HANDLEIDING E-TENDERING

HANDLEIDING E-TENDERING VOOR ONDERNEMINGEN

28/04/2015 - Versie 201

GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen “e-Tendering voor Ondernemingen” zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie – Federale Dienst e-Procurement – Wetstraat 51 – 1040 Brussel [email protected] - +32 2 790 52 00

28/04/2015 - Versie 201 2 / 72

INHOUDSTAFEL 1

Algemeen.............................................................................................................................................................................................................................................. 7 1.1 Wat is e-Tendering? ................................................................................................................................................................................................................................. 8 1.1.1 Waarvoor staat e-Tendering ?............................................................................................................................................................................................................. 8 1.1.2 De voordelen van e-Tendering ............................................................................................................................................................................................................ 8 1.2

Wat hebt u nodig voor e-Tendering? ....................................................................................................................................................................................................... 9

1.3

Toegang tot de applicatie ...................................................................................................................................................................................................................... 10

1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? ...................................................................................................................................................................................... 11 1.4.1 Algemeen overzicht ........................................................................................................................................................................................................................... 11 1.4.2 De hoofdbanner ................................................................................................................................................................................................................................ 11 1.4.3 Het hoofdmenu ................................................................................................................................................................................................................................. 12 1.4.4 Werkzone .......................................................................................................................................................................................................................................... 12 2

Registreren en aanmelden, accountbeheer..........................................................................................................................................................................................13 2.1

3

Centraal gebruikersbeheer .................................................................................................................................................................................................................... 14

Mijn Dossiers .......................................................................................................................................................................................................................................15 3.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification? ................................................................................................................................................................................... 16 3.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 16 3.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 16 3.2 Hoe een dossier vinden in e-Tendering? ................................................................................................................................................................................................ 17 3.2.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 17 3.2.2 Via “Mijn Dossiers” ............................................................................................................................................................................................................................ 17 3.2.3 Via de zoekmotor .............................................................................................................................................................................................................................. 18 3.2.4 Inhoud van een dossier ..................................................................................................................................................................................................................... 19

28/04/2015 - Versie 201 3 / 72

3.3 Hoe de deelname bevestigen? ............................................................................................................................................................................................................... 21 3.3.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 21 3.3.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 21 3.4 Hoe een PV van opening zoeken? .......................................................................................................................................................................................................... 23 3.4.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 23 3.4.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 23 4

Een offerte indienen ............................................................................................................................................................................................................................25 4.1 Hoe documenten opladen? .................................................................................................................................................................................................................... 26 4.1.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 26 4.1.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 26 4.2 Hoe enkel de hashcode van een document opladen? ............................................................................................................................................................................ 30 4.2.1 Opmerking vooraf ............................................................................................................................................................................................................................. 30 4.2.2 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 30 4.2.3 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 30 4.3 Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode? ......................................................................................................................................... 34 4.3.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 34 4.3.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 34 4.4 Hoe een opgeladen document verwijderen? ......................................................................................................................................................................................... 38 4.4.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 38 4.4.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 38 4.5 Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen? ........................................................................................................................................................................... 39 4.5.1 Opmerking vooraf ............................................................................................................................................................................................................................. 39 4.5.2 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 39 4.5.3 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 39 4.6 Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is? .............................................................................................................................................. 41 4.6.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 41

28/04/2015 - Versie 201 4 / 72

4.6.2

Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 41

4.7 Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen? .............................................................................................................................................................................. 43 4.7.1 Opmerking vooraf ............................................................................................................................................................................................................................. 43 4.7.2 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 44 4.7.3 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 44 4.7.4 Tekenen met eID ............................................................................................................................................................................................................................... 46 4.7.5 Tekenen met Certipost / QuoVadis Token ........................................................................................................................................................................................ 49 4.7.6 Tekenen met eigen software en token ............................................................................................................................................................................................. 52 4.8 Hoe een ontvangstbewijs aanvragen? ................................................................................................................................................................................................... 55 4.8.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 55 4.8.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 56 4.9 Hoe indienen in een beperkt dossier? .................................................................................................................................................................................................... 57 4.9.1 Beginsituatie ...................................................................................................................................................................................................................................... 57 4.9.2 Werkwijze .......................................................................................................................................................................................................................................... 58 4.10 Hoe de indieningsrechten beheren ? ..................................................................................................................................................................................................... 60 4.10.1 Opmerking vooraf ......................................................................................................................................................................................................................... 60 4.10.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 60 4.10.3 Indieningsrechten toekennen ....................................................................................................................................................................................................... 60 4.10.4 Verkregen indieningsrechten bekijken ......................................................................................................................................................................................... 63 4.10.5 Toegekende indieningsrechten bekijken. ..................................................................................................................................................................................... 65 4.11 Hoe een volmacht geven? ...................................................................................................................................................................................................................... 66 4.11.1 Opmerking vooraf ......................................................................................................................................................................................................................... 66 4.11.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 66 4.11.3 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................... 66 4.12 Hoe de deelname annuleren? ................................................................................................................................................................................................................ 69 4.12.1 Opmerking vooraf ......................................................................................................................................................................................................................... 69 4.12.2 Beginsituatie ................................................................................................................................................................................................................................. 69 4.12.3 Werkwijze ..................................................................................................................................................................................................................................... 69

28/04/2015 - Versie 201 5 / 72

5

Vragen ?...............................................................................................................................................................................................................................................71 5.1

Hoe ons contacteren? ............................................................................................................................................................................................................................ 72

28/04/2015 - Versie 201 6 / 72

1 Algemeen

28/04/2015 - Versie 201 7 / 72

1.1 Wat is e-Tendering? 1.1.1 Waarvoor staat e-Tendering ? e-Tendering is de module van het e-Procurement programma waarbij een inschrijver zijn offerte of aanvraag tot deelneming elektronisch kan indienen en waarbij de aanbestedende overheid de opening eveneens elektronisch kan laten verlopen. e-Tendering heeft de volgende doelstellingen:   

de inschrijver kan zijn offertes / aanvragen tot deelneming elektronisch indienen; de aanbestedende overheid kan de offertes / aanvragen tot deelneming elektronisch openen een elektronisch PV van opening wordt automatisch gegenereerd

Via e-Tendering kan het verdere elektronisch verwerken van de documenten voor de evaluatie en de gunning gegarandeerd worden. Daarenboven is er een sterke integratie met de applicatie e-Notification (elektronisch publiceren van overheidsopdrachten).

1.1.2 De voordelen van e-Tendering e-Tendering biedt verschillende voordelen:     

Kostenbesparing (minder papierverbruik, geen verzendingskosten). De mandataris kan de offerte online tekenen. Er is een ontvangstbewijs voor alle ingediende documenten. Offertes/aanvragen tot deelneming ingediend via e-Tendering kunnen niet verloren gaan. PV’s van opening kunnen online geraadpleegd worden.

Al deze voordelen dragen bij tot kostenbesparing en efficiëntieverhoging.

28/04/2015 - Versie 201 8 / 72

1.2 Wat hebt u nodig voor e-Tendering?     



Een internetverbinding Een standaard webbrowser (Internet Explorer 7 of hoger, Google Chrome, Mozilla Firefox,…) De meest recente versie van Java Virtual Machine Een interne of externe kaartlezer voor smartcards. Er zijn 3 manieren om te tekenen: o De Belgische eID of een vreemdelingenkaart, met bijhorende PIN code o Een Certipost / QuoVadis token o Eigen token en software Ondersteunde bestandsformaten: alle types bestanden zijn toegelaten (tenzij er in de publicatie iets anders vermeld staat) o OPMERKING: er is wel een (technische) grens van maximaal 80 MB per bestand, en maximaal 350 MB per dossier

28/04/2015 - Versie 201 9 / 72

1.3 Toegang tot de applicatie Zoals voor al onze e-Procurement applicaties bestaan er voor e-Tendering 2 omgevingen, beschikbaar in 4 talen (Nederlands , Frans, Duits en Engels) 

De productie-omgeving: https://eten.publicprocurement.be Doelstelling: applicatie voor het indienen van aanvragen tot deelneming / offertes, en voor de openingen



De demo-omgeving: https://etendemo.publicprocurement.be Doelstelling: applicatie om training en opleiding te organiseren, en uw configuratie te testen (vb. om het indienen van een offerte en ondertekenen met eID uit te testen)

28/04/2015 - Versie 201 10 / 72

1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? 1.4.1 Algemeen overzicht De e-Tendering-site bestaat uit 3 grote delen :   

In het blauwe kader : de hoofdbanner In het groene kader : het hoofdmenu In het rode kader : de werkzone

1.4.2 De hoofdbanner

De hoofdbanner bestaat uit verschillende hyperlinks:    

EN | FR | nl | DE: deze link laat toe om de taal van de applicatie aan te passen Over: Hier vind u informatie over de actuele versie van e-Tendering Contact: via deze link kan u een mail naar de applicatiebeheerders sturen Help: via de help link vindt u informatie over de applicatie (handleidingen, checklists, …)

Daarnaast kan u een tekstveld invullen om een zoekopdracht tussen de verschillende pagina’s van het Belgium.be portaal te starten.

28/04/2015 - Versie 201 11 / 72

1.4.3 Het hoofdmenu De opties in het hoofdmenu verschillen naargelang de gebruiker is aangemeld of niet.

Niet-aangemelde gebruiker

Aangemelde gebruiker

Aanmelden: geeft toegang tot het centrale gebruikersbeheer, waar u zich kan registreren of aanmelden. Over e-Tendering: hier vindt u een omschrijving van de applicatie. Hoe registreren?: hier vindt u uitleg over hoe u zich kan registreren.

Afmelden: via deze link meldt u zich af. Mijn dossiers: via deze link kan u de dossiers waaraan u deelneemt beheren en opzoeken. Dossier zoeken: via deze link kan u bestaande dossiers opzoeken. Bekijk/beheer Indieningsrechten: via deze link kan u uw indieningsrechten beheren. Volmachtdocumenten: via deze link kan u uw volmachtdocumenten beheren.

1.4.4 Werkzone In deze zone ziet u de detailpagina van de keuze die u in het hoofdmenu hebt gemaakt.

28/04/2015 - Versie 201 12 / 72

2 Registreren en aanmelden, accountbeheer

28/04/2015 - Versie 201 13 / 72

2.1 Centraal gebruikersbeheer Op e-Tendering geniet u, net zoals in alle andere e-Procurement applicaties, van de voordelen van het centrale gebruikersbeheer. Dankzij dit systeem dient u zich slechts één maal te registeren om toegang te krijgen tot alle applicaties. U zal zich bovendien maar één maal moeten aanmelden om te navigeren tussen de verschillende applicaties.

Indien u meer informatie wenst met betrekking tot registreren of aanmelden, gelieve dan de handleiding Gebruikersbeheer te raadplegen: http://www.publicprocurement.be/nl/ondernemingen/handleidingen-checklists

28/04/2015 - Versie 201 14 / 72

3 Mijn Dossiers

28/04/2015 - Versie 201 15 / 72

3.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification? 3.1.1 Beginsituatie 

De aanbestedende overheid heeft een aankondiging gepubliceerd in e-Notification en heeft daarbij het gebruik van e-Tendering geactiveerd.

3.1.2 Werkwijze    

Meld aan op https://my.publicprocurement.be (zie ook “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Zoek de publicatie in e-Notification (zie handleiding e-Notification). Klik op het dossier om de beheergegevens te openen. Als de aanbestedende overheid het indienen van elektronische aanvragen tot deelneming/offertes heeft toegestaan, klik op Toegang tot platform e-Tendering

 

U komt direct op het overeenkomstige dossier in e-Tendering terecht. De inschrijver kan nu zijn deelname bevestigen (zie “Hoe de deelname bevestigen?”)

28/04/2015 - Versie 201 16 / 72

3.2 Hoe een dossier vinden in e-Tendering? 3.2.1 Beginsituatie  

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Het dossier bestaat in e-Tendering

3.2.2 Via “Mijn Dossiers”

Klik in het hoofdmenu op Mijn Dossiers

De lijst met dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname bevestigd heeft, wordt getoond. Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen. Via de keuzelijst “Toon de dossiers” is het mogelijk een filter toe te passen op de lijst van beschikbare dossiers: “Waaraan ik deelneem”: alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft bevestigd “Waaraan ik heb deelgenomen”: alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft

28/04/2015 - Versie 201 17 / 72

bevestigd en waarvoor de opening reeds heeft plaatsgevonden. “die actief zijn”: alle actieve dossiers voor open procedures en beperkte dossiers waartoe de inschrijver toegang heeft.

3.2.3 Via de zoekmotor

Klik in het hoofdmenu op Dossier zoeken

Geef het referentienummer geheel of gedeeltelijk in, gebruik eventueel het percentteken (%). Klik op de knop Zoeken

28/04/2015 - Versie 201 18 / 72

De lijst met dossiers die voldoen aan het opgegeven zoekcriterium wordt getoond. Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen.

3.2.4 Inhoud van een dossier

De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier.

28/04/2015 - Versie 201 19 / 72

De tab Parameters toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven.

28/04/2015 - Versie 201 20 / 72

3.3 Hoe de deelname bevestigen? OPGELET: Per account kan u slechts eenmaal voor eenzelfde dossier een aanvraag tot deelneming of offerte indienen. Wilt u met verschillende constructies meerdere malen indienen, dan dient u naargelang de situatie voor die andere participaties een ander, eigen account per organisatie/constructie, volmachten of indieningsrechten te gebruiken.

3.3.1 Beginsituatie  

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”).

3.3.2 Werkwijze

Klik op de tab Beschrijving Klik op de knop Mijn deelname bevestigen

Een boodschap geeft aan dat de deelname met succes werd geregistreerd.

28/04/2015 - Versie 201 21 / 72

Bovendien verschijnt er een nieuw tabblad Mijn Offerte , waar de inschrijver zijn offerte zal kunnen indienen. Het dossier zal vanaf nu ook toegankelijk zijn vanop de pagina “Mijn dossiers”.

28/04/2015 - Versie 201 22 / 72

3.4 Hoe een PV van opening zoeken? 3.4.1 Beginsituatie  

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een PV van opening werd gepubliceerd en de inschrijver beschikt over de nodige rechten om het te kunnen raadplegen.

3.4.2 Werkwijze Klik in het hoofdmenu, in de sectie “PV van opening”, op Opzoeken.

Geef het referentienummer van het dossier waarvoor u het PV zoekt geheel of gedeeltelijk in, gebruik eventueel het percentteken (%). Klik op de knop Zoeken

De lijst met documenten die voldoen aan het ingegeven zoekcriterium, en waartoe de inschrijver toegang heeft, wordt getoond. Voor elk gevonden PV van opening zijn volgende acties mogelijk: PV van opening tonen: Het PV van opening in HTML formaat tonen.

28/04/2015 - Versie 201 23 / 72

: Het PV van opening in PDF formaat openen. : Opgeladen documenten valideren.

Deze lijst kan gesorteerd worden op Referentienummer of op Type door op de overeenkomstige link te klikken.

28/04/2015 - Versie 201 24 / 72

4 Een offerte indienen

28/04/2015 - Versie 201 25 / 72

4.1 Hoe documenten opladen? 4.1.1 Beginsituatie   

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”) De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”)

4.1.2 Werkwijze

Klik op de tab Mijn Offerte Klik op de knop Nieuwe documenten toevoegen

28/04/2015 - Versie 201 26 / 72

OPMERKING : Als de aanbestedende overheid “Richtlijnen voor indiening” heeft ingegeven, zal de inhoud ervan voor de inschrijver zichtbaar zijn op de tab Mijn offerte . De eventuele tekst in dit veld valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid.

Klik op de knop Kies

Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden. Klik op de knop Open Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT).

28/04/2015 - Versie 201 27 / 72

De geselecteerde bestanden verschijnen in de lijst bovenaan het venster. Voor elk bestand kan een titel ingegeven worden in de kolom “Titel van het document”. Als het bestand een volmachtdocument is, vink dan de overeenkomstige check box aan in de kolom “Volmacht” (zie “Hoe een volmacht geven?”) Om een dossier te verwijderen, selecteer de desbetreffende lijn en klik op Verwijder Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden

Klik op Ja

Voordat de status van een document “Compleet” is, is het mogelijk om het opladen ervan te annuleren door bij het desbetreffende document op het icoon De status van het document wordt dan “Geannuleerd”.

28/04/2015 - Versie 201 28 / 72

te klikken.

Klik op OK

Alle bestanden krijgen de status “Compleet”. Klik nu op Sluiten

De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab Mijn Offerte

28/04/2015 - Versie 201 29 / 72

4.2 Hoe enkel de hashcode van een document opladen? 4.2.1 Opmerking vooraf De hashcode is een unieke code die berekend wordt op basis van de inhoud van een bestand. Als de inhoud van het bestand wijzigt, zal de hashcode verschillend zijn (zelfs als de wijziging miniem is, zoals één enkele spatie). Deze manier van opladen is interessant wanneer gebruik kan gemaakt worden van de “Dubbele Zending” (zie “Inhoud van een dossier”), of wanneer een bestand de maximum grootte, toegelaten door de applicatie, overschrijdt (zie “Wat hebt u nodig voor e-Tendering?”).

4.2.2 Beginsituatie    

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De aankoper heeft deze optie geactiveerd voor het dossier

4.2.3 Werkwijze


28/04/2015 - Versie 201 30 / 72


Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden. Klik op de knop Open Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT).

Vink in de kolom “Alleen hashcode” de check box van de documenten aan waarvoor enkel de hashcode moet worden opgeladen. Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden

28/04/2015 - Versie 201 31 / 72

Klik op Ja

Klik op OK


28/04/2015 - Versie 201 32 / 72

De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab Mijn Offerte

Rechts van elk document verschijnt een icoontje documenten enkel de hashcode werd opgeladen.

28/04/2015 - Versie 201 33 / 72

, dat aangeeft dat voor deze

4.3 Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode? 4.3.1 Beginsituatie    

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De inschrijver heeft minstens één hashcode opgeladen (zie “Hoe enkel de hashcode van een document opladen?”)

4.3.2 Werkwijze


28/04/2015 - Versie 201 34 / 72


Selecteer de bestanden waarvan de hashcode reeds werd opgeladen. Klik op de knop Open Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT).

Vink in de kolom “Link hash” de check box aan van de documenten waarvoor de hashcode reeds is opgeladen. Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden

28/04/2015 - Versie 201 35 / 72

Klik op Ja

Klik op OK


28/04/2015 - Versie 201 36 / 72

Het icoontje , dat aangeeft dat voor documenten enkel de hashcode werd opgeladen, verdwijnt bij de documenten die werden opgeladen.

28/04/2015 - Versie 201 37 / 72

4.4 Hoe een opgeladen document verwijderen? 4.4.1 Beginsituatie    

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie “Hoe documenten opladen?”).

4.4.2 Werkwijze Vink in op het tabblad Mijn Offerte de documenten aan die moeten verwijderd worden. Klik op de knop Document verwijderen

Klik op OK

De verwijderde documenten verschijnen in de sectie “Ingetrokken documenten” op het tabblad Mijn Offerte , maar worden pas definitief verwijderd wanneer het indieningsrapport (opnieuw) wordt getekend.

28/04/2015 - Versie 201 38 / 72

4.5 Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen? 4.5.1 Opmerking vooraf Vul het elektronisch inschrijvingsformulier in voor u het indieningsrapport ondertekent.


De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De optie “elektronisch inschrijvingsformulier” werd geactiveerd door de aankoper

4.5.3 Werkwijze Klik op het tabblad Mijn Offerte Klik op de knop Inschrijvingsformulier

28/04/2015 - Versie 201 39 / 72

Vul de nodige informatie in. Klik op de knop Bewaren

Een boodschap geeft aan dat het formulier correct werd ingevuld. Klik op de knop Sluiten

Op het tabblad Mijn offerte is de knop Inschrijvingsformulier groen geworden.

28/04/2015 - Versie 201 40 / 72

4.6 Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is? 4.6.1 Beginsituatie    

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie “Hoe documenten opladen?”).

4.6.2 Werkwijze Klik op het tabblad Mijn Offerte Klik op Start verificatietool

Klik op het vergrootglas

Klik op de knop “Digest”

28/04/2015 - Versie 201 41 / 72

en selecteer het te controleren bestand.

Een boodschap geeft aan dat he hashcode werd gegenereerd.

Klik op de knop “Upload”

De gegenereerde hashcode wordt vergeleken met de hashcodes die reeds werden opgeladen. Een lijst met bestanden waarvoor een overeenkomstige hashcode werd gevonden wordt getoond. Klik op Terug om een ander bestand te controleren. Klik op Sluiten om terug te keren naar het dossier.

28/04/2015 - Versie 201 42 / 72

4.7 Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen? 4.7.1 Opmerking vooraf Er zijn drie mogelijkheden om een indieningsrapport te tekenen : 1) Met de elektronische identiteitskaart 2) Met een token van Certipost of QuoVadis Certipost heeft beslist om de verkoop van gekwalificeerde certificaten te stoppen. Vanaf 1 januari 2013 is het niet meer mogelijk gebruik te maken van deze oplossing indien u nog geen Certipost eToken hebt. Inschrijvers die reeds Certipost eToken hebben aangeschaft kunnen dit nog steeds gebruiken tot zolang het certificaat geldig is 3) Eigen token en software De procedure in het kort: 1. Via de derde knop 3rd Party-methode: Ondertekenen met een ander certificaat en externe software, onderaan het indieningsrapport, kan u het indieningsrapport downloaden in XML formaat. 2. Dit bestand moet getekend worden via de eigen software met behulp van een geschikt e-token. 3. Het getekende XML bestand moet vervolgens terug opgeladen worden in het venster van waaaruit het XML bestand werd gedownload. Er bestaan echter beperkingen voor het formaat van de handtekening, afhankelijk van de keuze van de aanbestedende overheid. Algemeen gezien zijn alle mogelijk formaten van handtekening toegestaan, tenzij de aanbestedende overheid daar anders over beslist. In dit laatste geval wordt dit duidelijk in de parameters van het dossier. Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, informeer u goed en test alles grondig!

28/04/2015 - Versie 201 43 / 72

Indien u de "e-ID-methode" of de "eToken-methode (Certipost/Quo Vadis)" heeft gebruikt, wordt er een handtekening geregistreerd voor het laatste indieningsrapport. De applicatie gaat de wettelijke conformiteit van deze handtekening niet na. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich te vergewissen van de wettelijke comformiteit van deze handtekening (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, ...). Als u de "3rd Party-methode" gebruikt, wordt er een bestand geüpload. De applicatie gaat niet na of dit bestand een handtekening bevat, noch of de handtekening met de reglementering strookt. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver zelf om zich ervan te vergewissen dat het bestand dat werd opgeladen een wettelijk conforme handtekening bevat (geldigheid, ondertekend door de mandaathouder(s) of volmachthouder(s) om de inschrijver te verbinden, ...).


De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen (zie “Hoe documenten opladen?”)

4.7.3 Werkwijze

Klik in het tabblad Mijn Offerte op de knop Indieningsrapport finaliseren en tekenen

28/04/2015 - Versie 201 44 / 72

Het indieningsrapport wordt geopend in een nieuw venster.

28/04/2015 - Versie 201 45 / 72

4.7.4 Tekenen met eID

Steek de eID kaart in de kaartlezer.

Klik onderaan het rapport op de knop e-ID-methode: ondertekenen met de server e-ID 1 (aanbevolen) of e-ID-methode: ondertekenen met de server e-ID 2

Een nieuw venster wordt geopend. Klik op de knop Tekenen

28/04/2015 - Versie 201 46 / 72

Klik op Ja

Geef de PIN-code in Klik op OK

Een boodschap bovenaan het rapport en de “Status van de handtekening” geven aan dat het indieningsrapport getekend is. Sluit het venster.

28/04/2015 - Versie 201 47 / 72

Op het tabblad Mijn offerte geeft een boodschap de status van het indieningsrapport weer. De knop Indieningsrapport finaliseren en tekenen is vervangen door de groene knop Indieningsrapport bekijken en tekenen

Wanneer het indieningsrapport getekend is, wordt een mail naar de inschrijver verzonden met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage.

28/04/2015 - Versie 201 48 / 72

4.7.5 Tekenen met Certipost / QuoVadis Token Certipost heeft beslist om de verkoop van gekwalificeerde certificaten te stoppen. Vanaf 1 januari 2013 is het niet meer mogelijk gebruik te maken van deze oplossing indien u nog geen Certipost eToken hebt. Inschrijvers die reeds Certipost eToken hebben aangeschaft kunnen dit nog steeds gebruiken tot zolang het certificaat geldig is

Steek de Certipost Smartcard in de kaartlezer, of sluit het Certipost USB-token aan op uw PC. Klik onderaan het rapport op de knop eToken-methode: Ondertekenen met een Quo Vadis-/Certipost-certificaat

Een nieuw venster wordt geopend. Kies de optie “Certipost eToken”.

Klik op de knop

28/04/2015 - Versie 201 49 / 72

Geef het wachtwoord van het token.

Klik op de knop “Sign”

Klik op de knop “Upload”

28/04/2015 - Versie 201 50 / 72



28/04/2015 - Versie 201 51 / 72

4.7.6 Tekenen met eigen software en token

Klik onderaan het rapport op de knop

3rd Party-methode: ondertekenen met een ander certificaat en externe software

Klik op Indieningsrapport downloaden en sla het bestand op.

28/04/2015 - Versie 201 52 / 72

Teken het opgeslagen bestand met eigen software en token. Klik op de knop Bladeren (in sommige browsers: Bestand kiezen ) Selecteer het getekende bestand. Klik op de knop Toevoegen

Een boodschap geeft aan dat het bestand met succes werd opgeladen.

28/04/2015 - Versie 201 53 / 72



28/04/2015 - Versie 201 54 / 72

4.8 Hoe een ontvangstbewijs aanvragen? 4.8.1 Beginsituatie    

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie “Hoe de deelname bevestigen?”) De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen. (zie “Hoe documenten opladen?”)

28/04/2015 - Versie 201 55 / 72

4.8.2 Werkwijze

Klik in het tabblad Mijn offerte op Ontvangstbewijs opvragen

In de boodschap “Status van indiening” op het tabblad Mijn Offerte wordt aangegeven dat een e-mail met succes werd verzonden. De inschrijver zal een door het systeem getekende mail ontvangen met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage.

28/04/2015 - Versie 201 56 / 72

4.9 Hoe indienen in een beperkt dossier? OPGELET: wenst u samen met een andere partner deel te nemen aan een beperkt dossier (bv als tijdelijke handelsvennootschap), dan mag slechts één van beide partijen (de leidende partij) het dossier openen d.m.v. de link en het paswoord in de uitnodiging. Vervolgens kan deze partij indieningsrechten toekennen aan de andere partij. Zie ook “Hoe de indieningsrechten beheren ?”. Indien u als niet-leidende partij een beperkt dossier hebt geopend, kan u er geen indieningsrechten meer voor ontvangen van een andere partij! Annuleer in dit geval uw deelname zodat u wel de indieningsrechten kan ontvangen en samen met de andere partij aan uw dossier kan werken. Per account kan u slechts eenmaal voor eenzelfde dossier een aanvraag tot deelneming of offerte indienen. Wilt u met verschillende constructies meerdere malen indienen, dan dient u naargelang de situatie voor die andere participaties een ander, eigen account per organisatie/constructie, volmachten of indieningsrechten te gebruiken.

4.9.1 Beginsituatie   

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”). De inschrijver heeft een uitnodiging ontvangen van de aanbestedende overheid.

28/04/2015 - Versie 201 57 / 72

4.9.2 Werkwijze

- Meld eerst aan op https://my.publicprocurement.be - Klik vervolgens op de link in de uitnodiging OPGELET: het is aan te raden deze link NIET te kopiëren/plakken in de browser.

Geef daarna indien nodig het wachtwoord in dat vermeld wordt in de uitnodiging.

28/04/2015 - Versie 201 58 / 72

Dien nu de offerte in zoals hierboven beschreven (zie “Hoe documenten opladen?” en verder).

28/04/2015 - Versie 201 59 / 72

4.10 Hoe de indieningsrechten beheren ? 4.10.1 Opmerking vooraf Indieningsrechten kunnen gebruikt worden wanneer meerdere ondernemingen meewerken aan dezelfde offerte voor een bepaald dossier, bijvoorbeeld in consortia of tijdelijke vennootschappen. Hierbij is het belangrijk dat slechts één van de samenwerkende ondernemingen zijn deelname bevestigt voor dit dossier (zie “Hoe de deelname bevestigen?”), en dan indieningsrechten toekent aan de andere ondernemingen, die op die manier toegang krijgen tot het desbetreffende dossier. Indieningsrechten kunnen op dezelfde manier gebruikt worden om meerdere personen van dezelfde onderneming toegang te geven tot hetzelfde dossier.

4.10.2 Beginsituatie 

Alle deelnemende inschrijvers zijn correct geregistreerd (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”).

4.10.3 Indieningsrechten toekennen

Klik in het hoofdmenu op Bekijk/beheer indieningsrechten

28/04/2015 - Versie 201 60 / 72

Klik in op de tab Indieningsrechten toekennen Klik in het veld “Dossier Referentienummer”

Geef een dossiernummer geheel of gedeeltelijk in. Klik in op de knop Zoeken Selecteer het gewenste dossier. Klik op de knop Selecteer dossier Belangrijk: de zoekmotor toont enkel dossiers waaraan de gebruiker reeds zijn deelname heeft bevestigd.

28/04/2015 - Versie 201 61 / 72

Klik in de tab Indieningsrechten toekennen op het veld “Inschrijvers” Geef één of meerdere zoekcriteria in (“Voornaam”, “Naam”, “KBO-nummer”) Klik in op de knop Zoeken Selecteer de gewenste gebruiker. Klik op de knop Selecteer gebuiker

Kies de toe te kennen “Rechten” “Lees/Schrijf”: laat toe om het dossier te raadplegen, en om documenten op te laden en te tekenen. “Alleen lezen”: laat toe om het dossier te raadplegen. Klik op de knop Bewaren

Een boodschap geeft aan dat de rechten met succes werden toegekend

OPMERKING : toegekende rechten worden pas effectief wanneer de gebruiker die de rechten verkregen heeft die ook aanvaardt.

28/04/2015 - Versie 201 62 / 72

4.10.4 Verkregen indieningsrechten bekijken


Klik op de tab Verkregen Indieningsrechten In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij van een andere inschrijver verkregen heeft. Wanneer de status van een lijn “onvolledig” is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog niet werd aanvaard of geweigerd. Klik op Verdergaan

28/04/2015 - Versie 201 63 / 72

En nieuw venster wordt geopend met meer details omtrent de toegekende rechten. Klik op Aanvaarden of Weigeren

Klik op Sluiten

Als de rechten aanvaard werden, wordt de status aangegeven met een groen vlagje. Als de rechten geweigerd werden, wordt de status aangegeven met een rood vlagje. De status kan op elk moment gewijzigd worden door op Verdergaan te klikken.

OPMERKING : als de inschrijver de hem toegekende rechten aanvaard heeft, krijgt hij automatisch toegang tot het desbetreffende dossier. Het dossier verschijnt nu in de lijst van dossiers waaraan hij deelneemt (zie “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”).

28/04/2015 - Versie 201 64 / 72

4.10.5 Toegekende indieningsrechten bekijken.


Klik op de tab Toegekende Indieningsrechten In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij toegekend heeft aan andere inschrijvers. Wanneer de status van een lijn “onvolledig” is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog niet werd aanvaard of geweigerd. Een groen vlagje geeft aan dat de rechten aanvaard zijn. Als de rechten geweigerd zijn, is de status een rood vlagje. Om de toekenning van rechten voor een dossier te annuleren, klik op Document verwijderen bij het desbetreffende dossier.

28/04/2015 - Versie 201 65 / 72

4.11 Hoe een volmacht geven? 4.11.1 Opmerking vooraf Het doel van deze functionaliteit is om de mandataris van een onderneming de mogelijkheid te geven een “volmachtdocument” aan te maken in e-Tendering. De mandataris kan dit “volmachtdocument” elektronisch tekenen, in een ZIP-bestand downloaden, en het bezorgen aan de personen die de offerte in e-Tendering zullen opladen en tekenen. Dit volmachtdocument moet dan mee opgeladen worden als deel van de offerte, en zal door e-Tendering ook als dusdanig herkend worden.

4.11.2 Beginsituatie 

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”)

4.11.3 Werkwijze

Klik in het hoofdmenu op Volmachtdocumenten

28/04/2015 - Versie 201 66 / 72

Klik op Volmachtdocument aanmaken

Geef een titel in voor het volmachtdocument. Klik op de knop Bladeren en selecteer het op te laden volmachtdocument. Klik op Verzenden document

Een boodschap geeft aan dat dat de volmacht correct werd opgeladen.

Een nieuwe volmacht werd toegevoegd aan de lijst. De status

geeft aan dat de volmacht nog niet getekend is.

Klik op het icoon

om de volmacht te tekenen.

28/04/2015 - Versie 201 67 / 72

In een nieuw venster worden de details van de volmacht getoond. Kies de methode om de volmacht te tekenen door op het overeenkomstige icoon te klikken (zie ook “Tekenen met eID” en “Tekenen met Certipost / QuoVadis Token”).

De status

geeft aan dat de volmacht correct getekend is.

Het volmachtdocument kan nu gedownload worden door op het icoon

28/04/2015 - Versie 201 68 / 72

te klikken.

4.12 Hoe de deelname annuleren? 4.12.1 Opmerking vooraf Deze actie is niet mogelijk in beperkte dossiers. Ondernemingen die hun deelname annuleren zullen niet opgenomen worden in het PV van Opening.

4.12.2 Beginsituatie   

De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie “Registreren en aanmelden, accountbeheer”) Een dossier werd geselecteerd in e-Tendering (zie “Hoe een dossier bereiken vanuit e-Notification?” of “Hoe een dossier vinden in e-Tendering?”) De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd voor dit dossier (zie “Hoe de deelname bevestigen?”)

4.12.3 Werkwijze

Klik in het tabblad Beschrijving op de knop Mijn deelname annuleren

28/04/2015 - Versie 201 69 / 72

Klik op OK

Een nieuw venster wordt geopend met een indieningsrapport.

Teken het indieningsrapport met één van de methodes die onderaan het rapport staan. Zie ook volgende hoofdstukken:   

Tekenen met eID Tekenen met Certipost / QuoVadis Token Tekenen met eigen software en token

Een boodschap geeft aan dat het document met succes werd ondertekend.

28/04/2015 - Versie 201 70 / 72

5 Vragen ?

28/04/2015 - Versie 201 71 / 72

5.1 Hoe ons contacteren?

Federale Dienst e-Procurement FOD Personeel en Organisatie

[email protected]

Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/790.52.00

Bezoek ons op http://www.publicprocurement.be

website e-Tendering: https://eten.publicprocurement.be

28/04/2015 - Versie 201 72 / 72

HANDLEIDING E-TENDERING

Recommend Documents