Geef het topprioriteit. In deze editie. Essentieel onderdeel van de kwaliteitszorg. Ontdekking van Kidsvision 5.0

5 E E N PER IO D IEK E U ITGAVE VA N K IDSV I S I O N

In deze editie

CO LU M B U S J U N I O R

“Ontdekking van Kidsvision 5.0”

PG18

Z I E ZO O

“Essentieel onderdeel van de kwaliteitszorg” PAG I N A 4

+

uitgebreid aa voor NAV2 ndacht 00 KidsVision 9 en 5.0

V E R O N I Q U E M A E SS E N ( M I K K I N D E R O P VA N G ) OV E R D E S U CC E S FAC TO R E N VA N E E N S N E L L E I M P L E M E N TAT I E

“Geef het topprioriteit” NAV

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

G R O E I ! 5 | PA G I N A 2

Windkracht 5.0

I S U W O R G A N I S AT I E A L OV E R O P N AV 2 0 0 9 ?

Evert Brouwer namens het team van KidsVision

De economische storm duurt nog even voort. Hoewel het minder moeite kost om staande te blijven, vangen hoge bomen nog steeds veel wind. En kleine bomen niet veel minder. Gelukkig maken veel bedrijven onder deze druk de juiste keuzes. Door kritisch te kijken naar de zwaktes van de organisatie en te investeren in de processen die meer kwaliteit danwel rendement opleveren, kan zelfs de hoogste boom verder groeien. Ook binnen de kinderopvangsector (en dan met name bij onze klanten en prospects) wordt er voldoende ondernomen om de storm te doorstaan. Zo hebben we in 2010 een flink aantal nieuwe klanten mogen verwelkomen en is er veel interesse getoond in onze software. Ook hebben veel organisaties aangegeven dat zij in 2011 willen gaan investeren op automatiseringsgebied.

Colofon Groei! is een uitgave van KidsVision, Postbus 492, 9400 AL Assen. Voor opmerkingen, vragen en suggesties kunt u contact opnemen via: [email protected] of tel.nr. 0592-460171.

KidsVision is onderdeel van GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot, 0499-582828, www.gac.nl. Redactie en vormgeving Brix Communicatie | Tilburg | www.brix-communicatie.nl

Nu is KidsVision geen middel om de storm te ontlopen. Het helpt vooral grip te krijgen op windvlagen zoals uitgaande geldstromen. Zo verschaft KidsVision inzicht in de leidster-/kindratio en geeft het voorcalculatorisch inzicht in indirecte uren. Klanten die hier gebruik van maken, realiseren inmiddels besparingen die oplopen tot 20%. Nieuwe technologieën zoals onze internetportalen, waarop ouders en medewerkers zelf gegevens kunnen bijhouden en bewerken, helpen u bovendien sneller en kostenefficiënter te werken. Stuurinformatie is directer beschikbaar, terwijl de kwaliteit van de interactie verder kan worden verbeterd. Dat KidsVision successen blijft opleveren voor onze klanten, is mede te danken aan de voortdurende technologische vooruitgangen die Microsoft boekt. Met NAV2009 hebben zij weer een gigantische stap vooruit gezet, waardoor werken met KidsVision nog eenvoudiger wordt. Wel hebben wij daartoe - reeds in 2008 - KidsVision 5.0 ontwikkeld. Met deze versie van onze software kunt u maximaal gebruik maken van de hypermoderne Microsoft motor. Mede dankzij de positieve aandacht die de Gebruikersgroep aan de nieuwe versie heeft geschonken, is zo’n 95% van onze klanten inmiddels overgestapt. Wilt u dus ook bestand zijn tegen de storm? Maak gebruik van onze technologische tegenwind, met kracht 5.0.

Meer techniek, meer gemak NAV2009 GROEI! 5 4 | PA G I N A 3

VO O R WO O R D

Wie maximaal wil profiteren van hedendaagse technologie kiest voor KidsVision 5.0 in combinatie met NAV2009. De nieuwe architectuur levert een fraaiere grafische interface op, afgestemd op de dagelijkse activiteiten van de gebruiker. Uw database is dankzij NAV2009 bovendien te benaderen via ieder willekeurig apparaat met internetverbinding. Van 2-tier naar 3-tier De nieuwste technologie van Microsoft bestaat uit 3 lagen in plaats van 2. Microsoft Dynamics NAV bestond tot voorkort uit 1) een database met informatie en 2) uit ‘knowledge’ op uw pc om informatie te interpreteren en op uw scherm te tonen. In NAV2009 is de ‘knowledge’-laag, die bepaalt hoe om te gaan met de informatie uit de database, los gemaakt van de grafische interface. De knowledge-laag staat online en benadert u via internet, alleen de grafische interface (hoe de informatie wordt getoond) draait op uw computer. Enkele van de vele voordelen van NAV2009 • U kunt de informatie met ieder apparaat met een internetverbinding benaderen. Er is geen softwareinstallatie meer nodig op uw computer.

• Medewerkers sturen geen e-mails en xml-berichten meer over en weer, maar werken via het web rechtstreeks in de database. • Eén slimme database verifieert alle inkomende data. Een adreswijziging voert u bijvoorbeeld - na authorisatie - één keer in, waarna deze overal wordt gewijzigd. • De 3-tier techniek maakt het mogelijk om eigen apps te (laten) ontwikkelen, die uw personeel bijvoorbeeld kan downloaden op een smartphone om data te bekijken. KidsVision heeft al enkele apps ontwikkeld en blijft hierin investeren.

Meer weten over de voordelen van NAV2009 én over de laatste updates binnen KidsVision 5.0? Ga naar pagina 12 >>

F R A N C H I S E FO R M U L E Z I E ZO O L E U N T O P K I D SV I S I O N 5 . 0

“Essentieel onderdeel van de kwaliteitszorg” ZieZoo is een franchiseorganisatie met momenteel 3 vestigingen. Tegen de trend van schaalvergroting in heeft elke vestiging een aparte eigenaar. Marriëtte Swart houdt zich bezig met het ontwikkelen van een stabiele omgeving voor kinderen. Haar man Per Abildgaard richt zich sinds de start op kwaliteits- en procesmanagement: “KidsVision is een essentieel – en dus verplicht - onderdeel van de kwaliteitszorg binnen ZieZoo. Voor een kleine vestiging als ZieZoo Delft is een dergelijk systeem normaliter erg duur. Maar KidsVision steekt zo goed in elkaar, dat je nauwelijks administratieve medewerkers nodig hebt. Terwijl de ondernemer gewoon met beide benen in de vestiging staat.”

ZieZoo is licentiehouder van KidsVision en verdeelt de rechten over de verschillende vestigingen. Per Abildgaard beheert, onderhoudt en verfijnt de omgeving waar nodig. “Wij fungeren als eerste helpdesk, komen direct langs als er iets niet lukt. Pas als ik ergens niet uit kom, schakel ik de helpdesk van GAC in. Dankzij onze investeringen in systemen worden de administratieve handelingen tot een minimum beperkt. Een franchisenemer controleert dagelijks zijn mailbox op aanvragen. Hij moet een aantal dingen accorderen, voordat de ouders opvang kunnen aanvragen. Komt de aanvraag binnen, dan is het een kwestie van de roosters raadplegen en plannen. Alles binnen één omgeving.” Terwijl haar man de programma’s en processen optimaliseert, is Marriëtte Swart vooral bezig om de filosofie van ZieZoo uit te werken in. “Wij kiezen bewust voor klein zijn, met een zo groot mogelijke focus op professionaliteit. Dit geeft de ouders het gevoel dat elk kindercentrum uniek is. De eigenaar is

dagelijks aanwezig, is aanspreekbaar voor de ouders, kent de kinderen en stuurt het team rechtstreeks aan. De communicatielijnen zijn dus kort. De inrichting is daar ook op afgestemd. We hebben een speciale hoek met een oudertafel. Als ze hun kind komen ophalen, vinden we het leuk als ze daar even gaan zitten, met een kop koffie, om te horen hoe de dag is gegaan. Dat contactmoment vinden we heel belangrijk. We zien ook dat de betrokkenheid van ouders heel erg groot is.”

Marriëtte Swart: “Als franchiseorganisatie moet je kunnen bouwen op betrouwbare partners. Toen de Wet Kinderopvang zijn intrede deed, sprongen veel softwarebedrijven in op de nieuw ontstane vraag. KidsVision is hier als een van de weinige bedrijven écht goed op ingesprongen. Eén van de slogans van ZieZoo is ‘Waar je groeit met plezier’. Dat hopen wij ook samen met KidsVision te blijven doen, de komende tijd.”

Voortdurende ontwikkelingen ZieZoo is overgestapt van KidsVision 3.7 naar versie 5: “Dat is wat mij betreft 110% de moeite waard geweest”, stelt Per Abildgaard. “Het biedt veel meer functionaliteiten. Ook de Ouderportal, die alleen met versie 5 werkt, is zojuist geïmplementeerd en wordt nu in gebruik genomen. Er is veel naar behoefte aangepast; ik ben trots dat ik een – klein – steentje bij heb mogen dragen. Op een aantal punten

G R O E I ! 5 | PA G I N A 5

G R O E I ! 5 | PA G I N A 4

ZieZoo ging van start met een ander systeem, maar dat bleek niet goed in elkaar te zitten. Zo moesten de facturen steeds stuk voor stuk worden nagerekend. Per Abildgaard: “We zochten zo snel mogelijk naar een beter alternatief. Dat werd Microsoft Dynamics NAV (toen nog Navision). KidsVision integreert als geen ander alle processen die spelen binnen onze organisatie. Van aanvraag tot contract tot plaatsing tot factuur, maar ook inkoop, vaste activa. Ik wil niets in een Excel spreadsheet zien, niets in een ander systeem. Het moet in KidsVision staan. Het fijne is bovendien dat, mocht GAC failliet gaan, we het systeem kunnen onderbrengen bij een andere Microsoft partner. Het zal niet zomaar gebeuren, maar het is een goede vorm van risicomanagement. De vorige partij is bijvoorbeeld wel failliet gegaan, gelukkig nadat wij er weg waren.”

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

5.0 en Dynamics “Als KidsVision aal staan, NAV2009 eenm enorm stabiel vormt het een sion uct van KidsVi t nieuwe prod he : el w t Le . m systee t goed en, dus er moe er op te bouw is veel flexibel zomaar et ni satie kan cht. Een organi g worden nageda di iding voor no zal vaak begele ar da , an ga er en ov de producten oment om over m t hé is t He zijn. en de processen binn denken en te na organisatie behoeftes administratieve ven.” terug te schroe

Feiten en cijfers ZieZoo • Aantal vestigingen (franchise): 3 • Gekozen voor KidsVision in 2006 • Actief met versie 3.7 sinds 2007 • Huidige versie: KidsVision 5.0, inclusief Ouderportal • Nog te implementeren (naar verwachting in 2011): HR- en Salarisadministratie en personeelsplanning.

overstijgt het mijn verwachtingen: KidsVision heeft het zó generiek kunnen opzetten en tegelijkertijd zo betaalbaar gehouden, dat het voor iedere kinderopvang geschikt is.” Dhr. Abildgaard is in eigen beheer bezig met de ontwikkeling van een dynamisch kwaliteitshandboek. Beleid, protocollen, formulieren, arbeidscontracten, pedagogische werkplannen, personeelsdossiers, al die zaken worden in één intranet omgeving gestopt. Het project heeft onlangs zijn vuurdoop gehad: tijdens de recente GGD-inspectie is het dossier digitaal aangeleverd. “De inspectiedienst was lovend over het systeem; zij gaven aan dat het erg prettig werkt”, aldus Per Abildgaard trots. Daarnaast wordt het dynamisch kwaliteitshandboek voorzien van een pedagogisch e-learning systeem, met onder andere filmpjes over kindontwikkeling. Per Abildgaard is aanstekelijk enthousiast en ziet toekomstmogelijkheden: “De nieuwe webgebaseerde architectuur van KidsVision maakt het mogelijk om het dynamische kwaliteitshandboek te koppelen. Hier zijn nog geen concrete plannen voor, maar ik sluit niets uit.”

G R O E I ! 5 | PA G I N A 7

G R O E I ! 5 | PA G I N A 6

over Per Abildgaard 5.0 ie rs KidsVision ve

Voordelen Ouderportal voor ZieZoo Met de ouderportal stroomlijnt ZieZoo de communicatie met ouders. Het mailverkeer wordt tot een minimum beperkt, maar bovenal stimuleert het de kwaliteit en doorlooptijd van communicatie: • ZieZoo neemt delen van de werkzaamheden over als de franchisenemer dat wil • Ouders die thuis of op hun werk bedenken dat ze een wijziging moeten doorgeven, kunnen dat direct doen. • ZieZoo hoeft nauwelijks nog documenten te printen, vouwen en postzegels te plakken. Facturen, jaaropgaves en belangrijke berichten zijn gewoon beschikbaar via de ouderportal.

Over het ZieZoo-concept

De franchiseformule van ZieZoo

• De inrichting van de vestigingen is steeds zo open mogelijk, naar een Deens model. • ZieZoo serveert standaard warme maaltijden tussen de middag (vooraf, hoofdgerecht en toetje): > Het kind eet beter en is geconcentreerder; > Kinderen kopiëren eetgedrag van andere kinderen en leren veel meer smaken waarderen; > De ouders hebben meer tijd met hun kind en kunnen makkelijker naar avondactiviteiten. • Ook is er veel aandacht voor activiteiten, zoals beeldende vorming, muziek, dans en sport. • Alle vakkrachten zijn in vaste dienst en hebben bijna allemaal een opleiding op academisch niveau afgerond, bijvoorbeeld op het gebied van kunst, zang en sport. • Twee orthopedagogen begeleiden het team, houden het kindvolgsysteem in de gaten, helpen bij het ontwikkelen van beleid, monitoren en begeleiden bepaalde kinderen als dat nodig blijkt. • ZieZoo organiseert veel voor ouders, zoals thema-avonden of het ZieZoo Café (met een gastspreker, discussies). Maar ZieZoo organiseert ook familiebijeenkomsten, wandelingen en barbeques.

• • • • • • •

Begeleiding van de ondernemer Gebruik maken van het concept Volledige programma’s (Pedagogische) kwaliteitsbewaking Onderscheidende huisstijl Goede reputatie Lage overhead dankzij een verregaand geautomatiseerde back-office. Daardoor is meer budget voor activiteiten en hoger opgeleide medewerkers.

Kijk voor informatie op www.ziezoo.nl

G R O E I ! 5 | PA G I N A 8

In Maastricht en omstreken is MIK een gevestigde naam. De organisatie viert in 2013 haar 100-jarige jubileum en heeft vele generaties kinderen onder haar hoede gehad. Toen Veronique Maessen in 2002 aantrad als manager bedrijfsvoering, was het dus niet zozeer de kwaliteit van de organisatie die aandacht nodig had. De uitdagingen richtten zich meer op de aanstaande Wet Kinderopvang, op het verbeteren van het bedrijfsresultaat en op het beoogde groeiproces. “Ik kwam vanuit een soortgelijke rol bij een grote industriële dienstverlener. De doelstelling van dat bedrijf was geheel anders, maar ook voor MIK gold dat er – zeker gezien de Wet Kinderopvang - rendement behaald moest worden om de kwaliteit te waarborgen. Om rendement te behalen is sturing nodig, voor sturing is informatie nodig. Die informatie komt voort uit processen die zijn vastgelegd in systemen. Met name aan dat laatste ontbrak het binnen MIK.”

V E R O N I Q U E M A E SS E N ( M I K K I N D E R O P VA N G ) OV E R D E S U CC E S FAC TO R E N VA N E E N S N E L L E I M P L E M E N TAT I E

“Geef het topprioriteit”

In de loop der jaren was voor ieder deelproces een aparte oplossing gekozen: de kindplanning, financiën, de basisadministratie. Vorig jaar nam MIK afscheid van de verzameling pakketten en koos voor KidsVision. Veronique: “Voor een deel van de organisatie hadden we een pakket voor personeelsplanning. Dat kregen we gratis bij een overname, maar is eigenlijk nooit goed geïmplementeerd. Omdat we KidsVision al in het vizier hadden, hebben we hier geen energie meer in gestoken. Alle energie ging naar KidsVision. Grotendeels met succes. Kindplanning en financiën verliep heel soepel, planmatig en binnen het krappe tijdspad: begin juni 2010 hielden we de kick-off, eind november 2010 zijn de offertes voor 2011 uit KidsVision naar de ouders verstuurd.” “De implementatie van de personeelsplanning kende wel wat knelpunten. KidsVision bleek nog niet voldoende routine te hebben met deze nieuwe module. De advisering richting onze medewerkers was niet scherp, waardoor de initiële inrichting moeizaam verliep. Onze klanten ondervonden hier helaas ook hinder van de implementatie van de

kindplanning, omdat facturen niet helemaal goed waren. Vóór de implementatie vertelde GAC ons dat de impact van deze modules stevig zou zijn. Met name gekeken naar de veranderingsprocessen. De praktijk bleek zelfs nog wat heftiger. Maar al zijn we er nog niet, we hebben het volste vertrouwen in een succesvolle afloop.”

Eén geautomatiseerde beweging Vanaf het begin was het vertrouwen binnen MIK in het product KidsVision groot. Daardoor is er met veel enthousiasme aan de implementatie gewerkt. Veronique: “Dat vertrouwen ontstond omdat presentaties duidelijk maakten dat KidsVision de beperkingen waar men dagelijks tegenaan liep, weg zou nemen. Aanmaningen versturen, het verwerken van de Kinderopvangtoeslag, kindplanning, de financiële afhandeling, alles gebeurt in één geautomatiseerde beweging. En we kunnen de procesinformatie veel makkelijker onttrekken.” De implementatie verliep gestructureerd. Er werden drie werkgroepen samengesteld (kindplanning, personeelplanning, ICT & beheer) waarvan de

G R O E I ! 5 | PA G I N A 9

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 0

Topprioriteit voor een goed resultaat De ervaring van Veronique bij haar vorige werkgever droeg bij aan het snelle resultaat. Zij had daar een grootschalige ERP-implementatie meegemaakt en wist dat zo’n project topprioriteit nodig heeft. Desalniettemin dicht Veronique het succes vooral toe aan de inzet en toewijding van alle betrokkenen. “Allerlei factoren dragen bij aan een goed resultaat”, stelt Veronique. “Je moet de juiste mensen vrij maken: niet wie je kunt missen, maar wie de meeste toegevoegde waarde levert. Er is continu draagvlak nodig bij het nemen van beslissingen. Iemand moet het grote geheel in de gaten houden bij het maken van beslissingen. Elke keuze die je maakt bij de inrichting heeft effect op de vervolgstappen in het proces. Maar bovenal slaagt een project pas als de betrokkenen er 100% voor gaan. Dat was bij ons absoluut het geval.”

kunnen inplannen. Maar ook de eenvoud waarmee informatie uit het pakket kan worden gehaald wordt bejubeld. Tot voorkort gebeurde veel handmatig, nu haal je informatie met een paar handelingen uit de database. Daar worden onze mensen hier blij van. ” MIK stuurt nog steeds op ingezette uren. Op dit moment moeten eerst de urenbriefjes over worden getikt in Excel om te kunnen te rapporteren. “Als de personeelplanning helemaal in KidsVision draait, hoef je alleen de afwijkingen nog maar te registreren. Daarna haal je het rapport er met één druk op de knop uit.”

“Je moet de juiste mensen vrij maken; niet wie je kunt missen, maar wie de meeste toegevoegde waarde levert.”

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 1

leden één dag per week werden uitgeroosterd. Eén medewerker die veel wist van de kindplanning heeft vrijwel fulltime aan het project gewerkt. “Tot verbazing van de consultants van GAC kwam de werkgroep ook samen als zij er niet waren. Er werd steeds gedaan wat verwacht werd en we namen beslissingen heel snel. Dat maken zij eigenlijk nauwelijks mee, vertelden ze ons later.”

Succesfactoren voor een goede implementatie volgens Veronique Maessen • Besef dat de implementatie slaagt bij een goede inrichting • Besef dat de medewerkers met de meeste ervaring de beste inrichting kunnen realiseren, omdat ze kennis hebben van de processen

• Plan werkgroepen vrij om aan de implementatie te werken en trek waar nodig tijdelijk mensen aan om reguliere werkzaamheden op te vangen.

• Volg de standaard en vermijd maatwerk: het is duur, je moet het apart blijven onderhouden bij nieuwe

Om de voortgang van de implementatie te bewaken trok MIK een eigen projectleider aan. Hij beheerde het traject namens MIK en hield de afstemming met KidsVision in de hand. Dreigde er iets fout te gaan, zowel intern als bij GAC, dan reageerde de projectleider daar direct op. Veronique: “Dit is echt aan te raden. Een onafhankelijk projectleider komt niet in de verleiding om andere prioriteiten te stellen; zijn enige doel is de deadline halen.”

releases en door tegen de logica in te gaan, benut je de kracht van het systeem nooit volledig

• Houd zeker niet vast aan de logica die je gewend bent van het oude systeem • Stel werkgroepen samen voor de inrichting en benoem een projectgroep voor het stellen van prioriteiten, creëren van draagvlak en snel nemen van besluiten.

• Wees alert op signalen als ‘We gaan de planning niet halen, want...’ en draai het om: wat moet er gebeuren zodat we het wel halen?

Eenvoud bejubeld Op het gebied van financiën is MIK nog bezig met het afsluiten van 2010 (ten tijde van het schrijven van dit artikel, red.), dus daar zijn nog geen verbeteringen te zien. Met de kindplanning worden al wel stappen gezet. Relatiebeheer is heel enthousiast over de manier waarop ze kinderen

Beoogde vervolgstappen voor MIK Feiten en cijfers • Vestigingen: circa 70 • Medewerkers: 900

• Aantal kinderen: 7000 • Omzet: € 30.000.000

• Nieuwe website, intranet en extranet • Automatiseren van facilitaire zaken, zoals huurcontracten, exploitatieovereenkomsten, vergunningen, installatiegegevens, onderhoudscontracten.

• Voor de salarisadministratie werkt MIK nog met een apart pakket. Mercash is een salarisapplicatie die binnen KidsVision kan draaien. Voor de beheersbaarheid kan het prettig zijn om alles in één omgeving te hebben.

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

Klaar voor de toekomst De in 2008 geïntroduceerde KidsVision versie 5.0 is ontwikkeld met het

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 2

oog op de komst van NAV2009. De opbouw is dusdanig dat deze zowel functioneert in combinatie met de ‘klassieke’ versies van Dynamics NAV als met het webgebaseerde NAV2009. Met een reguliere softwarelicentie kan iedere 5.0-gebruiker overstappen naar NAV2009. U krijgt de beschikking over nieuwe techniek en nieuwe schermen. De gegevens uit de database blijven identiek, alleen de manier waarop het wordt getoond veranderd.

1 NAV2009: verschillen met de oude versies van Microsoft Dynamics NAV Via het klassieke Dynamics NAV ziet u in het startmenu een overzicht van de processen: wachtlijstbeheer, contacten, facturatie. Vanuit hier beheert u bijvoorbeeld de stambestanden, vestigingen, groepen of scholen. Werkt u met NAV2009 (de role-tailored client) dan werkt u in KidsVision via een webbrowser (Safari, Explorer, Firefox). Bij de opstart geeft u aan vanuit welke rol u de database wilt bekijken: als administrateur, boekhouder, coördinator betalingen, directeur, inkoper, invalpoulemedewerker. Voor iedere rol worden de ‘key items’ (zaken waar een medewerker dagelijks mee te maken heeft) in één scherm getoond. Het gebruik van KidsVision 5.0 in combnatie met NAV2009 is zeer intuïtief: bent u gewend te werken met Office 2007 of later, dan zult u razendsnel kunnen werken met onze software.

Als partner van Microsoft liften wij continu mee op de laatste web- en databasetechnologie. Veel softwareaanbieders zijn genoodzaakt zelf veel tijd te steken in technologische ontwikkelingen. Met KidsVision kunnen wij ons volledig richten op functionele vooruitgang en vernieuwing. Dat voordeel merkt u dagelijks tijdens het gebruik van onze doordachte software.

De volgende twee pagina’s bieden inzicht in de rolgebaseerde opbouw van KidsVision 5.0 in combinatie met NAV2009. Op pagina 16 hebben we nog enkele belangrijke vernieuwingen binnen KidsVision 5.0 op een rij gezet.

Wat moet u doen om met NAV2009 aan de slag te gaan? • U dient een webserver te installeren met een SQL database, waarop NAV2009 kan draaien. De oude versie van KidsVision draait op een C/side-database, specifiek ontwikkeld voor het oude Navison. SQL is een op zichzelf staand platform, dat veel meer integratiemogelijkheden met andere applicaties en systemen biedt. • Een netwerk- of systeembeheerder kan NAV2009 zelfstandig installeren met de installatie-cd. Indien nodig biedt KidsVision ondersteuning.

In bovenstaande screenshot ziet u de opstartschermen van KidsVision 5.0 op basis van de klassieke Dynamics NAV-versie (links) en op basis van NAV2009 (rechts). Via het eerstgenoemde scherm kijkt u menugestuurd naar uw database: het opstartscherm en de interface omvatten het gehele proces binnen uw organisatie. NAV2009 biedt een taak- en rolgebaseerde blik op uw database. De gebruiker ziet in één oogopslag welke taken hij nog heeft. Dit scherm kan men zelfstandig uitbreiden en personaliseren, ook met info uit andere applicaties of van het internet.

• U heeft altijd een portal (of sharepoint) nodig om uw personeel de informatie te tonen. Uw netwerkomgeving moet er dus ook anders uitzien. • Als de server en NAV2009 zijn geïnstalleerd, kunt u de database direct benaderen via internet.

De twee clients kunnen naast elkaar draaien. Heeft u dus een netwerk op basis van de oude interface, dan kan deze blijven bestaan. U heeft dan simpel gezegd twee manieren om naar de database te kijken. Wilt u vestigingen ontsluiten, of wilt u gegevens met personeel kunnen delen (verlofdata, roosters, vakantieopbouw), dan kan uw personeel dit bekijken via een smartphone, iPad of eigen pc.

Meer w Neem conta eten? ct KidsVision op met v advies op oor maat

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 3

De voordelen van NAV2009 op een rij

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

Per dag of dagdeel kunt u het aantal kinderen bekijken dat is aangemeld voor opvang. Op basis van de leeftijd wordt direct het gewogen aantal berekend, conform de leidster/kindratio zoals bepaald in de Wet Kinderopvang. KidsVision gebruikt de gegevens om de meest optimale planning te maken. Van hieruit kunt u eenvoudig invalverzoeken of andere vervolgacties plannen.

2 ROLE TAILORED CLIENT: PERSONEELS-/INVALPOULEMEDEWERKER

3 ROLE TAILORED CLIENT: FINANCIEEL BEHEER

Een financieel verantwoordelijke heeft alle belangrijke processen in één overzicht, op basis van de kind- en vestigingsadminstratie. De data is vanuit allerlei invalshoeken tot in detail te bekijken. In het voorbeeldscherm wordt een verkoopfactuur bekeken, met in de rechterkolom uitgebreide verkoopstatistieken en details van de klant en de facturen.

> NIEUWE LICENTIESTRUCTUUR

Voor de klassieke Dynamics NAV was alleen een ‘full suite user’-licentie beschikbaar. Voor NAV2009 zijn drie type users gedefinieerd, waarvoor drie verschillende licenties beschikbaar zijn: Heavy Users: alleen medewerkers wiens kerntaken liggen rondom het beheren van data, hebben een ‘heavy users’-licentie nodig. De nieuwe client biedt een hen een op functieniveau toegespitst dashboard.

Het beginscherm van een invalpoulemedewerker toont direct de aangevraagde, ingeplande en afgewezen invalverzoeken. Deze kunnen telefonisch gedaan zijn, door middel van een briefje, of online via de werknemersportal. Vanuit dit scherm kan de medewerker de reguliere roosters en contracten bekijken en zien wie op welke vestiging wil werken. De uiteindelijke planning werkt door in het hele proces, zoals het versturen van roosterwijzigingen en de loonadministratie.

Light Users: deze medewerkers beheren een beperkte hoeveelheid data rondom een vestiging in een webomgeving (zoals een vestigingsmanager die het kasboek en de presentielijsten beheert). Self Service Users: voor medewerkers die KidsVision uitsluitend gebruiken om hun eigen gegevens te raadplegen en wijzigen, zoals accorderen van uren, bijwerken van C.V. en aanvragen van verlof.

Als Microsoft partner kan KidsVision u ook een SPLAlicentie (Services Provider License Agreement) bieden. U heeft dan maandelijks één inzichtelijke, stabiele prijs voor de webservices die u afneemt. Neem contact op via [email protected] voor meer informatie.

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 5

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 4

1 ROLE TAILORED CLIENT: PLANNINGSMEDEWERKER

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

> LAATSTE NIEUWS OMTRENT KIDSVISION 5.0

Nieuwe module Contactregistratie rondom relaties Er is een nieuw CRM-systeem beschikbaar om telefoontjes, inkomende en uitgaande mail, mailings, facturen, aanmaningen. Het biedt tevens een vragenlijstprogramma om bijvoorbeeld een risicoanalyse van een gastouder uit te voeren, of de kindontwikkeling te waarderen. Vervolgacties kunt u eenvoudig plannen en toewijzen aan collega’s. Kostenloze update voor licentiehouders Verstrekken van jaaropgaves Het verstrekken van jaaropgaves is een tijd- en geldverslindende klus. Bovendien raakt men de papieren jaaropgaves regelmatig kwijt, met alle administratieve handelingen van dien. Met onze update is het printen, frankeren en posten van jaaropgaves verleden tijd. Heeft u een ouderportal, dan stelt u het document daar beschikbaar. Anders verstuurt u het eenvoudig per mail.

Kostenloze update voor licentiehouders Sterk verbeterde mailingmodule Het creëren en versturen van mailings gaat sneller en eenvoudiger dan ooit tevoren. Vanuit ieder gewenst veld (contracten, kindplanning, ouderinformatie) kunt u een groep ontvangers selecteren en bepalen wat u wilt doen: adresetiketten maken, een e-mail aanmaken of een briefsjabloon selecteren. Zo mailt u eenvoudig alle ouders waarvan het contract afloopt, of brengt u alle medewerkers op de hoogte van het week- of maandrooster. Nieuwe module Opgave kosten richting belastingdient Met deze nieuwe module kunt u geautomatiseerd de kosten per vestiging doorgeven aan de belastingdienst, rechtstreeks vanuit het pakket. Meer nieuws? Mail ons: [email protected]

Gebruikersgroep Nieuws: ervaringen van ZieZoo met Kidsvision 5.0 Tijdens een bijeenkomst van de Dynamics User Group demonstreerde Per Abildgaard hoe ZieZoo werkt met KidsVision 5.0. Wat is belangrijk en waar moet u op letten? • 5.0 is veel meer internet- en rolgebaseerd; • U kunt de data aan veel meer mensen ontsluiten, zonder dat een zware licentie nodig is; • Het aanvraagproces is toegankelijker, beter en overzichtelijker, evenals de planning; • Dankzij meer inzicht in de jaarlijkse factuurhistorie kunt u de toekomstige omzet beter inschatten; • Het beginscherm is overzichtelijker, wat doorwerkt in het verdere gebruik van het systeem.

• Een aantal lijsten is verbeterd en uitgebreid, bijvoorbeeld met haal- en brenglijsten • Switchen tussen de gegevens van kind naar klant naar ouder, bijvoorbeeld om factuurregels te bekijken, is veel eenvoudiger; • De strippenkaartfunctionaliteit is verbeterd • De ouderportal is alleen te gebruiken met versie 5 Tip van Per Abildgaard: KidsVision 5.0 is een flexibel pakket dat goed ingericht moet worden. Daarvoor moet u zelf input leveren, dat kan KidsVision niet voor u doen. Zorg dus dat u voldoende tijd vrij maakt en kijk kritisch naar uw huidige processen!

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 7

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 6

Naast alle ontwikkelingen vanuit Microsoft is er ook veel nieuws te melden omtrent de KidsVisionomgeving. We hebben de omgeving op vele fronten vernieuwd en verbeterd, zodat u sneller, betrouwbaarder en kostenefficiënter kunt werken. Op deze pagina enkele highlights.

H A N S O U D E H E N G E L , D I R EC T E U R CO LU M B U S J U N I O R

Ontdekkingtocht in de wereld van Kidsvision 5.0

Tien jaar geleden, op 1 januari 2001, startte Mirjam Kuiper met Kindercentrum Columbus Junior. Het eerste jaar verliep moeizaam, maar daarna groeide de organisatie gestaag. In 2003 werd de tweede locatie geopend in Losser, in 2004 besloot Hans Oude Hengel, de echtgenoot van Mirjam, in te stappen. Het voornemen was om de organisatie nog iets uit te bouwen. Uiteindelijk werd het toch groter dan gedacht: momenteel bestaat Columbus Junior uit 14 verschillende locaties. Dhr. Oude Hengel: “Al sinds 2005 hebben we de beschikking over KidsVision. Doordat we zo hard groeiden ontbrak het aan tijd om het goed in gebruik te nemen. Het bleef daardoor grotendeels op de plank liggen. Vanaf dit jaar gaan we pas écht de vruchten van de investeringen plukken.”

Dhr. Oude Hengel verdiepte zich in 2004-2005 samen met een collega-organisatie uit de buurt in de markt van kinderopvang software. Hij vergeleek een aantal pakketten, waarvan er enkele opvielen. “We twijfelden alleen over de opvolging die er na een paar jaar zou zijn. Van één pakket weet ik dat deze ter ziele is gegaan. In KidsVision daarentegen hadden we vertrouwen, met name omdat Microsoft en Navision de basis vormen. Dat maakt de uitwisseling van data naar Excel en Word bijvoorbeeld eenvoudig. Zowel wij als de collegaopvang kozen daarom voor KidsVision. We namen ieder een licentie en volgden samen de cursus.”

“Misschien was de groei nog sterker geweest als we KidsVision direct vanaf het begin goed hadden gebruikt. We liepen nu steeds achter de feiten aan” De ingebruikname is een lang proces geweest, vooral omdat het echtpaar zoveel locaties op poten zette. “Pas in 2008 is de boekhouding erin gedaan. De basisinrichting deden we zoveel mogelijk in eigen beheer. We hebben intern een ‘jonge hond’ op het project gezet, hij heeft zich helemaal in de materie verdiept. Voor hem was het – in lijn met de Columbus-gedachte - een ontdekkingstocht in de wereld van KidsVision. Sinds 2009 houden we er ook de kindcontracten en de kindplanning in bij, een consultant van GAC heeft ons bij die implementatie begeleid. Hoe dieper we erin doken, hoe meer we tegenkwamen waar we over na moesten denken.”

Teveel foutgevoeligheden Werken in Excel was in het begin praktisch, maar op den duur ondoenlijk met zoveel locaties. “Er waren teveel foutgevoeligheden. Een database voor de oudergegevens, een database voor contracten, alle facturen in een los bestand, kindgegevens wéér in een aparte database voor de planning. Dat alles moest in één boekhouding worden geklopt. Elke verbinding betekende kans op een fout.” Alles wat de administratie van Columbus Junior nu vastlegt, werkt door in de andere gegevens en instellingen. Ook de kind- en medewerkersplanning gebeurt nu nog op locatie in Excel. Binnenkort zal dit centraal gebeuren. “De planning in KidsVision voldoet nagenoeg helemaal aan onze wensen, zodat er vanaf één plek gepland wordt. Momenteel is er nog overlap tussen Excel en KidsVision, er wordt schaduw gedraaid. De leidsters nemen straks de lijsten van KidsVision in ontvangst, zodat zij zich louter kunnen richten op de opvang.”

Van uitvoerend naar sturend “Misschien was de groei nog sterker geweest als we KidsVision direct vanaf het begin goed hadden gebruikt”, stelt Hans Oude Hengel. “We liepen nu steeds achter de feiten aan. Maar het staat nu, dus we varen verder met dit pakket. Ik houd me nu nog bezig met de praktische uitvoering van zaken in KidsVision. Behalve het maken van contracten zit ik nu nog best diep in de materie. Daar wil ik op termijn van afstappen. Uiteindelijk wil ik me alleen kunnen richten op de managementinformatie, die me zal helpen om de organisatie bij te sturen.”

De sprong naar KidsVision 5.0 Hoewel Columbus Junior pas sinds 2008

had zich meteen verdiept in de nieuwe versie.

actief gebruik maakt van KidsVision 3.7, werd

Hij zag er heel wat voordelen in. Op basis van

halverwege 2010 al besloten over te gaan op

zijn feedback hebben we de sprong gewaagd.

KidsVision 5.0. Dhr. Oude Hengel: “De persoon

Met name ook vanwege de medewerkersportal.

die de implementatie als eerste op zich nam,

Die begint nu een goede vorm te krijgen.”

Zaken die Columbus Jr. nog wil aanpakken • Er is nog geen portal voor ouders en medewerkers. Deze ligt wel in het verschiet. Na het schaduwdraaien wil Hans Oude Hengel echter eerst een aantal maanden vertrouwen in KidsVision opbouwen. .• Aanmeldingen komen nu per brief en per mail binnen en worden nog handmatig verwerkt. Die formulieren wil Columbus Junior vervangen door een portal die gekoppeld is met KidsVision. Hiertoe is de testomgeving www.belhamel.net bekeken en positief ontvangen.

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 9

G R O E I ! 5 | PA G I N A 1 8

G RO E I ! I S E E N P E R I O D I E K E U I TG AV E VA N

Thuis in KidsVision Natalie is verantwoordelijk voor de kindadministratie. Vanuit haar rol is zij ook het meest thuis in KidsVision. Werkt iets niet, dan duikt ze erin en zoekt ze het uit, net zo lang tot het wel werkt. Soms met een consultant aan de telefoon, soms met de helpdesk van GAC. “De kwaliteit van die helpdesk is de afgelopen jaren meegegroeid”, aldus Natalie. “Je kunt nu snel terecht met vragen, dankzij Teamviewer worden we snel geholpen. Lukt dat niet meteen, dan wordt de melding geregistreerd en heb je binnen een aantal dagen antwoord.”

Natalie (links) en haar collega Lenny

Over de organisatie Feiten en cijfers Vestigingen: 14 Gemeentes: Oldenzaal en Losser Plaatsen: Oldenzaal, Losser, Overdinkel Aantal medewerkers : 115 Aantal kinderen: circa 1000

Zoals Columbus de grote wereld ontdekte, ontdekken kinderen bij Columbus Junior hun wereld. Een klein mensje van 3 maanden oud komt bij Columbus Junior binnen en verlaat na 4 jaar het kinderdagverblijf met een rugzakje vol ervaringen, om door dezelfde deur weer binnen te komen om van BSO te genieten.

Vestigingen login

Sharepoint Internet

SAAS Ouder login

Microsoft Web-based

Betaalbaar Excel/Word

Kostenreductie rolgebaseerd

1,5 miljoen gebruikers

Kinderopvang

NAV2009

Financieel geïntegreerd

Cloud computing Portal Licentiestructuur

ROI

Innoverend Personeel

software op maat Microsoft Cloud oplossingen

Gebruikersvriendelijk

Achter iedere wolk schijnt de zon

Kijk vooruit met KidsVision De economie blijft onstuimig en onzeker. Veel tekenen wijzen op een turbulent 2012. Maar organisaties die de uitgaande geldstroom onder controle hebben, zien achter de wolken de zon al schijnen. Doordachte bedrijfssoftware geeft u controle over uw processen. Maar de voortdurende technologische vooruitgang maakt het lastig om slimme keuzes te maken. Vertrouw daarom op KidsVision. Wij maken u wegwijs in de wereld van SharePoint, Cloud Computing en SAAS en bieden de software, kennis en knowhow om u maximaal rendement te laten behalen. Denk bijvoorbeeld aan inzicht in de ideale leidster-/kindratio, grip op

Meer w Neem conta eten? ct KidsVision op met een demon voor strati op maat e

de indirecte uren en interactie tussen hoofdkantoor, ouders en vestigingen door middel van internetportalen.

K I DSV I S I ON | T 0592- 460171 | F 0592- 460158 | www.kidsvis ion.nl | info@ kidsvis ion.nl