De raad vergadert Handboek van de raad Versie 2.0
Handboek van de raad versie 1.0, maart 2010 – versie 2.0, maart 2014 –
B. Sepers (griffier Kaag en Braassem) B. Sepers (griffier Kaag en Braassem) T. Zantingh (griffier Leiderdorp)
1
2
Inhoudsopgave Waarom een handboek van de raad?.................................................................................... 5 Deel 1 Instrumenten van de raad .......................................................................................... 7 Hoofdstuk 1 Ik wil iets doen! .............................................................................................. 7 § 1.1 Wijzigen van de agenda ........................................................................................ 7 § 1.2 Vergadering bijeenroepen ..................................................................................... 7 § 1.3 Voorstel van orde .................................................................................................. 8 § 1.4 Toezegging ........................................................................................................... 8 § 1.5 Motie ..................................................................................................................... 9 § 1.6 Amendement .......................................................................................................10 § 1.7 Motie vreemd aan de orde van de dag .................................................................10 § 1.8 Initiatiefvoorstel ....................................................................................................11 § 1.9 Motie van treurnis ................................................................................................12 § 1.10 Motie van afkeuring............................................................................................12 § 1.11 Motie van wantrouwen .......................................................................................12 Hoofdstuk 2 Ik wil iets weten!............................................................................................14 § 2.1 Technische vragen...............................................................................................14 § 2.2 Vragenronde ........................................................................................................14 § 2.3 Schriftelijke vragen...............................................................................................14 § 2.4 Ambtelijke bijstand ...............................................................................................14 § 2.5 Inlichtingen ..........................................................................................................15 § 2.6 Interpellatieverzoek ..............................................................................................15 § 2.7 Enquêteonderzoek ...............................................................................................15 § 2.8 Rekenkameronderzoeken ....................................................................................16 Deel 2 Besluitvorming in de raad ..........................................................................................17 Inleiding ........................................................................................................................17 1 Algemene informatie ..................................................................................................17 2 Besluitvorming over zaken .........................................................................................19 3 Besluitvorming over personen....................................................................................19 4 Volgorde besluitvormingsprocedure ...........................................................................21
3
4
Waarom een handboek van de raad? Je bent raadslid geworden. Gefeliciteerd! En nu? Je wilt snel aan de slag want je wilt wat bereiken. Je hebt natuurlijk een doel voor ogen: je wilt het verkiezingsprogramma, je beloftes aan de kiezers, verwezenlijken. Kan dat zomaar? Nee. Je maakt deel uit van een raad met meerdere raadsleden die verdeeld/gebundeld zijn in fracties. Elk raadslid, elke fractie wil zijn/haar eigen verkiezingsprogramma verwezenlijken en zijn/haar idealen nastreven. En die verkiezingsprogramma’s en idealen zijn vaak strijdig met andere verkiezingsprogramma’s en idealen. Je hebt het niet alleen voor het zeggen en je zult op zoek moeten gaan naar meerderheden in de raad. Om je doel te bereiken zal je daarom een strategie moeten aannemen. Strategie is de manier waarop, en het geheel van middelen waarmee, vooraf vastgestelde doelen kunnen worden bereikt. Dit handboek gaat over de middelen die je als raadslid hebt om je doel te bereiken. Het gaat over de vragen: Welke instrumenten bezit een raadslid en wanneer kan een raadslid deze efficiënt inzetten (Deel 1)? Hoe verloopt de besluitvorming in de raad (Deel 2)?
5
6
Deel 1 Instrumenten van de raad De raad heeft instrumenten tot zijn beschikking. Een instrument is een middel om een doel te bereiken. Maar met elk instrument bereik je een ander doel. Er zijn instrumenten die de besluitvorming beïnvloeden. Andere middelen beïnvloeden de vergadering zelf. Daarnaast zijn er instrumenten die erop gericht zijn informatie te vergaren. Als laatste ontvangt de raad ook meerdere onderzoeksrapporten van verschillende instanties. Ook hierop kan de raad sturen. In het algemeen zijn de instrumenten te verdelen in twee groepen. Ten eerste een groep instrumenten waarmee je iets kan doen: een besluit wijzigen, een agendapunt toevoegen, etc. Ten tweede een groep instrumenten waarmee je iets te weten kan komen: schriftelijke vragen, interpellatiedebat, etc. De instrumenten zijn hieronder verdeeld in deze twee groepen.
Hoofdstuk 1 Ik wil iets doen! Als je het niet eens bent met het voorstel, het gevoerde beleid, de agenda enz. moet je iets doen om dit te wijzigen. Indien je niets doet blijft het bij zoals het is. Soms wil je eerst iets weten voordat je iets doet. Kijk dan naar het deel over “Ik wil iets weten”. Een raadslid kan veel doen, mits gebruik wordt gemaakt van het juiste instrument. Hieronder volgt een uitleg over het gebruik van de Doe-instrumenten.
§ 1.1 Wijzigen van de agenda Wat wil ik? Ik ben het niet eens met de agenda van de raad of commissie.. Ik wil de agenda wijzigen. Hoe doe ik dat? De agendacommissie stelt de voorlopige agenda’s vast en bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel geagendeerd wordt. Bij het vaststellen van de agenda tijdens de commissie of de raad kan je mondeling een voorstel indienen om een onderwerp op de agenda te wijzigen, af te voeren of toe te voegen. De voorzitter van de vergadering bepaalt na overleg met de overige leden of een agendapunt toegevoegd, gewijzigd of afgevoerd kan worden. Welke alternatieven heb ik? Als je een onderwerp wilt bespreken hoef je niet te wachten tot een vergadering. Door het onderwerp van te voren aan te melden bij de agendacommissie (via de griffie) kan een onderwerp worden toegevoegd aan de agenda. Bij het aanmelden van een agendapunt altijd het doel van de bespreking goed onderbouwen. Dus niet alleen: ik wil het bespreken, maar aangeven waarom je het wilt bespreken en wat je daarmee wilt bereiken.
§ 1.2 Vergadering bijeenroepen Wat wil ik? Ik wil een extra vergadering bijeen roepen om een belangrijk onderwerp dat niet kan wachten te bespreken.
7
Hoe doe ik dat? Stel dat het college voornemens is om over 8 dagen een overeenkomst te tekenen waar jij/je fractie het absoluut niet mee eens is en de eerst volgende vergadering is pas over 2 weken. Je kunt wachten tot de eerst volgende vergadering maar dan ben je te laat en is de overeenkomst al getekend. Je zult dus een extra vergadering moeten beleggen. Hoe je dit voor elkaar krijgt is geregeld in artikel 17, tweede lid, Gemeentewet: “De raad vergadert indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit de raad bestaat (dus minimaal 5 leden) schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt.” Neem zo snel mogelijk contact op met de griffier en leg uit waarom je een extra vergadering wilt en voor welke datum en zorg voor 4 medestanders. De griffier zal in overleg gaan met de voorzitter van de raad en de agendacommissie voor het bijeenroepen van een extra vergadering. Welke alternatieven heb ik? Motie vreemd aan de orde van de dag indien er wel een reguliere vergadering mogelijk is.
§ 1.3 Voorstel van orde Wat wil ik? Ik wil de orde van de vergadering veranderen door bijvoorbeeld het inlassen van een schorsing, of een derde termijn, of de verdere bespreking doorschuiven naar een volgende vergadering. Hoe doe ik dat? De voorzitter en ieder raadslid kan tijdens de raadsvergadering mondeling een voorstel van orde doen (sommige gemeenten noemen dit een motie van orde). Bijvoorbeeld: de lengte of de volgorde van agendapunten wordt veranderd. Of men stelt voor een bepaald onderwerp niet op dit moment te bespreken of te besluiten. Als een voorstel van orde wordt gedaan, stopt de discussie en beslist de raad er meteen over. Een raadslid kan op elk moment in de beraadslaging een voorstel van orde indienen. Dit kan dus ook plaatsvinden halverwege de beraadslagingen. Voorstellen van orde zijn mondeling ingebrachte voorstellen. Een voorstel van orde krijgt altijd voorrang zodat daarover meteen gestemd wordt. Welke alternatieven heb ik? Meestal wordt een voorstel van orde ingediend gedurende de behandeling. De behandeling loopt anders dan van te voren gedacht en daarom dien je (spontaan) een voorstel van orde in. Er zijn geen andere instrumenten om tijdens de vergadering de wijze behandeling aan te passen.
§ 1.4 Toezegging Wat wil ik? Een uitspraak van het college om iets concreets te doen of na te laten. Hoe doe ik dat? Een toezegging is een uitspraak van het college om iets concreets te doen of na te laten. Bijvoorbeeld het verzenden van informatie naar de raad, een onderzoek te doen en aan de
8
raad te rapporteren. Je kan door het stellen van vragen een toezegging van het college uitlokken. Een toezegging wijzigt het besluit van de raad niet! Een toezegging is een actie van het college. De vraag of een meerderheid van de raad het eens is met een toezegging is niet relevant. Een toezegging betreft een verduidelijkingsaspect dat voor jou belangrijk is, maar niet zo belangrijk dat je niet kan instemmen met het voorstel als de toezegging niet wordt gedaan. Er is een lijst van toezeggingen die bij elke openbare raadsvergadering aan de orde komt. Je kan zo volgen wat het college doet of heeft gedaan met een toezegging. Welke alternatieven heb ik? Een motie is een alternatief voor een toezegging.
§ 1.5 Motie Wat wil ik? Een motie is een korte verklaring waarin de raad een oordeel of een wens uitspreekt. Hoe doe ik dat? Elk raadslid kan een motie indienen en probeert vervolgens een raadsmeerderheid zover te krijgen deze motie te steunen. De raad kan een motie aannemen of verwerpen. Een motie gaat meestal over de uitvoering van het besluit en verandert het besluit zelf niet! Het kan zijn dat het college verzocht wordt een onderdeel nader te onderzoeken, of in bepaalde situaties soepel met de regels om te gaan, of in bepaalde situaties de raad te informeren. Een motie wijzigt het besluit dus niet maar zegt iets over de uitvoering. Er is een format voor het opstellen van een motie. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een motie. Afhankelijk van het onderwerp zal er via de griffie ambtelijke ondersteuning aan te pas moeten komen. Dit kan het geval zijn indien het onderwerp erg specifiek of technisch is. Zowel de griffie als de ambtenaren die bijstand verlenen bewaren geheimhouding als u dat vraagt. Het is aan te raden om de concept moties rond te sturen onder collega raadsleden. Hierbij gaat het om het verkrijgen van medeondertekenaars en om het afstemmen van de definitieve tekst. Indien je geen medestanders voor het indienen van je motie krijgt is het een afweging om deze wel of niet in te dienen. Dit is uiteraard mede afhankelijk van de vraag hoe belangrijk het gevraagde in de motie is voor jou en je fractie. Het indienen is in dit laatste geval een politiek statement. Welke alternatieven heb ik? Een alternatief van een motie is een toezegging van het college. Een toezegging van het college komt tegemoet aan de wens of een vraag van een raadslid of raadsleden. Voor het verkrijgen van een toezegging is geen meerderheid van de raad noodzakelijk. Het is als het ware een melding/ aankondiging van het college om iets te gaan doen of om iets niet te doen. Over een toezegging vindt geen stemming plaats.
9
§ 1.6 Amendement Wat wil ik? Amenderen betekent wijzigen. Een amendement is een (voorstel tot) wijziging van een besluit dat ter vaststelling aan de gemeenteraad is aangeboden. Wanneer je van mening bent dat een besluit slechts door de raad kan worden aangenomen nadat het op onderdelen is gewijzigd, dien je tijdens de raadsvergadering een amendement in. Hoe doe ik dat? Elk raadslid kan een amendement indienen. Een amendement kan door de raad worden aangenomen of niet aangenomen. Een aangenomen amendement wijzigt het voorliggende besluit. Een amendement wijzigt dus niet een nota of een beleidsdocument. Een amendement wijzigt alleen het besluit en het besluit van de raad wordt door het college verwerkt in de onderliggende nota of een beleidsdocument. Een amendement kan tot het einde van de beraadslagingen in de raad worden ingediend. Je dient een amendement schriftelijk in tijdens de vergadering. Dit garandeert dat het voor iedereen helder is wat het voorstel tot wijziging inhoudt. De voorzitter brengt het amendement in stemming voordat over het besluit wordt besloten. Indien er meerdere amendementen zijn ingediend wordt begonnen met het meest verstrekkende amendement. Na besluitvorming over de amendementen vindt besluitvorming plaats over het geamendeerde raadsbesluit. Er is een format voor het opstellen van een amendement. Over de invulling en het gebruik kan met de griffie worden overlegd. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een amendement. Afhankelijk van het onderwerp zal er ambtelijke ondersteuning aan te pas moeten komen. Dit kan het geval zijn indien het onderwerp erg specifiek of technisch is. Het is aan te bevelen om de concept amendementen rond te sturen onder collega raadsleden. Hierbij gaat het om het verkrijgen van medeondertekenaars en om het afstemmen van de definitieve tekst. Indien je geen medestanders voor het indienen van je amendement krijgt is het een afweging om deze wel of niet in te dienen. Dit is uiteraard mede afhankelijk van de vraag hoe belangrijk de wijziging voor jou en je fractie is. Het indienen kan een politiek statement inhouden. Stuur het amendement ook zodanig tijdig naar de griffie dat het getoetst kan worden op juridische juistheid en uitvoerbaarheid! Het proces van opstellen en afstemmen kost tijd. Begin daarom tijdig aan het opstellen van een amendement, bijvoorbeeld direct na een fractieoverleg. Welke alternatieven heb ik? Een alternatief om te bereiken dat een besluit gewijzigd wordt kan het volgende zijn. Niet alleen de raad kan een besluit wijzigen. Dit kan namelijk ook het college. Je dient dan het verzoek in bij de voorzitter om het besluit niet in stemming te brengen en om het voorstel in te trekken. Daarnaast verzoek je het college om met een ander voorstel te komen (voorstel van orde). Dit is echter een omweg om je doel te bereiken maar kan in sommige gevallen, zeker in heel specialistische aangelegenheden, een reële optie zijn.
§ 1.7 Motie vreemd aan de orde van de dag Wat wil ik? Deze motie gaat over een onderwerp dat niet op de agenda van de raad staat. Je wilt een actueel of belangrijk onderwerp in de raad bespreken.
10
Hoe doe ik dat? Een motie vreemd aan de orde van de dag dien je in bij de vaststelling van de agenda. In de regel zal deze motie als laatste agendapunt worden geplaatst. Je kan bij de vaststelling van de agenda de raad verzoeken om de behandeling naar voren te halen. Net als bij een ‘gewone’ motie kun je beste van te voren medeondertekenaars zoeken en deze tijdig naar de griffie sturen. Er is een format voor het opstellen van een motie. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een motie. Welke alternatieven heb ik? Het stellen van vragen in de vragenronde aan het begin van de vergadering kan een optie zijn. Met het stellen van vragen krijg je antwoord of een toezegging van het college en niet een besluit van de raad. Een ander alternatief is het indienen van een initiatiefvoorstel. Met een initiatiefvoorstel leg je zelf een raadsvoorstel voor.
§ 1.8 Initiatiefvoorstel Wat wil ik? Ieder raadslid heeft het recht zelf voorstellen voor te leggen aan de gemeenteraad. Dit heet een initiatiefvoorstel. Hoe doe ik dat? Een initiatiefvoorstel dien je in bij de voorzitter van de raad. Het voorstel moet vergezeld gaan van een behandelplan, een voorstel hoe en wanneer het stuk te behandelen. Dit kan zijn direct in de raad of ook eerst in een commissie. Het initiatiefvoorstel zal in ieder geval eerst aan het college worden voorgelegd voor advies. Indien er geen behandelplan bij het initiatiefvoorstel is toegevoegd beslist de agendacommissie de te volgen procedure. Er is een format voor het opstellen van een initiatiefvoorstel. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen ervan. Het opstellen van een initiatiefvoorstel kan veel tijd kosten. De griffie kan hierbij ondersteunen. Afhankelijk van het onderwerp zal er ambtelijke ondersteuning aan te pas moeten komen. Dit kan het geval zijn indien het onderwerp erg specifiek of technisch is. Ook hier geldt dat het een optie is om de concept stukken rond te sturen onder collega raadsleden. Hierbij gaat het om het verkrijgen van medeondertekenaars en om het afstemmen van de definitieve tekst. Welke alternatieven heb ik? Alternatieven zijn: Motie: een motie waarin het college wordt verzocht om een voorstel aan de raad voor te leggen over een bepaald onderwerp. Eventueel kunnen hierbij enkele kaders meegegeven worden. Toezegging: een toezegging waarin het college toezegt te zullen komen met een bepaald voorstel. Schriftelijke vraag: een vraag of het college voornemens is een bepaald voorstel voor te leggen aan de raad.
11
§ 1.9 Motie van treurnis Wat wil ik? Een motie van treurnis is een uitspraak van de raad waarin hij betreurt dat het college of van een of meer wethouders op een bepaalde manier heeft gehandeld. Hoe doe ik dat? Er is een format voor het opstellen van een motie. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een motie. Uiteraard onder geheimhouding. Zo’n motie van de raad betekent een waarschuwing aan het adres van het college of wethouder(s). De wethouder(s) is/zijn hierna niet verplicht ontslag te nemen. Welke alternatieven heb ik? Motie van afkeuring of wantrouwen zijn verderstrekkende moties.
§ 1.10 Motie van afkeuring Wat wil ik? Een motie van afkeuring is een uitspraak van de raad waarin hij zijn afkeuring uitspreekt over het beleid van het college of van een of meer wethouders. Hoe doe ik dat? Er is een format voor het opstellen van een motie. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een motie. Uiteraard onder geheimhouding. Zo’n motie van de raad betekent een ernstige waarschuwing aan het adres van het college of wethouder(s). De wethouder(s) is/zijn hierna niet verplicht ontslag te nemen, maar in de praktijk gebeurt dit wel vaak. Welke alternatieven heb ik? Een motie van wantrouwen kan als meest verstrekkende motie worden ingediend.
§ 1.11 Motie van wantrouwen Wat wil ik? Van nog verdergaande strekking is de motie van wantrouwen waarbij in het college of in een of meerdere leden van het college het vertrouwen wordt opgezegd. Dit is als regel de eerste stap die ertoe leidt om een of meer wethouders tussentijds ontslag te verlenen. Hoe doe ik dat? Het college of wethouder(s) dient binnen een maand na het aannemen van de motie ontslag aan te bieden. Indien dit nagelaten wordt kan de raad besluiten de wethouder(s) per direct te ontslaan. Er is een format voor het opstellen van een motie. Over de invulling en het gebruik kan je met de griffie overleggen. De griffie kan ook helpen bij het opstellen van een motie. Uiteraard onder geheimhouding.
12
Welke alternatieven heb ik? Voor het ontslaan van wethouder, tijdens een vergadering, door het opzeggen van het vertrouwen is geen andere oplossing.
13
Hoofdstuk 2 Ik wil iets weten! Voordat je iets doet, wil je vaak eerst iets weten. Hoe zit een onderwerp in elkaar, welke belangen spelen er, is het college op de hoogte van een bepaalde ontwikkeling en wat het voornemens is te gaan doen, wat de stand van zaken is. Slechts een aantal voorbeelden van veel voorkomende vragen. Om iets te weten te komen heb je verschillende mogelijkheden.
§ 2.1 Technische vragen Raadsleden mogen direct aan ambtenaren technische vragen stellen over de raadsvoorstellen. Op elk voorstel staat de naam van de opsteller, het telefoonnummer en email adres. Technische vragen zijn vragen over techniek, achtergronden, aanvullende documenten, historie, onduidelijkheden in de tekst, kortom vragen over feiten. Politieke vragen zal een ambtenaar niet beantwoorden. Dit zijn meestal vragen als: waarom is gekozen voor x en niet voor y; is ook gedacht aan z? Technische vragen zijn ter voorbereiding op de bespreking in de fractie of in de commissie Dit is de fase van informatievergaring. Na de commissie is de fase van besluitvorming. Het is niet de bedoeling tijdens de commissie technische vragen te stellen. Dit kost veel tijd en de portefeuillehouder heeft antwoorden op detailniveau vaak niet paraat.
§ 2.2 Vragenronde Tijdens iedere openbare commissievergadering is er, voorafgaand aan de behandeling van de inhoudelijke agendapunten een vragenronde. Het gaat hierbij om politieke vragen. Raadsleden kunnen deze vragen tot 12.00 uur op de dag van de vergadering schriftelijk indienen. De griffie zet de vragen uit richting college en organisatie. Het college beantwoordt de vragen zoveel mogelijk schriftelijk voor de vergadering. Alternatief Een alternatief is het direct benaderen van de ambtenaar via de contactgegevens op de agenda of van de portefeuillehouder. Vragen kunnen ook via de griffie worden uitgezet in de organisatie. Een schriftelijke vraag en een interpellatiedebat zijn ook alternatieven.
§ 2.3 Schriftelijke vragen Om zijn controlerende rol goed uit te oefenen heeft de raad het recht om vragen te stellen aan het college. Deze vragen kun je op elk moment schriftelijk indienen. Met behulp van schriftelijke vragen kan je informatie inwinnen over het beleid van het college of van de burgemeester, of om aandacht te vestigen op bestuurlijk relevante ontwikkelingen, of om de aandacht te vestigen op problemen. Het college beantwoordt de vragen schriftelijk uiterlijk binnen 30 dagen . Alternatief Een alternatief is een interpellatieverzoek.
§ 2.4 Ambtelijke bijstand Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
14
De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Dit wordt ambtelijke bijstand genoemd. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Alternatief Fracties ontvangen jaarlijks een fractievergoeding. Van deze vergoeding kan ondersteuning bij het raadswerk worden ingekocht.
§ 2.5 Inlichtingen In de Gemeentewet (artikel 169) is geregeld dat het college aan de raad verantwoording schuldig is over het door het college gevoerde bestuur. Het college geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitvoering van zijn taak nodig heeft (actieve informatieplicht). Ook kan de raad het college vragen om inlichtingen te geven over een bepaald onderwerp (passieve informatieplicht). Alternatief Schriftelijke vragen, vragen in de vragenronde, technische vragen zijn alternatieven. Aan het uitblijven van de gevraagde inlichtingen, het niet informeren van de raad, kunnen politieke consequenties als gevolg hebben voor het college of wethouders.
§ 2.6 Interpellatieverzoek Volgens het recht van interpellatie kan een raadslid in de raadsvergadering vragen stellen over onderwerpen die niet op de agenda staan. Elk individueel raadslid kan verzoeken om een interpellatie, maar de raad beslist als geheel of hij de interpellatie toestaat. Het interpellatieverzoek dient tenminste 48 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend te worden. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd en de te stellen vragen. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en wethouders. In de eerstvolgende vergadering wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip de interpellatie zal worden gehouden. Het interpellatiedebat vormt een nieuw agendapunt. De Interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige leden van de raad, de burgemeester en wethouders niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Naar aanleiding van het debat kunnen moties ingediend worden. Alternatief Een alternatief is een schriftelijke vraag.
§ 2.7 Enquêteonderzoek Elk raadslid kan een voorstel doen om een onderzoek in te stellen. Het onderzoek gaat alleen door als een meerderheid van de raad ermee instemt. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een onderzoekscommissie, waarvan de leden door de raad worden
15
benoemd. Een onderzoekscommissie bestaat uit ten minste drie raadsleden. Collegeleden kunnen geen lid zijn van een onderzoekscommissie. De raad kan ervoor kiezen om zelf een onderzoek te doen naar een onderwerp. De onderzoekscommissie kan onderzoek doen, mag alle dossiers inzien, mag personen onder ede horen. Na het onderzoek volgt een rapportage met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De raad stelt een verordening op voor de onderzoekscommissie en benoemt de leden. Daarnaast dient de raad budget beschikbaar te stellen voor het onderzoek. Alternatieven Voor het onder ede horen van personen is een enquêtecommissie een vereiste. Het is mogelijk om een commissie ex. Artikel 84 Gemeentewet in te stellen en per verordening regels op te stellen. Maar deze commissie kan en mag geen personen onder ede horen.
§ 2.8 Rekenkameronderzoeken De rekenkamer is een onafhankelijke orgaan dat onderzoek doet naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van gemeentelijk beleid. Naar aanleiding van onderzoek kan de rekenkamer voorstellen doen aan de raad en het college. De rekenkamer bepaalt zelf welke onderwerpen hij onderzoekt en is onafhankelijk van raad en college. De raad benoemt de leden van de rekenkamer en stelt een verordening op de rekenkamer vast. In de verordening staan bepalingen over de uitvoering van de werkzaamheden. De raad kan een verzoek indienen bij de rekenkamer om een onderzoek uit te voeren naar een bepaald onderwerp. Ook kan de onderzoeksagenda besproken worden in de raad en kan de raad een voorkeur uitspreken voor een aantal onderwerpen. Alternatieven Een enquêtecommissie kan een alternatief zijn. Maar ook een motie waarin het college gevraagd wordt om een onderzoek uit te voeren kan een alternatief zijn.
16
Deel 2 Besluitvorming in de raad Inleiding Uiteindelijk is er een raadsvergadering om besluiten te nemen namens de inwoners van Kaag en Braassem. Onduidelijkheid over het verloop van de besluitvormingsprocedure is ongewenst. Antwoorden op vragen als “hoe loopt de besluitvorming”, “wat de regels en de uitzonderingen” zijn daarom hier te vinden. In paragraaf 1 zijn de begrippen die samenhangen met besluitvorming uitgelegd. De Gemeentewet maakt onderscheid in besluitvorming over personen en over overige zaken. De besluitvorming loopt in deze gevallen anders. In paragraaf 2 is de procedure voor de besluitvorming over zaken uiteengezet en in de paragraaf 3 de besluitvorming over personen. In de laatste paragraaf is de volgorde van de besluitvorming te lezen.
1 Algemene informatie Voor het beschrijven van de besluitvormingsprocedure, moet eerst een aantal algemene termen en uitgangspunten helder beschreven zijn. Het gaat hierbij om termen als vergaderquorum, stemquorum, besluitquorum, stemverklaring en onthouden van stemming. Vergaderquorum Voor het houden van een vergadering moet meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft aanwezig zijn bij de vergadering (vergaderquorum). Indien dit niet het geval is kan de vergadering niet worden geopend.1 In Kaag en Braassem moeten er dus minimaal 11 raadsleden aanwezig te zijn voor het openen van een raadsvergadering. Stemquorum Een besluit van de raad wordt genomen indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moest onthouden2, daaraan heeft deelgenomen (het stemquorum).3 Voor het stemquorum is het dus van belang te weten hoeveel personen zich hebben onthouden van stemming. Kaag en Braassem heeft 21 raadsleden. Voor het nemen van een besluit zijn in dit geval 11 leden nodig die een stem uitbrengen. Indien er 2 leden zich moeten onthouden van stemming dan is de stemquorum (21 – 2) : 2 = 10 leden. Tijdens de stemming waarbij 2 aanwezige leden zich moeten onthouden van stemmen moeten er tenminste 10 leden zijn die wel een stem uitbrengen. Indien er een vergadering is waar 11 leden aanwezig zijn (vergaderquorum) en 2 leden zich moeten onthouden van stemmen, wordt de benodigde 10 stemmen niet behaald en kan geen stemming plaatsvinden. In de praktijk zal dit geval niet vaak voorkomen. Er zijn 2 uitzonderingen op het stemquorum: 1- Wanneer opnieuw wordt gestemd over een aangelegenheid waarvan de stemming in een vorige vergadering ongeldig was omdat er onvoldoende leden hadden deelgenomen, is de stemming geldig ongeacht het aantal leden dat eraan deelneemt. Dit zorgt ervoor dat er altijd besluiten genomen kunnen worden. Is in een eerdere vergadering de stemquorum niet gehaald en komt hetzelfde voorstel in een volgende vergadering tot stemming dan is er geen stemquorum vereist. 2- Wanneer een voorstel niet in de raad is behandeld omdat het vergaderquorum niet is behaald en er een tweede vergadering wordt gehouden geldt er geen stemquorum. Deze
1
Artikel 20, eerste lid, Gemeentewet Artikel 28 Gemeentewet 3 Artikel 29 Gemeentewet 2
17
vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal leden dat komt opdagen. De voorzitter belegt een nieuwe vergadering dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. Voor deze vergadering geldt dat er alleen besluiten genomen kunnen worden over de voorstellen die voor de niet geopende vergadering waren geagendeerd, indien er geen vergaderquorum is.4 Indien er voor deze tweede vergadering wel een vergaderquorum is, kunnen ook andere voorstellen aan de orde worden gesteld. 5 Besluitquorum Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van diegene die een stem hebben uitgebracht (stemquorum).6 Dus de helft plus één. Stemverklaring Leden van de raad kunnen voordat overgegaan wordt tot stemming over moties, amendementen en raadsbesluiten een korte verklaring afgeven voor of tegen een voorstel te zijn. Verplicht stemmen Elk raadslid dat aanwezig is bij de vergadering is verplicht zijn stem voor of tegen uit te brengen. Je bent aanwezig door te tekenen op de presentielijst. Indien je dat niet wil, moet je ervoor zorgen tijdens de stemming niet ter vergadering aanwezig te zijn. Dit kan door de vergadering te verlaten. Door het tekenen van de presentielijst geef je aan aanwezig te zijn bij de vergadering, door de vergadering te verlaten ben je niet meer present. Het verlaten van de vergadering meld je aan de voorzitter. Indien de raad tijdens een stemming niet compleet is, wacht de voorzitter totdat dit wel het geval is. Onthouden van stemming Een lid neemt niet deel aan een stemming over: een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat; de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichting is of tot welk bestuur hij hoort.7 Bij besluitvorming over personen dient een raadslid zich te onthouden wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. Bij schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje. Bij besluitvorming over zaken dient een raadslid zich te onthouden indien er sprake is van een directe, persoonlijke betrokkenheid. Indien een raadslid ten onrechte meestemt, kan dit tot gevolg hebben dat de Kroon het besluit vernietigt. Dit kan gebeuren indien de “onwettige stem” van invloed is geweest op het besluit. Een besluit dat door een ruime meerderheid is genomen kan niet vernietigd worden indien er één onwettige stem is uitgebracht. Het op onwettige wijze aan de stemming deelnemen heeft geen gevolgen voor de positie van het raadslid. De Gemeentewet geeft geen bevoegdheden aan de gemeenteraad of de voorzitter om te beslissen over stemonthouding door raadsleden. De gemeenteraad of de voorzitter kan niet beslissen over het al of niet meestemmen door een raadslid over een bepaalde kwestie. De beslissing over stemonthouding is een eigen verantwoordelijkheid van het individuele raadslid.
4
Artikel 20, tweede lid, Gemeentewet Artikel 20, derde lid, Gemeentewet 6 Artikel 30 Gemeentewet 7 Artikel 28 Gemeentewet 5
18
2 Besluitvorming over zaken Na afloop van de beraadslagingen over een onderwerp vraagt de voorzitter de raad of hoofdelijke stemming wordt verlangt. Indien een raadslid hierom verzoekt zal tot hoofdelijke stemming worden overgegaan. Zonder hoofdelijke stemming Indien bij het nemen van een besluit over zaken noch door de voorzitter noch door een van de raadsleden stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.8 De voorzitter vraagt of iemand een stemverklaring wenst af te leggen. Daarna concludeert de voorzitter dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen. Hoofdelijke stemming Indien wel stemming wordt verlangd, gebeurt dit mondeling en bij hoofdelijke oproeping, zodat iedereen het stemgedrag van het raadslid kan volgen.9 De voorzitter trekt een lootje waar een nummer op staat. Het nummer correspondeert met een raadslid. De hoofdelijke stemming vangt aan bij dit raadslid. De voorzitter vraagt of iemand een stemverklaring wenst af te leggen. De voorzitter roept daarna ieder raadslid bij naam op en herhaalt het antwoord (zodat er geen enkel misverstand kan verstaan). Voordat de voorzitter de volgende naam oproep kan een raadslid zijn standpunt nog herzien. Na de stemming kan een raadslid niet meer zijn standpunt herzien. Wel kan een aantekening worden gemaakt in de besluitenlijst, maar de uitslag verandert niet. Een raadslid is verplicht te stemmen tenzij hij zich moet onthouden van stemming.10 Indien hij dat niet wil zal hij ervoor moeten zorgen dat hij niet ter vergadering aanwezig is. Na de stemming meldt de voorzitter de uitslag van de stemming. Staken van de stemmen Bij stemming kan er sprake zijn van het staken van de stemmen. Indien de raad voltallig11 is en de stemmen staken dan is het voorstel verworpen (dit kan voorkomen indien er raadsleden zijn die zich moeten onthouden van stemming).12 Indien de raad niet voltallig is dan wordt het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld.13 Als dan de stemmen opnieuw staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
3 Besluitvorming over personen De voorzitter vraagt de raad of hoofdelijke stemming wordt verlangd. Indien een raadslid hierom verzoekt zal tot hoofdelijke stemming worden overgegaan. Zonder hoofdelijke stemming Indien bij het nemen van een besluit over personen noch door de voorzitter noch door een van de raadsleden stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.14 De voorzitter vraagt of iemand een stemverklaring wenst af te leggen. Daarna concludeert de voorzitter dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.
8
Artikel 32, derde lid,Gemeentewet Artikel 32, eerste lid, Gemeentewet 10 Artikel 32, tweede lid, Gemeentewet 11 Artikel 32, zesde lid, Gemeentewet 12 Artikel 32, vijfde lid, Gemeentewet 13 Artikel 32, vierde lid, Gemeentewet 14 Artikel 32, derde lid,Gemeentewet 9
19
Hoofdelijke stemming Als het gaat om stemmingen over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen dan geschiedt dit bij gesloten en ongetekende stembriefjes. De stemming is dus geheim. 15 Procedure stembriefjes Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter 3 leden tot stembureau. Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan: a) een blanco ingevuld stembriefje; b) een ondertekend stembriefje; c) een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft; d) een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen; e) een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de voorzitter. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en geschud. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.
15
Artikel 31, eerste lid, Gemeentewet
20
4 Volgorde besluitvormingsprocedure De volgorde van besluitvormingsprocedure is als volgt 1. Voorstel van orde – over voorstellen van orde wordt terstond gestemd ongeacht het moment waarom het wordt ingediend. 2. Voorzitter vraagt of er hoofdelijke stemming is gewenst. 3. Het afgeven van stemverklaringen of aangeven te moeten onthouden van stemming. 4. Amendement – een amendement wijzigt het raadsbesluit en dient voor het besluit in stemming worden gebracht. 5. Motie – het reglement van orde schrijft voor dat moties voor het raadsbesluit in stemming wordt gebracht. Dit betreft een keuze van de gemeente. Er zijn ook gemeenten waar de moties na de besluitvorming in stemming wordt gebracht omdat het besluit zelf niet wijzigt. 6. Raadsbesluit – als laatste wordt het (geamendeerde) raadsbesluit in stemming gebracht.
21
