Intrakoop E inkopen Handleiding Starterspakket

 

    Intrakoop E‐inkopen  Handleiding Starterspakket 

 

 

Inleiding ...................................................................................................................................................3  Tips voor een goede start........................................................................................................................4  Direct aan de slag Intrakoop E-inkopen Starterspakket ..........................................................................5  EERSTE BESTELLING DOEN................................................................................................................................................5  LOCATIES ..........................................................................................................................................................................5  Leveranciers............................................................................................................................................6  ORDERVERZOEKEN WEL OF NIET BUNDELEN ....................................................................................................................6  NIEUWE LEVERANCIERS KOPPELEN OF ZELF PRODUCTEN AANMAKEN ..............................................................................6  Instellingen ..............................................................................................................................................7  KOSTENPLAATSEN EN PROJECTEN ....................................................................................................................................7  GEBRUIKERS (EN MANAGERS) ..........................................................................................................................................7  ORDERVERZOEKEN WEL OF NIET BUNDELEN ....................................................................................................................7 

 

 

 

Inleiding   In dit document vindt u een korte uitleg over hoe u kunt starten met het Intrakoop E‐inkopen  Starterspakket. In enkele stappen kunt u bij al uw leveranciers producten en diensten zoeken,  vergelijken en bestellen. U kunt zowel leveranciers elektronisch uitnodigen als zelf handmatig  producten toevoegen en wijzigen Dit document bevat een uitleg over van de basisfunctionaliteit. U  kunt in de software instructiekaarten raadplegen om uw systeem verder in te richten en zo uw gehele  inkoopproces te optimaliseren. 

 

 

Tips voor een goede start Standaard hebben we ingesteld dat u zelf uw orders goedkeurt. Het limietbedrag is ingesteld op €  1.000. Om orders te kunnen plaatsen boven dit bedrag kunt u bij “BEHEER” in het menu klikken op  “BEHEER MANAGERS”. Pas hier uw limiet aan.    Alle orders die u plaatst zijn echte orders. Dit is dus geen testsysteem. Als veiligheid is standaard  ingesteld bij de reeds toegevoegde leveranciers (m.u.v. TBlox) dat alle orders eerste nog naar “MAAK  INKOOPORDER” gaat. Hier kunt u de order definitief plaatsen bij uw leverancier, al dan niet gebundeld  met andere bestelverzoeken.   In het beheermenu onder het kopje “MANAGER” en dan “BEHEER LEVERANCIERS”, kunt u dit  aanpassen. Klik op de betreffende leverancier en verander hier de status “BESTEL REGEL”. Deze staat  standaard op “INKOPER”. Verander deze in “MANAGER”. Vergeet niet op “WIJZIG LEVERANCIER” te  klikken om deze wijziging te activeren. Vanaf nu gaan orders direct naar de leverancier.    Intrakoop heeft reeds enkele contractleveranciers toegevoegd aan uw bestelsysteem. Lees in bijlage A  per leverancier wat u moet doen om orders te kunnen plaatsen.    Klik op de vraagtekentjes in de software om een instructiekaart of instructiefilm te bekijken. Op de  website http://www.besparenindezorg.nl/producten.html vindt u ook enkele nuttige  instructiekaarten voor bijvoorbeeld het uitnodigen van uw eigen leveranciers. 

 

 

Direct aan de slag Intrakoop E-inkopen Starterspakket Eerste bestelling doen Na het inloggen op www.besparenindezorg.nl klikt u op de module Inkoop.     U kunt op 3 manieren bestellen:   1. Via de “SuperSearch”  U kunt het gewenste product zoeken met “Supersearch” (linksboven op uw scherm). Deze  zoekt direct in alle catalogi van de aangemelde leveranciers (de blauwe leveranciers). U ziet  alle aangeboden producten. Voor de specificaties klikt u op het product. Vervolgens krijgt u de  mogelijkheid het product in uw winkelmandje te plaatsen. Dit winkelmandje ‐rechtsboven in  uw scherm‐ geeft een overzicht van uw gekozen producten.  2. Via uw eigen leverancier  Voor bestellen bij uw eigen leverancier klikt u op de gewenste leverancier in de linkerkolom  “LEVERANCIERS”. U tikt uw eigen leverancier in en klikt hierop, vervolgens krijgt u de  mogelijkheid uw product in te voeren of hun gehele webwinkel te bezoeken.  3. Via een favorietenlijst  U kunt ook favorietenlijsten aanmaken, zodat u gemakkelijk lijsten die u vaak bestelt, in één  keer in uw winkelmandje kunt plaatsen. U komt in het bestelsysteem en klikt op “BEHEER  LIJSTEN”(rechtsboven in uw scherm). U vult een naam in en het producttype voor de lijst en  slaat deze op.     Na het bestellen komen de producten in het winkelmandje terecht. U klikt rechtsboven op het  winkelmandje en u ziet verschillende velden die u kunt invullen. U kunt producten van verschillende  leveranciers in één winkelmandje plaatsen en verschillende orderdetails en locaties toevoegen.  Orderverzoeken worden automatisch gesplitst. Voor afronden van de bestelling klikt u op  “FINALISEER BESTELVERZOEK”. 

Locaties Intrakoop heeft de reeds bekende locaties in uw systeem toegevoegd. Bij het maken van een bestelling  wordt er in het winkelmandje een bezorg‐ en factuuradres geselecteerd. In het menu “BEHEER” in de  bestelmodule vindt u het menu “BEHEER LOCATIES”. Deze kunt u dus controleren en eventueel  aanpassen en uitbreiden. Aanpassen kan door op een bestaande locatie te klikken, en er is een knop  “Voeg locatie toe”.   

 

 

Leveranciers Orderverzoeken wel of niet bundelen Er zijn standaard 45 Intrakoop‐leveranciers gekoppeld aan uw systeem. Zij zorgen ervoor dat hun  assortiment met prijzen altijd voor u beschikbaar is. U kunt direct bij deze leveranciers bestellen. De  meeste leveranciers hebben een standaard Intrakoop‐profiel toegevoegd.   Wij verzoeken u de opmerkingen in bijlage A te lezen voordat u bestellingen plaatst bij Intrakoop‐ leveranciers.  In het menu “BEHEER LEVERANCIERS” in de bestelmodule kunt u de status van een leverancier  eventueel aanpassen naar “VERBORGEN”, als u niet wilt bestellen bij deze leverancier. 

Nieuwe leveranciers koppelen of zelf producten aanmaken Er zijn 2 manieren om een nieuwe leverancier toe te voegen, zodat u bij deze leverancier kunt  bestellen:  1. Uitnodigen van een leverancier op de FreeSupplierPortal  2. Zelf toevoegen van leverancier en zelf de producten van de leverancier invoeren in de  bestelmodule.  

 

 

Instellingen Kostenplaatsen en projecten Bij het maken van een bestelling wordt er in het winkelmandje een project en een kostenplaats  geselecteerd.  In de module “BEDRIJFSGEGEVENS” kunt u de projecten en kostenplaatsen beheren. 

Gebruikers (en managers) In de module “BEDRIJFSGEGEVENS” kunt u gebruikers aanmaken en wijzigen (Intrakoop E‐inkopen  Basispakket, de betaalde versie*).  Gebruikers krijgen dan rechten (wat iemand in het systeem mag doen), en restricties (wat iemand in  het systeem mag zien).    Nadat u een gebruiker heeft aangemaakt in het systeem, kunt u deze gebruiker een bedrag toewijzen  zodat de gebruiker zelf orders tot dit bedrag kan plaatsen.    Dit kan in het menu “BEHEER” en vervolgens “BEHEER MANAGERS". Hier kunt u per gebruiker een  bedrag aangeven. Als een gebruiker een bestelling plaatst boven dit bedrag, krijgt de gebruiker een  scherm om een manager te selecteren die het bestelverzoek moet goedkeuren.     Als goedkeurder komen gebruikers naar voren met een hoger goedkeurbedrag, die voor dezelfde  kostenplaats als de gebruiker goed mogen keuren. 

Orderverzoeken wel of niet bundelen Standaard hebben alle leveranciers als “BESTELREGEL” “INKOPER”. Dit betekent dat orderverzoeken  in het menu “MAAK INKOOPORDER” de bestelmodule terecht komen. Op deze manier kunnen  orderverzoeken van verschillende gebruikers gebundeld worden, en door iemand (de inkoopafdeling)  in het menu “MAAK ORDER” als één inkooporder verstuurd worden. (Bijvoorbeeld 1 keer per dag of 1  keer per week)              * U kunt het jaarabonnement Intrakoop e‐Inkopen bestellen in de TBlox webwinkel of contact  opnemen met Intrakoop of TBlox.   

 

 

Bijlage  1: Overzicht leveranciers    Bedrijfsnaam 

Telefoonnumme r 

Email 

Asito Medical 

(074) 24 55 211 

[email protected] 

Atris Groep B.V. 

(030) 60 24 000 


Karel Fonk  Martheyn  Muntendam 

Aviko 

(0575) 45 82 00 


T. Heusinkveld 

Clean Vision 

(023) 53 47 830 


Nico de Goede 

CNF Koetsier 

(073) 64 58 500  


P. Snoeren 

Deli XL  Eneco  Energiehandelsbe drijf 

(0418) 65 70 70 


Vincent Bos 

(010) 45 75 188 


EW  Friesland Foods  Cheese Benelux   Friesland Foods  Fresh 

(026) 44 52 400  (033) 24 78 600  (033) 24 76 222 

Gom ZorgSupport  (010) 29 81 250  Hago Nederland  B.V.  (010) 28 85 588  Hectas 

(026) 31 71 717 

Henri 

(0416) 37 59 33 

Inversco Van  Hoeckel  

(073) 63 12 690 

ISS Nederland B.V.  (030) 24 24 800 

Misco 

(020) 54 70 633 

ModoVanGelder  (020) 56 05 880  Nestle Healthcare  Nutrition  (0162) 46 84 88  Nestle Nutrition  B.V.  (020) 56 99 323  

Contact  persoon 

Opmerkingen  De producten en diensten van Asito Medical  zijn te bestellen via een vrije tekstorder.  De producten en diensten van Atris Group  B.V. zijn te bestellen via een vrije tekstorder.  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  bestellen via uw distributeur.  De producten en diensten van Clean Vision  zijn te bestellen via een vrije tekstorder.  CNF Koetsier heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  anders contact opnemen met CNF Koetsier.  ([email protected])  Neem contact op met Deli XL voordat u gaat  bestellen. Zij kunnen dan uw instellingen  goed zetten en zorgen dat zij de orders juist  ontvangen. ([email protected],   t.a.v. Matthew Werkhoven) 

De producten en diensten van Eneco zijn te  bestellen via een vrije tekstorder.  De producten en diensten van EW zijn te  [email protected]  Bas Haagen  bestellen via een vrije tekstorder.  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  [email protected]  Wouter Smith  bestellen via uw distributeur.  andries.steenhuisen@friesland Andries  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  foods.com  Steenhuisen  bestellen via uw distributeur.  De producten en diensten van Gom  ZorgSupport zijn te bestellen via een vrije  [email protected]  Peter de Visser  tekstorder.  Gerrit  De producten en diensten van Hago zijn te  [email protected]  Posthumus  bestellen via een vrije tekstorder.  De producten en diensten van Hectas zijn te  [email protected]  Niels Staverman  bestellen via een vrije tekstorder.  Henri heeft een standaard intrakoop profiel  aan gezet. U kunt dit controleren, en anders  verkoopondersteuning@henri. contact opnemen met Henri.  nl  A. van Olphen  ([email protected])  Er is een standaard assortiment gekoppeld.  Stuur ons in excel uw productenlijst van Van  Hoeckel, dan zorgen wij er voor dat deze  info@van‐hoeckel.nl  M.M.A.J. van Aar  gekoppeld wordt. (via [email protected] )  [email protected] Judith van den  De producten en diensten van ISS zijn te  orld.com  Berghe  bestellen via een vrije tekstorder.  Misco heeft een standaard Intrakoop‐profiel  aangezet. U kunt dit controleren en anders  contact opnemen met Misco.  [email protected]  Raphael Janssen  ([email protected])  ModoVanGelder heeft een standaard  Intrakoop‐profiel aangezet. U kunt dit  controleren en anders contact opnemen met  ModoVanGelder.  [email protected]  Modo Sales  ([email protected])  [email protected] Martin  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  m  Koenders  bestellen via uw distributeur.  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  [email protected]  Martin de Vries  bestellen via uw distributeur.  Gijs Molle 

 

 

Telefoonnumme r 

Email 

Contact  persoon 

Stichting  Veiligvoedsel.nl 

Opmerkingen  De producten en diensten van Nuon zijn te  (020) 56 27 219  [email protected]  Harco Lammers  bestellen via een vrije tekstorder.  Office Depot heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  IntraKoopleveranciermaster@ leverancierMAS anders contact opnemen met Tijs Tijert van  (0418) 65 70 70  TBlox.com  TER, IntraKoop  Office Depot. ([email protected])  Overtoom heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  anders contact opnemen met Rien van  Rien van  Germert van Overtoom.  (030) 22 96 211  [email protected]  Gemert  ([email protected])  Papyrus heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  anders contact opnemen met Papyrus.  (024) 37 22 100  [email protected]  Marco Huisman  ([email protected])  Plaagdierprobleem heeft een standaard  Intrakoop‐profiel aangezet. U kunt dit  controleren en anders contact opnemen met  Plaagdierprobleem.  ([email protected])    [email protected]  De heer G.  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  (0513) 63 22 55  [email protected]  Schuring  bestellen via uw distributeur.  De producten en diensten van RWE Gas  Hans van  Nederland zijn te bestellen via een vrije  (023) 56 91 300  [email protected]  Steenis  tekstorder.  Veiligvoedsel heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  Rutger van de  anders contact opnemen met Veiligvoedsel.  5,03E+08  [email protected]  Griendt  ([email protected]) 

TBlox 

(010) 75 03 190 


Jeroen Volk 

Bedrijfsnaam  NUON Business 

Office Depot 

Overtoom  International 

Papyrus Office 

Plaagdierproblee m  Romi Smilfood  RWE Gas  Nederland N.V. 

Technische Unie 

(0418) 65 70 70 

[email protected] Willem  m  Stakenburg 

TopBakkers 

(055) 59 98 222  


P. Tissen 

Van Gansewinkel  Nederland B.V. 

(040) 75 14 000 


Marcel Mureau 

Völker Nederland  B.V.  (013) 52 82 771 


M. Wolters 

Vrumona 

(030) 65 68 507 

[email protected]  Vrumona Sales 

VSP Schoonmaak 

(0341) 46 78 53 

[email protected] Frank  l  Kuhlkamp 

Welzorg  (020) 58 40 100  Zwanenberg Food  Group  (0546) 54 70 00 

Verkoopbinnendienst@welzor g.nl  g‐ [email protected] 

Welzorg  Gert‐Jan van  Kesteren 

Bruto prijzen zijn gekoppeld. U kunt uw eigen  account laten koppelen. Geef uw gegevens en  klantnummer/logingegevens van uw 001‐ account door aan Willem Stakenburg van  Technische Unie.  ([email protected])  TopBakkers heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  anders contact opnemen met TopBakkers.  ([email protected])  De producten en diensten van Van  Gansewinkel zijn te bestellen via een vrije  tekstorder.  Völker heeft een standaard Intrakoop‐profiel  aangezet. U kunt dit controleren en anders  contact opnemen met Völker.  ([email protected])  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  bestellen via uw distributeur.  De producten en diensten van VSP  Schoonmaak zijn te bestellen via een vrije  tekstorder.  Welzorg heeft een standaard Intrakoop‐ profiel aangezet. U kunt dit controleren en  anders contact opnemen met Welzorg.  ([email protected])  Hier kunt u niet bestellen. Producten zijn te  bestellen via uw distributeur. 

 

 

 

 

Intrakoop E inkopen Handleiding Starterspakket

Recommend Documents