doorvoeren is - en vooral ook het werkstation waarop de wijzigingen gebeuren.

1.10.6.2 Keuze van stockplaats in document

Op ieder document wordt een stockplaats gekozen op de hoofding, dit om aan te duiden in welk magazijn gewerkt wordt. Er kan ook een submagazijn worden gekozen. Dit magazijn is essentieel voor het verdere verloop van het document. Daarmee wordt bedoeld dat vanaf dan in 'dat magazijn' gewerkt wordt voor dat document, d.w.z. dat alle transacties (magazijn / locatie) onder dat magazijn gekozen worden, en daar niet buiten kunnen vallen. Een magazijn kiezen in een fysiek document (factuur, levering, kassa),

© <2008-2012> TML bvba

82

Stock V3

1.10.7 WMS en de voorrraad Enter topic text here. 1.10.7.1 Stock correcties

Voorraad kan soms - om diverse redenen - verkeerd staan. Dan zijn correcties nodig. Aangezien dit uitzonderingen zijn, wordt de informatie daar apart van bijgehouden. Per correctie kan uitgebreid bijgehouden worden wat de reden van de (manuele) correctie is. Enkele belangrijke redenen zijn het feit dat de stock niet klopt het definiëren van units: als van een artikel de serienummers (units) niet gekend zijn, dan kan men via één keer Snelle transferten: Het kan voorkomen dat stock verkeerd staat tussen één plaats en een andere. We willen dan heel snel deze informatie kunnen ingeven, zodat de stock van de ene naar de andere locatie onmiddellijk doorgeboekt wordt. Aanmaken serienummers: het feit dat men stock wilt tegenboeken omdat loten of serienummers gedefiniëerd worden. Zo Aanmaken loten: via het overzicht van de stocklocaties per lot, kan het zijn dat bepaalde stocklocaties en loten niet overeenkomen. Dit kan hier heel snel en makkelijk aangepast worden. 1.10.7.1.1 Stock correctie manueel (stockcorrectie)

Manueel kan een stock correctie uitgevoerd worden. Dit vindt men terug onder "wijzigen stock 36 ".

1.10.7.1.2 Stock correctie raadplegen (stockcorrectiefiche)

Aangezien stockcorrecties in één beweging uit meerdere correcties (voor hetzelfde artikel) bestaan, is voorzien in het raadplegen van één stock correctie-transactie. Voor verdere informatie hierover, zie 'opvragen stockbeweging' 88

1.10.7.1.3 Aanmaken serienummers (vanaf faze 3)

Aangezien in faze 3 er ook stockbeheer op loten en units, moet het mogelijk zijn om snel serienummers aan te maken. Stel dat men van een artikel op één stocklocatie een 20 stuks van een artikel liggen heeft, zonder dat de serienummers bekend zijn. Als men dan de serienummers snel wenst te creëren, wordt dit via de volgende stappen snel gerealiseerd: Oorspronkelijke situatie Artikel

Stockplaats

Lot

Unit

Aantal in voorraad

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Art x

Stpl 1

-

-

83

20

Op deze manier is zichtbaar dat voor het artikel op stockplaats 1 er 20 stuks liggen, waarvan de loten of units niét gedefiniëerd zijn. Aangezien het artikel er van uit gaat dat serienummers bijgehouden worden, zal via het aanmaken van de serienummers deze registratie heel snel kunnen gebeuren. We krijgen een overzicht van alle artikelen waar serienummerbeheer aan staat, en waar niet alle serienummers (in detail) op vermeld staan. Tijdens het scannen van de serienummers, wordt de 'onbekende serienummer'-voorraad telkens verminderd, en wordt aparte artikel stock aangemaakt voor de verschillende units. Zo bekomen we na het scannen volgende situatie:

Artikel Art x Art x Art X Art X

Stockplaats Stpl 1 Stpl 1 Stpl 1 stpl 1

Lot -

Unit Unit 13 Unit 16 Unit 38

Aantal in voorraad 17 1 1 1

De totale voorraad blijft vanzelfsprekend 20, maar nu is ook precies gekend welke unit onder welke stockplaats terug te vinden is, en of deze ook nog in voorraad is. 1.10.7.1.4 Aanmaken loten op stocklocatie (vanaf faze 3)

In het oude stockbeheerssysteem kon men stock per lot bijhouden. Echter, de link tussen de stockplaatsen en de loten is er niet gekend. Hoe deze situatie geconverteerd, zie daarvoor 'conversie naar stock versie 3' 90 . Echter, om snel de stocks van loten op de juiste 'plaats' te zetten, is deze functionaliteit gemaakt. De stock wordt na conversie zoveel mogelijk goed gezet maar de mogelijkheid bestaat dat door het gemis van extra informatie van vroeger, de aanduiding van welke loten in welke stocklocaties terug te vinden zijn, niet mogelijk is. Voortbouwend op het voorbeeld, bekomen we het volgende scherm. De basisinformatie is aanwezig, volgens de situatie vandaag. Artikel Art x Art x Art x Art x

Stockplaats Stpl 1 Stpl 1 Stpl 2 Stpl 2

Lot Lot 13 Lot 18 Lot 18 Lot 28

Unit -

Aantal in voorraad 15 5 20 10

Stel dat eigenlijk lot 28 in Stpl1 moest ondergebracht zijn, en lot 13 in stpl2, dan kunnen we volgende aanpassing 'heel snel' doorvoeren.

© <2008-2012> TML bvba

84

Stock V3

S Artikel e l x Art x Art x Art x x Art x x Art x x Art x

Stockplaats

Lot

Unit

Stpl 1 Stpl 1 Stpl 2 Stpl 2 Stpl 1 Stpl 2

Lot 13 Lot 18 Lot 18 Lot 28 Lot 28 Lot 13

-

Aantal in voorraad

#Nieuwe voorraad

Correctie

15 5 20 10

0

-15

-

0 10 15 Saldo correctie:

-10 +10 +15 0

Voor de volledigheid: we geven de nieuwe voorraad in, niét de correctie ! Bij het klikken op 'opslaan' zal dan automatisch de nieuwe situatie aangepast zijn. Onderliggend zal DBFACTw automatisch de nodige manuele stock correctie transactie hebben gecreëerd, waarbij De stock van lot 13 in stpl 1 met 15 is verminderd De stock van lot 13 in stpl 2 met 15 is verhoogd De stock van lot 28 in stpl 1 met 10 is verhoogd De stock van lot 28 in stpl 2 met 10 is verminderd Het is dus voldoende om eenvoudigweg deze aantallen in te vullen, en de correctie wordt doorgevoerd. 1.10.7.1.5 Artikel w ordt lot actief

Voor gebruikers die vroeger geen lot beheer hadden, wordt volgende omvorming voorzien: er wordt voor het artikel één lot aangemaakt, en de stock wordt automatisch verdeeld over de diverse stock locaties. Indien blijkt dat er echter aparte loten zijn per stock locatie, dan kan men manueel de loten aanmaken, en via het correctiesysteem snel correcties van de stock van de loten aanmaken. Een voorbeeld: Artikel Art x Art x Art x

Stockplaats Stpl 1 Stpl 2 Stpl 5

Lot -

Unit -

Aantal in voorraad 15 10 17

Unit -

Aantal in voorraad 15 10

Wordt na activering van de loten voor dit aritkel: Artikel Art x Art x

Stockplaats Stpl 1 Stpl 2

Lot Lot 1 Lot 1

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Art x

1.11

Stpl 5

Lot 1

-

85

17

Filebeheer Enter topic text here.

1.11.1 Artikel stockplaatsen Bij de integratie van WMS leggen we de structuur vast voor onze artikel stockplaatsen. We stellen ons daarbij volgende vragen: Op hoeveel geografische plaatsen vind ik mijn stock terug? Hoeveel artikelen bevinden zich op die plaatsen? Zijn die op bepaalde plaatsen in vakjes geplaatst of niet? Heb ik aparte plaatsen waar ik apart de voorraad van wil bijhouden, van dezelfde artikelen? Beschikt men over meerdere winkels en/of magazijnen? Is er een logistieke flow (beweging) van een centrale plaats naar andere locaties? Verkopen we apart stock bij klanten? Heeft men nood aan een voorstel om stock aan te vullen in één locatie ten opzichte van een andere? Wil ik kunnen bijhouden wat er klaar staat voor een klant en waar dat is? Wil men de stock uit de servicewagens apart kunnen tellen en bijhouden? Wil men apart weten welke aantallen in de showroom staan?

Protip

"Bezin vooraleer u begint" is bij stockplaatsen essentieel. Gezien de flexibiliteit dat hier ingebouwd is, raden we aan beter met weinig stockplaatsen te beginnen, en dit stelselmatig uit te breiden. Omgekeerd is het wel zo, als men een heel goed geordende structuur in het magazijn heeft, deze op kleinst mogelijke locatie te definiëren. Bij vaste locaties van artikelen is het dan beter per locatie één artikel te kunnen definiëren.

Een magazijn of een locatie ? in het DBFACT-WMS systeem wordt een belangrijk onderscheid gemaakt tussen magazijnen en locaties. Voor meer uitleg wat een magazijn is, zie 'magazijnen / submagazijnen / locaties'. 86

© <2008-2012> TML bvba

86

Stock V3

1.11.1.1 Magazijn / submagazijn / locaties

Bij WMS worden alle stockplaatsen ondergebracht in een overzichtelijke structuur. We starten vanuit de totaliteit van de onderneming, en die gestructureerd uit, volgens de plaatsen waar de artikelen zich bevinden. Zo starten we steeds met de 'Totale stock'. De volledige stock van het artikel. De magazijnen De eerste verdeling is dan de 'geografische'' verdeling: het magazijn. Een magazijn is typisch een entiteit - die zich op een aparte geografische plaats bevindt - alle (of een subset van alle) artikelen bevat - een gesloten geheel vormt met inkomende en uitgaande bewegingen Voorbeelden: - winkel in Wetteren - Magazijn in Maasmechelen - Serviceafdeling in Sloten Protip

Een belangrijk voordeel van WMS is dat we dit magazijnconcept geleidelijk aan kunnen introduceren. Men begint steeds met de 'totale stock', met daaronder standaard één magazijn gedefiniëerd. Naarmate men de voorraad beter onder controle wilt hebben, wordt dit uitgesplitst volgens dit principe.

Aangezien deze in- en uitgaande bewegingen op magazijnniveau moeten gekend zijn, wordt ook steeds op een document vermeld - in een prijsofferte of bestelbon vanuit welk magazijn men de goederen wenst te doen vertrekken - in een bestelbon leverancier etc. in welk magazijn men de goederen wenst te ontvangen.

De locaties Er is meestal ook iemand verantwoordelijk voor het beheer van het magazijn. De magazijnverantwoordelijke. Om het magazijn te controleren, wordt dit ingedeeld in verschillende locaties. Zo zijn er 4 categorieën van locaties: In

Picking

Als goederen binnenkomen in een magazijn, dan worden ze automatisch naar deze locatie gebracht. Iedere receptie komt automatisch via deze locatie in het magazijn binnen De locaties waar goederen geplaatst worden, van waaruit de

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Uit Overstock

87

magazijniers hun artikelen voor de orders halen, komen in de picking-locaties te staan. Een picking locatie kan voor één bepaald artikel bedoeld zijn, maar het kan ook voorkomen dat één locatie voor meerdere artikelen bedoeld is. Bovendien kan het gebeuren dat voor een bepaalde locatie eigenlijk niet bepaald is voor welk artikel het bedoeld is. In dat laatste geval treedt de 'autokeuze' van DBFACTw in werking. Dit systeem zoekt op een intelligente manier welke locatie het best geschikt is voor het artikel. De locaties waar de artikelen klaar worden gelegd voor de goederen van de klant, zijn zogenaamde uit-locaties. Artikelen die geen plaats meer krijgen in de picking locaties, worden op de tijdelijke overstock locaties gelegd. Deze zijn nooit specifiek gekoppeld voor één artikel. Er wordt nooit gepicked rechtstreeks uit overstock locaties. De goederen komen steeds eerst weer in de picking locaties vooraleer er verder wordt gewerkt met de picking.

1.11.1.2 Artikel stockplaats werklijst

Met deze werklijst krijgt u een overzicht van de bestaande stockplaatsen, zowel magazijnen als locaties dus. Het aantal stockplaatsen kan zeer uitgebreid zijn.

1.11.1.3 Artikel Stockplaats fiche

Per stockplaats kan u tal van zaken bijhouden. ID Code

Omschrijving Barcode

Actief

Type locatie

Interne nummer Zoekcode, die uniek moet zijn. Probeer deze code steeds met een bepaalde 'logica' op te bouwen. Deze code is daarom zeker geschikt voor het bijhouden Omschrijving van de stockplaats In de stockplaats kan een barcode worden verwerkt, die men best niet meer wijzigt. Deze stockplaats is nog bestaand, en is actief. Bij het zoeken van de stock locaties, zal deze stock locatie niet meer voorgesteld worden. Als ze echter al gekozen was, dan zal ze wel zichtbaar zijn. 1 = Magazijn: bedoeld om een 'groep' van magazijnen te omvatten 2 = Submagazijn: standaard magazijn die bestaat uit meerdere locaties (kan ook 'sub'-magazijn zijn) 6 = IN locatie: gebruikt om goederen binnen te brengen (bv: "Receptiezone"), of inkomende transferten

© <2008-2012> TML bvba

88

Stock V3

7 = Pick locatie: algemeen 8 = Locatie UIT: gebruikt om goederen klaar te zetten om naar buiten te brengen. 9 = Overstock: buffer van stock die niet op pick locaties kan gelegd worden. Niveau

Parent ID BoomIndex Afmetingen

1.12

Niveau in structuur van stock locaties Kan waarde van 1 t/m 6 zijn (zes niveaus maximum) Afhankelijk 'waaronder' men de artikel stockplaats hangt, zal een bijkomende stockplats bij Welk niveau ligt juist boven deze stock locatie Index gebruikt om de structuur veel sneller op te kunnen bouwen Hier worden lengte, breedte en hoogte geregistreerd in millimeter. Als deze drie afmetingen ingevoerd zijn, wordt automatisch de inhoud (in m3) berekend. Indien één van de afmetingen niet is ingegeven, dan kan men bij de inhoud (m3) een eigen waarde toevoegen.

Stock van artikel werklijst Via dit scherm krijgen we snel een volledig overzicht van de stocksituatie van een artikel. Alle informatie is terug te vinden op het ene scherm. Dit scherm is steeds gekoppeld aan één artikel. Eenmaal het artikel gekozen, krijgt men een gedetailleerd overzicht van de voorraad van het artikel, in totaliteit, per stock locatie, per lot en/of per unit.

1.13

Opvragen stockbeweging (hisartstocktrxwerklijst) Iedere stockbeweging wordt gelanceerd adhv een transactie. Deze transactie wordt intern in DBFACTw uitgebreid bijgehouden. Om informatie over de transactie terug te vinden is dit consultatieschermpje gemaakt: van één transactie vinden we alle detail terug Transactie ID Type transactie

Het interne nummer van de transactie Aanduiding van waaruit deze transactie is ontstaan: manueel, uit factuur, kasverkoop, levering, stock transfert Bij het document wordt de nummer van het document vermeld. Bij een manuele correctie wordt expliciet - de datum van de transactie

© <2008-2012> TML bvba

WMS

89

- de opmerking (uitleg, reden) van de correctie - de naam van de gebruiker die de aanpassing heeft doorgevoerd vermeld. Artikel

In één transactie staat altijd hetzelfde artikel vermeld. De informatie hiervan is hieronder terug te vinden.

In de aparte lijst vinden we één of meerdere transacties terug: Stockplaats Lot (faze3) Unit (faze3) Aantal

1.14

heeft deze transactie te maken met een bepaalde stockplaats aanduiding welke stock gebruikt wordt Units weten welke stock rapporten er nodig zijn Het aantal dat voor de stockbeweging zorgt

Implementatie van WMS Het implementeren van WMS hangt sterk af van hoe de onderneming (reeds) georganiseerd is. Dit kunt u best bespreken met uw DBFACTw specialist, die de functies van DBFACTw naast de organiastie van uw onderneming legt. Indien u start met DBFACTw, met het WMS onmiddellijk actief, dan hoeft u geen rekening te houden met een bepaalde manier van werken van het verleden. Om u beter voor te bereiden, kunt u alvast een aantal vragen stellen. Deze vragen vindt u onder "WMS opstarten met nieuw dossier 109 " Misschien beschikt u reeds over een dossier. Dan zal WMS de werking binnen uw organisatie op tal van vlakken kunnen verbeteren. Enerzijds wordt het bestaande dossier geconverteerd, anderzijds moet in het bestaande dossier nagekeken worden welke modules er actief zijn. Een overzicht hiervan krijgt u onder de titel "WMS opstarten vanuit bestaand dossier 89 "

1.14.1 WMS opstarten vanuit bestaand dossier U beschikt over een dossier, maar heeft de vele voordelen van WMS ontdekt. Nu moet u rekening houden met - de conversie van uw bestaand dossier (vooral voorraadconversie) - de aanpassing van modules aan het WMS systeem

© <2008-2012> TML bvba

90

Stock V3

1.14.1.1 Conversie van voorraad naar WMS

U gebruikt een DBFACTw dossier met een of andere manier van voorraadbeheer. Bij de conversie naar WMS worden een aantal zaken geconverteerd, zodat de nieuwe functionaliteit automatisch in gebruik kan genomen worden. Uw bestaand dossier kan monostock, multistock of dynamische stock zijn.

1.14.1.1.1 Conversie monostock naar WMS

Met monostock bedoelen we een bestaand dossier waar noch multistock of dynamische stock op geactiveerd is. Per artikel kan men aanvinken of men voorraadbeheer wenst of niet. (op artikelfiche =stockcontrole) Op een artikelfiche kan men bovendien een stockplaats invullen, als een tekstveldje. Bij de conversie wordt in WMS automatisch een 'totale stock' aangemaakt één magazijn (met code MAG) aangemaakt gecontroleerd of er artikelen zijn met negatieve stock. Deze worden op nul gezet (aangezien WMS dit niet toelaat). U krijgt hierover trouwens een conversie logboekje, zodat u de artikelen nog kunt overlopen. nagekeken of u artikel locaties op de artikelfiches hebt ingevuld. Indien dit zo is, dan wordt de vraag gesteld of deze ook geconverteerd moeten worden. Indien u antwoordt dat dit niét geconverteerd moet worden, dan blijft de informatie op de artikelfiche 'informatief' behouden. Indien u echter antwoordt dat u deze locaties wél geconverteerd wenst te zien, dan worden deze automatisch omgevormd naar locaties als onderdeel van magazijn 'MAG'. de stock overgezet naar het magazijn, of, als u de conversie gevraagd heeft van de artikel locaties, de stock op de diverse locaties geplaatst. nagekeken welke toewijzingen er zijn, en deze worden eveneens als toewijzing verder behouden. ook uw minimum en nominale stock wordt overgezet naar de minimum en nominale stock op totale stock niveau. Protip

WMS vraagt voor gebruikers een aanpassing. Daarom is het goed om uw bestaand dossier te kopiëren. Gebruik daarvoor de naam FIRMA_WMS. In dit dossier activeert u de WMS, zodat u in uw bestaand dossier alle administratieve stappen eens kunt overlopen. Een absolute aanrader: - om na te zien hoe alles geconverteerd wordt - om dit dossier ook te gebruiken voor de opleiding van de gebruikers.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

91

1.14.1.1.2 Conversie multistock naar WMS

U gebruikt multistock in het bestaande bestaande dossier. We gaan er van uit, gezien het concept van multistock, dat u dit gebruikt om de voorraad van de verschillende magazijnen bij te houden.

Bij de conversie wordt in WMS automatisch een totale stock plaats aangemaakt voor iedere bestaande multistock locatie, een magazijn aangemaakt gecontroleerd of er ooit multistock locaties verwijderd zijn. Deze worden ook automatisch aangemaakt (maar om niet-actief geplaatst) de stock per artikel overgezet naar de verschillende magazijnen De toewijzingen naar de magazijnen automatisch overgezet indien geen locatie (i.e. dus magazijn) gekend is, gaat men automatisch van het eerste magazijn uit. de negatieve stock omgezet naar lege stock (zie ook conversielogboek) alle documenten worden overlopen en gecontroleerd op integriteit de toewijzingen worden geconverteerd naar het nieuwe toewijzingssysteem.

Opmerkingen Multistock staat nagenoeg altijd ingetesteld met vaste multistock locaties. "Variabele multistock" wordt op dezelfde manier geconverteerd. In dit geval moet u zeker een test conversie uitvoeren.

Wat zijn mogelijke oorzaken van verschillen in stockconversie? Er zijn verschillende redenen waarom stockbeheer van vroeger tot verschillen konden leiden. Aangezien we de uitgebreide controles ingebouwd hebben, ten einde stockbeheer sluitend te laten gebeuren, worden de 'conversiecorrecties' toegevoegd. Enkele redenen voor verschillen zijn: Vroeger was het mogelijk in stockbeheer om een artikel met stockbeheer aan te zetten of weer uit te schakelen. Bij het uitschakelen werden geen stockwijzigingen meer doorgevoerd. In het nieuwe systeem kan men een artikel onder stockbeheer onmogelijk nog uitschakelen. Het artikel kan wel op 'historiek' gezet worden, en een apart artikel kan dan bijgemaakt worden waar stockbeheer niet actief op staat. In het oude stockbeheer kon men het ene artikel op multistock zetten, een ander op monostock. Dit leidde tot verwarring. Ook hier waren er daardoor verschillen in transacties te ontdekken. Ook dit is opgevangen door een sluitende controle. Alle artikelen komen 'automatisch' op multistock te staan.

© <2008-2012> TML bvba

92

Stock V3

Problemen op het netwerk: een transactie die vroeger door netwerk of serverproblemen niet volledig was geregistreerd, wordt gecontroleerd op verschillen. Deze werden grotendeels opgevangen, maar soms konden er nog verschillen zijn. Artikelen werden soms ten onrechte op 'historiek' geplaatst, of zelfs op 'verwijderd' gezet. Vanaf dan werden ook geen stock verwerkingen meer voor het artikel bijgewerkt. In een latere versie werd dit aangepast, dat een artikel alléén slechts op historiek kon geplaatst worden als geen lopende bewerkingen nog bezig waren, d.w.z. dat er geen stock meer was en/of dat er geen backorders meer lopend waren.

Protip conversie Aangezien de conversie redelijk wat tijd in beslag kan nemen, is het zeker interessant om vooraf het dossier te verkleinen. Door gebruik te maken van de optie 'boekjaar uitvegen', kunnen heel wat documenten uitgeveegd worden, zodat de conversietijd drastisch ingekort kan worden. Protip 2

Via de optie "stockherstel", kunt u uw artikelbestand nog beter instellen. Een aantal typische fouten uit het verleden (bv. uitvegen artikelen waar nog voorraad op zit), worden daar aan het licht gebracht, en kunnen zelfs automatisch gecorrigeerd worden.

1.14.1.1.3 Conversie dynamische stock naar WMS

Uw bestaand dossier bevat reeds dynamische stock. U heeft heel wat artikel locaties, en in bepaalde van deze locaties bevindt zich stock van één of meerdere artikelen.

Bij de conversie wordt in WMS automatisch een totale stock plaats aangemaakt één magazijn gemaakt als onderdeel van de totale stock (met als code MAG) alle locaties omgevormd naar locaties die onderdeel zijn van het magazijn. de stock per artikel overgezet naar de verschillende onderliggende locaties de bestellingen automatisch ondergebracht onder het magazijn "MAG" de negatieve stock omgezet naar lege stock (zie ook conversielogboek) alle documenten worden overlopen en gecontroleerd op integriteit

Klungelalarm

In het oude stockbeheer kon men stockbeheer aan of uitzetten. Aangezien dit nu niet meer mogelijk is, zal DBFACTw de nodige correcties doorvoeren op het einde van de conversie, zodat het dossier na conversie dezelfde stocksituatie weergeeft als voordien.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

93

1.14.1.1.4 Conversie loten

Loten in WMS Loten kunnen gebruikt worden in WMS. Dit houdt in dat bij iedere levering en dergelijke, men uit het lot moet kiezen dat men wenst uit te leveren. De module lotenbeheer werkt dus, maar is nog niet geïntegreerd in de extra mogelijkheden dat door WMS geboden wordt.

1.14.1.1.4.1 Loten in de toekomst: de module WMS Loten / serienummers

Ook het beheer van loten wordt in WMS geïntegreerd. Daarmee zullen we volgende vragen kunnen beantwoorden Op welk locatie of welk magazijn ligt ieder lot Welke locatie bewegingen heeft ieder lot (of deel van een lot) ondergaan. Per lot op welke locaties het terug te vinden is welk lot is voor welke klant eventueel toegewezen? Zo kan het gebeuren dat een lot binnenkomt op een bepaalde stockplaats, en daarna verdeeld wordt naar andere stocklocaties. U kan dan per lot precies weten hoe het gesplitst is en waar het naar toe is gegaan. De conversie Zonder WMS weten we van de loten niét op welke locatie ze terug te vinden zijn. Daarom passen we een richtlijn toe om de conversie te laten gebeuren. In de meeste gevallen zal de conversie heel goed overeenkomen, aangezien men steeds probeert het aantal loten te beperken en het aantal locaties voor een artikel in een magazijn eveneens. Eerst wordt gecontroleerd of voor alle artikelen met lotbeheer, de geregistreerde aantallen in voorraad overeenkomt. Indien dit niet het geval is, zal de conversie niet doorgaan. Een artikel met voorraad op één locatie, zal automatisch op dezelfde locatie blijven liggen, maar dan verdeeld volgens de verschillende loten die voor het artikel bestaan. Stel de situatie voor de conversie van het artikel uit het oude stockbeheer: we weten van vroeger dat er 50 stuks in totaal zijn, die zich gespreid vinden over 2 stock locaties. Daarnaast weten we dat het artikel uit 3 loten bestaat, Lot 13 van 15 stuks, Lot 18 van 25 en het laatste, lot 28 van 10 stuks. Artikel

© <2008-2012> TML bvba

Stockplaats

Lot

Unit

Aantal in voorraad

94

Stock V3

Art x Art x

Stpl 1 Stpl 2

-

-

20 30

Artikel Art x Art x Art x

Stockplaats -

Lot Lot L13 Lot L18 Lot L28

Unit -

Aantal in voorraad 15 25 10

Na conversie zal het systeem de situatie als volgt toewijzen: Artikel Art x Art x Art x Art x

Stockplaats Stpl 1 Stpl 1 Stpl 2 Stpl 2

Lot Lot L13 Lot L18 Lot L18 Lot L28

Unit -

Aantal in voorraad 15 5 20 10

We zien dat lot 13 volledig geplaatst is in Stpl 1, maar dat lot 18 gesplitst is over Stpl 1 en Stpl 2, terwijl het laatste lot, lot 28 volledig onder stockplaats Stpl 2 is gebracht. Als we de aantallen groeperen volgens stockplaats, komen we precies dezelfde situatie als vroeger uit, namelijk stpl 1 met 20 stuks, en Stpl 2 met 30 stuks. Dezelfde redenering blijft gelden voor de loten: ook hier klopt de totale stock per lot.

1.14.1.1.5 Conversie serienummers

Ook serienummers kunnen in WMS gebruikt worden. Dezelfde opmerkingen gelden hier zoals bij loten. Bij conversie van loten zal ook de conversie van serienummers automatisch dienen te gebeuren.

1.14.1.2 Werking modules

DBFACTw gebruikers van het vroeger uur, hebben in tien jaar tijd DBFACTw zien uitgroeien tot een fantastisch pakket met een grote functionaliteit, uitermate geschikt voor wat een KMO in zijn administratie wenst te doen. De tijd is aangekomen om de inventaris op te maken van alle functionaliteit rond voorraadbeheer. Aangezien sommige gebruikers moeilijker keuzes moeten maken omwille van mogelijke functie conflicten, zorgt WMS voor een stap voor stap harmonisering van alle DBFACTw modules. Hieronder worden enkele modules genoemd die verwant zijn met voorraadbeheer, en waar daarom aanpassingen zullen gebeuren via de nieuwe stockbeheer. Een aantal modules zijn

© <2008-2012> TML bvba

WMS

95

compatible, andere zullen dit in de toekomst ook zijn. Module

Compatibilit Opmerkingen eit Assemblage en 1/2 Module is gedeeltelijk compatible. Samengestelde samengstelde artikelen kunnen niet gebruikt worden, maar artikelen assemblage artikelen wel. Bij het activeren van de WMS wordt gecontroleerd of deze module actief is. Deze module mag actief blijven, maar op voorwaarde dat er geen samengestelde artikelen in gebruik zijn. WMS Samenstellingen zal de opmerkingen van zowel assemblage als samengestelde artikelen (en ook miniproductie) combineren. Miniproductie nee Deze module kan niet gebruikt worden met WMS actief. Later zal deze functionaliteit ingebouwd zijn in de module WMS Samenstelling Inventarisprocedur ja Wordt automatisch omgevormd naar een WMS e Inventaris module. Vroeger was de functie van deze module dat men heel snel bij monostock of multistock de artikelen kon tellen en/of waarderen. Door gebruik te maken van WMS is het logisch dat de voorraad veel nauwkeuriger bijgehouden wordt tijdens het jaar, en niét alleen bij de tellingen. Het doel wordt dan verlegd van een snelle telling van àlles, naar een controle van de diverse locaties. Men kan dan een artikel locatie scannen, en controleren of de hoeveelheid van het aanwezige artikel klopt. Consignatiemodul neen Indien deze module actief was, wordt gechecked of er e 'openstaande' consignaties zijn. Zo ja, dan worden deze automatisch gerecepteerd (naar de hoofdlocatie). Daarna kan het dossier perfect geconverteerd worden. Backorder ja Deze module is zelfs heel wat uitgebreid door gebruik toewijzing van toewijzingen, niet alleen op het niveau van backorders klant en/of backorders leverancier, maar op het niveau van alle mogelijke INkomende bewegingen en UITgaande bewegingen. Project opvolging ja Indien met meerdere magazijnen en/of locaties wordt gewerkt, zal DBFACTw het autokeuze systeem gebruiken om te kiezen uit welk magazijn gepicked wordt. Uitgebreid ja Deze module is volledig compatible, en ondersteunt aankoopbeheer ook extra functies. Zo kan men in een orderboek een magazijn kiezen, zodat bij het de aanmaak van de bestelbon vanuit het aankoopbeheer automatisch voor

© <2008-2012> TML bvba

96

Stock V3

Artikelimportwizar d

ja

RMA module

ja

Backorder module Multistock / dynamische stock

ja ja (*)

Reservatiemodule

neen

Serienummers en servicerapporten Lotnummers

ja ja

Webservices

ja (**)

Abonnementsbehe er / scripting

ja (***)

dit magazijn gekozen wordt. Artikelen kunnen zoals vroeger ingelezen worden. Aangezien minimum en nominale stock ook ingelezen konden worden, is ook dat nog steeds voorzien. De minimum en nominale stock wordt ingelezen voor de 'totale stock' (zoals vroeger). Er is zelfs in WMS de aparte functie om minimum en nominale stocks in te lezen voor gelijk welk magazijn en/of locatie. Bestellingen, stock voorraadaanpassingen zijn allemaal compatible met de WMS Deze module wordt automatisch geconverteerd. Afhankelijk van de instellingen wordt deze conversie anders aangepakt. Voor de conversie van een multistock, zie "conversie multistock naar WMS 91 ". De uitleg over de conversie van dynamische stock naar WMS vindt u hier 92 . Dit is eigenlijk ook overbodig. De toewijzijgingsmodule is handiger in gebruik, en wordt bovendien automatisch geconverteerd. U kunt dus makkelijk overstappen door eerst de reservaties om te vormen naar toegewezen backorders, door de toewijzingsmodule alvast te activeren. De stockbewegingen worden in WMS bijgehouden (*) Deze module is compatible met WMS (*). In het WMS wordt bijgehouden welke hoeveelheid van artikelen in een magazijn en/of locatie is. WMS laat vanzelfsprekend toe meer informatie op te vragen en ter beschikking te stellen van de website. Het is daarom van belang bij de overstap naar WMS, ook de functies van de website, met de daaraan gekoppelde webservices, te overlopen. Sommige scripts kunnen rechtstreeks bestanden gebruiken van uw dossier. Aangezien bepaalde berekeningen anders dienen te gebeuren, kunt u best door uw DBFACTw specialist de scripts laten overlopen.

Daarnaast wordt een uitgebreide conversie voorzien om de bestaande situatie om te vormen naar de nieuwe, innovatieve functionaliteit van het WMS. Dit wordt in een apart hoofdstukje beschreven. Zie hiervoor verderop 90 .

© <2008-2012> TML bvba

WMS

97

Protip (*)

De conversie gaat rekening houden met heel veel informatie uit het verleden.

Protip (**)

Aangezien WMS sommige informatie anders structureert binnen DBFACTw, dient u steeds rekening te houden met het updaten van de webservices vooraleer u ook WMS activeert. Dit kunt u desnoods doen vooraleer u de WMS actief maakt binnen uw dossier. Voor webservices dient u rekening te houden met de bijkomende informatie die u op de website kunt ter beschikking stellen. zo kunt u - voor de berekening van de beschikbaarheid van een artikel keuzes uit magazijnen maken - voor een bestelling keuzes maken vanuit welk magazijn dat kan vertrekken. - van één artikel desnoods de beschikbaarheid in de verschillende magazijnen apart opvragen.

Protip (***)

De kans is klein dat scripts problemen geven, aangezien weinig scripts rekening houden met het voorraadbeheer. Via parameters bestaat de mogelijkheid om de scripts te doen werken met of zonder WMS. Technisch gezien kan men keuzes maken via de variabele oApp.l_WmsActief (true = actief, false = niet actief)

1.14.1.2.1 Assemblage en samengestelde artikelen

De module assemblage en samengestelde artikelen is voor veel klanten altijd al een goede basis geweest om hun orderadministratie op te volgen. Beide concepten hebben hun vooren nadelen, en deze moeten vandaag zorgvuldig afgewogen worden om de keuze te bepalen. De WMS module laat toe om vandaag met dezelfde mogelijkheden als vroeger met assemblage artikelen te werken. Samengestelde artikelen zijn nog niet toegelaten. In een later stadium zal de module WMS Samengestelde artikelen 97 de mogelijkheden van alle systemen, namelijk samengestelde, assemblage en productie-artikelen combineren.

1.14.1.2.1.1 Module WMS Samengestelde artikelen

Van oudsher moet een gebruiker keuzes maken tussen assemblage artikelen, samengestelde artikelen of ook (mini-)productie artikelen. De module WMS Samengestelde artikelen wilt echter de functies van de drie mogelijkheden combineren naar één samengsteld artikel.

© <2008-2012> TML bvba

98

Stock V3

Om het onderscheid wat te verduidelijken, vermelden we hier in 't kort de verschillen. Assemblage artikelen versus samengestelde artikelen Een assemblage-artikel bestaat uit een stuklijst, terug te vinden in de artikelfiche. De belangrijkste eigenschap van een assemblage artikel is dat het verkocht wordt als een 'verzameling', maar daarna wordt de rest van de verkoop opgevolgd op de onderdelen. Het moment van verkoop is daarin cruciaal. Bovendien kan daardoor de samenstelling van de verzameling van onderdelen bij verkoop aangepast wordne. Ook de prijs wordt in dat geval proportioneel aangepast. Daartegenover staat dat het artikel zelf nooit in stock komt. Het zijn de onderdelen die voor deze assemblage verder opgevolgd worden. Daartegenover staat het concept van de samengestelde artikelen. Deze artikelen hebben ook een samenstelling die we terugvinden op de artikelfiche, maar voor deze artikelen kan stockbeheer wel aangezet worden. We kunnen als het ware via een opdracht onderdelen uit voorraad halen en deze 'samenstellen', ook 'groeperen' genoemd, tot een eindproduct.

Stockbeheer artikel Stockbeheer onderdelen Backorders artikel Backorders onderdelen

Prijsaanpassing Samenstelling wijzigbaar bij verkoop Historiek verkoop artikel

Historiek serienummers Historiek loten

Samengesteld Ja Ja Ja niet in samenstelling, maar de artikelen kunnen wel apart verkocht worden ja neen

Assemblage niet mogelijk Ja niet mogelijk Altijd

Ja

Neen, aangezien de onderdelen als het ware verkocht worden ja, van onderdelen neen

neen neen

ja ja

In de module WMS samengestelde artikelen zullen de voordelen van beide concepten gebundeld worden. 1. De stuklijst (Engels: Bill of Material, of BOM) wordt wat uitgebreid, zodat naar berekening van kostprijs en beschikbaarheid uitgebreider opvolgbaar is. 2. Bij de verkoop moet een 'voorstel tot samenstelling' gemaakt kunnen worden, maar de verkoop zelf is steeds het eindproduct, nooit de 'tussenproducten'. Assemblage-artikelen kunnen in die zin nog bestaan, maar zullen hun bestaande nadelen behouden blijven.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

99

3. Een samengesteld artikel zal daarom omgezet worden naar de nieuwe generatie 'samenstelling'. 4. Bij het aankoopgedrag van een artikel zal ingesteld kunnen worden dat een artikel niet aangekocht wordt. Immers het kan perfect zijn dat samengestelde artikelen alléén binnen de onderneming samengesteld kunnen worden. 5. Te allen tijde moet men makkelijk kunnen zien hoeveel er van een bepaald artikel in voorraad zijn, maar evenzeer... hoeveel er zouden kunnen zijn, indien men de artikelen zou samenstellen. Dit wordt trouwens per magazijn berekend. 6. Omgekeerd geldt zelfs dat voor de beschikbaarheid van een onderdeel gekeken moet worden of het onderdeel op een of andere manier in voorraad is via een samengesteld artikel. Het uit elkaar halen van dat artikel leidt dan automatisch tot de beschikbaarheid van een artikel. 7. Het samenstellen of uit elkaar halen van samenstellingen moet 'on the fly', zeer handig dus, kunnen gebeuren. Aangezien de 'hoofd' artikelen ware stock artikelen worden, zoals bij samenstellingen, wordt er ook eventueel voorraad van bijgehouden. Dit is niet anders mogelijk trouwens.

1.14.1.2.2 Module mini-productie

WMS is vandaag niet compatible met de module mini-productie. De problematiek van de overstap naar WMS is hier gelijkaardig als met assemblage en samengestelde artikelen. Vandaag kunnen we met deze module een productie opdracht registreren, en wordt in twee stappen de opdracht uitgevoerd. In de eerste stap registreren we de start, waarbij de onderdelen onmiddellijk uit voorraad gehaald worden. Als we daarna registreren dat de 'mini'-productie opdracht uitgevoerd is, komt het eindproduct in voorraad. Miniproductie baseert zich daarom op dezelfde werking als samengestelde artikelen. Bijkomend is dat het maken van de samenstelling via de miniproductie eigenlijk in twee fazes kan gebeuren: Faze 1: het verminderen van de onderdelen Faze 2: het verhogen van de eindvoorraad Bovendien krijgen we vandaag geen enkele informatie rond productieplanning. Behalve in de miniproductie werklijst zelf, krijgen we geen zicht op wat de behoefte is van een onderdeel of de beschikbaarheid van de eindproducten.

© <2008-2012> TML bvba

100

Stock V3

1.14.1.2.2.1 Module WMS mini productie

De module WMS Mini productie, baseert zich op de module WMS Samengestelde artikelen, met dien verstande dat we de 'samenstelling' op zich kunnen fazeren, zoals dit ook in de module mini-productie mogelijk was. De volgende stappen worden dan mogelijk: Stap Voorstel

Gepland

In uitvoering

Afgewerkt Geannuleerd

Omschrijving Er wordt een kladopdracht gegenereerd, waarbij aangeduid is wat we zouden willen doen. Naar stockbeheer is nog geen enkele aanpâssing gebeurd. Er wordt geregistreerd dat we verwachten dat onderdelen uit voorraad gaan (UIT) en dat eindproducten in voorraad komen (IN) Er is nog geen fysieke aanpassing van de stock. Vanaf dan kan men de onderdelen uit voorraad halen, indien gewenst 'globaal', in één keer, of via delen van onderdelen (bv. 100 stuks nodig, kan betekenen dat in uitvoering 50 stuks nodig heeft). Eindproducten zijn aangemaakt, onderdelen zijn uit voorraad gehaald. Opdracht (indien van voorstel of gepland) wordt geannuleerd, dus IN of UIT wordt teruggeschroefd.

Tip: deze stappen zijn zeer gelijkaardig met wat we van magazijntransferten terug vinden. Naar abstractie is dit zeker ook logisch, aangezien we 'verwachten' dat we onderdelen zullen verminderen (UIT), om een eindproduct te creëren (IN) De problematiek van vroeger in miniproductie wordt volledig opgelost. Zo kunnen we nu te weten komen: - de behoefte van deze artikelen (hoeveel hebben we van deze artikelen nodig?) - de mogelijkheid hoeveel van deze artikelen aangemaakt kùnnen worden (door de beschikbaarheid van de onderdelen te onderzoeken)

1.14.1.2.3 Module inventarisprocedure

De inventarismodule is volledig aangepast aan de nieuwe werking van de WMS. De werking is daarvoor ook grondig aangepast. Waar vroeger de nadruk lag op uiterst snel de totale inventaris te kunnen tellen, en correcties doorvoerenis dit nu grondig gewijzigd. Immers, per artikel is de kans op fouten dermate verminderd door het gebruik van locaties. In essentie is voor de inventarisprocedure dan een aanpassing gebeurd om deze compatible te maken met WMS.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

101

De inventarisprocedure als telling De tellingen gebeuren niet meer op 'totaliteit', maar op locatie. Men kan een locatie scannen, en dan zien welke artikelen zich in de locatie bevinden.

De inventarisprocedure als waardering Door een inventarisprocedure aan te maken, wordt als het ware de situatie 'bevroren' zoals die op dat moment voor de inventaris is. Er kan aldus berekend worden wat de inventariswaarde was op een bepaald moment. ofwel voor de ganse onderneming ofwel voor een onderdeel van de onderneming. Daarmee wordt bedoeld, een stockplaats met al zijn onderliggende stockplaatsen wordt geïnventariseerd, om de waarde van die stock te kunnen berekenen. Indien dynamisch met vele stock locaties wordt gewerkt, is er nood aan een nieuwe procedure. Deze wordt hieronder beschreven. De stock locatie telling De inventarisprocedure wordt uitgebreid met een stock per stockplaats / lot / unit. Voor gebruikers die heel gedetailleerd stock bijhouden rekening houdend met de stock locatie, wordt volgend concept gebruikt: Men scant (of duidt aan) een bepaalde stock locatie. Automatisch krjigen we een overzicht van wat zich op deze locatie zou moeten bevinden. Indien dit niet klopt met de realiteit, kunnen we onmiddellijk stock correcties doorvoeren. Deze correcties komen overeen met de manuele correcties die anders doorgevoerd worden. Van deze laatste kan te allen tijde makkelijk een overzicht gecreëerd worden.

1.14.1.2.4 Module consignatiemodule

De module consignatie is niet compatible met WMS. Bij conversie worden automatisch alle artikelen gerecepteerd uit consignatie, worden de consignaties afgesloten en de module wordt automatisch uitgeschakeld. De werking van deze module kan goed gesimuleerd worden door gebruik te maken van magazijn transferten. Het is immers heel makkelijk om locatie (magazijnen) aan te maken. De levering wordt dan beschouwd als een magazijntransfert. Tip: men kan desnoods de standard layout van de magazijntransfert aanpassen om dit te kunnen ondervangen.

© <2008-2012> TML bvba

102

Stock V3

Bijkomend voordeel is dat men makkelijk kan opvolgen welke voorraad op welke (consignatie) locatie staat.

1.14.1.2.4.1 Module WMS Consignatie

De consignatie module wordt vrij intensief gebruikt. Consignatie heeft in de brede zin van het woord een andere betekenis. Bij consignatie blijft de onderneming eigenaar van de voorraad. Strict genomen is consignatie eigenlijk een verplaatsing van de stock naar... een andere (stock)locatie. Consignatie betekent in dié zin daarom het 'transfereren' van stock van de standaard locaties naar een consignatielocatie. Een consignatielocatie wordt echter gecreëerd, en kan even snel verdwijnen, als deze leeg is, of er geen contract meer mee verbonden is. Mits uitbreiding van deze informatie, wordt bijkomene functionaliteit gecreëerd. Bijkomende functionaliteit Men moet in de consignatielocatie per artikel kunnen bijhouden wat de minimum en nominale voorraad is van het artikel. Zo kan men dan adhv deze stocklocatie onderzoeken het stockpeil optimaliseren. Stocktransfert voorstellen zullen in artikelen van één naar een andere locatie overbrengen, maar aangezien het over een consignatielocatie gaat, wordt een ander soort 'document' gebruikt: een consignatiedocument, zowel voor consignatieleveringen als consignatieretours. Sommige systemen spreken van consignatiebestellingen. In principe is dit gewoon het onderzoeken wat er gewenst is in de stock locatie. In dit concept makkelijk introduceerbaar als een 'transfertvoorstel'. Stockopname: ten einde te kunnen vergelijken wat er in stock is en wat er als het ware verkocht is, moet rechtstreeks uit dit scherm een leveringsbon gegenereerd kunnen worden.

Protip

Het hangt af van de installatie in welke mate dat dergelijke transferten en stock bestellingen mogelijk moeten zijn. Indien 95 % van de consignatieleveringen ook gefactureerd zijn, is het niet van belang om te veranderen. Ondernemingen die echter typisch 'consignatiestock' staan hebben, met zelfs minimum en nominale stock voorwaarden, en liefst zelfs een automatisch aanvullingssysteem willen hebben, kunnen beter overstappen naar deze uitgebreide consignatiemodule.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

103

1.14.1.2.5 Module backorder toew ijzingsmodule

Backorder toewijzing is een uitmuntende module als het gaat over commerciële ondernemingen: aankopen, in voorraad nemen en dan , en via backorders verkopen. Met de aanpassingen rond stockbeheer gaan we echter verder. Aangezien de logistieke flow veel uitgebreider is, moeten we veel meer toewijzingen mogelijk maken: Enkele voorbeelden: Kan ik voorraad uit het centraal magazijn reserveren (vrijwaren) voor de bestelling van een klant Aan een stockplaats kun je instellen dat er een toewijzing mag gebeuren vanop een andere stockplaats. Zo wrdt dan toegelaten dat een bestelbon klant met uitleveringslocatie of afhaallocatie X, toch kan toegewezen worden aan centraal magazijn M. Bij controle wat er uit het centraal magazijn geleverd mag worden, stelt het systeem dan voor om een transfert te genereren van het centraal magazijn naar de locatie X. De 'toewijzing' van de backorder klant zal dus wijzigen van een ('centrale') stock toewijzing naar een transfert toewijzing en bij ontvangst van de transfert wordt de toewijzing gekoppeld aan de lokale stock.

Toewijzingen pragmatisch bekeken In essentie wordt de toewijzing omgevormd van een matvching van backorders klant aan stock en/of backorders leverancier naar een koppeling van geplande in- en uitgaande bewegingen. Inkomende bewegingen zijn - backorders leverancier - transferten die (zullen) toekomen in een stockplaats - geplande producties (die daardoor in voorraad zullen komen) Uitgaande bewegingen zijn - backorders klanten - transferten die (zullen) vertrekken uit een stockplaats - geplande producties (waardoor er onderdelen uit voorraad zullen gaan). Opgelet: bij 'negatieve' tekens, komt eigenlijk de beweging aan de andere kant te staan. Zo is een bestelbon klant met negatieve aantallen (een zogenaamde retour!) automatisch een verwachte inkomende beweging.

1.14.1.2.6 Module uitgebreid aankoopbeheer

Het uitgebreid aankoopbeheer werkt goed samen met WMS. wordt aangepast naar zal zich meer profileren als een 'behoefteplanning'. In het basispakket van stockbeheer versie 3 kunnen we perfect berekenen wat de gewenste hoeveelheid voor

© <2008-2012> TML bvba

104

Stock V3

een bepaald artikel is, het eigenlijke aankooppproces blijft hetzelfde.

Aankoopbeheer houdt in dat 1. Ofwel op 'organisatieniveau' de aankoop berekend wordt 2. Ofwel op 'magazijniveau' Uitgebreid aankoopbeheer houdt dus rekening met de nieuwe manier van behoefteberekening, aangezien de behoefte kan berekend worden voor de totale organisatie of voor een deel van de organisatie (bv. een winkel). Opgelet: indien er voor winkels apart besteld wordt, kunt u best eerst de juiste transferten uit andere magazijnen plannen, vooraleer u nieuwe bestellingen plaatst. Daarom wordt - bij de definitie van het orderboek de magazijnkeuze aangepast - bij de orderboeken zelf de import behoefte aangepast naar de artikelbehoefte - bij de Betelvoorstel lijst ook daar de selectie aangepast naar de nieuwe werklijst.

1.14.1.2.6.1 Aankoopbeheer met verdeling

Als aangevinkt staat in de parameters dat het 'totaal' orderboek (geen orderboek voor aparte stockplaatsen/magazijnen dus), bestaat de mogelijkheid om de gewenste 'verdeling' van de aantallen in te geven (verdelnigs-tabel). Op dat moment wordt bij het ingeven van de aantallen, de mogelijkheid gegevens om per artikel de verdeling van de aantallen in te geven. Voorbeeld: Een organisatie met een centraal magazijn M en drie winkels (A, B en C) wenst van een artikel 20 stuks te bestellen. In dat geval wordt in het orderboek het volgende ingegeven, bij wijze van voorbeeld: Ingave via het orderboek Aantal gewenst: 20 stuks Aantal te bestellen: 20 stuks Verdeling: A 5 stuks B: 4 stuks C 6 stuks Het totaal (15 stuks) komt dus niet overeen met het ingegeven aantal. Automatisch gaat DBFACTw er dan van uit dat de rest eigenlijk voor het centraal magazijn bedoeld is. Bij ieder artikel kan men ten allen tijde de verdeling heropvragen. Bestelbon leverancier

© <2008-2012> TML bvba

WMS

105

Ook bij de bestelbon leverancier wordt bijgehouden hoe de verdeling van de bestelling moet gebeuren. Deze informatie wordt echter niét afgedrukt. Via de backorder leverancier werklijst kan men via 'opvragen' de verdeling van de aantallen opvragen. Als men vanuit het orderboek de bestelbon aanmaakt, wordt daarom bijgehouden dat alle artikelen zullen bninenkomen via het centraal magazijn. Er wordt echter intern bijgehouden waarvoor ze bedoeld zijn. Receptie Bij de receptie wordt ook hier op dezelfde manier gewerkt als altijd. Echter, nadat de receptie weggeschreven is, wordt automatisch gevraagd om de aanwezige verdelingen toe te voegen aan een transfert. Deze transfert wordt, volgens wat men wenst, als 'voorstel' geboekt, of als 'gepland' geboekt. Zo kunnen zelfs meerdere recepties toegevoegd worden aan één 'openstaande' transfert van hetzelfde centrale magazijn naar de respectievelijke stockplaats.

1.14.1.2.7 Module projectopvolging

Project opvolging zorgt alleen voor uitgaande stockbewegingen. De enige aanpassing die daarin moet gebeuren is dat de transaction ID moet bijgehouden kunnen worden, om aan te duiden welke loten en serienummers gebruikt werden om stock bij te werken. Onder 'uitgebreid projectbeheer' komen later andere mogelijkheden. Zo is de voorcalculatie een belangrijke stap, en een 'projectbestelling' een opvolging van de artikelen die specifiek voor het project besteld worden.

1.14.1.2.8 Module artikelimportw izard

De stock import is niet meer mogelijk met de artikelimportwizard. Daartegenover staat er voor de 'minimum en nominale stock' wel een koppeling mogelijk moet zijn. Deze waarden zullen geïmporteerd kunnen worden - ofwel met een aparte importwizard - ofwel in de artikelimportwizard met een 'herhalings'koppeling (tot max. 9 stuks)

1.14.1.2.9 Aanpassingen RMA module

Vanuit de RMA worden normaal de nodige documenten gegenereerd (zoals bestellingen etc). In dat geval blijkt dat er eigenlijk geen aanpassing in de RMA nodig is, behalve de aanpassingen rond directe stock swap. De manuele transactie die dan gecreëerd wordt, zal ook hier via een transactienummer bewaard moeten worden.

© <2008-2012> TML bvba

106

Stock V3

1.14.1.2.10 Aanpassingen backorder module

Backorders zullen als basis niét aangepast worden. Aangezien echter uitgebreide mogelijkheden rond backorders bijgehouden worden in stockbeheer, zoals backorders op loten of serienummers, en bovendien ook realtime backorders, zal onderliggend heel wat meer informatie ter beschikking staan voor verdere opvolging. De basis blijft echter onveranderd. Te bespreken: - bijhouden 'extra' datums bij transacties: gewenste datum / verwachte datum / bevestigd

1.14.1.2.11 Aanpassingen serienummers

Serienummers zullen onder units een volledig stockbeheer mogelijk maken. Dit houdt in dat de conversie van de serienummers verregaand doorgevoerd wordt. Het zal dus wel zijn dat serienummers, gezien de beperkte informatie, niet 100 % gekend zullen zijn. Op artikelniveau - serienummers bijhouden: - neen - bij uitgaande bewegingen - bij inkomende en uitgaande bewegingen Bij bestelling klant: - bij bestellingen kun je nooit serienummers ingeven, alleen stock locaties Bij toewijzingen - bij toewijzingen kun je dan wel serienummers toewijzen, dit bv. om aan te duiden dat een bepaald serienummer wordt klaargezet. Het grote voordeel daarvan is dat bij de aanmaak van de leveringsbon er geen serienummers meer opgezocht / gekoppeld moeten worden. Men kan heel snel en makkelijk de bestelbon maken.

Bij historiek: - aangezien in de hisartstock de historiek van de unit wordt bijgehouden, is de unitfiche de historiek van alle logistieke bewegingen bekend. Niet alleen aankoop en verkoop, maar ook wanneer een unit van één stockplaats naar een andere is gegaan, wanneer die gecreëerd is, via welk document het serienummer naar buiten is gegaan etc.

1.14.1.2.12 Aanpassingen lotbeheer

Het herwerken van de loten is in de laatste faze een belangrijke stap. Immers, we willen bijhouden per lot wat de stock is, en waar die loten zich bevinden (in welke stockplaats). Daardoor zullen per stock transactie zichtbaar gemaakt worden welk lot gebruikt werd, en zal ook de historiek dit zichtbaar maken:

© <2008-2012> TML bvba

WMS

107

Op het artikel - loten actief ja/neen (eenmaal actief, wordt altijd een lot aangemaakt voor de bestaande stock). Indien loten op meerdere locaties, wordt er respectievelijk per stockplaats een lot aangemaakt met de hoeveelheid in voorraad - indien actief, wordt bij iedere inkomende/uitgaande beweging het lot gevraagd waarover de transactie gaat. Bij bestellingen klant - kan aangeduid worden of de bestel(regel) uit één lot moet komen, of zelfs 'uit voorkeur' uit welk lot het moet komen. - bij transferten wordt bij voorstellen de mogelijkheid gecreëerd om een lot aan te duiden. - bij productie wordt een nieuw lot (automatisch) aangemaakt en bijgehouden.

Historiek: gezien de hisartstock uitgebreid bijhoudt welke logistieke (stock) transacties zich voordoen, zal DBFACTw een overzichtelijke historiek kunnen weergeven van alle transacties die zich op een lot hebben voorgedaan.

1.14.1.2.12.1 Loten snelcreatie (lotsnelcreatie)

Een lot wordt steeds gemaakt adhv een overzicht. Vroeger was dit zonder integratie van stock locaties. Een lot (met eigen ID etc) wordt daarom met snelcreatie gemaakt als volgt: Snelcreatie lot Artikel Leverancier Lotnummer Lotnr. Lev. Geldig tot

Het artikel (automatisch ingevuld normaal) De leverancier van het lot (normaal ingevuld, indien lot uit productie komt, best de relatie van de onderneming zelf invullen) Nummer van het lot dat intern gebruikt wordt ter verwijzing naar het lot Lotnummer dat door de leverancier wordt gebruikt als referentie naar het lot Geldigheidsdatum tot wanneer het lot bewaard kan worden.

1.14.1.2.12.2 Lot (Lot)

De uitgebreide (normale) lotfiche wordt lichtjes aangepast. Locatie stock wordt verwijderd, aangezien het als tekstveld geen zin meer heeft Ontvangen: de totale hoeveelheid ontvangen blijft bij creatie van het lot essentieel.

© <2008-2012> TML bvba

108

Stock V3

Hoeveelheden die via receptie binnenkomen (of via productie aangemaakt worden), doen deze hoeveelheid verhogen. Voorraad: waar dit vroeger per lot werd bijgehouden, wordt deze informatie nu uit de artikel stock (met loten) opgevraagd. Fabricagedatum: dit wordt ingevuld op het moment dat een productie-opdracht afgewerkt is. 1.14.1.2.12.3 Loten in documenten

Vanaf faze 3 zijn loten en hun stock volledig geïntegreerd in het stockbeheer. Daarom wordt dan hetzelfde selectiescherm als 'stockbeweging in document' gebruikt, maar met uitbreiding van de loten. de uitsplitsing per stocklocatie en per lot is daardoor zichtbaar via de knop 'nieuw' kan men, bij een artikel waar loten op actief staan, de functie 'lotsnelcreatie' gebruiken. Daardoor wordt het lot aangemaakt, en is het beschikbaar in de lijst om stockbewegingen op het lot te laten gebeuren.

1.14.1.2.12.4 Loten w erklijst

De functionaliteit van de loten werklijst blijft in wezen dezelfde, mits uitbreiding van de mogelijkheden naar opvolging van de stock. Zo voorzien we onder de knop 'opvragen':

1. Lot: het opvragen van de basisinformatie van het lot zelf 2. Lot stock historiek: historiek van de stockbewegingen die zich op het lot hebben voorgedaan 3. Artikel / lot stock: overzicht van de stock van het artikel, maar dan beperkt tot de plaatsen waar het lot zich bevindt. Ook in het selectiescherm zullen de keuzemogelijkheden daar aangepast moeten worden. 1.14.1.2.13 Aanpassingen reservatiemodule

Deze module wordt volledig overbodig, gezien de uitgebreide functionaliteit van de toewijzingsmodule. Het enige wat dan moet gebeuren, is dat bij conversie deze automatisch uitgeschakeld kan worden, en dat een gebruiker kan overstappen naar de toewijzingsmodule. Eens deze module actief, is de overstap naar het uitgebreide stockbeheer een evidentie. 1.14.1.2.14 Aanpassingen PDA module

De PDA module laat de mogelijkheid om artikelen te scannen of artikelen met aantallen. Als men deze lijst dan importeert in het document, wordt nagekeken, welke stocklocaties er in aanmerking komen, en deze worden automatisch gebruikt per artikel om de picking uit te voeren.

© <2008-2012> TML bvba

WMS

Uitbreidingsvoorstel mogelijkheid om stockplaatsen ook in te kunnen lezen

1.14.2 Opstart van WMS dossier U start DBFACTw, en

© <2008-2012> TML bvba

109