HANDBOEK RAAD VAN TOEZICHT

HANDBOEK RAAD VAN TOEZICHT

Uitgave 2012

Vastgesteld na bespreking met het college van bestuur op 27 februari 2012

De leden van de raad van toezicht:

Naam: A.C.M. Daalmans

Naam: I. van Gils-de Vries

Naam: Th.E.M. van den Hark

Naam: Y.Th.J.M. Visser

Naam: W.B.H. van de Vorle

Naam: P. Tijssen

De leden van het college van bestuur:

Naam: M.J.A. van Baast

Naam: G.A.M. Thijssen

Naam: M.C.M. van den Berg (ad interim)

Handboek rvt 2012

OPTIMUS primair onderwijs

Handtekening:

INHOUDSOPGAVE : 1

2

3

4

5 6

Het handboek van de raad van toezicht (rvt) ..................................................................................2 1.1 Algemene inleiding ................................................................................................................2 1.2 Functie van het handboek ......................................................................................................3 1.3 Omschrijving van begrippen ...................................................................................................5 1.4 Bronvermelding ....................................................................................................................6 Stichting OPTIMUS voor primair onderwijs......................................................................................7 2.1 Algemene gegevens ..............................................................................................................7 2.2 De missie van OPTIMUS primair onderwijs ...............................................................................7 2.3 De raad van toezicht is als volgt samengesteld .........................................................................7 2.4 Het college van bestuur is als volgt samengesteld .....................................................................7 2.5 De ligging van de scholen ......................................................................................................8 Visiedocument ............................................................................................................................9 3.1 Inleiding ..............................................................................................................................9 3.2 Visie op en filosofie van het onderwijs .....................................................................................9 3.3 Visie op kernwaarden ............................................................................................................9 3.4 Visie op interne, professionele samenwerking en op externe samenwerking met partners in onderwijs en opvoeding ................................................................................................................ 10 Uitwerking van het handboek in een toezichtplan .......................................................................... 11 4.1 Inleiding ............................................................................................................................ 11 4.2 Commissies van de raad van toezicht .................................................................................... 11 4.2.1 Inleiding ...................................................................................................................... 11 4.2.2 Status/organieke positie van de commissies ..................................................................... 11 4.2.3 De raad van toezicht heeft voor 2012 de volgende commissies ingesteld ............................. 11 4.2.4 Verdere afspraken m.b.t. specifieke taken in 2012 zijn ...................................................... 11 4.3 Toezicht op de realisatie van de strategische doelstellingen ...................................................... 12 4.4 Vervulling van het werkgeverschap door de raad van toezicht .................................................. 12 4.5 Toezicht houden op de interne governance van OPTIMUS ......................................................... 13 4.6 Toezicht houden op het stakeholdermanagement waaronder de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording ............................................................................................................................ 13 4.7 (Onafhankelijke) informatievoorziening van de raad van toezicht .............................................. 14 4.7.1 Benchmarks ................................................................................................................. 14 4.7.2 Contra-expertise ........................................................................................................... 14 4.7.3 Het doen van eigen waarnemingen ................................................................................. 14 4.7.4 Overige informatievoorziening ........................................................................................ 14 4.8 Een escalatiemodel ............................................................................................................. 15 4.9 Het toezichtplan voor 2012 .................................................................................................. 16 4.9.1 Inleiding ...................................................................................................................... 16 4.9.2 Jaaragenda raad van toezicht ......................................................................................... 17 4.9.3 Contract raad van toezicht en college van bestuur OPTIMUS primair onderwijs ..................... 18 4.9.4 De inrichting van de toezichttaak met commissies ............................................................ 23 4.9.4.1 Activiteitenplan van de auditcommissie 2012 ............................................................. 23 4.9.4.2 Activiteitenplan van de commissie werkgeversrol 2012 ................................................ 24 4.9.4.3 Activiteitenplan van de commissie onderwijs 2012 ...................................................... 24 4.9.4.4 Activiteitenplan met betrekking tot formele medezeggenschap 2012 ............................. 25 De Maatschappelijke Raad .......................................................................................................... 26 Rechtspersoon .......................................................................................................................... 27 6.1 De statuten van de stichting ................................................................................................. 27 6.2 Reglement raad van toezicht ................................................................................................ 28 6.3 Reglement college van bestuur ............................................................................................. 35 6.3.1 Algemene verantwoordelijkheden ................................................................................... 35 6.3.2 Specifieke verantwoordelijkheden ................................................................................... 35

Handboek rvt 2012


6.3.3 Doelen van het besturen ................................................................................................ 35 6.3.4 Taken bij het besturen................................................................................................... 36 6.3.5 Verantwoording ............................................................................................................ 36 6.3.6 Bereikbaarheid en waarneming ....................................................................................... 36 6.3.7 Vergaderingen .............................................................................................................. 37 6.3.8 Besluitvorming ............................................................................................................. 37 6.3.9 Medezeggenschap en inspraak........................................................................................ 38 6.3.10 Openheid en externe verantwoording ........................................................................... 38 6.3.11 Deskundigheid........................................................................................................... 38 6.3.12 Evaluatie .................................................................................................................. 39 6.3.13 Gedragsregels ........................................................................................................... 39 6.3.14 Slotbepalingen .......................................................................................................... 40 7 Bezoldiging van de raad van toezicht ........................................................................................... 41 8 Bijlagen ................................................................................................................................... 42 8.1 Commissies van de raad van toezicht .................................................................................... 42 8.1.1 Inleiding ...................................................................................................................... 42 8.1.2 De auditcommissie van de raad ...................................................................................... 42 8.1.3 De commissie werkgeversrol van de raad ........................................................................ 43 8.1.4 De commissie onderwijs, identiteit en kwaliteitszorg van de raad ........................................ 43 8.2 Algemeen functieprofiel voor (leden van) de raad van toezicht ................................................. 45 8.3 Het rooster van aftreden van de raad van toezicht .................................................................. 48 8.4 Ambtelijk secretariaat .......................................................................................................... 49 8.5 Regeling melding ................................................................................................................ 50 8.5.1 Melding misstanden ...................................................................................................... 50 8.5.2 Klokkenluidersregeling................................................................................................... 52 8.6 Lijst met stakeholders t.b.v. de Maatschappelijke Raad ............................................................ 56 8.7 Code Goed Bestuur ............................................................................................................. 57 8.8 Honorering van raden van toezicht van onderwijsinstellingen 2010 ........................................... 58 8.9 Verzekering raad van toezicht............................................................................................... 59

Handboek rvt 2012


Inhoudsopgave in een “beeld” gevangen:

Regelingen 6.2 6.3 Begripsbepalingen 1.3

Samenstelling benoeming en fungeren Bijlage 2 Bijlage 3

Functies van het toezichtplan 1.2

BEVOEGDHEDEN, TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT

Functies van de Raad van Toezicht 4.1 t/m 4.9

Klokkenluidersregeling Bijlage 5 Werkwijze van de Raad van Toezicht

Code goed bestuur Bijlage 7

Handboek rvt 2012

Vergaderen 4.3 4.9

Informatievoorziening 4.7 Relatie met stakeholders Bijlage 6

Bezoldiging Bijlage 8


Commissies 4.2, bijlage 1

1

1

Het handboek van de raad van toezicht (rvt)

In het handboek wordt beschreven hoe effectief intern bestuur en toezicht binnen OPTIMUS wordt vormgegeven. 1.1

Algemene inleiding

In Nederland houdt de inspectie van het onderwijs namens de overheid en samenleving toezicht op de kwaliteit van het onderwijs. Dit externe toezicht door de inspectie (op geleide van onderwijswetgeving) is niet voldoende om de kwaliteit, responsiviteit en het lerend vermogen van het onderwijs/een onderwijsorganisatie te bevorderen en het onderwijs voldoende maatschappelijke legitimiteit te geven. Daarvoor is een sterke gerichtheid van de organisatie nodig op het leveren van maatschappelijk toegevoegde waarde. Dit houdt in dat OPTIMUS onderwijsopbrengsten moet realiseren die voor de leerlingen en hun ouders, maar ook andere belanghebbenden en belangendragers in het voedingsgebied (en omgeving) van betekenis zijn. Het gaat dan m.n. over cognitieve vaardigheden (leervorderingen en leren leren), sociaal emotionele ontwikkeling, levensbeschouwelijke ontwikkeling en vaardigheden op uiteenlopende gebieden (expressief, lichamelijk). Voor het vormgeven en bewaken van deze functies is binnen OPTIMUS een rvt-model gerealiseerd. Dit betekent dat het bevoegd gezag bij het college van bestuur (cvb) berust en er een rvt is. Het scheiden van besturen en toezicht houden is een wettelijke verplichting geworden met de op 1 augustus 2010 in werking getreden wet “Goed onderwijs, goed bestuur”. Dit handboek, met daarin het periodiek te actualiseren, concrete “toezichtplan”, beschrijft de werkwijze van besturen en het toezien op het besturen. Een werkwijze die voldoet aan de vereisten die deze wet voor toezichthouden stelt. De scheiding tussen toezicht houden en besturen is overigens niet zo gemakkelijk als deze op papier lijkt. Er is sprake van fulltime, professioneel en dicht op de organisatie betrokken bestuurders versus op meer afstand opererende, vaak niet in het onderwijs en parttime werkzame toezichthouders. Onevenwichtigheid dreigt daardoor. Om het interne toezicht effectief in te richten – in de zin dat de verhoudingen tussen cvb en rvt in balans komen en beide colleges hun rollen en verantwoordelijkheden waar kunnen maken – is een gedragen toezichtplan nodig. Een toezichtplan als kader voor effectief intern toezicht; dat in onderlinge, zorgvuldige dialoog tot stand is gekomen. Daardoor worden de verwachtingen duidelijk en correct rolgedrag van en tussen rvt en cvb loopt dan minder risico om in gevaar te komen.

Handboek rvt 2012


2

1.2

Functie van het handboek

Bezien vanuit bovenstaande overwegingen wil de rvt met het voorliggende handboek, (waarin opgenomen zijn concrete toezichtplan voor 2012), het volgende bereiken: 1. 2.

3. 4. 5. 6.

Een zo optimaal mogelijke transparantie te bieden aan alle betrokken stakeholders over de wijze waarop het toezicht is geregeld binnen OPTIMUS; Een beoordelingskader te formuleren dat de rvt hanteert om het functioneren van het cvb te waarderen en namens de samenleving te legitimeren. De primaire insteek van de rvt is toezicht te houden op de recht- en doelmatigheid van de OPTIMUSorganisatie; De samenwerkingsrelaties tussen rvt en cvb te definiëren alsmede het inrichten van het werkgeverschap door de rvt; De basis voor integriteit in de organisatie en het toezicht te leggen in het kader van bijvoorbeeld nevenfuncties en onafhankelijkheid van toezichthouders en het voldoen aan branchecode voor goed bestuur van het primair onderwijs; In dit toezicht houden te voldoen aan weten regelgeving; Een bijdrage te leveren aan de verdere professionalisering van OPTIMUS door het interne toezicht onderdeel te maken van het interne besturingsmodel.

Toelichting: Om de positie en rol van het handboek/toezichtplan goed te kunnen duiden, worden drie aan elkaar gerelateerde begrippen genoemd: - interne governance - het besturingsmodel en - het interne “toezichtarrangement” (beschreven in dit handboek), waarvan het toezichtplan het sluitstuk vormt. In schema:

Handboek rvt 2012


3

De rvt definieert INTERNE GOVERNANCE als het waarborgen van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de (maatschappelijke) doelstellingen van OPTIMUS, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. Het BESTURINGSMODEL geeft antwoord op de vraag hoe OPTIMUS de besturing en beheersing, het toezicht en verantwoording afleggen regelt op een zodanig manier, dat daarmee de “in de missie beschreven” ambitie om de talenten van de aan haar toevertrouwde jeugd te ontwikkelen, daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Het intern besturingsmodel beschrijft en regelt in dat kader de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de organisatieniveaus van OPTIMUS: de rvt, het cvb, het school- c.q. locatiemanagement, de teams en individuele medewerkers. Onderdeel van het besturingsmodel is dus het intern toezicht houden. De wijze waarop dit intern toezicht houden plaatsvindt, wordt aangeduid als het INTERNE TOEZICHTARRANGEMENT. Het is de bestuurlijke- en organisatorische vormgeving van het interne toezicht, inclusief de beschrijving van bevoegd- en verantwoordelijkheden van de rvt in relatie tot die van het cvb. Iedere organisatorische laag stuurt aan én houdt toezicht op de volgende organisatorische laag. Door rapportages en o.a. de bespreking daarvan wordt geïnformeerd en verantwoording afgelegd over de voortgang van de gemaakte afspraken en de kwaliteit die wordt gerealiseerd, bijvoorbeeld ten aanzien van onderdelen van het strategisch beleidsplan en de vereisten die de inspectie stelt. Op de ‘normale’ gang van zaken kan een uitzondering worden gemaakt als er calamiteiten optreden of dreigen op te treden: dan is er sprake van een escalatiemodel op basis waarvan vergaande interventies in de organisatie gepleegd kunnen worden.

Handboek rvt 2012


4

1.3

Omschrijving van begrippen

1.

College van bestuur:

2.

College van B en W:

3. 4.

Gemeenteraad: GMR:

5.

Managementstatuut:

6.

Onderwijswetgeving:

7.

Raad van toezicht:

8.

Gemeentelijk onderwijsbeleid

9.

Scholen:

10. Schriftelijk:

11. Stichting: 12. Regelingen:

Handboek rvt 2012

het bevoegd gezag van de stichting OPTIMUS primair onderwijs. de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss. de gemeenteraad van de in lid 2 genoemde gemeenten. gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, conform de Wet Medezeggenschap Scholen. het statuut dat de werkverhouding en bevoegdheden regelt tussen het cvb en de leiding van de scholen die onder zijn verantwoordelijkheid ressorteren. de Wet op het primair onderwijs, Wet op de expertisecentra casu quo wetgeving ten aanzien van het onderwijs die in aanvulling daarop of in de plaats van op enig moment gaat gelden en van toepassing is op de door de stichting in stand gehouden scholen. het toezichthoudende orgaan van de stichting, dat namens de samenleving toezicht houdt op het cvb, als werkgever van het cvb optreedt en het cvb met rvt ter zijde staat. het door of vanwege de in lid 2 genoemde gemeenten vastgesteld beleid ten aanzien van het (primair) onderwijs in de gemeenten. de scholen voor (speciaal) basisonderwijs van de stichting OPTIMUS. bij brief, telefax of mail, of bij boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en op schrift kan worden ontvangen mits de identiteit van de afzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld. de stichting OPTIMUS, zoals gedefinieerd in de statuten. Bij het uitoefenen van het interne toezicht zijn de volgende regelingen van kracht: 12.1 De statuten van de stichting. 12.2 Code voor Goed Bestuur van de PO raad. 12.3 Functiebeschrijving van het cvb, dan wel in een daarvan in de plaats tredend document. 12.4 Aansprakelijkheidsverzekering toezichthouders en bestuurders van de stichting.


5

1.4

Bronvermelding

Bij het samenstellen van dit handboek heeft de rvt ook gebruik gemaakt van meerdere externe bronnen. Belangrijke informatie werd ontleend aan o.a.: 

De V.T.O.I., de vereniging van toezichthouders in het onderwijs. Deze vereniging bemiddeld bij kennisuitwisseling, organiseert congressen en geeft brochures en modelreglementen uit.



Het CBE en G. Minderman. Uit een door het CBE begeleid ontwikkelingsproces naar een rvt met een in een aangrenzende regio is lering getrokken en zijn delen van documenten ontleend (bijv. in hoofdstuk 1 de paragraaf 1.2 en in hoofdstuk 4 de paragraaf 4.8).



Producten van de sectorraad primair onderwijs.



Adviezen van Van Doorne, afdeling onderwijs.



In hoofdstuk 3, het visiedocument, zijn de bronnen in de tekst vermeld.

Handboek rvt 2012


6

2 2.1

Stichting OPTIMUS voor primair onderwijs Algemene gegevens

OPTIMUS is uit fusies van rechtsvoorgangers (Cumulus en Mosaïek) ontstaan op 1 januari 2006. OPTIMUS is een stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel onderwijs. OPTIMUS vormt het bevoegd gezag voor 33 scholen voor basisonderwijs in de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd en Oss. Het betreft 31 scholen voor regulier basisonderwijs en 2 scholen voor speciaal basisonderwijs. 2.2

De missie van OPTIMUS primair onderwijs

In de OPTIMUS onderwijsorganisatie wordt dynamisch, vol vertrouwen en in gezamenlijkheid gewerkt aan de ontwikkeling en toekomst van allen die bij OPTIMUS betrokken zijn. Kwaliteiten van alle leerlingen worden aangesproken en met hen tot ontwikkeling gebracht. OPTIMUS leerlingen kunnen zo opgroeien tot communicatief zelfsturende volwassenen die hun bijdrage leveren aan een vitale maatschappelijke omgeving. 2.3

De raad van toezicht is als volgt samengesteld

De heer A.C.M. Daalmans, voorzitter Mevrouw I. van Gils-de Vries, vice voorzitter/secretaris De heer Th.E.M. van den Hark, lid De heer W.B.H. van de Vorle, lid Mevrouw Y.T.J.M. Visser, lid De heer P. Tijssen, lid Mevrouw B.J.M.A. Guldemond, ambtelijk secretaris 2.4

Het college van bestuur is als volgt samengesteld

De heer M.J.A. van Baast, voorzitter De heer G.A.M. Thijssen, lid De heer M.C.M. van den Berg, ad interim lid in 2012

Handboek rvt 2012


7

2.5

De ligging van de scholen

Beers Beugen Boxmeer

Cuijk Deursen Escharen Gassel Grave Haps Haren Herpen Macharen Megen Oeffelt Oss Overlangel Ravenstein Reek Schaijk Sambeek Sint Agatha Velp Vianen Zeeland

Handboek rvt 2012

Dr Jan de Quay Onze Bouwsteen De Bakelgeert Palet De Schelven De Weijerhof De Regenboog De Waai De Zevensprong De Vier Heemskinderen De Ester De Bongerd De Raamdonk De Sprankel De Wegwijzer De Bongerd St Lambertus ’t Schrijverke De Linde De Klimop Het Telraam Het Baken St Antonius Abt De Bogaard De Kreek’l Den Omgang De Regenboog De Bolster De Lindekring St Jozef Akkerwinde De Vlasgaard Oventje


157 176 153 116 146 140 275 449 169 78

08PW 08QG 08XM 20GB 11PX 10NZ 08ZO 05GK 04VT 06VO

138 110 227 323 78 271 63 252 54 159 229 316 42 200 133 308 375 147 81 114 133 351 70

09WX 04FQ 08ZT 07UN 03GL 07RI 07RZ 03QO 06WZ 03MA 00EB 14VU 06ZJ 16UP 07SL 05JE 07VP 11DH 06VW 06XO 06XB 10YE 11LT

8

3 3.1

Visiedocument Inleiding

Dit visiedocument is een document dat jaarlijks door de rvt wordt vastgesteld na overleg met het cvb (welk college daarbij geacht wordt de organisatie te representeren). 3.2

Visie op en filosofie van het onderwijs

De rvt en het cvb stellen vast dat er maatschappelijk in vele varianten visies over het onderwijs worden uitgesproken en beschreven. Doorgaans betreft het dan een visie op onderwijs welke voortkomt uit een specifieke visie op het leven en op de samenleving. Voor de rvt en het cvb is het echter helemaal niet zo vanzelfsprekend dat “het onderwijs een instrument is, waarmee een vooraf of van buiten af bepaald doel bereikt kan/moet worden”. Het is vanuit deze zorg dat de rvt van het cvb verlangt dat dit college met de organisatie en met stakeholders zich voortdurend bezint op een “filosofie van het onderwijs”. Wat is onderwijs in essentie? Onderwijs is een relatie tussen leerling en leraar, onderwijs heeft een intellectueel karakter, onderwijs berust op interesse aan de kant van de leerling en draagt bij aan de vorming. Het steeds, systematisch en hardnekkig doordenken van deze essentiële zaken, levert een echte “filosofie van het onderwijs” op en behoedt het onderwijs voor de eventuele corruptie van de politiek en verdere maatschappelijke praktijken. Het (samen)werken in het onderwijs en van het onderwijs met maatschappelijke partners, vindt vanuit het onderwijs plaats, gebaseerd op de eigen (autonome) opdracht van het onderwijs. 3.3

Visie op kernwaarden

De rvt omschrijft het begrip waarden als een abstract begrip waarin wordt uitgedrukt wat voor het mens-zijn en voor de samenleving goed en van waarde is. Kernwaarden zijn dan de breedst mogelijke benoeming van waarden. Een norm is een essentiële gedragsregel, een gebod waarvan het wezenlijk is voor het menselijke welzijn en voor de kwaliteit van de samenleving, dat men zich er aan houdt. Aan het filosofische essay van Andreas Kinneging “Geografie van goed en kwaad” worden de volgende kernwaarden ontleend Verstandigheid: de vraag ‘wat te doen’, ‘hoe te leven’. Verstandigheid is inzicht in het menselijk bestaan. Het is mensenkennis, levenswijsheid en inschattingsvermogen, alles ten dienste van het juiste handelen. Moed is wilskracht, de deugd die de mens in staat stelt zijn vrees te overwinnen. Moed leidt tot handelen, tot spreken, tot de waarheid onder ogen te durven zien/bekennen. Gematigdheid is de tot tweede natuur geworden zelfbeheersing van affecten, aandriften, emoties en stemmingen als vreugde, verdriet, medelijden, minachting, trots, melancholie, woede, afgunst, hartstocht, verveling, eerzucht, hebzucht, haat, verbolgenheid, schaamte, enz.

Handboek rvt 2012


9

Rechtvaardigheid houdt welgezindheid in, hartelijkheid en edelmoedigheid. Het betekent de naaste zelfs dat geven waarop hij (eventueel strikt) juridisch geen aanspraak kan maken, maar dat nodig is voor zijn welzijn. Wie verstandigheid paart aan moed en gematigdheid is rechtvaardig. Hij is bereid en in staat aan ieder het zijne te geven. Want hij bezit het inzicht, de wilskracht en de zelfdiscipline daartoe. De relatie van de mens tot de wereld wordt (moet worden) gekenmerkt door zorg. Zorg omtrent de medemens, de gedachte aan de ander, om wiens wel en wee men geeft, en zorg omtrent de niet menselijke omgeving. Die zorg, dat gaat niet vanzelf. Dat moeten we kunnen en willen. Onderwijs levert hierin een heel belangrijke bijdrage. Socrates beantwoordt de vraag “wat Hippocrates bij zijn onderwijs zal winnen”, als volgt: “Dat hij elke dag dichter het ideaal van de goede mens nabij komt”. 3.4

Visie op interne, professionele samenwerking en op externe samenwerking met partners in onderwijs en opvoeding

Met als uitgangsbasis een authentieke filosofie van onderwijs, ontleent de rvt aan de: - “Theorie van het communicatieve handelen”, door Jürgen Habermas, Boom 1983; en - “Logica van het gevoel, stabiliteitslagen in de cultuur als nesteling der emoties”, door Arnold Cornelis, 1995, zijn inzichten met betrekking tot geldige besluitvorming in de sociaal wetenschappelijke kennisverwerving. Zeer compact samengevat komt dat erop neer dat: Habermas stelt: De fundamentele vraag hoe sociale orde mogelijk is, kan worden beantwoord onder de verwijzing naar de gemeenschappelijke werkelijkheidsdefinities, die in de dagelijkse omgang (en aan de bestuurstafel) communicatief tot stand worden gebracht. Daarbij spelen normatieve elementen op twee manieren een rol: - Deze gemeenschappelijke werkelijkheidsdefinities hebben niet alleen betrekking op de objectieve gegevenheden van de situatie waarin sociale actoren zich bevinden, maar ook op de normen die voor hen als verplichtend gelden en op de waarachtigheid van hun uitingen. - Vervolgens wordt in de dagelijkse omgang (en aan de bestuurstafel) onderlinge overeenstemming bereikt door interpretatiekaders in het geding te brengen die principieel kritiseerbaar zijn. Communicatief handelen is zodoende intern verbonden met symmetrische, machtsvrije argumentatie, met discussie over de houdbaarheid van uitgangspunten. Anders geformuleerd: Als discoursethiek geldt dat een norm enkel geldigheid kan afdwingen als alle betrokkenen de gevolgen en neveneffecten, die volgen uit de algemene opvolging van die norm ten overstaan van de belangen van eenieder, zonder dwang kunnen aanvaarden. Cornelis stelt: dat het onmogelijk is om vergissingen te vermijden als je keuzen moet maken voor de oplossing van sturingsvragen. Maar hij acht het wel mogelijk om tot geldige kennis te komen. Hij stelt dat communicatieve kennis geldig is wanneer: - een team /organisatie van gekwalificeerde medewerkers; - in machtsvrije argumentatie; - met discussie over de houdbaarheid van uitgangspunten; - gemeenschappelijke werkelijkheidsdefinities ontwerpt inzake gegevenheden, maar ook inzake principieel kritiseerbare normen en gedrag; - voor sturingsvragen waarvoor men gesteld is. Handboek rvt 2012


10

4

Uitwerking van het handboek in een toezichtplan

In dit hoofdstuk wordt het toezichtplan “abstract /in zijn algemeenheid” beschreven. In een bijlage van dit handboek wordt het concrete toezichtplan voor 2012 beschreven 4.1 Inleiding Voor de bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van de rvt wordt hier verwezen naar de bepalingen daarover in de statuten, welke in dit handboek zijn opgenomen. In algemene zin richt de toezichthoudende taak van de rvt zich naar het belang van het katholiek en protestants-christelijk primair onderwijs in Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss, het gemeentelijk onderwijsbeleid, de scholen die door de stichting in stand worden gehouden en het belang van de samenleving. 4.2

Commissies van de raad van toezicht

4.2.1 Inleiding Het is niet noodzakelijk dat alle leden van de interne toezichthouder in staat zijn steeds (met gelijke deskundigheid) invulling te geven aan alle rollen/taken van de rvt. Doorslaggevend is de vraag in hoeverre de toezichthouder als collectief in staat is deze functionele rollen te vervullen. De rvt heeft ervoor gekozen om, ter ondersteuning van zijn taak, commissies in te stellen. Voor het lidmaatschap van een commissie zijn specifieke deskundigheid en affiniteit met het “onderwerp van een commissie” van betekenis. 4.2.2 Status/organieke positie van de commissies De commissies ondersteunen de rvt bij zijn werkzaamheden. Deze ondersteuning kan een adviserend, maar ook een uitvoerend karakter hebben. De rvt bepaalt wat er met de producten van het werk van de commissies gebeurt. Commissies worden als regel samengesteld uit leden van de rvt. 4.2.3 De raad van toezicht heeft voor 2012 de volgende commissies ingesteld - een auditcie (I. van Gils en Th. van den Hark); - een commissie werkgeversrol en remuneratie (W. van de Vorle, A. Daalmans en P. Tijssen); - een commissie onderwijs (Y. Visser, W. van de Vorle en A. Daalmans). 4.2.4 Verdere afspraken m.b.t. specifieke taken in 2012 zijn - m.b.t. medezeggenschap heeft de rvt twee van zijn leden (Th. van den Hark en A. Daalmans) opgedragen om voor zijn taak “toezicht uitoefenen op de kwaliteit van de medezeggenschap” een programma te ontwikkelen, uit te voeren en daar verslag van te doen aan de rvt. - m.b.t. evaluatie en het afleggen van verantwoording heeft de rvt de voorbereiding van de algemene evaluatie van producten en processen van de rvt, alsmede de verantwoordingsverslaglegging daarover, specifiek opgedragen aan zijn voorzitter en vicevoorzitter/secretaris. De per 1 maart 2012 benoemde ambtelijk secretaris ondersteunt de rvt bij de uitvoering van zijn taken.

Handboek rvt 2012


11

4.3

Toezicht op de realisatie van de strategische doelstellingen

1.

De rvt houdt toezicht op de strategie verbonden aan de activiteiten van de stichting en de mate waarin deze strategie mede is afgestemd op de doelstellingen van het gemeentelijk onderwijsbeleid. Tevens bewaakt de rvt dat in het strategische beleid van de stichting de volgende elementen aan de orde komen: a. het scheppen van een transparant beeld over welke onderwijsorganisatie OPTIMUS over 4/5 jaar wil zijn; b. het scheppen van een transparant beeld over de positie welke OPTIMUS met haar scholen in de regionale samenleving wil innemen. De rvt bewaakt dat de in lid 1 en 2 genoemde onderwerpen in het strategische beleid adequaat opgenomen zijn en worden uitgewerkt in toetsbare doelstellingen.

2.

3. 4.4

Vervulling van het werkgeverschap door de raad van toezicht

In de statuten van de stichting worden bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van de rvt geformuleerd. In aanvulling casu quo ter verduidelijking gelden de volgende bepalingen. Benoeming leden van het college van bestuur 1. De leden van het cvb worden benoemd, geschorst en ontslagen door de rvt. Benoeming geschiedt op grond van een vooraf vastgestelde benoemingsprocedure. 2. Bij de samenstelling van het cvb wordt gelet op diverse facetten die de aandacht van het cvb vragen waarbij het cvb in ieder geval wordt samengesteld op basis van algemene bestuurlijke kwaliteiten; affiniteit met de doelstelling van de stichting wordt gevraagd en met een spreiding van deskundigheden en achtergronden wordt rekening gehouden. De aandachtspunten met betrekking tot de van een cvb-lid gevraagde deskundigheid en achtergrond worden in algemene zin vastgesteld door de rvt in een algemene profielschets, op basis waarvan iedere voordracht wordt opgemaakt. 3. De rvt kan –indien overgegaan moet worden tot de vervulling van een vacaturebesluiten tot een aanvulling dan wel een nadere detaillering van de vereiste kwaliteiten en eigenschappen voor de betreffende zetel in het cvb. 4. De medezeggenschap wordt conform daarvoor geldende wettelijke voorschriften bij het in lid 1, 2 en 3 genoemde betrokken. 5. In vacatures voor posities binnen het cvb wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Een niet voltallig cvb behoudt zijn bevoegdheden. Schorsing en ontslag van een lid van het cvb 6. Een lid van het cvb kan te allen tijde worden geschorst door de rvt. De schorsing van een lid van het cvb vervalt, indien de rvt niet binnen drie maanden na de datum van ingang van de schorsing besluit tot opheffing of handhaving van de schorsing, eventueel gevolgd door ontslag. Een schorsing kan voor ten hoogste drie maanden worden gehandhaafd, ingaande op de datum waarop het besluit tot handhaving van de schorsing werd genomen. Het betrokken lid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de vergadering van de rvt waarin de schorsing of verlenging daarvan aan de orde is te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan door een raadsman. 7. De rvt is te allen tijde bevoegd een lid van het cvb te ontslaan. Het betrokken lid van het cvb wordt in de gelegenheid gesteld zich ten overstaan van de rvt te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan door een raadsman.

Handboek rvt 2012


12

College van bestuur: ontstentenis en belet 8. Bij ontstentenis of belet van het gehele cvb of van het enige (overgebleven) lid van het cvb wordt het cvb waargenomen door een persoon die daartoe door de rvt is of wordt aangewezen. Deze persoon kan niet tevens lid zijn van de rvt. Vaststelling arbeidsvoorwaarden 9. De rvt is belast met het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden, bezoldiging en kostenvergoedingen van de leden van het cvb. Beoordeling van het functioneren 10. Het functioneren van het cvb wordt periodiek -in ieder geval één maal per kalenderjaar- door de rvt beoordeeld. 11. De basis voor deze beoordeling vormt in ieder geval het profiel als bedoeld in het tweede lid van art 4.4. De rvt kan aanvullende eisen stellen voor het beoordelen van het functioneren van het cvb, mits schriftelijk en tijdig met het cvb overlegd. 4.5 1. 2. 3. 4. 5. 4.6

1.

2.

Toezicht houden op de interne governance van OPTIMUS De rvt houdt toezicht op de effectiviteit van het interne toezichtarrangement en besturingsmodel van OPTIMUS (o.a. blijkend uit onderwijsresultaten, resultaten van het personeelsbeleid en financieel beleid). De rvt houdt toezicht op de opzet en de werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen, zoals het risicomanagement, treasurybeleid en de planning- en controlcyclus. De rvt houdt toezicht op het ontwikkelen, invoeren, uitvoeren en borgen van een deugdelijk kwaliteitsbeleid. De rvt houdt toezicht op de naleving door het cvb van wettelijke verplichtingen, waaronder de codes voor goed bestuur voor het primair onderwijs en afwijkingen van deze codes. (zie voor de Code Goed Bestuur bijlage 7) De rvt laat zich met regelmaat – minstens eenmaal per jaar – over lid 1 tot en met 4 informeren door het cvb. Toezicht houden op het stakeholdermanagement waaronder de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording De rvt ziet erop toe dat binnen de stichting, op elk niveau van het besturingsmodel, een effectieve dialoog met (professionele) stakeholders plaatsvindt. De rvt vergewist zich ervan dat dit proces van betrokkenheid van stakeholders goed verloopt: scherp, kritisch, constructief en op kwaliteit gericht. Het cvb rapporteert over het stakeholdermanagement op het niveau van het cvb en de scholen minstens één maal per jaar zodat de rvt zich een adequaat beeld kan vormen van de kwaliteit van het stakeholdermanagement.

Handboek rvt 2012


13

4.7

(Onafhankelijke) informatievoorziening van de raad van toezicht

De rvt dient ten aanzien van de informatievoorziening niet geheel afhankelijk te zijn van het cvb. In de onderstaande artikelen worden de informatiestromen, informatiedragers en eigenstandige informatiekanalen beschreven. 4.7.1 Benchmarks De rvt kan opdracht geven aan het cvb dan wel een externe deskundige om de prestaties, bestedingen etc. van OPTIMUS te benchmarken met vergelijkbare onderwijsorganisaties en deze te betrekken in het oordeel over het maatschappelijke presteren van de stichting en het cvb. 4.7.2 Contra-expertise De rvt heeft het recht de accountant en/of externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. 4.7.3 Het doen van eigen waarnemingen 1. De rvt kan besluiten om de door OPTIMUS in stand gehouden scholen te bezoeken (werkbezoeken). De rvt stelt daar een protocol voor op en stelt het cvb daarvan in kennis. 2. De eigen waarnemingen strekken zich ook uit tot de onder artikel 5.6 genoemde toetsing van de kwaliteit van het stakeholdermanagement van de stichting. 3. De rvt kan indien gewenst interne stakeholders, zoals de GMR van de stichting, spreken. 4.7.4 Overige informatievoorziening De rvt draagt er zorg voor ten behoeve van het adequaat kunnen vervullen van de toezichthoudende taak, naast eerder genoemde informatiekanalen en informatiedragers te zullen beschikken over: a. een meerjarige strategische visie op het eigen functioneren met tussentijdse ijkmomenten; b. meerjarige (3 tot 5 jaar) definiëring van de interne- en externe informatiebehoefte omtrent de stichting; c. criteria voor het functioneren van het cvb en afspraken omtrent de remuneratie; d. een eigen budget voor deskundigheidsbevordering, inhuur van (contra-) expertise, ambtelijke ondersteuning en overige onkosten; e. in control-verklaring door het cvb ten aanzien van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; f. inzicht omtrent eisen van intern toezicht (compliance weten regelgeving, branchecodes, VTOI etc.); g. beschrijving AO/IC rond het cvb (declaratiegedrag, afdoening van stukken, personeelsgesprekken etc.); h. notulen van vergaderingen van het cvb. Met het cvb worden nadere afspraken gemaakt over de aard van de te notuleren besluiten en de onderwerpen die de besluiten betreffen; i. beschrijving van risicobeleid en risicomanagement, treasurybeleid, integriteitsbeleid en compliance; j. inspectierapporten en visitatierapporten; k. de resultaten alsmede het ontwerp en functioneren van het kwaliteitsmodel; l. sterkte-zwakte analyse van de stichting opgesteld door het cvb; m. relevante documenten opgesteld door of vanwege de GMR van de stichting.

Handboek rvt 2012


14

4.8 1.

2.

3.

4. 5. 6. 7. a. b. c. d. e. 8. 9.

Een escalatiemodel Het besturingsmodel van de stichting en de daaruit afgeleide managementstatuten hebben onder meer tot doel ervoor zorg te dragen dat bij optredende (of dreigend op te treden) calamiteiten effectief bestuurlijk handelen optreedt op het niveau waar de calamiteit ontstaat of dreigt te ontstaan. Wanneer de effectiviteit van het bestuurlijk handelen van daarvoor verantwoordelijke personen achterblijft bij wat van hen –in het licht van de calamiteit- mag worden verwacht, treedt het escalatiemodel in werking. Onder het escalatiemodel van de stichting wordt verstaan een stelsel van afspraken over interventiemechanismen volgend op opgetreden (of dreigend op te treden) calamiteiten en waarbij het bestuurlijk handelen achterblijft bij wat in het licht van de (dreigende) calamiteit mag worden verwacht. Het escalatiemodel geeft daarmee geclausuleerd aan in welke situaties de in het besturingsmodel en managementstatuten vastgelegde rollen, bevoegd- en verantwoordelijkheden (partieel) kunnen worden opgeheven. Calamiteiten zijn gebeurtenissen die de kwaliteit van het katholiek, protestantschristelijk en interconfessioneel primair onderwijs in Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss, de reputatie en legitimiteit van OPTIMUS, de primaire processen, doelstellingen of bedrijfsvoering van de stichting in gevaar brengen. Onder calamiteiten wordt in ieder geval het volgende verstaan: a. Financiële onregelmatigheden in de breedste zin van het woord; b. Het handelen in strijd met de wet, regelgeving, statuten, de code voor goed bestuur en overige voor de stichting toepasselijke regels, procedures enzovoorts; c. Kwaliteitsverlies van door de stichting aangeboden (onderwijs) voorzieningen; d. Het niet behalen van afgesproken- en in verwachte resultaten geconcretiseerde (strategische) doelstellingen; e. Het tekortschieten van het personeelsbeleid van de stichting, zoals zorg dragen voor de benodigde professionaliteit van de medewerkers, hun competenties en ontwikkeling daarvan, voldoende medewerkertevredenheid en het voorkomen van een zodanig aantal onvervulbare consequenties dat daarmee de kwaliteit van het onderwijs in het geding komt. f. Een intern besturingsmodel dat belemmert dat de rol en taak van het cvb wordt of kan worden belemmerd. De rvt kan in onderling overleg met het cvb besluiten calamiteiten als genoemd in lid 3 aan lid 3 toe te voegen. De rvt ziet er op toe dat het cvb de rvt over deze onderwerpen informeert met een vastgestelde regelmaat. Als er (dreigende) calamiteiten worden geconstateerd, vraagt de rvt het cvb om een verklaring in termen van de toedracht, de ernst en consequenties van de calamiteit alsmede wat het cvb aan actie heeft ondernomen. De rvt staan de volgende interventies ter beschikking indien de in lid 6 genoemde verklaring niet strookt met wat in het licht van de calamiteit verwacht mag worden: De rvt vraagt het cvb binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; De rvt sommeert het cvb binnen een nader geduide termijn passende actie te ondernemen; De rvt ontneemt het cvb een deel van de bevoegdheden binnen een nader omschreven termijn en voorwaarden; De rvt schorst het cvb of een lid daarvan voor een nader omschreven termijn; De rvt gaat over tot ontslag van het cvb of een lid daarvan. Het in lid 6 en 7 genoemde geldt mutatis mutandis voor de overige organisatieniveaus binnen de stichting bij (dreigende) calamiteiten. Om de toezichthoudende rol gescheiden te houden van de besturende, benoemt de rvt in geval van in lid 7 c, d en e genoemde interventies, een interim-bestuurder welke direct aan de rvt verantwoording aflegt.

Handboek rvt 2012


15

4.9

Het toezichtplan voor 2012

4.9.1 Inleiding In het toezichtplan voor 2012 geeft de rvt op concrete wijze aan hoe hij in 2012 zal: - toezien op de uitvoering van de taken van het cvb; en - zijn eigen taken zal inrichten en uitvoeren. Leidend voor de rvt zijn de vragen: Realiseert de onderwijsorganisatie de doelstelling waarvoor deze is opgericht, - zoals vastgelegd in betreffende wetgeving, - zoals aangescherpt met de omgeving van de onderwijsorganisatie, - zoals vastgelegd in een strategisch beleidsplan en uitwerkingsnotities daarvan, - zoals vastgelegd in een contract tussen rvt en het cvb. Is de organisatie daartoe goed ingericht, - draagt de onderwijskundig-organisatorische vormgeving van de organisatie bij aan het behoud en de versterking van de kwaliteit van het onderwijs? - worden de professionals betrokken bij beleidsvorming en verantwoording? - wordt de rvt goed geïnformeerd? - is er een interne controller/controllerfunctie? - wordt er een kritische dialoog gevoerd met stakeholders? Ook alle aspecten van de bedrijfsvoering zijn onderwerp van het toezicht. Bij de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren zal de rvt zich ook de algemene vraag stellen of het toezicht de beoordeling “in control” mag verwerven.

Handboek rvt 2012


16

4.9.2 Jaaragenda raad van toezicht Februari 2012 vaststellen van het handboek van de rvt, uitgave 2012 (ingevoerde delen voor 2012 en de herbezinning op het geheel vaststellen van een format voor de aanbieding van agendaonderwerpen t.b.v. de rvt -vergadering goedkeuren van de (herziene) begroting voor 2012 en doorkijk naar 2015 voortgang uitwerking risicoanalyse (prioriteiten, maatregelen) vaststellen van het specifieke profiel en de procedure voor een eventueel te werven lid van de rvt informatie over de voortgang van de implementatie van de overgangsformatie en de ingezette processen (= in het vervolg aangeduid als VIOFP) vaststellen van de plannen van aanpak van de rvt–commissies April 2012 eventueel: de resultaten werving en selectie lid rvt; ev. benoeming tussenrapportages van alle rvt–commissies alsmede reguliere beleidsrealisaties (in ieder geval een tussenrapportage onderwijs) goedkeuren van de actualisatie van het strategisch beleidsplan bespreking van initiatieven voor de deskundigheidsbevordering van de rvt VIOFP integrale bespreking van de OPTIMUS vervangerspool bespreking voortgang nieuwe rechtspersoon Juni 2012 goedkeuren van het jaarverslag en de jaarrekening selectie van een accountant voor het boekjaar 2012 September 2012 informele activiteit (diner) van de rvt en het cvb met partners Oktober 2012 integrale rapportage onderwijs betreffende het schooljaar 2012-2013 bespreking van en besluitvorming over de samenstelling van de rvt, mede aan de hand van het rooster van aftreden rapportage m.b.t. formele medezeggenschap input van de rvt t.b.v. functioneringsgesprekken met de leden van het cvb tussenrapportage van de auditcommissie betreffende de beleidsrealisatie 2012 VIOFP en besluit m.b.t. een externe audit inzake de gedragenheid en voortgang November 2012 bespreking en zo mogelijk vaststelling van het businessmodel integrale rapportage personeel bespreking voortgang nieuwe rechtspersoon / “stg. / b.v.” voor contractactiviteiten VIOFP December 2012 Goedkeuring van de begroting voor 2013 zelfevaluatie van het functioneren van de rvt over 2012 waarbij de eindrapportages van de rvt-cies wordt betrokken besluit over rvt-cies in 2013 (opdracht en samenstelling) bespreking van de bevindingen uit de functioneringsgesprekken met het cvb en de cvb-leden jaarevaluatie VIOFP en vaststellen van voortgang; inclusief het contract tussen rvt en cvb vaststellen van het plan van toezicht 2013

Handboek rvt 2012


17

4.9.3 Contract raad van toezicht en college van bestuur OPTIMUS primair onderwijs Besluitnummer:

Opsteller: rvt en

Datum: 13 december 2011

Betreft: Contract van de rvt met het cvb. Het contract betreft de periode 01.08.2011 t/m 31.12.2012. Samenvatting: Dit conceptcontract is tot stand gekomen na sonderend overleg tussen alle betrokkenen. Het is aanvullend op * vigerende taakomschrijvingen; en op de in * weten regelgeving beschreven verantwoordelijkheden van (leden van) het cvb; en op * interne vastgestelde documenten van de rvt, het cvb en de concerncontroller uit de periode 01.08.2011 t/m 31.12.2012. In dit contract worden specifieke onderwerpen beschreven, die gegeven de huidige ontwikkelingsfase van de onderwijsorganisatie benadrukt moeten worden. Hierbij is bewust gekozen voor een “prikkelende” beschrijvingswijze waarin de ambitie van de organisatie wordt geaccentueerd. Het hebben van hoge verwachtingen is in het onderwijs immers voorwaardelijk voor het behalen van optimale resultaten. Zich dit realiserende spreken zowel rvt als cvb het voornemen uit om het “haalbaarheidsof realiteitsgehalte” van de beschreven punten nadrukkelijk mee te wegen op de momenten waarop verantwoording wordt afgelegd. In principe betekent dit dat het niet of gedeeltelijk niet realiseren van overeengekomen resultaten wordt beproefd of vermijdbaarheid en verwijtbaarheid en de rvt daar een waardering aan verbindt. Over alle belegde en beschreven verantwoordelijkheden legt het cvb verantwoording af aan de rvt. Ter behandeling/bespreking in: o Beleidsadviesgroep

Datum:

o

Directieberaad

o

Medezeggenschapsraad

15-12-2011

o

College van bestuur

30-11 en 07-12-2011

o

Raad van toezicht

12-12-2011

Communicatie:

Uitwerking: Het college van bestuur Het is integraal verantwoordelijk voor het totale presteren, dus ook voor de taakaspecten van de leden van het cvb. De voorzitter en de leden van het cvb hebben allen rechtstreekse toegang tot de rvt en zijn verantwoordelijk voor het beleggen van die contacten om de (leden van de) rvt te raadplegen, te informeren en met hen te klankborden.

Handboek rvt 2012


18

De voorzitter van het cvb De voorzitter van het cvb is specifiek eindverantwoordelijk voor de consistentie van de taakuitoefening door het college én door de leden van het college. Hij is ook verantwoordelijk voor de (in de geplande tijd) samenhangende voortgang van voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid. Hij is de spil in het contact met de (m.n. vz. van de) rvt en draagt uit dien hoofde de verantwoordelijkheid dat de vz. van de rvt van alle contacten tussen (leden van) het met (leden van) de rvt op de hoogte is en er inhoudelijk over wordt geïnformeerd. De voorzitter is verantwoordelijk voor ontwikkeling van de governance, de verankering en legitimatie van de onderwijsorganisatie. Op organisatieniveau zal hiervoor een maatschappelijke adviesraad worden ingesteld die periodiek overleg voert met het cvb over de relatie tussen het te voeren beleid en de brede maatschappelijke verwachtingen. Op schoolniveau betekent dit dat elke school de dialoog voert met de omgeving en zijn beleidsvorming daar mede op afstemt. Alle scholen voeren gevalideerde en gestandaardiseerde tevredenheidsonderzoeken uit onder de direct betrokkenen met een frequentie van niet minder dan eens per twee jaar. De voorzitter is verantwoordelijk voor de algehele professionalisering van de medewerkers. Hij ontwikkelt een allesomvattend HRM beleidsplan en geeft leiding aan de staffunctie HRM. Deze afdeling voert het HRM plan uit, o.a. met activiteiten gericht op (verplichte) deskundigheidsontwikkeling, waarbij het strategisch perspectief van OPTIMUS, de ontwikkelingsfase van de werkplek en ontwikkelingsverlangens van de medewerker in evenwicht worden gebracht. Resultaat hiervan moet een substantiële verhoging van het professionaliteitsgehalte van de medewerkers zijn, waarbij de onderzoeksuitkomsten van Mc. Daniël m.b.t. professionaliteit voor de rvt in de doelstelling (substantiële verhoging) bereikt worden en in het eerste jaar daartoe betekenisvolle stappen gezet zijn. De voorzitter is het boegbeeld van de onderwijsorganisatie, zowel in- als extern. Hij draagt onophoudelijk en op meerdere niveaus van de organisatie, “het grote verhaal” van OPTIMUS uit. Uit dien hoofde is de vz. ook verantwoordelijk voor het organisatie-leidend beginsel van verdiende professionele ruimte. De voorzitter is verantwoordelijk voor het imago (p.r. en marketing) van de stichting en onderwijsorganisatie; zowel op centraal niveau; als op het niveau van de scholen. De voorzitter bouwt een betekenisvol extern netwerk op en onderhoudt de contacten. Het lid met de portefeuille onderwijs Is verantwoordelijk voor een substantiële verhoging van de onderwijsopbrengsten (waaronder absoluut de eindscores, maar ook de vormingsaspecten) en de daaraan gepaard gaande wijziging van de (huidige) doorstroom naar het v.o. Opdracht is dat alle scholen (leerlingen) de score realiseren welke gegeven hun populatie (inspectienorm gebaseerd op leergroep) verwacht moet worden, in een zo kort mogelijk proces (maximaal 2 schooljaren). De te hanteren norm in deze opdracht, moet meegroeien met het overheidsvoornemen (gerealiseerd in 2015: de verhoging van het landelijke gemiddelde naar een score van 537; en een grensscore van minimaal 20% leerlingen die 545 scoren). De tussenresultaten rechtvaardigen de verwachting dat de bedoelde eindresultaten bereikt zullen worden.

Handboek rvt 2012


19

Alle scholen zijn er op gericht het predicaat excellent te verwerven. Ten minste de helft van de scholen verwerft dit predicaat (tijdsspanne maximaal 2 schooljaren). OPTIMUS werkt in het perspectief van dit doel, samen met de voorschoolse opvang en vorming. Het lid onderwijs geeft leiding aan de onderwijsdienst. Het lid onderwijs verricht alle onderzoek dat dienstbaar is/kan zijn aan het meest centrale doel, dat ook in de missie is verwoord: OPTIMUS spreekt alle mogelijkheden van alle leerlingen aan en zorgt dat leerlingen hun capaciteiten maximaal tot ontwikkeling brengen. Hij legt over het verrichte onderzoek en de betekenis daarvan verantwoording af aan de rvt. Het lid onderwijs is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het onderwijskundig leiderschap op centraal niveau, maar evenzeer van het onderwijskundig leiderschap van de schooldirecteuren. Het lid onderwijs zorgt ervoor dat alle scholen in 2012 binnen de gemeenschappelijke missie en visie van OPTIMUS een herkenbaar onderwijskundig profiel hebben. Hij is verantwoordelijk voor een gestandaardiseerd model hiertoe en voor de validatie van de onderwijskundige profielen. Hij is verantwoordelijk voor passend onderwijs. Hij is verantwoordelijk voor de contacten (op centraal en decentraal niveau) met ketenpartners. En overige stake- en shareholders. Deze contacten moeten ook gericht zijn op samenwerkingsvormen en brede schoolactiviteiten. Hij is verantwoordelijk voor gevalideerde en gestandaardiseerde tevredenheidsonderzoeken en de bewerking van de onderzoeksgegevens op alle scholen met een frequentie van niet minder dan eens per twee jaar. Hij is ervoor verantwoordelijk dat OPTIMUS en alle scholen een goed imago hebben als onderwijsinstelling. Op plaatsen waar OPTIMUS een tweede onderwijsaanbieder naast zich heeft de betreffende OPTIMUS school zoals eerder beschreven uitstekend onderwijs met goede prestaties op de eindtoets; een uitstekend imago in zijn voedingsgebied en grote wervingskracht. Het lid onderwijs is ervoor verantwoordelijk dat OPTIMUS eind 2012 beschikt over een, op de kernwaarden van de organisatie gebaseerd, structureel aanbod voor de ontwikkeling van burgerschapsvaardigheden. Dit aanbod is gericht op de ontwikkeling van normbesef en de vaardigheden die nodig zijn om als “gewetensvol burger” in een democratische rechtsstaat te kunnen functioneren.

Handboek rvt 2012


20

Het lid voor bedrijfsvoering en personeel is op het gebied van personeelsbeleid verantwoordelijk voor: - Het leiding geven aan de staffunctie (dienst) personeel. - Inspanningen en binnen mogelijkheden, gerealiseerde resultaten gericht op het tot stand brengen van een evenwichtige personeelsformatie (leeftijd, sekse, noodzakelijke herkomst uit doelgroepen e.d.). - functionele mobiliteit en flexibiliteit in de onderwijsorganisatie bij formatiemomenten. Is op het gebied van de bedrijfsvoering verantwoordelijk voor: - Het ontwikkelen en operationeel maken van een duurzaam businessmodel waarmee inzicht verkregen wordt in de ontwikkeling van de financiële positie van de onderwijsorganisatie OPTIMUS; en waarin verschillende bijstuurmogelijkheden herkenbaar zijn om eventueel een duurzaam evenwicht te bereiken. Elementen in het model zijn: effecten van beleidsbeslissingen van OPTIMUS; effecten van besluiten van de overheid; lopende verplichtingen en bedrijfslasten; (natuurlijk) personeelsverloop; demografische ontwikkelingen; enz.. Deze elementen zijn te manipuleren/bij te stellen tot mogelijke toekomstige scenario’s. Het model heeft een lange termijn doorlooptijd. Duurzaamheid wordt gedefinieerd als de situatie waarin OPTIMUS zijn kwaliteit kan blijven waarmaken in combinatie met financiële stabiliteit (waarvoor externe parameters zijn gegeven). Met de resultaten van het model moet OPTIMUS de dialoog met lokale en landelijke belanghouders kunnen versterken en de effecten op langere termijn van beleidskeuzen inzichtelijk kunnen maken. - Het leiding geven aan de ondersteuningsdiensten secretariaat, personele- en financiële administratie. Hij is verantwoordelijk voor het oprichten en inrichten van een nieuwe rechtspersoon, waarin behalve het secretariaat, de genoemde ondersteuningsdiensten worden ondergebracht, alsmede de diensten welke ook voor derden werkzaam (kunnen) zijn. - Het, op geleide van vastgestelde uitgangspunten m.b.t. vergelijkbare kansen en mogelijkheden binnen OPTIMUS; mede op geleide van het door centraal moeten kunnen dragen van risico’s, verantwoordelijk voor de herijking van nu gangbare gebruiken met betrekking tot algemene reserves. - De herijking van gebruiken/opvattingen over integraal schoolleiderschap voor wat betreft het financiële component daarin. Hij is ook verantwoordelijk voor de scholing van schooldirecteuren m.b.t. hun financiële deeltaak in het herijkte model. - Een operationeel integraal huisvestingsplan. - Het leiding geven aan de directeur, belast met het voorbereiden van en het oprichten van een rechtspersoon, alsmede het onderbrengen van ondergenoemde facilitaire taken in deze rechtspersoon, alsmede t.z.t het leiding geven aan deze rechtspersoon, waarin onderstaande taken worden ondergebracht:  Het aansturen van en leiding geven aan het Centrum Personeels Voorziening (vervangerspool).  Het uitvoeren van alle activiteiten voor het CPV in coördinerende en administratieve zin.  De in- en externe inzet van de bij OPTIMUS in dienst zijnde interim-functionarissen.  Alle uitvoeringswerkzaamheden ten behoeve van de OPTIMUS-academie met uitzondering van het vaststellen van de inhoud van het aanbod.  Alle voorbereidende- en uitvoeringswerkzaamheden in het kader van zowel de financiële als de personeels- en salarisadministratie die OPTIMUS (ook) voor derden uitvoert of gaat uitvoeren.  Alle werkzaamheden in het kader van communicatie en ICT die OPTIMUS ook voor of namens derden uitvoert of afneemt.

Handboek rvt 2012


21

 Alle voorbereidende- en uitvoeringsactiviteiten gekoppeld aan de inzet van OPTIMUS-medewerkers bij derden (detacheringen).

Handboek rvt 2012


22

4.9.4 De inrichting van de toezichttaak met commissies De rvt heeft drie commissies ingesteld ter ondersteuning van zijn taak en heeft twee van zijn leden gevraagd om het toezicht op formele medezeggenschap voor hem te willen voorbereiden. Een vooruitblik op de werkzaamheden van deze taken houdt voor 2012 het volgende in: 4.9.4.1 Activiteitenplan van de auditcommissie 2012 De auditcommissie wordt gevormd door Inez van Gils en Thijs van den Hark (voorzitter). Het overleg in de auditcommissie wordt in ieder geval gevoerd met het cvb-lid met portefeuille Bedrijfsvoering en Personeel. Het jaar 2012 laat zich omschrijven als het jaar waarin de bedrijfsprocessen van OPTIMUS in control moeten komen en OPTIMUS in financieel opzicht klaar is om de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden. De activiteiten van de auditcommissie moeten aan die twee doelstellingen een bijdrage leveren. Concreet zullen de volgende activiteiten in 2012 door de auditcommissie ondernomen worden: 1. Door de tijdelijke aanpassingen in de organisatiestructuur van OPTIMUS vervult de auditcommissie de rol van controller. Periodiek zullen overzichten aangereikt worden door het cvb, besproken worden in de auditcommissie, waarvan gerapporteerd wordt in de rvt. Het betreft in ieder geval: a. De voortgang van de uitvoering van de begroting 2012. In het bijzonder wil de auditcie maandelijks geïnformeerd worden over de ontwikkeling van de omvang van de verschillende personeelscategorieën in fte’s én in geld uitgedrukt, in ieder geval met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2011. Als categorieën komen in aanmerking: directie, leraren, OOP uitgesplitst naar vast, regulier tijdelijk en vervanging. Eveneens de centrale organisatie, de CVP en de payroll-groep in beeld brengen. Ook wil de auditcie geïnformeerd worden over eventuele personele verplichtingen en de ontwikkeling in Bapoverlof. In de auditcommissie zullen nadere afspraken gemaakt worden over de precieze invulling van de informatiebehoefte zoals hierboven weergegeven. b. De risico’s die voorzien worden in de bedrijfsvoering op de korte en de lange termijn en de resultaten die geboekt worden ter beteugeling van de risico’s (lijst Michel vd Berg najaar 2011). c. De korte en lange termijn risico’s m.b.t. de financiële continuïteit van OPTIMUS en de maatregelen die genomen worden en de resultaten die geboekt worden om risico’s te beteugelen (zie meerjarenperspectief en Risico analyse gemaakt met Deloitte). d. De risico’s verbonden aan de beleggingsportefeuille en de geboekte resultaten van de beleggingen. e. De inrichting van de administratieve organisatie en de inrichting van de P&C cyclus. f. De uitvoering van de huisvestingsplannen. 2. Uitvoering van de keuze van de accountant en het doen van een voorstel voor de aanwijzing van de accountant door de rvt. Hierbij wordt door de auditcommissie wel de positie van de huidige accountant beschouwd. 3. Het vervullen van de klankbordfunctie voor het cvb en het voorbereiden van de behandeling in de rvt van: a. De meerjarenbegroting over de periode 2013 t/m 2016; b. De jaarbegroting 2013; c. De jaarrekening over 2012 inclusief de bespreking met de accountant; d. Het te ontwikkelen duurzaam business model voor OPTIMUS;

Handboek rvt 2012


23

e. Een geactualiseerd meerjaren huisvestingsplan; f. De gevolgen van de beoogde onderbrenging van een aantal facilitaire activiteiten in een afzonderlijke rechtspersoon. 4. De auditcommissie heeft het voornemen de ontwikkeling van en de risico’s verbonden aan de CPV intensief te volgen en wenst daartoe periodiek geïnformeerd te worden door het cvb. De leden van deze commissie zijn T. van den Hark (vz.) en I. van Gils. 4.9.4.2 Activiteitenplan van de commissie werkgeversrol 2012 1. 2. 3.

4.

5. 6.

Het opstellen van een algemeen profiel voor het cvb, alsmede het verkennen van een opvolgingsplanning. Het organiseren en (doen) houden van functioneringsgesprekken met het cvb en de individuele leden van het college. Het consulteren van de rvt en de organisatie ten behoeve van het houden van functioneringsgesprekken met het cvb en het bespreken van de resultaten van de functioneringsgesprekken met de rvt en met het cvb. Het evalueren en herijken van de bestaande arbeidsvoorwaarden van het cvb mede met behulp van externe referentiegegevens (weten regelgeving, benchmarken sectorgegevens). Conform de bepalingen daarover in het reglement van de rvt, de werving, selectie en de voordracht van leden van de rvt. In 2012 kan dat één vacature betreffen. Het afleggen van verantwoording van zijn taak doormiddel van openbare verslaglegging en bespreking van deze verslaglegging in een vergadering van de rvt.

De leden van deze commissie zijn P. Tijssen (vz.), W. van der Vorle en A. Daalmans. 4.9.4.3 Activiteitenplan van de commissie onderwijs 2012 Gegeven de algemene oriëntatie op de ontwikkelingsfase van de organisatie, wil de cie onderwijs in de eerste acht maanden van 2012, maandelijks een overleg met de portefeuillehouder voor onderwijs. De agenda van dat overleg wordt voornamelijk gevormd door de rapportages over de uitvoering van de afspraken zoals vastgelegd in het contract tussen rvt en cvb (zie 4.9.3). De leden van deze commissie zijn Y. Visser (vz.), A. Daalmans en W. van de Vorle.

Handboek rvt 2012


24

4.9.4.4 Activiteitenplan met betrekking tot formele medezeggenschap 2012 De rvt-leden die dit onderwerp voor de rvt voorbereiden willen minimaal één maal in 2012 een gesprek voeren met (G)MR leden. Ter voorbereiding hierop is een overzicht van contactmomenten en onderwerpen tussen het cvb en de GMR nodig (inhoudelijk en de kwaliteit van het verkeer tussen). Ter voorbereiding wordt aan de GMR het jaarverslag en het activiteitenplan van de GMR gevraagd. De rvt-leden (Th. van den Hark en A. Daalmans) bevragen de gesprekspartners op het thema kwaliteitsversterking als gevolg van het medezeggenschapsfunctioneren (zowel volgend als pro-actief).

Handboek rvt 2012


25

5 1. 2. 3. 4.

De Maatschappelijke Raad Het cvb richt in 2012 een stakeholdersraad op, bij voorkeur Maatschappelijke Raad geheten, waarin voor de strategie van de stichting belangwekkende stakeholders plaatsnemen. De Maatschappelijke Raad bestaat uit vijf tot maximaal zeven personen. De wijze waarop het cvb en de rvt zich met deze Maatschappelijke Raad verhoudt wordt nader geregeld bij de oprichting van de Maatschappelijke Raad. De rvt ondervraagt minstens éénmaal per jaar de voorzitter van de Maatschappelijke Raad om te toetsen of de maatschappelijke dialoog van de stichting goed functioneert en of de instrumentatie effectief en doelmatig is georganiseerd. Onder instrumentatie wordt verstaan kwaliteitshandvesten, klantenpanels, tevredenheidsonderzoeken etcetera.

De nagestreefde doelstellingen voor- en effecten van een Maatschappelijke Raad: -

-

Het bereiken van de maatschappelijke verankering door het van de scholen in de lokale/regionale gemeenschap, op zodanige wijze dat de scholen worden beschouwd als één van de pijlers van de samenleving; Het zijn van klankbord voor het cvb ten aanzien van ontwikkelingen in de meest brede zin; Het voeling houden met lokale- en regionale ontwikkelingen, deze signaleren en vertalen naar de onderwijssituatie; Het klankborden over betrokkenheid van de ouders bij onderwijs en leerlingaangelegenheden.

Handboek rvt 2012


26

6

Rechtspersoon

De statuten van de stichting en het reglement van de raad van toezicht en het college van bestuur: 6.1

De statuten van de stichting

Handboek rvt 2012


27

6.2

Reglement raad van toezicht

Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: de stichting: OPTIMUS, stichting voor katholiek, protestants -christelijk en interconfessioneel primair onderwijs, statutair gevestigd te Boxmeer de raad van toezicht: de raad van toezicht, het toezichthoudend orgaan van de stichting cvb: het orgaan belast met het besturen van de stichting statuten: de statuten van de stichting. Artikel 2 Het reglement 1. Dit reglement is gebaseerd op artikel 17 lid 2 van de statuten. 2. Dit reglement wordt vastgesteld en goedgekeurd door de rvt en treedt daarna in werking. 3. Dit reglement geldt voor onbepaalde duur en wordt, indien dit noodzakelijk wordt geacht door de rvt, maar in ieder geval 5 jaar na inwerkingtreding in samenhang met de statuten en het reglement van het cvb geëvalueerd en zonodig door de rvt aangepast. Artikel 3 Functies/kerntaken van de raad van toezicht De toezichthoudende taak van de rvt richt zich naar het belang van het katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs in Cuijk, Boxmeer, Landerd, Oss en Grave, het gemeentelijk onderwijsbeleid, de scholen die door de stichting in stand worden gehouden en het belang van de samenleving. De functies van de rvt zijn: 1. In het algemeen de maatschappelijke- en onderwijsprestaties van de OPTIMUS onderwijsorganisatie te versterken door een volwaardige en professionele countervailing power (tegenmacht) van het cvb te vormen, toezicht op het cvb uit te oefenen en zijn functioneren te legitimeren namens de (regionale) samenleving; 2. Het bewaken van de doelstelling(en) (en de continuïteit daarvan) van de stichting zoals vastgelegd in de statuten; 3. Het bewaken dat de waarde van de materiële en immateriële eigendommen van de stichting geborgd worden; 4. Het bevorderen dat het cvb voldoende doordacht en zorgvuldig handelt. Het controleren of het cvb handelt naar, in en vanuit, het belang van de stichting; 5. Het vragen om verantwoording door het cvb; 6. Het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de stichting; 7. Het vervullen van het werkgeverschap van het cvb; 8. Het fungeren als klankbord voor het cvb, door mee te denken en door zijn ervaring, kennis en kunde daartoe ter beschikking te stellen; 9. Het zorg dragen voor een goed functionerende rvt. AFDELING A TOEZICHT Artikel 4 Toezicht op de realisatie van de strategische doelstellingen 1. De rvt houdt toezicht op de strategie verbonden aan de activiteiten van de stichting en de mate waarin deze strategie is afgestemd op de doelstellingen van het gemeentelijk onderwijsbeleid. 2. Tevens bewaakt de rvt dat in het strategische beleid van de stichting de volgende elementen aan de orde komen: a. Het scheppen van een transparant beeld over welke onderwijsorganisatie OPTIMUS over 4 jaar wil zijn; b. Het scheppen van een transparant beeld over de positie welke OPTIMUS met zijn scholen in de regionale samenleving wil innemen.

Handboek rvt 2012


28

3.

De rvt bewaakt dat de in lid 1 en 2 genoemde onderwerpen in het strategische beleid adequaat opgenomen zijn en worden uitgewerkt in toetsbare doelstellingen.

Artikel 5 Het toezichthoudende instrument Om het toezicht verantwoord te kunnen uitoefenen werkt de rvt met: a. eenheid van visie van de rvt en het cvb op het realiseren van de doelen van de stichting, het beleid en de strategie; daarbij wordt rekening gehouden met ethiek en geldende normen en waarden; b. eenheid van visie van de rvt op de doelen van zijn toezicht; c. de analyse van het realiseren van de doelen, het daartoe gevoerde beleid en ontwikkelde strategie, met oog voor risicofactoren en aandacht voor doelmatigheid, rechtmatigheid, effectiviteit en efficiency; d. een toezichthoudend systeem dat onder meer bestaat uit een jaarlijkse planning en control cyclus, in ieder geval houdende een meerjarig beleidsplan en –begroting; en een jaarverslag met bijbehorende jaarrekening. e. een planning en control systeem, dat aansluit bij de door de instelling gebruikte model voor sturing, bedrijfsvoering en kwaliteit. Artikel 6 Accountant en externe deskundigheid 1. De rvt benoemt de externe accountant en formuleert in overleg met het cvb de opdracht aan de accountant voor de jaarlijkse controle van de jaarrekening. 2. Eenmaal in de vier jaar vindt een grondige beoordeling plaats van het functioneren van de externe accountant. 3. De rvt kan de accountant voor zijn oordeel en advies inschakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. 4. De rvt kan te allen tijde externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies inschakelen. 5. De rvt voorkomt belangenverstrengelingen van een lid of leden van de rvt alsmede van de leden van het cvb en van de accountant van de stichting en neemt bij het constateren ervan een zodanig besluit dat de belangenverstrengeling zo volledig en zo spoedig mogelijk ten einde komt. 6. De financiële consequenties van de inschakeling van de accountant of andere externe deskundigen komen voor rekening van de stichting. AFDELING B HET WERKGEVERSCHAP Artikel 7 Het werkgeverschap 1. De rvt is de werkgever van het cvb. 2. Ingevolge artikel 5 en 6 van de statuten benoemt, schorst en ontslaat de rvt de leden van het cvb. 3. De rvt voert jaarlijks een functioneringsgesprek zowel met het cvb als met zijn individuele leden. 4. De rvt spreekt met het cvb en met de leden van dit college een beoordelingsprocedure en een beoordelingskader af. Na afloop van de beoordelingsperiode wordt aan de hand van dit beoordelingskader door de rvt tot een oordeel gekomen. 5. De rvt bepaalt de rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, en de honorering van de leden van het cvb. Artikel 8 Werving van leden van het college van bestuur 1. Een vacature wordt vastgesteld door het cvb en gemeld aan de rvt. 2. De rvt vormt een benoemingsadviescommissie, bestaande uit 2 leden van de rvt, waaronder de voorzitter van de commissie, een lid van het cvb en een (school)directeur. 3. De benoemingsadviescommissie stelt een concept profielschets op.

Handboek rvt 2012


29

4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. 15.

Deze concept profielschets wordt ter advisering voorgelegd aan: a. het directeuren beraad OPTIMUS (DBO), b. de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, c. de directeur stafbureau. Deze geledingen krijgen de gelegenheid een advies uit te brengen m.n. gericht op de samenwerkingsrelatie van de betreffende geleding met het cvb. De rvt stelt de profielschets vast. Een extern selectiebureau werft en selecteert op basis van de profielschets een aantal geschikte kandidaten. De benoemingsadviescommissie voert met deze kandidaten een (aantal) gesprek(ken). Op basis van de gesprekken selecteert de benoemingsadviescommissie 1 à 2 kandidaten. Bij deze kandidaat/kandidaten wordt een assessment uitgevoerd. Het resultaat van het assessment wordt door de benoemingsadviescommissie besproken met de kandidaat/kandidaten. De benoemingsadviescommissie stelt een voordracht aan de rvt op. De rvt neemt een voorgenomen besluit over de te benoemen kandidaat. Voordat de rvt overgaat tot benoeming van de kandidaat heeft deze kandidaat kennismakingsgesprekken met: - (een vertegenwoordiging van) de directeuren van OPTIMUS primair onderwijs; - (een vertegenwoordiging van) de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en - de directeur stafbureau. De rvt ontvangt van deze vertegenwoordigers van de geledingen een op schrift gestelde beoordeling van deze gesprekken en stelt hen eventueel in de gelegenheid deze met hem te bespreken. De rvt neemt een besluit over de benoeming van de kandidaat.

AFDELING C KLANKBORD Artikel 9 Relatie met het college van bestuur 1. De rvt fungeert als klankbord voor het cvb: zowel door mee te denken als door zijn ervaring, kennis en kunde daartoe ter beschikking te stellen. 2. De voorzitter van de rvt fungeert als communicatiepartner voor het cvb. 3. Elk individueel lid van de rvt kan op incidenteel verzoek van het cvb deze met raadgeving terzijde staan. Het betreffende lid meldt zodanig verzoek aan de rvt of aan zijn voorzitter. AFDELING D HET FUNCTIONEREN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Artikel 10 Vergaderingen van de raad van toezicht 1. De rvt vergadert als regel in aanwezigheid van het cvb. Bij afwijking hiervan motiveert de rvt zijn besluit vanuit het belang van de stichting. Deze motivatie wordt in de verslaggeving vermeld. 2. De rvt vergadert als regel in openbaarheid tenzij hij besluit tot beslotenheid van de beraadslagingen, hetgeen gemotiveerd wordt vanuit het belang van de stichting, en het daaraan ontleende belang van de rvt en/of van het cvb en/of van personen. 3. De rvt werkt met een jaaragenda en een vergaderschema waarin de data voor het komende jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen. 4. De rvt maakt van zijn vergaderingen een verslag op hoofdpunten, alsmede een afsprakenlijst en een besluitenlijst. 5. Het verslag wordt bekend gemaakt op een door de rvt te bepalen wijze, tenzij er bepaalde punten zijn in het verslag die uit het belang van de stichting, en het daaraan ontleende belang van de rvt en/of van het cvb en/of van personen niet openbaar gemaakt dienen te worden. Artikel 11

Handboek rvt 2012

Informatievoorziening


30

De rvt dient ten aanzien van de informatievoorziening niet geheel afhankelijk te zijn van het cvb. Informatiestromen, informatiedragers en eigenstandige informatiekanalen worden (niet limitatief) in deze paragraaf beschreven. 1. De rvt is zelf verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Met behulp van de jaaragenda bepaalt de rvt in overleg met het cvb zijn informatievoorziening, waartoe in ieder geval behoren een tijdige informatie over het beleid, de doelrealisaties, de prestaties en resultaten, het aan de onderwijsinstelling verbonden risico, de maatschappelijke functie en de strategie. 3. De rvt wint informatie in dan wel houdt voeling met de organisatie en belanghebbenden: a. regulier door de informatieverstrekking door het cvb; b. facultatief door periodiek een ontmoeting met de directeur van het stafbureau en/of andere stafmedewerkers, het bijwonen van een vergadering van het directeurenberaad of de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, een gesprek met een wethouder, door locatiebezoeken, na overleg met het cvb; hiertoe stelt de rvt jaarlijks een planning op; c. door de aanwezigheid bij sociale, personele of andere evenementen van de Stichting. 4. Benchmarks De rvt kan opdracht geven aan het cvb dan wel een externe deskundige om de prestaties, bestedingen etc. van de stichting OPTIMUS primair onderwijs te benchmarken met vergelijkbare onderwijsorganisaties en deze betrekken in het oordeel over het maatschappelijke presteren van de stichting en het cvb. 5. Contra-expertise De rvt heeft het recht de accountant en/of externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen over elk door de rvt noodzakelijk geacht onderwerp. Artikel 12 Evaluatie 1. De rvt evalueert onderling elk jaar het functioneren en de samenstelling van het cvb, alsmede de relatie van de rvt met het cvb. De uitkomst van de evaluatie wordt met het cvb besproken. 2. De rvt evalueert onderling elk jaar zijn functioneren en communiceert over de uitkomst van deze evaluatie met het cvb. 3. Elk jaar evalueert de rvt onderling zijn functioneren als een collegiaal orgaan, het functioneren van de leden, en het functioneren van de voorzitter en vice voorzitter, en zijn omgang met het cvb. De rvt informeert het cvb over de uitkomsten van deze evaluatie. Artikel 13 Algemeen competentieprofiel leden van de raad 1. De rvt stelt voor de leden en de (vice-)voorzitter van de rvt een algemeen competentieprofiel op, welke afgeleid wordt van zijn taken en het doel van de stichting. 2. De rvt gaat niet tot vaststelling van het algemeen competentieprofiel over dan nadat het cvb en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad advies over de profielschets hebben uitgebracht, dan wel in de gelegenheid zijn geweest advies uit te brengen. 3. Het competentieprofiel is tevens de basis voor de evaluatie van de leden van de rvt, als bedoeld in art. 12, lid 3. Artikel 14 Werving van de leden van de raad 1. Bij het ontstaan van een vacature in de rvt stelt de rvt het algemene competentieprofiel bij met het oog op de benodigde en evenwichtige spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines, welke in de rvt aanwezig dienen te zijn. 2. De werving van kandidaten voor een zetel in de rvt geschiedt door middel van publicatie of advertentie. De kandidaten dienen schriftelijk te reageren onder overlegging van hun motivatie en hun CV.

Handboek rvt 2012


31

3.a 3.b 4. 5. 6. 7.

De rvt stelt een selectiecommissie in, bestaande uit leden van zijn rvt en uit een lid van het cvb. De selectiecommissie heeft tot taak een of meerdere kandidaten voor een zetel in de rvt te selecteren. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad heeft een bindend voordrachtrecht voor één lid rvt. Na de selectie doet de selectiecommissie een gemotiveerde voordracht aan de rvt over de te benoemen kandidaat. De rvt neemt een voorgenomen besluit over de te benoemen kandidaat. Voordat de rvt overgaat tot benoeming heeft deze kandidaat c.q. hebben deze kandidaten kennismakingsgesprekken met de rvt en met het cvb, waarna de rvt al dan niet tot benoeming van de kandidaat besluit en dit zorgvuldig afhandelt. Het nieuw benoemde lid van de rvt verklaart door de ondertekening van een benoemingsbrief de benoeming te aanvaarden en in te stemmen met de statuten en reglementen van de stichting. De rvt stelt een introductieprogramma op voor nieuwe leden van de rvt.

ARTIKEL 15 Aftreden en herbenoeming Leden van de rvt die aftredend zijn volgens het rooster van aftreden, kunnen op grond van de statuten tweemaal voor herbenoeming in aanmerking komen. Voordat tot de herbenoeming kan worden overgegaan, beoordeelt de rvt of de herbenoeming past in de actuele profielschets van de rvt. ARTIKEL 16 Functies in de raad 1. Naast de reguliere toezichthoudende taken van elk lid van de rvt heeft de voorzitter de volgende specifieke taken: a. de voorzitter geeft leiding aan de rvt en aan diens toezicht; b. de voorzitter stelt de agenda op; c. de voorzitter bewaakt de invoering en het hanteren van het toezichthoudend systeem en de daarbij behorende informatievoorziening; d. de voorzitter bewaakt de besluitvorming volgens de statuten en reglementen; e. de voorzitter bewaakt de werkgeverstaken van de rvt; f. de voorzitter bewaakt de regeling van de besturing; g. de voorzitter controleert of de rvt zijn statutair voorgeschreven taken en bevoegdheden uitoefent; h. de voorzitter bewaakt de eigen werkzaamheden van de rvt en houdt het overzicht hierover; i. de voorzitter ziet toe op het goed functioneren van de door de rvt ingestelde commissies; j. de voorzitter ziet toe op de verantwoording welke de rvt af dient te leggen; k. de voorzitter ondertekent namens de rvt. 2. De secretaris beheert het archief van de rvt, draagt zorg voor het regelen van de verslaglegging van zijn vergaderingen en ondertekent namens de rvt volgens artikel 16 lid 4. In geval van ontstentenis van de voorzitter treedt de secretaris op als plaatsvervangend voorzitter. 3. Voorzitter en secretaris ondertekenen namens de rvt de contracten met (leden van) het cvb, de correspondentie van de rvt en de verslagen van de vergaderingen van de rvt. ARTIKEL 17 Commissies van de raad 1. De rvt kan een of meer commissie(s) instellen, bestaande uit leden van de rvt dan wel bestaande uit externe deskundigen en leden van de rvt. 2. Zowel de commissies als de individuele leden met een specifieke taak werken met een schriftelijke opdrachtverstrekking, waarin het doel van de werkzaamheden, het product en/of resultaat, de tijdsduur, de werkwijze inclusief verslaglegging en de verantwoording aan de rvt zijn vastgelegd. ARTIKEL 18

Handboek rvt 2012

Kwaliteit en deskundigheid


32

De rvt houdt zijn kwaliteit op peil door middel van een programma van deskundigheidsbevordering, opgesteld aan de hand van een inventarisatie van door hem te verrichten taken en aanwezige deskundigheden en vermeldt dit in zijn jaarverslag. ARTIKEL 19 Vacatiegeld, kosten en verzekering 1. De rvt stelt zelf zijn vacatiegeld vast. De rvt beargumenteert hoe hij tot de hoogte van het vacatiegeld is gekomen en hoe het Advies van de Vereniging van Toezichthouders in Onderwijsinstellingen inzake Honorering van raden van toezicht (besturen) van onderwijsinstellingen daarbij een rol heeft gespeeld. 2. De kosten, welke de rvt voor zijn werkzaamheden maakt, zijn budgetten voor: a. vergaderingen; b. bijeenkomsten; c. vacatiegeld van de leden; d. deskundigheidsbevordering, als symposia, congressen, cursussen en trainingen; e. lidmaatschap vereniging voor toezichthouders, literatuur; f. onkostenvergoeding op declaratiebasis; g. aansprakelijkheidsverzekering. 3. Alle kosten van de rvt worden zichtbaar gemaakt in het jaarverslag van de stichting. ARTIKEL 20 Verslag van de rvt De rvt stelt jaarlijks een verslag op van zijn functioneren en de bevindingen welke daaruit zijn voortgekomen. Dit verslag maakt onderdeel uit van het jaarverslag van de stichting. Onderdelen in het verslag van de rvt zijn in ieder geval: 1. De namen van de leden, hun beroep, leeftijd, en nevenfuncties welke van belang zijn voor het lidmaatschap van de rvt. 2. Het rooster van aftreden en benoeming en het aantal termijnen. 3. Het verslag van zijn werkzaamheden in de verslagperiode alsmede de bevindingen welke daaruit zijn voortgekomen (onder andere de uitoefening van zijn hoofdtaken, de onderwerpen die aan de orde zijn geweest, de beoordeling van de realisatie van de onderwijsdoelen en de maatschappelijke taak, het contact met belanghebbenden) 4. De ontwikkeling van het instrumentarium van de rvt (statuten, reglementen, codes, regeling van deskundigheid, regeling van de honorering, e.d.).

Handboek rvt 2012


33

Aldus vastgesteld door de rvt in zijn vergadering van 27-02-2012. A.C.M. Daalmans, voorzitter

Th.E.M. van den Hark, lid

I. van Gils-de Vries, vice voorzitter/secretaris

Y.T.J.M. Visser, lid

W.B.H. van de Vorle, lid

P. Tijssen, lid

Handboek rvt 2012


34

6.3

Reglement college van bestuur

6.3.1 Algemene verantwoordelijkheden 1. 2.

3. 4.

5.

Het cvb is verantwoordelijk voor de statutair aan hem toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het cvb dient primair het belang van de stichting bij het realiseren van de doelen en de maatschappelijke functie van de stichting en maakt secundair bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die betrokken zijn bij de stichting. De leden van het cvb zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het bestuur van de stichting, binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden. De leden van het cvb zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zullen uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten, die het belang of de reputatie van de stichting schaden. Het cvb bevordert dat de medewerkers van de stichting zich ook volgens deze norm gedragen. De leden van het cvb zijn in het bijzonder verantwoordelijk voor vaststelling en realisatie van de doelen van de stichting.

6.3.2 Specifieke verantwoordelijkheden 1.

2.

3.

Het cvb wordt voorgezeten door de voorzitter, die - naast zijn aandeel in de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb en naast zijn afzonderlijke verantwoordelijkheden voortkomend uit de toedeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden - in het bijzonder verantwoordelijk is voor de voortgang van de werkzaamheden van het cvb, het proces van besluitvorming van het cvb, en voor de communicatie en het overleg tussen cvb en rvt. Een lid van het cvb is afzonderlijk verantwoordelijk voor de aan hem toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, zulks binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden. Onverminderd de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb is een lid van het cvb als eerstverantwoordelijke aanspreekbaar, door de rvt en door het cvb, op de aan dit bestuurslid toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, met name wat betreft het concipiëren, plannen, voorbereiden, uitvoeren, en evalueren van het beleid dat daartoe behoort. De leden van het cvb ontwerpen onderling een toedeling van bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, binnen de door de rvt aangegane contractuele relaties. De vigerende toedeling wordt als bijlage aan dit reglement toegevoegd.

6.3.3 Doelen van het besturen Doel van het besturen is het realiseren van het doel van de stichting. 1. Het cvb realiseert de maatschappelijke doelen die na samenspraak met de interne geledingen en na verkregen goedkeuring van de rvt zijn vastgesteld, dan wel die door de overheid in weten regelgeving zijn vastgelegd en voorgeschreven. 2. Het cvb is verantwoordelijk voor realisatie van de doelen op strategisch en op beleidsmatig niveau ten aanzien van het verlenen van onderwijs, de onderwijsproducten en onderwijsdiensten, het onderwijsbedrijf en de leiding (management), met aandacht voor de kwaliteitsaspecten van onderwijs en bedrijf, de tevredenheid van ouders en leerlingen, de personeelstevredenheid, de financiering en het financiële beheer. 3. Het cvb legt de verwerkelijking van de doelen zoals genoemd in artikel 3.1 en 3.2 vast in een cyclus van planning en control, bestaande uit ondermeer een

Handboek rvt 2012


35

beleidsplan - met focus op meerdere jaren met bijbehorende meerjarenraming, een jaarwerkplan - met bijbehorende begroting en ter afronding een jaarrekening met jaarverslag. In de hier genoemde beleidsdocumenten wordt aandacht besteed aan de prestaties en resultaten van de onderwijsinstelling, het daaraan verbonden risico en aan het risicobeheer. 6.3.4

Taken bij het besturen

Het cvb heeft tot taak: a. de visie voor het besturen te ontwikkelen en te implementeren; b. de doelen van het beleid en van de uitvoering daarvan vast te stellen, zowel voor de onderwijsinstelling als voor de onderwijsverlening; c. de strategie te vormen, te implementeren, te voeren, en te evalueren; d. te beslissen als eindverantwoordelijke in de besluitvorming; e. intern en extern te communiceren; f. leiding te geven en medewerkers te motiveren; g. als werkgever van de medewerkers op te treden; h. de continuïteit van de organisatie te waarborgen; i. de organisatieontwikkeling en het management development te beheersen; j. de organisatie in al zijn facetten te beheren; k. de onderwijsinstelling extern als bestuur te verantwoorden overeenkomstig de governance code; l. de behartiging van de pastorale en katechetische aspecten in het onderwijs te waarborgen. 6.3.5

1.

2. 3.

4.

Verantwoording Het cvb verantwoordt zijn collectieve verantwoordelijkheid. Onverminderd de collectieve verantwoordelijkheid van het cvb, verantwoordt een lid van het cvb zich, ten overstaan van de rvt en/of het cvb, primair voor de aan dit bestuurslid toegedeelde bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, met name op het concipiëren, plannen, voorbereiden, uitvoeren, en evalueren van het daartoe behorende beleid. Leden van het cvb verantwoorden hun beleid en uitvoering van beleid binnen het cvb. Het cvb is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de rvt. Leden van het cvb zijn samen en afzonderlijk aan de rvt verantwoording schuldig over de doelrealisatie van de doelen zoals genoemd in artikel 3.1 t/m 3 over het daartoe ontwikkelde en gevoerde beleid en de strategie, over de bedrijfsvoering, en over de gehele organisatie. Het afleggen van verantwoording door het cvb vindt plaats in een vergadering van de rvt dan wel in een daartoe aangekondigd, voorbereid en opgezet, overleg tussen het cvb en de rvt. Het cvb, of leden van het cvb, verantwoorden zich niet in individuele contacten met de voorzitter of met één of meer leden van de rvt.

6.3.6 Bereikbaarheid en waarneming 1

2.

Het cvb draagt er zorg voor dat minstens één lid van het cvb in functie bereikbaar is. In incidentele gevallen kan een medewerker uit de organisatie met de waarneming worden belast op basis van schriftelijk vastgelegde taken en bevoegdheden. De leden van het cvb nemen gedurende korte periodes van afwezigheid onderling voor elkaar waar. In geval van afwezigheid langer dan een maand (wegens ziekte, vakantie of anderszins) van een lid van het cvb stelt het cvb een voordracht op voor de rvt voor de eventuele waarneming dan wel deelt aan de rvt mee hoe het cvb de waarneming tussen de leden van het cvb onderling regelt.

Handboek rvt 2012


36

6.3.7 Vergaderingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

6.3.8

1. 2. 3.

4.

5.

6.

7.

Het cvb stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het lopende kalenderjaar de vergaderdata en tijdstippen vast voor de vergaderingen van het eerstvolgende jaar. Het cvb komt — zoals statutair voorgeschreven — tenminste één maal per maand in vergadering bijeen. De voorzitter van het cvb roept de vergadering bijeen. Wegens dringende redenen kan ieder lid van het cvb een vergadering bijeenroepen. De vergaderingen van het cvb worden voorgezeten door de voorzitter van het cvb. Elk lid van het cvb is gerechtigd agendapunten voor te stellen voor de vergadering van het cvb. De voorzitter van het cvb stelt de agenda vast, de leden van het cvb gehoord hebbende. Het cvb kan zich tijdens de vergadering structureel of incidenteel laten bijstaan door hiertoe, door het cvb uitgenodigde medewerkers van de stichting of derden, niet zijnde leden van de rvt. Van de vergaderingen van het cvb wordt een schriftelijk verslag gemaakt. De verslaglegging is geen woordelijke weergave, maar vermeldt per onderwerp de gemaakte afspraken alsmede de eventueel genomen besluiten. Het verslag, de afsprakenlijst, en het besluitenregister worden in de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. De voorzitter draagt zorg voor de verslaglegging en kan hiertoe een medewerker van de stichting uitnodigen de vergaderingen bij te wonen. Besluitvorming De besluitvorming van het cvb vindt plaats conform de in artikel 9 van de Statuten van de stichting gegeven voorschriften. Besluiten die als gevolg van de Statuten onderworpen zijn aan de goedkeuring van de rvt worden uitsluitend in een vergadering van het cvb genomen. Het betreffende onderwerp wordt dan te allen tijde in de agenda opgenomen. Het cvb, en elk afzonderlijk lid van het cvb, streeft er naar dat besluiten in onderlinge overeenstemming met elkaar worden genomen. In het bijzonder bevordert de voorzitter van het cvb dat besluitvorming tot stand komt, en dat dit op een zorgvuldige wijze geschiedt, bij voorkeur collectief gedragen op basis van consensus. Indien binnen het cvb geen overeenstemming wordt bereikt bij eerste besluitvorming, dan wordt het voorgenomen besluit geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het cvb, tenzij de voorzitter van het cvb van mening is dat uitstel van de besluitvorming niet verantwoord is. Hij neemt dan een besluit vanuit het belang van de stichting. Bij blijvende stagnerende besluitvorming neemt de voorzitter van het cvb een besluit indien dit in het belang van de stichting is. De overige leden van het cvb committeren zich aan dit besluit, ook in de uitvoering en de presentatie van het door de voorzitter terzake genomen besluit. Beleidsbesluiten over aangelegenheden die behoren tot de individuele bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden van een lid van het cvb, kunnen in een vergadering van het cvb alleen worden genomen als het betreffende lid aanwezig of vertegenwoordigd is, tenzij de voorzitter oordeelt dat aanhouden van de besluitvorming niet in het belang van de stichting is. Over de uitvoering van het beleid dat door het cvb is vastgesteld, is een lid van het cvb binnen zijn bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden, bevoegd besluiten te nemen. Het lid van het cvb informeert het cvb over zijn besluiten door een schriftelijke rapportage dan wel in de vergadering van het cvb.

Handboek rvt 2012


37

8. 9.

Leden van het cvb hebben de bevoegdheid om de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering van een ander lid van het cvb in de vergadering van het cvb aan de orde te stellen. Een lid van het cvb treedt niet uitvoerend op in het functioneren van een organisatieonderdeel dat valt onder de bevoegdheden, verantwoordelijkheden, functies, taken of aandachtsgebieden van een ander lid van het cvb, tenzij dit naar het oordeel van de voorzitter van het cvb in het belang is van de stichting of van het organisatieonderdeel, en het noodzakelijk is in een niet uitstelbare situatie. Hierover vindt overleg plaats met het lid van het cvb aan wie het functioneren volgens artikel 2.3 is toegedeeld, tenzij dit feitelijk onmogelijk is.

6.3.9 Medezeggenschap en inspraak 1. 2. 3.

Uitgaande van het belang van de stichting en van het belang van de gebruikers van de instellingen van de stichting, streeft het cvb in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. Het cvb onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens de medewerkers (de Medezeggenschapsraad) als een functioneel element van en in de organisatie en benut dit overleg ten volle. Het cvb neemt de vigerende weten regelgeving terzake in acht en bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen.

6.3.10 Openheid en externe verantwoording

1. 2.

3.

4.

Het cvb draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting - en van zijn instellingen en organisatie - bestuurlijk, juridisch, organisatorisch, financieel, goed en inzichtelijk geregeld zijn en verantwoord worden. Het cvb biedt openheid over het beleid, het geboden onderwijs en de prestaties van de stichting. Het cvb legt verantwoording af aan degenen waartoe de wet- of regelgeving oproept en staat bij het concipiëren, ontwikkelen en uitvoeren van zijn beleid open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Het cvb bevordert actief - intern en extern - informatieverstrekking, verantwoording en de mogelijkheid tot beleidsbeïnvloeding. Het cvb stelt vast wie de belanghebbenden bij de realisatie van de doelstelling van de stichting zijn en raadpleegt hen volgens wettelijk voorschrift over: a. de vaststelling of wijziging van de missie, doelstelling of grondslag van de onderwijsorganisatie b. het overdragen van de zeggenschap over de onderwijsorganisatie of over een belangrijk deel daarvan en over besluiten tot fusie of tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere onderwijsorganisatie c. opheffing of een belangrijke inkrimping van - dan wel belangrijke uitbreiding van de werkzaamheden van de onderwijsorganisatie, besluiten tot concentratie of deconcentratie van de onderwijsorganisatie d. structurele sluiting van afdelingen, dependances of locaties, de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van het te verlenen onderwijs Het cvb bevordert dat de leerkrachten niet alleen intern maar ook extern verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met inachtneming van de vigerende wet en regelgeving.

6.3.11 Deskundigheid 1.

Het cvb is ervoor verantwoordelijk dat in het cvb voldoende deskundigheden en vaardigheden gewaarborgd blijven.

Handboek rvt 2012


38

2.

3.

Elk lid van het cvb draagt er zorg voor dat zijn kennis en kunde ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de stichting. Elk lid van het cvb laat zich daarop aanspreken door de overige leden van het cvb of door de rvt via de functioneringsgesprekken. Wanneer een lid van het cvb in specifieke gevallen de kennis en/of ervaring mist om in het belang van de stichting adequaat te handelen, dan laat hij zich bijstaan door de overige leden van het cvb of door andere deskundigen.

6.3.12 Evaluatie 1. 2.

Het cvb bespreekt ten minste éénmaal per jaar zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen, en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij. Het cvb maakt verslag van deze bespreking op, en informeert de rvt op hoofdlijnen hierover.

6.3.13 Gedragsregels

1. 2.

3.

4. 5.

Het cvb handelt vanuit en in het belang van de onderwijsinstelling, conform de doelstelling die daartoe in de statuten is vastgelegd. Elk lid van het cvb heeft de plicht te vermijden dat er een belangenverstrengeling tussen de stichting en het lid van het cvb ontstaat, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling door het bestuurslid wordt opgeroepen. a. Indien een lid van het cvb voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of een ander lid van het cvb zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter van het cvb. Indien naar het oordeel van het cvb zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet, en de bezwaren daarvan kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betrokken lid aan die voorziening mee. Indien naar het oordeel van het cvb een meer dan incidentele onverenigbaarheid van belangen aan de orde is, dan zorgt het betreffende bestuurslid onverwijld voor opheffing van de tegenstrijdige of onverenigbare belangen. b. Indien een lid van het cvb voorziet dat een nevenfunctie invloed zal, of nevenwerkzaamheden zullen, (gaan) hebben op de positie als lid van het cvb, dan meldt hij dit terstond aan de voorzitter van het cvb. Indien naar de mening van het cvb de status van het cvb negatief beïnvloed wordt, of de participatie aan de werkzaamheden van het cvb schade ondervindt, dan beëindigt het betreffende lid deze nevenfunctie of nevenwerkzaamheden. c. Elke afwijking van de bepalingen in artikel 13, sub a en b wordt onverwijld aan de rvt gemeld. Die meldingsplicht betreft ook tijdelijke voorzieningen. De leden van het cvb zijn verplicht tot geheimhouding van wat hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van het cvb. De leden van het cvb doen geen publieke uitspraken over het beleid en over bestuursbesluiten, tenzij op verzoek van dan wel na overleg met de voorzitter, die het aanspreekpunt van het cvb is. De leden van het cvb zullen zich ervan onthouden: a. middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen van de stichting b. middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de stichting werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de stichting c. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de rvt personen in dienst van de stichting voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten, of iets dat aan de stichting toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken. d. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de rvt deel te nemen aan het toezicht of het bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk

Handboek rvt 2012


39

producten en/of diensten ten behoeve van de stichting kunnen offreren dan wel samenwerken met de onderwijsinstelling dan wel voor samenwerking in aanmerking komen. 6.3.14 Slotbepalingen

1. 2. 3.

Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van het cvb na verkregen goedkeuring van de rvt. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het cvb met inachtneming van de wettelijke bepalingen en de Statuten van de stichting. Bij de jaarlijkse evaluatie van het cvb gaat het cvb na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet.

Aldus vastgesteld, Na ingewonnen advies van de Medezeggenschapsraad, evenals na ingewonnen goedkeuring van de rvt, door het cvb in zijn vergadering van 10 februari 2009.

M.J.A. van Baast Voorzitter college van bestuur

G.A.M. Thijssen Lid college van bestuur

En goedgekeurd door de rvt in zijn vergadering 16 februari 2009

A.C.M. Daalmans Voorzitter raad van toezicht

Handboek rvt 2012

Mw. I. van Gils-de Vries Vice-vz/secretaris raad van toezicht


40

7 Bezoldiging van de raad van toezicht Eventuele bezoldiging van de leden van de rvt en onkostenvergoedingen aan leden van de rvt geschieden op geleide van een door de rvt vastgesteld en op hoofdlijnen in het jaarverslag openbaar gemaakt reglement. Jaarlijks wordt door het cvb uitdrukkelijk in de jaarrekening verwoord welke bedragen op grond van deze regeling zijn uitgegeven. Zie hiervoor bijlage 8.8.

Handboek rvt 2012


41

8

Bijlagen

8.1

Commissies van de raad van toezicht

8.1.1 Inleiding Het is niet noodzakelijk dat alle leden van de interne toezichthouder in staat zijn steeds (met gelijke deskundigheid) invulling kunnen geven aan alle taken/vervulling van alle rollen van het toezichthoudend orgaan. Doorslaggevend is de vraag in hoeverre de toezichthouder als collectief in staat is deze functionele rollen te vervullen. De rvt van OPTIMUS heeft ervoor gekozen om, ter ondersteuning van zijn taak, commissies in te stellen. Voor het lidmaatschap van een commissie zijn specifieke deskundigheid en affiniteit met het “onderwerp van een commissie” van betekenis. De rvt stelt de commissies in op geleide van zijn behoefte daar aan. De commissies ondersteunen de rvt bij zijn werkzaamheden. Deze ondersteuning kan een adviserend maar ook een uitvoerend karakter hebben. De rvt bepaalt wat er met de producten van het werk van de commissies gebeurt. De rvt herijkt bij continuering van een commissie jaarlijks de opdracht/het toezichtplan en de samenstelling van de commissie. Het lidmaatschap van een commissie wordt jaarlijks bij de algemene (zelf-)evaluatie betrokken. Commissies worden als regel samengesteld uit leden van de rvt. 8.1.2

1.

2. 3.

4.

5.

6. a. b. c.

De auditcommissie van de raad

De auditcommissie wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit tenminste twee leden. De rvt benoemt de leden van de auditcommissie, waaronder de voorzitter van de auditcommissie. Het voorzitterschap van de auditcommissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt. Tenminste één van de leden van de auditcommissie is een financieel expert. De samenstelling van de auditcommissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. De auditcommissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. De primaire taak van de auditcommissie is het voorbereiden van de besluitvorming door de rvt. De rvt blijft als geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken. Deze verantwoordelijkheid strekt zich ook uit over de wijze waarop de auditcommissie haar werkzaamheden uitvoert. De auditcommissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen. De auditcommissie richt zich in ieder geval op het toezicht op het cvb ten aanzien van: de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante weten regelgeving en het toezicht op de werking van integriteitcodes en het treasurybeleid; de financiële informatieverschaffing door de stichting; de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de externe accountants;

Handboek rvt 2012


42

d. 7.

8. a. b. c. d.

de wijze waarop het cvb tussentijdse cijfers en informatie tot stand brengt, alsmede over de mate waarin, waar van toepassing, de externe accountant dergelijke informatie beoordeelt. De auditcommissie schenkt bijzondere aandacht aan complexe en/of ongebruikelijke transacties in de jaarrekening en zij richt zich voorts op gebieden waarbij oordeelsvorming een belangrijke rol speelt zoals waardering van activa en passiva en voorzieningen. De taken en verantwoordelijkheden van de auditcommissie ten aanzien van de externe accountant zijn de volgende: fungeren als het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert in de inhoud van de financiële berichten; het adviseren van de rvt over de benoeming van de externe accountant; jaarlijks rapporteren aan de rvt over de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en het functioneren van de externe accountant; het adviseren van de rvt en het cvb, welke ten minste eenmaal in de twee jaar gezamenlijk oordelen over het functioneren van de externe accountant.

8.1.3 De commissie werkgeversrol van de raad 1.

2. 3.

4. a. b. c. d. -

e.

De commissie werkgeversrol wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit ten minste twee leden. De rvt benoemt de leden van deze commissie, waaronder de voorzitter van de commissie. Het voorzitterschap van de commissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt. De samenstelling van de commissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. De commissie is binnen de rvt belast met: het voeren van beoordeling-/functioneringsgesprekken met het cvb; het doen van voorstellen met betrekking tot een algemene profielschets voor leden van het cvb en het voorzien in een opvolgingsplanning voor dit cvb; het doen van voorstellen aan de rvt betreffende het te voeren bezoldigingsbeleid voor leden van het cvb; het doen van voorstellen inzake de bezoldiging van de individuele leden van het cvb waarin in elk geval aan de orde komen: de bezoldigingsstructuur; de hoogte van de vaste bezoldiging en/of variabele bezoldigingscomponenten; pensioenrechten, afvloeiingsregelingen en overige vergoedingen, alsmede de prestatiecriteria en de toepassing daarvan en, indien daartoe aanleiding bestaat, het doen van voorstellen tot wijziging van of aanvulling op de bezoldiging van individuele leden van het cvb, welke bezoldiging en eventuele wijziging en/of aanvulling ter vaststelling worden voorgelegd aan de rvt; De commissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen.

8.1.4

1.

De commissie onderwijs, identiteit en kwaliteitszorg van de raad

De commissie onderwijs, identiteit en kwaliteitszorg wordt samengesteld uit de rvt en bestaat in beginsel uit ten minste twee leden. De rvt benoemt de leden van deze commissie, waaronder de voorzitter van de commissie. Het voorzitterschap van de commissie kan niet worden vervuld door de voorzitter van de rvt.

Handboek rvt 2012


43

2. 3.

4. 5. 6.

De samenstelling van de commissie wordt bekend gemaakt in het jaarverslag en via de website van de stichting. De commissie vergadert ten minste tweemaal per jaar. Vergaderingen kunnen door elk van de commissieleden bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. Verslagen van de vergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld aan de commissieleden en aan de overige leden van de rvt. De commissie is binnen de rvt belast met het voorbereiden van de bespreking en de besluitvorming inzake: De volledige maatschappelijke opdracht van de onderwijsorganisatie; De levensbeschouwelijke identiteit; De professionalisering in het perspectief van de strategische doelen. De commissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de rvt uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de rvt als geheel kan uitoefenen. De commissie legt voornemens voor haar activiteiten jaarlijks ter vaststelling voor aan de rvt.

Handboek rvt 2012


44

8.2

Algemeen functieprofiel voor (leden van) de raad van toezicht

Inleiding: Het algemene functieprofiel voor de rvt wordt primair en vooral ingericht op geleide van de taken van de rvt. Het belangrijkste domein voor toezicht betreft: het maatschappelijk belang van de onderwijsorganisatie en de positie van belanghebbenden in en bij de organisatie; het toezien op het inspiratiegehalte van de doelen van de onderwijsorganisatie. De rvt moet uiteraard ook toezien op (aspecten van de) bedrijfsvoering. De raad, een collegiaal team De taken en bevoegdheden zijn aan de rvt en niet aan individuele toezichthouders opgedragen. De voorzitter coördineert het functioneren van de rvt en van zijn leden. De rvt moet vaardig besluiten kunnen nemen over onderwerpen waarover (ook bij belanghebbenden) vele uiteenlopende meningen over goed, minder goed en slecht bestaan. Hier doen zich (inherent aan het onderwerp “onderwijs”) de volgende vragen voor: Hoe bereikt de rvt overeenstemming over deze onderwerpen en wel op een zodanige wijze dat het (publiek) spreken erover vanzelfsprekend met één mond zal plaatsvinden? Wanneer mag de rvt ervan uitgaan dat een door hem genomen besluit geldig mag heten te zijn? In het functioneren van de rvt staat communicatie centraal. Daarbij baseert de rvt zich op de theorie van communicatief handelen van J. Habermas. Deze theorie is kort behandeld in hoofdstuk 3, paragraaf 3.4. Samengevat komt het erop neer, dat: een norm kan enkel geldigheid afdwingen als alle betrokkenen de gevolgen en neveneffecten, die volgen uit de algemene opvolging van die norm ten overstaan van de belangen van eenieder, zonder dwang kunnen aanvaarden. Dat heet rechtvaardigheid. In dergelijke communicatieprocessen groeit steeds opnieuw een beeld van het menselijke leven en van de samenleving aan de vorming waarvan een onderwijsorganisatie dienstbaar wil zijn. De relatie van de raad van toezicht met het college van bestuur Het cvb heeft een autonome bestuursbevoegdheid ten opzichte van de rvt. De toezichthouder bemoeit zich dus niet met het dagelijkse beleid. Toezicht impliceert beperking. Het is niet de bedoeling dat de toezichthouder nog eens gaat overdoen wat het cvb in eerste instantie deed. De rvt is geen beroepsinstantie die een zaak opnieuw behandelt. De toezichthouder moet er op letten dat besluitvorming door het cvb zorgvuldig tot stand komt en past in het afgesproken perspectief en het daarvan afgeleide beleid. Hij toetst daartoe derhalve aan algemene beginselen en bijvoorbeeld aan een beleidsplan. De toets is zowel formeel (volgens de wet, statuten en regels van zorgvuldigheid) als inhoudelijk (stoelt het voorgelegde bestuursbeleid en de beleidsuitvoering op goede gronden). Tussen de rvt en het cvb moet een vertrouwensrelatie bestaan. De rvt moet erop kunnen vertrouwen dat hij voldoende en juiste informatie van het cvb ontvangt. Het cvb mag verwachten dat de rvt daar wat mee doet, door het geven van een bezonnen oordeel en advies. Enerzijds de vertrouwde adviseur, anderzijds de toezichthouder die het functioneren van het cvb beoordeelt en hem in het slechtste geval ontslaat. Dat maakt de relatie van nature gevoelig. De rvt heeft recht op alle inlichtingen die hij nodig acht; moet de boeken kunnen inzien

Handboek rvt 2012


45

en de scholen kunnen betreden. Het is echter niet gewenst dat elke toezichthouder aldus op eigen houtje op informatie uitgaat. Toezichthouders dienen van tijd tot tijd ook informatie van anderen dan het cvb te kunnen krijgen, maar niet zonder coördinatie door hun voorzitter en als regel niet buiten het cvb om. De werkzaamheden van de leden van de rvt concentreren zich rond vergaderingen, naar aanleiding van ontvangen stukken. Van de voorzitter van de rvt wordt continue aandacht verlangd. Hij zal in gedachten de organisatie dagelijks volgen en moeten meedenken met het cvb zonder deze voor de voeten te lopen. Bij voorkeur kent hij de leden van het tweede echelon, de staf en het presidium van de GMR. Karaktereigenschappen als betrouwbaarheid en empathisch vermogen zijn belangrijk. In de voorzitter moeten de andere toezichthouders, het cvb en de GMR vertrouwen kunnen stellen. Die vertrouwenspositie impliceert ook neutraliteit en soms afstandelijkheid. Dat komt omdat hij in een centrum van relatiepatronen staat en elke relatie op vertrouwen aanspraak mag maken. Het gaat hier niet zozeer om een subjectief persoonlijk vertrouwen, maar meer om een objectief zakelijk vertrouwen, gebaseerd op een degelijk gedragspatroon en consistent beleid. Een inhoudelijk vertrouwen dat respect oplevert. De voorzitter onderhoudt nauw, zo nodig frequent, contact met (de voorzitter van) het cvb. Hij is hem tot steun. Hij overlegt met hem inzake de agenda van de vergaderingen van de rvt. Via een periodiek schema (bv. 1x per 3 weken) spreekt hij de voortgang door met (de voorzitter van) het cvb. Hij moet ervan op aan kunnen dat hij dan in het vroegste stadium van alle relevante informatie op de hoogte wordt gehouden. Aldus kan hij meedenken en meesturen. Let wel: uitdrukkelijk niet mee besturen! Deze intermediaire functie van de voorzitter is een zeer wezenlijke. Onmisbare (algemene) persoonlijke eigenschappen en verworvenheden van leden van de raad zijn een autonome, onafhankelijke persoonlijkheid; integriteit; moed: durven aanspreken, onderwerpen ter discussie durven stellen, besluiten durven te nemen, durven verantwoorden; ervaring: in eindverantwoordelijkheid, in besturen en/of toezien, in overleg met externe relaties van een onderwijsinstelling; in conflicthantering, e.d.; generalistische- en specialistische kennis: algemeen bestuurlijk, het onderwijs, de weten regelgeving, financiën, bestuurskunde, organisatiekunde, personeelsontwikkeling; academische denkkracht; zelfkennis, realiteitszin; een visie op het maatschappelijk belang van de onderwijsinstelling, weten wie belanghebbenden zijn en het hebben van netwerkrelaties; het hebben van een beeld van de mogelijkheden welke het cvb heeft om invloed te kunnen uitoefenen op de ontwikkeling van de kwaliteit van het onderwijs waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen; de bereidheid om de doelstellingen van de onderwijsinstelling en het ontwikkelde instrumentarium voor de rvt te onderschrijven, toe te passen en verder te ontwikkelen Overige bepalingen en criteria voor de samenstelling van de raad zijn Statutair is vastgelegd dat de rvt bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 leden. In een rvt moet de samenstellende deskundigheidsrange de meest fundamentele beleidsfacetten kunnen afdekken. De rvt moet zijn handelen op voldoende diverse invalshoeken (disciplines) kunnen baseren.

Handboek rvt 2012


46

In de samenstelling van de rvt dient rekening te worden gehouden met statutaire bepalingen van bij de denominatie van de scholen betrokken koepels, namelijk dat de meerderheid van de leden van de rvt zich verbonden weet met de katholieke traditie. Er kan een leeftijdsgrens worden gesteld. Alhoewel dit niet statutair bepaald is, leeft in de rvt de gedachte dat het goed kan zijn om een leeftijdsgrens te hanteren naar analogie van wettelijke bepalingen voor raden van commissarissen, waar bij de leeftijd van 72 jaar de grens wordt gelegd. De gedachte hierachter is dat het behouden van goed functionerende toezichthouders tot die leeftijd mogelijk is en er gepreludeerd wordt op het inboeten van ervaring en de aansluiting op ontwikkelingen na de pensionering. De leeftijdsopbouw van de rvt is bij voorkeur evenwichtig. Er is een rooster van aftreden ter voorkoming dat (te veel) toezichthouders tegelijk moeten aftreden. Herbenoeming is geen automatisme maar vindt eerst plaats na vaststelling dat de betrokken toezichthouder binnen het (ontwikkelings-)profiel van de rvt past en dat continuering dus wenselijk en gerechtvaardigd is. De samenstelling van de rvt kent evenwicht in demografische en sociale aspecten zoals geslacht, leeftijd, etniciteit. Verondersteld wordt dat dergelijke criteria betekenis hebben voor de sociale cohesie van een organisatie, namelijk dat er ook in de geledingen van de rvt en het cvb aandacht voor deze (regionale afspiegelings-) evenwichtigheid is. Algemene bepalingen Van leden van de rvt wordt verwacht dat zij 80 tot 120 uur per jaar beschikbaar kunnen en willen zijn. Voor de voorzitter ligt dat aanmerkelijk hoger. Hij dient intensiever betrokken te zijn. De rvt zal in elk geval éénmaal per jaar vergaderen zonder het cvb teneinde het functioneren van het cvb alsmede het functioneren van de rvt en zijn leden te evalueren. De leden van de rvt moeten zich actief en continu oriënteren aan de hand van de media, de politiek, publicaties van de onderwijsinspectie, e.d. en ook openstaan voor signalen van de GMR, de organisatie en de ouders (early warning signals).

Handboek rvt 2012


47

8.3

Het rooster van aftreden van de raad van toezicht

31 december 2012

W. van de Vorle I. van Gils-de Vries

31 december 2013

A. Daalmans

31 december 2014

Th. van den Hark Y. Visser

31 december 2015

P. Tijssen

Handboek rvt 2012


48

8.4

Ambtelijk secretariaat

Voorlopige taakomschrijving en profiel voor de functie van ambtelijk secretaris voor de rvt, zoals door de rvt is vastgesteld in het late najaar van 2010. 1.

Organieke vormgeving met alle daaruit voortvloeiende consequenties moeten worden uitgewerkt. Voorlopig zijn werkafspraken gemaakt over het gegeven dat de ambtelijk secretaris in dienst is bij de onderwijsorganisatie en er dus bijzondere zorg moet zijn voor de potentieel strijdige belangen van de organisatie en de toezichthouder.

De directe lijn van de ambtelijk secretaris loopt naar de (voorzitter van) de rvt. 2.

Functie-inhoud/werkzaamheden:

2.1 2.2

In algemene zin het “technisch” voorbereiden van alle activiteiten van de rvt; Het bewaken van de uitvoering van afspraken uit vergaderingen en van de voortgang van activiteiten uit de jaaragenda; A het zorgdragen voor een correcte, tijdige en toegankelijke verslaglegging van de vergaderingen en activiteiten van de rvt en B het procesmatig doen ontstaan van het jaarverslag van de rvt; A De ondersteuning van de rvt met betrekking tot het onderhouden van contacten met “stakeholders” en inzake de aanspreekbaarheid van de rvt; B In algemene zin de waakzaamheid voor de communicatie door/van de rvt; het attenderen van de rvt op noodzakelijke dan wel mogelijke en gunstige momenten voor communicatie (in- en extern). Het “onderhoud” aan het handboek en alle uitwerkingsregelingen welke worden ontwikkeld. Het opstellen van een concept toezichtplan voor een volgend jaar, uitgaande van vaste vergaderingen en activiteiten, alsmede rekening houdende met specifieke besluiten van de rvt in het voorafgaande jaar. Het “technisch” coördineren van deskundigheidsbevorderende activiteiten en de disseminatie van producten daarvan. De bewaking van het handelen van de rvt op consistentie met statuten, reglementen en algemene regelgeving. Het attenderen van de rvt op ontwikkelingen in onderwijs governance.

2.3 2.4

2.5

2.6 2.7 2.8

3. Profielkenmerken voor de functie: HBO/academisch niveau, bij voorkeur juridische opleiding. Affiniteit voor bestuurlijke processen en procedures. Bereidheid tot uiterst zorgvuldige, dienstbare vervulling van de werkzaamheden/functie. De functie stelt hoge eisen aan de integriteit van de functionaris. De functionaris dient over uitstekende communicatieve eigenschappen te beschikken, alsmede een perfecte schrijfvaardigheid. De functie kan worden getypeerd als een eenzame post. 4. Taakomvang en salariëring: Gezien het feit dat dit een niet eerder ingevulde functie is, besluit de rvt om de omvang ervan zich al doende te laten ontwikkelen. Tussentijdse evaluaties moeten eraan bijdragen dat na uiterlijk één jaar hier een besluit over kan worden genomen. Het salarisniveau moet nog worden bepaald. De voorlopige raming van de taakomvang komt uit op een halftime functie.

Handboek rvt 2012


49

8.5

Regeling melding

8.5.1 Melding misstanden Kader: 1. De rvt heeft een regeling voor de melding van misstanden (‘klokkenluidersregeling’) vastgesteld. 2.

De klokkenluidersregeling maakt deel uit van dit toezichtplan en is in deze bijlage opgenomen.

3. Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. leidinggevende: de directeur of lid cvb b. medewerker: de medewerker in dienst van de stichting, waaronder begrepen de leden van het cvb; c. vertrouwenspersoon: de functionaris die als zodanig is aangewezen door het cvb; d. vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar de medewerker werkzaam is omtrent: - schending van wet- of regelgeving; - schending van (interne) beleidsregels; - inbreuk op de missie en visie van OPTIMUS; - het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Inleiding OPTIMUS primair onderwijs wil in al zijn activiteiten hoge normen naleven ten aanzien van openheid, fatsoen en integriteit. Om deze normen te handhaven moedigt de stichting medewerkers, die het vermoeden hebben dat er ernstige missstanden bestaan binnen de stichting, aan, om hiervan melding te maken zonder dat zij bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Vermeende ernstige misstanden omvatten alle activiteiten van de stichting of medewerkers van de stichting die inbreuk maken op wetten of regels en de stichtingmissie en -visie. Uitgangspunten Meldingen over mogelijke misstanden zijn niet beperkt tot fraude, diefstal, corruptie, opzettelijk verkeerd uitvoeren van regels of opzettelijke misleiding, maar bestrijken een veel groter gebied van overtreding van weten regelgeving, waartoe ook gedrag behoort dat niet strookt met de stichtingmissie en -visie. De meldingen kunnen betrekking hebben op misstanden uit het verleden of het heden, of op het risico dat dergelijke misstanden in de toekomst plaats zullen vinden. Deze procedure is bedoeld om medewerkers aan te moedigen snel intern aan de bel te trekken en er zo voor te zorgen dat misstanden worden voorkomen of rechtgezet worden. Doel van de procedure Het is de bedoeling van deze procedure om: 1. Stichtingmedewerkers de mogelijkheid te bieden om misstanden of vermoedens daarvan te melden en adequate opvolging te geven aan de gedane meldingszaken; 2. Het management in staat te stellen op een vroeg tijdstip geïnformeerd te worden over misstanden;

Handboek rvt 2012


50

3. 4.

De medewerkers duidelijk te maken dat zij niet bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling als zij te goeder trouw in overeenstemming met deze procedure misstanden of vermoedens daarvan melden; Bij te dragen aan de ontwikkeling van een cultuur die gekenmerkt wordt door openheid, aanspreekbaarheid en integriteit.

Toepassingsgebied van de procedure Deze procedure staat los van en vormt een aanvulling op andere, meer specifieke bestaande of toekomstige klachtenprocedures binnen de stichting. Medewerkers die een klacht willen indienen met betrekking tot hun werk, of een andere klacht waarvoor een meer specifieke procedure bestaat, dienen gebruik te maken van die specifieke procedure. Bescherming De stichting zal geen strafmaatregelen nemen tegen of oneerlijke behandeling toestaan van medewerkers die te goeder trouw hun bezorgdheid uitspreken over bepaalde zaken en zal waar nodig maatregelen nemen om de medewerkers hiertegen te beschermen. De stichting begrijpt dat sommige medewerkers er de voorkeur aan geven dat meldingen in het kader van deze procedure vertrouwelijk behandeld worden. De meldingen zullen daarom met de grootst mogelijke mate van vertrouwelijkheid behandeld worden. De identiteit van medewerkers die volgens deze procedure vermeende misstanden melden, zal desgevraagd door de stichting niet bekend worden gemaakt. In sommige gevallen zal het echter vanzelf duidelijk zijn wie de melder is, kan het onderzoek er toe leiden dat er een verklaring moet worden afgelegd, of wordt de betrokkene gevraagd om bewijsmateriaal te verschaffen. In dergelijke omstandigheden, waarin het achterhalen van de waarheid belemmerd zou worden door volledige vertrouwelijkheid, kan de stichting geen volledige vertrouwelijkheid garanderen tegenover degene die vermoedens van misstanden meldt. Een onderzoek kan echter ook een kostbaar, tijdrovend en potentieel beschadigend proces zijn. Als beschuldigingen kwaadwillig en niet op feiten gebaseerd blijken te zijn, kan de stichting gepaste maatregelen nemen tegen medewerkers die dergelijke kwaadwillige beschuldigingen uiten.

Handboek rvt 2012


51

8.5.2 Klokkenluidersregeling

INHOUDSOPGAVE 1. 2. 3. 4. 5.

Definities Procedure Melding aan de voorzitter van het cvb/de rvt Rechtsbescherming Inwerkingtreding

1 DEFINITIES Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder 1.

De medewerker:

2.

De stichting:

3.

5. 6.

De voorzitter van Het cvb: De voorzitter van de rvt: Leidinggevende: Vertrouwenspersoon:

7.

Een misstand:

4.

Handboek rvt 2012

degene die al dan niet werkzaam is ten behoeve van OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs en de (onderwijs)instellingen die door OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs in stand worden gehouden of gelieerd zijn. OPTIMUS stichting voor katholiek, protestants-christelijk en interconfessioneel primair onderwijs. de voorzitter van het cvb van de stichting. de voorzitter van de rvt van de stichting. degene die direct leiding geeft aan de werknemer. de functionaris die door de voorzitter van het cvb is aangewezen/benoemd om als zodanig voor de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden. een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden of wetenschap van een vermoeden van onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard waaronder: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van weten regelgeving of beleidsregels; c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen of personen die belast zijn met de uitvoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen; d. een schending van binnen de instelling geldende gedragsregels; e. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die de stichting kan schaden.


52

2 PROCEDURE Artikel 2 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld is in artikel 4 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij een verantwoordelijke of indien hij melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan een verantwoordelijke. 2. De leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de voorzitter van het cvb onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van het cvb een afschrift van de vastlegging ontvangt. 3. De voorzitter van het cvb stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien de werknemer het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende of een verantwoordelijke, maar aan de vertrouwenspersoon. 4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 5. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van het cvb wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Artikel 3 1. Binnen een periode van vier, zes of acht (nader in te vullen) weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van het cvb schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen vier, zes of acht (nader in te vullen) weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van het cvb hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

Handboek rvt 2012


53

3 MELDING AAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Artikel 4 1. De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de rvt als bedoeld in artikel 1, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en de werknemer hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de voorzitter van het cvb, doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven; d. het vermoeden van een misstand een bestuurder van de stichting betreft, of e. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. 2. Uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e doet zich voor, indien sprake is van: a. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding, of b. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen. 3. De voorzitter van de rvt legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. 4. De voorzitter van de rvt stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de werknemer het vermoeden van misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. 5. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 6. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de rvt wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de stichting en de (onderwijs)instellingen die door de stichting in stand worden gehouden of gelieerd zijn. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Artikel 5 1. Binnen een periode van vier, zes of acht weken (nader in te vullen) vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de rvt schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen vier, zes of acht weken (nader in te vullen) weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de rvt hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

4 RECHTSBESCHERMING Artikel 6 De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

Handboek rvt 2012


54

5 INWERKINGTREDING Artikel 7 Deze regeling treedt in werking op (datum). Aldus vastgesteld

Na ingewonnen advies van de Medezeggenschapsraad, door het cvb in zijn vergadering d.d.

M.J.A. van Baast, Voorzitter

G.A.M. Thijssen, lid

En goedgekeurd door de rvt in zijn vergadering d.d.

A.C.M. Daalmans Voorzitter rvt

Handboek rvt 2012

I. van Gils-de Vries vice-vz/secretaris rvt


55

8.6

Lijst met stakeholders t.b.v. de Maatschappelijke Raad

-

Organisatie voor peuterspeelzalen en kinderopvang

-

Voortgezet onderwijs

-

Speciaal onderwijs

-

Gemeente(n)

-

Welzijnsorganisatie

-

centrum jeugd en gezin

-

GGD Regio

-

REC

-

Identiteitsgebonden vertegenwoordiger

Handboek rvt 2012


56

8.7

Code Goed Bestuur

Handboek rvt 2012


57

8.8

Honorering van raden van toezicht van onderwijsinstellingen 2010

Handboek rvt 2012


58

8.9

Verzekering raad van toezicht Aansprakelijkheidsverzekering 2011 Turien&CO Dominopakket 2011

Handboek rvt 2012


59

HANDBOEK RAAD VAN TOEZICHT

Recommend Documents