FUNCTIEBESCHRIJVING DOSSIERBEHANDELAAR MILIEU-EFFECTBEOORDELING O&O (M/V) Afdeling: Milieu-integratie en -subsidiëringen Graad: B111 (Deskundige) Standplaats: Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel
FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en –coördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. De afdeling Milieu-integratie en -subsidiëringen heeft als missie om milieu- en natuurintegratie te stimuleren en verankeren in een streven naar een duurzame samenleving. Dat doet ze door te responsabiliseren en aan te zetten tot vrijwillige actie met de inzet van een mix van sociale en economische instrumenten. De afdeling is opgedeeld in 4 diensten, die onderling nauw samenwerken. Twee diensten ontwikkelen (een beleid rond) doelgroepspecifieke instrumenten, namelijk de dienst Milieucommunicatie en – informatie en de dienst Milieuvorming en -educatie. Onder deze laatste dienst ressorteren de Vlaamse Kennis- en Vormingscentra voor Natuur & Milieu de Helix in Grimminge en de Vroente in Kalmthout en een NME/EDO-werking in de Nachtegaal in De Panne. Daarnaast werken 2 andere diensten aan specifiek doelgroepenbeleid, namelijk de dienst Milieu-integratie Overheden en Maatschappij naar maatschappelijke actoren (overheden, scholen, verenigingen, burgers, …) en de dienst Milieuintegratie Economie en Infrastructuur, gericht naar eerder economische actoren, zoals bv. de industrie, de landbouwsector en de infrastructuursector. Je wordt lid van het Team Milieu-integratie Economie dat behoort tot de laatstgenoemde dienst. Het team werkt samen met collega’s van andere afdelingen van het departement LNE alsook met de agentschappen van het Beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie (OVAM, VLM, VMM, ANB, VEA en INBO) aan het ontwikkelen van een specifiek doelgroepenbeleid in het kader van milieu- en natuurintegratie naar specifieke economische doelgroepen / bedrijfssectoren. Dit doet ze door het opzetten en coördineren van overleg en samenwerking tussen het beleidsdomein LNE en federaties/organisaties van deze doelgroepen. De focus ligt hierbij momenteel op (sectoren van) de doelgroepen industrie en landbouw (voedingsnijverheid, basischemie, akkerbouw, ...). In dit kader staat het team in voor de opbouw van kennis over (o.a. de milieudruk van) specifieke doelgroepen en het uitdragen van deze kennis binnen het beleidsdomein LNE en bij de doelgroepen zelf. Het team voert zelf concrete (proef)projecten uit met economische doelgroepen of voorziet hiertoe projectoproepen. Daarnaast behandelt het team aanvragen van bedrijven voor attesten in het kader van fiscale aftrekbaarheid van investeringen in onderzoek en ontwikkeling (O&O) van nieuwe producten en toekomstgerichte technologieën. Het team beoordeelt hiertoe de milieueffecten van de nieuwe
producten en toekomstgerichte technologieën. Hierbij wordt rekening gehouden met de producten op zich, de gebruiksfase en het productieproces. Meer informatie over het departement en de afdeling vind je op de website http://www.lne.be/. Meer informatie over de verhoogde investeringsaftrek of belastingkrediet voor onderzoek en ontwikkeling vind je op de website http://www.lne.be/themas/subsidies/bedrijven/bedrijven.
DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. verhoogde investeringsaftrek of belastingkrediet voor onderzoek en ontwikkeling teneinde een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren over de milieueffecten van de nieuwe producten en toekomstgerichte technologieën die beoogd worden.
RESULTAATGEBIEDEN 1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten: Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging bij de bedrijven die een O&O dossier indienden (telefonisch, terreinbezoek,…) en/of eigen onderzoek van literatuur of via internet Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Gegevens verwerken en invoeren in een databank van de O&O dossiers Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging (op de gezamenlijk Gschijf) 2. ANALYSE Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren, rekening houdend met de bestaande procedures, wetgeving, regelgeving, normen,… Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen om het milieueffect van de investeringen gepast te kunnen beoordelen 3. (VOORSTEL VAN) BESLISSING (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde minister/leidend ambtenaar toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten : Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Op basis van een gefundeerd advies een voorstel van beslissing voor de secretaris-generaal uitwerken Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie volgens de geijkte procedure 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
Voorbeelden van activiteiten : Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkene toelichten Bedrijven inlichten over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier 5. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : De nodige kennis en informatie vergaren door studie, onderzoek en opzoekingswerk Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven Aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures 6. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden van activiteiten: Naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, …) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties, ...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, …) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, …) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, … Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, …) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten …; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco’s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, …) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; … Milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega’s bij gebruik van (dienst)wagens; … Correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, …) op de werkplek/keukentjes, …
PROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES
1.
2.
Kennis van de organisatie: - kennis van de structuur en werking van de Vlaamse overheid en specifiek het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie (kennis van de ‘milieu’ actoren in Vlaanderen). Kennis van het ruime werkveld/de sector:
vertrouwd zijn met de werking van andere diensten die betrokken zijn bij de beoordeling van deze dossierstroom, waaronder de FOD Financiën. Kennis van het beleid en de regelgeving/reglementering: - kennis van de milieuproblematiek, o.a. met het oog op het onderbouwd kunnen inschatten van de gevolgen op het leefmilieu van nieuwe producten of innovatieve technologieën - zicht hebben op bestaande tools of instrumenten voor het beoordelen van het milieueffect van nieuwe producten, productieprocessen of technologieën - professionele kennis van de procedure en regelgeving omtrent verhoogde investeringsaftrek en deze kunnen interpreteren en toepassen (federale en Vlaamse procedures) Specifieke kennis: - vlot werken met de standaard software (Word, Excel, PowerPoint) - vlot werken met internet, e-mail en elektronische kalender Outlook -
3.
4.
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Definitie: Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. -
Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
Klantgerichtheid = Definitie: Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen -
Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Samenwerken = Definitie: Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. I. Werkt mee en informeert anderen. -
Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Definitie: Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. -
Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden
Nauwgezetheid = Definitie: Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af. -
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties
Probleemanalyse (analytisch denken) = Definitie: Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. I. Ziet de essentie van het probleem -
Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem
Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Definitie: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens -
Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Definitie: Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau II: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
-
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …) Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten …) Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen
Plannen = Definitie: Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I: Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda …) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Organisatiebetrokkenheid = Definitie: Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau: I: Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures Initiatief = Definitie: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau I: Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
