Handleiding Sociale voorwaarden duurzaam inkopen Printversie, juli 2011
Leeswijzer Gaat u Europees aanbesteden? Dan kunt u de binnen Duurzaam Inkopen geformuleerde sociale voorwaarden toepassen. Deze zijn gericht op bevordering van internationale arbeidsnormen en mensenrechten. Hiervoor is binnen de overheid een werkwijze afgesproken. Deze wordt via de zes onderstaande stappen toegelicht. Een handzame samenvatting vindt u in het hoofdstuk 'Introductie: aan de slag met sociale voorwaarden'. Elke stap wordt in een apart hoofdstuk behandeld. De factsheets waar naar wordt verwezen, zijn als bijlagen in dit document opgenomen. Overigens vindt u deze documentatie, en meer, ook op http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/sociaal/sociale-voorwaarden. Dit document is de printversie van de online handleiding. Stap 1: Voorbereiden U bepaalt welke sociale voorwaarden van toepassing zijn op uw aanbesteding, zorgt voor interne afstemming over de toepassing en voert eventueel een marktverkenning uit. Stap 2: Specificeren U neemt de sociale voorwaarden op in de aanbestedingsdocumenten en aankondiging van de aanbesteding. Stap 3: Selecteren U beantwoordt vragen van inschrijvers. Bij de selectie zijn de sociale voorwaarden geen selectiecriterium. Wel controleert u of de inschrijver heeft verklaard dat hij de sociale Voorwaarden ondertekent. Stap 4: Contracteren De opdrachtnemer geeft in de contracttekst over de sociale voorwaarden aan onder welk regime hij valt, voegt zonodig de vereiste bijlagen bij en ondertekent het geheel. Vervolgens maakt u afspraken over de toepassing van de sociale voorwaarden. Stap 5: Bewaken U toetst marginaal de documenten die u volgens de sociale voorwaarden ontvangt. Veranderen de omstandigheden voor de opdrachtnemer, dan kan hij besluiten tot een regimewijziging. Stap 6: Nazorg U reageert op signalen over mogelijke schending van de sociale voorwaarden, of op het niet nakomen van verplichtingen voortvloeiend uit de sociale Voorwaarden.
Pagina 1 van 27
Introductie: Aan de slag met sociale voorwaarden Duurzaam Inkopen is meer dan alleen milieu. Daarom zijn er nu – naast de milieucriteria – ook sociale voorwaarden geformuleerd. Deze zijn bedoeld voor toepassing in Europese aanbestedingen. Hiervoor is een vaste werkwijze afgesproken binnen de overheid, die onder meer rekening houdt met de juridische aspecten. In de aanbestedingsfase van een contract werkt dit eenvoudig. In principe gaat het alleen om het vragen om een akkoordverklaring met de sociale voorwaarden. Sociale voorwaarden in 6 stappen Het stappenplan geeft inzicht in de toepassing van de sociale voorwaarden. In 6 stappen wordt u door het proces geleid, daarnaast vindt u via links achtergrondinformatie over bijvoorbeeld de sociale normen. Ook kunt u direct standaarddocumenten en teksten downloaden die u tijdens het aanbestedingsproces en daarna kunt gebruiken. Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden In de aanbestedingsdocumenten neemt u de sociale voorwaarden mee als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. U gebruikt ze dus niet in het selectieproces. Pas bij de contractondertekening gaat u de dialoog aan over de invulling van de sociale voorwaarden en maakt u nadere afspraken. Generieke en aanvullende voorwaarden Om wat voor voorwaarden gaat het? Allereerst zijn er de generieke sociale voorwaarden die u in elke Europese aanbesteding toepast. Deze bevatten de verplichtingen voor uw opdrachtnemer, gericht op het respecteren van de algemene mensenrechten en meer specifiek de 4 fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO): vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen; afschaffing van dwangarbeid en slavernij; effectieve afschaffing van kinderarbeid; vrijwaring van discriminiatie op het werk en in beroep. Voor enkele specifieke producten/productgroepen gelden aanvullende sociale voorwaarden, gericht op het respecteren van de volgende normen: leefbaar loon/leefbaar inkomen; de eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering; werktijden; veiligheid en gezondheid op de werkplek. Regimes Bij de contractondertekening kiest de opdrachtnemer een regime. Het gekozen regime bepaalt de manier waarop u de invulling van de sociale voorwaarden bewaakt en beoordeelt. De volgende regimes zijn mogelijk: Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief Regime 2. Opdrachtnemer voorziet geen risico's op schending van de sociale normen Regime 3. Risico's zijn aanwezig of onzeker Inspanningsverplichting opdrachtnemer De sociale voorwaarden verplichten de opdrachtnemer zich bewust te worden van de effecten die de betreffende opdracht heeft op de arbeids- en mensenrechtensituatie in zijn productieketen. Hij moet zich inspannen om de risico’s op schending van de normen in beeld te brengen. En om daadwerkelijke schendingen te voorkomen of schendingen op te lossen, als ze zich toch
Pagina 2 van 27
voordoen. Als opdrachtgever moet u er rekening mee houden dat een opdrachtnemer vaak geen volledig zicht en invloed kan hebben op de gehele internationale productieketen. De opdrachtnemer moet doen wat binnen zijn invloed ligt binnen de hele keten. Bij deze redelijke inspanning ligt de focus in eerste instantie op het beïnvloeden van zijn directe toeleveranciers. Beperken administratieve lasten Onderdeel van de werkwijze is het beperken van de administratieve lasten voor de opdrachtnemer. Dat gebeurt bijvoorbeeld door de bewijslast beperkt te houden (high trust) en standaarddocumenten (formats) aan te bieden. Verschillen ten opzichte van milieucriteria generieke aanpak beperkt tot Europese aanbestedingen; procesaanpak gericht op verbetering in de keten; inspanningsverplichting in plaats van resultaatsverplichting; juridische inbedding via bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. milieucriteria vallen onder de doelstellingspercentages voor duurzaam inkopen, de sociale voorwaarden vooralsnog niet.
Pagina 3 van 27
Stap 1: Voorbereiden U wilt de sociale voorwaarden toepassen. Wat betekent dit voor de voorbereiding op een aanbesteding? U bepaalt of naast de generieke sociale voorwaarden ook aanvullende voorwaarden van toepassing zijn. U bepaalt ook of er sprake is van een specifieke melding. Sociale voorwaarden bepalen Er zijn generieke en aanvullende sociale voorwaarden. U bepaalt welke bij uw aanbesteding van toepassing zijn. Daarnaast checkt u of er sprake is van een specifieke melding. Deze informatie vindt u in de criteriadocumenten per productgroep. Valt uw aanbesteding niet in één van deze productgroepen, dan kunt u met de factsheet Normen bepalen welke sociale voorwaarden van toepassing zijn. Generieke sociale voorwaarden De generieke sociale voorwaarden zijn bedoeld voor alle productgroepen. Aanvullende sociale voorwaarden De aanvullende sociale voorwaarden gelden slechts voor enkele producten: koffie en thee (productgroepen catering en drankautomaten); cacao (productgroep drankautomaten); textiel (productgroep bedrijfskleding); bloemen. Specifieke meldingen Soms zijn er concrete aanwijzingen voor grote en structurele risico’s op schending van (een van) de sociale normen voor een bepaalde productgroep of productieregio. De rijksoverheid kan dan overwegen een specifieke melding op te nemen in het criteriadocument van de betreffende productgroep. Er gelden dan aanvullende verplichtingen voor de opdrachtnemer, zo moet hij een plan van aanpak opstellen. U neemt een specifieke melding mee in de aanbestedingsstukken (zie hiervoor de standaardtekst Sociale Voorwaarden). Op dit moment zijn er nog geen specifieke meldingen door het Rijk opgenomen. U kunt ook zelf informatie hebben over specifieke risico's – u wordt bijvoorbeeld per brief door een ngo geattendeerd op verslechterde werkomstandigheden in het land waar uw huidige leverancier inkoopt – en dit dan als een specifieke melding beschouwen. Een specifieke melding kan wel extra administratieve lasten met zich meebrengen en enige terughoudendheid in het gebruik ervan is daarom gewenst. Intern overleggen U brengt vooraf goed in beeld wie in uw organisatie in welke fase welke rol heeft bij de toepassing van de sociale voorwaarden. Zo bewaakt de budgethouder gedurende de contractuitvoering mogelijk de naleving van de afspraken door de opdrachtnemer. U bespreekt met de betrokken personen de rollen en draagt het belang van sociale voorwaarden uit. Marktverkenning uitvoeren U kunt in deze fase een marktverkenning uitvoeren, met als mogelijke doelen: aandacht vragen voor sociale voorwaarden bij potentiële inschrijvers; onderzoeken of er aanleiding is voor een specifieke melding; in de contractfase het gekozen regime beter kunnen beoordelen; in de uitvoeringsfase de naleving beter kunnen beoordelen.
Pagina 4 van 27
Mogelijke aandachtspunten in de marktverkenning: organisatie van de keten; risico's op schendingen; knelpunten die bedrijven verwachten; sectorinitiatieven. U kunt spreken met potentiële leveranciers, brancheorganisaties, ngo's, keteninitiatieven, kennisinstellingen, etc. Let er wel op dat u potentiële inschrijvers niet vraagt of zij kunnen voldoen aan de normen. U moet ook niet de indruk wekken dat partijen die kunnen voldoen aan de normen een streepje voor hebben. De sociale voorwaarden gaan namelijk uit van een inspanningsverplichting die alle inschrijvers kunnen uitvoeren en gelden daarom ook niet als selectiecriterium.
Pagina 5 van 27
Stap 2: Specificeren Bij de aankondiging van een Europese aanbesteding neemt u de sociale voorwaarden mee als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Hiervoor is een standaardtekst Sociale Voorwaarden Duurzaam Inkopen (hierna: Sociale Voorwaarden) beschikbaar. Wat doet u? 1. U voegt de Sociale Voorwaarden toe aan de aanbestedingsdocumenten (incl. eventueel de optionele teksten bij aanvullende voorwaarden of een specifieke melding). 2. U zorgt voor een bepaling in de overeenkomst die stelt dat de Sociale Voorwaarden daar onderdeel van zijn. In sommige standaardcontracten staat reeds een bepaling die dit kan dekken. U kunt dit voor uw eigen situatie beoordelen. 3. De inschrijver moet zich akkoord verklaren met afgifte van de getekende Sociale Voorwaarden bij de contractondertekening. Daarom neemt u zo'n akkoordverklaring expliciet of impliciet op: - Expliciet: De inschrijver verklaart zich akkoord via de checklist of conformiteitenlijst. - Impliciet: U neemt een passage op dat inschrijving impliceert dat inschrijver akkoord gaat met de verplichting tot afgifte. (De opdrachtnemer mag de getekende Sociale Voorwaarden ook indienen bij de inschrijving. U mag de inhoud dan niet gebruiken bij de selectie.) Nog meer aandacht voor de sociale normen? Licht in het begeleidend schrijven van de publicatie de toepassing van de sociale voorwaarden nog eens helder toe. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de tekst van de algemene brochure Sociale Voorwaarden Gebruik de Nota van Inlichtingen voor aanvullende informatie en om het belang van naleving van de normen te benadrukken. Neem in het begeleidend schrijven een specifieke verwijzing op naar de Sociale Voorwaarden.
Pagina 6 van 27
Stap 3: Selecteren U heeft de aanbesteding aangekondigd en de procedure is in volle gang. Nu beoordeelt u of inschrijvers akkoord gaan met de Sociale Voorwaarden en beantwoordt u vragen. Vragen beantwoorden U beantwoordt vragen van inschrijvers op de gebruikelijke manier. Komt er een vraag over de proportionaliteit van de toepassing van de sociale voorwaarden, dan kunt u gebruik maken van de juridische toelichting, die ook ingaat op de proportionaliteit. U vindt deze op de pagina Standaardtekst onder Gerelateerd. Voor hulp bij de beantwoording kunt u contact opnemen met de helpdesk van PIANOo via
[email protected]. Akkoord met Sociale Voorwaarden Bij de selectie mag niet meewegen hoe inschrijvers de sociale voorwaarden willen invullen. U toetst alleen of een inschrijver akkoord gaat met ondertekening van de Sociale Voorwaarden bij de contractondertekening. Een inschrijver die niet akkoord gaat, sluit u uit van de aanbesteding.
Pagina 7 van 27
Stap 4: Contracteren U heeft een opdrachtnemer geselecteerd. Nu maakt u afspraken met de opdrachtnemer over de invulling van de sociale voorwaarden. 1. U bespreekt de Sociale Voorwaarden en uw opdrachtnemer ondertekent het document. Ondertekent de opdrachtnemer niet tijdig, dan spreekt u hem hierop aan. Blijft hij in verzuim, dan is de overeenkomst in beginsel niet-geldig en zou u een andere inschrijver kunnen selecteren. Voordat u deze stap neemt, is het raadzaam juridisch advies in te winnen. 2. U kunt de opdrachtnemer nader informeren over de doelstelling en werking van de sociale voorwaarden. Zo creëert u bewustwording en laat u zien dat u naleving van de normen serieus neemt. 3. De opdrachtnemer kruist bij ondertekening aan onder welk regime hij valt. U mag daarbij in principe op zijn keuze vertrouwen. Afhankelijk van de regimekeuze moet de opdrachtnemer u aanvullende documenten geven (zie factsheet regimes). 4. Wanneer de opdrachtnemer onder regime 3 valt, maakt u afspraken over de jaarrapportage en eventueel het plan van aanpak (incl. opleverdata). 5. Bij vragen over de aanpak kunt u de opdrachtnemer ook doorverwijzen naar MVO Nederland, waar het informatiepunt Sociale Voorwaarden voor bedrijven is ondergebracht, of attenderen op de handleiding voor bedrijven. Afspraken over inspanning De opdrachtnemer hoeft niet aan te tonen dat er geen enkele schending van de normen plaatsvindt in de keten. Wel moet hij voor de betreffende opdracht alles doen wat redelijkerwijs in zijn macht ligt om schendingen te voorkomen of op te heffen. Daarbij ligt het voor de hand dat hij zich eerst richt op zijn directe toeleveranciers. Bijvoorbeeld via contracten tussen hem en zijn leveranciers.
Pagina 8 van 27
Stap 5: Bewaken U heeft het contract afgesloten en u heeft met de opdrachtnemer afgesproken onder welk regime hij valt. Vanaf nu bewaakt u of de opdrachtnemer de afspraken nakomt, die bij het betreffende regime horen. Bewaken per regime Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief U kunt controleren of het opgegeven keteninitiatief is gekwalificeerd en deze de – door de opdrachtnemer aangegeven onderdelen van de – opdracht daadwerkelijk afdekt. Onder Gerelateerd staat een link naar de lijst met gekwalificeerde keteninitiatieven en hun websites. In principe hoeft u hier verder niets te doen. Tenzij zich een van de bij nazorg beschreven situaties voordoet. Of wanneer aanleiding is om te toetsen of uw opdrachtnemer nog steeds is aangesloten bij het keteninitiatief. Bijvoorbeeld omdat het lidmaatschap slechts geldig is voor een deel van de contractperiode. Regime 2. Opdrachtnemer voorziet geen risico's Ook onder dit regime hoeft u in principe niets te doen. Wanneer er sprake is van aanvullende sociale voorwaarden of een specifieke melding, toetst u wel eenmalig marginaal de onderbouwing van de opdrachtnemer. Dat geldt ook wanneer de opdrachtnemer van regime 3. overstapt naar regime 2. Regime 3. Risico's zijn aanwezig of onzeker Jaarlijkse rapportage De opdrachtnemer rapporteert jaarlijks over zijn inspanningen op het gebied van de sociale voorwaarden. U hebt in de contractfase reeds afspraken gemaakt met de opdrachtnemer over hoe en wanneer u de rapportage ontvangt. De rapportage toetst u marginaal. Plan van aanpak Is er sprake van aanvullende sociale voorwaarden en/of een specifieke melding? Dan ontvangt u van de opdrachtnemer eenmalig – in de eerste maand van de contractperiode – een plan van aanpak. Op basis van een risicoanalyse beschrijft de opdrachtnemer hierin hoe hij wil omgaan met de risico's op schending van de sociale normen in het eigen bedrijf en de keten. U toetst het plan marginaal.
Pagina 9 van 27
Stap 6: Nazorg Het contract is ondertekend en u bewaakt de gemaakte afspraken. Wat doet u als de contractuele verplichtingen niet worden nagekomen? En welke situaties vragen nog om extra aandacht? Niet nakomen van de Sociale Voorwaarden Situaties Er zijn verschillende situaties waarin een opdrachtnemer zijn contractuele verplichtingen mogelijk niet nakomt: regimekeuze bij aanvang of na gewijzigde omstandigheden; afhandelen van een signaal; invullen van de verplichting tot redelijke inspanning; opleveren van de jaarlijkse rapportage; opleveren van het plan van aanpak. Stappen Twijfelt u of de opdrachtnemer de afspraken nakomt? Dan kunt u de volgende stappen zetten (in volgorde van zwaarte): de dialoog aangaan met de opdrachtnemer; extern advies inwinnen; een onderzoek doen (zelf of door de opdrachtnemer). U kunt voor een eventuele audit ter plaatse gebruik maken van gecertificeerde auditors. Tenzij u anders heeft afgesproken, komen de kosten voor uw rekening. Uitkomsten De genomen stappen kunnen leiden tot drie uitkomsten: 1. normaal verloop van contract; 2. regimewijziging en daarna normaal verloop van contract; 3. u constateert niet-nakoming. Juridische middelen Bij niet-nakoming heeft u verschillende juridische middelen tot uw beschikking. U begint met uw opdrachtnemer in gebreke te stellen. Daarna kunt u de sanctiebepalingen die u heeft opgenomen in uw contract overwegen. Omdat die sanctiebepalingen voor alle aspecten van het contract kunnen gelden, worden geen specifieke sancties uit oogpunt van de sociale voorwaarden voorgesteld. Ultieme sanctie is uiteraard de ontbinding van het contract. Dit is een uiterste middel en moet u afwegen tegen de zwaarte van de niet-nakoming. Overigens hoeft schending van een norm op zich niet te leiden tot ontbinding. Belangrijk is of de opdrachtnemer voldaan heeft aan zijn redelijke inspanningsverplichting of een van de andere verplichtingen.
Pagina 10 van 27
Aandacht voor signalen en regimewijziging Signalen Tijdens de contractperiode kunnen u en/of uw opdrachtnemer signalen ontvangen over nietnaleving van de sociale normen binnen de keten. Afhankelijk van de aard van het signaal en het regime kan dit aanleiding zijn tot acties van u of uw opdrachtnemer. Lees voor meer informatie de factsheet Signalen. Regimewijziging De opdrachtnemer kan u meedelen dat de omstandigheden zijn gewijzigd en hij nu onder een ander regime valt. Dit is in feite een herziening van de Sociale Voorwaarden. U doorloopt daarom stap 4. Contracteren en stap 5. Bewaken opnieuw. De factsheet Regimes bevat een tabel met verschillende situaties waarin regimewijziging aan de orde is.
Pagina 11 van 27
Factsheet Regimes Afhankelijk van de situatie kiest de opdrachtnemer voor een regime. Deze keuze bepaalt de manier waarop u de invulling van de sociale voorwaarden bewaakt en beoordeelt. De volgende regimes zijn mogelijk: Regime 1. Regime 2. Regime 3.
Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief Opdrachtnemer voorziet geen risico's op schending van de sociale normen Risico's zijn aanwezig of onzeker
Een combinatie van regime 1. en regime 2. binnen één opdracht is mogelijk. Als echter op een deel van de opdracht regime 3. van toepassing is, geldt dit regime automatisch voor de gehele opdracht. De opdrachtnemer kan dan wel in zijn plan van aanpak of jaarrapportage bijvoorbeeld vermelden dat hij voor een deel is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief of geen risico voorziet. De 3 regimes Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief De opdrachtnemer is aangesloten bij een keteninitiatief dat staat vermeld op de lijst met gekwalificeerde keteninitiatieven
. Dit lidmaatschap of certificaat wordt beschouwd als voldoende bewijs dat het bedrijf voldoet aan de sociale voorwaarden, ook als het initiatief niet de hele keten afdekt. Geeft de opdrachtnemer aan dat hij is aangesloten bij een keteninitiatief? Dan kunt u zich de volgende vragen stellen: staat het initiatief op de lijst met gekwalificeerde keteninitiatieven en dekt het keteninitiatief de producten of sectoren die voor uw opdracht van belang zijn af? Zo niet: uw opdrachtnemer dient een ander regime te kiezen. is de opdrachtnemer voor de hele contractduur aangesloten? Zo niet: bouw een check in op tijdige verlenging. heeft u twijfel of de opdrachtnemer is aangesloten? Zo ja: vraag bewijsstukken op en/of informeer bij het keteninitiatief. is op een deel regime 2. van toepassing? Zo ja: check of het keteninitiatief zich richt op de producten of sectoren die voor het deel van uw opdracht waarvoor regime 1 is aangekruist van belang zijn. Check of de eventuele onderbouwing van de keuze voor regime 2 het juiste deel van de opdracht betreft. Houd er rekening mee dat in de nazorg verschillende acties mogelijk zijn voor de onderscheiden delen van de opdracht. Regime 2. Opdrachtnemer voorziet geen risico's Wanneer de opdrachtnemer geen risico voorziet, volstaat – uitgaand van het high trust principe – het tekenen van de Sociale Voorwaarden. De opdrachtnemer voorziet bijvoorbeeld geen risico's omdat zowel grondstofwinning als productie plaatsvinden in een land met voldoende maatschappelijke instituties – zoals onafhankelijke vakbonden en toezichthouders – die de handhaving van de sociale normen garanderen. Wanneer er aanvullende voorwaarden gelden of sprake is van een specifieke melding, moet de opdrachtnemer nog wel onderbouwen waarom hij toch geen risico's ziet. U toetst deze onderbouwing marginaal. Leidt dit tot twijfel, dan vraagt u de opdrachtnemer om een toelichting.
Pagina 12 van 27
Bij de stap Nazorg ziet u welke stappen u kunt nemen wanneer u de toelichting onvoldoende vindt (niet-nakoming). Regime 3. Risico's zijn aanwezig of onzeker Wanneer er sprake is van risico's, of wanneer er onzekerheid is over de risico's heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting. Hij moet dan ook jaarlijks openbaar rapporteren. Bij aanvullende voorwaarden of een specifieke melding moet de opdrachtnemer bovendien een plan van aanpak opstellen aan het begin van de contractperiode. Regimewijziging Er kan een situatie ontstaan waarbij de opdrachtnemer voor een ander regime moet kiezen. Hij moet dit altijd aan u melden en u toetst marginaal of de opgave klopt. De onderstaande tabel toont verschillende situaties die aanleiding zijn tot regimewijziging. huidig regime situatiewijziging regime 1. • lidmaatschap opgezegd/verlopen regime 2. • alsnog risico’s voorzien • schending sociale normen in de keten regime 3. • opdrachtnemer sluit zich aan bij keteninitiatief • geen risico's meer voorzien
nieuw regime • regime 2. of 3. • regime 1. of 3. • regime 1. of 3. • regime 1. • regime 2.
Pagina 13 van 27
Factsheet Signalen Er is sprake van een signaal als een derde bij de opdrachtgever en/of opdrachtnemer mogelijke problemen signaleert rond het voldoen aan sociale normen in de keten. De opdrachtnemer bepaalt in eerste instantie zelf of een signaal relevant is. Krijgt u een signaal dan kunt u op basis van de aard en de bron van het signaal inschatten of actie nodig is. In de meeste gevallen geldt: hoe specifieker het signaal, hoe groter de kans dat het relevant is. Signalen kunt u krijgen in de vorm van bijvoorbeeld een krantenartikel, een bericht op een website of een aan u of de opdrachtnemer gericht bericht (schriftelijk of telefonisch). De betrouwbaarheid van een signaal hangt met name af van de mate van onafhankelijkheid van de bron en de wijze waarop berichten met andere bronnen worden onderbouwd. Hoe u bij een signaal handelt, hangt af van het gekozen regime. Spreek waar relevant wel een tijdpad af voor de afhandeling, zo voorkomt u vrijblijvendheid. Regime 1. Opdrachtnemer is aangesloten bij een keteninitiatief 1. U geeft het signaal door aan of verwijst de signaalgever door naar de opdrachtnemer. 2. Als de signaalgever het al aan de opdrachtnemer heeft doorgegeven, maar deze naar zijn mening onvoldoende onderneemt, kunt u het signaal doorgeven aan het keteninitiatief. Regime 2. Opdrachtnemer voorziet geen risico's 1. U geeft het signaal door aan of verwijst de signaalgever door naar de opdrachtnemer. 2. U beoordeelt of u een toelichting wilt op de afhandeling. 3. U vraagt om een publieke reactie* als u het op voorhand een ernstige zaak vindt. 4. U beslist op basis van de ernst en de vermoedelijke tijdsduur van de afhandeling of een wijziging naar regime 3 per direct gewenst is. U houdt hierbij rekening met het feit dat indien er daadwerkelijk sprake is van risico’s of schendingen, opdrachtnemer sowieso verplicht is om van regime te wisselen. Regime 3. Risico's zijn aanwezig of onzeker 1. U geeft het signaal door aan of verwijst de signaalgever door naar de opdrachtnemer. 2. U beoordeelt of u – los van de jaarlijkse rapportage – een toelichting wilt ontvangen over de afhandeling van het signaal. 3. U vraagt om een publieke reactie* als u het op voorhand een ernstige zaak vindt. *Een publieke reactie kan verschillende vormen hebben. Een bericht op de website van de opdrachtnemer is vaak het meest voor de hand liggend. De inhoud en publicatietermijn van de reactie bepaalt u in overleg met de opdrachtnemer. U kunt eventueel zelf communiceren over een ernstige zaak. Toetsing afhandeling Wanneer u een toelichting op de afhandeling heeft gevraagd (regime 2. en 3.), toetst u op basis van die toelichting marginaal of de opdrachtnemer het signaal aannemelijk en afdoende heeft afgehandeld. U beoordeelt dan de mate waarin de opdrachtnemer verder onderzoek heeft gedaan naar het signaal, en de onderbouwing van de afhandeling. Indien u geen toelichting heeft gevraagt, kunt u in geval van regime 3 deze toets uitvoeren op basis van de jaarlijkse rapportage. Urgente actie Onder regime 2. en regime 3. moet een opdrachtnemer actie ondernemen als hij een schending in de keten constateert. Gaat het om één van de fundamentele arbeidsnormen (zie factsheet Normen) dan wordt een urgente actie verlangd. Hij moet dan alle maatregelen nemen die redelijkerwijs (zie factsheet Redelijke inspanning) van hem verlangd kunnen worden om de schending op te heffen:
Pagina 14 van 27
bij een schending binnen het eigen bedrijf moet de schending onmiddelijk beëindigd worden; bij een schending bij (een van) de directe leveranciers moet hij de contractuele relatie inzetten om de schending op te heffen. Mogelijk met gebruik van de juridische middelen die passen bij wanprestatie. Ook kan hij een tijdsgebonden verbeterplan eisen; bij een schending verder in de keten zijn de juridische middelen beperkt. De opdrachtnemer kan dan via de eigen leverancier(s) druk uitoefenen of zo mogelijk rechtstreeks de dialoog aangaan met het bedrijf waar de schending plaatsvindt. Schendend bedrijf wil geen dialoog Bij een urgente actie kan de uitkomst zijn dat het schendende bedrijf, door de opdrachtnemer aantoonbaar, geen dialoog wil voeren of oplossing wil nastreven. Dan zou de opdrachtgever van het betreffende bedrijf het contract moeten verbreken. Uw opdrachtnemer kan dit bevorderen door zijn toeleverancier hierop attent te maken en te vragen om zo elke volgende schakel aan te laten spreken. Met een kettingbeding zijn de schakels die dat hebben ondertekend ook verplicht dit te doen. Uw opdrachtnemer kan ook rechtstreeks de betreffende opdrachtgevende schakel aanspreken, maar heeft geen juridische gronden om actie af te dwingen. Als deze acties niet leiden tot het verbreken van het contract met het schendende bedrijf (of met een eerdere schakel in de keten die het kettingbeding niet uitvoert), kunnen dezelfde acties worden ingezet om contracten niet meer te verlengen. Daarmee wordt het schendende bedrijf uit de keten gehaald en vervangen door een beter bedrijf. Het is afhankelijk van de medewerking van de schakels in de keten op welke plek in de keten een contract niet wordt verlengd. Zo nodig moet de opdrachtnemer zelfs overwegen het contract met zijn eerste toeleverancier niet meer te verlengen. Ernstige Zaak Als het signaal een ernstige situatie betreft, kunt u ervoor kiezen dit als een Ernstige Zaak aan te merken. De opdrachtnemer moet dan een publieke reactie geven. Een ernstige situatie hoeft niet per se een schending te zijn. Het kan ook gaan om een aantijging die bij nader onderzoek ongegrond is gebleken. De publieke reactie is in dat geval bedoeld om aan te tonen dat uw opdrachtnemer geen blaam treft en/of dat hij op een adequate manier is omgegaan met een geconstateerde schending.
Pagina 15 van 27
Factsheet Redelijke inspanning (regime 3.) Onder regime 3. heeft de opdrachtnemer een inspanningsverplichting om de sociale normen in het kader van de betreffende opdracht na te leven. De inspanning is er op gericht schending van de sociale normen in de keten te minimaliseren. De opdrachtnemer hoeft niet vanaf dag één te garanderen dat hij de sociale normen naleeft. U mag verwachten dat de opdrachtnemer de invloed die hij heeft ruimhartig aanwendt om verantwoordelijkheid te nemen in de keten. Dit betekent dat de opdrachtnemer eerst een risicoanalyse uitvoert om inzicht te krijgen in de impact van de opdracht op de naleving van de sociale normen in de keten. Uiteraard richt hij zich vervolgens voor zover nodig eerst op het opheffen van risico’s in het eigen bedrijf. Daarna ligt zijn focus op zijn directe toeleveranciers, dat zijn immers zijn enige contractpartijen in de rest van de keten. Idealiter spreekt elke schakel in de keten zijn eigen toeleveranciers aan en heft elke toeleverancier direct alle risico’s op. Omdat het vaak niet zo gemakkelijk zal gaan, mag de opdrachtnemer zich niet per definitie tot zijn directe toeleveranciers beperken. Het is vaak redelijk dat hij zich ook, zelfstandig of samen met zijn toeleveranciers, richt op schakels verderop in de keten. Dit zal vooral aan de orde zijn als de directe toeleveranciers onvoldoende inspanningen willen leveren, als de invloed van de opdrachtnemer die van de directe toeleveranciers overstijgt of als verwacht wordt dat een gezamenlijke inspanning van opdrachtnemer en toeleverancier (en mogelijk andere schakels in de keten) succesvol kan zijn. U kunt in de dialoog met uw opdrachtnemer doorvragen hoe hij hiermee omgaat. Mogelijke inspanningen De opdrachtnemer heeft minimaal de volgende verplichtingen in het kader van de opdracht: sociale normen onderschrijven; risicoanalyse uitvoeren; sociale normen implementeren in eigen bedrijf om risico's te voorkomen en te verminderen; passende maatregelen nemen om schendingen van de normen te verhelpen; sociale voorwaarden voor zover mogelijk opnemen in contracten met toeleveranciers; naleving monitoren; rekening houden met signalen; jaarlijks openbaar rapporteren over ketenbeheer en internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarnaast kan de opdrachtnemer: de dialoog aangaan met partijen in de keten; een gedragscode formuleren; een kettingbeding opnemen in de handelsvoorwaarden met leveranciers; een systeem invoeren om de keten te monitoren; opstellen van een verbeterprogramma bij een geconstateerde schending; trainingen voor toeleveranciers verzorgen over de werking van sociale normen ; zich aansluiten bij bredere initiatieven die bovenstaande inspanningen uitvoeren, bijvoorbeeld voor een hele branche. Meer concrete acties staan beschreven in de factsheet Normen. Wat bepaalt redelijkheid? De opdrachtnemer bepaalt in eerste instantie zelf wat de redelijkheid van de inspanning is. Factoren die daarbij een rol spelen zijn: grootte van de opdracht; omvang van het eigen bedrijf;
Pagina 16 van 27
relatie met de toeleveranciers; machtsverhoudingen tussen partijen in de keten; lengte van de keten; verband tussen de mogelijke schending en het product; stand van zaken sociale duurzaamheid in de sector en keten; beschikbare informatie over situatie in de keten; mate van ernst van het risico voor de benadeelden. De redelijkheid wordt bovendien mede bepaald door de succesvolle inspanningen van andere bedrijven in de sector. Voorlopers worden zo normbepalend voor de invulling van de inspanningsverplichting. Risicoanalyse De opdrachtnemer doet een risicoanalyse waaruit blijkt welke sociale normen voor de opdracht relevant zijn omdat er een risico op schending bestaat. De analyse dekt zoveel mogelijk fasen in de keten af, maar betreft in ieder geval de toeleveranciers die direct betrokken zijn bij het productieproces. De opdrachtnemer hoeft de risicoanalyse zelf niet ter beschikking te stellen, maar verwerkt de uitkomsten daarvan wel in zijn eventueel plan van aanpak en/of jaarrapportage (of in een onderbouwing waarom regime 2. van toepassing kan zijn). De analyse bevat: de producten en/of diensten die de opdrachtnemer voor de betreffende opdracht inkoopt; de vestigingslanden van de betreffende onderdelen van de opdrachtnemer en zijn toeleveranciers; een risico-inschatting van schending op basis van bovenstaande informatie, en eventueel onafhankelijk onderzoek en stakeholderconsultatie (waaronder ngo's en vakbonden) over de trackrecords van landen, leveranciers en productiemethoden.
Pagina 17 van 27
Factsheet Marginale toetsing Bij marginale toetsing beoordeelt u of de opdrachtnemer in redelijkheid – gelet op zijn beïnvloedingsmogelijkheden – voldaan heeft aan zijn verplichtingen. U kijkt dus niet zozeer naar de inhoud van de documenten, maar vooral of deze zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Zo kijkt u bij het plan van aanpak of de gekozen aanpak logischerwijze voortvloeit uit de risico-analyse. Vanwege deze marginale toetsing moet de opdrachtnemer dus altijd inzichtelijk maken hoe hij tot het uiteindelijke resultaat is gekomen.
Pagina 18 van 27
Factsheet Normen De sociale voorwaarden hebben betrekking op het naleven van internationale sociale normen. In deze factsheet behandelen we de verschillende normen. Bij de sociale normen geven we aan wat er fout kan gaan en wat bedrijven kunnen doen. De overzichten zijn niet uitputtend. Opdrachtnemers hebben een inspanningsverplichting om de sociale normen na te leven. Zij kunnen zelf de aangegeven maatregelen nemen, en daarnaast leveranciers bewegen vergelijkbare maatregelen te nemen. Op de site van MVO Nederland kunnen opdrachtnemers meer informatie vinden over de sociale normen en hoe zij daar mee om kunnen gaan. Generieke sociale voorwaarden De generieke sociale voorwaarden betreffen het naleven van de vier fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) van de Verenigde Naties en de mensenrechten zoals omschreven in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en uitgewerkt in latere verdragen. vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen; afschaffing van dwangarbeid en slavernij; effectieve afschaffing van kinderarbeid; vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep; mensenrechten. Vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen Individuen hebben het recht om vakbonden op te richten, zich bij een vakbond aan te sluiten en om collectieve onderhandelingen te voeren. (ILO Conventies 87 en 98) Het recht op vrijheid van vakvereniging beschermt het recht van alle werknemers en werkgevers om lid te worden van een vereniging (of deze op te richten) om hun belangen te verdedigen en bevorderen. Uitgangspunten hierbij zijn onder meer: het betreft een vakvereniging van eigen keuze; er is geen inmenging van andere partijen zoals de Staat of het bedrijf zelf. Het komt voor dat vakbonden niet onafhankelijk opereren. Zij hebben dan bijvoorbeeld geen democratisch gekozen vertegenwoordiging en/of zijn opgericht door het bedrijf zelf of de Staat. Het recht op collectief onderhandelen, beschermt het recht van werkgevers en werknemers om collectief te onderhandelen, collectieve arbeidsovereenkomsten (Cao’s) af te sluiten en collectief actie te ondernemen om de werkbelangen te verdedigen, met inbegrip van staking. Uitgangspunten zijn: vrijwillige en constructieve onderhandeling; bereidheid om tot een overeenkomst te komen; respect voor en uitvoering van de afspraken. waar kan het fout gaan? wat kunnen bedrijven doen? wettelijk verbod op of beperking van de ontwikkeling van een alternatieve vrijheid van vakvereniging en het recht personeelsvertegenwoordiging op collectief onderhandelen faciliteren gebrekkige handhaving of vrijstelling non-discriminatoir beleid en van arbeidswetgeving in procedures opstellen voor vrijhandelszones bescherming van vakbondsleden
Pagina 19 van 27
werknemers worden ontmoedigd om zich te organiseren vakbondsleden worden gestraft vakbonden zijn niet onafhankelijk
informeren op de werkvloer over constructief onderhandelen belangrijke issues bespreken met personeelsvertegenwoordiging bij ontbreken van vakbonden algemene maatregelen om verhouding tussen werknemers en werkgever te verbeteren beschermende maatregelen voor de veiligheid en vertrouwelijkheid van vakbonden en hun vertegenwoordigers
Afschaffing van dwangarbeid en slavernij Er zal geen gebruik gemaakt worden van dwangarbeid, waaronder gedwongen arbeid, ter aflossing van een schuld of gevangenisarbeid. (ILO Conventies 29 en 105). Onder dwangarbeid wordt arbeid verstaan die mensen onder bedreiging van straf – in de vorm van fysiek geweld, inhouden van loon of ontslag – verrichten. Een speciale vorm van dwangarbeid is slavernij. Bij slavernij wordt de mens zelf als een verhandelbare zaak gezien, wat bij dwangarbeid niet noodzakelijk het geval is. waar kan het fout gaan? werknemers worden verplicht om tegen een (veel) lager loon dan het wettelijk minimumloon te werken en in dienst te blijven om een aangegane schuld af te lossen gevangenen die niet officieel veroordeeld zijn en/of gedwongen commercieel werk moeten verrichten dwangarbeid als gevolg van mensenhandel. De werknemer is niet in staat vrijwillig het werk te beëindigen (bijvoorbeeld door afnemen identiteitspapieren) onredelijke juridische of praktische beperkingen die de werknemer verhinderen het arbeidsproces te verlaten
wat kunnen bedrijven doen? zorgen dat arbeidscontracten het vrijwillige karakter van het werk en de vrijheid om het werk te verlaten onderstrepen beleid en procedures opzetten die leningen en financiële depots van werknemers bij het bedrijf verbieden bijdragen aan programma's op lokaal of nationaal niveau om dwangarbeid gericht uit te bannen en goede alternatieven te bieden voor arbeiders
Afschaffing van kinderarbeid Er wordt geen gebruik gemaakt van kinderarbeid. Er worden alleen werknemers in dienst genomen die niet langer leerplichtig zijn en in ieder geval 15 jaar of ouder zijn. (ILO Conventie 138) Kinderen in de leeftijd van 15 - 18 jaar mogen geen werk verrichten dat, door de aard van het werk of de omstandigheden waaronder het werk wordt uitgevoerd, vermoedelijk schadelijk is voor hun gezondheid, veiligheid of moraal (ILO Conventie 182) Kinderarbeid is werk dat verricht wordt door kinderen jonger dan 15 jaar. Het werk bezorgt het kind gezondheidsproblemen en belemmert zijn of haar fysieke, mentale, spirituele, morele en/of sociale ontwikkeling. Het werk zorgt ervoor dat het kind geen of onvoldoende toegang heeft tot het onderwijs. In sommige landen wordt een uitzondering gemaakt en is overeengekomen om de minimumleeftijd van 14 jaar te hanteren.
Pagina 20 van 27
waar kan het fout gaan? vaak in de landbouw bij productie van o.a. katoen, suikerriet, koffie, thee, tabak, rijst en cacao vaak bij de productie van o.a. bakstenen, kleding, tapijten, speelgoed en schoeisel vaak bij mijnbouwproducten let op: niet verwarren met 'jongeren-' of 'studentenwerk' verbod op kinderarbeid en recht op onderwijs zijn direct aan elkaar verbonden armoede is geen excuus voor kinderarbeid. Zo blijken ouders met succes meer loon te kunnen vragen als grote groepen 'goedkope' kinderen niet meer beschikbaar zijn cultuur of traditie is geen excuus voor kinderrarbeid
wat kunnen bedrijven doen? leef de minimumleeftijd volgens de nationale regelgeving na, tenzij deze lager ligt dan de internationale norm geen leveringsafspraken maken die ouders feitelijk dwingen hun kinderen mee te laten werken zorgen voor een loon, waarmee ouders in de primaire levensbehoeften van het hele gezin kunnen voorzien adequate en controleerbare methoden gebruiken om de leeftijd te verifiëren (bijv. identiteitsbewijzen, arbeidscontracten) maatregelen doorvoeren om kinderarbeid te ontdekken maatregelen nemen als kinderarbeid wordt ontdekt, bijvoorbeeld door realistische alternatieven te bieden
Vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep Bij het aannamebeleid, loonbeleid, de toegang tot opleidingen, het promotiebeleid, de beëindiging van de arbeidsrelatie, de pensionering en ieder ander aspect van de arbeidsrelatie zal sprake zijn van gelijke kansen en gelijke behandeling, ongeacht ras, huidskleur, sekse, kaste, godsdienst, politieke overtuiging, vakbondslidmaatschap, nationaliteit, maatschappelijke afkomst, gebreken of handicaps. (ILO Conventies 100 en 111) Discriminatie op het werk en in beroep vindt plaats als een (potentiële) werknemer anders of nadelig wordt behandeld om redenen die geen betrekking hebben op zijn of haar werk of de betreffende vaardigheden en kwaliteiten die nodig zijn voor het werk. Naast de bovengenoemde gronden, komt in sommige landen ook discriminatie voor op grond van seksuele geaardheid of gezondheid (met name HIV / AIDS). waar kan het fout gaan? naast bovengenoemde risicomomenten, valt te denken aan: werving en selectie werktijden, betaalde vakanties zwangerschap beoordelingsgesprekken sociale zekerheid veiligheid en gezondheid
wat kunnen bedrijven doen? beleid en procedures ontwikkelen waarin kwaliteiten, vaardigheden en ervaring de basis zijn voor het aannemen, plaatsen, trainen en ontwikkelen van personeel personeelstraining geven over dit onderwerp werkomgeving zo aanpassen dat toegang voor alle typen werknemers, klanten en andere bezoekers mogelijk is statistieken bijhouden van aannemen, trainen en promotie van personeel een klachtensysteem opzetten
Pagina 21 van 27
Mensenrechten De mensenrechten betreffen een grote diversiteit aan verschillende normen, waarbij traditioneel een onderscheid wordt gemaakt tussen burgerlijke en politieke rechten, zoals vrijheid van meningsuiting en vrijwaring van marteling, en economische, sociale en culturele rechten, zoals het recht op onderwijs en het recht op sociale zekerheid. Bedrijven hebben een zorgplicht om mensenrechtenschendingen te voorkomen of ongedaan te maken. De zorgplicht is afhankelijk van de mate waarin het bedrijf invloed kan uitoefenen (in termen van de sociale voorwaarden: de redelijke inspanningsverplichting). Grondslagen: Universele Verklaring van de Rechten van de mens en de uitwerking in verdere verdragen, zoals het BuPo-verdrag en het ESOCUL-verdrag. Nederland onderschrijft hierbij de uitgangspunten van het zogeheten Ruggie-framework: de mensenrechten zijn ondeelbaar; bedrijven hebben een zorgplicht om mensenrechtenschendingen te voorkomen of ongedaan te maken; de zorgplicht van bedrijven is afhankelijk van de mate waarin het bedrijf invloed kan uitoefenen. In termen van de sociale voorwaarden: de redelijke inspanningsverplichting. waar kan het fout gaan? schending van rechten van de lokale bevolking, bijvoorbeeld oppakken van demonstranten, gedwongen verhuizing, industriële ongevallen disproportionele gezagsuitoefening bij bedrijfsbeveiliging, bijvoorbeeld intimiderend gedrag beveiligingspersoneel corruptie en omkoping, bijvoorbeeld omkoping van overheidsfunctionarissen
wat kunnen bedrijven doen? onderzoek doen om mensenrechtenschendingen te voorkomen of ongedaan te maken mensenrechtenbeleid formuleren en implementeren in bedrijfsvoering concrete activiteiten ondernemen bij signalen van mogelijke schendingen monitoren en auditen en hierover rapporteren (lokale) stakeholders consulteren ten behoeve van het vormgeven van beleid, implementatie en praktijk. Stakeholders kunnen ook een rol spelen bij monitoren en auditen
Aanvullende sociale voorwaarden De aanvullende sociale voorwaarden zijn van toepassing op een beperkt aantal producten: koffie, thee, cacao, textiel en bloemen. Deze producten zijn relevant binnen de productgroepen catering, drankautomaten en bedrijfskleding, en bij de inkoop van bloemen. De aanvullende sociale voorwaarden hebben betrekking op de volgende normen: leefbaar loon/leefbaar inkomen; de eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering; werktijden; veiligheid en gezondheid op de werkplek. Leefbaar loon/leefbaar inkomen en eerlijke handel hebben betrekking op de positie van werknemers en kleine, zelfstandige producenten. Voor textiel en bloemen zijn leefbaar inkomen en eerlijke handel niet van toepassing. Bij koffie, thee en cacao maakt u een keuze tussen de combinatie leefbaar loon/leefbaar inkomen en eerlijke handel als norm. Eerlijke handel is vooral
Pagina 22 van 27
te overwegen als sprake is van lage wereldmarktprijzen. Met een garantieprijs en voorfinanciering wordt dan grotere prijsbescherming geboden aan producenten. Koffie Thee Productgroepen Catering, Catering, DrankautoDrankautomaten maten Werktijden ja ja Gezondheid en ja ja veiligheid Leefbaar loon ja ja Leefbaar ja ja inkomen of Minimumprijs & voorfinanciering Tabel 1 - Overzicht aanvullende voorwaarden
Cacao Drankautomaten
Textiel Bloemen Bedrijfskleding
ja ja
ja ja
ja ja
ja ja
ja nee
ja Nee
Leefbaar loon (werknemer) De lonen en uitkeringen die worden betaald voor een standaard werkweek komen minimaal overeen met de wettelijke minimumnormen of met de normen die in de betreffende bedrijfstak gebruikelijk zijn, en zullen altijd voldoende zijn om aan de basisbehoeften van de werknemers en hun gezin tegemoet te komen en om te voorzien in een zeker vrij besteedbaar inkomen.(ILO Conventies 131, UVRM artikel 23.2, ILO Tripartiete Beginselverklaring, artikel 34) Werknemers hebben het recht om onder rechtvaardige en gunstige arbeidsomstandigheden te werken. Daarbij hoort ook het recht op eerlijke betaling, waarbij de betaling genoeg moet zijn om te kunnen voldoen aan de basisbehoeften van de werknemers en hun gezin. Onder basisbehoeften wordt verstaan: voldoende voedsel, kleding, huisvesting, onderwijs, gezondheidszorg, energie, pensioenopbouw, transport en enige uitgaven voor gebruiksartikelen en ontspanning. Kortom, een fatsoenlijke levensstandaard. De hoogte van een leefbaar loon verschilt per land en is mede afhankelijk van de kosten in levensonderhoud, de gezinsomvang en de toegankelijkheid tot collectieve voorzieningen als onderwijs, gezondheidszorg, pensioen en arbeidsongeschiktheidsregelingen. Er is geen vaste methode om te berekenen hoe hoog dit loon moet zijn. Een leefbaar loon is niet hetzelfde als een minimumloon, omdat een minimumloon lang niet in alle landen in de basisbehoeften voorziet. waar kan het fout gaan? loon ligt onder officieel landelijk minimum landelijk minimum komt niet tegemoet aan basisbehoeften inhoudingen op het loon voor disciplinaire doeleinden inhoudingen op het loon voor andere doeleinden, anders dan wettelijk toegestaan
wat kunnen bedrijven doen? cao-lonen voor de sector respecteren lonen vaststellen op basis van levensbehoefteanalyse werknemers duidelijk informeren over hun loonspecificaties, waaronder het basisloon en de betalingsperiode salarisonderhandelingen toestaan tussen werknemers en werkgevers aansluiten bij keteninitiatieven die informatie over dit criterium hebben en de realisatie kunnen verifiëren
Leefbaar inkomen (zelfstandige producent) Het inkomen van producenten moet voldoende zijn om te voorzien in de basisbehoeften en een zeker vrij besteedbaar inkomen.
Pagina 23 van 27
Leefbaar inkomen is niet gebaseerd op ILO-normen, omdat het zich, net als de eerlijke handelsnormen, niet richt op arbeiders, maar op zelfstandige producenten. Omdat de rijksoverheid in eerste instantie voorstelde om uitsluitend de eerlijke handelsnormen te hanteren voor producten die vooral door zelfstandige producenten (vaak kleine boeren) worden gemaakt, is door sommigen voorgesteld om leefbaar inkomen als aparte norm te hanteren. De rijksoverheid heeft dit voorstel overgenomen. De norm richt zich, analoog aan leefbaar loon, op een producenteninkomen dat voldoende moet zijn om te voorzien in de basisbehoeften en een zeker vrij besteedbaar inkomen. Diverse bedrijven en keteninitiatieven vinden dat dit inkomen beter op een andere wijze is te bereiken dan door een minimumprijs per eenheid product. Zij zetten in op verhoging van de productiviteit, kwaliteit en kostenefficiency. Daarmee kan de producent, los van de prijs voor een eenheid product, toch een hoger inkomen behalen. Bovendien stellen zij dat de leefbaarheid van een inkomen mede afhankelijk is van de economische conjunctuur en het dus niet nodig is om een minimumprijs te hanteren los van de schommeling van de wereldmarktprijzen. Bovenstaande is op zich voldoende voor bedrijven om zich te gaan inspannen voor een leefbaar inkomen. Enkele keteninitiatieven hebben deze norm inmiddels op een acceptabele wijze uitgewerkt. Wel zal de komende jaren worden onderzocht wat de impact is van de verschillende werkwijzen. Dat kan aanleiding zijn in de toekomst meer gedetailleerde eisen te stellen aan de invulling van deze norm. waar kan het fout gaan? als gevolg van dalende grondstofprijzen daalt het inkomen van producent onder het bestaansminimum meerwaarde efficiencyverhoging wordt teniet gedaan door dalende prijzen
wat kunnen bedrijven doen? informatie over producentenprijzen inwinnen en vergelijken met kosten levensonderhoud aansluiten bij keteninitiatieven die zich richten op het verbeteren van het inkomen van de producent activiteiten ontplooien die bijdragen aan ontwikkeling richting leefbaar inkomen
De eerlijke handelsnormen minimumprijs en voorfinanciering De minimumprijs betreft een garantieprijs die (ongeacht de wereldmarktprijs) wordt betaald aan handelspartners en die hoog genoeg is om in een leefbaar inkomen te voorzien en kosten van productie te dekken. De minimumprijs kan per product verschillen. Voor de toepassing van deze aanvullende sociale norm is het nodig dat de minimumprijs door een keteninitiatief wordt vastgesteld. Anno 2010 is de Fairtrade Labelling Organizations International het enige keteninitiatief dat dergelijke minimumprijzen vaststelt. Deze worden onder andere gehanteerd door leden van Max Havelaar, maar bedrijven kunnen die ook zelfstandig toepassen. Ter overbrugging van de periode tussen order en betaling wordt de handelspartners op verzoek een voorfinanciering geboden van maximaal zestig procent van het orderbedrag. Garantieprijs en voorfinanciering zijn slechts twee elementen van het concept eerlijke handel zoals vastgesteld door de Fairtrade Labelling Organizations International. Deze twee elementen worden in het kader van duurzaam inkopen als de meest essentiële gezien. Bovendien is van de overige elementen twijfelachtig in hoeverre deze proportioneel zijn in het kader van de uitvoering van de opdracht. Eerlijke handel stelt via een kostendekkende minimumprijs en voorfinanciering zeker dat handel ertoe leidt dat zelfstandige boeren minimaal de kosten voor duurzame productie gedekt krijgen en dat ze kunnen investeren in versterking van de organisatie. Dit is met name van belang bij sterk dalende grondstofprijzen op de wereldmarkt. Hieraan ligt een berekening ten grondslag die kan verschillen per productgroep. Zie voor een voorbeeldberekening: [http://www.fairtrade.net/fileadmin/user_upload/content/SOP_Development_of_Fairtrade_Prices_ andPremiums_Nov09_Final.pdf,http://www.fairtrade.net/793.html,http://www.fairtrade.net/fileadmi n/user_upload/content/290310_EN_Price_and_Premium_table.pdf].
Pagina 24 van 27
Voor alle berekeningen geldt: de prijsopbouw – inclusief de kosten van personeel, import, opslag, productontwikkeling, bewerkingen als het branden van koffie, marketing en administratie – moet leiden tot een acceptabele verkoopprijs. Aangezien er niet één wereldmarktprijs is, is het niet mogelijk kwalitatieve informatie hierover te geven. Als u een indicatie wilt van de prijzen, dan kunt u contact opnemen met relevante stakeholders of keteninitiatieven (zie bronnen). waar kan het fout gaan? wat kunnen bedrijven doen? schending vindt vooral plaats in de betreffende elementen van eerlijke sectoren waar de wereldmarktprijs in handel opnemen in hun de afgelopen tien jaar op een zeer laag leveranciersbeleid niveau heeft gelegen, zoals in de aansluiten bij keteninitiatieven die zich koffiesector. Producenten verdienen zo richten op eerlijke handel weinig dat ze niet of nauwelijks hun familie kunnen onderhouden en in hun basisbehoeften kunnen voorzien
Werktijden De werktijden zullen in overeenstemming zijn met de gangbare wetten en normen die in de bedrijfstak gelden. In geen geval zullen werknemers verplicht worden op regelmatige basis meer dan 48 uur per week te werken en zij zullen minimaal één vrije dag krijgen op elke periode van 7 dagen. Het maken van overuren zal vrijwillig gebeuren, zal niet meer bedragen dan 12 uur per week, zal niet op regelmatige basis vereist worden en zal altijd additioneel gecompenseerd worden. (ILO Conventie 1) Een limiet aan het aantal werkuren is van belang voor de fysieke en mentale gezondheid van werknemers en de continuïteit en kwaliteit van het werk zelf. Werken kost energie en te lange werktijden kunnen ten koste gaan van de gezondheid, veiligheid en welzijn van werknemers. De regels rondom werktijden zijn er ook om werk, privé, vrije tijd en zorgtaken te kunnen combineren. waar kan het fout gaan? kwetsbare sectoren zijn snel groeiende industrieën en sectoren die zeer concurrentiegevoelig zijn, bijvoorbeeld de kleding- en voedingsector structureel overwerk structureel onbetaald overwerk geen of zeer beperkte pauze tijdens werktijd gedurende piektijd een aantal weken achter elkaar zeven dagen per week werken geen betaalde vakantiedagen (volgens de ILO minimaal drie weken per fulltime gewerkt jaar)
wat kunnen bedrijven doen? realistische deadlines aanhouden productie zoveel mogelijk verspreiden gedurende het jaar productie zoveel mogelijk vooraf plannen en planning delen met leveranciers langetermijncontracten aangaan met leveranciers realistische prijzen betalen aan leveranciers zorgen dat leveranciers arbeidscontracten met de werknemers afsluiten
Veiligheid en gezondheid op de werkplek Er zal gezorgd worden voor een veilige en hygiënische werkomgeving, rekening houdend met de beschikbare kennis van de bedrijfstak en van mogelijke specifieke risico's. Er worden effectieve maatregelen getroffen ter voorkoming van ongevallen en schade aan de gezondheid ten gevolge
Pagina 25 van 27
van of verband houdend met het werk. Risicofactoren in de werksituatie worden geminimaliseerd voor zover dat in redelijkheid uitvoerbaar is. (ILO Conventie 155) Hoewel regeringen geacht worden om een nationaal beroepsveiligheidsbeleid te implementeren, wordt dit in sommige landen niet gedaan of matig gehandhaafd. In deze landen zullen bedrijven dergelijk beleid moeten implementeren en handhaven. In bepaalde sectoren moet men de werkpraktijk afstemmen op internationale standaarden, vooral in sectoren waar een verhoogd risico is. waar kan het fout gaan? landen waar geen of een matig gehandhaafd beroepsveiligheid en gezondheidsbeleid is bedrijven met structureel hoge werkdruk, overwerk en/of informeel werk gebieden met een verhoogd risico op HIV/Aids en malaria zonder bescherming werken met gevaarlijke stoffen onbekendheid onder werknemers met veiligheidsprocedures van machines geen of te weinig ventilatie geen of geblokkeerde nooduitgang onhygiënische werkplek lichamelijk (te) zware arbeid geen aangepaste werkomstandigheden voor kwetsbare groepen, zoals zwangere vrouwen, gehandicapten, jongeren en ouderen geluidsoverlast fysiek geweld en agressie ongewone straffen of disciplinaire maatregelen seksuele intimidatie
wat kunnen bedrijven doen? risicoanalyse uitvoeren beperken van blootstelling aan chemische stoffen verschaffen van (gratis) beschermende kleding en andere veiligheidsmaatregelen waar nodig veilig gebruik van machines en werkmateriaal faciliteren en bevorderen personeel trainen en instrueren ter voorkoming van ongelukken
Pagina 26 van 27
Factsheet Jaarrapportage en plan van aanpak Regime 3. kent twee belangrijke documenten: de jaarrapportage; het plan van aanpak. Jaarrapportage De jaarlijkse rapportage is onder regime 3. altijd verplicht. Deze rapportage is openbaar en kan zowel een opdrachtspecifieke rapportage zijn, als een rapportage die een breder deel van de activiteiten van de opdrachtnemer betreft, zoals een (duurzaamheids)jaarverslag. De rapportage bevat in ieder geval informatie over: de resultaten van de risicoanalyse; maatregelen om risico's te verminderen en schendingen te verhelpen; monitoring naleving normen; afhandeling van ontvangen signalen. De rapportage mag Nederlandstalig en/of Engelstalig zijn. De rapportage is vormvrij. Plan van aanpak Het plan van aanpak is alleen verplicht bij aanvullende sociale voorwaarden of een specifieke melding en ontvangt u (eenmalig) aan het begin van de contractperiode (binnen een maand na contractsluiting). Het plan kan betrekking hebben op de hele keten, maar met focus op de directe toeleveranciers. Het bevat minimaal de volgende zaken: de resultaten van een (eerste) risicoanalyse; een omschrijving van de inspanningen waarmee de risico's worden ingeperkt of afgedekt (verbeterprogramma); de wijze waarop de naleving van de normen zal worden gemonitord; een planning voor de inspanningen die de opdrachtnemer zal ondernemen; een toelichting op de totstandkoming van het plan van aanpak. De opdrachtnemer mag een eigen format gebruiken of een algemeen plan van aanpak (zoals in een duurzaamheidsverslag).
Pagina 27 van 27
