Cadeaubonnen. Sage TML nv

Cadeaubonnen

© <2013> Sage TML nv

23/05/2013

Contents

3

Table of Contents Foreword

Part I Cadeaubon module

0

4

1 Installatie ................................................................................................................................... cadeaubon module 5 Param eters......................................................................................................................................................... cadeaubon m odule 6

2 Cadeaubon ................................................................................................................................... template 8 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... als betalingsm iddel of com m erciëel artikel? 13 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... tem plate w erklijst 14 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... bulkcreatie 15 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... afdrukken 15 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... deels opneem baar / splitsbaar / Teruggave 16

3 Cadeaubon ................................................................................................................................... 18 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... w erklijst 20

4 Cadeaubonnen ................................................................................................................................... en artikelen 21 5 Het................................................................................................................................... verkopen van een cadeaubon 21 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... snelcreatie 22

6 Het................................................................................................................................... verrekenen van een cadeaubon 23 7 Opmerkingen ................................................................................................................................... 23 8 Cadeaubonnen ................................................................................................................................... en klantenkaarten 23 9 Cadeaubonnen ................................................................................................................................... en centrale verwerking 24 Cadeaubon ......................................................................................................................................................... en centraal dossier 25 Cadeaubonnen ......................................................................................................................................................... en de leden 25

Index


0

4

1

Cadeaubonnen

Cadeaubon module Deze module dient als basis voor het beheren van cadeaubonnen. Wat is een cadeaubon? Een cadeaubon is te beschouwen als een betaalmiddel. Uw klant wenst iemand anders een geschenk te geven, maar weet eigenlijk niet precies wat hij/zij wenst. U verkoopt uw klant een cadeaubon, zodat hij deze cadeaubon als geschenk kan overmaken aan zijn vriend, die op zijn beurt dan langskomt, om met deze cadeaubon iets te kopen. Waarom cadeaubonnen? In commerciële ondernemingen wordt vandaag veel gebruik gemaakt van cadeaubons. De reden is eenvoudig - het is makkelijker dan de aanschaf van een artikel op zich (omdat men niet altijd weet wat men al heeft of wat niet) - cadeaubonnen stimuleren te verkoop Het doel van cadeaubonnen Het commercieel doel is eenvoudig: bevorderen van klantentrouw en verkoop stimuleren. Ondertussen zijn er reeds tal van varianten van dergelijke bons op de markt. Het basisprincipe blijft steeds hetzelfde. De naam is meestal iets anders: waardebons, cadeaubons, geschenkbons, cadeaucheques, maar het principe blijft hetzelfde. Cadeaubonnen en DBFACTw Aangezien het bijhouden van de cadeaubonnen belangrijk is én omdat het principieel over een betaalmiddel gaat (geld dus), zorgen we ervoor dat we met een sluitende administratie zitten van de cadeaubonnen. Deze administratie zorgt er voor Efficiëntie: een cadeaubon genereren is kinderspel. Het volstaat enkele zaken goed te zetten, en dan kan DBFACTw automatisch cadeaubonnen genereren, en bij de verkoop ervan automatisch de waardeboeking tot en met de boekhouding doorvoeren. Veiligheid: de klant kan nog een document mee krijgen, maar DBFACTw zelf houdt steeds bij wat de eigenlijke waarde van de cadeaubon is. Iedere verrichting op de cadeaubon wordt geregistreerd en kan via de historiek van de cadeaubon opgevraagd worden. Nauwkeurigheid: door het gebruik van de werklijsten is te allen tijde een overzicht te verkrijgen van de cadeaubons die een bepaalde relatie in gebruik heeft, de totale organisatie nog open staan heeft, en zo niet, welke cadeaubons wanneer gebruikt werden.

Protip

de cadeaubon module is een zogenaamde uitbreidingsmodule. Dit betetekent dat het makkelijk is om deze te activeren en in gebruik te nemen. Deze module heeft weinig invloed op andere modules.


Cadeaubon module

1.1

5

Installatie cadeaubon module Het installeren van de cadeaubon module gebeurt a.d.h.v. een aantal stappen. Deze stappen staan hier in chronologische volgorde bepaald. Gebruik deze lijst daarom als checklist om zo vlot mogelijk deze module in uw dossier te implementeren. De licentie U activeert de module 'cadeaubonnen' in de licentie. Er wordt een bestelling doorgestuurd naar The Missing Link, zodat u deze module kunt activeren. U kunt daarna in ieder van uw dossiers de cadeaubon module activeren. Parameters voor de module Aangezien u cadeaubonnen wenst te 'verkopen', moet u een artikel aanmaken. Dit artikel wordt gebruikt om de cadeaubon te verkopen. Protip

U maakt een aparte groep (en soort) voor de cadeaubonnen (bv. CADBN).

Een aantal parameters moeten in het dossier ingesteld worden, zodat de module actief wordt en volgens uw eigen wensen werkt. U vindt de informatie hierover bij 'parameters cadeaubon module 6 '. Diverse betalingen (koppelingen kasboek) Aangezien de betalingen in de kassa automatisch en direct geboekt worden, is men verplicht bij de opstart, om de juiste kasboeken te kiezen voor deze overboeking. Informatie hoe dit moet gebeuren vindt u bij de boekhouding: 'Instellen diverse boekingen via kasboek'. U stelt best per divisie een kasboek in, dat afwijkt van het kasboek dat normaal gebruikt wordt. Dit kasboek zal telkens boekingen creëren in evenwicht (debet = credit)

Cadeau template Hoe een cadeaubon binnen uw organisatie gebruikt kan worden, bepaalt u door een cadeaubon template 8 aan te maken. Het volstaat om één cadeau template aan te maken, en u kunt aan de slag. Het kan gebeuren dat er ook nog wat aanpassingen qua layout moeten gebeuren. Het kan zijn dat u cadeaubonnen op voorhand afdrukt, of dat u bij de verkoop ervan de cadeaubonnen afdrukt. Aan de slag ! Als deze zaken allemaal ingesteld zijn, kunt u aan de kassa heel makkelijk cadeaubonnen 'verkopen' en ook registreren als ontvangen. De hoofdbrok van de administratie wordt daarom heel sterk vereenvoudigd. Aangezien cadeaubonnen normaliter als betaalmiddel worden gebruikt, geldt dat er boekhoudkundig ook gevolgen zijn. Deze module verwerkt de boekhoudkundige administratie volledig transparant. De verkoop van de cadeaubon wordt automatisch op een 46 rekening geboekt, en voor de btw


6

Cadeaubonnen buiten e omzet gehouden Bij verbruik, wordt de cadeaubon afgeboekt van de 46 Vervallen cadeaubonnen kunnen via de werklijst, via een diverse boeking in resultaat geboekt worden. Een lijst kan zelfs gegenereerd worden om als bijlage in het document toe te voegen.

1.1.1

Parameters cadeaubon module Om het standaard gedrag van deze module in te stellen zijn een aantal algemene parameters ter beschikking via direct-menu 31 (CTRL-D) op het tabblad Commercieel beheer - Cadeaubon. Het is belangrijk dat deze parameters correct ingevuld zijn, zodat de werking van de module goed verloopt. Om zeker te zijn dat de module naar behoren werkt, zullen ook een aantal controles uitgevoerd worden. Cadeaubonnen actief in dossier

Standaard artikel voor cadeaubonx

Indien de licentie toelaat om deze module actief te maken, zal dit ook hier ingesteld zijn. Door deze parameter aan te vinken, wordt de module actief. De lijsten, de functionaliteit wordt dan allemaal zichtbaar. Om een cadeaubon te verkopen, moet een artikel ingegeven kunnen worden. Het is daarom belangrijk dat er een standaard artikel gedefiniëerd kan worden. Dit artikel wordt trouwens gebruikt om als standaard artikel voor een cadeau template ingevuld te worden. De typisch eigenschappen van het cadeaubon artikel zijn: - Omschrijving van het type 'cadeaubon, waardebon ... ' - Prijs: geen prijs ingevuld - Voorraadbeheer: geen voorraadbeheer op dit artikel - BTW-code: normaal 'buiten de omzet' gehouden - Grootboekrekening: 46 .... (minstens een actiefrekenign)

Artikel voor afronding cadeaubon

Men kan cadeaubonnen aanmaken waarbij teruggave op de cadeaubon niet toegelaten is. In dat geval wordt het restant van de verkoop met dit artikel automatisch afgeboekt. Een voorbeeld: stel dat een cadeaubon 30 euro waard is, en de klant koop iets van 28,95. Doordat in de cadeaubon geregistreerd is dat er geen mogelijkheid bestaat om wisselgeld te retourneren, wordt op de kasverkoop of de factuur automatisch 1,05 euro als extra artikel geregistreerd met vermelding 'Afronding cadeaubon'. Dit artikel bestaat typisch uit volgende eigenschappen: - Omschrijving: "Afronding cadeaubon" - Prijs: geen prijs ingevuld


Cadeaubon module

7

- Voorraadbeheer: uitgeschakeld - BTW-code: - Grootboekrekening: klasse 75 (voordelig betalingsverschil) Het artikel moet vanzelfsprekend verschillend zijn van het cadeaubonartikel zelf. Barcode lengte voor willekeurig genereren barcodes

Grootboekrekening voor cadeaubonnen

Analytische rekening voor cadeaubonnen Afboeken

Afboeken via diverse Journaal voor afboeken via diverse

Naast de barcodestam (de eerste cijfers van de barcode) uit de template, wordt hier bepaald hoe lang de rest van de barcode moet zijn. Standaard is deze waarde op 20 gezet (zodat de stam van 10 + lengte van 20 uiteindelijk 30 karakters genereert). U kunt dit verminderen tot 11, en maximaal 35 instellen. De actief-rekening die gebruikt wordt om de cadeaubon verkoop op te registreren. Dit moet een klasse 4 rekening zijn (liefst 46....), aangezien de verkoop van cadeaubonnen nog niet in resultaat mag gebracht worden. De analytische rekening die gebruikt wordt om de verkoop van de cadeaubon op te registreren. Er zijn verschillende methodes om de niet gebruikte cadeaubonnen in resultaat te brengen. Via diverse: Enerzijds kan men via een eenvoudige diverse boeking alle afgeboekte cadeaubonnen omvormen tot een 'uitzonderlijke opbrengst'. Via factuur: Een factuur wordt gecreëerd. Daarbij wordt een bepaalde relatie gebruikt (zie volgende parameters en een bepaald artikel. De factuur wordt afgerekend incluis btw, en wordt afgewerkt op deze manier.

Indien men met multi-journaal werkt in de boekhouding, moet hier een diverse dagboek worden ingegeven. Tip: gebruik een apart dagboek (CBON) om de boekingen voor de cadeaubon in te realiseren. Anders gebruikt u best het 'correctie' dagboek, aangezien deze boekingen wel degelijk invloed hebben op de resultaten.

Grootboekrekening voor afboeken

Analytische rekening voor afboeken


Als cadeaubonnen vervallen zijn, moeten ze uit de balans geboekt worden. Om dit te kunnen automatiseren, moet men hier een standaard grootboekrekening in vermelden. Deze grootboekrekening is typisch een klasse 74-rekening. Immers, het afboeken van deze cadeaubon moet als een uitzonderlijke opbrengst beschouwd worden. Als de analytische boekhouding actief is in het dossier,

8

Cadeaubonnen moet het afboeken van een vervallen cadeaubon ook analytisch geboekt worden. Dit is afhankelijk van de aanduiding op de grootboekrekening zelf. Als daar een vinkje staat bij de grootboekrekening, wordt er van uit gegaan dat analytisch geboekt moet worden. Indien er bij de grootboekrekening zelf een analytische rekening is ingevuld, krijgt deze voorrang op deze parameter. Afboeken via factuur Journaal afboeken via factuur Relatie voor afboeken via factuur Artikel voor afboeken cadeaubonnen

Het journaal dat gebruikt wordt om de afboekfactuur te maken De relatie die gebruikt wordt om de factuur van de afboeking te maken. Het artikel om de factuur van het afboeken te maken.

Heel wat controles zijn ingebouwd om tot de juiste werking van de module te leiden. Deze controles worden uitgevoerd bij het bewaren van de parameters. Eens deze parameters goed ingesteld, maakt men eerst een cadeau template aan. In het geen volgt wordt dit in detail beschreven.

1.2

Cadeaubon template Om een cadeaubon in gebruik te nemen, wordt het standaard gedrag van de cadeaubon gedefiniëerd. Dit gebeurt a.d.h.v. een cadeaubon template. Hier wordt uitgelegd wat in een cadeaubon template ingesteld kan worden. U kunt meerdere templates maken, telkens met een andere instelling qua gedrag. Dit is geen verplichting. Er wordt afgeraden om vanaf het begin meerdere templates te definiëren. U dient te beschikken over filebeheer rechten om een nieuwe cadeautemplate te maken of een bestaande cadeautemplate te wijzigen.


Cadeaubon module

9

ID Code

Interne ID om het type aan te duiden Om een cadeau template snel te kunnen kiezen, wordt hier verplicht een unieke korte zoekcode gevraagd. Deze code kan ook op documenten afgedrukt worden.

Omschrijving

Omschrijving van de cadeau template Bv: Onbeperkte cadeaubon Bv: Cadeaubon geschenklijst Deze instelling voor de template is heel belangrijk. In principe geldt dat een cadeaubon een betaalmiddel is. U heeft in DBFACTw echter de keuze. Voor een uitgebreide keuze omtrent betaalmiddel of artikel, zie ook cadeaubon als betalingsmiddel of commercieel artikel 13 .

Verrekenwijze

Opgelet: deze instelling is ook achteraf voor het template niet meer wijzigbaar. Indien u met een ander bon type wenst te werken, maakt u een nieuwe template aan, en stelt u vooral aan om die te gebruiken. Tijdsduur


Een cadeaubon kan beperkt zijn in tijd. Bij tijdsduur 0 zal de cadeaubon nooit vervallen. Praktisch gezien laat men best toe dat een cadeaubon maximaal 12, 18 of 24 maand geldig is. U dient dan best op de afdruk van de cadeaubon te vermelden in welke mate de cadeaubon vervalt.

10

Cadeaubonnen Opmerking: aangezien wettelijk gezien een cadeaubon beschouwd wordt als een betaalmiddel, is het in principe niet toegelaten om een geldigheidsdatum te registreren op de cadeaubon. Dit houdt niet tegen dat 90 % van de cadeaubon aanbieders een tijdsduur vermelden op hun cadeaubonnen. Toepassing

Het kan voorkomen dat men een cadeaubon wenst te beperken tot het aankopen van een bepaald artikel, artikelgroep of andere beperking. Men kan deze beperking registreren in de cadeaubon template. Bij de verkoop van de cadeaubon (van deze template) zal in de cadeaubon bijgehouden worden dat er een beperking zit op deze cadeaubon. Bovendien zal bij het verbruiken van de cadeaubon (de registratie van de betaling), gecontroleerd worden of op het document wel degelijk het artikel of de artikelgroep voorkomen. Volgende beperkingen zijn mogelijk: Artikel: de betaling met de cadeaubon kan alleen als dit artikel verkocht wordt Groep: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit deze groep verkocht wordt. Opmerking: de betaling met de cadeaubon kan alleen als uit deze opmerking verkocht wordt. De verkoper krijgt bij het registreren van het document een melding op zijn scherm, zodat hij kan controleren dat de verkoop effectief aan de opmerking voldoet.

Klant

Hiermee kan bepaald worden of bij een cadeaubon al dan niet verplicht een klant moet ingegeven worden. Optioneel: we kùnnen, waar nodig, een relatie ingeven, maar het is niet verplicht Verplicht: vanaf dat de cadeaubon verkocht wordt, zal de relatie gevraagd worden. Geen: het is niét mogelijk de klant in te geven, deze cadeaubonnen blijven anoniem. Opmerking: dit is ideaal voor firma's die werken met geschenkenlijsten of websites, aangezien dan de cadeaubon zelf eigenlijk niet zo echt van belang is, want DBFACTw houdt zelf bij wat de klant als tegoed heeft op cadeaubonnen.

Oorzaak

Creatie

Bij de creatie van een cadeaubon wordt dit automatisch ingesteld. Normaal zal de oorzaak van de cadeaubon commercieel zijn, maar aangezien cadeaubonnen ook via de RMA kunnen ontstaan, of uit andere overwegingen. Hier kan men dit per cadeaubon gaan instellen. Cadeaubonnen kunnen op vele manieren ontstaan. De verschillende aanmaakwijzen worden hier gekozen: Bulk creatie: u beschikt over een goede kleurenprinter, en wenst op gepaste tijdstippen een aantal cadeaubonnen op voorhand af te drukken, met alle gepaste informatie van doen, waaronder ook de unieke identificaties van de barcode. Bij de verkoop wordt dan voor dit type de


Cadeaubon module

11

barcode van de cadeaubon gescand om te vermelden dat die verkocht wordt. (BULK) Creatie tijdens verkoop met scannen barcode: u heeft (centraal) beslist dat er complete cadeaubonnen voorgedrukt zijn. Deze bevatten zelfs een unieke barcode, en worden alsdusdanig verkocht. Het volstaat dan de unieke barcode van de cadeaubon te scannen om de verkoop van deze bon te realiseren (VKPSCAN) Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon etiket: aangezien er nog geen cadeaubon bestaat, maar er wel een voorbedrukte cadeaubon bestaat, met bv. een witte zone om de barcode en de verkoopsgegevens van de verkochte cadeaubon te registreren, wordt bij de verkoop van deze cadeaubon automatisch een cadeaubon-etiket afgedrukt, dat dan gekleefd kan worden op de juiste cadeaubon. (VKPETIK) Creatie tijdens verkoop met afdruk waardebon document: dit is gelijkaardig als de afdruk van een etiket, maar in dit geval wordt een volwaardige cadeaubon onmiddellijk afgedrukt bij verkoop (VKPBON) Actief

Splitsbaar

Een template die niet meer in gebruik is, kan men op 'non-actief' zetten. Daardoor wordt deze cadeaubon template niet meer bekeken bij de creatie van een cadeaubon. Tip: aangezien we een cadeaubon template niet kunnen uitvegen als er ooit cadeaubonnen mee gemaakt zijn, kan men gebruik maken van deze optie. In de standaard lijsten zal deze optie dan niet meer voorkomen. Met deze optie laten we toe dat dergelijke cadeaubon geplitst wordt. Zo kan dan een cadeaubon van bv. 30 euro gesplitst worden in een cadeaubon van 20 euro en een aparte cadeaubon van 10 euro. Indien niét mogelijk, moet de volledige cadeaubon in één verkoop (document) opgenomen worden. Deze parameter kan men later ook wijzigen. Een cadeaubon die oorspronkelijk niet splitsbaar was, kan later (door deze parameter te wijzigen) wel splitsbaar zijn. Standaard is een cadeaubon niet splitsbaar. Opgelet: een cadeaubon van het type "Creatie tijdens verkoop met scannen barcode" kan onmogelijk als splitsbaar gezet worden, aangezien er anders een probleem is met het genereren van de barcode voor de (af) gesplitste cadeaubon.

Teruggave

Deels opneembaar

Waarde

Waarde bedrag


Mag er wisselgeld gegeven worden indien de cadeaubon niet volledig opgebruikt is. Dit is standaard zo voorzien, maar kan voor een bepaalde template aangepast worden. Indien men een template wenst voor een cadeaubon die een oorspronkelijke waarde heeft en dan deels opgenomen kan worden, door van het openstaande bedrag een deel in tegeven, dan kan dat met deze optie. Standaard staat deze optie op 'neen'. We gaan er van uit dat normaal een cadeaubon integraal opgenomen wordt bij een verkoop Een cadeaubon kan een standaard waarde hebben (bv. voorbedrukte cadeaubonnen), het kan zijn dat een waarde voorgesteld kan worden, maar wijzigbaar is, of dat steeds voorgesteld moet worden wat de waarde voor de cadeaubon moet zijn. Enerzijds het vaste bedrag of het voorgestelde bedrag, zoals hierboven

12

Cadeaubonnen

Start status

Layout Artikel

Barcode key

juist vermeld. Het kan voorkomen dat men meerdere 'startstatussen' wenst in te geven, zoals bij bulk creatie de cadeaubonnen die op verschillende plaatsen worden bijgehouden. Standaard is slechts één status van een cadeaubon voorzien. Het is trouwens alléén maar deze statussen die hier ingevuld kunnen worden. De volgende statussen die de levenscyclus van de cadeaubon vastleggen, kunnen hier niet geselecteerd worden. Het herzetten van deze status gebeurt immers automatisch a.d.h.v. de verkoop en het verbruik van een cadeaubon. Het rapport dat gebruikt wordt voor de layout Het artikel dat gebruikt wordt voor de verkoop van de cadeaubon. Voor dit artikel worden diverse zaken gechecked bij het bewaren - is dit een artikel zonder stockbeheer - beschikt dit artikel over een 46 klasse rekening - is de btw buiten omzet gehouden - het artikel heeft geen prijs (aangezien dit in de template wordt bepaald) De barcode key wordt gebruikt om barcodes te herkennen of barcodes te genereren. Als we zelf barcodes genereren, zal DBFACTw deze barcode key gebruiken als basis (de eerste tien cijfers van de barcode). Als barcodes op voorbedrukte documenten extern worden aangemaakt, willen we de barcode key gebruiken om deze terug te vinden. Door hier een * of een ? in terug te vinden, wordt gezocht naar de gelijkenis van de barcode (In het Engels spreken we over 'like'). Indien er geen ? of * terug te vinden is in de barcode key, gaan we er van uit dat de ingegeven cijfers de eerste cijfers van de te zoeken barcode zijn. De barcodes die gegenereerd worden voor de cadeaubonnen zijn steeds minstens 20 karakters lang, aangezien anders de verwarring zou bestaan tussen cadeaubon-barcodes en barcodes die normaliter voor artikelen gelden. Protip

Om er voor te zorgen dat barcodes over alle templates steeds uniek zijn, worden de eerste cijfers van de barcode door DBFACTw zelf automatisch voorgesteld. Door een ingenieus systeem van combinatie van licentienummer en templatenummer, wordt deze code zelfs uniek gegenereerd over alle DBFACTw dossiers heen. Zo worden autoamtisch de eerste tien cijfers van de barcode 'voorgedefiniëerd', terwijl u de template aanmaakt.

Protip

Indien u barcodes heeft aangemaakt via voorbedrukte cadeaubonnen, raden we u sterk aan om een barcode te kiezen waarvan de eerste 10


Cadeaubon module

13

cijfers effectief overeenkomen met de vooropgestelde template én er minimaal nog 10 (of meer) vervolgnummers worden toegekend. We raden u trouwens ook aan om die vervolgnummers liever willekeurig te genereren ipv een opvolgend nummer te voorzien.

Nederlands / Frans / Engels / Duits Memo

1.2.1

De teksten die we op een bepaald type cadeaubon afgedrukt willen zien, kunnen we hier rechtstreeks in meerdere talen ingeven. Interne opmerkingen die we omtrent de type templates wensen bij te houden, kunnen we hierin kwijt.

Cadeaubon als betalingsmiddel of commerciëel artikel? Bij de ontwikkeling van deze module ontstond er een discussie rond de juridische / wettelijke afhandeling van een cadeaubon. In principe gaat de wet er van uit dat een cadeaubon eigenlijk een nieuwsoortig betaalmiddel is. We raden daarom sterk aan om dit als basisprincipe te hanteren. Cadeaubon als betalingsmiddel Wettelijk gezien is het overduidelijk: dit is de enige manier om cadeaubonnen correct op te volgen. Als een cadeaubon als betaalmiddel ingesteld is, wordt de verkoop van de cadeaubon niet beschouwd als een commerciële transactie. Dit betekent concreet, dat op dat moment er ook geen BTW verschuldigd is op de transactie. Het is gelijkgesteld met een ruil van cash geld ten opzichte van de cadeaubon als betalingsmiddel. Boekhoudkundig houdt dit in dat bij een verkoop van een cadeaubon het geïnde bedrag 'geactualiseerd' wordt op de balans als een voorschot. Dit vindt u daarom onmiddellijk terug op de balans. Bij verrekening van de cadeaubon wordt dan dezelfde rekening gebruikt om het geïnde bedrag in mindering te brengen. Zo kunt u te allen tijde via de boekhouding terugvinden hoeveel cadeaubonnen u 'openstaand' heeft. Per maand zullen immers nieuwe cadeaubonnen verkocht worden en oudere cadeaubonnen verrekend worden. Maar opgelet. Indien u cadeaubonnen hebt die al lange tijd geleden verkocht zijn, maar ondertussen nog niet geïnd, kan de overheid er van uit gaan dat deze cadeaubonnen niet meer verbruikt (geïnd) zullen worden. Daarom kunnen cadeaubonnen als 'vervallen' geregistreerd worden, zodat de actieve voorschotten overgeboekt moeten worden als uitzonderlijke opbrengsten. Dit betaalmiddel wordt dan als een uitzonderlijke opbrengst op de 74 geboekt.


14

Cadeaubonnen Cadeaubon als commercieel artikel Voor gebruikers die eigenlijk geen zo'n uitgebreide administratie in cadeaubonnen hebben, en waar de termijn van verrekening van de cadeaubonnen relatief klein is, kan men desgewenst een cadeaubon 'interpreteren' als een gewoon (commercieel) artikel dat 100 % retourrecht heeft. Dit betekent concreet dat de verkoop van een cadeaubon eigenlijk hetzelfde is als de verkoop van een gewoon artikel, met verrekening BTW, waarbij het hoogst gangbare tarief in de onderneming moet gehanteerd worden. Voordeel hiervan is weliswaar dat ondernemingen ook de BTW van hun 'cadeau' in mindering kunnen brengen, terwijl dit via een geldmiddel eigenlijk niet mogelijk is. Bij de verrekening van de waardebon wordt de waardebon als artikel als het ware 'teruggenomen', d.w.z. aan dezelfde waarde maar met aantal -1, wijzend op de terugname. Op de verkoop waar de cadeaubon verrekend wordt, zal het totaal bedrag van het document automatisch in mindering gebracht worden met de terugname (i.e. verrekening) van de cadeaubon. Boekhoudkundig wordt dan de verkoop van de cadeaubon onmiddellijk in resultaat gebracht (typisch op een omzetrekening). Bij verrekening, wordt de omzetrekening gedebiteerd. Het gebruik van deze soort cadeaubonnen blijft hetzelfde. Zowel de verkoop van het artikel als de terugname (het gebruik van de cadeaubon als betaling) wordt in de detail van het document geregistreerd en niét in het betalingsscherm. Besluit: Om uw administratie vlot te doen verlopen, raden we heel sterk aan om de cadeaubonnen te gebruiken als betalingsmiddel.

1.2.2

Cadeaubon template werklijst Met deze functie verkrijgen we een volledige lijst van de mogelijke cadeau templates. De lijst met templates wordt onmiddellijk getoond. Voor een beschrijving van de informatie uit de kolommen, zie 'cadeau template

8

'.

De volgende functies zijn beschikbaar: Nieuw

Opvragen

Wijzigen Markeren Verwijderen

Om een nieuwe template aan te maken (alleen met filebeheer rechten) of Om voor een template van het type 'bulk creatie' een reeks cadeaubonnen in één keer aan te maken. Deze worden hier aangemaakt om er voor te zorgen dat u deze kunt afdrukken op papier of etiketten. Echter, deze cadeaubonnen beschikken op dat moment nog niét over een waarde. De waarde wordt immers pas geboekt op de bon, als de verkoop van de cadeaubon effectief heeft plaatsgehad. Hiermee maakt u een keuze uit ofwel de cadeaubon template ofwel alle cadeaubonnen gegenereerd voor deze template ofwel het overzicht van de actieve cadeaubons van de aangeduide template. De voorstelling hiervan gebeurt a.d.h.v. de cadeaubonwerklijst Om een cadeaubon template te wijzigen (alleen met filebeheer rechten) Als een cadeaubon template nog nooit gebruikt is, kan men de template verwijderen.


Cadeaubon module

Afdrukken Sluiten

1.2.3

15

Als de cadeaubon template niet meer verwijderd kan worden, dan wordt voorgesteld om deze op 'niet actief' te plaatsen. Lijst van cadeaubon templates

Cadeaubon bulkcreatie Aangezien voor cadeaubons van het type template 'Bulk Creatie' ook snel aangemaakt moeten kunnen worden, is dit onder de menu van het commercieel beheer apart terug te vinden. Via directmenu 1285 krijgen we een overzicht van deze type templates. Door te klikken op 'nieuw', krijgen we de mogelijkheid om in bulk cadeaubonnen aan te maken, en deze af te drukken. De template die aangeduid is wordt gebruikt, en daarna kunnen we het aantal ingeven. Door op doorgaan te klikken, worden heel snel een aantal cadeaubonnen aangemaakt. Opgelet: deze cadeaubonnen worden aangemaakt, maar ze beschikken nog niét over de nodige 'waarde'. Dat gebeurt pas op het moment dat dergelijke cadeaubon op een document wordt geplaatst om te verkopen.

1.2.4

Cadeaubon afdrukken Er zijn verschillende mogelijkheden om cadeaubonnen rechtstreeks uit DBFACTw te genereren. Daarbij wordt steeds vooropgesteld dat het uniek maken van de cadeaubon zeer belangrijk is. Uiteindelijk gaat het over een betaalmiddel dat vanuit DBFACTw aangemaakt wordt. Ofwel kunt u een document als 'volledig' afdrukken, ofwel gebruikt u een etiket-vorm, waardoor u een label met de essentiële informatie afdruk, om te kleven op een cadeaubon. De keuze van de printer voor de afdruk van barcodes. Dymo: gezien de lagere resolutie van deze toestellen, zal de barcode niet langer mogen zijn dan 20 karakters. Bovendien gaat het hier over thermisch papier, wat bij het lezen van een barcode niet interessant is. Zebra en laserprinters: de meeste van deze toestellen kunnen in een veel hogere resolutie afdrukken, waardoor barcodes van 30 tekens of meer geen probleem zijn. Deze barcodes worden, gezien de lengte, best vrij groot afgedrukt. Een compacte cadeaubon is daardoor alleen mogelijk door gebruik te maken van de nieuwste generatie uiterst compacte barcodes. De nieuwste generatie barcodes Aangezien we lange codes genereren, is het van belang recente technologie van barcode afdruk te gebruiken. Daarbij worden zeer lange barcodes op een klein vlakje afgedrukt. De technologie daarvoor is 2D en QR barcodes. Om dit technisch gezien te kunnen realiseren, heb je een speciaal programma (een DLL) nodig en lettertypes om deze te kunnen genereren op de lijsten. Klungelala rm


Voor welke barcode men ook kiest, ga voor liefst zo compact mogelijk. Maar het belangrijkste is dat u ook test bij àl uw barcode scanners of deze effectief de afgedrukte barcode herkennen. Bij de meeste barcodelezers is wat instelwerk nodig om optimaal 2D en/of QR barcodes te kunnen lezen.

16

Cadeaubonnen Vergeet niet dat QR barcodes pas vanaf 2010 echt courant geworden zijn. Bij oudere barcode scanners is de kans dus groot dat deze daar niet herkend worden. Testen is de boodschap! Voorbedrukte barcodes Als we cadeaubonnen maken met voorbedrukte unieke codes, moeten we - enerzijds een template maken waar de eerste tien tekens overeenkomen met de serie barcodes die we op deze manier aangemaakt hebben. - anderzijds ook hier goed testen dat de code die gescand wordt overeenkomt met de barcode die afgedrukt is. Barcode scanners Er zijn heel veel type barcode scanners op de markt. Kies steeds voor een model dat breed genoeg kan scannen, minstens 2D ondersteunt, en liefst draadloos.

1.2.5

Cadeaubon deels opneembaar / splitsbaar / Teruggave Het gedrag van de cadeaubon bij het betalen kan verregaand ingesteld worden. Er zijn drie eigenschappen die het gedrag bij de betaling, het verbruik dus, bepalen: Deels opvraagbaar

Splitsbaar

Teruggave

Een cadeaubon moet normaal in zijn totaliteit als betaalmiddel worden gebruikt. Dit is de standaard instelling. Sommige gebruikers willen misschien de mogelijkheid om grote cadeaubonnen uit te schrijven, die dan in schijven verbruikt kunnen worden. In dat geval moet deze parameter aan staan. Dit geeft rechtstreekse invloed in het betalingsscherm. Als in de template de deels opvraagbaarheid op 'ja' staat, dan kan men een bedrag ingeven bij de cadeaubon, dat lager is dan het totale bedrag van de cadeaubon. Indien deze mogelijkheid uitgeschakeld is, dan kan men de cadeaubon alleen maar in zijn totaliteit op de bon zetten. Sommige gebruikers willen toestaan dat een cadeaubon uitgesplitst wordt in kleine cadeaubonnen. Dit kan via de cadeaubon werklijst, of via het betalingsscherm. Indien een verkoop van artikelen met een cadeaubon wordt betaald, en de waarde van de cadeaubon is kleiner dan de verkoop, dan wordt gevraagd of er teruggave mogelijk is. Dit is weinig logisch, gezien het commerciële principe van de cadeaubon. Indien dit niét mogelijk is, zal DBFACTw automatisch bij een tekort, een afrondingsartikel 6 (zie parameter modules) gebruiken om het tekrt toch op het document te boeken.

Hoe gaat DBFACTw dan in het betalingsscherm te werk? Cadeaubonnen worden gemarkeerd, en afhankelijk van de juist beschreven instellingen, wordt anders gereageerd. Hieronder beschrijven we een situatie waar we telkens een verkoop van artikelen ter waarde van 90 euro willen betalen met een cadeaubon van 100 euro.


Cadeaubon module

17

Daarvoor markeren we een cadeaubon. Deels opvraagbaar ja

Splitsba ar neen

Teruggav e neen

ja

ja

neen

90

neen

ja

neen

90

neen

neen

ja

90

neen

neen

neen

100


Betaald Resultaat 90

Tijdens het aanvinken van de cadeaubon, krijgen we de mogelijkheid om in de kolom 'bedrag' 90 in te vullen, zodat we van de totale bon van 100 euro slechts 90 euro gaan verbruiken. Aangezien de deels opvraagbaarheid het makkelijkst is, zal dit prioriteit krijgen ten opzichte van splitsbaarheid. De klant wilt maar 90 euro betalen. In dat geval zal men eerst de cadeaubon splitsen, enerzijds een nieuwe bon van 90 euro, en een tweede nieuwe bon van 10 euro. Daarna is het eenvoudig om alléén de cadeaubon van 90 euro te markeren en deze te gebruiken. De aparte cadeaubon van 10 euro blijft dan nog openstaand. Opgelet: splitsen kan ook in het afzonderlijk cadeaubon werklijst scherm De cadeaubon wordt volledig gemarkeerd, en aldus volledig verbruikt. Aangezien teruggave mogelijk is, zal de kassa voorstellen om 10 euro cash terug te geven. De cadeaubon wordt gemarkeerd, maar aangezien geen enkele eigenschap er kan toe leiden dat er waarde wordt teruggegeven, wordt de 10 euro automatisch met het afrondingsartikel geregistreerd op het document. De cadeaubon wordt volledig afgeboekt, maar om het document ook in evenwicht te brengen, wordt automatisch het afrondingsartikel op het document gezet, en als 'uitzonderlijke opbrengst' geboekt. Als men het document daarna opent, en bv. een paar extra artikelen er bij zet (bv. waarde 2 en 6 euro), zal DBFACTw automatisch de 10 euro aanpassen naar het resterende bedrag, in dit voorbeeld 2 euro.

18

1.3

Cadeaubonnen

Cadeaubon Alle informatie van een cadeaubon is gegroepeerd op het cadeaubon fiche scherm. Volgende informatie is er beschikbaar

Template

Verrekenwijze

Barcode

Datum Geldig tot Voor relatie

De template die gebruikt is om de cadeaubon aan te maken, en het gedrag er van te bepalen is hier getoond. De gedetailleerde informatie van de template vindt u verder onder 'template info' Betaalmiddel of commercieel artikel. In 99% van de gevallen wordt voor cadeaubonnen steeds met een betaalmiddel gebruikt. De (unieke) barcode van deze ene cadeaubon wordt hier getoond. Deze is steeds ingevuld, en minimaal 20 karakters lang (toch zo geadviseerd). Iedere cadeaubon heeft zijn eigen unieke barcode. Datum van creatie van de cadeaubon Deze cadeaubon is geldig tot een bepaalde datum. Indien er geen beperking is in de tijd, dan is deze datum leeg gehouden. Bepaalde cadeaubonnen worden aangemaakt voor een bepaalde klant (de persoon die de cadeaubon zal ontvangen). Deze relatie kan hier ingegeven worden, volgens de template al dan niet optioneel.


Cadeaubon module

Oorzaak

Saldo

Status

19

Dit is zeker ook handig indien we cadeaubonnen wensen te maken, waar de naam van de klant voor wie de cadeaubon bedoeld is, ook afgedrukt kan worden. Om bij te houden wat de ontstaansreden is van de cadeaubon. Dit kan enerzijds zijn door verkoop, anderzijds bv. ook een tegoedbon, bv. indien een artikel wordt teruggegeven. Het bedrag dat op deze cadeaubon nog lopend is. Indien een cadeaubon in bulk gecreëerd is, is dit bedrag altijd nul. Het is pas bij de effectieve verkoop van de cadeaubon, dat deze betreffende cadeaubon automatisch verhoogd wordt met dit bedrag. De status van de cadeaubon verzorgt de 'levenscyclus' van een cadeaubon. Deze statussen kunnen beheerd worden via statusbeheer. De levenscyclus van een cadeaubon bestaat uit volgende statussen: Aangemaakt: de cadeaubon is gecreëerd (in bulk, of tijdens ingave op een document), maar beschikt in het systeem nog niet over een betaalwaarde. Uitgegeven: de bon is uitgegeven (verkocht), en beschikt over een betaalwaarde. Afgewerkt: de bon is verbruikt, d.w.z. de bon is gebruikt als betaalmiddel om de verkoop van andere artikelen af te boeken als betaald. Vernietigd: de bon was bv. aangemaakt, maar is niet meer teruggevonden. Dan willen we ze noteren als 'vernietigd'. De bon kan niet vernietigd worden als er in DBFACTw nog waarde op staat. Vervallen: de bon staat geregistreerd als 'vervallen', als de datum vervallen is. Dit gebeurt niet automatisch. U kunt zelf als gebruiker een aantal cadeaubonnen op vervallen zetten, bv. om deze af te kunnen boeken. Afgeboekt: vervallen bonnen of niet verbruikte, kunt u afboeken. Dit betekent dat, waar een cadeaubon normaal geregistreerd staat als uitgegeven, met een waarde op de activa van de balans, op dat moment het bedrag overgeboekt wordt naar een uitzonderlijke opbrengst. Klungelal arm

Afgedrukt Afgedrukt bedrag

Toepassing


Indien u niet vertrouwd bent met het krachtige statusbeheer van DBFACTw, is het erg raadzaam hier zeker niets aan aan te passen. Immers, door het aanmaken van diverse (overbodige) statussen, kunt u het systeem onnodig in de war sturen.

als een cadeaubon afgedrukt is, wordt dit vinkje aangezet Om een onderscheid te kunnen maken tussen wat als bedrag afgedrukt is, en wat er als intrinsieke (saldo) waarde op de bon nog beschikbaar is, wordt hier steeds het afgedrukte bedrag onthouden. Zie template: men kan een beperking opleggen voor welke artikel of artikelgroep deze cadeaubon beschikbaar is. Dit houdt in dat bij het bewaren gecontroleerd wordt in welke mate de cadeaubon bruikbaar is als betaalmiddel op het verkoopsdocument. Indien bv. een artikel is ingevuld, dan wordt gechecked of het artikel als detail op het verkoopsdocument voorkomt. Indien dit niet het geval is, kan

20

Cadeaubonnen men het document niet wegschrijven. Template info Verrichtingen Historiek

Memo Info

1.3.1

Alle gedetailleerde informatie over de template, zodat we weten wat het mogelijks gedrag van de cadeaubon is volgens het systeem Alle 'betalingen' qua verrichtingen worden hier geregistreerd. alle belangrijke aanpassingen, zoals de statuswijziging of de relatiewijziging, worden hier geregistreerd. We kunnen dan te allen tijde zien wanneer wat door wie gewijzigd wordt. Interne memo over de cadeaubon Informatie over creatie en laatste wijziging.

Cadeaubon werklijst Met deze functie krijgt u een overzicht van alle cadeaubons, volgens de vooropgestelde selectiemogelijkheden. Selectie Selecties zijn op héél veel zaken mogelijk. Ook krachtige selectiemogelijkheden zoals klanten of op welke documenten de cadeaubon gebruikt is zijn mogelijk. belangrijk zijn zeker de verrekenwijze, de template, het openstaande bedrag, de vervaldag en de statussen. Kolommen De belangrijkste informatie van de cadeaubonnen is per regel in deze lijst beschikbaar. We verwijzen graag naar de detail van de cadeaubon zelf om informatie over deze kolommen te verkrijgen. Knoppen Nieuw Opvragen Wijzigen

Markeren Samenvoegen

Splitsen

een nieuwe cadeaubon kan aangemaakt worden, en na keuze van de template wordt alles direct gegenereerd. de cadeaubon wordt opgevraagd Een cadeaubon kan gewijzigd worden, maar ook de status kan gewijzigd worden. Daarnaast kan men via deze knop automatisch de boekingen genereren om cadeaubonnen af te boeken Meerdere cadeaubonnen kunnen tot één nieuwe cadeaubon samengevoegd worden, mits bepaalde beperkingen. Indien het niet mogelijk is meerdere cadeaubonnen samen te voegen, krijgt u daar een waarschuwing van. Omgekeerd kan het ook gebeuren dat we cadeaubonnen willen splitsen. er kan maar één cadeaubon tegelijkertijd gesplitst worden. Het heeft dus geen zin om meerdere cadeaubonnen te markeren. Meer nog, om verwarring te voorkomen, kan men geen splitsing uitvoeren als meerdere cadeaubonnen gemarkeerd zijn. Er wordt een vraag gesteld welke waarde van de cadeaubon we willen


Cadeaubon module

21

spltisen. Deze waarde moet steeds kleiner zijn dan de openstaande waarde van de gekozen cadeaubon. De manier van splitsen is verschillend, afhankelijk van de template. Indien in de template ingesteld staat dat een cadeaubon 'deels afneembaar' is, dan wordt de afsplitswaarde in mindering gebracht op de te splitsen cadeaubon, en er wordt een nieuwe cadeaubon (met dezelfde template en eigenschappen) aangemaakt met de afsplitswaarde. Er wordt onmiddellijk voorgesteld om daarna de cadeaubonnen (met nieuwe waarde) af te drukken. Indien in de template niet is ingesteld dat de cadeaubon 'deels afneembaar' is, dan wordt de bestaande cadeaubon afgeboekt, en worden er automatisch twee nieuwe cadeaubonnen aangemaakt, met de respectievelijke waardes (dwz. het openstaande saldo van de oorspronkelijke cadeaubon min de afsplitswaarde, en een tweede cadeaubon met de afsplitswaarde). In de memo van de cadeaubon wordt zelfs bijgehouden hoe de cadeaubon tot stand is gekomen. We kunnen daar perfect terugvinden via welke cadeaubon de nieuwe cadeaubon ontstaan is. Documenten Afdrukken Sluiten

1.4

Een ovezricht van de cadeaubonnen kan hier afgedrukt worden.

Cadeaubonnen en artikelen Om een cadeaubon te verkopen, wordt steeds een artikel gebruikt. Bij het scannen of invoeren van dit artikel, wordt automatisch de cadeaubon module in gang gezet, en worden de nodige vragen en dergelijke gesteld, om de cadeaubon te verkopen.

1.5

Het verkopen van een cadeaubon Het verkopen van een cadeaubon gebeurt altijd in de detail van een document (de zogenaamde regels). Er zijn verschillende manieren om de verkoop van een cadeaubon te registreren Met de barcode Dit is ongetwijfeld de snelste manier. U beschikt over een 'fysieke' cadeaubon, waar een lange barcode op staat. Deze barcode is minstens 20 cijfers lang. als u dergelijke barcode scant, detecteert DBFACTw automatisch dat het hier over een lange barcode gaat. Onmiddellijk gaat DBFACTw op zoek naar een cadeaubon met deze code. Indien deze gevonden, dan bepaalt het gedrag van deze cadeaubon de verdere afhandeling (vast bedrag, etc). Indien er nog geen cadeaubon bestaat met deze barcode, dan gaat DBFACTw op zoek naar een template waarvan de eerste 10 cijfers van de barcode key uit de template, overeenkomt met het geen we juist via de barcode gescand hebben.


22

Cadeaubonnen Hier staat dan ingeteld dat het gaat over een cadeaubon gaat die automatisch aangemaakt wordt bij de verkoop. DBFACTw maakt daarom onmiddellijk de cadeaubon met deze barcode aan, en vraagt eventueel extra informatie omtrent de cadeaubon.

Met het artikel Als er geen barcode gekend is, mag men omgekeerd te werk gaan. We kiezen dan het 'cadeaubon' artikel. DBFACTw ontdekt dat het hier over een cadeaubon gaat, doordat het artikel terug te vinden is in één of andere template. Indien het artikel bij meerdere templates voorkomt, dan zal DBFACTw u eerst een keuze laten maken uit de gewenste template. Zoniet, wordt onmiddellijk de eventueel nodige bijkomende informatie voor de template gevraagd. Ik wil zeker op barcode zoeken Aangezien sommige onder u reeds over voorbedrukte cadeaubonnen beschikken met barcodes die korter zijn dan de vooraf afgesproken 20 cijfers, bestaat nog een bijkomende wijze om DBFACTw duidelijk te maken dat we zeker willen zoeken in de cadeaubonnen (of automatisch cadeaubonnen aan te maken). In dat geval geven we in het veld waar we normaal het artikelnummer ingeven, volgende tekens in: // en daarna de barcode zoals die gekend is. DBFACTw laat die // vallen, en zoekt naar een cadeaubon met deze barcode. Indien deze niet gevonden wordt, zoeken we in de templates of er een template is waarvan de barcode key overeenkomt met het geen als barcode gescand is. Het zou ook zelfs kunnen voorkomen dat meerdere templates voldoen aan deze mogelijkheid, en in dat geval worden de alternatieve templates voorgesteld, vooraleer er verder wordt gegaan. Betaling in de verkopen Als we een uitgegeven cadeaubon scannen in de regels, gaat DBFACTw er automatisch van uit dat we deze cadeaubon willen gebruiken als betalingsmiddel. In dat geval zal het systeem automatisch deze informatie weerhouden, en straks op het betalingsscherm terugbrengen.

1.5.1

Cadeaubon snelcreatie Indien bij het verkopen van de cadeaubon nog niet alle informatie over de cadeaubon gekend is, wordt een 'snelcreatie cadeaubon' form getoond. De hoeveelheid informatie daarin nodig is meestal heel beperkt. Aangezien het uitermate belangrijk is snel te kunnen werken aan de kassa, wordt hier gezorgd dat een extra toets overbodig is. Indien er aan een cadeaubon niet gewijzigd kan worden (en alle informatie is bekend), dan wordt het scherm niet getoond. Bv: een cadeaubon met een vaste waarde, afgedrukt op voorhand, en geen verplichting tot het ingeven van de relatie, veronderstelt dat we eigenlijk alles kennen om de cadeaubon in verkoop te registreren. De voorwaarden om het snelcreatie-scherm over te slaan zijn - je hebt het recht om een cadeaubon te maken/te wijzigen - de template van de cadeaubon beschikt over een vaste bedrag


Cadeaubon module

23

- er moet geen relatie in de cadeaubon ingegeven worden.

1.6

Het verrekenen van een cadeaubon Via het betalingsscherm krijgen we de mogelijkheid om cadeaubonnen af te boeken als betalingsmiddel. Dit gebeurt op een gelijkaardige manier als betalingen van bancontact of cheque betalingen. In het betalingsscherm staan automatisch de aan de klant toegewezen cadeaubonnen. De andere cadeaubonnen kan men via de barcode van de cadeaubon automatisch toevoegen.

1.7

Opmerkingen Zijn kortingsbonnen ook cadeaubonnen ? Met kortingsbonnen wordt eigenlijk iets anders bedoeld. Cadeaubonnen zijn in hoofdzaak een betaalmiddel, terwijl kortingsbonnen alleen maar omzetbaar zijn, indien effectief de aankoop wordt gedaan. Een kortingsbon verwijst steeds naar een bepaald artikel, dat bij verkoop van dit artikel recht geeft op een korting in bedrag of een korting in procenten. Dit kortingsbedrag wordt gestuurd vanuit een promotie door de leverancier, of als promotie van de onderneming zelf. Daarbij is essentieel dat DBFACTw dan controleert of het artikel waar de kortingsbon op slaat, ook effectief verkocht wordt,en dat een lijst kan gemaakt worden van de op deze manier verkochte artikelen. Dit laatste niet in het minst, omdat men bv. ook deze lijst bij de leverancier kan doorsturen, om de bedragen in kortingen te claimen.

1.8

Cadeaubonnen en klantenkaarten Zowel cadeaubonnen als klantenkaarten zijn verkoopsbevorderende middelen. Het een sluit het andere niet uit, maar de combinatie van beide vraagt enige voorzichtigheid. De verkoop van een cadeaubon mag nooit geregistreerd worden op de klantenkaart. In principe kan dit ook niet, aangezien de verkoop van een cadeaubon per definitie buiten de omzet wordt gehouden (het is een betaalmiddel). In het onderstaande wordt uitgelegd waarom dit best niet mag.

Klungelala rm


De kortingscyclus: Zo bestaat er een kortingscyclus die men met klantenkaarten én cadeaubonnen zou kunnen creëren. Een voorbeeld: We verkopen een cadeaubon van 100 euro, en daardoor raakt de klantenkaart vol, die 10 % geeft. De volgende dag kopen we opnieuw een cadeaubon van 100 euro en ... we betalen met de 10 euro van de 100 én met een cadeaubon van 100 euro, waarbij we dus... 10 euro terugkrijgen (of een supplementarie cadeaubon krijgen!). Resultaat: we houden een nieuwe cadeaubon over van 100 euro én nog eens 10 euro cash.

24

Cadeaubonnen We keren nog eens terug, en kopen opnieuw een cadeaubon van 100 euro, betalen met ... een cadeaubon van 100 euro en krijgen 10 euro op de klantenkaart. Zo gaan we verder, en zonder iets echt te kopen krijgen we steeds tegoed op de klantenkaart. Men zou wel een cadeaubon gebruiken om het tegoed van een klantenkaart te verrekenen. De klant is daardoor niet verplicht onmiddellijk de inning te registreren.

1.9

Cadeaubonnen en centrale verwerking Deze functie in de cadeaubonnen is géén standaard onderdeel van de cadeaubon module. Per organisatie die hier gebruik van wenst te maken, wordt projectmatig de communicatie en verwerking opgezet, dit naar wensen en werking van de organisatie. Organisaties kunnen er voor opteren om samen te werken in het uitwisselen van cadeaubonnen. De organisatie (of leden van de organisatie) kunnen dan cadeaubonnen verkopen (en het geld daarvoor innen), maar het verbruik van deze cadeaubon kan dan bij een ander lid gebeuren. Daarbij voorziet dit DBFACTw Centrale Cadeaubon Systeem het volgende: 1. Verkoop: Een lid kan een cadeaubon aanmaken. Als dit gaat over een 'centrale' cadeaubon, wordt de informatie van deze cadeaubon automatisch op de centrale geregistreerd. De centrale weet vanaf dan dat er een cadeaubon door dat bepaald lid is uitgegeven (in omloop gebracht). De aanmaak van deze cadeaubonnen kan a.d.h.v. eigen documenten, of naar voorkeur met een voorgedrukt document van de groepering. 2. Verbruik: Een (ander) lid ontvangt cadeaubonnen die van de groepering uitgegeven zijn, en kan deze registreren als betaling. Op het moment van het gebruik van deze cadeaubon, wordt door door de kassa gechecked bij de centrale in welke mate de cadeaubon effectief bruikbaar is. Dit wil zeggen, controleren of deze cadeaubon nog waarde heeft volgens de centrale. (dit gebeurt door webservices). Bij het registreren van het document wordt door de webservices onmiddellijk aan de centrale gerapporteerd dat deze cadeaubon verbruikt is. zo vermijden we dat dezelfde cadeaubon gebruikt zou worden bij een ander lid. 3. Administratie: De administratie tussen verkoop en verbruik is niet meer aan één lid gebonden. Periodiek (maandelijks) wordt per lid een saldolijst gemaakt met de waarde van het verbruik bij andere leden tijdens die periode, van de cadeaubonnen die door het lid verkocht zijn de waarde van het verbruik bij het lid tijdens die periode, van cadeaubonnen die door andere leden verkocht zijn.

Opmerkingen Praktisch gezien kan de centrale cadeaubonnen afdrukken, liefst met unieke barcodes, en deze aan de leden verdelen. Deze cadeaubonnen bestaan wel op papier, maar hebben op zich geen enkele waarde.


Cadeaubon module

1.9.1

25

Cadeaubon en centraal dossier Op de centrale draait een DBFACTw dossier waar het centraal beheer van de cadeaubonnen in actief staat. Daarbij wordt een webservice geïnstalleerd en geactiveerd, zodat de leden via het internet verbinding kunnen maken met dit dossier. Vanaf dat de leden een cadeaubon verkopen, wordt de informatie van deze cadeaubon (onder andere de unieke barcode) doorgestuurd naar het centrale systeem. Dit gebeurt bij de verkoop én onmiddellijk. Als een lid een cadeaubon verrekent, en deze cadeaubon is niét terug te vinden in het lokaal systeem, wordt gecheckt of deze cadeaubon centraal bestaat. Als deze daar gevonden wordt, én deze bon blijkt nog niet verrekend te zijn, dan wordt automatisch deze bon verrekend, en ook op de centrale wordt doorgegeven dat de bon geïnd is, meer bepaald door (een ander) lid. Zo kan de centrale dan nagaan welke leden welke cadeaubonnen onder mekaar hebben doorverrekend, zodat de overeenkomstige bedragen daarvoor afgeboekt kunnen worden.

1.9.2

Cadeaubonnen en de leden Leden die in een centraal beheer van cadeaubonnen instappen, zullen per cadeaubon template definiëren waar de informatie daarvan centraal bjigehouden wordt. Vanaf dat een cadeaubontemplate zo geactiveerd is, zal bij de verkoop automatisch de informatie doorgestuurd worden naar het centraal dossier, en zal bij de verrekening automatisch gechecked worden of de cadeaubon bestond of bij een ander lid (collega) bestond.


Cadeaubonnen. Sage TML nv

Recommend Documents