1
I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai (Marimin et al. 2006). Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia (SDM) atau pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik (McLeod & Schell 2007). Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap (Marimin et al. 2006). Pengelolaan
pegawai
tersebut
perlu
dilakukan
untuk
menunjang
pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis proses suatu instansi (Satzinger et al. 2007). SIM juga merupakan salah satu hal yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai tujuan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua pimpinan dalam
2 suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem informasi yang digunakan untuk mengelola SDM (McLeod & Schell 2007). Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest (1994) mengusulkan adanya kebijakan dalam konteks kerangka kerja (framework) arsitektur sistem informasi (SI) yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang dilakukannya. Menurut Zachman (1997) pengembangan dan pemeliharaan arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pertanian dengan fungsi merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian, mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2005). Untuk mendukung kelancaran manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah diimplementasikan di seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis. SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian. SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG, pengurusan administrasi peneliti seperti kenaikan pangkat atau kenaikan jabatan
3 fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal yang dilakukan secara manual. Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaian atau berbasis file, sehingga informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan. Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan tunjangan fungsional. Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut sampai selesainya Surat Keputusan (SK) adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan (Sekretariat Badan Litbang 2007). Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6 bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar membutuhkan waktu antara 3 – 4 bulan.
4 SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian. Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat, pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut. Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik. Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan arsitektur sistem informasi yang baik, maka perlu adanya suatu kerangka kerja
5 (framework) yang digunakan.
Salah satu framework dalam enterprise
architecture adalah the open group architecture framework (TOGAF). Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat (centralized application) yang akan diakses dari UK/UPT sehingga data dapat terintegrasi. Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian. SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan proses usulan Kenaikan Pangkat (KP) fungsional dapat dilakukan secara elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online dari UK/UPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup lama dapat dipercepat lagi. Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien. 1.2 Perumusan Masalah Proses pengurusan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar mengikuti prosedur yang berlaku dengan rantai birokrasi yang panjang. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses tersebut. Para pengelola kepegawaian di tingkat UK/UPT dan pegawai yang bersangkutan sering mengalami kesulitan dalam memantau proses usulan secara manual, sehingga informasi yang diperoleh sangat lambat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
6 melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Selain itu lambatnya memperoleh informasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali karena kembali dari tugas belajar, tidak memenuhi angka kredit fungsional, dan tugas perbantuan bagi para pegawai atau pejabat fungsional. Dalam beberapa kasus bahkan para pejabat fungsional dapat dikenakan sanksi tuntutan ganti rugi (TGR) negara karena terlanjur menerima tunjangan jabatan yang bukan haknya dan harus menyetor ke kas negara. Pada penelitian ini dirumuskan permasalahan utama yang harus diselesaikan untuk dapat mencapai tujuan yaitu : “Bagaimana cara menganalisis dan merancang arsitektur untuk pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Litbang Pertanian secara online berbasis web yang berfungsi mempermudah pegawai UK dan UPT serta mempercepat layanan informasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian dalam melakukan administrasi kepegawaian di masing-masing unit kerja dan UPT dengan menggunakan metode pengembangan prototipe”. 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan pada latar belakang di atas, tujuan penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan sistem informasi manajemen pegawai di Badan Litbang Pertanian dengan metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). 2. Membuat blue print (cetak biru) dari SIMPEG online berbasis web. 3. Membuat pengembangan SIMPEG dengan metode prototipe. 4. Mengevaluasi hasil cetak biru dan pengembangan SIMPEG online. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat mencapai sasaran ketepatan, kecepatan, serta kemudahan monitoring dalam mengurus proses administrasi kepegawaian yang merupakan tuntutan penerapan administrasi modern. Penelitian ini juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang penting dalam pengambilan kebijakan manajemen dan pembinaan jabatan fungsional di Badan Litbang Pertanian.
7 Diharapkan dalam jangka panjang dapat terciptanya manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian secara khusus dan di Indonesia secara umum yang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, dan partisipatif. Di samping itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi penerapan e-goverment di Indonesia dan dapat digunakan sebagai percontohan pengembangan sistem informasi di lingkungan Departemen Pertanian. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Supaya penelitian ini lebih fokus, penelitian dibatasi dengan cakupan sebagai berikut : 1. Selain di Jakarta dan Bogor, lokasi penelitian dilakukan di Balai Penelitian dan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) lingkup Badan Litbang Pertanian yang berada di 7 provinsi yaitu Riau, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara. 2. Proses administrasi kepegawaian yang diteliti adalah proses pengusulan kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. 3. Untuk membuat rancangan arsitektur pengembangan SIMPEG secara online berbasis web digunakan kerangka kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF). 4. Analisis dan pembuatan rancangan arsitektur sistem informasi secara online berbasis web di Badan Litbang Pertanian dibatasi hanya pada pembuatan prototipe sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Prototipe SIMPEG online ini lebih ditekankan pada proses usulan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.
