Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste dalam Rumah Sakit (Siloam Hospitals Surabaya)
Disusun oleh : Gilang Rembulan 2507100139 Dosen Pembimbing : Prof. Ir. Moses Laksono Singgih M. Sc., Ph.D
1
•Pendahuluan
2
•Landasan Teori
3
•Metode
4
•Pengumpulan Data
5
•Analisa
6
•Kesimpulan dan Saran
Latar Belakang
Rumusan Masalah
Manfaat Pendahuluan
Batasan dan Asumsi
Tujuan
Salah satu rumah sakit internasional di surabaya
Patient safety
Tahun 2007 mendapat akreditasi Rumah Sakit Internasional
Kualitas layanan kesehatan Internasional
Akreditasi Rumah Sakit Internasional
Non Value Added Activity
Fokus pada patient safety dan customer care
Konsep lean healthcare continous improvement
Manufaktur
Jasa
(Brandao de Souza, 2009)
57 %
?
29 %
4%
Eliminasi waste
Meningkatkan
patient safety
Mengurangi biaya
Meningkatkan kualitas jasa
Bagaimana mengidentifikasi waste yang ada dalam proses jasa OPD Siloam Hospitals Surabaya, dan dengan menggunakan pendekatan lean untuk mengurangi waste yang terjadi serta menghitung biaya perbaikannya
Mengidentifikasi waste yang dihasilkan OPD Siloam Hospitals Surabaya
Mengetahui waste kritis yang terjadi dalam out
1
2
patient department
Memberikan rekomendasi solusi perbaikan terhadap waste kritis yang terjadi
3
Mengurangi waste dari proses jasa yang berlebihan sehingga rumah sakit dapat mencapai efisiensi tinggi dan menjadi rumah sakit yang lean
Pengurangan aktivitas non value added akan berperan terhadap kepuasan pelanggan rumah sakit
Dapat diberikan informasi tentang biaya perbaikan
waste
Batasan
Asumsi
1
2
1
Area yang diteliti adalah hanya Out
Waste yang
Selama penelitian tidak terjadi perubahan secara organisasi dan alur proses bisnis di OPD
Patient Department (OPD)
menjadi objek penelitian adalah yang termasuk di dalam 7
healthcare waste
Lean Healthcare Healthcare Waste
FMEA
Landasan Teori Root Cause Analysis
Ideal State Big Picture Mapping
Peneliti
Process Imporovement Tools Lean in Healthcare
Tujuan Penelitian
Hasil Penelitian
Implementasi lean dalam Healthcare
Jimmerson, Cindy (2010)
Value Stream Mapping
Identifikasi waste dalam healthcare dengan VSM
Hines, P. dan Taylor, D. (2000)
Lean Thinking
Implementasi lean thinking dalam perusahaan
Standarisasi proses, mengurangi confusion dan rework, Waktu tunggu pasien yang lebih pendek Identifikasi waste lebih mudah dengan VSM, Informasi detail tentang proses dengan VSM Langkah-langkah untuk penerapan lean thinking
Jimmerson, Cindy (2010); Venkateswaran, S. (2011)
Identifikasi Awal
Penentuan Tujuan Penelitian
Studi Lapangan
Studi Pustaka
Big Picture Mapping
Aliran fisik dan aliran informasi
Identifikasi 7 waste dan penyebaran kuisioner waste
Waste dalam proses jasa
A
A Pembobotan waste kritis
Waste kritis
RCA
Akar penyebab dan dampak waste kritis
FMEA
Alternatif perbaikan berdasarkan FMEA
Kesimpulan dan Saran
RSB Budi Mulia (1977) Yayasan Budi Mulia
RSU Budi Mulia (2002) PT. Sumber Waluyo (PT. LIPPO KARAWACI)
RSU Budi Mulia (19791986) Yayasan Budi Mulia
RSU Siloam Gleneagles Hospital (2004) PT. Siloam Gleneagles Hospital
RSU Budi Mulia (19961997) PT. Budi Mulia Suryajaya
RSU Siloam Hospitals Surabaya (2006) PT. Siloam Gleneagles Hospital
Aliran fisik Pasien Baru
Aliran Fisik Pasien Lama
Rangking Waste dalam Out Patient Departement (OPD) 0.3
0.25
RANGKING
0.2
0.15
0.1
0.05
0
WASTE
Transportation
Pengiriman berkas rekam medik
Mencari vaksin
Unnecessary Motion
Mencari dokumen rekam medik
Administrasi Pasien Asuransi
Pemeriksaan
Waiting
Dokter
Pengiriman rekam medik
1
• Pengiriman ke berbagai departemen
2
• Porter mencari berkas rekam medik
3
• Pasien pindah departemen
4
• Kelengkapan dokumen
REKAM MEDIK
• Karyawan tidak disiplin dalam pelaporan peminjaman • Vaksin habis
VAKSIN
• Update stok tidak berjalan baik
• Cover asuransi berbeda setiap pasien Administrasi
• Operator administrasi asuransi kurang
• Letak ruang rekam medik Rekam medik
• Berbagai departemen membutuhkan rekam medik
• Dokter datang diluar jadwal jaga Dokter
Pemeriksaan dokter
• Preferensi pribadi dan jenis keluhan untuk pemilihan dokter • Dokter masih menangani pasien sebelumnya
Transportation
•Pengiriman ke berbagai departemen
Unnecessary Motion
•Pelaporan berkas rekam medik
Waiting
•Pengiriman ke berbagai departemen
Electronic Medical Record
Konsep Perbaikan Form KeluarMasuk Rekam Medik
Penegakan Disiplin
Electronic Medical Record No. 1.
2.
Nama Barang
Jumlah
Adapter Wi-Fi 32 TP-LINK 300Mbps High Gain USB WIFI Desktop HP 32 Omni 120xt series (Genuine Win 7 Home Premium, Intel Core i3 3.3GHz, 500GB) Total
Harga Satuan Rp. 188.000
Total Rp. 58.880.000
Rp. 5.060.000
Rp. 161.920.000
Rp. 220.800.000
Penegakan Disiplin Deskripsi Pemberian Karyawan hadiah bagi Teladan karyawan dan dokter teladan Dokter Teladan setiap 6 bulan sekali Total
Biaya Rp. 2.000.000 X 2
Rp. 4.000.000 X 2
Rp. 12.000.000
Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam Medik No.
Nama Barang
Jumlah
1
Biaya cetak form 1 rim (500 lembar)
36 rim / 12 Bulan
Harga Satuan Rp. 90.000/rim
Total Rp. 3.240.000
1
Konsep Perbaikan Penerapan Electronic Medical Record
Estimasi Biaya
Rp. 220.800.000
2
Peningkatan Kedisiplinan
Rp. 6.000.000
3
Penerapan Form KeluarMasuk Rekam Medik
Rp. 3.240.000
No.
Kriteria
Penerapan Electronic Medical Record
1 2 3 4 5
Efisiensi pengriman berkas rekam medik Kecepatan pengiriman berkas Kemudahan pencarian berkas Kesesuaian prosedur Kemudahan penerapan Jumlah (+) Jumlah s Jumlah (-) Skor
+ + + + S 4 1 0 4
Peningkatan Kedisiplinan + + + S 3 2 1 2
Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam Medik
BASE LINE
Electronic Medical Record
Sistem
pencatatan riwayat kesehatan secara online sharing Prinsip penerapan Privasi, jaminan keamanan, kerahasiaan data (Supari, 2009) Manfaat Akses terbatas, kemudahan pencarian, mengurangi beban biaya kebutuhan kertas, meningkatkan efisiensi
Faktor yang dipertimbangkan Persiapan teknologi Persiapan sumber daya manusia
Pasien Baru Rekam Medik Pasien
Electronic Medical Record
Nomor Antrian
Pengisian formulir data pasien
Input data pasien
Administrasi Pembayaran
Pemeriksaan
Kamar obat
Pasien Lama Rekam Medik
Pasien Electronic Medical Record
Nomor Antrian
Administrasi Pembayaran
Pemeriksaan
Kamar obat
Waste yang terjadi di OPD :
waiting, unnecessary inventory, unnecessary motion, transportation Waste kritis dalam OPD : transportation, unnecessary motion, waiting Subwaste kritis dalam OPD : pengiriman berkas rekam medik, mencari berkas rekam medik, menunggu pengiriman berkas rekam medik Berdasarkan FMEA terbangun 3 alternatif rekomendasi perbaikan
Berdasarkan hasil evaluasi PUGH rekomendasi terpilih adalah Electronic Medical Record
THANK YOU
No
Waste
Definisi
1.
Defects
Kesalahan dalam proses produksi
2.
Waiting
Proses menunggu kedatangan operator, material, informasi, peralatan dan prosedur yang harus diselesaikan Penyimpanan persediaan yang berlebihan yang sebenarnya tidak karena dibutuhkan akan tetapi mungkin dibutuhkan Ketidaksesuaian proses/metode operasi produksi yang diakibatkan oleh pngguna tool yang tidak sesuai dengan fungsinya Konsep ergonomis pada tempat kerja, dimana operator melakukan gerakan-gerakan yang seharusnya bisa dihindari
3.
4.
5.
Unnecessary Inventory
Overprocessing
Unnecessary Motion
Contoh dalam Healthcare - Malpraktek - Salah obat - Salah diagnosis - Kesalahan proses Billing - Menunggu periksa dokter - Menuggu proses administrasi - Menunggu hasil tes
-
-
-
-
-
Contoh dalam Manufaktur - Produk cacat - Produk rusak -
Persediaan obat yang berlebih Persediaan perlatan laboratorium Dokumen yang masih di proses
-
Mengukur suhu tubuh berkalikali Prosedur yang berlebihan Paperwork yang berlebihan
-
Mencari pasien Mencari dokumen Mengumpulkan peralatan medis
-
-
-
-
Menuggu part Menunggu raw material
Work in Process Raw material Finished goods
Membersihk an part berkali-kali Paperwork yang berlebihan
Mencari tools Mencari parts
No
Waste
Definisi
6.
Excessive Transportation
7.
Overproduction
Perpindahan yang berlebihan dari informasi, barang, dan orang yang berdampak pada pemborosan waktu, effort, dan biaya Menghasilkan produk melebihi keinginan atau permintaan konsumen
Contoh dalam Healthcare - Memindahkan pasien mondarmandir - Mengambil rekam medik di tempat penyimpanan yang terlalu jauh - Mengeluarkan hasil tes laboratorium berulang-ulang dengan informasi yang sama
Contoh dalam Manufaktur - Memindahkan peralatan
-
Memproduksi lebih untuk menghindari waktu set-up
Eliminasi
waste
Patient safety Efisiensi
Kualitas
Mengambil rekam medik di tempat yang jauh Menunggu proses administrasi Mengukur suhu tubuh berulangulang
Mencari dokumen
Hasil tes yang berulang dengan informasi yang sama
Malpraktek
Persediaan obat yang berlebihan
Defect-free delivery No waste in system Individual attention to patients On demand healthcare Immediate response to problem Safe work environment
(Jimmerson, 2010)
Menggambarkan keseluruhan sistem dan aliran fisik serta aliran informasi di dalam Mengidentifikasi pemborosan, keterkaitan antar aliran informasi dan aliran material (Hines,2000)
Mengidentifikasi akar penyebab terjadinya permasalahan Mendeploy waste kritis 5 whys
Alat untuk membangun solusi alternatif Severity (S) Occurrence (O) Detection (D)
Rating 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Occurrence Tidak pernah Jarang Kadang-kadang Cukup sering Sering Sangat sering
Probabilitas Kejadian Kurang dari 0,01% 0,01% - 0,05% 0,06% - 0,1% 0,11% - 0,25% 0,26% - 0,50% 0,51% - 1% 1,1% - 5% 5,1% - 25% 25,1% - 50% Lebih dari 50%
Rating 1
Effect Tidak ada
Severity Tidak memberikan pengaruh. Efek tidak berdampak signifikan pada perusahaan dan konsumen
2
Sangat kecil
Menyebabkan gangguan pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah
3
Kecil
Menyebabkan gangguan banyak pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian waktu dan biaya agak rendah
4
Sangat sedikit
Menyebabkan gangguan banyak sekali pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah
Rating 5
Effect Sedikit
6
Sedang
7
Besar
8
Sangat besar
9
Bahaya, dengan peringata n
10
Bahaya, tanpa peringata n
Severity Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi sampingan atau membuat sukup tidak nyaman. Menyebabkan kerugian biaya yang cukup tinggi Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi sampingan atau membuat ketidaknyamanan yang menonjol. Konsumsi biaya dan waktu yang besar Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi utama. Konsumsi biaya yang sangat besar dan menyebabkan kerugian yang sangat besar Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi utama atau disebut breakdown, konsumsi biaya dan waktu yang mendekati tidak diterima Menyebabkan adanya bahaya dan akan melanggar aturan pemerintah. Tetapi masih diutamakan reaksi strategi. Menyebabkan bahaya serta kerugian yang sangat besar Kegagalan menyebabkan bahaya tanpa peringatan. Menyebabkan kerugian biaya yang tidak dapat diterima
Rating
Detection
1
Setiap saat
2
Sangat sering sekali
3
Sangat sering sekali
4
Sering
5
Agak sering
6
Kadang-kadang
7
Jarang
8
Sangat jarang
9
Hampir tidak pernah
10
Tidak pernah
Jenis Waste
1 Defects 0 Waiting 2 Overproduction 0 Unnecessary Inventory 0 Overprocessing 0 Unnecessary Motion 11 Transportation 17 SKOR 6
2 0 12 0 0 0 9 11 5
Peringkat 3 4 5 0 0 0 16 0 0 0 0 5 0 21 5 0 10 19 10 0 0 2 0 0 4 3 2
6 0 0 25 4 1 0 0 1
7 30 0 0 0 0 0 0 0
SKOR
RANKING
0 136 35 77 69 151 165
0.00 0.21 0.06 0.12 0.11 0.24 0.26
633
Transportation
Jenis Gangguan
Why 1
Why 2 Why 3 Porter rekam medik Porter rekam medik menunda pengiriman lelah
Why 4 Why 5 Porter Letak ruang rekam mengirimkan medik berjauhan berkas rekam antar departemen medik ke berbagai departemen
Faktor porter rekam medik Kekurangan tenaga pengiriman (porter)
Porter rekam medik mencari berkas rekam medik
Order berpindah departemen
Pasien pindah departemen
Dokter yang dituju pasien belum datang
Data rekam medik tidak lengkap
Dokter tidak mengisi diagnosa di dalam berkas rekam medik
Pengiriman berkas rekam medik
Keberadaan berkas rekam medik
Digunakan oleh beberapa departemen
Unnecessary Motion
Jenis Gangguan Mencari dokumen rekam medik
Why 1 Suster / karyawan rekam medik mencari dokumen rekam medik
Why 2 Dokumen rekam medik yang dicari tidak ada
Why 3 Dokumen rekam medik berpindah tanpa ada laporan yang jelas
Why 4 Sistem record peminjaman dokumen rekam medik tidak berjalan baik
Data ketersediaan vaksin tidak cocok antara aktual dan record
Laporan update data ketersediaan tidak dijalankan dengan baik
Vaksin dalam ruang Vaksin habis periksa tidak ada Mencari vaksin
Kroscek dengan bagian pharmacy dan gudang obat
Why 5 Karyawan tidak disiplin dalam membuat laporan peminjaman
Waiting Jenis Gangguan
Delay proses administrasi pasien asuransi
Why 1 Why 2 Penumpukan Proses antrian pasien administrasi pasien asuransi sebelumnnya belum selesai Loket pelayanan asuransi hanya 1 counter Menunggu Mencari berkas porter rekam rekam medik medik
Delay pengiriman berkas rekam medik
Porter mengirimkan berkas rekam medik ke berbagai departemen
Why 3 Kroscek data cover asuransi dengan perusahaan asuransi membutuhkan
Why 4 Fasilitas asuransi setiap pasien dan setiap perusahaan
Operator administrasi bagian asuransi kurang Keberadaan berkas Record rekam rekam medik medik tidak berjalan baik Berbagai departemen membutuhkan berkas rekam medik Ruang rekam medik berjauhan antar departemen
Why 5
Karyawan tidak disiplin melakukan record peminjaman berkas rekam medik
Waiting (Lanjutan)
Jenis Gangguan
Why 1 Dokter jaga Availability dokter tidak ada di jaga ruang jaga
Delay pemeriksaan dokter
Menunggu dokter yang dituju
Why 2 Why 3 Why 4 Dokter mempunyai Dokter di OPD Dokter datang diluar jadwal jaga kegiatan diluar merupakan rumah sakit Siloam dokter tamu
Why 5 Kebijakan rumah sakit Siloam Surabaya
Jenis keluhan tiap Pasien menuju Preferensi pribadi dan Waktu pasien berbeda pemeriksaan dokter menurut jenis keluhan untuk pemilihan dokter berbeda antar pilihannya pasien Dokter masih menangani pasien sebelummnya
