Horeca Manager ondernemer en Horeca Manager Leidinggevende Interne Stagehandboek

Horeca Manager ondernemer en Horeca Manager Leidinggevende Interne Stagehandboek 2013-2014

Rijn IJssel Vakschool Wageningen Stagehandboek Interne Stage

1

Inleiding Binnenkort ga jij interne stage lopen bij Vakschool Wageningen. Je vervult tijdens deze interne stage ook een leidinggevende functie. Als manager begeleidt en coördineer je een 1ste en/of 2de jaars student van Vakschool Wageningen. Deze 1 ste of 2de jaars student zal met zijn vragen naar jou toekomen en jij zal jouw opgedane kennis over moeten dragen aan de desbetreffende student. Mocht je zelf vragen hebben en/of extra instructies willen dan kun je deze richten aan jouw praktijkbegeleider. Mocht er echter een HBO-student op jouw locatie werken zul je met jouw vragen eerst naar de HBO-student moeten gaan. Onthoud dat je altijd de instructies van een hoger jaars student opvolgt. In hoofdstuk 2 wordt dit schematisch weergegeven. Tijdens de interne stage kan je een management functie vervullen in één van onderstaande locaties:       

Plaza Hotel de Nieuwe Wereld Restaurant Au Bord du Port Restaurant Gastronomique Keuken Au Bord du Port Keuken Gastronomique F&B control marijkeweg 20

Voordat je echter als manager voor Vakschool Wageningen gaat functioneren zijn er een aantal zaken die je goed moet realiseren en moet weten. Lees daarom dit handboek goed door en bereid je elke week goed voor op de functie die je gaat vervullen.

Bedenk: Jullie moeten het samen doen. Als één persoon een steek laat vallen, dan moet dat door de anderen opgelost worden. Maak er wat moois van!! Een glimlach kost niets en levert veel op!


2

Inhoudsopgave

1

Algemene informatie

pagina 4

2

Communicatielijnen interne stage

pagina 6

3

Begeleiding werkvloer

pagina 7

4

Functies

pagina 8

5

Roosters

pagina 9

6

Kleding en uiterlijke verzorging

pagina 11

7

Algemene huisregels

pagina 12

8

Beoordeling interne stage

interne stage

pagina 13

Bijlagen


3

1. Algemene informatie In dit hoofdstuk vindt je over alle praktijklocaties korte achtergrond informatie. Hotel de Nieuwe Wereld Hotel de Nieuwe Wereld is een stijlvol, luxe **** hotel dat verbonden is aan Rijn IJssel Vakschool Wageningen. Het hotel beschikt over 18 comfortabele hotelkamers. Hiervan zijn er 9 zogenaamde Vakschool Wageningen kamers met een moderne, maar warme aankleding. De overige hotelkamers zijn door een aantal bekende hotelorganisaties in eigen stijl ingericht volgens de standaards van de betreffende keten, zoals b.v. Novotel, Van der Valk, Carlton en Bilderberg. Dit zijn de zogenoemde Thema- en Luxe Themakamers. Alle hotelkamers zijn voorzien van een moderne badkamer met ligbad/douche en toilet, een kleurentelevisie met afstandbediening, bureau, telefoon en een minibar. In brasserie de Kleine Wereld, gelegen in het hotel, wordt ‘s ochtends het ontbijt geserveerd. ’s Middags wordt er een lunch geserveerd, met name voor de vergadergasten en ’s avonds kunnen (hotel)gasten hier dineren. Hotel de Nieuwe Wereld beschikt tevens over verschillende zalen. Deze zijn geschikt zijn voor bedrijfstrainingen, vergaderingen, seminars en congressen. Alle zalen zijn gelegen op de begane grond. Er zijn twee vergaderzalen voor 20 personen (carréopstelling). Deze twee zalen kunnen ook gekoppeld worden tot één grote zaal voor maximaal 70 personen in theateropstelling. Verder is er nog een kleinere vergaderzaal voor 14 personen in blokopstelling. De congreszaal biedt plaats aan maximaal 154 personen. Deze zaal is voorzien van uitgebreide technische faciliteiten. Restaurant Au Bord du Port (1) en Restaurant Gastronomique (2) In elk restaurant is ongeveer plaats voor 40-45 gasten. In deze restaurants wordt er op verschillende dagen lunch en diner geserveerd. Het is afhankelijk van het prakrijkrooster hoe vaak er lunch of diner geserveerd wordt. Beide restaurants zijn geopend voor gasten van buitenaf. De gasten kunnen reserveren via de afdeling reserveringen die in het hotel gevestigd is. De afdeling reserveringen neemt de reservering aan en verwerkt de reservering. Cafe bar de Wildeman Cafe bar de Wildeman is gelegen op de begane grond van het schoolgebouw. Het cafe is geopend voor gasten van buitenaf. Hier kan een receptie plaats vinden, aperitief voor grote groepen of een borrel na afloop van een vergadering. Het cafe kan door groepen afgehuurd worden via de afdeling reserveringen die in het hotel gevestigd is. Als het niet afgehuurd is door gasten van buitenaf is het toegankelijk voor medestudenten. Plaza De plaza / counter is bedoeld voor medestudenten en docenten. Hier worden dagelijks verse broodjes en snacks bereidt en verkocht. Daarnaast wordt er ‘s avonds een warme maaltijd bereidt voor de docenten en studenten die avonddienst hebben. F&B Er is voor het hotel een F&B manager ingeroosterd. Deze is verantwoordelijk voor de kwaliteitsnormen van restaurant / keuken. Hier zorg jij dat er volgens de HACCP regels gewerkt wordt. Je communiceert wat en waar er besteld moet worden en controleert de binnengekomen bestellingen volgens de HACCP regels.


4


5

2. COMMUNICATIE LIJN INTERNE STAGE Binnen alle praktijklocaties van Vakschool Wageningen wordt er gewerkt met diverse leerlijnen. Dit betekent dat je samenwerkt met studenten van diverse opleidingen. En samenwerkt met diverse leerjaren van jouw eigen opleiding. De insteek van deze samenwerking is dat je leert instructies en procedures op te volgen van een hoger jaars student. Ook al is deze misschien net zo oud als jij. Ook leer je op deze manier kennis en vaardigheden over te dragen aan een lager jaars student.

Opleidingsniveau

HBO student

Communicatie niveau

Instrueert en coördineert alle managers

HMO 3 jaar

Delegeert /coordineert de werkvloer en zal ook uitvoerend werken

HMO 2de jaar HMO 1e jaar Facilitair 1e jaar

Uitvoerend op de werkvloer

Pasvorm VMBO leerling (eventueel)

Meekijkend / helpend op de werkvloer


6

3. BEGELEIDING WERKVLOER Aan elke praktijklocatie is een instructeur of docent gekoppeld. Zoals al eerder vermeld ga met vragen eerst naar een hogere jaars student toe. Is er geen hogere jaars student aanwezig dan kun je met je vragen bij de instructeur / docent terecht. Hieronder vindt je per locatie de namen van de instructeurs en of er een HBO student aanwezig is op desbetreffende locatie. Hotel Naam instructeur / docent Mevrouw A. Neleman Dhr Slot / De Boer/Grundmann/van Gurp Mevrouw Hansen / de Leeuw/Neleman/dhr. Riewald Mevrouw de Leeuw/ dhr. De Groot Mevrouw Bouman Mevrouw Munnik-Dobbelstein Mevrouw Windau HBO-er      

Afdeling Algemeen / Dutymanagers HBO Keuken Brasserie en F&B hotel Restaurant / banqueting Housekeeping Hotelreceptie, reserveringen Hotelreceptie, reserveringen, Sales/Marketing Hotelreceptie en reserveringen/HRM

aanwezig voorde afdeling Restaurant & banqueting FrontOffice Housekeeping F&B HRM Sales & Marketing

Cafe bar de Wildeman De heer De Vries Plaza Mevrouw Boshoven / de heer De Vries Proeflokaal en Restaurant Au Bord du Port Contact met dhr. Buitenhuis en praktijkdocenten Keuken Proeflokaal en keuken Au Bord du Port Contract met dhr. Buitenhuis en prakdijkdocenten F&B Marijkeweg 20 De heer Buitenhuis / de heer Van Der Horst


7

4. FUNCTIES In onderstaande tabel zie je de managersfuncties die uitgevoerd worden door 3 e en 4e jaars studenten van jouw opleiding. Mochten er op bepaalde dagen geen 1ste of 2de jaars studenten praktijk hebben dan betekent dit dat je als 3e of 4e jaars student ook een uitvoerende rol hebt op de werkvloer. En mocht er geen 3e jaars manager zijn, kan het zijn dat je soms al in je 2e jaar de rol van leidinggevende mag uitoefenen. Let op de tijden zijn richtlijnen, het kan gebeuren dat er op het rooster een afwijkende tijd staat. Kijk dus altijd je

rooster goed na en let op de begintijden. HOTEL Front office/reserveringen

TIJDEN 07.00 - 15.00 / 14.00 - 22.00

Restaurant manager Rooms Division manager Keukenmanager Sales & marketing F&B hotel HRM manager

07.00 08.30 07.00 09.00 08.00 09.00

Plaza Cateringmanager

08.00 – 14.00 / 14.00 – sluit

Restaurant 1 & 2 Restaurantmanager

Keuken 1 & 2

F&B controls M20 Food control

- 15.00 / 14.00 - sluit - 17.00 - 15.00 / 14.00 - sluit - 17.00 – 16.00 - 17.00

Tijden i.o met dhr. Buitenhuis en prakdijkdocenten Tijden i.o met dhr. Buitenhuis en prakdijkdocenten

Tijden i.o met dhr. Buitenhuis en prakdijkdocenten

De meeste functies duren 1 week. Op sommige afedelingen is een 2 weken duurend rooster van toepassing.


8

5. ROOSTERS Aanlevering rooster 

Studenten krijgen het basisrooster via n@tschool, bij aanvang van de Interne Stage. Iedere vrijdag zal er vervolgens een herziene versie van het rooster via de website www.vakschoolwageningenteammoft.nl te vinden zijn.



Indien je speciale dagen vrij wilt hebben, om medische reden bepaalde functies niet kunt vervullen of persoonlijke omstandigheden die van belang zijn tijdens de interne stage kun je dit bij mevrouw Neleman of mevrouw Windau kenbaar maken. Voorafgaand aan de interne stageperiode! Indien het mogelijk is, zal er rekening mee gehouden worden.

Hoe is het verdeeld? Het interne stagerooster is verdeeld in twee delen, namelijk:  Functies in hotel de Nieuwe Wereld  Functies praktijklocaties Marijkeweg 20

Aanspreekpunt rooster  

De HR manager is aanspreekpunt t.b.v. de roosters, dit is een 3 e jaars HMO student. Is de HR manager niet aanwezig, kan de student zicht richten tot de duty manager in het hotel. Dit is een HBO student waar de afdeling HRM onder valt.

HRM, waar en hoe te bereiken?   

Dagelijks van 09.00 – 17.00 uur in kamer 401 in het hotel. Emailadres van HRM is [email protected] Mocht de student problemen hebben met de HRM, dan kan hij/zij zich richten tot de begeleider van de HRM afdeling, mevrouw Windau of mevrouw Neleman.

Absentie en registratie 

  



Men moet zich aan- en afmelden in de back office van het hotel. Hier worden de begin en eindtijden digitaal geregistreerd op de urenregistratiekaart. In andere gevallen wordt dagelijks de aanwezigheid geregistreerd op de afdelingen en gecontroleerd door de dutymanager!! Alle gemiste stagedagen dienen ingehaald te worden, tijdens de interne stage. Alle niet officiële erkende gemiste dagen dienen ingehaald te worden tijdens de interne stage periode (extra diensten). Je bent zelf verantwoordelijk voor het melden hiervan aan de HRM manager. Deze zal dan samen met jou inhaaldagen kunnen inplannen. Afspraken gemaakt met de “school”, dus theoriedocenten, kunnen nooit in de weken vallen waarin je interne stage hebt. Dus realiseer je goed dat wanneer er een beroep gedaan wordt vanuit de “school” deze ondergeschikt is aan de inzetbaarheid van de interne stage. Mocht er onverhoopt toch een beroep op je gedaan worden laat de docent dan contact opnemen met het hotel. Zonder toestemming afwezig is een gemiste stagedag, wat inhalen betekent. Na afloop van de interne stage ontvangt de klas een overzicht van gemiste stagedagen, per persoon.

Sancties 

 

Als je zonder toestemming van de docent/ instructeur/duty manager weggaat, terwijl de eindtijd van jouw dienst nog niet bereikt is, dan wordt dit gezien als werkweigering en stopt de stage die dan als onvoldoende wordt genoteerd. Meer dan 15 minuten te laat is 1 dag inhalen en in sommige gevallen moet je een alternatieve opdracht uitvoeren. 3 x te laat betekent een onvoldoende voor de stage


9

Inhalen praktijklessen   

   

Het inhalen van gemiste praktijklessen geschiedt alleen via de HR manager. Alleen in samenspraak en goedkeuring van de HR manager kan een inhaalafspraak worden gepland. Indien de inhaalafspraak is goedgekeurd, ontvang je een inhaalkaart met daarop de inhaalafspraak van de HR manager. Je draagt zelf de verantwoordeling voor deze inhaalkaart en je bent verplicht deze mee te nemen ten tijde van de inhaaldienst Direct na het inhalen moet de student de inhaalkaart laten aftekenen door de aanwezige praktijkinstructeur. De afgetekende inhaalkaart moet worden ingeleverd bij mevrouw Windau of mw. Neleman. Maak een kopie van de getekende inhaalkaart voor je eigen administratie en bewaar deze goed! Zonder getekende inhaalkaart wordt de gemiste praktijkles NIET weggeschreven!

Vervoersproblemen 

Indien een student vanwege het openbaar vervoer niet op tijd op een shift kan verschijnen of na een shift niet meer naar huis kan, kan een bezwaarformulier reistijd worden aangevraagd bij de HRM. Indien het bezwaar gegrond is, wordt het verzoek gehonoreerd.

Let op kom je onvoorbereid op je nieuwe functie, kun je een alternatieve opdracht krijgen en dient de dag daarnaast ook ingehaald te worden. Dit geldt voor ALLE interne stagefuncties.

Regels roosterwisseling   





In het hotel is een HR manager aanwezig. Deze regelt alles met betrekking tot de roosters, ruilen en inhalen. Wisselen onderling geschiedt alleen met goedkeuring van beide personen, in samenspraak met HRM en na goedkeuring van mw. Windau of mw. Neleman. In geval van wisselen binnen je eigen afdeling, kan men onderling van vroeg en laat wisselen. Dit kan per dag en moet doorgegeven worden aan de HRM manager (bijvoorbeeld restaurant vroeg wisselen met restaurant laat). In geval van wisselen per functie moet er voor de gehele week gewisseld worden. (rooms division manager wisselen met restaurantmanager bijvoorbeeld). Dit moet doorgegeven worden aan de HR manager in kamer 401. Let op: elke roosterwisseling moet besproken en goedgekeurd worden door de HR manager en mw. Windau of mw. Neleman. Zonder goedkeuring blijf jij verantwoordelijk voor jouw functie en dienst op het basisrooster.

Overige vragen en algemene vragen stage? Indien er nog vragen zijn omtrent de roostering, problemen op de werkvloer of privé omstandigheden die belangrijk zijn tijdens de stage, kan men terecht bij mevrouw Neleman. Mevrouw Windau is aanspreekpunt aangaande administratieve zaken HRM.

Contact gegevens Email: [email protected] Email: [email protected] Werkruimte is Back office hotel de Nieuwe Wereld


10

6. KLEDING EN UITERLIJKE VERZORGING Kleding Hotellrestaurant, front office, reserveringen, banqueting, sales & marketing,rooms division, F&B beverage & F&B hotel, Cafe de Wildeman, restaurant Au Bord du Port en restaurant Gastronomique   

Donkergekleurd kostuum/mantelpak gecombineerd met een nette blouse en een stropdas (voor de heren) Eventuele rok voor de dames tot net boven de knie Nette donkere schoenen, passend bij het uniform (geen laarzen, sportschoenen, “kisten” of plateauxzolen,

 

Geen zichtbare piercings (ook geen tongpiercing) Naambadge (schoolpas) is verplicht te dragen!

hoge hakken)

Keuken hotel, keuken Au Bord du Port en keuken Gastronomique, Counter, Food control, Pantarijn     

Koks tenue met koksmuts Sloof Veiligheidsschoenen Geen zichtbare piercings (ook geen tongpiercing)

Geen sieraden om vingers

Let op: Kokskleding dient op school pas aangetrokken te worden.

Housekeeping 

Zwarte broek, zwarte blouse of polo/t-shirt en schoenen waarop goed gewerkt kan worden (geen plateauxzolen, sportschoenen, gympen en geen laarzen over de broek)

Uiterlijke verzorging

Voor alle praktijklocaties Vakschool Wageningen geldt:

Heren      

Dames    

Netjes geschoren gezicht Haren schoongewassen Lange haren in een staart Geen oorbellen Geen zichtbare piercings (ook geen tongpiercings) Schone handen en nagels Haren opgestoken of in een staart Max 1 paar oorbellen Geen zichtbare piercings (ook geen tongpiercing) Schone, verzorgde handen en nagels: geen afgebrokkelde nagellak.

Alle kleding dient schoongewassen te zijn. Denk ook aan je lichaamsverzorging: geen overdadige make up of parfumgebruik. Wel deodorantgebruik indien nodig! Let op: Wanneer de kleding of uiterlijke verzorging niet in orde is, wordt dit bij gehouden door de docent of instructeur. Ook moet er dan een dag worden ingehaald!


11

7. ALGEMENE HUISREGELS INTERNE STAGE Studenteningang   

De ingang voor de studenten die in het hotel werken is de leveranciersingang achter het hotel. De hotelingang is uitsluitend voor hotel- en andere gasten. Jassen, tassen en dassen dienen opgeborgen te worden in een locker in de kleedkamer



Het is niet toegestaan om privé-kleding in de gastenruimtes of in kantoorruimtes neer te hangen / leggen.

Voor een slotje dien je zelf voor te zorgen.

Telefoneren Het is voor de studenten niet toegestaan privé te bellen. Er worden ook geen gesprekken doorverbonden naar studenten die werkzaam zijn in hotel de Nieuwe Wereld.  Uitzonderingen op bovenstaande punten zijn aantoonbare dringende noodgevallen en dan alleen in overleg met één van de instructeurs of docenten.  Mobiele telefoons dienen samen met andere spullen opgeborgen te worden in een locker.  Functie gerelateerde gesprekken zijn toegestaan.  

Kopiëren 

Het is voor de studenten niet toegestaan privé te kopiëren.

 Kopiëren mag alleen in opdracht van één van de instructeurs of docenten.

Pauzes en maaltijden 

    

Op afdelingen waar altijd iemand aanspreekbaar moet zijn voor gasten moet men regelen dat een collega de afdeling tijdelijk waarneemt als men gaat pauzeren. Deze moet dan wel op de hoogte zijn van procedures en apparatuur. Het drinken van koffie, thee en water zal altijd geschieden uit het zicht van de gasten. Het is niet toegestaan koffie/thee uit de koffiecorner te nuttigen! Het is niet toegestaan water uit een waterkoeler te nuttigen! Het is niet toegestaan om te eten achter de schermen! Je kunt eten tijdens je pauze in de Plaza. "Afserveren" is niet toegestaan!

Voorbereiding 

    

Studenten met functies op Marijkeweg 20 en counter dienen een week vooraf gaande contact te hebben gehad met de heer De Vries. Studenten met functies in het hotel dienen zich vooraf in te lezen op betreffende afdeling, zodat je weet wat de functie inhoudt, wat de werkzaamheden zijn en wat er van je verwacht wordt. Gebruik hiervoor de manuals of instructieflimpjes van de verschillende afdelingen. Verder is het noodzakelijk om bij een voorganger informatie in te winnen over de volgende punten: Organisatie van de afdeling Kritieke punten van deze afdeling Uitleg van de diverse apparatuur & computersystemen die op de betreffende afdeling gebruikt worden. Dienstoverdracht: de dag voordat je dienst begint moet je jezelf voorbereiden op de specifieke bezetting van de dag!

Voorbeelden: Restaurant/keuken: functionsheets/reserveringslijsten doornemen (wat is er in de zalen, met de lunch, in de restaurants e.d. te doen), hoeveel hotelgasten voor het ontbijt zijn er en welke bijzonderheden zijn er. Front office: hoeveel gasten vertrekken, blijven en komen aan. Welke groepen komen in de zalen, hoe werkt alle apparatuur, hoe is de in- en uitcheckprocedure etc.  Op de dag van je functioneren moet je dus op de hoogte zijn van de organisatie en procedures van die afdeling en je moet weten hoe alle apparatuur werkt.  F&B controller(s) dient zich op donderdag voordat de functie start te melden bij de keukendocent.


12

8.

Beoordeling

Je wordt aan het eind van de interne stage beoordeeld. Deze beoordeling komt voort uit vier punten die hieronder beschreven zijn.  Het functioneren van de manager wordt dagelijks beoordeeld. Dit doet de instructeur of docent van de afdeling waar de manager die dag gewerkt heeft. Als bijlage 2 vind je een voorbeeld van het beoordelingsfomulier. Bij aanvang van de stage krijg je een exemplaar waar jij verantwoordelijk voor bent. Raak het niet kwijt het wordt eenmalig verstrekt.  Tijdens de stage werk je aan een aantal doelstellingen die door jouzelf geformuleerd zijn. Deze doelen hebben natuurlijk alles te maken met leidinggeven. In de eerste week van de stage heb je een gesprek met je begeleider. Tijdens dit gesprek licht jij de doelen toe die je geformuleerd hebt op het gespreksformulier 1. (N@tschool) Aan het eind van de stage beschrijf je in gespreksformulier 3 (N@tschool) hoe en of je de gestelde doelen behaald hebt. Dit ga je tijdens een gesprek met je coach toelichten.  Zoals je eerder gelezen hebt dien je 100% aanwezig te zijn tijdens de stage. Ook dit weegt mee in de beoordeling. Je hebt je stage met voldoende afgesloten wanneer je hebt voldaan aan de bovengenoemde punten.

Zorg dat je kopien krijgt/maakt van de ingevulde beoordelingsformulieren!!


13

BIJLAGE 1: NAMEN EN TELEFOONNUMMERS Coördinator HRM Mevrouw Windau 026-3129601

T-erecht voor vragen over:

Roosterzaken, persoonlijke omstandigheden die betrekking hebben op de interne stage, Manager hotel Mevrouw Neleman [email protected] 026-3129605

Terecht voor vragen over: Algemeene zaken die te maken hebben met het hotel, in geval van afwezigheid mevrouw Windau is de mevrouw Neleman aanspreekpunt voor HRM zaken. HRM manager 3e jaars leerling Kamer 4.01

Terecht voor vragen over:

Roosters, afspraken maken over inhalen van gemiste stagedagen Ziek melden Meldt je op tijd af bij de aanwezige docent / instructeur via telefoonnummer: 026-3129605 of 026-3129601. Bel NIET midden in de nacht. Dat heeft geen zin want dan is er geen instructeur aanwezig.


14

Horeca Manager ondernemer en Horeca Manager Leidinggevende Interne Stagehandboek

Recommend Documents