Functieprofiel lid bestuur met portefeuille ‘vermogensbeheer’ van Stichting Pensioenfonds Productschappen 1. Algemene kenmerken Het bestuur van de Stichting Pensioenfonds Productschappen (PFP) is het bestuur in de zin van boek 2 BW en wordt hierna aangeduid als ‘het bestuur’. Bestuursleden hebben een zittingstermijn van drie jaar. Herbenoeming is mogelijk. Het bestuur komt naar verwachting zes tot acht keer per jaar in vergadering bijeen. Elk bestuurslid maakt deel uit van ten minste één van de drie bestuurscommissies te weten de Beleggingscommissie, de Financiële Commissie en de Communicatie commissie. Elke commissie vergadert tussen de twee tot zes keer per jaar. Er vindt twee wekelijks overleg plaats tussen de voorzitter van het bestuur en de secretaris. Ten behoeve van de voordracht van geschikte kandidaten voor de functie van bestuurslid met portefeuille vermogensbeheer heeft het bestuur het onderhavige functieprofiel opgesteld. Dit profiel bestaat uit algemene eisen voor elk bestuurslid aangevuld met specifieke eisen voor het bestuurslid met portefeuille vermogensbeheer. De kandidaat dient bereid te zijn om ten minste één zittingstermijn van drie jaar op zich te nemen en heeft de intentie om ten minste twee termijnen van drie jaar zitting te nemen in het bestuur. De kandidaat dient rekening te houden met een tijdsbeslag van 4 tot 8 uur per week voor studie, actualisering van kennis en het voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen. Het bestuur kan een voorgedragen kandidaat weigeren als deze naar het oordeel van het bestuur wezenlijk niet voldoet aan het door het bestuur opgestelde profiel. 2. Organisatie Rechtsvorm PFP is een stichting, die in 1948 is opgericht. Het Bestuur wordt terzijde gestaan door externe actuaris(sen), een externe accountant, enkele commissies en de Raad van Toezicht. De werkzaamheden zijn uitbesteed bij PBO-Dienstverlening (de Administrateur) en aan MN (de Vermogensbeheerder). Bestuur Het Bestuur is samengesteld uit drie werkgeversvertegenwoordigers, twee werknemersvertegenwoordigers en twee vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden. De Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd door de respectievelijke geledingen. De Secretaris van het Bestuur bereidt de Bestuursvergaderingen voor en ziet toe op de juiste en tijdige uitvoering van de Bestuursbesluiten. De Administrateur en de Vermogensbeheerder rapporteren aan de Secretaris. Het Bestuur vertegenwoordigt de stichting en draagt de (eind)verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregelingen en het daartoe behorende pensioenen beleggingsbeleid. Het bestuur moet daarbij ‘in control’ zijn, wat betekent dat het bestuur inzicht heeft in het feitelijke reilen en zeilen van PFP en de risico’s die erbij horen en kan bijsturen waar en wanneer dat nodig is.
Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door of namens PFP wordt gedaan met als belangrijke uitgangspunten: een evenwichtige afweging van de belangen van alle belanghebbenden (deelnemers, slapers, pensioengerechtigden en nagelaten betrekkingen); het kunnen afleggen van verantwoording aan alle belanghebbenden over het gevoerde beleid en bieden van voldoende transparantie daarover door middel van heldere communicatie aan alle belanghebbenden; het organiseren van adequaat intern toezicht. In het kader van Pension Fund Governance voert het bestuur periodiek een zelfevaluatie uit met betrekking tot zijn functioneren, zowel op collectief als individueel niveau. 3. Vergoeding/beloning Bestuursleden ontvangen uitsluitend een vergadervergoeding overeenkomstig vergader-vergoeding zoals die door de SER laatstelijk is vastgesteld. 4. Organigram PFP
de
5. Bestuurlijke deskundigheidcyclus
Profiel voor bestuurslid namens de pensioengerechtigden De benoeming van de vertegenwoordigers van pensioengerechtigden in het bestuur van een ondernemingspensioenfonds vindt plaats na verkiezing van de vertegenwoordigers door en uit de pensioengerechtigden (Artikel 101, lid 3, Pensioenwet). 1. Basiseisen Bestuursleden moeten primair goede bestuurders zijn. Daarnaast is het van belang dat op onderdelen specifieke deskundigheid aanwezig is bij individuele leden van het bestuur. Voor de huidige vacature wordt gezocht naar een kandidaat wiens ouderdoms- of partnerpensioen is ingegaan. 2. Algemene Deskundigheid Met betrekking tot de algemene deskundigheid worden de volgende aandachtsgebieden onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Het besturen van een organisatie; Relevante wet- en regelgeving; Pensioenregelingen en pensioensoorten; Financieel technische en actuariële aspecten; Administratieve organisatie en interne controle; Uitbesteding van werkzaamheden; Communicatie.
De kandidaat dient binnen één jaar na aantreden op ten minste drie van de eerder genoemde aandachtsgebieden te beschikken over deskundigheidsniveau 2 (conform de eindtermen van het Plan van Aanpak Deskundigheidsbevordering van de pensioenkoepels) zodat aan de collectieve eis van deskundigheid (ten minste twee bestuursleden beschikken individueel per gebied over niveau 2) kan worden voldaan. In het kader van behoorlijk bestuur toetst De Nederlandsche Bank (DNB) bij elke benoeming van een bestuurslid het aanwezige deskundigheidsniveau op voornoemde zeven aandachtsgebieden. Daarnaast moet het bestuurslid ook beschikken over specifieke kennis op deelgebieden. 3. Kennis van deelgebieden De kandidaat beschikt over algemene kennis van arbeidsvoorwaardelijke aspecten van pensioen evenals kennis van maatschappelijke en politieke ontwikkelingen op pensioengebied. Daarnaast beschikt de kandidaat over specifieke kennis met betrekking tot: Pensioenregelingen, pensioensystemen en de pensioenregeling van PFP in het bijzonder. Kennis van en affiniteit met pensioencommunicatie. Affiniteit met administratieve organisatie en interne controle. 4. Bestuurlijke ervaring Een kandidaat: Beschikt over een bij voorkeur academisch werk- en denkniveau. Beschikt over bestuurlijke ervaring op het gebied van maatschappelijke organisaties. Heeft kennis van de doelstelling van de pensioenregeling als arbeidsvoorwaarde. Heeft het vermogen om op kritische wijze invulling te geven aan het toezicht op de uitvoering van de pensioenregeling.
Heeft het vermogen tot evenwichtige afweging van belangen van alle betrokken partijen. Heeft kennis van de organen van sociale partners, overheidsorganen en belangengroeperingen. Heeft kennis ten aanzien van de verhouding tussen werkgever, pensioenuitvoerder en werknemer bij pensioenregelingen. Is bereid zijn tijd te investeren door middel van opleiding. Geeft blijk van interesse in actuele maatschappelijke ontwikkelingen rondom pensioen en de aangesloten ondernemingen.
5. Competenties Bijlage 2 is een opsomming van de benodigde competenties. 6. Aanvullende eisen voor het bestuurslid met portefeuille vermogensbeheer. Het bestuurslid met portefeuille vermogensbeheer zal behalve over de onder 4 genoemde algemene kwaliteiten tevens beschikken over de navolgende specialistische kwaliteiten: a. Aantoonbare actuele kennis en ervaring op het gebied van beleggen en vermogensbeheer in de meest brede zin. b. Aantoonbare kennis op het gebied van balansmanagementvraagstukken; kunnen denken in nominale en reële kaders en het daaraan verbonden dekkingsgraadrisico. c. In staat om bestuurlijk tegenwicht te bieden met betrekking tot adviezen van de vermogensbeheerder(s) en adviseur(s) van het fonds. d. In staat om op objectieve wijze de rapportages op het gebied van vermogensbeheer en balans- en risicomanagement te beoordelen en te vertalen naar te nemen beleidsmaatregelen. 7. Selectie De selectie gebeurt op basis van bovenstaand functieprofiel. Daarnaast wordt gestreefd naar een evenwichtige verdeling tussen geslacht, leeftijd en ervaring. Ieder bestuurslid wordt voorgedragen op basis van zijn of haar potentiële bijdrage in termen van kennis, ervaring en geschiktheid op een of meerdere gebieden en in lijn met de behoefte van het bestuur op het tijdstip van de voordracht.
Bijlage 1 Procedure verkiezing pensioengerechtigden in het bestuur
van
de
vertegenwoordigers
van
De benoeming van de vertegenwoordigers van pensioengerechtigden in het bestuur van een ondernemingspensioenfonds vindt plaats na verkiezing van de vertegenwoordigers door en uit de pensioengerechtigden (Artikel 101, lid 3, Pensioenwet). Hieronder is de procedure uitgewerkt die PFP daarbij volgt, een en ander op basis van artikel 10 van de statuten en artikel 12a van het Huishoudelijk Reglement , daarbij rekening houdend met de Beleidsregel Geschiktheid 2012 van DNB. 1. De organisatie van de verkiezing van de vertegenwoordigers van pensioengerechtigden in het bestuur vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur van PFP. Het bestuur draagt de organisatie van de verkiezing op aan de secretaris. 2. Kiesgerechtigd en tevens verkiesbaar zijn personen voor wie op grond van een pensioenovereenkomst het ouderdoms- of nabestaandenpensioen is ingegaan. 3. Het bestuur stelt het gewenste profiel vast. Dit profiel wordt gepubliceerd op de website van het pensioenfonds. 4. De secretaris nodigt schriftelijk alle verkiesbare personen uit zich kandidaat te stellen. De termijn om hierop te reageren bedraagt voor de verkiesbare personen twee weken. De kandidaten worden uitgenodigd een CV (inclusief pasfoto) op te stellen. 5. De secretaris stelt, na afloop van de termijn om zich kandidaat te stellen, een lijst op van de personen die verkiesbaar zijn. 6. Een commissie vanuit het bestuur van PFP, waaronder de voorzitter en de secretaris, onderzoekt of kandidaten binnen de gestelde termijn kunnen voldoen aan de vereiste deskundigheid en het gewenste profiel. Indien een kandidaat hieraan niet voldoet, doen de voorzitter en de secretaris hiervan onmiddellijk schriftelijk en met opgave van redenen mededeling aan de desbetreffende kandidaat. 7. Indien het aantal kandidaten (na toetsing) gelijk of minder is dan het aantal vacatures, vindt er geen verkiezing plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. 8. De verkiezing geschiedt bij schriftelijke stemming. Het secretaris stuurt aan iedere kiesgerechtigde persoon een stembiljet toe, waarop de namen van de kandidaten staan vermeld en informatie over de kandidaten, die door henzelf wordt aangeleverd. De kiesgerechtigde personen dienen het stembiljet binnen twee weken per post te sturen naar het secretariaat van PFP. 9. Iedere kiesgerechtigde persoon brengt niet meer stemmen uit op kandidaten dan er zetels in het bestuur vacant zijn, met dien verstande dat per kandidaat slechts één stem uitgebracht kan worden. 10. De secretaris stelt na het einde van de stemming het aantal geldige stemmen vast dat op elke kandidaat is uitgebracht. 11. Ongeldig zijn de stembiljetten: o waaruit niet duidelijk de keuze van de kiesgerechtigde persoon blijkt; o waarop andere aantekeningen voorkomen dan de aanwijzing van de verkozen kandidaten. 12. Gekozen zijn de kandidaten die achtereenvolgens het hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd. Indien er voor de laatste te bezetten zetel(s) meer kandidaten zijn die een gelijk aantal stemmen op zich hebben verenigd, beslist het lot. 13. Het bestuur besluit tot een voorgenomen benoeming. 14. De secretaris meldt de voorgenomen benoeming van de gekozen personen aan DNB. 15. Nadat DNB verklaart geen bezwaar te hebben, wordt de voorgenomen benoeming bekrachtigd. Indien DNB geen toestemming geeft voor benoeming, vervalt de gekozen status van betrokkene. Hiervan doet de secretaris onmiddellijk schriftelijk en met opgave van redenen mededeling aan de desbetreffende kandidaat. 16. Aan de gekozen kandidaten wordt gevraagd hun functie als bestuurslid te aanvaarden.
17. De uitslag van de verkiezing wordt door de secretaris bekend gemaakt aan alle kiesgerechtigde personen. 18. De gebruikte stembiljetten worden door de secretaris in een gesloten envelop tenminste drie maanden na het bekend maken van de uitslag bewaard. 19. De secretaris stelt een verkiezingsverslag op.
BIJLAGE 2 COMPETENTIES IN ALFABETISCHE VOLGORDE a. Authenticiteit: is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens ook in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet. Dit betekent tevens het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid en de toezichthouder juist informeren over de werkelijke situatie en erkennen van risico’s en problemen naar de toezichthouder. b. Besluitvaardigheid: neemt op tijd noodzakelijke beslissingen door het nemen van acties of door zich vast te leggen door middel van het uitspreken van zijn of haar mening en wacht niet onnodig met het maken van keuzes. c. Communicatief vermogen: brengt op een begrijpelijke en acceptabele wijze in een daartoe geëigende vorm een boodschap over aan anderen. Is gericht op duidelijkheid, transparantie en actief feedback geven en nemen. d. Helikopterzicht en oordeelsvorming: kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen en vraagstukken. Kan over de eigen portefeuille heen kijken, vooral wanneer problemen spelen die de continuïteit van de onderneming in gevaar kunnen brengen. e. Klant- en kwaliteitsgericht: is gericht op het leveren van kwaliteit en op de mogelijkheden om deze waar mogelijk te verbeteren. Specifiek betekent dit ook dat geen toestemming wordt verleend aan het ontwikkelen en afzetten van producten en diensten op de markt en investeringen in bijvoorbeeld producten, kantoorpanden of deelnemingen, waarvan hij of zij door gebrek aan inzicht in de architectuur, de uitgangspunten of de aannames, de risico‘s niet voldoende kan inschatten. Signaleert en onderzoekt de wensen en behoeften van klanten en handelt hiernaar, laat klanten geen onnodig risico lopen en zorgt voor juiste, volledige en evenwichtige informatieverstrekking aan klanten. Een transparant verkoopproces, zorgvuldige dienstverlening en passend advies staan hierbij centraal. f. Leiderschap: geeft richting en sturing aan een groep, brengt samenwerkingsverbanden tot stand en handhaaft deze en stimuleert, motiveert en ontwikkelt de beschikbare human resources/borgt de vakbekwaamheid van medewerkers om een beoogd doel tot een goed einde te brengen. Staat open voor en biedt ruimte aan kritische discussies. g. Loyaliteit: identificeert zich met de onderneming en voelt zich betrokken. Kan motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren. h. Omgevingssensitiviteit: heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen de onderneming. Is goed geïnformeerd over de relevante (internationale) financiële, economische, maatschappelijke en andere ontwikkelingen in de omgeving van de onderneming alsook over de belangen van stakeholders en kan deze informatie effectief benutten.
i. Onafhankelijkheid: Is zelfstandig in zijn of haar gedrag, durft eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) te handhaven en te verdedigen in het belang van de onderneming. Opereert Hiertoe objectief en kritisch. Herkent en anticipeert op situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren. j. Onderhandelingsvaardigheid: Ontdekt en benoemt gemeenschappelijke overeenstemming leidt.
belangen
op
een
wijze
die
tot
k. Overtuigingskracht: Kan door middel van overredingskracht, persoonlijk overwicht en tact invloed uitoefenen op het standpunt van anderen. Is een stevige persoonlijkheid. Is in staat zijn of haar rug recht te houden. l. Samenwerkingsvermogen: Heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen. m. Strategische sturing: kan een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen vertalen in lange termijn doelstellingen en stelt een strategische planning op voor het realiseren van deze lange termijn doelstellingen, onder meer door het toepassen van scenarioanalyse. Houdt hierbij goed zicht op risico‘s die de onderneming loopt en neemt bijhorende beheermaatregelen. n. Stressbestendig: Blijft gelijkmatig presteren onder hoge (werk)druk en in onzekere omstandigheden. o. Verantwoordelijkheid: Heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af. Toont lerend vermogen en beseft dat zijn of haar handelen invloed heeft op de belangen van stakeholders. p. Voorzittersvaardigheid: Kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden. Is in staat een open sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen. De opsomming van deze competenties (a tot en met p) is niet cumulatief en niet limitatief.
