Accountantsverslag 2014 RDOG Hollands Midden

Accountantsverslag 2014 RDOG Hollands Midden

11 maart 2015

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland

VERTROUWELIJK Aan de leden van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling RDOG Hollands Midden Postbus 121 2300 AC LEIDEN

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Onderwerp

Datum


11 maart 2015

Geachte leden van het algemeen bestuur, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2014. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Voorts treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en resultaat.

Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van RDOG Hollands Midden. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 gecontroleerd. Bij deze jaarrekening hebben wij een controleverklaring verstrekt.

Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Dit accountantsverslag is op 3 maart 2015 besproken met de auditcommissie. W. Kalkman RA

c.c.: dagelijks bestuur

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

DPS_201518591/jo

Inhoudsopgave


Managementsamenvatting Significante risico’s Overige significante zaken Verslaggevingsgrondslagen en inschattingen Analyse vermogen en resultaat Interne beheersing Overige onderwerpen Bijlagen Bijlage A1: Niet-gecorrigeerde fouten Bijlage A2: Gecorrigeerde fouten Bijlage A3: Afwijkingen in de toelichting Bijlage A4: Rechtmatigheid Bijlage B: Onafhankelijkheid Bijlage C: Reikwijdte van de controle 2014 Bijlage D: Bevindingen AFM Bijlage E: Disclaimer en beperking in gebruik

5 10 17 24 26 30 35 39 40 41 42 43 44 45 46 48

Managementsamenvatting


Managementsamenvatting

Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 7 oktober 2014 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2014. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging 2014 en hebben wij eerder in de auditcommissie toegelicht. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2014 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Een samenvatting van de reikwijdte van de controle voor 2014 is opgenomen in bijlage C.

Belangrijke bevindingen ten aanzien van significante risico’s

De belangrijkste significante risico’s in onze controle 2014 zijn:     

Voorziening frictiekosten Europese aanbestedingen Opbrengsten ritten RAV Opbrengsten maatwerk Vrijval voorzieningen RAV

Wij hebben als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole vastgesteld dat bovengenoemde onderwerpen getrouw en rechtmatig verwerkt zijn in de jaarrekening 2014. Voor een toelichting inzake de belangrijkste bevindingen verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Significante risico’s’.

Belangrijke bevindingen ten aanzien van overige significante zaken

De belangrijkste bevindingen ten aanzien van overige significante zaken zijn:

Significante verslaggevingsgrondslagen

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van RDOG Hollands Midden. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

 

Ontwikkelingen accountantsberoep Begrotingsrechtmatigheid

Voor een nadere toelichting verwijzen wij het hoofdstuk ‘Overige significante zaken’.


DPS_201518591/jo - 6

Managementsamenvatting De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van RDOG Hollands Midden zijn uiteengezet in de toelichting ‘Grondslagen voor de financiële verslaggeving’ bij de jaarrekening 2014. In de jaarrekening 2014 hebben zich ten opzichte van 2013 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van RDOG Hollands Midden, anders dan wat hieronder is toegelicht:   

Vrijval voorziening ‘Reserve aanvaardbare kosten Ambulancedienst’ in verband met standpunt Ministerie van Financiën Vrijval voorziening onderhoud gebouwen RAV in verband met het ontbreken van een toereikend onderhoudbeheerplan, in overeenstemming met de verslaggevingsregels Vorming voorziening Frictiekosten reorganisatie 2015

Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.

Analyse vermogen en resultaat

Het eigen vermogen van RDOG Hollands Midden ultimo 2014 bedraagt € 5.787.000, inclusief het voordelig gerealiseerde resultaat 2014 van € 2.976.000.

Interne beheersing

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in oktober 2014 een interim-controle uitgevoerd. Deze interimcontrole is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.

In het afzonderlijke hoofdstuk ‘Analyse vermogen en resultaat (inclusief risicomanagement)’ gaan wij meer gedetailleerd in op de analyse van (de mutaties in) het vermogen en het gerealiseerde resultaat over 2014. Tevens staan wij hier stil bij de vergelijking van het werkelijke resultaat met het verwachte resultaat volgens de kwartaalrapportages.

De bevindingen uit de interim-controle zijn vastgelegd in onze managementletters. Uit de managementletters komt naar voren dat uw aandachtsgebieden vooral liggen op het terrein van vastleggingen op het gebied van de uitgevoerde internecontrolemaatregelen. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen verwijzen wij u naar de managementletter. De bevindingen zijn opgenomen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.


DPS_201518591/jo - 7

Managementsamenvatting Geïdentificeerde fouten en tekortkomingen in de toelichtingen

De materialiteit bij de planning en uitvoering van onze controle was € 650.000. De wijze waarop de materialiteit bepaald is sluit aan op de door het dagelijks bestuur vastgestelde controleverordening 2014 - 2017.

Goedkeuringstoleranties Fouten

1% van het totaal van de lasten

€ 650.000

Onzekerheden

3% van het totaal van de lasten

€ 1.950.000

Het algemeen bestuur heeft geen rapporteringstolerantie voorgeschreven. Derhalve hebben wij bevindingen gerapporteerd waarvan wij van mening zijn dat deze onder de aandacht van het algemeen bestuur dienen te worden gebracht. Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden.

Onafhankelijkheid

Het verloop van de jaarrekeningcontrole



Deloitte Accountants B.V. is onafhankelijk van RDOG Hollands Midden en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid.



Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectieve zuster- en/of dochterondernemingen en RDOG Hollands Midden, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.



Bijlage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.

Wij verstrekken u nadere informatie over het verloop van de jaarrekeningcontrole. Wij brengen de volgende zaken onder uw aandacht: De jaarrekeningcontrole 2014 was het eerste jaar van de contractperiode 2014 t/m 2017. Tevens was 2014 het eerste jaar dat wij (sinds enige tijd) de accountant van RDOG Hollands Midden zijn. Hierdoor heeft 2014 in het teken gestaan van het opdoen van kennis inzake de administratieve organisatie en het samenwerken met uw organisatie. Wij constateren dat beide partijen moeten wennen aan de nieuwe samenwerking, waardoor de controle niet efficiënt is verlopen. Wij voeren in het voorjaar samen met de organisatie een evaluatie uit van de controle 2014 en maken afspraken voor verdere stroomlijning van de controle en samenwerking in de komende jaren.


DPS_201518591/jo - 8

Managementsamenvatting Het jaar 2014 staat tevens in het teken van aanscherping van de controlestandaarden en het toezicht op accountantskantoren. Hiermee is uw organisatie ook geconfronteerd. Dit heeft impact gehad op het verloop van de controle. Dit lichten wij verderop nader toe in bijlage D. Bij aanvang van de jaarrekeningcontrole was de conceptjaarrekening beschikbaar. Het opsteldossier met de daarin opgenomen specificaties en de verbijzonderde interne controles is gedurende de controle aangevuld. Wij danken uw medewerkers voor de samenwerking.


DPS_201518591/jo - 9

Significante risico’s

In dit hoofdstuk zijn onze bevindingen opgenomen met betrekking tot de door ons vanuit de jaarrekeningcontrole 2014 onderkende significante posten en processen. Wij identificeren significante risico’s op basis van de aard en de complexiteit van de posten en processen. Opbrengsten en schattingsposten zijn over het algemeen te kwalificeren als significant.



Voorziening frictiekosten reorganisatie 2015 Bevindingen

In de jaarrekening 2014 is een voorziening Frictiekosten reorganisatie 2015 opgenomen voor € 1.642.000. Dit betreft de te verwachten kosten in verband met de reorganisatie die betrekking heeft op de periode 2015 tot en met 2018. Het betreft kosten die samenhangen met uitstroom van personeel en juridische ondersteuning hierbij. In de conceptjaarrekening waren tevens kosten voor de implementatie van het ERP-systeem meegenomen. De verslaggevingsregels bieden hier geen ruimte voor, waardoor de voorziening exclusief deze kosten opgenomen is in de definitieve versie van de jaarrekening. Het voorstel van het dagelijks bestuur is om deze kosten via resultaatbestemming aan een bestemmingsreserve Reorganisatie toe te voegen, zodat de dekking van deze kosten gewaarborgd blijft. De voorziening is gebaseerd op uitgangspunten gekozen door het bestuur en op aannames in verband met toekomstige ontwikkelingen. Derhalve is sprake van een schattingselement. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt. De voorziening wordt periodiek geactualiseerd om aan te sluiten bij de laatste ontwikkelingen zoals verloop van personeel.


DPS_201518591/jo - 11


Europese aanbestedingen Casus 1

De Europese aanbestedingsregels zijn complex. Dit komt door de complexe regelgeving en de vele jurisprudentie die beschikbaar is. Dit sluit aan bij de bevindingen van de AFM bij recente onderzoeken bij de grote accountantskantoren. Daardoor is dit een belangrijk speerpunt voor onze controle. Ter voorbereiding op de accountantscontrole heeft uw organisatie een analyse uitgevoerd op de inkopen in 2014. In deze analyse heeft uw organisatie vastgesteld of de Europese aanbestedingsregels nageleefd zijn. Wij hebben deze analyse als vertrekpunt voor onze controle gebruikt. In één casus hebben onze aanbestedingsjuristen meegekeken. RDOG Hollands Midden heeft advies over de casus ingewonnen door een externe inkoopadviseur. Mede op grond van het advies van de inkoopadviseur is geen Europese aanbestedingsprocedure opgestart, volgens aangeven van de directie door tijdsdruk. Onze aanbestedingsjuristen zijn op grond van jurisprudentie in vergelijkbare situaties van mening dat tijdsdruk op grond van de beschikbare jurisprudentie niet altijd een valide argument is om geen Europese aanbesteding te starten. De inkoopadviseur en de directie van RDOG Hollands Midden hebben een andere visie op deze casus dan Deloitte. Wij kunnen de argumenten van de directie van RDOG Hollands Midden volgen, maar wij kunnen niet bepalen of de argumenten passen binnen de Europese aanbestedingswetgeving. Voor de rechtmatigheidscontrole volgen wij de instructies en bepalingen zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. In deze kadernota is ten aanzien van Europese aanbestedingsregels opgenomen dat een accountant bij de uitvoering van zijn controle kan worden geconfronteerd met financiële beheershandelingen waarvan hij de rechtmatigheidsaspecten niet goed kan overzien. In feite is sprake van een onzekerheid. Daar is in deze casus sprake van. De kadernota stelt hier verder over dat het vaak om grote bedragen gaat waar deze onzekerheden betrekking op kunnen hebben. Hierdoor ontstaan onzekerheden die kunnen leiden tot een niet-goedkeurende controleverklaring, terwijl de onzekerheid voort vloeit uit de complexiteit van de regelgeving en jurisprudentie (en de interpretatie daarvan in concrete situaties). Vanwege de complexiteit en het feit dat twee inkoopadviseurs c.q. juristen anders tegen deze casus aankijken, hebben wij deze casus niet in ons oordeel betrokken en volstaan wij met rapportering over het feit dat wij niet vast hebben kunnen stellen dat de aanbesteding binnen de Europese aanbestedingswetgeving rechtmatig plaatsgevonden heeft. De directie is bekend met de Europese aanbestedingsregels. In de betreffende casus is advies ingewonnen van een inkoopdeskundige door de directie. De voorkeursoplossing van de directie was om te komen tot een Europese aanbesteding, maar vanwege tijdsdruk gedwongen om te kijken of er ruimte was voor alternatieven voor een procedure met een lange doorlooptijd. Het argument tijdsdruk is volgens de Europese aanbestedingsregels en bijbehorende jurisprudentie beperkt toepasbaar.


DPS_201518591/jo - 12

Significante risico’s Casus 2

RDOG Hollands Midden heeft in 2009 vanwege bezuinigingsredenen besloten de kosten van inhuur personeel zo veel mogelijk te beperken. Hierdoor zijn er sindsdien beperkt raamovereenkomsten afgesloten met betrekking tot inhuur personeel. In de praktijk blijkt inhuur soms onvermijdelijk. Indien het op leverancierniveau inhuur betreft van een waarde van minimaal € 50.000 op jaarbasis, dient (in principe) een aanbestedingsprocedure volgens de Europese aanbestedingsregels te worden gevolgd. Overigens lijkt er sprake te zijn van 2B-diensten, waardoor het verlichte regime van toepassing is. In dat geval zou kunnen worden volstaan met een melding achteraf. Van uw medewerkers hebben wij overigens begrepen dat in 2015 uw organisatie reeds voornemens is om enkele EU-aanbestedingstrajecten te starten met betrekking tot inhuur van personeel. Wij adviseren u op grond van de intern uitgevoerde analyse inzake de EU-aanbestedingsregels te bepalen waar sprake is van (structurele) inhuur en voor deze inhuurdiensten EU-aanbestedingstrajecten te starten c.q. een melding bij de aanbestedingsautoriteit te verrichten dat het verlichte regime gevolgd is.


DPS_201518591/jo - 13


Opbrengst rittarief Bevindingen

Een belangrijke post in de jaarrekening van RDOG Hollands Midden is de opbrengsten rittarief. Dit betreft een vergoeding voor gereden ritten van de zorgverzekeraars. Het betreft een opbrengst op basis van productiecijfers. De opbrengst in de jaarrekening 2014 bedraagt € 21,7 miljoen. De opbrengsten zijn gebaseerd op kilometers. Het is van belang dat sprake is van een adequate registratie van ritten en kilometers, zodat de in de jaarrekening opgenomen opbrengsten juist en volledig zijn. Ter verdere verbetering van deze registratie is onlangs een nieuw systeem door de RAV in gebruik genomen. In 2015 zullen wij de betrouwbaarheid van dit systeem vaststellen. Naar verwachting komt dit systeem de kwaliteit van de managementinformatie ten goede en is de registratie in opzet inzichtelijker en minder bewerkelijk. Overigens deelde de directie ons mede dat de systematiek in 2014 niet afwijkt van voorgaande jaren. Wij informeren u naar aanleiding van de controle 2015 over onze bevindingen ten aanzien van deze nieuwe registratiewijze. Overigens constateren wij dat de definitieve nacalculatie van de Nederlandse Zorgautoriteit nog niet beschikbaar is. In het programma van de RAV is rekening gehouden met de recente beleidsregels van de Nederlandse Zorgautoriteit. Hier hebben wij tevens aan getoetst. De nacalculatie van de RAV wordt later in 2015 na het beschikbaar komen van het definitieve nacalculatieformulier door ons gecontroleerd en voorzien van een controleverklaring.


DPS_201518591/jo - 14


Opbrengsten maatwerk Bevindingen

Het is van belang dat opbrengsten die gebaseerd zijn op maatwerk, tot stand komen in overeenstemming met de gemaakte afspraken. Naar onze mening is het van belang dat RDOG Hollands Midden gedurende het jaar en met name bij de afronding van het boekjaar vaststelt dat de prestaties in overeenstemming zijn met de afspraken. Deze opbrengsten (subsidies) worden centraal beheerd in de organisatie. De controles die hierbij worden uitgevoerd, worden niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kunnen wij geen gebruikmaken van deze uitgevoerde controles.

Achtergrond

De opbrengsten in de jaarrekening van RDOG Hollands Midden zijn voor een deel gebaseerd op maatwerkafspraken. Er is sprake van een subsidie die afhankelijk is van geleverde prestaties.

Reactie Deloitte

Wij adviseren u de uitgevoerde controles zichtbaar te maken en te betrekken in de verbijzonderde interne controle (VIC).


DPS_201518591/jo - 15


Vrijval voorzieningen RAV Bevindingen

De RAV beschikte primo 2014 over een voorziening reserve aanvaardbare kosten ambulancevervoer en een voorziening onderhoud gebouwen. Deze zijn in 2014 vrijgevallen voor een bedrag van € 2.850.000. De oorzaak voor de vrijval van de voorziening reserve aanvaardbare kosten ambulancevervoer is de gewijzigde weten regelgeving en het door het Ministerie van Financiën ingenomen standpunt. Hierdoor is deze voorziening niet langer toegestaan en is deze vrijgevallen. De oorzaak voor de vrijval van de voorziening onderhoud gebouwen is dat geen sprake was van een deugdelijk en actueel beheerplan, zoals voorgeschreven is op grond van de verslaggevingsregels. Hierdoor is deze voorziening niet langer toegestaan en is deze vrijgevallen. Wij adviseren u voor beide voormalige voorzieningen een (bestemmings)reserve te vormen. Hierdoor blijft de RAV beschikken over een buffer om schommelingen in het resultaat op te kunnen vangen en om onderhoudsuitgaven te kunnen dekken.


DPS_201518591/jo - 16

Overige significante zaken


Overige significante zaken Ontwikkelingen accountantsberoep Bevindingen

De huidige ontwikkelingen in het accountantsberoep hebben impact gehad op de jaarrekeningcontrole 2014 van RDOG.

Achtergrond

Gebruikmaken van interne controle door accountants De Controle- en overige standaarden (COS), die accountants toe dienen te passen in hun controlewerkzaamheden, zijn voor wat betreft het gebruikmaken van internecontrolebevindingen, aangescherpt. Dit heeft onder andere impact op onze controleaanpak voor de verbijzonderde interne controle. Het gevolg van deze aanscherping is dat de accountant meer werkzaamheden zelf dient uit te voeren en in mindere mate kan steunen op de werkzaamheden van de interne controle. De gevolgen hiervan voor de controle 2014 en de gevolgen voor de verbijzonderde internecontrolefunctie (VIC) hebben wij eerder gerapporteerd in de managementletter. Wat dit betekent voor de VICfunctie van RDOG Hollands Midden hangt af van de rollen die de VIC heeft: • •

Het uitvoeren van interne controles en andere onderzoeken ten behoeve van de directie en het dagelijks bestuur. Het uitvoeren van interne controles met als doel de bevindingen in te brengen in de accountantscontrole.

De verandering in de COS heeft betrekking op de als 2 e genoemde rol. De samenwerking tussen VIC en accountant wijzigt door de nieuwe regels. De VIC krijgt in die samenwerking een meer ondersteunende rol. De accountant zet de steekproeven uit en controleert alle getrokken posten zelf. De VIC vervult daarbij een voorbereidende rol door het verzamelen van de documentatie en het uitvoeren van een voorcontrole.

Bevindingen AFM Accountants staan onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Eind september 2014 zijn de bevindingen van een AFMonderzoek over de accountantscontroles 2012 gepubliceerd. Deloitte was onderdeel van dit onderzoek, net zoals de andere grote accountantskantoren. De uitkomst van het onderzoek is dat meer dan 50% van de onderzochte dossiers niet voldeed aan de door de AFM gestelde normen. Het gevolg hiervan is dat de grote kantoren maatregelen nemen om de kwaliteit van de accountantscontrole te verhogen. Dit heeft tevens impact voor uw organisatie, omdat dit ook eisen stelt aan de kwaliteit van de interne beheersing en de aanlevering van in het kader van de accountantscontrole benodigde informatie.


DPS_201518591/jo - 18

Overige significante zaken Voorbeelden van kwaliteitseisen voor accountants die impact hebben op uw organisatie zijn de extra aandacht in de accountantscontrole voor: • • • •

de door het dagelijks bestuur uitgevoerde frauderisicoanalyse; de beschrijving door RDOG Hollands Midden van de keycontrols (essentiële beheersmaatregelen); de onderbouwing van de schattingselementen in de jaarrekening met afweging van scenario’s en toets op de in het verleden opgestelde schattingen; de betrouwbaarheid van de IT-omgeving.

Deze analyse, beschrijving en onderbouwing is door uw organisatie opgepakt maar kan nog gestructureerder worden vastgelegd. In de bijlage bij deze managementletter treft u meer informatie aan over het AFM-onderzoek. Tevens zijn in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’ onze bevindingen voor RDOG Hollands Midden vastgelegd die mede samenhangen met het AFM-onderzoek.


DPS_201518591/jo - 19

Overige significante zaken Begrotingsrechtmatigheid Bevindingen

De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet het algemeen bestuur zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het dagelijks bestuur belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan het algemeen bestuur, zodat het algemeen bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het dagelijks bestuur inbreuk maakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn oordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen niet betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat het algemeen bestuur deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. In totaal heeft RDOG Hollands Midden € 65.122.000 aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 65.178.000 werkelijke lasten. Hiermee is de realisatie € 56.000 (0%) hoger dan de begroting. Aan baten had RDOG Hollands Midden een bedrag van € 63.723.000 begroot, tegenover € 68.154.000 werkelijke baten. In totaal gaat het om een hogere realisatie aan baten van € 4,1 miljoen (7%). In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet de accountant kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. Op het programma RAV is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. De overschrijding is in te delen in de onderstaande categorieën, zoals genoemd in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV. Lastenoverschrijding programma

Begrotingsafwijking

Onrechtmatig, telt niet mee

Programma RAV (totaal

Kostenoverschrijdingen zijn

V

€ 501.000)

gecompenseerd door direct gerelateerde

Onrechtmatig, telt wel mee

opbrengsten op hetzelfde programma. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijdingen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening, waarin een analyse van de begrotingsafwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2014 is opgenomen in paragraaf 3.4 van de jaarstukken 2014.


DPS_201518591/jo - 20

Overige significante zaken De geconstateerde kostenoverschrijdingen welke als onrechtmatig zijn aangemerkt en op grond van de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV meetellen voor het accountantsoordeel, hebben in totaliteit – gezien de financiële omvang – geen gevolgen voor de strekking van ons rechtmatigheidsoordeel. De analyse op begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening van RDOG Hollands Midden is in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid beknopt vastgelegd. Wij adviseren deze toelichting uit te breiden, onder andere door dieper in te gaan op de oorzaak van de begrotingsoverschrijding en waardoor de overschrijding niet tot een bijgestelde begroting heeft geleid.


DPS_201518591/jo - 21

Overige significante zaken Bevindingen

De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet het algemeen bestuur zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het dagelijks bestuur belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan het algemeen bestuur, zodat het algemeen bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het dagelijks bestuur inbreuk maakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn oordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen niet betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat het algemeen bestuur deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. In totaal heeft RDOG Hollands Midden € 65.122.000 aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 65.178.000 werkelijke lasten. Hiermee is de realisatie € 56.000 (0%) hoger dan de begroting. Aan baten had RDOG Hollands Midden een bedrag van € 63.723.000 begroot, tegenover € 68.154.000 werkelijke baten. In totaal gaat het om een hogere realisatie aan baten van € 4,1 miljoen (7%). In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet de accountant kijken naar de lastenoverschrijdingen per programma. Op het programma RAV is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten. De overschrijding is in te delen in de onderstaande categorieën, zoals genoemd in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV. Lastenoverschrijding programma

Begrotingsafwijking

Onrechtmatig, telt niet mee

Programma RAV (totaal

Kostenoverschrijdingen zijn

V

€ 501.000)

gecompenseerd door direct gerelateerde

Onrechtmatig, telt wel mee

opbrengsten op hetzelfde programma. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijdingen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening, waarin een analyse van de begrotingsafwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2014 is opgenomen in paragraaf 3.4 van de jaarstukken 2014.


DPS_201518591/jo - 22

Overige significante zaken De geconstateerde kostenoverschrijdingen welke als onrechtmatig zijn aangemerkt en op grond van de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV meetellen voor het accountantsoordeel, hebben in totaliteit – gezien de financiële omvang – geen gevolgen voor de strekking van ons rechtmatigheidsoordeel. De analyse op begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening van RDOG Hollands Midden is in de paragraaf begrotingsrechtmatigheid beknopt vastgelegd. Wij adviseren deze toelichting uit te breiden, onder andere door dieper in te gaan op de oorzaak van de begrotingsoverschrijding en waardoor de overschrijding niet tot een bijgestelde begroting heeft geleid.


DPS_201518591/jo - 23

Verslaggevingsgrondslagen en inschattingen


Voorzieningen Beschrijving

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van RDOG Hollands Midden. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van RDOG Hollands Midden zijn uiteengezet in de toelichting ‘Grondslagen voor de financiële verslaggeving’ bij de jaarrekening 2014. In de jaarrekening 2014 hebben zich ten opzichte van 2013 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van RDOG Hollands Midden, anders dan wat hieronder is toegelicht:   

Vrijval voorziening ‘Reserve aanvaardbare kosten Ambulancedienst’ in verband met standpunt Ministerie van Financiën Vrijval voorziening onderhoud gebouwen RAV in verband met ontbreken toereikend beheerplan conform verslaggevingsregels Vorming voorziening Frictiekosten reorganisatie 2015

Wij hebben het door de dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.

Reactie Deloitte

Wij adviseren u de toegepaste methodiek, de aannames, de berekeningen, de modellen en de gekozen uitgangspunten van financiële verslaggeving (voor zover mogelijk) nader te onderbouwen en te documenteren. Dit komt de audittrail en dossiervorming ten goede. Overigens constateren wij dat uw organisatie hier in de afgelopen periode meer aandacht aan heeft geschonken, onder andere door het opstellen van ‘Position papers’. Hiermee is op hoofdlijnen gedocumenteerd wat de uitgangspunten van het dagelijks bestuur zijn om te komen tot bepaalde voorzieningen. Wij adviseren u dit verder uit te werken en te voorzien van adequate onderbouwing en dossiervorming.


DPS_201518591/jo - 25

Analyse vermogen en resultaat


DPS_201518591/jo - 26


thx

Vermogen en resultaat

Beschrijving

Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten bedraagt € 3.569.000 voordelig. Per saldo is tussentijds reeds € 593.000 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijke gerealiseerde resultaat € 2.976.000 voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (€):

Ontwikkeling eigen vermogen

2012

2013

2014

Stand van de reserves per 1 januari

5.643.000

2.311.000

2.217.000

Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar

3.130.000

-/- 88.000

594.000

-/- 202.000

-/- 6.000

2.976.000

-/- 3.332.000

-94.000

3.570.000

2.311.000

2.217.000

5.784.000

Gerealiseerd resultaat bij jaarrekening Totaal (= gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten) Stand per 31 december

De reserves van RDOG Hollands Midden zijn in 2014 met een bedrag van € 3.569.000 toegenomen. Dit komt overeen met het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2014 circa 19% van het balanstotaal (2013: 8%). Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (= gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten) van 2012 tot en met 2014.


DPS_201518591/jo - 27

Resultaatontwikkeling 2012-2014 (x € 1.000) 3.000 2.000 Resultaat 1.000 0

-1.000 2012

2013

2014

Het positieve resultaat 2014 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Het ‘genormaliseerde’ resultaat 2014 (= resultaat exclusief incidentele baten en lasten) hebben wij hierna op hoofdlijnen berekend. Voor een meer uitgebreide analyse van het resultaat verwijzen wij naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en het, overeenkomstig de notitie incidentele baten en lasten van de Commissie BBV opgenomen, overzicht van incidentele baten en lasten dat is opgenomen in deze toelichting. Positief 2014 (€)

Incidentele nadelen Voorziening frictiekosten 2015-2018

2.976.000

+ 1.642.000 + 1.642.000

Incidentele voordelen Vrijval voorziening ‘reserve aanvaardbare kosten ambulancevervoer’ Vrijval voorziening groot onderhoud RAV

-/- 2.075.000 -/- 510.000 -/- 2.585.000

Genormaliseerd resultaat 2014

2.033.000

Voorspelbaarheid resultaat


DPS_201518591/jo - 28

Resultaat

Marap III

Jaarrekening

-/- 1.399.000

2.976.000

Het resultaat wijkt € 4,1 miljoen af van het geprognosticeerde resultaat in de 3 e MARAP van 2014. Dit betrof de MARAP over de eerste 9 maanden van 2014. De afwijking van het resultaat is met name te verklaren door de hiervoor gepresenteerde incidentele voordelen. Het treffen van de voorziening frictiekosten 2015-2018 was in de MARAP III verwerkt voor een bedrag van € 2.100.000. Uiteindelijk is de voorziening voor een lager bedrag getroffen dan destijds verwacht. Dit heeft tevens een positieve invloed op het resultaat. Daarnaast hebben diverse andere mutaties invloed op het resultaat. Wij adviseren u de afwijkingen in het jaarrekeningresultaat ten opzichte van het resultaat volgens de MARAP III nader te analyseren. Dit kan de kwaliteit van de tussentijdse informatievoorziening en voorspelbaarheid van het resultaat verbeteren.


DPS_201518591/jo - 29

Interne beheersing



DPS_201518591/jo - 30

Ontoereikende interne beheersing met mogelijke materiële impact. Direct actie vereist. Ontoereikende interne beheersing. Actie moet worden overwogen. Geen significante tekortkomingen. Punt voor verbetering.

Algemeen . Algemeen

De recente (economische) ontwikkelingen zorgen voor een stroomversnelling met zowel kansen als uitdagingen. Een goede interne beheersing geeft RDOG Hollands Midden grip op het realiseren van uw doelen. De basis voor het inzicht in en de onderbouwing van de interne beheersing is een SMART-beschrijving van de internebeheersingsmaatregelen die RDOG Hollands Midden heeft getroffen voor de belangrijkste processen. Uw organisatie beschikt hiertoe op dit moment over diverse vastleggingen van internebeheersingsmaatregelen, bijvoorbeeld in de vorm van procesbeschrijvingen, werkinstructies, richtlijnen en procedures, etc. Vanwege organisatorische ontwikkelingen en andere prioriteiten is de genoemde informatie niet altijd volledig actueel. Ook is hierin uiteraard nog geen rekening gehouden met de aangescherpte eisen die aan de beschrijving van de internebeheersingsmaatregelen zijn gesteld. Een adequate procesbeschrijving bevat een beschrijving van de internebeheersingsmaatregelen die RDOG Hollands Midden heeft getroffen, waarbij u antwoord geeft op de zogenaamde ‘6 W-vragen’: Wat wordt er verricht in elke processtap? Waarom wordt de processtap verricht, dus wat is concreet het doel van deze stap (bijvoorbeeld vaststellen juistheid salarismutatie)? Wie verricht de processtap? Waarmee wordt de processtap verricht, dus op basis van welke concrete informatie en documentatie? Wanneer, dus met welke periodiciteit wordt de processtap verricht (meerdere keren per dag, dagelijks, wekelijks, per kwartaal, per jaar)? Waarheen/welke uitkomst: wat is de uitkomst van de processtap en hoe wordt een en ander bewaard, onder andere voor interne en externe controles achteraf? Kortom, procesbeschrijvingen zijn een belangrijk (kwaliteits)instrument in uw interne beheersing. Wij adviseren u aan het beschrijven van de administratieve organisatie de komende periode voldoende aandacht te schenken. De afgelopen jaren is binnen uw organisatie gewerkt aan de invoering van een adequaat systeem van (verbijzonderde) interne controle, mede ingegeven door de verplicht gestelde rechtmatigheidscontrole. Inmiddels heeft uw organisatie enkele jaren ervaring opgedaan met het uitvoeren van verbijzonderde interne controle en is de kwaliteit van de uitvoering geleidelijk verbeterd. Met uw organisatie hebben wij van gedachten gewisseld over mogelijkheden om de interne controle verder te optimaliseren (door met dezelfde of zelfs verminderde capaciteit meer interne controle te kunnen uitvoeren). Dit kan uw organisatie bereiken door de verbijzonderde interne controle (die deels achteraf plaatsvindt) meer in de processen in te bedden (en dan ook eerder te laten uitvoeren). Verder zien wij belangrijke mogelijkheden tot verbetering door het geautomatiseerd uitvoeren en ondersteunen van (verbijzonderde) interne controle, zowel gericht op de kwaliteit van de informatie als op de kwaliteit van de procesuitvoering. Wij adviseren u de mogelijkheden tot verdere optimalisatie van de (verbijzonderde) interne controle te onderzoeken.


DPS_201518591/jo - 31

Risicomanagement Observatie en risico

De verantwoordelijkheid om te komen tot een organisatiebrede en integrale analyse en verantwoording van de (fraude)risico’s ligt primair bij het dagelijks bestuur. Binnen uw organisatie is geen geïntegreerd systeem van (fraude)risico-identificatie, -analyse, -beheersing en het afleggen van verantwoording hierover aanwezig. Uw belangrijkste (fraude)risico’s brengt u wel in beeld bij het opstellen van de begroting, tussentijdse rapportage en de jaarrekening (risicoparagraaf). U kunt invulling geven aan (fraude)risicoanalyse en risicomanagement door op basis van de doelstellingen uit het bestuursprogramma en de programmabegroting na te laten gaan welke gebeurtenissen van invloed kunnen zijn op het bereiken van uw doelen in de planperiode en welke (fraude)risico’s deze gebeurtenissen met zich brengen. Met deze inventarisatie kan uw organisatie een zogenoemde risicokaart opstellen, waarbij u aangeeft wat de kans is dat een (fraude)risico zich voordoet en wat de mogelijke (financiële) impact is van het (fraude)risico. Deze risicokaart vormt dan de basis voor het bepalen van de noodzakelijke beheersingsmaatregelen en de informatievoorziening (bijvoorbeeld via de MARAP’s) om de (fraude)risico’s te bewaken. Het toepassen van een adequaat systeem van risicomanagement biedt de volgende voordelen: 

Een scherper beeld van het meest waarschijnlijke scenario voor de afwikkeling van (fraude)risico’s als component van uw weerstandsvermogen.



Verhoogd risicobewustzijn binnen alle lagen van de organisatie.



Effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering (prioriteit leggen bij de belangrijkste onderwerpen).



Betere koppeling tussen beleid en bedrijfsvoering.



Versterken van de interne en externe verantwoording.

Samenvattend is er binnen uw organisatie voldoende aandacht voor risico-inventarisatie, maar het risicomanagement kunt u nog meer expliciet inbedden en structureren in uw organisatie.


DPS_201518591/jo - 32

Vastleggingen uitgevoerde interne controles Observatie en risico

Uw organisatie is zich bewust van het belang van het hebben van een adequate interne beheersingsomgeving. Wij constateren dat de organisatie adequate functiescheidingen ingevoerd heeft, maar daarbij constateren wij dat de controles gedurende de verschillende processtappen niet altijd zichtbaar vastgelegd worden. Hierbij kunt u denken aan de controles die gedurende de betaalfase uitgevoerd worden, de werkzaamheden die een budgethouder uitvoert voordat hij een factuur autoriseert (prestatielevering) en de controles die uitgevoerd worden binnen het proces van memoriaalboekingen. Om de kwaliteit van de administratieve organisatie verder te verbeteren en de zichtbaarheid van de diverse uitgevoerde controles te verhogen, adviseren wij u meer aandacht te schenken aan de vastleggingen bij de uitgevoerde controles. Deze opmerking geldt overigens ook voor de verbijzonderde interne controle.

Implementatie ERP Observatie en risico

Als onderdeel van de reorganisatie, implementeert RDOG op korte termijn een ERP-pakket. Dergelijke systemen bieden goede mogelijkheden om te komen tot een efficiënte(re) bedrijfsvoering. Een belangrijk aandachtspunt is dat bij de implementatie voldoende aandacht geschonken wordt aan de inrichting van het ERP-pakket. Hierbij kunt u denken aan het toekennen van rechten aan personen in het systeem en het juist overzetten van data. Als accountant komen wij bij veel organisaties over de vloer. Een terugkerend risico bij veel organisaties is dat personen binnen de systemen te veel bevoegdheden hebben, waardoor mogelijk sprake is van onvoldoende functiescheiding. Dit komt de betrouwbaarheid van het systeem en de uitkomsten van de financiële processen niet ten goede. Wij adviseren u derhalve ons tijdig te betrekken bij de implementatie, zodat wij met u mee kunnen denken over de implementatie en tijdige controles uit kunnen voeren op de betrouwbaarheid van het systeem.


DPS_201518591/jo - 33

Verbijzonderde interne controle (VIC) Observatie en risico

Mede als gevolg van aangescherpte controlestandaarden, hebben wij in mindere mate gebruik kunnen maken van uw VIC dan vooraf gepland. Op korte termijn maken wij nadere afspraken met uw organisatie, waarbij wij de onderlinge verwachtingen zullen vastleggen. Het doel hiervan is dat de VIC in 2015 een nog betere bijdrage kan leveren aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening van RDOG.


DPS_201518591/jo - 34

Overige onderwerpen


Bevestigingen van het dagelijks bestuur

Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Meningsverschil met het dagelijks bestuur of beperking in reikwijdte van de controle

Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur en de medewerkers van de RDOG Hollands Midden de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Overleg met andere accountants

De jaarrekening 2014 is (weer) het eerste jaar dat wij accountant zijn van RDOG Hollands Midden. Conform onze beroepsregels hebben wij in het kader van de overname van de controle van uw voorgaande accountant, overleg gehad over de jaarrekeningcontrole 2013. Wij hebben kennisgenomen van de rapportages van de voorgaande accountant, de jaarrekening 2013 en het controledossier van de voorgaande accountant. De uitkomsten van deze werkzaamheden hebben wij verwerkt in onze controleaanpak.

Normering topinkomens (WNT)

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 230.474 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2014 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen.

Naleving van weten regelgeving overig

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van weten regelgeving.


DPS_201518591/jo - 36

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Frauderisicoanalyse

Als onderdeel van onze controle hebben wij het bestuur verzocht inzicht te geven in de manier waarop het toezicht uitoefent op de door het dagelijks bestuur gevolgde frauderisicoanalyse en de manier waarop het dagelijks bestuur frauderisico’s beheerst, inclusief eventuele risico’s die samenhangen met corporate compliance, waaronder corruptievraagstukken. Tevens hebben wij verzocht om inzicht te geven hoe het algemeen bestuur grip houdt op het risico van directiefraude en/of andere onregelmatigheden op directieniveau. Tijdens deze gesprekken heeft het algemeen bestuur aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, alsook het belang van corporate compliance, en voorbeelden gegeven van de manier waarop het het toezicht op de directie rond deze onderwerpen invult. Tegelijkertijd stellen wij vast dat het identificeren en beheersen van frauderisico’s, inclusief eventuele corporate compliance vraagstukken, geen separaat onderwerp vormt in de rapportering tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur en dat uit de administratie (notulen van vergaderingen, etc.) bijvoorbeeld geen expliciete vastleggingen blijken die het belang illustreren dat het algemeen bestuur hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude en/of het belang van corporate compliance. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de governance structuur kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. Daarbij kunnen de gevolgen voor organisaties die anticorruptiebepalingen overtreden ernstig zijn, zoals boetes, reputatieschade, etc. De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor bedrijven, instellingen en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude en/of transacties met een ongebruikelijk karakter. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing, attenderen wij u op de algemene publicatie “Frauderisicoanalyse door directie en toezichthoudend orgaan”] en de verdieping daarvan in de publicatie “Bribery and corruption, considerations of risks by management and those charged with governance”. Wij hechten eraan het belang te benoemen om het proces dat management volgt om frauderisico’s en corporate compliance te beheersen een vast onderdeel te laten zijn van de communicatie tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van RDOG Hollands Midden, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de internebeheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.


DPS_201518591/jo - 37

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Jaarverslag

In het jaarverslag is gerapporteerd over de risico’s die RDOG Hollands Midden loopt. RDOG Hollands Midden heeft een bandbreedte bepaald voor de mogelijke financiële impact van het zich voordoen van risico’s. De bandbreedte is € 1,2 miljoen - € 2,1 miljoen. Wij adviseren u tevens de relatie te leggen met de werkelijk beschikbare weerstandscapaciteit (de algemene reserve). Tevens kan nog per risico aangegeven worden wat de kans is dat het risico zich voordoet. Ten slotte adviseren wij u een risicokaart op te nemen, waaruit blijkt wat de risico’s zijn met de grootste financiële impact en wat de risico’s zijn met de grootste kans van zich voordoen.


DPS_201518591/jo - 38

Bijlagen


Bijlage A1: Niet-gecorrigeerde fouten Naar aanleiding van onze controle is geen sprake van resterende ongecorrigeerde fouten of onzekerheden.


DPS_201518591/jo - 40

Bijlage A2: Gecorrigeerde fouten Gecorrigeerde fouten De tabel hieronder bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde fouten groter dan € 100.000 en andere door het dagelijks bestuur gecorrigeerde fouten. Rechtmatigheid €’000

Getrouwheid €’000

Feitelijke afwijkingen (factual misstatements) Verwerking inkomsten en storting reservegelden GHOR

[1]

335

335

ERP-systeem voorziening frictiekosten 2015-2018

[2]

338

338

Vrijval voorziening onderhoud gebouwen RAV

[3]

510

510

1.183

1.183

Inschattingsafwijkingen (judgemental misstatements)

Geprojecteerde afwijkingen (projected misstatements) Geen geïdentificeerde en gecorrigeerde fouten groter dan € 100.000

Totaal


[4]

DPS_201518591/jo - 41

Bijlage A3: Afwijkingen in de toelichting Afwijkingen in de toelichting Onze controlestandaarden eisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren om het algemeen bestuur in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening. De tabel hieronder bevat een weergave van die onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat het algemeen bestuur deze nader dient te beoordelen. De belangrijkste aanpassingen in de toelichting hangen samen met de in bijlage A2 opgenomen correcties en zijn derhalve niet nogmaals op deze plaats opgenomen. Verder is geen sprake van afwijkingen van materieel belang in de toelichting.


DPS_201518591/jo - 42

Bijlage A4: Rechtmatigheid Rechtmatigheid In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Kadernota Rechtmatigheid en in het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader is het kader voor de controle op de rechtmatigheid opgenomen. Deze normen zijn vastgelegd in het controleprotocol van RDOG Hollands Midden. Bij de controle op de rechtmatigheid hebben wij (na correctie) geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd.


DPS_201518591/jo - 43

Bijlage B: Onafhankelijkheid Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij RDOG Hollands Midden in 2014 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening Leveren administratieve ondersteuning RAV

Op basis van onze toetsing aan het ‘normenkader’ hebben wij bedreigingen ten aanzien van onze onafhankelijkheid geconstateerd. Op grond van deze bedreigingen hebben wij maatregelen genomen en zijn afspraken met u gemaakt. Deze vatten wij hierna samen. Bedreiging

Maatregel

Communicatie met u

Zelftoetsing

Opdracht uitgevoerd onder verantwoordelijkheid management RAV. Gedurende de controle periodiek overleg met de manager RAV. Daarnaast is een kwaliteitscontrole uitgevoerd.

Middels dit verslag en mondelinge toelichting.

Op grond van de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover zijn wij van mening dat onze onafhankelijkheid in voldoende mate is gewaarborgd.


DPS_201518591/jo - 44

Bijlage C: Reikwijdte van de controle 2014 De opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen RDOG Hollands Midden en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 7 oktober 2014 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2014. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van RDOG Hollands Midden. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole.

Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw organisatie en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten.

Interim-controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. OPTIONEEL: Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing (zie paragraaf Interne beheersing).

Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast dat de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, dat de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en dat de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in het controleprotocol 2014. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol 2014 Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing).

Scope van de opdracht Onze controleverklaring is gebaseerd op onze controlewerkzaamheden als accountant van RDOG Hollands Midden.


DPS_201518591/jo - 45

Bijlage D: Bevindingen AFM Bevindingen AFM

Het denken over kwaliteit heeft, mede als gevolg van de financiële crisis en diverse incidenten, een flinke impuls gekregen in de afgelopen jaren. De rapportage van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) over de kwaliteit van de wettelijke controles bij Big 4accountantsorganisatie van 25 september jl. zal u niet zijn ontgaan. De AFM onderzoekt als toezichthouder periodiek of de kwaliteit van de controle van Deloitte voldoet aan de wettelijke vereisten. In deze context beoordeelt de AFM regelmatig controledossiers en/of doet zij onderzoek naar het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Wij vinden dat deze onderzoeken bijdragen aan de continue verbetering van onze kwaliteit. In onze relatie met de AFM stellen wij de dialoog centraal en vinden wij het belangrijk een constructieve discussie te voeren over de uitkomsten van de onderzoeken en de interpretatie van de regelgeving. Op 25 september 2014 heeft de AFM de uitkomsten uit het onderzoek Kwaliteit wettelijke controles Big 4 – accountantsorganisaties gepubliceerd. In dit rapport zijn de volgende kengetallen opgenomen over de onderzochte controledossiers:

Kwaliteit is voor Deloitte de belangrijkste strategische doelstelling en essentieel voor het vertrouwen dat aan onze werkzaamheden mag en moet worden ontleend. Voor u betekent dit een gedegen, kwalitatief hoogwaardige controle waarbij u en het maatschappelijk verkeer kunnen vertrouwen op ons oordeel. Wij constateren dat onze kwaliteit verbeterd is ten opzichte van het vorige onderzoek. Maar de resultaten van het AFM-onderzoek en interne reviews geven echter aan dat Deloitte haar ambitie op het gebied van controlekwaliteit nog niet heeft gerealiseerd. Deloitte vindt dat dit gat moet worden gedicht. Deloitte hecht groot belang aan de hoogste kwaliteit van haar dienstverlening. De afgelopen jaren zijn initiatieven genomen en hebben wij flink geïnvesteerd om de kwaliteit verder te verhogen. Wij vinden het van belang transparant te zijn naar onze belanghebbenden over bevindingen over de kwaliteit van onze controles. In dit kader verwijzen wij ook naar ons transparantieverslag dat wij jaarlijks uitbrengen en waarin wij uitgebreid ingaan op onze kwaliteit en onze relatie met stakeholders. Het transparantieverslag is te vinden op de website van Deloitte. Deloitte staat midden in het maatschappelijke debat over het toezicht in de financiële sector, de eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van de accountant en de herijking van de functie van de accountant. Via diverse kanalen zijn wij direct betrokken in dit debat en spreken wij regelmatig met de verschillende betrokkenen, waaronder de politiek, vertegenwoordigers van aandeelhouders en andere belanghebbenden. Een professioneel-kritische houding vergt dat de accountant bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden niet alleen zoekt naar bewijs dat de door de cliënt ingenomen positie ondersteunt, maar zeker ook naar bewijs dat die positie juist ter discussie stelt.


DPS_201518591/jo - 46

Op belangrijke punten zijn wij al zeer actief: zo is Deloitte in het voorjaar 2013 als onderdeel van de auditstrategie een nieuw Audit Quality Master Plan gestart. Gedrag en cultuur, transparantie en teamwerk zijn de fundamenten van dit plan, gericht op het leveren van een consistent hoogwaardige controlekwaliteit, transparantie naar onze stakeholders en een strakke monitoring van de kwaliteit. Wij hechten sterk aan een goede ‘tone at the top‘ en verlangen van onze partners dat zij het goede voorbeeld geven. Kwaliteit berust bij Deloitte dus op drie pijlers: de kwaliteit van onze mensen, de kwaliteit van onze dienstverlening en het stelsel van kwaliteitsbeheersing op basis waarvan wij onze kwaliteit bewaken en verbeteren. Bij RDOG Hollands Midden herkennen wij eveneens de ambitie om de kwaliteit van de dienstverlening en de daarbijbehorende interne organisatie continu te blijven verbeteren. De maatregelen die worden getroffen om de kwaliteit van accountantscontrole te verbeteren hebben ook invloed op uw organisatie en op onze controle bij RDOG Hollands Midden. Zo is de interpretatie van de Controle- en overige standaarden (COS), die accountants toe dienen te passen in hun controlewerkzaamheden, op veel onderdelen aangescherpt. Enkele voorbeelden zijn: • Het gebruikmaken van internecontrolebevindingen. Dit heeft onder andere impact op onze controleaanpak, omdat de accountant meer werkzaamheden zelf dient uit te voeren en in mindere mate kan steunen op de werkzaamheden van de interne controle. De verbijzonderde interne controle blijft onverminderd belangrijk maar krijgt een meer ondersteunende rol. De accountant zet de steekproeven uit en controleert alle getrokken posten zelf. De verbijzonderde interne controle verzamelt de documentatie en het voert de voorcontrole uit. • Extra nadruk op de door het dagelijks bestuur uit te voeren frauderisicoanalyse. • De noodzaak tot het door RDOG beschrijven van de keycontrols (essentiële beheersmaatregelen) • De onderbouwing van voorzieningen, in het bijzonder als schattingselementen daarin een belangrijke rol spelen. • Het vaststellen van de authenticiteit van controledocumenten die wij van uw organisatie krijgen. • Het onderzoeken van de deskundigheid en onafhankelijkheid van externe specialisten, zoals taxateurs, die door de organisatie worden ingeschakeld in het kader van posten die worden opgenomen in de jaarrekening. • Het gebruik van servicebureaus door RDOG. • De beheersing van verbonden partijen.


DPS_201518591/jo - 47

Bijlage E: Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van RDOG Hollands Midden en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag is getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DTTL”). DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200,000 professionals are committed to becoming the most trusted and innovative firm. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2015 Deloitte The Netherlands

Accountantsverslag 2014 RDOG Hollands Midden

Recommend Documents