Organisatie-ontwikkeling (ICT) datum donderdag 9 december 2010 behandelend ambtenaar Dimitri Taghon T 09 382 82 87
[email protected]
ICT Beleidsplan 2010
1
INHOUDSTAFEL
1
Inhoudstafel ................................................................................................ ................................ ............................................................... 2
2
Woord vooraf ................................................................................................ ................................ ............................................................. 3
3
Situering van de gemeente ................................................................................................ ....................................... 4
4
Doelstellingen en actiepunten van het ICT-beleidsplan ICT ................................ ............................................................ 5
5
Bijlagen ................................................................................................................................ ................................ .................................... 10
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
2
2
WOORD VOORAF
Het ICT-beleidsplan beleidsplan moet zorgen voor een optimalisatie van de gemeentelijke dienstverlening waarbij efficiëntie en communicatie centraal staan. Met speciale aandacht voor beveiliging, ICTinfrastructuur, kostenbesparing en administratieve vereenvoudiging. Om het ICT-beleidsplan beleidsplan op te stellen werd er een sterkte-zwakteanalyse s (SWOT) gemaakt. Om deze sterkte-zwakteanalyse te kunnen opstellen werd er overleg gepleegd met de ICT-diensten IC van de stad Oudenaarde en gemeente Evergem. Deze diensten hebben immers jarenlange kennis en ervaring van en met ICT binnen een lokaal bestuur. De inhoud van de sterkte-zwakteanalyse zwakteanalyse kwam tot uit 2 analyses: 1. Overleg van de ICT--dienst met alle gemeentelijke diensten. 2. Een puur technische analyse a.d.h.v. tips van de ICT-diensten ICT diensten van Oudenaarde en Evergem. Deze analyse vindt u in bijlage. In het algemeen beleidsprogramma voor de gemeentelijke legislatuur 2007-2012 2007 2012 voor de gemeente Nazareth "Avantiplan", plan", hebben de beleidsmakers reeds een aantal actiepunten vermeld waarbij ICT & E-government government een rol in spelen. Deze actiepunten zijn opgenomen onder doelstelling 1.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
3
3 3.1
SITUERING VAN DE GEMEENTE GEM Geografisch
De Oost-Vlaamse gemeente Nazareth bestaat uit twee deelgemeenten: Nazareth en Eke (fusie in 1977). De gemeente bevindt zich midden de driehoek gevormd door de steden Gent, Deinze en Oudenaarde. Sinds januari 2010 telt Nazareth 11.213 inwoners. De gemeente heeft een oppervlakte van 3.519 ha, waarvan 2.571 571 ha liggen op het grondgebied van deelgemeente Nazareth en 948 ha op het grondgebied van deelgemeente Eke.
3.2
Dienst ICT
Gemeente Nazareth beschikt over een eigen ICT dienst, waar 1 voltijdse verantwoordelijke ICT en E-government (B1-B3) B3) is tewerkgesteld.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
4
4
DOELSTELLINGEN EN ACTIEPUNTEN AC VAN HET ICT-BELEIDSPLAN BELEIDSPLAN
4.1
Doelstelling 1: ICT-elementen ICT uit het Avantiplan
In het beleidsprogramma voor de gemeentelijke legislatuur 2007-2012 2007 2012 voor de gemeente Nazareth "Avantiplan", hebben de beleidsmakers reeds een aantal actiepunten vermeld waarbij ICT & E-government government een rol in spelen. Actieprogramma dienstverlening 4.1.1
Actiepunt 1.1 Opmaak van een masterplan informatica (ICT-beleidsplan) (ICT beleidsplan) met het oog op de optimalisatie van de interne en externe automatisering.
4.1.2
Actiepunt 1.2 Opmaak pmaak van een actieprogramma voor de gefaseerde maar versnelde invoering van e-government government en digiloket in de gemeentelijke dienstverlening
4.1.3
Actiepunt 1.3 Opstarten van een meldpunt voor het signaliseren van problemen in verband met wegenis, groen en andere.
4.1.4
Actiepunt 1.4 Invoering van een efficiënt opvolgingssysteem zodat elke melding een effectieve uitvoering krijgt.
4.1.5
Actiepunt 1.5 Inzetten van een gebruiksvriendelijk geïnformatiseerd klachtenbehandelingsysteem.
4.1.6
Actiepunt 1.6 Invoeren van geautomatiseerd systeem systeem voor verhuur van zalen en materialen.
Actieplan communicatie 4.1.7
Actiepunt 1.7 Invoeren van een elektronische nieuwsbrief voor bevolking en gemeenteraadsleden.
Actieprogramma wegenis en patrimonium 4.1.8
Actiepunt 1.8 Uitwerken en stimuleren van een intern systeem systeem voor meldingen van problemen en onvolkomenheden aan wegenis en patrimonium.
Actieprogramma bibliotheek 4.1.9
Actiepunt 1.9 Optimalisering van de dienstverlening in de bibliotheek door enerzijds het instappen in het Provinciaal Bibliotheeksysteem met een uitbreiding uitb van de elektronische dienstverlening via internet en anderzijds door de installatie van een zelf-ontleenbalie. ontleenbalie.
Actieprogramma erfgoed en waardevolle gebouwen 4.1.10 Actiepunt 1.10 Uitwerking van een gemeentelijke beelddatabank op het gebied van erfgoed.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
5
4.2
Doelstelling 2: Optimaliseren van de ICT infrastructuur om een doorlopende e en veilige dienstverlening te kunnen garanderen.
4.2.1
Actiepunt 2.1 Vernieuwen van de servers met onderhoudscontract
De gemeente beschikt over een drie servers, twee daarvan zijn in eigen beheer. De derde is een 1 applicatieserver van Schaubroeck nv. Uit de SWOT analyse is gebleken dat de d onderhoudscontracten van de servers zijn verlopen sinds januari 2010 en dat het h bedrijf dat de servers geïnstalleerd heeft, failliet is. De harde schijven ijven van de servers lopen ook langzaam vol. Doordat er op 1 van de 2 servers heel wat zware toepassingen geïnstalleerd staan, dreigt deze vast te lopen. Doordat dit een gevaarlijke situatie is, wordt dit actiepunt als eerste in het najaar van 2010 aangepakt. Er worden 2 nieuwe servers aangekocht. aangekocht De 2 servers zullen elkaarss kopie zijn. Zodat als 1 van de servers uitvalt, de andere zijn taak kan 2 overnemen. Beide servers zullen verbonden zijn met één of twee SAN . Dit is een toestel die harde arde schijven bevat. Aan de Servers of SAN wordt er een tape drive gehangen, hier worden de backups van het hele systeem bewaard. In een eerste fase zullen beide servers in dezelfde e e locatie bevinden. Later zal de 2 server naar een 2 locatie binnen de gemeente eente verhuizen. Zodat e als de eerste locatie uitvalt, de 2 locatie kan overnemen. Bij deze vernieuwing wordt er ook een onderhoudscontract afgesloten met de leverancier, zodat die bij problemen in de X aantal uur met nieuwe onderdelen kan komen. 4.2.2
Actiepunt 2.2 Opstellen van een disaster recovery plan
De gemeente beschikt op dit ogenblik niet over een disaster recovery plan. Dit ICT rampenplan omschrijft de uit te voeren acties als er zich een probleem voordoet. Bijvoorbeeld wat er moet gebeuren bij stroomuitval, brand, …. Het disaster recovery plan moet mo er voor zorgen dat de dienstverlening doorlopend wordt gegarandeerd. Zodat bij een probleem de diensten zo snel mogelijk opnieuw aan het werk kunnen. 4.2.3
Actiepunt 2.3 .3 Beveiliging van de infrastructuur en informatie
De gemeente beschikt over een antivirus, antispam en firewall om hacker-,, spamspam en virusaanvallen tegen te houden. Het is belangrijk dat de gemeente blijft investeren in beveiliging van de informatie die op de servers van de gemeente bewaard worden, zowel technisch als het sensibiliseren van de personeelsleden. ersoneelsleden. 4.2.4
Actiepunt 2.4 Aankoop en installatie monitorsoftware
Monitorsoftware is software dat de servers controleert en de dienst ICT verwittigt per sms of ee mail als er problemen zijn. Met deze software worden problemen sneller gedetecteerd en kan de dienst sneller ingrijpen.
1
Alle toepassingen van Schaubroeck nv werken via de server van Schaubroeck.
2
Storage Area Network (SAN). (SAN) Een SAN is een toestel met harde schijven.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
6
4.2.5
Actiepunt 2.5 Opstellen van een duurzaam printerbeleid
De gemeente beschikt over een aantal grote kopieermachines en veel kleine printers (op de bureau van de werknemers). Er zal in de toekomst een kostenanalyse uitgevoerd worden wo om te kijken wat de effectieve kost is per printer: aankoopprijs printer + aankoopprijs toner + aankoopprijs drums per jaar. Zodat in de toekomst op een efficiënte en kostenbesparende manier printers en kopieermachines gekocht/gehuurd worden. 4.2.6
Actiepunt 2.6 Vervangingsfrequentie ervangingsfrequentie voor de computers en servers
De gemeente beschikt over een vervangingsfrequentie om de computers om de 4-5 4 jaar te vervangen. Het doel hiervan is om er steeds voor te zorgen dat de personeelsleden met een recente computer werken n om zo op een snelle en efficiënte manier het werk te kunnen doen. Het is belangrijk dat deze frequentie blijft bestaan in de toekomst. 4.2.7
Actiepunt 2.7 Upgrade of aankoop van een nieuwe telefooncentrale
De huidige telefooncentrale wordt sinds 2010 niet meer meer ondersteund door Belgacom. Momenteel wordt de telefooncentrale gehuurd aan een maandelijkse huurprijs. Door de vernieuwing van de telefooncentrale zullen de kosten van de centrale dalen en zal er terug support zijn indien de centrale een probleem heeft.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
7
4.3
Doelstelling 3: Uitbouwen van een netwerk dat zorgt voor een optimale dienstverlening.
4.3.1
Actiepunt 3.1 Uitbouw netwerk
De gemeente beschikt over een aantal locaties die niet fysiek verbonden zijn aan het gemeentehuis. Deze locaties beschikken over dit ogenblik ogenblik over een aparte internetverbinding. Om verbinding te maken met de servers in het gemeentehuis moeten deze locaties een inbelverbinding opstarten. Deze inbelverbindingen zijn echter traag en bevorderen niet de dienstverlening. Voordelen van een netwerk netwerk waarbij alle externe locaties verbonden zijn met het gemeentehuis: •
•
•
•
Telefonie, doordat de locaties verbonden zijn met een netwerk, kan er ook over dit netwerk getelefoneerd worden tussen de locaties. De telefoonkosten zullen hierdoor dalen. Centrale antivirus irus server: alle pc's van de gemeentelijke diensten halen hun antivirus updates op van de server. Nu hebben alle externe locaties aparte abonnementen, deze kunnen verdwijnen als er 1 centrale server is die alle updates verdeeld. Centrale backup server: als als alle diensten verbonden zijn met de servers, worden alle documenten op de centrale schijf geplaatst en worden deze dagelijks gebackupped. Op dit ogenblik worden de externe locaties manueel gebackupped. Toepassingen waarvoor nu een inbelverbinding nodig is, is, omdat de toepassing op de externe locatie de server in het gemeentehuis nodig nodig heeft, zullen sneller werken, wat een grote verbetering is voor de dienstverlening.
Locaties die zeker verbonden moeten worden met het gemeentehuis: sporthal, loods, buitenschoolse kinderopvang (Nazareth & Eke), bibliotheekfiliaal Eke. e
Er moet ook nog een 2 locatie gezocht worden voor de disaster recovery. Op deze locatie komt e e de 2 server die in geval dat de 1 server uitvalt, de gemeentelijke dienstverlening moet garanderen. randeren. Deze locatie moet een heel snelle verbinding hebben met het gemeentehuis, omdat er veel data tussen beide locaties zal verstuurd worden. Mogelijke manieren om de verbinding te maken: • • •
Globaal internetcontract met een internetprovider, bv. Belgacom Belgacom Explore, … Draadloos over radio frequentie Glasvezel of dark fiber
De beste optie is glasvezel, op dit ogenblik liggen er echter geen glasvezelkkabels in de buurt van de centrale as. De meeste gemeentelijke diensten liggen immers op deze as. Omdat glasvezelkabels leggen duur is, is het beter om in een eerste fase te kijken kijken naar een netwerk via een internetprovider. Op lange termijn is het beter (en goedkoper) om een eigen glasvezelnetwerk te hebben, daarom is het voorstel dat er bij geplande wegenwerken in de buurt van een externe locatie, wachtbuizen worden klaargelegd. Een Een wachtbuis kost niet veel en zo kan er op lange termijn (5-10-15--… jaar) een eigen netwerk garanderen.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
8
4.4
Doelstelling 4: E--government
4.4.1
Actiepunt 4.1 Intranet
De gemeente beschikt niet over een intranet. Een intranet is de verzamelplaats van alle belangrijke ijke documenten: intern nieuws, handleidingen, interne nota's, afspraken, …. Een intranet zorgt ervoor dat de informatie op 1 plaats te vinden is, waardoor het makkelijker raadpleegbaar is. 4.4.2
Actiepunt 4.2 Website en digitaal loket
De gemeente beschikt over een moderne nieuwe website met een digitaal loket, waar maandelijks een 5000-tal tal bezoekers langskomen. De bezoekers blijven gemiddeld 2 à 3 minuten op de website. Belangrijkste actiepunten voor de website en digitaal loket: • • 4.4.3
Up-to-date date houden van de website. website Digitaal loket verder uitbouwen. Actiepunt 4.3 Autocad
Vanaf 2011 is de gemeente verplicht om alle geografische informatie met het AGIV (Agentschap ( voor Geografische Informatie Vlaanderen) Vlaanderen uit te wisselen in een Autocad formaat. De gemeente dient dan ook deze software aan te kopen in 2011, zodat een correcte uitwisseling mogelijk wordt.
4.4.4
Actiepunt 4.4 PDF
PDF is een bestandsformaat dat ideaal is voor het doorsturen van bestanden aan derden. PDF is ook het beste bestandsformaat om documenten te archiveren. Op elke pc zal een programma geïnstalleerd worden zodat ieder personeelslid PDF's kan maken op zijn/haar computer. 4.4.5
Actiepunt 4.5 Opleiding
Continue computeropleiding voor de personeelsleden zodat zij op een efficiënte manier de software gebruiken. Eén of meerdere personeelsleden zouden een opleiding moeten volgen in grafische programma's, om bijvoorbeeld brochures, persberichten in de huisstijl te kunnen opmaken.
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
9
5
BIJLAGEN • •
Sterkte-zwakteanalyse zwakteanalyse (SWOT) Planning & budget
Gemeente Nazareth
ICT Beleidsplan
10
