gemeente Eindhoven
Raadsnummer Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer
13R5262 13bst00442 8 maart 2013 13.10.453
Raadsvoorstel''Lezen, leren en innoveren in perspectief'' (oorspronkelijk raadsvoorstel met nadere toelichting en aangepast raadsvoorstel) Inleiding Het raadsdossier (Transitie bibliotheekfuncties) is op 30 oktober 2012 tijdens de behandeling door de commissie MC op verzoek van de commissie door de portefeuillehouder teruggenomen in afwachting van de definitieve voorstellen voor de bibliotheekinnovatie en de financiële uitwerking daarvan. Deze voorstellen treft u hierbij aan. Beslisvoorstellen en bijlagen die deel uitmaakten van het raadsdossier Transitie Bibliotheekfuncties zijn, voor zover nog relevant, verwerkt in dit dossier. Over het in ‘Transitie Bibliotheekfuncties’ opgenomen verzoek om alvast financiële middelen te reserveren voor de toekomstige transitiekosten en daartoe een in 1996 verstrekte lening te mogen gebruiken, heeft de raad met instemming besloten. (12BST02019, de facto vooralsnog €1.213.230). Een extra frictie van 442k die in 2013 ontstaat als gevolg van het besluit van de raad om de sluiting van vestigingen uit te stellen is verwerkt in de reorganisatiekosten in dit nu voorliggende dossier omdat hiermee geen rekening kon worden gehouden in de exploitatiebegroting van de BE voor 2013. De Bibliotheek Eindhoven (BE) heeft voor 2013 een nagenoeg sluitende begroting aangeleverd waarin rekening is gehouden met de derde tranche bezuinigingen ter hoogte van €750.000 . Daarmee is per 1 januari 2013 vijfentwintig procent zijnde €1.500.000 structureel bezuinigd ten opzichte van het subsidieniveau 2010. Hoewel de begroting aannames bevat en risico’s kent vanwege de lopende reorganisatie en afbouw van personeel, is er voor dit moment geen reden om aan te nemen dat het opgenomen begrotingstekort van 3,8% niet kan worden opgevangen. BE heeft aangegeven het tekort te willen beperken door kosten waar mogelijk te drukken en investeringen uit te stellen. Een eventueel restant zal drukken op het vermogen van de BE. Met de raad is afgesproken dat voorafgaand aan de behandeling van de kadernota voor 2014-2017 een integraal beslisdossier wordt voorgelegd waarin een innovatieprogramma voor de bibliotheek van de toekomst wordt gepresenteerd in combinatie met een deugdelijke en transparante financiële paragraaf. Een
Raadsnummer
13R5262
expertteam onder leiding van de heer van Hamersveld heeft van het college het verzoek gekregen om voorstellen voor dit innovatieprogramma (fase 2 experttraject) te ontwikkelen, gebaseerd op de resultaten uit de eerste fase van het experttraject dat in de eerste helft van 2012 is uitgevoerd. De resultaten van de 1e fase staan in het rapport ‘’Zonder kaft of ezelsoren?’’ dat voor de zomer 2012 door het college is vastgesteld en waarmee vervolgens de raad is geïnformeerd. Een en ander sluit naadloos aan op wat door de raad op 26 juni 2012 is vastgesteld op basis van het raadsdossier ‘’Eindhovense bibliotheekfuncties in nieuw perspectief’’. De daarbij ingediende motie M25 is aanleiding geweest voor een toezegging dat tussentijds, in het najaar van 2012, zou worden gekomen ‘met een evaluatie (NB: pilot Berckelhof) en met de verdere doorontwikkeling’. De bibliotheekfuncties verkeren in een transitie naar nieuw toekomstprofiel. In de bijgevoegde notitie ‘Odyssee BE’ (bijlage 1b) heeft de stuurgroep van het experttraject Bibliotheek van de Toekomst in nauwe samenspraak met de BE uitwerking gegeven aan een toekomstbestendige en innovatieve variant, een sober alternatief hiervoor (voorkeursvariant) én ook aan de uitwerking van basaal alternatief voor de traditionele bibliotheekfuncties. De varianten zijn financieel doorgerekend met inzet van externe expertise (Adlasz BV) in een uiterste inspanning om te komen tot een hoge mate van validiteit (bijlage 1c). De bijgevoegde notitie Odyssee BE (bijlage 1b) is de inhoudelijke onderlegger voor dit raadsdossier. De notitie is inmiddels aangeboden aan het college met een samenvattende toelichting, verantwoording en advies van de voorzitter van de stuurgroep van het experttraject. Deze treft u bij de bijlagen aan. (bijlage 1a) Op de valreep heeft de Raad van Toezicht van de BE een brief gestuurd aan het college. In de brief wordt aangegeven dat de RvT van mening is dat het maximale resultaat nog niet is bereikt waar het gaat om coproductie en cofinanciering. De RvT pleit verder voor een strikte scheiding tussen de beoordeling van de exploitatie van de bibliotheek en de zaken die samenhangen met het vastgoedeigendom (de BE is voor 50% eigenaar van De Witte Dame). De mening van de RvT is in de voorgestelde besluiten gerespecteerd waarmee vooral ruimte wordt gecreëerd voor verdergaande cocreatie van de BE met het maatschappelijk middenveld waaronder de SPILpartners, uiteindelijk ook leidend tot meer resultaten op het gebied van cofinanciering. Aan de BE zal worden gevraagd om voorafgaand aan de begrotingsbehandelingen van 2014 – 2017 inzicht te verschaffen in de resultaten hiervan.
Bestuurlijk kader a Wettelijke taak
2
Raadsnummer
x
x
13R5262
Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Eindhoven dient een zo breed mogelijke laag van de bevolking te voorzien van onafhankelijke en pluriforme informatie. Onvermijdelijk Basis voor de ontwikkeling van het innovatieoprogramma voor de toekomst
Doelstelling Eindhoven dient een zo breed mogelijke laag van de bevolking te voorzien van onafhankelijke en pluriforme informatie. (Collegeproduct: 4.7.7 Media) De gevraagde besluiten liggen in lijn met de doelstellingen van de ‘richtinggevende notitie bezuinigingen bibliotheek’ (2011), de ‘Eindhovense bibliotheekfuncties in nieuw perspectief’ (2012) én het visiedocument ‘Zonder kaft of ezelsoren?’ (2012).
Voorstel 1. Kennisnemen van de bijlagen 1 t/m 5 met het daarin opgenomen advies van de stuurgroep ‘Bibliotheek van de Toekomst’ om te kiezen voor variant 2. (bijlage 1a) 1.1 Kennisnemen van de brief van de Raad van Toezicht van de BE van 18 februari 2013 (RvT1540) waarin ondermeer aangegeven wordt dat de mogelijkheden voor cocreatie en cofinanciering nog niet zijn uitgeput (bijlage 1 e) 2.1 Instemmen om onmiddellijk te starten met de uitvoering van variant 3 en daarmee impliciet invulling geven aan de bezuinigingstaakstelling van €3.000.000. Een en ander strikt binnen de randvoorwaarde dat de vestigingen pas worden gesloten samen oplopend met de realisatie van alternatieven binnen het onderwijs en voor de sociale functies. (zie bijlage 1b) De inmiddels op basis van de raadsbesluitvorming bijgestelde planning hierbij is als volgt: Meerhov.
Stratum
Gestel
Mensfort
Achtse B.
Strijp
Vaartbr.
Woens. Hei
1 sep ‘13
1 okt ’13
1 nov ’13
1 nov ’13
1 mrt ’14
1 mrt ‘14
1 apr ’14
1 mei ‘14
2.2 - Instemmen met de initiële compensatie van de transitiekosten (frictie-, reorganisatie- en innovatiekosten). Het betreft de volgende posten: - initiële frictiekosten, per saldo begroot op €1.130.000 - initiële reorganisatiekosten, per saldo begroot op €686.000 - initiële innovatiekosten, per saldo begroot op €764.000
3
Raadsnummer
Functies
Woenselse Heide
4.1
Vaart broek
3.6
Stratum
3.5
Strijp
3.4
Mensfort
3.3
Meerhoven
3.2
Bij deze opsomming is al rekening gehouden met eerder door de gemeente beschikbaar gestelde bedragen én met reserveringen in de exploitatatiebegroting en op de balans van de BE. - De actuele financieringsbehoefte die hierdoor ontstaat en de dekking ervan zijn uitgewerkt in beslispunt 6 en het bijbehorende argument alsmede de wijze waarop de subsidies worden verdeeld over de jaren 2013, 2014 en 2015. Kennisnemen van de door de stuurgroep becijferde en noodzakelijk geachte aanvullende financiering voor de bibliotheek van de toekomst van ca €1.100.000 structureel, indien de raad kiest voor variant 2, zijnde de door de stuurgroep van het experttraject geadviseerde variant. Onderschrijven van de maatschappelijke noodzaak tot realisatie van variant 2 en daarbij vooral inzetten op een voortvarende realisatie van het Educatief Programma. (zie ook Digitale geletterdheid in het voortgezet onderwijs. Vaardigheden en attitudes voor de 21ste eeuw” http://bit.ly/nrc-knaw) ) De BE verzoeken om in een co-creatieproces, financieel en inhoudelijk, met de stedelijke SPIL partners én de gemeente te komen tot een gezamenlijk plan van aanpak voor het Educatief Programma inclusief financiering Vanuit de gemeente zal hierbij met name een expliciete verbinding worden gemaakt met het VVE beleid en de aanwezige ruimte in het VVE budget. De BE in een reactie op hun brief van 18 februari 2013 uitnodigen om de Kenniswerkplaats op basis van de door de RvT beschreven ambitie te realiseren en er hierbij van uit gaan dat daarbij tevens het ontstaan van huisvestingsfricties zal worden uitgesloten. Het college opdragen om in afstemming met de BE en vóór de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te geven in de wijze waarop en de mate waarin het resultaat onder 3.3 en 3.4 is bereikt. Het college op te dragen om voor de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te verschaffen in de mogelijkheden tot en de effecten van regionale samenwerking in de aanpak van de bibliotheekinnovatie. Kennisnemen van de uitgangspunten én de financieringsgrondslag voor de realisatie van alternatieven voor de sociale functies van de wijkfilialen en het PBMV opdragen om de uitwerking hiervan voorafgaand aan iedere feitelijke sluiting ter kennis brengen van de gemeenteraad. Hierbij zal met name de focus gericht zijn op de volgende functionaliteiten:
Achtse Barrier
3.1
13R5262
Profielschet
Snuff
Jong
Inte
Rusti
Zoe
Duiz
Gelee
Filialen
4
Raadsnummer
s op basis van onderzoek
elbibli otheek
en betro kken
gratiem achin e
g rustp unt
te inva l
end poot
13R5262
fde biblio theek
4.2 Instemmen met de initiële reservering van een investeringskrediet van €150.000 hiervoor. 4.3 Instemmen met een dekking hiervan uit de kredieten kleine verbouwingen VTA’s. 5.1 Kennisnemen van de mogelijkheid om een pilot uit te voeren ten behoeve van toekomstbestendige ruilbibliotheken door middel van een initiële investering van €365.000 . 5.2 Besluiten om van deze mogelijkheid géén gebruik te maken maar om aan te sluiten bij de inmiddels ontstane dynamiek vanuit de burgers (Prinsejagt, Driehoeksbos). Dit koppelen aan de verkenningen per gebied naar de behoefte aan maatschappelijk vastgoed. 6.1 Kennis te nemen van de daadwerkelijke resterende financieringsbehoefte in de 2 scenario’s (zie argumenten) en dit bij variant 2 voor €1.325.000,- te dekken uit de Endinetreserve; 6.2 Kennis te nemen dat de onder de beslispunt 6.1 genoemde resterende financieringsbehoefte in gunstige zin afwijkt van de onder beslispunt 1 tot en met 3 genoemde bedragen als gevolg van versnelde realisatie van de bezuinigingstaakstelling en toevoeging van het structurele extra budget voor bibliotheekdoelen in Meerhoven.
Argumenten 1.1 Integrale besluitvorming over de bibliotheekfuncties van de toekomst is nu mogelijk: Het rapport ‘Odyssee BE’ is het resultaat van de tweede fase van het experttraject. Het rapport geeft het antwoord van de stuurgroep op het verzoek van het college om op basis van de resultaten van de eerste fase van dit traject te komen tot een verdere uitwerking en financiële vertaling (12bst01081). In het rapport wordt een variant (variant 1) uitgewerkt die lineair overeenkomt met de conclusies en aanbevelingen uit de 1e fase van het experttraject. Daarmee wordt een volwaardige transitie naar toekomstbestendige bibliotheekfuncties gerealiseerd. Dit scenario wordt ook financieel vertaald. Daaruit komt helaas naar voren dat deze optimale variant allesbehalve past in de bezuinigingstaakstelling zoals verwoord in het coalitieakkoord. Om die reden wordt deze variant niet als
5
Raadsnummer
13R5262
voorkeursvariant voorgesteld. In het rapport wordt verder invulling gegeven aan een zeer sobere variant (variant 3). Deze variant voldoet wél aan de gestelde financiële kaders maar is echter niet toekomstbestendig. Ze geeft geen afdoende antwoord op de grote veranderingen in de samenleving die momenteel plaatsvinden als gevolg van de digitalisering en het internet én sluit onvoldoende aan op de veranderende vragen van de klant. In deze variant worden uitsluitend de belangrijkste traditionele bibliotheekproducten op een andere wijze vormgegeven. Dit leidt tot een verschuiving van het aanbod van fysieke boeken naar alle scholen in het primair onderwijs én tot de handhaving van een sobere centrale uitleenbibliotheek, vooral gericht op de beschikbaarstelling van papieren boeken. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen is de verwachting dat deze variant over de jaren heen steeds minder een antwoord zal zijn op de vraag en uiteindelijk zal verdampen. Dit kán overigens een verantwoorde keuze zijn. De beschikbaarheid van digitale content zal immers gelijkoplopend in dezelfde periode naar verwachting stevig doorgroeien. De taakstelling om deze via een leenformule beschikbaar te stellen is echter voorbehouden aan de rijksoverheid. De stuurgroep adviseert in Odyssee BE om vooralsnog akkoord te gaan met de uitvoering van variant 2. Deze variant behelst een volwaardig Educatief Programma op alle scholen in het primair onderwijs en voor zover gekoppeld aan SPIL, ook binnen de kinderopvang. Dit Educatief Programma is gericht op een krachtige stimulering van het lezen, op de ontwikkeling van mediawijsheid en op het leren omgaan met allerlei digitale techniek. Daarnaast omvat variant 2 een sobere en basale centrale bibliotheek maar dan zodanig ingericht dat die als springplank kan functioneren voor een volwaardige Kenniswerkplaats in de verdere toekomst. Een Kenniswerkplaats die is gebaseerd op coproductie en cofinanciering met andere partners in de stad. 1.2 Het rapport Stille Kracht brengt de gevolgen van de sluiting per wijkvestiging in beeld: Het college heeft in oktober 2012 aan de raad toegezegd te zullen komen met een nadere analyse, per vestiging, van de maatschappelijke waarde en het feitelijke nut van de bestaande wijkfilialen. Dit onderzoek heeft inmiddels plaatsgevonden door studenten van de afdeling Urban Design van de TUe. Een en ander onder begeleiding en deels in coproductie met de gemeentelijke afdeling BIO. Het rapport toont aan dat bij de wijkfilialen sprake is van diversiteit en dientengevolge geen eenduidig antwoord mogelijk is. Per vestiging geeft het rapport antwoord op de gestelde vraag. Wat wel als een rode draad naar voren komt is dat de vestigingen in ruime mate ook gebruikt worden voor andere dan de meest primaire bibliotheekfunctie; het uitlenen van boeken. Het gebruik van de vestigingen is sterk gerelateerd aan functies als Ontmoeting, Verblijf, Contactlegging, Opvang en Studeren. In het onderzoek komt naar voren dat deze functies door de gebruikers als heel belangrijk worden beschouwd. Dit wordt ook bevestigd door het digipanelonderzoek dat in december is
6
Raadsnummer
13R5262
uitgevoerd. Ook wordt duidelijk dat veel van de huidige gebruikers om verschillende redenen afhankelijk zijn van deze vorm van dienstverlening waaronder (gebrek aan)geld, mobiliteit, ruimte thuis en faciliteiten. Het probleem dat hiermee op tafel komt kan gelden op grotere schaal en voor meerdere bewonersgroepen in de stad. Om verdergaande tweedeling in onze stad te voorkomen is het van groot belang dat nader onderzocht wordt hoe het hiermee staat c.q. dat hiermee rekening wordt gehouden in lopende onderzoeken (gebiedsverkenningen) en bij de inzet van onze sociale infrastructuur.
1.3 De uitslag van het digipanel ondersteunt de bevindingen tot nu toe: Om een nog beter beeld te krijgen van de maatschappelijke waarde van wat in de bestaande wijkfilialen wordt aangeboden, is in december, parallel aan het TUe onderzoek, een aantal vragen en stellingen voorgelegd aan het digipanel. De uitslagen bevestigen grotendeels het TUe onderzoek waarbij opvalt dat de digipanelleden in ruime mate de opvatting hebben dat het fysieke boek nooit aan waarde en nut zal inboeten. De officiële trends laten een duidelijk ander beeld zien. Ook het digipanel signaleert dat de filialen voor een veel bredere doelstelling worden gebruikt dan alleen het lenen van boeken.
1.4 De pilot Berckelhof kan gelden als voorbeeld voor andere initiatieven in de stad: In verzorgingscentrum Berckelhof in Tongelre is in 2012 een pilot uitgevoerd als alternatief voor de sluiting van de bibliotheekvestiging in Herzenbroeken. De resultaten van deze pilot zijn in de bijgevoegde evaluatie beschreven. De conclusie is dat de doelen in flinke mate zijn bereikt en dat er nog steeds sprake is van optimalisering. De bibliotheek in Berckelhof heeft een duidelijke functie naar de omgeving. Ook dient het bibliotheekpunt de eigen doelen van Vitalis om meer en meer te ontsluiten naar de omgeving en de maatschappelijke integratie van senioren te bevorderen. Er is dus sprake van een win-win situatie. Het beoogde effect om door het aanbieden van boeken op dit soort locaties ook de senioren meer te laten lezen is echter niet opgetreden. Het gebruik door senioren is er niet groter maar ook niet kleiner door geworden. Hiervoor worden evidente redenen aangegeven. Wel heeft deze pilot bijgedragen aan een stuk vermaatschappelijking van de zorg en aan het doorbreken van maatschappelijk isolement. Door de bibliotheek in Berckelhof heeft een belangrijke integratie plaatsgevonden met de bewoners van Tongelre. Door de inzet van vrijwilligers uit de doelgroep senioren is dit nog eens versterkt. Op basis van de resultaten van de pilot in Berckelhof hebben gesprekken plaatsgevonden met Vitalis, de Archipel en een paar corporaties. De belangstelling om op meerdere plaatsen in de stad soortgelijke voorzieningen te realiseren is bij de maatschappelijke
7
Raadsnummer
13R5262
partners groot. Dat geldt ook voor de bereidheid om naast coproductie ook voor een flink deel gezamenlijk de kosten ervan te dragen. Er resteert echter in de huidige opzet een exploitatietekort waarvoor nog geen cofinanciering is gevonden. De dekking van dit tekort maakt gezien de eerdere prioritering én de geprioriteerde programmalijnen van het experttraject géén deel uit van de onderhavige beslissingen. 1.5 De scholenpilot in Tongelre levert de gevraagde opbrengst om te komen tot zorgvuldige detaillering van het Educatief Programma: De pilot die in 2012 is uitgevoerd binnen de vier basisscholen in Tongelre buiten de Rondweg is geëvalueerd met een bemoedigend resultaat. De pilot is uitgevoerd om zicht te krijgen op de haalbaarheid, de mogelijkheden en de effecten van bibliotheekpunten binnen het primair onderwijs. De ervaringen in de pilot hebben bijgedragen aan het Educatief Programma ‘Wijzer! met taal&media’ zoals beschreven in de nota Odyssee BE. Hoewel er nog geen expliciet antwoord is op alle ruimtelijk-fysieke problemen en op de cofinancieringsvraag aan het onderwijs (zie de kanttekeningen) is het wel duidelijk dat de uitrol van het Educatief Programma naar alle SPIL centra en andere scholen in het primair onderwijs wordt toegejuicht. Het Educatief Programma zal voor veel kinderen een antwoord zijn op het afstoten van de vestigingen. Sterker, door realisatie van het Educatief Programma ‘Wijzer! met taal&media’ is het bereik van de jeugd straks nagenoeg honderd procent.
2.1 De taakstellende bezuiniging is haalbaar in een alternatief voor de meest elementaire traditionele bibliotheekfuncties maar dat schiet tekort voor een bibliotheek van de toekomst: Door in te stemmen met de start van de uitvoering van variant 3 wordt voor een groot deel tegemoet gekomen aan de transitie zoals de raad die voor de zomer van 2011 voor ogen had. Dit was vooruitlopend op het meer toekomstgerichte experttraject. Met uitzondering van de realisatie van bibliotheekpunten in de ouderenvoorzieningen kan d.m.v. variant 3 de bezuinigingstaakstelling worden gerealiseerd. De variant 3 richt zich echter vooral op een andere wijze van inzetten van de traditionele bibliotheekfuncties. Dit is een sobere en weinig toekomstgerichte benadering. Toch wordt u voorgesteld om tot de uitvoering ervan over te gaan. Vanwege uitstel van de raadsbehandeling van het dossier Transitie Bibliotheekfuncties in november als gevolg van de commissiebehandeling op 30 oktober 2012 zijn al extra frictiekosten ontstaan van ca €442.000 t.o.v. de oorspronkelijke raming waarvoor dekking was voorzien in de exploitatiebegroting 2013 van BE. De raad heeft immers besloten dat geen sluitingen van vestigingen mogen plaatsvinden voorafgaand aan de integrale raadsbesluitvorming die nu voorligt. Dit betekent tevens dat ieder verder uitstel van de uitvoering van deze basisvariant opnieuw zal leiden tot extra
8
Raadsnummer
13R5262
frictiekosten. Nu wordt ervan uitgegaan dat sluiting van de vestigingen gefaseerd plaatsvindt vanaf september 2013 en dat gelijk oplopend daarmee de uitrol zal plaatsvinden naar het onderwijs én alternatieve voorzieningen voor de sociale functies worden gerealiseerd in de wijken. Kiezen voor de uitvoering van deze variant 3 met directe ingang na besluitvorming kan een opmaat zijn om op een later moment -maar wel zo snel mogelijk daarna- mogelijkheden te scheppen voor het hogere en meer toekomstproof ambitieniveau van variant 2. Gesterkt door de recente brief van de RvT van de BE is het de verwachting dat door cocreatie en cofinanciering met partners in het veld, waaronder de onderwijsinstituten, deze hogere ambitie zal kunnen worden bereikt. Vanuit de overheid kan dit proces worden gefaciliteerd en gestimuleerd waarbij het van groot belang is dat hiertoe ook intern de krachten vanuit Cultuur, Onderwijs, Zorg en Gebiedsontwikkeling worden gebundeld. Door een koppeling te maken met de doelstellingen en de financiële middelen van het VVE beleid ontstaat de mogelijkheid om de per saldo resterende financiële behoefte voor de realisatie van variant 2 te dekken. 2.2 De frictie- en transitiekosten zijn stevig bij een ombuiging van deze omvang: De varianten voor de transitie van de bibliotheekfuncties gaan gepaard met eenmalige kosten voor fricties, reorganisatie en innovatie. In de benadering van deze problematiek is een splitsing gemaakt tussen enerzijds de kosten die samenhangen met de fricties als gevolg van de huisvestingsverplichtingen en anderzijds de overige eenmalige afbouw- en ombouwkosten. Voor de eerste categorie, de huisvestingsfrictie, speelt met name de relatie met de benodigde vierkante meters in De Witte Dame. Op basis van de ambitie die de BE neergelegd heeft in haar brief van 18 februari 2013 gaan we de BE verzoeken om vol te gaan voor de realisatie van de Kenniswerkplaats door middel van cocreatie met diverse maatschappelijke partners waarmee tevens een overmaat aan vierkante meters en de daaraan gerelateerde frictiekosten wordt voorkomen. Naarmate er in dit opzicht successen worden geboekt zal dit het risico van extra frictiekosten voorkomen.. Uit de financiële bijlage 1c blijkt voorts dat er behalve de huisvestingsfrictie in de twee voorliggende varianten sprake is van eenmalige kosten ter hoogte van ongeveer €4.500.000. Deze kosten zijn het gevolg van overige frictie-, reorganisatie-, en innovatie. Deze kosten kunnen deels gedekt worden door het inmiddels hiervoor gereserveerde bedrag van €1.200.000 dat oploopt naar €1.600.000 als de lening aan De Witte Dame Monumenten Beheer bv (1996) aan de BE volledig is afgelost. Een verdere dekking komt uit reeds daartoe gereserveerde budgetten op de BE balans of in de exploitatie 2013 . Voor het restant wordt dekking gevraagd uit gemeentelijke middelen hetgeen per saldo tot uitdrukking wordt gebracht bij beslispunt 6 en wordt toegelicht in het bijbehorende argument. Voor de goede orde: Uitsluitend de kosten die daadwerkelijk moeten worden gemaakt komen voor compensatie in aanmerking.
9
Raadsnummer
13R5262
De begroting is gebaseerd op worst case met dien verstande dat er hierbij geen rekening kon worden gehouden met de financiële gevolgen samenhangend met een eventuele afwaardering van De Witte Dame en de daarmee samenhangende ‘goodwill’.
3.
De basisstructuur voor een toekomstbestendige bibliotheek vraagt om meer budget. De stuurgroep bepleit variant 2:
Toelichting In het schema is te zien dat het huidige subsidieniveau wordt teruggebracht door hele gerichte keuzes naar het niveau van 3 miljoen structureel om hiermee de bezuinigingstaakstellingen te kunnen bereiken. Vervolgens zijn er innovaties en daarmee investeringen noodzakelijk voor de realisatie van een basale maar toekomstbestendige bibliotheek waarbij het structureel benodigde subsidie op een niveau van circa 4,1 miljoen euro uitkomt. Het resultaat van het experttraject en het daarop volgende collegeverzoek aan de stuurgroep om een nadere uitwerking van de conclusies en aanbevelingen aan te bieden, leidt tot een advies van de stuurgroep aan de raad om nu direct al te kiezen voor variant 2. Door middel van deze variant wordt naar de mening van de stuurgroep een basisfundament gelegd voor de doorontwikkeling van de bibliotheekfuncties. Een fundament dat spoort met de maatschappelijke ontwikkelingen en dat recht doet aan de ontwikkeling van de maatschappelijke vraag. Er is veel rekenwerk verricht om met deze variant in de buurt te komen
10
Raadsnummer
13R5262
van de budgettaire bezuinigingstaakstelling. Ondanks de zekerheidshalve additionele inzet van een materiedeskundige van Adlasz BV is dat echter niet gelukt. Kiezen voor toekomstbestendige kwaliteit bij het beoogde subsidiebudget van 3 miljoen euro structureel zou betekenen dat de raad nu moet kiezen voor één van de twee primaire programmalijnen (zie ook de ‘kanttekeningen!). Een onmogelijke opgave, uitgaande van een noodzakelijk profiel van bibliotheekfuncties voor onze stad? Als dat zo is, dan is volgens de berekeningen van de stuurgroep een extra structureel budget nodig van €1.100.000. In de gemeentelijke begroting is inmiddels rekening gehouden met het bezuinigde subsidiebedrag voor de BE. De raad heeft een voorbehoud gemaakt bij de besluitvorming in 2012 in afwachting van het moment waarop integrale afweging zou kunnen plaatsvinden. Indien de raad vanwege de maatschappelijke relevantie het advies van de stuurgroep overneemt dan kan een proces van co-creatie samen met het maatschappelijk middenveld waaronder de SPILpartners leiden tot een bijdrage aan de oplossing voor de budgettaire behoefte. Vanuit de gemeente willen we hierbij dan vooral ook een expliciete verbinding maken met de doelstellingen en de budgetten die verbonden zijn aan de vroeg- en voorschoolse educatie (VVE). Met deze inspanning willen we de per saldo resterende financiële behoefte afdekken. Voor de begrotingsbehandeling 2014 zal inzichtelijk worden gemaakt of deze doelstelling zal worden bereikt en in welke mate. Indien per 1 januari 2014 in de extra financiering voor variant 2 is voorzien dan is de bezuinigingstaakstelling feitelijk een jaar eerder bereikt dan beoogd. - Aan de BE zal worden gevraagd om op dat moment tevens inzicht te verschaffen in de wijze waarop en de mate waarin het gelukt is om met de maatschappelijke partners te komen tot een invulling van de ambities met betrekking tot de Kenniswerkplaats (zie ook 2.2) - Tot slot willen we aangeven dat er redenen zijn om de doelstellingen die samenhangen met de bibliotheekinnovatie te verbreden naar de regio waaronder vooral Helmond. Met Helmond zijn hierover verkennende gesprekken gaande. Behalve grote synergie-effecten kan een dergelijke samenwerking tevens leiden tot financiële efficiency en cofinanciering. De haalbaarheid en de mogelijke effecten zullen eveneens voor de begrotingsbehandeling aan de Raad worden voorgelegd.
4. De wijkfilialen hebben een bredere sociale functie, elementair voor veel inwoners van de stad: Met verschillende maatschappelijke partners in de stad is gesproken over de wenselijkheid en de haalbaarheid van wijkvoorzieningen naar het model zoals momenteel uitgevoerd in de pilot in Berckelhof. Deze biedt in de huidige vorm nog voor jaren vooruit een alternatief voor de beschikbaarheid van uitleenboeken op buurt- en wijkniveau. Hoewel succesvol wordt het vergroten
11
Raadsnummer
13R5262
Profielschet s op basis van onderzoek
Leeshoek Ontmoeten / Ontspannin g Activiteiten PCfaciliteiten Neutrale, veilige plek
Snuff elbibli otheek x
Jong en betro kken
Inte gratiem achin e
Rusti g rustp unt
Zoe te inva l
Duiz end poot
Gelee fde biblio theek
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
Woenselse Heide
Vaart broek
Stratum
Strijp
Mensfort
Functies
Achtse Barrier
Filialen
Meerhoven
van het bereik van het fysieke boek voor senioren en mensen met mobiliteitsproblematiek er niet mee wordt gehaald. Een uitrol is in de voorliggende geprioriteerde programmalijnen dan ook niet meegenomen. Door de sluiting van de bibliotheekfilialen in de wijken, komen echter ook de sociale en ontmoetingsfuncties onder druk te staan, zoals deze door het gebruik van de filialen zijn gegroeid. Bij de sluiting van de filialen is, conform eerdere afspraken met de raad, uitgangspunt dat gelijk oplopend met die sluiting soelaas wordt geboden voor het continueren van deze functies. De alternatieven zijn gerealiseerd op het moment dat de filialen sluiten conform onderstaand uitgangspunt:
x
x x
x
x
x
x
x
x
x
Deze sociale functies zijn in het onderzoeksrapport ‘Stille Kracht’ van TUe nader gedefiniëerd en getypeerd als functies en faciliteiten die bewoners/ gebruikers erg zullen missen en als onvervangbaar beschouwen. De in het rapport beschreven gebruiksfuncties zullen aan de hand van de gebiedsverkenningen en analyses van het Projectbureau Maatschappelijk Vastgoed, en samen met maatschappelijke partners, tijdig worden ingepast in bestaande structuren in de wijken. Uiteraard staat het daarbij vrij om het creëren van een alternatief voor de genoemde sociale functies in de wijk, als dat gewenst en/ of mogelijk is, te
12
Raadsnummer
13R5262
combineren met de beschikbaarheid van uitleenboeken. De bibliotheek kan dit soort initiatieven met inzet van de beschikbare contributies en zonder extra subsidies faciliteren en zal hieraan graag medewerking verlenen. Voor dit omvormingsproces is door middel van reservering een eenmalige investeringskrediet van 150.000 euro beschikbaar vanuit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s. Voorzover het vervallen van de sociale functies van de wijkfilialen meer individuele effecten hebben, bijvoorbeeld door het ontbreken van een computer voor een studerend kind in de thuissituatie, dan kunnen voorzieningen getroffen worden binnen het bestek van het bestaande armoedebeleid.
5.1. De Ruilbibliotheek kan een toekomstbestendig alternatief zijn voor de beschikbaarheid van het fysieke boek: In tegenstelling tot de Sociale Bibliotheek (zie Odyssee BE) waarvan verwacht mag worden dat daarbinnen de specifieke bibliotheekfuncties (uitleen van boeken) steeds minder een rol zullen spelen, is de verwachting dat de Ruilbibliotheek wél een alternatief biedt voor de beschikbaarheid van het fysieke boek op de langere termijn. Een pilot om de haalbaarheid van een Ruilbibliotheek vast te stellen is opgenomen in het rapport Odyssee BE. U wordt geadviseerd om hieraan geen uitvoering te geven of middelen ter beschikking te stellen. De ruilbibliotheek is slechts één van de alternatieven. Momenteel zien we, veelal op initiatief van bewonersgroepen (Driehoeksbos, Prinsejagt), meerdere varianten opkomen die een alternatief bieden en die zeer sterk gerelateerd zijn aan de specifiek maatschappelijke context. Het college wil er de voorkeur aan geven om dit soort burgerinitiatieven zonodig te ondersteunen. Ook kan nog afgewacht worden of ‘’de markt’’ in de behoefte aan fysieke leenboeken gaat voorzien. Ook hiervan zijn inmiddels voorbeelden bekend. De raad wordt geadviseerd om nu nog niet te kiezen voor dit soort alternatieven maar de ontwikkelingen in de samenleving nog af te wachten.
6
Daadwerkelijke resterende financieringsbehoefte wijkt af van de onder beslispunt 1 tot en met 5 genoemde financieringsbehoefte.: Bij beslispunten 1 tot en met 5 is uitgegaan van de oorspronkelijke bezuinigingstaakstelling van 3 miljoen die is afgezet tegen een subsidiebudget van 6 miljoen (niveau 2010). Inmiddels is in de gemeentelijke meerjarenbegroting het subsidiebedrag voor de BE gecorrigeerd voor het jaarlijkse gemeentelijk accres op subsidies. De totale daadwerkelijke financieringsbehoefte voor de 2 varianten is dan als volgt:
13
Raadsnummer
13R5262
Variant 2
2013
2014
2015
2016
2017
Subsidiebehoefte BE Reguliere subsidie Eindhoven Effect beslispunt 3.3 VVE middelen Resteert
4.360 4.772 0 412
4.138 4.022 861 745
4.133 3.272 861 0
4.133 3.272 861 0
4.133 3.272 861 0
278
2.042 1.163
162 162
0
0
278 0
879 0
0 0
0 0
0 0
Variant 3
2013
2014
2015
2016
2017
Subsidiebehoefte BE Reguliere subsidie Eindhoven Resteert
4.376 4.772 396
2.998 4.022 1.024
3.039 3.272 233
3.039 3.272 233
3.039 3.272 233
280 0
2.137 997
162 0
0 0
0 0
280 0 0
116 1024 0
0 162 0
0 0 0
0 0 0
Frictiekosten BE Dekken uit Endinet- reserve (innovatie gelden) Uit restant structurele subsidie 2013/2014 Resteert
Frictiekosten BE Dekken uit Endinet- reserve (innovatie gelden) Uit restant structurele subsidie 2013 Uit restant structurele subsidie 2014 ev Resteert
Kanttekeningen Er bestaat onzekerheid over de vastgoedrisico’s: Herwaardering van De Witte Dame die in 2013 zal plaatsvinden kan gevolgen hebben voor de financiële positie van de BE die tevens voor 50% eigenaar is van De Witte Dame.. Op het moment van schrijven van dit dossier zijn deze gevolgen niet bekend. Ook is nog niet bekend welk standpunt de RvT van BE zal innemen aangaande de waardering van het vastgoedbezit en de samenhangende goodwill per ultimo 2012. Dit effect is in dit raadsvoorstel buiten beschouwing gelaten
14
Raadsnummer
13R5262
maar kan feitelijk wel van invloed zijn gezien de actuele ontwikkelingen op de vastgoedmarkt. In de brief van de RvT van de BE (bijlage 1 e) wordt overigens aangegeven dat dit risico geen weerslag zal hebben op de aanwending van gemeentelijke subsidies of de daarbij geldende taakstellingen. De raad moet nu besluiten nemen: De ontwikkeling van het transitieproces loopt grotendeels nog in de pas met wat hierover in 2011 is afgesproken. Het uitstel van de gevraagde besluitvorming op 30 oktober 2012 leidt voor 2013 en 2014 tot extra kosten. Dit is het gevolg van het langer openhouden van de vestigingen. Door de besluitvorming over het nu voorliggende dossier moet er duidelijkheid komen over het vervolg. Aan de hand daarvan moet zo efficiënt mogelijk de verdere uitrol plaatsvinden om onnodig dure fricties te voorkomen. Dit staat los van het scenario waarvoor gekozen wordt. Verder uitstel van concrete beslissingen moet voorkomen worden. De doelstelling van cocreatie en cofinanciering wordt misschien niet gehaald: In de gedachte gesterkt door de brief van de RvT van de BE (zien bijlage 1 e) wordt geanticipeerd op verdergaande resultaten op basis van cocreatie en cofinanciering met het maatschappelijk middenveld. Vóór de begrotingsbesprekingen van het najaar 2013 zal bekend zijn of de daaraan gekoppelde verwachtingen worden gehaald. Op dat moment zal de balans opgemaakt kunnen worden en zal duidelijk worden of het beoogde ambitieniveau van variant 2 hiermee gestalte kan krijgen. Er is echter een reëel risico dat dit niet zo is. Bezuinigingen op allerlei terreinen en een voortdurende crisis waarbij ook steeds weer nieuwe signalen van maatregelen tot beperking en sanering in beeld komen beïnvloeden de kansen van dit proces.
Noch binnen de exploitatie van de BE, noch binnen het budget van de wethouder Innovatie,Design, Cultuur en Openbare Ruimte is er financiële ruimte voor de dekking van de frictie-, reorganisatie- en innovatiekosten: Het beleid met betrekking tot de vergoeding van frictiekosten door de subsidieverstrekker beschrijft welke kosten voor vergoeding is aanmerking komen en onder welke condities. Voorts is aangaande de dekking van deze kosten afgesproken dat eerst zal worden gekeken naar de mogelijkheden binnen de bestaande exploitatie van de betrokken instelling. Indien dat geen soelaas biedt dan wordt beoordeeld of het integrale budget van de portefeuillehouder ruimte biedt. Omdat daar geen ruimte is wordt nu tenslotte aanspraak gedaan op de Endinetreserve. Een gunstig effect voor het bedrag dat hierbij gevraagd wordt is het feit dat de bezuiniging een jaar eerder zal zijn gerealiseerd dan eerder voorzien.hetgeen een incidenteel voordeel oplevert dat saldeert met de initiële behoefte aan Endinetmiddelen.
15
Raadsnummer
13R5262
Alle meevallers zullen worden verrekend: De opgenomen bedragen zijn gedetailleerd onderbouwd en op diverse manieren beoordeeld. Voor dit moment zijn ze zo hard als maar kan. Wel is er bij de opstelling rekening gehouden met een worst case scenario. Indien de Witte Dame Beheer bv de restschuld terugbetaalt ontstaat er €375.000 budgetruimte. Terugbetaling kan echter nog lang gaan duren. Indien de afkoop van personeel meevalt door het effect van parallelle maatregelen dan ontstaat er tevens weer financiële ruimte. Het werkelijke niveau van de personele frictie is pas bekend als de namen bekend zijn van degenen die af moeten vloeien en de daarmee samenhangende subsidieclaim kan worden getoetst aan ons gemeentelijk beleidskader. Als er snel partners gevonden worden of vervangende huurders dan scheelt dat direct in de nu opgenomen kosten. Om de transitie door te voeren calculeert BE op basis van de huidige inzichten een liquiditeitsprobleem oplopend tot maximaal €700.000 in 2014 en vervolgens aflopend tot €89.000 positief in 2017. Hiervoor is een rekening courantkrediet noodzakelijk. Afhankelijk van de werkelijke opnamebehoefte zal dit leiden tot extra kosten a.g.v. rentebetalingen. Een eventueel verzoek van de BE voor een rekening courantkrediet zal separaat via een collegevoorstel worden behandeld. Nog niet alle opties zijn zeker: Er is nog sprake van losse einden. Met de grote onderwijsorganisaties SALTO en SKPO bestaat overeenstemming over het nut en het belang van het Educatief Programma. Er bestaat, tegen eerdere verwachting in en vooral als gevolg van bestuurswisselingen, echter nog geen hardheid over de financiële bijdrage vanuit het onderwijs en over de beschikbare ruimte in vierkante meters. Inventariserend onderzoek in 2011 heeft evenwel laten zien dat er naast grote belangstelling ook de benodigde ruimte binnen het onderwijs beschikbaar is. Het Educatief Programma is daarnaast zo uitgewerkt dat er sprake kan zijn van maximale flexibiliteit en maatwerk per locatie. Of dit volstaat moet dus nog gaan blijken. De gesprekken hierover met de grote onderwijsorganisaties lopen nog. De voorgestane verbinding met de doelstellingen en middelen van het VVE beleid zal naar verwachting een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de oplossing van de resterende dilemma’s. De Kenniswerkplaats spreekt bij diverse potentiële partners tot de verbeelding. De bereidheid om in dat kader te komen tot vergaande inhoudelijke en financiële samenwerking is in hoge mate aanwezig. Dit geldt zeker voor andere (culturele) instellingen maar ook voor onderwijsinstituten als Fontys en de TUe. Wat ook blijkt is echter hoezeer de instellingen gebonden zijn aan bestaande verplichtingen, vastgoed, bestaande samenwerkingsconstructies. De huidige marktomstandigheden spelen hier nog eens fors extra in door. Gesterkt door de brief van de RvT van BE van 18 februari 2013 wordt geadviseerd om dit proces van samenwerking te ondersteunen en te faciliteren en de BE te vragen hierover in
16
Raadsnummer
13R5262
het najaar maar voorafgaand aan de begrotingsbehandeling de voorlopige resultaten voor te leggen. Indien de beoogde resultaten uit beslispunt 3.3 en 3.4 niet worden gehaald ontstaat het risico van ongebruikte vierkante meters en de daaraan gekoppelde huur. Indien de beoogde resultaten uit beslispunt 3.4 wel worden gehaald dan worden de revenuen allereerst gebruikt om de volledige Kenniswerkplaats mogelijk te maken. De resterende terugbetaling van de lening aan BE door De Witte Dame Monumenten Beheer bv kan nog lang op zich laten wachten:. Het restant van de uitstaande lening van ongeveer €375.000 is op korte termijn niet inzetbaar. Hoewel rentedragend is gezien de huidige ontwikkelingen in de vastgoedmarkt en de effecten daarvan voor De Witte Dame Monumenten Beheer bv een aflossing van deze restantschuld niet snel te verwachten. Meer innovatief kiezen is ook nog mogelijk: Bij het formuleren van de voorstellen is rekening gehouden met de kaders zoals die in 2011 door de raad zijn meegegeven. Denk hierbij aan het beschikbaar houden van fysieke boeken voor de schooljeugd, voor de senioren en voor mensen die geen alternatieven hebben om aan boeken te komen om te lezen. In de uitwerking is rekening gehouden met alternatieven zoals een thuisbezorgservice, zoals de ontwikkeling van ruilbibliotheken. Ook voor impliciete functies zoals ontmoeting, verblijf, faciliteiten etc… is naar oplossingen gezocht. De keuze kan natuurlijk ook gemaakt worden om, eendachtig de maatschappelijke trends, per direct afstand te nemen van de papieren boeken, om het Educatief Programma alleen te richten op het bevorderen van mediawijsheid, om de leesbevordering exclusief de taak te laten zijn van het onderwijs. Op die manier kan het beperkt beschikbare budget volledig worden gericht op de huidige trends en toekomstproef worden ingezet. Dit past ook binnen de TDK formule (Technologie, Design&Kennis) zoals die als ‘On Brand’ doelstellingen gelden voor Eindhoven. Deze keuzes zijn echter niet uitgewerkt omdat ze niet pasten in de kaders. Maar ze zijn natuurlijk wel mogelijk!
Aantal exploitatieposten is niet meegenomen in de begroting 2014-2017 binnen de 3 varianten: Mede vanwege de grote onzekerheid met betrekking tot de omvang, zijn een aantal exploitatieposten niet meegenomen, ondermeer storting in voorzieningen, resultaten op niet door de reguliere subsidie van de door Eindhoven gedekte projecten en mogelijke afschrijvingen van de goodwill. De huidige stand van de onderhoudsvoorziening bij de BE (€.593.000,-) is toereikend
17
Raadsnummer
13R5262
om op basis van het onderhoudsplan 2005 het voorzieningenniveau tot 2018 in stand te houden. Benodigde onderhoudsmiddelen vanaf 2018 zijn niet in getoonde exploitatiemodellen meegenomen. Verantwoordelijkheid om dit binnen de eigen exploitatie op te vangen ligt bij de BE. Kosten Voor de resterende finacieringsbehoefte, zie argument 6.1. Aanvullend hierop: Voor de realisatie van alternatieven voor de sociale functies van de bestaande filialen €150.000 uit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s. Dit verzoek past mogelijk niet binnen de kaders van de onttrekkingen uit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s maar het college van B&W mag hiervan afwijken. Dit wordt dan ook voorgesteld. De huidige stand van de kredieten kleine verbouwingen VTA's biedt voldoende ruimte om de benodigde € 150.000 te kunnen dekken. Daarnaast blijft er nog voldoende ruimte over om aanvragen voor kleine verbouwingen VTA's te kunnen blijven honoreren. Een begrotingswijziging voor dit onderdeel is niet noodzakelijk. Communicatie De communicatie heeft gestalte gekregen middels een intensief experttraject waarbij veel partijen actief aan bod zijn geweest. Voorts is binnen BE op diverse wijzen gecommuniceerd met medewerkers en klanten. Er is actief gecommuniceerd via de pers over alle relevante ontwikkelingen. Via email komen reacties uit de stad die vervolgens indien mogelijk gestandaardiseerd en waar nodig individueel worden beantwoord. De ca veertig reacties die per 1 maart zijn ontvangen zeggen hoofdzakelijk kort en bondig “de bieb moet blijven’’ . Planning en uitvoering Zie de roadmap in het rapport Odyssee BE. Evaluatie Onder voorbehoud van nadere afspraken met raad en college wordt hierbij uitgegaan van de reguliere instrumenten zoals voor- en najaarsgesprekken, turap, Stafsessies etc…
Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren:
18
Raadsnummer
b b b b b b b b b a x
1a 1b 1c 1d 1e 2 3 4 5
13R5262
Aanbieding stuurgroepadvies aan college Rapport Odyssee BE Rapport Financieel onderzoek Bibliotheek Subsidiebehoefte variant 3 Brief van de Raad van Toezicht van de BE van 18 februari 2013 (RvT1540) Rapport Stille Kracht Uitslag Digipanel december 2012 Evaluatie pilot Berckelhof Evaluatie scholenpilot Tongelre
De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer en worden digitaal toegevoegd aan het raadsvoorstel.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, secretaris.
Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft ''Lezen, leren en innoveren in perspectief'' Het raadsvoorstel “Lezen, leren en innoveren in perspectief” is in uw raadscommissies van 2 en 16 april jl. behandeld. De behandeling in de commissie is voor ons aanleiding om een herzien ontwerp besluit voor te leggen. Om de motivatie die tot dit gewijzigd voorstel leidt helder te verwoorden hebben wij ervoor gekozen om het geredigeerde voorstel integraal in deze nadere toelichting op te nemen. Naar aanleiding van de zorgen van de commissie over het organiseren van alternatieven voor de sociale wijkfuncties van de wijkfilialen alvorens deze te sluiten, is toegezegd het punt 4.1 als volgt te formuleren:
19
Raadsnummer
13R5262
Voor de zomervakantie en voorafgaand aan de sluiting van de wijkfilialen worden de alternatieven voor de sociale wijkfuncties de raad ter besluitvorming voorgelegd. Daarbij worden de voorziene sluitingsmomenten voor de wijkfilialen aangegeven. Bijgaand treft u een herzien raadsvoorstel met bijbehorend ontwerp raadsbesluit aan. Naar aanleiding van de mededeling van mw. Jacobs tijdens uw commissie op 16 april met betrekking tot de Startbaan in Meerhoven, het volgende. Vanuit de bibliotheek is vooruitlopend op het raadsbesluit persoonlijk contact gelegd met alle schooldirecteuren voor de implementatie van het educatief programma en het inplaatsen van de boekencollecties. Dit eerste (kennismakings)gesprek met de Startbaan was slechts verkennend. Door de school is aangegeven (zoals wel bij meerdere scholen) dat zij niet de ruimte heeft, die gevraagd wordt. Als de raad besloten heeft, wordt concreet door BE en school naar een alternatieve maatwerkoplossing gezocht. Als bijlage bij deze nadere toelichting treft u een memo aan over de alternatieven voor de sociale wijkfuncties. Wij zijn ons ervan bewust dat dit een procesvoorstel is. De concrete oplossingsmogelijkheden willen wij graag in vertrouwen (omdat wij nog in onderhandeling zijn met partijen) met u delen tijdens de commissiebehandeling van het raadsvoorstel. Zodat u het vertrouwen krijgt dat dit opgelost wordt. Bijlage: Procesvoorstel wijkfuncties
20
Raadsnummer
13R5262
Aangepast raadsvoorstel ''Lezen, leren en innoveren in perspectief'' Inleiding Het voorliggende herziene raadsvoorstel is gebaseerd op de commissiebehandeling d.d. 2 en 16 april jl. en is vooral gericht op verduidelijking van het oorspronkelijke raadsvoorstel en de expliciete keuze van het college voor variant 2. Daarom is er voor gekozen om de integrale tekst te actualiseren. Het raadsdossier (Transitie bibliotheekfuncties) is op 30 oktober 2012 tijdens de behandeling door de commissie MC op verzoek van de commissie door de portefeuillehouder teruggenomen in afwachting van de definitieve voorstellen voor de bibliotheekinnovatie en de financiële uitwerking daarvan. Deze voorstellen treft u hierbij aan. Beslisvoorstellen en bijlagen die deel uitmaakten van het raadsdossier Transitie Bibliotheekfuncties zijn, voor zover nog relevant, verwerkt in dit dossier. Over het in ‘Transitie Bibliotheekfuncties’ opgenomen verzoek om alvast financiële middelen te reserveren voor de toekomstige transitiekosten en daartoe een in 1996 verstrekte lening te mogen gebruiken, heeft de raad met instemming besloten. (12BST02019, de facto vooralsnog €1.213.230). Een extra frictie van 442k die in 2013 ontstaat als gevolg van het besluit van de raad om de sluiting van vestigingen uit te stellen is verwerkt in de reorganisatiekosten in dit nu voorliggende dossier omdat hiermee geen rekening kon worden gehouden in de exploitatiebegroting van de BE voor 2013. De Bibliotheek Eindhoven (BE) heeft voor 2013 een nagenoeg sluitende begroting aangeleverd waarin rekening is gehouden met de derde tranche bezuinigingen ter hoogte van €750.000 . Daarmee is per 1 januari 2013 vijfentwintig procent zijnde €1.500.000 structureel bezuinigd ten opzichte van het subsidieniveau 2010. Hoewel de begroting aannames bevat en risico’s kent vanwege de lopende reorganisatie en afbouw van personeel, is er voor dit moment geen reden om aan te nemen dat het opgenomen begrotingstekort van 3,8% niet kan worden opgevangen. BE heeft aangegeven het tekort te willen beperken door kosten waar mogelijk te drukken en investeringen uit te stellen. Een eventueel restant zal drukken op het vermogen van de BE. Met de raad is afgesproken dat voorafgaand aan de behandeling van de kadernota voor 2014-2017 een integraal beslisdossier wordt voorgelegd waarin een innovatieprogramma voor de bibliotheek van de toekomst wordt gepresenteerd in combinatie met een deugdelijke en transparante financiële paragraaf. Een expertteam onder leiding van de heer van Hamersveld heeft van het college het verzoek gekregen om voorstellen voor dit innovatieprogramma (fase 2 experttraject) te ontwikkelen, gebaseerd op de resultaten uit de eerste fase van het experttraject dat in de eerste helft van 2012 is uitgevoerd. De resultaten van de 1e fase staan in het
21
Raadsnummer
13R5262
rapport ‘’Zonder kaft of ezelsoren?’’ dat voor de zomer 2012 door het college is vastgesteld en waarmee vervolgens de raad is geïnformeerd. Een en ander sluit naadloos aan op wat door de raad op 26 juni 2012 is vastgesteld op basis van het raadsdossier ‘’Eindhovense bibliotheekfuncties in nieuw perspectief’’. De daarbij ingediende motie M25 is aanleiding geweest voor een toezegging dat tussentijds, in het najaar van 2012, zou worden gekomen ‘met een evaluatie (NB: pilot Berckelhof) en met de verdere doorontwikkeling’. De bibliotheekfuncties verkeren in een transitie naar nieuw toekomstprofiel. In de bijgevoegde notitie ‘Odyssee BE’ (bijlage 1b) heeft de stuurgroep van het experttraject Bibliotheek van de Toekomst in nauwe samenspraak met de BE uitwerking gegeven aan een toekomstbestendige en innovatieve variant, een sober alternatief hiervoor (voorkeursvariant) én ook aan de uitwerking van basaal alternatief voor de traditionele bibliotheekfuncties. De varianten zijn financieel doorgerekend met inzet van externe expertise (Adlasz BV) in een uiterste inspanning om te komen tot een hoge mate van validiteit (bijlage 1c). De bijgevoegde notitie Odyssee BE (bijlage 1b) is de inhoudelijke onderlegger voor dit raadsdossier. De notitie is inmiddels aangeboden aan het college met een samenvattende toelichting, verantwoording en advies van de voorzitter van de stuurgroep van het experttraject. Deze treft u bij de bijlagen aan. (bijlage 1a) De Raad van Toezicht van de BE heeft een brief (d.d. 18 februari 2013) gestuurd aan het college. In de brief wordt aangegeven dat de RvT van mening is dat het maximale resultaat nog niet is bereikt waar het gaat om coproductie en cofinanciering. De RvT pleit verder voor een strikte scheiding tussen de beoordeling van de exploitatie van de bibliotheek en de zaken die samenhangen met het vastgoedeigendom (de BE is voor 50% eigenaar van De Witte Dame). De mening van de RvT is in de voorgestelde besluiten gerespecteerd waarmee vooral ruimte wordt gecreëerd voor verdergaande cocreatie van de BE met het maatschappelijk middenveld waaronder de SPILpartners, uiteindelijk ook leidend tot meer resultaten op het gebied van cofinanciering. Aan de BE zal worden gevraagd om voorafgaand aan de begrotingsbehandelingen van 2014 – 2017 inzicht te verschaffen in de resultaten hiervan. Bestuurlijk kader a Wettelijke taak x Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Eindhoven dient een zo breed mogelijke laag van de bevolking te voorzien van onafhankelijke en pluriforme informatie. x Onvermijdelijk Basis voor de ontwikkeling van het innovatieoprogramma voor de toekomst
22
Raadsnummer
13R5262
Doelstelling Eindhoven dient een zo breed mogelijke laag van de bevolking te voorzien van onafhankelijke en pluriforme informatie. (Collegeproduct: 4.7.7 Media) De gevraagde besluiten liggen in lijn met de doelstellingen van de ‘richtinggevende notitie bezuinigingen bibliotheek’ (2011), de ‘Eindhovense bibliotheekfuncties in nieuw perspectief’ (2012) én het visiedocument ‘Zonder kaft of ezelsoren?’ (2012). Voorstel 1. Onderschrijven van de maatschappelijke noodzaak tot realisatie van variant 2. 2.1 Instemmen om te starten met de uitvoering van variant 2 onder de voorwaarde dat de vestigingen pas worden gesloten samen oplopend met de realisatie van alternatieven binnen het onderwijs en voor de sociale functies. 2.2 Instemmen met de initiële compensatie van de transitiekosten (frictie-, reorganisatie- en innovatiekosten) en de daaruit voortvloeiende initiële financieringsbehoefte van € 1.325.000 en deze dekken uit de Endinetreserve. 3.1 De BE verzoeken om in een co-creatieproces, financieel en inhoudelijk, met de stedelijke SPIL partners én de gemeente te komen tot een gezamenlijk plan van aanpak voor het Educatief Programma inclusief financiering. Vanuit de gemeente zal hierbij met name een expliciete verbinding worden gemaakt met het educatiebeleid en de aanwezige ruimte in de Educatiegelden (voorheen VVEgelden genoemd) 3.2 De BE in een reactie op hun brief van 18 februari 2013 uitnodigen om de Kenniswerkplaats op basis van de door de RvT beschreven ambitie te realiseren en er hierbij van uit gaan dat daarbij tevens het ontstaan van huisvestingsfricties zal worden uitgesloten. 3.3 Het college opdragen om in afstemming met de BE en vóór de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te geven in de wijze waarop en de mate waarin het resultaat onder 3.1 en 3.2 is bereikt. 3.4 Het college op te dragen om voor de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te verschaffen in de mogelijkheden tot en de effecten van regionale samenwerking in de aanpak van de bibliotheekinnovatie. 4.1 Voor de zomervakantie en voorafgaand aan de sluiting van de wijkfilialen worden de alternatieven voor de sociale wijkfuncties aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. Daarbij worden de voorziene sluitingsmomenten voor de wijkfilialen aangegeven. (sluitingsplanning onder argument 4) 4.2 Instemmen met de initiële reservering van een investeringskrediet van €150.000 hiervoor en deze dekken uit de kredieten Kleine Verbouwingen VTA’s.
23
Raadsnummer
13R5262
Argumenten 1.1 Integrale besluitvorming over de bibliotheekfuncties van de toekomst is nu mogelijk: Het rapport ‘Odyssee BE’ is het resultaat van de tweede fase van het experttraject. Het rapport geeft het antwoord van de stuurgroep op het verzoek van het college om op basis van de resultaten van de eerste fase van dit traject te komen tot een verdere uitwerking en financiële vertaling (12bst01081). In het rapport wordt een variant (variant 1) uitgewerkt die lineair overeenkomt met de conclusies en aanbevelingen uit de 1e fase van het experttraject. Daarmee wordt een volwaardige transitie naar toekomstbestendige bibliotheekfuncties gerealiseerd. Dit scenario wordt ook financieel vertaald. Daaruit komt naar voren dat deze optimale variant niet past in de financiële taakstelling zoals verwoord in het coalitieakkoord. Om die reden wordt deze variant niet als voorkeursvariant voorgesteld. In het rapport wordt verder invulling gegeven aan een zeer sobere variant (variant 3). Deze variant voldoet wél aan de gestelde financiële kaders maar is echter niet toekomstbestendig. Ze geeft geen afdoende antwoord op de grote veranderingen in de samenleving die momenteel plaatsvinden als gevolg van de digitalisering en het internet én sluit onvoldoende aan op de veranderende vragen van de klant. In deze variant worden uitsluitend de belangrijkste traditionele bibliotheekproducten op een andere wijze vormgegeven. Dit leidt tot een verschuiving van het aanbod van fysieke boeken naar alle scholen in het primair onderwijs én tot de handhaving van een sobere centrale uitleenbibliotheek, vooral gericht op de beschikbaarstelling van papieren boeken. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen is de verwachting dat deze variant over de jaren heen steeds minder een antwoord zal zijn op de vraag en uiteindelijk zal verdampen. Dit kán overigens een verantwoorde keuze zijn. De beschikbaarheid van digitale content zal immers gelijkoplopend in dezelfde periode naar verwachting stevig doorgroeien. De taakstelling om deze via een leenformule beschikbaar te stellen is echter voorbehouden aan de rijksoverheid. De stuurgroep adviseert in Odyssee BE om vooralsnog akkoord te gaan met de uitvoering van variant 2. Deze variant behelst een volwaardig Educatief Programma op alle scholen in het primair onderwijs en voor zover gekoppeld aan SPIL, ook binnen de kinderopvang. Dit Educatief Programma is gericht op een krachtige stimulering van het lezen, op de ontwikkeling van mediawijsheid en op het leren omgaan met allerlei digitale techniek. Daarnaast omvat variant 2 een basale centrale bibliotheek maar dan zodanig ingericht dat die als springplank kan functioneren voor een volwaardige Kenniswerkplaats in de verdere toekomst. Een Kenniswerkplaats die is gebaseerd op coproductie en cofinanciering met andere partners in de stad. Door in te stemmen met de start van de uitvoering van variant 2 wordt voor een groot deel tegemoet gekomen aan de transitie zoals de raad die voor de zomer van 2011 voor ogen had. Voor de helderheid, dit betekent dat het resterende bedrag vanuit de cultuurbegroting voor de sobere centrale bibliotheek ingezet wordt; dat
24
Raadsnummer
13R5262
vanuit educatieve middelen het educatieve programma gefinancierd kan worden voor zover het nog niet gedekt is binnen de reguliere middelen; dat voor de kenniswerkplaats niet een financiële is, wel een faciliterende. 1.2 Het rapport Stille Kracht brengt de gevolgen van de sluiting per wijkvestiging in beeld: Het college heeft in oktober 2012 aan de raad toegezegd te zullen komen met een nadere analyse, per vestiging, van de maatschappelijke waarde en het feitelijke nut van de bestaande wijkfilialen. Dit onderzoek heeft inmiddels plaatsgevonden door studenten van de afdeling Urban Design van de TUe. Een en ander onder begeleiding en deels in coproductie met de gemeentelijke afdeling BIO. Het rapport toont aan dat bij de wijkfilialen sprake is van diversiteit en dientengevolge geen eenduidig antwoord mogelijk is. Per vestiging geeft het rapport antwoord op de gestelde vraag. Wat wel als een rode draad naar voren komt is dat de vestigingen in ruime mate ook gebruikt worden voor andere dan de meest primaire bibliotheekfunctie; het uitlenen van boeken. Het gebruik van de vestigingen is sterk gerelateerd aan functies als Ontmoeting, Verblijf, Contactlegging, Opvang en Studeren. In het onderzoek komt naar voren dat deze functies door de gebruikers als heel belangrijk worden beschouwd. Dit wordt ook bevestigd door het digipanelonderzoek dat in december is uitgevoerd. Ook wordt duidelijk dat veel van de huidige gebruikers om verschillende redenen afhankelijk zijn van deze vorm van dienstverlening waaronder (gebrek aan) geld, mobiliteit, ruimte thuis en faciliteiten. Het probleem dat hiermee op tafel komt kan gelden op grotere schaal en voor meerdere bewonersgroepen in de stad. Om tweedeling in onze stad tegen te gaan is het van groot belang dat nader onderzocht wordt hoe het hiermee staat c.q. dat hiermee rekening wordt gehouden in lopende onderzoeken (gebiedsverkenningen) en bij de inzet van onze sociale infrastructuur. 1.3 De uitslag van het digipanel ondersteunt de bevindingen tot nu toe: Om een nog beter beeld te krijgen van de maatschappelijke waarde van wat in de bestaande wijkfilialen wordt aangeboden, is in december, parallel aan het TUe onderzoek, een aantal vragen en stellingen voorgelegd aan het digipanel. De uitslagen bevestigen grotendeels het TUe onderzoek waarbij opvalt dat de digipanelleden in ruime mate de opvatting hebben dat het fysieke boek nooit aan waarde en nut zal inboeten. De officiële trends laten een duidelijk ander beeld zien. Ook het digipanel signaleert dat de filialen voor een veel bredere doelstelling worden gebruikt dan alleen het lenen van boeken. 1.4 De pilot Berckelhof kan gelden als voorbeeld voor andere initiatieven in de stad: In verzorgingscentrum Berckelhof in Tongelre is in 2012 een pilot uitgevoerd als alternatief voor de sluiting van de bibliotheekvestiging in Herzenbroeken. De resultaten van deze pilot zijn in de bijgevoegde evaluatie beschreven. De conclusie is dat de doelen in flinke mate zijn bereikt en dat er nog steeds sprake is van optimalisering. De bibliotheek in Berckelhof heeft een duidelijke functie naar de
25
Raadsnummer
13R5262
omgeving. Ook dient het bibliotheekpunt de eigen doelen van Vitalis om meer en meer te ontsluiten naar de omgeving en de maatschappelijke integratie van senioren te bevorderen. Er is dus sprake van een win-win situatie. Het beoogde effect om door het aanbieden van boeken op dit soort locaties ook de senioren meer te laten lezen is echter niet opgetreden. Het gebruik door senioren is er niet groter maar ook niet kleiner door geworden. Hiervoor worden evidente redenen aangegeven. Wel heeft deze pilot bijgedragen aan een stuk vermaatschappelijking van de zorg en aan het doorbreken van maatschappelijk isolement. Door de bibliotheek in Berckelhof heeft een belangrijke integratie plaatsgevonden met de bewoners van Tongelre. Door de inzet van vrijwilligers uit de doelgroep senioren is dit nog eens versterkt. Op basis van de resultaten van de pilot in Berckelhof hebben gesprekken plaatsgevonden met Vitalis, de Archipel en een paar corporaties. De belangstelling om op meerdere plaatsen in de stad soortgelijke voorzieningen te realiseren is bij de maatschappelijke partners groot. Dat geldt ook voor de bereidheid om naast coproductie ook voor een flink deel gezamenlijk de kosten ervan te dragen. Er resteert echter in de huidige opzet een exploitatietekort waarvoor nog geen cofinanciering is gevonden. De dekking van dit tekort maakt gezien de eerdere prioritering én de geprioriteerde programmalijnen van het experttraject géén deel uit van de onderhavige beslissingen. 1.5 De scholenpilot in Tongelre levert de gevraagde opbrengst om te komen tot zorgvuldige detaillering van het Educatief Programma: De pilot die in 2012 is uitgevoerd binnen de vier basisscholen in Tongelre buiten de Rondweg is geëvalueerd met een bemoedigend resultaat. Ze laat een toename in aantal uitleningen zien in orde van grootte van 30 % en een nog groter effect bij achterstandsscholen. De pilot is uitgevoerd om zicht te krijgen op de haalbaarheid, de mogelijkheden en de effecten van bibliotheekpunten binnen het primair onderwijs. De ervaringen in de pilot hebben bijgedragen aan het Educatief Programma ‘Wijzer! met taal&media’ zoals beschreven in de nota Odyssee BE. Hoewel er nog geen expliciet antwoord is op alle ruimtelijk-fysieke problemen en op de cofinancieringsvraag aan het onderwijs (zie de kanttekeningen) is het wel duidelijk dat de uitrol van het Educatief Programma naar alle SPIL centra en andere scholen in het primair onderwijs wordt toegejuicht. Het Educatief Programma zal voor de betrokken kinderen veel meer dan een antwoord zijn op het afstoten van de vestigingen. Sterker, door realisatie van het Educatief Programma ‘Wijzer! met taal&media’ is het bereik van de jeugd straks nagenoeg honderd procent en is het dus juist voor met uitsluiting bedreigde kinderen noodzakelijk.
26
Raadsnummer
13R5262
1.6. De Ruilbibliotheek kan een toekomstbestendig alternatief zijn voor de beschikbaarheid van het fysieke boek: In tegenstelling tot de Sociale Bibliotheek (zie Odyssee BE) waarvan verwacht mag worden dat daarbinnen de specifieke bibliotheekfuncties (uitleen van boeken) steeds minder een rol zullen spelen, is de verwachting dat de Ruilbibliotheek wél een alternatief biedt voor de beschikbaarheid van het fysieke boek op de langere termijn. Een pilot om de haalbaarheid van een Ruilbibliotheek vast te stellen is opgenomen in het rapport Odyssee BE. U wordt geadviseerd om hieraan geen uitvoering te geven of middelen ter beschikking te stellen. De ruilbibliotheek is slechts één van de alternatieven. Momenteel zien we, veelal op initiatief van bewonersgroepen (Driehoeksbos, Prinsejagt), meerdere varianten opkomen die een alternatief bieden en die zeer sterk gerelateerd zijn aan de specifiek maatschappelijke context. Het college wil er de voorkeur aan geven om dit soort burgerinitiatieven zo nodig te ondersteunen. Ook kan nog afgewacht worden of ‘’de markt’’ in de behoefte aan fysieke leenboeken gaat voorzien. Ook hiervan zijn inmiddels voorbeelden bekend. Vanuit de publieke verantwoordelijkheid zal op die plaatsen waar een oplossing niet vanuit zelfredzaamheid kan plaatsvinden in eerste instantie faciliterend en indien echt nodig via sociale wijkbibliotheken vormgegeven worden, binnen het proces van maatschappelijk vastgoed. 1.7 Implementatie van het Educatief Programma van variant 2 is een maatschappelijke noodzaak De bestaande bibliotheekfilialen bieden onvoldoende soelaas voor lees- en taalbevordering. Als het belang van lezen door ouders niet wordt onderkend, komen hun kinderen niet in aanraking met de bibliotheek en maken aldus niet spelenderwijs en laagdrempelig kennis met lezen. Deze taal- en leesachterstanden vormen een probleem, waar scholen tot op heden relatief alleen voor staan. Door het Educatief Programma met leesondersteuning voor alle 0-12 jarigen te implementeren, worden taal- en leesachterstanden in coproductie tussen bibliotheek en school aangepakt. Daarnaast wordt ingezet op mediawijsheid, want ook daarvoor geldt dat dat noodzakelijk is om te kunnen deelnemen. 2.1 Vanwege de maatschappelijke noodzaak tot implementatie van variant 2 en verder oplopende kosten van uitstel, wordt geadviseerd onmiddellijk met de uitvoering te starten Vanwege uitstel van de raadsbehandeling van het dossier Transitie Bibliotheekfuncties in november als gevolg van de commissiebehandeling op 30 oktober 2012 zijn al extra frictiekosten ontstaan van ca. € 442.000 t.o.v. de oorspronkelijke raming waarvoor dekking was voorzien in de exploitatiebegroting 2013 van BE. De raad heeft immers besloten dat geen sluitingen van vestigingen mogen plaatsvinden voorafgaand aan de integrale raadsbesluitvorming die nu voorligt. Dit betekent tevens dat ieder verder uitstel van de uitvoering van de voorgestelde variant opnieuw zal leiden tot extra frictiekosten. De sluiting van de
27
Raadsnummer
13R5262
vestigingen vindt gefaseerd plaats vanaf september 2013. Gelijk oplopend daarmee worden de bibliotheekpunten op de scholen uitgerold en wordt er voor alternatieve voorzieningen voor de sociale functies in de wijken gezorgd. 2.2 De frictie- en transitiekosten zijn stevig bij een ombuiging van deze omvang: De voorkeursvariant voor de transitie van de bibliotheekfuncties gaat gepaard met eenmalige kosten voor fricties, reorganisatie en innovatie. In de benadering van deze problematiek is een splitsing gemaakt tussen enerzijds de kosten die samenhangen met de fricties als gevolg van de huisvestingsverplichtingen en anderzijds de overige eenmalige afbouw- en ombouwkosten. Voor de eerste categorie, de huisvestingsfrictie, speelt vooral de relatie met de benodigde vierkante meters in De Witte Dame. Op basis van de ambitie die de BE neergelegd heeft in haar brief van 18 februari 2013 zal BE worden verzocht om vol te gaan voor de realisatie van de Kenniswerkplaats door middel van cocreatie met diverse maatschappelijke partners waarmee tevens een overmaat aan vierkante meters en de daaraan gerelateerde frictiekosten wordt voorkomen. Naarmate er in dit opzicht successen worden geboekt zal dit het risico van extra frictiekosten voorkomen. Uit de financiële bijlage 1c blijkt voorts dat er behalve de huisvestingsfrictie in variant 2 sprake is van eenmalige kosten ter hoogte van ongeveer €4.400.000. Deze kosten zijn het gevolg van overige frictie-, reorganisatie-, en innovatie. Deze kosten kunnen deels gedekt worden door het inmiddels hiervoor gereserveerde bedrag van €1.200.000 dat oploopt naar €1.600.000 als de lening aan De Witte Dame Monumenten Beheer bv (1996) aan de BE volledig is afgelost. Een verdere dekking komt uit al daartoe gereserveerde budgetten op de BE balans of in de exploitatie 2013. Voor het restant wordt dekking gevraagd uit gemeentelijke middelen wat per saldo tot uitdrukking wordt gebracht bij beslispunt 2 en wordt toegelicht in het bijbehorende argument. Voor de goede orde: Uitsluitend de kosten die daadwerkelijk gemaakt worden komen voor compensatie in aanmerking. De begroting is gebaseerd op worst case met dien verstande dat er hierbij geen rekening kon worden gehouden met de financiële gevolgen samenhangend met een eventuele afwaardering van De Witte Dame en de daarmee samenhangende ‘goodwill’. Na correctie in de gemeentelijke meerjarenbegroting voor het jaarlijks accres op subsidies en het toedelen van structureel budget voor de bibliotheek Meerhoven, bedraagt de daadwerkelijke financieringsbehoefte variant 2 € 1.325.000,-, te dekken uit de Endinetreserve zoals in onderstaande tabel weergegeven. De tabel bevat een samenvattend overzicht van alle structurele en incidentele kosten, alsmede de dekking hiervoor.
28
Raadsnummer
13R5262
Structurele kosten / incidentele kosten en dekking Variant 2
2013
2014
2015 en verder
Structurele kosten/ subsidiebehoefte BE Reguliere subsidie Eindhoven Effect beslispunt 3.1, max. uit Educatiegelden Resteert positief, te verrekenen met frictiekosten
4.360 4.772 0 412
4.138 4.022 861 745
4.133 3.272 861 0
Incidentele subsidiebehoefte en dekking Frictiekosten BE Dekken uit Endinet- reserve (innovatie gelden)
278
2.042 1.163
162 162
Uit restant structurele subsidie 2013/2014 Resteert
278 0
879 0
0 0
Eenmalig t.b.v alternatieven sociale functies filialen VTA kleine verbouwingen
pm
pm Maximaal 150
3.1 De basisstructuur voor een toekomstbestendige bibliotheek vraagt om meer budget. Stuurgroep en college bepleiten variant 2. Het resultaat van het experttraject en het daarop volgende collegeverzoek aan de stuurgroep om een nadere uitwerking van de conclusies en aanbevelingen aan te bieden, leidt tot een advies van de stuurgroep en voorstel van het college aan de raad om nu direct al te kiezen voor variant 2. Door middel van deze variant wordt naar de mening van de stuurgroep een basisfundament gelegd voor de doorontwikkeling van de bibliotheekfuncties. Een fundament dat spoort met de maatschappelijke ontwikkelingen en dat recht doet aan de ontwikkeling van de maatschappelijke vraag. Voor deze variant, die tegemoetkomt aan de maatschappelijke noodzaak van bibliotheekfuncties in de stad, is volgens de berekeningen van de stuurgroep een extra structureel budget nodig van €1.100.000. In de gemeentelijke begroting is inmiddels rekening gehouden met het bezuinigde subsidiebedrag voor de BE ad € 3.000.000,-. De raad heeft een voorbehoud gemaakt bij de besluitvorming in 2012 in afwachting van het moment waarop integrale afweging zou kunnen plaatsvinden. Indien de raad vanwege de maatschappelijke relevantie het advies van de stuurgroep en het voorstel van het college overneemt dan kan een proces van co-creatie samen met het maatschappelijk middenveld waaronder de SPILpartners leiden tot een bijdrage aan de oplossing voor de budgettaire behoefte. Vanuit de gemeente willen we hierbij dan vooral ook een expliciete verbinding maken met de doelstellingen en de budgetten die verbonden
29
Raadsnummer
13R5262
zijn aan de educatiemiddelen. Met deze inspanning willen we de per saldo resterende financiële behoefte afdekken. Voor de begrotingsbehandeling 2014 zal inzichtelijk worden gemaakt of deze doelstelling zal worden bereikt en in welke mate. Indien per 1 januari 2014 in de extra financiering voor variant 2 is voorzien dan is de bezuinigingstaakstelling feitelijk een jaar eerder bereikt dan beoogd. b Aan de BE zal worden gevraagd om op dat moment tevens inzicht te verschaffen in de wijze waarop en de mate waarin het gelukt is om met de maatschappelijke partners te komen tot een invulling van de ambities met betrekking tot de Kenniswerkplaats. b Tot slot willen we aangeven dat er redenen zijn om de doelstellingen die samenhangen met de bibliotheekinnovatie te verbreden naar de regio waaronder vooral Helmond. Met Helmond zijn hierover verkennende gesprekken gaande. Behalve grote synergie-effecten kan een dergelijke samenwerking tevens leiden tot financiële efficiency en cofinanciering. De haalbaarheid en de mogelijke effecten zullen eveneens voor de begrotingsbehandeling aan de Raad worden voorgelegd. 3.2 Ook de inhoudelijke uitrol en financiering van de Kenniswerkplaats vindt plaats in cocreatie en coproductie, zoals beoogd in Cultuur Totaal Gezamenlijk optrekken van de bibliotheek en het primair onderwijs om het vernieuwende en toekomstproof Educatief Programma op alle PO-scholen vorm en inhoud te geven, brengt cultuur en onderwijs in een effectieve maatschappelijke verbinding tot het realiseren van gezamenlijk ambities. De overheid stimuleert en faciliteert hierin. Financiering vindt plaats vanuit cultuur én onderwijs (educatiemiddelen). Daarnaast komt de sociale functie die in de bibliotheekfilialen is gegroeid, terug in alternatieve voorzieningen die door samenwerking en verbinding van de verschillende domeinen tot stand worden gebracht. Gesterkt door de recente brief van de RvT van de BE is het de verwachting dat door cocreatie en cofinanciering met partners in het veld, waaronder de onderwijsinstituten en partijen op het vlak van media en communicatie, de hogere ambitie van de Kenniswerkplaats zal kunnen worden bereikt. 4.
De wijkfilialen hebben een bredere sociale functie, elementair voor veel inwoners van de stad: Met verschillende maatschappelijke partners in de stad is gesproken over de wenselijkheid en de haalbaarheid van wijkvoorzieningen naar het model zoals momenteel uitgevoerd in de pilot in Berckelhof. Deze biedt in de huidige vorm nog voor jaren vooruit een alternatief voor de beschikbaarheid van uitleenboeken op buurt- en wijkniveau. Hoewel succesvol, wordt het vergroten van het bereik van het fysieke boek voor senioren en mensen met mobiliteitsproblematiek er niet mee gehaald. Een uitrol is in de voorliggende geprioriteerde programmalijnen dan ook niet meegenomen. Door de sluiting van de bibliotheekfilialen in de wijken, komen echter ook de sociale en ontmoetingsfuncties onder druk te staan, zoals deze door
30
Raadsnummer
13R5262
het gebruik van de filialen zijn gegroeid. Bij de sluiting van de filialen is, conform eerdere afspraken met de raad, uitgangspunt dat gelijk oplopend met die sluiting soelaas wordt geboden voor het continueren van deze functies. De sluiting is als volgt in de planning opgenomen: Meerhoven
Stratum
Gestel
Mensfort
Achtse
Strijp
Vaartbr.oek
Woens. Hei
1 mrt ‘14
1 apr ’14
1 mei ‘14
Barrier
1 sep ‘13
1 okt ’13
1 nov ’13
1 nov ’13
1 mrt ’14
Profielschets op basis van onderzoek Leeshoek Ontmoeten/ Ontspanning
Snuffel-
Neutrale, veilige plek
biblio-
Duizend
rustpunt
inval
poot
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
de biblio-
chine
x
x
theek
x x
Woenselse Heide
Zoete
tiema-
theek
x
broek
Vaart
Stratum
GeleefRustig
betrokken
x
Strijp
Mensfort Integra-
Jong en
Activiteiten PC-faciliteiten
Barrier
Functies
Achtse
Filialen
Meerhoven
De alternatieven zijn gerealiseerd op het moment dat de filialen sluiten conform onderstaande profielen en sociale functiekarakteristieken:
x x
x
x
x
x
x
x
x
Deze sociale functiekarakteristieken zijn in het onderzoeksrapport ‘Stille Kracht’ van TUe nader gedefinieerd en getypeerd als functies en faciliteiten die bewoners/ gebruikers erg zullen missen en als onvervangbaar beschouwen. De in het rapport beschreven gebruiksfuncties zullen aan de hand van de gebiedsverkenningen en analyses van het Projectbureau Maatschappelijk Vastgoed, en samen met maatschappelijke partners, tijdig worden ingepast in bestaande structuren in de wijken. Uiteraard staat het daarbij vrij om het creëren van een alternatief voor de genoemde sociale functies in de wijk, als dat gewenst en/ of mogelijk is, te combineren met de beschikbaarheid van uitleenboeken. De bibliotheek kan dit soort initiatieven met inzet van de beschikbare contributies en zonder extra subsidies faciliteren en zal hieraan graag medewerking verlenen. Voor dit omvormingsproces is door middel van reservering een eenmalige investeringskrediet van 150.000 euro beschikbaar vanuit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s. Voor zover
31
Raadsnummer
13R5262
het vervallen van de sociale functies van de wijkfilialen meer individuele effecten hebben, bijvoorbeeld door het ontbreken van een computer voor een studerend kind in de thuissituatie, dan kunnen voorzieningen getroffen worden binnen het bestek van het bestaande armoedebeleid. Kanttekeningen Er bestaat onzekerheid over de vastgoedrisico’s: Herwaardering van De Witte Dame die in 2013 zal plaatsvinden kan gevolgen hebben voor de financiële positie van de BE die tevens voor 50% eigenaar is van De Witte Dame. Op het moment van schrijven van dit dossier zijn deze gevolgen niet bekend. Ook is nog niet bekend welk standpunt de RvT van BE zal innemen aangaande de waardering van het vastgoedbezit en de samenhangende goodwill per ultimo 2012. Dit effect is in dit raadsvoorstel buiten beschouwing gelaten maar kan feitelijk wel van invloed zijn gezien de actuele ontwikkelingen op de vastgoedmarkt. In de brief van de RvT van de BE (bijlage 1 e) wordt overigens aangegeven dat dit risico geen weerslag zal hebben op de aanwending van gemeentelijke subsidies of de daarbij geldende taakstellingen. De raad moet nu besluiten nemen: De ontwikkeling van het transitieproces loopt grotendeels nog in de pas met wat hierover in 2011 is afgesproken. Het uitstel van de gevraagde besluitvorming op 30 oktober 2012 leidt voor 2013 en 2014 tot extra kosten. Dit is het gevolg van het langer openhouden van de vestigingen. Door de besluitvorming over het nu voorliggende dossier moet er duidelijkheid komen over het vervolg. Aan de hand daarvan moet zo efficiënt mogelijk de verdere uitrol plaatsvinden om onnodig dure fricties te voorkomen. Verder uitstel van concrete beslissingen moet voorkomen worden. De doelstelling van cocreatie en cofinanciering wordt misschien niet gehaald: In de gedachte gesterkt door de brief van de RvT van de BE (zien bijlage 1 e) wordt geanticipeerd op verdergaande resultaten op basis van cocreatie en cofinanciering met het maatschappelijk middenveld. Vóór de begrotingsbesprekingen van het najaar 2013 zal bekend zijn of de daaraan gekoppelde verwachtingen worden gehaald. Op dat moment zal de balans opgemaakt kunnen worden en zal duidelijk worden of het beoogde ambitieniveau van variant 2 hiermee gestalte kan krijgen. Er is echter een reëel risico dat dit niet zo is. Bezuinigingen op allerlei terreinen en een voortdurende crisis waarbij ook steeds weer nieuwe signalen van maatregelen tot beperking en sanering in beeld komen beïnvloeden de kansen van dit proces. Noch binnen de exploitatie van de BE, noch binnen het budget van de wethouder Innovatie,Design, Cultuur en Openbare Ruimte is er financiële ruimte voor de dekking van de frictie-, reorganisatie- en innovatiekosten:
32
Raadsnummer
13R5262
Het beleid met betrekking tot de vergoeding van frictiekosten door de subsidieverstrekker beschrijft welke kosten voor vergoeding is aanmerking komen en onder welke condities. Voorts is aangaande de dekking van deze kosten afgesproken dat eerst zal worden gekeken naar de mogelijkheden binnen de bestaande exploitatie van de betrokken instelling. Indien dat geen soelaas biedt dan wordt beoordeeld of het integrale budget van de portefeuillehouder ruimte biedt. Omdat daar geen ruimte is wordt nu tenslotte aanspraak gedaan op de Endinetreserve. Een gunstig effect voor het bedrag dat hierbij gevraagd wordt is het feit dat de bezuiniging een jaar eerder zal zijn gerealiseerd dan eerder voorzien, hetgeen een incidenteel voordeel oplevert dat saldeert met de initiële behoefte aan Endinetmiddelen. Alle meevallers zullen worden verrekend: De opgenomen bedragen zijn gedetailleerd onderbouwd en op diverse manieren beoordeeld. Voor dit moment zijn ze zo hard als maar kan. Wel is er bij de opstelling rekening gehouden met een worst case scenario. Indien de Witte Dame Beheer bv de restschuld terugbetaalt ontstaat er €375.000 budgetruimte. Terugbetaling kan echter nog lang gaan duren. Indien de afkoop van personeel meevalt door het effect van parallelle maatregelen dan ontstaat er tevens weer financiële ruimte. Het werkelijke niveau van de personele frictie is pas bekend als de namen bekend zijn van degenen die af moeten vloeien en de daarmee samenhangende subsidieclaim kan worden getoetst aan ons gemeentelijk beleidskader. Als er snel partners gevonden worden of vervangende huurders dan scheelt dat direct in de nu opgenomen kosten. Om de transitie door te voeren calculeert BE op basis van de huidige inzichten een liquiditeitsprobleem oplopend tot maximaal €700.000 in 2014 en vervolgens aflopend tot €89.000 positief in 2017. Hiervoor is een rekening courantkrediet noodzakelijk. Afhankelijk van de werkelijke opnamebehoefte zal dit leiden tot extra kosten a.g.v. rentebetalingen. Een eventueel verzoek van de BE voor een rekening courantkrediet zal separaat via een collegevoorstel worden behandeld. Nog niet alle opties zijn zeker: Er is nog sprake van losse einden. Met de grote onderwijsorganisaties SALTO en SKPO bestaat overeenstemming over het nut en het belang van het Educatief Programma. Er bestaat echter nog geen hardheid over de financiële bijdrage vanuit het onderwijs en over de beschikbare ruimte in vierkante meters. Inventariserend onderzoek in 2011 heeft evenwel laten zien dat er naast grote belangstelling ook de benodigde ruimte binnen het onderwijs beschikbaar is. Het Educatief Programma is daarnaast zo uitgewerkt dat er sprake kan zijn van maximale flexibiliteit en maatwerk per locatie. Of dit volstaat moet dus nog gaan blijken. De gesprekken hierover met de grote onderwijsorganisaties lopen nog. De voorgestane verbinding met de doelstellingen en middelen van het VVE beleid zal naar verwachting een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de oplossing van de resterende dilemma’s.
33
Raadsnummer
13R5262
De Kenniswerkplaats spreekt bij diverse potentiële partners tot de verbeelding. De bereidheid om in dat kader te komen tot vergaande inhoudelijke en financiële samenwerking is in hoge mate aanwezig. Dit geldt zeker voor andere (culturele) instellingen maar ook voor onderwijsinstituten als Fontys en de TUe. Wat ook blijkt is echter hoezeer de instellingen gebonden zijn aan bestaande verplichtingen, vastgoed, bestaande samenwerkingsconstructies. De huidige marktomstandigheden spelen hier nog eens fors extra in door. Gesterkt door de brief van de RvT van BE van 18 februari 2013 wordt geadviseerd om dit proces van samenwerking te ondersteunen en te faciliteren en de BE te vragen hierover in het najaar maar voorafgaand aan de begrotingsbehandeling de voorlopige resultaten voor te leggen. Indien de beoogde resultaten uit beslispunt 3.1 en 3.2 niet worden gehaald ontstaat het risico van ongebruikte vierkante meters en de daaraan gekoppelde huur. Indien de beoogde resultaten uit beslispunt 3.2 wel worden gehaald dan worden de revenuen allereerst gebruikt om de volledige Kenniswerkplaats mogelijk te maken. De resterende terugbetaling van de lening aan BE door De Witte Dame Monumenten Beheer bv kan nog lang op zich laten wachten:. Het restant van de uitstaande lening van ongeveer €375.000 is op korte termijn niet inzetbaar. Hoewel rentedragend is gezien de huidige ontwikkelingen in de vastgoedmarkt en de effecten daarvan voor De Witte Dame Monumenten Beheer bv een aflossing van deze restantschuld niet snel te verwachten. Meer innovatief kiezen is ook nog mogelijk: Bij het formuleren van de voorstellen is rekening gehouden met de kaders zoals die in 2011 door de raad zijn meegegeven. Denk hierbij aan het beschikbaar houden van fysieke boeken voor de schooljeugd, voor de senioren en voor mensen die geen alternatieven hebben om aan boeken te komen om te lezen. In de uitwerking is rekening gehouden met alternatieven zoals een thuisbezorgservice, zoals de ontwikkeling van ruilbibliotheken. Ook voor impliciete functies zoals ontmoeting, verblijf, faciliteiten etc… is naar oplossingen gezocht. De keuze kan natuurlijk ook gemaakt worden om, eendachtig de maatschappelijke trends, per direct afstand te nemen van de papieren boeken, om het Educatief Programma alleen te richten op het bevorderen van mediawijsheid, om de leesbevordering exclusief de taak te laten zijn van het onderwijs. Op die manier kan het beperkt beschikbare budget volledig worden gericht op de huidige trends en toekomstproef worden ingezet. Dit past ook binnen de TDK formule (Technologie, Design&Kennis) zoals die als ‘On Brand’ doelstellingen gelden voor Eindhoven. Deze keuzes zijn echter niet uitgewerkt omdat ze niet pasten in de kaders. Maar ze zijn natuurlijk wel mogelijk! Aantal exploitatieposten is niet meegenomen in de begroting 2014-2017 binnen de 3 varianten: Mede vanwege de grote onzekerheid met betrekking tot de omvang, zijn een aantal exploitatieposten niet meegenomen, ondermeer storting in voorzieningen,
34
Raadsnummer
13R5262
resultaten op niet door de reguliere subsidie van de door Eindhoven gedekte projecten en mogelijke afschrijvingen van de goodwill. De huidige stand van de onderhoudsvoorziening bij de BE (€ 593.000,-) is toereikend om op basis van het onderhoudsplan 2005 het voorzieningenniveau tot 2018 in stand te houden. Benodigde onderhoudsmiddelen vanaf 2018 zijn niet in getoonde exploitatiemodellen meegenomen. Verantwoordelijkheid om dit binnen de eigen exploitatie op te vangen ligt bij de BE.
Kosten Voor de resterende financieringsbehoefte, zie argument 2.2. Aanvullend hierop: Voor de realisatie van alternatieven voor de sociale functies van de bestaande filialen is maximaal €150.000 beschikbaar uit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s. Dit verzoek past mogelijk niet binnen de kaders van de onttrekkingen uit de investeringskredieten kleine verbouwingen VTA’s maar het college van B&W mag hiervan afwijken. Dit wordt dan ook voorgesteld. De huidige stand van de kredieten kleine verbouwingen VTA's biedt voldoende ruimte om de benodigde € 150.000 te kunnen dekken. Daarnaast blijft er nog voldoende ruimte over om aanvragen voor kleine verbouwingen VTA's te kunnen blijven honoreren. Een begrotingswijziging voor dit onderdeel is niet noodzakelijk. Communicatie De communicatie heeft gestalte gekregen middels een intensief experttraject waarbij veel partijen actief aan bod zijn geweest. Voorts is binnen BE op diverse wijzen gecommuniceerd met medewerkers en klanten. Er is actief gecommuniceerd via de pers over alle relevante ontwikkelingen. Via email komen reacties uit de stad die vervolgens indien mogelijk gestandaardiseerd en waar nodig individueel worden beantwoord. De ca veertig reacties die per 1 maart zijn ontvangen zeggen hoofdzakelijk kort en bondig “de bieb moet blijven’’ . Planning en uitvoering Zie de roadmap in het rapport Odyssee BE. Evaluatie Onder voorbehoud van nadere afspraken met raad en college wordt hierbij uitgegaan van de reguliere instrumenten zoals voor- en najaarsgesprekken, turap en Stafsessies. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b 1a Aanbieding stuurgroepadvies aan college b 1b Rapport Odyssee BE b 1c Rapport Financieel onderzoek Bibliotheek
35
Raadsnummer
b b b b b b b
1d 1e 2 3 4 5 6
13R5262
Subsidiebehoefte variant 3 Brief van de Raad van Toezicht van de BE van 18 februari 2013 (RvT1540) Rapport Stille Kracht Uitslag Digipanel december 2012 Evaluatie pilot Berckelhof Evaluatie scholenpilot Tongelre Memo Sociale functies bibliotheekfilialen
a x De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer en worden digitaal toegevoegd aan het raadsvoorstel.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
, secretaris.
36
Raadsnummer
13R5262
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel en nadere toelichting met aangepast raadsvoorstel van burgemeester en wethouders van 8 maart en 19 april 2013; gelet op de aangenomen amendementen A7A en A14; besluit: 1 Onderschrijven van de maatschappelijke noodzaak tot realisatie van variant 2; 2.1 Instemmen om te starten met de uitvoering van variant 2 onder de voorwaarde dat de vestigingen pas worden gesloten samen oplopend met de realisatie van alternatieven binnen het onderwijs en voor de sociale functies; 2.2 Instemmen met de initiële compensatie van de transitiekosten (frictie-, reorganisatie- en innovatiekosten) en de daaruit voortvloeiende initiële financieringsbehoefte van € 1.325.000 en deze dekken uit de Endinetreserve; 3.1 De BE verzoeken om in een co-creatieproces, financieel en inhoudelijk, met de stedelijke SPIL partners én de gemeente te komen tot een gezamenlijk plan van aanpak voor het Educatief Programma inclusief financiering. Vanuit de gemeente zal hierbij met name een expliciete verbinding worden gemaakt met het educatiebeleid en de aanwezige ruimte in de Educatiegelden. (voorheen VVEgelden genoemd); 3.2 De BE in een reactie op hun brief van 18 februari 2013 uitnodigen om de Kenniswerkplaats op basis van de door de RvT beschreven ambitie te realiseren en er hierbij van uit gaan dat daarbij tevens het ontstaan van huisvestingsfricties zal worden uitgesloten; 3.3 Het college opdragen om in afstemming met de BE en vóór de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te geven in de wijze waarop en de mate waarin het resultaat onder 3.1 en 3.2 is bereikt; 3.4 Het college op te dragen om voor de begrotingsbehandeling 2014 inzicht te verschaffen in de mogelijkheden tot en de effecten van regionale samenwerking in de aanpak van de bibliotheekinnovatie; 3.5 Bij het IHP de noodzakelijke vierkante meters per locatie inzichtelijk te maken (amendement A7A);. 4.1 Drie maanden voor de sluiting van een wijkfiliaal de alternatieven voor het Educatief Programma en voor de sociale wijkfuncties aan de raad ter besluitvorming voor te leggen. Daarbij worden de voorziene sluitingsmomenten voor de wijkfilialen aangegeven (amendement A14); 4.2 Instemmen met de initiële reservering van een investeringskrediet van €150.000 hiervoor en deze dekken uit de kredieten Kleine Verbouwingen VTA’s.
37
Raadsnummer
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 april 2013.
R. van Gijzel, voorzitter
J. Verheugt, griffier
38
13R5262
