GITP
Inge Telting
Crisis! What Crisis!
Inge Telting
Even voorstellen > > >
Inge Telting Consultant GITP Medezeggenschap / ORC Werkgebied: Reorganiseren met draagvlak
Trefwoorden (in willekeurige volgorde) > Procesbegeleider & inhoudelijk adviseur, Strategisch Human Resources, stakeholder benadering. Op zoek naar knoppen en hendels in plaats van sloten en grendels. Mijn strategie: > Maak mensen medeverantwoordelijk voor hun stukje in de vertaling en uitvoering van strategie: ‘creëer maximaal draagvlak door eigenaarschap’.
2
Inge Telting
Thema’s voor nu: > Een blik op veranderen: – Fases van een organisatie – Urgentie bepaalt werkwijze > Voorbeeld van organisatieverandering – Large Scale Interventie creëert draagvlak en medeverantwoordelijkheid
3
GITP
Inge Telting
De blik op veranderen
door innovatie
Inge Telting
Huidige crisis > > >
Hoe overleef ik met mijn organisatie de huidige economische crisis? Wat maakt huidige crisis anders dan voorgaande crises? Wij horen geluiden als: – Vraaguitval steil – Vraaguitval door hele keten heen – Heel moeilijk om financiering te krijgen, ook voor financieel redelijk gezonde bedrijven – Het blijft maar doorgaan – Is dit herkenbaar? – Verder krimpen en bezuinigen kan niet meer (geen vet meer op het lijf)
>
Herkenbaar?
5
Inge Telting
Ingrijpen? Maar hoe dan? > Denk nou niet: – Hé een buitje…ik zet de paraplu op…. – Als de bui over is, is het vóór en ná de bui hetzelfde – En dat doet de Nederlandse overheid!
> Nee…denk alsof je van Zwitserland door de Gotthardtunnel naar Italië reist…. – Begin en einde van de reis zijn totaal anders – De landschappen zijn totaal verschillend
> Grijp NÚ de kans en creëer een nieuw perspectief!
6
Inge Telting
Nieuw perspectief: visueel weergegeven Dood
´Opnieuw´ beginnen
Leven
Dood winter
lente
zomer
herfst
winter
lente
zomer
herfst
2410-14A.28 7
Inge Telting
Omgang met crisis, passend bij fase van organisatie 2
3 3. Kosten reduceren: bestaande product / werkwijze met minder middelen realiseren
2. Bestaande werkwijze / producten verbeteren
4
1
4. Product / werkwijze vernieuwen
1. Nieuwe werkwijzen / producten ontwikkelen 8
Inge Telting
Zowel people-focus als de technologie-focus hebben eigen SDe RODE-CURVE Curves > De relaties met klanten, medewerkers, Onderhoud Service
Op zoek naar nieuwe klantbehoeften
allianties, leveranciers, partners hebben allemaal hun eigen specifieke performance-flow en veranderingen
Opleveren contracteren
De BLAUWE-CURVE > De relaties met inhoud, technologie, materie, know how hebben allemaal een eigen performance-flow and veranderingen
Vinden van klantbehoeften Netwerken
Quality control
Financiele controle
>
Beide Curves moeten permanent ´gealigned´ zijn om te ´performen´.
>
Zoals mensen zich thuisvoelen op een bepaalde positie op de curve, zo voelen ze zich ook meer thuis bij de rode óf blauwe curve.
Optimaliseren Productie Opleveren Upschalen Research & Testfase development
9
Inge Telting
Veranderfase weergegeven door “zalmsprong”: diversiteit noodzakelijk! Alignment: waarden, visie, strategie
Zorg voor sterk doelbewustzijn
Zorg voor een stevige (veilige) basis in leiderschap hetWaardengedreven midden van de turbulentie
Communiceer monitor het Wees bewusten van alle informatie turbulente systeem
Gebruik de kracht van het water, als Ga om met weerstand het ´zichzelf in beweging zet´
Waag deeen sprong! Creëer kritische massa
10
Inge Telting
Het “Feed Forward” vs “Feed Back” dilemma
Escher's Val: Witte ruiters en witte paarden Ondernemers, kansen zien en creëren. Nieuwe concepten en ideeën. Verbinders: kennen de klant en medewerkers.
een vriend verandert in een vijand Zwarte ruiters en zwarte paarden Boekhouders: op controle, efficiency, kwaliteit, kosten Gericht. Korte termijndenken. De helden in crises. 11
Inge Telting
Wat zijn uw dilemma´s bij deze crisis? > In welke fase zit u met uw bedrijf? > Heeft u vertrouwen dat u in deze crisis de juiste keuzes heeft gemaakt? > Beschikt u over de juiste mensen / rollen die de vernieuwing kunnen starten om in een groeistrategie te komen? > Zijn de huidige plannen toereikend? Worden de kansen die er liggen herkent en opgepakt?
> Hoe denkt u uit deze crisis te komen?
12
Inge Telting
Innovatie en crisis > In crisistijd is innovatie vaak kind van de rekening. Géén geld, saneren. > Hoe te voorkomen? Anticyclisch handelen. > Diversiteit aan mensen helpt: vernieuwers, verbinders, organisatoren, kwaliteitsmensen, ´controllers´
13
Inge Telting
Kijk op veranderen > Veranderen is al langere tijd “sexy”: veel theorieën en aanpakken over > Meer wegen die naar Rome leiden > Veranderen heeft met loslaten en kwetsbaar opstellen te maken: hebben we weliswaar nu maar kort de tijd voor: maar… mag tóch! > Onze kijk op veranderen: veranderen is organisch proces, geen project
14
Inge Telting
Noodzaak tot veranderen > Wat is noodzaak? > Wat gebeurt er als er niets verandert? > Op welke termijn? > Met andere woorden: hoe urgent is de situatie?
15
16
Inge Telting
Het klokmodel 11.55
12 uur 11uur
Pioniersfase Crisis
11.15
11.45
Terugval
Stabiliseren
11.30
17
Inge Telting
Het klokmodel •“Bank” op de stoep. Onder curatele? •Organisatie in crisis •Financieel ongezond 11.55 •Zoeken naar nieuwe mogelijkheden •Stuurloos, ad hoc beslissingen •Crisismanagement
Crisis
12 uur 11uur
•Groeiende markten, niches •Groeiende producten en diensten •Organisatie met visie •Gericht op taken en opdrachten
Pioniersfase
11.15
11.45
Terugval
•Slechte feedback van afnemers en klanten •Slecht renderende dienstverlening •Onduidelijkheid over richting en maatregelen 11.30 •Financieel rode cijfers / val in banchmark / kwaliteit •Conflicten binnen management •Energie richt zich naar binnen
Stabiliseren
•Stabiele herkenbare dienstverlening •Financieel gezond •Organisatie goed beheersbaar •Organisatie weet wat ze wil
Inge Telting
Het klokmodel •“Bank” op de stoep. Onder curatele? •Organisatie in crisis 11.55 •Financieel ongezond •Zoeken naar nieuwe mogelijkheden •Stuurloos, ad hoc beslissingen •Crisismanagement
Herstructureren
12 uur 11uur
Crisis
•Groeiende markten, niches •Groeiende producten en diensten •Organisatie met visie •Gericht op taken en opdrachten
Pioniersfase
11.15
11.45
Stabiliseren
Terugval Reorganiseren •Slechte feedback van afnemers en klanten •Slecht renderende dienstverlening •Onduidelijkheid over richting en maatregelen •Financieel rode cijfers / val in banchmark / kwaliteit •Conflicten binnen management •Energie richt zich naar binnen
Innoveren
(re)vitaliseren 11.30
•Stabiele herkenbare dienstverlening •Financieel gezond •Organisatie goed beheersbaar •Organisatie weet wat ze wil
Inge Telting
Wat leert het model? > De kunst is: hoe blijven we of komen we weer in het ´tweede kwart´? (11.15-11.30 uur) > Revitaliseren is belangrijkste taak van management: continue zorgdragen voor motivatie, flexibiliteit en sturen op acceptatie. > 11.30 uur is vaak een moment dat wordt ontkend. > Vóór 11.30 uur: revitaliseren, ontwikkelen. > Ná 11.30 uur: reorganiseren, harde maatregelen, saneren, nieuwe keuzes. > Organisaties/diensten/afdelingen verkeren vaak in verschillende tijdsvakken
19
Inge Telting
Checklist verschillende veranderingsaanpakken > > > > > > > > > > > >
Ontwerpbenadering. Topdown Oplossingsgericht Stabiele eindsituatie. Blauwdruk Crisissituatie (5 voor 12) Grootschalig, uniforme invoering Werken volgens voorschriften, taakgericht leidinggeven. Gericht op beheersing Grote weerstanden Lineair proces Strakke normen + planning ´tell´en ´sell´communicatie
> > > > > > > > > >
Ontwikkelbenadering. Bottum up Probleemgericht Veranderingsvermogen Voldoende tijd Kleinschalige doorvoering, differentiatie Participatie, ondernemen, risico en dialoog Beperkte weerstanden wegnemen Vanuit bestaande organisatie verbeteren. ´buy´en ´join´communicatie
20
Inge Telting
Vraag > Hoe laat is het in jullie organisatie? > Waarom? > Welke veranderingsmethode zie je? Lijkt het op ontwerp of meer op ontwikkelen?
21
22
Inge Telting
GITP
Inge Telting
Voorbeeld uit de praktijk:
Large Scale Interventions in de Thuiszorg
Inge Telting
Ontwikkelingen tot nu toe (1) Hiervoor een aantal pogingen tot positionering van de Thuisbegeleiding. Aanleiding: > Veranderingen financiering > Opkomst van andere dienstverleners > Structuurvraagstuk in de positionering en aansturing van het team – Toenemend belang van de netwerkfunctie richting gemeente – Lacune op inhoudelijke aansturing – Toenemende inhoudelijke kennis nodig van psychiatrie, geriatrie en ontwikkelingen – Positionering van specialistisch product (voor een kleine markt) vraagt om relatief hoge investering. Diverse oplossingen geïmplementeerd: > Scholing > Inhoudelijke expertise > Strategische keuze: integratie in de grotere teams (met een andere dienstverlening)
Inge Telting
Ontwikkelingen tot nu toe (2) Evaluatie 2012 > Werklast niet evenwichtig verdeelt over de regio’s. > Scholing voorziet niet in de behoefte. > Binding met de organisatie is weg. > De standaard werkmiddelen zijn niet op maat. > Verschillen in aansturing door inhoudelijke specialisten en teamleiders als gevolg van te weinig kennis / affiniteit met het product en specifieke cliëntsysteem.
Inge Telting
Large Scale Interventie als aftrap voor verandering Vooraf > ! strategische keuze bij vooraf: We gaan door met deze dienstverlening. > ? Maar hoe moeten we het inrichten, aansluiten, structureren en faciliteren? > Welke problemen zijn er, en welke oplossingen zijn mogelijk? Doelstelling > Een evaluatie van de huidige structuur van Thuisbegeleiding. > Breed gedragen aanbevelingen om te komen tot een optimale structuur en inrichting van Thuisbegeleiding
Inge Telting
Werkwijze >
Vooraf: Serie interviews met manager, planner, wijkverpleegkundigen en een 5-tal Thuisbegeleiders – Overzicht van kaders en randvoorwaarden – Commitment voor uitslag onder de directie – Jargon
>
LSI fase 1: Gesprek met alle teamleden en aantal betrokken medewerkers
>
Tussenmoment: Conceptrapport presentatie aan management. Bepalen van verdere kaders
>
LSI fase 2: werkconferentie om de resultaten te vertalen Plenaire terugkoppeling aan het team en andere belanghebbenden – –
Advies GITP Besluit management + aftrap nieuwe organisatie.
Inge Telting
Opstellen agenda via Open Space
29
Inge Telting
Werkwijze: oplossingsfabriek
30
Inge Telting
Werkwijze: oplossingsfabriek
31
Inge Telting
Werkwijze: oplossingsfabriek
32
Inge Telting
Werkwijze: oplossingsfabriek
Inge Telting
Gesignaleerde Knelpunten Strategie > Onzichtbare strategie, > Gebrekkige profilering en positionering, > Interne concurrentie, > Geen eenduidige uitvoering van beleid. Structuur en inrichting > geen onderdeel van het grotereteam: ander cliëntsysteem, werkwijze, en andere professionele vraagstukken. > Gemis aan klankbord en steun bij crisis en op inhoudelijk gebied, > Werklast niet evenwichtig verdeeld, Professie > Verloop van expertise en inzetbaarheid, > Behoefte aan professionalisering (intervisie en casuïstiek), Systemen en werkmateriaal > Werkmateriaal is niet up to date, > Administratieve organisatie is niet passend voor het product.
Inge Telting
Belangrijkste oplossingen > > > >
Aansturing moet Inhoudelijk kundig zijn en affiniteit met product hebben Dringende behoefte aan professionalisering Duidelijke positionering van het product Verschillende rollen binnen het team – 'De marketeer': gericht op interne en externe profilering – 'De coördinator': gericht op het coördineren, casten en plannen – 'De kennisbank': als inhoudelijk aanspreekpunt (bij crisis) en tevens organisa-tor van scholing en ontwikkeling in samenwerking met de andere 'kennisbanken'. Bovenstaande vraagt om: duidelijke strategische keuze en doorvertaling naar de rollen en taken van De manager: Vermarkten van het product, De Wijkverpleegkundige: bij indicatiestelling Thuisbegeleiding als dienst kunnen neerzetten, Het wijkteam: herkennen welke vraagstukken specifiek om Thuisbegeleiding vragen, Facilitering op maat, Meer regelruimte. Dit komt niet goed van de grond in het huidige model.
Inge Telting
Advies Structuur en inrichting Thuisbegeleiding > >
> > > >
Strategische keuze voor Thuisbegeleiding als product vraagt om een duidelijke positionering, afbakening en belijden van deze keuze. Kies een structuur en inrichting die zorgt voor een thuishaven: – Een specialistische groep voor collectieve vraagstukken: professionalisering, marketing en systemen en materialen, – Twee sub-teams voor dagelijkse aangelegenheden en werkoverleg, – Per sub-team invullen van de rollen van marketeer, kennisbank en coördinator, – Regelmatige afstemming tussen de sub teams over coördinatie en verdeling workload en best practises in marketing Thuisbegeleiding. Wmo kan leiden tot gemeentelijke verschillen in afname product. Keuze voor Thuisbegeleiding vraagt om visie op minimum aanbod. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor binnenhalen van financiering en spreek deze mensen er op aan (onderdeel van functioneren en beoordelen). Op maat gesneden facilitering, systemen en werkmateriaal Betrek Thuisbegeleiders bij het uitwerken van de businesscase.
Inge Telting
Aftrap op weg naar de toekomst Er zijn een aantal zaken die moeten worden georganiseerd: > Scholing en professionaliteit > Coördinatie (planning e.d) > Systemen en formulieren > Marketing intern en extern 4 werkgroepen moeten opgestart worden.
Nu nog doen: aanzet tot de opdracht voor de werkgroepen Werkwijze Carrousel: 4 thema’s + tafel dame of heer 10 minuten per ronde brainstormen Wat wordt de opdracht voor de werkgroepen? Wat moet de werkgroep verder regelen? Iedereen wordt ergens bij betrokken. Heb je een voorkeur voor een thema? Geef dat dan aan
Inge Telting
Najaar 2012
37
Inge Telting
Eerste trajecten > Overlegcoach: diverse projecten en een artikel in OR Informatie
> Corporate Ownership - Project bij Evean NHN: Vraagstuk over inrichting en ophanging van de dienstverlening ‘Thuisbegeleiding. 38
Inge Telting
Crisis: mondt vaak uit in veranderingsfase Consistentie
Afstemming
Kritische massa
Permanente Dialoog
Omgaan met weerstand
Goed doorvoeren van veranderingen houdt in: sturen op alle 5 elementen tegelijkertijd 39
Inge Telting
Fase van een organisatie, schematisch weergegeven
40
Inge Telting
Fases van organisaties koppelen aan: - drijfveren van mensen op invloed / beslisposities - oriëntatie van afdelingen Focus op verleden
Focus op groei
Focus op toekomst
Zijn drijfveren, oriëntaties en bijbehorend gedrag afgestemd op fase van de organisatie en op bijbehorende doelen?
41
Inge Telting
42
