SELECTIEREGLEMENT Assistent Interne ICT-automatisering (M/V) Statutaire functie, rang D1 Graad: assistent Departement Financiën en Begroting Afdeling Algemene Diensten van Financiën Standplaats Brussel Selectienummer 20996 1. Functiecontext Het Vlaams ministerie Financiën en Begroting is hèt financiële hart van de Vlaamse overheid. Hier wordt onder meer de grondslag gelegd voor de begroting, de boekhouding en het financieel management van de overheid. Ook de inning en invordering van Vlaamse belastingen gebeurt door dit ministerie. Het Departement Financiën en Begroting maakt deel uit van dit ministerie. Als assistent Interne ICTautomatisering kom je terecht binnen de afdeling Algemene Diensten van Financiën, bij de dienst Facility. Je werkt nauw samen met de diensten Interne Automatisering en LAN/WAN van de informatica-afdeling. Meer informatie over beide afdelingen, over de dienst Facility en over de positionering in het Vlaams ministerie Financiën en Begroting vind je op fin.vlaanderen.be.
2. Takenpakket Doel van de functie Als assistent Interne ICT-automatisering biedt je ondersteuning op het vlak van de interne ICTautomatisering en volg je de werkzaamheden nauwgezet op.
Resultaatsgebieden •
Je informeert je over en formuleert voorstellen met betrekking tot de ICT-infrastructuur binnen het beleidsdomein, zodat er gefundeerde beslissingen m.b.t. de infrastructuur genomen kunnen worden. Voorbeelden van activiteiten: - Je volgt het gebruik op van en zorgt voor het beheer van de fileservers (schijfruimte, inhoudelijke beheerders, archivering, beheer toegangen,…)
1
- Je informeert je over de beschikbare infrastructuur en stelt ter zake (werk)aanvragen op voor aanpassingen, uitbreidingen,… - Je rapporteert over het gebruik van de beschikbare infrastructuur en over de naleving van richtlijnen m.b.t. het gebruik van deze infrastructuur •
Je informeert je over de afstemming van het gebruik van de (IT-)infrastructuur op de organisatie binnen de site (gebruikersgroepen, gedeelde documenten en mappen, lees- en schrijfrechten, verzendlijsten) en formuleert voorstellen hierover, op basis van een overlegstructuur met de archivaris. Voorbeelden van activiteiten: - Je rapporteert over de toepassing van de gebruikersgroepen, verzendlijsten,… - Je detecteert behoeften naar aanleiding van wijzigingen in de organisatie van de site (nieuwe personeelsleden, nieuwe gebruikersgroepen, ...) - Je verzorgt het beheer van gemeenschappelijke en individuele gebruikersinformatie (bijv. aanmaken en beheren van verzendlijsten) - Je formuleert voorstellen (via werkaanvragen) m.b.t. gebruikersbeheer (bijv. nieuwe gebruiker, gedeelde mappen met lees- en schrijfrechten, ...)
•
Je ondersteunt de personeelsleden/gebruikers m.b.t. het gebruik van de hard- en standaardsoftware en blijft voortdurend op de hoogte van ontwikkelingen van het werkveld. Voorbeelden van activiteiten: - Je stelt (werk)aanvragen op ten behoeve van het personeelslid/de gebruiker op het vlak van infrastructuur - Je ziet toe op de kwaliteit van de geformuleerde werkaanvragen (zin, correctheid, volledigheid, verstaanbaarheid) en volgt de werkaanvragen op - Je helpt de eindgebruiker in eerste lijn of bij het verwoorden van probleemmeldingen aan de helpdesk (FB of HB)
•
Je bent het aanspreekpunt voor problemen en werkaanvragen m.b.t. de gemeenschappelijke infrastructuur van de site. Voorbeelden van activiteiten: - Je checkt of de inventarisgegevens van de externe IT-dienstverlener m.b.t. de gemeenschappelijke infrastructuur van de site in overeenstemming zijn met de reële situatie en meldt eventuele afwijkingen - Je houdt de eigen inventaris bij van de logistieke ondersteuning (middelen, aanvragen, bestellingen, voorraden - Je meldt problemen m.b.t. de werking van het LAN, de lokale servers en andere gemeenschappelijke hard- en software - Je verifieert of met externe dienstverleners gemaakte afspraken worden nagekomen - Je verzorgt het beheer van een beperkte stock van hardwarecomponenten
•
Je assisteert de gebruiker in zijn relatie met (externe) dienstverleners voor problemen en (werk)aanvragen m.b.t. de individuele IT-infrastructuur van de gebruikers
2
Voorbeelden van activiteiten: - Je gaat na of de inventarisgegevens van (externe) dienstverleners in overeenstemming zijn met de reële situatie en meldt en/of verhelpt eventuele afwijkingen - Je helpt de eindgebruikers (personeelsleden) bij het verwoorden van probleemmeldingen aan de helpdesks - Je assisteert gebruikers in de relatie met de centrale helpdesk inzake het oplossen van problemen met pc - Je begeleidt de (externe) IT-dienstverlener, bij afwezigheid van de gebruiker, bij de uitvoering van werkaanvragen en interventies m.b.t. de IT-infrastructuur van die gebruiker
3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Diploma: Geen diploma vereist. Ervaring: Je hebt minstens vijf jaar werkervaring met minstens twee van de vier volgende ICT-gerelateerde aspecten: - Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) - Beheer van scanning/printing - Active Directory-beheer - Selectie van pakketten
Competenties Technische competenties -
-
-
-
Kennis van Microsoft System Center Configuration Manager (SSCM): o Aanmaak software packages o Roll-out build op laptops o Testing Windows 7/8.1 o Beheer laptops/tablets/smartphones o Roll-out updates o Scripting o Opmaak documentatie Kennis van het beheer van een scanning-/printing-omgeving: o Configuratie van printers (Xerox, Canon, Océ, HP, ..) o Aanmaak printqueues o Beheer printerdrivers Kennis IRIS-scan-software Kennis van Active Directory: o Instelling policy Windows 7/8.1 o Beheer useraccounts en -groepen Basiskennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten in het kader van kleine bestellingen en contracten
3
Persoonsgebonden competenties -
verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 klantgerichtheid – niveau 1 flexibiliteit – niveau 1 zorgvuldigheid – niveau 1 samenwerken – niveau 1 plannen & organiseren – niveau 1 communiceren – niveau 1
4. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1° Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking 2° Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten 3° Je voldoet aan de dienstplichtwetten 4° Je bent medisch geschikt voor deze functie 5° Je slaagt in de selectieprocedure 6° Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden
5. Aanbod •
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
•
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
•
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Hou er in deze functie wel rekening mee dat er een zeer hoge mate van flexibiliteit wordt verwacht (ter plekke gaan bij problemen, ook buiten Brussel, geen nine-to-five job, ook ’s avonds & in het weekend werken af en toe)
•
Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
•
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering.
•
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
•
Je wordt aangeworven in de graad van assistent met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden.
4
•
Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Er is geen proefperiode voor personeelsleden die al als statutair personeelslid tewerk gesteld zijn in de graad van de vacature.
6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 4 november 2014 via www.jobpunt.be: zoek de vacature onder ‘bekijk onze jobs’ en dien je kandidatuur in via de knop ‘Solliciteer nu’ aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert.
7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening en voorselectie Aan de hand van de input die je geeft op www.jobpunt.be gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we je jouw kandidatuur (eveneens op basis van je input op www.jobpunt.be) ook nog op volgende elementen: - motivatie - inzicht in de functie De CV-screening en voorselectie is eliminerend. Enkel de 5 beste kandidaten kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. In geval een kandidaat afhaakt wordt deze vervangen door de volgende gunstig beoordeelde kandidaat en dit voor zo ver mogelijk binnen de timing van de procedure. Dit selectieonderdeel wordt afgerond in de week van 10 november 2014 (datum onder voorbehoud).
7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden van de functiefamilie Praktisch uitvoerende functies niveau 2, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basis-gedragscompetenties heeft. De basis-gedragscompetenties voor deze functie zijn: - verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 - klantgerichtheid – niveau 1 - flexibiliteit – niveau 1 - zorgvuldigheid – niveau 1 - samenwerken – niveau 1 - plannen & organiseren – niveau 1 De kandidaten die geschikt bevonden worden, genieten voor de duur van 7 jaar bij een volgende aanwervingsprocedure voor een functie van de functiefamilie Praktisch uitvoerende functies niveau 2 een vrijstelling voor de basis-gedragscompetenties.
5
7.2.1. Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke(n). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: • • • •
visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case. Kandidaten krijgen hiervoor voorbereidingstijd. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling “gunstig” of “ongunstig” ten aanzien van deze criteria. Enkel wie ‘gunstig’ behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. Het jurygesprek zal plaatsvinden in week van 17 of 24 november 2014 (onder voorbehoud).
7.2.2. Psychotechnisch gedeelte Het psychotechnisch gedeelte bestaat uit een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst computergestuurde testen. Daarin worden de persoonsgebonden competenties in kaart gebracht.
en
Deze fase is adviserend. Dit selectieonderdeel zal plaatsvinden vanaf 1 december 2014 (data onder voorbehoud).
7.2.3. Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door een jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Deze beslissing wordt gemotiveerd. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager (
[email protected]).
8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard – cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
6
9. Feedback Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen.
10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek met de wervende entiteit. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.
7
