JaarveRslag2008 dé inkoopcoöperatie van de zorg
Raad van toezicht 2008
Aanbestedingsteams 2008
In 2008 bestond de raad van toezicht uit de volgende personen:
Schoonmaakdienstverlening Jan van Haaster (HVO Querido)
De heer drs. M. de Bruine MBA (voorzitter),
Kees Odijk (Bouman GGZ)
Voorzitter raad van bestuur Koninklijke Visio te Huizen
Wim Smit (Stichting Humanitas)
Bestuurslid Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland sectie gehandicaptenzorg
Aardgas (Europees en niet-Europees) Daan van Ee (Alerimus)
De heer mr. drs. F.J.M. Staal (vice-voorzitter),
Hans de Krijger (GGZ Oost Brabant)
Voorzitter raad van bestuur De Riethorst Stromenland
Johannes Koudijzer (Careyn)
in Geertruidenberg
Jan Willem Smeenk (Martini Ziekenhuis)
sectie verpleging/verzorging
Sylvia van der Woerd-Schat (OsiraGroep)
De heer J.L. Schoevers (secretaris/penningmeester)
Textielvoorziening Monique Schrijver (Driezorg, Stichting voor Wonen
De heer ir. G.H. Ter Avest
Zorg en Welzijn)
(lid, afgetreden per 31 december 2008),
Matty Lupker (Zorggroep Maas en Waal)
Rentmeester Stichting Meerkanten Geestelijke
Louis Beeking (Zorggroep Rijnmond)
Gezondheidszorg Flevo-Veluwe
Rixt Hijlkema (Zorgspectrum Het Zand)
sectie geestelijke gezondheidszorg
Medische groothandel II
De heer drs. J.G. den Hollander (lid),
Joost Holweg (Stichting IJsselmeerziekenhuizen)
Directeur bedrijfsvoering Diaconessenhuis Leiden
Frans Smits (Stichting IJsselmeerziekenhuizen)
Bestuurslid NVZ vereniging van ziekenhuizen
Edith van Duyn (Stichting IJsselmeerziekenhuizen)
sectie ziekenhuizen
Jan Willem Smeenk (teruggetrokken, Martini Ziekenhuis)
De heer drs. A.C.M. van Osch (lid),
Conny Zwama (teruggetrokken, Martini Ziekenhuis)
Lid raad van bestuur BrabantZorg te Veghel
Zorg- en transferhulpmiddelen
Bestuurslid Actiz
Ria Bosse, Ellen Broekhof, Ary Eikelenboom, Myrthe Jansen,
sectie verpleging/verzorging
Fred de Jong, Peter Hondebrink, Peter Lauteslager, Marianne van de Plas, Mieke Nieuwenstein, René Smit, Marjan Dulos, Hans van der Hammen (allen ’s Heeren Loo) Onderzoekshandschoenen Jan de Munck, Diaconessenhuis Meppel
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus 67 4180 BB Waardenburg T (0418) 65 70 70 F (0418) 65 70 80 E
[email protected] I www.intrakoop.nl
Intrakoop Missie Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zorgaanbieders tegen lagere, transparante en marktconforme integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. De coöperatie Intrakoop is de inkoopcoöperatie van de zorg. Zij vertegenwoordigt de inkoopbelangen van ongeveer 475 zorginstellingen met ruim 4.000 locaties. Intrakoop ondersteunt haar leden op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij het behalen van hun inkoop doelstellingen. Intrakoop sluit raamovereenkomsten af met leveranciers in de productgroepen Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging en Voeding. Daarnaast levert Intrakoop op specialistische gebieden hoogwaardige dienstverlening aan haar leden met: - Energie voor Zorg - Facilitair & Logistiek voor Zorg - Intrakoop Services - Intrakoop E-inkopen Colofon Uitgave: Jaarverslag 2008 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Vormgeving en productie: Adform ontwerp, Zaltbommel Druk: Leerdam Druk, Leerdam
Voorwoord
‘Meedenken met uw vereniging is belangrijk, meedoen cruciaal’ In 2009, het jaar waarin dit jaarverslag 2008 verschijnt, vieren wij ons vijftigjarig bestaan. Dat doen we sámen met u, want Intrakoop is ván de zorg. Een inkoopcoöperatie die al zo lang bestaat: dat is uniek. Want ook 2008 stond in het teken van veranderingen in de gezondheidszorg. Wisselingen bij raden van bestuur van zorginstellingen, inkopers die van werkgever veranderen, zorgorganisaties die fuseren, fusies die ongedaan worden gemaakt, veranderende wetgeving. Intrakoop is de stabiele factor in die dynamische markt. Want naast kwaliteit, transparantie en efficiënt inkopen speelt continuïteit een belangrijke rol in de bedrijfsvoering van zorginstellingen. In 2008 zijn we die dingen gaan doen waarvan we in 2007 heb-
Nog steeds wordt in de zorg te vaak hetzelfde wiel uitgevonden.
ben gezegd dát we ze zouden gaan doen. We laten u als lid steeds
En dat kost veel geld. Samen kunnen we markten bewegen: door
meer zelf bepalen wat uw coöperatieve vereniging u te bieden
gecoördineerde inkoopsamenwerking tussen u en uw coöpera-
heeft. In 2008 zijn onder de noemer leden in de lead verschillende
tie kunnen wij onze gezamenlijke invloed inzetten om tot een
aanbestedingstrajecten opgestart op initiatief van Intrakoop-
efficiëntere inkoop in de zorg te komen. Meedenken met uw
leden: de aanbestedingen van medische groothandel en til- en
vereniging is belangrijk, meedoen cruciaal.
transporthulpmiddelen zijn hier voorbeelden van. Wij zullen u in de toekomst steeds meer in de gelegenheid stellen een actieve bijdrage te leveren aan uw coöperatie. Intrakoop biedt naast collectieve, steeds meer individuele dienstverlening. De strategische allianties met partijen voor energieinkoop en strategisch advies op facilitair en logistiek gebied zijn een feit. Ook op het gebied van elektronisch inkopen biedt Intra-
Frank Kaptein, directeur/bestuurder
koop een inkoopoplossing die zorgt voor een vereenvoudiging van uw inkoop, meer transparantie in en controle over uw uitgaven. Intrakoop Services biedt inkoopondersteuning op individueel niveau.
3
Inhoudsopgave
Verantwoording raad van toezicht
5
Strategische koers
6
Doelstellingen
6
Interne organisatie
20
Organisatiestructuur en personeelsbestand
20
Deelname netwerken
21
Versterken verenigingsgevoel
6
Samenvatting jaarrekening 2008
22
Verbreden dienstverlening
6
Toelichting staat van baten en lasten
24
9
Raad van toezicht
Energie voor Zorg
9
Aanbestedingsteams 2008
Facilitair & Logistiek voor Zorg
9
Nieuwe dienstverlening Nieuwe initiatieven, individuele dienstverlening
4
Intrakoop Services
10
Intrakoop E-inkopen
10
Intrakoop Benchmarkservice
10
Relatiebeheer leden
11
Ledenbeheer en kerncijfers
11
Ledenservice
11
Adviseurs
11
Ledenonderzoeken
13
Ledenbijeenkomsten
14
Intrakoop en publiciteit
15
Inkoopdienstverlening
16
Een breder aanbod aan aanbestedingstrajecten
16
Leden in de lead
16
Aanbestedingen
16
Nieuwe overeenkomsten
18
Vervallen overeenkomsten
19
Verantwoording raad van toezicht
Het jaar 2008 was voor Intrakoop een belangrijk jaar. De
heeft gedurende twaalf jaren hetzelfde gedaan vanuit de sector
strategie van de coöperatieve vereniging is aangescherpt, de
geestelijke gezondheidszorg. Hij heeft Intrakoop daarmee de
interne organisatie is daarop aangepast en de dienstverlening
statutair bepaalde maximale termijn als toezichthouder g ediend.
voor de leden is verbeterd en uitgebreid. Als gevolg daarvan
Voor beiden geldt dat zij een belangrijke bijdrage h ebben
is de ondernemingsstructuur aangepast en beschikt Intrakoop
geleverd aan de ontwikkeling van de coöperatieve w vereniging.
nu over een coöperatie en twee werkmaatschappijen (Besloten
Hiervoor willen wij hen ook langs deze weg bedanken.
Vennootschappen). Zowel in het bestuur als in het toezicht is
Tegelijkertijd is er in 2008 versterking gevonden voor de raad
sprake van personele unies tussen de coöperatieve vereniging en
van toezicht. De heer drs. J.G. den Hollander is als bestuurder
deze werkmaatschappijen. Vanzelfsprekend is de coöperatieve
van het Diaconessenhuis Leiden vanuit de sector ziekenhuizen
vereniging volledig eigenaar van de werkmaatschappijen. Door
tot de raad toegetreden en de heer drs. A.C.M. van Osch als
deze veranderingen is Intrakoop beter toegerust op de vragen
lid van de raad van bestuur van BrabantZorg vanuit de sector
van de leden. Bovendien speelt Intrakoop op deze manier in op
verpleging & verzorging. Per 1 januari 2009 treedt de heer J.M.
de toenemende complexiteit van de inkoopprocessen.
Tromp, lid van de raad van bestuur van de GGZ Breburggroep vanuit de sector geestelijke gezondheidszorg toe. Hiermee is
De strategische heroriëntatie en de daarbij behorende orga-
de raad van toezicht weer voltallig en zijn alle sectoren van de
nisatorische veranderingen zijn niet alleen voor de Intrakoop-
gezondheidszorg op goede wijze gerepresenteerd.
organisatie en de leden onderwerp van gesprek geweest. Ook de raad van toezicht heeft de ontwikkelingen op de voet
De raad van toezicht heeft vier maal vergaderd. Tijdens deze
gevolgd. Waar mogelijk is de directeur/bestuurder met raad
vergaderingen is gesproken over vele zaken die actueel zijn op
ter zijde gestaan en, waar dat aan de orde was, heeft de raad
het gebied van inkoop in de gezondheidssector. Uiteraard zijn
van toezicht zijn goedkeuring uitgesproken over de besluiten
ook de onderwerpen aan de orde geweest die statutair zijn
van de directeur/bestuurder. Ondanks de ten opzichte van de
voorbehouden aan de raad van toezicht. Tevens heeft de raad
begroting achterblijvende groei in de bemiddelde omzet wordt
zijn eigen functioneren geëvalueerd. In 2008 zijn twee algemene
het boekjaar 2008 conform begroting met een positief resultaat
ledenvergaderingen gehouden, waarin opnieuw het belang is
afgesloten. Met de modernisering van de organisatie en de
aangetoond van de samenwerking tussen leden en Intrakoop op
heroriëntatie op de strategie zijn de vooruitzichten voor Intra-
het gebied van inkoop.
koop gunstig. In het verslagjaar 2008 heeft de raad van toezicht afscheid genomen van de heren Bijlhout en Ter Avest. Bert Bijlhout heeft gedurende tien jaren deel uit gemaakt van de raad van toezicht vanuit de sector gehandicaptenzorg. Henk ter Avest
Marten de Bruine, voorzitter 5
Strategische koers
Doelstellingen De volgende stap. De strategische koers van Intrakoop staat als een huis. Waren we in 2007 voornamelijk bezig met het bepalen van de nieuwe koers, in 2008 zijn we volop aan de slag gegaan met de invulling daarvan. Meer raamovereenkomsten, een ruimere keuze, verschillende deelnamemogelijkheden. Onze doelstellingen op hoofdlijnen: Versterken verenigingsgevoel
Verbreden dienstverlening
Intrakoop positioneert zich steeds meer als inkoopcoöperatie
Het aantal raamovereenkomsten stijgt van ± 55 eind 2007
ván de zorg. Onder de naam “leden in de lead” starten in
naar ruim 70 eind 2008. Naast een uitgebreider aanbod aan
2008 meerdere aanbestedingstrajecten waarbij het initiatief
raamovereenkomsten kunnen Intrakoop-leden op verschil-
voor een aanbesteding bij individuele leden ligt. Op die manier
lende m anieren deelnemen aan overeenkomsten met dezelfde
beïnvloeden leden nog directer het reilen en zeilen binnen hún
leveranciers: vooraf met commitment of achteraf door in te
coöperatie.
tekenen.
Op operationeel niveau adviseren Intrakoop-leden binnen de
Waar mogelijk biedt Intrakoop haar leden bij aanbestedingen
verschillende aanbestedingsteams Intrakoop bij diverse aan
de keuze: deelname aan een Europees aanbestedingstraject of
bestedingstrajecten. Zij leveren een bijdrage aan de operationele
deelname aan een niet-Europees aanbestedingstraject. Deze
activiteiten van hun coöperatie. In 2008 gaat het management
trajecten worden parallel aangeboden.
team van Intrakoop op zoek naar sparringspartners die een bijdrage willen leveren aan de tactisch/strategische d iscussie
Intrakoop is strategische allianties aangegaan met Hellemans
binnen Intrakoop. In het eerste kwartaal van 2009 wordt de
Consultancy en met Inteon op het gebied van respectievelijk
klankbordgroep opgericht en wordt de eerste bijeenkomst
energieadvies en –inkoop en strategisch advies op facilitair en
georganiseerd.
logistiek vlak. Hiermee is een belangrijke stap gezet naar meer individuele dienstverlening aan Intrakoop-leden.
Ook in haar communicatie-uitingen stelt Intrakoop haar leden steeds meer centraal, wat bijvoorbeeld naar voren komt in de vernieuwde redactionele formule voor het Intrakoop Bulletin. De basis is hiervoor gelegd in 2008 en zal in 2009 doorgevoerd worden.
6
De overeenkomsten met deze vooraanstaande partijen garanderen een hoogwaardige dienstverlening op deze specialistische gebieden aan Intrakoop-leden op de lange termijn. Intrakoop kiest ervoor de genoemde dienstverlening als aparte labels in de markt te zetten: zo ontstaan Energie voor Zorg en Facilitair & Logistiek voor Zorg. Onder de naam Intrakoop E-inkopen biedt Intrakoop vanaf eind 2008 een inkoopoplossing aan op het gebied van elektronisch inkopen. Intrakoop richt eind 2008 Intrakoop Services bv op. Hiermee kunnen Intrakoop-leden ook op het gebied van individuele inkoopondersteuning profiteren van hun lidmaatschap.
Onze missie blijft onveranderd. Transparantie en een integrale kostenbenadering blijven kernbegrippen bij het afsluiten van raamovereenkomsten voor onze leden en bij het aanbieden van nieuwe vormen van dienstverlening. Intrakoop blijft transparant aanbesteden en zal Europese aanbestedingstrajecten o pstarten wanneer dit voordeel (in tijd, geld of het beperken van juridische risico’s) kan opleveren voor Intrakoop-leden.
7
Nieuwe dienstverlening
Nieuwe initiatieven, individuele dienstverlening Leden profiteren in 2008 voor het eerst van de individuele dienstverlening van hun vereniging met Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg en Intrakoop Services. Deze drie initiatieven, in het derde en vierde kwartaal van 2008 opgestart, hebben voor het einde van dat jaar al meerdere opdrachten in portefeuille.
Coöperatie Intrakoop
Energie voor Zorg Om op de complexe energiemarkt steeds de beste dienst verlening aan onze leden te kunnen bieden, werkt Intrakoop
Collectieve dienstverlening • 70+ raamovereenkomsten • kennisplatform
Individuele dienstverlening • nieuwe labels • nieuwe dienstverlening
op strategisch niveau samen met Hellemans Consultancy. Op 27 mei is de duurzame samenwerking tussen Hellemans Consultancy en Intrakoop een feit. De samenwerking draagt de naam Energie voor Zorg. Naast de collectieve en indivi duele inkoop van aardgas en elektriciteit, verzorgt Energie voor Zorg factuurcontroles en factuurbeheer, stelt Energie voor Zorg energiebesparingsplannen op en voert warmtekrachtstudies uit. Facilitair & Logistiek voor Zorg Met organisatieadviesbureau Inteon BV introduceert Intrakoop Facilitair & Logistiek voor Zorg aan haar leden. Op 29 a ugustus
Intrakoop Services
wordt hiertoe een samenwerkingsovereenkomst getekend. Facilitair & Logistiek voor Zorg richt zich exclusief op Intrakoopleden en biedt individueel strategisch advies, interim-management, projectmanagement en werving & selectiediensten op
Figuur 1: Positionering Intrakoop-labels
facilitair en logistiek gebied.
9
Intrakoop Services
voordelen op: zij kunnen eenvoudig en zonder bijkomende
Met de oprichting van Intrakoop Services bv in het vierde
kosten in het inkoopsysteem geïntegreerd worden, al dan niet
kwartaal van 2008 is Intrakoop volledig eigenaar van de werk-
met hun eigen webshop-omgeving. Veel Intrakoop-leveranciers
maatschappijen Intrakoop Holding bv en Intrakoop Services bv.
zullen op termijn gekoppeld worden aan dit systeem, waar
Vanuit Intrakoop Services biedt Intrakoop individuele inkoopon-
gewenst met hun eigen webshop. Ook niet-Intrakoop-leveran-
dersteuning aan haar leden aan. Deze dienstverlening bestaat
ciers kunnen eenvoudig aangesloten worden op het systeem.
uit het maken van inkoopscans, het doorlopen van aanbestedingstrajecten, het opzetten van inkoopafdelingen of het ver-
De belangstelling voor Intrakoop E-inkopen is groot en de
vullen van inkoopfuncties voor korte of lange tijd. In 2008 heeft
workshops hierover, georganiseerd in het vierde kwartaal van
Intrakoop Services vijf opdrachten in portefeuille.
2008, worden zeer goed bezocht.
Intrakoop E-inkopen
Intrakoop Benchmarkservice
Intrakoop heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar de mogelijke
In juni 2008 introduceert Intrakoop de Intrakoop Benchmark
oplossingen op het gebied van elektronisch inkopen. In het
service. Om meer transparantie en meer inzicht in markten en
vierde kwartaal van 2008 wordt een overeenkomst gesloten
hun prijsopbouw te krijgen, kunnen leden gebruik maken van
met software-leverancier TBlox. Onder de naam Intrakoop
deze benchmarkservice. In 2008 wordt een benchmark van
E-inkopen biedt Intrakoop voortaan een unieke manier van
sanitaire disposables uitgevoerd. Tachtig instellingen nemen
elektronisch inkopen aan. Op basis van een prepaid abonne-
hieraan deel. De benchmark wordt geheel anoniem verwerkt
ment maken leden gebruik van een digitale bestelomgeving.
en vindt digitaal plaats: vanaf de vraag tot deelname tot en met het toesturen van de eindrapportage aan deelnemende leden.
Het unieke aan Intrakoop E-inkopen is, naast de lage kosten, de laagdrempeligheid en het gebruikersgemak. Bovendien is
Meest opvallende resultaat van deze benchmark is de grote
de software modulair op te bouwen. Het systeem is web-based
prijsverschillen op artikelniveau opgegeven door de verschil-
en werkt volgens het innovatieve SaaS-principe (Software as a
lende instellingen. Slechts in de helft van de gevallen gaat een
Service): gebruikers hoeven software niet lokaal te installeren en
hogere afname gepaard met een lagere prijs. De benchmark
beheren. Daarmee hebben zij altijd en overal toegang tot hun
kan voor vele instellingen voldoende aanleiding zijn voor nader
eigen inkoopomgeving.
onderzoek over de gekozen prijsstelling door de betreffende leverancier. Op basis van de resultaten wordt besloten ook in
Ook voor Intrakoop-leveranciers levert Intrakoop E-inkopen
10
2009 door te gaan met het aanbieden van deze service.
Relatiebeheer leden
Ledenbeheer en kerncijfers Meer locaties, meer omzet. Het jaar 2008 kenmerkt zich door een sterke stijging van het aantal deelnemende locaties. Van bijna 3.700 aan het einde van 2007 naar ruim 4.300 aan het einde van 2008. Het aantal leden blijft nagenoeg gelijk: op 31 december 2008 heeft Intrakoop 475 leden (stand 31 december 2007: 480). Deze lichte daling is te verklaren doordat leden onderling fuseren. In het jaar 2008 verwerkt de afdeling Ledenservice bijna 40 fusies en verwelkomen we achttien nieuwe leden. De bemiddelde omzet in 2008 bedraagt ruim € 271 miljoen:
in alle gevallen de juiste locaties correct staan ingetekend, of
een stijging van ruim 12 procent ten opzichte van het voor-
omdat locaties niet bekend zijn bij Intrakoop. Om dit te voor-
gaande jaar. In 2008 wordt een totaalbedrag van bijna € 5
komen stelt Intrakoop voor om de intekeningen binnen alle
miljoen uitgekeerd: de hoogste bonusuitkering sinds 2004.
locaties gelijk te trekken: staat één locatie ingetekend op een overeenkomst, dan tekent Intrakoop op verzoek van het betref-
Het hoogste bonusbedrag dat aan één Intrakoop-lid uitgekeerd
fende lid alle locaties in. De actie heeft succes: de actie levert
wordt, bedraagt € 271.407,55. De afronding van het hele
4.000 extra intekeningen op, waardoor de kans op misgelopen
bonusproces 2007 loopt wel vertraging op door een onjuiste
bonussen geminimaliseerd wordt. Op de Intrakoop-portal wordt
aanlevering van omzetcijfers door een aantal Intrakoop-
het leden eenvoudiger gemaakt centraal in te tekenen.
leveranciers. Adviseurs Ledenservice
Specifieke kennis ten behoeve van leden. De adviseurs
Doelgroepen gesegmenteerd benaderen. Omdat Intrakoop
zetten hun kennis en ervaring steeds meer in op heel speci-
haar leden meer gesegmenteerd wil benaderen, heeft de
fieke k ennisgebieden (facilitaire dienstverlening, de inkoop
afdeling Ledenservice in 2008 hard gewerkt aan het vullen en
van v oeding en van energie) om leden optimaal van dienst
up to date houden van het CRM-systeem. Op die manier kan
te k unnen zijn. Zij spelen een actieve rol bij de ondersteuning
Intrakoop behalve inkopers en facilitair managers ook leden van
van individuele leden bij het doorlopen van de verschillende
raden van bestuur en managers voeding apart benaderen.
aanbestedingsprocedures (waaronder energie, schoonmaak en voeding).
Intekenen makkelijker gemaakt. Minder bonussen mislopen. In oktober en november houdt Intrakoop een grote
De adviseurs signaleren de behoeften van leden aan de
intekenactie. Jaarlijks lopen leden bonussen mis doordat niet
nieuwe dienstverleningsvormen van Intrakoop: Energie voor
11
20%
Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg en Intrakoop Services. Zij zijn nauw betrokken bij het opzetten en uitrollen van
40%
Telefoon
60%
80%
100%
58%
deze initiatieven. Door de intensievere samenwerking tussen adviseurs en leden ontstaat het initiatief leden in de lead:
Fax
Intrakoop start op verzoek van één van haar leden een specifiek
70%
aanbestedingstraject. De leden initiëren, Intrakoop coördineert E-mail
en begeleidt, terwijl de leden hun specifieke inhoudelijke kennis
54%
leveren. 28%
Schriftelijk
Inkoopsamenwerkingsverbanden binnen Intrakoop krijgen in 2008 speciale aandacht: de adviseurs steken extra tijd in het benaderen van de grotere, meest regionale inkoopinitiatieven. Door meer en beter samen te werken kunnen deze inkoop initiatieven betere resultaten halen uit hun lidmaatschap van
Online via portal/website(s) van leverancier(s)
Via een integraal electronisch bestelsysteem
67%
12%
Intrakoop. Figuur 2: Bestelwijzen in de zorgsector Ledenonderzoeken In juni 2008 houdt Intrakoop de Ledenraadpleging Intrakoop
Mede op basis van de uitkomsten van dit onderzoek besluit
Webshop. Het doel van dit onderzoek: inzicht verkrijgen in de
Intrakoop om in 2008 samen met softwareleverancier TBlox
wijze waarop Intrakoop-leden bestellingen plaatsen en meer
een nieuw elektronisch bestelsysteem aan te bieden: Intrakoop
in het bijzonder het gebruik van integrale elektronische bestel
E-Inkopen.
systemen in de zorg. In augustus 2008 nemen 227 contactpersonen deel aan de 31% Van de leden geeft aan veel interesse te hebben in inte-
Ledenraadpleging autolease. Het doel van dit onderzoek is het
grale elektronische bestelsystemen. Figuur 2 geeft een overzicht
peilen van de belangstelling onder leden voor een eventuele
van de bestelwijzen in de zorgsector.
raamovereenkomst op het gebied van autoleasecontracten. Figuur 3 laat zien dat automobiliteit vooral voor instellingen in de gehandicaptenzorg en de thuiszorg relevant is.
13
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek besluit Intrakoop
Ledenbijeenkomsten
vooralsnog geen diensten op dit gebied aan te bieden.
Leden beoordelen de twee ledenbijeenkomsten in 2008 positief. Tijdens de Algemene Ledenvergadering op 17 juni worden
0%
10%
20%
Gehandicaptenzorg
30%
40%
31%
de heren drs. J.G. den Hollander en drs. A.C.M. van Osch geïntroduceerd als nieuwe leden van de raad van t oezicht van Intrakoop. De presentaties over elektronisch inkopen, inkopen in het buitenland en Maatschappelijk Verantwoord
GGZ
Ondernemen worden positief gewaardeerd.
18%
Thuiszorg
32%
Op 11 december vindt de tweede ledenbijeenkomst plaats. Frank Kaptein presenteert het Plan van Aanpak voor 2009 en geeft aan dat de zwaartepunten voor 2009 zullen liggen op
V&V
7%
het versterken van het verenigingsgevoel, het versterken van interne processen en het verbreden van de dienstverlening aan
Ziekenhuizen
9%
Overig
9%
de Intrakoop-leden. Het Plan van Aanpak wordt goedgekeurd. De heer J.M. Tromp wordt voorgedragen als lid van de raad van toezicht van Intrakoop. De presentaties van Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg, Intrakoop Services en Intrakoop E-inkopen worden zeer positief beoordeeld. Intrakoop-leden kunnen zich van te voren aanmelden voor zogenaamde speed-
Figuur 3: Bedrijfsmatige inzet auto’s, per instellingssoort
dates met de mensen achter deze initiatieven. Enkele tientallen leden maken hier gebruik van.
De Evaluatie Algemene ledenbijeenkomst van december 2008 laat zien dat leden bijzonder geïnteresseerd zijn in de nieuwe dienstverlening van Intrakoop. Leden en Intrakopers die betrokken zijn bij de initiatieven Energie voor Zorg, Facilitair & Logistiek voor Zorg, Intrakoop E-inkopen en Intrakoop Services komen uitgebreid aan het woord. De bijeenkomst krijgt een hoge eindwaardering met een gemiddelde score van 8,3.
14
Intrakoop en publiciteit
Intrakoop heeft een bijdrage geleverd aan de totstandkoming
Meer naar buiten treden. In het jaarverslag 2007 noemde
van het rapport ‘Uitgavenbeheer in de gezondheidszorg’ van
directeur/bestuurder Frank Kaptein Intrakoop het best
de Raad voor Volksgezondheid en Zorg. Intrakoop toont in
bewaarde geheim in de zorg in Nederland. Hij zei ook dat dat
haar bijdrage aan dat de gezondheidszorg in Nederland door
anders moest. Naast de introductie van een nieuwe huisstijl
inkoopsamenwerking ten minste € 1 miljard kan besparen. Op
voor het jubileumjaar 2009, heeft Intrakoop de ambitie haar
1 december 2008 overhandigt de commissie het rapport aan
naamsbekendheid bij verschillende doelgroepen (raden van
minister Ab Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De
bestuur, functionele afdelingshoofden) te verhogen.
RVZ en Intrakoop plannen verdere gezamenlijke acties in 2009 om het belang van inkoopsamenwerking onder de aandacht
In september en oktober bericht onder andere het Financieele
van de raden van bestuur van zorginstellingen te brengen.
Dagblad uitgebreid over de aanbestedingen van de levering van energie die leiden tot overeenkomsten met aardgasleveranciers Nuon en RWE. Enkele tientallen media berichten hierover naar aanleiding van persberichten verstuurd door Intrakoop. Daarnaast verschijnt een aantal artikelen en publicaties over Intrakoop in vakbladen. Ook levert Intrakoop een bijdrage aan een publicatie over de rol en het belang van de coöperatie op het gebied van inkoop. Intrakoop wordt gevraagd een hoofdstuk te schrijven in het boek Aanbesteden en mededinging in de gezondheidszorg. Het boek beschrijft de betekenis van het recht inzake aanbesteding, mededinging en marktordening voor de gezondheidszorg. Dit boek, met name bedoeld voor inkoopadviseurs werkzaam in de gezondheidszorg, is verkrijgbaar via uitgeverij Bohn Stafleu van Loghum.
15
Inkoopdienstverlening
Een breder aanbod aan aanbestedingstrajecten In 2008 zijn meerdere aanbestedingstrajecten opgestart en doorlopen. Naast de inzet van de inkopers en de afdeling Ledenservice, is Intrakoop voor een belangrijk deel afhankelijk van de input van haar leden voor het welslagen van aanbestedingstrajecten. De deelnemers in de verschillende aanbestedingsteams leveren een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan de invulling van de verschillende aanbestedingstrajecten. Leden in de lead
Aanbestedingen
Intrakoop-leden nemen het initiatief. Intrakoop is van de
Een overzicht van alle aanbestedingstrajecten in 2008:
zorg. De Intrakoop-leden bepalen de koers die Intrakoop als coöperatie vaart. In 2008 hebben meerdere leden de
Schoonmaak
handschoen opgepakt: zij zijn samen met Intrakoop aan de
Medio 2007 is Intrakoop gestart met het aanbestedingstraject
slag gegaan met specifieke aanbestedingstrajecten. Intrakoop-
voor schoonmaakdienstverlening en glasbewassing voor de
leden nemen het initiatief voor de aanbesteding en leveren de
periode 2009-2011. De aanbesteding kent een unieke aanpak:
inhoudelijke input vanuit hun zorgorganisaties, de coöperatie
Nederland wordt opgedeeld in vier regio’s en in een centrale
ondersteunt waar nodig en levert een inspanning om zoveel
aanbestedingsprocedure selecteert Intrakoop per regio minimaal
mogelijk leden te laten meeprofiteren van de uiteindelijke
drie leveranciers (landelijke en regionale partijen) op basis van
overeenkomst.
prijs van schoonmaak en glasbewassing en een ruim aantal kwaliteitseisen. Vervolgens maken gecommitteerde leden uit
Op deze manier zijn in 2008 de volgende aanbestedingen
deze leveranciers hun keuze door hun individuele schoonmaak-
opgestart:
programma’s te laten prijzen en door prijzen van additionele diensten (zoals terreinonderhoud en graffitiverwijdering) te
• medische groothandel II
vergelijken en daarnaast een presentatie van deze leveranciers
• zorg- en transferhulpmiddelen
te beoordelen. In totaal nemen 14 instellingen met ruim 300
• onderzoekshandschoenen
locaties deel aan deze aanbesteding, die een totale waarde van ruim € 4,5 miljoen vertegenwoordigt. Met de gecontracteerde
16
Ook in 2009 zal Intrakoop haar leden volop de kans geven
leveranciers zijn ook afspraken gemaakt over intekenovereen-
aanbestedingen op te starten in samenwerking met Intrakoop.
komsten.
Energie
Elektriciteit Op basis van de in 2007 Europees aanbestede
Intrakoop blijft actief op de energiemarkt. In 2008 worden twee
raamovereenkomst voor de levering van elektriciteit met Eneco
aanbestedingstrajecten voor de levering van aardgas doorlopen.
krijgen leden in 2008 de mogelijkheid in te tekenen op een
Daarnaast sluit Intrakoop een instroomovereenkomst af op het
nieuwe elektriciteitsovereenkomst met deze leverancier. Tegen
gebied van elektriciteit.
betaling van een instapfee maken inmiddels 16 instellingen met in totaal 487 locaties gebruik van deze mogelijkheid.
Aardgas In 2008 biedt Intrakoop voor het eerst twee parallelle aanbestedingstrajecten voor de levering van aardgas aan:
Textielvoorziening
Europees en niet-Europees. Het totale volume gemoeid met
In mei 2008 start de aanbesteding van textielvoorziening. Een
deze aanbestedingen is weer groter dan de vorige aanbeste-
pittige uitdaging, aangezien het onderwerp diep in de logistiek
dingen: ruim 250 miljoen m3 per jaar. Het merendeel van de
van zorginstellingen ingrijpt en een klein aantal leveranciers
deelnemende leden kiest voor het Europese aanbestedings
samen een zeer groot marktaandeel heeft. De nodige kennis en
traject. Ten opzichte van de vorige overeenkomsten,
ervaring van Intrakoop-leden wordt via het aanbestedingsteam
onderscheiden deze overeenkomsten zich door nog meer
ingebracht. Strategisch partner Inteon begeleidt het aanbeste-
keuzevrijheid en maatwerk. Zo kunnen leden hun eigen inkoop-
dingstraject, dat een totale waarde van ruim € 4 miljoen op
momenten bepalen en wordt een onderscheid gemaakt tussen
jaarbasis vertegenwoordigt. Na meerdere bijeenkomsten van
leden met een zogenaamd vlak verbruikersprofiel en leden
het aanbestedingsteam in 2008 wordt in het eerste kwartaal
met een zomer/winter-profiel. Door haar grote inkoopvolume
van 2009 een groot aantal leveranciers, landelijke en regio-
kan Intrakoop aardgas inkopen op twee energiemarkten: de
nale, gevraagd offerte uit te brengen. Conform planning zullen
Gasterra-markt (de opvolger van de Gasunie, deze bepaalt een
in de tweede helft van 2009 de eerste raamovereenkomsten
eigen prijspositie op de Nederlandse markt) en de TTF-markt
afgesloten worden.
(Title Transfer Facility, de zogenaamde vrije gashandelmarkt). Deze manier van inkopen zorgt voor meer keuzevrijheid bij
Medische groothandel I en II
het inkopen van aardgas. Grootverbruikers die deelnemen aan
De eerste aanbesteding van medische groothandel gaat van
het Europese aanbestedingstraject besparen bij een verbruik
start in 2007 en wordt in maart 2008 afgesloten. Brocacef krijgt
van 1 miljoen m3 ruim € 20.000,-. Kleinverbruikers besparen
de opdracht, ter waarde van in totaal € 7 miljoen, gegund.
bij een verbruik van 120.000 m3 ruim € 4.300,- op jaarbasis. De totale besparing voor deelnemers aan het niet-Europese aanbestedingstraject bedraagt € 1,4 miljoen.
17
nieuwe overeenkomsten In 2008 worden raamovereenkomsten met de volgende leveranciers afgesloten: Dienstverlening Leverancier Intekenen Commitment Schoonmaakdiensten
Hectas bedrijfsdiensten, Asito, Atris Groep, EW, Clean Vision,
VSP, HAGO, GOM, BSO Group
-*
Energielevering
Eneco (elektriciteit)
3
RWE (aardgas)
Huishouding & inrichting Jos ten Berg Telefonie
Intrakoop Telecom
Papier
Papyrus Office
Elektronica
BCC Business
Voedingsmiddelen
Friesland Foods Fresh
Voedingsdistributie
Distrivers (Dagvers, Diepvries, DKW)
Inversco-Van Hoeckel (Dagvers, Diepvries - DKW)
* Gepland voor 2009
3 3 3 3 3 3 3
3 3 3
3 3
In 2008 wordt Intrakoop door één van haar leden benaderd
Onderhandelingen Medeco
met de vraag een tweede aanbestedingstraject medische groot-
Op verzoek van een groep leden heeft Intrakoop de onder
handel op te zetten. Dit traject wordt opgestart in september
handelingen over een mogelijke intekenovereenkomst met
van dat jaar. Het totale volume in deze aanbesteding komt
medische groothandel Medeco gestart. Hiervoor is in november
op ongeveer € 5 miljoen. Deze Europese aanbesteding zal,
een e-mailbericht naar alle leden verstuurd met het voorstel
conform planning, in het tweede kwartaal van 2009 worden
volumes te bundelen en samen de onderhandelingen in te gaan.
afgerond.
Diverse instellingen hebben zich hiervoor aangemeld. In het tweede kwartaal van 2009 wordt dit traject voortgezet.
Zorg- en transferhulpmiddelen In directe samenwerking met één van haar leden start Intrakoop
Voeding: meer keuze, meer producten. Leden krijgen meer
in september 2008 de aanbesteding van zorg- en transferhulp-
keuze op het gebied van voedingsdistributie. Vanuit de
middelen. Het aanbestedingsteam stelt het programma van
Europese aanbestedingen van voeding in 2006 hebben alle
eisen op, waarin de nadruk gelegd wordt op passieve tilliften
gecommitteerde leden hun individuele leveringsovereenkomst
(over vloer verrijdbare en plafondlift systemen) en actieve
met de voedingsdistributeur van hun keuze in 2007 en in 2008
tilliften, waar gewenst inclusief tilbanden en/of tilmatten,
afgesloten. Voortvloeiend uit dit aanbestedingstraject zijn in
hoog-laag toilet/douchestoelen, douchebrancards en baden en
2008 bovendien intekenovereenkomsten met Distrivers en
onderhoud. Het grootste deel van dit traject zal plaatsvinden in
Inversco-Van Hoeckel gesloten. Beide leveranciers bieden het
2009.
totale voedingspakket aan en hebben landelijke dekking.
Onderzoekshandschoenen
Veel bypassovereenkomsten voeding worden in 2008 verlengd
Aan het eind van 2008 gaat de aanbesteding onderzoekshand-
en vernieuwd. Opvallend zijn de uitbreiding van de overeen-
schoenen van start. Dit traject heeft als onderwerp de levering
komst met Friesland Foods Out of Home voor houdbare melk
van nitrile en latex onderzoekshandschoenen aan ziekenhuizen
en de nieuwe raamovereenkomst voor verse melk met Friesland
en zorginstellingen en heeft een looptijd van drie jaren, met
Foods Fresh.
één optiejaar. In 2009 zal de aanbesteding onderzoekshand schoenen afgerond zijn.
Vervallen overeenkomsten De overeenkomsten met Bonduelle en met Van Brussel Trends in Meat worden per 31 december 2008 beëindigd.
19
Interne organisatie
Organisatiestructuur en personeelsbestand
Het aanbod aan leden wordt uitgebreider. Om haar leden
De focus binnen de Intrakoop-organisatie ligt op
optimaal van dienst te kunnen zijn, wordt het voor Intrakoop
• leden
steeds belangrijker interne processen integraal te benaderen en
• inkoop
goed op elkaar af te stemmen. Het aanstellen van een manager
• de interne organisatie
bedrijfsvoering is een belangrijke stap op weg naar een solide organisatiestructuur en heldere interne afspraken. ALV
De manager communicatie & advies focust steeds meer op de
Raad van Toezicht
Raad van Commissarissen
Directie coöperatie
Holding B.V.
Management assistentie
Personeel & Kwaliteit
Beleidsontwikkeling
Marktonderzoek
Intrakoop Services B.V.
Intrakoop-leden en heeft tegelijkertijd de verantwoordelijkheid voor Intrakoop Services B.V. Met het aantrekken van een manager inkoop is niet alleen het inkoopteam compleet, ook het management team is hiermee weer op volle sterkte gebracht. Met de oprichting van Intrakoop Services B.V. is de onder nemingsstructuur aangepast. Tussen de twee opgerichte werkmaatschappijen en de coöperatieve vereniging is zowel
Advies
Bedrijfsvoering
Inkoop
in het bestuur als in het toezicht sprake van een personele unie. De coöperatieve vereniging is volledig eigenaar van de
Adviseurs
Ledenservice
Communicatie
Fin. Adm. Controle
Inkopers
werkmaatschappijen en de Algemene Ledenvergadering blijft het hoogste orgaan binnen de coöperatie Intrakoop.
ICT
Figuur 5: Organigram Intrakoop
20
Personeelsbestand Per ultimo
Deelname in netwerken Intrakoop wil optimaal gebruik maken van bestaande net-
aantal medewerkers
in fte
24
21,7
werken om de coöperatie zelf, maar zeker ook inkoopsamen
2008 2007
23
18,9
werking als cruciaal proces binnen zorginstellingen, te profileren
2006
23
19,4
bij beleidsmakers en beïnvloeders. Intrakopers zijn actief in de
2005
24
22,9
volgende netwerken:
2004
25
23,2 • adviseur Gijs van Leeuwen is lid van de NVTG
Figuur 6: ontwikkeling personeelsbestand in aantal medewerkers en in fte
(de N ederlandse Vereniging voor Technisch Facilitair Management in de Gezondheidszorg) • adviseur Mascha Limpens is lid van het FMG (Facilitair
Het ziekteverzuimpercentage in 2008 komt uit op 6,37. Het streven in 2008 was om op 4% uit te komen. De uiteindelijke afwijking ten opzichte van deze doelstelling is te verklaren door
Management Gezondheidszorg) • adviseur Frans Smits is lid van FMN (Facility Management Nederland)
de langdurige ziekte van een kleine groep Intrakopers. Het
• Frans is daarnaast actief in het Foodservice Netwerk
gemiddeld aantal ziekmeldingen in 2008 was met 1,6 relatief
• beleidsmedewerker/inkoper Daan van Gent is lid van YPP
laag. In 2007 was dit 1,7.
(Young Purchasing Professionals, een sectie binnen de NEVI) • inkoper Maaike Galama is voorzitter van Facilitaire Inkoop FMN-NEVI • Maaike is tevens actief als lid van het Algemeen Bestuur van de NEVI, de Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement. Daarnaast is zij lid van het zogeheten convent, het adviesorgaan van het bestuur van FMN (Facility Management Nederland) • directeur/bestuurder Frank Kaptein is lid van de NVZD Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg • Intrakoop is als organisatie lid van het Zorgnetwerk
21
Samenvatting jaarrekening 2008 balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming)
2008
2007
activa
passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa
2008
2007
5
141
Entreegelden
0
285
Materiële vaste activa
59
82
Wettelijke reserve
5
141
Financiële vaste activa
52
24
Bestemde reserve
327
327
Liquiditeitsreserve
0
364
Algemene reserve
1.617
800
116
247
Vlottende activa Totaal eigen vermogen
Vorderingen Kantoorbijdragen Bonussen voor leden
495
1.005
5.879
4.487
Kortlopende schulden
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Bonussen aan leden 16
49
sociale verzekeringen 128
103
Pensioenen Handelscrediteuren
6.518 5.644
Totaal
1.671
4.519
72
69
9
6
120
84
230
152
Overige schulden en overlopende passiva
Liquide middelen
5.925
Belastingen en premies
Overige vorderingen en overlopende activa
1.949 1.917
856
8.305 6.747
6.356 4.830
Totaal
8.305 6.747
De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2008.
22
staat van baten en lasten (x 1.000)
2008
2008 begroting
2007
BATEN Contributies/entreegelden
265
226
209
Kantoorbijdragen
2.346
2.733
2.161
2.611
2.959
2.370
lasten Personeelskosten
1.546
1.638
1.620
Reis- en representatiekosten
165
171
154
Huisvestingskosten
124
133
123
Afschrijving op (im)materiële vaste activa
199
227
204
41
52
48
141
138
120
21
19
21
Kantoorkosten Automatiseringskosten Algemene kosten Verenigingskosten
47
95
53
Communicatiekosten
159
227
103
Diensten derden
208
258
194
Diverse baten en lasten
-39
-3
-34
2.612
2.955
2.606
-1
4
-236
Financiële resultaten
40
20
46
Exploitatiesaldo
39
24
-190
Saldo baten en lasten
financiële resultaten
Vennootschapsbelasting
-8
-5
Saldo boekjaar
31
19
40 -150
Alle cijfers in de samenvatting jaarrekening 2008 zijn verkregen uit de jaarrekening 2008, waarbij op 15 april 2009 een accountantsverklaring is verstrekt.
23
Toelichting op de staat van baten en lasten
baten
Kantoorkosten De werkelijke kosten komen lager uit dan
Contributies Met ingang van 2008 worden de entreegelden
begroot door een afname in met name de kantoorbehoeften,
verantwoord via de Staat van Baten en Lasten. Voorheen is deze
kantinekosten en telefoon- en faxkosten.
post rechtstreeks geboekt ten gunste van het Eigen V ermogen. Dit verklaart de stijging van de contributies.
Automatiseringskosten De realisatie is nagenoeg gelijk aan de begroting.
Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage is in 2008 lager dan begroot als gevolg van een lagere bemiddelde omzet dan
Algemene kosten De geringe overschrijding van de begroting
verwacht. Belangrijkste reden is dat de contracten die via de in
is toe te wijzen aan het te laag begroten van abonnementen en
2007 gestarte mini-aanbestedingsprocedure tot stand komen,
lidmaatschappen.
zich in 2008 niet conform begroting hebben ontwikkeld. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn minder dan lasten
begroot door geringere kosten van de aanbestedingsteams
Personeelskosten Door minder werkelijke kosten op vrijwel alle
en het lager uitvallen van kosten gerelateerd aan de leden
personeelsgerelateerde rekeningen en ontvangen inkomsten
vergaderingen.
vanuit de ziektekostenverzekering blijft deze post ruim onder de begroting.
Communicatiekosten Omdat Intrakoop steeds meer digitale communicatiemiddelen gebruikt, worden hier besparingen
Reis- en representatiekosten Er zijn minder dienstreizen
gerealiseerd.
gedeclareerd dan in de begroting opgenomen. Diensten derden Voor marktonderzoek, productontwikkeling Huisvestingskosten De gerealiseerde huisvestingskosten
en inhuur adviesdiensten zijn minder kosten gerealiseerd dan
zijn lager dan begroot. In de begroting was een reservering
begroot.
opgenomen voor extra huur van vergaderruimte bij derden. Dit is niet geëffectueerd. Afschrijvingskosten Geen bijzonderheden.
24
Diverse baten en lasten De baten hebben vooral betrekking op de vergoeding van leveranciers voor deelname aan de ledenbijeenkomst en de instapfee die leden hebben betaald bij deelname aan de instroomovereenkomsten energie. Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten. Exploitatieresultaat Tijdens de algemene vergadering wordt aan de leden voor gesteld het positieve exploitatieresultaat toe te voegen aan het eigen vermogen. Dit is al verwerkt in de ‘Algemene reserves’.
25
