Gemeente Den Haag RIS149850_08-NOV-2007 Ons kenmerk
BSD/2007.393 RIS 149850
REGELING VERTROUWENSWERK 2007
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, gelet op de Algemene wet bestuursrecht, de arbeidsomstandighedenwetgeving, de wetgeving inzake gelijke behandeling en de Arbeidsvoorwaardenregeling Den Haag; gelet op de instemming van de Centrale Ondernemingsraad. Besluit: vast te stellen de volgende regeling: REGELING VERTROUWENSWERK Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5
algemene bepalingen vertrouwenswerk bij de dienst de centrale vertrouwenspersoon de klachtencommissie slotbepalingen
art. 1:1 - 1:7 art. 2:1 - 2:8 art. 3:1 - 3:5 art. 4:1 - 4:7 art. 5
Toelichting
Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Telefoon: 070 - 353 2709 Fax: 070 - 353 2782
BSD/2007.393
HOOFDSTUK 1
2
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1:1 (definities) In deze regeling wordt verstaan onder: a. ongewenst gedrag: discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling en psychosociale arbeidsbelasting, de factoren seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengt, zoals bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet; b. medewerker: een ieder, die werkzaam is of is geweest bij de gemeente, met uitzondering van een politieke ambtsdrager van de gemeente of degene op wie de onderwijsrechtspositie van toepassing is; c. leidinggevende: de directe of naasthogere leidinggevende van de medewerker dan wel de aangeklaagde; d. decentrale vertrouwenspersoon: de functionaris, als bedoeld in artikel 2:2; e. centrale vertrouwenspersoon: de functionaris, als bedoeld in artikel 3:1; f. melding: het zich wenden tot de leidinggevende of de vertrouwenspersoon in verband met een confrontatie met ongewenst gedrag; g. bemiddeling: het proces dat erop is gericht het conflict tot een oplossing te brengen, zodat het ongewenste gedrag ophoudt en de gevolgen ervan zoveel mogelijk worden weggenomen; h. klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft, is omschreven; i. klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht over ongewenst gedrag indient; j. aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt; k. klachtencommissie: de Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid. Artikel 1:2 (verantwoordelijkheden) 1. 2. 3. 4. 5.
Het diensthoofd draagt er zorg voor dat ongewenst gedrag wordt voorkomen en dat problemen die voortkomen uit dit gedrag worden opgelost. De vertrouwenspersonen vervullen hierbij een ondersteunende rol. Het diensthoofd stelt jaarlijks een preventieplan op. het preventieplan wordt jaarlijks geëvalueerd in de overlevergadering met de ondernemingsraad. bij onderzoeken op het terrein van arbeidsomstandigheden (Risico inventarisatie & - evaluatie, tevredenheidsonderzoeken e.d.) worden vragen over het onderwerp ongewenst gedrag gesteld.
BSD/2007.393
3
Artikel 1:3 (melden) 1. De medewerker die met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd kan een melding doen bij: a. de leidinggevende; b. de decentrale vertrouwenspersoon; c. de centrale vertrouwenspersoon; d. meldpunt integriteit van de gemeente. 2. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen. 3. Meldingen, die niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden, worden gedaan, worden niet in behandeling genomen. 4. Een melding kan mondeling of schriftelijk zijn. 5. Degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft kan voor informatie en verwijzing terecht bij de centrale vertrouwenspersoon. Artikel 1:4 (klacht indienen) Een klacht wordt ingediend bij de klachtencommissie conform de procedure van hoofdstuk 4. Artikel 1:5 (vertrouwelijkheid) Een ieder die in het kader van deze regeling op enigerlei wijze de beschikking krijgt over gegevens, waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Artikel 1:6 (geen nadeel van melden ondervinden) De medewerker die de melding doet en degene, die de melding behandelt en afdoet, mogen door het indienen van een melding of uit hoofde van de functie als vertrouwenspersoon geen nadeel ondervinden in hun rechtspositie. Artikel 1:7 (hoor en wederhoor) De medewerker op wiens gedrag de melding betrekking heeft, wordt gehoord, tenzij de behandeling beperkt blijft tot een gesprek tussen behandelaar en melder.
BSD/2007.393
HOOFDSTUK 2
4
VERTROUWENSWERK BIJ DE DIENST
Artikel 2:1 (behandeling door de leidinggevende) Indien een medewerker melding maakt van ongewenst gedrag bij de leidinggevende dan lost deze de zaak zelf op; de artikelen 2:3 onder a tot en met c, 2:4, 2:5 en 2:6 ten aanzien van de decentrale vertrouwenspersoon zijn van overeenkomstige toepassing; de leidinggevende kan ondersteuning vragen van de decentrale vertrouwenspersoon of de centrale vertrouwenspersoon. Artikel 2:2 (aanwijzen van decentrale vertrouwenspersonen) Het diensthoofd wijst na overleg met de ondernemingsraad een of meer decentrale vertrouwenspersonen voor zijn dienst aan. Het diensthoofd voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de decentrale vertouwenspersoon. In dit gesprek legt de vertrouwenspersoon geen inhoudelijke verantwoording af. Artikel 2:3 (taken van decentrale vertrouwenspersonen) 1. De decentrale vertrouwenspersoon heeft tot taak: a. het behandelen en afdoen van een melding; b. het zo nodig doorverwijzen van de medewerker naar de centrale vertrouwenspersoon; c. het bieden van nazorg aan de medewerker die een melding heeft gedaan; d. het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het diensthoofd of andere personen binnen de dienst inzake preventie en bestrijding van ongewenst gedrag; e. het binnen de dienst behulpzaam zijn van het diensthoofd bij het verzorgen van voorlichting en publiciteit over ongewenst gedrag, en de uitvoering van deze regeling. 2. Een melding wordt zo spoedig mogelijk afgedaan. Artikel 2:4 (bevoegdheden en verantwoordelijkheden) De decentrale vertrouwenspersoon is bevoegd de melder of andere betrokkenen en deskundigen te horen en alle informatie in te winnen, die noodzakelijk is om tot een goed inzicht te komen omtrent de melding en de mogelijkheden om de melding af te doen. Artikel 2:5. (zorgvuldigheid en geheimhouding) 1. De decentrale vertrouwenspersoon besteedt uiterste zorg aan de vertrouwelijke behandeling van gegevens, waarvan hij bij de uitvoering van de opgedragen taken kennis neemt. 2. De decentrale vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van de feiten, waarvan openbaarmaking de privacy van degene die een melding gedaan heeft, kan schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker, of ter voldoening aan een wettelijke verplichting kan hiervan worden afgeweken.
BSD/2007.393
5
Artikel 2:6. (registratie, archivering, rapportage) De decentrale vertrouwenspersoon: 1. registreert alle meldingen van ongewenst gedrag en legt er dossiers van aan; 2. verstrekt geen informatie uit het dossier dan met toestemming van degene op wie de informatie betrekking heeft; 3. vernietigt 1 jaar na afhandeling het dossier; 4. brengt jaarlijks een geanonimiseerd rapport uit aan het diensthoofd over de aard en omvang van meldingen van ongewenst gedrag, de verrichte werkzaamheden, een evaluatie van de geboden faciliteiten, de wijze waarop de vertrouwenspersoon de kennis en vaardigheden heeft bijgehouden, de bijdragen aan het preventiebeleid van de dienst e.d.; van het rapport wordt een afschrift gezonden aan de ondernemingsraad en de centrale vertrouwenspersoon. Artikel 2:7 (faciliteiten) Het diensthoofd biedt de decentrale vertrouwenspersoon de middelen en faciliteiten, die voor de uitvoering van de opgedragen taken en de waarborging van de privacy nodig zijn. Artikel 2:8 (kennis en vaardigheid) De decentrale vertrouwenspersoon spant zich in om kennis en vaardigheden op peil te houden.
HOOFDSTUK 3
DE CENTRALE VERTROUWENSPERSOON
Artikel 3:1 (aanwijzen van de centrale vertrouwenspersoon en verantwoordelijkheden) 1. Het college van burgemeester en wethouders stellen na overleg met de Centrale Ondernemingsraad een centrale vertrouwenspersoon in algemene dienst van de gemeente aan. 2. De centrale vertrouwenspersoon is inhoudelijk uitsluitend verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders. 3. De gemeentesecretaris treedt op als direct functioneel leidinggevende van de centrale vertrouwenspersoon. 4. Het college van burgemeester en wethouders verschaffen de centrale vertrouwenspersoon de middelen en faciliteiten, die voor een goede uitoefening van de functie nodig zijn. Artikel 3:2 (taken) De centrale vertrouwenspersoon heeft tot taak: a. het behandelen en afdoen van een melding; b. het zo nodig ondersteunen van de medewerker bij het indienen van een klacht; c. het zo nodig doorverwijzen van de medewerker naar interne of externe deskundigen; d. het bieden van nazorg aan de medewerker die een melding heeft gedaan; e. het gevraagd en ongevraagd geven van beleidsadviezen aan burgemeester en wethouders en anderen in de organisatie inzake preventie en bestrijding van ongewenst gedrag;
BSD/2007.393
f. g. h.
i.
6
het fungeren als aanspreekpunt voor de decentrale vertrouwenspersonen; het stimuleren en coördineren van het vertrouwenswerk; het verzorgen van voorlichting en publiciteit binnen de gemeentelijke organisatie over het beleid met betrekking tot ongewenst gedrag en over de uitvoering van deze regeling; rapporteert aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 3:3 De artikelen 2:4 tot en met 2:6 en 2:8 zijn van overeenkomstige toepassing op de centrale vertrouwenspersoon, met uitzondering van artikel 2:6, vierde lid. Artikel 3:4 . Indien de gemeentesecretaris aangeklaagde is, kan de centrale vertrouwenspersoon zich in het belang van de probleemoplossing wenden tot de directeur POI van de Bestuursdienst. Artikel 3:5. (rapportages) 1. De centrale vertrouwenspersoon brengt periodiek, geanonimiseerd, rapport uit aan het college van burgemeester en wethoudersover de aard en omvang van meldingen over ongewenst gedrag en de afdoening daarvan. 2. De centrale vertrouwenspersoon kan daarbij aanbevelingen doen met betrekking tot het beleid inzake preventie en bestrijding van ongewenst gedrag. 3. De centrale vertrouwenspersoon stuurt een afschrift van dit rapport aan de decentrale vertrouwenspersonen en de centrale ondernemingsraad. 4. De centrale vertrouwenspersoon kan met betrekking tot het toeleveren van (geanonimiseerde) gegevens voor periodieke rapportages aanwijzingen geven aan de decentrale vertrouwenspersonen, bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werkers en andere functionarissen die in de uitoefening van hun functie ongewenst gedrag signaleren .
HOOFDSTUK 4
DE KLACHTENPROCEDURE
Artikel 4:1. (aanwijzing) De regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid is van toepassing. Artikel 4:2. (indienen van een klacht) De melder kan een klacht indienen bij de klachtencommissie.
BSD/2007.393
HOOFDSTUK 5
7
SLOTBEPALINGEN
Artikel 5. (naam en inwerkingtreding) 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2007. 2. Deze regeling kan worden aangehaald als :”Regeling Vertrouwenswerk (2007)” 3. Meldingen en klachten, die voor 1 oktober 2007 zijn ingediend, worden behandeld overeenkomstig de Regeling Vertrouwenswerk (2002). 4. De Regeling Vertrouwenswerk (2002) wordt per 1 oktober 2007 ingetrokken. Den Haag, 30 oktober 2007 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester,
mw. A.W.H. Bertram
J. Klijnsma
BSD/2007.393
8
TOELICHTING algemeen De gemeente Den Haag heeft integriteit binnen haar organisatie hoog in het vaandel staan. Bij integriteit moet niet alleen worden gedacht aan zaken als fraude, corruptie, of misbruik van bedrijfsmiddelen, maar ook aan de ongewenste manier waarop medewerkers met elkaar omgaan (bijvoorbeeld: seksuele intimidatie, discriminatie en pesten). Het doel van de in de regeling vastgelegde procedure is: probleemoplossing. In eerste instantie dienen de problemen bij de dienst te worden opgelost. Het proces loopt in beginsel via drie stappen: eerst de leidinggevende of de decentrale vertrouwenspersoon, dan de centrale vertrouwenspersoon, dan de klachtencommissie. De behandeling krijgt hierdoor in toenemende mate een zwaarder - en formeler accent. Onder de behandeling van een melding door de vertrouwenspersoon wordt de procedure van artikel 2:4 verstaan. Hieronder vallen alle activiteiten die een bijdrage leveren aan de probleemoplossing ten behoeve van de melder. De behandeling is afgedaan als de melder tevreden is met het resultaat van de behandeling of aangeeft alsnog een klacht te willen indienen. Alle beginselen, die in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht genoemd worden, zijn van toepassing op deze regeling. De regeling is een verbijzondering van de klachtenbehandeling met betrekking tot ongewenst gedrag. Preventie, probleemoplossing, de-escalatie en vertrouwelijkheid staan voorop bij de regeling Vertrouwenswerk. Het starten van een rechtspositioneel traject naar aanleiding van een melding over ongewenst gedrag ligt niet voor de hand. De uitzondering hierop is dat er sprake is van het vermoeden van een strafbaar feit. De regeling voorziet in escalatie via de klachtencommissie, indien het ongewenste gedrag niet ophoudt. De klachtencommissie kan het bevoegd gezag adviseren om (rechtspositionele) maatregelen te nemen. De regeling is niet van toepassing op politieke ambtsdragers. Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht is wel op hen van toepassing. Met ingang van 1 oktober 2007 is de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid van toepassing voor de gemeente. De definities in de regeling Vertrouwenswerk zijn aangepast aan de definities van de Arbeidsomstandighedenwet, die met ingang van 1 januari 2007 is gewijzigd en aan de definities van de regeling van de Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid.. Voorts zijn wijzigingen aangebracht als gevolg van het overleg tussen de gemeentesecretaris en de Centrale Ondernemingsraad over ongewenst gedrag.
BSD/2007.393
9
artikelgewijze toelichting artikel 1:1 In de regeling Vertrouwenswerk worden definities gehanteerd die zijn opgenomen in de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid en de nieuwe Arbeidsomstandighedenwet. Gekozen is voor de definitie uit de Arbeidsomstandighedenwet, aangevuld met het begrip discriminatie uit de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid, omdat op deze wijze het begrip ongewenst gedrag het meest uitvoerig wordt geduid. Inhoudelijk is er geen verschil met het begrip ongewenst gedrag uit de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid. In de toelichting op de regeling Klachtencommissie is vermeld dat het begrip “ongewenst gedrag” ruim dient te worden geinterpreteerd. Uit de definitie van ongewenst gedrag kan worden afgeleid dat er een verband met het werken bij de gemeente aanwezig moet zijn. De regeling vindt geen toepassing, indien de klager of aangeklaagde in geen enkele relatie staat tot de gemeentelijke organisatie. Onder medewerker wordt verstaan: een ieder die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij de gemeente (ambtenaren, freelancers, gedetacheerden, uitzendkrachten, stagiairs enz.). Omdat de ex- ambtenaar en de gemeente belang kunnen hebben bij afdoening van de melding of klacht, nadat de melder of klager de gemeentedienst heeft verlaten, omvat het begrip medewerker ook de ex- medewerker. Voor medewerkers met een onderwijsrechtspositie geldt een eigen klachtenregeling en is de regeling Vertrouwenswerk niet van toepassing. In navolging van de regeling Klachtencommissie wordt voortaan onder aangeklaagde mede verstaan een ex-medewerker, omdat in sommige gevallen de behandeling van de melding of klacht relevant kan zijn voor de gemeente. Uitgangspunt bij de regelgeving over ongewenst gedrag is de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een veilige werkomgeving en de plicht om werknemers te beschermen. Dit uitgangspunt leidt ertoe dat de werkgever bij het ontbreken van een (aanwijsbare) aangeklaagde de verantwoordelijkheid voor het doen ophouden van ongewenst gedrag niet zonder meer kan doorschuiven naar de onbekend gebleven veroorzaker. In de regeling vertrouwenswerk 2007 is het onderscheid tussen “melding”en “klacht” gehandhaafd. Melding heeft betrekking op informele probleemoplossing via leidinggevende of vertrouwenspersoon. Klacht heeft betrekking op de formele procedure via de klachtencommissie. Hierbij dient te worden aangetekend dat ook het begrip melding een klacht is in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. In de regeling vertrouwenswerk 2007 wordt het begrip melding gebruikt voor klachten voorzover deze (nog) niet schriftelijk zijn ingediend bij de klachtencommissie.
BSD/2007.393
10
artikel 1:2 Het diensthoofd is verantwoordelijk, de vertrouwenspersonen zijn ondersteunend t.a.v. het beleid op dit terrein. Dat betekent dat de vertrouwenspersonen o.a. worden betrokken bij de voorbereiding en afhandeling van onderzoeken op het gebied van arbeidsomstandigheden, zoals een risicoinventarisatie en –evaluatie of een tevredenheidsonderzoek. In de onderzoeken wordt o.a. gevraagd naar ervaren ongewenst gedrag, de bekendheid met de inhoud en procedures van ongewenst gedrag, de bekendheid met de vertrouwenspersoon van de dienst. Het diensthoofd stelt jaarlijks een preventieplan op. Dit plan kan onderdeel uitmaken van een werkplan van de dienst of een arbojaarplan. In het preventieplan wordt o.a. aandacht gegeven aan de scholing van leidinggevenden, het agenderen van ongewenst gedrag in het werkoverleg, het bespreken van ongewenst gedrag in functioneringsgesprekken, de informatievoorziening o.a. op Intranet van de dienst, voorlichting en de prioriteiten voor het jaar.
artikel 1:3 De medewerker heeft een keuze voor het doen van een melding: bij de leidinggevende, bij de decentrale vertrouwenspersoon, bij de centrale vertrouwenspersoon of bij het meldpunt integriteit. Op intranet wordt een meldingsformulier beschikbaargesteld. Hierdoor komen meer mogelijkheden beschikbaar voor het doen van meldingen. In overleg met de melder wijst het meldpunt Integriteit een vertrouwenspersoon aan die de melding behandelt. (De centrale vertrouwenspersoon maakt deel uit van het Meldpunt Integriteit). Een melding moet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden worden ingediend. Hiervoor geldt een richtlijn van twee jaar. De termijn genoemd in de regeling Klachtencommissie voor het indienen van een klacht is ook van toepassing op het indienen van de melding op grond van de regeling Vertrouwenswerk. In de regeling Vertrouwenswerk van 2002 was de termijn voor het doen van een melding 1 jaar. De veroorzaker kan voor informatie en doorverwijzing terecht bij de centrale vertrouwenspersoon. Informatie kan betrekking hebben op de betekenis en procedures van het vertrouwenswerk. Verwijzing vindt plaats op basis van de vraag van de veroorzaker (gericht op gedragsverandering of op verdediging van belangen). De functie van de vertrouwenspersoon van de dienst is ingesteld om melders te ondersteunen. Bij die functie past niet dat de vertrouwenspersoon ook een rol heeft t.a.v. de veroorzaker. artikel 1:4 Het indienen van een klacht kan voor de klager belastend zijn, mentaal of inhoudelijk. De centrale vertrouwenspersoon heeft een begeleidende en ondersteunende functie bij het indienen van de klacht bij de klachtencommissie. (Zie ook artikel 3:2 onder b). artikel 1:7 De verplichtingen op grond van artikel 2:5 kunnen ertoe leiden dat de inhoud van de melding alleen bekend blijft bij de melder en de vertrouwenspersoon. In alle andere gevallen is het principe van hoor en wederhoor vereist.
BSD/2007.393
11
artikel 2:1 De medewerker kan een melding doen bij de leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. Het oplossen van problemen met betrekking tot het gedrag van medewerkers behoort tot de integrale managementverantwoordelijkheid. De medewerker heeft echter de keuze om een melding te doen bij een vertrouwenspersoon, omdat het moeilijk kan zijn om de leidinggevende hierover aan te spreken. Dat zal zeker het geval zijn als de leidinggevende een rol heeft gespeeld bij het ontstaan van het ervaren ongewenste gedrag. Melden bij de centrale vertrouwenspersoon zal o.a. gedaan worden bij: een melding over een diensthoofd, de relatie waarin de decentrale vertrouwenspersoon staat tot de melder of de aangeklaagde en langdurige afwezigheid van de decentrale vertrouwenspersoon. De leidinggevende kan bij de behandeling van de melding advies vragen aan de decentrale vertrouwenspersoon. artikel 2:2 Een vertrouwenspersoon kan medewerker zijn van de dienst en als vertrouwenspersoon benoemd worden. De functie kan ook worden uitgeoefend door detachering of inhuur vanuit een andere gemeentelijke dienst of een externe organisatie. Uitgangspunt is het aanstellen van personen die vertrouwen kunnen genieten binnen de dienst. Hierbij wordt het advies van de ondernemingsraad ingewonnen. De functie van decentrale vertrouwenspersoon is een volwaardige nevenfunctie, die naast de hoofdfunctie vervuld moet kunnen worden. De decentrale vertrouwenspersoon is alleen verantwoording schuldig aan het hoofd van dienst. De decentrale vertrouwenspersoon moet benaderbaar, goed bereikbaar en bekend zijn bij zijn doelgroep. Diensthoofden maken bij de aanwijzing van vertrouwenspersonen gebruik van een functiebeschrijving en competentieprofiel, opgesteld door de directie Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening van de Bestuursdienst. (bijlage). Bij de selectie wordt aandacht besteed aan de vraag of de kandidaat –gelet op zijn of haar (andere) functie bij de dienst - voor benoeming tot vertrouwenspersoon in aanmerking kan komen (dubbele petten probleem). Het diensthoofd maakt bij de selectie van vertrouwenspersonen gebruik van een integriteitstoets, waarbij tenminste een verklaring omtrent het gedrag wordt opgevraagd. Vertrouwenspersonen worden tijdelijk voor de duur van 5 jaar aangesteld. Voor detachering of inhuur geldt eveneens een maximale duur van 5 jaar. Na 5 jaar kan een nieuwe termijn van 5 jaar ingaan, afhankelijk van het oordeel van het diensthoofd over het functioneren. Hierbij wordt het advies van de ondernemingsraad ingewonnen. Jaarlijks voert het diensthoofd een functioneringsgesprek met de vertrouwenspersoon/ vertrouwenspersonen van de dienst. Uit de aard van de functie vloeit voort dat het oordeel niet gebaseerd kan zijn op de behandeling van (individuele) meldingen. Bij het functioneringsgesprek worden in elk geval aan de orde gesteld: opleiding, de faciliteiten om de functie te kunnen uitoefenen (tijd, middelen, gespreksruimte e.d.), voorlichting, de rol van de vertrouwenpersoon bij het preventiebeleid, de resultaten van onderzoeken over ongewenst gedrag in risico inventarisaties, tevredenheidsonderzoeken e.d.
BSD/2007.393
12
artikel 2:3 De decentrale vertrouwenspersoon zal veelal het eerste opvang- en aanspreekpunt zijn voor de medewerker, die geconfronteerd is met ongewenst gedrag. De belangrijkste taak van de decentrale vertrouwenspersoon is het behandelen en afdoen van meldingen. Hij beoordeelt de ontvankelijkheid van de melding. Hij verklaart een melding in ieder geval niet ontvankelijk als: - de melding geen betrekking heeft op ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1:1 onder a. - de melding niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 1:3, de leden 2 en 3. Samen met de medewerker beziet de vertrouwenspersoon welke actie wordt ondernomen: - alleen melden zonder verdere actie - advies om het probleem zelf te kunnen oplossen - de decentrale vertrouwenspersoon spreekt met degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft - de decentrale vertrouwenspersoon bemiddelt tussen melder en degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft - andere interventies. De decentrale vertrouwenspersoon heeft ook een verwijsfunctie. Als de voorgelegde problematiek daarom vraagt zal een verwijzing naar een deskundige plaats moeten vinden. Zo zal verwijzing naar het bedrijfsmaatschappelijk werk aan de orde zijn, wanneer het gaat om specifieke begeleiding van gedragsproblemen. artikel 2:5 Meldingen dienen zorgvuldig behandeld te worden. De behandelaar neemt niet zonder toestemming van de melder contact op met degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft of met anderen. Zie ook toelichting bij artikel 1:7. artikel 2:6 Het registreren van meldingen is noodzakelijk. Op basis hiervan wordt inzicht verkregen in de mate van ongewenst gedrag binnen de dienst. artikel 2:7 De decentrale vertrouwenspersoon moet de middelen en faciliteiten hebben om de opgedragen taak goed te kunnen uitoefenen, zoals: voldoende diensttijd, het raadplegen van deskundigen, het volgen van de noodzakelijke scholing en training, het verzorgen van voorlichting en publiciteit, een ruimte waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, een eigen telefoon (met telefoonbeantwoorder), een eigen archiefruimte; een beperkt budget voor bijvoorbeeld het betalen van consumpties. Met name het tijdsaspect is erg belangrijk. De decentrale vertrouwenspersoon moet niet alleen voldoende tijd hebben om individuele gevallen zorgvuldig te kunnen behandelen, maar ook tijd om deel te nemen aan vergaderingen, trainingen e.d.. Richtlijn voor de tijdsbesteding is gemiddeld twee uur per week.
BSD/2007.393
13
artikel 2:8 Bij aanstelling volgen vertrouwenspersonen een basisopleiding tot vertrouwenspersoon. Kennis en ervaring worden periodiek bijgehouden door het bijwonen van intervisie bijeenkomsten en trainingen. De centrale vertrouwenspersoon organiseert jaarlijks vijf maal een intervisiebijeenkomst en eenmaal een training. artikel 3:1 De Centrale vertrouwenspersoon neemt binnen de gemeente een bijzondere positie in. Binnen de gemeente dient hij objectief en onafhankelijk te zijn. Hij coördineert het vertrouwenswerk binnen de gemeente. Dientengevolge is hij functioneel opgehangen aan de gemeentesecretaris. Hij dient zonodig elke functionaris binnen de gemeente, zonder aanzien des persoons, te kunnen aanspreken De centrale vertrouwenspersoon moet aan een aantal eisen voldoen, wil deze zijn taken goed kunnen uitoefenen. Zo moet hij deskundig zijn op het terrein van alle vormen van ongewenst gedrag, in staat zijn bemiddelingsgesprekken te voeren, kennis hebben van formele en informele mogelijkheden voor het afdoen van meldingen. Op basis van zijn positie moet hij knelpunten kunnen signaleren en beleidsadviezen kunnen formuleren. Verder moet de centrale vertrouwenspersoon coördinerende werkzaamheden kunnen verrichten. Het college van burgemeester en wethouderszorgen ook voor vervanging van de centrale vertrouwenspersoon. Het college van burgemeester en wethoudersdienen de centrale vertrouwenspersoon de middelen en faciliteiten te verschaffen die nodig zijn om de opgedragen taak te kunnen uitoefenen. Hierbij moet gedacht worden aan een ruimte, waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, met waarborg voor de privacy van de bezoeker; een kast met slot, waar dossiers opgeborgen kunnen worden; een telefoon met telefoonbeantwoorder; een budget voor b.v. voorlichtingsmateriaal, deskundigheidsbevordering e.d.. artikel 3:2 Een belangrijke taak van de centrale vertrouwenspersoon is het zijn van aanspreekpunt voor de decentrale vertrouwenspersonen. Vertrouwenspersonen worden geconfronteerd met een moeilijke en vaak emotievolle problematiek. Onderling contact is daarom van belang. Naast individuele contacten tussen de centrale vertrouwenspersoon en de decentrale vertrouwenspersonen, is ook structureel overleg noodzakelijk. Nieuwe ontwikkelingen, knelpunten in het beleid, jurisprudentie, casuïstiek, voorlichtingstrajecten, mogelijkheden van deskundigheidsbevordering etc. kunnen daar besproken worden en informatie-overdracht kan daar plaatsvinden. artikel 3:5 De centrale vertrouwenspersoon brengt periodiek verslag uit aan burgemeester en wethouders. Dit geschiedt bij voorkeur via het Sociaal Jaarverslag van de gemeente. Om te kunnen beschikken over gegevens voor rapportage aan het college van burgemeester en wethouders kan de centrale vertrouwenspersoon aanwijzingen geven met betrekking tot het (geanoniniseerd) registreren van ongewenst gedrag. Niet alleen vertrouwenspersonen en leidinggevendes worden benaderd met meldingen van ongewenst gedrag, maar ook andere functionarissen, zoals bedrijfsartsen en maatschappelijk werkers. Hiervoor is een formulier beschikbaar. (bijlage).
BSD/2007.393
14
artikel 4:1 Door aansluiting bij de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid is deze regeling integraal van toepassing voor de klachtenbehandeling. Klachten worden ingediend bij de Klachtencommissie t.a.v. Secretariaat van het CvA, Postbus 30435, 2500 GK Den Haag; telefoon 070 3738523; e-mail:
[email protected]. De klachtadviesprocedure komt tegemoet aan de behoefte om klachten met enige afstand te kunnen laten behandelen. Het college van burgemeester en wethoudersbehouden de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke afhandeling. Op grond van een mandaatregeling kunnen (de meeste) klachten worden afgedaan door het diensthoofd. Tot de afdoening behoren o.a. het wijzen op een eventuele externe klachtprocedure (gemeentelijke ombudsman), het op de hoogte stellen van klager, eventuele aangeklaagde en de centrale vertrouwenspersoon. artikel 4:2 Geadviseerd wordt, om voordat een klacht wordt ingediend, eerst intern een melding te doen en deze melding te laten behandelen. De melder (klager) beslist zelf over het indienen van een klacht. Voor begeleiding bij het indienen van een klacht kan men zich desgewenst wenden tot de centrale vertrouwenspersoon. Deze zal onder andere de procedure bespreken en de consequenties die de klachtenprocedure kan hebben in beeld brengen.
