Gemeente Galmaarden
Functiebeschrijving Functie Graadnaam: deskundige
Afdeling: Grondgebiedzaken
Functienaam:
Dienst: Openbare Werken
Functiefamilie: leidinggevende
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit Het doel van de afdeling grondgebiedzaken is de uitbouw van de diensten openbare werken, milieu, stedenbouw en ruimtelijke ordening en technische dienst. De dienst openbare werken verzorgt de administratieve opvolging en afhandeling van de dossiers m.b.t. het gemeentelijk patrimonium (wegen, groen en gebouwen).
Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: bestuurssecretaris (Grondgebiedzaken) Geeft leiding aan: administratief medewerkers van de dienst alsook aan de arbeiders van de technische dienst bij afwezigheid van de werkleider
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
Kernresultaten Interne regelgeving De regelgeving van toepassing op de organisatie en entiteit hanteren. Doel: de werking van de organisatie (en de entiteit) laten gebeuren volgens de afgesproken regels en procedures Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
naleven van het arbeidsreglement o.a. door het correct gebruik van de tikklok, het gebruik van internet en e-mail op het werk, …
naleven van de deontologische code
interne afspraken en procedures naleven
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
wetgeving en regelgeving m.b.t. entiteit kunnen toepassen
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
vakgerichte informatie raadplegen
briefen en vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit
organiseren van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
organiseren en opvolgen van intern overleg
waken over en meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit
ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit
informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen
zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)
Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
instaan voor een vlot contact met de burger
ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) in kaart brengen en onderhouden
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…
verzorgen van public relations o.a. door het voeren van promotie
Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit
zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden
waken over de uitvoering van de opdrachten in bijzonder voor betreft (beheer) gemeentelijke gebouwen en opvolging werken nutsmaatschappijen en werken in eigen beheer (bij afwezigheid werkleider)
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit
instaan voor de continuïteit van de entiteit
kwaliteitszorg implementeren en opvolgen
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
samenwerking met preventieadviseur en uitvoering jaaractieplannen inzake interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen
toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit
Verkeer Instaan voor veilig verkeer zowel bij tijdelijke als permanente aanpassingen. Doel: zorg dragen voor de verkeersveiligheid in de gemeente Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
zorgen voor de nodige informatie bij wegenwerken
voorbereiden en opvolgen van de verkeerscommissie
Mobiliteit Instaan voor het mobiliteitsplan en de daaruit gegroeide acties. Doel: ervoor zorgen dat de doelstellingen m.b.t. mobiliteit worden gerealiseerd Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
instaan voor de beleidsvoorbereiding van de opmaak van het mobiliteitsconvenant
begeleiden van de uitvoering van het actieprogramma van het mobiliteitsplan
uitvoeren van de evaluatie van het gevoerde beleid en indien nodig bijsturen
opmaak, opvolging en afwerking van dossiers m.b.t. mobiliteit
Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken (overheidsopdrachten) Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit
opmaken van plaatsbeschrijvingen
contacten met studiebureaus en aannemers van werken
controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen
opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten
beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten
controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing
Beheer en regie bouwwerken, gronden en wegen Coördinatie, planning, uitvoering en opvolging van het dagelijks operationeel beheer van de bouwwerken, gronden en wegen. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief patrimoniumbeheer volgens de door het bestuur vooropgestelde kwaliteitsnormen en doelstellingen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
opstellen van beheersplannen voor het onderhoud
inventarisatie van de gebouwen, hun technische installaties, onderhoudsverplichtingen, …
coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen
verlenen van technisch advies aan andere entiteiten en overheden
leiding en coördinatie van renovatie-, restauratie en nieuwbouwprojecten
opvolging technische dossiers i.v.m. de gebouwen die eigendom zijn van de kerkfabrieken
Informeren van de burger (loket) Informatie verschaffen over het patrimonium, monumenten en landschappen. Doel: zorg dragen voor een degelijke externe communicatie en dienstverlening Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
opzoeken van informatie en gegevens ter verbetering van de dienstverlening aan de burgers en de andere entiteiten
doorverwijzen naar de juiste entiteiten en/of hogere overheden
Tekenwerk en opmetingen Uitvoeren van klein manueel en digitaal tekenwerk en meetwerk. Doel: zorgen voor de juiste informatie voor het uitvoeren van specifieke opdrachten Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken:
uitvoeren van tekenwerk
aanduiden en uitzetten van bouw- en rooilijnen
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
uitvoeren van diverse opmetingen van terreinen, gebouwen, infrastructuur
Dagontvangsten
ontvangen van geringe dagontvangsten en omgaan met wisselgeld
bijhouden van kasboek
interne afspraken met betrekking tot dagontvangsten naleven
correct toepassen van de vastgestelde retributies
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
Besluit secretaris 21-06-2010
Gemeente Galmaarden
Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties Niveau
Wetgeving en regelgeving
X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie Communicatiemanagement Financieel management HRM-management Strategisch management Databanken Presentaties Rekenbladen Software eigen aan de functie Tekstverwerking Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster Management en beleid
X
X X X
Gedragscompetenties Niveau
Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag
Plannen en organiseren Voortgangscontrole Mondelinge communicatie Teamwerk en samenwerken Coaching Leidinggeven Kwaliteit en accuraatheid
X X
X X
X X
X X
X
X
Klantgerichtheid
X
X
Integriteit
X
X
3
Leiderschap
2
Interactief gedrag
Competentie Plannen en organiseren
1
Cluster Beheersmatige vaardigheden
Besluit secretaris 21-06-2010
