▌ 5
Inhoud
Inhoud
1. Evenementencommunicatie:deel van de communicatiemix 11 1.1. Communicatiemix van de onderneming 11 1.2. Plaats van evenementencommunicatie in de communicatiemix 12 2. Het bedrijfsevenement versus publieksevenement 15 2.1. Het evenement 15 2.2. Het bedrijfsevenement 15 2.3. Het publieksevenement 17 2.3. Indeling van bedrijfsevenementen 18 2.4. Het evenementenmodel 18 2.5. Evolutie van bedrijfsevenementen 20 2.5.1. Het succes van evenementiële communicatie 20 2.5.2. Trends 20 3. Het evenementenbureau 23 3.1. Ontstaan en groei van evenementenbureaus 23 3.2. Beroepsfederaties en eventorganisaties 24 3.2.1. ACC Belgium 24 3.2.2. BEA 24 3.2.3. EMA 25 3.2.4. Andere beroepsverenigingen 25 4. De organisatie van een evenement 27 4.1. FASE 1: Het vastleggen van het concept 28 4.1.1. De briefing 28 4.1.2. Het formuleren van een voorstel 30 4.1.3. Brainstormen in groep … en in je eentje 32 4.1.4. Van idee naar strategisch concept of scenario 33 4.1.5. De locatie 34 4.1.6. Van scenario naar synopsis of het nodige materiaal 39 4.1.7. Budgettaire raming 42 4.1.8. Haalbaarheidsanalyse 43 4.2. FASE 2: Preproductiefase 44 4.2.1. Het nut van een planning 44 4.2.2. De ruwe retroplanning 44 4.2.3. De voorbereidingstijd 45 4.2.4. Netwerkplanning 46 4.2.5. De gedetailleerde planning 47
6 ▌
4.3. 4.4. 4.5. 5.
Inhoud
4.2.6. Controletechnieken 4.2.7. Evaluatievergaderingen 4.2.8. Planning opmaken met softwareprogramma 4.2.9. Overeenkomsten, contracten 4.2.10 Budgetberekening en -controle FASE 3: Productiefase of D=Day 4.3.1. Laatste voorbereidingen 4.3.2. De daadwerkelijke montage-opbouw 4.3.3. Uitvoering – productie – D-Day FASE 4: De Postproductiefase 4.4.1. Demontage-afbouw 4.4.2. De afrekening 4.4.2. Verdere afwerking FASE 5: De evaluatie of debriefing
49 49 49 50 50 59 60 63 65 70 70 70 71 71
Belichting bij evenementen 73 5.1. Het lichtplan 73 5.2. De lichttechnicus 73 5.3. Trussen 73 5.4. Voetlicht 74 5.5. Parblazer 74 5.6. Plano convex schijnwerper 74 5.7. Volgspot/profielschijnwerpers 74 5.8. Vari-lites en telescans 74 5.9. Specials 75
6. De promotie van het evenement 77 6.1. De planning van de promotie 77 6.2. Mogelijke promotiemiddelen 78 6.3. Het maken van de keuze 78 6.4. De nodige tijd voor promotie 79 6.5. De uitnodiging 80 6.5.1. De functie van een uitnodiging 80 6.5.2. Een antwoordkaart 80 6.5.3. Creativiteit mag, maar moet correct blijven 81 6.6. Aandachtspunten 82 7. Catering 83 7.1. Gebruik van catering vast aan de locatie 83 7.2. Catering los van de locatie 83 7.3. Mogelijke vormen van catering 84 7.3.1. Koffiepauzes, of ontvangst met koffie 84 7.3.2. Standaardreceptie 84 7.3.3. Combinatiereceptie 84
▌ 7
Inhoud
7.4. 8.
7.3.4. Broodjeslunch 7.3.5. Buffet 7.3.6. Zittend diner 7.3.7. Culinair diner Bepalen van hoeveelheden 7.4.1. Dranken 7.4.2. Eten
85 85 86 86 87 87 87
Inzet van derden – logistieke taken 89 8.1. Beveiliging/bewaking 89 8.2. Cameracrew of fotograaf 90 8.3. Personenvervoer 90 8.4. Hostesses en hosts 90 8.5. Technici 91 8.6. Vertalers/tolken 91 8.7. Signalisatie 92 8.8. Sanitair 93
9. Entertainment 95 9.1. De rol van entertainment bij bedrijfsevenementen 95 9.2. Mogelijke vormen van entertainment 96 9.3. Het boeken van podiumartiesten 97 9.4. Auteursrechten (SABAM) 98 9.5. Billijke vergoeding 100 9.6. Het belang van de begeleiding van entertainment 101 9.6.1. Het artiesten- of theaterbureau 101 9.6.2. Het organisatiebureau 102 10. Etiquette en protocol 103 10.1. Onthaal en ontvangst 104 10.1.1. Groeten 104 10.1.2. Handgeven 104 10.1.3. Kennismaken en voorstellen 105 10.1.4. Voorgaan en begeleiden 105 10.1.5. Begeleiden naar tafel 106 10.2. Converseren 106 10.3. Telefoneren 107 10.4. Faxen 107 10.5. E-mail 108 10.6. Placering en tafelschikking 108 11. Vergaderen 111 11.1. Algemene aandachtspunten voor vergaderingen 111 11.2. De rol van de deelnemers 111
8 ▌
11.3. De taak van de voorzitter 11.4. Soorten vergaderingen
Inhoud
112 113
12. Kick-off – kick-down 117 12.1. Definitie kick-off 117 12.2. Organisatie van een kick-off 117 12.3. Definitie kick-down 118 13. Incentive 119 13.1. Definitie incentive 119 13.2. De organisatie van incentives 120 13.3. Doelstelling(en) van incentives 121 13.4. Incentivereizen 121 14. Congresachtige evenementen 123 14.1. Bijeenkomst of vergadering 123 14.2. Congres en conferentie 123 14.3. Colloquium en symposium 124 14.4. Seminarie en workshop 124 14.5. Soorten congressen 125 14.6. De internationale congresmarkt 126 14.6.1. Omvang van de internationale congresmarkt 126 14.6.2. Tijdspreiding van de internationale congressen 126 14.6.3. Duur en frequentie van congressen 127 14.7. Congresbemiddeling en -promotie 127 14.8. Het organiseren van congressen 128 15. Beurzen als communicatie-instrument 135 15.1. Ontstaan van beurzen 135 15.2. Het E.M.E.C.A. en enkele cijfers 136 15.3. Soorten beurzen en tentoonstellingen 137 15.4. De organisatie van een beurs: het vijfstappenplan 138 15.4.1. Fase 1: Conceptontwikkeling en strategisch plan 138 15.4.2. Fase 2: Productiefase 143 15.4.3. Fase 3: De beurs 148 15.4.4. Fase 4: De demontage en opvolging 154 15.4.5. Fase 5: De evaluatie 154 16. Sponsoring 157 16.1. Definitie 157 16.2. Sponsoring, instrument binnen de communicatie-mix 157 16.3. De voordelen van eventsponsoring 158 16.4. Doelstellingen van eventsponsoring 159 16.5. Het te doorlopen proces voor de sponsor 159
Inhoud
▌ 9
16.6 Selectiecriteria voor eventsponsoring 16.7. De mogelijkheden van return 16.8. Technische uitvoering voor de gesponsorde 16.8.1. De coördinatie 16.8.2. Het uitvoeringsplan voor sponsoring 16.8.3. Systematische sponsorwerving 16.8.4. De overeenkomst
160 161 161 161 161 162 163
Literatuur 165
