Hyarchis.Net MKB Hyarchis.NetMKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u door de hoeveelheid archiefmappen en papieren de bureaus af en toe niet meer zien? Uw belangrijke documenten dienen zorgvuldig bewaard te worden. Bij voorkeur op één centrale plek en zonder al te veel ruimte in beslag te nemen, waarmee u alles op orde heeft. Een omgeving waar documenten automatisch en overzichtelijk worden gearchiveerd en waar u ze te allen tijde eenvoudig en snel terugvindt. Die omgeving bestaat! Hyarchis.NetMKB is speciaal ontwikkeld voor het MKB en is naadloos af te stemmen op de specifieke situatie en behoeften van uw bedrijf. Hyarchis.NetMKB is een geautomatiseerd informatiebeheer systeem dat u veel tijd en administratieve rompslomp bespaart. U kunt zich nu volledig concentreren op uw primaire bedrijfsproces.
Komt dit u bekend voor of is één van onderstaande voorbeelden een punt van zorg in uw bedrijf? Dan biedt Hyarchis.NetMKB u dé oplossing.
Herkent u zich hierin? • “Dagelijks zijn mijn medewerkers teveel tijd kwijt met archiveren en weer terugvinden van documenten.” • “Op het moment dat een klant belt voor een belangrijk document, wil ik hem dat direct kunnen geven.” • “Het volgen van processen zoals facturering en openstaande offertes kost mijn binnendienst dagelijks een aanzienlijk deel van hun tijd waardoor ze minder tijd aan hun kerntaken kunnen besteden.” • “Waardevolle documenten als vrachtbrieven, ondertekende offertes, dossiers en contracten blijken soms onvindbaar binnen ons bedrijf of worden zelfs kwijtgeraakt, met alle financiële of juridische gevolgen van dien.” • “Meerdere medewerkers werken bij ons tegelijkertijd aan dezelfde documenten. Hierdoor lopen we het risico dat deze documenten onnodig meerdere malen en op diverse plekken in het bedrijf worden opgeslagen.” • “Niet alleen veel vertrouwelijke, maar met name veel functionele bedrijfskennis ligt bij een kleine groep mensen. Mochten zij ons bedrijf verlaten, dan gaat met hen veel van deze belangrijke kennis verloren.” • “Binnen ons bedrijf bestaat een overload aan informatie en documenten. Hierdoor hebben we een zeer uitgebreid en onoverzichtelijk archief en verspillen we bovendien onnodig veel papier.”
Wat is Hyarchis.NetMKB ? Hyarchis.NetMKB is een Enterprise Content Management Systeem, speciaal ingericht op de behoeften van het MKB. Omdat het gebaseerd is op Microsoft.Net is het een zeer makkelijk en gebruiksvriendelijk systeem om mee te werken. Dankzij deze technologie is het tevens eenvoudig te koppelen aan elke softwareomgeving. Hyarchis.NetMKB biedt een breed scala aan mogelijkheden om al uw papieren- en digitale documenten te beheren. Uw papierstromen worden omgezet naar digitale versies waardoor u ervan verzekerd bent dat u altijd en overal het gewenste document razendsnel kunt terugvinden. Van ingescande papieren documenten, gerelateerde tekstbestanden en spreadsheets tot en met audio/videofiles en e-mails. Hyarchis.NetMKB zorgt ervoor dat al uw data centraal en veilig wordt opgeslagen en in een handomdraai weer opvraagbaar en bewerkbaar is. Door u én door uw collega’s, zodat elke informatiestroom binnen uw bedrijf zonder stagnatie kan worden uitgevoerd, gevolgd en afgerond. Zo heeft u dus altijd en overal de beschikking over de meest actuele, gedigitaliseerde informatie en wordt samenwerken aan projecten een stuk eenvoudiger. Met Hyarchis.NetMKB krijgt u diverse oplossingen in handen die u op even slimme als makkelijke wijze helpen uw bedrijfsvoering te optimaliseren. Hyarchis.NetMKB bestaat uit verschillende toepassingen die elk een ander aspect van uw informatiestromen vergemakkelijken en die samen u en uw medewerkers volledige ondersteuning bieden.
Automatisch opslaan, vinden en delen Met Document Management van Hyarchis.NetMKB wordt het opslaan, zoeken, vinden en delen van informatie stukken eenvoudiger. De integratie met Microsoft Office maakt het mogelijk om alle documenten direct digitaal op te slaan en op te vragen waar en wanneer u dat wenst. Precies op uw maat gestructureerd en altijd met de grootste mate van veiligheid. Hyarchis.NetMKB zorgt ervoor dat alle gewenste documenten worden geïndexeerd en gescand. Waarbij elk document een eigen kenmerk krijgt zodat u het in een handomdraai in het systeem vindt.
Ook voor al uw e-mailverkeer Al uw e-mails, inclusief bijlagen, eenvoudig en automatisch opslaan, beheren en delen. Gemakkelijk te installeren en te gebruiken en geschikt voor alle e-mailprogramma’s. Optimaliseer uw E-mail Management met behulp van de handige plug-in, waarmee u gemakkelijk kunt integreren in het Document Managementsysteem. Met E-mail Management van Hyarchis.NetMKB raken uw e-mails nooit verloren en zijn ze te allen tijde direct oproepbaar.
Digitale factuurverwerking Met Hyarchis.NetMKB kunt u ook uw facturen elektronisch verwerken. Eenvoudig, gebruiksvriendelijk en veilig. Het systeem bevat onder meer diverse controles zodat facturen correct worden ingeboekt en niet dubbel worden betaald. Zodra een factuur binnenkomt, wordt deze gescand. Overtypen behoort dus tot het verleden. De gescande factuur wordt automatisch geregistreerd en voor goedkeurig doorgestuurd naar die medewerkers die hun akkoord op de factuur dienen te geven. Zij ontvangen hier weer automatisch een waarschuwingsmail over. U houdt dus altijd de volledige controle over uw factuurverkeer.
Toegankelijk en flexibel Dankzij internet ligt de hele wereld binnen handbereik. Door de koppeling met internet kunt u waar en wanneer u wilt, gebruik maken van alle diensten van Hyarchis.NetMKB die u ook binnen de muren van uw bedrijf gebruikt. Met hetzelfde gemak, dezelfde betrouwbaarheid en dezelfde snelheid.
Voordelen van Hyarchis.NetMKB
D D D D D D D D D D D
Kostenbesparing – geen papierwinkel, geen fysieke opslag of transport nodig; Tijdsbesparing – geen tijd meer verliezen met het opslaan van en zoeken naar een document; Snelheid – u heeft de informatie direct voorhanden en kunt dus ook direct antwoord geven op vragen van klanten, medewerkers en leveranciers; Uiterst functionele en efficiënte samenwerking – de gedigitaliseerde informatie is desgewenst te delen met en te wijzigen door andere gebruikers; zowel intern als extern. Tevens kan de informatie gebruikt worden als basis voor andere systemen, zoals het e-mailsysteem; Beveiliging – gegarandeerd tot op documentniveau, waarbij u aan individuele gebruikers of gebruikersgroepen rechten kunt verlenen. Alle acties worden daarnaast ook vastgelegd in een logboek zodat u altijd kunt achterhalen wie wanneer aan het document heeft gewerkt; Hoge flexibiliteit – documenten en dossiers zijn altijd en overal te benaderen dankzij de integratie met internet; Verhoogde arbeidsproductiviteit – de tijd die u en uw medewerkers normaliter kwijt zijn aan het zoeken naar en verwerken van een document, kan efficiënter besteed worden aan het primaire bedrijfsproces; Kwaliteitsverbetering – doordat informatie direct toegankelijk is kunnen medewerkers adequaat inspelen op vragen van klanten en/of collega’s; Duurzaam – minder papier, en dus minder papierverspilling past geheel in de lijn van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; Betrouwbaar – Hyarchis.NetMKB is Microsoft Windows Server gecertificeerd. Voor u een garantie dat de software altijd presteert en voortdurend en onmiddellijk wordt aangepast aan de nieuwste ontwikkelingen van de Microsoft technologie; Korte terugverdientijd – Hyarchis.NetMKB verdient zichzelf gemiddeld binnen zes tot negen maanden terug. In sommige gevallen zelfs nog sneller.*
*
Dat is snel terugverdiend! Stel: bij uw bedrijf werken twintig medewerkers. De gemiddelde personeelskosten bedragen twintig Euro per uur. Wanneer deze medewerkers gemiddeld iets meer dan een kwartier per dag bezig zijn met het archiveren en terugvinden van documenten, verdient Hyarchis.NetMKB zich al binnen minder dan zeven maanden terug.
Geïnteresseerd? Heeft u interesse in de mogelijkheden die Hyarchis.NetMKB ook u biedt? Ga dan naar www.yceland.nl/hyarchis of neem contact op met uw dealer.
