Beleidsdomein: Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Basisonderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs Graad: D2 Functiefamilie : Administratief ondersteunend Aantal vacante betrekkingen:1 Vacaturenummer:20079
Doel van de functie : Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de afdeling teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling
Resultaatgebieden 1. INFORMATIEVERZAMELING EN – VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren en lezen van relevante documenten, en waar nodig deze dispatchen Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid, zoals bvb antwoorden op parlementaire vragen en kabinetsnota’s Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,… Persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) …
2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten: Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten,… Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…) Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
1
Plaatsen van documenten op een sharepointomgeving. Deze sharepoint onderhouden. Opvolgen en bewaken van timing.
3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Voorbeelden van activiteiten: Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat … Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten … Voorbereiding van boekhouding Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een aantal administratieve dossiers Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem … 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten: Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen … Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten … 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling. Voorbeelden van activiteiten: Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef … Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega’s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes … … 2
6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Voorbeelden van activiteiten: Registreren van post van de eigen afdeling Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem Circulatiemappen verspreiden … 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling. Voorbeelden van activiteiten: Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen … 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Voorbeelden van activiteiten: Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,… Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,… …
Vaktechnische competenties Elementaire kennis van de eigen afdeling (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van het departement Noties van het werkdomein van de afdeling en het departement Eenvoudige administratieve vaardigheden
3
Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. -
Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten -
-
Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort Blijft beleefd bij klachten Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) Stelt zich hulpvaardig op Reageert snel en gepast op vragen van klanten Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)
Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, afdeling en het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Werkt mee en informeert anderen. -
Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken -
Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …) 4
-
Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden
Schriftelijke uitdrukkingsvaardig-heid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. -
Hanteert een correcte spelling Hanteert een correcte grammatica Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota’s
Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Levert met oog voor detail correct werk af. -
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties
Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk effectief Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda …) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
Salarisgegevens De geselecteerde kandidaat wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met salarisschaal D211.
Proeftijd Er wordt een proeftijd voorzien. U wordt pas bevorderd nadat u met goed gevolg de proeftijd in de bevorderingsbetrekking heeft volbracht (VPS Art. VI 53).
5
Selectieprocedure Zie selectiereglement.
Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: John De Plecker, afdelingshoofd Basisonderwijs en DKO
[email protected] Voor extra informatie over de selectieprocedure, kunt u contact opnemen met: An Piot, selectieverantwoordelijke Jobpunt Vlaanderen tel. 02 553 51 55 of
[email protected]
6
