FUNCTIEPROFIEL
Hoofd Bedrijfsbureau Samenwerkingsverband Passend Primair Onderwijs Rotterdam
PublicSpirit drs. Marylin E.A. Demers Senior consultant Amersfoort, maart 2014
De organisatie ‘Het PPO Rotterdam wil een succesvolle schoolloopbaan voor alle leerlingen in de gemeente Rotterdam realiseren. Alle leerlingen hebben structureel een uitstekende basisondersteuning nodig; een groep leerlingen heeft daar bovenop extra onderwijsondersteuning nodig.’ Uitgangspunt is dat basisondersteuning geboden wordt onder regie en verantwoordelijkheid van scholen en de schoolbesturen. Voor deze basisondersteuning is geen indicatiestelling nodig. Alle vormen van onderwijsondersteuning die de basisondersteuning overstijgen, biedt PPO Rotterdam in een dekkende infrastructuur van extra onderwijsondersteuning. Dit zijn onderwijsarrangementen die kunnen variëren van licht curatief en tijdelijk van aard tot intensief en langdurend of structureel van aard. Voorbeelden hiervan zijn: tijdelijk toegevoegde ondersteuning voor de leerkracht/het team op de eigen school, een (tijdelijke) plaats voor een leerling binnen een bovenschoolse voorziening, een gecombineerd traject van onderwijs en jeugdzorg of een (tijdelijke) plaats of observatie binnen een speciale school voor basisonderwijs (SBO) of op een school voor speciaal onderwijs (SO). In het ondersteuningsplan van PPO Rotterdam wordt beschreven hoe de toewijzing van (extra) onderwijsondersteuning plaatsvindt. Als uitgangspunt geldt: regulier onderwijs waar het kan; speciaal onderwijs waar het moet of gewenst is. Strategie en ambitie De besturen hebben de ambitie in solidariteit het onderwijs aan de leerlingen van dit samenwerkingsverband in te richten. Daarbij willen zij: inzetten op preventie; streven naar een deelnamepercentage aan SBO en SO dat niet hoger ligt aan het huidige percentage van deelname aan SBO en SO van de leerlingen uit Rotterdam; waar mogelijk de ondersteuning schoolnabij / thuisnabij aanbieden; gebruikmaken van handelingsgerichte diagnostiek; ondersteuning bieden in goede samenwerking en in goed overleg met andere ondersteuners die deel uitmaken van het integrale zorgsysteem van het gezin waar het kind deel van uitmaakt; ondersteuning bieden in goede samenwerking en in goed overleg met de gemeente Rotterdam; een goede overgang waarborgen tussen de voorschoolse instellingen PO en de onderwijssectoren PO-VO (doorstroom); het PPO Rotterdam ziet het als haar taak om erop toe te zien dat leerlingen die van SBOof SO-onderwijs of van een bovenschoolse voorziening gebruikmaken waar mogelijk terugkeren op een reguliere basisschool en binnen de basiszorgstructuur van die school worden ondersteund.
2 van 7
Organisatie en medewerkers Over de inrichting van de uitvoeringsorganisatie is een aantal uitgangspunten benoemd in de Hoofdlijnennotitie van maart 2013 om alle scholen binnen het werkgebied van PPO Rotterdam (ca. 250) optimaal te ondersteunen. In het ondersteuningsplan is vervolgens beschreven op welke wijze het samenwerkingsverband wordt georganiseerd en hoe passend onderwijs wordt gefinancierd. De medewerkers van de oude samenwerkingsverbanden Noord en Zuid (ca. 80 fte / 120 medewerkers) zijn geplaatst in de nieuwe organisatie. Een belangrijk uitgangspunt bij de inrichting van de nieuwe organisatie van het samenwerkingsverband is dat structuur de inhoud volgt. Het beoogde resultaat is een efficiënte, gedragen organisatiestructuur met een goede balans tussen decentraal werken en centrale sturing. Het gaat daarbij om het aantal, de samenstelling en de huisvesting van de onderwijsarrangeerteams, de samenstelling van de staf en de organisatiestructuur. De definitieve inrichting wordt in samenspraak met de directeur van het samenwerkingsverband verder vormgegeven. Voor meer informatie: www.pporotterdam.nl.
Besturingsfilosofie Als bestuursinrichting is ervoor gekozen om de vereniging, de privaatrechtelijke rechtspersoon, te besturen door een algemeen bestuur en een uit zijn midden gekozen dagelijks bestuur. Voor de dagelijkse aansturing van het samenwerkingsverband wordt een directie c.q. directeur aangesteld. Het bestuur mandateert een aantal van haar taken aan deze directie. De taken en bevoegdheden van de algemene vergadering, het dagelijks bestuur en de directie worden statutair vastgelegd. Per 1 juni 2012 is een projectbestuur samengesteld, gevormd door zeven leden uit de Algemene Vergadering van de deelnemende schoolbesturen van de vereniging Passend Primair Onderwijs in Rotterdam. Ter bevordering van de bestuurlijke continuïteit en om deze komende periode ook daadwerkelijk als ontwikkelperiode te markeren, is het projectbestuur benoemd tot oprichtingsbestuur met een zitting tot uiterlijk 1 augustus 2014. De directeur is verantwoordelijk voor de strategische beleidsvorming, de uitvoering van het beleid en de inzet van mensen en middelen, de algehele gang van zaken binnen de vereniging en de profilering van PPO Rotterdam. Daarbij wordt de directeur ondersteund door een Hoofd Bedrijfsbureau en een stafbureau, waar het (bestuurs)secretariaat en stafmedewerkers voor kwaliteits- en personeelsbeleid, financiën, ICT en communicatie toe behoren.
3 van 7
De functie naar verantwoordelijkheden en taken Het Hoofd Bedrijfsbureau is belast met de uitoefening van de werkzaamheden als controller/Hoofd Financiën en treedt tevens op als de direct leidinggevende binnen het stafbureau. Hij/zij ontwikkelt het controlbeleid en de planning- en controlcyclus, houdt toezicht op de bedrijfsvoering van het stafbureau en het samenwerkingsverband en geeft leiding aan de medewerkers van het stafbureau. Bij ontstentenis van de directeur kan het bestuur het Hoofd Bedrijfsbureau opdragen (al dan niet tijdelijk) de werkzaamheden van de directeur waar te nemen. Het Hoofd Bedrijfsbureau legt hiërarchisch verantwoording af aan de directeur. Belangrijke taken in de functie zijn: - de ontwikkeling van het controlbeleid, de planning- en controlcyclus en de strategische advisering aan het bestuur en de directeur, inzake het financiële beleid, de integrale bedrijfsvoering en de kaders voor het inrichten en uitvoeren van processen; houdt hierbij rekening met de wettelijke voorschriften en beleidsmatige kaders; - het leidinggeven aan de staforganisatie van het samenwerkingsverband; - het toezicht houden op de bedrijfsvoering van het stafbureau en het samenwerkingsverband en het doen van voorstellen ter verbetering van de processen en diensten van het stafbureau; - het genereren van integrale en periodieke managementinformatie vanuit alle bedrijfs- en administratieve processen, het beoordelen en analyseren van deze informatie en het adviseren op basis daarvan aan het bestuur en de directeur ten aanzien van de (ontwikkelingen en bijstellen van) strategische doelstellingen en uitgangspunten en risico’s; - het vertegenwoordigen van het samenwerkingsverband bij externe partijen, waaronder accountant, fiscus, financiers en bij het bestuur.
Profielschets Het inbrengen en verbeteren van een aantal financiële en bedrijfsvoeringsthema’s speelt een belangrijke rol bij het inrichten en optimaliseren van de bedrijfsprocessen en het verder ontwikkelen van het sturingsvermogen van PPO Rotterdam. Het stafbureau levert een belangrijke bijdrage aan het op een kwalitatief hoger plan brengen van de integrale bedrijfsvoeringsprocessen binnen het samenwerkingsverband. Doel is om door middel van geïntegreerde, integrale bedrijfsprocessen en efficiencyverbeteringen te komen tot een vorm van management- en procesondersteuning, waarbij op een klantgerichte en efficiënte wijze de interne klant (het primair proces) bediend wordt.
4 van 7
U bent initiator van en geeft op inspirerende wijze leiding aan een aantal verbeterslagen binnen de bedrijfsvoering en geeft krachtige impulsen, die leiden tot verdere kwaliteitsverbetering in proces- en managementondersteuning en daarmee tot vergroting van de sturingskracht van PPO Rotterdam. U bent bij uitstek de regisseur van de slag van financial control naar management control. U weet verbindingen tussen de verschillende bedrijfsprocessen te realiseren, waarbij u gemakkelijk kunt schakelen tussen de verschillende niveaus in de organisatie. Uw houding is ‘hands on’, zakelijk, stevig op inhoud, maar ook dienstverlenend en stimulerend. U beschikt over een ruime kennis en ervaring op het gebied van financiën en bedrijfsvoering, met een sterke affiniteit voor HRM. U geldt als een proactieve sparringpartner van de directeur en het bestuur op het gebied van strategische bedrijfsvoering en (concern)controlling. U levert bijdragen aan de ontwikkeling van strategie en beleid van de organisatie en speelt een ondersteunende en initiërende rol bij het verder vormgeven van integrale sturingsmechanismen, risicomanagement en de rolverdeling tussen de lijn- en de staforganisatie. Als Hoofd Bedrijfsbureau beweegt u zich intern in het krachtenveld van bestuur, directie en het stafbureau. U vertaalt de beleidsuitgangspunten en wensen van het bestuur en de directeur naar de uitvoering binnen de werkorganisatie. Dit betekent dat u richting geeft, prioriteiten stelt, het overzicht bewaart en de samenhang weet aan te brengen. U hebt een goed inzicht in de besluitvormingstrajecten en het vermogen om daar, waar nodig, creatief mee om te gaan. Als leidinggevende van het stafbureau bent u gericht op de ontwikkeling van uw medewerkers naar zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid. U bevordert een proactieve en klantgerichte houding en stimuleert medewerkers om een brede blik en gevoel voor omgeving en samenhang te ontwikkelen. U geeft daarin zelf het goede voorbeeld in het relatiebeheer binnen de organisatie. U bent helder over uw verwachtingen en de te halen resultaten. U spreekt medewerkers aan op hun verantwoordelijkheden, maar bent zelf ook aanspreekbaar en toegankelijk. U combineert zakelijkheid met oprechte interesse in de mensen om u heen. U creëert voor uw medewerkers een werkomgeving waarin mensen elkaar opzoeken, ondersteunen en waar nodig elkaar aanspreken. U bent goed in staat om effectief te bewegen in een organisatie die wordt gekenmerkt door voortdurende beweging en dynamiek. U past in een omgeving van ondernemerschap, innoveren, veel schakelen en een stevige werkdruk. U combineert een coachende, mensgerichte stijl van leidinggeven en een goed gevoel voor de bestuurlijke en organisatorische context. Kennis en ervaring: -
academisch werk- en denkniveau; brede financieel-economische kennis; brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en van het begrotingsproces binnen (de scholen, besturen van) het samenwerkingsverband; kennis van de bedrijfsvoering modaliteiten HR, kwaliteit en projecten; brede kennis van de (inhoudelijke) processen op het niveau van het stafbureau (personeel, financiën, kwaliteit, projecten);
5 van 7
-
inzicht in de taak, organisatie en werkwijze van het samenwerkingsverband en in de financieel-economische, organisatorische en bestuurlijke context en de consequenties daarvan; vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van het financiële beleid van het samenwerkingsverband in het bijzonder, en van de bedrijfsvoering daarbinnen in het algemeen; vaardigheid in het coördineren van de afdeling financiën en van de begrotingscyclus; vaardigheid om de interne processen van het stafbureau op elkaar af te stemmen en te optimaliseren; vaardigheid in het voeren van overleg in het kader van de begrotingsvoorbereiding en uitvoering; adviesvaardigheden waaronder onderhandelingsvaardigheden voor het realiseren van effectieve beleidsontwikkeling, overtuigingskracht en diplomatie om procesmatig en resultaatgericht de ontwikkeling en implementatie van beleid te realiseren; ervaring met veranderingsprocessen rondom outputsturing en met projectmanagement; beschikt over een multidisciplinaire oriëntatie op alle gebieden van integrale bedrijfsvoering.
-
-
-
Competenties: -
analytisch vermogen om op tactisch en strategisch niveau te functioneren; doel en resultaatgericht werken; klant- en vraaggericht werken; gericht op samenwerken en bestuurlijk sensitief; helikopterview vanuit een integrale benadering; effectief in communiceren op alle niveaus; daadkrachtig en besluitvaardigheid; energiek en integer; mensgericht en betrokken.
Arbeidsvoorwaarden PPO Rotterdam biedt een beloning die past bij de zwaarte van de functie op basis van een volledige werkweek, waaronder vakantiegeld en een eindejaarsuitkering. Ter indicatie: inschaling op basis van schaal 13, CAO PO.
Procedure De exacte planning van de procedure is op dit moment nog niet vastgesteld. Deze zal in een later stadium in de profieltekst van de vacature op onze website vermeld worden. Een selectie-assessment kan deel uitmaken van de procedure.
6 van 7
Meer informatie Wilt u meer informatie over PPO Rotterdam kijk dan op de website: www.pporotterdam.nl. PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over de functie. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Marylin Demers, senior consultant. Heeft u vragen over de procedure, dan kunt u terecht bij Marianne Pinke. Beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer 033 4459193.
Solliciteren Uw sollicitatie kunt u indienen via onze website (www.publicspirit.nl) onder vermelding van referentienummer 4931. Vanuit de vacature op de website kunt u solliciteren via de ‘direct reageren’ button. U kunt hier uw motivatiebrief en cv uploaden. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. U kunt u uw sollicitatie ook mailen naar
[email protected] t.a.v. mevrouw drs. M.E.A. Demers, onder vermelding van het vacaturenummer 4931.
7 van 7
