Kwaliteitszorg in de vertaaldienst van de Raad

Wetstraat 175 1048 Brussel BELGIË Tel. +32 22816111 www.european-council.europa.eu www.consilium.europa.eu

doi:10.2860/73259

Kwaliteitszorg in de vertaaldienst van de Raad

SERIE 'INFOR MATIEF'

HET SECRETARIA AT-GENER A AL VAN DE R A AD

QC-31-11-019-NL-C

NL

RS 08/2011

FEBRUARI 2011

Noot

Het secretariaat-generaal van de Raad

Deze brochure is samengesteld door het secretariaat-generaal van de Raad Directoraat-generaal A - Personeel en Administratie Directoraat 3 - Vertaling en documentenproductie


Deze brochure dient enkel ter informatie

ISBN 978-92-824-2921-1 doi:10.2860/73259

Voor nadere gegevens over de Europese Raad en over de Raad kunt u de volgende websites raadplegen: www.european-council.europa.eu www.consilium.europa.eu of kunt u zich wenden tot de dienst Voorlichting van het publiek van het secretariaat-generaal van de Raad op het volgende adres: Wetstraat 175 1048 Brussel BELGIË

Tel: +32 22815650 Fax: +32 22814977 Internet: www.consilium.europa.eu/infopublic

Meer gegevens over de Europese Unie vindt u op internet via de Europaserver (http://europa.eu). Catalografische gegevens bevinden zich aan het einde van deze publicatie. ISBN 978-92-824-2921-1 doi:10.2860/73259 © Europese Unie, 2011 Overneming met bronvermelding toegestaan. Printed in Belgium GEDRUKT OP ELEMENTAIR CHLOORVRIJ GEBLEEKT PAPIER (ECF) Voorkant: Hanneke Beaumont Stepping Forward

2011 — 16 blz. — 14,8 x 21cm


Het Lex-gebouw, waar de vertaaldienst van de Raad is gehuisvest

2

Kwaliteitszorg in de vertaaldienst van de Raad Inleiding De uitbreiding van 2004 heeft een aantal veranderingen teweeggebracht in de organisatie van de vertaaldienst van het secretariaat-generaal van de Raad, die deel uitmaakt van directoraat DGA 3 (Vertaling en documentenproductie). Door een ingrijpende her Elke vertaalafdeling wordt structurering kreeg de geleid door een managementdienst toen zijn huidige vorm. Hij bestaat uit een team: een afdelingshoofd, een centrale directie- en coördikwaliteitsbewaker, een resournatie-eenheid en 23 vertaalces manager en een lokaal coafdelingen: één voor elke ofördinator. ficiële taal van de EU. Elke vertaalafdeling wordt geleid door een managementteam dat bestaat uit een afdelingshoofd, een kwaliteitsbewaker, een resources manager en een lokaal coördinator.

3

Doordat het aantal officiële talen (en dus vertaalafdelingen) in enkele jaren tijd meer dan verdubbelde, werd het voor het vlot functioneren van de dienst van essentieel belang dat alle afdelingen volgens geharmoniseerde Doordat het aantal officiële tamethoden en normen len (en dus vertaalafdelingen) in gingen werken.

enkele jaren tijd meer dan verdubbelde, werd het voor het vlot functioneren van de dienst van essentieel belang de gehanteerde normen en werkmethoden te harmoniseren.

In 2006 nam DGA 3 een aantal maatregelen om zich toe te rusten met de instrumenten waarmee in een dergelijke veeltalige omgeving een hoge kwaliteit van de vertalingen kan worden gegarandeerd. Een van die maatregelen was het creëren van een nieuwe functie, namelijk die van coördinator van het kwaliteitsbeleid, die de diensthoofden met raad en daad terzijde moet staan omtrent alle aspecten van het kwaliteitsbeheer en die in dat verband moet optreden als intern en interinstitutioneel contactpunt. Daarnaast kreeg hij de taak alle op kwaliteit gerichte activiteiten te coördineren aan de hand van een in datzelfde jaar opgestelde nota met richtsnoeren voor het kwaliteitsbeleid dat de vertaaldienst in de daaropvolgende jaren moest gaan volgen.

Beginselen van de kwaliteitszorg De kwaliteitszorg in de vertaaldienst van de Raad berust globaal op drie pijlers: personeel, methoden en procedures, en hulpmiddelen.

4

Staff •

Personeel Het personeel wordt geselecteerd door EPSO, waarmee de vertaaldienst van de Raad zoveel mogelijk samenwerkt om ervoor te zorgen dat het aangeworven personeel voldoende bekwaam is om documenten af te leveren van de hoge kwaliteit die gebruikers van de vertaaldienst mogen verwachten.

•

Bijscholing De vertaaldienst beijvert zich tevens om zijn personeel bij te scholen, bijvoorbeeld door middel van taalcursussen, debatten en lezingen over belangrijke beleidsthema’s en andere onderwerpen in verband met de EU, het bijwonen van vergaderingen van werkgroepen, en workshops over revisiemethoden.

De vertaaldienst beijvert zich om zijn personeel bij te scholen, bijvoorbeeld door middel van taalcursussen, debatten en lezingen over belangrijke onderdelen van het EU-beleid.

5

•

Verbeteren van de arbeidssatisfactie De dienst probeert een aantrekkelijke en motiverende werkkring te zijn door zijn personeelsleden variatie en verantwoordelijkheid te bieden. Snelle, regelmatige en bruikbare feedback moet daar ook toe bijdragen.

Methoden en procedures •

‘Editing’

De kwaliteit van vertalingen hangt sterk af van de kwaliteit van de brontekst, die vaak in het Engels of het Frans is opgesteld door iemand met een De vertaaldienst helpt redacandere moedertaal. teuren teksten van hoge kwaliteit Het is zinvol dergelijke bronteksten eerst af te leveren. taalkundig na te zien, omdat het vertaalproces daarna sneller zal verlopen. Op deze manier krijgen de gebruikers van DGA 3 ook meer waar voor hun geld. De vertaaldienst biedt al enige jaren een dergelijke editing-dienst aan voor redacteuren die er zeker van willen zijn dat de kwaliteit van hun teksten niets te wensen overlaat.

6

•

Vertalen, reviseren en formatteren De dienst heeft een project uitgevoerd om - voor de hele documentproductieketen - de beste werkmethoden voor vertalers, reviseurs en asDe aanbevolen werkmethoden sistenten vast voor vertalers, reviseurs en assiste stellen en te tenten bevatten een aantal procedocumentedures op het vlak van kwaliteitsren. Het gaat en projectbeheer. daarbij niet alleen om het eigenlijke vertaalproces, maar ook om andere aspecten van het leveren van vertaaldiensten en het uitstippelen van een aantal procedures voor de vertaalafdelingen op het vlak van kwaliteits- en projectbeheer.

•

Coördinatie De lokale coördinatoren in de vertaalafdelingen spelen een cruciale rol bij het toewijzen van vertaalwerk aan de best beschikbare combinatie van vertaler, reviseur en assistent. De taalkundige coördinatie houdt zich bezig met de centrale voorbereiding van het vertaalwerk (Trados/Euramis-”pre-processing”, controle of alle achtergrondmateriaal voorhanden is) en zorgt ervoor dat het document volgens de geldende normen wordt geformatteerd.

7

Hulpmiddelen Terminologische en documentaire gegevensbestanden en computertoepassingen als Trados/Euramis die de vertaler helpen bij zijn werk (“Computer-Assisted Translation (CAT)), spelen een kardinale rol bij het garanderen van kwaliteit en stimuleren tevens de productiviteit. Zij dragen bij tot consistentie in de terminologie en het taalgebruik binnen een tekst en binnen groepen van verwante teksten, hetCAT-hulpmiddelen dragen bij geen de vertaalkwalitot consistentie in de terminologie teit ten goede komt.

en het taalgebruik binnen een tekst en tussen verwante teksten, hetgeen de vertaalkwaliteit ten goede komt.

ELISE verdient een speciale vermelding als middel voor het doorgeven van informatie en voor het raadplegen van hen die in de verschillende instellingen betrokken zijn bij het veeltalig proces van redactie van wetten volgens de gewone wetgevingsprocedure (voorheen “medebeslissing” genoemd). Deze hulpmiddelen renderen het meest indien zij overal in de instellingen stelselmatig worden gebruikt, en daarom doet de vertaaldienst al het mogelijke om dat te bewerkstelligen.

De rol van de kwaliteitsbewakers in de vertaalafdelingen De voornaamste taak van de kwaliteitsbewaker is het afdelingshoofd te helpen bij alle aspecten van de taalkundige of

8

technische kwaliteit van de documenten die in de afdeling worden geproduceerd. Zij moeten toezien op de kwaliteit van het werk van vertalers en assistenten en ervoor zorgen dat overal in de afdeling de beste werkwijzen worden gehanteerd. Zij fungeren tevens als voornaamste contactpunt voor terminologie en documentatie (T&D) en sturen het T&D-werk in de afdeling aan in nauwe samenwerking met het centrale T&D-team; op ad-hocbasis kan hun gevraagd worden deel te nemen aan horizontale kwaliteitsbeheerprojecten. Ten slotte fungeren zij voor de leden van hun taalgemeenschap als interinstitutioneel contactpunt voor kwaliteitsvraagstukken.

Enkele specifieke projecten/acties Er is al een begin gemaakt met een aantal specifieke acties of projecten betreffende de kwaliteitsvraagstukken die zijn vermeld in de eerder genoemde nota inzake kwaliteitsbeleid (blz. 4).

Een netwerk van kwaliteits-

Dit werk geschiedt voornabewakers (één per vertaalafmelijk via het netwerk van deling) houdt zich, in nauwe kwaliteitsbewakers (één per samenwerking met de coördivertaalafdeling) in nauwe sanator van het kwaliteitsbeleid menwerking met de coördinator van het kwaliteitsbeleid in de vertaaldienst, bezig met in de vertaaldienst. Er zijn een kwaliteitsvraagstukken. aantal initiatieven ontplooid om er enerzijds voor te zorgen dat de dienst teksten van goede kwaliteit produceert en anderzijds de beste werkmethoden te ontwikkelen en te verbreiden. Enkele van de lopende projecten hebben betrekking op:

9

•

Beste werkmethoden Voor vertalers, reviseurs en assistenten is een lijst van kerntaken opgesteld. Dit is eigenlijk een doorlopend project, en er wordt verder gewerkt aan specifieke zaken - er zijn bv. richtsnoeren geformuleerd voor de beste methoden om met corrigenda (“COR”) en herziene versies (“REV”) van documenten om te gaan. Voorts heeft de betrokken werkgroep een uitgebreide classificatie van Raadsdocumenten opgesteld - van Raadsconclusies tot wetgevingsdocumenten in verschillende stadia tot eenvoudige convocaties en aanbevelingen voor de beste behandeling van elk document geformuleerd. Daarin komen ook het aanbevolen of het minimale revisieniveau aan de orde, en de specifieke moeilijkheden die zich kunnen voordoen.

•

Controle van het eindresultaat

Elke week wordt een willekeurige steekproef van 20 bladzijden genomen uit de vertalingen die in de voorgaande week zijn gemaakt. Die 20 bladzijden gaan naar de kwaliteitsbewakers, die moeten beoordelen of aan Elke week wordt een steekde vereiste kwaliteitsnormen proef uit de vertalingen genois voldaan. Daarbij houden men en beoordeeld. zij rekening met het type en

10

het doel van het document - met andere woorden, zij controleren of de vertaling geschikt is voor het doel waarvoor zij is gemaakt. Dit type kwaliteitscontrole is De kwaliteitsbeeen zeer nuttig diagnostisch inwakers komen strument gebleken dat de deelnewekelijks bijeen ter bespreking mers de kans geeft probleemgebievan eventuele den te omschrijven en mogelijke problemen die oplossingen te bedenken. zij in de steekproeven hebben aangetroffen (met name grensgevallen of problemen die een gecoördineerde aanpak vergen). Deze bijeenkomsten leveren niet alleen statistische indicatoren op, maar bieden de kwaliteitsbewakers tevens de gelegenheid problemen te signaleren en op te lossen en regelmatig van gedachten te wisselen. Dit type kwaliteitscontrole is een zeer nuttig diagnostisch instrument gebleken dat de deelnemers de kans geeft probleemgebieden te omschrijven en mogelijke oplossingen te bedenken.

•

Procesbewaking Deze procedure, die binnenkort wordt ingevoerd, draait om de evaluatie van het werk van de verschillende mensen (vertaler, reviseur, assistent) die hebben bijgedragen aan de vertaling, en niet om een

11

beoordeling van de vertaalde tekst als zodanig. De kwaliteitsbewaker heeft de opdracht na te gaan of de taken van de vertaler, de reviseur en de assistent nauwgezet en volgens de beste werkmethoden zijn uitgevoerd. Even belangrijk is dat hij zodoende individuele vertalers of assistenten kan helpen met het aanpakken van problemen en het verbeteren van hun vaardigheden. Ten slotte kan het afdelingshoofd bij de periodieke beoordeling van zijn medewerkers rekening houden met de bevindingen in het kader van de procesbewaking.

•

Horizontale contacten

De productie van documenten is een complex proces waarbij veel actoren en instellingen betrokken zijn. Het belang van goede communicatie en coördinaContacten onderhouden tie kan niet worden overschat met vertalers van andere inen contacten tussen vertaalafstellingen helpt bij het opdelingen en andere diensten moeten worden gestimuleerd. lossen van terminologische

problemen.

12

Er zijn veel contacten buiten het secretariaat-generaal van de Raad met vertalers in dezelfde taal van andere instellingen - bijvoorbeeld om terminologische problemen op te lossen.

Binnenshuis nemen de contacten met andere diensten en afdelingen gestaag toe. Veel vertaalafdelingen werken nauw samen met hun collega’s van de juristen-vertalersafdelingen. In het kader van functionele samenwerkingsverbanden (“functional associations”), waarin vertalers uit verschillende afdelingen zich toeleggen op specifieke onderwerpen, zijn collega’s van andere directoratengeneraal uitgenodigd om voor de vertaaldienst lezingen te geven over actuele thema’s. Dergelijke initiatieven zijn door de vertalers enthousiast ontvangen.

•

‘Editing’ / taalkundige en technische kwaliteit van de bronteksten Moeilijkheden als gevolg van technische of taalkundige vergissingen of onhandigheden in een document worden in het vertaalproces Moeilijkheden als gevolg van uitvergroot.

technische of taalkundige vergissingen of onhandigheden in een document worden in het vertaalproces uitvergroot.

Daarom is het zinvol deze problemen zo dicht mogelijk bij de bron te ondervangen, voordat het document naar de vertaalafdelingen wordt gestuurd. Met dat doel is voor het Engels en het Frans (de belangrijkste werktalen in de Raad) een editing-dienst opgezet;

13

de vertaaldienst doet al het mogelijke om de redacteuren bewust te maken van deze faciliteit en het gebruik ervan aan te moedigen. Binnen de centrale coördinatie is voorts een eenheid voor technische kwaliteit opgezet, die moet nagaan of binnenkomende documenten voldoen aan de Binnen de centrale coörformatteringsregels (teneinde dinatie is een eenheid voor problemen in de vertaalfase technische kwaliteit opgezet te voorkomen), en die advies die moet nagaan of binnenmoet geven over de toepassing komende documenten volervan.

doen aan de formatteringsregels en die advies moet geven over de toepassing ervan.

Deze activiteiten dienen een tweeledig doel: zij versnellen het vertaalproces (door vroeg in de productieketen aandacht te besteden aan kwaliteit) en zij bieden de eindgebruikers een meerwaarde: alle documenten die het secretariaat-generaal voortbrengt (bronteksten èn vertalingen) moeten van even hoge kwaliteit zijn.

Nadere informatie Het in deze brochure beschreven kwaliteitsbeleid van de vertaaldienst van de Raad is gebaseerd op de “Framework Note on Quality Policy” van 16 oktober 2006. Indien u die nota wenst te ontvangen, kunt u contact opnemen met de coördinator van het kwaliteitsbeleid, John Beaven ([email protected]), of met een van de kwaliteitsbewakers die zijn vermeld op bladzijde 16.

14

Kwaliteitsnetwerk Het kwaliteitsnetwerk van de vertaaldienst van de Raad bestaat uit de 23 kwaliteitsbewakers en een kwaliteitscoördinator. De volledige lijst van de kwaliteitsbewakers van de vertaalafdelingen staat op bladzijde 16.

De kwaliteitsbewakers komen wekelijks bijeen om steekproeven te beoordelen. Om de besprekingen zoveel mogelijk vruchten te doen afwerpen, zijn er elke week twee sessies, waaruit de kwaliteitsbewakers vrij kunnen kiezen.

15

KWALITEITSNETWERK VAN DE VERTAALDIENST VAN DE RAAD Taal

Kwaliteitsbewaker

Telefoon:

BG

Albena IOVTCHEVA

+32-2-2814421 [email protected]

CS

Jiri PLACEK


DA

Uffe BROENS


DE

Dieter KEILER


EL

Alexandra NESTORIDI

EN

Fiona COLLIER


ES

José CUENDA


ET

Liis JAANSALU

+32-2-2813871

[email protected]

FI

Hellevi MALM

+32-2-2818644

[email protected]

FR

Jean-Paul ROOS

+32-2-2817127

[email protected]

GA

Tadhg HARRINGTON


HU

Zsuzsanna KOVÁCS


IT

Francesca PIOMBO

+32-2-2816296

[email protected]

LT

Milda KISIELIENE

+32-2-2813757

[email protected]

+32-2-2817313

LV

16

E-mail

[email protected]

[email protected]

MT

Joseph CHIRCOP


NL

Patrick WEYMEIS

+32-2-2817448

[email protected]

PL

Krzysztof KWASNIEWICZ

+32-2-2813850

[email protected]

PT

Ana Luisa FARIA

+32-2-2819411

[email protected]

RO

Geanina CERNAT


SK

Branislav VARSIK


SL

Aleksandra KRANER

SV

Mette LEMBRING

+32-2-2813001

[email protected]


Noot

Het secretariaat-generaal van de Raad

Deze brochure is samengesteld door het secretariaat-generaal van de Raad Directoraat-generaal A - Personeel en Administratie Directoraat 3 - Vertaling en documentenproductie


Deze brochure dient enkel ter informatie

ISBN 978-92-824-2921-1 doi:10.2860/73259

Voor nadere gegevens over de Europese Raad en over de Raad kunt u de volgende websites raadplegen: www.european-council.europa.eu www.consilium.europa.eu of kunt u zich wenden tot de dienst Voorlichting van het publiek van het secretariaat-generaal van de Raad op het volgende adres: Wetstraat 175 1048 Brussel BELGIË

Tel: +32 22815650 Fax: +32 22814977 Internet: www.consilium.europa.eu/infopublic

Meer gegevens over de Europese Unie vindt u op internet via de Europaserver (http://europa.eu). Catalografische gegevens bevinden zich aan het einde van deze publicatie. ISBN 978-92-824-2921-1 doi:10.2860/73259 © Europese Unie, 2011 Overneming met bronvermelding toegestaan. Printed in Belgium GEDRUKT OP ELEMENTAIR CHLOORVRIJ GEBLEEKT PAPIER (ECF) Voorkant: Hanneke Beaumont Stepping Forward

2011 — 16 blz. — 14,8 x 21cm

Wetstraat 175 1048 Brussel BELGIË Tel. +32 22816111 www.european-council.europa.eu www.consilium.europa.eu

doi:10.2860/73259


SERIE 'INFOR MATIEF'

HET SECRETARIA AT-GENER A AL VAN DE R A AD

QC-31-11-019-NL-C

NL

RS 08/2011

FEBRUARI 2011

Kwaliteitszorg in de vertaaldienst van de Raad

Recommend Documents