SELECTIEREGLEMENT
Administratief ondersteunend medewerker statutaire functie, rang C graad medewerker (C1) met standplaats Paleis der Academiën, Hertogsstraat 1, 1000 Brussel Agentschap Zorg en Gezondheid Welzijn Volksgezondheid en Gezin Selectienummer 19312
1. Functiecontext Zorg en Gezondheid werkt elke dag aan de gezondheid en het welzijn van alle Vlamingen, van jong tot oud. We zorgen ervoor dat er voldoende en kwaliteitsvolle zorgvoorzieningen zijn in de thuiszorg, de ouderenzorg, de algemene en de geestelijke gezondheidszorg. Dat doen we bijvoorbeeld door erkenningen te geven aan woonzorgcentra (de rusthuizen) en subsidies voor gezinszorg aan huis. We helpen Vlamingen ook om gezond te leven. Samen met partners die we subsidiëren, geven we bijvoorbeeld advies over gezonde voeding, drinkbaar water, giftige stoffen in huis of buitenshuis, organiseren we grootschalige preventieve onderzoeken naar kankers, helpen we mensen van hun verslaving af, enzovoorts. We redden levens door gevaarlijke en besmettelijke ziektes te bestrijden, met vaccinaties voor kinderen en volwassenen, maar ook door op het terrein in te grijpen bij lokale “epidemieën”. En we helpen de mensen om hun zorg betaalbaar te houden. Voor de Vlaamse zorgverzekering die we hier organiseren, betaalt elke Vlaming een bijdrage, maar in ruil krijgen ze geld terug als ze veel zorgen nodig hebben. Er zijn nog duizend-en-één dingen die we doen, van zwembaden controleren, cijfermateriaal verzamelen tot innoveren met slimme IT-oplossingen, maar allemaal met één doel: het leven en welzijn van elke Vlaming gezonder maken.
Het team “Academie Geneeskunde” is een onderdeel van de afdeling Informatie en Zorgberoepen. Dit team zorgt voor de ondersteuning van de werking van de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België (KAGB). De KAGB heeft twee belangrijke opdrachten: Adviesverlening op het gebied van de gezondheidszorg (om deze adviezen voor te bereiden worden wetenschappelijke bijeenkomsten georganiseerd) Bevordering van het biomedisch wetenschappelijk onderzoek, in hoofdzaak door de uitreiking van prijzen Het team “Academie Geneeskunde” is een klein team dat bestaat uit vier personen (teamverantwoordelijke, biomedisch beleidsondersteuner, financieel en logistiek deskundige, administratief ondersteunend medewerker). Het team is gevestigd in het Paleis der Academiën in het centrum van Brussel. De meeste personeelsleden van Zorg en Gezondheid hebben een werkplek in het Ellipsgebouw aan het Noordstation van Brussel. De KAGB heeft een maandelijkse algemene vergadering op zaterdag, ook avondactiviteiten zijn mogelijk. Je bent dan ook bereid om eenmaal per maand op zaterdag te werken en een tweetal keren per maand ’s avonds.
2. Doel van de functie Je verzorgt de administratief ondersteunende diensten in het team Ondersteuning KAGB teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de KAGB en het team We zijn op zoek naar een consciëntieus en proactief persoon die zelfstandig en nauwgezet allerhande administratieve taken opvolgt.
3. Takenpakket Resultaatgebied 1. INFORMATIEVERZAMELING EN – VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Nakijken of de kandidaatstellingsformulieren (prijzen, lidmaatschap) volledig en vormelijk correct zijn, en indien nodig de ontbrekende gegevens opvragen Bijhouden van aanwezigheidsstatistieken van de academieleden Bijhouden van gegevens over adviezen, prijzen, leden, publicaties Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) … Resultaatgebied 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
Voorbeelden van activiteiten: Elektronisch klasseren van documenten Archiefbeheer … Resultaatgebied 3. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, invullen, opstellen of nazien van documenten (formulieren, lijsten, eenvoudige statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten: Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, aanvraagformulieren, attesten, aanwezigheidslijsten, … Voorbereiden van bestelbonnen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op de website van de KAGB (prijzen, agenda van vergaderingen, PowerPointpresentaties, accreditering, bestuursorganen, leden) … Resultaatgebied 4. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de KAGB. Voorbeelden van activiteiten: Verspreiden van aankondigingen van prijzen van de KAGB onder potentieel belangstellenden (opzoeken van contactgegevens, verzenden van e-mails) Verspreiden van aankondigingen van bijeenkomsten van de KAGB onder potentieel belangstellenden (opzoeken van contactgegevens, verzenden van e-mails) Verspreiden van aankondigingen van vacatures voor het lidmaatschap van de KAGB onder potentieel belangstellenden (opzoeken van contactgegevens, verzenden van e-mails) Bijhouden van de inschrijvingen voor de bijeenkomsten van de KAGB Aanvragen van de accreditering voor artsen voor de bijeenkomsten van de KAGB Contacten met de sprekers in het kader van de praktische voorbereiding van de voordrachten (overmaken van instructies i.v.m. voordrachten, opvragen van PowerPointpresentaties, opvragen van de samenvattingen voor de informatiepakketten, opvragen van gegevens over het curriculum vitae, eventueel regeling van reis en verblijf) Ondersteuning bij vergaderingen: o openen en sluiten van vergaderzalen o opstellen en opruimen van tafels en stoelen o opmaken, klaarleggen en opruimen van presentielijsten, aanwezigheidscertificaten, accrediteringsdocumenten, informatiepakketten o klaarleggen van geschenken o aanmaken en klaarleggen van badges en naamkaartjes o opmaken en ophangen van wegwijzers o opstellen en testen van audiovisueel materiaal (micro’s, projector, computer, flipcharts, opladen van PowerPointpresentaties) o ontvangen en begeleiden van leveranciers van diensten (catering, technische ondersteuning, hostessen, decoratie …) Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Stockbeheer (fotokopieerpapier, postzegels, cartridges, bureaumateriaal, keukenmateriaal) …
Resultaatgebied 5. POST: Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Voorbeelden van activiteiten: Een maand om de vijf maanden de post sorteren Dagelijks de post ophalen Openen van briefwisseling en bezorgen aan de bestemmeling Opvolgen van elektronische correspondentie Te ondertekenen stukken afdrukken, in vloeiboeken steken, en ter ondertekening aanbieden Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) … Resultaatgebied 6. ONTHAAL: Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de KAGB. Voorbeelden van activiteiten: Verwelkomen, ontvangen en begeleiden van de academieleden en van de externe deelnemers aan vergaderingen van de KAGB (jury- en commissievergaderingen, openbare en besloten zittingen, prijsuitreikingen, symposia, congressen) Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten tijdens vergaderingen van de KAGB Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Ontvangen van leveringen van goederen Ontvangen en begeleiden van leveranciers van diensten … Resultaatgebied 7. AGENDABEHEER: Beheren van de agenda van de KAGB teneinde bij te dragen tot een goed beheer van de tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Voorbeelden van activiteiten: Vergaderingen van commissies, jury’s en bijeenkomsten van de KAGB boeken via Outlook en eventueel via Doodle Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, … Bij agendawijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,… …
4. Profiel Deelnemingsvoorwaarden
Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of door Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de graad van medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid; Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau C; Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker; Of je werkt als ambtenaar in de rang C1 of in een hogere rang bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid op niveau C werken en kunnen deelnemen via interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden. Ervaring in een administratieve/secretariaatsfunctie strekt tot aanbeveling.
Technische competenties
Je kan goed overweg met het maken en beheren van e-mails en met agendabeheer via Outlook Je kan goed overweg met tekstverwerking en rekenbladen (Word en Excel) Je kan goed overweg met presentatiesoftware (PowerPoint) Je kan vlot informatie opzoeken op het internet Je bezit een praktische kennis van het Engels (eenvoudige elektronische correspondentie met buitenlandse gasten van de KAGB en kandidaten voor prijzen) Je bezit sterke administratieve en organisatorische vaardigheden (bv. planningsvaardigheden, …)
Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. Klantgerichtheid I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten Samenwerken I. Werkt mee en informeert anderen. Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken Nauwgezetheid II. Levert met oog voor detail correct werk af. Plannen I. Plant eigen werk effectief Flexibel gedrag I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. Initiatief I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
Meer weten? Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen via onderstaande gegevens; Herwig Deumens, teamverantwoordelijke team Ondersteuning Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België Tel. 02 550 23 09 - e-mail:
[email protected]
Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter, HR-verantwoordelijke Rekrutering en Selectie Adres : Koning Albert II-laan 35 bus 30, 1030 Brussel Tel. : 02 553 35 66 - e-mail :
[email protected] Neem ook eens een kijkje op : http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ of http://www.jobpunt.be Meer informatie over de selectieprocedure kunt u opvragen bij Ellen Haak van Jobpunt Vlaanderen:
[email protected]
5. Aanbod Een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden kan je op de website van de Vlaamse overheid www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden Salarissimulaties kunnen worden gemaakt op: http://www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator
6. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1° Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2° Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3° Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4° Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5° Je slaagt in de selectieprocedure 6° Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf ‘deelnemingsvoorwaarden’
7. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op dinsdag 22 juli 2014 Surf naar www.jobpunt.be en solliciteer via het online standaard-cv.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het standaard-cv gebruikt en de bijhorende vragenlijst invult - je je kandidatuur uiterlijk op 22/07/2014 naar ons stuurt Indien je geen pc hebt, kan je dit document ook opvragen bij Ellen Haak, 016 38 10 27 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.
8. Selectieprocedure 1. CV-screening met standaardvragenlijst Aan de hand van het door jou ingevulde standaard–cv gaan we na of je al dan niet aan de formele criteria voldoet. Vervolgens wordt eveneens de ingevulde standaardvragenlijst verbeterd. In deze vragenlijst wordt gepeild naar
relevante ervaring motivatie en inzicht in de functie. Pc kennis en talenkennis Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Enkel diegenen die aan de formele criteria voldoen en die horen bij de 8 best scorende naar aanleiding van de vragenlijst, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De kandidaten die ex aequo op plaats 8 gerangschikt staan, worden meegenomen in de selectie. De CV-screening zal worden afgerond in de week van 23/07/2014 onder voorbehoud.
2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn:
Klantgerichtheid Betrouwbaarheid Samenwerken Voortdurend verbeteren
Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I.
2.1 Fase 1: Psychotechnisch onderzoek In deze fase van de selectie worden de persoonsgebonden competenties beoordeeld door middel van een psychotechnisch onderzoek uitgevoerd door een extern selectiekantoor. In het psychotechnisch onderzoek worden de vereiste persoonsgebonden competenties nagegaan via een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, 2 computergestuurde administratieve testen en een computergestuurde planningstest. Volgende persoonsgebonden competenties worden in kaart gebracht: Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” Nauwgezetheid Plannen Flexibel gedrag Initiatief Het psychotechnisch onderzoek neemt maximum een halve dag in beslag en vindt plaats in de gebouwen van Ascento te Brussel in de periode van 25/07/2014 tot 14/08/2014 (onder voorbehoud). Dit gedeelte van de selectie is eliminerend. De kandidaten krijgen een beoordeling ‘geschikt’, ‘geschikt met aandachtspunten’, of ‘niet geschikt’. Enkel wie ‘geschikt’ of ‘geschikt met aandachtspunten’ wordt beoordeeld, kan doorgaan naar de volgende selectiefase.
2.2 Fase 2: Jurygesprek Dit gedeelte van de procedure bestaat uit een interview waarin onder meer gepeild wordt naar volgende aspecten:
Inzicht in de functie Motivatie voor de functie Verwachtingen van de kandidaat, inzetbaarheid in de organisatie Vaktechnische competenties
Het jurygesprek vindt plaats op 21/08/2014 of 5/09/2014 (onder voorbehoud). Deze fase van de selectie is eliminerend. De kandidaten worden beoordeeld als “geschikt” of “niet geschikt”
9. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard - cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
10. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 15/09/2014 Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen.
11. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het agentschap Zorg en Gezondheid beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. het agentschap Zorg en Gezondheid kan je gedurende de geldigheidsperiode voorstellen om in dienst te komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort
