Beleid Cluster Maatschappij (071)54 54 838
[email protected]
Ingekomen: Afdeling Kopie
:
Gemeente Leiderdorp
3 fj AUG. 2013
<S«~tp^«€_
III Mil III IIII III IIIIIII Wmo-adviesraad van Leiderdorp t.a.v. De heer J. Karres p/a Vlaskamp 6 2352 HT LEIDERDORP
datum kenmerk betreft
2013.04947 30/08/2013
VERZONDEN 3 0 15 augustus 2013 2013U02268 Reactie op advies Aanbesteding Hulpmiddelen Wmo
AUG. 2013
Geachte leden van de Wmo-adviesraad, Op 29 juli 2013 bracht de Wmo-adviesraad advies uit over de voortgang van de aanbesteding Hulpmiddelen Wmo (de Uitnodiging tot Inschrijving). Bij uw advies stuurde u de adviezen van de Wmo-adviesraden van de gemeenten Katwijk en Leiden als bijlagen mee. Via deze brief willen wij ingaan op uw advies. Omdat uw advies als bijlagen de adviezen van de adviesraden van de gemeenten Katwijk en Leiden bevatte wordt ook op de aanbevelingen van deze adviesraden ingegaan.
Inleiding Per 1 januari 2014 moet de verstrekking van de Wmo hulpmiddelen in natura opnieuw worden aanbesteed. Deze aanbesteding wordt regionaal voorbereid en uitgevoerd. De voorbereidingen worden uitgevoerd door de (ambtelijke) Kerngroep Wmo Hulpmiddelen Aanbesteding 2013. Op 4 juli 2013 vond in dat kader een (gezamenlijke) informatiesessie plaats voor de Wmoadviesraden van de verschillende betrokken gemeenten. De Wmo-adviesraden van de gemeenten Kaag en Braassem, Katwijk, Leiderdorp, Leiden, Oegstgeest en Wassenaar waren hierbij aanwezig. Na deze informatiesessie is het 'halffabrikaat' met de Wmoadviesraden gewisseld. Het 'halffabrikaat' gaat over de inhoudelijke aspecten van de aanbesteding en niet over het technische en procedurele gedeelte van de aanbesteding. Voor het 'halffabrikaat' heeft de inhoud van de vorige aanbesteding als basis gediend.
Reacties Wmo-adviesraden Een aantal adviesraden heeft op het 'halffabrikaat' gereageerd. Het gaat om de Wmoadviesraden van de gemeenten Katwijk, Leiderdorp, Leiden en Oegstgeest.
Bezoekadres Willem-Alexanderlaan 1 2351 DZ Leiderdorp Postbus 35 2350 AA Leiderdorp telefoon (071) 545 85 00
[email protected] www.leiderdorp.nl
In deze brief wordt ingegaan op deze reacties. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in procedurele, inhoudelijke en algemene aspecten.
Procedureel Het algemeen gevoelen bij alle Wmo-adviesraden is dat zij de informatie te laat tot zich hebben gekregen en dat daardoor hun adviesfunctie is bemoeilijkt. Daarnaast wordt opgemerkt dat niet alles met de Wmo-adviesraden is gewisseld (delen uit de Uitnodiging tot Inschrijving, doch niet de gehele Uitnodiging tot Inschrijving) en dat dit ook bij de vorige aanbesteding al het geval was. Wij zijn ons er van bewust dat dit het geval is. Ondanks het voornemen van de Kerngroep om de Wmo-adviesraden tijdig te betrekken bij de voorbereiding van de aanbesteding, blijkt dit toch niet gerealiseerd te zijn. Hier moet naar de toekomst toe absoluut lering uit getrokken worden. Verzachtende omstandigheden in deze - zonder daarbij de kern van het signaal te bagatelliseren - zijn, zoals ook al in het voortraject is aangegeven, dat de vorige aanbesteding inhoudelijk als uitgangspunt gold en dat in het algemeen tevredenheid heerst over de huidige praktijk. De Kerngroep heeft zich 'verkeken' op de tijdsdruk en de daarbij gestelde tijdsplanning. Geconstateerd wordt dat een aanbestedingsprocedure, inclusief het tijdig betrekken van de Wmo-adviesraden, toch 'een klein jaar' kost, terwijl de voorbereidingen pas in april zijn opgestart. Dit wreekt zich nu. Daarom is er binnen de Kerngroep voor gekozen om, anders dan voorheen, de voorbereiding van de aanbesteding in tweeën te splitsen en zich eerst te richten op de inhoud en in een later stadium op de vorm en techniek. Op deze wijze was de Kerngroep nog in staat de Wmo-adviesraden begin juli nader te informeren, waarbij op de koop toe werd genomen dat er nog geen sprake was van een volledig en volwaardig aanbestedingsdocument. Er is een spreekwoord dat luidt 'een ezel stoot zich geen twee keer aan dezelfde steen'. Dat is hier echter wel gebeurd. Het is zaak er voor te zorgen dat we hier de volgende keer niet weer 'de mist mee in gaan'. En daarmee de indruk te wekken dat - om in de getallen te blijven - wij niet tot drie kunnen tellen'.
Inhoudelijk Inhoudelijk zijn de volgende opmerkingen gemaakt. Onderdeel Producten - Bij categorie 4, handbewogen rolstoel: taxifixatie als standaardspecificatie op te nemen. - Bij categorie 4, handbewogen rolstoel: taxifixatie als standaardspecificatie op te nemen voor alle rolstoelen. Dit heeft bij de vorige aanbesteding ook gespeeld. Daar is toen vanuit gemeentezijde het volgende op gesteld: 'Met de keuze in het Bestek voor een all-in huurprijs wordt gerealiseerd dat, daar waar de indicatie een taxifixatie aangeeft, dit ook geleverd wordt. Hiermee is, in voorkomende gevallen, een taxifixatie gegarandeerd. Er wordt van uitgegaan dat niet alle klanten standaard een taxifixatie behoeven. Het standaard opnemen van een taxifixatie kan daarom kostenverhogend werken. In dat geval moet de leverancier namelijk altijd een
taxifixatie aanbrengen, ook daar waar deze niet benodigd is. De leverancier zal dit in de geoffreerde prijzen verwerken.' Wij sluiten ons aan bij dat antwoord en menen dan ook dat aanpassing op dit onderdeel niet nodig is. Onderdeel Programma van eisen Eis 1: Op verzoek van de aanbestedende dienst dan wel betrokken gemeente stuurt u een kopie van een schriftelijke klacht per email aan verzoeker door. - Het lijkt de adviesraad gewenst dat de verzoeker standaard een kopie van een schriftelijke klacht krijgt. Met 'verzoeker' wordt hier bedoeld de aanbestedende dienst dan wel betrokken gemeente. Via de managementrapportage (eis 35) krijgt de gemeente al (geanonimiseerd) maandelijks inzage in de klachten. Met deze bepaling kan de gemeente desgewenst diepgaander en op klantniveau informatie verkrijgen. Mogelijk gaan de raden hier uit van het idee dat de klager hier als verzoeker wordt aangemerkt. Dat is niet het geval en het lijkt ons overigens ook overbodig - zo de raden hier op doelen - om de klager een kopie van de door of namens hemzelf ingediende schriftelijke klacht op te sturen. Met deze bepaling wordt beoogd de dwingende regels (administratieve regeldrift) zo veel als mogelijk te beperken. De tekst is, naar aanleiding van de reactie van de adviesraden, directer en daarmee hopelijk duidelijker gemaakt: 'Op verzoek van de betrokken gemeente stuurt u een kopie van een schriftelijke klacht per email door'. Eis 7: Een leverancier kan tijdens contacten met klanten tegen opmerkelijke zaken aanlopen. Een actieve signaalfunctie richting de aanbestedende dienst is in deze noodzakelijk. U zult in voorkomende gevallen deze signaalfunctie richting de aanbestedende dienst adequaat uitvoeren. - De Wmo-adviesraad kan zich hierin vinden maar vindt als voorwaarde dat de klant met deze aan de leverancier opgelegde opdracht bekend moet zijn. - De raad stelt dat de cliënt van deze eis op de hoogte behoort te zijn en dat de aanbestedende partij de melding ook dient door te geven aan de cliënt zelf. (Het is niet wenselijk dat er correspondentie ontstaat achter de rug van de cliënt). Deze eis is aangevuld met de navolgende tekst: 'Als een signaal richting de aanbestedende dienst wordt afgegeven over een individuele niet-geanonimiseerde cliënt, dan informeert de leverancier de betrokken cliënt daarover'. Eis 10: Bij aflevering ontvangt de klant een aflevermap met minimaal de volgende items: o.a. Nederlandstalig instructieboekje. - Er wordt gesteld dat dit voorbij gaat aan onze medelanders die de Nederlandse taal niet machtig zijn. Het moet toch mogelijk zijn de leverancier op te dragen dat ook die klanten goed worden geïnstrueerd. De aanbesteding heeft zijn werking in de Nederlandse samenleving. Nederlands is de gebruikelijke voertaal in dit land. Dit komt mede tot uiting met de eis van een Nederlandstalig instructieboekje. Ook bij de vorige aanbesteding is door de gezamenlijke Wmo-adviesraden
het voeren van de Nederlandse taal (als eerste algemene uitgangspunt) benadrukt. Het voert te ver om van leveranciers te eisen dat zij ook instructieboekjes in andere talen voor handen hebben. Een en ander laat onverlet dat leveranciers daar in voorkomende gevallen wel gebruik van kunnen maken, er wordt hier immers over een aflevermap gesproken met minimale eisen. Overigens omvat het instrueren meer dan alleen maar een Nederlandstalig instructieboekje. Het instrueren door de leverancier zal - binnen de grenzen van de redelijke objectiviteit - toegesneden moeten zijn op de individuele klant. Aanpassing op dit onderdeel is niet nodig. Eis 15: Inname van het hulpmiddel vindt uiterlijk 14 dagen na opdracht van de aanbestedende dienst of in overleg met de klant plaats. - Voorgesteld wordt om 'of in overleg met de klant' te veranderen naar 'en in overleg met de cliënt', omdat gemeend wordt dat de inname van een hulpmiddel binnen 14 dagen, gezien de mogelijkheid voor hergebruik, voldoende ruimte biedt. De noodzaak om hier een 'en-bepaling' van te maken in plaats van een 'of-bepaling' is ons onvoldoende duidelijk. De strekking van de eis is dat de huur 2 dagen na opzegging eindigt en dat het hulpmiddel wordt ingenomen. Een en-bepaling' beperkt de handelingsvrijheid van de gemeente en de leverancier, er moet namelijk aan allebei de voorwaarden voldaan worden. De 'of-bepaling' zorgt er voor dat het hulpmiddel (in en/of na overleg met de klant) te allen tijde uiterlijk na 14 dagen wordt opgehaald met een mogelijkheid om daar, in overleg met de klant, van af te wijken. De gehanteerde formulering geeft voor de uitvoering de meeste ruimte (om desgewenst individueel maatwerk te leveren). Aanpassing op dit onderdeel is niet nodig. Eis 22: Eventuele rijlessen en rijvaardigheidstesten met betrekking tot scootmobielen en elektrische rolstoelen worden door een ergotherapeut, dan wel gelijkwaardig functionaris verzorgd. Hierbij vindt tevens een rapportage plaats, waarbij de mate van rijvaardigheid wordt verantwoord aan de aanbestedende dienst. De rijles van een uur bevat minstens de volgende aspecten: instructie betreffende bediening van het voertuig, bediening en beheersing van het voertuig in verschillende praktijkomstandigheden en theoriekennis m.b.t. verkeersregels en veiligheidstips. Voorgesteld wordt dit aan te vullen met: 'Een opfriscursus van verkeersregels voor de cliënt dient eenmaal per drie jaar gevolgd te worden. Hierbij vindt tevens rapportage plaats, met verantwoording van bevindingen aan de aanbestedende dienst'. Dit aspect is ook bij de vorige aanbesteding aan de orde geweest. Daar is toen vanuit gemeentezijde het volgende op gesteld. 'Een algemene 'opfriscursus' voert te ver, dit werkt naar verwachting ook kostenverhogend. Zo nodig kan op dit punt door de gemeente, in voorkomende gevallen, individueel maatwerk worden geleverd, daar waar blijkt dat een klant bij het zich op adequate en veilige wijze vervoeren met een scootmobiel (aanvullende) hulp behoeft. Het Bestek voorziet met de geformuleerde tekst hierin. Met het voorstel van de gezamenlijke Wmo-adviesraden wordt op het punt van de verplichtingen van de leverancier onvoldoende duidelijkheid gegeven. Het aantal rijlessen wordt bijvoorbeeld niet genoemd en ook wat precies onder een 'opfriscursus' wordt verstaan en wat dat exact inhoudt is niet duidelijk. Onder die omstandigheden zullen aanbieders niet makkelijk de financiële gevolgen van de verplichtingen kunnen overzien en liggen om die reden hogere offerteprijzen in de rede.'
Deze argumenten gelden ook nu nog (steeds). Wel is, mede naar aanleiding van de opmerkingen van de adviesraden en in het verlengde van dit onderwerp, eis 23 aangevuld met de navolgende tekst: 'Indien de technische staat van het hulpmiddel daar aanleiding toe geeft, zal de opdrachtnemer de rijvaardigheid van de cliënt beoordelen en wanneer nodig aan de gemeente rapporteren'.
Algemeen De navolgende aspecten zijn aangedragen. Informatie bij aflevering
hulpmiddelen
Tijdens de bijeenkomst zijn er opmerkingen gemaakt over de service in de regio, bijvoorbeeld dat men voor banden oppompen, door bepaalde leveranciers, soms wordt verwezen naar Den Haag. In de Uti lijkt dit probleem ondervangen te zijn. De Wmo-adviesraad benadrukt het belang dat de cliënt voor dergelijke praktische zaken bij ingebruikname van het hulpmiddel goed geïnformeerd wordt waar hij terecht kan of op welke manier hij geholpen wordt. Dit wordt door ons onderschreven. Eis 26 stelt hierover: 'U gaat ermee akkoord dat het onderhoud en reparatie, voor zover mogelijk, uitgevoerd worden bij de gebruiker thuis of, indien u niet over een mobiele werkplaats beschikt, op een locatie centraal gelegen binnen de Leidse regio, met bereikbaarheid van de regiotaxi (aanvullend OV- en Wmo-vervoer). De voorkeur van de klant is in deze leidend'. Het spreekt als vanzelf dat bij aflevering de cliënt hierover afdoende wordt geïnformeerd door de leverancier. Leveranciers dienen cliëntgericht te werken, zoals ook bijvoorbeeld blijkt uit eis 8 waarin geëist wordt dat medewerkers daarin geschoold zijn/worden. Verder komen deze aspecten ook aan de orde in het programma van wensen, waarop de offrerende leveranciers straks beoordeeld gaan worden (zie bijvoorbeeld programma van wensen nrs. 2 en 7). Gebruikte definities In de gehele Uitnodiging tot Inschrijving wordt gesproken over 'klant'. De adviesraad vindt het gebruik van deze term niet wenselijk. Als alternatief adviseert de adviesraad 'zorgvrager', 'burger met een ondersteuningsvraag' of 'cliënt' te gebruiken. De woorden klant en cliënt worden in de dagelijkse praktijk veelvuldig door elkaar heen gebruikt. Met beide woorden is in het algemeen wel voldoende duidelijk wat er mee bedoeld wordt. Als je wat dieper in de literatuur over de taal duikt, kun je desgewenst wel een 'fijnmazig' verschil ontdekken. Het betreft ook een 'gevoel' w a t j e met een woord hebt. Met de adviesraden kan meegegaan worden dat het gebruik van het woord 'cliënt' hier meer op zijn plaats is dan gebruik van het woord 'klant'. Dit is in de tekst aangepast. Persoonsgebonden budget Conform het advies van de gezamenlijke Wmo-adviesraden in 2009 over de aanbesteding Hulpmiddelen 2010, met betrekking tot het onderwerp persoonsgebonden budget (pgb): De aanbestedende partij dient heldere condities voor cliënten die gebruik willen maken van een pgb op te stellen. Deze moeten op zijn minst gelijk zijn aan de condities voor cliënten die voor zorg in natura (ZIN) kiezen.
Hiermee wordt verwezen naar een aanbeveling, die bij de vorige aanbesteding door de gezamenlijke Wmo-adviesraden is gedaan ten aanzien van het te voeren beleid met betrekking tot de verstrekking van hulpmiddelen. Van gemeentezijde is daar destijds op geconcludeerd dat dit aanbevelingen zijn op het te voeren beleid' en daarmee niet op de aanbesteding zelf. Gesteld is toen ook dat 'deze aanbevelingen in een later stadium, buiten het (publiceren van) het Bestek om, aandacht zullen moeten krijgen'. In deze is in het algemeen van belang dat de gemeenten met betrekking tot de vorm waarin het hulpmiddel wordt verstrekt (natura of PGB) gehouden zijn aan de wettelijke bepalingen (artikel 6 Wmo keuzevrijheid burger) en de gevormde jurisprudentie op dat punt, dat de voorlichting daarover helder, volledig en eenduidig moet zijn en dat in beide gevallen (zowel bij natura als bij PGB) voldaan moet zijn aan het compensatiebeginsel van de Wmo en daarmee een passende oplossing moet worden geboden. Rolstoelen en mantelzorgers Mantelzorgers krijgen door het voortdurend duwen van een zware rolstoel, met daarin de cliënten, klachten aan schouders en rug. Ze kunnen daardoor overbelast raken. De raad stelt voor rolstoelen van licht gewicht te verstrekken (indien dit technisch mogelijk is met een taxifixatie). De rolstoelen dienen te voldoen aan de eisen, zoals gesteld in het programma van eisen (zoals eis 19) en aan de productspecificaties. Het is aan de leveranciers om, binnen de wettelijke kaders van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de gesloten contracten, de 'goedkoopst compenserende' rolstoel te leveren. Er wordt van uitgegaan dat er daarbij van uit leverancierszijde niet onnodig 'zwaardere' rolstoelen worden geleverd waar 'lichtere' rolstoelen voldoen en compenserend zijn. Zo nodig zal daar, indien anders blijkt, in de uitvoeringspraktijk specifiek aandacht aan worden gegeven.
Vragen? Wij menen in deze brief op alle door de Wmo-adviesraden aangedragen aspecten te zijn ingegaan. De Uitnodiging tot inschrijving op de aanbesteding is op 21 augustus 2013 gepubliceerd. Heeft u inhoudelijke vragen over deze brief of over de procedure van de aanbesteding dan kunt u contact opnemen met de behandelend beleidsmedewerker Pieter Paardekoper. Hij is te bereiken op telefoonnummer (071) 54 54 838 of via email:
[email protected]. JVIet vriendelijke groet, burgemeester en wethouders,
A.H. SchoGïën secretaris
M. Driessen-Jansen burgemeester
cc: Griffie gemeenteraad Leiderdorp
