HUBUNGAN MANAJEMEN PERKANTORAN DENGAN PENGAWAS (SUPERVISOR) ELITA DEWI Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah besar dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan keterampilan. Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan dan mengembangkan teori manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang semakin tinggi. Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius karena efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut. Manajer harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya manusia menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua kegiatan perkantoran di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja dibawahnya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya. Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan Supervisi kantor. A.
Pengertian Manajemen Perkantoran. Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan”. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan besar. Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di daya gunakan dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan. Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk : 1. membuat keputusan-keputusan; 2. memimpin pihak lain; 3. menjalankan injenuitas;
2002 digitized by USU digital library
1
Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat keputusan- keputusan. Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh pengetahuan mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan seseorang manajer. Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak jumlahnya dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan sangat penting dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada subtitut yang memuaskan baginya. Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus mampu melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertantu, semua kemajuan manajerial tergantung pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil. Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih baik untuk melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas agar perhitungan lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat berperan aktif dalam memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam membuat kebijakan dalam organisasi. B.
Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran. Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas sepervisi perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar pekerjaan pada kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien dan dengan biaya sepantasnya. Banyak di antara prbolem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor berhubungan dengan masalah-masalah supervisi. Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap politik, setiap keputusan harus meresap “kebawah” melalui tingkat supervisi. Efektivitas kebanyakan tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor. a.
Status Pihak Pengawas (Supervvisor) Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil. Misalnya seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para pekerja, ia membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik. Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian urusan pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar mana keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanankeinginan para pekerja operatif berkonsentrasi. Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota manajemen dan para pekerja operatif. Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah menajemen . Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya. Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat seorang eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa denga pekerjaan seorang pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus dituntaskannya dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti halnya pada kasus seorang pemimpin. Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat dimana ia harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada
2002 digitized by USU digital library
2
kelompok-kelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai dengan rencana yang telah di buat sebelumnya. b.
Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak atasannya. Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan perusahaan dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka yang berada pada tingkat supervisi. Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut berpartisipasi pada pertemuan-pertemuan manajerial, mengemukakan pandanganpandangan mereka dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi, terlalu sering para pengawas hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas melulu. Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para pengawas menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa bahwa mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu memperhatikan faktor-faktor tertentu. Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya: imbalan “cukup”, diakuinya prestasi individual, arus keterangan manajemen “pulang pergi” dan berpendidikan dalam profesi manajemen. c. Fungsi-Fungsi Seorang Pengawas. Sangat disayangkan bahwa pada kebanyakan kantor tidaklah jelas apa yang di harapkan dari seseorang pengawas, konsep jaman dahulu yang “menguasai kesatuannya” dengan otoritas lengkap untuk memperkerjakan, memberhentikan, mengubah tahap pekerjaan, mengadakan perbaikan-perbaikan dan menjalankan pekerjaan menurut kehendaknya, telah banyak berubah pada banyak kantor. Kekurang pengertian mengenai tanggungjawab seorang pengawas di sebabkan karena sifat khusus pekerjaannya, yaitu fakta bahwa pekerjaan sepervisi demikian bervariasi dan skopenya adalah demikian luas dan aktivitas-aktivitas yang tercakup di dalamnya demikian tidak terhingga. Pada kasus tertentu dianggap bahwa pekerjaan mengawasi telah menjadi demikian komplek hingga diperlukan tenaga eksper guna membantu pihak pengawas. Tetapi di lain pihak ada pula pendapat bahwa para pembantu staff menyerap otoritas dan mengambil alih aktifitas-aktifitas yang merupakan tugastugas fundamental pihak pengawas. Misalnya pada banyak kantor, pihak pengawas tidak melakukan wawancara dan memilih pagawai baru tetapi ia mempunyai hak suara dalam hal mempekerjakan pegawai yang bersangkutan. Pengawas-pengawas kantor (office supervisors) mengmukakan macam-macam kesulitan yang dihadapi mereka antaranya : 1. Para pejabat “di atas merke” tidak mengerti kesulitan-kesulitan pekerjaan mereka. 2. Mereka di beri perintah-perintah yang bertentangan dan berkonflik. 3. Posisi mereka pada bagian yang sering sekali menjadi lemah karena para atasan mereka “melampui mereka” dan memberikan instruksi-instruksi kepada bawahan-bawahan mereka tanpa melakukan konsultasi dengan mereka. 4. Instruksi-instruksi yang diperoleh dari atasan mereka tidak cukup jelas. 5. Bila dilakukan perubahan-perubahan yang mempengaruhi pekerjaan mereka, maka mereka tidak diberitahukan mengapa perubahan tersebut dilakukan.
2002 digitized by USU digital library
3
6. Mereka tidak cukup bebas untuk menghadapi para atasan mereka untuk memperoleh keterangan atau bantuan bila di hadapi sesuatu problem pekerjaan. 7. Mereka merasa tidak mempuyai cukup otoritas untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik. 8. Banyak pengawas beranggapan bahwa tidak ada pengrtian yang jelas mengenai dimana dan bilamana mereka mempunyai otoritas untuk membuat keputusan-keputusan atau memberikan perintah-perintah. d.
Sifat Supervisi Pokok pekerjaan pengawas kantor adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja yang merupakan bawahannya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan tertentu pada pihak lain, tanggungjawab agar pekerjaan di laksanakan tetap ada padanya. Supervisi efektif membutuhkan kemampuan untuk mengusahakan agar para pekerja melaksanakan pekerjaan denga baik. Hal tersebut merupakan intisari sukses dalam usaha-usaha supervisi. Seseorang yang ingin mengerjakan sesuatu sendiri, tidak akan menjadi seorang pengawas yang memuaskan. Sudah tentu terdapat pula adanya kemampuan-kemampuan lain yang bersifat esensial untuk supervisi secara efektif. Kualifikasi-kualifikasi yang dianggap perlu dimiliki oleh seseorang pangawas kantor yaitu : 1. Kepribadian yang menarik (pleasing personality) 2. Ketabahan (courage) 3. Kejujuran (honesty) 4. Agresifitas (aggresiveness) 5. Temperamen yang konstan (even temper) 6. Kebulatan tekad (firmness) 7. Keterbukaan (open mindedness) 8. Pemurah (generosity) 9. Kesiapan mental untuk melakukan tugas (mental squipment to do the job) 10. Kemampuan eksekutif (executive ability). e.
Jenis-Jenis Tanggungjawab Pengawas Kantor Tanggungjawab pengawas kantor dapat diklasifikasikan ke dalam dua kelompok yaitu yang berhubungan dengan pekerjaan dan pekerja. Pada kelompok pertama yang berhubungan dengan pekerjaan terdapat hal-hal sebagai berikut : 1. Mengerti memahami pekerjaan yang akan dilakukan 2. Mendelegasikan pekerjaan kepada pihak lain 3. Mengemukakan rekomendasi-rekomendasi kepada atasannya 4. Mengikuti praktek-praktek serta prosedur-prosedur yang telah digariskan 5. Memberikan penerangan kepada pegawai mengenai perubahan-perubahan 6. Mengevaluasi output pekerjaan dihubungkan dengan biaya. 7. Mengecek ketelitian dan kualitas pekerjaan 8. Terus-menerus mencari keterangan mengenai perkembanganperkembangan baru. 9. Meminimasi beban-beban maksimun 10. Mempersiapkan dan meneliti laporan-laporan. Pada kelompok kedua yaitu tanggungjawab yang berhubungan dengan pekerjaan yaitu : 1. Tindakan menafsirkan kebijakan perusahaan kepada pekerja. 2. Mengenal pekerjaan
2002 digitized by USU digital library
4
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Mengembangkan nilai kerja Mendisiplinkan pekerja Melayani keluhan-keluhan pekerja Mengusahakan adanya “team work” dan harmoni di kalangan pekerja Mencatat prestasi dan memberikan penghargaan kepada para pekerja Mengusahakan agar para anggota top manajemen senantiasa mengetahui keinginan-keinginan pegawai 9. Membantu meninggikan moril para pekerja. Dari paparan yang telah di kemukakan di atas terlihat bahwa keberadaan sepervisor dalam menajemen perkantoran adalah sangat penting. Hal ini dapat kita lihat dari status pengawas (supervisor), tanggungjawab pengawas (supervisor), disamping itu pengawas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen itu sendiri, yang pelimpahan sebahagian tugas top manajer. Sehingga dapat dikatakan bahwa peranan pengawas dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dengan efektif dan efisien adalah sangat menentukan.
KESIMPULAN 1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain. 2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek sumber daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan gedung dan pengelolaan pekerjaan ketatausahaan. 3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggungjawab dari top manajer (pendelegasian wewenang dari pimpinan) 4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan perusahaan agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA 1. Adi Warsidi, Drs., Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Jakarta 1986. 2. Manullang, M., Manajemen Personalia, Aksara Baru , Jakarta, 1974. 3. Sondang P. Siagian, Prof. DR. MPA., Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara, Jakarta 1992 4. Silalahi, N.B., Bennet, Perencanaan Pembinaan Tenaga Kerja Perusahaan, Pustaka Binama Pressindo, Jakarta 1983 5. Winardi, Prof. DR. SE., Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Mandar Maju, Bandung 1990.
2002 digitized by USU digital library
5
