WinAuditor bvba,

WinAuditor bvba Giervalkenlaan 10 bus 34, 1170 Brussel Tel.: +32-2-672.55.94, Fax: +32-2-660.59.82 web: http://www.winauditor.com/ e-mail: [email protected] © WinAuditor bvba, 2002-2005. Revisie 1.5 (06/2005)

Inhoudstafel Hoofdstuk 1: Inleiding

1-1

Welkom

1-1

De functies van WinAuditor

1-2

Boekhouding:

1-2

Facturatie en voorraadbeheer:

1-2

WinAuditorLink

1-3

DocDraw

1-4

Licentiecontract

1-4

Registratie en ondersteuning

1-6

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor

2-1

Install & uninstall

2-1

Het programma opstarten

2-1

Algemeen overzicht van de werking

2-2

Het hoofdmenu.

2-2

De toolbar

2-4

De dialoogvensters

2-4

Gebruik van het toetsenbord

2-4

Rekenmodule in de gegevensopslag.

2-6

Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier

3-1

Een dossier creëren

3-1

Een dossier openen

3-3

Back-up en reload

3-3

Onderzoek van de index

3-4

WinAuditor

De boekhounding voeren

3-4

Algemeenheden

3-4

Ken uw bedrijf

3-5

De boekhouding invoeren

3-5

Personalisatie van een dossier

3-6

Bijkomende gegevens klanten en leveranciers

3-6

Bijkomende gegevens op de factuur of verzendnota.

3-6

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters

4-1

Inleiding

4-1

De algemene parameters

4-2

De boekjaren

4-3

De speciale rekeningen

4-5

De boekhoudkundige journalen

4-6

De BTW-percentages

4-8

DE Betalingsvoorwaarden

4-8

De munteenheden

4-8

De landen

4-9

De klanten- en leverancierscategorieën

4-9

De fysische eenheden

4-9

Bijkomende gegevens – klanten en leveranciers

4-10

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen 5-1 Algemene rekeningen Het beheer van de algemene rekeningen

Individuele klantenrekeningen Het klantenbeheer

Individuele leveranciersrekeningen Het leveranciersbeheer

WinAuditor

5-1 5-2

5-3 5-4

5-5 5-6

Uitgebreid opzoeken

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding Algemeenheden Nummering van de documenten

5-7

6-1 6-1 6-1

Het documentenbeheer

6-2

Documenten toevoegen

6-3

De verkoopdocumenten

6-3

BTW-verwerking voor verkoopdocumenten

6-4

Input van de hoofding van het document

6-4

Input van de boekingsregels

6-6

De aankoopdocumenten

6-8

BTW-verwerking voor aankoopdocumenten.

6-8


6-9


De bank- en kasdocumenten

6-10

6-12

Bankdocumenten.

6-12

De aanzuiveringen

6-12


6-13


6-13

Kasdocumenten.

6-16

BTW-verwerking voor bank- en kasdocumenten

6-16

De diverse verrichtingen

6-17


6-17


6-18

De validering

6-18

De centralisatie

6-19

De vervaldagenlijst

6-20

De saldo-overdracht

6-22

Globale aanzuivering

6-23

Betaling leveranciers

6-23

Zoom

6-27

WinAuditor

Algemeenheden

6-27

De zoom starten

6-27

Browsen

6-28

Neerlegging jaarrekening

Hoofdstuk 7: Facturatieparameters

6-29

7-1

De leveringsboeken

7-1

De tariefcodes

7-2

De boekingscodes

7-2

De opslagplaatsen

7-3

De voorraadboeken

7-3

De artikelfamilien

7-4

Persoonlijke gegevens - facturatie

7-4

Standaard commentaren

7-5

Hoofdstuk 8: Facturatie

8-1

Algemeenheden

8-1

Voorraadbeheer

8-1

Verkoopprijs

8-1

De artikelen

8-2

Kopiëren van artikel

De facturen en creditnota’s Input van de gedetailleerde factuur

8-4

8-5 8-9

Zendnota’s

8-11

Opmaak van de facturen

8-12

Het stockbeheer

8-13

De verkoopprijzen

8-15

Hoofdstuk 9: Prints WinAuditor

9-1

Algemeenheden

9-1

Controlelijst en periodiek journaal.

9-2

Balans van de rekeningen

9-2

Detail van de rekeningen

9-3

Centralisatiejournaal

9-4

Centralisatieoverzicht

9-5

BTW aangifte

9-6

Intracommunautaire listing

9-7

Jaarlijkse btw-listing

9-8

Balans

9-9

Detail van de fysische eenheden

9-10

Vervaldagbalans

9-10

Rappels

9-11

Samenvatting van de uitgeprint rappels

9-12

Artikellijst

9-13

Artikelen per familiecode

9-14

Inventaris

9-15

Verzendingsnotalijst

9-15

Verkoopstatistieken

9-16

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Inleiding Vereiste configuratie

10-1 10-1 10-1

Professionele versie - standaardversie

10-1

Installatie van de interface

10-2

Gebruik van de interface

10-2

Nieuwe tabel

10-3

Beschikbare functies

10-4

Aritmetische uitdrukking van de rekeningen

10-4

Aritmetische uitdrukking van kostencentra

10-5

Periodeweergave

10-5

WinAuditor

Wat gebeurt er wanneer de winauditor dossier evolueert? 106 Functie ADP_SLD

10-6

Foutcodes

10-7

Voorbeelden

10-7

Functie ADP_SDEB Foutcodes Voorbeelden

Functie ADP_SCRE

10-9 10-9 10-10

10-10

Foutcodes

10-11

Voorbeelden

10-11

Functie ADP_DEB

10-11

Foutcodes

10-12

Voorbeelden

10-12

Functie ADP_CRE

10-12

Foutcodes

10-13

Voorbeelden

10-13

Functie ADP_IDE

10-14

Foutcodes

10-14

Voorbeelden

10-14

Functie ADP_PERIO

10-15

Foutcodes

10-15

Voorbeelden

10-15

Functie ADP_CG

10-16

Foutcodes

10-16

Voorbeelden

10-16

Functie ADP_TVA

10-17

Foutcodes

10-17

Voorbeelden

10-17

Gebruik van de interface met andere programma’s.

Hoofdstuk 11: DocDraw Inleiding WinAuditor

10-18

11-1 11-1

Documenttype en –klasse

11-1

Documentstructuur

11-2

Een nieuw document aanmaken

11-2

Een nieuw factuurformaat aanmaken

11-2

Invoegen van een logo of een beeld.

11-7

Eigenschappen van de objecten

11-7

Afmeting van de objecten

11-7

Beschikbare variabelen

11-7

Eigenschap van een variabele

11-8

Eigenschappen van getalvariabelen

11-8

Eigenschap van de tekstvariabele

11-9

Eigenschap van datumvariabelen

11-9

Beschikbaarvariabelen Verkoopfactuur en verzendingsnota

11-9 11-9

Artikellijsten - Inventaris

11-15

Algemeene variabelen

11-17

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding

12-1

Algemeen

12-1

Een voorbeeld

12-1

De analytische divisies

12-2

De divisiewaarden

12-2

Hiërarchie van de divisies

12-2

Invoering van de analytische boekhouding

12-3

Parameters van de analytische boekhouding

12-3

Beheer van de waarden van de analytische divisies

12-5

De verdeelsleutels

12-6

Boekhoudplan

12-7

Analytische kostenventilatie

12-7

Afdrukken

12-9

Analytische balans Analytisch detail

WinAuditor

12-9 12-11

WinAuditorLink

WinAuditor

12-11

Hoofdstuk 1: Inleiding WELKOM WinAuditor is het allernieuwste geïntegreerd softwarepakket voor boekhouding en bedrijfsbeheer dat efficiëntie met gebruiksgemak combineert. WinAuditor is een vernieuwend programma dat werd ontwikkeld op basis van de ervaring die wij jarenlang hebben opgedaan bij de vele Belgische bedrijven die een beroep op onze diensten deden. WinAuditor is een 32 bit programma dat volledig werd ontwikkeld in Microsoft Visual C++, de garantie op een snel product dat zich perfect in uw werkomgeving weet te integreren. WinAuditor werd ontworpen voor een snelle en makkelijke gegevensinput. Daarom werden aan deze software nieuwe elementen toegevoegd die u in de klassieke toepassingen niet terugvindt. De invoervelden worden duidelijker aangegeven, zodat u een beter zicht hebt op de eigenlijke input; bovendien krijgen bepaalde klaviertoetsen zoals "ENTER" of "RETURN", die in Windows applicaties al te snel in onbruik raakten, hier opnieuw hun "natuurlijke" functie. Dankzij WinAuditor kan u een Belgische boekhouding voeren, zowel in euro als in vreemde valuta, maar ook listings en wettelijke en buitenwettelijke formulieren opstellen. In het facturatiegedeelte kan u verkoopfacturen en zendnota’s opmaken, uw stock beheren en artikellijsten opstellen in de vorm van inventaris- of aankooplijsten. Dankzij WinAuditorLink kan u openstaande rekeningen raadplegen in uw spreadsheetprogramma en beheerstabellen aanmaken die aan uw behoeften zijn aangepast. Met DocDraw creëert u nieuwe printformaten voor uw verkoopfacturen, zendnota’s en klantenrappels, maar ook voor eender welke boekhoudversie. WinAuditor bevat ook een beveiligd systeem voor de back-up en reload van boekhoudkundige dossiers. Hierdoor kan u een boekhoudkundig dossier opslaan in de vorm van een gecomprimeerd bestand. Dit gecompriWinAuditor

1-1

Hoofdstuk 1: Inleiding meerd bestand kan op eender welke drager opgeslagen worden. Indien de back-upregistratie op diskette gebeurt, zal het systeem het gecomprimeerde bestand indien nodig "in stukken delen", zodat het op meer dan één diskette kan worden opgeslagen. Het gecomprimeerde bestand kan ook als attachment aan een e-mail worden toegevoegd.

DE FUNCTIES VAN WINAUDITOR Boekhouding: • Mogelijkheid om het dossier aan te passen aan een BTW-plichtige of een niet BTW-plichtige onderneming, of aan een onderneming die in het medecontractantstelsel werkt. • Beheer van het boekhoudkundig plan, de klanten en de leveranciers. • Beheer van alle soorten documenten: aankoop, verkoop, bank, kas en diverse verrichtingen. • Beheer van deze documenten in euro en/of vreemde valuta. • Mogelijkheid om de documenten vóór validering te corrigeren. • Mogelijkheid om tot 100 boekjaren per dossier te bepalen. • Automatische overdracht van de saldo’s van het boekjaar. • Mogelijkheid om fysische eenheden parallel met de boekhouding te boeken (boekhouding in kilo, liter, m3, enz.) • Drukken van periodieke en centralisatiejournalen, centraal overzicht, balans van de rekeningen, detailoverzicht van de rekeningen, balans, BTW- en intracommunautaire listing (allebei beschikbaar op diskette), BTW-aangifte, overzicht van openstaande posten, klantenrappels en overzicht van de rappelbrieven, afsluiten en detail van de rekeningen met fysische eenheden. • Automatisch aanleren via het programma van gebruiksgewoonten, mogelijkheid om deze gewoonten te beheren.

Facturatie en voorraadbeheer: • Artikelbeheer

WinAuditor

1-2

Hoofdstuk 1: Inleiding • Beheer van de verkoopprijzen van de artikelen, per artikel of per artikeltariefcode, prijs of berekeningsmethode voor prijs of korting, per klant of per klantentariefcode. • Beheren en printen van zendnota’s. • Beheren en printen van verkoopfacturen. • Groeperen van diverse zendnota’s op één factuur. • Facturatie inclusief of exclusief BTW. • Certificering (bedrag voluit geschreven). • Meerdere commentaarlijnen. • Factuurformaten aanpasbaar aan uw behoeften, met automatische aanpassing van de inputmethode voor facturen en zendnota’s. • Beheer van een onbeperkt aantal opslagplaatsen. • Printen van artikelen per artikel, per primaire of secundaire artikelfamilie, met gedetailleerde vermelding van referenties en aankoopprijzen per leverancier, met gedetailleerde voorraadvermelding per opslagplaats; bovendien kunnen al deze artikellijsten naar uw spreadsheetprogramma worden geëxporteerd. • Historiek van de artikelbewegingen. • Berekening van de gemiddelde aankoopprijs, stockvalorisatie op basis van de gemiddelde of de laatste aankoopprijs.

WINAUDITORLINK Alle bedragen van eender welke algemene rekening of groep van algemene rekeningen zijn beschikbaar in uw spreadsheetprogramma. De saldi, debet- en creditsaldi, totaal debet- of creditbedrag voor een bepaalde periode of een bepaalde selectie van periodes zijn op die manier onmiddellijk beschikbaar in een cel van uw spreadsheetprogramma. Deze functie stelt u in staat eender welke tabel te maken voor beheer, budget, vergelijking realiteit – budget en wordt enkel beperkt door uw verbeelding en uiteraard door uw behoeften.

WinAuditor

1-3

Hoofdstuk 1: Inleiding

DOCDRAW DocDraw is een programma voor het formatteren van documenten; met Docdraw kan u een bestaand document openen (bvb. het factuurmodel dat geleverd wordt bij WinAuditor), het wijzigen en vervolgens opslaan als een nieuw document in uw dossier. U beschikt nu over een gepersonaliseerde factuur. Zo kan u met Docdraw in een document beschikken over tekst, variabelen (naam en adres van de klant, factuurbedrag, enz.), lijnen, kaders, beelden (bedrijfslogo). Ook karaktergrootte, stijl en kleur kunnen naar keuze geselecteerd worden. Voor de lijnen en kaders kan een dikte worden vastgelegd. Aan elk document wordt een taal toegekend (standaard Frans en Nederlands), maar het is uiteraard ook mogelijk een Frans document te wijzigen en zo een Engels document te aan te maken.

LICENTIECONTRACT 1. TOEKENNING VAN DE LICENTIE: Tegen betaling van de licentieprijs, die inbegrepen zit in de totaalprijs voor het product, en mits u dit akkoord alsook de beperking inzake verantwoordelijkheid en de beperkte garantie door het openen van de verpakking aanvaardt, kent WinAuditor BVBA als licentiehouder u als licentienemer het niet-exclusieve recht toe aan uzelf of enig ander persoon die onder uw verantwoordelijkheid staat, om het WinAuditor programma te gebruiken op één enkele computer (één enkele centrale eenheid), op één enkele locatie, dit alles op voorwaarde dat en voor zover u de bepalingen van onderhavige overeenkomst respecteert. 2. EIGENDOMSRECHT VAN DE SOFTWARE: De licentienemer is eigenaar van de drager van de WinAuditor software; de software zelf, ongeacht de drager, in oorspronkelijke vorm of als kopie, blijft steeds eigendom van WinAuditor BVBA. Deze licentie heeft geen betrekking op de verkoop van de WinAuditor software, maar wel op het gebruiksrecht ervan. 3. BEPERKING VAN REPRODUCTIE: Zowel de WinAuditor software als de bijgaande documentatie worden door het auteursrecht beschermd. Elke gehele of gedeeltelijke reproductie van de software of van de documentatie is strikt verboden.

WinAuditor

1-4

Hoofdstuk 1: Inleiding De licentienemer mag in geen enkel geval zijn gebruiksrecht uitlenen of verhuren. 4. GEBRUIKSBEPERKING: De WinAuditor software mag slechts op één enkele computer worden gebruikt. Het is ten strengste verboden om kopieën van de WinAuditor software en/of documentatie te verdelen of te verkopen aan andere personen. Het is ten strengste verboden WinAuditor te “decompileren” of “retrotechnische” methodes te gebruiken op het programma. 5. BEPERKING VAN OVERDRACHT: Het gebruiksrecht op deze software mag niet worden overgedragen op een derde, mits schriftelijk akkoord van WinAuditor BVBA. De cessionaris aanvaardt de bepalingen van deze licentie. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID EN BEPERKTE GARANTIE De licentienemer blijft als enige bevoegd om te oordelen over het gegronde gebruik van de WinAuditor software voor zijn behoeften en kan WinAuditor nooit voor enige niet aangepaste keuze aansprakelijk stellen. WinAuditor BVBA biedt geen enkele garantie met betrekking tot het gebruik of tot het resultaat van het gebruik van de WinAuditor software of documentatie voor wat betreft correctheid, precisie, betrouwbaarheid, modelkarakter of overige. Alle risico’s met betrekking tot de resultaten en tot de toepassing van de WinAuditor software zijn ten laste van de licentienemer. In geval van enig gebrek aan de software of de documentatie, is de licentienemer –en niet WinAuditor BVBA of haar verdelers- verantwoordelijk voor eventuele herstel- of onderhoudskosten. Indien zich een fout voordoet in de werking van de software en voor zover deze normaal werd gebruikt, garandeert WinAuditor BVBA aan de oorspronkelijke licentienemer de terbeschikkingstelling van een installatieset waarmee de fout kan worden gecorrigeerd, voor zover deze installatieset beschikbaar is. Geen enkele mondeling of schriftelijk verleende informatie of raadgeving door de verdelers van WinAuditor BVBA mag ooit als een bijkomende garantie of verplichting worden geïnterpreteerd. Noch WinAuditor BVBA, noch enig ander persoon die aan de ontwikkeling, de productie of de levering van dit product heeft deelgenomen, is verantwoordelijk voor enige rechtstreekse of onrechtstreekse schade die uit het gebruik van dit product of uit de onmogelijkheid om dit product te gebruiken voortvloeit. WinAuditor en het WinAuditor LOGO zijn gedeponeerde merken.

WinAuditor

1-5

Hoofdstuk 1: Inleiding

REGISTRATIE EN ONDERSTEUNING De aankoop van een WinAuditor licentie geeft u recht op 6 maanden gratis telefonische support. Om van deze dienst te kunnen genieten, vragen wij dat u zich zou registreren als gebruiker van het programma. Zo houden we u bovendien op de hoogte van de evolutie van uw programma, van nieuwigheden, van wettelijke voorschriften. Bijgevoegd vindt u een registratiekaart die u ons volledig ingevuld dient terug te sturen. Het is erg belangrijk dat u uw gegevens duidelijk invult, vooral uw faxnummer en e-mailadres, dit zal de communicatie bij eventuele tussenkomsten vereenvoudigen. Hebt u een dringende vraag, fax ons dan een kopie van de ingevulde kaart. Zo kan u uw vraag onmiddellijk stellen. Vergeet in dat geval niet ook de originele kaart per post op te sturen. Online bijstand – ondersteuning : Internet : [email protected], http://www.winauditor.com Fax : 02 / 660.59.82 Tel : 02 / 672.55.94 van 10.00u tot 12.00u en van 14.00u tot 16.00u Vermeld steeds uw licentienummer en personalia opdat wij u zouden kunnen antwoorden.

WinAuditor

1-6

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor INSTALL & UNINSTALL WinAuditor wordt automatisch geïnstalleerd zodra u de cd-rom in de daartoe voorziene lezer steekt. Het installatieprogramma stelt voor om een map C:\WinAuditor aan te maken die u kan wijzigen. Zodra de installatie met succes werd voltooid, kan u WinAuditor starten via de iconen die in het Start menu van Windows werden aangemaakt. Als u de installatieprocedure manueel wil starten, volstaat het om het programma START.EXE, dat zich in de root van uw WinAuditor cd-rom bevindt, op te starten. Als u WinAuditor opnieuw wil wissen van uw computer, doet u dit via het configuratiepaneel van Windows waar u de optie Programma toevoegen/schrappen kiest. Bij het weghalen van het programma worden enkel de bestanden die geïnstalleerd werden vanaf de cd-rom gewist, de boekhoudkundige dossiers die door de gebruiker werden aangemaakt, worden niet gewist.

HET PROGRAMMA OPSTARTEN WinAuditor kan opgestart worden via de respectieve icoon die in het « Start » menu door het installatieprogramma werd gecreëerd.

Figuur 1. WinAuditor opstarten via het Start menu

Zodra u WinAuditor hebt opgestart, dient u de taal te kiezen waarin u wenst te werken. Indien u deze keuze niet meer wenst te maken, moet u de eigenschappen van de WinAuditor snelkoppeling wijzigen en de letter F WinAuditor

2-1

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor of N toevoegen naargelang de taal die u steeds wenst te gebruiken. (Vb.: « C:\WinAuditor\WINAUDITOR.exe F »)

ALGEMEEN OVERZICHT VAN DE WERKING Om WinAuditor te kunnen gebruiken, dient u over een basiskennis van Windows en van het gebruik van een computer in het algemeen te beschikken. Wij raden u ten sterkste aan om deze basiskennis voorafgaand te verwerven, om te vermijden dat uw gebruik van WinAuditor door gebrek aan kennis wordt bemoeilijkt. Dankzij een model dat in Windows applicaties courant wordt gebruikt, biedt WinAuditor de mogelijkheid om diverse onderdelen van het programma gelijktijdig te gebruiken. WinAuditor wordt inderdaad opgedeeld in meerdere interessekernen, waarbij elk van deze kernen een functie of een belangrijk element uit het geheel van gegevens die geregistreerd werden in een boekhoudkundig dossier vertegenwoordigt. Op die manier is het mogelijk gelijktijdig algemene rekeningen en boekhoudkundige documenten te beheren, terwijl u ook een print van een balans van de rekeningen kan raadplegen. Toch kunnen de verrichtingen die uitgevoerd worden in deze verschillende beheersopdrachten niet gelijktijdig plaatshebben.

Figuur 2. Het hoofdmenu en de toolbar

Het hoofdmenu. Het hoofdmenu en de toolbar zijn de twee belangrijkste elementen waarmee u toegang krijgt tot alle WinAuditor functies. Het menu « Bestand » omvat onder andere de volgende functies: • Creëren, openen en sluiten van een bestand (zie hoofdstuk 3)

WinAuditor

2-2

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor • Opslaan en “reloaden” van een bestand (zie hoofdstuk 3) Het menu « Parameters » omvat onder andere de volgende functies: • Alle parameters die nodig zijn voor een goede werking en de personalisering van de boekhouding (zie hoofdstuk 4) • Alle parameters die nodig zijn voor een goede werking en de personalisering van de facturatie (zie hoofdstuk 7) Het menu « Derden » omvat onder andere de volgende functies: • Het klantenbeheer • Het leveranciersbeheer Het menu « Boekhouding » omvat onder andere de volgende functies: • Het beheer van het boekhoudkundig plan (algemene rekeningen) • Het beheer van de boekhoudkundige documenten • De validering van de geboekte documenten • De overdracht van het saldo van een boekjaar • Neerlegging jaarrekening • De consultatie van de vervaldagenlijst • De leverancierbetalingen • De globale aanzuivering Het menu « Facturatie » omvat onder andere de volgende functies: • Het beheer van de verkoopfacturen • Het beheer van de zendnota’s • Het artikelbeheer • Het voorraadbeheer • De opmaak van facturen op basis van de zendnota’s Het menu « Printen » omvat onder andere de volgende functies: • Printen van diverse lijsten: klanten, leveranciers, algemene rekeningen en artikelen • Printen van diverse boekhoudkundige lijsten en van de balans • Printen van de BTW-aangifte, de jaarlijkse BTW-listing en de intracommunautaire listing WinAuditor

2-3

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor • Printen van een lijst met openstaande posten, klantenrappels en een overzicht van de rappelbrieven • Printen van een detailoverzicht van de boekhoudkundige bewegingen met fysische eenheden

De toolbar De toolbar wordt in de verschillende beheersmodules gebruikt om de respectieve elementen van elke beheersmodule te consulteren, toe te voegen, te wijzigen en te wissen. Diezelfde toolbar wordt dus ook gebruikt om een klant toe te voegen, een boekhoudkundig document te wijzigen of een zendnota te wissen. De buttons die op deze toolbar voorkomen, komen ook overeen met een sneltoets op het toetsenbord (zie « Gebruik van het toetsenbord » in ditzelfde hoofdstuk).

De dialoogvensters In de dialoogvensters wordt informatie ingevoerd die noodzakelijk is voor een bepaalde programmafunctie. Ze beschikken over de bijzondere eigenschap dat ze alle aandacht van de gebruiker trekken, die eerst de actieve dialoogvensters verder moet invullen of moet annuleren, vooraleer hij met een andere taak in het programma kan starten.

GEBRUIK VAN HET TOETSENBORD WinAuditor werd specifiek bestudeerd om ervoor te zorgen dat de gebruikers een hoge invoersnelheid konden aanhouden.

Een flikkerende cursor en een gekleurd kader laten duidelijk zien welk invoerveld actief is. Met behulp van de pijltjestoetsen (omhoog en om-

WinAuditor

2-4

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor laag) op uw toetsenbord kan u van het ene veld naar het andere overgaan. De velden waarin u iets invoert, kan u valideren met de ENTER toets.

Een kleine rode, neerwaartse pijl rechts van een invoerveld betekent dat u hier een beroep kan doen op een specifieke selectie om het veld in te vullen. Daartoe klikt u met de muis op de rode pijl of drukt u op sneltoets F4.

Een kleine zwarte, neerwaartse pijl rechts van een invoerveld betekent dat u een keuze moet maken uit een lijst met vooraf bepaalde items. Is de lijst niet gevisualiseerd, dan kan u het veld met de pijltjestoetsen op het toetsenbord en de ENTER toets verlaten. Om de lijst te visualiseren, klikt u op de zwarte pijl of drukt u op de SPATIE balk. Is de lijst wel gevisualiseerd, dan kan u het invoerveld met de pijltjestoetsen LINKS en RECHTS, en de ENTER toets verlaten; met de pijltjestoetsen OMHOOG en OMLAAG kan u uw keuze in de lijst maken.

De toolbar wordt in verschillende onderdelen van het programma gebruikt. De functietoetsen F5 tot F11 komen overeen met de functies op deze toolbar. F5 = eerste item F6 = voorgaand item F7 = volgend item F8 = laatste item F9 = een item toevoegen F10 = een item wijzigen F11 = een item wissen.

WinAuditor

2-5

Hoofdstuk 2: Werken met WinAuditor Opmerking: De toetsen F9, F10 en F11 kunnen overal in het programma worden gebruikt om iets toe te voegen, te wijzigen of te schrappen.

Om een geopend dialoogvenster te bevestigen, kan u met de muis op de valideringstoets ("OK") klikken of met de pijltjestoetsen naar de respectieve button gaan; u kan echter ook gelijktijdig de toetsen CONTROL en ENTER indrukken. Opmerking: De combinatie van deze beide toetsen (CONTROL en ENTER) kan in het hele programma gebruikt worden om de verschillende dialoogvensters te valideren.

REKENMODULE IN DE GEGEVENSOPSLAG. In de opslagdomeinen van bedragen kan u berekeningen uitvoeren. De methode is heel eenvoudig: u voert de elementen van de berekeningen gewoon in het opslagdomein in. Voorbeeld: Om 50% van de BTW in kosten te brengen bij de boeking van een aankoopfactuur met betrekking tot een voertuig volstaat het om het totale BTW-bedrag, gevolgd door "/2" in te voeren. Als het BTWbedrag dus bvb. 527.64 is, voert u 527.64/2 in, in plaats van 263.82.

De volgende rekenverrichtingen zijn mogelijk: optellen (+), aftrekken (-), vermenigvuldigen (x), delen (/). Deze verrichtingen kunnen aaneengeschakeld worden. Voorbeeld: Om de bedragen 45.12, 78.65 en 652.23 op te tellen en hier vervolgens 21% BTW aan toe te voegen, volstaat het dat u 45.12 + 78.65 + 652.23 * 1.21 invoert.

WinAuditor

2-6

Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier WinAuditor is beschikbaar in verschillende versies: één, drie of meerdere dossiers, naargelang u de boekhouding van één of meerdere bedrijven wenst te voeren. Een dossier groepeert alle boekhoudkundige gegevens van een bedrijf en biedt u de mogelijkheid om een duidelijk onderscheid te maken. Een boekhoudingsdossier wordt weergegeven met een code bestaande uit 2 letters of cijfers die u moet specificeren wanneer u het dossier creëert. Een dossier kan, indien nodig, duidelijk omschreven worden op de harde schijf waarop WinAuditor is geïnstalleerd. Een dossier wordt immers opgeslagen in een map die behoort tot de installatiemap van WinAuditor, waarbij de naam van de submap overeenkomt met de dossiercode die bij de aanmaak werd gespecificeerd.

Figuur 3. Dossier AA op de harde schijf

EEN DOSSIER CREËREN De eerste fase in het voeren van een boekhouding is dus de aanmaak van het dossier waarin u alle boekhoudkundige gegevens wenst te groeperen.

WinAuditor

3-1

Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier Figuur 4. Het menu Dossier.

Om een dossier te creëren, dient u bepaalde informatie in te voeren. Sommige van die gegevens zijn verplicht: 1. De dossiercode in 2 karakters (letters of cijfers). 2. De naam van het dossier (vb.: de naam van het bedrijf) 3. De postcode van de bedrijfszetel 4. De code van het land waar het bedrijf gevestigd is 5. Het BTW-stelsel van het bedrijf

Figuur 5. Gegevens over de boekhoudingsdossier die gecreëerd wordt.

Belangrijk: Het BTW-stelsel is een essentieel gegeven dat bepaalt hoe het programma zal werken wanneer er BTW-verrichtingen worden uitgevoerd.

Een dossier creëren kan enkele tientallen seconden duren: in die periode wordt het nieuwe dossier geïnitialiseerd met een standaard parameterset, met als belangrijkste element een standaard boekhoudkundig plan. Zodra het dossier gecreëerd is, wordt die geopend zodat u ermee kan werken.

WinAuditor

3-2


EEN DOSSIER OPENEN Naargelang de WinAuditor versie kan u meerdere boekhoudingdossiers beheren; het is dan ook noodzakelijk dat u vooraf aangeeft met welke dossier u wenst te werken. Dit gebeurt via de functie “dossier openen”, waarbij eveneens enkele controles op de integriteit van het dossier worden uitgevoerd. U opent een dossier door de optie « Openen » in het menu « Dossier » te selecteren. Vervolgens geeft u de code in van het dossier dat u wenst te openen.

BACK-UP EN RELOAD De gegevens van uw boekhoudingsdossier vertegenwoordigen een massa invoeren controlewerk. WinAuditor beschikt over een geïntegreerd opslagsysteem waarmee u uw boekhoudingsdossier tegen eventuele incidenten kan beschermen. Bij zo’n opslagverrichting verzamelt WinAuditor alle gegevens van het dossier in één enkel bestand dat wordt opgeslagen op de locatie die u gespecificeerd hebt; zo kan u opslaan op diskette, op harde schijf of op een ander soort gegevensdrager. Opslaan op diskette vergt een ietwat specifieke werkwijze, gezien de lage opslagcapaciteit van een diskette. WinAuditor slaat het volledige dossier dan op diverse diskettes op, die u volledig moet bewaren. Dergelijke back-ups moeten u behoeden voor verschillende soorten incidenten: • Een crash van de harde schijf van uw computer. In dat geval moet u, na herstel van de defecte hardware, een reload doen van een back-up die zich op diskette of op een andere mobiele gegevensdrager zoals een cd-rom bevindt. • Manipulatiefout met onomkeerbare gevolgen. • Stroomonderbreking of onderbreking in de computer tijdens een kritieke verrichting. Belangrijk: Wij raden u aan om vóór elke validering back-ups op uw harde schijf, alsook één back-up per week op een diskette of op een andere mobiele gegevensdrager te maken. Voor een back-up op diskette

WinAuditor

3-3

Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier raden wij u ten sterkste aan verschillende diskettesets te bewaren en ze correct te labelen met de datum van de back-up.

De functies back-up en reload zijn actief in het menu « Dossier » wanneer geen enkele dossier geopend is.

ONDERZOEK VAN DE INDEX

Om een dossier te onderhouden, moet de index regelmatig gecontroleerd worden. Bepaalde computerdefecten kunnen immers een weerslag hebben op de integriteit van een dossier en eventueel ook leiden tot abnormaal gedrag van het programma. De defecten kunnen van uiteenlopende aard zijn en een eenvoudige stroompanne kan al bepaalde problemen tot gevolg hebben. In het geval van een niet al te belangrijk defect, kunnen bepaalde fouten hersteld worden door een eenvoudige indexcontrole. Afhankelijk van de omvang van het gecontroleerde dossier kan een indexcontrole verschillende minuten duren. Deze functie kan enkel worden uitgevoerd als het betrokken dossier gesloten is.

DE BOEKHOUNDING VOEREN Algemeenheden Om een boekhouding te voeren, dient u over de nodige kennis te beschikken en nauwkeurig te werken; de boekhoudkundige kennis behoort tot het domein van uw boekhouder. Wij kunnen niet genoeg hameren op het beWinAuditor

3-4

Hoofdstuk 3: De boekhoudingsdossier lang van de boekhouder; hij zal u doorheen de keuzes en beslissingen die nodig zijn leiden. Nauwkeurig werken hangt echter van u af; ons programma zal u helpen om listings en wettelijke documenten aan te maken op basis van de gegevens die u hebt ingevoerd. WinAuditor is echter nutteloos indien u documenten vergeet of verliest, of indien u achterop raakt in uw administratie.

Ken uw bedrijf Elk bedrijf dient de nodige boekhoudkundige documenten, formulieren en listings aan de administratie te bezorgen. De data waarop deze zaken moeten worden verzonden, zijn soms afhankelijk van de datum waarop het boekjaar wordt afgesloten. Het is dan ook absoluut noodzakelijk dat u deze data kent en op de hoogte bent van de verplichtingen van het bedrijf (rol van de boekhouder).

De boekhouding invoeren De documenten die in WinAuditor moeten worden ingevoerd, moeten voorafgaandelijk geklasseerd en gerepertorieerd zijn. Dit zal uw werk vereenvoudigen, waardoor u ook minder kans loopt om fouten te maken of iets dubbel in te voeren. Opnieuw is uw boekhouder het beste geplaatst om u hierbij te helpen. Met WinAuditor kan u verschillende bedrijfsdocumenten invoeren: aankoop, verkoop, bank, kas en diverse andere verrichtingen. Bij de verkoopdocumenten kan u deze documenten (verkoopfacturen) buiten het programma laten aanmaken; maar u kan uiteraard ook gewoon gebruik maken van de facturatiemodule in WinAuditor. Opteert u voor deze module, dan wordt het boekhoudkundig document op basis van de aangemaakte factuur automatisch geboekt. Wenst u gebruik te maken van de beschikbare WinAuditor module voor stockbeheer, dan bent u verplicht om uw verkoopfacturen via de WinAuditor facturatiemodule aan te maken.

WinAuditor

3-5


PERSONALISATIE VAN EEN DOSSIER Om WinAuditor af te stemmen op de behoeften van de gebruiker en de eigenschappen van een boekhoudkundig dossier, kunnen persoonlijke gegevens opgenomen worden voor de klanten, leveranciers, facturen, verzendnota's en aanmaningen die naar de klanten verstuurd worden. Deze informatie kan afgedrukt worden.

Bijkomende gegevens klanten en leveranciers Het kan nuttig zijn over bijkomende informatie te beschikken over de klanten en leveranciers. Zo kunnen vijf extra velden gedefinieerd worden voor de klanten, en vijf voor de leveranciers. Deze bijkomende informatie kan opgenomen zijn in de lijsten met klanten en leveranciers, of in de verkoopfacturen, verzendnota's en aanmaningen. Deze persoonlijke zones worden geactiveerd in het beheer van de algemene parameters(zie hoofdstuk 4). Deze bijkomende informatie wordt ingevoerd nadat een klant (leverancier) toegevoegd of gewijzigd werd.

Bijkomende gegevens op de factuur of verzendnota. Het is mogelijk tien extra velden te definiëren voor elke factuur (en verzendnota). Deze bijkomende informatie kan uiteraard afgedrukt worden. De invoer van deze persoonlijke velden wordt geactiveerd wanneer minstens een van de variabelen (zie beschikbare variabelen in hoofdstuk 11) aanwezig is in het formaat van de factuur (verzendnota). De definitie van de bijkomende veldnamen gebeurt in de facturatieparameters (zie bijkomende informatie hoofdstuk 7).

WinAuditor

3-6

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters INLEIDING De parameters zijn noodzakelijk voor de goede werking van WinAuditor en stellen u ook in staat om uw boekhouding te personaliseren. Bepaalde parameters zijn essentieel, andere zijn slechts facultatief. Opmerking: Wanneer u een boekhoudingsdossier creëert, wordt een aantal parameters automatisch gecreëerd om snel met het programma te kunnen werken.

Figuur 6. De verschillende parameters zijn toegankelijk via het menu “Parameters”.

Bepaalde parameters worden enkel gebruikt bij de facturatie (zie hoofdstuk 7). Dit zijn de parameters die onmisbaar zijn voor een goede werking van het programma: de boekjaren de speciale rekeningen de boekhoudkundige journalen de BTW-percentages de vreemde valuta WinAuditor

4-1

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters de landen Opmerking: Wanneer u een boekhoudingsdossier creëert, worden deze essentiële parameters automatisch gecreëerd om snel met het programma te kunnen werken. Toch kunnen deze parameters later nog gewijzigd worden door de persoon (of personen) die met de boekhouding belast zijn.

DE ALGEMENE PARAMETERS

Figuur 7. Algemene parameters.

Dankzij de algemene parameters kan u bepaalde gedragingen in het WinAuditor programma bepalen, alsook bepaalde functies activeren of deactiveren naargelang de behoeften van het dossier. Toch zijn de algemene parameters niet eigen aan de boekhouding. • Met de optie « Officiële taal van het dossier » wordt de taal geselecteerd die meestal gebruikt wordt om officiële documenten af te drukken. Bij het afdrukken wordt voor deze taal dan voorrang gegeven aan de opgestelde documentformaten. • Met de optie « Stockbeheer activeren » kan u, zoals de naam het reeds zegt, het stockbeheer activeren of deactiveren wanneer de facturatiemodule van WinAuditor wordt gebruikt. • Met de optie « Fysische eenheden activeren» kan u andere dan boekhoudkundige gegevens invoeren, zoals gegevens over de hoeveelheid goederen wanneer met bepaalde algemene rekeningen wordt gewerkt. WinAuditor

4-2

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters • Met de optie « Aard van btw aangifte » wordt de periodiciteit van de BTW-aangifte voor het dossier bepaald. Het programma WinAuditor Elite maakt gebruik van deze parameter voor de selectie van de BTW-aangiftes die bijgevoegd moeten worden in de EDIVAT-omslag. • Met de optie «Intrastat aangifte» is het mogelijk het type Intrastatverklaring te kiezen die men wilt realiseren voor elk van beide goederenstromen van de ondernemingen die deze verklaring moeten indienen. Elke onderneming moet een Intrastat-verklaring indienen wanneer de goederen ter bestemming van of afkomstig uit een ander land van de Europese Unie een jaarlijks bedrag van 250.000 euro overschrijden. Het Intrastat module wordt afzonderlijk verkocht. • Met de optie « Scheidingsteken duizendtallen en decimaal teken » kan u het uitzicht van de bedragen die in het programma worden weergegeven wijzigen. • Met de optie « Nauwkeurigheid voor de afronding van de hoeveelheden» kan bepaald worden hoe precies afgerond wordt (aantal cijfers na de komma) voor het programma dat de geleverde hoeveelheden verwerkt, met name bij de invoer van de facturatieregels.

DE BOEKJAREN

Figuur 8. Het beheer van de boekjaren.

WinAuditor

4-3

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters De boekjaren moeten absoluut bepaald worden voor de goede werking van het programma. U moet steeds het boekjaar bepalen waarin de boekhouding ingevoerd zal worden. De boekjaren worden weergegeven met een boekjaarcode bestaande uit 2 cijfers van 00 tot 99, waarbij elk boekjaar vooral bepaald wordt door een starten einddatum van het boekjaar. Een periode wordt gelijkgesteld met een maand van het jaar en weergegeven met 4 cijfers: 2 cijfers voor het jaar en 2 cijfers voor de maand. Voorbeeld: Om het boekjaar 2002 vast te leggen, dat start in januari 2002 en eindigt in december 2002, dient u een nieuw boekjaar toe te voegen met boekjaarcode 02, eerste periode 0201 en laatste periode 0212.

Figuur 9. Bepalen van een nieuw boekjaar.

Volgens de statuten van een bedrijf begint het boekjaar niet altijd in januari en eindigt het niet altijd in december. Bovendien kunnen bepaalde boekjaren om diverse redenen langer of korter dan 12 maanden duren. Voorbeeld: Om het boekjaar 2003 vast te leggen, dat start in april 2003 en eindigt in februari 2004, dient u een nieuw boekjaar toe te voegen met boekjaarcode 03, eerste periode 0304 en laatste periode 0402.

Elk boekjaar heeft ook een lopende periode die u steeds wordt voorgesteld wanneer u boekhoudkundige documenten invoert; deze lopende periode moet tussen de starten de einddatum van het boekjaar liggen. Voor het gemak kan u deze lopende periode elke maand wijzigen. Opmerking: WinAuditor voert enkele controles uit wanneer u een nieuw boekjaar definieert, om eventueel overlappende boekjaren te vermijden. Het is eveneens gevaarlijk de gegevens van een boekjaar te wijzigen, indien dit boekjaar reeds boekhoudkundige documenten bevat;

WinAuditor

4-4

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters het is dan ook erg belangrijk dat u het boekjaar zo vroeg mogelijk correct bepaalt. Belangrijk: Voor de goede werking van het programma moet een boekjaar steeds als het ACTIEVE boekjaar worden omschreven. U kan dit doen via de button “Actief” in het beheersvenster van de boekjaren.

DE SPECIALE REKENINGEN

Figuur 10. Beheer van de speciale rekeningen.

De speciale rekeningen zijn erg gevoelig voor de goede werking van WinAuditor en mogen enkel gewijzigd worden door iemand die daartoe bevoegd is. Dankzij deze speciale rekeningen worden enkele boekingen automatisch uitgevoerd bij het invoeren van de boekhoudkundige documenten. De speciale rekeningen verwijzen naar algemene rekeningen die in het boekhoudkundig plan van het dossier moeten voorkomen. Opmerking: Wanneer u een dossier creëert, worden de speciale rekeningen automatisch bepaald conform het standaard boekhoudplan dat gecreëerd werd. Indien dit boekhoudplan gewijzigd of geïmporteerd wordt, zullen de speciale rekeningen waarschijnlijk ook conform gewijzigd moeten worden.

WinAuditor

4-5


DE BOEKHOUDKUNDIGE JOURNALEN

Figuur 11. Beheer van de boekhoudkundige journalen.

Het boekhoudkundig journaal wordt gebruikt om alle boekhoudkundige documenten van één bepaald type te groeperen. Een boekhoudkundig journaal wordt weergegeven met een code bestaande uit 3 letters of cijfers. WinAuditor onderscheidt vier soorten boekhoudkundige journalen: • De verkoopjournalen, waarin facturen en/of creditnota’s vermeld kunnen worden • De aankoopjournalen, waarin facturen en/of creditnota’s vermeld kunnen worden • De financiële journalen, waarin de bank- of kasdocumenten kunnen vermeld worden • De journalen voor de diverse verrichtingen.

De verkoop- en aankoopjournalen worden gekenmerkt door: • Het soort document dat ingevoerd wordt in het journaal: factuur en/of creditnota. • De munteenheid van het journaal, die de munteenheid van de documenten die ingevoerd worden in dit journaal vastlegt. De muntWinAuditor

4-6

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters eenheid is niet verplicht, waardoor in één enkel verkoop- of aankoopjournaal ook documenten kunnen worden ingevoerd met een andere munteenheid. • De centrale klanten- of leveranciersrekening die gebruikt zal worden voor alle boekingen naar een klanten- of leveranciersrekening in het journaal. Belangrijk: Indien een munteenheid wordt vastgelegd, mogen in dit journaal enkel documenten worden ingevoerd in die respectieve munteenheid.

De financiële journalen worden gekenmerkt door: • Het soort documenten dat kan worden ingevoerd in het journaal: bank- of kasdocumenten. • De munteenheid van het journaal, die de munteenheid vastlegt van de documenten die ingevoerd worden in dit journaal. De munteenheid is verplicht en bepaald in functie van de bankrekening voor de bankjournalen of in functie van de munteenheid van de cash betalingen voor de kasjournalen. • De centralisatierekening is de bankrekening van de tegenpartij voor alle boekingen die ingevoerd worden in het journaal. • De rekeningen voor de wisselkoersverschillen worden gebruikt wanneer zich verschillen voordoen in de wisselkoersen, naargelang de koersen van de gebruikte valuta. • De rekeningen voor de bankkosten worden enkel gebruikt voor de bankjournalen.

De journalen voor diverse verrichtingen worden gekenmerkt door: • De munteenheid van het journaal, die de munteenheid vastlegt van de documenten die ingevoerd worden in dit journaal. De munteenheid is verplicht. • De rekeningen voor de wisselkoersverschillen worden gebruikt wanneer zich verschillen voordoen in de wisselkoersen, naargelang de koersen van de gebruikte valuta. Opmerking: Wanneer u een boekhoudingsdossier creëert, worden automatisch boekhoudkundige journalen gecreëerd om snel met het programma te kunnen werken. De bepaling van een journaal wijzigen kan echter alleen gebeuren door iemand die ter zake bevoegd is.

WinAuditor

4-7


DE BTW-PERCENTAGES De BTW-percentages worden weergegeven door een code bestaande uit 2 cijfers of letters; hierdoor kan WinAuditor automatisch de BTW-gebonden verrichtingen uitvoeren. Opmerking: Wanneer u een boekhoudingsdossier creëert, worden automatisch BTW-percentages gecreëerd om snel met het programma te kunnen werken. Deze BTW-percentages dienen normaal gezien niet gewijzigd te worden, behalve indien de respectieve wetgeving wordt gewijzigd. Belangrijk: Opgelet: enkel de BTW-codes 00 tot 09 zijn beschikbaar in de gedetailleerde vermelding aan het eind van de factuur. De BTWcodes 00, 01, 02 en 03 zijn voorbehouden voor de vier BTWpercentages die momenteel gelden in België, en komen overeen met de vakjes 00, 01, 02 en 03 op de BTW-aangifte.

DE BETALINGSVOORWAARDEN Dankzij de betalingsvoorwaarden kan WinAuditor vervaldata voorstellen voor de verkoop- en aankoopfacturen. Deze informatie kan ook vermeld worden op de facturen die geprint worden in WinAuditor. Een betalingsvoorwaarde wordt weergegeven met een code bestaande uit 2 letters of cijfers. Een betalingsvoorwaarde wordt gekenmerkt door: • De soort vervaldag die bepalend is voor de berekening van de vervaldag. • De toegestane termijn in aantal dagen. • De soort toegestane korting.

DE MUNTEENHEDEN Ook al houden de meeste bedrijven het op de euro, toch zijn soms ook andere munteenheden nodig om te factureren of om een financieel journaal bij te houden in een andere munteenheid dan de euro. Opmerking: De euro is de enige munteenheid die automatisch wordt bepaald bij de creatie van een boekhoudingsdossier. De oude munteen-

WinAuditor

4-8

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters heden van de eurozone (Belgische frank, Duitse mark, enz.) zijn niet langer beschikbaar.

DE LANDEN Aan de hand van de landen kan WinAuditor bepalen of een bepaalde verrichting moet worden uitgevoerd voor bepaalde boekhoudkundige documenten, zoals facturen van buitenlandse klanten of leveranciers. Wanneer u een nieuw land toevoegt, dient u beslist te specificeren of het land deel uitmaakt van de Europese Unie. Opmerking: België is het enige land dat automatisch wordt bepaald bij de creatie van een boekhoudingsdossier. Indien buitenlandse klanten of leveranciers moeten worden ingevoerd, moeten nieuwe landen beslist worden toegevoegd.

DE KLANTEN- EN LEVERANCIERSCATEGORIEËN De klanten- en leverancierscategorieën worden gebruikt om de boekhoudkundige centralisatie van boekingen aan klanten en leveranciers te personaliseren. Opmerking: De centralisatie van de klanten en de leveranciers volgt een bijzondere logica die beschreven wordt in hoofdstuk 6.

DE FYSISCHE EENHEDEN Met behulp van de fysische eenheden kan een vereenvoudigd stockbeheer worden gevoerd, wanneer een reëel stockbeheer niet of weinig praktisch is. Voorbeeld: Een brandstofverdeler moet op elk ogenblik op de hoogte zijn van de voorraadstand per soort brandstof. Door een fysische eenheidcode te verlenen per soort brandstof voor de aankoop- en verkoopfacturen, is het steeds mogelijk het stockniveau te kennen per fysische eenheid, onafhankelijk van de wijzigingen in de aankoop- of verkoopprijs.

WinAuditor

4-9

Hoofdstuk 4: Boekhoudkundige parameters Een fysische eenheid wordt weergegeven met een code bestaande uit 10 karakters.

BIJKOMENDE GEGEVENS – KLANTEN EN LEVERANCIERS De benamingen van de bijkomende informatie voor de klanten en leveranciers, zoals toegelicht in het punt «Personalisatie van een dossier» in hoofdstuk 3, maken het mogelijk bijkomende informatie in te voeren tijdens de toevoeging of wijziging van een klant of leverancier.

Voorbeeld: Een schoonmaakbedrijf heeft beslist twee bijkomende gegevens toe te voegen voor zijn klanten, naast een contractnummer en een contractduur die afgedrukt worden in de hoofding van elke factuur.

WinAuditor

4-10

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen We hoeven niet te zeggen dat een boekhouding de rekeningen manipuleert. Nu komt het erop aan te begrijpen hoe WinAuditor de rekeningen klasseert en hoe we deze rekeningen dienen te gebruiken.

ALGEMENE REKENINGEN De algemene rekeningen zijn elementen van het boekhoudplan. Elke rekening vertegenwoordigt een welbepaalde boekhoudkundige rubriek conform het wettelijke boekhoudplan. In België bestaat er een genormaliseerd minimum boekhoudplan dat elk Belgisch bedrijf verplicht moet volgen. Een algemene rekening wordt weergegeven door een bepaald aantal cijfers, klassiek 5 of 6 cijfers, zelden meer; het aantal cijfers dat wordt gebruikt, is afhankelijk van de vereisten van het bedrijf. In een algemene rekening worden de eerste cijfers opgelegd door de nomenclatuur van het boekhoudplan, de laatste cijfers zijn beschikbaar voor een bedrijfseigen classificatie. Voorbeeld: De rekeningen die beginnen met het cijfer 61, staan voor de werkingskosten van het bedrijf; gebruiken we algemene rekeningen in 6 cijfers, dan betekent dit dat we dus over 4 vrije cijfers beschikken om de verschillende soorten kosten in te delen: 610000 = huur, 610100 = telefoon, enz. Zo zouden we de rekening 610100 (telefoon) ook kunnen onderverdelen in 610101, 610102, 610103, enz… voor de verschillende telefoonlijnen.

De definitieve keuze voor wat betreft de lengte van de algemene rekeningen en de indeling van het minimum boekhoudplan is vooral afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Twee algemene rekeningen vereisen een bijzondere onderverdeling, namelijk de algemene klantenrekening (400000) en de algemene leveranciersrekening (440000). De onderverdeling van deze rekeningen bestaat immers uit de volledige identificatie van de klanten en leveranciers die in de algemene rekeningen gegroepeerd zitten. Het is dan ook absoluut noodzakelijk dat u per klant of leverancier het totale bedrag kan detailleren dat in de algemene klanten- of leveranciersrekeningen vervat zit. DeWinAuditor

5-1

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen ze onderverdeling gebeurt niet in de algemene rekeningen, maar in de individuele klanten- en leveranciersrekeningen.

Het beheer van de algemene rekeningen

Figuur 12. Creatie van een nieuwe algemene rekening.

Bijzonderheden: • Via deze functie kunnen rekeningen worden bepaald die niet kunnen worden gebruikt in de boekhouding. Deze rekeningen werken enkel als ‘TITEL’ om de leesbaarheid van het boekhoudplan te verbeteren. • Het nummer is de enige identificator van een algemene rekening (zie hierboven). • De onderverdelingen maken het mogelijk bepaalde boekhoudkundige lijsten weer te geven volgens een verschillende volgorde die zelf door het rekeningnummer werd vastgelegd. Opmerking: De onderverdelingen zijn facultatief, u kan ze activeren of deactiveren in de vensters voor de toevoegingen of wijzigingen aan de algemene rekening.

• Via de soort aankoop kan u de maatstaf voor de facturen en creditnota’s uit de vakjes 81 tot 83 van de BTW-aangifte berekenen. WinAuditor

5-2

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen • De default BTW-code is de BTW-code die u wordt voorgesteld wanneer u een boeking naar een algemene rekening doet. Dit veld kan leeg zijn. • Wenst u een overzicht te krijgen van de vervaldagen, dan moet dit geactiveerd worden indien het belangrijk is dat een lettrage kan worden uitgevoerd van de verschillende rekeningverrichtingen. • De historiekcompressie wordt gebruikt bij het printen van een rekeningoverzicht (zie hoofdstuk 8), wanneer het niet steeds noodzakelijk is om alle rekeningverrichtingen te printen. • Dankzij de fysische eenheid kan een hoeveelheid worden ingevoerd wanneer er een verrichting op de rekening is. Deze informatie wordt enkel ingevoerd indien de optie “input van fysische eenheden” in de algemene parameters werd geactiveerd (zie hoofdstuk 4). U kan enkel fysische eenheden invoeren die voorafgaandelijk in de parameters werden vastgelegd (zie hoofdstuk 4). • De ventilatie van een kostenplaats kan geactiveerd worden wanneer de analytische boekhouding (*) actief is. In dit geval, zal een analytische ventilatie noodzakelijk zijn wanneer deze rekening gebruikt wordt. (*) De analytische boekhouding van WinAuditor doet zich voor in de vorm van een afzonderlijk te openen module.

INDIVIDUELE KLANTENREKENINGEN Dankzij WinAuditor kan u een onbeperkt aantal klantenrekeningen beheren, waarbij elke klantenrekening een entiteit vertegenwoordigt (bedrijf, vzw, zelfstandige, enz.). In tegenstelling tot de algemene rekeningen bestaat er voor de klantenrekeningen geen verplichte noch een bijzondere nomenclatuur. Met WinAuditor kan u dus klantenrekeningen creëren die uit cijfers en/of letters bestaan, met een maximale lengte van 10 karakters. Kiest u voor een nomenclatuur bestaande uit cijfers, dan zal WinAuditor u, bij het toevoegen van een klant, een rekening voorstellen met het volgende nummer in een logica van rekeningen die steeds met één eenheid tegenover de vorige rekening worden verhoogd. Dit systeem werkt zolang het maximale aantal niet werd bereikt en op voorwaarde dat de lengte (in aantal cijfers) van de 1ste rekening in de daaropvolgende rekeningen wordt gerespecteerd. De keuze van de lengte van de 1ste rekening en de 1ste rekening zelf bepalen het maximale aantal klanten.

WinAuditor

5-3

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen Voorbeeld: 999.

1ste rekening 001, maximaal 999 klanten van 001 tot

1ste rekening 400000 (analoog met de algemene klantenrekening), maximaal 600.000 klanten gaande van 400000 tot 999999. In dit geval wordt de analogie met de algemene klantenrekening slechts behouden tot rekening 409999, met andere woorden: voor de eerste 10.000 klanten.

Het klantenbeheer

Figuur 13. Creatie van een nieuwe klant.

Bijzonderheden: • De code/ het nummer is de enige klantenidentificator die in het hele programma als klantenrekening dienst doet (zie hierboven). • De verkorte naam is de tweede identificator die gebruikt wordt om een klant makkelijk op te zoeken. De verkorte naam is meestal een vereenvoudigde versie van de volledige klantenbenaming. • Aan de hand van het land kan bepaald worden of een bijzondere behandeling nodig is voor wat betreft de BTW wanneer u aan een buitenlandse klant factureert; dit hangt af van het feit of de klant al dan niet tot de Europese Unie behoort. • Het BTW-nummer bepaalt of een klant al dan niet BTW-plichtig is, waardoor de BTW-behandeling gewijzigd wordt.

WinAuditor

5-4

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen Belangrijk: Indien een klant niet BTW-plichtig is, dient u de vermelding NO in te voeren, zoniet zal de klant als BTW-plichtige beschouwd worden, ook al voert u geen BTW-nummer in. Opmerking: Dit wordt gecontroleerd door WinAuditor om te vermijden dat foutieve BTW-nummers zouden worden ingevoerd, alsook om dubbele creatie te vermijden.

• De taalcode bepaalt de taal van de klant voor uw correspondentie met de klant (factuur en creditnota geprint met de facturatiemodule). • Via de betalingsvoorwaarde kan u uw klanten een betalingstermijn toestaan; de vervaldatum voor de facturen die u invoert, wordt u voorgesteld in functie van de betalingsvoorwaarde van de klant. De betalingsvoorwaarde van de klant bepaalt eveneens of u hem/haar een korting verleent. • De munteenheid wordt gebruikt wanneer een factuur in een journaal met variabele munteenheid wordt ingevoerd; de munteenheid van de klant wordt u dan voorgesteld. • De tariefcode wordt gebruikt in de facturatiemodule om de verkoopprijzen te berekenen (zie hoofdstuk 8) • Deze categorie wordt gebruikt om de boekhoudkundige documenten te centraliseren volgens een classificatie die u zelf kan invoeren (zie hoofdstuk 4 voor de bepaling van de categorieën en hoofdstuk 6 voor het centralisatiemechanisme). Opmerking: De input van bepaalde gegevens zoals het telefoonnummer of e-mailadres is facultatief.

INDIVIDUELE LEVERANCIERSREKENINGEN Voor de leveranciersrekeningen volgt WinAuditor dezelfde logica als voor de klantenrekeningen: een onbeperkt aantal leveranciersrekeningen, automatische nummering voor zover u numerieke rekeningen (rekeningen die enkel bestaan uit cijfers) met een vaste lengte aanhoudt.

WinAuditor

5-5

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen

Het leveranciersbeheer

Figuur 14. Creatie van een nieuwe leverancier.

Bijzonderheden: • De code/ het nummer is de enige leveranciersidentificator die in het hele programma als leveranciersrekening dienst doet (zie hierboven). • De verkorte naam is de tweede identificator die gebruikt wordt om makkelijk een leverancier op te zoeken. De verkorte naam is meestal een vereenvoudigde versie van de volledige leveranciersbenaming. • Aan de hand van het land kan bepaald worden of een bijzondere behandeling nodig is voor wat betreft de BTW wanneer u aan een buitenlandse leverancier factureert; dit hangt af van het feit of de leverancier al dan niet tot de Europese Unie behoort. • De optie "BTW te voldoen door medecontractant" moet worden geactiveerd voor die leveranciers die van dit stelsel kunnen genieten. • Het BTW-nummer bepaalt of een leverancier al dan niet BTWplichtig is, waardoor de BTW-behandeling gewijzigd wordt bij het invoeren van de documenten. Belangrijk: Indien een leverancier niet BTW-plichtig is, dient u de vermelding NO in te voeren, zoniet zal de leverancier als BTW-plichtige beschouwd worden, ook al voert u geen BTW-nummer in.

WinAuditor

5-6

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen Opmerking: Dit wordt gecontroleerd door WinAuditor om te vermijden dat foutieve BTW-nummers zouden worden ingevoerd, alsook om dubbele creatie te vermijden.

• De betalingsvoorwaarde wordt gebruikt om de vervaldag van uw aankoopfacturen te berekenen, alsook om u een betalingstermijn toe te kennen. • De munteenheid wordt gebruikt wanneer een factuur in een journaal met variabele munteenheid wordt ingevoerd; de munteenheid van de leverancier wordt u dan voorgesteld. • Deze categorie wordt gebruikt om de boekhoudkundige documenten te centraliseren volgens een classificatie die u zelf kan invoeren (zie hoofdstuk 4 voor de bepaling van de categorieën en hoofdstuk 6 voor het centralisatiemechanisme). Opmerking: De input van bepaalde gegevens zoals het telefoonnummer of e-mailadres is facultatief.

UITGEBREID OPZOEKEN Klanten, leveranciers, algemene rekeningen en artikelen krijgen een door de gebruiker bepaalde code of een door de gebruiker ingevoerd nummer. Het is niet altijd even gemakkelijk om enkel op basis van deze codes terug te vinden wat men nodig heeft. De vensters voor het beheer van klanten, leveranciers, algemene rekeningen en artikels, evenals de selectievensters daarvoor in facturering of boekhouding beschikken over een uitgebreide zoekfunctie op basis van een eenvoudige zoeksleutel. Alle informatie over de klant, leverancier, algemene rekening of over het artikel wordt daarna doorzocht door WinAuditor om het gezochte element te vinden.

WinAuditor

5-7

Hoofdstuk 5: Klanten, leveranciers en algemene rekeningen

Het uitgebreide zoeken wordt gestart door op de rode driehoek (of toets F4) in de zoekzone te klikken. De tekst in deze zoekzone wordt dan gebruikt als zoeksleutel en er verschijnt een nieuw venster met de zoekresultaten. Opmerking: Deze functie wordt beperkt tot de eerste honderd elementen die worden gevonden met behulp van de zoeksleutel.

WinAuditor

5-8

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding ALGEMEENHEDEN Een boekhoudkundig document is een geheel van bedragen die op rekeningen worden geboekt. Elke boeking van een bedrag naar een rekening is een reeks documenten. Een bedrag kan aan de debet- of de creditzijde van een rekening worden geboekt, waarbij het totaal van de in debet geboekte bedragen voor één document gelijk moet zijn aan het totaal van de in credit geboekte bedragen. Hierbij kan het gaan om diverse documenten: verkoop, aankoop, bank, kas of diverse verrichtingen. Elk soort document beschikt over zijn eigen bijzonderheden en moet in het respectieve journaal worden geklasseerd. Indien de rekening van een documentregel een rekening met vervaldag is (dit is zo voor alle klanten- en leveranciersrekeningen en voor de als dusdanig omschreven algemene rekeningen), worden op de regel van het document elementen toegevoegd die specifiek op de verwerking van de vervaldag betrekking hebben. Bepaalde documentregels kunnen automatisch door WinAuditor gecreëerd worden. In WinAuditor wordt een document geïdentificeerd door het boekjaar en het journaal waartoe het behoort, alsook door het documentnummer dat het toegekend kreeg.

Nummering van de documenten In WinAuditor kunnen documenten met 6 cijfers, van 1 tot 999.999 genummerd worden, met andere woorden: u beschikt over één miljoen documentnummers per journaal en per boekjaar. De nummering van de documenten is erg belangrijk. De boekhoudwet stelt duidelijk dat de nummering van de documenten binnen een journaal continu moet zijn. We beginnen dus met het nummer 1, en elk nieuw do-

WinAuditor

6-1

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding cument krijgt het volgende nummer toegekend; er mogen geen “gaten” in de nummering zitten. Het is echter wel toegelaten om de nummering te herbeginnen vanaf 1 bij een nieuw boekjaar en de code van het boekjaar of een gedeelte van het jaar (vb. de twee laatste cijfers) als documentnummer te gebruiken, gevolgd door een continue nummering, bijvoorbeeld 30001 tot 39999 voor de documenten in een journaal van het jaar 03 (de nullen voor de documentnummers zijn niet van belang en worden dan ook niet behouden).

HET DOCUMENTENBEHEER Het documentenbeheer vindt u in het menu Boekhouding (zie hoofdstuk 2) en is het vertrekpunt voor de boeking van de boekhoudkundige documenten.

Figuur 15. Het beheer van de boekhoudkundige documenten.

U kan in het documentenbeheer niet enkel alle documenten consulteren die zich in uw boekhouding bevinden, maar u kan ook boekhoudkundige documenten creëren, wijzigen en wissen. Om deze handelingen uit te voeren, gebruikt u de toolbar en de respectieve sneltoetsen op het toetsenbord (zie hoofdstuk 2). Opmerking: Het wijzigen of wissen van documenten is uiteraard onderworpen aan bepaalde voorwaarden. Enkel de documenten die niet

WinAuditor

6-2

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding gevalideerd werden door het valideringsproces (zie dit hoofdstuk) kunnen nog gewijzigd of gewist worden. Bovendien kunnen verkoopdocumenten die nog niet gevalideerd werden, maar via de facturatiemodule werden ingevoerd, enkel via de facturatiemodule worden gewijzigd of gewist.

De input van documenten is vermoedelijk de hoofdactiviteit van de gebruiker van een boekhoudprogramma; daarom werd alles in het werk gesteld om dit werk te vereenvoudigen. Tijdens de input worden enkel de onmisbare gegevens opgevraagd, waarbij telkens de meest waarschijnlijke waarden worden voorgesteld.

DOCUMENTEN TOEVOEGEN Het eerste dialoogvenster om nieuwe documenten toe te voegen, is steeds identiek, ongeacht het soort document dat u wenst in te voeren.

Belangrijk: De journaalkeuze bepaalt het soort document dat u gaat boeken, WinAuditor past de input aan deze keuze aan. Opmerking: Het voorgestelde boekjaar is het lopende boekjaar, de voorgestelde periode is de huidige periode van het geselecteerde boekjaar. U kan het lopende boekjaar en de lopende periode selecteren in het boekjarenbeheer (zie hoofdstuk 4).

DE VERKOOPDOCUMENTEN De verkoopdocumenten zijn de boekhoudkundige weergave van uw verkoopfacturen. De eerste regel van een verkoopdocument wordt steeds geboekt op de rekening van de klant waaraan u iets verkocht hebt en waarvoor u een factuur hebt gemaakt. Deze eerste regel moet in evenwicht worden gebracht door één (of meer) boeking(en) op de algemene verkoop(en BTW-)rekeningen.

WinAuditor

6-3

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding

BTW-verwerking voor verkoopdocumenten Indien het dossier als een niet BTW-plichtige dossier werd bepaald, is er geen BTW-verwerking. Indien het dossier als een BTW-plichtige werd bepaald, zijn meerdere gevallen mogelijk: • het gaat om een Belgische klant die al dan niet BTW-plichtig is. • de klant behoort tot de Europese Unie en is BTW-plichtig (verkoop van goederen, diensten of intracommunautair voorschot) • de klant behoort niet tot de Europese Unie. Indien het dossier vastgelegd werd in het BTW-stelsel met medecontractant (aannemer), mogen de verkoopdocumenten die onderworpen zijn aan dit stelsel worden geboekt.


Figuur 16. Input van een verkoopdocument.

Opmerking: Het soort documenten wordt bepaald door het geselecteerde verkoopjournaal. Indien het journaal facturen en creditnota’s kan bevatten, stelt het programma een keuze voor vooraleer u de hoofding van het document invoert.

Detail van de input: • Het documentnummer wordt automatisch door het programma voorgesteld. Dit nummer is uniek per journaal en per boekjaar.

WinAuditor

6-4

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding • De omschrijving is een algemene vrije commentaar bij het document. • De klantenrekening is de enige identificator van de klant. Opmerking: Aangezien het niet eenvoudig is om steeds de code / het nummer van al uw klanten te kennen, kan u ook gebruikmaken van de verkorte naam van de klant. U kan een beroep doen op een klantenselectievenster door op de rode pijl rechts van het invoerveld te klikken of door de sneltoets F4 op het toetsenbord in te drukken (zie het punt Gebruik van het toetsenbord in hoofdstuk 2).

• De datum is de datum waarop de verkoopfactuur of de creditnota werd uitgegeven. De maand en het jaar moeten verplicht met de periode van het document overeenkomen. • De vervaldatum wordt u voorgesteld op basis van de datum van het document en de betalingsvoorwaarde van de klant. De vervaldatum wordt ter informatie vermeld, zodat u rappels en een overzicht van de openstaande posten kan printen. • De munteenheid van het document geeft de munteenheid aan van de bedragen die voor dit document zullen worden geboekt. Indien het document in een bepaald journaal met een munteenheid wordt geboekt, moet de munteenheid van het document overeenkomen met die van het journaal en is de munteenheid niet wijzigbaar. • Het kortingspercentage wordt ingevoerd indien, en enkel indien, de betalingsvoorwaarde van de klant dit toelaat. Het kortingspercentage wordt enkel ter informatie vermeld en zal u bij de betaling worden voorgesteld (zie De bank- en kasdocumenten in dit hoofdstuk). • De vervaldatum van de korting wordt enkel ingevoerd indien de korting meer dan nul bedraagt. De vervaldatum van de korting wordt enkel ter informatie vermeld en zal u bij de betaling worden voorgesteld (zie De bank- en kasdocumenten in dit hoofdstuk). • Het totale bedrag van een verkoopdocument is het bedrag dat door de klant verschuldigd is, maar ook het bedrag dat op de klantenrekening wordt geboekt. • De klachtenprocedure wordt geactiveerd wanneer het verkiesbaar is om te vermijden dat rappels voor dit verkoopdocument zouden worden geprint. • De extourne maakt het mogelijk automatisch elke boekingsregel van een verkoopdocument zodanig te extourneren, dat het document geen enkele invloed op het zakencijfer van het bedrijf uitoefent,

WinAuditor

6-5

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding maar toch in de boekhouding en de jaarlijkse BTW-listing voorkomt. Voorbeeld: Bepaalde winkels bepalen hun zakencijfer, alsook de BTW die verschuldigd is helemaal op basis van hun kasticket. Sommige klanten van die winkels wensen daarop een factuur, die uiteraard geen tweemaal mag geboekt worden en dan ook geëxtourneerd wordt.


De eerste boekingsregel op de klantenrekening wordt automatisch door het programma gecreëerd en kan niet gewijzigd worden. Het programma creeert eveneens een lege regel die u nog kan wijzigen. Met de buttons Wijzigen, Toevoegen en Wissen, alsook de respectieve sneltoetsen op het toetsenbord (zie hoofdstuk 2) kunnen de boekingsregels “gemanipuleerd” worden. De normale procedure is echter dat men een bepaald aantal boekingen invoert tot het document aan zowel de debet- als creditzijde in evenwicht is. Wanneer de lijst met de boekingsregels in een oranje kader staat, kan de geselecteerde regel gewijzigd worden door de toets ENTER of RETURN in te drukken, bij een foutieve input maakt u gebruik van de buttons. De BTW wordt automatisch door het programma berekend en een boekingsregel wordt gegenereerd en weergegeven onder de boekingsregels die door de gebruiker werden ingevoerd.

WinAuditor

6-6


De boeking gebeurt op de algemene BTW-rekening voor de verkoopfactuur die in de parameters werd bepaald (zie De speciale rekeningen in hoofdstuk 4). Het document kan pas geregistreerd worden wanneer het in evenwicht is. U kan daartoe de sneltoetscombinatie CTRL-ENTER gebruiken.

Volgende gegevens worden ingevoerd wanneer u een boekingsregel van een verkoopdocument wijzigt: • De algemene rekening die in het boekhoudplan bepaald moet zijn. Opmerking: De algemene rekeningen die gebruikt worden bij de input van een verkoopdocument van een bepaalde klant (tegenwicht klant) worden door het programma gememoriseerd om ze opnieuw te kunnen voorstellen wanneer een nieuw document voor dezelfde klant wordt ingevoerd.

• De BTW-behandeling wordt enkel in sommige bijzondere gevallen ingevoerd, met name bij verkopen aan het buitenland. • De BTW-code die in de parameters moet worden bepaald (zie hoofdstuk 4). Er bestaan gevallen waarin de BTW-code niet gevraagd wordt, namelijk wanneer het dossier niet BTW-plichtig is. • Het debet- of creditbedrag is het boekingsbedrag in de munteenheid van het document. Het is onmogelijk een bedrag te boeken aan zowel de debet- als de creditzijde. WinAuditor

6-7

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding Opmerking: Een bedrag wordt automatisch voorgesteld in functie van het totaalbedrag van de factuur, de voordien geboekte bedragen en de gebruikte BTW-percentages.

• Er wordt een hoeveelheid ingevoerd wanneer de optie “fysische eenheden” in de algemene parameters werd geactiveerd (zie hoofdstuk 4) en wanneer een fysische eenheid in de geselecteerde algemene rekening werd bepaald. • De commentaar is vrije informatie. • Dankzij de optie van de intracommunautaire listing kan u verduidelijken of de lopende boeking al dan niet in de intracommunautaire listing moet worden geboekt en op welke manier dit moet gebeuren.

DE AANKOOPDOCUMENTEN De aankoopdocumenten vormen de boekhoudkundige weergave van de aankoopdocumenten die u door uw leveranciers werden opgestuurd. De eerste regel van een aankoopdocument moet steeds op de rekening van de leverancier die de factuur heeft opgemaakt worden geboekt.

BTW-verwerking voor aankoopdocumenten. Indien het dossier bepaald werd als een niet BTW-plichtige dossier, is er geen BTW-verwerking. Indien het dossier bepaald werd als een BTW-plichtige (of tot het stelsel van de medecontractant behoort), zijn meerdere gevallen mogelijk: • •

de leverancier is Belgisch (eventueel medecontractant). de leverancier behoort tot de Europese Unie (aankoop van goederen, diensten)

•

WinAuditor

de leverancier behoort niet tot de Europese Unie.

6-8



Opmerking: Het soort document wordt door het geselecteerde verkoopjournaal bepaald. Indien het journaal facturen en creditnota’s kan bevatten, stelt het programma een keuze voor vooraleer u de hoofding van het document invoert.

Detail van de input: • Het documentnummer wordt automatisch door het programma voorgesteld. Dit nummer is uniek per journaal en per boekjaar. • De omschrijving is een algemene vrije commentaar bij het document. • De leveranciersrekening is de enige identificator van de leverancier. Opmerking: Aangezien het niet eenvoudig is om steeds de code / het nummer van al uw leveranciers te kennen, kan u ook gebruikmaken van de verkorte naam van de leverancier. U kan een beroep doen op een leverancierselectievenster door op de rode pijl rechts van het invoerveld te klikken of door de sneltoets F4 op het toetsenbord in te drukken (zie het punt Gebruik van het toetsenbord in hoofdstuk 2).

• De datum is de datum die voorkomt op de aankoopfactuur of op de creditnota voor de aankoop. De maand en het jaar moeten overeenkomen met of voorafgaan aan de periode van het document. • De vervaldatum wordt u voorgesteld op basis van de datum van het document en de betalingsvoorwaarde van de leverancier. De vervaldatum wordt ter informatie vermeld, zodat u de functie van de leveranciersbetalingen kan gebruiken en een overzicht van de openstaande posten kan printen.

WinAuditor

6-9

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding • De munteenheid van het document geeft de munteenheid van de bedragen die voor dit document zullen worden geboekt aan. Indien het document in een bepaald journaal met een munteenheid geboekt wordt, moet de munteenheid van het document overeenkomen met die van het journaal en is de munteenheid niet wijzigbaar. • Het kortingspercentage wordt ingevoerd indien, en enkel indien, de betalingsvoorwaarde van de leverancier dit toelaat. Het kortingspercentage wordt enkel ter informatie vermeld en zal u bij de betaling worden voorgesteld (zie De bank- en kasdocumenten in dit hoofdstuk). • De vervaldatum van de korting wordt enkel ingevoerd indien de korting meer dan nul bedraagt. De vervaldatum van de korting wordt enkel ter informatie vermeld en zal u bij de betaling worden voorgesteld (zie De bank- en kasdocumenten in dit hoofdstuk). • Het totale bedrag van een aankoopdocument is het bedrag dat u aan de leverancier verschuldigd bent, maar ook het bedrag dat op de leveranciersrekening wordt geboekt. • Het nummer van de leveranciersfactuur is het factuurnummer dat op de factuur van de leverancier voorkomt; dit nummer wordt ter informatie geregistreerd om de dubbele input van éénzelfde factuur te vermijden. Het programma verwittigt de gebruiker indien dit factuurnummer reeds werd ingevoerd. Deze informatie is niet verplicht. • De klachtenprocedure wordt geactiveerd om te vermijden dat de factuur tijdens het gebruik van de functie van de leveranciersbetalingen wordt betaald.


WinAuditor

6-10

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding De eerste boekingsregel op de leveranciersrekening wordt automatisch door het programma gecreëerd en kan niet gewijzigd worden. Het programma creëert eveneens een lege regel die u nog kan wijzigen. Met de buttons Wijzigen, Toevoegen en Wissen, alsook de respectieve sneltoetsen op het toetsenbord (zie hoofdstuk 2) kunnen de boekingsregels “gemanipuleerd” worden. De normale procedure is echter het achteraf invoeren van een aantal boekingen. Wanneer de lijst met de boekingsregels in een oranje kader staat, kan de geselecteerde regel gewijzigd worden door de toets ENTER of RETURN in te drukken, bij een foutieve input maakt u gebruik van de buttons. De aankoopdocumenten verschillen van de verkoopdocumenten door de boekingsmethode op de algemene BTW-rekening. Bij de toevoeging van een aankoopdocument, ook al is het vermoedelijke BTW-bedrag gekend, creëert WinAuditor niet automatisch (zoals bij de verkoop) een boekingsregel in de BTW-rekening. U kan een document echter wel via een automatische boeking op de BTW-rekening van de aankoopfactuur salderen. Daartoe volstaat het om de button Salderen in te drukken.

Volgende gegevens worden ingevoerd wanneer u een boekingsregel van een aankoopdocument wijzigt: • De algemene rekening die in het boekhoudplan bepaald moet zijn. Opmerking: De algemene rekeningen die bij de input van een aankoopdocument van een bepaalde leverancier (tegenwicht leverancier) worden gebruikt, worden door het programma gememoriseerd om ze opnieuw te kunnen voorstellen wanneer een nieuw document voor dezelfde leverancier wordt ingevoerd.

• De BTW-behandeling wordt enkel in sommige bijzondere gevallen ingevoerd, met name bij aankopen in het buitenland. • De BTW-code die in de parameters moet worden bepaald (zie hoofdstuk 4). Er bestaan gevallen waarin de BTW-code niet gevraagd wordt, namelijk wanneer het dossier niet BTW-plichtig is. WinAuditor

6-11

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding • Het debet- of creditbedrag is het boekingsbedrag in de munteenheid van het document. Het is onmogelijk een bedrag aan zowel de debet- als de creditzijde te boeken. Opmerking: Een bedrag wordt automatisch voorgesteld in functie van het totaalbedrag van de factuur, van de voordien geboekte bedragen en van de gebruikte BTW-percentages.

• Er wordt een hoeveelheid ingevoerd wanneer de optie “fysische eenheden” in de algemene parameters werd geactiveerd (zie hoofdstuk 4) en wanneer een fysische eenheid in de geselecteerde algemene rekening werd bepaald. • De commentaar is vrije informatie.

DE BANK- EN KASDOCUMENTEN Bankdocumenten. De bankdocumenten zijn de boekhoudkundige weergave van de bankuittreksels die door uw bank worden uitgegeven. Eén document komt overeen met een bankuittreksel. Elk bankdocument vermeldt het oude en het nieuwe saldo, die beide ook op het bankuittreksel voorkomen.

De aanzuiveringen Wanneer u bank- of kasdocumenten, of documenten van diverse verrichtingen invoert, beschikt u over de mogelijkheid om de bedragen aan te zuiveren. Via een aanzuivering kan u een bedrag toekennen, met als doel een vervaldatum te salderen. Indien de vervaldatum overeenkomt met een factuur, wat vaak het geval is, komt de aanzuivering overeen met de totale of gedeeltelijke betaling van de factuur. Indien het gaat om vervaldata die na een boeking op een algemene rekening met vervaldatum ontstaan zijn, komen de begrippen vervaldatum en aanzuivering veeleer overeen met een lettrage-actie; dit is met name het geval voor enkele specifieke rekeningen, zoals wachtrekeningen, leningrekeningen en rekeningen voor de overdracht van fondsen. Dankzij WinAuditor volstaat het de aan te zuiveren vervaldata te selecteren en de boekingsregels worden automatisch gegenereerd. WinAuditor

6-12



Detail van de input: • Het documentnummer wordt automatisch door het programma voorgesteld. Dit nummer is uniek per journaal en per boekjaar. Dit nummer is veelal op het nummer van het rekeninguittreksel gebaseerd. • De datum van het bankuittreksel of van het kasdocument. • Het oude en het nieuwe saldo, die beiden op het uittreksel voorkomen. Opmerking: In het geval van een kasjournaal kan nooit een negatief saldo worden vermeld, noch het oude, noch het nieuwe.


Elke regel van het bankuittreksel komt overeen met een regel in het bankdocument, aangezien de positieve uittrekselregels (inkomende bedragen) op het debet van de algemene bankrekening die bepaald werd in de paraWinAuditor

6-13

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding meterset van het bankjournaal komen (zie hoofdstuk 4). Elke regel van het uittreksel wordt in evenwicht gebracht door een zeker aantal automatische en niet wijzigbare boekingsregels die eventueel bij een aanzuiveringsselectie worden gegenereerd. Met de buttons Wijzigen, Toevoegen en Wissen, alsook met de respectieve sneltoetsen op het toetsenbord (zie hoofdstuk 2) kunnen de boekingsregels “gemanipuleerd” worden. De normale procedure is echter het achteraf invoeren van een aantal boekingen. Wanneer de lijst met de boekingsregels in een oranje kader staat, kan de geselecteerde regel gewijzigd worden door de toets ENTER of RETURN in te drukken, bij een foutieve input maakt u gebruik van de buttons.

Wanneer een regel van het uittreksel wordt ingevoerd, kan u één of meer aan te zuiveren vervaldata selecteren. De aan te zuiveren vervaldata kunnen opgezocht worden op basis van de aan te zuiveren rekening, op basis van het aan te zuiveren bedrag of op basis van een documentnummer. Met de button Doorgaan kan u naar de volgende fase in het invoeren van de bedragen op de uittrekselregel gaan, met of zonder geselecteerde aanzuivering. Met de buttons Selecteren en Deselecteren kan u de geselecteerde vervaldatum aanzuiveren; hierbij doorloopt u de aanzuiveringsfase van een vervaldatum.

WinAuditor

6-14


Wanneer u een vervaldatum selecteert, stelt het programma u voor het saldo op vervaldatum te betalen. De betaling kan gedeeltelijk zijn, maar mag nooit meer bedragen dan het saldo voor betaling.

De munteenheid van de betaling wordt door de aangezuiverde vervaldata bepaald; indien geen enkele vervaldag werd geselecteerd, wordt de munteenheid van het bankjournaal voorgesteld. Indien de munteenheid van de betaling verschillend is van de munteenheid van het bankjournaal, dient u het bedrag in de munteenheid aan te duiden, alsook het bedrag omgezet in de munteenheid van het bankjournaal.

WinAuditor

6-15

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding Het bedrag van de betaling wordt u voorgesteld volgens de uitgevoerde aanzuiveringen (nul, indien nog geen aanzuiveringen werden uitgevoerd). Dit bedrag is normaal gezien het bedrag dat op het bankuittreksel voorkomt. Het totaalbedrag van de betaling en van de eventuele bankkosten vormt het bruto bedrag dat op de algemene bankrekening zal worden geboekt. Indien het bruto bedrag verschillend is van het totaalbedrag van de geselecteerde aanzuiveringen, zal het programma u voorstellen een boeking te maken op de algemene aanpassingsrekening (zie Speciale rekeningen in hoofdstuk 4) of een nieuwe vervaldag op de aangezuiverde rekening te creëren. Indien geen enkele aanzuivering werd geselecteerd, moet de te boeken rekening worden vermeld.

Kasdocumenten. De kasdocumenten zijn de boekhoudkundige weergave van uw kasboek(en). Eén document komt overeen met één pagina of enige andere onderverdeling die u in uw kasboek zou hebben gemaakt. Net als de bankdocumenten vertonen ook de kasdocumenten een oud en een nieuw saldo. Bank- en kasdocumenten zijn eigenlijk quasi gelijkaardig, behalve dat de bankdocumenten door uw bank aangemaakt en geprint worden, terwijl u de kasdocumenten zelf aanmaakt.

BTW-verwerking voor bank- en kasdocumenten In principe vereist een bank- of kasdocument weinig BTW-verwerking, het is immers mogelijk dat bepaalde kosten met BTW rechtstreeks op de bank of in de kas werden ingevoerd zonder ook vermeld te worden op een aankoopdocument; in dit geval wordt de respectieve verwerking toegepast. Dit geldt ook voor verkopen met BTW die rechtstreeks op de bank of in de kas terechtkomen zonder verkoopfactuur.

WinAuditor

6-16


DE DIVERSE VERRICHTINGEN De documenten voor diverse verrichtingen vormen een reeks aanpassingsof correctieboekingen die nog moeten worden uitgevoerd. Indien u WinAuditor gebruikt om de boekhouding van een bestaand bedrijf met een boekhoudkundig verleden te voeren, zal u verplicht een diverse heropeningsverrichting moeten uitvoeren die de bestaande boekhoudkundige situatie weergeeft.


Detail van de input: • Het documentnummer wordt automatisch door het programma voorgesteld. Dit nummer is uniek per journaal en per boekjaar. • De munteenheid van het document is niet wijzigbaar en wordt door het geselecteerde journaal vastgelegd. • Dankzij de optie “impact in de BTW-aangifte” kan de invloed van een document voor diverse verrichtingen in de BTW-aangifte uitgesloten worden. • De omschrijving is een algemene vrije commentaar bij het document. • De optie “al dan niet aanzuiveringen uitvoeren” zorgt ervoor dat u, indien geen aanzuivering moet worden uitgevoerd, niet permanent uw vervaldagenlijst moet consulteren wanneer u boekingen invoert.

WinAuditor

6-17


Input van de boekingsregels De input van boekingsregels bij een document voor diverse verrichtingen is gelijkaardig aan de input van de boekingsregels bij een bankdocument. Het verschil ligt hem in het feit dat er geen boeking op de algemene bankrekening gebeurt en dat het document manueel in evenwicht moet worden gebracht.

Figuur 17. Input van een boekingsregel bij een document voor diverse verrichtingen.

DE VALIDERING De validering kent een definitief statuut toe aan de documenten waarop de validering betrekking heeft. Een gevalideerd document kan niet langer gewijzigd of gewist worden. Op basis van gevalideerde documenten kan een hele reeks officiële boekhoudkundige lijsten worden opgemaakt: detail van de rekening, balans van de rekening, balans, centralisatiejournalen, BTW-aangifte, enz. Niet gevalideerde documenten kunnen daarentegen, gezien hun omkeerbaar karakter, niet bij de opmaak van dergelijke lijsten worden gebruikt. Om een vervaldag aan te zuiveren moet het document van de vervaldag gevalideerd zijn.

WinAuditor

6-18


Figuur 18. Selectie van de te valideren documentgroepen.

De validering kan gebeuren per journaal. In het valideringsvenster kan u de journalen die u wenst te valideren selecteren.

DE CENTRALISATIE Alle uitleg in het hierna volgende gedeelte geldt niet alleen voor de klanten, maar ook voor de leveranciers. Zoals wij reeds hebben uitgelegd (zie hoofdstuk 5), wordt de algemene klantenrekening (400000 volgens het Belgisch boekhoudplan) nooit als boekingsrekening gebruikt. Deze rekening wordt automatisch gebruikt wanneer er een boeking op een klantenrekening is. In die omstandigheden, en enkel in die omstandigheden, kunnen wij een perfecte overeenkomst tussen alle boekingen op de klantenrekeningen en de boekingen op de algemene klantenrekening garanderen. Deze overeenkomst is een wettelijke verplichting in België, alsook in andere boekhoudkundige systemen. De algemene klantenrekening (400000) wordt daarom klantencentralisatierekening genoemd. Kiest u een klantencentralisatierekening die verschilt van de 400000 rekening, dan kan u dit doen in het beheer van de speciale rekeningen. Deze WinAuditor

6-19

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding gewijzigde keuze moet worden uitgevoerd vooraleer u enige boeking in het dossier aanbrengt, zoniet zouden de eerste klantenboekingen op de eerste rekening en de laatste op de laatste rekening worden gecentraliseerd. Indien het bedrijf daar nood aan heeft, is het nu mogelijk meerdere klantencentralisatierekeningen te gebruiken. De enige verplichting hierbij is dat deze rekeningen allemaal met 400 moeten starten, bijvoorbeeld 400000, 400100, 400200, .... WinAuditor biedt twee mogelijkheden om een centralisatierekening toe te kennen die verschilt van de rekening die in de speciale rekeningen werd bepaald: • Door een categorie toe te kennen aan een klant, verbindt deze categorie de klant aan de klantencentralisatierekening die in de respectieve categorie werd bepaald. Deze methode garandeert dat voor alle boekingen van die klant steeds dezelfde centralisatierekening zal worden gebruikt. • Door een klantencentralisatierekening te bepalen wanneer u een verkoopjournaal vastlegt. In dit geval zullen de boekingen op de klantenrekening in dit journaal in de klantencentralisatierekening die vermeld wordt in de omschrijving van het journaal worden gecentraliseerd. Deze methode linkt een journaal aan een centralisatierekening. De klantenrekeningen waarop in dit journaal wordt geboekt, beschikken voor dit journaal over een centralisatierekening, terwijl ze voor de andere journalen (bank, kas, …) over de klantencentralisatierekening van de speciale rekeningen beschikken. Denk goed na vooraleer u een dossier start, zodat u de juiste keuze maakt op het vlak van centralisatiebeheer.

DE VERVALDAGENLIJST Naast de mogelijkheid tot consultatie van de lopende vervaldagen, kan u met deze lijst ook aanzuiveringen buiten de normale boekhoudkundige verrichtingen uitvoeren. Dit is vooral interessant omdat u zo uit de vervaldagenlijst de boekingsregels kan laten verdwijnen die niet door invoeren van bank-, kas- en diverse verrichtingen werden gesaldeerd. Voorbeeld: Wanneer een betaling wordt ingevoerd vooraleer de respectieve factuur is ingevoerd, vertoont de rekening twee niet gesaldeer-

WinAuditor

6-20

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding de vervaldagen. Deze twee vervaldagen moeten met behulp van de vervaldagenlijst worden gesaldeerd.

Nadat u een eerste te verwerken vervaldag hebt geselecteerd, kan u met de button Manuele aanzuivering andere vervaldagen van dezelfde rekening en in dezelfde munteenheid selecteren.

Zoals we hierboven kunnen opmerken, is het mogelijk om het verschil als korting en/of aanpassing te boeken indien het saldo van de geselecteerde vervaldagen niet gelijk is aan nul, In dit geval zal, zoals hogerop reeds aangestipt, automatisch een diverse verrichting worden gecreëerd indien zich een korting, een aanpassing of WinAuditor

6-21

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding een koersverschil voordoet die door de selectie van de aan te zuiveren vervaldagen werd veroorzaakt.

DE SALDO-OVERDRACHT De overdracht van het saldo van het boekjaar moet worden uitgevoerd wanneer men een nieuw boekjaar start. Deze verrichting heeft tot doel het saldo van elke rekening in het beëindigde boekjaar te berekenen en dit saldo vervolgens naar het nieuwe boekjaar over te dragen. Het is interessant om de saldo-overdracht onverwijld uit te voeren, want wanneer u de rekeningen van het nieuwe boekjaar consulteert vóór de overdracht werd uitgevoerd, heeft dit niet veel nut. Een saldo-overdracht kan zo vaak worden aangevraagd als nodig is. Elke aanvraag tot overdracht begint met het annuleren van de voorgaande overdracht vooraleer tot de nieuwe over te gaan. De annulering heeft geen wijzigend effect op de verrichtingen die reeds in het nieuwe boekjaar zijn ingevoerd. Kortom: voer een saldo-overdracht uit wanneer u een nieuw boekjaar start en na elke validering van documenten in het oude boekjaar.

WinAuditor

6-22


GLOBALE AANZUIVERING

Een globale aanzuivering lijkt wel wat op opschonen. Dit doet u wanneer er te veel vervallen bedragen zijn die niet correct werden aangezuiverd en die verhinderen dat het overzicht van vorderingen correct wordt gelezen. Deze functie wordt hoofdzakelijk gebruikt wanneer de factuurbetalingen worden ingevoerd en gevalideerd voordat de facturen worden ingevoerd, en men geen gelegenheid had om een handmatige aanzuivering uit te voeren. Daarbij worden de boekingen van hetzelfde verschuldigde bedrag voor elke klant, leverancier en algemene rekening aangezuiverd, waarna ze wegvallen. Dit systeem heeft als enige beperking dat enkel verrichtingen in euro worden verwerkt. Bij een globale aanzuivering wordt er geen enkel bedrag geboekt en wordt er ook helemaal niets in de rekeningen gewijzigd.

BETALING LEVERANCIERS

WinAuditor

6-23

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding Deze functie wordt gebruikt om elektronische betalingen uit te voeren met behulp van een bepaald softwareprogramma. Naast het vereenvoudigen van uw betalingsprocedures worden de verschuldigde bedragen automatisch aangezuiverd. Daartoe wordt een document aangemaakt voor de verschillende verrichtingen, en tegengeboekt op de speciale algemene rekening voor de overdracht van fondsen (zie hoofdstuk 4: Speciale rekeningen).

In het venster van de leverancierbetalingen worden alle leveranciers en klanten getoond aan wie u geld verschuldigd bent. Eerst moet u de verschuldigde bedragen selecteren die u wenst te betalen. Bij het selecteren van een leverancier, verschijnt er een nieuw venster met de gegevens van de verschuldigde bedragen. Hier kunt u de vervaldagen en bedragen selecteren die u wenst te betalen.

WinAuditor

6-24


Met de knop 'Betalingvoorstel' kunt u opgeven welk bedrag u wenst te betalen om een verschuldigd bedrag volledig of gedeeltelijk aan te zuiveren. Belangrijk: WinAuditor aanvaardt enkel voorstellen tot betaling voor een leverancier indien de door u ingevoerde bankrekening van de leverancier geldig is. WinAuditor zal alle door u gebruikte bankrekeningen opslaan en ze bij een latere betaling aan u voorstellen.

Nadat u de verschillende selecties hebt gedaan en voordat de betaling wordt uitgevoerd, kunt u een lijst afdrukken om alle voorstellen tot betaling te controleren.

WinAuditor

6-25


De laatste stap wordt gestart door te klikken op de knop 'De betaling uitvoeren' waarna een bestand wordt aangemaakt in een Belgisch interbancair formaat dat gebruikt kan worden door de meeste bankierprogramma’s, evenals een document met de verschillende verrichtingen waarmee de verschillende geselecteerde verschuldigde bedragen worden aangezuiverd. Voor deze laatste stap moet u bepaalde informatie ingeven: • De datum die de uitvoering en de periode voor de verschillende verrichtingen bepaalt. • De bankrekening van de debiteur. U kunt kiezen tussen de bankrekeningen die al werden ingevoerd in uw bankjournalen. • De naam van het bestand in interbancair formaat dat zal worden aangemaakt door WinAuditor en dat daarna gebruikt kan worden door bankiersoftware om de stortingen uit te voeren. • Het journaal van de verschillende verrichtingen waarin het aanzuiveringsdocument opgemaakt zal worden. • Het nummer van het document voor de verschillende verrichtingen. Het document voor de verschillende verrichtingen wordt niet automatisch gevalideerd, en kan voor de validering nog gewijzigd of gewist worden. In dat geval is het ook logisch dat u het al aangemaakte bestand in interbancair formaat wijzigt of wist.

WinAuditor

6-26


ZOOM Algemeenheden Met de zoom kunt u uw boekhouding snel en interactief raadplegen zonder ze systematisch te moeten printen. De zoom werkt volgens twee consultatiemodi: de ene modus geeft u het detail van alle boekingen uitgevoerd op een rekening voor een gegeven boekjaar, terwijl de andere modus alle boekingen van een bepaald boekhoudkundig document weergeeft.

De zoom starten

De zoom kan gestart worden vanuit verschillende schermen van het programma. Bevindt u zich in een beheersscherm (klanten, leveranciers of algemene rekeningen en documenten), dan kunt u de zoom starten met behulp van de ‘vergrootglas’ knop op de toolbar of via de sneltoets CTRLF12. Bevindt u zich in een selectiescherm (klant, leverancier of rekening), dan kan de zoom gestart worden met behulp van de « Zoom » knop of via de sneltoets CTRL-F12. Wanneer u de zoom start vanuit een beheers- of selectiescherm van een rekening, krijgt u een gedetailleerd overzicht van de vooraf geselecteerde rekening voor het lopende boekjaar. Wanneer u de zoom start vanuit documentenbeheer wordt het document in detail weergegeven.

WinAuditor

6-27


Figuur 19. Gedetailleerd overzicht van een rekening voor een gegeven boekjaar.

Browsen Een specifiek kenmerk van de zoom is dat u heel makkelijk kunt overgaan van het detail van een rekening naar het detail van een document, met name dankzij de ENTER toets op het toetsenbord. Via een boeking in het rekeningoverzicht kunt u immers makkelijk onmiddellijk het document bekijken waar de boeking bij hoort. En omgekeerd kunt u via een boeking van een document ook onmiddellijk het detailoverzicht van de geboekte rekening bekijken.

WinAuditor

6-28


Figuur 20. Detail van een document.

Eén van de vele browser mogelijkheden van de zoom zorgt ervoor dat u ook snel kunt veranderen van boekjaar, rekening of document met behulp van de knoppen in de dialoogbox.

NEERLEGGING JAARREKENING

WinAuditor

6-29

Hoofdstuk 6: Algemeene boekhouding Elk bedrijf moet jaarlijks zijn jaarrekeningen in wettelijk formaat neerleggen bij de Nationale Bank van België. Met deze functie is het mogelijk een bestand te creëren dat wettelijk afgestemd is op het programma SOFISTA dat gratis ter beschikking gesteld wordt bij de Nationale Bank van België. Dit bestand wordt bewaard in de directory van het boekhouddossier. De naam van het bestand bestaat uit twee tekens of de code van het dossier, het geselecteerd boekjaar en een code die verwijst naar het gekozen type van schema. De extensie van het bestand is NBB (Vb.: AX04-01.NBB) Voor de neerlegging van de jaarrekeningen zijn de cijfers van de twee boekjaren nodig. De cijfers van het geselecteerd boekjaar zijn afkomstig van de boekhouding, terwijl de cijfers van het vorig boekjaar ofwel uit de boekhouding, ofwel uit het SOFISTA-bestand van het vorig jaar komen, voor zover dit bestaat. Het gegenereerd bestand wordt uitsluitend in het programma SOFISTA geopend en geraadpleegd, omdat de complementaire informatie die nodig is voor de neerlegging van de jaarrekeningen gecodeerd wordt met behulp van dit programma, dat alle wettelijke controles verricht en eventueel aangeeft waar correcties aangebracht moeten worden in de boekhouding. Wanneer correcties aangebracht worden, bewaart het bestand de gecodeerde informatie in het programma SOFISTA.

WinAuditor

6-30

Hoofdstuk 7: Facturatieparameters DE LEVERINGSBOEKEN

Figuur 21. Beheer van de leveringsboeken.

De leveringsboeken worden met een code bestaande uit 3 karakters (letters of cijfers) weergegeven. Een leveringsboek kan zowel zendnota’s als terugnamebons bevatten. Elk leveringsboek is gelinkt aan een verkoopjournaal dat gebruikt wordt om de factuur op te maken. De zendnota’s genereren facturen, de terugnamebons genereren creditnota’s.

Figuur 22. Een leveringsboek toevoegen

WinAuditor

7-1


DE TARIEFCODES

Figuur 23. Beheer van de tariefcodes voor de artikelen.

Aan de hand van de tariefcodes voor klanten en artikelen kan een verkoopprijzenbeleid worden opgesteld. De tariefcodes kunnen onderling of met specifieke artikelen en klanten worden gelinkt; elke link wijst op een bepaalde methode om een verkoopprijs te berekenen op basis van een vaste verkoopprijs, een korting of een aankoopprijs.

DE BOEKINGSCODES De boekingscodes worden in de geregistreerde gegevens voor het bepalen van een artikel gebruikt. Een boekingscode bestaat uit twee karakters (letters of cijfers) en is aan een algemene rekening uit het boekhoudplan gelinkt die gebruikt zal worden om de verkoopdocumenten te creëren op basis van de facturen die rechtstreeks ingevoerd of aangemaakt worden op basis van de zendnota’s.

WinAuditor

7-2

Hoofdstuk 7: Facturatieparameters Figuur 24. Een boekingscode toevoegen.

DE OPSLAGPLAATSEN Indien u een zekere voorraad wenst aan te leggen, dient u één of meerdere opslagplaatsen te bepalen. De inkomende en uitgaande artikelen betreffen steeds één bepaalde opslagplaats. Een opslagplaats wordt aangeduid met drie karakters (letters of cijfers).

Figuur 25. Een opslagplaats toevoegen.

DE VOORRAADBOEKEN

Voorraadboeken zijn onmisbaar in het voorraadbeheer (zie hoofdstuk 8) en dienen om inkomende artikelen en voorraadbewegingen te registreren. WinAuditor

7-3

Hoofdstuk 7: Facturatieparameters De voorraadboeken worden aangeduid met een code bestaande uit drie karakters (letters of cijfers). Er zijn drie modellen: • Levering leverancier (of aankoop), meestal gebruikt om inkomende goederen te registreren. • Inventaris, om een eindtoestand vast te leggen. • Voorraadbeweging, wanneer goederen van de ene opslagplaats naar de andere worden verplaatst of wanneer de stock bij vergelijking met de reële stock niet correct blijkt. Uitgaande goederen gebeuren meestal via facturen en zendnota’s.

DE ARTIKELFAMILIEN Artikelfamilien maken het mogelijk om een onderverdeling te maken binnen de artikelen die op de verschillende artikellijsten worden vermeld. Een artikelfamilie wordt met een code bestaande uit 6 karakters (letters of cijfers) weergegeven.

PERSOONLIJKE GEGEVENS - FACTURATIE Net zoals het mogelijk is specifieke informatie op te nemen in het domein van de activiteit van een dossier voor de klanten en leveranciers, is het mogelijk bijkomende informatie op te nemen bij de opstelling van een factuur (zie «Verpersoonlijking dossier» in hoofdstuk 3 en «Bijkomende informatie» in hoofdstuk 8).

WinAuditor

7-4


Voorbeeld: Een onderneming voor het onderhoud van voertuigen wenst de nummerplaat, het merk en het model van elk voertuig toe te voegen op elke factuur.

STANDAARD COMMENTAREN

Dankzij deze functie kan standaardcommentaar ingevoegd worden die nuttig is bij het opstellen van facturen en verzendnota’s. Een standaardcommentaar bestaat uit een onbeperkt aantal commentaarregels. Een stan-

WinAuditor

7-5

Hoofdstuk 7: Facturatieparameters daardcommentaar wordt geassocieerd met een afkorting, een taalcode en een beschrijving die ingevoerd worden op het moment van de creatie. De standaardcommentaren kunnen gebruikt worden om een steeds terugkerende informatie te versturen, zoals een promotie of de voorwaarden van een contract, zodat vermeden wordt die codes telkens opnieuw weer te moeten invoeren.

WinAuditor

7-6

Hoofdstuk 8: Facturatie ALGEMEENHEDEN Met de facturatiemodule van WinAuditor kan u verkoopfacturen en zendnota’s opstellen. De verkoopfacturen die door de facturatiemodule worden aangemaakt, worden onmiddellijk in de boekhouding opgenomen. Meerdere leveringen (zendnota’s) van één bepaalde klant kunnen op één factuur gegroepeerd worden. Dankzij het programma DocDraw, dat samen met WinAuditor geleverd wordt, kan u persoonlijke formaten voor uw facturen of zendnota’s creëren. De input van een factuur of zendnota wordt bepaald door de elementen die in het printformaat voorkomen. Dit betekent dat enkel de elementen die op de factuur voorkomen moeten worden ingevoerd.

Voorraadbeheer De facturatie is gebaseerd op een artikelenbestand waarmee u de voorraad kan bijhouden. De voorraad van een artikel wordt bepaald door de diverse voorraadbewegingen waaraan ze onderhevig is: verkoop, levering, aankoop, overdracht, inventaris. Bij de input van bepaalde voorraadbewegingen worden bepaalde items, zoals de artikelreferentie bij de leverancier of de aankoopprijs, geregistreerd om zo de gemiddelde aankoopprijs te kunnen berekenen of om de prijzen van een zelfde artikel dat bij verschillende leveranciers werd aangekocht te kunnen vergelijken.

Verkoopprijs De verkoopprijs van een artikel kan eenvoudig bepaald worden, of hij kan automatisch op basis van een aankoopprijs worden berekend. Het systeem van kortingen en prijsberekening in functie van de klant, de tariefcode van de klant of de tariefcode van het artikel biedt u de mogelijkheid eender welk prijsvormingsbeleid te voeren. WinAuditor

8-1


DE ARTIKELEN WinAuditor biedt u de mogelijkheid om een artikelbestand te beheren, waarbij u artikelen kan toevoegen, wijzigen en wissen. Elk artikel wordt op een unieke manier geïdentificeerd door zijn code. Deze code kan uit maximaal 24 karakters bestaan. Indien u dit nog niet gedaan hebt, is het belangrijk dat u een nomenclatuur opstelt voor uw artikelcodes. Een nomenclatuur opstellen, betekent een klasseermethode voor de artikelen vastleggen. Hieronder vindt u bijvoorbeeld een nomenclatuur voor artikelen die door een verkoper van vervangstukken voor wagens zou kunnen worden gebruikt. Elk artikel is een onderdeel van een wagen. We zouden dus kunnen beslissen om 3 karakters voor te behouden voor het soort onderdeel, BAT voor batterij, LAM voor een lamp, RWI voor een ruitenwisser, enz. Deze keuze van de 3 karakters moet mnemotechnisch gebeuren. De 3 andere karakters kunnen dan gebruikt worden om het merk van de wagen aan te duiden: OPE voor Opel, LAD voor Lada, BMW voor BMW, enz. Een lamp voor een Lada krijgt dan een artikelcode die start met LAMLAD. In ons voorbeeld telt het artikelbestand meerdere tienduizenden stuks. Voor de identificatie van het juiste artikel is het dan ook noodzakelijk dat de nomenclatuur van 6 karakters nog aangevuld wordt met het wagenmodel en met een nummer voor de kleur of de kwaliteit van het model. Aangezien elk merk zijn eigen nomenclatuur heeft, is het wellicht verkiesbaar die nomenclatuur te gebruiken. Wanneer u een nomenclatuur hebt opgesteld, zal dit uw zoekopdrachten heel wat vereenvoudigen, want zelfs als er 100.000 artikelen beschikbaar zijn, kan u de zoektocht naar een bepaald model ruitenwisser tussen de vele ruitenwissers van een bepaald merk al snel tot enkele tientallen artikelen beperken. Het is niet nuttig om in de artikelcode alle eigenschappen van het artikel te stoppen. In ons voorbeeld kan het gaan om artikelen die behoren tot het koetswerk, de elektriciteit, de motormechanica, ophangingmechanismen, enz…

WinAuditor

8-2

Hoofdstuk 8: Facturatie Om een ander klassement te maken, beschikt u over twee familiecodes. De eerste familiecode dient om de artikelen uit ons voorbeeld als artikelen van carrosserie, motormechanica, enz. te klasseren, de tweede familiecode voor een eventueel ander klassement. Met het artikelbeheer dat u terugvindt in het menu Facturatie kan u artikelen toevoegen, wijzigen en wissen met behulp van de toolbar of de sneltoetsen op het toetsenbord. Het artikelbeheer biedt eveneens heel wat informatie per artikel, zoals de huidige voorraad per opslagplaats, de historiek van de verkopen en de verkoop- en aankoopprijzen.

Detail van de input: • De code / het nummer is de enige identificator van een artikel. • De verkorte naam is een tweede identificator waarmee de zoekopdracht naar een bepaald artikel vereenvoudigd wordt. • De familiecodes maken het mogelijk een onderverdeling te maken binnen de artikelen die gebruikt wordt wanneer de verschillende artikellijsten worden geprint. De gebruikte familiecodes moeten in de parameters van de facturatiemodule worden bepaald (zie hoofdstuk 7). De familiecodes zijn niet verplicht voor een artikel. WinAuditor

8-3

Hoofdstuk 8: Facturatie • De optie “voorraadbeheer activeren” maakt het mogelijk het bijhouden van de voorraad van een bepaald artikel te activeren of te deactiveren Er wordt geen rekening gehouden met voorraadbewegingen van een artikel bij de input van facturen en zendnota’s. • De minimumstock wordt gebruikt voor de afdruk van artikellijsten op basis van de vergelijking tussen de bestaande stock en de minimumstock. • De boekingscode moet in de parameters van de facturatiemodule worden bepaald en zal door het programma gebruikt worden bij de input van de facturen wanneer een algemene rekening van het boekhoudplan wordt ingevoerd. • De BTW-code moet in de parameters van de boekhoudkundige module worden bepaald (zie hoofdstuk 4). Deze BTW-code zal bij de input van facturen en zendnota’s worden voorgesteld. • De tariefcode van een artikel, samen met nog andere elementen, maakt het mogelijk om een verkoopprijsbeleid vast te leggen (zie dit hoofdstuk en hoofdstuk 7). • De prioriteit voor de verkoopprijs, de hoofdverkoopprijs en de berekende verkoopprijs maken het mogelijk een vereenvoudigd prijzenbeleid op te stellen (zie Verkoopprijzen in dit hoofdstuk).

Kopiëren van artikel Het is mogelijk een artikel toe te voegen door de gegevens van een ander artikel over te nemen. Dit vereenvoudigt het in serie toevoegen van artikels. Aangezien twee artikels niet dezelfde artikelcode kunnen hebben, moet u een verschillende artikelcode toewijzen. Artikels kunnen gekopieerd worden in het artikelbeheer (zie hierboven). Het volstaat de cursor op het te kopiëren artikel te houden en op het toetsenbord de CTRL-F9 in te drukken of de kopieerknop in de instrumentenbalk aan te klikken.

WinAuditor

8-4


DE FACTUREN EN CREDITNOTA’S Een verkoopfactuur is een document dat op naam van een klant wordt geprint en dat een gedetailleerd overzicht van de goederen of diensten die aan die klant werden verkocht geeft. Het boekhoudkundig document dat overeenkomt met de verkoopprijs wordt rechtstreeks geboekt. Door een verkoopfactuur op te maken, wordt de voorraad van de artikelen die voorkomen op deze factuur met de gefactureerde hoeveelheid verminderd. Het factuurbeheer dat vanuit het menu Facturatie (zie hoofdstuk 2) wordt opgeroepen, is het vertrekpunt voor de input van de facturen met behulp van de toolbar of de sneltoetsen op het toetsenbord.

WinAuditor

8-5


Figuur 26. Een factuur toevoegen.

Detail van de input: • De datum is de datum waarop de verkoopfactuur of de creditnota werd uitgegeven. Het boekjaar en de periode worden aan de hand van deze datum bepaald. • Het journaal moet een verkoopjournaal zijn dat in de parameters van de boekhoudingsmodule wordt bepaald (zie hoofdstuk 4). • Het documentnummer wordt automatisch door het programma voorgesteld. Dit nummer is uniek per journaal en per boekjaar. • Het soort document hangt af van de bepaling van het geselecteerde verkoopjournaal. De keuze van het soort document wordt geactiveerd indien het verkoopjournaal facturen en zendnota’s kan bevatten. • De klantenrekening is de enige identificator van de klant. Opmerking: Aangezien het niet eenvoudig is om steeds de code / het nummer van al uw klanten te kennen, kan u ook gebruikmaken van de verkorte naam van de klant. U kan een beroep doen op een klantense-

WinAuditor

8-6

Hoofdstuk 8: Facturatie lectievenster door op de rode pijl rechts van het invoerveld te klikken of door de sneltoets F4 op het toetsenbord in te drukken (zie het punt Gebruik van het toetsenbord in hoofdstuk 2).

• De vervaldatum wordt u voorgesteld op basis van de datum van het document en de betalingsvoorwaarde van de klant. De vervaldatum wordt ter informatie vermeld, zodat u rappels en een overzicht van de openstaande posten kan printen. • De munteenheid van het document geeft de munteenheid aan van de bedragen die voor dit document gaan geboekt worden. Indien het document in een bepaald journaal met een munteenheid wordt geboekt, moet de munteenheid van het document overeenkomen met die van het journaal en is de munteenheid niet wijzigbaar. • De vervaldatum van de korting wordt enkel ingevoerd indien de korting meer dan nul bedraagt. De vervaldatum van de korting wordt enkel ter informatie vermeld en zal u bij de betaling worden meegedeeld (zie De bank- en kasdocumenten in dit hoofdstuk). • De optie “prijs BTW incl.” maakt het mogelijk te specificeren of alle vermeld prijzen bij de input van het document inclusief BTW zijn. • De extourne maakt het mogelijk automatisch elke boekingsregel van een verkoopdocument zodanig te extourneren, dat het document geen enkele invloed op het zakencijfer van het bedrijf uitoefent, maar toch in de boekhouding en de jaarlijkse BTW-listing voorkomt. Voorbeeld: Bepaalde opslagplaatsen bepalen hun zakencijfer, alsook de verschuldigde BTW helemaal op basis van hun kasticket. Sommige klanten van die winkels wensen daarop een factuur, die uiteraard geen tweemaal mag geboekt worden en dan ook geëxtourneerd wordt.

• Het formaat van het document bepaalt het uitzicht van het document dat geprint kan worden zodra de input ervan is beëindigd. Belangrijk: Het formaat van het document bepaalt eveneens welke inlichtingen bij de input van het document moeten worden ingevoerd. Het vervolg van de hieronder vermelde input hangt dus volledig af van het gekozen documentformaat en kan eventueel zelfs wegvallen.

WinAuditor

8-7


WinAuditor

8-8


Input van de gedetailleerde factuur De gedetailleerde factuur bestaat uit lijnen voor verkochte artikelen, lijnen met commentaar en eventueel subtotalen. De eerste verrichting bestaat erin te kiezen welk soort lijn u wenst toe te voegen.

Wanneer u een standaardcommentaar kiest (zie hoofdstuk 7), worden de commentaarregels automatisch opgenomen in uw factuur. De keuze om een subtotaal toe te voegen vereist geen enkele bijkomende informatie. Indien u ervoor kiest om een artikellijn toe te voegen, hangt de input van bepaalde gegevens af van het documentformaat dat werd geselecteerd.

Detail van de input:

WinAuditor

8-9

Hoofdstuk 8: Facturatie • De artikelcode verwijst naar een bestaand artikel. Input van deze informatie is niet verplicht, en in dit geval is de input van de navolgende informatie dus vrijblijvend en zal er zich geen enkele voorraadbeweging voordoen. • De voorgestelde omschrijving kan gewijzigd worden. • De opslagplaats wordt ingevoerd indien het voorraadbeheer in de algemene parameters werd geactiveerd (zie hoofdstuk 4) en indien u de voorraad van het geselecteerde artikel moet beheren (zie De artikelen in dit hoofdstuk). • De geleverde hoeveelheid komt overeen met de verkochte hoeveelheid. Indien het stockbeheer geactiveerd werd, zal de voorraad van de geselecteerde opslagplaats met de geleverde hoeveelheid verminderd worden. • De bruto verkoopprijs wordt voorgesteld naargelang het gekozen artikel en de verkoopprijzenpolitiek (zie verderop in dit hoofdstuk). De voorgestelde prijs kan gewijzigd worden. • Het kortingspercentage maakt het mogelijk de netto verkoopprijs te berekenen. • De netto verkoopprijs wordt voorgesteld in functie van de bruto verkoopprijs en het kortingspercentage conform volgende berekening: ‘netto verkoopprijs’ = ‘bruto verkoopprijs’ X ( 1 – (‘kortingspercentage’ / 100)). • De verkooprekening, die verplicht moet worden ingevoerd, is een algemene rekening die in het boekhoudplan moet worden bepaald. Een algemene rekening wordt volgens de boekingscode van het artikel voorgesteld (zie hoofdstuk 7). • De BTW-behandeling wordt enkel in sommige bijzondere gevallen ingevoerd, met name bij verkopen aan het buitenland. • De BTW-code moet in de parameters worden bepaald (zie hoofdstuk 4). Er bestaan gevallen waarin de BTW-code niet gevraagd wordt, namelijk wanneer het dossier niet BTW-plichtig is. • Dankzij de optie van de intracommunautaire listing kan u verduidelijken of de lopende boeking al dan niet in de intracommunautaire listing moet worden geboekt en op welke manier dit moet gebeuren.

WinAuditor

8-10


ZENDNOTA’S Een zendnota is een document dat op naam van een klant wordt geprint en dat een gedetailleerd overzicht van de goederen of diensten die aan die klant werden geleverd geeft. De opmaak van een zendnota genereert geen enkel boekhoudkundig document. De zendnota begeleidt vaak de goederen bij de levering. Bijgevolg wordt de zendnota soms ook de “leveringsbon” genoemd. Door een zendnota op te maken, wordt de voorraad van de artikelen die voorkomen op deze zendnota verminderd met de geleverde hoeveelheid. Een zendnota kan gefactureerd worden; in dat geval wordt een nieuw document, de verkoopfactuur, opgesteld. Meerdere zendnota’s van een zelfde klant kunnen gefactureerd worden op één factuur. Het beheer van de zendnota’s dat vanuit het menu Facturatie wordt opgeroepen (zie hoofdstuk 2), is het vertrekpunt voor de input van de zendnota’s met behulp van de toolbar of de sneltoetsen op het toetsenbord. De input van de zendnota’s is identiek aan de input van de verkoopfacturen.

Het formaat van het document bepaalt het uitzicht van het document dat geprint kan worden zodra de input ervan is beëindigd. Het formaat van het WinAuditor

8-11

Hoofdstuk 8: Facturatie document bepaalt eveneens welke inlichtingen bij de input van het document moeten worden ingevoerd. In dit geval zijn er minder gegevens in te voeren dan bij de verkoopfactuur. De informatie die nodig is om een factuur op te maken op basis van een zendnota wordt bij de opmaak van de factuur ingevoerd.

OPMAAK VAN DE FACTUREN Door facturen op te maken, kunnen de zendnota’s van een leveringsjournaal gefactureerd worden. Elk leveringsjournaal is aan een verkoopjournaal gelinkt. Indien het verkoopjournaal het gebruik van meerdere munteenheden toelaat, dient u de munteenheid van de zendnota’s die u wenst te factureren te kiezen. De opmaak van de facturen kan bovendien tot één klant en één leveringsperiode beperkt worden. Het programma voor de opmaak van de facturen wordt vanuit het menu Facturatie opgeroepen (zie hoofdstuk 2).

• Het leveringsjournaal bepaalt welke zendnota’s gefactureerd zullen worden. • De datum waarop gefactureerd wordt, is de factuurdatum voor alle aangemaakte facturen. Het boekjaar en de boekhoudkundige periode vloeien hier automatisch uit voort. • De munteenheid voor de facturatie kan geselecteerd worden, indien de munteenheid van het verkoopjournaal dat gelinkt is met het leveringsjournaal niet werd bepaald.

WinAuditor

8-12


Figuur 27. Lijst van de factuurvoorstellen.

Elk element op deze lijst is een factuurvoorstel dat een bepaald aantal zendnota’s omvat. Elk voorstel kan gewijzigd of gewist worden. Indien u het voorstel wist, beïnvloedt dit op geen enkele manier de zendnota’s.

Enkele items van de nog te maken factuur kunnen gewijzigd worden.

HET STOCKBEHEER Met WinAuditor kan u uw voorraad artikelen beheren. U kan een onbeperkt aantal opslagplaatsen bepalen waar uw artikelen opgeslagen liggen. Een opslagplaats die in dit programma bepaald werd, hoeft niet verplicht een echte opslagplaats te zijn, het kan een depot zijn, WinAuditor

8-13

Hoofdstuk 8: Facturatie een deel van een gebouw, de koffer van de wagen van een vertegenwoordiger. De voorraad van een artikel wordt gevormd door de som van de opgeslagen hoeveelheden in de verschillende opslagplaatsen. Om de stock van een artikel te wijzigen, moet u een document invoeren. Volgende documenten zorgen voor een wijziging in de voorraad: • zendnota’s • verkoopfacturen • inventaris • voorraadbewegingen tussen de opslagplaatsen • aankoopfacturen of zendnota’s van leveranciers De zendnota’s en facturen worden door WinAuditor opgesteld. De inventaris en de voorraadbewegingen tussen de opslagplaatsen zijn interne documenten die u zelf opstelt. De facturen en zendnota’s van de leverancier worden door uw leveranciers opgesteld. Bij de input van facturen of zendnota’s van een leverancier kan u de aankoopprijs en de artikelreferentie bij de leverancier invoeren. Bij een volgende input zal WinAuditor dezelfde prijs en referentie voorstellen, teneinde een controle uit te voeren. In het artikelbeheer krijgt u een historiek van de voorraadbewegingen van een artikel, alsook de prijs en de referentie per leverancier. We herinneren er hier aan dat de verkoopprijs van een artikel van de laatste aankoopprijs van het artikel kan afhangen. Deze artikelen kunnen geprint worden in de vorm van een: • inventarislijst met of zonder detail per opslagplaats. • lijst met of zonder detail van de aankoopprijs en referentie per leverancier. • lijst per primaire of secundaire artikelfamilie. Alle artikellijsten zijn ook beschikbaar in uw spreadsheet programma. Het voorraadbeheer dat vanuit het menu Facturatie wordt opgeroepen (zie hoofdstuk 2), is het vertrekpunt voor de input van de voorraadbewegingen met behulp van de toolbar of de sneltoetsen op het toetsenbord.

WinAuditor

8-14


Detail van de input: • De keuze van het journaal bepaalt het soort voorraadbeweging dat wordt ingevoerd: een inventarisdocument, een voorraadbeweging of een levering van een leverancier. • Indien het om een levering van een leverancier gaat, dient de leverancier ingevoerd te worden. De aankoopprijs en referentie van de artikelen zijn aan de leverancier gelinkt en kunnen in het artikelbeheer geconsulteerd worden.

DE VERKOOPPRIJZEN Met WinAuditor kan u een prijzenbeleid voeren dat aan uw behoeften is aangepast. Een verkoopprijs voor een artikel kan op twee manieren bepaald worden (zie Artikelbeheer in dit hoofdstuk): • door een verkoopprijs per artikel te bepalen, d.w.z. de hoofdverkoopprijs. • door een methode voor de berekening van de verkoopprijs op basis van de aankoopprijs te bepalen (hierbij gaat het steeds om de laatste aankoopprijs van het artikel)

WinAuditor

8-15

Hoofdstuk 8: Facturatie Via deze tweede methoden kan u bijvoorbeeld een marge van 25% bepalen (vermenigvuldigingscoëfficiënt = 1.25) en een vast bedrag van vb. 2 € toevoegen, dat de verpakkingskosten dekt (bijkomende term = 2). In dat geval zal een artikel met aankoopprijs 60 € tegen 77 € (60 X 1.25 + 2) worden verkocht. Indien de aankoopprijs wijzigt, wordt ook de verkoopprijs automatisch gewijzigd. De keuze van de verkoopprijs (hoofdverkoopprijs of berekende prijs) kan voor elk artikel op verschillende manieren worden bepaald. Soms hebt u een speciale verkoopprijs voor een specifieke klant nodig. Daarom is het ook mogelijk een prijzenbeleid per klant op basis van een artikel te bepalen. Gebruik hiervoor de button Prijs per klant in het tabblad Prijzen van het artikelbeheer.

WinAuditor

8-16

Hoofdstuk 8: Facturatie In dit geval kan u voor elke link artikel – klant hetzij: • een verkoopprijs specificeren • een berekeningsmethode specificeren op basis van de aankoopprijs • een kortingspercentage specificeren dat u op de basisverkoopprijs kan toepassen. Maar aangezien het niet altijd noodzakelijk is om een andere artikelprijs per klant te hebben, stelt WinAuditor u nu in staat om tariefcodes per klant in te stellen. U kan op die manier een artikel linken aan een bepaalde tariefcode per klant. Dit betekent dat elke klant met die tariefcode voor dit artikel dezelfde prijs betaalt. Gebruik hiervoor de button Prijs per tariefcode in het tabblad Prijzen van het artikelbeheer. Voor bedrijven met heel wat artikelen is het nog praktischer om tariefcodes per artikel te bepalen, die men vervolgens aan de tariefcodes per klant kan linken. In dit geval kan u voor elke tariefcode per artikel hetzij: • een berekeningsmethode op basis van de aankoopprijs specificeren • een kortingspercentage specificeren dat u kan toepassen op de basisverkoopprijs. Gebruik daarvoor de button Prijs per tariefcode in de beheersmodule van de tariefcodes per artikel (zie hoofdstuk 7).

Het is ook mogelijk een berekeningsmethode te bepalen op basis van de aankoopprijs of een kortingspercentage dat moet worden toegepast op de basisverkoopprijs per klant voor een bepaalde tariefcode per artikel. Ge-

WinAuditor

8-17

Hoofdstuk 8: Facturatie bruik daarvoor de button Prijs per klant in de beheersmodule van de tariefcodes per artikel (zie hoofdstuk 7). Al deze methodes kunnen onderling worden gecombineerd om tot een zo goed mogelijke prijsvorming te komen. Wanneer u een artikel aan een klant verkoopt, zal het programma een prijs voorstellen waarbij het in volgorde van prioriteit rekening houdt met: 1) de prijs, de berekeningsmethode of de korting van dit artikel voor deze klant. 2) de prijs, de berekeningsmethode of de korting van dit artikel voor deze tariefcode per klant. 3) de berekeningsmethode of de korting van deze tariefcode per artikel voor deze klant. 4) de berekeningsmethode of de korting van deze tariefcode per artikel voor deze tariefcode per klant. 5) de prijs of de berekeningsmethode van het artikel.

WinAuditor

8-18

Hoofdstuk 9: Prints ALGEMEENHEDEN Elke afdruk uitgevoerd door WinAuditor maakt gebruik van dialoogvensters die voor alle gevallen een gelijkaardige basis omvatten. Naast de specifieke informatie voor elk soort van afdruk, moet de gebruiker bepaalde keuzes maken: • De bestemming van de afdruk vermelden: de printer of het scherm. • Eventueel de printer vermelden • Het formaat van het document aangeven (zie hoofdstuk 11) De afdruk wordt gelanceerd wanneer de knoppen 'Printer' of 'Scherm' geselecteerd worden. Het dialoogvenster wordt niet automatisch afgesloten wanneer de afdruk beëindigd is, zodat de gebruiker meerdere afdrukken na elkaar kan uitvoeren zonder hierbij telkens opnieuw de afdrukparameters te moeten invoeren. Voor een groter gebruiksgemak, is het ook mogelijk de afdrukvensters te 'schikken' voor later.

Een afdrukvenster wordt met behulp van de verkleinknop in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster geschikt in de instrumentenbalk. Om het venster weer op te roepen, volstaat het te klikken op het icoontje dat verschenen is in de algemene instrumentenbalk.

WinAuditor

9-1

Hoofdstuk 9: Prints

CONTROLELIJST EN PERIODIEK JOURNAAL. Deze lijsten geven een geprinte weergave van de boekhoudkundige documenten per journaal. Aan het eind van elk journaal en bij elke wijziging van de boekhoudkundige periode wordt een tabel geprint waarin de BTWverdeling van de verschillende documenten uit de listing wordt vermeld. De controlelijst omvat de niet gevalideerde documenten, het periodiek journaal omvat de gevalideerde documenten.

Met de optie «analytisch detail» kunt u, indien u beschikt over de analytische module en indien de analytische boekhouding geactiveerd is, het analytisch detail voor elke boekhoudkundige lijn verkrijgen.

BALANS VAN DE REKENINGEN De rekeningbalans print per rekening het totaal van de boekingen op zowel de debet- als de creditzijde, alsook het saldo van het geselecteerde boekjaar. Ook het totaal van de boekingen op de rekening (debet en credit) voor de geselecteerde periodes wordt geprint. Wanneer u de balans van de algemene rekeningen print, is het mogelijk om subtotalen per rekeningencategorie te bekomen; daartoe moet u een totalisatieniveau voor de balansrekeningen (categorie 1 tot 5) en voor de resultatenrekeningen (categorie 6 en 7) bepalen. Een totalisatieniveau geWinAuditor

9-2

Hoofdstuk 9: Prints lijk aan 2 betekent dat een subtotaal zal worden geprint wanneer één van de eerste twee karakters van de rekening wijzigt; dit subtotaal omvat alle rekeningen die dezelfde eerste twee karakters gemeenschappelijk hebben. Wanneer het eerste karakter wijzigt, is er een belangrijker subtotaal dat alle rekeningen omvat die dit eerste karakter gemeenschappelijk hebben.

Het rekeningsaldo kan ook worden geëxporteerd in Accon-formaat of tekstformaat voor invoer in een spreadsheet. In dit laatste geval worden de velden gescheiden door tabs.

DETAIL VAN DE REKENINGEN Het detail van de rekeningen print per rekening het detailoverzicht van de boekingen die in de geselecteerde periodes op de respectieve rekening werden uitgevoerd. Zoals bij de print van de rekeningbalans, is het ook hier mogelijk om subtotalen voor het detailoverzicht van de algemene rekeningen te bekomen (zie Balans van de rekeningen in dit hoofdstuk). Bepaalde rekeningen zoals de BTW-rekening op de verkoopfacturen, of de centralisatierekeningen voor klanten en leveranciers zijn weinig interessant om in detail te worden geprint. Door de documentcompressie te selecteren, is het echter wel mogelijk om in de plaats van een volledig detailoverzicht van een rekening één enkele lijn te krijgen waarop alle boekingen per rekening per periode en per journaal vermeld staan. Hiertoe WinAuditor

9-3

Hoofdstuk 9: Prints moet u bij de bepaling van de algemene rekening de optie “historiekcompressie” gevraagd hebben (zie hoofdstuk 5).

CENTRALISATIEJOURNAAL Het centralisatiejournaal print per journaal en per periode, voor elke algemene rekening, het totaal van de boekingen op deze rekening, zowel debet als credit. Deze eerste print wordt gevolgd door twee andere prints waarop voor elke categorie van algemene rekeningen die bestaan uit de eerste twee posities van de rekening en de eerste positie van de rekening dezelfde boekingtotalen aan debet- en creditzijde gelden. Indien u alle journalen selecteert, krijgt u drie bijkomende prints die voor de specifieke periode alle boekingen van alle journalen weergeven, per rekening, per rekeningcategorie die bestaat uit de eerste twee karakters van de rekening, en per rekeningcategorie die bestaat uit het eerste karakter van de rekening.

WinAuditor

9-4

Hoofdstuk 9: Prints

CENTRALISATIEOVERZICHT Het centralisatieoverzicht print een document in twee delen voor een specifieke periode: het eerste deel geeft voor de geselecteerde periode een regel per journaal weer met het totaal van de boekingen in dit journaal, zowel aan debet- als aan creditzijde. Per definitie moet het debet van een journaal gelijk zijn aan het credit. Het tweede deel geeft, voor de geselecteerde periode, alle boekingen op de algemene rekeningen weer, waarbij deze rekeningen in categorieën van algemene rekeningen die uit het eerste karakter van de algemene rekening (categorie 1 tot 7) bestaan worden gegroepeerd Het totaal van het eerste deel moet gelijk zijn aan het totaal van het tweede deel.

WinAuditor

9-5

Hoofdstuk 9: Prints

BTW AANGIFTE De BTW-aangifte print een officieel document waarop voor een kwartaal of voor een maand de onderverdeling van de basisbedragen voor inkomende en uitgaande handelingen wordt gemaakt, alsook de bedragen van de verschuldigde of aftrekbare BTW. Het is mogelijk een aangifte te bekomen op basis van niet gevalideerde documenten; hierdoor kan u tijdens de lopende periode reeds een idee krijgen van de te betalen BTW. Een aangifte opgemaakt op basis van niet gevalideerde documenten stuurt u echter best niet op.

Indien bepaalde vakken op de aangifte bij het printen een negatief bedrag vertonen, meldt WinAuditor deze bedragen die dan naar de volgende aangifte moeten worden overgedragen. Wanneer u vervolgens die volgende aangifte print, mag u niet vergeten deze negatieve bedragen over te dragen met behulp van de button "Overdracht negatieve bedragen".

WinAuditor

9-6

Hoofdstuk 9: Prints Via de knop “Rechtvaardiging” is het mogelijk de rechtvaardiging te krijgen van het bedrag in een vak van de aangifte.

De regularisaties, voorschotten en overdrachten van voorgaande aangifteperiodes moeten met de button “Regularisatie” worden ingevoerd.

INTRACOMMUNAUTAIRE LISTING De intracommunautaire listing geeft per buitenlandse (niet Belgische) klant die deel uitmaakt van de Europese Unie en BTW-plichtig is het bedrag van het exportzakencijfer voor een kwartaal. WinAuditor kan de bedragen per kwartaal terugvinden, zelfs als ze over twee boekjaren verdeeld zijn. Deze listing moet uiterlijk op de 20ste van de maand die volgt op het aangiftekwartaal bij de BTW-administratie afgegeven worden.

WinAuditor

9-7

Hoofdstuk 9: Prints

Dankzij WinAuditor kan deze officiële listing op diskette en enkel op diskette overhandigd worden. Een papieren exemplaar kan informatief en voor intern gebruik worden geprint. Enkel klanten uit de Europese Unie met een geldig BTW-nummer staan op deze listing vermeld. De bedragen voor het intracommunautaire voorschot en de bedragen van de boekingslijnen waarvoor werd gevraagd dat ze niet in de listing zouden worden opgenomen, worden niet meegeteld in de listing. De diskette waarop u de listing opslaat, mag geen enkel ander bestand bevatten. Het is mogelijk correcties aan te brengen in de listing. Deze correcties worden meestal door de administratie gevraagd en slaan op het voorgaande kwartaal, zoals de annulering van een foutieve lijn of de toevoeging van een gecorrigeerde lijn.

JAARLIJKSE BTW-LISTING De jaarlijkse BTW-listing geeft per Belgische, BTW-plichtige klant het bedrag van het zakencijfer weer, alsook het respectieve BTW-bedrag voor WinAuditor

9-8

Hoofdstuk 9: Prints een burgerlijk jaar. WinAuditor kan de bedragen van het burgerlijk jaar opnieuw samenstellen, ook al zijn deze bedragen over diverse boekjaren verdeeld. Deze listing moet uiterlijk op 31 maart van het jaar dat volgt op het aangiftejaar bij de BTW-administratie worden afgegeven. Dankzij WinAuditor kan deze officiële listing op diskette en enkel op diskette worden overhandigd. Een papieren exemplaar kan informatief en voor intern gebruik worden geprint. Enkel klanten met een geldig Belgisch BTW-nummer en een zakencijfer dat de officiële limiet van 125 € overschrijdt, worden in deze listing opgenomen. Deze limiet van 125 € kan gewijzigd worden. De diskette waarop u de listing opslaat, mag geen enkel ander bestand bevatten.

BALANS Deze print levert een balans in verkort formaat en een resultatenrekening. Het is mogelijk de print tot een geselecteerde periode te beperken.

WinAuditor

9-9

Hoofdstuk 9: Prints

DETAIL VAN DE FYSISCHE EENHEDEN De detaillijst van de fysische eenheden print, voor een geselecteerde periode en voor elke fysische eenheidscode, een detailoverzicht van de boekingen waarvoor bijkomend een fysische eenheid werd ingevoerd. Het saldo van een rekening met een fysische eenheid voor een gegeven periode vertegenwoordigt de goederenstroom voor die periode, uitgedrukt in fysische eenheden in plaats van in bedragen. Op de gedetailleerde print wordt ook het bedrag van elke boekingsregel vermeld. Het is mogelijk slechts één lijn per fysische eenheid te printen (balans layout); daartoe volstaat het enkel de print van de totalen te vragen.

VERVALDAGBALANS De vervaldagbalans print alle vervaldagen of de rekeningen die op een specifieke datum nog niet betaald zijn. De bedragen van de vervallen saldi of het saldo van de rekening zijn tegenover een referentiedatum in zes kolommen verdeeld, die beperkt worden door het aantal dagen verschil met deze referentiedagen; deze onderverdeling van de openstaande bedragen vereenvoudigt de bepaling van de achterstallige betalingen. Indien u een munteenheid selecteert voor de print, wordt de print tot deze munteenheid beperkt. Hebt u geen munteenheid geselecteerd, dan worden de vervaldagen in vreemde valuta bij het printen in euro omgezet. Deze conversie maakt gebruik van de koers van de munt op het ogenblik van de input. Er wordt dus geen rekening gehouden met een eventueel wisselkoersverschil. WinAuditor

9-10

Hoofdstuk 9: Prints

RAPPELS Via deze functie kan u de klanten selecteren die u een rappel wenst te sturen. De selectie en verzending gebeurt per klant, waarbij u het soort rappelbrief dat moet worden verzonden vermeldt. Het is mogelijk de tekst van de rappelbrieven te personaliseren.

WinAuditor

9-11

Hoofdstuk 9: Prints

SAMENVATTING VAN DE UITGEPRINT RAPPELS Deze listing bevat alle rappelbrieven die naar klanten werden gestuurd. De rappelbrieven die u wenst te printen, selecteert u door een periode tussen twee data te kiezen. Alle rappelbrieven die werden opgemaakt tussen die twee data, worden in het rappeloverzicht vermeld.

WinAuditor

9-12

Hoofdstuk 9: Prints

ARTIKELLIJST Deze listing vermeldt de artikellijst. Of bepaalde gegevens al dan niet op de listing worden vermeld, hangt van het formaat van de listing af. Standaard worden de artikelcode, de benaming en de prijs geprint. Indien nodig kan u ook het bestaande formaat wijzigen om uw eigen formaat te creëren. Een andere werkwijze is de artikelen naar een formaat in uw spreadsheetprogramma exporteren. In dit geval neemt elk artikel één lijn in en elk element van de artikelfiche een kolom. Het is ook mogelijk om voor elk artikel een gedetailleerde voorraad per opslagplaats, of een detailoverzicht van de verschillende aankoopprijzen en referenties per leverancier te bekomen. Meerdere selectiemodes zijn beschikbaar, waaronder een selectie op basis van de vergelijking tussen de minimumstock en de reële stock van een artikel; zo kunnen ofwel de te bestellen artikelen, of de beschikbare artikelen worden geprint. De artikelen worden per artikelcode gesorteerd.

WinAuditor

9-13

Hoofdstuk 9: Prints

ARTIKELEN PER FAMILIECODE Deze listing lijkt sterk op de voorgaande lijst, met dezelfde eigenschappen en mogelijkheden. In deze lijst worden de artikelen per artikelfamilie geprint, m.a.w.: de keuze van de sortering bepaalt het aspect van de listing. Voorbeeld: Kiest u een print op basis van de primaire familiecode, dan zullen de artikelen per primaire artikelfamilie worden geprint; telkens er een nieuwe artikelfamilie start, wordt eerst een omschrijving van de artikelfamilie vermeld. Kiest u een print op basis van secundaire en dan primaire artikelfamilien, dan worden de artikelen op basis van hun secundaire artikelfamilie geprint en binnen die secundaire familie worden ze vervolgens nog eens in primaire familien onderverdeeld. Deze listing kan u ook naar uw spreadsheetprogramma exporteren, alsook personaliseren in evenveel nieuwe formaten als u nodig hebt met behulp van DocDraw.

WinAuditor

9-14

Hoofdstuk 9: Prints

INVENTARIS Deze listing print per opslagplaats een detail van de artikelvoorraad. Het is mogelijk om de print tot het totaal per opslagplaats te beperken; dit vermijdt dat er talloze pagina’s zouden geprint worden, terwijl u alleen maar de waarde van de voorraad wenst te kennen. Deze listing kan ook naar uw spreadsheetprogramma worden geëxporteerd en kan in evenveel nieuwe formaten als u nodig hebt worden gepersonaliseerd.

VERZENDINGSNOTALIJST De lijst met verzendnota's vermeldt voor elke verzendnota de klant, de algemene informatie en het totaal bedrag. Dankzij de talrijke selectie- en sorteeropties, kan alle gewenste informatie verkregen worden. Zo is het mogelijk de omzet van de leveringen voor een welbepaalde dag of klant te raadplegen. Deze lijst biedt overigens de mogelijkheid de opmaak te controleren van de facturen (zie hoofdstuk 8) of verzendnota's die gefactureerd hadden moeten worden.

WinAuditor

9-15

Hoofdstuk 9: Prints

VERKOOPSTATISTIEKEN Dankzij de verkoopstatistieken is het mogelijk voor een bepaalde periode de omzet per klant, met of zonder detail per artikel, en de omzet per artikel te kennen, met of zonder detail per klant. De statistieken leveren meerdere bedragen, namelijk het brutobedrag van de verkoop (vóór korting), het nettobedrag (omzet), het bedrag van de aankopen en de geleverde hoeveelheden. Door talrijke selecties kunnen de zoekacties op het niveau van de artikelen en de klanten of de omzet verfijnd worden. De resultaten van deze statistieken zijn beschikbaar in de vorm van listings en bestanden die geopend kunnen worden in een spreadsheet. Dankzij deze functie is het mogelijk : • Een bestand te creëren bestemd voor een mailing aan de klanten die een welbepaalde omzet gehaald hebben of een gegeven gamma van artikelen gekocht hebben. WinAuditor

9-16

Hoofdstuk 9: Prints • Een overzicht te krijgen van de meest verkochte artikelen.

Met de knop « Bestand » kan het resultaat van de statistieken uitgevoerd worden naar een tekstbestand. De resultaten kunnen overigens verwerkt worden in uw spreadsheet. Met de knop « Klantexport » kunnen de gegevens van de klanten opgenomen worden in het resultaat van de statistieken, om bijvoorbeeld een mailing te realiseren. Deze knop wordt geactiveerd in het gevak van een afdruk van het type « Klanten verkoop ». Met de knop « Artikelexport » kunnen de gegevens van de artikelen opgenomen worden in het resultaat van de statistieken. Deze knop wordt geactiveerd in het geval van een afdruk van het type « Artikelen verkocht ».

WinAuditor

9-17

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink INLEIDING WinAuditorLink is een interface waarmee de gebruiker de gegevens uit de WinAuditor boekhouding vanuit zijn spreadsheetprogramma Lotus 123 of Microsoft Excel kan ondervragen. Op die manier kan u heel makkelijk eender welke tabel opstellen: financieel, balans of resultaten. De link is er onmiddellijk; zodra de aanvraag werd doorgegeven, verschijnt het bedrag van uw boekhouddossier in WinAuditor onmiddellijk in uw spreadsheetprogramma. Een tabelvoorbeeld is beschikbaar. Dit voorbeeld toont aan hoe eenvoudig deze link te gebruiken is.

Vereiste configuratie • Windows 98, Windows Millennium, Windows 2000, Windows XP • Microsoft Excel 97 of Lotus 123 versie 9.x • WinAuditor • Kunnen werken met een spreadsheetprogramma

PROFESSIONELE VERSIE STANDAARDVERSIE In de professionele versie zit geen beperking op het aantal dossiers, noch op het aantal boekjaren dat u in één enkele map kunt samenbrengen. Met deze versie kan u dus vergelijkingen tussen verschillende boekjaren maken of een consolidatie met verschillende dossiers uitvoeren. Accountants zullen het op prijs stellen dat ze over de bedragen van de BTW-aangiften kunnen beschikken.

WinAuditor

10-1

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Deze versie kost 350 € excl. BTW. Met de standaardversie kan u de rekeningsaldi van een dossier voor één boekjaar controleren. Deze versie is vooral geschikt voor KMO’s en zelfstandigen die op die manier de cijfers van een boekjaar in hun dossier kunnen voorstellen op de manier die hen het beste past, waarbij ze gebruik maken van alle capaciteit van hun spreadsheetprogramma, maar ook van grafieken, een vergelijking met het budget, enz… Deze standaardversie wordt geleverd samen met WinAuditor. Beperkingen in de standaardversie: de bedragen van slechts één boekjaar zijn beschikbaar in een map. Er is geen BTW-functie.

INSTALLATIE VAN DE INTERFACE Volgende elementen zijn beschikbaar na installatie: • een voorbeeld, een bedrijfsrekening • een map met de nieuwe functies voor creatie van nieuwe tabellen • deze twee mappen zijn beschikbaar in het Frans en in het Nederlands, in zowel Microsoft Excel als in Lotus 123.

GEBRUIK VAN DE INTERFACE WinAuditorLink is geen programma, u hoeft het dus niet op te starten om het te gebruiken; u hoeft enkel uw spreadsheetprogramma te gebruiken en alles te halen uit de nieuwe functies die u erin vindt. Start uw spreadsheetprogramma (Lotus 123 of Microsoft Excel) en open het bestand « Bedrijfsrekeningen » dat u terugvindt in « Mijn documenten » / « WinAuditorLink ». De weergegeven tabel is een bedrijfsrekening, met andere woorden: deze tabel gaat in uw boekhouding op zoek naar de bedragen van de rekeningen in de categorie 6 en 7 en geeft de resultaten dan weer. Hoe gaat u tewerk? In deze tabel vindt u 3 belangrijke cellen terug, nl.: KEUZE VAN HET DOSSIER, HET BOEKJAAR EN DE GRENSPERIODE

WinAuditor

IN TE VULLEN VAKKEN

10-2

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Locatie van het WinAuditor programma (vb.: C:\WinAuditor) : Dossiercode (2 karakters): Te analyseren boekjaar:

C:\WinAuditor XX 02

Figuur 1

In de cellen vult u uw gegevens in. Wijzig bijvoorbeeld de dossiercode zodat ze met uw dossiercode overeenkomt. Indien uw dossier de code SK heeft, zou de tabel er als volgt uitzien: KEUZE VAN HET DOSSIER, HET BOEKJAAR EN DE GRENSPERIODE Locatie van het WinAuditor programma (vb.: C:\WinAuditor) : Dossiercode (2 karakters): Te analyseren boekjaar:

IN TE VULLEN VAKKEN C:\WINAUDITOR

SK 01

Figuur 2

Indien nodig, wijzigt u ook de locatie van het WinAuditor programma en/of het te analyseren boekjaar. Nu staan uw eigen gegevens in het onderste gedeelte van de tabel.

NIEUWE TABEL Om een nieuwe tabel te creëren, volstaat het om het bestand « Nieuwe boordtabel » te openen. Deze map bevat alle functies (macro’s) die nodig zijn om uw tabel te aan te maken. Dit is de enige manier van werken. Een nieuwe map Lotus of Excel zou de WinAuditorLink functies niet bevatten. Sla deze map onmiddellijk onder een andere naam op. Zo behoudt u het bestand « Nieuwe boordtabel » en kan u dit later nogmaals gebruiken. Ook in deze nieuwe map, net zoals in elke andere map met de WinAuditorLink functies, beschikt u over de hierna beschreven functies.

WinAuditor

10-3

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink

BESCHIKBARE FUNCTIES ADP_Sld ADP_SDeb ADP_SCre ADP_SCre ADP_Cre ADP_Ide ADP_Perio ADP_CG ADP_TVA

Saldo van de rekeningen Debetsaldo van de rekeningen Creditsaldo van de rekeningen Totaal debet van de rekeningen Totaal credit van de rekeningen Identiteitsgegevens van een dossier Gegevens m.b.t. de periodes van een boekjaar Omschrijving van de algemene rekeningen Bedragen in de vakken van de BTW-aangiftes (*)

(*) deze functie is enkel beschikbaar in de professionele versie van het programma. In de gedetailleerde omschrijving van de functies worden de begrippen aritmetische uitdrukking en numerieke periodeweergave gebruikt. Enige verklaring van deze begrippen kan nuttig blijken.

ARITMETISCHE UITDRUKKING VAN DE REKENINGEN Een dergelijke uitdrukking omvat een reeks rekeningen of rekeningcategorieën die door een + (plus) of – (min) teken worden voorafgegaan. Een rekeningencategorie wordt gekenmerkt door de eerste karakters van één van de rekeningen in die klasse, vb.: de klasse 61 groepeert alle rekeningen die beginnen met de cijfers 61 zoals 611220 of 610100. Willen we verwijzen naar een specifieke rekening, dan voeren we de rekening in als volgt [ ] (tussen haakjes), vb.: [61010]. In een boekhoudplan waarin de rekeningen immers uit 5 of 6 karakters bestaan, zou de oproep voor rekening 61010 volgende rekeningen kunnen opleveren: 61010, 610100, 610101, 610102,…..,610109. Kan een rekening één of meer karakters bevatten? (vraagteken) dit karakter is een « joker » en vervangt eender welk ander karakter. Vb.: de zoekopdracht 6 ??15 ? zal alle rekeningen opleveren die beginnen met 6 en die de karakters 1 en 5 respectievelijk staan hebben op de posities 4 en 5. Dit levert dus volgende rekeningen op: 604151, 609157, 604153, 610150 WinAuditor

10-4

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Een rekening kan ook bestaan uit volgend teken: * (asterisk). Dit karakterteken vervangt een niet nader bepaald aantal karakters. Zo kan rekening 20*9 alle rekeningen zijn die beginnen met 20 en eindigen op 9. Dit levert volgende rekeningen op: 201009, 2021009, 20149. Voorbeeld: Ziehier enkele voorbeelden van aritmetische uitdrukkingen van rekeningen: 610 -70 611 + 612 + 613 20 – 20*9 604*1 + 604*2 + 604*3 6 ??14 ? + 6 ??15 ? – 7 ??14 ? – 7 ??15 ?

ARITMETISCHE UITDRUKKING VAN KOSTENCENTRA Voor de aritmetische uitdrukkingen van kostencentra gelden dezelfde regels als voor de rekeningen.

PERIODEWEERGAVE Een periode wordt in een functiezoekopdracht door een getal van 0 tot 99 weergegeven. Bvb.: van 0 tot 12 voor een standaard boekjaar van 12 maand. Het getal 0 verwijst naar de periode 00 van het boekjaar (periode van heropening) en de getallen 1 tot 12 verwijzen naar de twaalf maanden van het boekjaar. Het cijfer 1 vertegenwoordigt de eerste maand van het boekjaar, maar dit is niet noodzakelijk de maand januari. Ook getallen die groter zijn dan het aantal periodes in een boekjaar kunnen probleemloos gebruikt worden. In de functie ADP_Perio verwijst het cijfer 99 naar de laatste periode van het boekjaar (deze functie wordt hieronder beschreven).

WinAuditor

10-5


WAT GEBEURT ER WANNEER DE WINAUDITOR DOSSIER EVOLUEERT? Zodra u een tabel hebt aangemaakt, komen de bedragen in deze tabel overeen met de bedragen in de WinAuditor dossier. Vervolgens zal deze boekhoudkundige dossier evolueren en de rekeningsaldi zullen gewijzigd worden. Wanneer u de map van uw spreadsheetprogramma opent, ziet u in eerste instantie de voorgaande bedragen en niet de huidige bedragen staan. Om de huidige bedragen te bekomen, volstaat het de herberekening van de map te vragen (Microsoft Excel druk op CTRL+ALT+F9), bvb. door de code van het dossier na de code van het dossier in te typen. Alle saldi worden onmiddellijk geactualiseerd.

FUNCTIE ADP_SLD Naam: ADP_Sld Geeft het saldo van één of meer rekeningen. Aangifte: ADP_Sld ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Rekeningen, Kostennota, PeriodeStart, PeriodeEinde) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Rekeningen Kostencentra PeriodeBegin PeriodeEinde

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters Code van het te verwerken boekjaar in twee cijfers

Type TEKST TEKST TEKST

Aritmetische uitdrukking van de rekening Aritmetische uitdrukking van kostencentra Eerste boekhoudkundige periode Laatste boekhoudkundige periode

TEKST TEKST NUMERIEK NUMERIEK

Voor de aritmetische uitdrukkingen en de getallen die de periodes weergeven, zie hieronder. Omschrijving: Deze functie verwijst naar het rekeningensaldo in de aritmetische uitdrukking van de rekening. Indien een rekening die deel uitmaakt van de uitdrukking verplaatst wordt of geen deel uitmaakt van het boekhoudplan, WinAuditor

10-6

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink wordt de waarde 0 (nul) vermeld. Als de begin- en eindperiodes een gedeelte van de boekhouding dekken dat voor de vermelde rekeningen nog geen bewegingen heeft vertoond, wordt opnieuw een waarde nul vermeld. Het saldo is een ondertekende waarde en komt overeen met de som van de verschillen tussen het debet en het credit van elk van de rekeningen uit de uitdrukking.

Foutcodes Deze functie verwijst niet naar foutcodes, in geval van een fout of in geval van een niet toegelaten vraag, verwijst de functie naar de waarde 0 (nul).

Voorbeelden ADP_Sld(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 » ; « -70 » ; « » ;7 ;12) Deze functieoproep verwijst naar het saldo van klasse 70 (zakencijfer) van dossier XX voor het boekjaar 02, aangezien dit saldo negatief is. Het – (min) teken dat de 70 voorafgaat, keert het teken om en er wordt dus een positief omzetcijfer doorgestuurd. De laatste twee getallen 7 en 12 betekenen dat enkel de periodes uit het tweede kwartaal van het boekjaar worden beschouwd (7de tot 12de maand). De lege plaatsen (« ») betekenen dat men niet naar kostencentra verwijst (analytische boekhouding). Eenzelfde resultaat kan ook bekomen worden door de eerste drie parameters van de functie, « C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 », te vervangen door $B$1 ;$B$2 ;$B$3. Het begin van uw berekeningsblad moet er dan als volgt uitzien: A 1 2 3

B C:\WinAuditor XX 02

C

D

Figuur 3

De duidelijkste manier van werken is volgens ons het benoemen van deze cellen. Zo geven we cel $B$1 met « C:\WINAUDITOR » de naam PATH die weg betekent in het Engels. WinAuditor

10-7

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink De twee andere cellen kunnen we CDACC voor codedossier en CDBKJ voor code boekjaar noemen. De functieoproep wordt dan: ADP_Sld(PATH;CDDOS;CDEXE ; « -70 » ; « » ;7 ;12) Deze manier van werken is functioneel in het « Bedrijfsrekening » voorbeeld.

WinAuditor

10-8


FUNCTIE ADP_SDEB Naam: ADP_Sld Geeft het debetsaldo van één of meer rekeningen. Aangifte: ADP_SDeb ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Rekeningen, Kostennota, PeriodeStart, PeriodeEinde) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Rekeningen Kostencentra PeriodeBegin PeriodeEinde

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters Code van het te verwerken boekjaar in twee cijfers Aritmetische uitdrukking van de rekening Aritmetische uitdrukking van kostencentra Eerste boekhoudkundige periode Laatste boekhoudkundige periode

Type TEKST TEKST TEKST TEKST TEKST NUMERIEK NUMERIEK

Voor de aritmetische uitdrukkingen en de getallen die de periodes weergeven, zie hieronder. Omschrijving: Deze functie verwijst naar het debetsaldo van de rekeningen in de aritmetische uitdrukking van de rekening. Indien een rekening die deel uitmaakt van de uitdrukking verplaatst wordt of geen deel uitmaakt van het boekhoudplan of enkel een creditsaldo vertoont, wordt de waarde 0 (nul) vermeld. Als de begin- en eindperiodes een gedeelte van de boekhouding dekken die voor de vermelde rekeningen nog geen bewegingen heeft vertoond, dan wordt opnieuw een waarde nul vermeld. Het debetsaldo is een niet ondertekende waarde en komt overeen met de som van de debetsaldi van elk van de uitdrukkingrekeningen.

Foutcodes Deze functie verwijst niet naar foutcodes. In geval van een fout of in geval van een niet toegelaten vraag, verwijst de functie naar de waarde 0 (nul).

WinAuditor

10-9


Voorbeelden ADP_SDeb(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 » ; «55 » ; « » ;0 ;0) Deze functieoproep verwijst naar het debetsaldo van klasse 55 (bankrekening) van dossier XX voor boekjaar 02. Het geretourneerde bedrag komt overeen met het totaal van de positieve banksaldi (debetsaldi), dus indien één van de bankrekeningen een negatief saldo vertoont, wordt dit negatief saldo niet van de andere positieve saldi afgetrokken. De laatste twee nummers 0 en 0 betekenen dat enkel de periode van heropening in rekening wordt genomen (periode 00). De lege plaatsen (« ») betekenen dat men niet naar kostencentra verwijst (analytische boekhouding).

FUNCTIE ADP_SCRE Naam: ADP_SCre Geeft het creditsaldo van één of meer rekeningen. Aangifte: ADP_SCre ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Rekeningen, Kostennota, PeriodeStart, PeriodeEinde) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Rekeningen Kostencentra PeriodeBegin PeriodeEinde



Voor de aritmetische uitdrukkingen en de getallen die de periodes weergeven, zie hieronder. Omschrijving: Deze functie verwijst naar het creditsaldo van de rekeningen in de aritmetische uitdrukking van de rekening. Indien een rekening die deel uitmaakt van de uitdrukking verplaatst wordt of geen deel uitmaakt van het boekhoudplan of enkel een debetsaldo vertoont, wordt de waarde 0 (nul) vermeld. Als de begin- en eindperiodes een gedeelte van de boekhouding dekken WinAuditor

10-10

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink die nog geen bewegingen heeft vertoond voor de vermelde rekeningen, wordt opnieuw een waarde nul vermeld. Het creditsaldo is een niet ondertekende waarde en komt overeen met de som van de creditsaldi van elk van de uitdrukkingrekeningen.


Voorbeelden ADP_SCre(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 » ; «55 » ; « » ;0 ;0) Deze functieoproep verwijst naar het creditsaldo van klasse 55 (bankrekening) van dossier XX voor boekjaar 02. Het geretourneerde bedrag komt overeen met het totaal van de negatieve banksaldi (creditsaldi), dus indien één van de bankrekeningen een positief saldo vertoont, wordt dit positief saldo niet van de andere negatieve saldi afgetrokken. De laatste twee nummers 0 en 0 betekenen dat enkel de periode van heropening in rekening wordt genomen (periode 00). De lege plaatsen (« ») betekenen dat men niet naar kostencentra verwijst (analytische boekhouding).

FUNCTIE ADP_DEB Naam: ADP_Sld Geeft het debettotaal van één of meer rekeningen. Aangifte: ADP_Deb ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Rekeningen, Kostennota, PeriodeStart, PeriodeEinde) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Rekeningen Kostencentra PeriodeBegin PeriodeEinde

WinAuditor



10-11

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Voor de aritmetische uitdrukkingen en de getallen die de periodes weergeven, zie hieronder. Omschrijving: Deze functie verwijst naar het debettotaal van de rekeningen in de aritmetische uitdrukking van de rekening. Indien een rekening die deel uitmaakt van de uitdrukking verplaatst wordt of geen deel uitmaakt van het boekhoudplan of geen debetbedragen vertoont, wordt de waarde 0 (nul) vermeld. Als de begin- en eindperiodes een gedeelte van de boekhouding dekken die voor de vermelde rekeningen nog geen bewegingen heeft vertoond, wordt opnieuw een waarde nul vermeld. Het debettotaal is een niet ondertekende waarde en komt overeen met de som van de debetbedragen van elk van de uitdrukkingrekeningen.


Voorbeelden ADP_Deb(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 » ; «580104 » ; « » ;1 ;3 ) Deze functieoproep verwijst naar het debettotaal van rekening 580104 (een rekening over fondsenoverdracht) van dossier XX voor het boekjaar 02. Het geretourneerde bedrag komt overeen met het totaal van de bedragen die uit een financiële rekening werden opgenomen en op rekening 580104 werden gestort teneinde naar een andere financiële rekening te worden overgedragen. De laatste twee getallen 1 en 3 betekenen dat de bedragen voor de eerste 3 maanden van het boekjaar werden opgeteld. De lege plaatsen (« ») betekenen dat men niet naar kostencentra verwijst (analytische boekhouding).

FUNCTIE ADP_CRE Naam: ADP_Cre Geeft het credittotaal van één of meer rekeningen.

WinAuditor

10-12

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink Aangifte: ADP_Cre ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Rekeningen, Kostennota, PeriodeStart, PeriodeEinde) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Rekeningen Kostencentra PeriodeBegin PeriodeEinde



Voor de aritmetische uitdrukkingen en de getallen die de periodes weergeven, zie hieronder. Omschrijving: Deze functie verwijst naar het credittotaal van de rekeningen in de aritmetische uitdrukking van de rekening. Indien een rekening die deel uitmaakt van de uitdrukking verplaatst wordt of geen deel uitmaakt van het boekhoudplan of geen creditbedragen vertoont, wordt de waarde 0 (nul) vermeld. Als de begin- en eindperiodes een gedeelte van de boekhouding dekken die voor de vermelde rekeningen nog geen bewegingen heeft vertoond, wordt opnieuw een waarde nul vermeld. Het credittotaal is een niet ondertekende waarde en komt overeen met de som van de creditbedragen van elk van de uitdrukkingrekeningen.


Voorbeelden ADP_Cre(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « 02 » ; «580104 » ; « » ;1 ;3) Deze functieoproep verwijst naar het credittotaal van rekening 580104 (een rekening voor fondsenoverdracht) van dossier XX voor het boekjaar 02. Het geretourneerde bedrag komt overeen met het totaal van de bedragen die vanuit rekening 580104 op een financiële rekening werden gestort. De laatste twee cijfers 1 en 3 betekenen dat de bedragen voor de eerste 3 maanden van het boekjaar zijn opgeteld. WinAuditor

10-13

Hoofdstuk 10: WinAuditorLink De lege plaatsen (« ») betekenen dat men niet naar kostencentra verwijst (analytische boekhouding).

FUNCTIE ADP_IDE Naam: ADP_Ide Geeft de identiteitsgegevens van een dossier. Aangifte: ADP_Ide ( Path, DossierCode, Veld) Variabele Path DossierCode Veld

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters Gevraagd veld

Type TEKST TEKST TEKST

Omschrijving: Deze functie verwijst naar de gevraagde identiteitsinformatie. Volgende velden zijn beschikbaar: NAAM ADRS1 ADRS2 LOCA NRBTW HR

Naam van het dossier Adres Adres Postcode + locatie BTW-nummer Handelsregister

Foutcodes * * * * : betekent dat het gevraagde veld niet correct is, gebruik één van de hierboven beschreven velden. ADP_ERR_NO_DOSSIER : betekent dat het gevraagde dossier niet bestaat op de aangeduide locatie.

Voorbeelden ADP_Ide(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; « NAAM » ) Deze functieoproep verwijst naar de naam van het dossier XX .

WinAuditor

10-14


FUNCTIE ADP_PERIO Naam: ADP_Perio Geeft de gevraagde periode in WinAuditor formaat. Aangifte: ADP_Perio ( Path, DossierCode, BoekjaarCode, Periodenummer) Variabele Path DossierCode BoekjaarCode Periodenummer

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters Code van het te verwerken boekjaar in 2 cijfers Gevraagde periode

Type TEKST TEKST TEKST NUMERIEK

Omschrijving: Deze functie verwijst naar de gevraagde periode in WinAuditor formaat, hetzij het jaar in twee cijfers, gevolgd door de maand in twee cijfers.

Foutcodes ADP_ERR_PERIO : betekent dat de gevraagde periode verkeerd is, gebruik een nummer van 0 tot 99, geen negatief nummer. ADP_ERR_NO_DEF_EXE : betekent dat het boekjaar waarvan de periode is gevraagd, niet bepaald werd. ADP_ERR_NO_EXE : betekent dat het boekjaar of het dossier niet bestaan op de aangeduide locatie.

Voorbeelden ADP_Perio(« C:\WINAUDITOR » ; « XX» ; «02 » ;5 ) Deze functieoproep verwijst naar de 5de periode in het boekjaar 02 van dossier XX. Indien dit boekjaar in januari 2002 start, is 0205 de periode waarnaar wordt verwezen. Indien het periodenummer 0 is, is de bedoelde periode de periode 00 van het boekjaar, vb. 0200. Indien het periodenummer 99 is, is de bedoelde periode de laatste periode, vb. 0212 of indien het boekjaar 02 in april 2002 start en 18 maand later in september 2003 eindigt, is de bedoelde periode 0309.

WinAuditor

10-15


FUNCTIE ADP_CG Naam: ADP_CG Geeft de omschrijving van een algemene rekening. Aangifte: ADP_CG ( Path, CodeDossier, Veld, Rekening) Variabele Path DossierCode Veld Rekening

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters DENO1 of DENO2 = 1ste of 2de omschrijving van de rekening Gevraagde rekening

Type TEKST TEKST TEKST TEKST

Omschrijving: Deze functie geeft de omschrijving van een algemene rekening. De eerste omschrijving wordt vermeld indien het gevraagde veld DENO1 is (de 2de omschrijving voor het veld DENO2).

Foutcodes * * * * : betekent dat het gevraagde veld niet correct is, gebruik DENO1 of DENO2. * * * : betekent dat de gevraagde rekening niet bestaat in het boekhoudplan van het dossier. ADP_ERR_NO_DOSSIER : betekent dat het gevraagde dossier niet bestaat op de aangeduide locatie.

Voorbeelden ADP_CG(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; «DENO1 » ; «400000» ) Deze functieoproep verwijst naar de 1ste omschrijving van de rekening 400000 van dossier XX. Indien u het genormaliseerd minimum boekhoudplan gebruikt, moet deze omschrijving « KLANTEN » zijn.

WinAuditor

10-16


FUNCTIE ADP_TVA Naam: ADP_TVA Geeft het bedrag van een BTW-vak. Aangifte: ADP_TVA ( Path, DossierCode, Jaar, Aangifte, BTW-vak) Variabele Path DossierCode

Omschrijving Installatieplaats van het WinAuditor programma Code van het dossier in twee letters

Type TEKST TEKST

Année Déclaration Case TVA

Année de la déclaration Mois ou Trimestre Case TVA dont le montant est demandé.

TEXTE TEXTE TEXTE

Omschrijving: Deze functie geeft het bedrag van een BTW-vak. De vakken die gevraagd kunnen worden, zijn de standaard vakken van een aangifte, hetzij 00, 01, 02, 03, 45, 46, 47, 48, 49, 54, 55, 56, 57, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 59, 63, 71, 72, 91. De maand moet gevraagd worden met de cijfers 01 tot 12, het kwartaal wordt gevraagd via de codes T1 tot T4. Het jaar moet in 4 cijfers omschreven worden.


Voorbeelden ADP_TVA(« C:\WINAUDITOR » ; « XX » ; «2002 » ; «T3» ; « 54 » ) Deze functieoproep verwijst naar het bedrag van vak 54 voor het 3de trimester 2002 van dossier XX. Vak 54 vermeldt het BTW-bedrag dat aan de staat verschuldigd is voor de uitstaande handelingen.

WinAuditor

10-17


GEBRUIK VAN DE INTERFACE MET ANDERE PROGRAMMA’S. WinAuditorLink is een interface van het COM (Component Objet Model) type. Als u deze interface wil gebruiken om een link tussen WinAuditor en een andere toepassing te creëren, moet deze toepassing COM objecten kunnen manipuleren. U kan u inspireren op de code die met de boordtabellen geleverd wordt. Zo kan de interface met de meeste Microsoft Office producten worden gebruikt.

WinAuditor

10-18

Hoofdstuk 11: DocDraw INLEIDING WinAuditor voert diverse afdrukken uit op de printer en op het scherm op basis van documentformaten die met behulp van het programma DocDraw werden aangemaakt. Met het programma DocDraw kan u de door Winauditor afgedrukte documenten, evenals de werking ervan in welbepaalde gevallen personaliseren. De werking ervan lijkt op tal van vectoriële tekenprogramma's op de markt.

DOCUMENTTYPE EN –KLASSE Een documentformaat is gekenmerkt door zijn type en klasse. Het type bepaalt rechtstreeks de inhoud van het document zoals een verkoopfactuur of een BTW-aangifte. De diverse types zijn doorgaans gekoppeld aan een welbepaalde functie van WinAuditor. Met de klasse van een document kan u de beschikbaarheid van de documentformaten organiseren.

• Klasse: Standaard formaat Deze documenten worden door WinAuditor geleverd. Ze kunnen geopend worden met DocDraw, maar u kan ze niet wijzigen.

Ze worden opgeslagen in de directory STD.DRW (onder de directory van WinAuditor). Ze zijn beschikbaar voor alle dossiers. • Klasse: Gepersonaliseerd formaat De documenten van deze klasse kunnen worden gewijzigd. Ze worden opgeslagen in de directory GLB.DRW (onder de directory van WinAuditor).

Ze zijn beschikbaar voor alle dossiers van deze installatie van het WinAuditor programma. • Klasse: gepersonaliseerd formaat van een dossier. De documenten van deze klasse kunnen worden gewijzigd. Ze zijn eigen aan een folder en worden opgeslagen in de directory van de WinAuditor

11-1

Hoofdstuk 11: DocDraw dossier.

Ze zijn dus enkel bruikbaar in een dossier.

DOCUMENTSTRUCTUUR Een document is samengesteld uit paragrafen. De diverse paragrafen van een document zijn voorgedefinieerd. Men kan er geen toevoegen of wissen. Een paragraaf vertegenwoordigt een deel van het af te drukken document, de hoofding van het document, het einde van het document, enz. Elke paragraaf kan gewijzigd worden om het gewenste document te bekomen. Een paragraaf van een document bevat een collectie objecten die de manier waarop de paragraaf zal afgedrukt worden omschrijven. De objecten van een paragraaf kunnen tekst, lijnen, kaders, variabelen of beelden zijn.

EEN NIEUW DOCUMENT AANMAKEN Een nieuw document kan op twee manieren worden aangemaakt. 1) Vertrekkend van niets, u vraagt om een nieuw document en u definieert alle paragrafen. 2) Vetrekkend van een bestaand document, u opent het bestaand document en u slaat het op onder een nieuwe variant of in een andere documentklasse of onder een andere taal. Vervolgens kan u dit nieuwe document wijzigen. Dit is de meest praktische methode.

EEN NIEUW FACTUURFORMAAT AANMAKEN 1) Start het programma en kies de optie "Openen".

2) Kies "Verkoopfactuur" in de lijst "Documenttype". 3) De lijst van beschikbare documenten stelt u het volgende voor: F 1-Std Verkoopfactuur N 1-Std Verkoopfactuur WinAuditor

11-2

Hoofdstuk 11: DocDraw Dit zijn de standaard formaten van de verkoopfactuur in het Frans en het Nederlands.

Open het Nederlandse document (N

1-Std Verkoopfactuur)

4) Sla het document eerst op onder een andere benaming. Kies in het menu "Bestand" de optie "Opslaan als..."

Wijzig de formaatklasse door te kiezen voor het gepersonaliseerd formaat of voor het formaat van een dossier, u kan ook de taal van het formaat wijzigen. Als u het document wenst op te slaan als formaat van een dossier, moet u de folder specificeren (AX in het voorbeeld).

WinAuditor

11-3

Hoofdstuk 11: DocDraw

Nu moet u enkel elke paragraaf van de factuur wijzigen om het gewenste resultaat te bekomen. De factuur is tenminste samengesteld uit een factuurhoofding, een reeks artikellijnen en een factuureinde. De meest complexe factuur kan een factuurhoofding, een reeks artikellijnen en een factuureinde bevatten, maar ook commentaarregels, subtotalen, paginaverwijzingen en hoofdingen en eindes van verzendingsnota's. Voor elke paragraaf moet u de hoogte bepalen. Een hoogte van nul mm betekent dat de paragraaf niet zal worden afgedrukt.

De zones horizontale verschuiving verticale verschuiving en "afdrukken deze sectie" moeten niet worden gebruikt.

WinAuditor

11-4

Hoofdstuk 11: DocDraw Met de lay-out van een paragraaf kan u de elementen waaruit de paragraaf is samengesteld schikken.

De tekst "Logo en identiteitsgegevens, adres, Postcode en gemeente " kan gewist worden en vervangen door de desbetreffende tekst. Selecteer de te wissen zone en druk op de toets DELETE of kies de optie "Knippen" in het menu "Lay-out" of druk op CTRL-X of klik op het kruisje van de takenbalk. Activeer vervolgens de tekstinvoer door te klikken op de T in de takenbalk. Klik vervolgens op de plaats waar de tekst moet komen,

WinAuditor

11-5


Tik uw tekst en kies de lettergrootte en het lettertype.

De aldus ingevoerde tekst kan met de muis worden verplaatst. De cursormode van de muis kan van diverse types zijn: • Aanwijstype (pijl in de takenbalk) om een object te verplaatsen of te selecteren. • teksttype (hoofdletter T in de takenbalk) om tekst in te voegen. • Variabel type (hoofdletter V in de takenbalk) om een variabele in te voegen. • Beeldtype (Img in de takenbalk) om een beeld of een logo in te voegen. • Rechthoekig type (rechthoek in de takenbalk) om een rechthoek in te voegen • type rechte lijn (verticale lijn in de takenbalk) om een verticale of een horizontale lijn in te voegen. • type lijn (schuine streep in de takenbalk) om een lijn in te voegen. U stapt van het ene type naar het andere over door op het overeenstemmend icoon in de takenbalk te klikken. Door op de rechter knop van de muis te klikken, gaat u onmiddellijk naar het aanwijstype.

WinAuditor

11-6


Invoegen van een logo of een beeld. Met Docdraw kan u een beeld of een logo in WMF-formaat of BMPformaat invoegen. Om een logo van dit type in te voegen, moet u het WMF-bestand beschikbaar maken door het bijvoorbeeld te kopiëren in de directory van de folder waarvoor het formaat wordt aangemaakt of in een andere directory die altijd toegankelijk is via DocDraw en via WinAuditor. Het aanmaken van het bestand moet met geschikte software gebeuren.

Eigenschappen van de objecten Door met de rechter knop van de muis op een object te klikken, krijgt u toegang tot de eigenschappen ervan. Het lettertype, de grootte, de kleur van de objecten van het teksttype en van het variabele type kunnen gewijzigd worden. De dikte van de lijnen en de rechthoeken kan gewijzigd worden.

Afmeting van de objecten U kan de afmeting van de objecten wijzigen door één keer op het object te klikken met de linker knop van de muis in de mode 'aanwijzen'. U kan het formaat van het aldus geselecteerde object wijzigen door de grenzen van het object die met zwarte vierkantjes zijn aangegeven te verslepen. De objecten waarvan het formaat kan worden gewijzigd, zijn de lijnen, de rechthoeken, de variabelen, de beelden en de logo's in WMF-formaat. De afmeting van de variabelen dient voldoende groot gekozen om de grootst mogelijke waarden van deze variabele te kunnen bevatten.

Beschikbare variabelen De beschikbare variabelen in een paragraaf hangen vanzelfsprekend af van het document, maar ook van de paragraaf. Het totaal van een factuur is beschikbaar in de paragraaf einde factuur en niet in de hoofding van een factuur.

WinAuditor

11-7


Eigenschap van een variabele

Alle variabelen kunnen rechts of links uitgelijnd worden of gecentreerd worden. Het lettertype, de dikte en de kleur kunnen worden gekozen. Er bestaan 3 types van variabelen: • De getallen • De teksten • De data

Eigenschappen van getalvariabelen Niet-significante nullen kunnen worden gewist met de optie "Wissen van niet-significante nullen"". Als het getal nul is, kan men ervoor zorgen dat er bij het afdrukken niks verschijnt door de optie "Wit indien nul" te selecteren. Als het getal door een vermelding of een teken moet worden gevolgd, dient dit aangegeven in de suffixzone. Bijvoorbeeld om het teken "%" na het kortingspercentage te plaatsen. WinAuditor

11-8


Eigenschap van de tekstvariabele Aan deze variabelen kunnen hoofdletters of kleine letters worden opgelegd of ze kunnen zo gelaten worden. Als een tekstvariabele over meerdere lijnen moet worden gespreid, moet u de optie "Enter" aanvinken.

Eigenschap van datumvariabelen Het afdrukformaat van de datum kan gekozen worden.

BESCHIKBAARVARIABELEN Verkoopfactuur en verzendingsnota Klant informatie WCLI_CDPAY WCLI_CDPMT WCLI_COMPT WCLI_MNEMO WCLI_DENOM WCLI_ADRS1 WCLI_ADRS2 WCLI_ADRS3 WCLI_CDLOC WCLI_LOCEL WCLI_NRTVA WCLI_CDLAN WCLI_CDCAT WCLI_CDDEV WCLI_TELPH WCLI_TLFAX WCLI_TLGSM WCLI_EMAIL WCLI_CDTAR WCLI_DCREA WCLI_DDVTE WCLI_DDMUT WCLI_CDSEC

WinAuditor

Landcode Betalingscode Klantnummer Afgekortenaam Benaming Adres Adres Adres Postcode Gemeente BTW nummer Taalcode Categorie Deviescode Telefoon Fax G.S.M. E-mail Tariefcode Toevoegen datum Laatste verkoopdatum Laatste wijzinging datum Vertegenwoordigercode

11-9

Hoofdstuk 11: DocDraw Klant tariefcode WTAC_DENOF WTAC_DENON

Franstalige benaming Nederlanstalige benaming

Land WPAY_DENOF WPAY_DENON WPAY_FLCEE

Franstalige benaming Nederlanstalige benaming JA/NEE in de EU.

Klant categorie WCAC_DENOF WCAC_DENON


Benaming van de betalingcode WPLB_LIBEL Benaming Verkoopfactuur WFAC_NRDOC WFAC_COURS WFAC_PCGLO WFAC_PCEXO WFAC_TXESC WFAC_CDEXE WFAC_CDJRL WFAC_DATEF WFAC_CDCLI WFAC_CDDEV WFAC_DENOM WFAC_ADRS1 WFAC_ADRS2 WFAC_ADRS3 WFAC_CDLOC WFAC_LOCEL WFAC_CDPAY WFAC_DATES WFAC_DATEC

Factuurnummer Koers Globale korting % BTW vrijstelling % Diskonto % Boekjaar v/h factuur Journaalcode Facturatiedatum Klantrekening Deviescode Benaming Adres Adres Adres Postcode Gemente Landcode Vervaldagdatum voor het diskonto Vervaldagdatum

Verzendingnota (ook beschikbaar voor de verkoopfactuur) WNEE_NRDOC Verzendingsnotasnummer WNEE_NRFAC Factuurnummer WNEE_DATEL Leveringsdatum WNEE_DATEF Factuurdatum WNEE_EXFAC Boekjaar van de factuur WNEE_JRFAC Factuurjournaal WinAuditor

11-10

Hoofdstuk 11: DocDraw WNEE_CDEXE WNEE_CDLIV WNEE_CDCLI WNEE_CDDEV WNEE_DENOM WNEE_ADRS1 WNEE_ADRS2 WNEE_ADRS3 WNEE_CDLOC WNEE_LOCEL WNEE_CDPAY WNEE_VTREF WNEE_NTREF WNEE_LIB01 WNEE_LIB02 WNEE_LIB03 WNEE_LIB04 WNEE_LIB05 WNEE_LIB06 WNEE_LIB07 WNEE_LIB08 WNEE_LIB09 WNEE_LIB10 WNEE_CDTAR WNEE_MODEX WNEE_MDPAY WNEE_MTRAN WNEE_LDECH WNEE_NATUR

Boekjaar van de levering Leveringjournaal Klantrekening Deviescode Benaming Leveringsadres Adres Adres Postcode Gemente Landcode Un referentie Ons referentie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Vrij communicatie Tariefcode Vervoerwijze Betalingwijze Vervoerwijze (intrastat) (intrastat) Natuur van de transactie (intrastat)

Leveringsadres WADL_DENOM WADL_ADRS1 WADL_ADRS2 WADL_ADRS3 WADL_CDLOC WADL_LOCEL WADL_CDPAY

Benaming Adres Adres Adres Postcode Gemeente Landcode

Lijn van factuur of van verzendingnota WNED_QTLIV Aantal WNED_PCREL Korting % WNED_PRACH Aankoopprijs WinAuditor

11-11

Hoofdstuk 11: DocDraw WNED_POIDS WNED_SUPPL WNED_NRLIG dingsnota WNED_FLINT WNED_CDART WNED_DESCR WNED_CDFA1 WNED_CDFA2 WNED_CDUNI WNED_CDTVA WNED_CDREP WNED_TXCOM WNED_CDMAG WNED_CDCEE WNED_COMPT WNED_CFRAI WNED_CDPHY

Artikelgewicht (intrastat) Eenheid (intrastat) Lijnnummer van de factuur of van de verzenFlag listing intracommunautaire Artikelcode Beschrijving Familiecode 1 Familiecode 2 Eenheidcode BTWcode Vertegenwoodigercode Commissie voet (van de vertegenwoodiger) Magazijncode Intrastatcode (NC8) Verkooprekening Kostplaats Physiekeenheidrekening

Artikelprijs in een verzendingsnotalijn of in een factuurlijn NDE_PVBHT Bruto verkoopprijs excl. BTW NDE_PVBTV BTW op de bruto verkoopprijs NDE_PVBTC Bruto verkoopprijs BTW incl. NDE_PVNHT Netto verkoopprijs excl. BTW NDE_PVNTV BTW op de netto verkoopprijs NDE_PVNTC Netto verkoopprijs BTW incl. NDE_PVRHT Korting op de verkoopprijs excl. BTW NDE_PVRTV BTW op de korting op de verkoopprijs excl. BTW NDE_PVRTC Korting op de verkoopprijs BTW incl. Bedragen in een verzendingsnotalijn of in een factuurlijn NDE_MTBHT Bruto totaal bedrag BTW excl. NDE_MTBTV BTW op de bruto totaal bedrag NDE_MTBTC Bruto totaal bedrag incl. BTW NDE_MTNHT Netto totaal bedrag BTW excl. NDE_MTNTV BTW op de netto totaal bedrag NDE_MTNTC Netto totaal bedrag incl. BTW NDE_MTRHT Korting BTW excl. NDE_MTRTV BTW op de korting NDE_MTRTC Korting incl. BTW Totalen van de bedragen van de verzendingsnotalijnen of van de factuurlijnen WinAuditor

11-12

Hoofdstuk 11: DocDraw NDE_TOT_MTBHT NDE_TOT_MTBTV NDE_TOT_MTBTC NDE_TOT_MTNHT NDE_TOT_MTNTV NDE_TOT_MTNTC NDE_TOT_MTRHT NDE_TOT_MTRTV NDE_TOT_MTRTC

Bruto totaal BTW excl. BTW op bruto totaal Bruto totaal incl. BTW Netto totaal BTW excl. BTW op de netto totaal Netto totaal incl. BTW Totaal van korting BTW excl. BTW op de Totaal van korting Totaal van korting incl. BTW

Onder - totalen van de bedragen v/d verzendingsnotalijnen of v/d factuurlijnen NDE_STOT_MTBHT Bruto onder totaal BTW excl. NDE_STOT_MTBTV BTW op bruto onder totaal NDE_STOT_MTBTC Bruto onder totaal incl. BTW NDE_STOT_MTNHT Netto onder totaal BTW excl. NDE_STOT_MTNTV BTW op de netto onder totaal NDE_STOT_MTNTC Netto onder totaal incl. BTW NDE_STOT_MTRHT Onder totaal van korting BTW excl. NDE_STOT_MTRTV BTW op de onder totaal van korting NDE_STOT_MTRTC Onder totaal van korting incl. BTW Andere bedragen van de verzendingsnota NDE_ACOMP Voorschot ontvangen NDE_FPORT Verzendingskosten NDE_FEMBA Verpakkingskosten Deze bedragen worden uitgedrukt in de munteenheid die voor de verzendingsnota of de factuur werd gekozen. Al deze bedragen zijn eveneens beschikbaar in euro. Om deze te bekomen, vervangt u gewoon "NDE_" door "NDE_E_". Voorbeeld: Voorschot ontvangen = NDE_ACOMP om dit bedrag in euro te bekomen, gebruikt u gewoon NDE_E_ACOMP.

Als u uitsluitend euro gebruikt, zijn de bedragen uitgedrukt in de munteenheid van de verzendingsnota of van de factuur identiek aan de bedragen uitgedrukt in euro. Gebruik in dat geval altijd de variabelen van het type NDE_ veeleer dan NDE_E_. Totalen van de factuurlijnen (en kredietnota) FAC_TOT_MTBHT Bruto totaal BTW excl. FAC_TOT_MTBTV BTW op de bruto totaal FAC_TOT_MTBTC Bruto totaal incl. BTW FAC_TOT_MTNHT Netto totaal BTW excl. WinAuditor

11-13

Hoofdstuk 11: DocDraw FAC_TOT_MTNTV FAC_TOT_MTNTC FAC_TOT_MTRHT FAC_TOT_MTRTV FAC_TOT_MTRTC

BTW op de netto totaal Netto totaal incl. BTW Totaal korting BTW excl. BTW op totaal korting Totaal korting incl. BTW

BTW Basis FAC_BAS00 FAC_BAS01 FAC_BAS02 FAC_BAS03 FAC_BAS04 FAC_BAS05 FAC_BAS06 FAC_BAS07 FAC_BAS08 FAC_BAS09 FAC_BASCC FAC_BASCE FAC_BASEX FAC_BASTT FAC_BASCA FAC_BASCS FAC_BASCB FAC_BASZR

totaal van de basis code 00 totaal van de basis code 01 totaal van de basis code 02 totaal van de basis code 03 totaal van de basis code 04 totaal van de basis code 05 totaal van de basis code 06 totaal van de basis code 07 totaal van de basis code 08 totaal van de basis code 09 totaal van de basis medecontractant totaal van de basis EU totaal van de basis buiten EU totaal van de basis totaal van de basis intracom voorschot totaal van de basis intracom dienst totaal van de basis intracom goederen totaal van de basis op 0%

BTW totalen FAC_TVA00 FAC_TVA01 FAC_TVA02 FAC_TVA03 FAC_TVA04 FAC_TVA05 FAC_TVA06 FAC_TVA07 FAC_TVA08 FAC_TVA09 FAC_TVATT

totaal totaal totaal totaal totaal totaal totaal totaal totaal totaal totaal

BTW BTW BTW BTW BTW BTW BTW BTW BTW BTW BTW

code 00 code 01 code 02 code 03 code 04 code 05 code 06 code 07 code 08 code 09

Andere bedragen van de factuur FAC_TOT_ACOMP FAC_TOT_FPORT FAC_TOT_FEMBA WinAuditor

totaal voorschot totaal vrachtkosten totaal verpakkingkosten 11-14

Hoofdstuk 11: DocDraw FAC_ESCOM

Disconto

FAC_MTREM

Totaal korting BTW excl. of incl. BTW

FAC_TOT_MTNET excl. ou incl. BTW

Netto totaal van de lijnen - totaal korting BTW

FAC_RESTE schot)

Saldo te betalen (totaal factuur - totaal voor-

FAC_TOTAL FAC_TOTES

totaal factuur aftrekbaar disconto inbegrepen totaal factuur met disconto afgetrokken

Deze bedragen worden uitgedrukt in de munteenheid die voor de verzendingsnota of de factuur werd gekozen. Al deze bedragen zijn eveneens beschikbaar in euro. Om deze te bekomen, vervangt u gewoon "FAC_" door "FAC_E_". Voorbeeld: Voorschot ontvangen = FAC_TOTAL om dit bedrag in euro te bekomen, gebruikt u gewoon FAC_E_TOTAL.

Als u uitsluitend euro gebruikt, zijn de bedragen uitgedrukt in de munteenheid van de verzendingsnota of van de factuur identiek aan de bedragen uitgedrukt in euro. Gebruik in dat geval altijd de variabelen van het type FAC_ veeleer dan FAC_E_. Andere vermeldingen die op de factuur kunnen voorkomen FAC_LEX Wettelijke informatie "BTW te voldoen door de medecontractant, enz.". FAC_CERTI Echtverklaring = bedrag voluit in letters voorafgegaan door de vermelding "Waar en echt verklaard voor de som van:" Voor deze laatste twee variabelen moet u, indien nodig, de “terug op een nieuwe lijn” parameter (eigenschap van de variabele) activeren om de geproduceerde tekst over meerdere lijnen te spreiden.

Artikellijsten - Inventaris Artikellijsten PRNART_QUANT PRNART_VALYST PRNART_VALDST PRNART_DENOF PRNART_DENON PRNART_NBMAG WinAuditor

Aantal in voorraad Voorraadwaarde (gemiddelprijs) Voorraadwaarde (laatste aankoopprijs) Benaming FR Benaming NL Aantal magazijn 11-15

Hoofdstuk 11: DocDraw PRNART_NBFA1 Aantal familie 1 PRNART_NBFA2 Aantal familie 2 Leveranciers WFOU_CDPAY WFOU_CDPMT WFOU_COMPT WFOU_MNEMO WFOU_DENOM WFOU_ADRS1 WFOU_ADRS2 WFOU_ADRS3 WFOU_CDLOC WFOU_LOCEL WFOU_NRTVA WFOU_CDLAN WFOU_CDCAT WFOU_CDDEV WFOU_TELPH WFOU_TLFAX WFOU_TLGSM WFOU_EMAIL

Landcode Betalingcode Klantcode Afgekortenaam Benaming Adres Adres Adres Postcode Gemeente BTW Nr Taalcode Categoriecode Deviescode Telefoon Fax G.S.M. E-mail

Artikel WART_CDIMP WART_CDTVA WART_PRVTE WART_STMIN WART_POIDS WART_CFMUL WART_CFADD WART_CDART WART_MNEMO WART_CDBAR WART_CDFA1 WART_CDFA2 WART_SWSTO WART_CDUNI WART_CDTAA WART_CDCEE

Imputatiecode BTWcode Hoofdverkoopprijs Minimum voorraad Gewicht per eenheid Coëfficiënt (voor de berekening van de prijs) Term (voor de berekening van de prijs) Artikelcode Afgekortenaam Barcode Familiecode 1 Familiecode 2 Voorraadbeheer Eenheidcode Tariefcode Intrastatcode (nc8)

Familiecode 1 WFA1_DENOF WFA1_DENON


WinAuditor

11-16

Hoofdstuk 11: DocDraw Familiecode 2 WFA2_DENOF WFA2_DENON


Artikelen tariefcodes WTAA_DENOF WTAA_DENON


Leveringjournaal WLIV_DENOF WLIV_DENON


Magazijn WMAG_DENOF Franstalige benaming WMAG_DENON Nederlanstalige benaming Voorraad per magazijn WSTO_QUANT Aantal in voorraad Voorraad journalen WLIF_DENOF WLIF_DENON


Aankoopprijs en referentie WPRA_DRPRA Laatste aankoopprijs WPRA_CDDEV Deviescode WPRA_RFFOU Leverancierreferentie WPRA_DATEA Laatste aankoopdatum Voorraadwaarde WVLS_QUANT WVLS_PRAMY WVLS_DRPRA

Totaal voorraadaantal Gemideld aankoopprijs (in euro) Laatste aankoopprijs (in euro)

Algemeene variabelen Report variabelen MEM_CDDOS MEM_DENOM MEM_DATES MEM_DATEJ RPT_NRPAG RPT_TTPAG

WinAuditor

Dossiercode Benaming van het dossier Systemdatum Datum Bladzijdenummer totaal van de bladzijden

11-17

Hoofdstuk 11: DocDraw Parameters van het dossier WPAR_DENOM Benaming van het dossier WPAR_ADRS1 Adres WPAR_ADRS2 Adres WPAR_CDLOC Postcode WPAR_LOCEL Gemeente WPAR_CDPAY Landcode WPAR_NRTVA BTWnummer WPAR_RGCOM Handelregister WPAR_CDJUR Juridische vorm Parameters van het BTW aangifte WPAR_VGTVA BTW vignet WPAR_TVACT BTWnummer van de boekhouder WPAR_TELPH Telefoon WPAR_NMSIG Naam van de ondertekenaar WPAR_QLSIG Hoedanigheid van de ondertekenaar Algemeene rekening WGEN_NIVCP WGEN_SWMIF WGEN_COMPT WGEN_N2CMP WGEN_N3CMP WGEN_N4CMP WGEN_DENOF WGEN_DENON WGEN_CDTVA WGEN_SWECH WGEN_SWCFR WGEN_CDPHY WGEN_SW281

Rekeningfunctie Indice GIKX Rekeningnummer Rekeningnummer 2 Rekeningnummer 3 Rekeningnummer 4 Franstalige benaming Nederlanstalige benaming BTWcode Flag vervaldag Flag analytische Physiekeenheidcode Flag 281.50 fiche

BTW voeten WTAX_TXTVA

BTW voeten

Devies WDEV_COURS WDEV_INVCR WDEV_DENOF WDEV_DENON

Koers Inverskoers Franstalige benaming Nederlanstalige benaming

Intrastatcode WINT_CDINT

Instrastatcode

WinAuditor

11-18

Hoofdstuk 11: DocDraw WINT_DENOF WINT_DENON WINT_CDUNI

WinAuditor

Franstalige benaming Nederlanstalige benaming Eenheidcode

11-19

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding ALGEMEEN De analytische boekhouding gaat uit van de algemene boekhouding en heeft de bedoeling een economisch overzicht van de activiteit van de onderneming te geven. Als dusdanig is deze boekhouding vooral toegespitst op de resultatenrekening, die verdere bewerkingen ondergaat om de rendabiliteit van de verschillende opbrengstenplaatsen van de onderneming weer te geven. Dit instrument richt zich tot: • de ondernemingen die werken op basis van projecten of werven. • de VZW’s die een praktische oplossing zoeken voor de analyse van de kosten die hun activiteiten genereren. • de ondernemingen die beschikken over meerdere vestigingen of verkooppunten. De analytische boekhouding van WinAuditor doet zich voor in de vorm van een afzonderlijk te openen module.

EEN VOORBEELD De activiteiten van de onderneming kunnen vanuit verschillende oogpunten geanalyseerd worden. We nemen hier het voorbeeld van een onderneming met 3 filialen (Luik, Brussel en Antwerpen). Een eerste benadering kan erin bestaan de opbrengsten en kosten per filiaal te bekijken. In de wetenschap dat elk filiaal beschikt over een administratief, commercieel, technisch departement en een directie, kan de analyse van de kosten en opbrengsten per departement uitgevoerd worden (ongeacht het filiaal). In dit voorbeeld, kan voor de analyse dus op twee manieren te werk gegaan worden: 1) per filiaal met drie waarden, Luik, Brussel en Antwerpen WinAuditor

12-1

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding 2) per departement met vier waarden, Directie, Administratief, Commercieel en Technisch.

DE ANALYTISCHE DIVISIES Om te kunnen inspelen op deze behoefte aan een hiërarchische indeling, berust de analytische boekhouding van WinAuditor op een indeling van de kosten- en opbrengstenplaatsen. Met WinAuditor is het mogelijk tot vier analytische divisies te bepalen, die elk tot 60 miljoen verschillende waarden kunnen behelzen. In ons voorbeeld, gaat de indeling uit van twee analytische divisies, namelijk het filiaal en het departement.

DE DIVISIEWAARDEN Voor elke analytische divisie moeten de waarden bepaald worden die toegelaten zijn in de loop van de codering. De codering van de divisiewaarden kan maximaal 5 tekens bevatten (dus meer dan 60 miljoen combinaties). De keuze van de lengte van een divisie moet het mogelijk maken alle waarden te coderen die deze analytische divisie kan aannemen en, indien mogelijk, een vereenvoudigde weergave van deze waarden te geven. In ons voorbeeld, heeft de analytische divisie «filiaal» een code met 3 tekens: BXL voor Brussel, LIE voor Luik en ANT voor Antwerpen.

HIËRARCHIE VAN DE DIVISIES De analytische divisies worden in WinAuditor hiërarchisch ingedeeld, waarbij de divisie nr. 2 de subdivisie van divisie nr. 1, de divisie nr. 3 de subdivisie van divisie nr. 2 is, enz. Op die manier kan voor een divisiewaarde de keuze van geautoriseerde subdivisiewaarden beperkt worden. In ons voorbeeld, zijn de vier departementen misschien niet allemaal aanwezig in elk filiaal. In Brussel zijn die vier departementen wel aanwezig,

WinAuditor

12-2

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding terwijl de filialen van Luik en Antwerpen geen departement «Directie» hebben, maar wel over de overige drie departementen beschikken.

INVOERING VAN DE ANALYTISCHE BOEKHOUDING Om de analytische boekhouding et gebruiken in een dossier, moeten de volgende punten nageleefd worden: • De analytische boekhouding voor het dossier bepalen • Een aantal analytische divisies bepalen • Elke divisie bepalen • De waarden voor elke divisie bepalen. • Voor elke divisiewaarde eventueel de bruikbare subdivisiewaarden bepalen • De algemene rekeningen bepalen die het voorwerp moeten uitmaken van een analytische ventilatie.

PARAMETERS VAN DE ANALYTISCHE BOEKHOUDING

WinAuditor

12-3


Dit dialoogvenster is het startpunt voor de configuratie van de analytische boekhouding. • Met de optie «Activeren analytische boekhouding» kan de analytische boekhouding geactiveerd of gedeactiveerd worden indien u over de module voor analytische boekhouding beschikt. Indien de optie gedeactiveerd is, is elke analytische functie in het boekhoudkundig dossier uitgesloten. • Met de optie «Aantal te gebruiken divisies» wordt het nodig aantal analytische divisies bepaald. Deze keuze heeft een invloed op het vervolg van de parametrering en de analytische ventilatie. Het is dus heel belangrijk een bijzonder zorg te besteden aan het bepalen van het aantal noodzakelijke divisies. Vervolgens moet elke analytische divisie een naam krijgen en wordt de lengte van de codes voor elke divisiewaarde bepaald. De keuze van de divisielengte heeft een invloed op de latere analytische codering.

WinAuditor

12-4


BEHEER VAN DE WAARDEN VAN DE ANALYTISCHE DIVISIES

In dit dialoogvenster worden de waarden beheerd voor elke eerder bepaalde analytische divisie. Indien u meerdere analytische divisies bepaald hebt, kunt u met de optie «Keuze divisie» die divisie selecteren waarvan u de waarden wenst te beheren. Indien de analytische divisie beschikt over een subdivisie kan, zoals geïllustreerd in het dialoogvenster, met de knop «Subdivisie» de geautoriseerde waarden van de subdivisies voor de geselecteerde divisiewaarde bepaald worden.

WinAuditor

12-5


In dit voorbeeld geeft de linkerkolom «Geautoriseerde waarden» weer dat enkel de waarden ADMI – COMM – PROD van de subdivisie «departement» geautoriseerd zijn voor het filiaal van Luik. In dit geval, is het niet mogelijk tijdens de analytische ventilatie het departement DIRE toe te wijzen aan het filiaal van Luik.

DE VERDEELSLEUTELS Een aantal kosten worden altijd op dezelfde manier verdeeld. Het is dan handig niet telkens opnieuw dezelfde analytische codering hoeven te hernemen. De oplossing die WinAuditor biedt is het bepalen van verdeelsleutels. Het beheer van deze verdeelsleutels maakt het mogelijk een reeks van kostenplaatsen te bepalen en elk van deze kostenplaatsen te binden aan een percentage. Bij de analytische codering, genereert de toepassing van een verdeelsleutel automatisch een reeks van analytische lijnen waarin de bedragen berekend worden op basis van het bedrag van de boekhoudkundige lijn waarop het perecentage van de verdeelsleutel toegepast wordt.

WinAuditor

12-6


BOEKHOUDPLAN U kunt een analytische ventilatie uitvoeren op het niveau van de algemene rekening (zie het beheer van de algemene rekeningen in hoofdstuk 5) en bepaalde waarden voor de divisie nr. 1 van deze algemene rekening autoriseren. Indien niets gepreciseerd wordt, zijn alle waarden voor de divisie nr. 1 default geautoriseerd.

ANALYTISCHE KOSTENVENTILATIE Na de codering van een boekhoudkundig document en wanneer een analytische ventilatie gerechtvaardigd is (een of meer algemene rekeningen gebruikt in de boekhouding behoeven een analytische ventilatie), verschijnt het volgende dialoogvenster.

WinAuditor

12-7


Elke boekhoudkundige lijn met een algemene rekening waarvoor een analytische ventilatie uitgevoerd moet worden, verschijnt in het rood. Het bedrag van deze lijn moet toegewezen worden aan een of meer kostenplaatsen. Wanneer de «blanco lijn» onder een boekhoudkundige lijn gewijzigd wordt (Knop wijzigen of gewoon ENTER), verschijnt het volgend dialoogvenster:

Hier is het mogelijk een combinatie van analytische divisies te selecteren om een kostenplaats te vormen en er een bedrag aan toe te kennen. De invoer van de analytische divisiewaarden wordt vereenvoudigd door het feit dat het in dit voorbeeld volstaat B + «Enter» gevolgd door C + «Enter» gevolgd door het bedrag in te voeren. Inderdaad, WinAuditor WinAuditor

12-8

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding vervolledigd automatisch de divisiewaarde volgens de beschikbare en geautoriseerde waarden. Hoewel onmiddellijk na de codering van het boekhoudkundig document een voorstel van analytische ventilatie volgt, is deze volledig gescheiden van de boekhoudkundige invoer. Op die manier kan de analytische codering op een ander moment plaatsvinden of door een ander persoon uitgevoerd worden. Wanneer het statuut van een boekhoudkundig document een paars/wit vierkantje heeft, betekent dit dat de analytische codering niet volledig is. In dit geval volstaat het de wijziging van het document te vragen om de analytische codering te voltooien.

AFDRUKKEN Analytische balans De analytische balans drukt de gecumuleerde analytische bedragen sinds het begin van het boekjaar en voor de geselecteerde periodes af. Er zijn verschillende totalen en subtotalen mogelijk, naargelang de keuze van de afdrukvolgorde. Zo kan een balans verkregen worden op basis van slechts één analytische divisie.

WinAuditor

12-9


In ons voorbeeld, kan de afdruk van de balans op 15 verschillende manieren gevraagd worden: • Per filiaal • Per departement • Per algemene rekening • Per filiaal en per departement • Per filiaal en per algemene rekening • Per departement en per filiaal • Per departement en per algemene rekening • Per algemene rekening en per filiaal • Per algemene rekening en per departement • Per filiaal, per departement en per algemene rekening • Per filiaal, per algemene rekening en per departement • Per departement, per filiaal en per algemene rekening • Per departement, per algemene rekening en per filiaal WinAuditor

12-10

Hoofdstuk 12: Analytische boekhouding • Per algemene rekening, per filiaal en per departement • Per algemene rekening, per departement en per filiaal Met 4 analytische divisies, zijn er 325 afdrukvolgordes mogelijk. De analytische boekhouding van WinAuditor doet zich voor in de vorm van een afzonderlijk te openen module!

Analytisch detail Het analytisch detail drukt het detail van de analytische bedragen af. Net zoals voor de analytische balans, is het mogelijk totalen per divisie en/of per algemene rekening te bekomen.

WINAUDITORLINK Alle functies van WinAuditorLink werden gewijzigd teneinde rekening te houden met de analytische boekhouding. De kostenplaats kan vermeld worden met maximum twintig tekens (vier divisies met vijf tekens). Het teken ‘?’ (vraagteken) kan dienen als «joker». Voorbeeld: Het totaal van alle administratieve departementen (ADMI), zonder rekening te houden met het filiaal, wordt als volgt berekend: «?????ADMI».

Indien u slechts 1 of 2 analytische divisies gebruikt, vermeldt u maar vijf of maximum tien tekens voor de kostenplaats.

WinAuditor

12-11

WinAuditor bvba,

Recommend Documents