WORKSHOP 7
Innovatiegericht Inkopen
Marieke van Putten, PIANOo Andrea Wijnants, Ministerie I&M 21 juni 2011
Workshop 1 | Het Nieuwe Werken
Inhoud •
Wat is innovatiegericht inkopen bij de overheid?
•
Wat doet PIANOo aan innovatiegericht inkopen?
•
Iets meer over Small Business Innovation Research (SBIR)
•
Animatie innovatiegericht inkopen met voorbeelden
•
Hoe gaat innovatiegericht inkopen in de praktijk?
•
Stellingen
Innovatiegericht inkopen Innovatiegericht inkopen: overheid doelgericht op zoek naar innovatieve oplossingen vanuit maatschappelijke vraagstukken Initiatief ligt bij aanbestedende overheden Vereist strategische verankering op beleidsniveau Vraagt om samenwerking
Bij innovatiegericht inkopen snijdt het mes aan twee kanten:
Rijksoverheid:
effectievere en efficiëntere overheid 15 miljard euro impuls innovatiekracht bedrijfsleven
Andere overheden: 45 miljard euro
Plaats innovatiegericht inkopen •
Innovatiegericht Inkopen is samen met SBIR onderdeel van • Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie • Werkt samen met PIANOo, expertisecentrum aanbesteden en agentschap NL
SBIR
II
Innovatiegericht inkopen: de termen Innovatiegericht inkopen: het resultaat is een innovatie
Om maatschappelijke vraagstukken op te lossen
De innovatiekracht bedrijfsleven te stimuleren
Professioneel aanbesteden randvoorwaarde
Innovatie gericht Inkopen
Innovatief aanbesteden
Duurzaam inkopen
Innovatiegericht inkopen heeft veel doelstellingen en betrokkenen!
Oplossen maatschappelijke vraagstukken Stimuleren sectoren Stimuleren MKB innovaties en verspreiding
In het verleden vooral focus op stimuleren MKB!
6
Succes- en faalfactoren innovatiegerichte inkoop? Valkuilen: Onvoldoende kennis van en benutten Europese regelgeving Risico‟s worden gemeden, niet gemanaged Onvoldoende inzien rol en noodzaak innovatie Teveel betrokkenen met te weinig expertise, niet gericht op samenwerking onvoldoende prikkels voor inkopers
7
Succesfactoren: Inkopende organisatie met lange termijn innovatiestrategie Een verbinding tussen innovatie- en inkoopbeleid Innovatievriendelijke cultuur en management Teamgerichte werkwijze Een intelligente klant Een professionele inkoper Duidelijke doelen Interactie met bedrijfsleven
Innovatie hoeft niet hoogdravend te zijn: • • • •
Altijd situationeel benaderen. Innovatie moet over iets relevants gaan. Een grote opdracht maakt innovatie vaak wezenlijker. Innovatieresultaat = (relevantie) x (innovatief gehalte).
Waarom is innovatie niet vanzelfsprekend?
Waarom is innovatie niet vanzelfsprekend?
Risicoallocatie: opties Toedelen „zwart-wit risico‟s‟ Aansluiten bij bestaande kaders / inkoopbeleid Typische uitvoeringsrisico‟s: opdrachtnemer Oplossingsspecifieke risico‟s: opdrachtnemer Toedelen ‘grijsgebied risico’s’ Toepassing geobjectiveerde criteria Gelimiteerde verdeling van risico‟s Op basis van maatgevende risicoparameter Op basis van maximalisatie van de gevolgen Delen in plaats van verdelen („risicopot‟)
Wat doet Innovatiegericht inkopen ? •
• •
• •
Fysiek en virtueel kennisnetwerk innovatiegericht inkopen opbouwen, met best practices, bijeenkomsten, workshops en handleidingen op aanbestedingsthema‟s. Actieve ontwikkeling projecten te stimuleren in samenwerking met grote gemeenten, Brainport Eindhoven, Rijkswaterstaat, Facilitair Management Rijk Samen met I&M, duurzaam inkopen – Etalage duurzaam inkopen ontwikkelen – Waar nodig ondersteunen bij opschaling projecten Innovatiegericht inkopen verankeren in Topsectoren beleid Rijksbrede indicator innovatiegericht inkopen ontwikkelen
Beleidsexperiment Innovatiegericht Inkopen •
Tot maximaal 10.000 euro ondersteuning bij – Marktverkenning – Ontwikkeling van formats voor concept bestekken – Risico-analyse – Total cost of ownership analyse – (Ondersteuning bij) het opstellen van een innovatiegericht bestek of contract
http://www.pianoo.nl/dossiers/innovatiegericht-inkopen#experiment
SBIR proces bestaat uit fasen 2 maanden
Beoordelen ideeën en gunnen contracten Haalbaarheidsonderzoek Schrijven, beoordelen en gunnen ontwikkelplannen
2 maanden
6 maanden
3-4 maanden
Ontwikkelen innovatie
2 jaar Totaal: ca 3 jaar
Vijf voorbeelden innovatiegericht inkopen • • • •
Twee ontwikkelingen in Small Business Innovation Research (SBIR): dijkbewaking en auto van de toekomst. Een ontwikkelingsproject in samenwerking met bedrijfsleven + inkoop van het Ministerie van Defensie: Spades Een project resulterend uit prijsvraag “Maatschappelijke Sectoren en ICT” Twee reguliere inkooptrajecten waarin uit noodzaak naar innovatie is gezocht
Wanneer pas ik innovatiegericht inkopen toe? •
Bestaande oplossingen voldoen niet aan ambities organisatie • over primaire taken • omstandigheden en proces
•
Bedrijfsvoeringprocessen, zoals schoonmaak, bedrijfskleding en ICT, ook geschikt voor vragen naar innovatieve oplossingen.
•
Standaardinkopen – met aansluiting bestaande producten – minder geschikt voor het inkopen van innovatieve oplossingen.
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Wat is belangrijk voor de inkoper? • • • • •
Wees op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen en projecten in de organisatie Stimuleer vroegtijdige betrokkenheid inkoop Regisseer het inkoopproces en (soms) inkoopteam Zorg voor een professioneel inkoopproces Hou kennis van de markt up to date door bv pianoo-lunches bij te wonen, beurzen te bezoeken en ontmoetingen met marktpartijen te organiseren
Betrek de markt (fasering) •
Strategiefase: • Brede scope bepalen • Innovaties accepteren • Marktoriëntatie/consultatie; • Aanscherpen scope • Website inrichten; • Concept documenten toetsen aan de markt • Haalbaarheidstoets;
Betrek de markt (fasering) •
PVE-fase: • Tenderteam samenstellen; • Specificeren behoefte; • Opstellen Selectie- en Gunningcriteria; • Publicatie relevante documenten; • “q&a” de markt; • nota van inlichtingen.
•
Aandachtspunten aanbestedingstraject: – gelijke behandeling – Transparantie, niet voor specifieke oplossingen – objectiviteit
Het belang van functioneel specificeren • • • • • • • • •
maakt gebruik van specialistische kennis van leverancier geeft ruimte om nieuwe technologieën toe te passen/maximale innovatieruimte know-how wordt effectief ingezet mogelijkheid tot kostenverlaging geen overspecificatie alternatieven worden niet verwaarloosd groter aanbod leveranciers leverancier kan toegevoegde waarde tonen Stimuleert het bedenken van onconventionele oplossingen.
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Concurrentiegerichte dialoog •
Wanneer? – Als de normale aanbestedingsprocedures niet voldoen • Vooraf – Strategie + proces bepalen – Outputspecificatie/functioneel specificeren – Voorbereidende bijeenkomsten: voorlichting en marktconsultatie • Dialoog – Vanuit een open vraag naar oplossingen – 1 op 1 gesprekken, Snel, kort en krachtig – Op basis van de gesprekken wordt geoffreerd – Gunning obv vooraf vastgestelde criteria
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Betrek de markt (fasering) •
Gunningsfase: – Offertes ontvangen – Offertes beoordelen – Contractering
•
Succesvolle toepassing EMVI vereist: – Objectivering waarde aspecten – Kwaliteit telt substantieel mee (minimaal 40%) – Inzichtelijke en objectieve beoordelingsmethodiek
•
Innovatie via – criteria op onderwerpen zoals duurzaamheid – Plan van aanpak voor innovatie
•
Consequentie: opdrachtnemers kunnen „vrijelijk‟ aanbieden
Waarborgen innovatie in contract -
Innovatieprikkels in contract Laat opdrachtnemer jaarlijks een innovatieplan schrijven Koppel dit plan aan af te spreken verbeteringsdoelen Breng risico‟s in kaart en neem risicoverdeling op Regel Intellectueel eigendom: niet afkopen!
Bij gunnen innovatieve oplossingen Monitoring belangrijk!
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Metrokaart innovatiegericht inkopen
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Metrokaart innovatiegericht inkopen
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Waar kan ik hulp krijgen bij innovatiegericht inkopen? AGENTSCHAP NL SBIR team PIANOo -> innovatiegericht inkopen Tendernet Bestekkenbibliotheek Platformorganisaties
21 juni 2011
Workshop 7 | Innovatiegericht Inkopen
Stelling rol inkoper
Inkoop moet een andere rol gaat vervullen: strateeg, regisseur en adviseur.
Stelling organisatorische aspecten
Een centraal budget voor innovatie is absoluut nodig voor het realiseren van duurzame innovatie bij aanbestedingen.
Stelling marktverkenning- en consultatie
Om een (concurrentiegerichte) dialoog met de markt te hebben, moet je zelf ook goed weten wat je wilt en goed voorbereid zijn. Dat creeërt begrip, vertrouwen en ruimte voor ontwikkeling.
Stelling proces innovaties inkopen
Innovatie inkopen gaat prima met een reguliere, relatief eenvoudige aanbestedingsprocedure met goed voortraject, optimaal benutten juridische kader en toepassen EMVI
Bedankt voor uw aandacht!
21 juni 2011
Workshop 1 | Het Nieuwe Werken
