Handleiding e-notification

Handleiding e-Notification Voor openbare aankopers

Editie juli 2010

Versie 1 .1

Auteurs: Peter Christiaens en Liza Torrosian

1

Gebruiksvoorwaarden Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo‟s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen “e-Notification voor Openbare aankopers” en” e-Notification voor ondernemers” zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Onze contactgegevens FOD Personeel en Organisatie – federale dienst e-Procurement – Wetstraat 51 – 1040 Brussel – [email protected] – Tel: +32 2 790 52 00

Editie juli 2010

Versie 1 .1


2

Inhoudstafel GEBRUIKSVOORWAARDEN .................................................................................................................................................................................................2 INHOUDSTAFEL .......................................................................................................................................................................................................................3 DEEL A: VOOR ALLE GEBRUIKERS.....................................................................................................................................................................................8 1 Hoe registreer ik een organisatie? ........................................................................................................................................................................................................... 9 1.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 10 1.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 10 2 Hoe registreer ik me als gebruiker bij een bestaande organisatie? ........................................................................................................................................................ 11 2.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 12 2.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 12 3 Hoe registreer ik me als ik een overheidsopdracht in naam van een andere organisatie wil publiceren? .............................................................................................. 14 3.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 15 3.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 15 4 Hoe meld ik me aan? ............................................................................................................................................................................................................................. 16 4.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 17 4.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 17

Editie juli 2010

Versie 1 .1


3

4.2.1 met een eID ...................................................................................................................................................................................................................................... 17 4.2.2 met een ambtenarentoken / burgertoken ....................................................................................................................................................................................... 21 4.2.3 met een lokaal account .................................................................................................................................................................................................................... 22 5 Hoe wijzig ik de gegevens in “Mijn Profiel”? .......................................................................................................................................................................................... 23 5.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 24 5.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 24 6 Hoe selecteer ik de organisatie in wier naam ik wil publiceren? ............................................................................................................................................................ 25 6.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 26 6.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 26 7 Hoe maak ik een bekendmaking? .......................................................................................................................................................................................................... 27 7.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 28 7.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 29 7.2.1 Beheersgegevens .............................................................................................................................................................................................................................. 29 7.2.2 Voorbereiding aankondiging ............................................................................................................................................................................................................ 35 7.2.2.1 De voorbereiding aanmaken in de brontaal ............................................................................................................................................................................. 35 7.2.2.2 Een vertaling toevoegen / wijzigen ........................................................................................................................................................................................... 39 7.2.2.3 Na vertaling nog een wijziging aan de brontaal doorvoeren .................................................................................................................................................... 42 7.2.3 Het bestek en begeleidende documenten opladen ......................................................................................................................................................................... 43 7.2.4 Dossier goedkeuren .......................................................................................................................................................................................................................... 44 7.3 Goedkeuringsgroepen .............................................................................................................................................................................................................................. 47 7.3.1 Beginsituatie ..................................................................................................................................................................................................................................... 47 7.3.2 Werkwijze ......................................................................................................................................................................................................................................... 47 8 Hoe de publicatiedatum uitstellen? ....................................................................................................................................................................................................... 49 8.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 50 8.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 50 9 Hoe maak ik een erratum? .................................................................................................................................................................................................................... 51 9.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 52 9.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 53

Editie juli 2010

Versie 1 .1


4

9.2.1 Erratum bij een aankondiging van opdracht: ................................................................................................................................................................................... 53 9.2.2 Erratum bij een document ............................................................................................................................................................................................................... 56 9.2.3. Erratum bij een aankondiging van opdracht en bij een document ................................................................................................................................................. 59 9.2.4 Erratum bij een aankondiging van opdracht: informatie toevoegen aan een sectie van het formulier waarin geen informatie stond .......................................... 61 9.2.5. Erratum bij een aankondiging: informatie schrappen in een sectie van het formulier aankondiging van opdracht ...................................................................... 62 10 Niet gunning, procedure afbreken of dossier wissen? ......................................................................................................................................................................... 63 10.1 De publicatie is nog niet verzonden ....................................................................................................................................................................................................... 64 10.1.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 64 10.1.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 64 10.2 De publicatie is verzonden; datum indiening offertes / kandidatuurstelling is nog niet verstreken. .................................................................................................... 65 10.2.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 65 10.2.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 65 10.3 De publicatie is verzonden; datum indiening offertes / kandidatuurstelling is verstreken. .................................................................................................................. 68 10.3.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 68 10.3.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 68 11 Hoe gebruik ik een forum? .................................................................................................................................................................................................................. 69 11.1 Hoe maak ik een forum aan? ................................................................................................................................................................................................................. 70 11.1.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 70 11.1.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 70 11.2 Hoe download ik het forum? .................................................................................................................................................................................................................. 72 11.2.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 72 11.2.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 72 12 Hoe zoek ik een bekendmaking op? .................................................................................................................................................................................................... 73 12.1 Hoe zoek ik een bekendmaking op ? ...................................................................................................................................................................................................... 74 12.1.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 74 12.1.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 74 12.2 Hoe bekijk ik de zoekresultaten ?........................................................................................................................................................................................................... 80 12.2.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 80 12.2.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 80

Editie juli 2010

Versie 1 .1


5

13 Hoe beheer ik mijn dossier ? ............................................................................................................................................................................................................... 82 13.1 Hoe werk ik verder aan een opgeslagen dossier? ................................................................................................................................................................................. 83 13.1.1 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................... 83 13.1.2 Werkwijze ....................................................................................................................................................................................................................................... 83 14 Hoe gebruik ik een bestaande publicatie als template (copy as new) ? ............................................................................................................................................... 85 14.1 Beginsituatie ........................................................................................................................................................................................................................................... 86 14.2 Werkwijze ............................................................................................................................................................................................................................................... 86 15 Hoe gebruik ik e-Market ? ................................................................................................................................................................................................................... 87 15.1 Beginsituatie ........................................................................................................................................................................................................................................... 88 15.1.1 Wat is e-Market ? ........................................................................................................................................................................................................................... 88 15.1.2 Wanneer gebruik je e-Market? ...................................................................................................................................................................................................... 88 15.2 Werkwijze ............................................................................................................................................................................................................................................... 88 16 Hoe zoek ik een businesscard van een ondernemer ? .......................................................................................................................................................................... 89 16.1 Beginsituatie ........................................................................................................................................................................................................................................... 90 16.2 Werkwijze ............................................................................................................................................................................................................................................... 90

DEEL B: VOOR SUPERUSERS ............................................................................................................................................................................................. 91 1 De aankopersaccounts beheren ............................................................................................................................................................................................................ 92 1.1 De mogelijkheden .................................................................................................................................................................................................................................... 93 1.1.1 Beginsituatie ..................................................................................................................................................................................................................................... 93 1.1.2 Werkwijze ......................................................................................................................................................................................................................................... 93 1.1.2.1 Nieuwe aankopers aanmaken .................................................................................................................................................................................................. 93 1.1.2.2 Aankopers opzoeken ................................................................................................................................................................................................................ 94 1.1.2.3 Aankopers verwijderen ............................................................................................................................................................................................................. 94 1.1.2.4 Gegevens van aankopers wijzigen ............................................................................................................................................................................................ 94 1.1.2.5 Aanvragen van nieuwe aankopers goedkeuren / verwerpen ................................................................................................................................................... 95 1.1.2.6 Een lijst van alle aankopers exporteren .................................................................................................................................................................................... 95

Editie juli 2010

Versie 1 .1


6

2. Beheer van de organisaties .................................................................................................................................................................................................................. 96 2.1 Beginsituatie ............................................................................................................................................................................................................................................. 97 2.2 Werkwijze ................................................................................................................................................................................................................................................. 97 3 Hoe wijzig ik een superuser? ............................................................................................................................................................................................................... 101 3.1 Beginsituatie ........................................................................................................................................................................................................................................... 102 3.2 Werkwijze ............................................................................................................................................................................................................................................... 102

DEEL C: BIJLAGEN ............................................................................................................................................................................................................. 103 Bijlage 1: verklarende woordenlijst ........................................................................................................................................................................................................ 104 Bijlage 2: meest voorkomende foutmeldingen / troubleshooting .......................................................................................................................................................... 107 Samenvatting ............................................................................................................................................................................................................................................... 108 Bijlage 3: het gebruik van de kalender ................................................................................................................................................................................................... 113 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................................... 114 Bijlage 4: mijn adresboek ....................................................................................................................................................................................................................... 115 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................................... 116 Bijlage 5: een nieuwe versie vertalen ..................................................................................................................................................................................................... 117 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................................... 118 Bijlage 6: een erratum vertalen .............................................................................................................................................................................................................. 120 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................................... 121 Bijlage 7: flowcharts erratum ................................................................................................................................................................................................................. 122

Editie juli 2010

Versie 1 .1


7

Deel A: voor alle gebruikers

Editie juli 2010

Versie 1 .1


8

1 Hoe registreer ik een organisatie?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


9

1.1 Beginsituatie Je wilt een aankondiging publiceren, maar zowel jij als de organisatie waarmee je wilt publiceren zijn nog niet geregistreerd.

1.2 Werkwijze Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies links in het menu bij de registratieaanvraag voor “Openbare aankoopdienst” Bij moederorganisatie dien je een groep te kiezen waartoe je behoort. Klik op de loep om jouw groep te selecteren.

Behoort jouw organisatie tot de Federale Overheid? Klik dan op de + naast FED, selecteer jouw entiteit en klik op de knop invoegen. Klik eventueel naast een bepaalde entiteit op het + teken om de boomstructuur te openen. Zo kan je nagaan of jouw (hoofd)organisatie al geregistreerd is. Is dit het geval, hoef je die alleen maar aan te klikken en op de knop invoegen te klikken. Is jouw organisatie geen Federale instelling? Klik op het + teken naast een van de andere groepen om de categorie zoals “ziekenhuis” , “vzw”, … te kiezen. Vind je geen groep terug waartoe je behoort, neem dan Derden als moederorganisatie. Vul de gegevens van de superuser in (dit is de contactpersoon tussen de organisatie en de dienst e-Procurement. Hij/zij kan tevens publiceren) Klik op Bewaren Je aanvraag wordt ofwel naar de e-Procurement Helpdesk verstuurd ofwel naar de verantwoordelijke van de organisatie die je geselecteerd hebt. Van zodra je aanvraag door de helpdesk of de organisatie is goedgekeurd, kan je

aan de slag.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


10

2 Hoe registreer ik me als gebruiker bij een bestaande organisatie?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


11

2.1 Beginsituatie De organisatie waartoe je behoort is al geregistreerd. Indien dit niet het geval is, dien je eerst de organisatie te registreren. (zie hoofdstuk 1) Je computer is geconfigureerd voor het gebruik van een Belgische identiteits- of vreemdelingenkaart. Je kent je PIN-code van je identiteits- of vreemdelingenkaart. => Configuratie gebruik eID? Bezoek http://eid.belgium.be voor meer info. => PIN-code vergeten? Neem contact op met je stad/gemeente. => In uiterste nood: neem contact op met de helpdesk voor een tijdelijke oplossing.

2.2 Werkwijze Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies links in het menu bij de registratieaanvraag voor “Openbare aankoper” Steek je Belgische identiteitskaart of Belgische Vreemdelingenkaart in de kaartlezer van je computer en klik op de knop “met eID” of “met eID indien u niet in het bezit bent van een ambtenarentoken” bovenaan. Vul het formulier verder in.

Vink het hokje aan bij Jepp (om officiële publicaties te kunnen maken) en indien nodig e-Market (zie kader)

e-Market Overheidsdiensten kunnen vrijblijvend hun aankondigingen onder de publicatiedrempel op e-Market publiceren.

JEPP Hier vind je alle officiële publicaties terug.

Dankzij de bekendheid van e-Notification kunnen zij zo meerdere leveranciers aantrekken zonder een officiële publicatie te plaatsen.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


12

Kies je rol: editor of uitgever. (zie bijlage 1) Bij moederorganisatie dien je een groep te kiezen waartoe je behoort. Klik op de loep om jouw groep te selecteren. Behoort jouw organisatie tot de Federale Overheid? Klik dan op de + naast FED, selecteer jouw entiteit en klik op de knop invoegen. .

Is jouw organisatie geen FOD? Klik op het + teken naast GOV om de categorie zoals “ziekenhuis” , “vzw”, … te kiezen. Vul jouw gegevens in Je aanvraag wordt ofwel naar de e-Procurement Helpdesk verstuurd ofwel naar de verantwoordelijke van de organisatie die je geselecteerd hebt. Van zodra je aanvraag door de helpdesk of de organisatie is goedgekeurd kan je aan de slag.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


13

3 Hoe registreer ik me als ik een overheidsopdracht in naam van een andere organisatie wil publiceren?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


14

3.1 Beginsituatie Je bent bvb. een architectenbureau dat voor een scholengroep een overheidsopdracht publiceert. Beide organisaties dienen afzonderlijk geregistreerd te zijn (zie hoofdstuk 1)

3.2 Werkwijze De ene organisatie (zoals de scholengroep uit het voorbeeld) dient een mailtje te sturen naar [email protected] waarin zij verklaart dat de andere organisatie (het architectenbureau uit het voorbeeld) in naam van de ene mag publiceren. De helpdesk zal deze aanvraag verwerken. Van zodra een helpdeskmedewerker dit gedaan heeft, zal de andere partij de ene organisatie in haar keuzelijst terugvinden. (zie hoofdstuk 6)

Editie juli 2010

Versie 1 .1


15

4 Hoe meld ik me aan?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


16

4.1 Beginsituatie We bieden je verschillende inlogmogelijkheden aan. Toch is het aangeraden om enkel de eID te gebruiken en de andere opties uitsluitend in uiterste nood te gebruiken. Het gebruik van een lokaal account kan de wisselwerking met de andere applicaties bemoeilijken. In deze handleiding gaan we ervan uit dat de computer geconfigureerd is voor het gebruik van een eID. Meer informatie vind je op http://eid.belgium.be => PIN-code vergeten? Neem contact op met je stad/gemeente. => In uiterste nood: neem contact op met de helpdesk voor een tijdelijke oplossing

4.2 Werkwijze 4.2.1 met een eID

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies in het menu inloggen “openbare aankoper” en klik op OK Steek je eID in de kaartlezer Indien je een melding krijgt dat een programma de gegevens van je eID kaart tracht te lezen, aanvaard dit dan.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


17

Ik heb een ambtenarentoken

Beschik je over een ambtenarentoken? Klik dan op “met eID”.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


18

Ik heb geen ambtenarentoken

Beschik je niet over een ambtenarentoken? Klik dan op ”met eID indien je niet in het bezit bent van een ambtenarentoken”

Editie juli 2010

Versie 1 .1


19

Kies je certificaat met je naam uit de lijst en klik op OK

Geef je pin-code in en klik op OK Je bent nu ingelogd

Editie juli 2010

Versie 1 .1


20

4.2.2 met een ambtenarentoken / burgertoken

Je beschikt niet over een eID lezer / software. Dan kan je je inloggen met een ambtenarentoken die je bij je personeelsdienst aanvraagt of met een burgertoken die je bij Fedict aanvraagt.

www.fedict.belgium.be

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies in het menu inloggen “openbare aankoper” en klik op OK Kies “met ambtenarentoken” als je over een ambtenarentoken beschikt OF “met burgertoken” als je niet over een ambtenarentoken beschikt.

Geef je Gebruikersnaam en Login dat aan je token gekoppeld is. Geef de gevraagde token in Je bent nu ingelogd

Editie juli 2010

Versie 1 .1


21

4.2.3 met een lokaal account

Heel uitzonderlijk kan je je inloggen met een gebruikersnaam en paswoord. We willen je er graag op attent maken dat dit de wisselwerking met de andere applicaties kan bemoeilijken.

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies in het menu inloggen voor “Openbaar Aankoper” en klik op OK. Kies “Om lokaal in te loggen –met paswoord” Typ je gebruikersnaam en paswoord in en klik op Login. Je bent nu ingelogd.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


22

5 Hoe wijzig ik de gegevens in “Mijn Profiel”?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


23

5.1 Beginsituatie Je bent geregistreerd als aankoper. Je wilt je persoonlijke gegevens zoals telefoonnummer, e-mailadres, … wijzigen. Om het invullen van een aankondiging te vergemakkelijken, zal de applicatie de gegevens uit je profiel automatisch in de rubriek „contactpunt‟ importeren. Uiteraard kan je deze gegevens in de aankondiging nog manueel wijzigen.

5.2 Werkwijze -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Log in als openbare aankoper Klik op “Mijn profiel” Wijzig de informatie in “Mijn profiel” Klik op Aanvaarden.

-

Als de gegevens correct zijn opgeslagen, krijg je de volgende melding:

Editie juli 2010

Versie 1 .1


24

6 Hoe selecteer ik de organisatie in wier naam ik wil publiceren?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


25

6.1 Beginsituatie Je publiceert voor verschillende diensten of organisaties.

6.2 Werkwijze Surf naar https://enot.publicprocurement.be Log in als openbare aankoper Klik op de 2 pijlen links van de naam van de organisatie De lijst met organisaties verschijnt Als je klikt op het pijltje voor de naam van de organisatie, verschijnen de namen van de suborganisaties Klik op de naam van de organisatie waarvoor je wilt publiceren.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


26

7 Hoe maak ik een bekendmaking?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


27

7.1 Beginsituatie Voordat je een publicatie online aanmaakt, dien je al een paar dingen uitgemaakt te hebben: Welk soort aankondiging wil ik maken (vooraankondigingaankondiging-gunning)? Welke procedure neem ik? (openbaar, niet-openbaar, …) Welk soort opdracht neem ik? (werken – leveringen – diensten) Op welke datum wil ik de aankondiging bekendmaken? Wil ik zowel Belgisch als Europees publiceren? Wil ik gebruik maken van e-Tendering; het programma waarbij leveranciers elektronisch een offerte kunnen indienen en waarbij de aankoper elektronisch kan openen? Wie moet zijn goedkeuring geven vooraleer een aankondiging gepubliceerd mag worden? (goedkeuringsgroepen) Wil ik gebruik maken van het forum? Is het bestek (in alle talen) klaar om op te laden? Hoe ga ik de opdracht omschrijven? Heb ik van alle teksten de vertalingen? Als je al op deze vragen een antwoord hebt, kan je beginnen.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


28

7.2 Werkwijze 7.2.1 Beheersgegevens

1. Surf naar https://enot.publicprocurement.be 2. Meld je met je e-ID als aankoper aan op e-Notification 3. Kies je organisatie waarvoor je de aankondiging gaat aanmaken (zie hoofdstuk 6) 4. Scroll naar beneden en kies Nieuwe bekendmaking in het menu Kopersomgeving 5. Kies het type aankondiging dat je wilt maken

Bemerk dat de soorten aankondigingen elkaar opvolgen. Zo heb je de reeks vooraankondiging (F1) – aankondiging van een opdracht (F2) en aankondiging van een gegunde opdracht (F3). Daarnaast heb je de reeks Periodieke indicatieve aankondiging nutssectoren (F4) – Aankondiging van een opdracht Nutssectoren (F5) en aankondiging van een gegunde opdracht nutssectoren (F6) Het kan dus niet dat je na een F2 een F6 zou publiceren want een F6 behoort tot een andere reeks.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


29

6. Bestaat er al een aankondiging? Volg dan onderstaande stappen. Bestaat er nog geen aankondiging, klik op „doorgaan‟ en ga dan naar stap 11. 7. Je kan een vorige aankondiging linken aan je nieuwe aankondiging. Zo kan e-Notifications heel wat gegevens recupereren en hoef je deze niet meer in te geven 8. Scroll naar beneden en klik op de loep bij “Aan vorige aankondiging linken (zie afbeelding) 9. Zoek je bestaande bekendmaking op zoals beschreven in het hoofdstuk 12 “bekendmakingen zoeken”. Het gemakkelijkste is het dossiernummer in te vullen. LET OP: je kan meerdere bekendmakingen opzoeken, maar je kan enkel de aankondigingen linken die door jouw organisatie aangemaakt werden. 10. Selecteer de aankondiging en klik op doorgaan. 11. Je komt in de beheersgegevens uit. E-Notification heeft al heel wat gegevens ingevuld. Actualiseer deze en verander de bekendmakingsdatum (zie bijlage 3 voor het gebruik van de kalender ). Sla het dossier op. Als je wilt, kan je nu al direct naar hoofdstuk 7.2.2 Voorbereiding van een aankondiging

Editie juli 2010

Versie 1 .1


30

12. 13. 14. 15.

Je komt in de beheersgegevens Laad eventueel het logo op. Maximaal 150 X 150 pixels Vul het dossiernummer in Kies de talen van publicatie. Standaard zijn de talen geselecteerd die door de superuser werden bepaald. Deze kan je niet veranderen. Je kan wel extra talen aan- of uitvinken. 16. Geef een beschrijving van de opdracht in de publicatietalen. Om van taal te veranderen klik je op de tab

Editie juli 2010

Versie 1 .1


31

De begrippen dossier en dossiernummer: dossier: e-Notification werkt met een dossier. Dit wil zeggen dat alle aankondigingen die met elkaar verband houden en alle documenten die betrekking hebben tot deze aankondigingen samengebundeld worden in één dossier. De leverancier hoeft enkel het dossiernummer in te geven om zowel de vooraankondiging, aankondiging en aankondiging van gunning terug te vinden. Ook errata en de door de aankoper opgeladen documenten (bestek, meetstaven, begeleidende documenten, …) vindt hij in een oogopslag terug. dossiernummer: Een dossiernummer bestaat uit 3 delen: het acroniem van de organisatie, het nummer dat de editor/uitgever zelf toegekend heeft en het type formulier dat gebruikt werd. Vb: P-O E-Proc-09-01-eaward-F02 Waarbij : => P-O E-Proc de naam van de organisatie is => 09-01-eaward het door de aanbestedende overheid toegekende nummer is => F02 het type aankondiging is. Het acroniem van de organisatie en het type aankondiging worden automatisch toegevoegd. Het middelste gedeelte dien je zelf te bepalen en in te vullen.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


32

17. Kies de soort opdracht en procedure. 18. Vul eventueel de NACE-code in. 19. Geef eventueel een accreditatienummer in. 20. Vul de uiterste inschrijvingsdatum in. Indien je dit hier niet invult, zal je dit bij het invullen van het formulier gevraagd worden. (zie bijlage 3) 21. Vul de bekendmakingsdatum in (zie bijlage 3) 22. Vul in waar je wilt publiceren: Belgisch (BDA) en/of Europees (OPOCE). Bepaal ook of je van e-Tendering gebruik wilt maken. Standaard staat BDA aangevinkt 23. Indien je jouw aankondiging moet voorleggen aan een goedkeuringsgroep (zie ook hoofdstuk 7.3), dien je deze uit de lijst te selecteren. Klik hiervoor op de loep. Een nieuw venster opent zich. Selecteer de groep en klik op Selecteren 24. Om de groep te verwijderen, selecteer je de groep en klik je op het vuilnisbakje 25. Bepaal of je al dan niet van het forum gebruik wilt maken (zie hoofdstuk 11) 26. Geef ook een openings- en sluitingsdatum van het forum in. (Zie bijlage 3)

Druk op dossier opslaan Als alles goed verliep, heb je bovenaan de Editie juli 2010

Versie 1 .1


33

melding: Dossier succesvol opgeslagen. Merk ook op dat er meerdere tabs bijgekomen zijn (voorbereiding aankondiging, documenten, …)

Als er iets fout gelopen is, heb je een rode balk met een Alert-melding In dit voorbeeld werd geen Franse beschrijving van de opdracht gegeven terwijl deze organisatie zowel in het Nederlands als het Frans publiceert. (zie stap 15 hierboven). Corrigeer de fout en druk opnieuw op „dossier opslaan‟

Editie juli 2010

Versie 1 .1


34

7.2.2 Voorbereiding aankondiging

7.2.2.1 De voorbereiding aanmaken in de brontaal 1. Klik op de tab voorbereiding aankondiging Onder de kolom Referentienummer vind je je publicatie. 2. Klik op het referentienummer 3. Kies de taal waarin je wilt werken. Vanaf hier wordt deze taal “brontaal” genoemd

Editie juli 2010

Versie 1 .1


35

4. Je komt in het werkelijke formulier van je aankondiging In de rode kader vind je de soort aankondiging terug - In de blauwe kader vind je terug hoeveel secties van het formulier je al ingevuld hebt - In de gele kader vind je een paar knoppen terug die je verder helpen => Bewaar: hiermee kan je je werk opslaan om er op een ander moment aan verder te werken. Let op: je kan pas een pagina opslaan als je de verplichte velden van die pagina ingevuld hebt.

=> PDF/XML: je kan ten allen tijden je aankondiging in PDF- of XML-formaat bekijken 5. Vul de voorafgaande vragen in en klik op volgende 6. Vul de secties tot op het einde in, rekening houdend met de geldende Europese regels.

Geef een duidelijke titel met goed gekozen kernwoorden in verwerkt. Leveranciers kunnen immers op delen uit de titel van de aankondiging zoeken. Zij zullen hiervoor woorden kiezen die nauw aansluiten bij hun dienstverlening

Editie juli 2010

Versie 1 .1


36

Maak eventueel gebruik van het adresboek om een van je favoriete adressen in te voeren (zie bijlage 4). 7. Kies een CPV-code door volgende stappen te volgen Klik op de loep naast “hoofdopdracht” Typ in het veld “zoeken” de code in waarvan je wilt controleren wat deze precies inhoudt. Je kan in dit veld ook een kernwoord intypen. Verander bij “via” de CPV-code door Kernwoord. Klik op zoeken. In het veld Zoekresultaten geeft de website je een aantal codes die aan de zoekcriteria beantwoorden. Dubbelklik op een code om in de boom na te gaan wat deze code precies inhoudt. Klik 1 X op een code en klik op de knop “Toevoegen” als je deze code wenst te gebruiken. De code verschijnt in het veld “Geselecteerd” Klik op “Invoegen” om de geselecteerde codes in het formulier op te nemen

8. Indien er een foutmelding op je scherm verschijnt of je kan een vakje niet uitvinken, neem dan even een kijkje in de bijlage 2

Editie juli 2010

Versie 1 .1


37

9. Valideer de brontaal. Door te valideren geef je aan dat je alle kenmerken ingevuld hebt (soort procedure, de verschillende data, …) en dat deze correct ingevuld zijn 10. Indien je nog een afdeling wilt wijzigen, klik je links op de afdeling. Breng je wijzigingen aan en klik op de knop “volgende” onderaan de pagina tot je weer aan de laatste pagina komt met de knop “valideer het formulier en keer terug”.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


38

7.2.2.2 Een vertaling toevoegen / wijzigen We hebben nu onze aankondiging nog maar in 1 taal aangemaakt. Indien je in meerdere talen publiceert, klik dan op de knop „vertaling toevoegen / wijzigen‟ Onder geen beding mag je een vertaling maken of wijzigen via de optie Taal kiezen

Editie juli 2010

Versie 1 .1


39

Je komt in het formulier in de taal waarin je gaat vertalen In dit formulier is het niet mogelijk om keuzevelden te wijzigen (bvb type procedure, data, …) Dit doe je in je de brontaal. Doorloop het formulier tot aan de tekstvelden

Editie juli 2010

Versie 1 .1


40

E-Notification geeft je in het bovenste veld de tekst die je in de brontaal getypt hebt. Het zal je ook met een uitroepteken er attent op maken dat je een vertaling moet invoegen (zie blauwe cirkel). Afhankelijk van de browser die je gebruikt, worden de velden roze weergegeven. Geef je vertaling in Let op dat het aantal “enters” die je in je vertaling ingeeft, evenveel zijn als het aantal in je brontaal. Is dit niet het geval, zal e-Notification de pagina niet willen verlaten en zal je ook niet de pagina kunnen opslaan Samengevat: niet het aantal woorden of leestekens, maar wel het aantal paragrafen dienen in de beide talen gelijk te zijn. Een sectie beëindig je door op enter te duwen. (zie groene kader in de afbeelding). Indien het aantal paragrafen verschillen, bekom je de foutmelding zoals hiernaast afgebeeld. Tip: we raden je aan om waar mogelijk naar het bestek te verwijzen. “zie bestek” is immers gemakkelijker te vertalen en bevat gegarandeerd minder “enters” dan in een lange tekst met verschillende paragrafen.

Doorloop zo het hele formulier en valideer het.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


41

7.2.2.3 Na vertaling nog een wijziging aan de brontaal doorvoeren Wil je enkel een datum / tijdstip wijzigen? Gebruik de functie „dossier uitstellen‟ (zie hoofdstuk 8 Hoe een dossier uitstellen?) Wil je tekstuele inhoud wijzigen? Herneem de procedure zoals omschreven in punt 7.2.2.1. Breng je wijziging in de brontaal aan en valideer het. Volg daarna de procedure zoals omschreven in 7.2.2.2 Breng bij de vertaling de wijzigingen aan op de plaats waar je dat ook in de brontaal gedaan hebt. Let erop dat het aantal paragrafen in beide talen hetzelfde is.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


42

7.2.3 Het bestek en begeleidende documenten opladen Je hebt nu de aankondiging aangemaakt en vertaald. In de aankondiging heb je verschillende keren naar het bestek en/of begeleidende documenten verwezen. Tijd dus om deze op te laden. Ga naar de tab Documenten Klik op de knop Nieuw document uploaden Klik op de knop “Bestand kiezen” Kies in Soort document welk type je gaat opladen : een bestek of een begeleidend document Kies de taal van het document Klik op Uploaden

Editie juli 2010

Versie 1 .1


43

7.2.4 Dossier goedkeuren Bekijk eerst de rode cirkels. Beide talen dienen in het groen te staan (cirkel links). Als je met de cursor op het icoontje rechts (cirkel rechts) gaat staan moet er een kleine tekstballon openen en staat er “Aankondigingen zijn vertaald” Is dit niet het geval, ga dan even na welke stappen er niet gevolgd werden.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


44

Bovenaan in de blauwe kader vind je een aantal knoppen: Dossier deleten

Hiermee verwijder je zowel de aankondiging als de opgeladen documenten. Als het dossier voor bekendmaking verzonden is, kan je het niet meer verwijderen en zal deze knop ook niet meer zichtbaar zijn. Hiermee verander je in een beweging alle sleutelmomenten in de aankondiging. Je kan er zowel een dossier mee uitstellen als vervroegen

Dossier uitstellen

(zie hoofdstuk 8: een dossier uitstellen) Dossier afwijzen

Dossier goedkeuren Dossier ter goedkeuring voorleggen

Als een editor zijn dossier ter goedkeuring voorgelegd heeft, kan je als uitgever (publier) met deze knop zijn dossier afwijzen. De editor ontvangt een melding van afwijzing, maar niet de reden van afwijzing. Als een editor zijn dossier ter goedkeuring voorgelegd heeft, kan je als uitgever (publier) met deze knop zijn dossier goedkeuren. Als je zelf uitgever bent, dien je zelf op Dossier Goedkeuren te klikken Als editor heb je de knop Dossier goedkeuren niet, maar wel ter goedkeuring voorleggen. De uitgever(s) zullen een mail ontvangen dat een van hen jouw dossier dient goed te keuren of af te wijzen.

Een dossier goed- of afkeuren impliceert dat je het in zijn totaliteit goed- of afkeurt: zowel de gemaakte aankondiging als de opgeladen documenten dienen dus geëvalueerd te worden. Als het dossier geëvalueerd is, klik je op “Dossier goedkeuren” Is vandaag ook de bekendmakingsdatum? Dan verschijnt een extra knop “Nu bekendmaken” Klik ook op deze knop. Je aankondiging is nu gepubliceerd.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


45

Ligt de bekendmakingsdatum in de toekomst? Dan heb je geen knop “Nu bekendmaken”. E-Notification zal voor jou de aankondiging op de door jou ingegeven datum automatisch publiceren. Je hoeft dus niet meer op deze toekomstige datum naar e-Notification te gaan om op de knop “Nu bekendmaken” te klikken. Goed om weten: dagelijks draait ‟s morgens rond 6u en ‟s avonds rond 23 u een programma dat nagaat welke dossiers goedgekeurd zijn, maar waarvan de gebruiker niet op de knop Nu bekendmaken geklikt heeft. E-Notification zal voor hen deze aankondiging automatisch publiceren. Dit is ook wat gebeurt met aankondigingen die een bekendmakingsdatum in de toekomst hebben. Op de opgegeven dag zal het programma deze aankondiging detecteren en ‟s morgens publiceren.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


46

7.3 Goedkeuringsgroepen 7.3.1 Beginsituatie Je kan als organisatie ervoor opteren dat elke publicatie eerst door een interne dienst moet goedgekeurd worden vooraleer het echt mag gepubliceerd worden.

7.3.2 Werkwijze Samengevat: 1. Als superuser stel je een groep van mensen samen die deze bevoegdheid hebben. 2. Zowel editor als uitgever leggen hun publicatie ter goedkeuring voor 3. Alle personen die deel uitmaken van de goedkeuringsgroep ontvangen een mail om zich op het e-Notificationplatform te begeven. 4. Het volstaat dat 1 persoon uit de groep de goedkeuring geeft. 5. e-Notification zal op datum van bekendmaking én na goedkeuring de aankondiging automatisch bekendmaken Uitgebreid: 1. Ga naar https://enot.publicprocurement.be en meld je aan als Superuser 2. Ga naar Organisatiebeheer 3. Klik op de organisatie 4. Ga naar de tab “Beheer van goedkeuringsgroepen” 5. Geef een naam van de groep 6. Klik op de loep om gebruikers te selecteren 7. Geef de voor- en/of de familienaam in en klik op zoeken. Je

Editie juli 2010

Versie 1 .1


47

8. 9.

10. 11.

kan eventueel enkel op “zoeken” klikken om alle personen te vinden Selecteer de persoon uit de lijst en klik op selecteren. Wis de naam in het veld, geef een nieuwe naam in en klik op zoeken. Selecteer de persoon. Herhaal deze stap totdat je alle personen geselecteerd hebt Klik op sluiten Klik op Nieuwe groep opslaan

Om een persoon te wissen, klik je op de naam en daarna op het vuilnisbakje.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


48

8 Hoe de publicatiedatum uitstellen?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


49

8.1 Beginsituatie Het kan gebeuren dat je (onverwachts) een publicatie wilt uitstellen. Zolang de aankondiging niet gepubliceerd is, kan je de publicatiedatum en andere sleutelmomenten in één beweging wijzigen.

8.2 Werkwijze -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Klik in het menu bij Kopergsomgeving op “Mijn bekendmakingen” Selecteer in de lijst “Mijn bekendmakingen” de aankondiging waarvan de datum moet worden uitgesteld

De aankondiging die moet worden gepubliceerd, moet vooraf zijn goedgekeurd. Als je je aankondiging al hebt goedgekeurd, heb je dus altijd de mogelijkheid om je publicatie uit te stellen. -

-

Klik in de beheersgegevens op de knop “Dossier uitstellen” Klik vervolgens op het veld waarin de publicatiedatum staat, om de datum te kunnen wijzigen Pas de datum aan via de kalender die verschijnt. Klik op Invoegen De datum werd gewijzigd, de publicatie van de aankondiging zal plaatsvinden op de vermelde datum

Editie juli 2010

Versie 1 .1


50

9 Hoe maak ik een erratum?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


51

9.1 Beginsituatie Er is een verschil tussen een erratum bij een aankondiging van opdracht en een erratum bij een document. Die twee handelingen worden verschillend uitgevoerd en betekenen niet hetzelfde! Een erratum bij een aankondiging van opdracht betekent dat er een wijziging moet worden aangebracht aan een sectie van het formulier, terwijl een erratum bij een document wordt gemaakt als men een nieuw document toevoegt aan een al gepubliceerde aankondiging. In dat laatste geval moet alleen worden gesignaleerd dat er bijkomende informatie wordt toegevoegd, want er wordt een nieuw document geüpload, ook als dat document een erratum is bij een eerder gepubliceerd document.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


52

9.2 Werkwijze 9.2.1 Erratum bij een aankondiging van opdracht:

-

-

-

-

-

-

-

Log in Ga naar de rubriek “Mijn bekendmakingen” in de sectie “Kopersomgeving” in het linkermenu Klik op het referentienummer van de aankondiging die moet worden gecorrigeerd Als je bij gegevensbeheer bent, selecteer je de tab “aankondiging in voorbereiding” Klik op “een nieuwe versie invoegen » Kies de taal Klik op de sectie die moet worden gewijzigd of doorloop de secties met de knop “volgende” Corrigeer Klik op “volgende” tot je op het einde van het formulier bent Op het einde van het formulier klik je op de knop “Valideer en keer terug naar het dossier” In geval van een tweetalige aankondiging, zie bijlage 5 voor de vertaling van de nieuwe versie In de tab Voorbereiding aankondiging, klik je op de groene knop « een nieuw erratum toevoegen » In sectie “VI.1 deze aankondiging betreft », wordt het systeem geprogrammeerd op « Rectificatie » De correcties die tijdens de invoeging van

Editie juli 2010

Versie 1 .1


53

-

-

de nieuwe versie zijn aangebracht, worden door het systeem automatisch overgenomen in sectie VI.3.3 te corrigeren tekst in de oorspronkelijke aankondiging en sectie VI.3.4 (te corrigeren datums in de oorspronkelijke aankondiging) Op het einde van het formulier klik je op “Valideer en keer terug naar het dossier” In geval van een tweetalige aankondiging, zie bijlage 6 voor de vertaling van het erratum Bevestig en publiceer het erratum

Editie juli 2010

Versie 1 .1


54

Editie juli 2010

Versie 1 .1


55

9.2.2 Erratum bij een document

Om een erratum bij een document te publiceren moet je de volgende stappen volgen: Log in als openbare aankoper Klik op “Mijn bekendmakingen” in de rubriek Kopersomgeving in het linkermenu - Selecteer de aankondiging waarvoor een document moet worden toegevoegd - Ga naar de tab “documenten” - Klik op « document uploaden » - Upload de documenten - Klik vervolgens op « toevoegen / wijzigen erratum document » - Scroll in de secties van het formulier erratum bij een document - Vul de verplichte secties in die zijn aangeduid met een * - Doorloop het formulier door te klikken op “volgende” (samenvatting van de punten van de aankondiging) tot sectie « VI.Aanvullende inlichtingen » - Het veld VI. Deze aankondiging betreft is voorgeprogrammeerd op « aanvullende informatie « Opgelet: aangezien je “aanvullende informatie” moet antwoorden, moet het veld “VI.4 overige nadere inlichtingen ” worden ingevul. Doe je dit niet in geval van een Europese publicatie dan zal de aankondiging door Europa worden afgewezen. - Ga verder in het formulier tot aan sectie VI.4 Aanvullende informatie - Vul in het veld "overige nadere inlichtingen" welke documentatie je toegevoegd hebt. Bvb “nieuw bestek opgeladen, vorig bestek vervalt” -

Editie juli 2010

Versie 1 .1


56

-

-

Valideer de aankondiging en keer terug naar het dossier In geval van een tweetalige publicatie, zie bijlage 5 Bevestig en publiceer het erratum

Editie juli 2010

Versie 1 .1


57

Editie juli 2010

Versie 1 .1


58

9.2.3. Erratum bij een aankondiging van opdracht en bij een document Waarom? Misschien moet er een wijziging worden aangebracht in het formulier van de aankondiging en moet er ook een document worden gedownload. In dat geval moet je slechts één erratum invullen.

Volg de volgende stappen:

-

Log in Ga naar de rubriek “Mijn Bekendmakingen” in de sectie “Kopersomgeving” in het linkermenu Klik op de groene link van de aankondiging die moet worden gecorrigeerd Als je bij gegevensbeheer bent, selecteer je de tab “voorbereiding aankondiging” Klik op “een nieuwe versie toevoegen » Kies de taal Klik op de sectie die moet worden gewijzigd of doorloop de secties met de groene knop “volgende” Corrigeer Klik op “volgende” tot je op het einde van het formulier bent. Op het einde van het formulier klik je op de knop “Valideer en keer terug naar het dossier” Zie bijlage 5 voor de vertaling van de nieuwe versie Ga naar de tab “Documenten” Klik op “documenten uploaden » Upload de documenten In de tab Voorbereiding aankondiging, klik je op de groene knop « een nieuw erratum toevoegen » Vul sectie « VI. Aanvullende informatie -> in, selecteer « Aanvullende informatie » (+ eventueel « rectificatie ») Vul sectie VI.4 « Overige nadere inlichtingen » in Op het einde van het formulier klik je op de knop “Valideer en

Editie juli 2010

Versie 1 .1


59

keer terug naar het dossier” In geval van een tweetalige opdracht, zie bijlage 6 voor de vertaling van het erratum. - Bevestig en publiceer het erratum

Editie juli 2010

Versie 1 .1


60

9.2.4 Erratum bij een aankondiging van opdracht: informatie toevoegen aan een sectie van het formulier waarin geen informatie stond Waarom? Als er bijkomende informatie moet worden toegevoegd aan de aankondiging, wordt die informatie door het systeem automatisch opgenomen in het formulier van het erratum (F14). Ze verschijnt in sectie VI.3.6 Toe te voegen tekst in de originele aankondiging. Werkwijze De te volgen stappen zijn identiek aan die voor het erratum bij een aankondiging. (zie 9.2.1)

Editie juli 2010

Versie 1 .1


61

9.2.5. Erratum bij een aankondiging: informatie schrappen in een sectie van het formulier aankondiging van opdracht De te volgen stappen zijn identiek aan die voor het erratum bij een aankondiging. (zie 9.2.1) -

Corrigeer (verwijder informatie in een sectie van het formulier) Vervang de tekst door het woord “nihil”

Editie juli 2010

Versie 1 .1


62

10 Niet gunning, procedure afbreken of dossier wissen?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


63

10.1 De publicatie is nog niet verzonden 10.1.1 Beginsituatie Het dossier is nog niet bekendgemaakt

10.1.2 Werkwijze Ga in het dossier Klik op Dossier deleten

Editie juli 2010

Versie 1 .1


64

10.2 De publicatie is verzonden; datum indiening offertes / kandidatuurstelling is nog niet verstreken. 10.2.1 Beginsituatie De aankondiging is gepubliceerd. De ondernemers kunnen hun offerte / kandidatuurstelling nog indienen. Je dient een erratum te versturen.

10.2.2 Werkwijze -

-

Meld je aan Ga naar de rubriek « mijn bekendmakingen » links in het menu. Klik op de groene link (referentienummer) van de aankondiging die stopgezet moet worden. Kies de tab « voorbereiding aankondiging » Klik op « een nieuwe versie toevoegen » Kies de taal Wijzig niks in de nieuwe versie: klik links in het menu op de rubriek “valideren van het formulier” Valideer het formulier Vertaal de nieuwe versie indien u in meerdere talen publiceert (zie bijlage 5) Aangezien je in de ene taal geen wijzigingen aangebracht hebt , hoef je in deze taal ook niks extra te doen. Doorloop het formulier rubriek per rubriek door op de knop “volgende” te. Valideer het formulier

Editie juli 2010

Versie 1 .1


65

-

-

-

Klik op de knop « een nieuw erratum toevoegen » Doorloop het formulier tot aan rubriek VI.1 “Deze aankondiging betreft” Vink “aanvullende informatie” en indien nodig “rectificatie” uit” Door alles uit te vinken, wordt het mogelijk om “onvolledige procedure” aan te vinken. Zolang “rectificatie “ en/of “aanvullende informatie” aangevinkt is, heb je die mogelijkheid niet. In rubriek VI.2 “informatie over onvolledige gunningsprocedure” kan u specifiëren. In rubriek VI.4 “overige nadere inlichtingen” heeft u een veld waar u vrije tekst in kan typen. Vertaal het erratum indien het over een meertalige aankondiging gaat- ook als u geen overige nadere inlichtingen ingevuld heeft (zie bijlage 6) Keur het erratum goed en publiceer het.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


66

Editie juli 2010

Versie 1 .1


67

10.3 De publicatie is verzonden; datum indiening offertes / kandidatuurstelling is verstreken. 10.3.1 Beginsituatie De aankondiging is gepubliceerd. De ondernemers kunnen hun offerte / kandidatuurstelling niet meer indienen. Je dient een “aankondiging van niet gunning na opening van de offertes” (officieel een erratum) te publiceren

10.3.2 Werkwijze -

-

Meld je aan Ga naar de rubriek “ Mijn bekendmakingen “ links in het menu Kies bij de “Inactieve bekendgemaakte aankondigingen” de aankondiging waarvoor je een niet-gunning wenst te publiceren. Klik eventueel op „alles tonen‟ indien je je aankondiging niet in de lijst ziet staan. Klik op het referentienummer Ga naar de tab Voorbereiding aankondiging Klik op de knop “Een aankondiging van niet-gunning toevoegen” Kies de brontaal Klik in het formulier op de knop “volgende” tot aan rubriek VI.2 en maak je keuze. Vul rubriek VI.4 in. Maak eventueel een vertaling (zie bijlage 6) Keur het dossier goed (uitgever) of laat het goedkeuren (editor). Publiceer het.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


68

11 Hoe gebruik ik een forum?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


69

11.1 Hoe maak ik een forum aan? 11.1.1 Beginsituatie Het forum is een kanaal waarmee je op een transparante manier met jouw leveranciers kan communiceren. Elke geregistreerde leverancier kan een vraag stellen waarop de aankoper kan antwoorden. Zowel vraag als antwoord zijn voor alle geregistreerde leveranciers zichtbaar.

11.1.2 Werkwijze Volg de instructies op die je vindt in hoofdstuk 7.2 stap 11 t/m 23. De hieronder vermelde stappen zijn een uitdieping van stap 23. Vink het hokje Gebruik van forum V-A aan. Stel de parameters van het forum in : Beperkt of openbaar? Je kan ervoor kiezen om je forum voor iedereen of voor een beperkt publiek toegankelijk te maken. In een tweetaksprocedure is het interessant om in de tweede fase het forum beperkt te maken. Enkel de geselecteerde leveranciers zullen toegang tot het forum hebben. Een antwoord voorleggen telkens een vraag is beantwoord of als alle vragen zijn beantwoord? Het is het interessantst om “telkens een vraag is beantwoord” te selecteren. Van zodra je een vraag beantwoord hebt, is het antwoord voor iedereen zichtbaar. “Als alle vragen zijn beantwoord” houdt in dat de gegeven antwoorden pas na sluitingstijd van het forum voor de ondernemers zichtbaar zullen zijn.Voordien zien zij enkel de vragen.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


70

11.2 Hoe lees en beantwoord ik een vraag ? 11.2.1 Beginsituatie Je ontvangt een mail dat een vraag op het forum gesteld is.

11.2.2 Werkwijze Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in. Ga naar Mijn bekendmakingen Ga in de desbetreffende aankondiging Kies de tab forum Klik op het potlood Lees en beantwoord de vraag en klik op „submit‟

Editie juli 2010

Versie 1 .1


71

11.2 Hoe download ik het forum? 11.2.1 Beginsituatie Je wenst het forum integraal te downloaden als excel-, xml-, of pdfbestand.

11.2.2 Werkwijze Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in. Ga naar Mijn bekendmakingen Ga in de desbetreffende aankondiging Kies de tab forum Kies linksonder het formaat waarin je wilt downloaden en sla het bestand op

Editie juli 2010

Versie 1 .1


72

12 Hoe zoek ik een bekendmaking op?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


73

12.1 Hoe zoek ik een bekendmaking op ? 12.1.1 Beginsituatie Er zijn verschillende mogelijkheden om een bekendmaking terug te vinden. Soms heb je de rechtstreekse url. In dat geval hoef je deze enkel in je browser in te geven. Soms heb je enkel wat gegevens: een dossiernummer, een titel van de opdracht, een cpv-code, … In dat geval kan je de bekendmaking met deze zoekcriteria terugvinden.

12.1.2 Werkwijze Surf naar https://enot.publicprocurement.be Kies links in het menu voor “Bekendmakingen zoeken” Je komt op de pagina zoals rechts afgebeeld.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


74

We overlopen even het zoekformulier: Bekendmakingen zoeken in e-Market

JEPP

Overheidsdiensten kunnen vrijblijvend hun aankondigingen onder de publicatiedrempel op e-Market publiceren.

Hier vind je alle officiële publicaties terug.

Dankzij de bekendheid van e-Notification kunnen zij zo meerdere leveranciers aantrekken zonder een officiële publicatie te plaatsen.

Status van de aankondiging Actieve

Inactieve

Actieve aankondigingen zijn aankondigingen waarvan de inschrijvingsdatum voor leveranciers nog niet verstreken is.

Inactieve aankondigingen zijn aankondigingen waarvan de inschrijvingsdatum voor leveranciers verstreken is.

CPV-code begint met Typ hier manueel het begin van de CPV-codes in die je aanbelangen. Scheid de codes door een komma en zonder spatie. Een CPV-code opzoeken => zie CPV-code Een voorbeeld: Je bent geïnteresseerd in Speciale software voor de industrie- specifiek voor verkooppunten met CPV-code 48110000 en voor bibliotheken met CPV-code 48160000. Editie juli 2010

Versie 1 .1


75

Daarnaast verkoop je ook hardware, meerbepaald printers met CPV-code 302… => Typ in: 481,302 Je bekomt alle producten en diensten die beginnen met code 481 en met code 302

CPV-code Selecteer de exacte code uit de nomenclatuur. Je bekomt enkel de producten en diensten die exact dezelfde code hebben opgegeven als jij. => Een CPV-code opzoeken. Klik op de loep naast het invulveld Typ in het veld “zoeken” de code in waarvan je wilt nagaan wat deze precies inhoudt. Je kan in dit veld ook een kernwoord intypen. Verander bij “via” de CPV-code door Kernwoord. Klik op zoeken. In het veld Zoekresultaten geeft de website je een aantal codes die aan de zoekcriteria beantwoorden. Dubbelklik op een code om in de boom na te gaan wat deze code precies inhoudt. Klik 1 X op een code en klik op de knop “Toevoegen” als je deze code wenst te gebruiken. De code verschijnt in het veld “Geselecteerd” Klik op “Invoegen” om de geselecteerde codes in het zoekformulier op te nemen. LET OP: indien je deze werkwijze gebruikt bij het veld “CPV-code begint met” kan je slechts 1 code invoegen. We raden je daarom aan deze tool uitsluitend te gebruiken om codes op te zoeken en op een papiertje te noteren. Geef daarna manueel de code in het veld in zoals uitgelegd in het hoofdstuk “CPV-code begint met”

Editie juli 2010

Versie 1 .1


76

NUTS-code Kies via de loep de juiste regiocode. Het gebruik van de NUTS-code beperkt aanzienlijk de zoekresultaten. Om een optimaal zoekresultaat te bekomen raden we aan geen NUTS-code te selecteren Postcode van de aanbestedende overheid Geef hier de postcode in van de aanbestedende overheid. . Het gebruik van de postcode beperkt aanzienlijk de zoekresultaten. Om een optimaal zoekresultaat te bekomen raden we aan geen postcode te selecteren. Organisatie Indien je een aankondiging van een bepaalde aanbestedende overheidsdienst wilt opzoeken, kan je de organisatie opzoeken via de loep. typ in het veld “zoeken” de afkorting van de organisatie verander “via” Naam in Acroniem. Klik op zoeken Klik 1 X op het gevonden zoekresultaat als dit de organisatie is die je nodig hebt en klik op toevoegen.

Klik 2 X op de naam om in de boom na te gaan welke organisatie precies bedoeld wordt. Klik 1 X op het zoekresultaat dat in het veld “Geselecteerd” staat en klik op invoegen.

Herhaal deze procedure totdat je alle organisaties die je aanbelangen geselecteerd hebt. LET OP: vink het vakje “Selecteer alle suborganisaties” aan. Heel wat organisaties zijn onderverdeeld in suborganisaties en deze publiceren op naam van de suborganisatie en niet op naam van de moederorganisatie. Editie juli 2010

Versie 1 .1


77

Dossiernummer Een dossiernummer bestaat uit 3 delen: het acroniem van de organisatie, het nummer dat de organisatie zelf toegekend heeft en het type aankondiging dat gebruikt werd. Vb: P-O E-Proc-09-01-eaward-F02

Waarbij : P-O E-Proc de naam van de organisatie is 09-01-eaward het door de aanbestedende overheid toegekende nummer is F02 het type aankondiging is Geef bij de zoekcriteria enkel het middelste gedeelte in. Bekendmakingsnummer op het BDA-platform Geef hier het nummer van het Bulletin Der Aanbestedingen in Vb: 2009012203 Bekendmakingsnummer op het TED-platform Geef hier het nummer van het Europees publicatieblad in Vb: 2009/S 129-187713 Geavanceerde opties tonen / niet tonen Rechts bovenaan de zoekpagina vindt u de knop geavanceerde opties tonen / niet tonen

Editie juli 2010

Versie 1 .1


78

Klik op deze knop om meer zoekopties te hebben, nl: bekendmakingsdata op de verschillende platformen Soort contract Soort dienst Taal van de bekendmaking Titel van de aankondiging Klik 1 X op de knop en scroll daarna naar beneden om de extra velden te zien.

Tips en tricks Je hoeft niet alle velden in te vullen. Beperk je dus tot de hoogstnoodzakelijke velden. Je kan niet het zoekcriterium “CPV-code begint met” met het zoekcriterium “CPV-code” combineren Je hoeft niet het hele dossiernummer in te geven. Let wel op spaties, schuine strepen, hoofdletters, … Je hoeft niet de volledige titel van de aankondiging in te typen. Een code verwijder je door deze te selecteren en daarna op het vuilnisbakje te klikken Een ingegeven datum verwijder je door op de datum te klikken. Er opent zich een kalender. Links bovenaan in de kalender vind je de knop: Deleten.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


79

12.2 Hoe bekijk ik de zoekresultaten ? 12.2.1 Beginsituatie Zelfs als je doelgericht zoekt, bekom je vaak meerdere resultaten. Je kan op een eenvoudige manier de door jou beoogde aankondiging terugvinden.

12.2.2 Werkwijze Ga met de cursor op de tekstballon met de letter i staan om in een oogopslag de titel en de beschrijving van de opdracht te raadplegen Vanop deze pagina kan je de aankondiging downloaden als pdf- of xml-formaat. Vink het vakje aan van de aankondiging die je wenst te downloaden en klik bovenaan op het gewenste bestandsformaat. Je kan nu een zip-bestand met de aankondigingen downloaden in het door jou gekozen formaat. Klik in de kolom Referentienummer op het referentienummer om in het dossier te gaan.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


80

Hier vind je algemene informatie (beheersgegevens), de aankondigingen, de errata, de bestekken en begeleidende documenten terug klik op het pdf-icoontje en kies je taal om de aankondiging in pdfformaat te raadplegen klik op de naam van het document om het bestek / begeleidend document te openen of te downloaden.

.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


81

13 Hoe beheer ik mijn dossier ?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


82

13.1 Hoe werk ik verder aan een opgeslagen dossier? 13.1.1 Beginsituatie Je hebt een dossier opgeslagen zoals uitgelegd in hoofdstuk 7.2.2.1 Een nieuwe bekendmaking aanmaken.

13.1.2 Werkwijze Log je in op e-Notification Ga naar Mijn bekendmakingen (Kopersomgeving of e-Market) Klik op het referentienummer Publicatiedatum verstreken In sommige gevallen bekom je de melding dat de publicatiedatum verstreken is (zie afbeelding) Afhankelijk van de situatie heb je een tab / knop Dossier uitstellen. Met deze tab / knop kan je in een beweging de data actualiseren. (zie hoofdstuk 9) Soms heb je deze mogelijkheid niet. Je kan dan de data in het aankondigingsformulier zelf wijzigen. Neem hiervoor het formulier in de brontaal. - Doorloop alle rubrieken. - Breng eventuele wijzigingen aan en actualiseer de rubrieken waar een datum / tijdstip in vermeld staat. - Klik op Valideer en keer terug naar het dossier.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


83

Publicatiedatum nog niet verstreken (en het dossier werd nog niet goedgekeurd) Je kan de datum nog in de Beheersgegevens veranderen (zie hoofdstuk 7 en bijlage 3) - Maak een vertaling Werk analoog zoals omschreven in hoofdstuk 7 en in het bijzonder deel 7.2.2.1, 7.2.2.2 en 7.3 Deze werkwijze geldt ook voor “een nieuwe versie” die je aangemaakt hebt of een erratum waar je aan bezig bent. Doorloop de tabs om het formulier terug te vinden waaraan je bezig bent. Let hierbij vooral op de talen waarin jouw organisatie publiceert. -Staan deze talen er allemaal? Indien niet dien je nog een vertaling te maken. - Staan alle talen er, maar zijn er enkele in het rood? Dan dien je je vertaling af te werken. Raadpleeg hiervoor hoofdstuk 7.2.2.2

Editie juli 2010

Versie 1 .1


84

14 Hoe gebruik ik een bestaande publicatie als template (copy as new) ?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


85

14.1 Beginsituatie Je hebt een aankondiging die je geheel of gedeeltelijk wilt hergebruiken.

14.2 Werkwijze Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in. Ga naar Mijn bekendmakingen Ga in de desbetreffende aankondiging en selecteer deze. Klik op “Als nieuw kopiëren” Je komt in de beheersgegevens Geef een nieuw dossiernummer Actualiseer de overige gegevens. Ga naar de tab “voorbereiding aankondiging” Klik op het referentienummer en kies de brontaal Actualiseer de gegevens en valideer het formulier Wijzig de vertaling met de knop “vertaling toevoegen / wijzigen” Let vooral op de velden die je ook in de brontaal gewijzigd hebt. Komt zowel de inhoud als het aantal paragrafen overeen met de wijzigingen? Valideer de vertaling Laad de documenten op Laat het dossier goedkeuren of keur het zelf goed Publiceer het dossier. Zie ook hoofdstuk 7 voor een meer gedetailleerde uitleg.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


86

15 Hoe gebruik ik e-Market ?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


87

15.1 Beginsituatie 15.1.1 Wat is e-Market ? Overheidsdiensten kunnen vrijblijvend hun aankondigingen onder de publicatiedrempel op e-Market publiceren. Dankzij de bekendheid van e-Notification kunnen zij zo meerdere leveranciers aantrekken zonder een officiële publicatie te plaatsen.

15.1.2 Wanneer gebruik je e-Market? Je gebruikt e-Market enkel voor aankondigingen onder de publicatiedrempel. Deze aankondigingen worden immers uitsluitend op eNotification gepubliceerd.

15.2 Werkwijze Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in. Ga naar het menu e-Market place Kies Nieuwe Bekendmaking Een publicatie op e-Market is vergelijkbaar met een gewone publicatie. Volg daarom hoofdstuk 7.2 vanaf punt 11. Er zijn een paar verschillen tussen het vereenvoudigd formulier en een gewoon formulier. Hieronder vind je ze terug. Je zal in de Beheersgegevens niet voor BDA / OPOCE kunnen kiezen. Je publiceert immers enkel op e-Notification. Je kan wel van e-Tendering gebruik maken. Het in te vullen formulier is een vereenvoudigd formulier. Sommige rubrieken uit het officiële formulier werden daarom niet in het vereenvoudigd formulier opgenomen. Editie juli 2010

Versie 1 .1


88

16 Hoe zoek ik een businesscard van een ondernemer ?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


89

16.1 Beginsituatie Je hebt een opdracht onder de publicatiedrempel en wilt een leverancier contacteren.

16.2 Werkwijze Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in. Ga in het menu naar E-Marketplace Klik op Business card zoeken Zoek op een van de parameters en klik op zoeken Klik op de firmanaam om de details te zien

Editie juli 2010

Versie 1 .1


90

Deel B: voor Superusers

Editie juli 2010

Versie 1 .1


91

1 De aankopersaccounts beheren

Editie juli 2010

Versie 1 .1


92

1.1 De mogelijkheden 1.1.1 Beginsituatie Als superuser kan je: nieuwe aankopers aanmaken aankopers opzoeken aankopers verwijderen gegevens van aankopers wijzigen aanvragen van nieuwe aankopers goedkeuren / verwerpen een lijst van alle aankopers exporteren

1.1.2 Werkwijze

1.1.2.1 Nieuwe aankopers aanmaken Hoewel je als superuser een gebruiker kan aanmaken, is het aan te raden dat de nieuwe aankoper zichzelf registreert (zie hoofdstuk 2).en dat je als superuser zijn aanvraag goedkeurt. Zo vermijd je dat de voornamen verkeerd in het profiel worden ingevuld waardoor de aankoper zich niet met zijn eID kan inloggen. Uitzonderlijk kan je manueel een gebruiker aanmaken: Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in Ga naar Beheer Neem Gebruikersbeheer Klik op de tab Nieuw creëren

Editie juli 2010

Versie 1 .1


93

Vul het formulier volledig in. Let daarbij op dat je: => aanduidt dat de koper zowel op JEPP als op omgeving e-Market kan publiceren => de hoofdorganisatie aanduidt als de persoon voor meerdere suborganisaties dient te publiceren Het telefoonnummer ingevuld is (volgens het formaat +32 xxxxxxx ) Klik op Opslaan

1.1.2.2 Aankopers opzoeken Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in Ga naar Beheer Neem Gebruikersbeheer Neem de tab Zoeken Typ de naam in en klik op zoeken

1.1.2.3 Aankopers verwijderen Zoek de aankoper op (zie 2.1.2.2) Klik in de kolom acties op het rode kruisje Bevestig de actie LET OP: een gebruiker die superuser is, kan je niet zomaar verwijderen. De helpdesk helpt je hierbij graag verder.

1.1.2.4 Gegevens van aankopers wijzigen Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in Ga naar Beheer Neem Gebruikersbeheer Neem de tab Zoeken Typ de naam in en klik op zoeken Klik op het potloodje naast de naam van de gebruiker Breng de wijzigingen aan en klik op Opslaan. Editie juli 2010

Versie 1 .1


94

1.1.2.5 Aanvragen van nieuwe aankopers goedkeuren / verwerpen Nieuwe aankopers kunnen zelf via de website een aanvraagformulier invullen. Jij als superuser ontvangt een mail van deze aanvraag. Je kan dan deze aanvraag valideren. Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in Ga naar Beheer Neem Gebruikersbeheer Ga naar de tab Aanvragen in afwachting Klik op de naam van de nieuwe gebruiker Overloop het formulier (zie ook 2.1.2.1 voor de parameters) Breng desgewenst enkele wijzigingen aan Klik op goedkeuren of afwijzen. De aanvrager ontvangt een goedkeuring of afkeuring, maar geen motivering. Je kan een eventuele motivering via mail of telefoon overbrengen. Noteer in dat geval eerst de contactgegevens vooraleer je de aanvraag afwijst.

1.1.2.6 Een lijst van alle aankopers exporteren Ga naar https://enot.publicprocurement.be en log je in Ga naar Beheer Neem Gebruikersbeheer Ga naar de tab Zoeken Klik op de knop exporteren

Editie juli 2010

Versie 1 .1


95

2. Beheer van de organisaties

Editie juli 2010

Versie 1 .1


96

2.1 Beginsituatie Als superuser kun je: Een nieuwe (sub)organisatie creëren Organisaties zoeken Organisaties wissen De gegevens van een (sub)organisatie wijzigen Een organisatie goedkeuren of afwijzen Een lijst van alle organisaties exporteren

2.2 Werkwijze a. Suborganisatie creëren -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be. Ga in het linkermenu naar « Beheer » Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab nieuw creëren Vul de gegevens over de organisatie in Wat de moederorganisatie betreft, moet je dat veld invullen door te klikken op de knop met de loep

Editie juli 2010

Versie 1 .1


97

Als je organisatie een federale dienst is, moet je dubbelklikken op het teken FED om ze als moederdienst te selecteren en ze vervolgens invoegen. Als je op + klikt, verschijnen alle federale organisaties die al onder FED zijn ingeschreven. Als je dienst tot één van die organisaties behoort, moet je ze enkel nog selecteren door te dubbelklikken en ze in te voeren. Als je organisatie geen federale dienst is, moet je dubbelklikken op het teken GOV om ze als moederdienst te selecteren en ze vervolgens invoegen. Als je op + klikt, verschijnen alle diensten die al onder GOV zijn ingeschreven. Om deel uit te maken van een GOV-dienst die al onder GOV is ingeschreven (bv.: VZW, school, hospitaal, studiebureau, …), moet je dubbelklikken op het teken van de instelling en ze vervolgens invoegen. -

-

-

Typ de gegevens van de superuser (aankoper en contactpersoon tussen de organisatie en de dienst eprocurement) Klik op « opslaan » De aanvraag wordt verstuurd naar de dienst eprocurement en de superuser van de moederorganisatie. Zodra de aanvraag door de dienst e-procurement of de superuser van de moederorganisatie is goedgekeurd, krijg je een bevestigingsmail en kun je aankondigingen van opdracht publiceren.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


98

b. Opzoeken -

c.

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Ga in het linkermenu naar « Beheer » Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab Zoeken Typ de naam van de organisatie die je zoekt en klik op Zoeken

Wissen -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Ga in het linkermenu naar « Beheer » Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab Zoeken Typ de naam van de organisatie die je wilt wissen en klik op Zoeken Klik op het rode kruis naast de naam

d. De gegevens van een (sub)organisatie wijzigen -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Ga in het linkermenu naar « Beheer » Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab zoeken Typ de naam van de organisatie en klik op zoeken Klik op het gele potlood naast de naam Breng de wijzigingen aan en klik op Wijzigingen opslaan

Editie juli 2010

Versie 1 .1


99

e. Een (sub)organisatie van de wachtlijst goedkeuren / afwijzen Een persoon kan zelf een aanvraag invullen om een nieuwe organisatie te registreren. Je krijgt als superuser een mail met de aanvraag. Je moet dus de aanvraag valideren. -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Ga in het linkermenu naar « Beheer »

-

Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab Aanvragen in afwachting Klik op de naam van de nieuwe organisatie Doorloop het formulier Breng zo nodig wijzigingen van de aanvraag aan Klik op goedkeuren of afwijzen

De aanvrager krijgt een mail met de goedkeuring of de afwijzing maar zonder motivering. Je kunt eventueel je beslissing per mail of telefoon motiveren. In dat geval, noteer je de contactgegevens van de organisatie om ze te kunnen bereiken.

f.

Hoe exporteren? -

Surf naar https://enot.publicprocurement.be Ga in het linkermenu naar « beheer » Klik op Organisatiebeheer Ga naar de tab zoeken Klik op de groene knop « exporteren »

Editie juli 2010

Versie 1 .1


100

3 Hoe wijzig ik een superuser?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


101

3.1 Beginsituatie Je bent zelf de superuser die door een andere gebruiker vervangen dient te worden. De superuser heeft de dienst verlaten.

3.2 Werkwijze Enkel de helpdesk kan een superuser vervangen. Bel of mail ons.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


102

Deel C: bijlagen

Editie juli 2010

Versie 1 .1


103

Bijlage 1: verklarende woordenlijst

Editie juli 2010

Versie 1 .1


104

Ambtenarentoken

Het ambtenarentoken is een kaartje met 24 codes. In combinatie met een gebruikersnaam en paswoord kan je met deze codes je identificeren als ambtenaar op websites en programma‟s bedoeld voor ambtenaren. Je kan een ambtenarentoken aanvragen via je personeelsdienst. Meer informatie kan je ook bekomen bij Fedict – www.fedict.belgium.be

Burgertoken

Het burgertoken is een kaartje met 24 codes. In combinatie met een gebruikersnaam en paswoord kan je met deze codes je identificeren als burger op websites en programma‟s bedoeld voor online te communiceren met de overheid. Een van de bekendste toepassingen is online je belastingen aangeven via Taxonweb. Je kan een burgertoken aanvragen via Fedict Meer informatie kan je bekomen bij Fedict – www.fedict.belgium.be

Editor

Een gebruiker vervult de rol van editor als hij een aankondiging van opdracht wel kan invullen maar niet publiceren; in dat geval moet een uitgever die tot dezelfde organisatie behoort de aankondiging van opdracht publiceren en dus kiezen of hij de opdracht goedkeurt of afwijst. Een gebruiker vervult de rol van uitgever als hij een aankondiging van opdracht kan invullen en publiceren, of de aankondiging van opdracht van een editor kan goedkeuren of afwijzen.

Uitgever

Superuser

Editie juli 2010

Een gebruiker die zowel de rol van Uitgever heeft, maar ook het administratief gedeelte voor zijn organisatie beheert.

Versie 1 .1


105

Hij kan/is : het eerste aanspreekpunt tussen de (sub)organisatie en de dienst eProcurement suborganisaties aanmaken / verwijderen gebruikers aanmaken / verwijderen de rol van een gebruiker wijzigen (editor – uitgever) gegevens van gebruikers en (sub)organisaties aanpasen Bij elke aanvraag van een gebruiker of creatie van een suborganisatie ontvang je een mail. U dient daarna nog deze aanvragen goed te keuren op de website. Meld je aan op de site, ga naar Organisatiebeheer / Gebruikersbeheer en klik op de tab “Aanvragen in afwachting”. (zie Deel B: voor superusers

Editie juli 2010

Versie 1 .1


106

Bijlage 2: meest voorkomende foutmeldingen / troubleshooting

Editie juli 2010

Versie 1 .1


107

Samenvatting Type foutmelding / probleem

Reden

Oplossing

1) Verplichte velden werden niet ingevuld

1) Verplichte velden invullen

2) het aantal paragrafen komt in de vertaling niet overeen met het aantal in de brontaal.

Afhankelijk van de browser die je gebruikt, zal een kleurschakering je het veld aanduiden.

3) Je werk in een aankondiging dat je als nieuw gekopieerd hebt. Waarschijnlijk werd het dossiernummer bij het aanmaken van de kopie niet gewijzigd

2) Opgelet: de telling van het aantal enters in MS Word komt niet altijd overeen met de werkelijkheid. Meestal geeft MS Word 1 enter teveel. Plaats een of meerdere enters op het einde van de vertaling of verwijder het teveel aan enters.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


108

3) Verwijder het dossier en herbegin. Verander het dossiernummer als je met kopieer als nieuw werkt. Iemand anders (helpdesk / collega) is in de aankondiging aan het werken.

Op annuleren klikken en wachten tot de helpdesk / collega klaar is.

Er werd een teken gebruikt dat niet mag gebruikt worden.

E-Notification zal je met een uitroepteken het veld aanduiden waar iets gewijzigd dient te worden

Editie juli 2010

Versie 1 .1


109

(zie afbeelding – blauwe cirkel). Verwijder het teken of vervang het door een toegelaten teken. Controleer als superuser ook de Organisatiegegevens. Indien daar niet toegelaten tekens gebruikt werden, zal e-Notification deze ook in de aankondiging opnemen.

Ik kan een vakje niet uitvinken

Handeling van de gebruiker

In Internet Explorer en Firefox

Klik op het woord waarvan je het vakje wilt uitvinken (in dit voorbeeld “ja) Het veld wordt groen zoals in de afbeelding Duw op je toetsenbord op het pijltje naar beneden (↓)

Ik kan een vakje niet aanvinken

Eigenschap browser

Ik kan niet switchen tussen de mogelijkheden

Eigenschap browser

In Firefox Klik op de tekst juist naast het bolletje In Internet Explorer

Klik in het bolletje Editie juli 2010

Versie 1 .1


110

In Firefox Klik op het woord (in dit voorbeeld « nee »)

Ik heb mijn aankondiging vertaald, maar een of meerdere talen blijvent in het rood staan.

Wijzigingen uitgevoerd in brontaal na vertaling geen validatie gebeurd in de rode taal Poging tot vertalen via

Als je na vertaling terugkeert naar je brontaal en daarin iets wijzigt, dien je het hele formulier te doorlopen, te valideren, op de knop vertaling toevoegen/ wijzigen

te klikken van brontaal naar andere taal te vertalen, het volledige formulier te doorlopen, op de plaats waar je de wijziging in de brontaal aangebracht hebt ook de vertaling te maken in dit formulier, het formulier te valideren. Is het de brontaal die in het rood staat? ste Volg dan bovenstaande stap (1 bolletje). Is het de andere taal die in het rood staat?

Editie juli 2010

Versie 1 .1


111

Klik op de knop “vertaling toevoegen/wijzigen”

en doorloop het formulier tot op het einde. Klik op de knop “valideer en keer terug naar het dossier”. Staan beide talen in het rood? Volg dan ste bovenstaande stap (1 bolletje)

Editie juli 2010

Versie 1 .1


112

Bijlage 3: het gebruik van de kalender

Editie juli 2010

Versie 1 .1


113

Werkwijze. Respecteer de opgegeven structuur. Anders zal de kalender vroegtijdig sluiten zonder de door u ingebrachte parameters op te nemen. o

Klik in het veld

o o o o o o

Selecteer eerst de maand bovenaan links in de kalender Selecteer daarna het jaar Dubbelklik op het uur (zie afbeelding paarse pijl). Typ manueel het gewenste uur in formaat hh:mm Selecteer daarna de dag De kalender sluit automatisch en zal de door u ingebrachte parameters opnemen. Het verwijderen van een datum.

o o

o

Editie juli 2010

Klik in het veld waar de datum is ingevuld De kalender opent zich. In de linkerbovenhoek vindt u “deleten” (zie afbeelding: rode pijl). Klik hierop.

Versie 1 .1


114

Bijlage 4: mijn adresboek

Editie juli 2010

Versie 1 .1


115

Werkwijze Een adres in het adresboek aanmaken Klik links in het menu op Mijn adresboek Klik op Een nieuw adres aanmaken Vul het formulier in en klik op opslaan Een adres bewerken / verwijderen Klik links in het menu op Mijn adresboek Klik op het potloodje naast het adres dat je wilt bewerken of op het kruisje om het adres te verwijderen. Een adres invoegen in een aankondiging Bij elk adresveld in de aankondiging vind je een loep. Klik hierop. Maak het bolletje naast het adres groen dat je wilt gebruiken en klik op selecteren.

Editie juli 2010

Versie 1 .1


116

Bijlage 5: een nieuwe versie vertalen

Editie juli 2010

Versie 1 .1


117

Werkwijze -

Klik op de knop « vertaling toevoegen / wijzigen » (de niet vertaalde versie wordt in het rood aangeduid) (zie afbeelding) Kies van welke taal naar welke taal je de vertaling wilt doen Klik op verdergaan Doorloop elke rubriek en klik op « volgende » Vertaal in elke rubriek wat vertaald moet worden. (zie afbeelding)

Opgelet : respecteer de gelijkheid in beide versies ; het aantal “ enters “moet in beide versies identiek zijn ( indien dit niet het geval is, zal u niet verder kunnen vertalen en zal een foutmelding verschijnen. Naast het veld waardat een enter te veel of te weinig staat, zal een rood uitroepteken verschijnen) -

Klik telkens op « volgende » tot op het einde van het formulier. Op het einde van het formulier klikt u op « valideer het formulier en keer terug»

Editie juli 2010

Versie 1 .1


118

Editie juli 2010

Versie 1 .1


119

Bijlage 6: een erratum vertalen

Editie juli 2010

Versie 1 .1


120

Werkwijze -

Ga naar de tab erratum, klik op de knop « vertaling erratum toevoegen / wijzigen » (zie afbeelding) Kies van welke taal naar welke taal je de vertaling wilt doen Klik op verdergaan Doorloop elke rubriek en klik op « volgende » Vertaal indien nodig (VI.4 overige nadere inlichtingen) Klik op « valideer het formulier en keer terug »

Editie juli 2010

Versie 1 .1


121

Bijlage 7: flowcharts erratum

Editie juli 2010

Versie 1 .1


122

Erratum aankondiging

Editie juli 2010

Versie1. 1


123

Erratum document

Editie juli 2010

Versie1. 1


124

Erratum stopzetting procedure

Editie juli 2010

Versie1. 1


125

Erratum niet gunning

Editie juli 2010

Versie1. 1


126

Handleiding e-notification

Recommend Documents