Functiebeschrijving Titel van de functie: Communicatieambtenaar gemeente en OCMW Dienst: Interne Zaken / Secretariaat Niveau: B1 – B3 Naam van de titularis:
A. Doel van de functie: De betrokkenheid van de bevolking bij het beleid bevorderen en de nodige signalen geven aan beleid en dienstverlening van de gemeente en OCMW. Uitbouwen van een geïntegreerd communicatiebeleid. Communicatie tussen de gemeentelijke en OCMW diensten verbeteren.
B. Plaats in de organisatie: Afdeling interne zaken van het gezamenlijk organogram gemeente en OCMW: Communicatieambtenaar → bestuurssecretaris → gemeentesecretaris / college van burgemeester en schepenen
C. Resultaatgebieden: 1. COMMUNICATIEBELEID Ontwerpen, ondersteunen, opvolgen en uitvoeren van een communicatiebeleid. Dit bevat ondermeer de volgende concrete taken: • Opmaak van een algemeen communicatiebeleidsplan afgestemd op de beleidsdoelstellingen BBC • Waken over de uitvoering en uitbouw van het communicatiebeleidsplan • Ontwikkelen en sturen van projecten rond communicatie, inspraak en participatie • Adviezen verstrekken met betrekking tot communicatiemiddelen • Adviezen opvolgen met betrekking tot inhoud en communicatiestijl • Onderhouden en opvolgen van de communicatieprocessen
2. INTERNE EN EXTERNE CONTACTEN / COMMUNICATIE Voorlichten en informeren van de bevolking en doelgroepen op een consistente manier over het gevoerde beleid, de genomen beslissingen en de dienstverlening van de gemeente en het OCMW, zodat de burger correct, accuraat en tijdig wordt geïnformeerd over de zaken die hem aanbelangen. Organiseren van een goede informatiedoorstroming naar personeel en interne diensten. Dit bevat ondermeer de volgende concrete taken: • Verantwoordelijk voor de opmaak en coördinatie van het gemeentelijk informatieblad • Informatieverstrekking over beleidsbeslissingen op een verstaanbare wijze aan de bevolking meedelen • Actieve uitbouw en opvolging van correcte uitvoering door de diensten van intranet, personeelskrant en andere communicatievormen • Toepassen van decreten betreffende openbaarheid van besturen en bijhouden register • Verzorgen van externe communicatie door opmaak van persberichten en onderhouden van contacten met de lokale pers, informatiebrochures en infogidsen, ’t Opwijks Leven • Verzorgen van interne communicatie door opmaak en redactie van gezamelijke personeelskrant, bewonersbrieven • Redactie, controle en opvolging van teksten • Opmaak van een draaiboek en ondersteunen van gemeentelijke diensten bij de organisatie van hoorzittingen en informatievergaderingen • Organisatie van een onthaaldag voor nieuwe inwoners • Organisatie Open Gemeentedag • Invoeren en bewaken van de huisstijl van de organisatie • Adviezen verlenen voor bepaalde standaardcommunicaties • … 3. WEBSITE Mede ontwerpen, ontwikkelen, coördineren en beheren van de website, opdat deze kan uitgroeien tot een volwaardig, digitaal informatief en interactief dienstverleningskanaal voor de burger Dit bevat ondermeer de volgende concrete taken: • Up to date houden van de website zodat enkel de meeste recente en relevante informatie wordt aangeboden • Eindredactie van de gemeentelijke website • Uitbouw van de gemeentelijke website tot een interactief tweerichting communicatiemiddel • Uitbouw en permanente promotie van een volwaardig digitaal e-loket via de gemeentelijke website • Het nemen van initiatieven tot nieuwe elektronische concepten (bv e-zine, forum, digitale nieuwsbrief) • … 4. RAPPORTAGE EN ADMINSTRATIE Verzorgen van de lay-out en opmaak van klein drukwerk / infobrochures ed. voor de gemeente en OCMW teneinde de betrokken diensten grafisch bij te staan en ervoor te zorgen dat de huisstijl uniform naar buiten wordt gebracht Dit bevat ondermeer de volgende concrete taken: • Opmaak naamkaartjes medewerkers • Opmaak affiches voor activiteiten andere diensten (bij tuinmarkt ed) • Opmaak uitnodigingen voor evenementen (nieuwjaarsreceptie ed.) • Maken van presentaties, persmappen • Opmaak jaarverslag en infogids • Redactie personeelsbrief • Aanleveren van standaard sjablonen • Verslag aan bestuursorganen uitbrengen over de initiatieven inzake communicatie • …
5. PARTCIPATIE EN INSPRAAK Bevorderen en stimuleren van inspraak en participatie in het beleid, teneinde de kloof tussen burger en lokale overheid te verkleinen en de besluitvorming meer draagkracht te geven Dit bevat volgende concrete taken: • Uitwerken en opzetten van methodes zodat de burger over een methodiek en middelen beschikt om inspraak te verkrijgen en zijn grieven/wensen kenbaar temaken (bv. Via meldingsformulieren) • Acties ondernemen opdat de drempel tot de lokale overheid en de administratie zo laag mogelijk wordt gehouden • Opvolgen en bijsturen van klachtenmanagementsysteem en rapportering erover 6. WETGEVING EN TENDENSEN MET BETREKKING TOT COMMUNICATIE OPVOLGEN Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving en de nodige kennis intern verspreiden. Dit omvat ondermeer de volgende concrete taken: • Vakgerichte informatie raadplegen • Wetgeving en regelgeving kunnen toepassen • Vakkennis opdoen en integreren in de werking van de organisatie • Contact met collega’s binnen vereniging voor overheidscommunicatie
D. Competentieprofiel: 1.
KERNCOMPETENTIES
Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit en milieuzorg, …). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Niveau 2: Brengt sociaal en ethische normen in de praktijk • • • • • • •
neemt de verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen (past geen paraplutechniek toe) binnen het wettelijk kader en de procedures van de organisatie erkent problemen of fouten in de eigen werking, trekt de nodige conclusies en meldt dit indien nodig aan diensthoofd of beleidsverantwoordelijke spreekt anderen er op aan wanneer hun handelen niet conform is met de bestaande regels en afspraken handelt consequent: neemt in gelijkaardige omstandigheden gelijkaardige standpunten in / houding aan is integer, kan inschatten of informatie al dan niet verder kan/mag verspreid worden vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken en het naleven van procedures verzekert de bescherming en beschikbaarheid van kritische data
Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de behoeften van de verschillende soorten klanten (interne en externe) onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden voor specifieke vragen en problemen • •
onderzoekt gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten en gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing levert, rekening houdend met bestaande procedures, indien mogelijk, sneller of meer dan afgesproken is met de
klant
•
koppelt de stand van zaken bij lopende dossiers terug aan de betrokken partijen en argumenteert genomen beslissingen biedt aan klanten vooraf duidelijkheid en informatie over mogelijke oplossingen, procedures en regels, aanpak en werkwijze anticipeert op toekomstige vragen van klanten, vanuit eigen ervaring en kennis van het werkdomein
•
tracht de meest optimale oplossing te bieden voor de klant en informeert zich op continue wijze
•
geeft belangrijke bemerkingen van klanten (burgers, interne klanten,…) door aan de leidinggevende
• •
Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, dienst of de organisatie, ook wanneer er geen rechtstreeks eigen belang is
Niveau 3: Stimuleert de samenwerking binnen de eigen dienst
• • • • • • •
levert een constructieve bijdrage bij het oplossen van problemen van de dienst door middel van overleg of discussie zoekt actief naar samenwerking met anderen gericht op gemeenschappelijke belangen en communiceert resultaten gaat in overleg met collega's over de meest gepaste rol- en werkverdeling, op basis van ieders kwaliteiten motiveert de medewerkers, geeft zelfopbouwende kritiek en moedigt hen aan om gezamenlijke oplossingen te vinden behaalde successen krijgen aandacht en worden beloond creëert een goede werksfeer om de samenwerking te bevorderen overtuigt medewerkers om toch mee te werken, zelfs wanneer andere collega's niet bereid zijn tot samenwerking
Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 2 : Ontwikkelt zich (uit eigen beweging) binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken
•
past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk en schoolt zichzelf voortdurend bij, zowel op technisch, wetgevend als sociaal vlak stelt eigen werkwijze op een continue manier in vraag ter verbetering van de organisatie
•
vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op probleemstellingen
•
informeert zich over nieuwe ontwikkelingen en volgt de evoluties in zijn vakgebied op
• •
geeft opgedane leerervaringen op actieve wijze door aan collega's zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen evalueert op frequente tijdstippen het project of zijn eigen taken om zo naar de toekomst toe het project/het werk nog meer te optimaliseren en houdt hierbij rekening met feedback van deelnemers van projecten, …
•
•
2.
FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES
Doelgerichte mondelinge communicatie
Ideeën en meningen in een begrijpelijke taal duidelijk maken aan anderen en deze laten gelden, ondersteund door een passende lichaamstaal. Taal en terminologie aanpassen aan de toehoorders, met respect voor de opvattingen van anderen Niveau 3: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen (aangepast aan de doelgroep) en kan soepel omgaan met tegenkantingen • • • • • • •
hanteert een gerichte en duidelijke communicatie die toch sociaal aanvaardbaar is zodat klanten weten waar ze aan toe zijn, zelfs als dit zeer moeilijke boodschappen zijn kan eigen standpunten en die van anderen beargumenteren: gebruikt voorbeelden en vergelijkingen om voorstellen en boodschappen kracht bij te zetten toont luisterbereidheid, stelt vragen om zicht te krijgen op de ideeën van de gesprekspartner en staat open voor andere meningen durft zijn mening uiten en blijft op standpunt, zelfs al is deze tegengesteld aan die van de tegenpartij of wanneer er zeer grote belangen bij gemoeid zijn weet te onderscheiden wanneer mondelinge communicatie voldoende is of wanneer er beter naar schriftelijke communicatie kan gegrepen worden weet de ander mee te krijgen in zijn of haar verhaal en doet het belang inzien van medewerking en onderhandelt met de gesprekspartner om tot een oplossing te komen brengt negatieve boodschappen op een ontwikkelingsgerichte, constructieve, menselijke manier over
Kwaliteitsgerichtheid Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen Niveau 3: Laat anderen evolueren naar meer kwaliteitsbewustzijn • laat het werk van anderen op fouten controleren of controleert het zelf • checkt of resultaten voldoen aan de vereiste normen en laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren • stelt hoge kwaliteitsnormen, zonder resultaatgerichte acties af te remmen • stuurt zijn of haar medewerkers aan om goed en correct werk af te leveren • zorgt ervoor dat de veiligheidsprocedures nageleefd worden door mensen hierop aan te spreken en bij te sturen indien nodig • verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen • staat in voor de voorlichting met betrekking tot kwaliteitszorg
Schriftelijke communicatie Ideeën en meningen begrijpelijk, gestructureerd en in een correcte taal schrijven, aangepast aan het doelpubliek Niveau 3: Structureert en beïnvloedt • • • • •
formuleert inhoudelijke adviezen op heldere wijze stelt overzichtelijk, correct en bondig teksten op conform de afspraken stuurt collega's op een respectvolle manier bij in hun geschreven taal formuleert tactvol, let op de woordkeuze, weet een boodschap schriftelijk goed op diverse doelgroepen over te brengen en stemt argumenten af op personen zorgt voor herkenbare communicatie (logo, aantrekkelijke vormgeving, layout) op geregelde tijdstippen
Probleemoplossend vermogen (creatief, initiatief) In staat zijn problemen te herkennen, te zoeken naar mogelijke oorzaken en haalbare oplossingen voor te stellen Niveau 3: Analyseert complexe problemen en/of werkt naar een oplossing toe vanuit een anticiperende houding • •
anticipeert adequaat op mogelijke knelpunten en reageert snel en doeltreffend bij problemen en onverwachte gebeurtenissen formuleert meerdere passende alternatieven en gaat op zoek naar creatieve oplossingen
• • •
lost langdurende problemen of complexe dossiers goed op wanneer anderen er niet uitkomen betrekt anderen bij formulering en oplossing van problemen en dringt door tot de kern van het probleem bewaart afstand, nuchterheid en realiteitszin bij het zoeken van oplossingen
Resultaatgerichtheid Het actief gericht zijn op het behalen van resultaten, het effectief handelen en het op tijd afleveren van afgesproken werk Niveau 3: Stuurt doelgericht (ook anderen) • • • • •
volgt de voortgang van het werk op, evalueert, geeft feedback aan anderen en stuurt bij indien nodig bewaakt actief vooropgestelde budgetten en timing durft eigen dienst in vraag stellen en maakt regelmatig evaluaties op houdt betrokkenen op de hoogte van de stand van zaken en stuurt hen bij indien nodig zet een duidelijke organisatiestructuur op binnen de eigen dienst (team) om doelstellingen te bereiken
3.
TECHNISCHE COMPETENTIES
• •
Kennis van overheidscommunicatie en communicatie-instrumenten Kennis van organisatiedoelstellingen, lokaal bestuur en de doelgroepen van de gemeentelijke organisatie Uitdrukkingsvaardigheid voor het formuleren van de communicatiestrategie, communicatieplan, adviezen en voor het voorlichten van de pers Goede redactionele vaardigheden Kennis van computertoepassingen zoals Excel, word, photoshop, InDesign Goede kennis van wetgeving openbaarheid van bestuur, gemeentelijke en OCMW wetgeving …
• • • • •
