Handleiding. Implementeren Duurzaam Inkopen

Handleiding

Implementeren Duurzaam Inkopen door inbedden in de organisatie

GOED Lucie Gelderblom Search Jeroen Kanselaar September 2011 Versie 2.0

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.

Inleiding ............................................................................................................................. 3 Leerervaringen .................................................................................................................. 4 Opbouw programma ......................................................................................................... 5 Opdrachten om tot een plan van aanpak te komen .......................................................... 6 Stap 1 Huidige situatie m.b.t. beleid, organisatiestructuur, inkoopproces ............................ 6 Stap 2 Gewenste situatie m.b.t. beleid, organisatiestructuur, inkoopproces ........................ 8 Stap 3 Scholing, draagvlak en communicatie .................................................................... 12 Stap 4 Monitoring en evaluatie ........................................................................................... 13 Bijlage 1 Format Plan van Aanpak ......................................................................................... 15 Bijlage 1 Format Plan van Aanpak ......................................................................................... 15 Bijlage 2 Format Monitoringsysteem ...................................................................................... 26

Bij vragen over de handleiding of begeleiding kunt u contact op nemen met: Gelderblom Ontwikkeling En Duurzaamheid Mevrouw Lucie Gelderblom Tel: 06-53443078 E-mail: [email protected]

Search Consultancy De heer Jeroen Kanselaar Tel: 0413- 292982 E-mail: [email protected] www.duurzaamheid-search.nl

Handleiding Implementeren Duurzaam Inkopen door inbedden in de organisatie

2

1. Inleiding Deze handleiding is opgesteld naar aanleiding van het project dat is uitgevoerd door de organisaties GOED (Gelderblom Ontwikkeling En Duurzaamheid) en Search Consultancy in opdracht van Agentschap NL voor een zestal Friese gemeenten. De handleiding neemt organisaties stap voor stap mee in het maken van een plan van aanpak voor het implementeren van duurzaam inkopen in de organisatie. De handleiding is gericht op gemeenten maar kan ook goed gebruikt worden door andere organisaties. Doel van de opdracht was om de gemeenten aan de hand van ‘huiswerkopdrachten’ en interactieve bijeenkomsten te begeleiden bij het opstellen van een plan van aanpak met een concreet actieprogramma voor de inbedding van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. In totaal zijn vier bijeenkomsten gehouden die gericht waren op de aspecten van het inbedden van duurzaam inkopen in de organisatie. Voorafgaand aan de bijeenkomsten werden huiswerkopdrachten verspreid die in de bijeenkomsten werden behandeld. De opdrachten hebben tot doel de benodigde informatie te verzamelen en delen van het plan van aanpak op te stellen, maar zijn ook zeker bedoeld om meerdere personen en afdelingen binnen de gemeente te betrekken bij het opstellen van het plan van aanpak. Deze handleiding begint met de belangrijkste (leer)ervaringen die zijn opgedaan door de deelnemers. Door invulling te geven aan deze ervaringen wordt de slaagkans op een succesvol eindresultaat vergroot. Daarna wordt de opbouw van het programma beschreven aan de hand van de indeling van de vier aspecten die een rol spelen bij het inbedden van duurzaam inkopen. Daarna zijn de zelfstudie opdrachten beschreven aan de hand waarmee een concreet plan van aanpak kan worden opgesteld. Als bijlage zijn enkele voorbeelden van tekstdelen opgenomen die kunnen worden gebruikt als basis.


3

2. Leerervaringen Onderstaand zijn de belangrijkste leerervaringen uit het project opgenomen, waarvan het goed is deze door te nemen en voldoende aandacht aan te schenken om zowel het traject als het eindresultaat tot een succes te brengen. •

Zorg voor voldoende bestuurlijk draagvlak binnen de organisatie. Zowel bij de start van het traject als bij het daadwerkelijk implementeren van de instrumenten uit het traject.

•

De opdrachten kunnen niet uitsluitend door één persoon worden uitgevoerd. Zorg dat bij aanvang van het traject duidelijk is welke personen en afdelingen betrokken moeten worden. Ook deze personen moeten tijd ter beschikking krijgen om mee te werken aan het project.

•

Indien het implementeren gebeurt in een cursusverband; geef de verschillende deelnemers de vrijheid om aan de slag te gaan op een manier die het beste past bij de situatie in de eigen organisatie. Dit vergt wel begeleiding op maat, maar is motiverender voor de deelnemers en levert voor de individueel deelnemer het nuttigste resultaat op.

•

Maak zoveel mogelijk gebruik van voorbeeldteksten die beschikbaar zijn (zie bijvoorbeeld bijlage 1).

•

Het opstellen van een goed plan van aanpak kost tijd! Zorg dat voldoende tijd expliciet vrij gemaakt wordt om de opdrachten uit te voeren.


4

3. Opbouw programma Het traject voor het schrijven van een plan van aanpak met concrete doelen en actiepunten voor het inbedden van duurzaam inkopen in de organisatie, is ingedeeld in 4 concrete en afgebakende stappen. Voor elke stap zijn opdrachten opgesteld aan de hand waarvan gestructureerd de noodzakelijke informatie binnen de eigen organisatie wordt verzameld en de basis wordt gelegd voor het opstellen van het plan van aanpak. De opdrachten zoals beschreven in hoofdstuk 3 zijn bedoeld als richtlijn. De toepasbaarheid kan per organisatie en per traject verschillen afhankelijk van de aard en complexiteit van de organisatie en inkoopproces. De vier stappen richten zich achtereenvolgens op de volgende aspecten van het inbedden van duurzaam inkopen in de organisatie: 1. Wat is de huidige situatie m.b.t. beleid, organisatie en inkoopproces? 2. Wat is de gewenste situatie m.b.t. beleid, organisatie en inkoopproces en welke doelstellingen en actiepunten komen daaruit voort? 3. Welke doelen en actiepunten m.b.t. scholing, draagvlak en communicatie horen daarbij? 4. Hoe meet je in de komende jaren de voortgang en de effecten (monitoring en evaluatie) en welke doelen en actiepunten horen daarbij? Na het doorlopen van de vier stappen is het plan van aanpak compleet en kan het plan worden vastgesteld door het bestuur van de gemeente(n) (college of raad).


5

4. Opdrachten om tot een plan van aanpak te komen Stap 1 Huidige situatie m.b.t. beleid, organisatiestructuur, inkoopproces Het resultaat van deze stap is een helder beeld van de huidige situatie m.b.t. beleid, organisatie en inkoopproces.

Opdracht 1. Implementatiecoach Agentschap NL Ga naar https://implementatiecoachdi.senternovem.nl/public/default.aspx voor de elektronisch invulbare versie van de implementatiecoach. Een toelichting op de werking van de implementatiecoach staat op: https://implementatiecoachdi.senternovem.nl/public/default.aspx Beantwoord de vragen voor de huidige situatie binnen uw organisatie. Kies na het invullen van alle vragen, voor het maken van een rapport in PDF en sla deze op. Deze uitkomst kunt u hanteren als ‘nulmeting’. Daarmee geeft het ook inzicht op welke onderdelen verbetering van het beleid wenselijk is en welke maatregelen moeten worden genomen om deze te verbeteren. Opdracht 2. Inventarisatie (beleids)documenten • Maak een overzicht van alle beleidsstukken binnen de (gemeentelijke) organisatie die relevant zijn voor het inbedden van duurzaam inkopen. Denk hierbij aan: o Milieubeleidsplan / duurzaamheidplan / deelnameverklaring DI / ondertekening klimaatakkoord/… o Inkoopbeleid / Aanbestedingsbeleid / Raamcontracten/… o Afdelingsplannen/Uitvoeringsprogramma’s/…. o Jaarverslagen / Evaluaties/ Kwartaalrapportages/ o Huisreglement / Gedragsprotocollen / Wervingsbeleid/…. • Geef bij elk beleidsstuk aan op welke wijze Duurzaam Inkopen hier een plek in heeft.

Opdracht 3. Organisatiestructuur • Maak een overzicht van de huidige organisatiestructuur van de gemeentelijke organisatie. Denk aan: o o o o

Wordt er centraal of decentraal ingekocht? Is er een inkoopcoördinator, is er een duurzaamheidcoördinator? Indien inkoop geen afzonderlijke afdeling is, duidelijk aangeven welke afdeling verantwoordelijk is voor inkoop. Inventariseer waar strategische beslissingen over inkoop worden genomen, waar in de organisatie worden de eerste beslissingen over een abstracte inkoopbehoefte genomen (b.v. strategische beslissingen complete herinrichting van een verkeersplein, ‘kantoorinrichting’ in brede zin, overstap


6

•

naar paperless office), waar tactische beslissingen (o.a. vertalen van inkoopbehoefte naar specificaties aanbestedingsdocument, contract- en leveranciersmanagement) en waar operationele beslissingen (o.a. bestellen). Geef vervolgens aan in hoeverre de verantwoordelijke inkoopafdeling betrokken is bij deze drie fasen. o Hoeveel afdelingen zijn er en hoeveel medewerkers per afdeling? o Welke functies worden onderscheiden binnen de organisatie/afdelingen? o Welke medewerkers mogen inkopen, wat zijn hun mandaten? o Hoe vindt binnen elke afdeling en tussen de afdelingen overleg en afstemming plaats over inkoop of over duurzaamheid? o koopt jouw gemeente bepaalde dingen in samen met andere gemeenten? Geef aan welke plek duurzaam inkopen heeft in de in kaart gebrachte (elementen van de) organisatiestructuur.

Opdracht 4. Inkoopproces • Maak een overzicht van de huidige instrumenten van de inkoopprocedure in jouw gemeente. Denk aan: o Opdrachtbonnen/bestelbonnen/inkoopformulieren/bestelprocedure o Formats voor besluitvorming van afdeling/MT/College/Raad o Formats voor bestekken/brieven/advertenties o Algemene Inkoopvoorwaarden o Overzicht van vaste leveranciers/kennisbank inkoopervaringen • Geef bij elk element aan of en hoe Duurzaam Inkopen hier naar uw mening (in voldoende mate) een plek in heeft.

Opdracht 5. Nulsituatie duurzaam inkopen • Verzamel de volgende gegevens: o Het inkoopvolume van de verschillende afdelingen (in euro’s op basis van de cijfers uit 2010) en het totale inkoopvolume van de gemeente (idem); o Per afdeling: de top 3 van medewerkers die het meest hebben ingekocht in 2010 (in euro’s); o Per afdeling: de top 3 van medewerkers die het vaakst hebben ingekocht in 2010 (in aantal bestellingen); o Per afdeling: ga naar http://www.pianoo/duurzaaminkopen en ga na welke productgroepen relevant zijn voor de verschillende afdelingen. • Maak (indien mogelijk) voor de verzamelde informatie een schatting welk aandeel duurzaam is ingekocht. Of dit mogelijk is en zo ja op welke wijze de schatting gemaakt kan worden is afhankelijk van de bestaande inkoopadministratie in uw organisatie.


7

Stap 2 Gewenste situatie m.b.t. beleid, organisatiestructuur, inkoopproces De opdrachten in deze stap zijn erop gericht te komen tot heldere doelstellingen en een concreet actieprogramma voor het inbedden van duurzaam inkopen in het beleid, de organisatiestructuur en het inkoopproces voor de komende 4 jaar.

Opdracht 1. Nulsituatie duurzaam inkopen • Bepaal op basis van de in stap 1 verzamelde gegevens over de huidige inkoopsituatie welke doelen bereikt moeten gaan worden en in welk tijdsbestek dat moet gebeuren. Denk aan: o Welk percentage DI moet bereikt gaan worden? Wanneer moet dat bereikt zijn? o Waar liggen de prioriteiten (bij bepaalde producten, personen, projecten, afdelingen, combinatie…? o Gaat de ambitie voor duurzaam inkopen nog verder dan dit percentage? Bijvoorbeeld: meenemen gunningcriteria, gunningcriteria als minimumeisen meenemen, eigen duurzaamheidscriteria toevoegen, duurzaamheid ook meenemen in productgroepen waarvoor geen generieke duurzaamheidscriteria zijn vastgesteld. o

•

Zijn er naast milieudoelstellingen ook sociale doelstellingen tav duurzaam inkopen? Inzet mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, internationale sociale aspecten zoals kinderarbeid, leefbaar loon, etc?

Deze doelen vormen de DI-ambitie van het te schrijven plan van aanpak. Houdt deze doelen in gedachten bij de uitvoering van de volgende opdrachten. Ook de I-coach geeft een “uitslag” op basis van een aantal thema’s.

Opdracht 2. Gewenste situatie (beleids)documenten • Maak een overzicht van de gewenste toevoegingen aan de aanwezige beleidsstukken, protocollen en handleidingen. Het kan gaan om het toevoegen van een passage over duurzaam inkopen aan een bestaand stuk of om het schrijven van een nieuw document. Denk aan: o De beleidscyclus (Jaarstukken, Voorjaarsnota, Productenraming, Programmabegroting, Managementrapportages, Bestuursrapportages, Afdelingsplannen, ….) o Duurzaamheidbeleid (Milieubeleidsplan, duurzaamheidplan, deelnameverklaring DI, ondertekening klimaatakkoord/…) o Inkoop- en aanbestedingsbeleid (Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Algemene Inkoopvoorwaarden, Raamcontracten,….) o Personeels- en organisatiebeleid (wervingsbeleid, opleidingsplan, resultaatafspraken, huisreglement, gedragsprotocollen,….


8

•

Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?).


9

Opdracht 3. Gewenste situatie organisatiestructuur • Maak een overzicht van de gewenste toevoegingen aan de bestaande organisatiestructuur in jouw gemeentelijke organisatie. Denk aan alles wat kan helpen om duurzaam inkopen goed in te bedden in de organisatie: o

o

Overkoepelende vraag bij gemiddelde ambitie: Hoe zou de inkoopfunctie er uit moeten zien om het toevoegen van de vastgestelde duurzaamheidscriteria in aanbestedingsdocumenten en de controle op uitvoering in de contractfase te garanderen? Overkoepelende vraag bij hoge ambitie:Hoe zou de inkoopfunctie er uit moeten zien om duurzaamheidsaspecten in elke fase van het inkoopproces (vanaf het allereerste moment van bepalen van inkoopbehoefte tot en met het evalueren van de lopende overeenkomsten) mee te nemen, waarbij ook eigen of afwijkende duurzaamheidscriteria worden meegenomen?

Moet er iets veranderen aan centraal of decentraal inkopen en zo ja wat is de gewenste situatie? o Welke afdeling moet welke rol/verantwoordelijkheid krijgen m.b.t. duurzaam inkopen? o Aan welke functies moeten taken en verantwoordelijkheden worden toegevoegd m.b.t. duurzaam inkopen? o Wat is de gewenste situatie m.b.t. inkoopmandaten? o Moet er een inkoop- of duurzaamheidcoördinator komen? Zo ja, moet dat een nieuwe functie zijn of uitbreiding van een bestaande functie. Hoe moet de nieuwe of uit te breiden functie er uit komen te zien? o Hoe en hoe vaak moet in de toekomst afstemming en overleg plaatsvinden over duurzaam inkopen? Agendapunten toevoegen aan bestaande overleggen, een nieuwe overlegplatform oprichten, een bestaand overlegplatform uitbreiden? Wie neemt deel in die overleggen? o Wat is de gewenste situatie wat betreft inkoopsamenwerking met andere gemeenten? Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?). o

•

Opdracht 4. Gewenste situatie inkoopproces • Maak een overzicht van de gewenste toevoegingen aan de aanwezige instrumenten van het inkoopproces. Het kan gaan om het toevoegen van een passage over duurzaam inkopen aan een bestaand instrument of om het ontwikkelen van een nieuw instrument. Denk aan: o Opdrachtbonnen/bestelbonnen/inkoopformulieren/ o Bestelprocedure o Formats voor besluitvorming van afdeling/MT/College/Raad o Formats voor bestekken/brieven/advertenties o Overzicht van vaste leveranciers/ o Kennisbank inkoopervaringen


10

•

Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?).


11

Stap 3 Scholing, draagvlak en communicatie Resultaat van onderstaande opdrachten zijn heldere doelstellingen en een concreet actieprogramma voor scholing, draagvlakvergrotingen en communicatie t.b.v het inbedden van duurzaam inkopen in de komende 4 jaar, gebaseerd op een helder beeld van de huidige situatie.

Opdracht 1. Nulsituatie Scholing/kennis, draagvlak en communicatie Nu helder is welke doelen en ambities er zijn gesteld t.a.v. duurzaam inkopen en welke actiepunten daaruit voortvloeien voor de komende periode, is het tijd om te kijken wat er nodig is om de collega’s binnen de eigen organisatie hun rol bij duurzaam inkopen goed te kunnen laten vervullen. Maak een overzicht van de huidige situatie binnen de gemeentelijke organisatie op het gebied van: •

Kennis en Scholing. Denk aan alles wat kan helpen om duurzaam inkopen goed in te bedden in de organisatie: o Hoe (on)bekend is het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de medewerkers in de organisatie? o Wat is het niveau van kennis over duurzaam inkopen in de organisatie? o Welke scholingsmomenten en -mogelijkheden kent de organisatie al? o Waar liggen de prioriteiten voor scholing in duurzaam inkopen (bij bepaalde producten, personen, projecten, afdelingen, combinatie…)?

•

Draagvlak en communicatie intern. Denk aan: o Wat is het draagvlak voor duurzaam inkopen bij de verschillende afdelingen/collega’s? o Welke bestaande interne communicatiemomenten kun je eventueel gebruiken voor aandachtsmomenten voor duurzaam inkopen (personeelsbijeenkomsten, uitjes, kerstborrel, kantine, koffiehoek, intranet, nieuwsbrief, etc)? o Waar liggen de prioriteiten (bij bepaalde producten, personen, projecten, afdelingen, combinatie…)?

•

Communicatie extern. Denk aan: o Welk bestaande externe communicatieaspecten kun je eventueel gebruiken voor aandachtsmomenten voor duurzaam inkopen? (overleggen met leveranciers, aanbestedingsadvertenties/brieven, website, communicatiehuisstijl, communicatieplan, nieuwjaarsbijeenkomsten, bijeenkomsten met bedrijven,..) o Waar liggen de prioriteiten (bij bepaalde producten, leveranciers, projecten, combinatie…)?

Opdracht 2. Gewenste situatie Scholing/kennis, draagvlak en communicatie •

Kennis en Scholing


12

o o

Formuleer op basis van de in beeld gebrachte nulsituatie doelen die hiervoor over 4 jaar bereikt moeten zijn. Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?).

•

Draagvlak en communicatie intern o Formuleer op basis van de in beeld gebrachte nulsituatie doelen die hiervoor over 4 jaar bereikt moeten zijn. o Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?).

•

Communicatie extern o Formuleer op basis van de in beeld gebrachte nulsituatie doelen die hiervoor over 4 jaar bereikt moeten zijn. o Vertaal de gewenste situatie naar concrete actiepunten met eigenaar (wie zorgt dat de actie wordt uitgevoerd?) en deadline (wanneer is de actie uitgevoerd?).

Stap 4 Monitoring en evaluatie Resultaat van deze stap is een monitoringsysteem waarmee de doelstellingen ten aanzien van duurzaam inkopen kunnen worden getoetst, dat goed aansluit bij bestaande processen en procedures van de organisatie en de juiste balans bevat tussen investering (het aanleveren van gegevens) en opbrengst (voldoende helder beeld van de voortgang). Opdracht 1. Inventarisatie huidige procedures • Inventariseren bij welke bestaande activiteiten, procedures en werkwijzen binnen de organisatie makkelijk aangehaakt kan worden voor het bepalen van het aandeel duurzame inkoop op een bepaald moment. Hierbij moet worden gedacht aan: o Factuuradministratie o Inrichting boekhouding o Inkoopformulieren o Rechtmatigheidsaudits Opdracht 2. Inventarisatie van te monitoren aspecten • Breng in beeld de overige aspecten waarop gemonitord kan worden. Denk aan: o Monitoren op inbedding in de organisatie o Uitvoering van voorgenomen acties o Kennis van medewerkers, o Veranderende aanbiedingen van leveranciers


13

Opdracht 3. Inventarisatie overige monitoring instrumenten • In beeld brengen welke interne en externe instrumenten beschikbaar zijn voor monitoring en evaluatie van duurzaam inkopen. Denk aan: o De implementatiecoach van Agentschap NL o Duurzaamheidmeter van het COS. Opdracht 4. Samenstellen monitoring instrument • In overleg met een aantal sleutelpersonen keuzes maken en op basis daarvan een samenhangend monitoring instrument samenstellen.


14

Bijlage 1 Format Plan van Aanpak

Gemeente……….. Naar structurele duurzame inkoop Plan van Aanpak 2011 – 20..

Inhoud 1. 2. …. Bijlagen 1. 2. ….

Management samenvatting …..


15

1. Inleiding Aanleiding Doel Plan van Aanpak Totstandkoming van het PvA Opbouw Plan van aanpak Status van het PvA na vaststelling (richting gevend of verplichtend? )

2. Ambitie DI Wat verstaat de gemeente onder duurzame Inkoop? Welke doelen wil de gemeente bereiken en wanneer? Bij gebruik van een percentage: wat wordt bedoeld met 100 % ?


16

3. Huidige situatie 3.1 Beleid Leg per onderdeel in een paar zinnen uit wat de relevantie is van het beleidsstuk voor het inbedden van DI 3.1.1 Beleidscyclus Bouw dit op aan de hand van de onderdelen van de Beleidscyclus, bijvoorbeeld Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening), Voorjaarsnota, Productenraming, Programmabegroting, Managementrapportages, Bestuursrapportages, Afdelingsplannen, Etc. 3.1.2 Inkoop en aanbesteding Welke beleidsstukken, besluiten en protocollen zijn er tav inkoop en aanbesteding, bijvoorbeeld Inkoopprotocol, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Mandateringsbesluit, Algemene Inkoopvoorwaarden, etc 3.1.3 Duurzaamheid Welke beleidsstukken en besluiten zijn er t.a.v. duurzaamheid, bijvoorbeeld Raadsbesluiten, Collegebesluiten, Milieubeleidsplan, Milieujaarprogramma, Beleidsnota duurzaamheid, Klimaatbeleid, Beleidsnota Duurzaam Inkopen 3.1.4 Personeel en Organisatie Welke beleidsstukken, besluiten en protocollen zijn er t.a.v. P&O, bijvoorbeeld Werving en selectiebeleid, Protocol voor nieuwe medewerkers, Handleiding voor stagebegeleiders, Functieomschrijvingen, Scholingsbeleid, Resultaatafspraken en gesprekken


17

3.2 Organisatiestructuur 3.2.1 Medewerkers, functies, mandaten Organogram van de gemeentelijke organisatie ……. Aantal inkopende medewerkers Afdelingen

Aantal medewerkers

Aantal betrokken bij eigen inkoop

1 2 3 Totaal Taken en verantwoordelijkheden t.a.v. (duurzaam) inkopen Functies Functie 1 Functie 2 Functie 3 etc

Taken/verantwoordelijkheden (duurzaam) inkopen

Duurzaamheidcoordinator/inkoopcoordinator? Wie koopt in met welk mandaat? Functies Functie 1 Functie 2 Functie 3 etc

Betrokken bij eigen inkoop aantal

Volmacht Ja/nee

Bedrag tot € ….

Van de .. personen zijn .. personen betrokken bij eigen inkoop (.. %). 3.2.2 Overleg en afstemming (Welke overleggen zouden relevant kunnen zijn voor het inbedden van DI?) Binnen de afdelingen: ….. Tussen de afdelingen:


18

….. Extern overleg: …… 3.3 Inkoopproces Geef bij elk element aan of Duurzaam Inkopen hier (in voldoende mate) een plek in heeft. 3.3.1 Inkoopprocedure en afspraken Alle afspraken die in de organisatie bestaan over de te volgen stappen bij inkoop 3.3.2 Standaards en Formats Opdrachtbonnen/bestelbonnen/inkoopformulieren/bestelprocedure Formats voor besluitvorming van afdeling/MT/College/Raad Formats voor bestekken/brieven/advertenties 3.3.3 Overig Bijv kenniscentrum inkoopervaringen Inkoopsamenwerking met andere gemeenten?


19

3.4 Producten en bedragen 3.4.1 Producten Ingekochte werken, producten en diensten Vallend onder een productgroep van Agentschap NL: ….. Niet vallend onder een productgroep van Agentschap NL: ….. ‘Vaste’ leveranciers …… 3.4.2 Bedragen Inkoopvolume (per afdeling) in 2009 Ingekochte werken/leveringen/diensten (zoek hierbij aansluiting bij de financiële administratie)

Inkoopvolume 2009 (in euro’s)

Criteria ANL van toepassing (Ja/nee)

Criteria ANL gebruikt (Ja/nee)

Geschat aandeel DI volgens ANL (%)

Criteria ANL van toepassing (Ja/nee)

Criteria ANL gebruikt (Ja/nee)

Geschat aandeel DI volgens ANL (%)

Totaal Investeringen (per afdeling) in 2009 Investeringen in 2009 in werken/leveringen/diensten (zoek hierbij aansluiting bij de financiële administratie)

Investerings volume 2009 (in euro’s)

Totaal Duurzame inkopen los van criteria ANL in de afgelopen paar jaar Omschrijving Werk/levering/dienst

Jaar

Omschrijving van het duurzaamheidsaspect


Bedrag (euro’s)

20

Wie of welke afdeling geeft het meeste geld uit? Afdeling of naam

Inkoopvolume 2009 (in euro’s)

Totaal En/of Top 3 (per afdeling) van medewerkers die het meest hebben besteed in 2009 Top 3 (per afdeling) van medewerkers die het vaakst hebben ingekocht in 2009


21

4. Gewenste situatie 4.1 Inbedding in beleid 4.1.1 Omschrijving gewenste situatie Gewenste situatie: leg per onderdeel in een paar zinnen uit wat aan het stuk moet worden toegevoegd (indien gewenst). 4.1.2 Actiepunten Som de actiepunten die nodig zijn om de gewenste situatie voor elkaar te krijgen (met trekker en deadline) 1. (actie, trekker, deadline) 2. ….. 3. ….. 4.2 Inbedding in organisatie 4.2.1 Omschrijving gewenste situatie 4.2.2 Actiepunten 4. (actie, trekker, deadline) . ….. . ….. 4.3 Inbedding in proces 4.3.1 Omschrijving gewenste situatie 4.3.2 Actiepunten 4.4 Producten en bedragen 4.4.1 Omschrijving gewenste situatie Speerpunten, prioriteiten, budgetten, begroting 4.4.2 Actiepunten


22

5. Scholing, draagvlak en communicatie Wat betekent het voorgaande (bestaande en gewenste situatie) voor scholing, vergroting draagvlak en communicatie? 5.1 Scholing 5.1.1 Huidige Situatie 5.1.2 Gewenste situatie 5.1.3 Actiepunten 5.2 Draagvlak en Communicatie intern 5.2.1 Huidige Situatie 5.2.2 Gewenste situatie 5.2.3 Actiepunten 5.3 Communicatie extern 5.3.1 Huidige Situatie 5.3.2 Gewenste situatie 5.3.3 Actiepunten


23

6. Monitoring en evaluatie 6.1 Huidige situatie monitoring en evaluatie Hoe zit de financiële administratie in elkaar, welke vormen van monitoring bestaan al, welke formats en formulieren worden daarbij gebruikt, etc. 6.2 Gewenste situatie 6.3 Actiepunten


24

7. Overzicht actiepunten Alle actiepunten in één overzicht Nr.

Actiepunten Inbedden in beleid

Trekker

Wanneer

1 2 3 4 5 6 Inbedden in organisatiestructuur 7 8


25

Bijlage 2 Format Monitoringsysteem 1. Inventarisatie instrumenten tbv het meten van het aandeel duurzaam inkopen Meetinstrumenten Financiële administratie Startformulier Contractregistratie Factuurscan

Toepassing Via aparte inkoopmodule info over alle inkopen opnemen Werken/Leveringen ≥ €…… Diensten ≥ €…… Werken/Leveringen ≥ €…… Diensten ≥ €……. Alle Werken/ Leveringen Diensten

Uitdraai boekhouding op economische categorieën

Alle werken, leveringen en diensten waarvan de economische categorie(omschrijving) overeenkomt met een productgroep van ANL

…….

……

Benodigde aanpassing Aparte module aanschaffen en extra menskracht inhuren Al aanwezig? Aanpassen? Nieuw maken? Al aanwezig? Aanpassen? Nieuw maken? Verplicht veld opnemen? Kladblok gebruiken? navragen bij softwareleverancier ? Overzicht maken van de overeenkomsten tussen categorieën en productgroepen ANL

Geschikt

Trekker

Wanneer

Ja/ Nee

Ja/Nee Ja/Nee Ja /Nee

Ja/ Nee

2. Inventarisatie overige mogelijk te monitoren aspecten Te monitoren aspect

Hoe?

Voortgang Speerpunten Uitvoering Acties Plan van Aanpak

Vragenlijst? Voor wie? Rapportagevorm?

Mate van inbedding Kennis DI bij inkopers Mate van duurzaam inkopen aanvullend op of anders dan de criteria van ANL Reacties van/ervaringen met leveranciers Kosten duurzaam inkopen (goedkoper/duurder; investering vs exploitatie) Effectiviteit DI project

Frequentie

Aanvullende vragenlijst? Voor wie? Rapportagevorm? Vertaling naar acties? * Op basis van ….[ingevulde vragenlijsten, rapportages en bespreking in projectgroep]…. * Vertalen naar acties ? door wie?

……


26

3.

Inventarisatie instrumenten tbv monitoring en evaluatie:

Instrument (intern en extern) Intern Onderdelen Beleidscyclus Rapportage van projectgroep? Accountantscontrole ……… Extern Duurzaamheidsmeter-profit COS Monitor ANL Implementatiecoach ANL ……. 4.

Frequentie

Geschikt voor interne monitoring en evaluatie Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/Nee Ja/Nee Ja/Nee

…..

Voorstel voor monitoring systeem

Te monitoren

Hoe?

Rapportage

Aandeel duurzaam inkopen

Rapportage en conclusies op basis van: * Startformulieren * Contractregistratie * Factuurscans

* In managementrapportages? * In rapportages van projectgroep?

Speerpunten Acties Plan van Aanpak

Rapportage en conclusies op basis van een mondelinge of schriftelijke vragenlijst (kort)

Frequentie

Wanneer

* in productenrealisatie? * in jaarstukken? * bij accountantscontrole? * beleidsevaluaties?

Inbedding Kennis DI DI aanvullend op ANL Ervaringen met leveranciers Kosten DI

Effectiviteit DIproject

Rapportage en conclusies op basis van: een mondelinge of schriftelijke vragenlijst (aanvullend)

* invullen Implementatiecoach ANL * invullen Duurzaamheidmeter - profit * Op basis van alle verzamelde informatie

* in Managementrapportage * In rapportage van projectgroep

* scores ANL * puntenscores Aparte rapportage voor MT, College en Raad


27

Handleiding. Implementeren Duurzaam Inkopen

Recommend Documents