Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

Novem project:

Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

Novem-project nummer: Bestelnummer:

0366-02-01-06-001 48.00.001.238

Aan dit project is in het kader van het Besluit milieusubsidies, regeling milieugerichte technologie een subsidie verleent uit het programma Stimulering Productgerichte Milieuzorg 2002 dat gefinancierd wordt door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. Novem beheert dit programma.


1

Verkorte samenvatting In 2001 is het eerste Milieu Inkooptool gelanceerd. Op basis van de resultaten, respons en bruikbaarheid is dit project gestart met als doel om de bestaande tool te professionaliseren. Werd er in de oude tool op 6 verschillende factoren beoordeeld in de nieuwe tool is dit slechts op 3 gebieden: Organisation and Performance, Risk Management en Ecodesign. Ook is het scoringsmodel in lijn gebracht met de reeds bekende scoringsmodellen die DAF Trucks gebruikt. Voor zowel kwaliteit als logistiek wordt een klasse aanduiding “A” – “B” – “C” gebruikt. Alle leveranciers weten wat een “A” rating betekend: zowel op het gebied van logistiek als kwaliteit wordt aan de hoogste verwachtingen voldaan. In de oude tool was het niet mogelijk om de historie te zien. Nu is de prestatie geschiedenis in 1 oogopslag te zien en zijn leveranciers met elkaar te vergelijken. Tevens biedt de nieuwe tool mogelijkheden voor verbeteringen. Verder worden de resultaten van de nieuwe Milieu Inkooptool gebruikt bij het opstellen van het leveranciersprofiel. Aan de hand van dit profiel en het wensprofiel wordt de toekomstige samenwerkingsgraad bepaald. Leveranciers die niet voldoen aan het wensprofiel zullen worden afgebouwd. Als laatste worden delen van het Milieu Inkooptool gebruikt tijdens de eerste beoordeling van potentiële leveranciers. Daarmee is de Milieu Inkoop Tool een waardevol en onmisbaar instrument voor de uitvoering dan het DAF Milieubeleid, dat is gericht op het verbeteren van de milieuprestatie in de gehele keten.

Summary In 2001 the first Environmental Purchasing tool has been launched. On basis of the results, response and availability a new project has been started to improve and professionalize the existing questionnaire. In the old tool the supplier was rated upon 6 different fields. The new tool, however, this has been reduced to only 3 main topics: Organisation and performance, Risk Management, and Ecodesign. The rating model has been changed too and is now inline with the rating models used by Vendorrating Quality and Logistic. For both the “A’ – “B” – “C” rating is used. All suppliers know that an “A” rating means that all (high) expectations are met. In the old tool it was not possible to see the history of a supplier. In the new tool this can be seen very easily. It is also possible to compare suppliers with each other and to initiate continuous improvement projects. The results of the questionnaire will be used to form the supplier profile and will be used for the determination of future partnership between the supplier and DAF Trucks. Finally parts of the Environmental Purchasing tool are used during the first audits of potential suppliers. With that, the Environmental Purchasing Tool is a valuable and Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

2

essential instrument for the DAF Environmental Policy, which is aimed at controlling and reducing Environmental Effects in the Life Cycle of the product.


3

Trefwoorden



PMZ Product gerichte Milieu Zorg



Zelfbeoordeling



Milieugericht inkopen



Risico management



Organisatie



Ecodesign



Interactieve vragenlijst



Product orientated Environmental care



Self assessment tool



Environmental Purchasing



Risk Management



Organisation



Ecodesign



Interactive questionnaire


4

Samenvatting en conclusies Inleiding In 2001 is de eerste Milieu Inkooptool gelanceerd. Op basis van de resultaten, respons en bruikbaarheid is een dit project gestart om de bestaande tool te professionaliseren. Deze zelfevaluatie tool gaf op 6 verschillende factoren een inzicht in de milieuperformance van de ondervraagde leverancier: 1. Environmental Management System 2. Product developement (incl. Ecodesign) 3. Use of Materials 4. Logistics 5. Production Process (incl. Regulatory compliance) 6. General Reduction Echter de ontwikkelde tool had een aantal nadelen in zich. Het is een, in Excel geschreven, programma wat met behulp van macro’s de diverse score’s uitrekent. Iedere leverancier werd individueel aangeschreven en de resultaten werden handmatig in een database ingevoerd. Dit legde een grote belasting op de beschikbare capaciteit. Tastbare eindproducten van dit PMZ project zullen zijn een verbeterd PMZ systeem (aanpassing van de management systemen), geprofessionaliseerde Milieu Inkooptool, meerdere communicatie uitingen over het project, een openbaar eindrapport van het project en berichtgeving in het DAF milieujaarverslag. Het project is uitgevoerd door DAF Trucks, afdeling inkoop KZL, is begeleid door KPMG Sustainability en gefinancierd door Novem in het kader van het subsidie programma Productgerichte Milieuzorg (PMZ) Werkwijze Het project bestaat uit vijf fasen: 1. Analyse 2. Verbeteren 3. Verankeren 4. Communicatie/ publicatie 5. Opzetten van een management accounting systeem Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

5

Analyse In de analysefase is de respons op de inkooptool geanalyseerd, zowel kwantitatief (respons/non-respons) als kwalitatief (ingevulde geretourneerde resultaten). Hieruit is te concluderen dat de gebruiksvriendelijkheid van de tool kan worden verbeterd voor zowel de leveranciers die hem invullen, als voor de DAF medewerkers die hieraan opvolging geven. Verbeteren Uit de analyse bestaat het vermoeden dat de lage respons door leveranciers onder andere is te wijten aan de slechte gebruiksvriendelijkheid van de inkooptool. De voorgestelde acties voor verbetering hebben betrekking op het aanjagen van de leveranciers, het inhoudelijk aanscherpen van de vragenlijst en het vereenvoudigen van het interactieve (ICT) gebruik. Belangrijkste stap in deze fase is het verlaten van de zes, tot nu toe gebruikte, onderzoeksgebieden. Leveranciers zullen nu beoordeeld gaan worden op de volgende drie gebieden: 1. Organisation and performance 2. Risk management 3. Ecodesign Daarnaast is er voor gekozen om de vendorrating gelijk te maken aan de reeds gebruikte vendorrating voor logistiek en kwaliteit. Hierbij worden de leveranciers ingedeeld in drie klassen “A” – “B” – “C”; “A” is de hoogste score. Het grote voordeel om bij de vendorrating milieu ook deze aanduiding te gaan gebruiken is de eenduidigheid met de andere categorieën. Tevens is het nu mogelijk om de rating geschiedenis van de afgelopen zes jaar in grafiek vorm te zien. Van de laatst ingevulde vragenlijst zijn alle antwoorden in te zien. Al laatste is het versturen van de vragenlijsten centraal geregeld. Met 1 handeling worden alle leveranciers verzocht om de lijst opnieuw in te vullen. De milieubeheerder krijgt een mail zodra de lijst ingevuld is. Mocht de leverancier verzuimen de lijst in te vullen dan zal deze tot drie maal toe een herinnering krijgen, mocht hij dan nog niet gereageerd hebben zal de commodity manager ingrijpen. Verankeren Ten aanzien van het ontwikkelen en actualiseren van de inkooptool en het implementeren daarvan uitsturen van elektronische mailings, rapportage resultaten ligt de verantwoordelijkheid bij Inkoop KZL. Het sturen op de milieuperformance van toeleveranciers is een verantwoordelijkheid van de DAF inkoopstaf als geheel, die het strategische en tactische beleid voor toeleveranciers bepalen. De milieuperformance van toeleveranciers wordt door de nieuwe versie van de milieu inkooptool geheel analoog bepaald en gepresenteerd als andere aspecten waar toeleveranciers op worden aangestuurd (bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid, kwaliteit). Dit vindt plaats via A, B of C status. Door de gelijke opbouw en presentatie, én de integratie in de reeds bestaande Management Accounting, Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

6

kan de inkoopstaf milieu integraal en professioneel mee laten wegen in het inkoopbeleid. Verder is het hoofdstuk “Bewaking leveranciers door Vendorrating” uit “Kwaliteitsprocedures Inkoop” aangevuld worden met de volgende tekst: OPMERKING Vendorrating (VR) is een leveranciersbeoordelingssysteem waarbij de kwaliteitsprestatie van de leverancier continue wordt gemeten en het resultaat hiervan uitgedrukt wordt in een VR-score. Het tijdvak waarover wordt gemeten, is telkens drie maanden voortschrijdend. De verkregen informatie wordt gebruikt voor de beoordeling en onderlinge vergelijking van de leveranciers en het initiëren van correctieve acties. Ontvangstregistraties en registraties van afkeur van productiegoederen zowel bij ontvangst als in de productie, veroorzaakt door de leveranciers en vastgelegd in afkeurrapporten zijn de basis voor input het Vendorratingsysteem. Daarnaast vormen de, door de leverancier, beantwoorde Milieu Inkooptool vragen de basis voor de VRE. WERKWIJZE Verantw. Aktiviteiten Inkoop / KZL - Analyseren de verkregen informatie waarbij de noodzaak tot "maatregelen ter verbetering" wordt bepaald. Deze maatregelen ter verbetering omvatten zowel systeem- als productgerichte acties. Daarnaast vormen de VR-scores gespreksonderwerp bij de regelmatige kwaliteitsbesprekingen (bijv. Verificatiebezoeken) en commerciële besprekingen met de leveranciers.

Implementeren van de Milieu Inkoop Tool Het hoofd van de afdeling Kwaliteitszorg Leveranciers (KZL) is verantwoordelijk voor de continuïteit en realisering van de milieudoelstellingen. Deze doelstellingen zijn verbonden aan het ISO 14001 certificaat. Voor de afdeling Inkoop houdt dit, onder andere, in dat de milieuprestaties op het gebied van productie en ontwikkeling van de toeleveranciers gemonitord worden. De milieucoördinator van de afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor het verzenden van de mailings en het rapporteren van de resultaten in de maandelijkse management accounting. Daarnaast is het zijn verantwoordelijkheid om verbeteringsacties in gang te zetten.

Milieu Performance Integreren in Management Accounting Systeem Maandelijks worden de behaalde resultaten gepresenteerd. De verdeling “A” – “B” – “C” in de vendorrating kwaliteit en logistiek is er één van. Hier zal de vendorrating milieu aan toegevoegd worden. Streven is om een “A” – “B” – “C” verdeling volgens 85% - 15% - 5% te realiseren. Waarbij de “C” leveranciers de opdracht krijgen om hun performance te verbeteren.

Communicatie Er zijn diverse artikelen geschreven in ArenA, het VNCI blad en natuurlijk het milieujaarverslag van DAF Trucks. Daarnaast zijn er presentaties bij Philips, VNCI en VVM gehouden naar aanleiding van dit project. Binnen de afdeling Inkoop is iedereen doormiddel van een interactieve presentatie op de hoogte gebracht van de mogelijkheden van deze nieuwe tool.


7

Resultaten Het resultaat is een professionele self-assessment tool, welke volledig in lijn ligt met de andere systemen die binnen DAF gebruikt worden om de performance van leveranciers te meten. Het breidt het leveranciersprofiel uit en zal hiermee een toevoeging zijn voor het proces van leveranciersbeoordelingen. Ook in de beoordelingsrapporten voor potentiële leveranciers zijn een aantal elementen uit de vragenlijst opgenomen en zullen hier ook weer bijdragen tot een verdieping van het leveranciersprofiel.

Conclusies De conclusies van het gehele project zijn:

1. Het is Mogelijk gebleken voor een bedrijf in de automotive om de complete Supply Base (400+ leveranciers) geheel op elektronische wijze (via internet) te bevragen op milieuperformance, deze te beoordelen en deze informatie geïntegreerd te benutten in het inkoopbeleid. 2. Er is nu een professionele Milieu Inkooptool beschikbaar voor het opvolgen en bewaking van de milieuperformance van leveranciers. 3. Het leveranciersprofiel is nu uitgebreid met beoordelingscriteria met betrekking tot het milieu. 4. Het opzetten van een nieuwe tool op de fundamenten van een reeds bestaande tool is niet eenvoudig. Het verklaren van verandering van inzichten, procedures, weegfactoren en methoden van de oude tool zijn eerder een remming dan een versnelling voor het slagen van het project. 5. In het project is gebleken dat voor het ontwikkelen van een dergelijke tool, de moeilijkheidsgraad vooral wordt bepaald door het definiëren van wat de organisatie nu precies van toeleveranciers wil weten voor de gewenste sturing op milieueffecten. Teveel of de verkeerde vragen stellen, leidt tot onnodige activiteiten van alle toeleveranciers. Te weinig vragen leidt tot onvoldoende informatie om goed op te kunnen sturen. Daar hier de uitkomst effect heeft op de relaties tussen DAF en haar toeleveranciers is dit deel van het proces zorgvuldig uitgevoerd. Het daarna goed in elektronische vorm vertalen van de inhoud, en deze volledig integreren in de DAF SupplierNet internet/intranet systemen kent weer zo zijn eigen (IT) problemen, maar deze waren in dit project sneller oplosbaar. 6. De projectbegeleiding door een externe geeft een verhelderend inzicht op en in de eigen procedures. Daar het voor een insider vaak eenvoudig en logisch lijkt hoeft dit niet altijd zo te zijn. Door met de externe begeleider de procedures te bespreken is een duidelijk beeld verkregen over de eigen organisatie.


8

Inhoudsopgave Verkorte samenvatting .................................................................................................... 2 Summary .......................................................................................................................... 2 Trefwoorden ..................................................................................................................... 4 Samenvatting en conclusies........................................................................................... 5 Inhoudsopgave ................................................................................................................ 9 Documentatie Input Formulier ...................................................................................... 11 Hoofdrapport .................................................................................................................. 13 Inleiding....................................................................................................................... 13 Organigram ................................................................................................................. 13 Fase 1: Analyse .......................................................................................................... 15 Respons op inkooptool: lage aantallen......................................................................... 15 Respons op inkooptool: hoge scores ........................................................................... 16 Strategische, tactische en operationele aanpak: in ontwikkeling .............................. 17 Fase 2: Verbeteren ..................................................................................................... 20 Acties gericht op de gebruiksvriendelijkheid voor de leverancier.............................. 20 Acties gericht op tactische aanpak van milieugericht inkopen .................................. 20 Acties gericht op operationele aanpak van milieugericht inkopen............................. 21 Acties gericht op overige betrokkenen binnen DAF .................................................. 22 Acties gericht op overige betrokkenen buiten DAF ................................................... 22 Acties gericht op de gebruiksvriendelijkheid voor DAF ............................................. 23 Acties gericht op strategische, tactische en overige operationele aanpak................ 24 Acties gericht op strategische aanpak van milieugericht inkopen ............................. 24 Realisering .................................................................................................................. 24 Organisation and Performance ................................................................................. 24 Risk management....................................................................................................... 24 Ecodesign ................................................................................................................... 25 Terugkoppeling score ................................................................................................ 25 Fase 3: Verankeren PMZ (m.n. Milieugerichte Inkoop) ........................................... 29 Verantwoordelijkheden en taken............................................................................... 29 Fase 4: Communicatie over PMZ .............................................................................. 30 Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

9

Fase 5: Opzetten management accounting m.b.t. PMZ........................................... 30 Inleiding .................................................................................................................... 30 Achtergrond .............................................................................................................. 30 Beschrijving van de resultaten ..................................................................................... 32 Conclusies...................................................................................................................... 33 Epiloog............................................................................................................................ 34 Bijlage A ........................................................................... Error! Bookmark not defined. Bijlage B ........................................................................... Error! Bookmark not defined. Bijlage C ........................................................................... Error! Bookmark not defined. The Environmental Questionnaire .................................. Error! Bookmark not defined. Possible answers ........................................................... Error! Bookmark not defined. Section 1: Organisation & Performance / Risk Management ..... Error! Bookmark not defined. Section 2: Organisation & Performance...................... Error! Bookmark not defined. Section 3: Organisation & Performance / Ecodesign .. Error! Bookmark not defined. Section 4: Risk Assessment ....................................... Error! Bookmark not defined. Section 5: Risk Assessment / Ecodesign.................... Error! Bookmark not defined. Section 6: Ecodesign .................................................. Error! Bookmark not defined. Finishing the Questionnaire............................................ Error! Bookmark not defined. The Vendorrating Environmental (VRE) Overview and Graph ...... Error! Bookmark not defined. Vendor Rating Environmental Overview ..................... Error! Bookmark not defined. Vendor Rating Environmental Graph .......................... Error! Bookmark not defined. Bijlage D ........................................................................... Error! Bookmark not defined. DAF Milieujaarverslag 2002........................................ Error! Bookmark not defined. DAF Milieujaarverslag 2003........................................ Error! Bookmark not defined. Chemie Magazine....................................................... Error! Bookmark not defined. Bijlage E............................................................................ Error! Bookmark not defined.


10

Documentatie Input Formulier NOVEM projectnummer

: 0366-02-01-06-001

Volledige rapporttitel

: Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks.

Verkorte titel

: Milieu Inkooptool

Auteur(s)

: ir. T.J.M.M. Löbel

Contractant

: Dhr. P. van Kol

Publicatiedatum (j.m.d.)

: 30-03-2004

Niet openbaar tot (j.m.d.) : Aantal pagina’s

: 55

Te verkrijgen bij

: DAF Trucks N.V.

Postadres

: Postbus 90065

Postcode en plaatsnaam : 5600 PT Eindhoven Onderreferentie nummer : KZL 04-097 Prijs milieumodule

: € 10.000,00

Opmerkingen

:-

Trefwoorden

: Milieugericht inkopen, ECO-design, Risk Management, Organisation and Performance, Vendorrating, etc.

Samenvatting

: In 2001 is het eerste Milieu Inkooptool gelanceerd. Op basis van de resultaten, respons en bruikbaarheid is dit project gestart met als doel om de bestaande tool te professionaliseren.

Werd er in de oude tool op 6 verschillende factoren beoordeeld in de nieuwe tool is dit slechts op 3 gebieden: Organisation and Performance, Risk Management en Ecodesign. Ook is het scoringsmodel in lijn gebracht met de reeds bekende scoringsmodellen die DAF Trucks gebruikt. Voor zowel kwaliteit als logistiek wordt een klasse aanduiding “A” – “B” – “C” gebruikt. Alle leveranciers weten wat een “A” rating betekend: zowel op het gebied van logistiek als kwaliteit wordt aan de hoogste verwachtingen voldaan. In de oude tool was het niet mogelijk om de historie te zien. Nu is de performance geschiedenis in 1 oogopslag te zien en zijn Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

11

leveranciers met elkaar te vergelijken. Tevens biedt de nieuwe tool mogelijkheden voor verbeteringen. Verder worden de resultaten van de nieuwe Milieu Inkooptool gebruikt bij het opstellen van het leveranciersprofiel. Aan de hand van dit profiel en het wensprofiel wordt de toekomstige samenwerkingsgraad bepaald. Leveranciers die niet voldoen aan het wensprofiel zullen worden afgebouwd. Als laatste worden delen van het Milieu Inkooptool gebruikt tijdens de eerste beoordeling van potentiële leveranciers. Daarmee is de Milieu Inkoop Tool een waardevol en onmisbaar instrument voor de uitvoering dan het DAF Milieubeleid, dat is gericht op het verbeteren van de milieuprestatie in de gehele keten.

In te vullen door NOVEM: Programma:

Trefwoorden:

Hoofdlijn:

Eind/ tussenrapportage (E/T):


12

Hoofdrapport Inleiding In deze rapportage wordt verslag gedaan van het PMZ project “Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks”. DAF Trucks heeft al jarenlang een milieubeleid en een inkoopbeleid. Beide komen samen in het milieugericht inkopen. Dit is georganiseerd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Daarnaast speelt ook Ecodesign een belangrijke integrale rol. Een belangrijk operationeel middel dat sinds 2001 in gebruik is genomen, is de inkooptool die aan de top 100 leveranciers een vragenlijst voorlegt rondom zes benaderingen van het thema milieu: 1. Environmental Management System 2. Product development (incl. Ecodesign) 3. Use of materials (incl. Hazardous substances) 4. Logistics 5. Production Process (incl. Regulatory compliance) 6. General Reduction DAF Trucks, in het bijzonder de afdeling Kwaliteitszorg Leveranciers, wilde naar aanleiding van de eerste ervaringen het gebruik van dit middel (de tool) voor leveranciers en voor DAF zelf verder verbeteren. Ook de inbedding in de strategische, tactische en operationele doelen diende hierbij te worden bezien. Organigram


13

De organisatiestructuur milieu ziet er als volgt uit: De afdeling Milieu rapporteert direct aan de DAF Trucks Directie. In het milieuteam zijn de volgende business units vertegenwoordigd: Business Development, Marketing en Verkoop, Product ontwikkeling, Inkoop en Manufacturing. De afdeling KZL valt onder de unit Inkoop. Het Ecodesign team bestaat uit vertegenwoordigers uit de units Business Development, Marketing en Verkoop, Product Ontwikkeling en Inkoop. Dit is een vast team dat als doelstelling heeft om al tijdens de ontwikkeling het milieu te betrekken in de ontwerpkeuzes. Hiervoor zijn niet alleen de klanteneisen (vanuit Business Development) nodig, maar ook de milieuprestaties van de leveranciers. Van de leveranciers is het niet alleen van belang dat bekend is hoe zij presteren met hun huidige producten, maar ook van groot belang is om te weten hoe het milieu betrokken wordt in nieuwe ontwikkelingen. Product ontwikkeling kan met behulp van deze gegevens en de Ecodesign tool tot een wel overwogen keuze komen. In later stadium zal onderzocht worden of de Ecodesign tool beschikbaar zal komen voor leveranciers. Doelstelling De beoogde eindproducten zijn een verder (door)ontwikkeld en ingevoerd PMZ-systeem bij DAF Trucks (vooral op het vlak van Ecodesign en Milieugerichte Inkoop); een geprofessionaliseerde Milieu Inkooptool. Een ander beoogd eindproduct het PACCAR/ DAF Trucks jaarverslag met veel aandacht voor de resultaten van het PMZ-project. Dit zal bijdragen aan het verminderen van de milieubelasting van producten, meer bewustzijn bij leveranciers en kennis verhoging in de productketen. De resultaten worden behaald bij de voor PMZ relevante afdelingen binnen DAF Trucks (Inkoop (Purchasing), product ontwikkeling, marketing & sales, New business development), de vele honderden leveranciers van DAF Trucks, een aantal afnemers, het bevoegd gezag en de brancheorganisatie FME_CWM die betrokken zijn bij het project. Verder behoort de lezersgroep van het externe milieujaarverslag ook tot de doelgroep. Tastbare eindproducten zijn een verbeterd PMZ-systeem (aanpassing management systemen), geprofessionaliseerde Milieu Inkooptool, meerdere communicatie uitingen over het project, een openbaar eindrapport van het project en berichtgeving in het DAF milieujaarverslag. Om deze projectdoelstelling te realiseren is in november 2002 het project “Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks” gestart. Dit project wordt in samenwerking met KPMG Sustainability uitgevoerd en wordt mede gefinancierd door Novem onder de subsidieregeling voor Productgerichte Milieuzorg. Het project bestaat uit vijf fasen: 1. Analyse 2. Verbeteren 3. Verankeren 4. Communicatie/ publicatie Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

14

5. Opzetten van een management accounting

Deze activiteiten en bevindingen van deze vijf fasen zullen in afzonderlijke hoofdstukken beschreven worden. Fase 1: Analyse In de analysefase is de respons op de inkooptool geanalyseerd, zowel kwantitatief (respons/non-respons) als kwalitatief (ingevulde geretourneerde resultaten). Hieruit is te concluderen dat de gebruiksvriendelijkheid van de tool kan worden verbeterd voor zowel de leveranciers die hem invullen, als voor de DAF medewerkers die hieraan opvolging geven. De strategische, tactische en operationele ontwikkelingen bij DAF die ook te maken hebben met milieugericht inkopen zijn onderzocht. Bovendien is in deze fase reeds gecommuniceerd met vakgenoten buiten DAF. Respons op inkooptool: lage aantallen Hoewel door opvolging van non-respondenten het aantal geretourneerde vragenlijsten nog verder is toegenomen, is de respons laag te noemen, namelijk 50%. Ervaringen van DAF met, bijvoorbeeld, de “capaciteitsbrief” laten zien dat opvolgen hiervan uiteindelijk een hogere respons oplevert. Patronen uit de respons op deze capaciteitsbrief zijn wel parallel bruikbaar voor deze analyse. Kort gezegd blijken die leveranciers die hun zaken goed georganiseerd hebben, adequaat te reageren op diverse vragenlijsten van DAF. Dit wordt ondersteund door de analyse; die laat zien dat zich onder de respondenten relatief veel ISO14001/ EMAS gecertificeerde bedrijven bevinden. Onder non-respondenten blijkt slechts een 10-tal gecertificeerde bedrijven voor te komen. De bevindingen uit de analyse rechtvaardigen de keuze voor een eenvoudige selectie en beoordeling van leveranciers op het criterium ISO certificering, zeker wanneer tijd/capaciteit aan DAF zijde beperkt is. Analyse van de lijst respondenten versus nonrespondenten levert geen andere inzichten in trends per land, per commodity, per inkoopsegment (Inkoop1 “componenten” versus Inkoop2 “maakdelen”) op. Andere oorzaken dienen gezocht te worden in praktische en/of subjectieve redenen. Een brainstorm heeft geresulteerd in een lijst van mogelijke factoren voor wel/ niet invullen/ insturen. Deze lijst is vertaald naar stellingen over de waardering van de inkooptool (in bijlage A) om deze mogelijkheden in de volgende projectfase te toetsen. In bijlage B is een samenvatting van de antwoorden op deze vragen gegeven. Deze antwoorden hebben als basis gediend om de tool te verbeteren. DAF inkopers en KZL-medewerkers zullen in eerste instantie evalueren bij degenen die wel ingevuld hebben, niet bij degenen die dat niet hebben gedaan. Het is belangrijk te “belonen” voor wel invullen door daarop feedback te geven en te vragen. DAF zal vragen de lijst voor een tweede maal in te vullen (bijvoorbeeld binnen 1 jaar na de eerste keer) en daarbij direct vragen om zowel de ervaren knelpunten als de positieve effecten.


15

Respons op inkooptool: hoge scores Van de 50 respondenten is een statistische analyse van hun scores gedaan, die een norm-spiderweb opleverde (zie onderstaande figuur). Opvallend is dat de gemiddelde score van de respondenten op alle zes de dimensies hoger is dan de, arbitrair gestelde, norm van 6,00. De dimensie met het laagste aantal respondenten en de laagste gemiddelde score (zelfs exclusief non-respondenten) is die van General Reduction.

Environmental score Environmental Management System 10,00

Max.

7,45

Production process

Product development

5,00

8,26

7,86 0,00

Min.

6,32

8,31

General reduction

Materials

Desired Profile

Back

7,75

A c tual Perf ormance

Check your res ults on the next w orksheet Environmental PI Water

Logistics

1000 900 800

Score

700 600 500 400 300 200 EMS 2001

GR 2001

Log 2001

Mat 2001

PD 2001

Prod 2001

Cat. Boxplot: Spreiding en gemiddelde (•) van de scores per hoofdthema (scores x100)

Zoals uit bovenstaande grafiek blijkt zijn de spreidingen in scores tussen de onderlinge hoofdthema’s gelijk. Verdere analyse van de lijst respondenten op hun scores levert ook geen verrassende inzichten in trends per land, per commodity, of per inkoopsegment (Inkoop1 versus Inkoop2). Een dergelijke vergelijking is lastig, mede omdat de huidige respons slechts een of twee gevallen per commodity laat zien.


16

Strategische, tactische en operationele aanpak: in ontwikkeling Op het operationele inkoopniveau speelt de inkooptool een rol bij het bewaken van de kwaliteit van leveranciers. De tool is destijds opgezet om continue verbetering te ondersteunen op basis van zelfopvolging. Capaciteit bij DAF is kwantitatief en kwalitatief (training) te beperkt om alle ingevulde vragenlijsten op te volgen met behulp van DAF leveranciersbeoordelingen (audits). Business strategies Corporate Policies External Stakeholders

Purchasing on: Mission Purchasing Function

Strategic level

(PD-wide) supply policies

Tactical level

Site Purchasing Organisation’ Quality System (ISO9000)

Select

Contract

Measure SQS

Supplier Profile Sheet (SPS)

Contract

Operational level

Supplier Rating Systems (SRS) - Material - Contract Assembly - Equipment

Op het operationele inkoopniveau volgt de stap bewaken op de stappen selecteren en contracteren. Voor contracteren kunnen milieuvoorwaarden deel uitmaken van de LTA (lange termijn overeenkomsten). Voor selecteren kunnen milieuvoorwaarden deel uitmaken van de leveranciersselectie. Uit de verkenning blijkt dat noch de algemene inkoopvoorwaarden noch de beoordeling van potentiële leveranciers momenteel aparte milieuvoorwaarden bevat. De wensprofielen of leveranciersprofielen bevatten wel milieueisen als onderdeel van de kwaliteitseisen. Op het tactische inkoopniveau zijn vanuit milieuoogpunt de segmentstrategieën en productfamiliestrategieën relevant. Per segment is mede vanuit Ecodesign reeds een milieucomponent aan deze strategieën toegevoegd. Op het strategische inkoopniveau zijn de inkoopstrategie en het inkoopbeleid (Supply Management Visie) van belang. Een eenvoudige selectie van leveranciers op het criterium ISO certificering en rapportage hierover in het DAF milieujaarverslag is tot nu toe gerechtvaardigd gebleken volgens de analyse van de respons op de inkooptool. Ook rapportage over aantallen ISO gecertificeerde leveranciers in het DAF milieujaarverslag lijkt een gerechtvaardigde prestatie-indicator. Wel moet worden gezorgd dat dit niet te pretentieus wordt gecommuniceerd, de invloed van DAF op certificatie door toeleveranciers is beperkt. De andere prestatie-indicator waarover extern gerapporteerd wordt is het percentage LTA’s met een milieuparagraaf. Zeker als tegelijkertijd wordt gestreefd naar minder losse inkooprelaties en meer LTA’s, lijkt dit een passende indicator en ook een passend aanknopingspunt voor acties van milieugericht inkopen. Echter nu Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

17

de milieuparagraaf in de LTA’s verplicht is opgenomen (en het percentage in de prestatie indicator dus blijvend op 100% komt) komt de waarde van de indicator te vervallen. Deze punten komen nadrukkelijker aan de orde in fase 5 van het project, gericht op het verder ontwikkelen van management accounting op milieu-indicatoren. Naast de inkoopstrategie is het ook van belang de samenhang van milieugericht inkopen met andere functionele managementgebieden nog verder te onderzoeken in de vervolgfasen. In de analysefase zijn reeds de volgende aanknopingspunten gesignaleerd: 

Milieuverslaglegging;



Visie van vergunningverlenende overheden;



Visie van branche;



Business development: hoe kan milieugericht inkopen bijdragen aan een strategie gericht op maatschappelijke acceptatie?



Gegevens uit recent klant tevredenheids onderzoek van market intelligence, inclusief marktvergelijking en mogelijke milieuelementen uit het onderzoek;



Speerpunten DAF klanten: betrouwbaarheid, cost of ownership, kosten DAF (inclusief first-time-right);



Speerpunten Ecodesign: brandstofverbruik, onderhoud, materiaalgebruik;



War-on-waste acties;



Benchmark – onderzoek;

Een belangrijk deel van de inkoopstrategie zijn de kernpunten waaruit leveranciersbeoordelingen voor “preferred suppliers” bestaan. Er zijn vijf kernpunten te onderscheiden (onderstaande figuur), waarbij milieu onlangs geïntegreerd is in het relatief

Kwaliteit/ Milieu

Totale Kosten

Concurrenie positie

Logistiek

Kennis

zware element kwaliteit/milieu.

Milieu blijkt echter nog NIET opgenomen te zijn in de individuele leveranciersprofielen. Hierop is nieuwe actie nodig (zie verder operationeel niveau). Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

18

Bij de update van het strategische inkoopbeleid is voor een nieuwe indeling in 4 segmenten gekozen. 1

Specifieke DAF producten met DAF ontwerp

2

Specifieke DAF producten met leveranciersontwerp

3

Standaard producten met complexe technologie

4

Standaard producten met eenvoudige technologie

Deze kunnen verder doorvertaald worden naar milieusegment strategieën om de uitvoering gerichter en efficiënter te maken. Een aanzet hiertoe is in de volgende paragraaf gegeven.


19

Fase 2: Verbeteren Acties gericht op de gebruiksvriendelijkheid voor de leverancier Uit de analyse bestaat het vermoeden dat de lage respons door leveranciers onder andere is te wijten aan de gebruiksvriendelijkheid van de inkooptool voor deze gebruikers. De voorgestelde acties voor verbetering hebben betrekking op het aanjagen van de leveranciers, het inhoudelijk aanscherpen van de vragenlijst en het vereenvoudigen van het interactieve (ICT) gebruik. De oude tool is een in Excel geschreven vragenlijst. Voor het berekenen van de scores voor de diverse segmenten wordt gebruik gemaakt van macro’s. Met de huidige beschermingselementen in en voor data uitwisseling via het Internet worden deze macro’s niet meer doorgelaten. Met als gevolg dat de Milieutool niet meer functioneert.

Acties gericht op tactische aanpak van milieugericht inkopen Op tactisch niveau zal DAF Trucks het onderwerp milieu moeten invoeren in de segmenten productfamiliestrategieën. Dit geeft aan welke speerpunten voor welke leveranciers worden toegepast. Vervolgens zal DAF passend en adequaat moeten reageren op de gerapporteerde resultaten van leveranciers. Er zijn in de vernieuwde inkoopstrategie 4 segmenten te onderscheiden, waar 4 verschillende milieu/inkoopbenaderingen (milieuspeerpunten) bij passen volgens schema 1. Per segment is hierin systematisch een verschillende aanpak voorgesteld. Aanpak van segment 2 is hierin het meest cruciaal. Via de routes van inkoop en Ecodesign worden leveranciers aangesproken. De aanpak van leveranciers in de segmenten 1 en 3 kan beperkt blijven tot milieuzorgsysteemeisen (ISO 14001 certificaat). Leveranciers in segment 4 kunnen het beste worden aangepakt via eisen gericht op logistieke milieuverbeteringen.

DAF belang hoog (specifieke ontwerpen)

DAF belang laag (standaardproducten)

Schema 1

Segment 1:

Segment 2:

milieu/ leverancier relatie beperkt: milieu invloed via eigen DAF (Eco)design en ISO 14001 eis

milieu/ leverancier relatie cruciaal voor inkoop en Ecodesign (kennis bij leverancier)

Segment 4

Segment 3

(eenvoudige producten): milieu/ leverancier relatie richten op logistieke milieuverbeteringen (transport, verpakking, afval)

(complexe producten): milieu/ leverancier relatie beperkt: alleen ISO 14001 eis

Leverancier belang laag

Leverancier belang hoog


20

Een volgende stap is om dit schema nu systematisch per productfamilie binnen het geprioriteerde segment verder toe te passen. Sommige productfamilies vertegenwoordigen door de aard van de producten (bijvoorbeeld gewicht, samenstelling) of het productieproces (bijvoorbeeld energieverbruik) een groter milieu verbeterpotentieel dan andere productfamilies. Via de aanpak van Ecodesign zijn al ecopunten toegekend per segment/productfamilie die de relevantie van dat segment of die productfamilie kunnen aangeven. Daar kan de aanpak van milieugericht inkopen van profiteren. Vanuit het project milieugericht inkopen kan gebruik worden gemaakt van inzichten die reeds bij Ecodesign bestaan. Het achterhalen van de ecopunten die zijn toegekend per segment/ productfamilie is nodig om vervolgens een adequate eigen aanpak te ontwikkelen. Die aanpak is ruwweg te structureren volgens het onderstaande schema van prioriteiten (schema 2). Per productgroep/segment kan DAF gericht passende acties bepalen op basis van: De bijdrage die de productgroep kan leveren aan een van de milieuspeerpunten (criterium relevantie, uitgedrukt in ecopunten) De huidige prestatie (criterium risico’s/kansen, uitgedrukt in score)

Ecopunten hoog

1. actie nemen is urgent

3. prestatie monitoren

Ecopunten laag

2. risico (ecopunten) monitoren

4. geen actie nodig

Schema 2

Score laag

Score hoog

Acties gericht op operationele aanpak van milieugericht inkopen Op operationeel niveau is het milieugericht inkopen onderdeel van de stappen selecteren, contracteren en bewaken. De verbeteringen kunnen worden ingevoerd in de leveranciersprofielen, de LTA’s (long term agreements), de algemene inkoopvoorwaarden en het bewustzijn van DAF inkopers. Selecteren werkt reeds op strategisch niveau, waar milieu is ondergebracht in de vier algemene leveranciersprofielen. Om deze strategie in te voeren zal milieu nog moeten worden opgenomen in de specifieke leveranciersprofielen. Een aanvullend idee is om de milieuvragenlijst uit de inkooptool, verkort of onverkort, ook op te nemen in de vragenlijst voor potentiële leveranciers. Bij het contracteren van leveranciers voor langere termijn is er een milieueis in de LTA opgenomen. Daarin staat ook een referentie naar specificaties, die echter verduidelijking vergt. Bedoelde specificaties zijn relevante productspecificaties. Dit kan worden verduidelijkt door te verwijzen naar “all relevant specifications for current and future products supplied”. Voor contracten die niet voor lange termijn worden aangegaan gelden de algemene inkoopvoorwaarden. Er zijn nu geen milieuvoorwaarden opgenomen in de algemene Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

21

voorwaarden. Dit vereist actie, omdat algemene voorwaarden en LTA toch dichter bij elkaar komen te liggen (streven naar meer langere termijn leveranciers), ligt voor de hand om de eisen zoals die in de LTA worden gesteld, verkort of onverkort te gebruiken voor de algemene inkoopvoorwaarden. Een besluit hierover is nodig alvorens tot invoering kan worden overgegaan. De bruikbaarheid van de inkooptool door DAF inkopers en kwaliteitszorgmedewerkers bij het bewaken van de inkoop is nog te verbeteren door de tactische keuzen (vorige paragraaf) in te voeren. DAF kan dan zelf de bruikbaarheid mee toetsen en komt bovendien nog meer geloofwaardig over op de leveranciers. Om het cursusprogramma gericht op inkopers volledig te maken zal nog één cursus voor inkopers worden georganiseerd. Verder is het van belang de (actieve) betrokkenheid bij het project milieugericht inkopen te bevorderen.

Acties gericht op overige betrokkenen binnen DAF Voor een effectieve verdere ontwikkeling en invoering van productgerichte milieuzorg en milieugericht inkopen in het bijzonder is de betrokkenheid van andere DAF afdelingen essentieel. Actieve betrokkenheid is gewenst van afdelingen gericht op de afnemersmarkt, afdelingen gericht op productontwikkeling en leveranciersmarkt, en ondersteunende afdelingen (IT). Aansluiting dient te worden gezocht met de afdeling business development en met accountmanagers van marketing/ sales. Ook market intelligence kan worden betrokken t.b.v. een benchmark met concurrenten en door hen gehanteerde normen. Tevens de visie van afnemers in de analyse betrekken. Aansluiting met betrokkenen van productontwikkeling en inkoop kan het project zoeken via (de voorzitter van) het Ecodesign team. Impact van ontwikkelingen (aan vraagzijde en aanbodzijde) op Ecodesign en/of milieugericht inkopen kunnen samen worden bepaald. Daarbij kan ook de visie van de branche relevant zijn. Naar aanleiding van de uitreiking van de Ecodesign Award (en de uitspraken van President Directeur Jim Cardillo daarbij) zou gezamenlijk de opportunity onderzocht kunnen worden om DAF te profileren als meest milieubewust ontworpen truck, net zoals bijvoorbeeld Volvo zich profileert met veiligheid. Zodra de noodzakelijke IT verbeteringen enigszins duidelijk zijn, zal contact moeten worden gelegd met interne en/of externe IT dienstverleners. Omwille van de voortgang moeten deze 2 trajecten zo veel mogelijk parallel worden uitgevoerd.

Acties gericht op overige betrokkenen buiten DAF Communicatieve acties zullen zijn gericht op milieuvakgenoten, branchegenoten en andere bedrijven die vergelijkbare projecten uitvoeren. Omdat ook communicatie en publicatie behoort tot de projectdoelen is reeds een presentatie aan vakgenoten gegeven in een VVM bijeenkomst, waarover vervolgens ook Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

22

een artikel is verschenen in Arena. Een branchepublicatie is in een later stadium mogelijk te organiseren via de contacten van de milieuafdeling van DAF Trucks. Door de betrokkenheid van KPMG bij het vergelijkbare project productgerichte milieuzorg bij Philips, kan worden gezorgd voor een uitwisseling van ervaringen, met name methoden en technieken. Diverse acties richting leveranciers zijn mogelijk aan te pakken via de accountmanagers van de afdeling Inkoop. Bijvoorbeeld: 

De vragenlijst nogmaals toe te zenden voorafgaand aan een verificatiebezoek, zowel voor respondenten als non-respondenten.



De vragenlijst te evalueren op basis van stellingen, zowel voor respondenten als non-respondenten.



De non-respondenten te benaderen en de inkooptool samen in te vullen. Dit traint zowel DAF medewerkers als leveranciers in het gebruik en gezamenlijk kan een beeld kan worden verkregen van de gebruiksvriendelijkheid.

Een belangrijke stelling name uit de VVM discussie was dat lange vragenlijsten enerzijds door bedrijven vaak te veel werk worden gevonden om in te vullen, terwijl anderzijds een te beperkt aantal vragen niet geloofwaardig overkomt. Zowel KPMG als de Milieuafdeling van DAF hebben inhoudelijke expertise en inzicht in DAF bedrijfsvoering om de vragen uit de inkooptool te toetsen, vooral met de bedoeling om een vereenvoudiging mogelijk te maken (niet streven naar volledigheid, maar naar meer gebruiksvriendelijkheid bij invullen en verwerken). Uiteindelijk zal een uitgebreide evaluatie moeten resulteren in een IT analyse, gericht op een programma van eisen dat rekening houdt met bijvoorbeeld: 

Web-based interactiviteit, vooral voor downloaden en verzenden;



Lay-out (kleuren, lettertypen, schermgrootte, plaatsing buttons, etc.);



Helpfunctie en definities;



Tonen van drie profielen: nieuwe score, oude score, ranking



Bij nieuwe invoer verschijnen per default de antwoorden van de vorige keer.

Acties gericht op de gebruiksvriendelijkheid voor DAF De analyse maakt ook duidelijk dat het gebruik van de gegevens die leveranciers hebben geleverd aan DAF Trucks, nog beperkt is. Dit zou aan leveranciers een verkeerd signaal kunnen geven. DAF zou daarom acties kunnen nemen om het eigen gebruik van deze gegevens te verbeteren. Hiertoe zijn vooral strategische en tactische keuzen en de implementatie hiervan noodzakelijk.


23

Acties gericht op strategische, tactische en overige operationele aanpak Een verdere ontwikkeling en invoering van productgerichte milieuzorg en vooral milieugericht inkopen, vereist niet alleen operationele verbeteringen van de inkooptool, maar ook verbeteringen op diverse niveaus in de bedrijfsvoering die de omgeving vormen waarin die tool wordt gebruikt.

Acties gericht op strategische aanpak van milieugericht inkopen Op strategisch niveau dient DAF Trucks zich sterk te maken voor de invoering van de nieuwe leveranciersprofielen en voor de ontwikkeling en invoering van de milieucomponent in de nieuwe segmentstrategieën.

Realisering Allereerst zijn, op basis van de acties gericht op verbetering, drie kern gebieden gedefinieerd waarop leveranciers beoordeeld moeten worden. Deze drie gebieden zijn:

1. Organisation and Performance 2. Risk Management 3. Ecodesign

Organisation and Performance In deze rubriek is vooral het organisatorische aspect van belang. Hoe is het milieuzorgsysteem procedureel geregeld, zijn er in- of externe audits? Wordt aan alle wetgevingen voldaan? Maar ook wordt in deze sectie naar de performance ten op zichten van con-collega’s gevraagd en of alle werknemers op de hoogte zijn van de DAF regelgevingen.

Risk management Bij Risk management wordt vooral gekeken wat de potentiële risico’s voor DAF zijn bij deze leverancier. Vragen met betrekking tot de verboden stoffen, traceren van (nieuwe) wetgeving met betrekking tot verboden stoffen, risicoanalyse staan hier centraal.


24

Ecodesign Naast productiegoederenleveranciers zijn er ook ontwikkelleveranciers. Deze groep van leveranciers ontwikkelt, op basis van door DAF geschreven specificaties, systemen. Om inzicht te krijgen in het ontwikkelproces van de leverancier en de in acht name van het milieu hierin. Voor een overzicht van de vragen zie bijlage C.

Om tot een universele score te komen is er voor gekozen om, in lijn met de gebruikte kwaliteitsindicatoren, een klassenindeling te maken volgens de A-B-C indeling. Hierbij is A de hoogste score en C de laagste. Hier is voor gekozen om op een snelle en eenvoudige wijze de probleemgebieden in kaart te brengen. Deze klasse indeling wordt ook voor logistiek en kwaliteit gebruikt Het voordeel voor de leveranciers is eenduidigheid in de betekening en uniformiteit in de kwaliteitswegingen.

De grenswaarden per categorie zijn gebaseerd op het volgende model: De eindklassering (“A”-“B”-“C”) wordt bepaald door de uitkomst van alle categorieën. Hierbij is de laagste score maatgevend. Dus als voor “Organisation & Performance” en “Risk Management“ een score “A” is behaald en voor Ecodesign een “C” dan is de uiteindelijke rating “C”. Uitzondering hierop is een leverancier geen DAF producten ontwikkeld; de rubriek Ecodesign wordt dan niet meegenomen in de rating. Dit is gedaan om een objectieve weging tussen de diverse leveranciers mogelijk te maken. Als een leverancier alles op orde heeft, maar verder geen extra’s volgt een score “B”, heeft hij daarnaast extra aandacht voor het milieu dan volgt een score “A”. Bij onvoldoende prestaties volgt een score “C”. Hoewel het hier eenvoudig staat beschreven is er bij de toekenning van de wegingsfactoren aan de vragen een studie aan vooraf gegaan. De uitkomst “A” – “B” – “C” is een weloverwogen, niet toevallige, uitkomst.

Terugkoppeling score Aan het einde van de vragenlijst wordt door middel van een grafiek de score getoond. Hierin is tevens de score van de afgelopen 6 jaar terug te vinden. De totaalscore (“A” – “B” – “C”) is echter alleen van toepassing op de laatst ingevulde vragenlijst. Om een duidelijke onderscheiding tussen de diverse jaren en categorieën te maken begint de grafiek bij 600 punten. Dit is ook weer identiek aan de grafieken voor kwaliteit en logistiek. Een score lager dan “B” wordt niet in de grafiek getoond. Daarnaast is de toegankelijkheid van de resultaten sterk verbeterd. Werden de scores van de 6 gebieden stuk voor stuk handmatig in een database gezet, welke een moeilijke toegankelijkheid heeft. Om de details van de vragenlijsten te bekijken moest de Excel file geopend worden en de bewuste vraag terug gezocht worden. Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

25

In de huidige vorm worden de scores èn antwoorden in de database op het SupplierNet gezet. De inkoper en/of KZL’er kan inloggen en via “Supplier Performance” in een overzicht alle ingevulde vragenlijsten zien met scores. Voor meer details kan op eenvoudige wijze de antwoorden van de laatst in gevulde vragenlijst zien. Voor een historisch overzicht kan op “Graph” gedrukt worden.

Screenshot 1: Supplier Performance

Zoals duidelijk te zien in het screenshot is er ook te zien welke leverancier de vragenlijst niet heeft ingevuld of slechts gedeeltelijk.

Screenshot 2: Graph


26

Screenshot 3: Overview van supplier “Paccar Europe”

Zoals te zien in screenshot 3, is per categorie precies te zien wat de gegeven antwoorden zijn van de laatst ingevulde vragenlijst. Het is niet mogelijk om eerdere antwoorden terug te zien.


27

Als een inkoper inlogt om de performance in te zien zijn, er beveiligingsmodules ingebracht dat hij of zij de vragenlijst niet kan wijzigen. Het is dus niet mogelijk om de performance van een leverancier op te poetsen. Zo is het voor een leverancier ook niet mogelijk om de score te verbeteren, mocht hij op het eind niet helemaal tevreden zijn met het behaalde resultaat. Dit was wel een nadeel van de vorige tool. DE leverancier kon zijn score oppoetsen door enkele vragen gunstiger te beantwoorden. In de nieuwe tool wordt de grafiek pas getoond nadat de lijst kompleet is ingevuld. Het is dan ook niet mogelijk om de reeds ingevulde vragenlijst aan te passen. Mocht hij zijn score opwillen poetsen zal hij een nieuwe vragenlijst moeten invullen, echter zijn vorige score zal zichtbaar blijven in de grafiek. Het verzoek om de vragenlijst in te vullen wordt centraal, door de milieucoördinator, geregeld. Hierbij wordt tevens geregeld dat de leverancier een herinnering krijgt, mocht hij de vragenlijst nog niet ingevuld hebben. De termijn is door de milieubeheerder zelf te kiezen.

Screenshot 4: Activeren van leveranciers

Iedere leverancier, die opgenomen is in het SupplierNet bestand, krijgt een mail met daarin het verzoek om de vragenlijst in te vullen met een link naar de vragenlijst. Tevens is er een handleiding met daar in tekst en uitleg over de verschillende vragen en de te geven antwoorden. Zie bijlage C.


28

Fase 3: Verankeren PMZ (m.n. Milieugerichte Inkoop)

Verantwoordelijkheden en taken Het hoofd van de afdeling KZL is verantwoordelijk voor de continuïteit en realisering van de milieudoelstellingen. Deze doelstellingen zijn verbonden aan het ISO 14001 certificaat. Voor de afdeling Inkoop houdt dit, onder andere, in dat de milieuprestaties op het gebied van productie en ontwikkeling van de toeleveranciers gemonitord wordt. De milieucoördinator van de afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor het verzenden van de mailings en het rapporteren van de resultaten in de maandelijkse management accounting. Daarnaast is het zijn verantwoordelijkheid om verbeteringsacties in gang te zetten. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de opleiding van de Inkoop medewerkers. Daartoe zal op korte termijn een opfris cursus georganiseerd worden, waarin de nieuwe milieu tool uitgelegd wordt. Evenals de mogelijkheden met betrekking tot het analyseren en gebruiken van de data uit deze tool voor het bepalen van het leveranciersprofiel. Op de lange termijn is de verankering voorzien door de het hoofdstuk “Bewaking leveranciers door Vendorrating” uit “Kwaliteitsprocedures Inkoop” als volgt te herschijven:

KWALITEITSPROCEDURES INKOOP Onderwerp:

Bewaking leveranciers door vendorrating

Nummer : QI1-8.3-01 Datum : *.*.2004 blz. 1 van 1 Index : 1.00.000*

DOEL Het bewaken van de kwaliteitsprestatie van de leveranciers met behulp van het Vendorratingsysteem. TOEPASSINGSGEBIED Inkoop. OPMERKING Vendorrating (VR) is een leveranciersbeoordelingssysteem waarbij de kwaliteitsprestatie van de leverancier continue wordt gemeten en het resultaat hiervan uitgedrukt wordt in een VR-score. Het tijdvak waarover wordt gemeten, is telkens drie maanden voortschrijdend. De verkregen informatie wordt gebruikt voor de beoordeling en onderlinge vergelijking van de leveranciers en het initiëren van correctieve acties. Ontvangstregistraties en registraties van afkeur van productiegoederen zowel bij ontvangst als in de productie, veroorzaakt door de leveranciers en vastgelegd in afkeurrapporten zijn de basis voor input het Vendorratingsysteem. Daarnaast vormen de, door de leverancier, beantwoorde Milieu Inkooptool vragen de basis voor de VRE. WERKWIJZE Verantw. Aktiviteiten Inkoop / KZL - Analyseren de verkregen informatie waarbij de noodzaak tot "maatregelen ter verbetering" wordt bepaald. Deze maatregelen ter verbetering omvatten zowel systeem- als productgerichte acties. Daarnaast vormen de VR-scores gespreksonderwerp bij de regelmatige kwaliteitsbesprekingen (bijv. Verificatiebezoeken) en commerciële besprekingen met de leveranciers. Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

29

Daarnaast zal de tool ook bij Leyland geïntroduceerd worden, niet alleen omdat Inkoop Leyland aan Inkoop DAF rapporteert, maar ook voor de uniforme betrokkenheid van het milieu bij onze producten te benadrukken.

Fase 4: Communicatie over PMZ Er zijn, gedurende het project, diverse publicaties en presentaties geweest. Een overzicht van de publicaties is te vinden in Bijlage D. Tevens zijn aan alle inkopers en stafleden, door middel van een interactieve presentatie, de mogelijkheden van e nieuwe tool gedemonstreerd.

Fase 5: Opzetten management accounting m.b.t. PMZ Inleiding Er is, binnen DAF Trucks Inkoop, een maandelijks management accounting systeem opgezet. Hierin worden de behaalde resultaten op een overzichtelijke manier gepresenteerd. Achtergrond Eén van de aspecten die in de management accounting staan is de performance van de leveranciers. Per maand is een overzicht gegeven van het percentage “A” – “B” – “C”

leveranciers. Voorbeeld Management accounting: Vendorrating Quality Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

30

Een soortgelijk overzicht zal worden gemaakt voor de prestaties op het gebied van milieuperformance. De target verdeling “A” – “B” – “C” is als volgt: 85% - 10 % - 5 %. Quality: Vendor Rating scores Leveranciers Leverancies performance: verdeling A - B - C leveranciers met betrekking tot het aspect milieu Status

Organisation and Performance

A-leverancier B-leverancier C-leverancier

> 800 > 600 < 600

Risk management en en en

> 800 > 600 < 600

Ecodesign*

Target

2004

> 800 > 600 < 600

85% 10% 5% Totaal

320 84% 50 13% 10 3% 380

en/ of en/ of en/ of

2005

0

2006

0

2007

0

2008

0

2009

0

* niet alle leveranciers ontwikkelen naar DAF specificaties

Verhouding A-B-C Leveranciers

% Leveranciers

100% 80% A-leverancier B-leverancier C-leverancier

60% 40% 20% 0% 2004

2005

2006

2007

2008

2009

Jaar

Daarnaast worden de structurele “C” leveranciers per fabriek met naam, probleem beschrijving, aantal kwartalen status “C”, actieplan met plannings-/ realisatiedatum vernoemd. Op termijn ligt zal dit ook voor de milieuperformance gaan gebeuren. Voordat het zover is, moet er eerst ervaring en historie opgebouwd worden.


31

Beschrijving van de resultaten Zoals al in het vorige hoofdstuk te lezen viel, is er een tool ontwikkeld die voldoet aan de gestelde verwachtingen: een professionele en toegankelijke tool voor het monitoren van de milieuperformance van leveranciers. Tevens is het mogelijk om leveranciers met elkaar te vergelijken. De ervaringen die opgedaan zijn met de oude tool zijn verwerkt en de ervaringen van de gebruikers tijdens de user testen en afname testen zijn positief voor zowel invul- als analysegemak. Bijlage C geeft een goed beeld hoe de tool eruit is komen te zien. Alle mogelijke analyse methoden zijn reeds in de voorgaande hoofdstukken beschreven.

Als spin-off van het project zijn de leveranciers beoordelingsformulieren uitgebreid met de volgende vragen met betrekking tot het milieu: 5.1

(National) environmental legislation requirements

5.2

Environmental Management System

5.3

Environmental licenses

5.4

DAF Standard TLV 00805-102

5.5

Bench mark position environmental performance

5.6

Use of recycled material

5.7

Life Cycle Analysis (LCA’s), including product development, production, use and disposal.

Additional information - Aanvullende informatie

Dit beoordelingsformulier wordt gebruikt bij het beoordelen van nieuwe leveranciers. Als de antwoorden op bovenstaande vragen voldoende zekerheid geven zal volgt goedkeuring voor deze sectie. Als voor alle onderdelen goedkeur is verleend zal de leverancier toegelaten worden tot het leveranciersbestand van DAF Trucks. Dan pas zal de leverancier, jaarlijks, de volledige vragenlijst ontvangen.


32

Conclusies De conclusies van het gehele project zijn:

1. Het is Mogelijk gebleken voor een bedrijf in de automotive om de complete Supply Base (400+ leveranciers) geheel op elektronische wijze (via internet) te bevragen op milieuperformance, deze te beoordelen en deze informatie geïntegreerd te benutten in het inkoopbeleid. 2. Er is nu een professionele Milieu Inkooptool beschikbaar voor de monitoring en bewaking van de milieuperformance van leveranciers. 3. Het leveranciersprofiel is nu uitgebreid met beoordelingscriteria met betrekking tot het milieu. 4. Het opzetten van een nieuwe tool op de fundamenten van een reeds bestaande tool is niet eenvoudig. Het verklaren van verandering van inzichten, procedures, weegfactoren en methoden van de oude tool zijn eerder een remming dan een versnelling voor het slagen van het project. 5. In het project is gebleken dat voor het ontwikkelen van een dergelijke tool, de moeilijkheidsgraad vooral wordt bepaald door het definiëren van wat de organisatie nu precies van toeleveranciers wil weten voor de gewenste sturing op milieueffecten. Teveel of de verkeerde vragen stellen, leidt tot onnodige activiteiten van alle toeleveranciers. Te weinig vragen leidt tot onvoldoende informatie om goed op te kunnen sturen. Daar hier de uitkomst effect heeft op de relaties tussen DAF en haar toeleveranciers is dit deel van het proces zorgvuldig uitgevoerd. Het daarna goed in elektronische vorm vertalen van de inhoud, en deze volledig integreren in de DAF SupplierNet internet/intranet systemen kent weer zo zijn eigen (IT) problemen, maar deze waren in dit project sneller oplosbaar. De projectbegeleiding door een externe geeft een verhelderend inzicht op en in de eigen procedures. Daar het voor een insider vaak eenvoudig en logisch lijkt hoeft dit niet altijd zo te zijn. Door met de externe begeleider de procedures te bespreken is een duidelijk beeld verkregen over de eigen organisatie.


33

Epiloog De tool is op 1 april 2004 live gegaan en heeft tot nu toe hebben 145 van de 425 leveranciers de vragenlijst ingevuld en geretourneerd. Daarnaast zijn er op dit moment 41 vragenlijsten in bewerking. Uit de gesprekken die ik met 25% ~ 30% van de leveranciers heb gehad over de achtergrond, invulling en interpretatie van de vragen, blijkt dat de Milieutool leeft. Leveranciers doen hun uiterste best om de lijst juist in te vullen. Zoals al gezegd is er A-B-C ranking aangehouden. Een “B” leverancier is een leverancier die aan alles voldoet, niets meer en niets minder. Heeft de bewuste leverancier een zeer pro-actief milieubeleid dan volgt uit de questionnaire een “A” ranking. Een “C” leverancier heeft meestal geen goed en duidelijk omschreven milieubeleid. Tot nu ziet de score er zo uit: 100% 90% 80% 70%

%

60% % A-B-C Target

50% 40% 30% 20% 10%

25%

35%

40%

0% A

B

C

Cat A-B-C

40% heeft een A-score; 35% heeft een B-score en 25% C-status. Dit betekend dat 75% van de leveranciers die de vragenlijst hebben teruggestuurd, minimaal voldoen aan de ISO 14001 voorwaarden. Echter de C-leveranciers zullen een actieve opvolging vereisen.

Samen met KPMG is het project geëvalueerd.

Resultaat De positieve punten van het resultaat zijn een professionele uitstraling van de tool, de herkenbaarheid voor de leveranciers (A-B-C classificatie). Daarnaast is de hoge respons (16x sneller dan de oude tool) een bewijs van de professionele uitstraling van de tool. Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

34

Ook het doel van de tool wordt door de leveranciers serieus genomen, getuige de discussies met leveranciers over normen, hoe deze te interpreteren en wat te doen als de score lager is dan verwacht werd. De verbeterpunten van het resultaat is dat de vraag met betrekking tot de TLV norm verbeterd moet worden. De beantwoording van de vraag is tegenstrijdig. Dit is in eerste instantie zo gepland om de leveranciers bewust te maken van wat er in de norm staat. Dit is slechts ten delen gelukt. Daarnaast moet het tool gebruik door de inkopers worden verbeterd. Het is een tool dat meer inzicht geeft in het profiel van de leveranciers en draagt dus bij aan een beter beslissingsvermogen bij een leveranciersselectie. Als laatste zal het Ecodesign tool via het suppliernet beschikbaar moeten komen voor leveranciers. De training die hierbij hoort zal door DAF georganiseerd moeten worden.

De positieve punten van het proces zijn dat planning en budget niet overschreden zijn. Ondanks het feit dat, tijdens de implementatie van de oude tool, besloten werd om het hele concept om te gooien. Zo werd er eerst uitgegaan van een “spinnenweb” model, maar om de eenduidigheid te versterken is er gekozen om de A-B-C classificatie aan te houden die ook al bekend is vanuit de Vendorrating Quality (VRQ) en Logistics (VRL). De medewerking van de inkopers is zeer goed geweest. Zowel bij de evaluatie van de oude tool als bij de tussentijdse evaluatie van de nieuwe tool. Het project heeft wel vertraging opgelopen door een gebrek aan interne IT capaciteit, maar heet aan het eind toch niet tot vertraging van het hele project geleidt. Ook het loslaten van de oude tool heeft ook tijd en energie gekost. Bij een volgend project zal in de definitie fase dieper op de informatie wens worden ingegaan: “Wat willen we voor informatie?” De milieu inkooptool zal in een Supplier Market Analysis (SMA) als selectiecriterium meegenomen worden.


35

Het verder ontwikkelen en invoeren van productgerichte milieuzorg bij DAF Trucks

Recommend Documents