INHOUD. HOOFDSTUK 1 Algemeen Pagina. o Leeswijzer 2 o Verklaring symbolen in stroomschema s 3

FORMATS PROCESBESCHRIJVINGEN DIENSTVERLENING

INHOUD HOOFDSTUK 1 o o

Leeswijzer Verklaring symbolen in stroomschema’s

HOOFDSTUK 2 o o

Algemeen

2 3

De Organisatie

Overzicht primair proces Visie op procesmanagement

HOOFDSTUK 3

Pagina

4 6

Procesbeschrijvingen dienstverlening

Inlichtingen o Inschrijven bezoekers o Verstrekken mondelinge inlichtingen o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost

8 10 13

Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties o Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties o Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en collecties o Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken en collecties o Bestellen (kopieën, (fotografische reproducties)

17 20 24 27

Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief o Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen o Uitlenen dossiers uit het secretariaatarchief, zowel aan ambtenaren als aan bezoekers in de studiezaal

38

Presentatie en uitlenen door ter beschikking stellen o Verzorgen tentoonstellingen

43

Maart 2005

33

1


HOOFDSTUK 1

ALGEMEEN

Leeswijzer Voor u ligt een handleiding met een aantal voorbeelden van procesbeschrijvingen voor de dienstverlening door archiefinstellingen. Deze handleiding is een hulpmiddel waarmee u in staat wordt gesteld om uw eigen processen uit de dienstverlening te beschrijven. Daarbij kunnen de verschillende voorbeelden (formats) gebruikt worden. Voor het bestuderen van de procesbeschrijvingen vindt u op de volgende bladzijde een gebruiksaanwijzing waarin een uitleg van de tekens in de stroomdiagrammen wordt gegeven. Bestudeer eerst deze uitleg voordat u de procesbeschrijvingen gaat bekijken. Om vervolgens de stroomdiagrammen te kunnen bewerken dient u in het bezit te zijn van het Flow Charter programma. Gedurende 30 dagen kunt u gratis gebruik maken van de trial versie van dit softwareprogramma. Downloaden van het softwareprogramma Flow Charter: 1. Ga naar www.igrafx.com/downloads 2. Download uit de lijst de Flow Charter 2005 3. IGRAFX stuurt een e-mail met de activatie trail product code 4. Zoek Flow Charter op harde schijf op: C:/IGRAFX/FLOWCHARTER 5. Voer via de installer de code in de Licensing Information Box in 6. Het Flow Charter scherm verschijnt waarin de formats ingeplakt en bewerkt kunnen worden. Voor nadere informatie over het bewerken van de stroomdiagrammen met Flow Charter kunt u Bernadette van Pampus bellen of mailen: telefoon 020 4230887, e-mailadres [email protected] Gebruiksaanwijzing formats De formats dienen ervoor om het denkproces bij de beschrijving van de processen op gang te helpen. Geen enkel proces is hetzelfde in de diverse archiefinstellingen. Daarom kunnen deze formats niet één op één worden overgenomen maar wel met een aanpassing aan de eigen situatie worden gebruikt. Aanbevolen wordt om de processen eerst zelf in kaart te brengen alvorens de formats te hanteren. Bij de beschrijving van processen kan de moderatiemethode, een visuele communicatietechniek, worden ingezet. Met deze methode kunnen de hoofd- en deelprocessen, primaire en ondersteunende processen in kaart worden gebracht. Zo werkt de moderatiemethode Het proces wordt met behulp van de methode overzichtelijk gestructureerd. De moderatiemethode brengt die structuur aan door de stappen uit een proces te visualiseren. Voor het draagvlak is het belangrijk dat alle deelnemers aan een werkproces aan een moderatiesessie meedoen. Als eerste stap wordt het begin- en eindpunt van het betreffende bedrijfsproces vastgesteld. Vervolgens schrijven de deelnemers, daartoe uitgenodigd door de moderator (sessiebegeleider) iedere stap uit het bedrijfsproces op een kaartje. Deze komen voor ieder duidelijk zichtbaar op het bord te hangen. Gezamenlijk komen de deelnemers tot een gewenste beschrijving van het proces. De moderatiemethode betrekt alle deelnemers bij het overleg, laat ieders bijdrage aan bod komen en maakt allen verantwoordelijk voor de uitkomst. Het communicatieproces in de groep verloopt grotendeels individueel en schriftelijk. Maart 2005

2


De eenvoudige maar zeer effectieve visuele hulpmiddelen, kaartjes en een flip-over, maken het communicatieproces transparant en reduceren verbale inbreng tot een minimum. Omdat de resultaten visueel worden weergegeven creëert het in kaart brengen van het proces inzicht bij de deelnemers. Hierbij wordt bereikt dat de deelnemers samen hun processen in kaart brengen en dat ze het gevoel krijgen zelf het proces “bedacht” te hebben. Op deze wijze honoreert de moderatiemethode ieders inbreng, legt verbanden en geeft stap voor stap inzicht in de voortgang. Belangrijk ervaringsgegeven is dat de methodiek zelf aanzet tot het handhaven van de spelregels. Ieder voelt zich verantwoordelijk voor het bereiken van vooraf bepaalde doelstelling. Oeverloze discussies krijgen geen kans en de schrijfblokken kunnen dicht blijven.

Maart 2005

3


Verklaring van de symbolen in de stroomschema’s begin- en eindsignaal van een proces

bepaalde actie/activiteit

controle, waar een beslissing uitkomt

keuze/beslissing

digitaal opgeslagen data & gegevens

een (niet-gedigitaliseerd) document/bestand/map

connector

Maart 2005

4


HOOFDSTUK 2:

DE ORGANISATIE

Overzicht primair processen (hoofdprocessen) Een hoofdproces of primair proces houdt verband met de kernactiviteit van de organisatie en is direct gekoppeld aan het product of dienst bestemd voor de externe klant. Het geeft weer waar de organisatie voor staat, of wat de functie is van de organisatie. Het laat in feite de missie van de organisatie zien. Een organisatie kan meerdere kernactiviteiten ontplooien. Het hoofdproces laat zien welke input, in welke (grote) processtappen, wordt omgezet in output. Ondersteunende processen De ondersteunende processen zijn processen die onzichtbaar zijn voor de externe klant, maar wel essentieel zijn voor het effectief kunnen uitvoeren van het primaire proces en zijn hieraan ondersteunend. Managementprocessen Managementprocessen zijn de processen die de organisatie sturen (beleidscyclus, planning en control). Ze bevatten de activiteiten van managers ter ondersteuning en aansturing van de primaire en ondersteunende processen. In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van het hoofdproces van archiefinstelling. Vanuit het hoofdproces kunnen vervolgens de werkprocessen afgeleidt worden en van daaruit eventuele werkinstructies. Meting, analyse en verbetering

Klant

Verwerven archieven en collecties

Dienst

Klant

Beheren archieven en collecties

Dienst

Klant

Dienstverlening en ter beschikking stellen

Dienst

Managementprocessen & Ondersteunende processen

De hoofdprocessen van een archiefinstelling: 1. Verwerven archieven, archiefstukken en collecties 2. Beheren archieven, archiefstukken en collecties 3. Dienstverlening en ter beschikking stellen

Maart 2005

5


Vanuit het hoofdproces dienstverlening en ter beschikking stellen de deelprocessen (werkprocessen) identificeren

Hoofdproces

Dienstverlening en ter beschikking stellen Deelprocessen

Verstrekken inlichtingen

Aanvragen

Verzoek om bruikleen

Presentatie en uitlenen

Verstrekken inlichtingen o Inschrijven bezoekers o Introductie o Verstrekken mondelinge inlichtingen o Verstrekken schriftelijke inlichtingen per e-mail/brievenpost Aanvragen (digitale) archieven, archiefstukken en collecties o Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties o Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en collecties o Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken en collecties o Bestellen (kopieën, (fotografische reproducties) Verzoek om bruikleen materiaal in beheer bij het archief o Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen o Uitlenen dossiers uit het secretariaatarchief, zowel aan ambtenaren als aan bezoekers in de studiezaal Presentatie en uitleen door ter beschikking stellen o Verzorgen evenementen en tentoonstellingen o Verzorgen publicaties

Maart 2005

6


Het bepalen van een visie op procesmanagement Alvorens te starten met het introduceren van procesmanagement, zal het archief een visie op procesmanagement moeten verwoorden. Het bepalen van de visie is niets anders dan bepalen wat het archief precies wil weten van een proces. Het gaat om een antwoord op de vraag waarom binnen het archief met processen gewerkt gaat worden: om te uniformeren en meer greep te krijgen op de organisatie? Om de klantgerichtheid te verhogen? Om meer flexibiliteit in te bouwen? Wat wil de organisatie ermee bereiken op de korte- en lange termijn? En wat is de relatie met de algemene strategie, of de visie die de organisatie heeft op de toekomst? Het ene bedrijf legt zijn administratieve processen, protocollen of werkvoorschriften vast en wil deze vooral beheersen. Andere bedrijven herontwerpen één of twee processen, terwijl het volgende performance indicators ontwikkelt en deze probeert te verbinden met het dagelijkse werk op de afdelingen. Weer anderen bouwen een kwaliteitsmanagementsysteem dat aan de ISO norm voldoet. Wat ook het doel is, het heeft gevolgen voor de manier waarop de verschillende aspecten van procesmanagement worden toegepast. Wat er door het archief bereikt zal moeten worden met het vastleggen van processen moet door het archief geformuleerd en vastgelegd worden alvorens een traject in te gaan. Beheersing van documentatie en kwaliteitsregistraties Nadat de processen zijn beschreven is het van belang vast te leggen hoe om te gaan met het onderhoud en het beheer van de beschrijvingen en de bijbehorende formulieren en documentatie. Allerlei documenten en formulieren leveren ondersteuning bij de uitvoering van processen. Voor effectieve ondersteuning moeten documenten worden beheerst. Het is daarom van belang om de verantwoordelijkheid voor het onderhoud vast te leggen en ook hoe wijzigingen in het proces en dus in de procesbeschrijving worden doorgevoerd en gecommuniceerd. Aan te bevelen is om proceseigenaren aan te wijzen die verantwoordelijkheid zijn voor het up-to-date houden van de procesbeschrijving. De proceseigenaar is een medewerker die in het proces werkt en de verantwoordelijkheid voor het proces draagt. Hij/zij voert metingen uit, verzamelt feedback over het proces en rapporteert hierover aan het management of aan de kwaliteitsmanager en aan zijn collega’s. Procesdoel Aanbevolen wordt om bij de procesbeschrijving een procesdoel te noemen, pas dan kan een proces op zijn effectiviteit worden getoetst. Het doel van het proces geeft aan waarom dit proces er is en drukt de toegevoegde waarde van het proces uit. Interne communicatie Procesgericht werken heeft alleen draagvlak wanneer het voldoende begrepen en gedragen wordt door alle medewerkers, het is daarom van essentieel belang dat alle betrokkenen niet alleen goed geïnformeerd zijn, maar zich ook nauw betrokken voelen bij het beschrijven en onderhouden van de processen. Interne auditing Het toetsen van processen wordt auditing genoemd. Elke toetsing betreft de doorlichting van een proces op de beschreven proceskenmerken. De audit is een beoordeling van de mate waarin de actuele werkwijze in de organisatie overeenkomt met de afgesproken en vastgelegde werkwijze in procesbeschrijvingen, procedures en instructies. Behalve voor dit doel wordt de audit ook vaak gebruikt voor het bepalen of processen en procedures wel doeltreffend zijn, aan een aantal kwaliteitsaspecten (normen/criteria) voldoen, en bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.

Maart 2005

7


HOOFDSTUK 3: PROCESBESCHRIJVINGEN dienstverlening Met een procesbeschrijving wordt bedoeld het vastgelegde proces. Het format is de manier waarop het proces is vastgelegd, het bepaalt welke aspecten van het proces worden vastgelegd en hoe ze worden vastgelegd. Het format kan vervolgens bepalend zijn voor wat er gedaan kan worden met de processen en wat ermee bereikt kan worden en bepaalt in sterke mate wat er nu en straks bereikt kan worden met de procesbeschrijvingen.Dit is bepalend voor het draagvlak, de herkenbaarheid en de toegankelijkheid. Aan te raden valt om te kiezen voor een breed format gericht op het bewustzijn van procesmanagement. Een breed format nodigt uit tot nadenken, het stelt vragen aan het proces die direct verwijzen naar de effectiviteit en efficiency. Het haalt de dynamiek van processen naar voren. Een dergelijk format dwingt medewerkers precies aan te geven hoe het proces in elkaar steekt. Wat staat er zoal in een proces? • • • • • •

• • • • •

Titel: geeft in enkele woorden aan waar het proces over gaat en moet door het procesverloop gedekt worden, oftewel het procesverloop moet de titel waarmaken. Begin en eindpunt: dit is van belang omdat hier de interfaces met andere processen wordt besproken en vastgelegd. Als er een gat tussen twee processen zit duidt dat vaak op een samenwerkingsprobleem. Doel: geeft aan waarom het proces er is, waar leiden de werkzaamheden toe, wat men met het proces wil bereiken, is resultaatgericht en drukt de toegevoegde waarde van het proces uit. Procesverloop: hierin wordt helder via welke stappen het proces zich voltrekt, laat de kritische stappen zien die essentieel zijn om het proces met succes te kunnen uitvoeren. Uitvoerders en verantwoordelijken: welke functionaris voert de processtappen uit, welke functionaris is verantwoordelijk voor controles en beslissingsmomenten. Proceseigenaar: de medewerker die in het proces werkt en de verantwoordelijkheid voor het proces draagt, voert metingen uit, verzamelt feedback over het proces en rapporteert hierover aan het management of aan de kwaliteitsmanager en aan zijn collega’s. De klant: degene die direct aan het einde van het proces de output ontvangt. Leverancier: de afdeling of externe organisatie die de input voor het proces levert, de aan te leveren benodigdheden om het proces te kunnen doen plaatsvinden. Controle en meetmomenten. Referenties: de verwijzingen naar andere processen, naar formulieren en documenten die binnen het proces worden gebruikt of naar wetgeving of externe normen etc. Prestatie indicator: een meetbare grootheid die informatie geeft over het functioneren van een bepaald proces en de mate waarin gestelde doelen worden bereikt.

Maart 2005

8


Titel: Nummer: Versie datum:

Inschrijven bezoekers

Doel Het inschrijven en registreren van alle bezoekers zodanig dat dagelijks bijgehouden kan worden hoeveel en welke bezoekers het archief bezoeken.

Toepassing De procedure is van toepassing op de receptie van het archief, daar waar alle bezoekers zich melden bij binnenkomst. Definities

Proceseigenaar Receptionist

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Reglement en/of huisregels Handleiding fotoapparaat

Geïnitieerd door: Naam procedure eigenaar

datum:

Beoordeeld door: Naam kwaliteitsmanager

datum:

Bekrachtigd door: Naam Directeur archiefinstelling

datum:

Maart 2005

9


Begin 1. Ontvangen bezoeker

1. Receptionist - ontvangt bezoeker

2. 2. Receptionist - voert naam en geboortedatum van de bezoeker in de computer in, indien het om een eerste bezoek gaat of indien de bezoeker niet over een archiefpas beschikt

Eerste bezoek?

Registreren

nee Bezoekers bestand 3.

3. Receptionist - overhandigt bezoeker de dagpas en wijst bezoeker erop dat deze bij een volgend bezoek wederom gebruikt kan worden

Dagpas overhandigen nee

4. Invoeren legitimatie gegevens

4.

5.

4. Receptionist - voert de legitimatiegegevens van de bezoeker in, indien deze om een archiefpas vraagt - indien bezoeker reeds over een archiefpas beschikt scant hij/zij deze

Archiefpas houder?

ja 5. Receptionist - maakt foto van de aanvrager, foto wordt vervolgens op de archiefpas bevestigd

Scannen archiefpas

Foto maken

6.

6. Receptionist - overhandigt bezoeker de archiefpas en licht de bezoeker in over de mogelijkheden van de pas

Overhandigen archiefpas

Reglement?

nee

7.

Overhandigen reglement

7. Receptionist - overhandigt bezoeker het reglement en/of huisregels indien bezoeker nog niet over een reglement en/of huisregels beschikt

Einde

Maart 2005

10



Verstrekken mondelinge inlichtingen

Doel Het behandelen van mondelinge verzoeken zodanig dat enerzijds aan de verwachting van de aanvrager wordt voldaan en anderzijds de afwerking van een lichtingenverzoek gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid van de uitvoering voor de organisatie gewaarborgd is.

Toepassing

Definities

Proceseigenaar Hoofd Studiezaal

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Telefoonnotitie Formulier gespreksnotitie Lijst collega’s en hun deskundigheid


datum:


datum:

Bekrachtigd door:

datum:

Maart 2005

11


Naam Directeur archiefinstelling

Maart 2005

12


Begin 1. Aanvraag in ontvangst nemen

2.

ja Direct antwoord?

Beantwoorden

1. Receptionist - neemt de mondelinge aanvraag van klant in ontvangst

2. Receptioniste - beslist of de vraag direct beantwoord kan worden - zo ja, dan betekent dit het einde van de procedure

nee Einde 3. ja Andere instelling?

Doorverwijzen

3. Receptionist - verwijst door naar een andere instelling indien vraag niet door hem/haar beantwoord kan worden en ook niet door een collega binnen het archief

nee

Einde 4. Lijst collega's en deskundigheid

Doorverwijzen binnen archief

5. Maken notitie

nee

Bereikbaar?

6. Notitie

Bezoek registeren

7.

Einde

4. Receptionist - verwijst binnen archief door indien de vraag niet direct hem/haar kan worden beantwoord, maar wel door het archief eventueel aan de hand van de lijst collega's en deskundigheid

5. Receptionist - maakt een( tefoon)notitie indien het om een telefonisch contact gaat en bij doorverbinden de de dienstdoende studiezaalambtenaar onbereikaar is of indien studiezaalambtenaar niet beschikbaar is

6. Receptionist - registreert bezoeker (zie proces inschrijven bezoekers) bij doorverwijzing naar studiezaal

7. Dienstdoende studiezaalambtenaar - geeft klant uitleg Uitleg geven

1

Maart 2005

13


1

8. nee Toezeggen tel. of schriftelijk te reageren

Direct beantwoorden?

8. Dienstdoende studiezaalambtenaar - stelt vast of de vraag direct te beantwoorden is of zegt toe dat er telefonisch of schrifelijk zal worden gereageerd - noteert toezegging in logboek

Notitie 9. Nader onderzoek?

10.

10. Verzoek ontvangen

nee

Zelf doen?

9. Dienstdoende studiezaalambtenaar - stelt samen met klant vast of er nader onderzoek gepleegd moet worden

10. Dienstdoende studiezaalambtenaar - stelt vast of de klant het onderzoek zelf wilt doen - zo niet, dan wordt klant verzocht zijn verzoek schriftelijk in te dienen.

Verzoek

11. Opstellen en versturen prijsopgave

11. Dienstdoende studiezaalambtenaar - stelt naar aanleiding van een schriftelijk verzoek een prijsopgave op, die binnen tien dagen na ontvangst verzoek wordt verzonden aan verzoeker - zie voor verdere afhandeling proces schriftelijk verzoek om info

Prijslijst

Prijsopgave

12. Begeleiden bezoeker

12. Dienstdoende studiezaalambtenaar - begeleidt bezoeker bij zijn onderzoek - raadpleegt eventueel collega

Einde

Maart 2005

14



Verstrekken schriftelijke inlichtingen (email en post)

Doel Het behandelen van schriftelijk verzoeken om inlichtingen zodanig dat enerzijds aan de verwachting van de aanvrager, binnen acht dagen wordt voldaan en anderzijds de afwerking van een inlichtingenverzoek gerealiseerd kan worden en de haalbaarheid voor de organisatie gewaarborgd is. Toepassing Het proces is van toepassing op het secretariaat en de studiezaal.

Definitie Leges = tarieven

Proceseigenaar Hoofd externe dienst

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Standaard voortgangsbriefje, standaard legesbrief, tarievenlijst


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

15


Maart 2005

16


Verzoek

Begin

1.

Doorsturen

1. Secretaresse - neemt inlichtingenverzoek in ontvangst - stuurt het verzoek door naar hoofd externe dienst

Verzoek

2. Voortgangsbriefje

Verdelen

2. Hoofd externe dienst - vult voortgangsbriefje in met datum binnenkomst en naam behandelaar en delegeert het binnengekomen verzoek aan de coordinator leeszaal

Voortgangsbriefje

3. Contact opnemen

Akkoord?

nee

Op de hoogte?

nee

ja

4. Einde

3. Coordinator leeszaal - controleert of de aanvrager op de hoogte is van de tarieven en vult dit in op het voortgangsbriefje. Indien aanvrager niet op de hoogte is wordt er contact opgenomen met de aanvrager. Indien deze alsnog accoord gaat wordt de procedure voortgezet, anders einde van de procedure

Onderzoek doen en opstellen antwoord

4. Studiezaalmedewerker - doet onderzoek, aan de hand van het verzoek, en schrijft conceptantwoord - vult het voortgangsbrief je met de arbeidstijd - vult de bestandsnaam van het concept antwoord op de PC in

Concept antwoord Voortgangs briefje

1

Maart 2005

17


1 5. Controle concept

6. Oke?

Aanpassen

5. Coordinator leeszaal - controleert het concept antwoord op begrijpelijk geformuleerd en leesbaar

6. Studiezaalmedewerker - past het concept antwoord eventueel aan - parafeert na de controle het voortgangsbriefje

Geparafeerd voortgangs briefje

7. 2e Controle concept + leges

Tarievenlijst

7. Hoofd externe dienstverlening - controleert het concept antwoord op juistheid, compleetheid en duidelijkheid - controleert het voortgangsbriefje op juistheid leges, aan de hand van de tarievenljistt

8. Oke?

Aanpassen

8. Studiezaalmedewerker - past het concept antwoord eventueel aan

nee

Concept antwoord

9. Uittypen concept

9. Secretaresse - typt het concept antwoord uit op briefpapier van het archief

Definitief antwoord

10. Bestand

Concept inboeken

10. Secretaresse - boekt het concept antwoord in het bestand

2

Maart 2005

18


2

11. Secretaresse - stelt legesbrief op aan de hand van de tarievenlijst

11.

Opstellen legesbrief

Tarievenlijst

legesbrief

12.

12. Hoofd externe dienst7 - controleert de concept legesbrief op compleetheid en juistheid

Controleren

13.

Aanpassen

13. Secretaresse - past eventueel de legesbrief aan voordat deze ondertekent wordt

Oke?

nee

14.

14. Hoofd externe dienst - ondertekent de legesbrief Ondertekenen brief

Leges brief

15.

15. Secretaresse - verstuurt de originele leges brief met het antwoord met daarin de resultaten van het onderzoek - noteert de datum van afwerking in de postregistratie en legesverwerking op het voortgangsbriefje - noteert haar naam op het voortgangsbriefje

Verzenden en noteren datum

Antwoord

Post registratie Voortgangsbriefje

Verzoek Voortgangs briefje

Copie legesbrief

16. Map

Maart 2005

Archiveren

Copie antwoord 16. Secretaresse - archiveert het originele verzoek, het voortgangsbriefje, een copie van de legesbrief en een copie in de map

19



Inzage openbare archieven, archiefstukken en collecties

Doel Het afhandelen van aanvragen voor inzage en uitlenen van archiefstukken zodanig dat de juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd aan de aanvrager uitgereikt kunnen worden. Toepassingsgebied Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.

Definities

Proceseigenaar Hoofd Balie

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Aanvraagbriefje


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

20


Begin 1. Aanvraag briefje

1. Baliemedewerker - ontvangt de aanvraag van bezoeker Ontvangen aanvraag

2. 2. Depotmedewerker - maakt afdruk van aanvraag via computersysteem

ja Aanvraag afdrukken

internet?

3.

3. Depotmedewerker - neemt aanvraagbriefje van baliemedewerker in ontvangst

Ontvangen briefje

Aanvraag briefje

4.

4. Depotmedewerker - kopieert het originele aanvraagbriefje Kopieeren

Origineel Kopie

5. Kopie aanvraag briefje

5. Depotmedewerker - haalt met behulp van het aanvraagbriefje het origineel uit het depot - laat kopie van aanvraagbriefje achter op de plaats waar het origineel hoort te staan

Ophalen origineel

6.

6. Baliemedewerker - registreert uitgifte in ABS/Archeion - verandert status van 'in depot' naar 'uit depot'. - het originele aanvraagbriefje wordt bij de originelen gevoegd

Registratie uitgifte

ABS/ Archeion

zie proc. kopieeren 7. kopieeren?

Uitgeven

2

7. Baliemedewerker - overhandigt origineel aan bezoeker - indien bezoeker wil kopieeren, zie proces kopieeren

1

Maart 2005

21


1

Origineel Origineel aanvraag briefje 8. Innemen origineel

ABS/ Archeion

8. Baliemedewerker - neemt het archiefstukk terug in ontvangst - krijgt de status 'retour'en wordt als zodanig geregistreerd in de computer - krijgt de status 'in bewaarstelling'en wordt als zodanig geregistreerd in de computer.

ja Bewaar stelling?

9. In bewaarstelling plaatsen

ABS/ Archeion

10. 2 Klaarleggen

11. Kopie aanvraag briefje

9. Baliemedewerker - legt het archief in de bewaarstelling indien dezelfde stukken herhaaldelijk geraadpleegd worden.

10. Baliemedewerker - legt het archiefstuk klaar voor transport naar het depot

Retourneren naar depot, fysiek terugzetten

11. Depotmedewerker - haalt het archiefstuk op achter de balie - zet het stuk op de originele plaats in het depot - vernietigd het kopie aanvraagbriefje

Afscannen

12. Depotmedewerker - verandert in de computer de status van 'uit depot' in 'in depot'

Origineel 12.

Originele aanvraag briefje 13. Map Aanvraag briefjes

Archiveren aanvraag briefje

13. Baliemedewerker - archiveert het originele aanvraagbriefje in map Aanvraagbriefjes

Einde

Maart 2005

22


Titel:

Inzage niet-openbare archieven, archiefstukken en collecties

Nummer: Versie datum:

Doel Het ontlenen van ontheffing voor inzage van niet openbare archiefstukken zodanig dat de juiste stukken compleet binnen de gestelde tijd en volgens regelgeving aan de aanvrager uitgereikt kunnen worden. Toepassingsgebied Het proces is van toepassing op de studiezaal en het depot.

Definities

Proceseigenaar Archivaris

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Overzicht archieven Standaardverklaring


datum:


datum:

Bekrachtigd door:

datum:

Maart 2005

23


Naam Directeur archiefinstelling

Maart 2005

24


Begin 1. Verzoek

Ontvangen verzoek

1. Archivaris - ontvangt verzoek voor ontheffing/inzage in niet-openbaar archief

Verzoek

2. Bepalen wie ontheffing verleent

Archieven overzicht

3. Door verwijzen

ja

Door verwijzen?

2. Archivaris - stelt aan de hand van het Archievenoverzicht vast wie de ontheffing verleent

3. Archivaris - stelt bij doorverwijzing een brief op met hierin de verwijzing

nee Einde 4. Voldoende info?

Verzoeken om nadere info

4. Archivaris - stelt vast of er voldoende informatie aanwezig is: welk archief, welke inventarisatienummers, doel onderzoek, publicatie, bezoekersnummer, archiefkaart - doet verzoek bij aanvrager om nadere informatie indien de aanwezige informatie onvoldoende is

Nadere informatie

5. Archieven overzicht

Controleren openbaar heid

6. Verzoek afwijzen

Ontheffing?

5. Archivaris - controleert openbaarheid aan de hand van het archievenoverzicht

6. Archivaris - stelt brief op indien er geen ontheffing verleend wordt. In de brief wordt melding gedaan van de de reden van afwijzing - wijst in de brief op de mogelijkheid van het aantekenen van bezwaar

Brief

Verzenden 2

1

Maart 2005

25


2 7. Map Ontheffingen

7. Archiefmedewerker - schrijft de ontheffing in in Map Ontheffingen Inschrijven

8. Verklaring en brief opstellen

8. Archiefmedewerker - stelt verklaring op in tweevoud op - ondertekent verklaring in tweevoud - stelt begeleidende brief op met hierin instructie voor onderzoeker

Brief Verklaring 2x

9. Brief Verzenden

9. Informatiebalie - verstuurt de brief en de verklaring (in tweevoud op)

Verklaring 2x 10. Verklaring

Ontvangen

10. Archiefmedewerker - ontvangt 1 ondertekende verklaring van aanvrager retour

Verklaring

11. Invoeren

11. Archiefmedewerker - voert getekende verklaring in in ABS/Archeion (met naam, bezoekersnummer en ontheffingsnummer)

Bestand

3

Maart 2005

26


3

12. 1

12. Archiefmedewerker - archiveert het originele verzoek, de correspondentie en de ondertekende verklaring in de Map ontheffingen

Archiveren

Verzoek Brief Ondertekend exemplaar Afwijzing

Map ontheffingen

Einde

Maart 2005

27


Titel:

Ter beschikking stellen digitale archieven, archiefstukken en collecties


Doel Het ter beschikking stellen van digitale archieven, archiefstukken en collecties zodanig dat de juiste stukken op de juiste manier binnen de gestelde tijd digitaal aan aanvrager aangereikt worden. Toepassing Dit proces is van toepassing op de studiezaal, afdeling reproductie en informatievoorziening.

Definitie


Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Lijst Uitleen CD’s


datum:


datum:

Bekrachtigd door:

datum:

Maart 2005

28


Naam Directeur archiefinstelling Begin 1. archiefmedewerker - ontvangt via het beheerssysteem (ABS/Archeion), een aanvraagbriefje van een klant voor het raadplegen van 1 of meer bestanddelen van een digitaal archief. Op het aanvraagbriefje worden de schijf, de directory en het bestand/de bestanden vermeld, waar de gevraagde bestanddelen zijn opgeslagen

1. Ontvangen aanvraag briefje

aanvraag briefje

2. archiefmedewerker - informeert klant over verdere procedure wanneer het beheerssysteem aangegeven heeft dat archiefbestanddelen niet raadpleegbaar zjin - wanneer klant een verzoek om ontheffing gaat indienen volgt de procedure Inzage niet-openbare archieven

2. Informeren

Raad pleegbaar?

Opheffingsverzoek?

Aanvraag briefje

nee Einde

ja 3.

3. medewerker Informatievoorziening - zorgt door middel van een autorisatie dat de klant de aangevraagde bestanddelen kan raadplegen op het deel van het netwerk waar de werkkopieen van de digitale archieven zijn opgeslagen

Verstrekken autorisatie

Zie proc.

4. 4. medewerker Informatievoorziening - geeft klant een CD indien bestanden niet op het netwerk staan maar op een aparte CD zijn opgeslagen - overhandigt klant een schriftelijke instructie indien aan de klant een CD wordt meegegeven. Deze instructie bevat: welk programma nodig is om de bestanddelen te kunnen raadplegen/ aanwijzingen waar het programma gevonden kan worden/aanwijzingen hoe het programma gestart kan worden/ uitleg over de zoek functionaliteit

ja Instructie overhandigen

CD

CD?

Instructie

5. medewerker Informatievoorziening - verstuurt digitaal een melding naar klant in de studiezaal op welke schijf, in welke directory en in welke bestand(en) hij de gevraagde bestanddelen kan vinden - overhandigt klant een instructie

5. Instructie

Melding versturen

6. Uitleen aantekenen

6. Studiezaalmedewerker - tekent uitleen aan op Lijst

Melding Instructie

Lijst uitleen CD's

1

Maart 2005

29


Maart 2005

30


1

Printen?

7. Print exemplaar

Ontvangen print

7. Studiezaalmedewerker afd. Reproductie - ontvangt bij de Repro de door de klant uitgeprinte documenten - legt deze apart voor klant bij de balie van de Studiezaal. Bij elke printopdracht wordt automatisch en bladzijde gegeneerd waarop de naam van de klant wordt vermeld en de naam van het digitaal archief

Print exemplaar

8.

8. Studiezaalmedewerker - stelt aan de hand van de tarievenlijst het tarief voor de uitgeprinte exemplaren vast

Tarievenlijst Vastellen tarief

9. Print

Uitreiken

10. Ontvangen tarief Lijst uitleen CD's

11. Retour ontvangen CD en aantekenen

CD

CD

11. Studiezaalmedewerker - neemt CD weer in ontvangst van klant - tekent ontvangst aan op lijst Uitleen CD's

Opbergen

13. Studiezaalmedewerker - verwijdert aanvraagbriefje in bestand

13. Beheers systeem

10. Studiezaalmedewerker - zorgt voor het ontvangen van de betaling

12. Studiezaalmedewerker - bergt CD op in archief

12. Bak met CD's

9. Studiezaalmedewerker - overhandigt klant de uitgeprinte exemplaren - informeert klant over de bijbehorende kosten

Verwijderen aanvraagbriefje

Einde

Maart 2005

31



Bestellen (kopieën, fotografische reproducties)

Doel Het leveren van reproducties op bestelling zodanig dat de juiste reproductie naar tevredenheid van de aanvrager, tegen de laagst mogelijke kosten, geleverd wordt.

Toepassing Dit proces is van toepassing op de studiezaal, AMB en fotografie

Definitie


Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Bestelformulier, Tarievenlijst


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

32


Begin 1. Bestel formulier

Invullen

1. Studiezaalmedewerker - overhandigt klant bestelformulier, hierop worden ingevuld: de naw - gegevens, waarvan wordt een repro besteld (reproductienummer, catalogusnummer, omschrijving, inv./coll.nummer, beschrijving document, eventueel BB nummer) gebruiksdoel

Ingevuld bestel formulier 2.

2. Studiezaalmedewerker - wijst aanvrager op de regeling Openbaar maken van documenten uit het Archief

Regeling

Wijzen op regeling

3. Studiezaalmedewerker - informeert aanvrager over tarieven

3. Tarieven lijst

Informeren

4. Controleren

5. Invullen

nee

Volledig?

6. Aanvrager informeren en archiveren

nee Reproduceer baar? ja

Bestel formulier

7. Controle openbaarheid

4. Studiezaalmedewerker - controleert formulier op correcte en complete invulling - op reproduceerbaarheid van origineel - op openbaarmaking 5. Studiezaalmedewerk - laat bij onvolledig of incorrect invuld formulier de aanvrager het formulier opnieuw of verder invullen

6. Studiezaalmedewerker - stelt reproduceerbaarheid vast - informeert aanvrager bij nietreproduceerbaarheid - archiveert het bestelformulier in map afgewezen bestellingen 7. Studiezaalmedewerker - controleert de openbaarheid van het aangevraagde origineel

Map afgewezen Bestellingen

1 Einde

Maart 2005

33


1

Proc. inzage niet-openb.

openbaar?

9.

Klant door-verwijzen

ja

Door verwijzen/ leveren?

8. Studiezaalmedewerker - stelt openbaarheid vast - wijst bij niet openbaarheid klant door naar proc. inzage niet-openbare arhieven voor ontheffing

9. Studiezaalmedewerker - stelt vast of klant doorverwezen moet worden - wijst aanvrager evnetueel door naar andere instellingen

Einde

Overleg?

10. Studiezaalmedewerker en AMB en/of fotografie - houdt overleg in de volgende gevallen: omvang bestelling is meer dan 10 per keer, doel bestelling is tentoonstellng, grote formaten/hoge resolutie, spoedbestelling

Repro nummer?

11. Studiezaalmedewerker - voegt het origineel toe bij de aanvraag indien het reproductienegatiefnummer niet op het formulier is ingevuld

10. Overleg AMB

ja

Origineel bijvoegen

nee

11.

12. Ondertekenen

12. Studiezaalmedewerker - draagt er zorg voor dat de klant het bestelformulier ondertekend

Ondertekend bestel formulier

13. Ontvangen betaling

14.

Bestel formulier in bakje

13. Studiezaalmedewerker - draagt er zorg voor dat de klant betaald - draagt er zorg voor dat gegevens naar de administratie- afhandeling worden verzonden indien klant het bedrag mag overmaken (indien op het moment van bestelling geen volledige prijsopgave kan worden gedaan) 14. Studiezaalmedewerker - vermeld betaling en naam behandelend medewerker op het bestelformulier - deponeert bestelformulier in bakje Fotobestellingen

Bestelformulier

2

Maart 2005

34


2 15. Studiezaalmedewerker - verzendt bestellingen op vrijdag naar AMB

15.

Bestellingen doorsturen naar AMB 16.

16. AMB medewerker - copieert het bestelformulier Aanvraag kopieeren

Kopie Origineel

17. AMB medewerker - archiveert kopie in map Bestellingen in behandeling

17. Map Bestellingen

Kopie archiveren 18. AMB medewerker - noteert bestelling (naam en datum) op lijst voorin map Bestellingen Reproducties

18. Noteren op lijst zetten

Map Bestellingen

Lijst

19.

19. AMB medewerker - brengt bestelling naar fotografie

Bestelling brengen naar fotografie

Bestel formulier

Origineel toegevoegd? 20. Originelen lichten en naar fotografie

21. 4

Reproduceren zie proc. Reproductie

ja 20. Archivaris - stelt vast of het orgineel is toegevoegd - licht het origineel uit het depot, indien het origineel niet is toegevoeggd, aan de hand van de bestelling - brengt het origineel naar fotgrafie

21. Fotograaf - maakt reproductie van het origineel. Zie proces Reproductie

3

Maart 2005

35


3 22. Fotograaf - brengt het origineel en de reproductie naar AMB

22. Origineel en repro terugbrengen

Repro Bestelformulier

23. AMB medewerker - controleert de reproductie op kwaliteit, juistheid en compleetheid

23. Controleren

nee oke?

4

24.

24. AMB medewerker - brengt origineel terug naar bewaarplaats Origineel terug naar studiezaal

25.

25. Studiezaalmedewerker - maakt bestellnig verzendklaar (adresseren, etiketteren, begeleidende brief, pakbon)

Verzendklaar maken inc.pakbon 26. Opmaken factuur

26. Administratie - maakt aan de hand van het bestelformulier een factuur indien er nog niet betaald is

Reeds betaald?

nee

27. Studiezaalmedewerker - legt de bestelling klaar bij de balie bij de ingang van het archief - zet datum verzending op bestelformulier

27. Factuur

Klaarleggen

Repro Formulier 27.

28. Baliemedewerker - draagt zorg voorverzending Verzenden

Repro Bijbehorende formulier

5

Maart 2005

36


4

29. Afboeken bestelling

Map Bestellingen in behandeling

29. Studiezaalmedewerker - boekt bestelling af op de lijst in de map Bestellingen in behandeling

Lijst

Bestel formulier

30. Map

archiveren

30. Studiezaalmedewerker - bergt bestelformulier op alfabetische volgorde op in de map afgehandelde bestellingen. Bewaartermijn: tot 1 jaar na afhandeling

Einde

Maart 2005

37


Titel:

Ter beschikking stellen tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen


Doel Het ter beschikking stellen van tentoonstellingsmateriaal en museale voorwerpen aan derden zodanig dat de bruikleen naar tevredenheid van de aanvrager en het archief verloopt.

Toepassingsgebied Het proces is van toepassing op de registratuur, de studiezaal en het depot.

Definities

Proceseigenaar Archivaris

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Bruikleenovereenkomst


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

38


Begin 1. Archiefmedewerker - ontvangt schriftelijk bruikleen verzoek - copieert origineel bruikleen verzoek

1. Verzoek

Ontvangen en copieeren

Verzoek Kopie

2. Archiefmedewerker - archiveert origineel verzoek in map bruikleenverzoeken

2. Map Bruikleen verzoeken

Orgineel verzoek

Archiveren

Kopie verzoek

3. Handleiding

3. Archiefmedewerker - beoordeelt aan de hand van de handleiding voor het uitlenen van archieven/archiefstukken of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden die het archief hanteert

Beoordelen verzoek

ja akkoord?

1

4.

4. Archiefmedewerker - stelt, indien aanvraag niet aan de voorwaarde voldoet, een brief op met daarin de reden van de afwijzing

Opstellen afwijzing

Brief Kopie

5.

5. Registratuur - verstuurt de afwijzingsbrief

Brief Verzenden

2

Maart 2005

39


2

6. Overleg met bruikleen nemer

6. Archiefmedewerker - neemt contact op met verzoeker over kosten, materiele verzorging, data, transport - indien er geen overeenstemming wordt bereikt betekent het einde van de procedure

nee Overeen stemming?

3

7. Opstellen bruikleen overeenkomst

7. Archiefmedewerker - stelt een bruikleenovereenkomst op met daarin aandacht voor duur bruikleen, wijze van tentoonstellen, klimaatbeheersing, lichtstraling, wijze van transport, verzekering, kosten, eventuele clausule bepalingen

Bruikleenovk

8. Beoordeling

Oke?

nee

9. Ovk Verzenden in tweevoud

Ovk

10. Getekend exemplaar

8. Archivaris - beoordeelt het contract op compleetheid en juistheid - indien archivaris niet akkoord gaat wordt er een nieuw of aangepast contract opgesteld

Ontvangen getekende ovk

9. Archiefmedewerker - verstuurt de bruikleenovereenkomst in tweevoud op met het verzoek om 1 exemplaar ondertekend retour te sturen

10. Archiefmedewerker - neemt getekend exemplaar van de bruikleenovereenkomst in ontvangst

Getekend exemplaar

4

Maart 2005

40


4 11. Archivaris - ondertekent de bruikleenovereenkomst

11. Ondertekenen

Getekende ovk

12. Financiele administratie - verstuurt de factuur. Zie proc. financiele afhandeling

12. Factuur versturen

Factuur

13. Depotmedewerker - licht het archiefstuk. Zie proc. lichten archief(stukken)

13. Lichten archief(stuk)

Archief (stukken)

14. Controleren conditie

nee

nee Proc. Restaureren

Oke?

15. Inpakken bruikleen

5

14. Archivaris - controleert het archief(stuk) op de conditie - indien het archief(stuk) niet voldoet aan de condotionele bepalingen dan betekent dit het einde van de procedure en kan het stuk niet uitgeleend worden - indien het archief(stuk) niet voldoet maar wel gerestaureerd kan worden wordt het voor restauratie weggezonden. Zie proc. restauratie

15. Depotmedewerker - pakt het archief(stuk) in en zet het bij de balie klaar voor transport

16. Baliemedewerker - geeft stuk mee aan de bruiklener

16. Uitgifte bruikleen

6

Maart 2005

41


6

17. Archivaris - beoordeelt een eventueel verzoek om verlening

17. Verzoek verlenging?

Beoordelen

18. nee

18. Archivaris - neemt contact op met de aanvrager indien het verzoek voor verlenging is afgewezen

Contact met bruiklener

Verlengen? ja 19.

19. Archiefmedewerker - stuurt een bevestiging voor de verlenging naar de aanvrager

20. Retour ontvangst nemen

Bevestiging sturen

20. Baliemedewerker - neemt de spullen in ontvangst

21. bevestiging

21. Archivaris - controleert de retour gebrachte (archief) stukken op juistheid, compleetheid, eventuele beschadiging

Controleren

23. Juridisch medewerker - handelt de zaak bij eventuele onjuistheden, incompleetheden en/of beschadigingen af. Zie proc. juridische afhandeling

23. Juridisch afhandelen zie proc.

nee

Oke?

24. Archivaris - laat bruikleengever het bewijs van teruggave ondertekenen bij accoord bevinden van de retour gebrachte (archief)stukken - geeft 1 exemplaar aan de bruiklener mee, het kopie is voor het archief

24. Ondertekenen bewijs van teruggave Ondertekend bewijs Copie ondertekend bewijs

25.

25. Depotmedewerker - plaats de (archief)stukken terug op de oorspronkelijke locatie in het archief

Terug plaatsen

1 3 5

Bruikleen ovk Bewijs

26. Map Bruikleen

Archiveren

Corres pondentie 26. Archiefmedewerker - archiveert de bruikleenovereenkomst, het bewijs van teruggave en de correspondentie in map bruikleen

Einde

Maart 2005

42


Titel:

Uitlenen dossiers uit het secretariaatsarchief, zowel aan ambtenaren als aan bezoekers in de studiezaal


Doel Het voldoen aan verzoeken om inzage van dossiers uit het zogenaamde semi-statisch archief van de gemeente, zowel door ambtenaren als door bezoekers in de studiezaal zodanig dat recht wordt gedaan aan zowel het recht op informatie van bezoekers als aan het feit dat deze dossiers nog niet officieel zijn overgedragen aan het (gemeente)archief cf. de Archiefwet 1995 artikel 12 en 13. Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op de medewerkers van de studiezaal en de balie, op de archivaris, de gemeentelijke archiefinspecteur, de medewerkers van de afdelingen Interne Zaken en de zorgdrager. Definities Access: geautomatiseerde registratie van uitgeleende dossiers waaraan een rappelfunctie is gekoppeld. Groene uitleenkaart: kaart waarop de dossierbeschrijving, classificatie, recordnummer en BOS-bewaren-nummer staan aangegeven. BOS-bewaren-nummer: het nummer waaronder het dossier in het semi-statistisch archief is opgeborgen. Procedure eigenaar Archivaris Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Formulier voor aanvragen dossiers via Interne Zaken voor ambtenaren Groene uitleenkaarten Rappelbriefje Aanvraagbriefje voor materiaal in beheer bij het archief Vademecum voor studiezaal- en baliemedewerkers Geautomatiseerde adresboek van ambtenaren op het intranet Dossier ‘inzage’ met schriftelijke toestemmingen en afwijzingen voor inzage in dossiers jonger dan 20 jaar Algemeen De uitleentermijn voor ambtenaren is vier weken. Dossiers jonger dan 20 jaar zijn voor ambtenaren openbaar en te raadplegen. Voor bezoekers zijn deze niet openbaar volgens de Archiefwet 1995.


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

43


Begin 1. Ontvangen aanvraag

1. baliemedewerker - neemt verzoek om inzage van een dossier in ontvangst, zowel mondeling als telefonisch - indien het een verzoek van een bezoeker betreft wordt deze doorverwezen naar de behandelende afdeling

ja 1

Bezoeker?

4 2. Studiezaalmedewerker - haalt dossier uit depot

2. Ophalen dossier

Dossier

4 3. Dossier

Verzenden

4. Access

Registreren

5. Groene uitleenkaart

Kaart invullen

3. Studiezaalmedewerker - verzendt het dossier per interne post naar de ambtenaar die het dossier heeft aangevraagd

4. Studiezaalmedewerker - noteert uitleen van dossier in access - noteert naam en afdeling lener en datum uitlening

5. Studiezaalmedewerker - vult de groene kaart in (naam en afdeling lener en datum van uitlening) die in het dossier zit

Groene uitleenkaart

2

Maart 2005

44


2

6. Groene uitleen kaart

Bak uitleen kaarten

6. Studiezaalmedewerker - plaatst groene kaart in Bak uitleenkaarten Kaart in bak plaatsen

7. Dossier

7. Studiezaalmedewerker - ontvangt het dossier retour Retour ontvangen

8. Studiezaalmedewerker - controleert het dossier visueel

8. Controle

9. Overleg met ambtenaar

nee

Oke?

10. Naam doorstrepen

9. Studiezaalmedewerker - neemt contact op met ambtenaar indien het dossier incompleet, onjuist en/of beschadigt is, etc.

10. Studiezaalmedewerker - streept naam van de uitlener op de groene uitleenkaart door

Groene uitleenkaart

11. Archiefmedewerker - voegt uitleenkaart in dossier toe

11. Uitleenkaart in dossier

12.

Access

12. Studiezaalmedewerker - registreert datumontvangst in access Registreren

13. Studiezaalmedewerker - bergt dossier op in depot

13. Dossier

Dossier opbergen

Einde

Maart 2005

45


1 2a. ja Openbaar raadplegen

ouder > 20 jaar

2a. Studiezaalmedewerker - geeft bezoeker dossier indien dit ouder is dan 20 jaar

nee 3a. Contact opnemen

Einde

4a. Beoordelen

einde

ja

3a. Studiezaalmedewerker - neemt contact op met behandelend ambtenaar indien het om een dossier gaat dat jonger is dan 20 jaar en niet openbaar is volgens de Archiefwet 1995 4a. Behandelend ambtenaar - beoordeelt het verzoek - wijst verzoek direct af, einde procedure - wijst verzoek niet direct af en verzoekt aanvrager het verzoek schriftelijk in te dienen

Afwijzing?

5a.

5a. Behandelend ambtenaar - ontvangt het verzoek schriftelijk Verzoek schriftelijk ontvangen

Verzoek

Verzoek

6a. Beoordelen

4

nee

6a. Behandelend ambtenaar - beoordeelt het vezoek - indien verzoek wordt gehonoreerd volgt de procedure van uitleen

Afwijzing?

7a. Opstellen afwijzing

7a. Behandelend ambtenaar - stelt een schriftelijke afwijzing op indien verzoek niet is gehonoreerd

Afwijzing

3

Maart 2005

46


3 8a.

8a. Behandelend ambtenaar - copieert de schriftelijk afwijzing Copieeren

Origineel Kopie

9a. Behandelend ambtenaar - verzendt de originele afwjzing

9a. Origineel Verzenden

Kopie Verzoek 10. Map inzage

Archiveren

10. Behandelend ambtenaar - archiveert het kopie van de afwijzing en het verzoek in Map Inzage

Einde

Maart 2005

47



Verzorgen en tentoonstellingen

Doel Het organiseren van tentoonstellingen binnen het archief zodanig dat het doel van de tentoonstelling bereikt wordt.

Toepassingsgebied Het proces is van toepassing op de sectie educatie en de afdeling communicatie.

Definities

Proceseigenaar Medewerker educatie

Gebruikte formulieren en hulpmiddelen Bruikleenovereenkomst


datum:


datum:


datum:

Maart 2005

48


Begin 1. Verzamelen

1. sectie Educatie - verzamelt ideeen die inzicht geven in de aanwezige kennis bij medewerkers en eigen archieven en kansen op het gebied van educatie en communicatie - noteert de ideeen

Verzameling ideeen

2. Onderzoek doen

2. sectie Educatie - verricht onderzoek naar literatuur, archieven en archiefstukken en de beschikbaarheid van tentoonstellingsobjecten - noteert resultaat

Onderzoeks resultaat

3. Beoordelen resultaat

4.

Archiveren

nee

Doorgaan?

5. Vaststellen onderwerp tentoonstelling

Map

6. Einde Opstellen en kopieeren rapport

3. sectie Educatie - beoordeelt resultaat uit onderzoek en neemt een beslissing omtrent doorgang

4. sectie Educatie - archiveert notities en resultaten in map Ideeen bij geen doorgang van de tentoonstelling

5. sectie Educatie - stelt bij doorgang het definitieve onderwerp van de tentoonstelling vast

6. Medewerker Educatie - stelt een rapport op met daarin de tot dan toe genomen beslissingen en resultaten uit het onderzoek - kopieert het rapport

Rapport

7. Overhandigen

7. Sectie Educatie - overhandigt een exemplaar van het rapport aan de afdeling communicatie, hoofd afdeling archieven en collecties, het sectiehoofd Behoud, Hoofd studiezaal en Hoofd Bedrijfsvoering

1

Maart 2005

49


1

Rapport

8. Toelichten

proc. comm.

9. Samenstellen werkgroep

10. Bijeen brengen

Archiefstukken

8. medewerker Educatie - licht rapport toe aan afdeling communicatie Zie proc. communicatie tentoonstelling voor starten werkzaamheden. - licht het rapport toe aan het hoofd Behoud

9. sectie Educatie - stelt werkgroep samen die de tentoonstelling gaat voorbereiden. Samenstelling bestaat uit doorsnee van het archief.

10. sectie Educatie en werkgroep - brengt bijeen: archiefstukken, tentoonstellingsobjecten en -materialen

Rapport

11. Vaststellen

ja 12. Opstellen bruikl.ovk?

Opstellen

11. afdeling educatie en werkgroep - bepalen adhv het rapport of er bezitingen van derden tbv de tentoontstelling geleend moeten worden - neemt contact op met instelling waar geleend gaat worden - indien van derden geleend wordt, wordt vastgesteld of het archief de bruikleenovereenkomst opstelt of niet

12. archiefmedewerker - stelt bruikleenovereenkomst op

Bruikleen ovk

Rapport

13. 2

nee

Vormgever inhuren?

13. medewerker Educatie - bepaalt aan de hand van het rapport of er een vormgever ingehuurd moet worden

3

Maart 2005

50


3 14. medewerker Educatie - benadert vormgever aan de hand van het bestand vormgevers

14. Bestand vorm gevers

Vormgever benaderen

15. Offerte

15. medewerker Educatie - ontvangt offerte van vormgever Otvangen offerte

16.

16. sectie Educatie - beoordeelt de offerte van de vormgever op de volgende aspecten: kosten, kwaliteit, tijd - indien offerte niet geaccepteerd wordt, wordt deze aangepast of er wordt een andere vormgever benaderd

Beoordelen offerte

nee

oke?

nee

Rapport

17. Briefing vormgever

17. sectie Educatie - brieft de vormgever over de vormgeving van de tentoonstelling en het drukwerk aan de hand van het rapport en de huiststijl

2

18. Planning Controle

18.

18. sectie educatie - controleert de voortgang van de werkzaamheden van communicatie - indien communicatie niet op schema ligt worden er corrigerende maatregelen genomen

nee Op schema?

Corrigeren

19. sectie Educatie - breekt de oude tentoonstelling af, zie werkinstructie

19.

wi. afbreken

Afbreken oude tentoonstelling

4

Maart 2005

51


4 20.

20. sectie educatie - beoordeelt het ontwerp van de vormgever - vraagt advies aan communicatie - indien ontwerp wordt afgekeurd, wordt om een aanpassing gevraagd of er wordt een andere ontwerper gekozen

Beoordelen ontwerp

Aanpassen

nee

oke?

21. Ontvangen drukwerk

22.

Controle

Retourneren

nee

4

21. sectie Educatie - ontvangt het drukwerk van de afdeling communicatie ter beoordeling

22. sectie educatie - controleert het drukwerk op juistheid, compleetheid en eventuele beschadigingen - indien het drukwerk niet juist, incompleet of beschadigd is wordt het drukwerk geretourneerd

Oke?

23.

23. sectie educatie - distribueert het drukwerk aan de diverse instanties Distribueren drukwerk

Drukwerk

24. Ontvangen bruikleen spullen

Bruikleen

nee

24. sectie Educatie - ontvangt de spullen die in bruikleen gegeven zijn

6 Bruikleen spullen

5

Maart 2005

52


5

25. medewerker Educatie - controleert de bruikleenspullen op juistheid en compleetheid en eventuele beschadiging, aan de hand van de bruikleenovereenkomst

25. Controle bruikleen spullen

26. 6

Contact opnemen

nee

26. sectie Educatie - neemt contact op met bruikleengever indien de bruikleenspullen niet juist, incompleet of beschadigd zijn

oke?

27. sectie Educatie en medewerker Behoud - richten tentoonstelling in

27. Inrichten tentoonstelling

Rapport

28.

28. sectie Educatie - controleert de inrichting van de tentoonstelling aan de hand van het rapport - past inrichting aan indien deze niet correct is

Controle inrichting

nee

Oke?

Rapport Offerte Diverse

28. Map Tentoonstellingen

Archiveren

28. sectie Educatie - archiveert het rapport, de offertes, de bruikleenovereenkomst etc. in de map Tentoonstellingen

Einde

Maart 2005

53

INHOUD. HOOFDSTUK 1 Algemeen Pagina. o Leeswijzer 2 o Verklaring symbolen in stroomschema s 3

Recommend Documents