Datum vergadering Gemeenteraad
1
23 oktober 2012
Voorstelnummer
Agendapunt
RV/12/00237
6
Voorstel ingebracht door Begrotingsprogramma Portefeuillehouder
G. van Droffelaar Bestuur en Burger drs. K.C. Tammes
Onderwerp
Vergaderstructuur
Geacht raadslid, Voorstel Tot invoering van het streefmodel en de datum van invoering te bepalen.
Inleiding In de vorige bestuursperiode werden de ontwikkelingen inzake de vergaderstructuur veelal ad hoc besproken. Voor de toenmalige raad was dit aanleiding om een werkgroep in te stellen die op een gestructureerde wijze moest adviseren over de vergaderstructuur. Is de vergaderstructuur toereikend, wordt aan de verwachtingen voldaan, zijn bijstellingen noodzakelijk, etc.? De werkgroep adviseerde op termijn een nieuw model in te voeren, het zogenaamde streefmodel. De grote lijn van het streefmodel is dat de raad in een vaste cyclus van 3 weken vergadert. In het eerste deel van de avond staan de voorbereiding van de agendapunten, toelichting en overleg met de burgers centraal. Deze voorbereiding kenmerkt zich door laagdrempeligheid en een informeel karakter. In het tweede deel van de avond vindt ook een besluitvormende raad plaats. In deze besluitvormende raad komen zaken aan de orde die in de vorige cyclus in het voorbereidende deel aan de orde zijn geweest. Ook komen dan zaken aan de orde die rechtstreeks aan de raad worden voorgelegd. In de bijlage wordt dit streefmodel uitgebreid beschreven. Uiteindelijk bleek er bij de raadsfracties onvoldoende draagvlak om een nieuwe vergaderstructuur in te voeren en werd volstaan met enkele wijzigingen van de huidige structuur. In de wandelgangen klinkt nogal eens de roep om toch over te stappen op het streefmodel. Voor het presidium is dit aanleiding om dit onderwerp opnieuw op de agenda van de raad te plaatsen. Het presidium verzoekt de raad een duidelijke uitspraak te doen. Besluit de raad tot de invoering van het streefmodel, dan ligt het voor de hand dit model deze bestuursperiode daadwerkelijk in te voeren.
1
Besluit gemeenteraad: De voorzitter formuleert op basis van de beraadslagingen het conceptbesluit: - de invoering van het streefmodel per 1 september 2013; - de uitwerking op te dragen aan de werkgroep vergader-structuur; hiervoor als uitgangspunt te gebruiken het raadsvoorstel met toelichting RV/12/00237; - de uitwerking voor te leggen aan de raad. Zonder hoofdelijke stemming conform besloten. , griffier
*
*
Voorstel raad nr.RV/12/00237
1
Doel / meetbaar effect Met de aanpassing van de vergaderstructuur wordt beoogd: de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen; maximale toegankelijkheid van de politiek voor burgers en instellingen; maximale transparantie van de besluitvorming en een heldere rolverdeling; flexibele werkvorm; snelle besluitvorming; ruimte voor netwerken tussen politiek, burger en instellingen. Argumenten 1. Evaluatie bestaande structuur. Bij de invoering van de huidige vergaderstructuur heeft de raad zichzelf opgelegd deze tussentijds te evalueren. De evaluatie is opgesteld, maar tot nu toe heeft de raad geen duidelijke uitspraak gedaan over de evaluatie en de aanbevelingen. Kanttekeningen 1. Evaluatie bestaande structuur. Zonder iets te doen met de evaluatie blijft de raad in gebreke. Ieder vergadermodel is voor verbetering vatbaar. Financiën Een wijziging van de vergaderstructuur heeft geen financiële consequenties. De wijziging moet binnen de bestaande budgetten worden gerealiseerd. Uitvoering Planning De raad neemt een besluit over de datum van invoering van het streefmodel. Communicatie De wijzigingen worden bekend gemaakt in de rubriek Gemeentenieuws en op de gemeentelijke website. Voor de interne organisatie wordt een aparte informatiebijeenkomst georganiseerd. Evaluatie De gemeenteraad neemt een besluit over het al dan niet invoeren van wijzigingen. Het presidium moet deze wijzigingen monitoren en evalueren. Burgerparticipatie Bij dit voorstel is geen burgerparticipatie toegepast. Het gaat hier niet om een beleidsvoorstel. De inbreng van de burger vormt wel een wezenlijk onderdeel van het streefmodel. Het ligt voor de hand om bij de uitwerking van het vergadermodel te overwegen of op onderdelen burgerparticipatie kan worden toegepast. Deregulering Met dit voorstel ontstaan geen nieuwe regels voor burgers. Achtergrondinformatie Beknopt verslag van de laatste bijeenkomst werkgroep vergaderstructuur d.d. 14 februari 2011 Besluit van de gemeenteraad van 27 mei 2008, B-2008-7827 Besluit van de gemeenteraad van 24 november 2009, B-2009-12375 Namens het presidium, G. van Droffelaar, griffier
Bijlagen:
raadsbesluit toelichting streefmodel
Voorstel raad nr. RV/12/00237
2
Datum vergadering Gemeenteraad
Voorstelnummer
Agendapunt
23 oktober 2012
RV/12/00237
6
Onderwerp
Vergaderstructuur
De Gemeenteraad van Buren; Gelezen het voorstel van het presidium van 27 september 2012; besluit: 1. Tot de invoering van het streefmodel per 1 september 2013. 2. De uitwerking op te dragen aan de werkgroep vergaderstructuur; hiervoor als uitgangspunt te gebruiken het raadsvoorstel met toelichting RV/12/00237. 3. De uitwerking voor te leggen aan de raad. Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 oktober 2012 De griffier,
De voorzitter,
G. van Droffelaar
drs. K.C. Tammes
Voorstel raad nr. RV/12/00237
3
Bijlage Inleiding Toelichting streefmodel (zoals behandeld in de raadsvergadering van 27 mei 2008, B-2008-7827). De grote lijn van dit streefmodel is dat de raad in een vaste cyclus van 3 weken vergadert. In het eerste deel van de avond staan de voorbereiding van agendapunten, toelichting en overleg met de burgers centraal. Deze voorbereiding kenmerkt zich door laagdrempeligheid en een informeel karakter. Diezelfde avond vindt ook een besluitvormende gemeenteraad plaats. Doel streefmodel: de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen; maximale toegankelijkheid van de politiek voor burgers en instellingen; maximale transparantie van de besluitvorming en een heldere rolverdeling; flexibele werkvorm; snelle besluitvorming; ruimte voor netwerken tussen politiek, burger en instellingen. In deze bijlage wordt het streefmodel nader toegelicht, de voor- en nadelen van het streefmodel in beeld gebracht, enkele punten aangekaart die bij de aanpassing van de structuur bijzondere aandacht behoeven en de alternatieven worden benoemd. I. Streefmodel De vergaderfrequentie van de raad is eens per drie weken. de raadsavonden vinden plaats op dinsdag 19.30 – 20.30 uur: de voorbespreking (informatie-uitwisseling en opiniërend overleg) 20.30 – 22.30 uur: raadsdebat en rechten van raadsleden 22.30 – 23.00 uur: besluitvorming De agenda vermeldt hoeveel tijd voor een onderwerp (maximaal) wordt uitgetrokken. Agendapunten die niet binnen de overeengekomen tijd kunnen worden afgehandeld, komen in een eerstvolgende raadsvergadering terug. Tijdens de raadsavonden komen raadsleden (en steunfractieleden) bij elkaar om onderwerpen, waarover zij een besluit moeten gaan nemen, voor te bespreken. Dit doen zij in de voorbesprekingronde. Aansluitend aan de voorbesprekingronde vindt de raadsvergadering plaats. Tijdsindeling De raadsavond, die eens in de drie weken plaatsvindt, start om 19.30 uur. Van 19.00 tot 19.30 uur is er inloop. Dan worden de voorbesprekingen gehouden die een half uur, drie kwartier of langer in beslag nemen. Na de afronding van de voorbespreking van één onderwerp, start een volgende. Na de voorbesprekingronde vindt een korte pauze plaats. Na die pauze start de raadsvergadering. De voorbesprekingronde In de voorbesprekingronde kunnen verschillende onderwerpen aan bod komen. Die worden allemaal strak gepland. De burger weet dus precies wanneer het onderwerp aan bod komt, waarin hij of zij wellicht geïnteresseerd is. In de voorbesprekingronde kunnen twee of drie onderwerpen tegelijkertijd worden behandeld; uiteraard in verschillende ruimtes. De voorbesprekingen worden geleid door een raadslid. Fracties in de gemeenteraad kunnen zich in de voorbesprekingronde laten bijstaan door steunfractieleden of fractieassistenten. Laatstgenoemden hebben geen stemrecht. In de praktijk zullen vooral kleine fracties hiervan gebruik maken, omdat de leden van een fractie in de voorbesprekingronde op verschillende plaatsen tegelijk aanwezig zullen moeten zijn. Een andere reden om steunfractieleden mee te laten draaien is, om hen te laten wennen aan het politieke bedrijf: een leerschool voor eventueel toekomstig raadslidmaatschap. Steunfractieleden moeten, om mee te kunnen draaien in de voorbesprekingronde, in principe op de kieslijst voorkomen van hun partij en in de gemeente wonen.
7-10-2013
4
In de voorbesprekingronde moeten de deelnemers adequate informatie hebben. Deze informatie staat vaak op schrift, in de vorm van een voorstel van het college van burgemeester en wethouders. Het kan echter zijn dat er nog vragen zijn. Kleine, feitelijke vragen kunnen raads- en steunfractieleden vooraf stellen aan de ambtenaar die het voorstel heeft geschreven, maar bestuurlijke vragen willen ze graag aan de wethouder kwijt. Dat kan in de voorbesprekingronde. Nadat alle informatie helder is, moeten de deelnemers zich een mening vormen over het onderwerp. Alleen bij belangrijke politieke onderwerpen zullen ze die meningsvorming in de raad willen laten plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer een onderwerp erg leeft in de samenleving. En wanneer er duidelijke meningsverschillen zijn over het onderwerp. In dat geval vindt er in de raad een debat plaats. Op basis van de uitkomsten van de voorbespreking besluit het presidium onderwerpen te agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering (na 3 weken). En in de raadsvergadering? In de raadsvergadering vindt dus het debat plaats over belangrijke politieke onderwerpen. Bovendien worden in de raadsvergadering de besluiten genomen over alle voorstellen. Voor een kwalitatief goede besluitvorming is de voorbereiding essentieel. Vooraf moet inzichtelijk zijn waar de beleidsruimte voor de raad ligt. Dit moet in de raadsvoorstellen duidelijk worden aangegeven. Een goede voorbereiding is derhalve noodzakelijk. Planning en behandeling van stukken Met de invoering van dit systeem neemt het aantal formele vergadermomenten af. De vrijkomende dagen kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld themabijeenkomsten op locatie, kernenbezoeken, maar ook voor belangrijke politieke debatten, waarvoor de reguliere raadsbijeenkomst onvoldoende ruimte biedt. In de voorbesprekingronde gaat het om: beeldvorming soms oordeelsvorming. In de raadsvergadering: soms oordeelsvorming besluitvorming. Indien geen bestuurlijke vragen en debat worden verwacht, zal het presidium een voorstel of onderwerp direct doorleiden voor besluitvorming in de raadsvergadering. Als er sprake is van onderwerpen/voorstellen die politiek relevant zijn, dan vindt eerst behandeling plaats in de voorbesprekingronde voor de beeldvorming. Drie weken later volgen het debat en de besluitvorming in de raadsvergadering. Een andere mogelijkheid is dat in de voorbesprekingronde zowel beeld- als oordeelsvorming aan de orde is. In de raadsvergadering volgt dan drie weken later de besluitvorming. Bij onderwerpen die spoedeisend zijn volgt na de voorbesprekingronde (beeld- en oordeelsvorming) diezelfde avond besluitvorming in de raad. Het spreekt voor zich dat dit uitzonderingen betreft. II. Wat levert dit nu op? Voor de burger De burger kan in de voorbespreking bij een onderwerp aanschuiven en meepraten. Vooraf is het voor de burger gemakkelijker contact te leggen. Door de tijdsaanduiding is duidelijk wanneer een onderwerp wordt behandeld. Voor de raadsleden Voor de raadsleden betekent het efficiënter werken, meer en informeler contact met de burger, een debat in de raad over de ‘politiek relevante’ onderwerpen. Hij of zijn moet dan wel bereid zijn om niet teveel te investeren in niet relevante onderwerpen. Voor de organisatie
7-10-2013
5
Voor de organisatie betekent het meer contact met raadsleden. Er kan eerder worden ingespeeld op vragen vanuit de fracties. Het besluitvormingstraject is bij een goede voorbereiding korter. Zijn er ook nadelen? Jazeker. De besluitvorming kan langer duren doordat een voorstel niet afdoende is behandeld in de voorbesprekingronde. Een nadeel doet zich ook voor als er te veel voorstellen van dezelfde portefeuillehouder aan de orde zijn. Deze aanpassing vraagt van raadsleden een gedegen voorbereiding op de onderwerpen die aan de orde zijn. Hij of zij moet de discipline opbrengen om: technische vragen vooraf te stellen; onderscheid te maken tussen beeld- en oordeelsvorming; vragen kort en puntsgewijs aan de orde te stellen. III. Algemene aandachtpunten Presidium Het presidium moet primair gericht zijn op sturing van de beleidsagenda van de raad en de daarvoor aangeleverde voorstellen. Het presidium moet de aandacht nog meer richten op de rol van proces- en kwaliteitsbewaker en de beleidsagenda van de raad. Hiertoe moet ruimte in de agenda worden gecreëerd. Het presidium moet meer sturen op gewenste kwaliteit en hiertoe duidelijke randvoorwaarden formuleren. Het presidium bepaalt de agenda van de raad. Het aantal raadsleden dat een rol kan vervullen als voorzitter in de voorbesprekingronde moet worden uitgebreid. Burgerparticipatie Bij burgerparticipatie staat de betrokkenheid van burgers, belangengroeperingen en instellingen bij het opstellen en uitvoeren van het beleid centraal. Daarnaast dient de gemeente verantwoording af te leggen aan inwoners en lokale organisaties over de bereikte resultaten door deze inzichtelijk te maken. Burgerparticipatie draagt bij aan de bevordering van de kwaliteit van wonen, zorg en welzijn. Ook gaan actief burgerschap en interactief beleid hand in hand. De gemeente heeft inmiddels duidelijke richtlijnen vastgesteld voor de toepassing van burgerparticipatie. Ook de website van de raad is een instrument om in contact te komen met de inwoners, te informeren en de discussie aan te gaan. De raad kan via deze site aangeven dat ideeën, reactie en respons vanuit de bevolking nodig zijn om het raadswerk goed te kunnen doen. Met de toepassing van de social media is inmiddels een voorzichtige start gemaakt. Actieve informatieplicht In het duale bestel is de gemeenteraad het hoofd van de gemeente. De gemeenteraad stelt kaders (doelen, geld) en controleert. Het college van burgemeester en wethouders voert uit. Als de informatievoorziening aan de gemeenteraad onvoldoende is, dan ontstaat het risico dat de gemeenteraad zijn sturende en controlerende rol onvoldoende kan waarmaken. In contacten met de raadsleden en fracties komt nogal eens naar voren dat men over onvoldoende, adequate informatie beschikt. De informatie moet kort en bondig zijn en vooral ‘to the point’. B. Alternatieven Bij de behandeling van dit raadsvoorstel in het presidium kwam de vraag naar voren of er alternatieven zijn, waarbij de voorbereidende gemeenteraad in stand blijft. 1. Een alternatief is bijvoorbeeld om de voorbereidende gemeenteraad in te passen in het streefmodel. In plaats van de voorbesprekingronde vindt dan een voorbereidende gemeenteraad plaats. Je kiest bij dit model al snel voor één integrale voorbereidende gemeenteraad. Dus geen opsplitsing in blokken. In dit alternatief ligt het wel voor de hand om de omvang van de huidige voorbereidende gemeenteraad te verminderen. Een vraag die zich hierbij wel voordoet is hoe je om moet gaan met meningsvorming over een voorstel. Laat je de meningsvorming strikt over aan de raadsleden? De huidige voorbereidende gemeenteraad is vooral informatief bedoeld. De scheidslijn tussen politiek bedrijven en informatie
7-10-2013
6
inwinnen valt niet altijd heel strak aan te geven. Een aandachtspunt bij dit alternatief is ook de informatieoverdracht binnen de fractie. Dit alternatief vereist grote vergaderdiscipline en lijkt niet heel flexibel. 2.
Een andere mogelijkheid is om de huidige structuur te handhaven, maar de omvang van voorbereidende gemeenteraad te verminderen. Er kan zelfs worden overwogen om de blokken niet meer op te splitsen. Ook dit model vereist een grote vergaderdiscipline. Ook kan worden overwogen om meer en meer voorstellen rechtstreeks te agenderen voor de besluitvormende raad.
Een deel van de huidige knelpunten wordt met de invoering van een van de alternatieven opgelost. Aan de andere kant moet er ook aandacht zijn voor de facilitering van de leden van de voorbereidende gemeenteraad. Resumé Over de juiste vergaderstructuur voor Buren is al veel geschreven. Een feit is dat om het beoogde doel te bereiken een verbeterslag moet worden doorgevoerd. Je moet meer aandacht hebben voor de informatieoverdracht binnen de fracties, taken verdelen, efficiënt werken en klantvriendelijk en klantgerichter zijn naar de burger toe. Bovengenoemd doel kan ook met de huidige vergaderstructuur worden bereikt. Sterker nog, dezelfde doelstelling werd ook uitgesproken bij de invoering van de huidige vergaderstructuur. Het staat of valt met het nakomen van de afspraken, zowel op organisatorisch vlak als op bestuurlijk vlak.
7-10-2013
7
