Briljant Aankoopbeheer

Briljant Aankoopbeheer

Inhoud 1.

Aankoopbeheer............................................................................................................................................................ 1 Overzicht module Aankoopbeheer .................................................................................................................................... 1 Beheer ....................................................................................................................................................................... 1 Verwerking................................................................................................................................................................. 1 Lijsten ........................................................................................................................................................................ 1 Voorraad beheren.............................................................................................................................................................. 3 De instellingen voor voorraadbeheer................................................................................................................................. 4 Voorraadbeheer activeren ......................................................................................................................................... 4 Instellingen artikels .................................................................................................................................................... 4 Instellingen voorraad en magazijnen......................................................................................................................... 4 Voorbeeld van voorraadverloop ........................................................................................................................................ 5 Bestellingen ....................................................................................................................................................................... 6 Werken met bestellingen ............................................................................................................................................... 6 De instellingen voor bestellingen ................................................................................................................................... 7 Een nieuwe bestelling ingeven ...................................................................................................................................... 8 Artikels uit het artikelbestand invullen............................................................................................................................ 9 Historiek van de bestellingen en leveringen opvragen ................................................................................................ 10 Eenmalige artikels invullen .......................................................................................................................................... 11 Tekstlijnen invullen ...................................................................................................................................................... 12 Memotekst invullen ...................................................................................................................................................... 13 Projectmatige bestelling maken................................................................................................................................... 14 Bestellen via de centrale bestellijst.............................................................................................................................. 15 Centraal beheer van de bestellingen ........................................................................................................................... 16 Een bestelling afdrukken of faxen................................................................................................................................ 17 Een bestelbon e-mailen ............................................................................................................................................... 18 Historieklijsten van bestellingen afdrukken.................................................................................................................. 19 Leveringen ....................................................................................................................................................................... 20 Werken met leveringen................................................................................................................................................ 20 De instellingen voor leveringen.................................................................................................................................... 21 Een nieuwe levering ingeven....................................................................................................................................... 23 Artikels uit het artikelbestand invullen.......................................................................................................................... 24 Historiek van de bestellingen en leveringen opvragen ................................................................................................ 25 Eenmalige artikels invullen .......................................................................................................................................... 26 Memotekst invullen ...................................................................................................................................................... 27 Levering ingeven vanuit de backorders leveranciers................................................................................................... 28 Levering ingeven vanuit de backorders artikels........................................................................................................... 29 Etiketten van de levering afdrukken............................................................................................................................. 30 Projectmatige levering ingeven.................................................................................................................................... 31 Historieklijsten van leveringen afdrukken .................................................................................................................... 32 De lijst van de backorders ........................................................................................................................................... 33 Automatisch bestellen ..................................................................................................................................................... 34 Werken met automatisch bestellen.............................................................................................................................. 34 De Lijst te bestellen artikels ......................................................................................................................................... 35 Doorbestellen................................................................................................................................................................... 36 Artikels automatisch doorbestellen .............................................................................................................................. 36 De bestelbon genereren .............................................................................................................................................. 38 Het order opvolgen ...................................................................................................................................................... 39 Magazijnen ...................................................................................................................................................................... 40 Werken met magazijnen .............................................................................................................................................. 40 De instellingen voor magazijnen.................................................................................................................................. 41 Magazijnen creëren ..................................................................................................................................................... 42 Leveringen aan magazijnen toewijzen......................................................................................................................... 43 Magazijnmutaties......................................................................................................................................................... 44

i

Inhoud

De magazijnvoorraad consulteren ............................................................................................................................... 45 De lijst voorraad per magazijn afdrukken .................................................................................................................... 46 Magazijncontrole.............................................................................................................................................................. 47 Het principe van de magazijncontrole.......................................................................................................................... 47 De instellingen voor magazijncontrole ......................................................................................................................... 48 De levering ingeven ..................................................................................................................................................... 49 De levering afhandelen................................................................................................................................................ 50 Het ontvangstrapport afdrukken .................................................................................................................................. 51 Projectmatig bestellen ..................................................................................................................................................... 52 De bestellen per project............................................................................................................................................... 52 Leveren per project...................................................................................................................................................... 53 Inventaris ......................................................................................................................................................................... 54 Werken met de inventarisopname ............................................................................................................................... 54 De instellingen voor inventarisopname........................................................................................................................ 55 Inventarisopname en inventarisberekening ................................................................................................................. 56 De inventarisopname ................................................................................................................................................... 57 De inventarisberekening .............................................................................................................................................. 59 2.

ii

Index ........................................................................................................................................................................... 61

Aankoopbeheer Overzicht module Aankoopbeheer De module Aankoopbeheer in Briljant Administrator stelt u in staat de volledige leveranciersadministratie te voeren van bestelling tot en met levering. Samen met de module Verkoopbeheer levert ze een volwaardig voorraadbeheerssysteem.

Beheer Klanten Creatie van klanten en klantgroepen. Beheer van prijscategorieën, kortingen, ... Leveranciers Creatie van leveranciers. Voorkeursleverancier per artikel. Artikels Creatie van artikels en beheer van leveranciers, prijzen, kortingen, ...

Verwerking Raamcontracten Ingeven en beheren van raamcontracten met levering op afroep Magazijnmutaties Onderlinge muteren van voorraden tussen een onbeperkt aantal magazijnen. Centralisatie bestellingen Gelocaliseerd ingeven van bestellijsten voor de centrale aankoopdienst. Bestellingen Ingeven van bestellingen aan leveranciers. Afdruk, mailen en faxen van bestellingen. Leveringen Ingeven van de leveringen. Overhalen vanuit bestellingen, geheel of gedeeltelijk. Afdrukken van levernota's. Faxen en emailen. Vrije document lay-out. Magazijncontrole. Ontvangstrapporten. Backorderbeheer. Inventaris Inventarisopname en -berekening. Afdruk van inventarislijsten.

Lijsten Lijst te bestellen Configureerbare lijst van de bestellingen. Lijst raamcontracten Configureerbare lijst van de raamcontracten. Lijst bestellingen

1


Configureerbare lijst van de bestellingen. Algemeen (totalen per bestelling) of in detail (alle detaillijnen van de bestellingen). Lijst leveringen Configureerbare lijst van de leveringen. Algemeen (totalen per levering) of in detail (alle detaillijnen van de leveringen). Statistische lijsten Statistische lijsten met vergelijking tussen 2 periodes voor artikels en voor leveranciers.

2

Aankoopbeheer

Voorraad beheren Het gebruik van de module Aankoopbeheer heeft verstrekkende gevolgen voor de bedrijfsvoering. Niet alleen beheert u hiermee de acties die rechtstreeks met het aankopen te maken hebben (bestellingen en leveringen), maar ook de voorraad. Meer nog, het zal de betrachting zijn de aankoopacties te baseren op de voorraadgegevens. De voorraadsituatie van de artikels is het resultaat van aan- en verkoopacties. U kunt de voorraad dus niet handmatig aanpassen.

Een artikel dat via het ingeven van een levering aan de voorraad is toegevoegd, kan slechts op vijf manieren terug uit voorraad gaan: 1. door het op een afleverbon te plaatsen en deze bon vervolgens te factureren; 2. door een kassaverkoop (via de module Kassabeheer); 3. door een teruggave aan een leverancier; 4. door het als onderdeel te gebruiken voor een herstelling in de module Service; 5. door het wegboeken van inventarisverschillen (in werkelijkheid is dit een teruggave aan een interne fictieve leverancier Inventarisverschillen. Een voorraadartikel blijft bijgevolg altijd traceerbaar.

Het voorraadbeheer is een interactie tussen:

•

de artikeldefinitie (Voorraadbeheer Ja/Nee)

•

de bestellingen

•

de leveringen

•

de orders

•

de afleveringen

•

de facturatie

Dit is een behoorlijk complex proces dat steunt op:

•

een aantal definities van voorraadbegrippen;

•

een aantal programma-instellingen.

3


De instellingen voor voorraadbeheer Menu Beheer, Artikels

Voorraadbeheer activeren U activeert of inactiveert voorraadbeheer per artikel. Vink hiertoe in het scherm Artikels, tabblad Algemeen het veld Voorraadbeheer aan/uit.

Als u voor alle artikels voorraadbeheer doet, dan kunt u dit best als default ingeven. Voorraadbeheer zal dan voor alle nieuwe artikels aangevinkt zijn en u kunt het ook niet meer vergeten aan te zetten.

Menu Instellingen, Invoice, tabblad Artikel

Instellingen artikels Stel het systeem voor de aankoopwaarde en het systeem voor waardering inventaris in.

Menu Instellingen, Invoice, tabblad Afleveringen

Instellingen voorraad en magazijnen Als u verkiest te werken volgens de FIFO-methode, dan stelt u best in dat noch de voorraad, noch de magazijnen negatief kunnen worden. U kunt immers niets verkopen dat niet in voorraad is.

U kunt een artikel zonder voorraadbeheer wel op een bestelbon aan een leverancier plaatsen. Als u de levering van dergelijk artikel ingeeft, dan worden de voorraadbewegingen wel geregistreerd, maar de tellers worden niet aangepast. Het artikel verschijnt wel op de lijst van de leveringen.

4

Aankoopbeheer

Voorbeeld van voorraadverloop Het onderstaande voorbeeld toont hoe de verschillende voorraadtellers wijzigen ten gevolge van een bestelling, levering, offerte, order, aflevering, factuur, terugname, teruggave aan lev. en creditnota. Type bon

Aantal

BO leveranc.

Inventaris

BO klanten

Op aflev.bon

Beschikbaar

Theor. besch.

Bestelling lev.

100

100

0

0

0

0

100

Levering lev.

60

40

60

0

0

60

100

Offerte

50

40

60

0

0

60

100

Order

70

40

60

70

0

60

30

Aflevering

50

40

60

20

50

10

30

Factuur

50

40

10

20

0

10

30

Aflevering 2

-5

40

10

20

-5

15

35

Levering lev. 2

-5

40

5

20

-5

10

30

Factuur 2

-5

40

10

20

0

10

30

BO leveranc. = backorders leveranciers BO klanten = backorders klanten Theor. besch. = theoretisch beschikbare voorraad

5


Bestellingen Werken met bestellingen Menu Aankopen, Bestellingen Een bestelling kan op meerdere manieren worden aangemaakt: 1.

door een nieuwe bestelling in te geven: de bestelling wordt rechtstreeks in het scherm Bestelling aan leverancier ingegeven.

2.

automatisch: d.w.z. gestuurd vanuit de instellingen Minimum - en Maximumvoorraad in het scherm Artikels;

3.

automatische doorbestelling: artikels die niet op voorraad zijn, kunnen vanuit het klantorder worden doorbesteld;

4.

vanuit de centrale bestellijst: deze lijst centraliseert alle bestelvoorstellen van alle diensten;

5.

vanuit de raamcontracten: bestelling op afroep.

De Lijst bestellingen Algemeen toont de bestellingen met totalen per bestelling. De Lijst bestellingen detail toont de bestellingen met alle detaillijnen. De Lijst te bestellen toont alle artikels die onder de minimumvoorrraad zijn gekomen. Vanuit dit scherm kunnen de bestelbonnen worden aangemaakt.

Vooraleer te beginnen met bestellingen overloopt u best eerst de instellingen om te controleren of uw methode van voorraadbeheer wijzigingen in de configuratie vereist.

6

Aankoopbeheer

De instellingen voor bestellingen Menu Instellingen, Invoice, tabblad Bestellingen Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal bestelsysteem. Er zijn evenwel een aantal instellingen die het gedrag van het programma wijzigen. Pas deze instellingen met de grootste omzichtigheid aan. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent.

Overzicht instellingen

•

Standaard bestelboek: vul de code van het bestelboek in of druk op F3 voor een selectielijst. Dit standaard bestelboek wordt voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe bestelbon of het openen van een bestaande bestelbon. Nieuwe bestelboeken maakt u aan in Instellingen, Basisbestanden, Boeken.

•

Default tekst: vul een code in of vraag de selectielijst met F3. De default tekst wordt op de bestelbonnen afgedrukt. De teksten maakt u aan of wijzigt u in Instellingen, Basisbestanden, Teksten.

•

Print direct zonder scherm: vink aan om de bestelbon onmiddellijk te printen met de als standaard ingestelde document lay-out. In het andere geval wordt er eerst het scherm Print bonnen geopend waarin u een lay-out kunt kiezen en eventuele bijkomende tekst intikt.

•

Systeem leveringstermijn: kies voor "Dagnotatie" of "Weeknotatie".

•

Automatisch bonnummer uitschakelen: aanvinken indien u de bestelbonnen manueel wenst te nummeren, b.v. om de nummering gelijk te laten lopen met handgeschreven bestelbonnen.

•

Na print scherm leegmaken: na het afdrukken wordt de geopende bestelbon afgesloten en krijgt u opnieuw het lege scherm Bestelling aan leverancier.

•

Indien leverancier niet bij artikel staat: bepaalt of er voor de bestelling van artikels andere leveranciers mogen worden gekozen dan degenen die in het scherm Artikels zijn ingegeven.

•

Melding: geef een melding op het scherm dat er een andere leverancier wordt gekozen. De leverancier wordt niet toegevoegd aan het artikel.

•

Toevoegen: voeg de leverancier toe als leverancier van dit artikel.

•

Verbieden: het artikel kan voor deze leverancier niet worden gekozen.

De volgende combinatie van ingaven is mogelijk: "Melding", "Toevoegen", "Verbieden", "Melding + Toevoegen", "Melding + Verbieden".

•

Indien niet voorkeur leverancier voor artikel: bepaalt of de status van een leverancier kan gewijzigd worden tijdens het ingeven van bestellingen.

•

Melding: geef een melding op het scherm dat de gekozen leverancier geen voorkeursleverancier is. De status wordt niet gewijzigd.

•

Toevoegen: wijzig de status in "Voorkeursleverancier".

•

Verbieden: de leverancier kan niet worden gekozen.


•

Bestellingen lay-outs: de beschikbare lay-outs met het aantal dat wordt afgedrukt. "Aan" of "Uit" in de kolom Selectie bepaalt of deze lay-out al dan niet standaard wordt afgedrukt voor alle leveranciers, tenzij anders ingesteld in het individuele leveranciersscherm. Er kunnen meerdere lay-outs op "Aan" staan, zodat een bestelbon met één printopdracht in verschillende vormen en op verschillende printers wordt afgedrukt.

•

Extra velden: in het onderste deel van het scherm worden de Extra velden aangemaakt voor het scherm Bestellingen.

7


Een nieuwe bestelling ingeven Menu Aankopen, Bestellingen Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen. Het scherm Bestelling aan leverancier opent. 1.

Vul het bestelboek in of accepteer het standaard bestelboek.

2.

Vul in het veld Leverancier de eerste letters van de naam van de leverancier in en druk op ENTER of TAB. De naam van de leverancier wordt opgehaald en vervolledigd.

3.

Vul eventueel in Contactpersoon de naam in van de contactpersoon. Indien u in het leveranciersscherm contactpersonen heeft ingegeven bij deze leverancier, dan kunt u de selectielijst opvragen door op de knop Zoek te klikken. Een naam die u intikt, wordt niet toegevoegd aan de lijst van contactpersonen, maar is voor eenmalig gebruik.

4.

Druk op F5 om te bewaren. Het eerstvolgende vrije nummer wordt aan deze bestelling toegekend. U kunt ook op de tab Artikels klikken. Dit heeft hetzelfde effect als F5.

U hebt nu een bestelling, maar ze bevat nog geen artikels... Er zijn meerdere manieren om de bestelling in te vullen. Klik op een van de volgende items om verder te gaan.

8

•

Artikels uit het artikelbestand

•

Eenmalige artikels

•

Tekstlijnen

Aankoopbeheer

Artikels uit het artikelbestand invullen Menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Artikels Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen. Het scherm Bestelling aan leverancier opent. 1.

Klik op de tab Artikels om het tabblad te openen.

2.

Tik in de kolom Artikel de artikelcode in. De artikelnaam en de brutoprijs worden opgehaald. U kunt de brutoprijs voor deze bestelling wijzigen. Kent u de artikelcode niet, druk dan op F3 om de selectielijst van de artikels te openen.

3.

Vul het aantal in.

4.

Ga met de ENTER- of TAB-toets door alle kolommen heen tot u een nieuwe ingavelijn krijgt OF druk op PIJL OMLAAG om een nieuwe lijn te krijgen en vervolgens op ALT+PIJL LINKS om naar de eerste kolom te springen.

5.

Vul het volgende artikel in zoals hierboven.

Als u de actieve lijn verlaat met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG, dan wordt de actieve lijn bewaard. Zo niet, bewaar dan met F5.

9


Historiek van de bestellingen en leveringen opvragen Menu Aankopen, Bestellingen Tijdens het invullen van een artikel op een bestelling kan het zeer nuttig zijn om de prijzen van dit artikel op vorige bestellingen of leveringen van deze leverancier te kunnen raadplegen.

Werkwijze

10

1.

Vul op het tabblad Artikels een artikelcode in en druk op TAB of ENTER om het artikel op te halen en naar de volgende kolom te gaan.

2.

Klik met de rechter muisknop en kies Historiek bestellingen of Historiek leveringen om het scherm Historiek bestellingen van [leverancier], resp. Historiek leveringen van [leverancier] te openen. Dit scherm toont alle bestellingen, resp. leveringen van dit artikel bij deze leverancier met aantallen, prijzen, kortingen, ... U kunt nog aanvinken dat enkel de Openstaande (= backorders) worden getoond.

Aankoopbeheer

Eenmalige artikels invullen Menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Artikels U kunt artikels die nog niet in het artikelbestand zijn opgenomen, toch op een bestelling plaatsen.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Artikels. 1.

Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Benaming of Omschrijving.

2.

Vul de vrije artikelbenaming, het aantal en de brutoprijs in.

3.

Bewaar met F5 of ga met PIJL OMLAAG naar de volgende lijn.

Een eenmalig artikel aanmaken Het is handig om in de groep Diverse de volgende artikels aan te maken: - "DIV21" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "4" voor 21% - en eventueel ook "DIV6" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "2" voor 6%. Vul dit artikel in voor een eenmalige artikel en pas de benaming of omschrijving aan. Een bijkomende voordeel is dat voor deze DIV-artikels ook historieken kunnen worden opgevraagd.

11


Tekstlijnen invullen Menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Artikels U kunt in plaats van artikels ook vrije tekstlijnen op een bestelling plaatsen, al dan niet met een aantal en een prijs.

Gebruik hiervoor de kolom Omschrijving i.p.v. de kolom Benaming. De kolom Benaming kan namelijk slechts 60 karakters opnemen, de kolom Omschrijving daarentegen 250 karakters. Activeer de kolom Omschrijving met Beheer kolommen.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Artikels. 1.

Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Omschrijving.

2.

Tik de tekst in, max. 250 karakters. De tekst mag ENTERS bevatten.

3.

Vul eventueel de kolommen Aantal en Brutoprijs.

4.


Als u de artikellijn verlaat, dan verandert de ingevulde tekst van vorm: hij bevat nog wel alle tekst, maar wordt weergegeven op één regel. Als u de tekst wil wijzigen, klik dan in de tekst. Het tekstveld zal openklappen en u kunt de tekst editeren.

12

Aankoopbeheer

Memotekst invullen Menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Interne memo U kunt iedere bestelling van persoonlijke notities voorzien: over de opvolging, instructies voor de technische dienst, ...

Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen, tabblad Interne memo. Tik de memotekst in en bewaar met F5. Als de bestelling naderhand opnieuw wordt geopend, zal de rode LED op de tab Interne memo aanduiden dat er tekst op het tabblad staat.

U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de offerte verwijderd.

13


Projectmatige bestelling maken Menu Aankopen, Bestellingen Bij het ingeven van een bestelling kunt u per artikellijn ingeven tot welk klantenproject deze bestelling hoort. Naderhand kunt u in de Lijst bestellingen Detail de projectcodes als selectiecriterium ingeven om bestellijsten per project af te drukken.

Werkwijze Vul de bestelling op de normale wijze in en geef in de kolom Project de projectcode in (F3 voor de selectielijst).

Projecten maakt u aan in het menu Instellingen, Basisbestanden, Projecten.

14

Aankoopbeheer

Bestellen via de centrale bestellijst Menu Aankopen, Ingave te bestellen De centrale bestellijst is bestemd voor omgevingen waar meerdere personen (b.v. de magazijniers) kunnen opgeven wat er moet worden besteld, maar waar de eigenlijke bestelling gebeurt door de centrale aankoper.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Ingave te bestellen. 1.

Vul het artikelnummer en het aantal in en druk op de knop Toevoegen . Het artikel wordt op de detaillijn ingevuld.

2.

Vul op de detaillijn een leverancier in en wijzig de kolom Status in "Te bestellen aan" indien u vanuit dit scherm reeds de bestelbonnen wil genereren. In het andere geval laat u de leverancier blanco en de status op "Ingave" staan.

3.

Herhaal deze werkwijze voor de volgende artikels.

4.

Indien u de bestelbonnen van hieruit wil genereren voor de artikels met status "Te bestellen aan", klik dan op de knop Bestelbonnen genereren . De status wijzigt automatisch in "Besteld aan" en de lijn wordt verborgen. U kunt de bestelde artikels tonen door met de rechter muisknop op een artikellijn te klikken en Besteld ALT+CTRL+B te selecteren. Met Niet besteld ALT+CTRL+N worden enkel de niet bestelde artikels getoond.

Normaliter zal echter de centrale aankoper de bestellingen verder afwerken in Beheer te bestellen.

Merk op dat u ook hier de te bestellen artikels per magazijn en per project kunt ingeven.

15


Centraal beheer van de bestellingen Menu Aankopen, Beheer te bestellen Aan de hand van de centrale bestellijst zal de persoon die hiertoe is geautoriseerd de bestelbonnen genereren en de bestellingen definitief plaatsen.

Werkwijze Kies Aankopen, Beheer te bestellen. Per artikellijn toont het onderste deel van het scherm de historiek op de tabbladen Leveranciers, Bestellingen, Leveringen, Orders en Afleveringen. Dit zijn dezelfde gegevens die u op de gelijknamige tabbladen in het scherm Artikels terugvindt. Klik met de rechtermuisknop op een artikellijn. Het afrolmenu geeft u de keuze alle artikels te sorteren:

•

op datum (ALT+CTRL+D)

•

op artikel (ALT+CTRL+A)

•

op volgnummer (ALT+CTRL+V).

In het afrolmenu kunt eveneens u per artikellijn de leverancier laten invullen:

•

Bestel aan voorkeur : vul de voorkeursleverancier voor dit artikel in

•

Bestel aan goedkoopste : vul de goedkoopste leverancier in

•

Bestel aan geselecteerde : vul de leverancier in die in het onderste deel van het scherm is ingevuld (tabblad Leveranciers).

Tenslotte kunt u met de knop Bestelbonnen genereren de bonnen genereren voor artikels met de status "Te bestellen aan" en met een ingevulde leverancier. Druk daarna de bestelbonnen af.

16

Aankoopbeheer

Een bestelling afdrukken of faxen Menu Aankopen, Bestellingen De werkwijze om bestelbonnen af te drukken of te faxen is identiek. Om te faxen moet uw PC of uw server uitgerust zijn met een modem en de aangewezen faxsoftware. (Briljant Administrator is geen faxprogramma. Het stuurt documenten door naar een faxprogramma.)

Werkwijze Open menu Aankopen, Bestellingen. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe bestelling aan of open een bestaande bestelling. of Fax voorbeeld

. Het venster Print aankoopbonnen opent.

1.

Klik op de knop Afdrukvoorbeeld

2.

Vul indien gewenst in het veld Tekst de code in voor een standaardtekst die u aan deze bestelbonnen wil toevoegen (F3 voor de selectielijst). U kunt eveneens in het tekstvak vrije tekst intikken, de standaardtekst wijzigen of er tekst aan toevoegen.

3.

Kies de gewenste lay-out en wijzig eventueel het aantal. U kunt ook meerdere lay-outs selecteren om de bestelbon b.v. zowel te drukken als te faxen.

4.

Klik nogmaals op Afdrukvoorbeeld of Fax voorbeeld om de bestelbon als afdrukvoorbeeld te bekijken. Als de bon zo mag worden afgedrukt of gefaxt, klik dan op de knop Print

of Fax

.

Teksten op bestelbonnen De informatie die u in het venster Print aankoopbonnen aan een bestelbon meegeeft, wordt niet met het bonnummer bewaard! Gebruik dus alleen teksten met algemene informatie zoals leveringsvoorwaarden, jaarlijks verlof, ... Om teksten toe te voegen die bewaard blijven, b.v. speciale condities, zie Tekstlijnen toevoegen om ze in een artikellijn op te nemen.

Tekstcodes aanmaken U kunt allerhande vaste teksten met een code ingeven. Om deze teksten aan te maken gaat u naar het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Teksten. Vul de velden Code, Taalcode, Type (bepaalt waar deze tekstcode ter beschikking is) en de tekst in. Bewaar met F5.

17


Een bestelbon e-mailen Menu Aankopen, Bestellingen U kunt uw bestelbonnen mailen als uw PC of netwerk daartoe is geconfigureerd. Zie E-mailen vanuit Briljant in WERKEN MET BRILJANT.

18

Aankoopbeheer

Historieklijsten van bestellingen afdrukken Menu Aankopen, Lijst bestellingen De lijst van de bestellingen kan in twee vormen worden gegenereerd:

•

Algemeen: met totalen per bestelling

•

Detail: met alle detaillijnen van de bestellingen

Werkwijze Kies menu Aankopen, Lijst bestellingen. 1.

Kies Algemeen of Detail. In beide gevallen bevat het scherm twee tabbladen: Selectie en Detail.

2.

Op het tabblad Selectie vult u selectiecriteria, sorteervolgorde, ... in.

3.

Op het tabblad Lay-out stelt u met Beheer kolommen in welke gegevens u wenst te zien.

Zie verder Lijsten genereren voor de gedetailleerde beschrijving van lijsten maken en afdrukken.

19


Leveringen Werken met leveringen Menu Aankopen, Leveringen Door het ingeven van de levering worden de artikels aan de voorraad toegevoegd. Een levering kan op meerdere manieren worden ingegeven: 1.

door een nieuwe levering in te geven: de levering wordt rechtstreeks in het scherm Leveringen leverancier ingegeven. Gebruik deze methode enkel voor het ingeven van artikels die u niet via Bestellingen heeft besteld;

2.

vanuit de backorders leveranciers: u duidt in de lijst van de bestelde, maar nog niet geleverde artikels van de leverancier aan welke artikels nu worden geleverd;

3.

vanuit de backorders artikels: u duidt in de lijst van een besteld, maar nog niet geleverd artikel van de leverancier aan welke artikels nu worden geleverd.

Nadat de levering is ingegeven kunt u de etiketten afdrukken om de geleverde artikels te identificeren. Magazijncontrole is een extra voorraadstadium: u kunt goederen ingeven als levering (receptioneren), maar ze nog niet toevoegen aan de inventaris. De Lijst leveringen Algemeen toont de leveringen met totalen per levering. De Lijst leveringen detail toont de leveringen met alle detaillijnen.

Vooraleer te beginnen met leveringen overloopt u best eerst de instellingen om te controleren of uw methode van voorraadbeheer wijzigingen in de configuratie vereist.

20

Aankoopbeheer

De instellingen voor leveringen Menu Instellingen, Invoice, tabblad Leveringen Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal leveringensysteem. Er zijn evenwel een aantal instellingen die het gedrag van het programma wijzigen. Pas deze instellingen met de grootste omzichtigheid aan. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent.

•

Standaard leverboek: vul de code van het leverboek in of druk op F3 voor de selectielijst. Dit standaard leverboek wordt voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe leverbon. Nieuwe leverboeken maakt u aan in Instellingen, Basisbestanden, Boeken.

•

Default tekst: vul een code in of vraag de selectielijst met F3. De default tekst wordt op de ontvangstrapporten afgedrukt. De teksten maakt u aan of wijzigt u in Instellingen, Basisbestanden, Teksten.

•

Print direct zonder scherm: vink aan om het ontvangstrapport onmiddellijk te printen met de als standaard ingestelde document lay-out. In het andere geval wordt eerst het scherm Print bonnen geopend waarin u een lay-out kunt kiezen en eventuele bijkomende tekst intikt.

•

Na print scherm leegmaken: na het afdrukken wordt de geopende leverbon afgesloten en krijgt u opnieuw het lege scherm Leveringen leverancier.

•

Scherm serienummers automatisch openen (enkel indien module Serienummers is geactiveerd): bij het invullen met een artikel met serienummers wordt automatisch het scherm voor de ingave van serienummers geopend.

•

Automatisch bonnummer uitschakelen: aanvinken indien u de leverbonnen manueel wenst te nummeren.

•

Magazijn verplicht: indien aangevinkt, dan is het invullen van een magazijn op elke artikellijn verplicht.

Magazijncontrole en de ISO-norm De volgende instellingen activeren het systeem van magazijncontrole. De magazijncontrole op leveringen van leveranciers en de rapportering ervan zijn vereiste procedures voor het behalen van de ISO-norm.

•

Magazijn Controle: schakelt het systeem van magazijncontrole aan of uit.

•

M.C.-code verplicht:

•

Altijd: indien aangevinkt, dan moet altijd een magazijncontrolecode worden ingegeven voor het opmaken van een ontvangstrapport.

•

Verschillend aantal: ingeven van magazijncode alleen verplicht als het geleverde aantal afwijkt van het bestelde aantal.

•

Nooit: ingave niet verplicht.

•

M.C.-code tekst overnemen: vul automatisch de tekst in die bij deze magazijncontrolecode hoort. Deze teksten geeft u in onder Instellingen, Basisbestanden, MGZ controle code.

•

Aantal etiketten drukken: bepaal, afhankelijk van het tijdstip waarop u de artikeletiketten afdrukt, hoeveel etiketten er worden afgedrukt. Als u de etiketten afdrukt nadat de levering is ingegeven, stel dan in op "Aantal". Alle etiketten worden dan geprint. Als u afdrukt na de magazijncontrole, kies dan "Gecontroleerd" om enkel de juiste hoeveelheid etiketten te printen.

•

Aantal: print etiketten zoals aangegeven in de kolom Aantal.

•

Gecontroleerd: print enkel het aantal etiketten zoals vermeld in de kolom Gecontroleerd.

21


•

Indien leverancier niet bij artikel staat: bepaalt of er voor leveringscontrole andere leveranciers mogen geaccepteerd worden dan degenen die in het scherm Artikels zijn ingegeven.

•

Melding: geef een melding op het scherm dat er een andere leverancier gekozen werd. De leverancier wordt niet toegevoegd.

•

Toevoegen: voeg de leverancier toe.

•

Verbieden: de leverancier kan niet worden gekozen.


•

22

Indien niet voorkeursleverancier voor artikel: bepaalt of de status van een leverancier kan worden gewijzigd tijdens het ingeven van bestellingen.

•

Melding: geef een melding op het scherm dat de gekozen leverancier geen voorkeursleverancier is. De status wordt niet gewijzigd.

•

Toevoegen: wijzig de status in voorkeursleverancier.

•

Verbieden: de status kan niet gewijzigd worden.

•

Bestellingen lay-outs: de beschikbare lay-outs met het aantal dat wordt afgedrukt. "Aan" of "Uit" in de kolom Selectie bepaalt of deze lay-out al dan niet standaard wordt afgedrukt voor alle leveranciers, tenzij anders ingesteld in het individuele leveranciersscherm. Er kunnen meerdere lay-outs op "Aan" staan, zodat een leverbon met één printopdracht in verschillende vormen en op verschillende printers wordt afgedrukt.

•

Extra velden: in het onderste deel van het scherm worden de Extra velden aangemaakt voor het scherm Leveringen.

Aankoopbeheer

Een nieuwe levering ingeven Menu Aankopen, Leveringen Werkwijze Kies menu Aankopen, Leveringen. Het scherm Leveringen leverancier opent. 1.

Vul het leverboek in of accepteer het standaard leverboek.

2.


3.

Vul eventueel in Contactpersoon de naam in van de contactpersoon. Indien u in het leveranciersscherm contactpersonen heeft ingegeven bij deze leverancier, dan kunt u de selectielijst opvragen door op de knop Zoek te klikken. Een naam die u intikt, wordt niet toegevoegd aan de lijst van contactpersonen, maar is voor eenmalig gebruik.

4.

Druk op F5 om te bewaren. Het eerstvolgende vrije nummer wordt aan deze bestelling toegekend. U kunt ook op de tab Artikels klikken. Dit heeft hetzelfde effect als F5.

U hebt nu een levering, maar ze bevat nog geen artikels... Er zijn meerdere manieren om de bestelling in te vullen. Klik op een van de volgende items om verder te gaan.

•

Artikels uit het artikelbestand

•

Eenmalige artikel

•

Vanuit de backorders leveranciers

•

Vanuit de backorders artikels

•

Met magazijncontrole

23


Artikels uit het artikelbestand invullen Menu Aankopen, Leveringen, tabblad Artikels Werkwijze Kies menu Aankopen, Leveringen. Het scherm Levering leverancier opent. 1.

Klik op de tab Artikels om het tabblad te openen.

2.

Tik in de kolom Artikel de artikelcode in. De artikelnaam en de brutoprijs worden opgehaald. U kunt de brutoprijs voor deze bestelling wijzigen. Kent u de artikelcode niet, druk dan op F3 om de selectielijst van de artikels te openen.

3.

Vul het aantal in.

4.

Ga met de ENTER- of TAB-toets door alle kolommen heen tot u een nieuwe ingavelijn krijgt OF druk op PIJL OMLAAG om een nieuwe lijn te krijgen en vervolgens op ALT+PIJL LINKS om naar de eerste kolom te springen. Het artikel is nu toegevoegd aan de inventaris.

5.

Vul het volgende artikel in zoals hierboven.

Als u de actieve lijn verlaat met PIJL OMHOOG of PIJL OMLAAG, dan wordt de actieve lijn bewaard. Zo niet, bewaar dan met F5.

Gebruik deze methode enkel voor het ingeven van artikels die u niet via Bestellingen heeft besteld. In het andere geval gebruik u de ingave via de backorders.

24

Aankoopbeheer

Historiek van de bestellingen en leveringen opvragen Menu Aankopen, Leveringen Tijdens het invullen van een artikel op een levering kan het zeer nuttig zijn om de prijzen van dit artikel op vorige bestellingen of leveringen van deze leverancier te kunnen raadplegen.

Werkwijze 1.

Vul op het tabblad Artikels een artikelcode in en druk op TAB of ENTER om het artikel op te halen en naar de volgende kolom te gaan.

2.

Klik met de rechter muisknop en kies Historiek bestellingen of Historiek leveringen om het scherm Historiek bestellingen van [leverancier], resp. Historiek leveringen van [leverancier] te openen. Dit scherm toont alle bestellingen, resp. leveringen van dit artikel bij deze leverancier met aantallen, prijzen, kortingen, ... U kunt nog aanvinken dat enkel de Openstaande (= backorders) worden getoond.

25


Eenmalige artikels invullen Menu Aankopen, Leveringen, tabblad Artikels U kunt artikels die nog niet in het artikelbestand zijn opgenomen, toch op een levering plaatsen.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Leveringen, tabblad Artikels. 1.

Vul in de kolom Artikel géén artikelnummer in, maar ga verder naar het veld Benaming of Omschrijving.

2.

Vul de vrije artikelbenaming, het aantal en de brutoprijs in.

3.


Als u de levering van een eenmalig artikel ingeeft, dan wordt er geen voorraadbeweging geregistreerd, maar het artikel verschijnt wel op de lijst van de leveringen.

Een eenmalig artikel aanmaken Het is handig om in de groep Diverse de volgende artikels aan te maken: - "DIV21" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "4" voor 21% - en eventueel ook "DIV6" met als benaming een punt (.) en als BTW-code "2" voor 6%. Vul dit artikel in voor een eenmalige artikel en pas de benaming of omschrijving aan. Een bijkomende voordeel is dat voor deze DIV-artikels ook historieken kunnen worden opgevraagd.

26

Aankoopbeheer

Memotekst invullen Menu Aankopen, Leveringen, tabblad Interne memo U kunt iedere levering van persoonlijke notities voorzien: over de opvolging, instructies voor de technische dienst, ...

Werkwijze Kies menu Aankopen, Leveringen, tabblad Interne memo. Tik de memotekst in en bewaar met F5. Als de bestelling naderhand opnieuw wordt geopend, zal de rode LED op de tab Interne memo aanduiden dat er tekst op het tabblad staat.

U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de offerte verwijderd.

27


Levering ingeven vanuit de backorders leveranciers Menu Aankopen, Leveringen Deze werkwijze houdt in dat u in een lijst van bestelde, maar nog niet geleverde artikels, aanduidt welke artikels in welke aantallen nu zijn geleverd. U kunt tevens zien of er van deze bestelling reeds een deellevering is gebeurd en zo ja, van hoeveel stuks.

Bij deze werkwijze is het af te raden van manueel artikellijnen toe te voegen, omdat dit het systeem van backorders doorkruist en onbetrouwbaar maakt.

Werkwijze vanuit backorders leveranciers Kies menu Aankopen, Leveringen. Het scherm Leveringen leveranciers opent. 1.

Vul het leverboek in.

2.


3.

Blijf op het tabblad Algemeen en klik op de knop B.O. Leveranciers . Het scherm Levering bestellingen opent. Per artikellijn toont dit scherm de bestelde aantallen en de van deze bestellingen reeds geleverde aantallen.

4.

Vul in de kolom Nu leveren de geleverde aantallen in. Als u bij een artikel het nog te leveren aantal invult (d.w.z. de bestelling is volledig geleverd), dan verdwijnt deze lijn uit het overzicht van de backorders.

5.

Druk op F9 om het scherm te sluiten en terug te keren naar het scherm Leveringen leveranciers.

6.

Klik op de tab Artikels. De artikels zijn overgehaald en toegevoegd aan de inventaris.

U kunt wijzigen, verwijderen en aanvullen. Als u lijnen verwijdert of aantallen wijzigt, dan worden deze wijziging ook doorgevoerd in de backorders van deze leverancier.

Geen naleveringen U kunt aanduiden dat een niet volledige levering niet hoeft te worden na geleverd. Vink de kolom Nu volledig aan. De artikellijn verdwijnt en het artikel (of beter: de bestellijn van dit artikel) wordt verwijderd uit de lijst. U wordt natuurlijk wel verondersteld uw leverancier hiervan op de hoogte te brengen.

28

Aankoopbeheer

Levering ingeven vanuit de backorders artikels Menu Aankopen, Leveringen Met deze methode kunt u de backorders voor een bepaald artikel bij een leverancier uitfilteren. U duidt in een lijst van een besteld, maar nog niet geleverd artikel, aan welke aantallen nu zijn geleverd. U kunt tevens zien of er van deze bestelling reeds een deellevering is gebeurd en zo ja, van hoeveel stuks.

Bij deze werkwijze is het af te raden van manueel artikellijnen toe te voegen, omdat dit het systeem van backorders doorkruist en onbetrouwbaar maakt.

Werkwijze vanuit backorders artikels Kies menu Aankopen, Leveringen. Het scherm Leveringen leveranciers opent. 1.

Vul het leverboek in.

2.


3.

Klik op de tab Artikels en vul een artikel in.

4.

klik op de knop B.O. Leveranciers . Het scherm Levering bestellingen opent met alle bestellingen van het ingevulde artikel. Per artikellijn toont dit scherm de bestelde aantallen en de van deze bestellingen reeds geleverde aantallen.

5.

Vul in de kolom Nu leveren de geleverde aantallen in. Als u bij een artikel het nog te leveren aantal invult (d.w.z. de bestelling is volledig geleverd), dan verdwijnt deze lijn uit het overzicht van de backorders.

6.

Druk op F10 om het scherm te sluiten en terug te keren naar het scherm Leveringen leveranciers. De artikels zijn overgehaald en toegevoegd aan de inventaris.

U kunt wijzigen, verwijderen en aanvullen. Als u lijnen verwijdert of aantallen wijzigt, dan worden deze wijziging ook doorgevoerd in de backorders van deze leverancier.

Geen naleveringen U kunt aanduiden dat een niet volledige levering niet hoeft te worden na geleverd. Vink de kolom Nu volledig aan. De artikellijn verdwijnt en het artikel (of beter: de bestellijn van dit artikel) wordt verwijderd uit de lijst. U wordt natuurlijk wel verondersteld uw leverancier hiervan op de hoogte te brengen.

29


Etiketten van de levering afdrukken Menu Aankopen, Leveringen Om de binnengekomen levering te etiketteren, drukt u onmiddellijk na het ingeven van de levering de etiketten af. Klik op de toets Etiketten . Het programma vraagt de juiste formaat etiketten in de printer te laden. Na bevestiging start het afdrukken. De afmetingen en de inhoud (b.v. barcode, artikelcode, benaming, prijs, ...) van de etiketten zijn bepaald in de document lay-out.

Als uw levering artikelen bevat waarvoor verschillende formaten etiketten nodig zijn, dan kunnen deze gelijktijdig worden gedrukt op voorwaarde dat u twee of meer (etiket)printers heeft aangesloten. Iedere printer is dan geladen met een ander formaat etiket.

30

Aankoopbeheer

Projectmatige levering ingeven Menu Aankopen, Leveringen Bij het ingeven van een levering kunt u per artikellijn ingeven tot welk klantenproject deze levering hoort. Naderhand kunt u in de Lijst leveringen Detail de projectcodes als selectiecriterium ingeven om leveringslijsten per project af te drukken.

Werkwijze Vul de levering op de normale wijze in en geef in de kolom Project de projectcode in (F3 voor de selectielijst).

Projecten maakt u aan in het menu Instellingen, Basisbestanden, Projecten.

31


Historieklijsten van leveringen afdrukken Menu Aankopen, Lijst leveringen De lijst van de leveringen kan in twee vormen worden gegenereerd:

•

Algemeen: met totalen per levering

•

Detail: met alle detaillijnen van de leveringen.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Lijst leveringen. 1.

Kies Algemeen of Detail. In beide gevallen bevat het scherm twee tabbladen: Selectie en Detail.

2.

Op het tabblad Selectie vult u selectiecriteria, sorteervolgorde, ... in.

3.

Op het tabblad Lay-out stelt u met Beheer kolommen in welke gegevens u wenst te zien.

Zie verder Lijsten genereren voor de gedetailleerde beschrijving van lijsten maken en afdrukken.

32

Aankoopbeheer

De lijst van de backorders Menu Overzicht, Lijst backorders In het menu Overzicht, Lijst backorders kunt u lijsten configureren om de backorders leveranciers en klanten af te drukken. Bouw in dit scherm op het tabblad Selectie de structuur van de lijst op en definieer op de tabbladen Lay-out artikels, Lay-out bestellingen en Lay-out orders de gewenste gegevenskolommen. U kunt de lijst afdrukken of als schermvoorbeeld bekijken.

33


Automatisch bestellen Werken met automatisch bestellen Menu Aankopen, Lijst te bestellen Het automatisch bestellen wordt gestuurd vanuit de instelling voor minimum- en maximumvoorraad op de artikelfiche. Vanzelfsprekend werkt dit enkel met artikels waarvoor het veld Voorraadbeheer is aangevinkt. Als de voorraad van een artikel daalt onder de ingestelde minimumwaarde, dan wordt het artikel automatisch toegevoegd aan de Lijst te bestellen. U kunt vervolgens: 1.

de Lijst te bestellen afdrukken en manueel bestelbonnen ingeven. Gebruik deze methode als u de leverancier wil kiezen op het ogenblik van de bestelling;

2.

de bestelbonnen automatisch laten genereren. Gebruik deze methode als u meestal bestelt bij de voorkeursleverancier.

De minimum- en maximumvoorraad instellen Kies menu Beheer, Artikels.

34

1.

Maak een nieuw artikel aan of open een bestaand artikel.

2.

Vink op het tabblad Algemeen het veld Voorraadbeheer aan, zodat de voorraadbewegingen voor dit artikel worden geregistreerd.

3.

Vul het veld Minimumvoorraad in.

4.

Vul het veld Maximumvoorraad in. Het programma zal voorstellen de voorraad terug aan te vullen tot deze waarde.

5.

Bewaar met F5.

Aankoopbeheer

De Lijst te bestellen artikels Menu Aankopen, Lijst te bestellen Als op de artikelfiches de minimum- en maximumvoorraad is ingevuld, dan zal het programma de artikels waarvan de voorraad onder de minimumwaarde daalt, toevoegen aan de Lijst te bestellen. U kunt vervolgens de artikels bestellen op twee manieren:

De bestellingen manueel ingeven Gebruik deze methode als u de leverancier wil kiezen op het ogenblik van de bestelling . Druk de Lijst te bestellen af (menu Aankopen, Lijst te bestellen). Maak aan de hand van deze lijst uw bestellingen op in Aankopen, Bestellingen.

Bij deze methode worden de bestellingen niet automatisch aangemaakt, enkel de lijst van de te bestellen artikels. Het is dan strikt genomen ook niet noodzakelijk om op de bestelbon de op de lijst vermelde aantallen (nodig om de voorraad weer tot de maximumwaarde aan te vullen) over te nemen.

De bestelbonnen automatisch genereren Bij deze methode zal het programma automatisch de bestelbonnen genereren vanuit de Lijst te bestellen. Kies menu Aankopen, Lijst te bestellen. Het scherm Lijst te bestellen opent. 1.

Vul eventueel een leverancier in. Indien niet, dan zullen alle bestelbonnen voor alle leveranciers worden aangemaakt. De artikels zullen worden besteld bij hun voorkeursleverancier.

2.

Vink eventueel het veld Enkel als voorkeursleverancier aan. Enkel die artikels waarbij de ingevulde leverancier als voorkeursleverancier is ingegeven, zullen op de bestelbon terecht komen. De overige artikels blijven in de status "Te bestellen". Als de veld niet is aangevinkt, dan worden alle te bestellen artikels bij de ingevulde leverancier besteld.

3.

Klik op de knop Genereer bestellingen . De bestelbonnen worden aangemaakt, maar niet afgedrukt.

4.

Open in het menu Aankopen, Bestellingen de nieuwe bestelbonnen en druk ze af of fax ze aan de leverancier(s).

Om de bestelbonnen automatisch te laten aanmaken, moet voor ieder artikel de maximumvoorraad zijn ingevuld in scherm Artikels. Het artikel wordt immers bijbesteld in een hoeveelheid die de voorraad terug aanvult tot de ingestelde maximumvoorraad. Als het veld Maximumvoorraad niet is ingevuld, dan gebruikt het programma de waarde 0 en zal het artikel niet worden bijbesteld. Als de voorraad van een artikel daarentegen negatief is geworden, dan zal er automatisch worden bijbesteld tot 0. Het is eveneens aan te raden de programma-instellingen zo te wijzigen dat de voorraad niet negatief kan worden.

35


Doorbestellen Artikels automatisch doorbestellen Menu Verkopen, Orders Tijdens het opmaken van een klantorder kunt u voor de artikels die u nooit in voorraad houdt, onmiddellijk de bestelling bij de leverancier ingeven. De artikels die u op deze manier heeft doorbesteld, komen automatisch terecht op een bestelbon voor de leverancier.

Voor de artikels die voor automatisch doorbestellen in aanmerking komen, moeten in het scherm Artikels de volgende instellingen zijn gebeurd: - veld Minimumvoorraad: waarde 0 - veld Maximumvoorraad: waarde 0 - veld Voorraadbeheer: aangevinkt

Kolommen instellen voor automatisch doorbestellen Om met Doorbestellen te kunnen werken, is het noodzakelijk in het scherm Orders, tabblad Artikels de volgende kolommen te tonen: Doorbestellen, Bestel aan levnr en Naam.

Belangrijke programma-instellingen In het menu Instellingen, Invoice, tabblad Orders vindt u drie instellingen die de werking van het automatisch doorbestellen beïnvloeden. 1. Art. zonder voorr. beheer autom. doorbestellen: artikels waarvoor voorraadbeheer niet is ingeschakeld (scherm Artikels, tabblad Algemeen) worden automatisch doorbesteld bij de leveranciers, van zodra ze op een klantorder worden geplaatst. 2. Enkel doorbestellen bij leverancier van artikel (in combinatie met vorig item): enkel een leverancier die bij het artikel is ingevuld als mogelijke leverancier, komt in aanmerking voor doorbestellen. 3. Default doorbestellen aan voorkeursleverancier (in combinatie met 2 vorige items): de voorkeursleverancier van het artikel wordt automatisch ingevuld bij doorbestellen.

Werkwijze artikels op het order ingeven Kies menu Verkopen, Orders. 1.

Vul de basisgegevens voor het nieuwe order in (Orderboek, Klantnaam of nummer).

2.

Vul op het tabblad Artikels het artikelnummer en het aantal in.

3.

Selecteer in de kolom Doorbestellen de optie "Te bestellen aan lev".

4.

Vul in de kolom Bestellen aan levnr de eerste letters van de leveranciersnaam in en druk op ENTER of TAB. Het leveranciersnummer en de -naam worden vervolledigd. Bewaar met F5 of ga met de pijltjestoets naar een andere lijn.

4.

Laat de velden Bestellen aan levnr en Naam blanco. In dit geval gaat u de leverancier pas kiezen op het moment dat u de bestelbon afwerkt.

OF

U kunt nu de bestelbon genereren.

36

Aankoopbeheer

37


De bestelbon genereren Menu Aankopen, Bestellingen Voor het opmaken van de bestelbon zal het programma alle klantorders scannen op artikels die automatisch zijn doorbesteld en ze vervolgens aan de bestelbon toevoegen.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Bestellingen. 1.

Vul de naam van de leverancier in.

2.

Klik op de knop Orders doorbesteld leverancier <SHIFT+F8>. Alle klantorders worden gescand en de voor deze leverancier automatisch doorbestelde artikels worden aan deze bestelling toegevoegd. U kunt manueel nog andere artikels toevoegen op deze bestelbon.

OF Als u bij het ingeven van het artikel op het order wel aangeeft dat u automatisch wil laten doorbestellen, maar de leverancier niet ingeeft, dan kunt u bij het opmaken van de bestelling de lijst van de doorbestelde artikels openen en de gewenste aantallen overhalen. 2.

Klik op de knop Orders doorbesteld overnemen . Het scherm Order detail bestellingen wordt geopend. Dit scherm toont alle artikels die automatisch zijn doorbesteld en waarbij geen leverancier werd ingevuld.

3.

Vul het veld Overnemen aan voor de artikels die u op deze bestelling wil overnemen.

4.

Druk op F8 om het scherm te sluiten. Alle aangeduide artikels zijn op de bestelling ingevuld.

Orderreferenties op de bestelbon Bij het invullen van een bestelling met automatisch doorbestelde artikels, worden de orderreferenties mee in de bestelling opgenomen. Activeer hiertoe op het tabblad Artikels de kolommen Orderboek, Ordernr. en Orderlijn.

38

Aankoopbeheer

Het order opvolgen Menu Verkopen, Orders, tabblad Artikels Automatische statuswijziging Zodra het doorbestelde artikel op een bestelbon is geplaatst, wijzigt in het order de inhoud van de kolom Doorbestellen van "Te bestellen aan lev" in "Besteld aan lev". Op analoge wijze zal na het ingeven van de levering de status "Besteld aan lev" wijzigen in "Geleverd door lev". Door het order te openen kunt u een klant zeer snel informeren over de voorraadstatus van de door hem bestelde artikels.

39


Magazijnen Werken met magazijnen In Briljant Administrator kunt u werken met 9 999 magazijnen. De term magazijn kan veel ruimer worden geïnterpreteerd dan een gebouw of een ruimte in een gebouw. Voorbeelden De bestelwagens van installatie- en onderhoudstechnici bevatten vaak voor een niet onaanzienlijk bedrag aan reserveonderdelen en materialen. U kunt iedere bestelwagen definiëren als een magazijn en de voorraad per bestelwagen beheren. Goederen die teruggenomen worden wegens defect kunt u in een magazijn Defecten onderbrengen. Ze zitten dan wel in de inventaris, maar u kunt ze niet per vergissing opnieuw uitleveren. Van zodra u magazijnen heeft gedefinieerd, kunt u:

•

artikels bij de levering aan magazijnen toewijzen;

•

op een offerte, order of aflevering aanduiden uit welk magazijn de artikels moeten worden genomen;

•

voorraadlijsten en overzichten opvragen per magazijn;

•

artikels muteren van het ene naar het andere magazijn;

•

instellen dat de ingave van het magazijn verplicht is op leveringen, offertes, orders en afleveringen.

Vooraleer te beginnen met magazijnen overloopt u best eerst de instellingen om te controleren of uw methode van magazijnbeheer wijzigingen in de configuratie vereist.

40

Aankoopbeheer

De instellingen voor magazijnen Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, zijn alle magazijninstellingen neutraal, m.a.w. er zijn geen magazijnen aangemaakt en de ingave van magazijnen is op geen enkel scherm verplicht. Het instellen van de magazijnen wijzigt het gedrag van het programma voor alle gebruikers. Pas deze instellingen enkel aan na intern overleg. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent.

Overzicht instellingen Menu Instellingen, Invoice, tabblad Afleveringen Magazijn voorraad negatief: bepaalt of de voorraad per magazijn al dan niet negatief kan worden. Kies "Toelaten", "Melden" of "Verbieden". Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle afleveringen en alle artikellijnen een magazijn in te vullen.

Menu Instellingen, Invoice, tabblad Offertes Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle offertes en alle artikellijnen een magazijn in te vullen.

Menu Instellingen, Invoice, tabblad Orders Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle orders en alle artikellijnen een magazijn in te vullen.

Menu Instellingen, Invoice, tabblad Leveringen Magazijn verplicht: verplicht alle gebruikers voor alle leveringen en alle artikellijnen een magazijn in te vullen.

Menu Instellingen, Invoice, Mgz int. mutaties Magazijn voorraad negatief: bepaalt of de voorraad per magazijn al dan niet negatief kan worden ten gevolge van een magazijnmutatie (het artikel blijft in de inventaris, de totale voorraad wordt niet negatief). Kies "Toelaten", "Melden" of "Verbieden".

41


Magazijnen creëren Menu Instellingen, Basisbestanden, Magazijn Vooraleer u goederen aan een magazijn kunt toewijzen, dient u het magazijn of de magazijnen eerst te creëren.

Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, Magazijn. Vul de code (4 karakters) en de benaming van de magazijnen in.

U kunt ook magazijnen aanmaken tijdens het ingeven van leveringen in het scherm Leveringen. Deze methode past u enkel toe als de magazijnfunctie wordt gebruikt om tijdelijke magazijnen aan te maken (voor loten, houdbaarheidsdatum, ...). Druk in het scherm Leveringen, tabblad Artikels in de kolom Magazijn op F3 om de selectielijst magazijnen te openen. Positioneer de cursor op de laatste lijn en druk op PIJL OMLAAG om een nieuwe lijn te openen. Tik de magazijncode en benaming in en druk op F5 om te bewaren. Het nieuwe magazijn is onmiddellijk voor selectie beschikbaar.

42

Aankoopbeheer

Leveringen aan magazijnen toewijzen Menu Aankopen, Leveringen Bij het ingeven van leveringen kunt u: 1.

de artikels aan één magazijn toewijzen en ze daarna met de functie Magazijnmutaties over meerdere magazijnen verspreiden;

2.

de artikels onmiddellijk aan meerdere magazijnen toewijzen.

Werkwijze aan één magazijnen toewijzen

Activeer eerst de kolom Magazijn in het scherm Leveringen. Geef bij het ingeven of overhalen van het artikel in de kolom Magazijn de magazijncode in of druk op F3 voor de selectielijst.

Werkwijze aan meerdere magazijnen toewijzen Vul het geleverde artikel op meerdere artikellijnen in en geef per lijn de overeenstemmende magazijncode in de kolom Magazijn in. Als u het totaal aantal artikels heeft overgehaald uit het overzicht backorders, wijzig dan het aantal voor het eerste magazijn en vul de magazijncode in. Vul vervolgens het artikel op meerdere artikellijnen in en geef per lijn de overeenstemmende magazijncode in de kolom Magazijn in.

43


Magazijnmutaties Menu Aankopen, Magazijnmutaties Artikels kunnen met een eenvoudige handeling van het ene magazijn naar het andere worden gemuteerd.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Magazijnmutaties. Het scherm Magazijnmutaties opent. 1.

Vul de artikelcode in.

2.

Vul het te muteren aantal in.

3.

Vul de magazijncode in het veld Van magazijn in.

4.

Vul de magazijncode in het veld Naar magazijn in.

5.

Ga naar de volgende lijn of druk op F5 om te bewaren.

6.

U kunt de magazijnmutatie indien gewenst voorzien van een memo.

Bij magazijnmutaties is er normaliter geen controle op het al dan niet voorradig zijn van het artikel in een magazijn, tenzij u dit instelt in Instellingen, Invoice, Mgz int. mutaties. U kunt de lijst van de mutaties afdrukken met de knop Print.

Door Artikel, Aantal, Van magazijn en/of Naar magazijn aan te vinken, kunt u de ingave aanzienlijk versnellen. Op elke nieuwe regel wordt dan de aangevinkte waarde uit de vorige regel overgenomen. U kunt deze opties vastleggen in menu Instellingen, Invoice, Mgz. mutaties. Ze staan dan ingesteld telkens u het scherm opent, maar u kunt ze tijdelijk wijzigen tijdens het werken in dit scherm.

44

Aankoopbeheer

De magazijnvoorraad consulteren Menu Overzicht, Artikels U kunt de magazijnvoorraad raadplegen op twee schermen: 1.

in het scherm Artikeloverzicht (menu Overzicht, Artikels). Dit is het zgn. magazijnscherm. Alle gegevens van het artikel kunnen worden geraadpleegd op de tabbladen Algemeen, Bestellingen, Leveringen, Orders, Afleveringen, Magazijnmutaties en Verkoopstatistiek. Er kan geen enkele wijzigingen worden aangebracht. Via het beveiligingssysteem kunnen tabbladen per gebruiker worden getoond of verborgen.

2.

in het scherm Artikels (menu Beheer, Artikels, tabblad Overzicht). Dit scherm is identiek aan het tabblad Algemeen in het scherm Artikeloverzicht.

45


De lijst voorraad per magazijn afdrukken Menu Overzicht, Lijst voorraad Werkwijze Kies menu Overzicht, Lijst voorraad. Het scherm Lijst voorraad opent.

46

1.

Vul de gewenste selectiegegevens in op het tabblad Selectie.

2.

Stel de gewenste kolommen in op de tabbladen Lay-out artikels en Lay-out magazijnen.

3.

Druk de lijst af met de knop Print.

Aankoopbeheer

Magazijncontrole Het principe van de magazijncontrole Menu Aankopen, Leveringen Het systeem van magazijncontrole maakt gebruik van een extra voorraadstadium Magazijncontrole. U geeft de levering van artikels in, de artikels zijn beschikbaar, maar nog niet toegevoegd aan de inventaris. De artikels blijven in magazijncontrole. In een later stadium - b.v. na individuele controle - geeft u ze pas vrij om aan de inventaris te worden toegevoegd.

Bij het werken zonder magazijncontrole (schema links) worden geleverde artikels rechtstreeks aan de voorraad (inventaris) toegevoegd. Bij het werken met magazijncontrole (schema rechts) wordt het ingevulde aantal artikels in de magazijncontrole geplaatst. Het gecontroleerde aantal wordt gemuteerd van magazijncontrole naar voorraad (inventaris). Het verschil aantal gecontroleerd blijft in magazijncontrole. Als de magazijncontrole op volledig wordt gezet, dan wordt het niet-gecontroleerde aantal (dus de niet goedgekeurde artikels) terug in backorder bij de leverancier gezet. De verdere afhandeling van de backorders gebeurt in onderling overleg met de leverancier (terugname of vervangen).

47


De instellingen voor magazijncontrole Menu Instellingen, Invoice, tabblad Leveringen Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, zijn alle instellingen voor magazijncontrole neutraal, m.a.w. het systeem is niet geactiveerd. Het instellen van magazijncontrole wijzigt het voorraadbeheer nogal ingrijpend. Pas deze instellingen enkel aan na intern overleg. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent.

Overzicht instellingen

•

Magazijncontrole: hiermee activeert of deactiveert u het systeem van magazijncontrole.

•

M.C.-code verplicht:

•

48

•

Altijd: het systeem werkt dwingend. U kunt geen levering ingeven zonder de magazijncontrole te gebruiken.

•

Bij verschillend aantal: de magazijncontrole is verplicht als het geleverde aantal afwijkt van het bestelde aantal.

•

Nooit: u bepaalt vrij voor welke leveringen magazijncontrole wordt gebruikt of niet, b.v. afhankelijk van de aard van het artikel.

M.C.-code tekst overnemen: vul automatisch de tekst in die bij deze magazijncontrole code hoort. Deze teksten geeft u in het menu Instellingen, Basisbestanden, MGZ controle code in.

Aankoopbeheer

De levering ingeven Menu Aankopen, Leveringen

Voor het ingeven van leveringen met magazijncontrole is het noodzakelijk een aantal kolommen te activeren in het scherm Leveringen leverancier. U kunt onderstaande schermafbeelding gebruiken als voorbeeld. Eventueel activeert u ook de kolommen Backorder leverancier, Beschikbaar en Theoretische stock.

Werkwijze Kies menu Aankopen, Leveringen. 1.

Vul de leverancier in

2.

Klik op de knop Backorders leveranciers en vul per artikel de geleverde artikels in. Keer met F9 terug naar het scherm Leveringen leveranciers.

3.

Activeer het tabblad Artikels en vul de kolom Gecontroleerd in. Dit is het aantal dat u goedkeurt om aan de inventaris te worden toegevoegd. Het verschil tussen het aantal en het gecontroleerde aantal blijft in magazijncontrole.

4.

Vul de kolom M.C.-code in. Deze code geeft een omschrijving van de afwijking op de bestelling (b.v. aantal, kleur, uitvoering, maat, ... klopt niet) en eventueel ook de actie die dient te worden ondernomen. De aan deze code gekoppelde tekst in de kolom Omschrijving M.C.-code kan opgenomen zijn in de lay-out van het ontvangstrapport dat u aan de leverancier stuurt, faxt of mailt. De codes en hun omschrijving maakt u aan in het menu Instellingen, Basisbestanden, MGZ controle code.

49


De levering afhandelen Menu Aankopen, Leveringen U kunt bij het ingeven van de levering of naderhand bepalen wat er met de goederen in magazijncontrole dient te gebeuren. In principe zorgt u ervoor dat er zo weinig mogelijk artikels in magazijncontrole blijven, want meestal dragen ze het etiket "niet opgeloste probleemgevallen"...

1.

Ofwel accepteert u de niet goedgekeurde artikels

U kunt ze bijvoorbeeld aan een andere klant leveren. Vul dan in de kolom Gecontroleerd hetzelfde aantal in als in de kolom Aantal. Het aantal in de kolom Magazijncontrole wordt 0 en het aantal wordt toegevoegd aan de inventaris. In de kolom M.C. volledig komt een vink te staan ten teken dat deze levering volledig uit magazijncontrole is. Verlaat de lijn en activeer ze opnieuw om de nieuwe waarden te berekenen! U kunt de levering verder nog manueel goedkeuren door het veld Bestelling volledig aan te vinken.

2.

Ofwel accepteert u de goedgekeurde artikels niet

Ze moeten dus terug naar de leverancier en al dan niet worden na geleverd. Met andere woorden, u plaatst ze in backorder. Vink het veld M.C. volledig aan. Verlaat de lijn en activeer ze opnieuw om de nieuwe situatie te laten berekenen. Het niet goedgekeurde aantal verdwijnt uit de kolommen Magazijncontrole en Beschikbaar en wordt ingevuld in de kolom Backorder leverancier. Wijzig meteen ook de M.C.-code om de nieuwe status van deze levering te omschrijven.

50

Aankoopbeheer

Het ontvangstrapport afdrukken Menu Aankopen, Leveringen Afhankelijk van de afhandeling van de magazijncontrole kunt u een ontvangstrapport aan de leverancier sturen, faxen of mailen. De rapport is gebaseerd op een document lay-out. Het refereert naar de betreffende bestelling, geeft de details van de artikellijn en vermeld aan de hand van de magazijncontrole code wat er met de foutieve levering moet gebeuren (omruilen, naleveren, annuleren, ...). U drukt dit rapport af door op de knop Print te drukken en de overeenstemmende lay-out te kiezen.

51


Projectmatig bestellen De bestellen per project Menu Aankopen, Bestellingen

Activeer in het scherm Bestelling aan leverancier de kolom Project. Bij het ingeven van een bestelling kunt u per project ingeven tot welk klantenproject deze bestelling hoort. Naderhand kunt u in de Lijst bestellingen de projectcodes als selectiecriterium opgeven om bestellijsten per project af te drukken.

Werkwijze Vul de bestelling op de normale wijze in en geeft in de kolom Project de projectcode in. Met F3 kunt u de lijst met de beschikbare projectcodes openen. Projecten kunt u aanmaken in het scherm Instellingen, Basisbestanden, Projecten.

52

Aankoopbeheer

Leveren per project Menu Aankopen, Leveringen

Activeer in het scherm Levering van leverancier de kolom Project. Bij het ingeven van een levering kunt u per project ingeven tot welk klantenproject deze levering hoort. Naderhand kunt u in de Lijst leveringen de projectcodes als selectiecriterium opgeven om leverlijsten per project af te drukken.

Werkwijze Vul de levering op de normale wijze in. Als bij de bestelling een klantenproject is ingegeven, dan zal de projectcode automatisch worden overgenomen in de kolom Project. Deze kolom is toegankelijk. U kunt de code dus manueel ingeven of wijzigen om deze levering aan een ander project toe te wijzen. Projecten kunt u aanmaken in het scherm Instellingen, Basisbestanden, Projecten.

53


Inventaris Werken met de inventarisopname Menu Aankopen, Beheer inventarisopname

De inventarisopname is een momentopname in de tijd, d.w.z. ze geeft de voorraadsituatie aan op een bepaald ogenblik (een datum). Ook als deze procedure meerdere dagen in beslag neemt, kunnen er tijdens de inventarisopname geen leveringen of afleveringen gebeuren. Het opnemen en berekenen van de inventaris verloopt in de volgende stappen: 1.

voer de vereiste programma-instellingen in (eenmalig);

2.

vul de datum van de inventarisopname in;

3.

laat de inventaris berekenen;

4.

druk de tellijst af;

5.

tel de aanwezige voorraad en vul de aantallen op de tellijst in;

6.

voer de getelde aantallen in het programma in;

7.

boek de verschillen naar een fictieve leverancier, b.v. Inventarisverschillen;

8.

druk de inventarislijst af.

Het berekenen van de inventaris en het wegboeken van de verschillen registreert een aantal waarden definitief in de historieken. Deze registratie is onomkeerbaar, d.w.z. u kunt achteraf de verwerking van de inventariswaarden niet ongedaan maken. U kunt bovendien slechts één keer per dag een inventarisberekening uitvoeren. Maak ALTIJD een reservekopie van het dossier vooraleer aan de inventarisopname te beginnen, zodat u de begintoestand kunt herstellen na een foutieve of afgebroken uitvoering van de inventarisopname.

Inbrengen beginvoorraad Bij het opstarten van een dossier kan de inventarisopname ook worden gebruikt om de beginvoorraad in te brengen. De werkwijze wijkt op geen enkel punt af van de hier beschreven procedure.

54

Aankoopbeheer

De instellingen voor inventarisopname Menu Instellingen, Invoice, Inventaris Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal voorraadsysteem. Er zijn evenwel een aantal instellingen die het gedrag van het programma wijzigen. Pas deze instellingen met de grootste omzichtigheid aan. Raadpleeg uw Helpdesk indien u niet voldoende zeker bent. Bij het opstarten van uw dossier hebt u het waarderingssysteem voor de inventaris ingesteld (menu Instellingen, Invoice, Artikels). Indien u deze instelling wijzigt, dan heeft dit pas effect vanaf het ogenblik van de wijziging, dus niet met terugwerkende kracht.

Overzicht instellingen Kies menu Instellingen, Invoice, tabblad Inventaris.

•

Berekende inventaris overnemen in gecontroleerd: vink dit aan als u geen echte telling verricht. Bij het berekenen van de inventaris worden de inventariswaarden automatisch ingevuld als zijnde de gecontroleerde (= de getelde) waarden. M.a.w.: eindvoorraad = beginvoorraad.

•

Enkel gebruikte magazijnen opnemen: deze optie beperkt de magazijnen in de schermen Inventarisopname tot de gebruikte magazijnen.

•

Leverboek: vul het leverboek in waarin de inventariscorrecties worden geboekt. Maak indien nodig eerst dit boek aan.

•

Leverancier: vul de fictieve leverancier in waarop de inventarisverschillen worden geboekt. Maak indien nodig eerst deze leverancier aan.

•

Alvorens te boeken of alles volledig is: vink deze instelling aan om het programma te laten testen of de getelde aantallen voor alle artikels zijn ingevuld en het veld Volledig is aangevinkt. Vooraleer de verschillen weg te boeken, zal het programma melden dat voor sommige artikels de telling nog niet op "Volledig" is gezet, m.a.w. nog niet is goedgekeurd.

55


Inventarisopname en inventarisberekening Menu Aankopen, Ingave inventarisopname/Beheer inventarisopname De inventarisopname houdt in:

•

het berekenen van de initiële voorraad en het afdrukken van de tellijsten;

•

de manuele telling van de artikels;

•

het inbrengen van de getelde aantallen.

De inventarisberekening houdt in:

•

het wegboeken van de verschillen;

•

het afdrukken van de inventarislijst.

Single user omgeving Zowel de inventarisopname als de berekening worden uitgevoerd in het scherm Beheer inventarisopname. Dit scherm bevat alle functies voor ingave en berekening.

Multi user omgeving In een multi user omgeving kan de inventarisopname door meerdere gebruikers gelijktijdig worden uitgevoerd in het scherm Ingave inventarisopname. Op dit scherm ontbreken de knoppen om de inventarisberekening uit te voeren. De afwerking van de inventaris (wegboeken van verschillen) wordt door de geautoriseerde gebruiker uitgevoerd in het scherm Beheer inventarisopname.

56

Aankoopbeheer

De inventarisopname Menu Aankopen, Beheer inventarisopname

Tijdens de duur van de inventarisopname mag u geen leveringen of afleveringen inbrengen. Kies menu Aankopen, Beheer inventarisopname. 1.

Vul de datum in. Dit is de aanvangsdatum van de inventarisering. De manueel getelde aantallen gelden voor de voorraadsituatie op die datum (of vanaf die datum als de telling meerdere dagen in beslag neemt).

2.

Klik op de knop Inventaris berekenen . De artikellijst wordt opgebouwd en de waarden in de kolommen Inventaris, Eenheidsprijs en Waarde inventaris worden ingevuld.

Als u Berekende inventaris overnemen in gecontroleerd zou hebben aangevinkt, dan zouden de berekende waarden identiek zijn ingevuld in de kolommen Gecontroleerd en Waarde gecontroleerd. U doet verder geen manuele telling en vult ook de kolom Nu geteld niet in. U kunt meteen verder gaan met het boeken van de verschillen (punt 6). 3.

Druk de tellijst af met de knop Print. Vooraleer af te drukken kunt u de lijst laten sorteren op artikelnummer, artikelgroep, magazijn, magazijn + groep of magazijnlocatie. U kunt ze tevens in delen afdrukken door in de selectievelden beperkingen in te vullen voor Magazijn, Magazijnlocatie, Hoofdgroep en Subgroep.

4.

Tel de voorraad. Noteer de getelde aantallen op de tellijst(en).

5.

Voer de getelde aantallen in

1.

1.

in het scherm Beheer Inventarisopname voor single user

2.

in het scherm Ingave Inventarisopname voor multi user omgeving

Vul vervolgens vanaf de tellijst alle getelde aantallen in de kolom Nu geteld in. De ingevulde waarde wordt opgeslagen als u naar de volgende lijn gaat, d.w.z. de ingevulde waarde wordt overgebracht naar de kolom Gecontroleerd, waarna de kolom Nu geteld weer op 0 wordt gezet. Tegelijkertijd wordt het gecontroleerde aantal vermenigvuldigd met de eenheidsprijs en wordt deze waarde ingevuld in de kolom Gecontroleerde waarde.

Doordat de kolom Nu geteld weer op 0 wordt gezet, kunt u een tweede telling - b.v. van een ander magazijn naderhand invullen. Het bijkomende aantal wordt opgeteld in Gecontroleerd en de nieuwe Waarde gecontroleerd wordt berekend. Daarna wordt Nu geteld weer op 0 gezet. Als de telling van een artikel volledig is, dan kunt u het veld Volledig aanvinken.

57


58

Aankoopbeheer

De inventarisberekening Menu Aankopen, Beheer inventarisopname De inventaris opname wordt afgewerkt door de verschillen weg te boeken. 1.

Druk op de knop Boek de verschillen om de verschillen tussen de inventaris volgens het programma en de reëel getelde voorraad weg te boeken naar de fictieve leverancier Stockverschillen.

Afhankelijk van de instelling Alvorens te boeken testen of alles volledig is zal het programma melden of er artikels nog niet op Volledig zijn gezet. Voer de eventueel ontbrekende gegevens in en zet de artikellijnen op Volledig. (U kunt ze ook allemaal tegelijk op volledig zetten met de knop Zet alles volledig .) Na het doorboeken van de verschillen wordt het controleveld Verschillen geboekt bovenaan in het scherm automatisch aangevinkt ten teken dat de inventarisopname is afgewerkt. 2.

Druk de inventarislijst af via het menu Overzicht, Lijst inventaris. Vul op het tabblad Selectie eventuele selectiecriteria in en kies op het tabblad Lay-out de gewenste velden vooraleer af te drukken.

Verschil inventaris - beschikbare voorraad De berekende inventariswaarden kunnen per artikel afwijken van de beschikbare voorraadwaarde. Dit is logisch omdat de artikels die op een nog niet gefactureerde afleverbon staan, wel in de inventaris zijn opgenomen, maar niet meer in de beschikbare voorraad.

59

Index B

Artikels invullen ...................................................... 31 Eenmalige artikels.................................................. 34 Etiketten ................................................................. 40 Historieklijsten ........................................................ 42 Instellingen ............................................................. 27 Lijst backorders ...................................................... 43 Memotekst.............................................................. 35 Nieuwe levering ingeven ........................................ 29 Projectmatig ..................................................... 41, 63 Vanuit backorders artikels...................................... 38 Vanuit backorders leveranciers.............................. 36 Werken met ........................................................... 26

Bestelling Mailen..................................................................... 24 Bestellingen Afdrukken & faxen .................................................. 22 Artikels invullen ...................................................... 11 Automatisch bestellen ............................................ 44 Centrale bestellijst .................................................. 18 Eenmalige artikels .................................................. 14 Historiek prijzen...................................................... 13 Historieklijsten ........................................................ 25 Instellingen ............................................................... 7 Lijst te bestellen...................................................... 45 Memotekst.............................................................. 16 Nieuwe bestelling ingeven........................................ 9 Order opvolgen....................................................... 49 Projectmatig ..................................................... 17, 62 Tekstlijnen .............................................................. 15 Werken met ... .......................................................... 6

I Inventaris Berekenen .............................................................. 69 Instellingen ............................................................. 65 Opname.................................................................. 67 Werken met ... ........................................................ 64

M Magazijncontrole Instellingen ............................................................. 58 Levering ingeven.................................................... 59 Ontvangsrapport .................................................... 61 Principe .................................................................. 57 Magazijncontrole ........................................................ 60 Magazijnen Aanmaken .............................................................. 52 Artikels toewijzen ................................................... 53 Instellingen ............................................................. 51 Mutaties.................................................................. 54 Raadplegen............................................................ 55 Werken met ........................................................... 50

L Leveringen

61

Briljant Aankoopbeheer

Recommend Documents