Gedragscode
ministerie van buitenlandse zaken
bz en integriteit: onlosmakelijk verbonden
1. Zou ik willen dat mijn partner/kinderen/familie op dezelfde wijze door mijn collega’s zouden worden behandeld? 2. Hoef ik geen verontschuldigende gedachten te ontwikkelen om mezelf recht in de spiegel te kunnen blijven aankijken? 3. Durf en kan ik mijn keuze aan iedereen uitleggen, zowel op het werk als privé? 4. Kan wat ik doe, morgen zonder problemen in de krant? 5. Kan ik de klant en mijn collega’s, of andere betrokkenen, achteraf nog recht in de ogen kijken? 6. Zou ik willen dat mijn handelwijze tot ‘gulden regel’ zou worden verheven, zodat andere BZ-medewerkers in soortgelijke situaties hetzelfde doen? 7. Zou ik hetzelfde doen als mijn baas over mijn schouder mee zou kijken?
Trefwoord
Zie kernwaarde
Aannemen van geschenken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onafhankelijk Belangenverstrengeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onafhankelijk Belastingvrijstelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zuiver Bonuspunten vliegmaatschappijen
............
Zuiver
BZ-gelden, goederen en diensten . . . . . . . . . . . . . . Zuiver Consulaire handelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transparant Contacten met media
............................
Contacten met parlement Declaraties
Dienstauto’s
.......................................
Diplomatieke rechten Drankmisbruik E-mail
.......................
.........................................
............................
....................................
...............................................
Geheimhoudingsplicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hinderlijk gedrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Immuniteiten Internet
......................................
.............................................
Intimiderend gedrag
.............................
Intranet
.............................................
Koerier
..............................................
Melden en aanpakken van misstanden . . . . . . . . Misbruik van voorrechten Naleven wetten
.......................
....................................
Nevenwerkzaamheden
...........................
Omgaan met informatie
.........................
Omgangsvormen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Omkopen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personeelsbeleid
..................................
Privéreizen in combinatie met dienstreizen . . . Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Representatie Rookbeleid
......................................
.........................................
Seksuele intimidatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Smeergeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Steekpenningen
...................................
Vergoedingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vrijheid van meningsuiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werktijden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Open en vertrouwelijk Open en vertrouwelijk Transparant Zuiver Zuiver Samenwerking Zuiver Open en vertrouwelijk Samenwerking Zuiver Zuiver Samenwerking Zuiver Zuiver Verantwoordelijkheid nemen Zuiver Zuiver Onafhankelijk Open en vertrouwelijk Samenwerking Onafhankelijk Onafhankelijk Zuiver Open en vertrouwelijk Transparant Samenwerking Samenwerking Onafhankelijk Onafhankelijk Transparant Open en vertrouwelijk Samenwerking
ministerium und integrität:
eine untrennbare einheit
Spiegeltest Het antwoord op de vraag wat nu te doen in een dilemmasituatie kunt u aan een test onderwerpen. Een dergelijke test verschaft een soort van universeel criterium voor de mate waarin iets moreel verantwoord is en wel of niet door de beugel kan. De ‘spiegeltest’ is opgebouwd uit een reeks van verschillende vragen die in de literatuur over ethiek en integriteit worden genoemd. Hoe vaker u nevenstaande vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, hoe geruster u over uw keuze kunt zijn.
Voorwoord Integriteit staat bij het ministerie van Buitenlandse Zaken hoog in het vaandel en moet dan ook een regelmatig terugkerend onderwerp van gesprek zijn. Deze gedragscode - gemaakt voor en door BZ-medewerkers - speelt daarbij een centrale rol en verwoordt de gemeenschappelijke waarden en normen van BZ. Deze waarden en normen geven niet alleen aan welk gedrag de BZ-organisatie van haar medewerkers verwacht, maar ook welk gedrag medewerkers mogen verwachten van de BZorganisatie. Het imago van BZ in binnen- en buitenland bepalen wij gezamenlijk, dus in Den Haag, bij buitenlandse bezoeken, op internationale conferenties en op de posten. Ook zijn wij het gezicht van Nederland in het buitenland. Dit brengt voor ons allen verantwoordelijkheden met zich mee. Samen hebben wij de taak de beleidsdoelstellingen van BZ te realiseren: het bevorderen van internationale ordening, internationale vrede, veiligheid en stabiliteit, Europese integratie, duurzame armoedevermindering en de zorg voor goede bilaterale betrekkingen. Een organisatie die zelf de toets van ‘goed bestuur’ niet kan doorstaan, komt niet geloofwaardig over bij het realiseren van haar doelstellingen. Om onze integriteit te waarborgen, moeten wij steeds de grens bewaken tussen gewenst en ongewenst gedrag. Wet- en regelgeving bieden ons daarvoor een dwingende basis. Regels en richtlijnen bieden echter niet voor alle integriteitsvraagstukken voldoende houvast. Er blijven vaak grijze gebieden, waarin wij allemaal onze eigen verantwoordelijkheid hebben deze volgens BZ-waarden en normen in te vullen. Om hiervoor handvatten te bieden is deze BZ-gedragscode opgesteld waarin de kernwaarden van Buitenlandse Zaken zijn vastgelegd. In deze brochure zijn voorts een kort overzicht van de regelgeving op het gebied van integriteit en een beschrijving van het ‘vangnet integriteit’ opgenomen. De BZ-gedragscode dient tevens als hulpmiddel om het onderwerp integriteit binnen de organisatie beter bespreekbaar te maken en in het persoonlijk bewustzijn te verankeren. De code is ook een leidraad voor leidinggevenden, die vanuit hun positie immers een grote verantwoordelijkheid dragen voor het creëren van een open klimaat en het stimuleren van integer gedrag.
Bij integriteit is coherentie van groot belang. In combinatie met andere maatregelen, zoals bijvoorbeeld functiescheiding, functieroulatie, een goed stelsel van functionerings- en beoordelingsgesprekken, transparantie in besluitvorming, een goed intern vangnet en sanctiemogelijkheden (disciplinaire straffen), draagt de BZ-gedragscode bij aan de integriteit van de BZ-organisatie. BZ bestaat uit veel directies, diensten en posten, zowel in binnen- als buitenland, elk met zijn eigen (lokale) cultuur en zijn eigen lastige situaties waarin de integriteit in het geding kan zijn. Daarom is het goed dat posten en directies zich daarvan bewust zijn en indien nodig de waarden en normen uit de gedragscode vertalen naar concrete richtlijnen voor het omgaan met specifieke dilemma’s in hun eigen (lokale) situatie. Ieder van ons is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de naleving van de gedragscode. Gezamenlijk staan wij dagelijks voor de taak de kernwaarden uit ons gedrag te laten spreken. Deze gedragscode moet ons daarbij helpen. Integer en zorgvuldig handelen zullen altijd onlosmakelijk verbonden zijn aan het werken bij BZ.
F.A.M. Majoor Secretaris-Generaal
Inleiding Integriteit is een combinatie van betrouwbaarheid, onkreukbaarheid en zorgvuldigheid. Deze elementen komen in de BZ-gedragscode terug in de vorm van de zes kernwaarden die hierna verder worden uitgewerkt. Voor de BZ-organisatie is het van belang dat iedere medewerker - jong of oud, hoog of laag, binnen of buiten, uitgezonden of lokaal - goed op de hoogte is van de integriteitsregels. Daartoe is bij elke kernwaarde ook een overzicht opgenomen waarin de belangrijkste regels aan bod komen. Waar de regels op verschillende manieren kunnen worden uitgelegd, biedt de kernwaarde houvast. Regels en kernwaarden vloeien daarmee naadloos in elkaar over. Regels bieden een dwingende basis voor integer handelen. Alle BZ-ers dienen zich te houden aan de Nederlandse wet- en regelgeving en - wanneer zij werkzaam zijn op een post ook aan de wet- en regelgeving ter plaatse. Dat betekent onder meer dat niet-integer of corrupt handelen (zoals het betalen van smeergeld en het aannemen van steekpenningen, het plegen van valsheid in geschrifte, privé-gebruik van overheidsgelden, -goederen of diensten, misbruik van werktijden of administratief onjuist handelen) niet aanvaardbaar is. Daarnaast bestaat er specifieke regelgeving voor de BZ-organisatie en haar medewerkers, zoals de interne regels over het delen van vertrouwelijke informatie of het combineren van privé- en dienstreizen. Hiervan kan in bepaalde gevallen worden afgeweken, maar alleen na schriftelijke toestemming van de bevoegde BZ-autoriteiten. Een compleet overzicht is onmogelijk, omdat er zoveel regels zijn. Daarom is er een selectie gemaakt, gebaseerd op de bijzondere kenmerken van het werken bij BZ en de daaraan verbonden integriteitsrisico’s. In het overzicht wordt verwezen naar de vindplaats van de genoemde regels (zie hiervoor ook de links op het BZnet). De regels dienen ‘naar de geest en niet volgens de letter’ te worden uitgelegd. Regels zijn er niet om ze te ontduiken of het in eigen voordeel uit te leggen. Voor sommigen onder u zullen de regels wellicht vanzelfsprekend zijn. Toch verdient het aanbeveling ze goed door te lezen. In de bijlage is het zogenaamde ‘integriteitsvangnet’ opgenomen. Deze wegwijzer geeft aan waar u aanvullende informatie kunt vinden indien u met een integriteitsprobleem zit en waar
.
u terecht kunt voor het melden van inbreuken op de integriteit of vermoedens daarvan
Verantwoordelijkheid nemen Gezamenlijk bepalen wij het gezicht van Buitenlandse Zaken. Niet-integer gedrag kan de reputatie van BZ en de Nederlandse belangen die wij in het buitenland vertegenwoordigen schaden. Dit brengt voor ieder van ons verantwoordelijkheden met zich mee. Gezamenlijk staan wij dagelijks voor de taak integriteit uit ons gedrag te laten spreken. Allen zijn wij aanspreekbaar op ons gedrag. Cruciaal vinden wij een sfeer waarin het mogelijk is integriteitsdilemma’s aan te kaarten en elkaar ook daadwerkelijk aan te spreken op gedrag, ook wanneer dat door grote onderlinge afhankelijkheid heel moeilijk kan zijn. Het bespreekbaar maken van integriteitskwesties draagt bij aan een goed werkklimaat en voorkomt het ontstaan van een klikcultuur. Ook het niet of niet durven melden van misstanden is - hoe begrijpelijk soms ook - een vorm van niet-integer gedrag. Signalen die op problemen zouden kunnen duiden mogen nooit genegeerd worden. Sterker nog: dergelijke signalen moeten wij actief opvangen. Een onmisbare vervolgstap is dat wij consequenties verbinden aan niet-integer handelen. De BZ-organisatie moet erop toezien dat medewerkers die integriteitskwesties op goede gronden aankaarten, daar nooit zelf de dupe van worden. Indien wij leiding geven, hebben wij vanuit onze positie extra verantwoordelijkheden. Wij vervullen nadrukkelijk een voorbeeldfunctie. Binnen de organisatie dragen wij het belang uit dat wij hechten aan integriteit en wij laten dit ook blijken uit de manier waarop wij handelen en mensen aansturen.
Regelgeving melden en aanpakken van mogelijke misstanden Integriteit begint met het nemen van verantwoordelijkheid en het elkaar daarop aanspreken ook wanneer dat heel gevoelig ligt. Devies hierbij is: probeer ongewenst gedrag of eventuele misstanden te voorkomen door collega’s aan te spreken op hun gedrag en sta ook zelf open voor de opmerkingen van anderen.
Verantwoordelijkheid nemen
Wanneer u sterke vermoedens hebt van misstanden of misstanden aantreft, bent u verplicht dat te melden. In principe doet u dat bij uw lijnchef, maar u kunt ook contact opnemen met één van de twee vertrouwenspersonen integriteit. Voor bepaalde misstanden bestaan specifieke meldpunten: zie hiervoor ‘het integriteitsvangnet’ in de bijlage. De lijnmanager is uitdrukkelijk verantwoordelijk voor het melden en aanpakken van mogelijke misstanden
Bronnen Melden en aanpakken van mogelijke misstanden • Besluit vertrouwenspersoon integriteit BZ (HBBZ hoofdstuk 7.14) • Art. 59 en 86 e.v. van het RDBZ • Nadere BZ-regeling klachtenprocedure seksuele intimidatie (HBBZ hoofdstuk 7.13) • Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand (de zgn. klokkenluidersregeling) (HBBZ hoofdstuk 7.15) • Art. 6.1 en 7.1 e.v. van de Rrlok • Vademecum Integraal Management
.
Onafhankelijk Omdat wij een publiek belang vertegenwoordigen, is het onze plicht zelfs ook maar de schijn van belangenverstrengeling te vermijden. Vriendjespolitiek bij interne en externe contacten is dus uit den boze. Wij hechten aan een onafhankelijke besluitvorming en laten ons op geen enkele wijze oneigenlijk beïnvloeden. Toch zijn wij ons ervan bewust dat wij vaak ongewild aan beïnvloeding blootstaan. Bij het aannemen van geschenken en uitnodigingen zijn wij er altijd alert op dat daardoor een beïnvloedbare relatie kan ontstaan - zelfs indien een geschenk onder het grensbedrag van € 50,- valt. Andersom doen wij zelf ook niet aan oneigenlijke beïnvloeding en gaan wij bewust om met het geven van geschenken in welke vorm dan ook.
Regelgeving aannemen van geschenken Het aannemen van geschenken kan het onafhankelijk functioneren van een ambtenaar in de weg staan. Geschenken kunnen variëren in vorm en waarde, maar de gever zal er meestal hetzelfde mee voor ogen hebben: hij wil er de relatie met u, met BZ of Nederland mee bestendigen of verbeteren. Hierin schuilt een risico van beïnvloeding dat vermeden moet worden. Daarom heeft BZ een regeling opgesteld voor het aannemen van geschenken. De belangrijkste regels zijn: 1. Meld een ontvangen geschenk, ongeacht de waarde, altijd aan uw lijnchef. Deze bepaalt of het geschenk voor algemeen gebruik wordt bestemd of dat u het zelf mag houden. 2. Standaard relatiegeschenken onder € 50,- mogen in principe worden aangenomen. Geschenken die worden aangeboden vóórdat een medewerker van BZ een bepaalde dienst verricht (bijvoorbeeld vóórdat een visum wordt verleend) mogen nooit worden aanvaard. Geschenken met een waarde van meer dan € 50,- worden niet aangenomen. Indien weigering in strijd zou zijn met het diplomatiek gebruik, wordt het geschenk aanvaard en voor algemeen gebruik bestemd. De lijnchef registreert ontvangen geschenken met een waarde hoger dan € 50,- op een standaard registratieformulier en archiveert dat. 3. Het is niet toegestaan geschenken in de vorm van geld of geldswaardige papieren, zoals waarde- of geschenkbonnen, aan te nemen. (Boeken- en cd-bonnen zijn wel toegestaan, maar ook hiervoor gelden de punten 1 en 2.) Meld het altijd aan uw lijnchef als u een dergelijk geschenk werd aangeboden. 4. Het is niet toegestaan een geschenk in de vorm van een dienst aan te nemen. Indien weigering niet mogelijk is, meldt u dit bij uw lijnchef. 5. Het is in Nederland niet toegestaan geschenken op het huisadres te ontvangen. In het buitenland bepaalt de chef de poste per geval of dit is toegestaan.
Onafhankelijk
belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden Veel medewerkers van BZ verrichten nevenwerkzaamheden naast hun ‘gewone’ werk. In sommige gevallen kan dat ten koste gaan van hun onafhankelijk functioneren en leiden tot belangenverstrengeling. De regeling voor het verrichten van nevenwerkzaamheden is gebaseerd op de volgende basisprincipes:
• een ambtenaar is verplicht bepaalde nevenwerkzaamheden te melden; • de werkgever is verplicht die nevenwerkzaamheden te registreren; • voor bepaalde nevenwerkzaamheden geldt een verbod. Het doel van deze regeling is verstrengeling van of botsing tussen privé- en dienstbelangen te voorkomen. U dient alle nevenwerkzaamheden te melden die verband houden of kunnen houden met uw functie. U moet zelf afwegen of uw nevenwerkzaamheden in deze categorie thuishoren. Belangenverstrengeling kan zich ook indirect voordoen, bijvoorbeeld via het bedrijf of de functie van uw partner, naaste familie of kennissen. Weest u zich daarvan bewust. Van een ambtenaar wordt immers verwacht dat hij in alle gevallen onafhankelijk opereert. Dat kan worden bemoeilijkt als u kunt meebeslissen over het verstrekken van een opdracht door BZ waar een bedrijf of iemand uit uw familie- of kennissenkring voor in aanmerking komt. Vermijd in dat geval elke schijn van belangenverstrengeling en laat het beoordelen of gunnen van de opdracht over aan een collega. Overleg in geval van twijfel met uw chef of de vertrouwenspersoon integriteit. Het doet er niet toe of de werkzaamheden in of buiten diensttijd worden verricht, betaald of onbetaald zijn, of dat u van plan bent dergelijke nevenwerkzaamheden te gaan verrichten of er al mee bezig bent. Als u van functie verandert, blijft het uw eigen verantwoordelijkheid te toetsen of uw nevenwerkzaamheden met uw nieuwe functie verenigbaar zijn en of ze moeten worden gemeld.
personeelsbeleid en ‘vriendjespolitiek’ De uitvoering van het personeelsbeleid dient transparant te zijn en de besluitvorming dient goed onderbouwd te worden met objectieve gronden. Het bevoordelen en bevorderen van collega’s op grond van oneigenlijke argumenten is niet acceptabel. Vriendjespolitiek is schadelijk voor de reputatie en kwaliteit van BZ, heeft een negatieve invloed op de motivatie van het personeel en ondermijnt het vertrouwen in de organisatie.
omkopen, smeergeld en steekpenningen Omkopen, smeergeld betalen en steekpenningen aannemen zijn strafbare feiten en vanzelfsprekend niet toegestaan. Wanneer BZ-medewerkers zich daar schuldig aan maken, is dat buitengewoon schadelijk voor de reputatie en het onafhankelijk functioneren van Buitenlandse Zaken. Voor een uitvoerige beschrijving van de regelgeving inzake ambtelijke corruptie wordt verwezen naar de hieronder vermelde bronnen. In het bijzonder moet worden vermeld dat ook omkoping in het buitenland door of van Nederlandse en lokale ambtenaren volgens de Nederlandse wet strafbaar is. Dat betekent dat een Nederlander die in het buitenland een Nederlandse ambtenaar of een ambtenaar van een ander land omkoopt, of een buitenlander die in het buitenland een Nederlandse ambtenaar omkoopt, maar ook een Nederlandse ambtenaar die in het buitenland steekpenningen aanneemt of zich op een andere manier laat omkopen, strafrechtelijk in Nederland vervolgd kan worden
.
Bronnen Aannemen van geschenken • Regeling aannemen geschenken DBZ (HBBZ hoofdstuk 7.19) • Art. 72 van het RDBZ • Art. 6.4 van de Rrlok
Belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden • Regeling nevenwerkzaamheden DBZ (HBBZ hoofdstuk 7.18) • Art. 69-71 van het RDBZ • Art. 6.3 van de Rrlok
Personeelsbeleid en ‘vriendjespolitiek’ • Regeling functioneringsgesprekken, personeelsbeoordelingen en ontwikkelingsindicaties (HBBZ hoofdstuk 7.5) • Spelregels voor de overplaatsingsronde
Omkopen, smeergeld en steekpenningen • Art. 177 van het Wetboek van Strafrecht (actieve omkoping) • Art. 362 e.v. van het Wetboek van Strafrecht (passieve omkoping) • Art. 162 van het Wetboek van Strafvordering (aangifteverplichting) • Notitie ‘132 Ambtelijke corruptie en de wettelijke verplichting tot aangifte van strafbare feiten’ (BZ-net: Organisatie Recht en verdragen Nationale wet- en regelgeving)
Transparant De producten en diensten die wij leveren kunnen verstrekkende gevolgen hebben, waarbij grote belangen in het spel kunnen zijn. Daarom zijn er procedures en regels om zorgvuldigheid bij de totstandkoming van die producten en diensten te verzekeren. Zo kan administratief of anderszins onjuist handelen worden voorkomen. Die procedures en regels zijn er om nageleefd te worden, ook in situaties waar dit moeilijk wordt, bijvoorbeeld vanwege onderbezetting als gevolg van vakanties, ziekte of onvervulde vacatures. Wij zorgen dat onze handelingen vastgelegd worden en controleerbaar zijn. Door transparantie en zorgvuldigheid voorkomen wij vraagtekens bij de uitvoering van onze werkzaamheden.
Regelgeving transparant Maatregelen op het terrein van de administratieve organisatie en interne controle zorgen voor een transparante en controleerbare uitvoering. Met name in gevoelige situaties, zoals bij consulaire en financiële handelingen, is het van belang extra alert te zijn op de zorgvuldige naleving van de geldende regels.
consulaire handelingen Met de consulaire dienstverlening zijn vaak veel belangen gemoeid met een groot afbreukrisico voor BZ. Onzorgvuldig handelen kan grote kosten tot gevolg hebben en de reputatie van Nederland in het buitenland ernstig schaden. Daarnaast kan negatieve berichtgeving ten koste gaan van het vertrouwen van de Nederlandse burgers in BZ en in de overheid in het algemeen. De verwachtingen van het publiek ten aanzien van de dienstverlening en de reële mogelijkheden van BZ kunnen met elkaar op gespannen voet staan. Consulaire medewerkers kunnen hierdoor onder druk komen te staan en in een kwetsbare positie verkeren bij het nemen van beslissingen. Zij moeten goed op de hoogte zijn van de regelgeving en zich erdoor gesteund weten. Bij twijfel en vragen moeten zij op de steun kunnen rekenen van de post en vanuit Den Haag. Functiescheiding kan helpen de integriteit van werkprocessen te waarborgen.
declaraties en vergoedingen Het is al eerder gezegd: de regels dienen naar de geest te worden uitgelegd en niet naar de letter om mogelijkheden te vinden om ze te ontduiken of in eigen voordeel uit te leggen. Dit geldt in het algemeen, maar met name in het geval van declaraties en vergoedingen, bijvoorbeeld bij de regelingen voor dienstreizen.
Voorzieningen actieve representatie (VAR) Het werk bij Buitenlandse Zaken brengt representatieve activiteiten met zich mee. In dit verband geldt de richtlijn voor de voorzieningen voor actieve representatie die duidelijk maakt welke activiteiten in aanmerking komen voor vergoeding. Zo is bijvoorbeeld onderlinge representatie - d.w.z. dat collega’s elkaar op kosten van BZ trakteren - niet toegestaan
.
Bronnen Consulaire handelingen • Bundel Consulaire Voorschriften (HBBZ hoofdstuk 16)
Declaraties en vergoedingen • Dienstreizen binnenland (HBBZ hoofdstuk 7.29.2) • Dienstreizen buitenland (HBBZ hoofdstuk 7.29.1) • Richtlijn ter uitvoering van art. 39 DBZ-Voorzieningenstelsel voor de besteding van aan de post toegewezen middelen voor representatieve activiteiten (HBBZ hoofdstuk 7.3.8)
Zuiver Door de aard van onze werkzaamheden en de daaraan verbonden representatieve taken vloeien werk en privé vaak in elkaar over. Wij hechten echter aan een zuivere scheiding tussen privé en zakelijk BELANG. Regelgeving leggen wij niet in ons eigen voordeel uit. De faciliteiten die BZ biedt, zoals dienstauto’s, apparatuur en kantoorartikelen, zijn vanzelfsprekend bestemd voor de uitoefening van onze functie. Wij maken geen misbruik van privileges en immuniteiten. Bovendien zijn wij ons ervan bewust dat keuzes in de persoonlijke levenssfeer van invloed kunnen zijn op onze functievervulling en het imago van Buitenlandse Zaken.
Regelgeving omgaan met bz-gelden, -goederen en -diensten Voor uw werk stelt BZ u diverse zaken ter beschikking, o.a. computers, kopieerapparatuur, kantoorbenodigdheden en telefoons. Sommigen kunnen uit hoofde van hun functie over geld beschikken. Het spreekt voor zich dat dit alles alleen zakelijk mag worden gebruikt. Gebruik voor privé-doeleinden is dus in principe niet toegestaan. In sommige gevallen verplicht de regelgeving medewerkers de kosten te vergoeden die voortvloeien uit privégebruik. Het is de taak van de leidinggevende alle medewerkers van een post, directie of afdeling duidelijk te maken hoe met de BZ-voorzieningen dient te worden omgegaan.
Gebruik koerier Voor postzendingen tussen het departement en de posten wordt gebruik gemaakt van de post- en koeriersdienst van CFD. Deze is primair bestemd voor het verzenden van zakelijke poststukken. Voor het vervoer van privé-post gelden speciale regels.
Gebruik van bonuspunten van vliegtuigmaatschappijen Sommige vliegtuigmaatschappijen kennen loyaliteitsprogramma’s (frequent flyer programs) en verstrekken bonuspunten die een geldswaarde vertegenwoordigen. Deze punten geven recht op kortingen bij toekomstige vliegreizen. De bonuspunten die op grond van door de overheid betaalde dienstreizen zijn verkregen, mogen niet voor privé-reizen worden gebruikt, wel voor dienstreizen.
Privé-reizen combineren met dienstreizen Integriteit vereist dat een ander dan uzelf beoordeelt of er een noodzaak is om een dienstreis te maken. Het verlengen van een dienstreis om privé-redenen is onder bepaalde voorwaarden toegestaan en behoeft altijd voorafgaand de formele goedkeuring van de lijnchef, c.q. chef de poste. Vanwege o.a. klimatologische omstandigheden kan het voorkomen dat een dienstreis maximaal twee dagen langer duurt dan strikt noodzakelijk is.
Gebruik dienstauto’s Dienstauto’s zijn uitsluitend bestemd voor dienstzaken. Dat geldt zowel voor de dienstauto van de chef de poste als voor de dienstauto van de kanselarij. Als niet duidelijk is wat dienstzaken zijn, beslist de chef de poste. Ambtenaren die in aanmerking komen voor een transportvergoeding maken voor dienstzaken op de standplaats gebruik van hun eigen auto of het openbaar vervoer.
Privé-gebruik van e-mail, intranet en internet Voor zakelijk gebruik stelt BZ u e-mail, BZnet en internet ter beschikking. U dient zich hiervan bij het gebruik steeds bewust te zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor uw gedrag. Dit betekent onder andere dat u zich steeds bedient van correct taalgebruik en geen dubieuze internetsites bezoekt. In de internetgedragscode en het bijbehorend reglement wordt hier specifiek op ingegaan en zijn enkele voorbeelden opgenomen van ontoelaatbaar gedrag.
Zuiver
omgaan met diplomatieke rechten en immuniteiten In het buitenland worden door de ontvangende staat privileges en immuniteiten verleend aan uitgezonden ambtenaren. Dit gaat doorgaans gepaard met het toekennen van fiscale privileges (belastingvrijstelling). Oneigenlijk gebruik van privileges en immuniteiten die u uit hoofde van uw functie geniet is niet zuiver en kan de goede naam van Nederland schaden.
Respect voor de wet U dient de wetten en gebruiken van het gastland te respecteren, hoewel naleving niet altijd kan worden afgedwongen. Dit brengt voor u als uitgezonden ambtenaar een dubbele plicht met zich mee omdat u zich namelijk ook aan de Nederlandse wetten en regels moet houden. Zo geldt de gedragslijn dat u bij lichte verkeersovertredingen geen beroep kunt doen op uw diplomatieke immuniteit. U bent ook verplicht voor uw privé-auto een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, omdat u de schade waarvoor u aansprakelijk bent, aan derden dient te vergoeden. Voor deze aansprakelijkheid kunt u evenmin een beroep doen op uw diplomatieke immuniteit. Ook de lokale wetgeving voor het geldverkeer, bijvoorbeeld over het aankopen of overmaken van lokale valuta, dient u te respecteren.
Belastingvrijstelling Belastingvrijstelling is gebaseerd op functionele omstandigheden. De vrijstelling van belasting over goederen geldt uitsluitend voor de aanschaf van goederen voor eigen gebruik. Het is dus niet toegestaan anderen die daar geen recht op hebben te laten profiteren van belastingvrije goederen.
Misbruik Misbruik of overmatig gebruik van voorrechten wordt beschouwd als normoverschrijdend en dus niet-integer gedrag. Voorbeelden hiervan zijn: het opzettelijk te ruim bestellen van alcoholische dranken, het doorverkopen van een auto direct na invoer, het laten financieren van de oorspronkelijke koop van de auto door een lokale koper en het aanvaarden van voordelen, zoals betaling van reparaties of verzekeringspremies
.
Bronnen Gebruik koerier • Art. 1200 tot 1220 van de Circulaire A/14, richtlijnen betreffende koeriersfaciliteiten • Verzending en ontvangst van privé-post (HBBZ hoofdstuk 7.25)
Gebruik van bonuspunten van vliegtuigmaatschappijen • Loyaliteitsprogramma’s luchtvaartmaatschappijen (HBBZ hoofdstuk 7.29.6)
Privé-reizen combineren met dienstreizen • Combineren dienstreizen met privéreizen/privéverblijf (HBBZ hoofdstuk 7.29.5) (HBBZ hoofdstuk 7.29.5, artikel 6 en 7 en toelichting daarop)
Gebruik dienstauto’s • Artt. 1700 tot 1740 van de Circulaire A/6, richtlijnen met betrekking tot het gebruik van dienstauto’s • Art. 40, eerste lid, van het DBZ-Voorzieningenstelsel (transportkosten-vergoeding) (HBBZ hoofdstuk 7.3.1) • Gebruik dienstauto’s en verkeersboetes (HBBZ hoofdstuk 7.22)
Privé-gebruik van e-mail, intranet en internet • Gedragscode en reglement internetgebruik BZ
Omgaan met diplomatieke rechten en immuniteiten • Art. 34, 37, 41 en 42 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961) • Art. 49, 50, 55 en 57 van het Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen (1963) • Art. 1300 e.v. van de Circulaire A/3, Oneigenlijk gebruik van diplomatieke en consulaire privileges • Privileges en Immuniteiten: juridische aspecten (HBBZ hoofdstuk 3.16)
Open en vertrouwelijk Als BZ-medewerkers hechten wij belang aan goede netwerken. Teneindede BZ-taken goed te kunnen vervullen delen wij in- en extern informatie. Wij zijn open, zowel tegenover onze collega’s, medewerkers als tegenover onze leidinggevenden. Wanneer dat kan, maken wij stukken openbaar of geven daarin inzage. Wij zijn ons er echter ook van bewust dat wij over gevoelige en vertrouwelijke informatie beschikken en weten waar grenzen liggen. Wij nemen de beperkingen die vertrouwelijkheid oplegt altijd in acht. Externe publicaties en mondelinge uitingen kunnen wij altijd voor onszelf en tegenover de BZ-organisatie verantwoorden.
Regelgeving omgaan met informatie BZ is een open organisatie en als ambtenaar hebt u als ieder ander het recht van vrijheid van meningsuiting. Vrijheid van meningsuiting is verankerd in de Grondwet, maar geldt niet onbeperkt. Als ambtenaar bent u zelf eerstverantwoordelijke voor het maken van de afweging tussen uw vrijheid van meningsuiting en de ambtelijke geheimhoudingsplicht, waaraan iedere ambtenaar door de ambtseed of -belofte is gebonden. Neem in geval van twijfel contact op met de Directie Voorlichting en Communicatie (DVL) over de te volgen procedure. Het is niet altijd eenvoudig aan te geven waar de vrijheid van meningsuiting eindigt en de plicht tot geheimhouding begint. U mag als ambtenaar binnen de grenzen van de weten regelgeving in het openbaar over uw werkzaamheden en over het beleid praten, bijvoorbeeld indien u gevraagd wordt een lezing te geven of als deelnemer aan een forumdiscussie mee te werken. Voor de buitenwereld bent u echter een vertegenwoordiger van BZ en niet iemand die een privé-opvatting verkondigt. Houdt u er dus rekening mee dat u met uw uitlatingen schade kunt toebrengen aan het ministerie, de bewindslieden, privé-personen en derde landen. Daarnaast behoort u zich in het openbaar niet uit te laten over interne meningsverschillen, onderhandelingsposities of kritiek uit te oefenen op officiële standpunten van Nederland, als het onderwerpen betreft, waarmee u in uw werk - in de ruimste zin van het woord - te maken kunt hebben. De afweging tussen de vrijheid van meningsuiting en de ambtelijke geheimhoudingsplicht moet ook worden gemaakt als u van plan bent een door u geschreven artikel te publiceren in een vakblad, tijdschrift of dagblad. Publicaties dienen uitsluitend op persoonlijke titel plaats te vinden. Het kan nuttig zijn voorafgaand aan publicatie een collega of uw lijnchef te vragen het stuk door te lezen om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens onbedoeld openbaar worden gemaakt. U kunt ook contact opnemen met DVL.
Contacten met het parlement In uw contacten met leden van de Eerste of Tweede Kamer moet u rekening houden met de ministeriële verantwoordelijkheid. Dat betekent dat u een verzoek om mondelinge of schriftelijke informatie van een lid van de Staten-Generaal dient voor te leggen aan de minister. De minister beslist van geval tot geval of op het verzoek om informatie mag worden ingegaan. De minister wijst vervolgens de ambtenaar aan, die de gevraagde informatie mag geven. Indien u bent aangewezen om de informatie te verstrekken, moet u zich beperken tot openbare informatie van feitelijke aard.
Contacten met de media Wanneer u in uw hoedanigheid van ambtenaar benaderd wordt door de media, behoort u door te verwijzen naar DVL. Een post heeft de eerste verantwoordelijkheid voor relaties met de lokale pers. Bij politieke onderwerpen die in het Nederlands beleid of de bilaterale betrekkingen gevoelig liggen of bij contacten met de internationale pers (zoals CNN) dient
.
de post vooraf contact met DVL op te nemen
Open en vertrouwelijk
Bronnen Omgaan met informatie • Art. 98, 98a, 98b, 98c, 272 van het Wetboek van Strafrecht • Wet bescherming staatsgeheimen • Art. 125a van de Ambtenarenwet
Contacten met het parlement • Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren (HBBZ hoofdstuk 7.16)
Contacten met de media • Contact met de media (HBBZ hoofdstuk 7.24) • DVL-brochure: ‘Contact met de pers’, een handleiding van W. Bemboom
Samenwerking Als BZ-medewerkers zetten wij ons allemaal in voor dezelfde doelstellingen en staan wij voor hetzelfde resultaat. Iedereen draagt daaraan zijn steentje bij, of dat nu vanuit Den Haag is of vanaf een post, met een beleidsmatige invalshoek of vanuit beheersoptiek, vanuit een managementfunctie of vanuit een ondersteunende rol. Alleen samen kunnen wij een optimaal BZresultaat realiseren. Wij waarderen elkaars rol in de organisatie en bejegenen elkaar met respect. Wij tolereren geen enkele vorm van discriminatie, intimidatie of machtsmisbruik. Samenwerking betekent ook dat voor iedereen geldt: afspraak = afspraak.
Regelgeving omgangsvormen Goede omgangsvormen en respect voor elkaar bevorderen de samenwerking en een prettige werksfeer. Omgekeerd wordt de werksfeer negatief beïnvloed door slechte omgangsvormen. Die dienen dan ook vermeden te worden. Voorbeelden van ongewenste omgangsvormen zijn onder meer intimidatie en hinderlijk gedrag. Het onderscheid tussen de twee is echter niet altijd even duidelijk en ze overlappen elkaar tot op zekere hoogte. Bij intimidatie ligt het accent echter nèt iets meer op misbruik van een machtspositie door één persoon tegenover een ander, terwijl hinderlijk gedrag (soms onbewust) gedrag betreft van één persoon tegenover meerdere personen.
Intimidatie Onder intimiderend gedrag kan onder meer worden verstaan: het aanzetten tot niet-integer gedrag, het onheus bejegenen van collega’s of derden, het misbruiken van een machtspositie, zich arrogant opstellen, het seksueel intimideren van collega’s of derden en het creëren of laten voortbestaan van een ongezonde werkrelatie. Vaak is het moeilijk situaties te onderkennen waarin sprake is van intimidatie. Bovendien zijn de regels op dit gebied niet altijd even helder. In deze situaties kunt u terugvallen op de kernwaarden uit de gedragscode. Voor gevallen van ‘seksuele intimidatie’ kent BZ aparte meldpunten.
Hinderlijk gedrag Voorbeelden van hinderlijk gedrag zijn: roken in een ruimte waar dat verboden is of waar ook een niet-roker werkt, bezoekers lang laten wachten, een telefoongesprek voeren tijdens een bespreking en niet bereikbaar zijn. Ook drankmisbruik kan een vorm van hinderlijk gedrag zijn. Voor hinderlijk gedrag bestaat weinig regelgeving, maar wordt een beroep gedaan op eenieders collegialiteit. Per 1 januari 2004 is er een nieuw rookbeleid van kracht op het departement en de posten. In alle bovenstaande situaties is het in ieder geval belangrijk dat er met elkaar open over wordt gepraat. Vervelende situaties kunnen voorkomen worden door een heldere gedragscode voor de desbetreffende werkomgeving. Ook is het bevorderlijk dat collega’s elkaar durven aanspreken op hun gedrag. Duidelijkheid voorkomt in veel gevallen mis(ver)standen.
Werktijden Door de ruime mogelijkheden om de werktijden in te vullen kunnen deze sterk variëren binnen een afdeling en niet voor iedereen even duidelijk zijn. Dat kan een goede samenwerking belemmeren. U dient uw werktijden in overleg met uw lijnchef vast te leggen en aan te houden. U blijft daarvoor zelf als eerste verantwoordelijk, ook bij afwezigheid van uw lijnchef. Minder uren werken dan overeengekomen, is feitelijk diefstal van tijd en tijd is geld. Formeel hebt u geen recht op salaris over de tijd waarin u - in strijd met uw verplichtingen -
.
opzettelijk niet werkt
Bronnen Omgangsvormen • Nadere BZ-regeling klachtenprocedure seksuele intimidatie (HBBZ hoofdstuk 7.13) • Video ‘Ongewenst Intiem’ (verkrijgbaar bij HDPO/MW) • Brochure Seksuele Intimidatie mei 1994 (BZ-net: Organisatie
Personeel
Persoonlijke regelingen Integriteit en Corruptie Seksuele intimidatie) • Besluit vertrouwenspersoon integriteit BZ (HBBZ hoofdstuk 7.14) • Brochure Alcohol en werk: Informatie voor alle ambtenaren van het min. van Buitenlandse Zaken, nov. 1998 • Tabakswet • Huisregels Rookbeleid. BZnet: Departement CFD Projecten Rookbeleid BZ
Werktijden • Art. 31, 37 t/m 40e, 59 en 62 van het RDBZ • Arbeidstijdenwet • Brochure Rechtspositie en huisregels
Samenwerking
Het Integriteitsvangnet Het integriteitsvangnet is een stelsel van voorzieningen om inbreuken of mogelijke inbreuken op de integriteit te voorkomen en te melden. Het is bedoeld om u persoonlijk op te vangen als u geconfronteerd wordt met een situatie waarin uw integriteit, die van uw collega’s of die van BZ in het geding is.
informatie en meldingen Het integriteitsvangnet biedt verschillende mogelijkheden.Ten eerste kunt u via het vangnet informatie krijgen. Het geeft aan waar u voor informatie kunt aankloppen en met uw vragen terecht kunt. Het kan zijn dat u op zoek bent naar de juiste regelgeving, dat de regelgeving niet duidelijk is, of dat u voor een keuze staat waar u niet direct een antwoord op hebt. Zo kan het vangnet u helpen integriteitsinbreuken te voorkomen. Ten tweede kunt u via het vangnet integriteitsinbreuken en vermoedens ervan melden en zo de kwalijke gevolgen voor de organisatie beperken.
functie van het vangnet Uitgangspunt is dat het voor u zo makkelijk mogelijk moet zijn om aan informatie te komen, vragen te stellen of inbreuken te melden: integriteit is gediend met duidelijkheid. De drempel hiervoor moet dan ook zo laag mogelijk zijn. In de praktijk blijkt het soms erg moeilijk om gevoelige zaken aan te kaarten. Het vangnet is u hierbij behulpzaam. Door open met elkaar om te gaan, zorgen wij ervoor dat ook over gevoelige zaken gesproken kan worden. Het vangnet biedt ook de mogelijkheid uw anonimiteit te waarborgen, nl. via het meldpunt vertrouwenspersonen. Wanneer anonimiteit de aanpak van mogelijke misstanden echter zou belemmeren, heeft de departementsleiding de taak en verantwoordelijkheid in overleg met u te bezien hoe de mogelijke misstanden kunnen worden onderzocht zonder dat u daarvan onnodig nadeel ondervindt. Op deze wijze kunnen wij integriteitsinbreuken en vermoedens ervan tijdig signaleren, bespreken en waar nodig actie ondernemen. Door interne openheid kunnen wij voorkomen dat medewerkers extern de spreekwoordelijke klok gaan luiden over interne misstanden.
het vangnet: bij wie kunt u terecht? Voor het inwinnen van informatie, voor het melden van misstanden, inbreuken, misbruik of vermoedens ervan geeft het vangnet, waar van toepassing, aan met welke integriteitsaspecten de onderdelen van het vangnet zich bezighouden. De opsomming geeft geen vaste volgorde aan die moet worden gevolgd. U bepaalt zelf welk onderdeel in uw situatie het meest geschikt of toegankelijk is. Vaak kunt u bij meer dan een onderdeel aankloppen. Kies dan het onderdeel van het vangnet dat voor u de laagste drempel heeft. Het vangnet zorgt ervoor dat u uiteindelijk bij de juiste persoon of directie/afdeling uitkomt.
Vangnet binnen BZ Noot: Hieronder wordt de situatie weergegeven zoals die was bij het opstellen van deze brochure. U doet er goed aan op het BZnet na te gaan of de hier genoemde personen nog steeds de desbetreffende functie vervullen voordat u contact met hen opneemt.
bespreken met directe omgeving Hebt u behoefte aan extra informatie, of wilt u van gedachten wisselen over integriteitzaken, dan is uw directe omgeving, zoals collega’s, één van uw leidinggevenden of het werkoverleg, het meest voor de hand liggend. Het is wenselijk dilemma’s of misstanden, inbreuken of misbruik of vermoedens ervan eerst met uw directe collega’s of één van uw leidinggevenden te bespreken. Samen kunt u incidenten signaleren en bespreken.
eerste meldpunt: direct leidinggevende In principe is uw direct leidinggevende degene aan wie u als eerste een misstand, inbreuk of misbruik of een vermoeden ervan meldt. Uw leidinggevende is verplicht uw melding in behandeling te nemen, en u op de hoogte te houden van de voortgang en resultaten ervan. Is het niet mogelijk de kwestie met uw direct leidinggevende te bespreken, bijvoorbeeld omdat deze er mogelijk zelf bij betrokken is of omdat u geen gehoor vindt, dan kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden.
directies Algemeen Aanvullende informatie kunt u altijd inwinnen bij de directie/afdeling die verantwoordelijk is voor het gebied waarover u vragen hebt of waar u problemen signaleert. U kunt bijvoorbeeld bij VDB terecht voor zaken die te maken hebben met beveiliging of veiligheid, bij HDPO voor personele aangelegenheden, bij DCZ of DPV voor consulaire zaken, bij CFD/ERV voor dienstreizen en declaraties of bij DJZ voor vragen van juridische aard.
Specifieke meldpunten 1. Comptabele onregelmatigheden: voor de posten is Directeur FEZ aangewezen voor het melden van onregelmatigheden op financieel gebied of vermoedens ervan. Meldingen dienen in principe te worden gedaan via de budgethouder. Comptabele onregelmatig-
Integriteitsvangnet
heden zijn fouten in het kasbeheer en materieelbeheer als gevolg van het bewust of onbewust foutief administreren en/of toepassen van de geldende regelgeving. (zie HBBZ hoofdstuk 2.11.14, ‘Voorkomen van comptabele onregelmatigheden’).
2. Veiligheid en beveiliging: VDB is het meldpunt voor ernstige inbreuken op de beveiliging en/of veiligheidsincidenten in de werksfeer, en op de posten ook in de leefsfeer. Indien u ernstige inbreuken zoals spionage, bedreiging, corruptie, diefstal of geweld niet kunt melden bij uw lijnmanager, kunt u hiermee direct bij de departementsleiding en VDB terecht. Ook beveiligingsincidenten waarbij medewerkers betrokken zijn, kunt u melden bij VDB. Tevens kunt u bij VDB terecht voor feitelijke of vermoedelijke inbreuken betreffende informatiebeveiliging die politiek gevoelig kunnen zijn, gevolgen voor andere directies kunnen hebben, betrekking hebben op staatsgeheimen of vitale systemen, of waarbij sprake is van strafbare feiten of van schade boven eur 25.000. (Zie HBBZ hoofdstuk 10.7 ‘Informatiebeveiliging’ en 10.9 ‘Incidenten’)
3. ICT Infrastructuur: voor het melden van inbreuken of vermoedens ervan die de ICTinfrastructuur betreffen, is Directeur ICT aangewezen als meldpunt. Meldingen dienen in principe via de lijnmanager te worden gedaan. (zie HBBZ hoofdstuk 10.7, ‘Informatiebeveiliging’).
vertrouwenspersonen seksuele intimidatie Voor vragen en advies over omgangsvormen en het melden van schendingen, waaronder seksuele intimidatie, kunt u zich wenden tot de volgende vertrouwenspersonen:
Bureau bedrijfsmaatschappelijk werk (HDPO/LP/MW)
• Mw. A.J. Navis: 070 -348 56 60 • H. Bloemers: 070 -348 67 95 • Mw. A.H.F. van Ittersum: 070 -348 56 69 Bedrijfsartsen Achmea Arbo
• Mw. B.C.T.M. Bruijs-Schaapveld: 070 -348 45 58 • Dhr. R.R.A. Nahorst: 070 -348 45 58 U kunt op elk tijdstip bellen. I.v.m. het tijdsverschil op de posten kunt u, bij geen gehoor op bovengenoemde nummers, uw naam en telefoonnummer inspreken op het antwoordapparaat van telefoonnummer: 070-348 64 56. Uw boodschap zal uitsluitend door de vertrouwenspersoon worden beluisterd en u wordt zo spoedig mogelijk teruggebeld. Indien mogelijk, zal er een afspraak gemaakt worden voor een persoonlijk gesprek.De volledige Nadere BZ-regeling klachtenprocedure seksuele intimidatie kunt u vinden in het HBBZ, hoofdstuk 7.13.
vertrouwenspersonen integriteit Algemeen Wanneer u vragen hebt over bepaalde integriteitszaken, maar u niet bij bovenstaande personen of directies terecht kunt, of u wilt iets in vertrouwen bespreken, dan kunt u zich altijd richten tot de vertrouwenspersonen integriteit. Zij dragen er zorg voor dat uw anonimiteit gewaarborgd wordt en wijzen u de weg bij het vinden van een antwoord of een oplossing. Weest u zich er wel van bewust dat het ministerie wettelijk verplicht is, in geval van een ambtsmisdrijf, aangifte te doen bij de officier van justitie.
De vertrouwenspersonen integriteit binnen BZ zijn:
• Nico van der Valk: 070 - 348 51 69 • Marion Alhadeff: 070 - 348 63 29 Zij kunnen ook benaderd worden via de HDPO/Receptie: 070 - 348 56 66 U kunt te allen tijde met een van de vertrouwenspersonen bellen of bij hun afwezigheid een boodschap achterlaten; meldt er dan wel bij dat het privé is. Als u er tegenop ziet vanaf uw werkplek met een vertrouwenspersoon te bellen, kunt u altijd vragen of hij/zij u bijvoorbeeld ’s avonds op uw privé-nummer kan terugbellen. Het Besluit Vertrouwenspersoon Integriteit BZ kunt u vinden in het HBBZ, hoofdstuk 7.14.
Vertrouwenspersonen op posten Op een aantal grotere posten zijn inmiddels lokale vertrouwenspersonen aangesteld. Een formele regeling hiervoor is nog niet van kracht, maar zij laten zich leiden door de hiervoor genoemde regeling vertrouwenspersonen integriteit. Overwogen wordt ook voor deze vertrouwenspersonen een regeling te maken. Indien u niet weet of er op uw post een vertrouwenspersoon is, kunt u dat vragen aan uw leidinggevende, aan de chef de poste of diens plaatsvervanger of, indien aanwezig, aan de postraad.
Integriteitsvangnet
Vangnet buiten BZ Zoals al eerder vermeld, verdient het aanbeveling eventuele problemen eerst met uw direct leidinggevende te bespreken of, wanneer dat niet mogelijk blijkt te zijn, met een directie of één van de vertrouwenspersonen. Indien u intern geen gehoor vindt, is er een aantal meldpunten buiten BZ. Deze zijn echter alleen onder de hierna genoemde voorwaarden aanspreekbaar.
commissie integriteit rijksoverheid (sector rijk) Op grond van de zgn. ‘klokkenluidersregeling’ is het mogelijk u bij bepaalde misstanden te wenden tot de Commissie Integriteit Rijksoverheid (sector Rijk). Er geldt wel een aantal voorwaarden: 1. u moet ambtenaar zijn in de zin van het ARAR of het RDBZ; 2. u kunt een misstand alleen melden indien het vanwege zwaarwegende belangen onmogelijk is zo’n melding binnen BZ te doen; 3. uw melding moet te maken hebben met de diensteenheid waar u werkt, derhalve met BZ; 4. het moet gaan om een van de volgende zaken: a. een ernstig strafbaar feit b. een grove schending van de regelgeving of beleidsregels c. het misleiden van justitie d. een groot gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu e. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.
Deze Commissie is bereikbaar op het volgende adres:
• Commissie Integriteit Rijksoverheid (sector Rijk) Lange Voorhout 13 Postbus 556 2501 cd Den Haag Telefoon: 070 -376 57 65 Fax: 070 - 345 75 28 e-mail:
[email protected] Internet: www.caop.nl De volledige tekst van de ‘Klokkenluidersregeling’ kunt u als ‘Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand’ vinden in het HBBZ, hoofdstuk 7.15.
meldpunt integriteitaantastingen aivd Bij het Meldpunt Integriteitsaantastingen bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan iedereen mogelijke inbreuken op de ambtelijke en bestuurlijke integriteit melden. Ook voor dit meldpunt gelden beperkingen.
Meldingen worden op drie aspecten beoordeeld voordat de AIVD eventueel een onderzoek instelt: 1. er dient sprake te zijn van een aantasting van de integriteit binnen het openbaar bestuur. 2. de aantasting dient binnen de wettelijke taakstelling van de AIVD te vallen en dus een aantasting van de democratische rechtsorde, de staatsveiligheid of andere gewichtige belangen van de staat te betreffen. 3. er dient geen andere competente instantie te zijn die de melding in behandeling kan nemen, of al in behandeling heeft. Indien aan al deze voorwaarden wordt voldaan en de inbreuk op de integriteit mogelijk en niet onwaarschijnlijk is, neemt de AIVD de melding in onderzoek. Conform de Wet op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten zal de AIVD de identiteit van de melder onder alle omstandigheden beschermen.
Het meldpunt is bereikbaar op het volgende adres:
• Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) Meldpunt Integriteitaantastingen Postbus 20010 2500 ea Den Haag Telefoon: 070 - 317 86 10
Integriteitsvangnet
Colofon Uitgave: Ministerie van Buitenlandse Zaken | Postbus 20061, 6500 EB Den Haag | Beleidsafdeling: Project Coördinatie Integriteit- en Corruptiebeleid (CIC) Grafisch ontwerp: Jennifer Chin (DVL/VM) | Druk: OBT vof, Den Haag | Bestelcode: BZDR 6178/N | juni 2004 | www.minbuza.nl
Met collega’s van gedachten wisselen over dilemma’s in de werkomgeving? Maak gebruik van de 2 setjes ‘dilemmakaarten’ en videoband uit de ‘Toolbox Grensinzicht’. Aan de hand van uiteenlopende case beschrijvingen uit de BZ-praktijk kunnen ‘gevoelige’ onderwerpen bespreekbaar worden gemaakt. Informeer hiernaar bij uw leidinggevende.
Inhoud
Met collega’s van gedachten wisselen over dilemma’s in de werkomgeving? Maak gebruik van de 2 setjes ‘dilemmakaarten’ en videoband uit de ‘Toolbox Grensinzicht’. Aan de hand van uiteenlopende case beschrijvingen uit de BZ-praktijk kunnen ‘gevoelige’ onderwerpen bespreekbaar worden gemaakt. Informeer hiernaar bij uw leidinggevende.
