Internationale mobiliteit: kennisvermenigvuldiging door Hogeschool Utrecht (HU) 17 juni 2010 Elske Barens, Inge Sanders, Bart Faber Barbara Krop, Ivar Ros
Aanleiding n n
n n
n
n
Steeds meer buitenlandse studenten Extra aandacht vanuit de overheid dwingt tot betere beheersing Steeds meer administratie bij instelling Wet- en regelgeving steeds complexer; nieuwe code of conduct Samenwerking in de hele keten binnen instelling een must Invoering nieuwe functies in SIS
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
2
Wat is internationale mobiliteit? 1.
2. 3.
Uitgaande studenten (studie/exchange en stage) Inkomende exchangestudenten Buitenlandse studenten met bachelor- of masterstudie bij Hogeschool Utrecht
Buiten scope: onderwijskundige kant en internationale mobiliteit staf (zoals docenten) 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
3
Doel sessie Inzicht geven in de aanpak van HU en Level Up: n Focus op registratie van studentenstroom n Processen zijn centraal, IT alleen ter ondersteuning n Platform bieden zodat alle aanwezigen iets van elkaar kunnen leren n Daarom ook veel tijd ingeruimd voor interactie 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
4
Indeling sessie n
n n
n n n
Introductie HU en Level Up en samenwerking Waarom registreren? De registratie vanuit verschillende invalshoeken Wat gaat goed, wat kan beter? Conclusie Discussie aan de hand van stellingen
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
5
Wat doet Hogeschool Utrecht en wat doet Level Up? Hogeschool Utrecht n Ca. 38.000 studenten, waarvan ca. 1000 internationaal n Studentzaken: Bureau Inschrijving en International Office n Grote rol bij faculteiten n Systemen: Studielink, Osiris, DAS (Digitaal Archief), MIP 17 juni 2010
Level Up n Advies, project- en interimmanagement, business intelligence n 30 medewerkers n Onderwijsbranche, openbare orde en veiligheid, woningcorporaties
SISLINK Internationale mobiliiteit
6
Samenwerking Hogeschool Utrecht en Level Up n
n
Rolverdeling in de samenwerking: HU: kennis wet- en regelgeving kennis processen en organisatie Level Up: kennis optimalisatie processen implementatie testen projectmanagement
Langdurige en succesvolle samenwerking 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
7
Waarom registreren? n n n
n
n n
Gecoördineerde begeleiding studenten Managementinformatie, meer transparantie Inzicht verblijfplaats studenten bij calamiteiten Decentraal gebeurt veel, centraal inzicht nodig Accountant, bekostiging Afmelden bij IND verplicht
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
8
Gevolgde aanpak 1.
2.
3. 4. 5. 6.
Eenvoudige registratie buitenlandse verblijfsadressen studenten en staf (project Entresol) HU-breed inzicht in buitenlandse verblijfsadressen HU-brede workshops analyse processen Mee-ontwerpen aanpassing SIS Testen aanpassing SIS Toewijzen verantwoordelijkheden proces 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
9
Invalshoeken Management en organisatie
Mensen en cultuur
Juiste registratie buitenlandse studenten
Systemen en infrastructuur
Wet- en regelgeving
Processen
Verder
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
10
Management en organisatie
Terug naar schema 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
11
Wet- en regelgeving Eisen wet- en regelgeving, code of conduct n n n n n n
n
Toelatinggevend diploma (Nuffic?) Taaltoets Beschikking verplicht Identiteitscontrole Verblijfsvergunning (VVR) Afmelden bij IND bij onvoldoende studieresultaat Eisen aan agenten
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
Terug naar schema 12
Processen Processen geanalyseerd in workshops n n
n n
Kennis van het hele ketenproces opdoen Knelpunten delen met alle ketenpartners (intern en extern) Best practices faculteiten delen Besturingsmodel opgesteld met proceseigenaar, coördinator, uitvoerenden
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
13
Processen
Terug naar schema 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
14
Systemen en infrastructuur: overzicht
Internationale Student
scannen en importeren
3
4
Digitaal Archief DAS
5
1
6
2
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
15
SIS: registratie internationale studenten nu n
n
n
n
Zo mogelijk studenten koppelen aan examenprogramma Diploma en cijfers op transcript uit Osiris leveren (1 keer vastleggen) Partnercontracten voor exchange komen in SIS Stagecontracten decentraal beheerd
Terug naar schema 17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
16
Mensen en cultuur n
n
n
n n
Let op: een buitenlandse student is niet gelijk aan zijn registratie! Het blijft mensenwerk, flexibiliteit en echte aandacht blijven heel belangrijk Discipline om SIS goed in te richten en te beheren Mensen meekrijgen bij veranderingen Communicatie is succesfactor Terug naar schema
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
17
Wat gaat goed en wat kan beter? Goed! n Ketendenken gestart n Proceseigenaarschap belegd n SIS beter geschikt voor registratie n SIS integraal getest n Meer draagvlak n Route partnercontracten afgesproken 17 juni 2010
Nog verbeteren n Nog geen optimaal hulpmiddel voor centrale registratie contracten n Regelgeving niet voor iedereen inzichtelijk n Kennis teveel versnipperd n Stageadres student niet centraal inzichtelijk bij calamiteiten
SISLINK Internationale mobiliiteit
18
Conclusies n
Proces registratie internationale studenten HU sterk verbeterd n n n
n n
Investeren in voorbereiding loont Samenhang proces/systeem bewaken Oog voor de mens handhaven
Goede samenwerking: ieder zijn eigen vak Overdracht kennis Level Up naar Hogeschool Utrecht geregeld
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
19
Tijd voor actie! n n n n
Stellingen Stemkastjes Resultaten Discussie!
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
20
Hoe nu verder? n n
n
We praten graag met u na Indien nuttig: gesprek over internationale mobiliteit op eigen instelling Minirapport visitekaartje!
Hogeschool Utrecht en Level Up bedanken u voor uw aanwezigheid!
17 juni 2010
SISLINK Internationale mobiliiteit
21
