AB-15-10b
GGD Rampenopvangplan GGD Hollands Midden Documentgegevens Opsteller Voorvisie Advies Intern Toetsing extern Vaststelling
Consequenties voor Relatie met
Versiebeheer Versie1.2
Documenteigenaar Verantwoordelijk directeur Documentbeheer
GROP-coördinator, Margreet Bekedam Directeur Publieke Gezondheid, Sjaak de Gouw OTO-coördinator, Aleid de Booij GGD-MT 10 februari 2015 GHOR-bureau Hollands Midden Directie-overleg GGD Hollands Midden, feb 2015 Dagelijks Bestuur RDOG HM, 5 maart 2015 Algemeen Bestuur RDOG, 25 maart 2015 Regionaal Crisisplan Hollands Midden OTO-aanvraag 2015 ROAZ Haaglanden en Hollands-Midden OTO-activiteitenplan GGD 2015 Hollands Midden Instructiemap PSHOR (nog in concept) Crisiscommunicatieplan( concept november 2015, bijgestelde versie februari 2015) Draaiboek Calamiteitenteam Hollands Midden Bedrijfscontinuïteitsplan GGD Hollands Midden BHV-plan GGD Hollands Midden Bedrijfsinterventieteam (BIT)
12 februari 2015
Directeur Publieke Gezondheid, Sjaak de Gouw GGD-Stafbureau, Margreet Bekedam, GROP-coördinator
Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1. Inleiding en leeswijzer 1.2. Wettelijk kader 1.3. Organisatorische omgeving 1.4. Over het GROP 1.5. Crisisorganisatie 1.6. Werkwijze van het GGD-crisisteam: de BOB-methode 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.
Crisisproces Ontvangst van de melding, eventuele alarmering Registratie van de melding Beoordeling van de melding Besluit tot opschaling Instellen van de crisisorganisatie Uitvoering Afschaling Afronding en eindrapportage
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.
Procesbeschrijvingen Proces GOR: Gezondheidsonderzoek bij Rampen Proces IZB: Infectieziektebestrijding Proces MMK: Medische milieukunde Proces PSHOR: Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Proces O&O: Organisatie en Ondersteuning Proces CC: Crisiscommunicatie
Bijlagen: 1. Schema Rampenorganisatie, met korte taakbeschrijvingen van brandweer, GHOR en GGD, politie en gemeente 2. Alarmering via Erasmusbrug Zorglijn en periodieke controle van NAW-gegevens 3. Uitvraagprotocol Alarmering Voorzitter GGD-crisisteam door Erasmusbrug Zorglijn 4. Uitvraagprotocol Alarmering Deelnemers GGD-crisisteam door Erasmusbrug Zorglijn 5. Vergaderlocaties: toegang en faciliteiten 6. Checklist melding en agenda eerste vergadering 7. Bereikbaarheid, beschikbaarheid en samenstelling van het GGD-Crisisteam 8. Gegevens leden GGD-crisisteam 9. Sleutelfunctionarissen GGD-crisisteam en PSHOR: informatie over de benaming en taken 10. Taakkaarten 11. Digitale vindplaatsen 12. Afspraken over de inzet van het calamiteitenteam bij rampen 13. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken GOR 14. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken IZB 15. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken MMK 16. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken PSHOR 17. Afkortingenlijst Formulieren: 1. Beoordeling melding 2. BOB-schema (Sitrap) 3. Evaluatie
Kenmerk: rter
-2-
1.
Algemeen
1.1
Inleiding en leeswijzer
Voor de GGD betekent een ramp of crisis dat het leven en de gezondheid van veel bewoners van de regio Hollands Midden bedreigd of geschaad wordt. In geval van rampen en crises heeft de GGD als zorginstelling een specifieke, wettelijke taak. De diversiteit in rampen en crises is groot en kan variëren van een uitbraak van infectieziekten zoals Influenza A H1N1 of Q-koorts, een milieuramp zoals een brand met gevaarlijke stoffen of het ontstaan van maatschappelijke onrust naar aanleiding van bijvoorbeeld gezinsdrama’s of zedenzaken. De GGD kan op verzoek van gemeenten of de GHOR adviseren of gezondheidsonderzoek doen. De duur van een crisis kan variëren van een korte periode tot een langdurige ontwrichting. Een crisis kan geleidelijk ontstaan of acuut opkomen (flitsramp). Tot slot kan de ramp of crisis zich voordoen op lokaal niveau, in de regio of in heel Nederland. De taak van de GGD bij rampen en crises heeft consequenties voor het reguliere, primaire proces van de GGD en voor de samenwerking met andere organisaties in de hulpverlenersketen. In dit GGD Rampenopvangplan (verder te noemen GROP) staat beschreven hoe de GGD Hollands Midden zich voorbereidt op en omgaat met dergelijke situaties.
Leeswijzer Het GROP valt in vier delen uiteen: 1. Een inleidende tekst over de wettelijke en procedurele context van het GROP en over de organisatorische inbedding van het GROP in de GGD. 2. Het crisisproces, beschreven in acht stappen, geeft een beeld van de melding tot en met de nazorg. Bij iedere stap is het proces beschreven met de operationele aspecten. Daarnaast zijn de crisisorganisatie en haar werkwijze beschreven. 3. De afzonderlijke zes processen binnen de GGD Hollands Midden. 4. De bijlagen en formulieren Het GROP is zo beknopt mogelijk gehouden en bevat daarom verwijzingen naar relevante andere documenten. In de tabel op het voorblad zijn deze aangegeven onder de kop ’relatie met’. Ook in de procesbeschrijvingen in hoofdstuk 3 staan verwijzingen naar relevante richtlijnen en protocollen.
1.2
Wettelijk kader
De geneeskundige hulpverlening bij rampen en crises wordt bepaald door eisen vanuit meerdere wetten. Voor het GROP zijn drie wetten van belang: de wet publieke gezondheid (Wpg), de wet veiligheidsregio’s (Wvr) en de Tijdelijke Wet ambulancezorg (TWaz). Deze wetgeving hangt nauw samen met elkaar en bepaalt de inzet van de GGD Hollands Midden en haar samenwerking met andere organisaties. De Wet publieke gezondheid (Wpg) kent een aantal passages die de inzet van de GGD bij rampen en crises bepaalt. Dit betreft gezondheidsonderzoek, adviseren met betrekking tot gezondheidsrisico’s voor de bevolking, bevorderen van psychosociale hulpverlening en specifieke inzet rond de bestrijding van (dreiging van) een epidemie. De Wet veiligheidsregio’s (Wvr) beschrijft de verantwoordelijkheden van zowel de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR) als de geneeskundige keten en de organisatie van de gemeenschappelijke meldkamer. Onder de Wvr hangen het Besluit veiligheidsregio's (Bvr) en het Besluit personeel veiligheidsregio's (Bpv). Deze wet wordt momenteel geëvalueerd en herzien. Kenmerk: rter
-3-
Tot slot is de Tijdelijke wet ambulancezorg (TWaz) van toepassing voor de meldkamer ambulancezorg (MKA) en voor de Spoedeisende Medische Hulpverlening (SMH) door de RAV Hollands Midden. Voor een verantwoorde beroepsuitoefening zijn nog drie andere wetten relevant: de Wet toelating zorginstelling (WTZi), de wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) en de Kwaliteitswet zorginstellingen. Genoemde wet- en regelgeving is te vinden op http://wetten.overheid.nl
1.3
Organisatorische omgeving
De GGD Hollands Midden is onderdeel van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden en ontleent haar bestaansrecht aan de gemeenschappelijke regeling (GR) die door de gemeenten in de regio is aangegaan en het openbare lichaam dat als formele rechtspersoon fungeert. De gemeenten besturen gezamenlijk de GGD via het Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur. De Veiligheidsregio Hollands Midden is op grond van de Wvr verantwoordelijk voor de brandweer, de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening (GHOR), de advisering van andere overheden en organisaties op dat gebied en voor de gemeenschappelijke meldkamer (GMK). De Directeur Publieke Gezondheid (DPG) is zowel verantwoordelijk voor de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening (GHOR), de advisering van andere overheden en organisaties op dat gebied als voor de organisatie van de geneeskundige hulpverlening, inclusief de voorbereiding en inzet van de GGD als zorginstelling bij rampen en crises. Al met al geeft de DPG dus leiding aan de gehele geneeskundige hulpverlening. Hierbij is het van belang zich te realiseren dat de GGD zowel binnen de eigen verantwoordelijkheid opgeschaald kan worden zonder GRIP-situatie, als in de opgeschaalde organisatorische structuur van de GHOR (als onderdeel van de Veiligheidsregio Hollands Midden) met GRIP-situatie. Zie hiervoor ook het schema in bijlage 1. De GGD Hollands Midden werkt in crisissituaties samen met verschillende partijen. Zonder hun inzet en medewerking zou het niet mogelijk zijn om de GGD-verantwoordelijkheden bij rampen en crises naar behoren uit te voeren. Deze organisaties zijn benoemd in de verschillende GGD-processen.
1.4
Over het GROP
Doel Een ramp of crisis doet een (bovenmatig) beroep op de reguliere uitvoeringsprocessen van de GGD. Om in zo’n situatie goed te kunnen handelen is voorbereiding en oefening essentieel. Het GROP heeft tot doel om een efficiënte respons- en afstemmingsorganisatie binnen de GGD te creëren, zodat tijdens een ramp of crisis voor iedereen helder is hoe men moet handelen en wat van hem of haar wordt verwacht. Het GROP beschrijft zowel de crisisorganisatie van de GGD als het crisisproces zelf. De crisisorganisatie betreft de samenstelling en plaats in de organisatie van het GGD-crisisteam; de werkwijze, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het crisisteam en de afspraken en samenwerking met partnerorganisaties. Kenmerk: rter
-4-
Het crisisproces betreft het proces vanaf de melding van een (dreigende) crisis tot en met de nazorg. In dit proces vindt opschaling en afschaling van de belangrijke processen van de publieke gezondheidszorg plaats: de processen van psychosociale hulpverlening (PSHOR), medische milieukunde (MMK), infectieziektebestrijding (IZB) en het gezondheidsonderzoek bij rampen (GOR). Deze processen GOR, IZB, MMK en PSH zijn wettelijke verantwoordelijkheden. In zekere zin kan de communicatie tijdens crises gezien worden als het vijfde proces. Daarnaast zijn er de ondersteunende en faciliterende processen zoals communicatie, vergaderlocaties en ICT-zaken. Afbakening Het GROP geeft invulling aan de eigenstandige wettelijke taak van de GGD en beschrijft de interne crisisorganisatie met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De GGD treedt met het GROP niet in de verantwoordelijkheid van andere partijen binnen de hulpverlenersketen. In het GROP wordt waar nodig wel de relatie beschreven met die andere partijen. Implementatie Om de GGD-organisatie voor te bereiden op het werken met het GROP is implementatie noodzakelijk. Het gaat om de volgende zaken: 1. Het inrichten van de crisisorganisatie: benoemen van de noodzakelijke functionarissen op sleutelposities en het toewijzen van hun taken. Zie hiervoor de bijlagen 7, 8 en 9. 2. Het opleiden van deze functionarissen voor de toegewezen taken en de vereiste vaardigheden. 3. Het trainen en oefenen van de crisisorganisatie en de processen uit het GROP. 4. Het faciliteren van de crisisorganisatie: ondersteunen op telefonie/ICT, facilitair en personele zaken. Zie hiervoor het proces 3.5 Organisatie en Ondersteuning. 5. Welke taken tijdens een crisis uitgesteld kunnen worden is geregeld in het GGDBedrijfscontinuïteitsplan. 6. Het maken van werkafspraken met de GHOR over de raakvlakken tussen GHOR en GGD met betrekking tot de vier processen GOR, MMK, IZB en PSHOR. Punt 2 en 3 zijn beschreven in het jaarlijkse OTO-activiteitenplan (Opleiden, Trainen en Oefenen) van de GGD. Het OTO-activiteitenplan van de GGD is voornamelijk gebaseerd op de (goedgekeurde) OTO-aanvraag die jaarlijks met de GGD Haaglanden tezamen wordt afgestemd en aangevraagd in het Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ). Beheer en borging De eindverantwoordelijkheid voor het GROP ligt bij de directie van de GGD Hollands Midden. De coördinatie (beheer en borging) berust bij de GROP-coördinator. Het product GROP, inclusief OTO, is vanaf 2015 gepositioneerd onder de GGD-Stafafdeling. Het GROP zal naar behoefte worden geactualiseerd en minimaal eens per jaar worden gereviseerd. Elke vier jaar wordt het GROP bestuurlijk opnieuw vastgesteld. Input voor de actualisatie wordt geleverd vanuit: 1. Evaluatie van de inzet van de GGD tijdens crises. 2. Ervaringen en verbeterpunten die naar voren komen tijdens OTO. 3. Veranderingen in de reguliere en personele organisatie van de GGD. 4. Veranderingen in de contactgegevens van de benoemde functionarissen. 5. Veranderingen in de omgeving van de GGD; GHOR, Veiligheidsregio, gemeenten en ketenpartners 6. Veranderingen in wet- en regelgeving. 7. Bevindingen, beschouwingen, conclusies en aanbevelingen voortvloeiend uit de jaarlijkse zelfevaluatie, onderdeel van het landelijk kwaliteitskader crisisbeheersing en OTO. 8. Bevindingen, beschouwingen, conclusies en aanbevelingen voortvloeiend uit de intercollegiale visitatie, onderdeel van het landelijk kwaliteitskader crisisbeheersing en OTO. Daarnaast wordt het GROP geborgd door de betreffende processen op te nemen in het het HKZkwaliteitssysteem van de GGD. Kenmerk: rter
-5-
Middelen Voor de implementatie en het beheer van het GROP zijn structureel personele en financiële middelen nodig. Personele inzet is geregeld via de benoeming van functionarissen op alle taken (bijlage 7, 8 en 9) en is afkomstig uit de reguliere GGD-begroting. Benodigde uren voor beleidsvoorbereiding voor GROP en OTO zijn apart begroot en drukken op de kosten voor de gehele GGD-organisatie. Momenteel is het vanwege bezuinigingsopdrachten niet mogelijk om materiële kosten apart te begroten. Noodzakelijke uitgaven, zoals de inrichting van vergaderfaciliteiten, komen uit de reguliere GGD-productbegroting. Een groot deel van de kosten voor OTO wordt gedekt uit de ROAZ-gelden van het ministerie van VWS.
1.5
Crisisorganisatie
In deze paragraaf worden het doel, de samenstelling en plaats in de organisatie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het GGD-crisisteam beschreven. Ook de afspraken en samenwerking met partnerorganisaties komen aan de orde. Directeur publieke gezondheid De GGD-directeur heeft in zijn functie als Directeur Publieke Gezondheid de algehele leiding en verantwoordelijkheid over de crisisbestrijding en het grootschalig optreden van de GGD Hollands Midden. De directeur is belast met de besluitvorming en bewaakt de bestuurlijke aspecten. Hij informeert zo nodig de betrokken bestuurders en geeft de opdracht tot opschaling (inzetten GROP) en afschaling. Het besluit tot opschaling en afschaling wordt altijd genomen (in overleg) met één van beide GGD-directeuren. Zij zijn daarvoor 7x 24 uur bereikbaar. Crisisorganisatie ten opzichte van de reguliere organisatie Het GGD-crisisteam is geen apart onderdeel van de GGD, maar wordt ingesteld na het besluit tot opschaling dat formeel door de DPG wordt genomen. De werkzaamheden van het GGD-crisisteam worden afgebakend van de reguliere werkzaamheden. Medewerkers die worden ingezet in de crisisorganisatie worden tijdelijk vrijgesteld van hun reguliere taken. Samenstelling GGD-crisisteam De samenstelling van het GGD-crisisteam is afhankelijk van de aard en de omvang van de crisis en is zodanig dat er adequaat gehandeld kan worden in verschillende situaties. De samenstelling kan ook afhangen van het moment van de eerste bijeenkomst; binnen of buiten kantoortijden (zie bijlage 7). Afhankelijk van de betrokken GGD-processen worden de procesleiders opgeroepen voor deelname aan het GGD-crisisteam, maar de voorkeur gaat ernaar uit alle GGD-processen in eerste instantie te betrekken, zodat geen informatie-achterstand wordt opgelopen. De uiteindelijke samenstelling wordt bepaald door de DPG Hollands Midden en degene die op dat moment de taak van voorzitter van het GGD-crisisteam uitvoert. Dit uiteraard na overleg en advisering door de andere betrokkenen.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het GGD-crisisteam werkt onder verantwoordelijkheid van de DPG en adviseert deze. De DPG heeft de algehele leiding en verantwoordelijkheid over de crisisbestrijding en het grootschalig optreden van de GGD Hollands Midden. Voor de taken van de afzonderlijke leden van het GGD-crisisteam zijn korte beschrijvingen gemaakt. Welke opgenomen zijn in de benoemingsbrieven van de betreffende medewerkers (zie bijlage 9). Daarnaast zijn er uitgebreidere ‘taakkaarten’ te vinden in bijlage 10. De taken worden uitgevoerd aan de hand van de procesbeschrijvingen (hoofdstuk 3). GGD-crisisteam Kenmerk: rter
-6-
De opdracht van het GGD-crisisteam is het realiseren van een gecoördineerde, efficiënte en effectieve inzet van de GGD in geval van crises om de dreiging of schadelijke gevolgen weg te nemen of te beperken en de continuïteit van de eigen organisatie en diens uitvoeringsprocessen te waarborgen De voorzitter van het GGD-crisisteam geeft tactisch leiding aan het GGD-crisisteam, draagt zorg voor goede samenwerking en afstemming en coördineert op die manier de GGD-processen. In geval van een opschalingssituatie met GRIP draagt de voorzitter zorg voor afstemming met de GHOR (ACGZ, Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg). De voorzitter heeft tevens contact met de DPG en adviseert deze over tactische beleidsvraagstukken. In geval er voor PSHOR tevens een Kernteam is ingesteld, overlegt de Vz-GGD-Ct eveneens met de Leider Kernteam (LKT). De inhoudelijke procesleiders voor MMK, IZB, PSHOR en GOR zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en aansturing van de aan hen toevertrouwde GGD-processen. De overige deelnemers van het GGD-crisisteam zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de hun toebedeelde taken. Dit zijn zoveel mogelijk taken die in het verlengde liggen van hun reguliere takenpakket. Zie voor een uitgebreidere informatie de procesbeschrijvingen in hoofdstuk 3 en de taakkaarten (bijlage 10). Overige GGD-Medewerkers, betrokken bij de crisis Het kan noodzakelijk zijn dat ook andere GGD-medewerkers bij de bestrijding van de crisis worden ingezet. Zij werken dan in het verlengde van één van de processen en verrichten daarin taken die normaliter ook tot hun werk behoren.
1.6
Werkwijze van het GGD-crisisteam: de BOB-methode
In iedere vergadering van het GGD-crisisteam wordt dezelfde overlegstructuur gevolgd; de BOBmethode. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Samengevat komt dat op het volgende neer: Beeldvorming:
Wat is de actuele situatie? Wat is er gezien en/of gehoord?
Oordeelsvorming:
Wat betekent dat voor de aanpak van de crisis? Zitten de juiste mensen aan tafel? Wat zijn de te verwachten scenario’s? Wat betekent dat voor de inzet van mensen en middelen? Hebben we voldoende capaciteit op korte en lange termijn? Wat zijn de consequenties voor de reguliere GGD-processen?
Besluitvorming:
Wie doet wat en wanneer?
Van elke bijeenkomst wordt een Situatie Rapportage (Sitrap, zie formulier 2) opgesteld volgens die BOB-methode: een verslag van de bijeenkomst met een actiepunten- en besluitenlijst. Deze verslagen zijn onder andere nodig voor de evaluatie van de ramp. Na elk overleg voeren de deelnemers de genomen besluiten en acties uit. Dit doen zij in afstemming en met hulp van anderen, binnen of buiten de GGD. Dit proces herhaalt zich tot de DPG besluit tot afschaling. De frequentie is afhankelijk van de actuele situatie. Inhoudelijke thema’s: In elk overleg komen de inhoudelijke en proces-ondersteunende thema’s aan de orde: 1. Medische zaken, met name in het kader van de processen IZB en MMK 2. Maatschappelijke consequenties, met name in het kader van het PSHOR-proces 3. Bestuurlijke en politieke gevolgen 4. Communicatie: wat moet er gecommuniceerd worden, wie gaat dat doen en aan wie? Kenmerk: rter
-7-
5. 6.
Organisatorische zaken, inclusief de bedrijfscontinuïteit Overdracht/aflossing en/of nafase/afschaling. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van: Logboek (flappen bijgehouden door de Informatiemanager) Besluiten, acties, afspraken Sitraps (bijgehouden door de secretarieel ondersteuner) Communicatie-uitingen
Kenmerk: rter
-8-
2.
Crisisproces
Het crisisproces kent de volgende acht stappen:
2.1. Ontvangst van de melding, eventuele alarmering Een melding van een crisis kan via drie routes bij de GGD Hollands Midden terecht komen: 1. Intern opgeschaald bij GGD HM: van klein naar groot (geen GRIP). In dit scenario groeit een kleinere calamiteit gaandeweg uit tot een grotere crisis; de ontwikkeling is merkbaar en volgbaar, dus zal de opschaling geen verrassing zijn, maar een geleidelijk proces. Men kan zelf intern het GGD-CT alarmeren, al dan niet vooraf gegaan door een voormelding (vooraf-informatie). Voorbeeld: zedenzaak die steeds grotere proporties aanneemt en/of waarbij sprake is van grote maatschappelijke onrust. Uitbraak van een (aangifteplichtige) infectieziekte, die een aanzienlijk aantal mensen treft. 2. Intern opgeschaald bij GGD HM: direct groot (geen GRIP). In dit geval kan het proces starten doordat een medewerker van de GGD een trend signaleert of een telefoontje van een burger heeft ontvangen of door bijvoorbeeld de politie, slachtofferhulp of een school is gebeld. Er zal op korte termijn (veelal binnen één uur) een GGD-CT bijeen moeten komen. De DPG doet melding aan de Erasmusbrug Zorglijn DPG delegeert dit eventueel aan Vz-GGD-Ct (indien er al contact is geweest tussen een Vz-GGD-Ct en de DPG) Erasmusbrug Zorglijn verzorgt de alarmering van het GGD-CT Voorbeelden: Grote industriële brand in een andere Veiligheidsregio, waarbij asbest in een wolk vrijkomt die ook gemeenten in Hollands Midden treft. Of een uitbraak van vogelgriep in de eigen regio. 3. Extern opgeschaald: een GRIP-alarmering. In dit geval komt de melding binnen via de GHOR of de (O)DPG. Ook in dit scenario zal er op korte termijn (veelal binnen één uur) een GGD-CT bijeen moeten komen. De DPG doet melding aan de Erasmusbrug Zorglijn DPG delegeert dit eventueel aan de beoogd VZ-GGD-CT (indien er al contact is geweest tussen een VZ-GGD-CT en de ODPG) Erasmusbrug Zorglijn verzorgt de alarmering van het GGD-CT Voorbeeld: Schietdrama in winkelcentrum in Alphen aan den Rijn Proces bij interne opschaling: Een medewerker geeft een signaal dat aanleiding kan geven voor interne opschaling eerst door aan de desbetreffende leidinggevende. Vervolgens wordt door die leidinggevende of door degene die de melding binnen heeft gekregen (telefonisch) contact opgenomen met één van de vijf voorzitters van het GGDcrisisteam (zacht piket). Mocht de leidinggevende niet bereikbaar zijn, dan kan de medewerker direct contact zoeken met één van de voorzitters.
Kenmerk: rter
-9-
Proces bij externe opschaling: De DPG doet melding aan de Erasmubrug Zorglijn voor alarmering van het GGDcrisisteam en, indien van toepassing, betrokkenen bij het POSHOR-proces Het proces PSHOR kan ook direct door de GHOR worden opgestart, dit gebeurt dan na overleg met de DPG en de LKT. De GHOR doet dan melding bij de Erasmusbrug Zorglijn en die verzorgt de alarmering van PSHOR-Kernteam en PSOT.De reden hiervoor is dat het PSHOR-proces, met name als er een opvangteam wordt ingericht, dan vaak het eerst en direct moet starten met één of meerdere PSOT-teams.
2.2 Registratie van de melding Na ontvangst van de melding wordt deze geregistreerd. Zorgvuldige documentatie vanaf het begin van de ramp of crisis, geeft duidelijkheid in de rest van het proces en bij de afronding en evaluatie. Proces: De voorzitter GGD-crisisteam registreert de melding (formulier 1).
2.3. Beoordeling van de melding Vervolgens wordt een eerste inschatting gemaakt van de gemelde situatie. Indien nodig wordt hiervoor een aanvullend beroep op de inhoudelijke expertise van andere GGD-professionals of van externe professionals en deskundigen gedaan, al dan niet van partnerorganisaties zoals GHOR Hollands Midden, de politie, het RIVM, zorgketenpartners uit de regio of één van de gemeenten uit de regio. Een melding met een potentieel crisiskarakter zal primair beoordeeld worden aan de hand van vijf opschalingscriteria: 1. Raakt de crisis één of meer GGD-processen? 2. Is er sprake van afwijking van regulier werk? 3. Is er sprake van bedreiging van de continuïteit van de GGD? 4. Is er behoefte aan extra capaciteit of expertise t.a.v. de crisissituatie? 5. Is er sprake van dreiging van maatschappelijke onrust? Proces: De beoordeling aan de hand van deze criteria vindt plaats door de voorzitter van het GGDCrisisteam. Dit gebeurt op basis van informatie van deskundigen. En met behulp van een checklist ( zie bijlage 6).
2.4. Besluit tot opschaling Wanneer één of meer van de bovenstaande vragen met ‘ja’ wordt beantwoord en uitstel niet gerechtvaardigd is, wordt overlegd met de DPG. Formeel neemt hij het besluit tot opschaling. Met opschalen wordt bedoeld het toevoegen van de crisisorganisatie aan de regulier functionerende organisatie door het instellen van een GGD-crisisteam. Opschalen heeft twee dimensies: inzetten van meer mensen en middelen voor de beheersing van een crisis aanbrengen van een ander organisatieniveau: opschaling kan gevolgen hebben voor de reguliere processen. In dat geval zijn de prioriteiten vastgelegd in het GGDBedrijfscontinuïteitsplan. Beide zijn in het kader van (opgeschaald) GGD-optreden aan de orde. Proces: De voorzitter GGD-crisisteam neemt contact op met de DPG en levert beschikbare informatie aan. De DPG besluit over in werking stellen GROP en instellen van het GGD-crisisteam. Kenmerk: rter
- 10 -
2.5. Instellen van de crisisorganisatie Vervolgens wordt besloten wat de functionele invulling van de crisisorganisatie moet zijn, wanneer het crisisteam voor het eerst bijeen moet komen en wat daarvan de samenstelling moet zijn. Er is een min of meer logische volgorde in de alarmering van de leden van het GGD-crisisteam: 1. Voorzitter 2. Facilitair - en ICT-ondersteuner ondersteuners (i.v.m. gereed maken vergaderruimte Gouwezaal en noodzakelijke ICT-voorzieningen) 3. Procesleider van het betreffende inhoudelijke proces 4. Communicatie-adviseur 5. Overige procesleiders 6. Overige ondersteuners 7. Naar behoefte, liasons van GHOR, gemeente, ketenpartners, omgevingsdienst, (landelijke) expertisecentra zoals RIVM etc. Proces: De voorzitter GGD-crisisteam belt zelf de relevante leden van het crisisteam (bijlage 8) (of laat dit doen door een secretarieel ondersteuner). Dit is meestal aan de orde bij route 1, geleidelijke toename van de omvang en ernst. Of doet een verzoek aan de Erasmusbrug Zorglijn om het GGD-crisisteam te alarmeren en bijeen te laten komen. Dit zal meestal aan de orde zijn bij flitsrampen (route 2) en/of in GRIPsituaties (route 3). In bijlage 2 staat de alarmering door de Erasmusbrug Zorglijn beschreven. De eerste bijeenkomst van het GGD-crisisteam vindt doorgaans binnen 60 minuten na het besluit tot opschaling plaats. De deelnemers aan deze eerste bijeenkomst kunnen afhankelijk zijn van het tijdstip (bijlage 7), maar gebeurt altijd in overleg tussen voorzitter GGD-crisisteam en (O)DPG. o Binnen kantooruren: bij voorkeur alle inhoudelijke en ondersteunende processen, alsmede de communicatie-adviseur. o Buiten kantooruren: eventueel een beperktere bezetting. Zo spoedig mogelijk vaststellen van het definitieve GGD-crisisteam met de benodigde extra crisisorganisatie. 2.6. Uitvoering Het GGD-crisisteam blijft in functie zolang de situatie daar om vraagt en totdat het besluit voor afschaling wordt genomen. Het crisisteam hanteert in deze fase een standaard werkwijze. Wanneer een crisis langere tijd duurt kan de DPG op advies van het crisisteam besluiten over het continueren dan wel stopzetten van reguliere GGD-processen. Hiervoor dient het GGDBedrijfscontinuïteitsplan als basis. Proces:
Kenmerk: rter
Overleglocatie: Gouwezaal, tweede verdieping GGD-locatie Leiden, Parmentierweg 49. De ruimte wordt in gereedheid gebracht door de facilitair /logistiek ondersteuner van het GGD-crisisteam. Deze wordt dan ook als tweede, na de voorzitter, gealarmeerd. Alle leden van het GGD-crisisteam hebben een 24-uurstoegang via hun ‘druppel’ (of krijgen dit zo spoedig mogelijk). Het GGD-crisisteam vergadert aan de hand van de BOB-methode (zie paragraaf 1.7 en SitRap (formulier 2). Aflossing: De aflossing van deelnemers in het GGD-crisisteam wordt bewaakt door de voorzitter en de informatiemanager. Om de continuïteit te borgen maakt de nieuwe voorzitter altijd de laatste bijeenkomst onder de leiding van de vorige, nog zittende, voorzitter mee. Indien mogelijk geldt dit ook voor de informatie-manager. Procesleiders dragen zorg voor voldoende medewerkers en de aflossing in hun eigen proces. Voorbereiding opzet evaluatie.
- 11 -
2.7. Afschaling Wanneer de situatie daar aanleiding toe geeft, adviseert het de Vz-GGD-Ct de DPG om af te schalen. De DPG neemt hierover een formeel besluit. Daarna vindt normalisering plaats van de inzet van personeel en middelen. Proces:
Advies over afschaling door voorzitter GGD-crisisteam aan DPG. Besluit afschaling door DPG en opdracht aan de voorzitter. Crisisteam bespreekt de fasering in de afschaling, maakt een plan voor de te nemen vervolgacties (de overgang naar de reguliere organisatiestructuur) en stemt dit af met de uitvoerende organisaties en medewerkers. Het GGD-crisisteam verzorgt de overdracht aan de reguliere organisatie. Bij een GRIP-afschaling zal de ACGZ zowel de DPG als de Vz-GGD-Ct hierover zo spoedig mogelijk informeren.
2.8. Afronding en eindrapportage In deze laatste fase vindt de nabespreking en evaluatie plaats. Van iedere crisis wordt immers geleerd en een goede en zorgvuldige evaluatie biedt daarvoor een goede kans. De voorzitter van het GGDcrisisteam is verantwoordelijk voor het opstellen van een evaluatieverslag. Hij/zij en ziet toe op de nazorg voor betrokken personeelsleden en zorgt voor de financiële afhandeling. Dan volgen nog de administratie (zoals registratie en uitbetaling van overwerk) en de implementatie van de verbeterpunten. Na afronding stelt de voorzitter een eindrapport op voor de GGD-directie.
Proces:
Kenmerk: rter
Nazorg voor betrokken personeelsleden: door collega’s en/of leidinggevenden, met advies van de afdeling personeelszaken. Afhandeling: overwerkregistratie, administratie en financiën. Evaluatie: uitreiken evaluatieformulieren (formulier 3) aan betrokkenen, verzamelen van de logboeken en overige registratiematerialen (secretarieel ondersteuner). De eindverantwoordelijkheid voor het opstellen van een evaluatieverslag en eindrapportage ligt bij de voorzitter van het GGD-crisisteam, maar deze kan het werk (gedeeltelijk) uitbesteden aan de informatiemanager en wordt geholpen door de secretarieel ondersteuner. Resultaten verwerken in verbetercyclus en implementatie van verbeterpunten door de GROP-coördinator.
- 12 -
3
Procesbeschrijvingen
3.1
Proces GOR: Gezondheidsonderzoek bij Rampen
Uitgangspunten Bij een crisis kan de behoefte naar een gezondheidsonderzoek ontstaan. Dergelijk onderzoek zal met name op langere termijn noodzakelijk kunnen zijn. Mogelijk zal al in een vroege fase onderzoek opgestart moeten worden om gegevens voor de nulmeting te verzamelen. In de Wpg (hoofdstuk 2, artikel 2) staat ten aanzien van de rol van de GGD bij crises het volgende: De GGD draagt namens het college van burgemeester en wethouders zorg voor het via onderzoek verwerven van inzicht in de gezondheidstoestand van degenen die door een crisis worden getroffen en het adviseren van de bevolking over risico’s, inclusief gezondheidskundig advies over gevaarlijke stoffen, in het bijzonder bij crises of dreiging van crises. Procesbeschrijving en doel van het proces 1. Advisering over het al dan niet uitvoeren van gezondheidsonderzoek. De procesleider GOR vraagt, afhankelijk van de aard van de crisis: intern advies aan inhoudsdeskundigen IZB, MMK, PSH en ACGZ (GHOR). De DPG of de Vz-GGD-Ct kan de procesleider GOR (tijdens het crisisteam) hiervoor mandateren extern advies bij de expertgroep GOR van het centrum Gezondheid en Milieu (cGM) van het RIVM. Officieel is de DPG of het openbaar bestuur de adviesvrager voor het externe advies. Afhankelijk van de crisis kan de expertgroep al ongevraagd advies uitbrengen. 2. Besluiten tot al dan niet uitvoeren gezondheidsonderzoek. Het bevoegd gezag besluit over het al dan niet uitvoeren van gezondheidsonderzoek, het liefst in een opgeschaalde rampenbestrijdingsorganisatie. De DPG voert dit besluit uit. Als er niet is opgeschaald, beveelt het cGM aan om bestuurlijke coördinatie (dekking) te organiseren. Het besluit moet aangeven: of en zo ja welk onderzoek wordt uitgevoerd wie de hoofdaannemer is van de onderzoeksopdracht (in de regel de DPG) waar de (voor) financiering vandaan moet/kan komen hoe het gezondheidsonderzoek wordt ingebed in de verdere nazorgorganisatie. 3. Voortgangsbewaking van het gezondheidsonderzoek. Het GOR-proces staat onder leiding van de GOR-procesleider en deze is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het GOR-proces. Zij/hij adviseert binnen het GGD-crisisteam over de diverse inhoudelijke en organisatorische aspecten t.a.v. GOR, zoals de voor- en nadelen van het uitvoeren van GOR, de organisatorische en inhoudelijke consequenties, de te verwachten (beleids)informatie en de praktische uitvoerbaarheid. De procesleider GOR rapporteert in het GGDcrisisteam over de voortgang en zal de behoefte aan inzet en ondersteuning afstemmen. Protocollen en richtlijnen Handreiking Gezondheidsonderzoek na Rampen (RIVM maart 2014). Screeningsvragenlijst na incidenten (RIVM, april 2013). Model Draaiboek Gezondheidsonderzoek na rampen, werkdocument (RIVM, november 2009. Checklist en sjabloon t.b.v. aanvragen advies (GHOR HM, september 2009). Regionaal Crisisplan 2012-2015, deel 2 Geneeskundige zorg. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken GOR (zie bijlage 13). Samenwerkingspartners Centrum Gezondheid en Milieu, Expertgroep GOR, RIVM GHOR Hollands Midden
Kenmerk: rter
- 13 -
3.2.
Proces IZB: Infectieziektebestrijding
Uitgangspunten Uitbraken van infectieziekten vormen de dagelijkse praktijk voor een GGD. De meeste uitbraken kunnen met reguliere inzet, door het IZB-outbreakteam, aangepakt worden. In enkele gevallen is er sprake van een crisis en kenmerkt de uitbraak zich door: Noodzaak tot opschalen als er snel veel personeel nodig is Maatschappelijke onrust Onbekendheid als nog niet alle feiten op een rijtje staan Voorbeelden van een dergelijke crisis zijn: grootschalige uitbraken lokaal, regionaal of zelfs pandemisch zoals SARS, influenza (H1N1), vogelgriep-varianten en TBC. Ook grootschalige vaccinatiecampagnes kunnen opschaling noodzakelijk maken. Procesbeschrijving en doel van het proces Het proces IZB heeft tot doel de (verdere) uitbraak te voorkomen en bestaande gevallen zo goed mogelijk (laten) behandelen. Het bestaat grofweg uit de volgende stappen: 1. Ontvangst van de melding (index) 2. Bepalen en uitvoeren van beleid om verder verspreiding te voorkomen Bron bepalen en zo mogelijk uitschakelen (met interventies die de GGD op basis van de Wpg ter beschikking staan) Contacten inventariseren (van de bron en van de index) Voorlichting & informatie verstrekken (aan index, contacten, publiek, ketenpartners) Hygiëne-adviezen Waar mogelijk contacten beschermen met profylaxe (voorkomen van ziekte na blootstelling/besmetting) Preventieve vaccinatie (waaronder de grootschalige vaccinatiecampagnes) Het proces staat onder leiding van de procesleider IZB, die deelneemt aan het GGD-crisisteam. De IZB-procesleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het IZB-proces. Hij/zij adviseert binnen het GGD-Crisisteam over de diverse inhoudelijke en organisatorische aspecten t.a.v. IZB, zoals de geschatte omvang, ernst en impact van de ramp/crisis, het (extra) benodigde personeel, de risico’s op uitbreiding en/of verergering van infectieziekten etc. Hij/zij laat zich inhoudelijk adviseren door de deskundige artsen IZB en TBC. De GGD kent een 24/7 bereikbaarheidsdienst voor de infectieziektebestrijding. Protocollen en richtlijnen Het RIVM heeft voor het proces infectieziektebestrijding vele landelijke protocollen, draaiboeken en richtlijnen beschikbaar, zowel voor de reguliere situatie als voor de opgeschaalde zorg. De GGD HM beschikt ook over eigen relevante documenten, protocollen en werkafspraken. Het voert te ver om deze allemaal in dit GROP te specificeren, de belangrijkste zijn: Draaiboek Grootschalige Interventie door GGD bij infectieziekten (RIVM, april 2011). Diverse landelijke richtlijnen infectieziektebestrijding (RIVM). Regionaal Crisisplan 2012-2015, deel 2 Geneeskundige zorg. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken IZB (zie bijlage 14). Samenwerkingspartners Landelijke Coördinatie Infectieziektebestrijding (LCI), RIVM GHOR Hollands Midden
Kenmerk: rter
- 14 -
3.3.
Proces MMK: Medische milieukunde
Uitgangspunten Het proces MMK wordt ingeschakeld zodra het gaat om ongevallen, incidenten, rampen of crises waarbij de leefomgeving mogelijk leidt tot gezondheidsrisico’s voor bewoners, hulpverleners of passanten. Het gaat vooral om de nazorg bij incidenten met gevaarlijke stoffen. Het kan hierbij gaan om risicobeoordeling, advisering over eventuele uitvoering van gezondheidsonderzoek na rampen of (advisering over) crisiscommunicatie. Procesbeschrijving en doel van het proces Vanuit het reguliere MMK-proces kan via de GROP-structuur worden opgeschaald wanneer: er snel veel personeel nodig is er snel contact met andere disciplines / coördinatie nodig is er maatschappelijke onrust ontstaat, die de onrust bij de gemiddelde MMK-problematiek overstijgt. Tijdens een situatie die GRIP-opgeschaald is, wordt MMK-zorg in de acute fase geleverd door de GAGS-functionaris. Hieraan ligt een dienstverleningscontract met GGD/GHOR Regio Rotterdam ten grondslag. Alle vragen van GHOR-functionarissen komen dan rechtstreeks bij de GAGS terecht. Alarmering van het GGD-proces MMK via een GRIP-opgeschaalde situatie kan leiden tot twee vormen van MMK-inzet: nazorg: meestal kan dan volstaan worden met reguliere MMK-zorg ondersteuning tijdens de acute fase. In dit geval wordt de MMK opgeschaald via de GROPstructuur. De MMK-procesleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het MMK-proces. Zij/hij adviseert binnen het GGD-Crisisteam over de diverse inhoudelijke en organisatorische aspecten t.a.v. MMK, zoals de geschatte omvang, ernst en impact van de ramp/crisis, het (extra) benodigde personeel, de risico’s op uitbreiding en/of verergering van de medische milieukundige problematiek. De procesleider MMK wordt inhoudelijk ondersteund door de arts en verpleegkundige MMK. Protocollen en richtlijnen Het RIVM heeft voor het proces medische miliekunde vele landelijke richtlijnen opgesteld, zowel voor de reguliere situatie als in geval van opschaling. Diverse landelijke richtlijnen (RIVM). Regionaal Crisisplan 2012-2015, deel 2 Geneeskundige zorg. Procedure GAGS Hollands Midden, 1 november 2009 Dienstverleningsovereenkomst GAGS met Regio Rotterdam, 1 januari 2007 Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken MMK (zie bijlage 15). Samenwerkingspartners Centrum Gezondheid en Milieu, RIVM GGD/GHOR Regio Rijnmond: GAGS-functionaris. GHOR Hollands Midden
Kenmerk: rter
- 15 -
3.4.
Proces PSHOR: Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen
Uitgangspunten Vanuit de wettelijke taakstelling is de GGD verplicht om te beschikken over een actuele, geoefende en afgestemde psychosociale hulpverlening. Dit betreft zowel Psycho Sociale Hulpverlening bij incidenten (PSHi), die in Hollands Midden via het Calamiteitenteam is georganiseerd, als in opgeschaalde situaties via de Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (PSHOR). De structuur en organisatie waarin het PSH-proces in een rampsituatie wordt uitgevoerd is wezenlijk anders dan die bij kleinere incidenten, omdat de PSHOR dan onderdeel uitmaakt van de crisisorganisatie (GROP en/of GRIP). Maar de werkwijze en methodiek in geval van een ramp of bij een incident zijn hetzelfde: de werkwijze en methodiek van het Calamiteitenteam, zoals die in het Draaiboek zijn afgesproken, worden ook gevolgd in geval er sprake is van PSHOR. In dit GROP wordt daarom alleen de procesbeschrijving PSHOR gegeven. Het PSHOR-proces zal alleen in een GRIP-situatie van GRIP 2 of hoger van toepassing zijn. In geval van GRIP 0 of 1 is er voor de PSH het Calamiteitenteam Hollands Midden. Procesbeschrijving en doel van het proces De psychosociale hulpverlening heeft als doel het bevorderen van het herstel van de getroffenen en de omgeving bij een ramp of crisis door psychosociale ondersteuning, waarbij hulpverlening wordt verricht vanuit een steunend perspectief en/of een klinisch perspectief. Het uitgangspunt is dat de getroffenen in principe psychisch gezonde en autonome personen zijn met een normale reactie op een abnormale gebeurtenis. De GGD is coördinator van de PSHOR en levert de PSH-procesleider in het GGD-crisisteam. De PSH-procesleider is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het PSH-proces. Zij/hij adviseert binnen het GGD-Crisisteam over de diverse inhoudelijke en organisatorische aspecten t.a.v. PSH, zoals de geschatte omvang, ernst en impact van de ramp/crisis, het (extra) benodigde personeel, de risico’s op uitbreiding en/of verergering van de psycho-sociale problematiek. In een GRIP-2-of-hoger-situatie zal het PSHOR-proces gestart worden na telefonisch overleg tussen ODPG, ACGZ en LKT. Kernteam PSHOR De PSH-procesleider is een dubbelfunctie met de Leider PSHOR-Kernteam (LKT, een GHORfunctie). Dit is dezelfde persoon en/of een schaduw-procesleider PSHOR. De LKT/ProcesleiderPSHOR stemt via de Vz-GGD-Ct of rechtstreeks met diens medeweten af met de ACGZ in het ROT. Naast deze GGD-procesleider leveren GGZ, Kwadraad Maatschappelijk Werk en Slachtofferhulp Nederland een deelnemer in het Kernteam (Medewerker PSHOR-Kernteam, MKT). Het PSHOR-Kernteam werkt in teamverband onder voorzitterschap van de Leider Kernteam (LKT) op tactisch niveau aan de coördinatie van de psychosociale hulpverlening ten tijde van een ramp/crisis in de acute fase en in de eerste nazorgfase. In het PSHOR-Kernteam wordt beleidsmatige ondersteuning gegeven aan het PSOT-team (zie hierna) en aan het Calamiteitenteam (zie hierna), die beide op operationeel niveau zorgdragen voor de psycho-sociale hulpverlening. De LKT geeft leiding aan het PSHOR-proces , dus is ook verantvoordelijk voor de uitvoering van de PSHOR, zoals die door de PSOT-teams in de opvanglocatie wordt uitgevoerd. Daarvoor werkt de LKT nauw samen met de Leider Psychosociaal Opvangteam (LPO, tevens een GHOR-functie). Psychosociaal Opvangteam Indien er bij een ramp of crisis tevens een opvanglocatie wordt ingericht (gemeentelijk proces), dan kan er ook een Psychosociaal Opvangteam (PSOT) worden samengesteld, dat in een opvanglocatie wordt ingezet om uitvoering te geven aan het PSH-proces. Zij/hij staat daarbij onder leiding van de Leider Pschosociaal Ovangteam (LPO, GHOR-functie) en rapporteert en adviseert deze over de PSHproblematiek. De focus ligt daarbij op het signaleren van ernstige PSH-problematiek onder getroffenen, voor wie extra professionele hulp noodzakelijk is. Kenmerk: rter
- 16 -
De Leider Psychosociaal Opvangteam (LPO) heeft tot taak in een opvanglocatie de psycho-sociale hulp, die door het PSOT-team uitgevoerd wordt, te coördineren. Zij/hij geeft daartoe leiding aan het PSOT. Zij/hij stemt daarover vooral af met de Leider PSH-Kernteam (LKT) over de diverse inhoudelijke en organisatorische aspecten van de PSH in de opvanglocatie, zoals de geschatte omvang, ernst en impact van de ramp/crisis en het (extra) benodigde personeel. Binnen de opvanglocatie stemt de Leider PSOT vooral af met de leider van de opvanglocatie (gemeentelijke taak). De leidraad bij de bemensing van PSOT is dat er één MPO per 8-10 slachtoffers en één LPO per 5-8 MPO’ers. Uiteraard is dit afhankelijk van de aard en omvang van de ramp. Gemiddeld bestaat een PSOT dus uit 10 medewerkers. Als in een opvanglocatie 100 mensen worden opgevangen, zal in de regel één PSOT voldoende zijn. Indien meerdere PSOT’s tegelijk worden ingezet, heeft elk PSOT een eigen leider en is er één coördinerend LPO extra. Elk PSOT wordt na 8 uur afgelost. Binnen deze 8 uur is tijd gereserveerd voor uitleg, evaluatie en overdracht. Dat betekent dat de effectieve tijd zo’n 6 uur zal bedragen. Enkele GGD-medewerkers zijn benoemd, getraind en opgeleid als MPO. GGZ, SHN, Kwadraad MW. en BJZ leveren tevens MPO’s. LPO’s zijn afkomstig van GGZ of Kwadraad MW. PSHOR-ketenpartners Uit het voorgaande is duidelijk geworden dat der GGD de PSHOR vooral coördineert. De uitvoerinmg daarvan kan de GGD niet alleen. Dat geldt zowel voor de acute fase als in de fase van nazorg. De GGD heeft daarom afspraken gemaakt met vier regionale ketenpartners. Schematisch zijn de in 2014 gevraagde bijdragen van de PSHOR-partners als volgt: PSHOR-partner GGD Hollands-Midden GGZ Rivierduinen Kwadraad, maatschappelijk werk SlachtofferHulp Regio Middenwest
LKT 6 -
Bureau Jeugdzorg (tot 1/1/2015* )
-
MKT 4 3 Piketdienst teamleider -
LPO 10 5 -
MPO 7 dezelfde 10 30 (inclusief de 5 LPO’s) Uit vrijwilligerspool SHN
-
10
*Bureau Jeugdzorg is vanaf 1 januari 2015 gereorganiseerd tot Jeugdbescherming West. Een deel van de ‘oude’ BJZ-medewerkers is vanaf die datum in dienst bij de sector Maatschappelijke Zorg en Veilig Thuis van de GGD HM. Momenteel wordt getracht de MPO’s onder die medewerkers te behouden voor die taak. Datzelfde geldt voor de MPO’s die in dienst zijn van de nieuwe organisatie Jeugdbescherming West. In 2015 zullen de afspraken tussen de GGD en de vier ketenpartners herbevestigd worden en zal de samenwerking in een overeenkomst worden vastgelegd. Calamiteitenteam Tot slot is er in de PSHOR een taak weggelegd voor het Calamiteitenteam. Het gaat dan om operationele taken op het gebied van de psycho-sociale hulpverlening. Zolang de opgeschaalde GRIP-situatie van toepassing is doen zij deze taken onder verantwoordelijkheid van het PSHORKernteam. En als er sprake is van een opgeschaalde GROP-situatie (zonder GRIP) dan werkt het Calamiteitenteam onder aansturing van de procesleider PSH in het GGD-crisisteam. In een afgeschaalde situatie werkt het Calamiteitenteam regulier en wordt de coördinatie verzorgd door een Caco afkomstig van de GGD. Dit kan één van de zes procesleiders PSH-zijn, maar ook de andere GGD-Caco’s zijn voor deze taak opgeleid. Het Calamiteitenteam bestaat verder uit medewerkers van diverse andere organisaties, zoals SHN, GGZ, Kwadraad MW en Jeugdbescherming West (voorheen BJZ) en staat onder leiding van een GGD-Calamiteitencoördinator.
Kenmerk: rter
- 17 -
Het Calamiteitenteam zal veelal pas aan de slag gaan als de eerste acute fase voorbij is en de nazorg voor de slachtoffers en andere betrokkenen uitgevoerd moet worden. Zie voor de afspraken over de inzet van het Calamiteitenteam bij rampen bijlage 12.
Protocollen en richtlijnen Overeenkomst PSHOR met ketenpartners (NB. Vanwege de transities en de reorganisaties in de Jeugdhulpverlening is deze overeenkomst nog niet getekend. Er zijn wel mondelinge afspraken gemaakt, welke per mail zijn bevestigd.) Convenant Calamiteitenteam Hollands Midden Draaiboek Calamiteitenteam Hollands Midden Werkinstructie Leider PSHOR-Kernteam (concept-versie, oktober 2014) Werkinstructies LPO en MPO (nog in voorbereiding) Uitvraagprotocollen Alarmering PSHOR door Erasmusbrug Zorglijn voor: o LKT/PSH-procesleider o MKT o LPO o MPO o Calamiteitenteam-bij-ramp Multidisciplinaire Richtlijn (Stichting Impact, 2014) Proces PSH, Handreiking voor GGD’en (Stichting Impact, concept-versie 2014) Regionaal Crisisplan 2012-2015, deel 2 Geneeskundige zorg. Afspraken tussen GGD en GHOR m.b.t. raakvlakken PSHOR (zie bijlage 16). Samenwerkingspartners GGZ Rivierduinen: Volwassenen, Ouderen en Kinderen en Jeugd Kwadraad, Maatschappelijk Werk Slachtofferhulp Nederland regio Middenwest Jeugdbescherming West Centrum Gezondheid en Milieu, RIVM Stichting Impact, inclusief Arq GHOR Hollands Midden
Kenmerk: rter
- 18 -
Schematisch
Kenmerk: rter
- 19 -
3.5.
Proces O&O: Organisatie en Ondersteuning, inclusief voorzittersrol en informatiemanagament
Uitgangspunten: Procesbeschrijving en doel van het proces Onder het proces O&O vallen alle organisatorische en ondersteunende zaken die nodig zijn om het GGD-Crisisteam optimaal te laten functioneren. Allereerst betreft dit de voorzittersrol en diens rechterhand, de informatiemanager. Daarnaast gaat het over zaken als registratie, faciliteiten, financiën, logistiek en personeel. Als laatste ondersteunt het proces O&O het beheer van het GROP door informatie aan te leveren voor de evaluatie en rapportages.
Voorzitterstaak De voorzitter geeft tactisch leiding aan het GGD-Crisisteam, draagt zorg voor goede multidisciplinaire samenwerking, adviseert de DPG over tactische beleidsvraagstukken en rapporteert over de voortgang in de bestrijding van de ramp/crisis. De voorzitter van het GGD-Crisisteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en voor de interne afstemming van werkprocessen, voor de oproep/inzet van medewerkers, voor de coördinatie van de op- en afschaling van de GGDprocessen en bewaakt de financiën. Zij/hij is binnen de GGD het aanspreekpunt voor de GHOR, gemeenten en andere ketenpartners. De voorzitter wordt bij zijn/haar taak ondersteund door de informatiemanager en de secretarieel en facilitair ondersteuner. Indien noodzakelijk kan hij/zij buiten het GGD-crisisteam een beroep doen op een personeelsadviseur en/of een financieel medewerker. Bij de personele aspecten gaat het om zaken als: Tijdige aflossing van medewerkers, zowel leden van het GGD-crisisteam zelf als overige betrokkenen. Registratie van (over)werk en uitbetaling daarvan. Bewaken van de fysieke en emotionele belasting van betrokken medewerkers, tijdens het crisisproces en na afloop daarvan via nazorg. Bij de financiële aspecten gaat het om: begroting maken van de verwachte kosten bij de start van het crisisteam nagaan of dekking of compensatie van de kosten mogelijk is financiële consequenties van besluiten van het crisisteam calculeren alternatieven onderzoeken monitoren van reële kosten ten behoeve van opstellen tussentijdse rapportages zorgdragen voor de benodigde mandatering en besluitvorming opstellen financiële eindrapportage en realiseren van de dekking in overleg met de (O)DPG en de afdeling financiën Informatiemanagement De informatiemanager coördineert de informatiestromen in het GGD-Crisisteam en vanuit het GGDcrisisteam met de eigen GGD-organisatie en/of ketenpartners. De informatiemanager verzamelt, beheert, analyseert en verwerkt de informatie en ondersteunt op die wijze de Voorzitter van het GGDcrisisteam. In de vergaderingen van het GGD-crisisteam houdt de informatiemanager de informatieborden bij aan de hand waarvan de BOB-cyclus (Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming) plaatsvindt en de actiepunten worden uitgezet. Op deze manier hebben alle betrokkenen binnen en (in GRIP-situaties) buiten de GGD een gelijkluidend totaalbeeld van de actuele situatie en feiten rond een ramp of crisis. In de eerste uren na de melding van de crisis zal doorgaans steeds meer informatie beschikbaar komen (startbeeld). Ontbrekende informatie wordt aangevuld tijdens het Crisisteamoverleg en wordt zo nodig opgehaald bij sleutelfiguren. Deze informatie moet adequaat worden verwerkt en verspreid. De
Kenmerk: rter
- 20 -
informatiemanager werkt daarvoor nauw samen met de voorzitter en met de communicatieadviseur (proces crisiscommunicatie). Secretariële ondersteuning De secretariële ondersteuner notuleert de vergaderingen van het GGD-Crisisteam, zorgt voor het bijhouden van een actuele actie- en besluitenlijst en bewaakt de voortgang. Samen met de voorzitter GGD-crisisteam stelt de secretarieel ondersteuner situatie-rapporten op (zie SITRAP, formulier 2). Het uitreiken van evaluatieformulieren (formulier 3) aan betrokkenen en het verzamelen van logboeken en overige registratiematerialen voor de evaluatie behoort ook tot de taken. Op verzoek van de Vz-GGD-Ct kan de secretarieel ondersteuner behulpzaam zijn bij het opstellen van evaluaties en rapportage voor de directie en het GGD-bestuur. Facilitaire ondersteuning De facilitair ondersteuner draagt zorg voor de benodigde materialen, presentatiemiddelen middelen en voorzieningen in brede zin; (vergader)ruimtes, locaties, catering en houdt overzicht van de kosten hiervan. In opdracht van de VZ-GGD-Ct en in overleg met de afdeling Personeelszaken draagt hij/zij zorg voor de aflossing van GGD-medewerkers, zodat tijdige en passende aflossing van het crisisteam en andere betrokkenen wordt geregeld. Ook kan de facilitair ondersteuner door de Vz-GGD-Ct gevraagd worden om de overwerkregistratie en overig administratie af te handelen. Desgewenst helpt zij/hij de ICT-ondersteuner bij diens werkzaamheden. ICT-ondersteuning De ICT-ondersteuner draagt zorg voor de noodzakelijke verbindingsmiddelen zoals telefonie, computers, internetverbinding, radio/tv, beamer, noodstroomvoorzieningen, telefonisch vergaderen en zorgt ervoor dat storingen zo spoedig mogelijk opgelost worden. Zij/hij helpt de facilitair ondersteuner bij diens werkzaamheden. De ICT-ondersteuning wordt geleverd door de dienstdoende piketfunctionaris (hard piket, 24 uur bereikbaarheid). Protocollen en richtlijnen Uitvraagprotocollen Erasmusbrug Zorglijn voor (zie bijlage 3 en 4): o Voorzitter GGD-crisisteam o Deelnemers GGD-crisisteam Samenwerkingspartners GHOR: met name de ACGZ en HIN in het ROT (GRIP-situatie) ODPG in Beleidsteam (GRIP-situatie) en/of DPG (geen-GRIP-situatie) Personeelszaken (intern) ICT (intern) Facilitaire zaken (intern) Financiële afdeling (intern) Communicatie (intern)
Kenmerk: rter
- 21 -
3.6.
Proces CC: Crisiscommunicatie
Uitgangspunten Wanneer zich een crisis voordoet, is het van essentieel belang dat alle betrokkenen binnen de GGD, samenwerkingspartners en het publiek goed geïnformeerd worden. Optimale communicatie is vaak een heel belangrijk element in de bestrijding van de crisis. Het doel van crisiscommunicatie is gebaseerd op drie uitgangspunten: Informatievoorziening: wat is er feitelijk aan de hand? Betekenis geven: duiden van de crisissituatie en in breder perspectief plaatsen Handelingsperspectief: uitleg en instructies gericht op het beperken van de schade voor en door (doelgroepen in) de samenleving In algemene zin is het doel van crisiscommunicatie dat doelgroepen, zowel slachtoffers, overige betrokkenen, als hulpverleners de risico’s kennen, weten welke maatregelen er genomen worden en wat er van hen verwacht wordt in de bestrijding van de crisis en daarnaar handelen. Procesbeschrijving en doel van het proces De communicatieadviseur adviseert binnen het GGD-Crisisteam over de interne en externe communicatie met de pers, zorgprofessionals, ketenpartners, de (betrokken) inwoners en de eigen GGD-medewerkers. De communicatie-adviseur adviseert tevens over de beantwoording van algemene telefonische vragen van burgers en instellingen en over specifieke publieks- en mediainformatie. De communicatieadviseur zorgt voor delen van de informatie met gemeente(n), GHOR en ketenpartners in de witte kolom. Hij/zij coördineert de benodigde communicatie-acties en kan daarbij de hulp inroepen van andere communicatie-medewerkers binnen de GGD. Er zijn vijf specifieke taken te onderscheiden die afhankelijk van de aard en omvang van de crisis, over de beschikbare communicatie-capaciteit verdeeld moet worden: Pers en sociale media (op basis van omgevingsanalyse) Publiek Callcentre: samen met inhoudsdeskundigen opstellen/checken van vraag- en antwoordenlijsten (FAQ’s) Interne communicatie Administratieve ondersteuning Callcentre: De GGD HM geeft er de voorkeur aan een eigen Callcentre in te richten en dat te bemensen door beschikbare eigen GGD-medewerkers aangevuld met geïnstrueerde oproepkrachten (studenten geneeskunde en verpleegkunde. Het callcentre zal in dat geval fysiek gebruik maken van het KCC (Klanten Contact Centrum), waarbij er vijf lijnen voor het rampencallcentre vrijgemaakt kunnen worden (onder één en hetzelfde telefoonnummer), waarnaast het KCC nog regulier door kan functioneren met drie lijnen. In geval van nood zijn zelfs alle 8 lijnen tegelijk voor het rampen-callcentre beschikbaar, maar dan is er geen regulier KCC meer. De ervaingen tot nu toe leren dat dit voldoende is. De fysieke en technische inrichting van het callcentre is een taak van facilitair - en ICT-ondersteuning samen met de KCC-manager. Protocollen en richtlijnen Crisiscommunicatieplan bij GROP Hollands Midden (februari 2015) Samenwerkingspartners Afdelingen communicatie (persvoorlichting/woordvoering) van de gemeenten in Hollands Midden Veiligheidsregio Hollands Midden: in een GRIP-situatie is de betreffende gemeente leidend: communicatie-acties van de GGD worden dan ook met die gemeente afgestemd. Andere Veiligheidsregio’s (bij regiogrens-overstijgende rampen): via de gemeentelijke afdelingen Communicatie Communicatieadviseur van de GHOR Hollands Midden Ketenpartners in de zorg Landelijke instanties zoals RIVM, ministeries, de Voedsel- en Warenauthoriteit Kenmerk: rter
- 22 -
