FUNCTIEPROFIEL
Regiomanager voor Samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Rotterdam
PublicSpirit drs. Marylin E.A. Demers Senior consultant Februari 2016
Organisatie en context De vereniging Passend Primair Onderwijs (PPO) Rotterdam is een samenwerkingsverband van 23 Rotterdamse schoolbesturen die actief zijn in het primair onderwijs. Het is hun gezamenlijke doelstelling het Rotterdamse basisonderwijs zo goed toe te rusten dat kinderen met specifieke onderwijsbehoeften terecht kunnen bij een reguliere basisschool in hun eigen wijk. Alle ca. 160 medewerkers van PPO Rotterdam zetten zich dagelijks in daar waar nodig en op locatie om dit mogelijk te maken. De missie en visie van PPO Rotterdam is gestoeld op 7 uitgangspunten: 1. Basis op orde 2. Thuisnabijheid 3. Regulier waar het kan, bijzonder als dat moet 4. Integraal denken en werken 5. Gebiedsgericht werken 6. Focus op professionaliseren 7. Werken op basis van vertrouwen. PPO Rotterdam wil passende ondersteuning bieden aan Rotterdamse kinderen, hun leerkrachten en de basisscholen. Dit wordt gedaan door arrangementen aan te bieden die kinderen vooruit helpen, door leerkrachten te professionaliseren en door scholen te ondersteunen bij hun verantwoordelijkheden in het kader van de Wet Passend Onderwijs. Aanvullend op de (extra) ondersteuning die de scholen zelf bieden, biedt PPO Rotterdam arrangementen aan op het gebied van ambulante begeleiding, AB+, leesbehandelingen, logopedie, maatwerkbudget, psychodiagnostisch onderzoek en het schoolmaatwerkbudget. De arrangementsaanvraag wordt opgesteld door alle betrokkenen (school en ouders, soms kind). Naast de arrangementen worden er op de scholen ook preventieve werkzaamheden verricht op het vroegtijdig signaleren een aanpakken van ondersteuningsvragen van leerlingen. Het PPO Rotterdam bestaat momenteel uit het primair proces met negen onderwijsarrangeerteams (OAT’s), een bedrijfsbureau en een beleidsafdeling. De OAT’s zijn fysiek dicht bij de scholen in de wijken gevestigd. In deze OAT’s werkt een aantal professionals met verschillende expertise met elkaar samen ten behoeve van de ondersteuning van de scholen in de wijk(en) van het OAT, gericht op inhoudelijke behandeling en begeleiding en kwaliteit van de dienstverlening. De teams worden nu nog aangestuurd door een teamleider, die enkele taken delegeert aan een plaatsvervangend teamleider. Organisatie verandering Als gevolg van de Wet Passend Onderwijs is PPO Rotterdam opgericht en de organisatie initieel ingericht. In het afgelopen jaar is gebleken dat met het huidige organisatiemodel PPO Rotterdam niet optimaal is toegerust voor haar taak en niet voldoet aan de wens van een effectief en efficiënt werkende platte organisatie. Daarom krijgt nu de initiële organisatie transitie een volgende fase van organisatie ontwikkeling met als doel minder middenmanagement, meer zelfsturing in de teams en een kwaliteitsversterking van de dienstverlening. Het doel is te groeien naar een robuuste kennisintensieve extern gerichte adviesorganisatie. Deze organisatie wijziging wordt verder vormgegeven door minder hiërarchisch aan te sturen en meer gericht te zijn op interne en externe samenwerking en toenemende zelfstandigheid. Sturing betreft drie pijlers: expertise, mens en management, en externe contacten. De drie pijlers zijn noodzakelijk gelet op de aard van de organisatie: een adviesorganisatie. 2 van 6
Een adviesorganisatie bestaat bij de gratie van expertise én het op juiste wijze onderhouden en adviseren van externe contacten, alsmede een effectieve en efficiënte organisatiewijze. Om dit te realiseren is het kwalitatief verder ontwikkelen van de organisatie transitie noodzakelijk en daarmee de organisatie verandering af te ronden. Organisatie inrichting De zelfsturing van het primair proces gaat vorm krijgen binnen de huidige structuur van de negen teams. In de teams wordt momenteel gewerkt langs hiërarchische lijnen van verantwoordelijkheid. De negen teams worden ingedeeld in regio’s. Met deze organisatiewijziging komt de functie van teamleider te vervallen, evenals de rol van plaatsvervangend teamleider. Voor de aansturing en coaching wordt in toenemende mate uitgegaan van zelfsturing waar het kan en sturing waar het moet. Om dit te realiseren ontstaat een nieuwe functie, de functie van regiomanager. Een regiomanager heeft de verantwoordelijkheid voor meerdere teams/OAT’s. Alle OAT teamleden zijn primair verantwoordelijk voor de uitvoering van het primair proces vanuit enkele functies. Binnen de OAT’s worden rollen gedefinieerd. Gelet op de huidige omvang van PPO wordt de formatie voor de functie regiomanager 3.0 fte. Het proces van functie- en rolbeschrijvingen alsmede de zelforganisatie in de teams is in volle gang. De regiomanagers gaan het organisatie ontwikkelproces actief mee vorm geven. De drie regiomanagers zijn lid van het managementteam (MT), dat wordt geleid door de directeur. Voor meer informatie: www.pporotterdam.nl
Functie Als lid van het MT en als sparringpartner van de directeur is de regiomanager mede verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling, implementatie en uitvoering van de dienstverlening van PPO Rotterdam. De regiomanager levert een belangrijke bijdrage aan de balans tussen bezieling en zakelijkheid, het professionaliseren van de samenwerking tussen de lijn en staf, de organisatie-brede ontwikkeling en professionalisering en het ondernemerschap. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de kaders en procedures van PPO Rotterdam en de vigerende wet- en regelgeving. Belangrijkste taken en resultaatgebieden in de functie 1. Bijdragen aan en implementeren van integraal beleid Adviseert de directeur en is sparringpartner over het te voeren beleid en draagt zorg voor de implementatie van beleid. Ziet toe op uitvoering van beleid. Informeert het MT over (eigen) analyses en ontwikkelingen uit het eigen vakgebied en de regio die van belang zijn voor de organisatie. Initieert veranderingen en vernieuwingen op basis van in- en externe omgevingsfactoren en vertaalt dit naar integrale beleidskeuzes. Signaleert en initieert veranderingen en neemt initiatief voor het maken van een verander- en implementatieplan. Begeleidt e/o stuurt projecten aan. 2. Leidinggeven, coachen en organiseren OAT Organiseert de werkzaamheden binnen de regio en geeft (indirecte) sturing en coaching aan de medewerkers in de zelforganiserende OAT’s. Draagt zorg voor een klimaat waarin zelforganisatie en teamvorming mogelijk is, dit met aandacht voor optimalisering van de samenwerking en groepsdynamiek. Begeleidt en faciliteert de realisatie van beleids- en jaarplannen, toetst de
3 van 6
voortgang en zorgt ervoor dat beleids- en jaarplannen gevolgd, bijgesteld dan wel gehaald worden. Zorgt voor een optimale kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting met inachtneming van de beschikbare financiële middelen. Stimuleert en zet medewerkers aan tot het ontwikkelen van nieuwe ideeën, het verbeteren van capaciteiten en bekend raken met nieuwe informatie, toepassingen hiervan en de daarbij horende vaardigheden. Draagt zorg voor een correcte uitvoering van het HRbeleid, zoals de gesprekkencyclus. Zorgt hierbij voor een gezonde spanning tussen de autonomie en autoriteit waarmee vorm wordt gegeven aan het doel van zelforganiserende OAT’s. 3. Bedrijfsvoering Vertaalt in samenspraak met de OAT’s systematisch het ondersteuningsplan naar een jaarplan waarin tactische en operationele doelstellingen zijn vertaald naar praktisch uitvoerbare acties, kosten, opbrengsten, mensen en middelen. Bewaakt en beheert het toegekende budget van de regio en neemt zo nodig corrigerende maatregelen. Past het kwaliteitsmanagementsysteem toe en initieert kwaliteitsbevorderende maatregelen, toetst de effecten en verankert deze binnen de organisatie van de regio. 4. Kwaliteit van de advies- en dienstverlening Ziet toe op de kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening waarbij vraag en aanbod op elkaar is afgestemd tegen het afgesproken kostenniveau. Bewaakt de naleving van de wettelijke kaders, zoals Wet Passend Onderwijs en de wet BIG. Draagt zorg voor een cyclische meting van de klanttevredenheid en zet de resultaten om in een actieplan. Innoveert en stimuleert nieuwe vormen van passend onderwijs advies- en dienstverlening. Stemt in- en extern de samenwerking met relevante partijen af. 5. Organisatie-/regiovertegenwoordiging Bewaakt en bewaart de identiteit van de organisatie en OAT’s naar klanten en de externe omgeving. Vertegenwoordigt de belangen van PPO Rotterdam en de regio in het bijzonder. Onderhoudt een netwerk en levert een actieve bijdrage aan de samenhang van het netwerk ten behoeve van een maatschappelijke participatie en duidelijke positie van PPO Rotterdam binnen de regio. Signaleert externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de positionering van PPO Rotterdam binnen de regio, ziet kansen in de markt en vertaalt deze naar nieuwe dienstverlening of voorstellen ter verbetering. Contacten Heeft interne contacten met de OAT-teamleden, medewerkers van de beleidsafdeling en het bedrijfsbureau, MT-leden en directeur om draagvlak te verwerven voor uitvoering van beleid. Onderhoudt en bouwt een netwerk op van externe relaties en relevante stakeholders binnen het eigen functionele gebied en conform de netwerkkaart, om op een effectieve en efficiënte wijze diensten te kunnen aanbieden. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De regiomanager is verantwoordelijkheid schuldig aan de directeur over de efficiency en de kwaliteit van de behaalde resultaten. Legt verantwoording af over de bruikbaarheid van beleidsplannen, programma’s, adviezen en opgestelde plannen. De regiomanager werkt binnen het toebedeelde mandaat en taakstellingen, in algemene termen geformuleerde strategische beleidslijnen (het ondersteuningsplan), procedures, wet- en regelgeving en alle verder door de directeur/het bestuur specifiek geformuleerde beleidslijnen. Neemt deel aan het management team. Het MT staat onder leiding van de directeur. Legt verantwoording af aan de hand van de managementrapportage en binnen de planning & control cyclus.
4 van 6
Functie-eisen Kennis en vaardigheden Kennis: - Beschikt over brede en actuele kennis van methoden en technieken en (externe en interne) ondersteuningsmogelijkheden, evenals kennis van pedagogiek, didactiek en systeemtheorie (academisch niveau). - Brede en actuele kennis van het onderwijsveld en van passend onderwijs in het bijzonder, specifiek gericht op het primair onderwijs. - Actuele kennis van bedrijfskundige inzichten alsmede managementtechnieken en vaardigheid in het aansturen van professionals (managementopleiding op minimaal hbo-niveau) die passen bij het werken met zelforganiserende teams. - Heeft specialistische kennis van de sociale kaart van de omgeving/regio. Zelfstandigheid: - Initiatief, flexibiliteit en het vermogen te innoveren is nodig voor het ondernemerschap, signaleren van knelpunten en het adviseren over het organisatiebeleid. - Analytisch vermogen en abstractievermogen zijn nodig voor het oplossen van complexe problemen en cijfermatig inzicht bij de bedrijfsvoering. - Besluitvaardigheid is nodig voor de uitvoering van de functie. - Kan op veelzijdige wijze middelen en randvoorwaarden inzetten. Sociale vaardigheden: - Beschikt over coachingsvaardigheden, klantvriendelijkheid en adviesvaardigheid. - Is in staat tot het overbruggen van belangentegenstellingen en kan omgaan met conflicten. - Beschikt over onderhandelingsvaardigheden en overige effectieve gesprekstechnieken. - Kan anderen inspireren, motiveren, stimuleren, corrigeren en weet weerstanden te overwinnen. - Is samenwerkingsgericht, besluitvaardig en bezit de kracht om zowel intern als extern en op alle niveaus en binnen verschillende netwerken en samenwerkingsverbanden, te kunnen verbinden. Competenties Strategische generieke kerncompetenties: - Kwaliteitsgerichtheid - Klantgerichtheid - Zelfontwikkeling - Plannen en organiseren Functiegerichte competenties: - Innoverend vermogen - Leidinggeven
5 van 6
Arbeidsvoorwaarden PPO Rotterdam biedt een interessante, onafhankelijke en zelfstandige functie in een organisatie die volop in beweging is: het vormgeven aan een robuuste kennisintensieve extern gericht adviesorganisatie. Afhankelijk van opleiding en ervaring wordt een salaris geboden van schaal 13 (maximaal € 5.230,-- bruto per maand bij een 40-urige werkweek).
Meer informatie Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Marylin Demers. Hebt u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij haar assistente Audrey Valentijn. Beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer 033 – 445 9545.
Solliciteren Uw sollicitatie kunt u tot en met 14 maart 2016 indienen via onze website (www.publicspirit.nl). Vanuit de vacature op de website kunt u direct solliciteren. U kunt hier een motivatiebrief en een cv indienen. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. Mocht de optie ‘directe solliciteren’ onverhoopt niet werken, dan kunt u uw sollicitatie ook mailen naar
[email protected] t.a.v. mw. drs. M. Demers, onder vermelding van het vacaturenummer 5670. PublicSpirit verricht de voorselectie en draagt op 29 maart a.s. potentieel geschikte kandidaten voor aan de opdrachtgever. Vervolgens wordt een aantal kandidaten uitgenodigd voor een gesprek bij respectievelijk de selectie- en de adviescommissie van de opdrachtgever op 6 en 7 april a.s. Een assessment maakt deel uit van de werving- en selectieprocedure en wordt gehouden in week 15 of 16.
6 van 6
