(AB-15-31b)
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden Het Algemeen Bestuur van de RDOG Hollands Midden, gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur RDOG Hollands Midden, besluit vast te stellen de volgende:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 Gemeenschappelijke regeling RDOG Hollands Midden Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur, gehouden op woensdag 14 oktober 2015. J.A. de Jager Voorzitter w.g.
J.M.M. de Gouw Secretaris w.g.
Pagina
:
2
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Inleiding Doel Deze nota geeft een actueel overzicht van de uitgangspunten voor de reserves en voorzieningen van de RDOG Hollands Midden. Aanleiding De huidige Nota reserves en voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op 11 december 2013 (AB-13-57b). Sinds die tijd hebben zich ontwikkelingen voorgedaan, waardoor de nota niet meer actueel is en aan herziening toe was. De ontwikkelingen zijn: toekomstige vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen; harmonisatie van reserves in subregio’s van de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD); instelling van de bestemmingsreserve implementatie ERP-systeem; overdracht van de bestemmingsreserves GHOR door de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) aan de RDOG Hollands Midden; risicoanalyse van de GHOR; omzetting van de voorzieningen in reserves bij de Regionale Ambulancevoorziening (RAV); vorming van een bestemmingsreserve huisvesting RAV. Bepalingen 1. De in de herziene nota genoemde herziene uitgangspunten worden gehanteerd met ingang van boekjaar 2015; 2. Per 31 december 2015 wordt het saldo van de reserve aanvullende diensten, exclusief het aan de reserve markttaken toe te wijzen deel, toegevoegd aan de algemene reserve GGD; 3. Jaarlijks stelt het Algemeen Bestuur de hoogte van de bodems en de plafonds van de reserves vast bij het vaststellen van de begroting van de RDOG Hollands Midden. Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als “Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden”. Leeswijzer Na een begripsbepaling volgt een overzicht van ontwikkelingen die de aard van de reserves beïnvloeden en daarop gebaseerd de herziene uitgangspunten voor reserves in de resterende periode in 2014-2017. Ook voor de voorzieningen zijn herziene uitgangspunten opgenomen.
Pagina
:
3
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Begripsbepaling Reserves Reserves zijn middelen die tot het eigen vermogen van de RDOG Hollands Midden behoren. Reserves worden onderscheiden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. De algemene reserve is de financiële ruimte die aanwezig is om toekomstige tegenslagen op te vangen. Van bestemmingsreserves is sprake als middelen zijn bestemd voor specifieke doeleinden. Reserves worden gevormd via de resultaatbepaling. Een positief resultaat kan worden toegevoegd aan de reserves. Reserves kunnen worden aangewend (benut) om een negatief resultaat te dekken. Het Algemeen Bestuur is bevoegd om reserves in te stellen, middelen aan de reserves toe te voegen, de reserves aan te wenden en de bestemming van reserves te wijzigen. Voorzieningen Voorzieningen zijn reserveringen voor verwachte grote uitgaven in de toekomst. Een voorziening wordt gevormd door in een bepaald jaar alvast kosten op te nemen, die later tot uitgave komen. Wanneer de grote uitgave plaatsvindt, vallen de kosten niet in één keer in dat jaar, maar zijn ze uitgesmeerd over de jaren waarin de voorziening is gevormd. De regelgeving staat het vormen van voorzieningen maar in enkele gevallen toe. De meest gebruikelijke voorzieningen zijn voor toekomstig groot onderhoud en voor reorganisatiekosten. Omvang van de reserves en voorzieningen In onderstaand overzicht is de financiële positie van de RDOG Hollands Midden per 31 december 2014 te zien. De activa zijn de bezittingen. Het totaal van de bezittingen wordt ook wel balanstotaal genoemd. De passiva zijn de schulden en het eigen vermogen (eigen vermogen = bezittingen minus schulden). Het totaal van de bezittingen is €30,6m. De schulden zijn samen (€2,6m + €10,0m + €12,2m =) €24,8m. Het eigen vermogen is dus €30,6m - €24,8m = €5,8m. Dit is 19% van het balanstotaal. De reserves (€5,8m) en de voorzieningen (€2,6m) zijn samen €8,4m, oftewel 27% van het balanstotaal. Financiële positie (Balans) per 31 december 2014 (bedragen in €1.000, afgerond) Activa
Passiva
Gebouwen Vervoermiddelen Overige bedrijfsmiddelen Verstrekte leningen Vaste activa
16.000 2.300 1.800 0 20.100
Voorraden Vorderingen op openbare lichamen Debiteuren en overige vorderingen Nog te ontvangen bedragen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Liquide middelen Vlottende activa
0 1.000 3.300 2.000 3.800 400 10.500
Totaal
30.600 100%
Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat boekjaar Eigen vermogen
700 2.100 3.000 5.800
2% 7% 10% 19%
Voorzieningen
2.600
8%
Opgenomen leningen
10.000
33%
Crediteuren Banksaldi Vooruitontvangen en nog te betalen Kortlopende schulden
3.900 1.900 6.400 12.200
40%
Totaal
30.600 100%
66%
34%
Pagina
:
4
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Reserves (eigen vermogen) Overzicht reserves Het volgende overzicht toont de specificatie van het eigen vermogen van de RDOG Hollands Midden per 31 december 2014 voor en na resultaatbestemming. Eigen vermogen per 31 december 2014 voor en na resultaatverdeling (bedragen in €1.000) 31-12-2014
01-01-2015
647 56 0 703
518 55 2.907 3.480
a
Reserve aanvullende diensten GGD 1.942 Reserve implementatie ERP 0 Reserve project Officieren van Dienst, Geneeskundig 166 Reserve huisvesting RAV 0 Bestemmingsreserves 2.108
985 350 166 510 2.011
b c
Algemene reserve GGD Algemene reserve GHOR Reserve aanvaardbare kosten RAV Algemene reserve
Onverdeeld resultaat
2.976
0
Eigen vermogen
5.787
5.491
Terugstorting Eigen vermogen na terustorting resultaat
a+b +c
(31-12-2014: afgerond €5.800k)
-296 5.491
Ontwikkelingen die de reserves beïnvloeden Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen per 1 januari 2016 De Eerste Kamer heeft op 26 mei 2015 de Wet modernisering vennootschapsbelastingplicht aangenomen. Per 1 januari 2016 zal deze wet voor overheidsondernemingen van kracht worden. Deze wet heeft gevolgen voor de RAV en de GGD. Binnen de GGD is de belastingplicht voor de vennootschapsbelasting (vpb) vooral van toepassing op de aanvullende diensten. Op grond van deze wet zullen naar verwachting enkele aanvullende diensten worden aangemerkt als markttaken. De reserve aanvullende diensten wordt daarom opgesplitst in een reserve aanvullende diensten en een reserve markttaken. De jaarlijkse storting van 8% van de loonkosten in de reserve aanvullende diensten vervalt met ingang van 2016 en wordt omgezet in een bijdrage in de overhead. De GHOR is op grond van genoemde wet naar verwachting niet belastingplichtig voor de vpb. Bij de RAV zal de Ambulancedienst waarschijnlijk belastingplichtig voor de vpb zijn. De Meldkamer is vrijgesteld voor vpb (brief van de staatssecretaris Financiën van 18 december 2014). Harmonisatie van reserves van de GGD-subregio’s Midden Holland en Zuid-Holland Noord Het Algemeen Bestuur heeft op 25 maart 2015 besloten om de verschillende reserves van de beide GGD-subregio’s te harmoniseren. Hierdoor is het onderscheid in de algemene reserves en reserves aanvullende diensten met ingang van 1 januari 2015 verdwenen. Instelling bestemmingsreserve implementatie ERP In eerste instantie waren de incidentele kosten van de implementatie ERP opgenomen in de voorziening frictiekosten reorganisatie 2015. De accountant ging hiermee niet akkoord en adviseerde deze kosten te dekken uit een hiervoor in te stellen bestemmingsreserve. Het Algemeen Bestuur heeft dit advies overgenomen en de reserve implementatie ERP op 25 maart 2015 ingesteld.
Pagina
:
5
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Overdracht bestemmingsreserves GHOR-taken Naar aanleiding van de aanpassingen per 1 januari 2014 van de gemeenschappelijke regelingen VRHM en RDOG Hollands Midden is de financiering van de GHOR-taken per die datum gewijzigd en zijn de bestemmingsreserves door de VRHM eind 2014 overgedragen aan de RDOG Hollands Midden. De bestemmingsreserve project Officieren van Dienst, Geneeskundig (OvDG) is reeds voor de wijziging van de beide gemeenschappelijke regelingen door het Algemeen Bestuur VRHM ingesteld voor de opleiding van toekomstige OvDG, daar een aantal van de huidige officieren de dienst de komende jaren zal verlaten. Dit Algemeen Bestuur heeft tevens de geplande onttrekkingen tot en met 2018 vastgesteld. Het Algemeen Bestuur RDOG Hollands Midden heeft dit verloop overgenomen. Risicoanalyse van de GHOR Het Algemeen Bestuur VRHM heeft het Algemeen Bestuur RDOG Hollands Midden, op basis van in 2015 voor de GHOR-taken opgestelde risicoanalyse, geadviseerd over de bandbreedte van de algemene reserve GHOR. Het Algemeen Bestuur RDOG Hollands Midden heeft op 1 juli 2015 de bodem heeft vastgesteld op €45.000 en het plafond op €110.000. Omzetting voorzieningen in reserves RAV De reserve aanvaardbare kosten (RAK) voor zowel de Ambulancedienst als de Meldkamer Ambulancezorg zijn ingesteld op basis van de richtlijnen van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Het principe is dat als de werkelijke kosten meer of minder bedragen dan het budget aanvaardbare kosten, dit verschil ten gunste dan wel ten laste wordt gebracht van de RAK. De RAK heeft het karakter van een egalisatierekening, dus een voorziening, ter vereffening van budgettekorten en -overschotten. Het ministerie van Financiën heeft in 2014 echter aangegeven dat de RAK (fiscaal) niet langer als voorziening mag worden aangemerkt. Daarmee vervalt de verplichting om de RAK als voorziening aan te houden op grond van artikel 44 lid 2 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Op grond hiervan is op 25 maart 2015 door het Algemeen Bestuur bij de vaststelling Voorstel resultaatbestemming 2014 besloten om beide RAKs te laten vrijvallen en de vrijgevallen bedragen te storten in de reserve aanvaardbare kosten RAV, als onderdeel van het eigen vermogen. Bestemmingsreserve huisvesting RAV De voorziening onderhoud gebouwen RAV betreft het RAV-hoofdkantoor en de ambulanceposten. Op basis van het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan was deze voorziening per 1 januari 2014 te hoog. Het te hoge bedrag dient vrij te vallen, door het als bate in het resultaat op te nemen. Het Algemeen Bestuur heeft op 25 maart 2015 bij de vaststelling Voorstel resultaatbestemming 2014 besloten om het vrijgevallen bedrag te storten in een nieuw gevormde reserve huisvesting RAV.
Pagina
:
6
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Herziene uitgangspunten reserves voor de resterende periode in 2014-2017 Kader De indeling in de Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden is gebaseerd op het BBV. De Financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen 2016-2019 is van toepassing. Hierin staat aangegeven dat de algemene reserves worden gemaximeerd op het niveau van 1 januari 2013 (inclusief het bestemmingsvoorstel jaarrekening 2012), tenzij op basis van een gedegen risicowaardering een hoger weerstandsvermogen vereist is op basis van het BBV. Ondanks dat er nog geen volledige splitsing is aangebracht tussen de risico’s ter zake van basistaken, aanvullende diensten en markttaken voldoet het proces voor het bepalen van risico’s en de bijbehorende risicoklassen in euro’s aan de voorwaarden in de kaderstelling voor de programma’s Geneeskundige hulpverlening en Openbare gezondheidszorg. Het programma Ambulancezorg valt buiten deze kaderstelling vanwege de financiering via de zorgverzekeraars op basis van NZa-regels. Er kunnen bestemmingsreserves voor de GGD worden ingesteld voor specifieke doelen. Bij het instellen van nieuwe reserves worden het plafond, de bodem en het verloop van deze reserves door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De instelling van bestemmingsreserves bij de GHOR worden door het Algemeen Bestuur van de RDOG Hollands Midden vastgesteld na advies van het Algemeen Bestuur VRHM. Mutaties De RDOG Hollands Midden houdt zich aan de jaarlijkse indexering van de Financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen. Deze indexering betreft de inkomstenkant. Verschillen met de werkelijke indices voor loonkosten en materiële kosten worden verrekend via de algemene reserves. Resultaten van de GGD-sectoren, zowel positief als negatief, worden in eerste instantie afgewikkeld via de algemene reserve van de RDOG Hollands Midden, waardoor de deelnemende gemeenten zo min mogelijk worden geconfronteerd met afrekeningen achteraf. Resultaten van de GHOR, zowel positief als negatief, worden in eerste instantie afgewikkeld via de algemene reserve GHOR, waardoor de deelnemende gemeenten zo min mogelijk worden geconfronteerd met afrekeningen achteraf. Bij overschrijding van het plafond van de reserve markttaken wordt eerst de algemene reserve GGD volgestort. Daarna worden de eventuele overschotten uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. Rentebaten over de reserves worden niet toegevoegd aan de reserves. Algemene reserve De RDOG Hollands Midden heeft een algemene reserve GGD voor het opvangen van eventuele tegenvallers in de bedrijfsvoering van de GGD-sectoren. Bodem en plafond zijn gebaseerd op het risicomanagementsysteem (RMS). De RDOG Hollands Midden heeft een algemene reserve GHOR voor het opvangen van eventuele tegenvallers in de bedrijfsvoering van de GHOR. De bodem en het plafond daarvan zijn gebaseerd op een in 2015 uitgevoerde risicoanalyse op 1 juli 2015 vastgesteld door het Algemeen Bestuur RDOG Hollands Midden op advies van het Algemeen Bestuur VRHM. De RDOG Hollands Midden heeft een RAK voor het opvangen van fluctuaties in de exploitatie van de RAV. Het resultaat dient volledig ten goede te komen aan de RAV. Indien de gelden van de RAK niet worden besteed aan de RAV , dan wordt dat bedrag door de zorgverzekeraars in mindering gebracht op het initiële budget van het daarop volgende boekjaar. Bestemmingsreserves De RDOG Hollands Midden heeft de volgende bestemmingsreserves: reserve aanvullende diensten GGD reserve markttaken GGD reserve implementatie ERP reserve project OvDG reserve huisvesting RAV
Pagina
:
7
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Thans heeft de GGD nog een reserve aanvullende diensten om de risico’s op de aanvullende diensten op te vangen. Omdat er, mede naar aanleiding van het ontstaan van vpb-plicht, met ingang van 2016 geen toevoegingen meer plaatsvinden aan deze bestemmingsreserve, wordt voorgesteld om de stand per 31 december 2015 over te hevelen naar de algemene reserve GGD. De bodem en het plafond na overheveling wordt bepaald op som van de eerder bepaalde bodems en plafons van de algemene reserve GGD en de reserve aanvullende diensten, exclusief het deel van de markttaken. De reserve markttaken is ingesteld om de risico’s op markttaken op te vangen, zoals wachtgeldrisico. De toevoeging aan de reserve markttaken bestaat uit 8% van de loonkosten van de markttaken. Deze toevoeging is structureel in de begroting opgenomen. Bij de opstelling van het programmajaarverslag wordt de feitelijke toevoeging bepaald op basis van het jaarresultaat en de werkelijke loonkosten in dat jaar van de betreffende markttaak. Vanaf 1 januari 2016 wordt rekening gehouden met vpb-plicht. De bodem en het plafond van de reserve markttaken is bepaald op basis van het RMS. Het Algemeen Bestuur heeft op 25 maart 2015 de reserve implementatie ERP ingesteld om de incidentele kosten van de aanschaf en implementatie van het nieuwe ERP-systeem in 2015 en 2016 te dekken. Meerkosten dienen uit de reguliere exploitatie te worden bekostigd. De sector GHOR heeft een reserve project OvDG om de kosten van de opleiding van toekomstige OvDG tot en met 2018 te bekostigen. De sector RAV heeft een reserve huisvesting RAV. Onttrekkingen hieraan geschieden op basis van een meerjaren onderhoudsplan voor groot onderhoud aan de RAV-gebouwen. Bodems en plafonds Hieronder wordt de uitwerking van het RMS op de bodems en plafonds van de reserves weergegeven. Deze leidt tot de hieronder vermelde bodems en plafonds voor de resterende periode in 2014-2017, rekening houdend met het gegeven dat normaliter risico’s zich niet tegelijkertijd voordoen. Bodems en plafonds van de reserves op basis van het RMS (bedragen in €1.000) Bodem
Plafond
Algemene reserve Algemene reserve GGD Algemene reserve GHOR Reserve aanvaardbare kosten RAV
900 45 nvt
1.582 110 nvt
Bestemmingsreserves Reserve aanvullende diensten GGD Reserve markttaken GGD Reserve implementatie ERP Reserve project OvGD Reserve huisvesting RAV
0 295 nvt nvt nvt
0 494 nvt nvt nvt
Geen grenzen aan de omvang
Overhevelen naar algemene reserve GGD Reserve kent vooraf vastgesteld verloop Reserve kent vooraf vastgesteld verloop Geen grenzen aan de omvang
Andere ontwikkelingen De uitkomsten van uit de Ontwikkelagenda RDOG 2020, met name de ordening van de taken van de GGD in schillen en de uitwerking van opties invulling bezuinigingstaakstelling GGD-taken, kunnen van invloed zijn op de bodems en plafonds van de algemene reserve GGD en de bestemmingsreserve voor markttaken GGD. Zodra deze uitkomsten bekend zijn wordt een daarop toegespitste risicoinventarisatie uitgevoerd en verwerkt in het RMS.
Pagina
:
8
Betreft
:
Herziene Nota Reserves en Voorzieningen 2014-2017 RDOG Hollands Midden
Kenmerk
:
AB-15-31b
Voorzieningen Overzicht voorzieningen Het volgende overzicht toont de specificatie van de voorzieningen van de RDOG Hollands Midden per 31 december 2014. Voorzieningen per 31 december 2014 (bedragen in €1.000) 31-12-2014 Meerjaren onderhoud Parmentierweg Leiden Kostenegalisatie Frictiekosten reorganisatie 2015 Frictiekosten GGD Logopedie Nacalculatie RAV 2011-2013 Verplichtingen, verliezen en risico's Bijdragen van derden voor GGD-taken Beklemde gelden Voorzieningen
669 669 1.642 45 127 1.814 77 77 2.560
Herziene uitgangspunten voorzieningen voor de resterende periode in 20142017 Kader De voorzieningen zijn op basis van het BBV onderverdeeld in: Kostenegalisatie (= onderhoudsvoorziening); Voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s; Van derden verkregen gelden die specifiek moeten worden besteed (beklemde gelden). Omvang In onderstaande tabel is samengevat op basis waarvan de omvang van de voorziening wordt bepaald. Voorziening Onderhoud Parmentierweg te Leiden Frictiekosten reorganisatie 2015 Frictiekosten GGD Logopedie Nacalculatie RAV 2011-2013 Bijdragen van derden voor GGD-taken
Basis Meerjaren onderhoudsplan Onderbouwing per medewerker Besluit Algemeen Bestuur d.d. 28 maart 2012 Schatting verloop terugbetaling onderproductie ritten Voorschriften subsidieverstrekker
